Wyzwania i rozwiązania w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi

Transkrypt

1 Wyzwania i rozwiązania w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi Utrzymywanie zgodności z przepisami i minimalizowanie przyszłego ryzyka We współpracy z:

2 Wprowadzenie Podczas, gdy język biznesu staje się coraz bardziej ustandaryzowany, jedna kwestia pozostaje tak samo kulturowo złożona, jak dotychczas prawo zatrudnienia. Organizacje muszą być świadome ryzyka i potencjalnych problemów związanych ze zgodnością z przepisami, na jakie napotykają w każdym systemie prawnym, w którym prowadzą działalność. Samodzielne poznanie tych zagadnień jest zadaniem niemal niemożliwym do wykonania dla jakiejkolwiek firmy, która nie specjalizuje się w tego rodzaju działalności. Administracja kadr, płac i świadczeń dodatkowych generują szereg wyzwań od zapewnienia zgodności z przepisami, poprzez zarządzanie ryzykiem, aż po pokrycie kosztów. Zmiany prawa podatkowego, wymogów dotyczących sprawozdawczości regulacyjnej oraz zasad i procedur w zakresie zgodności z przepisami wpływają nie tylko na dział HR, ale także na kierowników i pracowników innych działów. Według ostatniego badania Ernst & Young dotyczącego administracji płac, najważniejsze problemy, z którymi organizacje muszą się zmierzyć, to zapewnienie zgodności z przepisami prawa (23%) oraz wdrożenie spójnych procesów obsługi wynagrodzeń (18%) w całej organizacji. Badanie ujawniło, że do najczęstszych błędów związanych z administracją płac należy nieprawidłowe odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy. Istotnym problemem są także istniejące procesy obsługi wynagrodzeń trudno utrzymać ich zgodność z przepisami, w sytuacji, gdy prawo dynamicznie się zmienia i nakłada na przedsiębiorców coraz bardziej złożone obowiązki. Zbyt duże poleganie na wewnętrznych zespołach lub dotychczas stosowanych procesach zwiększa ryzyko nieprzestrzegania przepisów. Zatem skąd organizacje mają wiedzieć, że wypełniają swoje zobowiązania dotyczące administracji kadr i płac zgodnie z najnowszymi, nieustannie zmieniającymi się przepisami? Zbyt duże poleganie na wewnętrznych zespołach lub dotychczas stosowanych procesach może utwierdzać organizacje w przekonaniu, że działają w zgodzie z przepisami, gdy w rzeczywistości są narażone na potencjalne, szkodliwe dla firmy problemy związane z nieprzestrzeganiem odpowiednich regulacji. Jak wynika z ostatniego badania ADP, aż 80% przedsiębiorstw uważa, że przestrzega przepisów prawa, choć aż jedna trzecia tych samych respondentów została w minionym roku ukarana za ich nieprzestrzeganie za ich nieprzestrzeganie. Wyzwania związane z ryzykiem i zgodnością z przepisami prawa. Brak poświęcenia należytej uwagi kwestiom związanym z ryzykiem i zgodnością z przepisami w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi może narazić organizację na grzywny, utratę reputacji i dużą rotację personelu. Zrozumienie określonych wymogów prawnych to istotna wiedza dla każdej organizacji, której zależy na prowadzeniu działalności zgodnej z prawem. Ważna jest także oszczędność czasu i zasobów, które można uzyskać dzięki pracy z ekspertem. Brak poświęcania odpowiedniej uwagi kwestiom związanym z ryzykiem i zgodnością z przepisami w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi może narazić organizację na UTRATĘ REPUTACJI i dużą rotację personelu Mając na uwadze nieustannie rosnącą liczbę zmian w przepisach dotyczących podatków, zatrudnienia i płac, coraz trudniejszym zadaniem, z którym muszą się zmierzyć działy kadr i dyrektorzy ds. finansów, jest działanie w zgodzie z przepisami i minimalizowanie przyszłego ryzyka. Przykładowo, w 2011 r. odnotowano proponowanych zmian zasad podatkowych w odrębnych typach jurysdykcji podatkowej w USA. We Włoszech wprowadzono ok. 700 zmian w zakresie podatków i składek, a także odnowiono 100 zbiorowych układów pracy w 2013 r. Z kolei, w Wielkiej Brytanii co roku wprowadzanych jest zmian w przepisach prawa, dotyczących administracji kadr i płac wynika z wewnętrznej analizy danych ADP. Ponadto, zgodnie z ostatnimi badaniami, co trzecia firma podała, że w ciągu ostatnich 12 miesięcy nałożono na nią grzywnę lub karę. Średnia liczba kar lub grzywien nałożonych na skutek nieprzestrzegania przepisów prawa wyniosła 6,4 na każdą z tych firm (kary stanowiły zwykle 25% całkowitej kwoty należnego podatku, choć w niektórych przypadkach wyniosły nawet 90%). Dyrektorzy finansowi stają się bardziej przewidujący (antycypują potencjalne problemy związane ze zgodnością z przepisami, a następnie im zapobiegają, a nie reagują dopiero po nałożeniu kar) oraz potrafią kontrolować koszty. 2 Utrzymywanie zgodności z przepisami i minimalizowanie przyszłego ryzyka

3 Profil kraju: Polska Do wymogów prawnych generujących największe ryzyko w obrębie kadr i płac należą podatki od wynagrodzeń i ubezpieczenia społeczne. Wysokim stopniem skomplikowania charakteryzują się także niedawne zmiany dotyczące urlopów macierzyńskich i ojcowskich, w tym regulacje prawne dotyczące pracy w niepełnym wymiarze podczas urlopu macierzyńskiego/ojcowskiego. Ze względu na niejednoznaczne przepisy, niezbędne są interpretacje prawne z zakresu regulacji ZUS i doktryn prawa wyjaśnia Tomasz Czerkies, specjalista ds. prawnych w ADP Polska. Trzeba analizować wszystkie możliwe warianty i uwzględniać je w procesach kadrowych. Patrząc w przyszłość, nadal pozostają pewne wątpliwości, które sprawiają, że należy stale być na bieżąco. Na przykład mówi Tomasz Czerkies polski rząd przystąpił do pracy nad zmianami w przepisach o ubezpieczeniach społecznych. Wciąż jednak nie wiadomo, kiedy i jakie dokładnie zmiany zostaną wprowadzone. Niejednoznaczność prawa to jedno z najpoważniejszych wyzwań, z którym muszą się zmierzyć działy kadr. Oficjalne interpretacje nie są na bieżąco udostępniane. Każdy przedsiębiorca czy pracodawca musi interpretować prawo na własne ryzyko, a niektóre interpretacje urzędowe pojawiają się długo po tym, jak przepisy wejdą w życie. Tomasz Czerkies wskazuje pięć podstawowych obszarów zgodności z prawem, na które zwraca również uwagę firmom korzystającym z usług ADP Polska [zobacz najważniejsze wskazówki przedstawione poniżej]: Jeżeli od początku uwzględnimy tych pięć elementów, ryzyko w zakresie ewentualnej niezgodności z prawem istotnie zmaleje. W przeciwnym razie, negatywne konsekwencje mogą wystąpić znacznie później nawet po kilku miesiącach, kiedy nie będzie już można im zaradzić. Najważniejsze wskazówki dotyczące zgodności z prawem: Warto korzystać z usług doświadczonych i wykwalifikowanych specjalistów do spraw prawnych, którzy na bieżąco obserwują i skrupulatnie interpretują zmiany prawa. Nowe przepisy należy natychmiast implementować w firmie. Do współpracy warto wybrać osobę, która orientuje się w powiązaniach pomiędzy różnymi przepisami, ponieważ zmiany w jednym obszarze mogą mieć wpływ na regulacje w innych obszarach (np. zmiany podatkowe zazwyczaj skutkują zmianami w obrębie ubezpieczeń społecznych). Należy bacznie przyglądać się potencjalnym zmianom prawnym, które mogą wejść w życie w przyszłości. Nawet najmniejsze organizacje powinny brać pod uwagę szerszy kontekst rynkowy. Kiedy tylko jeden z pracowników przekroczy granicę państwa, należy wiedzieć, z jakimi przepisami i potencjalnymi problemami związanymi z przestrzeganiem prawa może być związana zmiana lokalizacji. Utrzymywanie zgodności z przepisami i minimalizowanie przyszłego ryzyka 3

4 Coraz większa złożoność Michael Magotsch, partner i prawnik specjalizujący się w prawie zatrudnienia w kancelarii DLA Piper, mający ponad 20-letnie doświadczenie w niemieckim i transgranicznym prawie zatrudnienia, a także autor książki Employment and Labour Law, Jurisdictional Comparisons (pol. Prawo zatrudnienia i pracy, porównanie systemów prawnych ), zgadza się, że kwestie związane z ryzykiem i zgodnością z przepisamu stały się bardziej złożone dla organizacji w ciągu ostatnich lat. Obecnie coraz więcej mówi się o całkowicie elastycznej funkcji HR, gdzie pracownicy są mobilni, przemieszczają się z jednej lokalizacji do innej kwestie te niosą za sobą konsekwencje w zakresie obsługi kadr, ubezpieczeń społecznych i podatków, którym należy się bacznie przyglądać. Jest to ogromny ciężar dla organizacji, ponieważ jeśli nie zatrudniają ekspertów w tej dziedzinie, bardzo szybko zaczynają mieć problemy. Klasyczne błędy, które duże amerykańskie firmy popełniały 25 lat temu, gdy wchodziły na rynki poza granicami Stanów Zjednoczonych, teraz popełniają szybko rozwijające się start-upy młodych przedsiębiorców: zatrudniają wielu pracowników i odnoszą tak duży sukces, że nie mają czasu na podstawowe monitorowanie dynamicznych etapów wzrostu, co prowadzi do poważnych konsekwencji. Jednak nie tylko szybko rozwijające się lub międzynarodowe organizacje napotykają na problemy związane ze złożonością przepisów. Ryzyko może być równie duże w przypadku małych i średnich firm, nie dysponujących odpowiednim poziomem specjalistycznej wiedzy i wykwalifikowanych pracowników, dzięki którym mogą być one dobrze zorientowane w nieustannie zmieniających się lokalnych, regionalnych i krajowych przepisach dotyczących zatrudnienia. Zgodnie z wynikami badania SmartCompliance 2013, Managing Compliance in a Changing Environment (pol. Zarządzanie zgodnością z przepisami w zmieniającym się otoczeniu ), ponad 80% dyrektorów finansowych uważa, że w ciągu ostatnich dwóch lat monitorowanie zmian prawnych dotyczących podatków, zatrudnienia i płac stało się bardziej czasochłonne. Prawie 75% respondentów stwierdziło, że zwiększona złożoność nowych regulacji podatkowych spowoduje konieczność zatrudnienia dodatkowych pracowników w ciągu najbliższych dwóch lat. Ponadto, firmy często nie starają się o cenne odliczenia od podatków, co oznacza utracone okazje obniżenia rzeczywistych kwot podatków. Profil kraju: Polska Najważniejsze obszary związane z przepisami kadrowo-płacowymi: Podatki od wynagrodzeń Wymagania w zakresie wynagrodzeń dla pracowników Ubezpieczenia i obsługa roszczeń Rozwiązywanie stosunku pracy i stosunki pracownicze Bezpieczeństwo danych pracowników Czas pracy i obecność w pracy Przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych (naliczanie urlopów, świadczeń chorobowych/ macierzyńskich, itp.) Przepisy dotyczące ochrony wynagrodzeń Regulacje dotyczące urlopów i delegacji Wysokość kar pieniężnych za nieprzestrzeganie przepisów: Na gruncie prawa pracy maksymalna kara za nieprzestrzeganie przepisów może wynieść euro. Na gruncie prawa podatkowego wysokość kary maksymalnej wzrasta do 720 stawek dziennych, gdzie 1 stawka dzienna wynosi od 1/30 ustawowej płacy minimalnej (ok. 14 euro) do 400-krotności płacy minimalnej (maks euro). Wysokość kary uzależniona jest od: wysokości dochodów, możliwości ich uzyskania, sytuacji osobistej, sytuacji rodzinnej oraz stosunków majątkowych. Jest ona także ściśle powiązana z kwotą nieodprowadzonego podatku. Więcej przepisów, wyższe koszty Krajowa legislacja oraz przepisy odnoszące się do konkretnych sektorów znacząco wpływają na cały proces administracji płac. Badania wskazują, że obsługa wynagrodzeń w połączeniu z administracją kadr i dodatkowych świadczeń stanowi 35% całkowitych kosztów działów kadr, czyli ok. 525 dolarów rocznie przypadających na każdą osobę pracującą w pełnym wymiarze czasu pracy. Przy czym koszty związane z administracją płac stanowią niemal połowę tej kwoty. Naturalnie, koszt ten różni się w zależności od kraju: w Europie koszty obsługi wynagrodzeń wahają się od 100 dolarów do czterokrotności tej kwoty w krajach, w których obowiązują złożone zasady. Roczny czas na obsługę obciążeń publiczno-prawnych z tytułu wynagrodzeń odnosi się do czasu poświęcanego przez średniej wielkości firmę w danym kraju na przygotowywanie, składanie odpowiednich dokumentów i płacenie podatków z tytułu wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie społeczne nałożonych na pracowników i pracodawców. Czas ten różni się w zależności od kraju. W Singapurze wynosi 10 godzin, w Brazylii 490 godzin, w Wielkiej Brytanii 45 godzin, w Niemczech 148 godzin, a we Włoszech 214 godzin. Michael Magotsch z kancelarii DLA Piper wyjaśnia, z jakimi trudnościami mogą się zmierzyć organizacje prowadzące działalność w wielu krajach: Dobrym przykładem może być firma, która przenosi personel lub oddział z jednego kraju do innego, nie przyglądając się takim kwestiom, jak czy tym samym tworzę stałą siedzibę firmy?. W przypadku nieoczekiwanej kontroli pod kątem podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne, jakiekolwiek błędy związane z nieprawidłowym odprowadzaniem zaliczek na podatek dochodowy lub składaną dokumentacją dotyczącą składek na ubezpieczenie społeczne, skutkować mogą dochodzeniami organów ścigania i karami. Jest to bardzo kosztowne. Eksperci ds. zarządzania zasobami ludzkimi mogą lepiej wykonywać pracę i zapewniać bardziej strategiczne doradztwo. 4 Utrzymywanie zgodności z przepisami i minimalizowanie przyszłego ryzyka

5 WIĘKSZA PRZEJRZYSTOŚĆ I ŚCIEŻKA KONTROLI Działy kadr i finansów mają o wiele lepszy obraz tego, co dzieje się w firmie. Air Livery to firma specjalizująca się w lakierowaniu i odnawianiu powłok lakierniczych samolotów. Działalność prowadzi przy pięciu lotniskach w Wielkiej Brytanii. Posiada także zakłady w Bratysławie, na Słowacji, a od niedawna poprzez spółkę zależną także we Francji. Firma jest częścią międzynarodowej grupy przedsiębiorstw z kapitałem indyjskim. Zatrudnia łącznie 220 pracowników. Beverley Brooks, kierownik działu HR: Ze względu na brytyjskie prawo zatrudnienia i przepisy dotyczące wynagrodzeń, przedsiębiorstwa działają w trudnym otoczeniu prawnym. Dla naszej firmy obsługa wynagrodzeń jest obszarem, któremu musimy poświęcać szczególnie dużo uwagi. Prowadzimy dwie listy płac, przy czym tylko niewielka część naszych pracowników jest wynagradzana w systemie miesięcznym. Większość załogi zajmującej się produkcją pracuje na podstawie różnych umów i jest wynagradzana w systemie tygodniowym. Wynagrodzenia brutto pracowników są bardzo atrakcyjne, ale czas pracy jest całkowicie elastyczny ze względu na sezonowość prac. Prawo do urlopu jest także naliczane proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin. To sprawia, że monitorowanie zmian i zapewnianie pracownikom prawnie przysługujących im urlopów wypoczynkowych stanowi skomplikowane zadanie. Jednym z powodów wybrania zewnętrznego dostawcy świadczącego usługi kadrowo-płacowe na zasadach outsourcingu była możliwość powiązania czasu pracy i rejestrowanych w systemie godzinowym obecności z systemem kadrowym, który pozwala na monitorowanie zmian prawnych i zapewnienie zgodności z przepisami. Działowi finansowemu daje to także możliwość pełnego śledzenia ścieżki kontroli. Obecnie koncentrujemy się na nowych przepisach dotyczących emerytur firmowych, które wejdą w życie 1 maja 2014 r. Na mocy nowych przepisó w wszyscy pracodawcy zostali zobowiązani do automatycznego zapisywania pracowników do firmowego programu emerytalnego. Musimy zatem wdrożyć program emerytalny, do posiadania którego nie byliśmy w przeszłości zobligowani oraz musimy opłacać składki. Zmiana ta jest niezwykle istotna dla pracodawców w Wielkiej Brytanii. Nie wiem, jak poradzilibyśmy sobie, korzystając wyłącznie z własnych zasobów. Fakt, że możemy teraz w łatwy sposób uzyskiwać informacje czy zbudować interfejs pomiędzy systemami sprawia, że podchodzimy do tego procesu z większym spokojem. Świadczenie usług kadrowo-płacowych przez zewnętrznego dostawcę rozpoczęło się w lipcu 2012 r. Wcześniej nie mieliśmy systemu kadrowego. Biorąc pod uwagę dość dużą rotację personelu, która jest charakterystyczna dla naszej branży, dużym wyzwaniem było monitorowanie, kto i w jakim okresie był zatrudniony w firmie, a także powiązanie tych informacji z innymi działaniami operacyjnymi, jak np. BHP, wprowadzenie do pracy na stanowisku, standardy jakości, itp.. Wcześniej płace obsługiwane były przez jedną osobę taki system pracy zawsze generował obawy dotyczące prawidłowego rozliczania urlopów i nieobecności z powodu choroby oraz prognoz co jeśli. Fakt, że jesteśmy teraz obsługiwani przez dużą organizację korporacyjną, daje nam poczucie bezpieczeństwa. Obecnie nie tylko ja, ale także całe działy kadr i finansów mamy o wiele lepszy obraz tego, co dzieje się w firmie. Biorąc pod uwagę, że korzystamy z systemu internetowego, wszystkie przepracowane i zarejestrowane godziny powiązane z każdym projektem można przeglądać z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Choć niewykluczone, że mogliśmy wybrać tańszy wariant, z naszej perspektywy najistotniejszą kwestią była możliwość wdrożenia rozwiązania, które będzie zapewniało nam pełną zgodność z prawem. W przypadku wejścia w życie nowych przepisów lub zmian obowiązujących regulacji niestandardowa ścieżka mogłaby w przyszłości spowodować problemy. Natomiast korzystanie z ustandaryzowanego systemu oznacza, że zewnętrzny dostawca każdorazowo dokonuje niezbędnych aktualizacji, aby sprostać potrzebom setek tysięcy klientów w zakresie zgodności z przepisami. Dodatkowo, na bieżąco mamy możliwość korzystania z wiedzy i doświadczenia specjalistów ds. administracji kadr i płac oraz zespołu IT, który czuwa nad bezpieczeństwem danych. Choć nasze zagraniczne działy jeszcze nie korzystają w pełni z usług tego samego dostawcy w zakresie administracji płac, już teraz mamy dostęp do międzynarodowej bazy danych, dzięki której wiemy, kto pracuje w poszczególnych zakładach. Nasza firma jest częścią większej grupy przedsiębiorstw i wiem, że dyrektor ds. IT grupy jest bardzo zadowolony z faktu, że współpracujemy na zasadach outsourcingu z zewnętrzną, globalną organizacją. Dzięki temu jest spokojny o zgodność naszej działalności z przepisami prawa i poprawność funkcjonowania systemów informatycznych oferowanych przez naszego dostawcę. Mimo faktu, że stanowimy stosunkowo niewielką część grupy, jesteśmy postrzegani, jako firma stosująca najlepsze praktyki. Utrzymywanie zgodności z przepisami i minimalizowanie przyszłego ryzyka 5

6 Współpracowaliśmy z firmą, która nie w sposób zamierzony, ale z powodu zaniedbań nie uwzględniała usług freelancerów i podwykonawców. Odpowiedni urząd przyjrzał się temu procesowi i stwierdził: nie, to są pracownicy. Wówczas firma stanęła przed koniecznością uregulowania zaległych milionowych płatności, w tym niezapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne i podatków. Tak może się też zdarzyć w lokalnych firmach. Na przykład we Włoszech jest ponad miast, a w każdym z nich obowiązują niezależne przepisy podatkowe. Nawet najmniejsza firma z Foggii być może musiałaby poszerzyć swoją wiedzę z zakresu prawa podatkowego, gdyby chciała otworzyć oddział w pobliskim Bari. Jednak nawet najbardziej statyczne firmy potrzebują odpowiednich narzędzi, aby zrozumieć prawo zatrudnienia i odpowiednie przepisy dotyczące zgodności z prawem, które ciągle się zmieniają, są aktualizowane lub wprowadzane są do nich poprawki. Niewiedza nie jest usprawiedliwieniem Wiele organizacji nie ma wiedzy na temat naruszania przez ich oddziały przepisów prawa dotyczących zatrudnienia i wynagrodzeń. Biorąc pod uwagę koszty grzywien oraz potencjalne pogorszenie reputacji firmy, niewiedza nie jest żadną pociechą. Oto fragment raportu z badania Ernst & Young Global Payroll Survey z kwietnia 2013 r.: Przyglądając się temu, dlaczego organizacje działają w oparciu o swój obecny model obsługi wynagrodzeń, idealnie pasuje stare powiedzenie»jeśli coś nie jest zepsute, nie naprawiaj«. Dotychczasowe praktyki nadal determinują to, w jaki sposób organizacje prowadzą poszczególne procesy i systemy. Oczywiście, jeśli w danej firmie niewiele się zmieniło w zakresie strategii biznesowej, rozmiaru, zakresu geograficznego, przejęć lub fuzji w ciągu ostatnich kilku dziesięcioleci, wówczas takie podejście może być odpowiednie. Jednak w rzeczywistości stosunkowo niewiele organizacji może to potwierdzić. 33% Na FIRM nałożono grzywnę lub karę w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Proste zmiany skutkują poważnymi reperkusjami Złożoność prawa pracy sprawia, że często z pozoru proste zmiany lub nowe obowiązki wymagają znaczących modyfikacji w systemach rejestrowania danych i sprawozdawczości. Wystarczy wejść do dowolnego biura na świecie, aby przekonać się, że firmy niezależnie od lokalizacji borykają się z podobnymi problemami. Monitorowanie zmian prawnych i zgodności z przepisami stanowi jedno z największych wyzwań dla działów kadr, ponieważ otoczenie prawne nieustannie się zmienia, jest niejednoznaczne i nieprzewidywalne. Bardzo istotna jest także wiedza w zakresie powiązań pomiędzy różnymi przepisami, ponieważ zmiany w jedny m obszarze mogą mieć wpływ na regulacje w innych obszarach. Ryzyko związane z administracją płac może się także różnić pomiędzy firmami ze względu na inne czynniki m.in. sektor gospodarki, w którym firma prowadzi działalność, historię i kulturę organizacji, rozmiar przedsiębiorstwa oraz jego strukturę. W sektorach charakteryzujących się dużą rotacją personelu, jak np. sprzedaż detaliczna, budownictwo, gastronomia i przemysł przetwórczy, dział kadr musi radzić sobie z dużą liczbą zatrudnianych i odchodzących pracowników oraz złożoną obsługą czasu pracy i nieobecności. Zarządzanie zgodnością z przepisami prawa Mimo że w ciągu ostatnich dekad technologia zrewolucjonizowała liczne aspekty działalności biznesowej, wiele organizacji nadal jest przywiązanych do manualnej obsługi procesów zarządzania zgodnością z przepisami prawa oraz kontraktów z dostawcami podpisanych wiele lat wcześniej przez osoby uprzednio piastujące dane stanowisko. Choć w przeszłości te procesy mogły być efektywne, w wielu przypadkach stały się znaczącą przeszkodą, gdy firmy zaczęły pracować nad poprawą wydajności procesu zarządzania zgodnością z przepisami. Rozwikłanie wewnętrznego systemu arkuszy kalkulacyjnych i papierowych dokumentów lub ścieżek przepływu informacji od różnych dostawców często jest niezwykle trudnym zadaniem. Jak wynika z badania SmartCompliance 2012, aż 65% dyrektorów finansowych uważa, że zmniejszenie liczby punktów styku w procesach zgodności z przepisami mogłoby zwiększyć wydajność i efektywność. Ponad 75% dyrektorów finansowych nie ma dostępu w czasie rzeczywistym do skonsolidowanych danych dotyczących zgodności z przepisami prawa. Oznacza to niską wydajność pracy i wysokie ryzyko popełnienia błędów spowodowanych dużą częstotliwością zmian po wprowadzeniu w życie nowych przepisów i dużą złożonością różnych typów pracowników, których należy brać pod uwagę. W trudnych i wysoce konkurencyjnych warunkach rynkowych potrzeba efektywnego zarządzania kwestiami związanymi z ryzykiem i zgodnością z przepisami nigdy jeszcze nie była tak duża. A jednocześnie nigdy jeszcze realizacja tych zadań nie była tak trudna w ramach wewnętrznych zasobów. Zgodność z przepisami nie jest opcjonalna. Oznacza to, że uzyskanie kontroli nad Dyrektorzy działów kadr mogą maksymalizować produktywność i zaangażowanie w swoim dziale poprzez skupienie się na efektywności pracy poszczególnych pracowników, a nie na kwestiach związanych ze zgodnością z przepisami. 6 Utrzymywanie zgodności z przepisami i minimalizowanie przyszłego ryzyka

7 75% dyrektorów finansowych nie ma dostępu do skonsolidowanych danych dotyczących zgodności z przepisami w czasie rzeczywistym. wydajnością procesu zarządzania zgodnością z przepisami i jej poprawianie jest nie tylko kluczowe, ale konieczne. Szybkie przystosowywanie się do zmian wymaga umiejętności i wiedzy. Nawet w sytuacji, gdy nowe przepisy mają na celu uproszczenie lub skonsolidowanie istniejących regulacji, duża lub nagła zmiana może być równie trudna do przeprowadzenia w przedsiębiorstwie. Zmiany mogą być na tyle fundamentalne, że firma nie będzie w stanie w łatwy sposób wprowadzić ogromnej liczby specyfikacji i modyfikacji, biorąc pod uwagę szeroki zakres wymaganych systemów oraz niezbędną specjalistyczną wiedzę w zakresie zgodności z prawem. Doświadczenie dobrze ugruntowanych w danym kraju zespołów, których zadania koncentrują się wyłącznie na zmianach prawnych, jest kluczowe, aby orientować się we wszystkich zasadach, co jest podstawą utrzymywania zgodności z przepisami dotyczącymi administracji kadr i płac. Zdaniem Terry ego Troosta, dyrektora personalnego w SPIE w Holandii (międzynarodowej firmie świadczącej usługi w zakresie energii i komunikacji, zatrudniającej lokalnie pracowników), zgodność z przepisami nigdy nie stanowi ryzyka, ponieważ wykorzystujemy umiejętności i specjalistyczną wiedzę naszego partnera, a w zespole mamy tylko 6 specjalistów ds. wynagrodzeń. Zmiany podatkowe, które weszły w życie 1 stycznia 2014 r., nie wymagały z naszej strony żadnej aktywności, ponieważ nasz partner wprowadził wszystkie niezbędne modyfikacje. System i procesy zostały automatycznie zaktualizowane, a my jedynie uczestniczyliśmy w regularnych sesjach informacyjnych, aby dowiedzieć się o nowych przepisach i ich wpływie na naszych pracowników i procesy. Stawianie czoła problemom związanym ze zgodnością z przepisami i ryzykiem Rosnąca liczba i złożoność zmian w przepisach skutkuje coraz większym zapotrzebowaniem na osoby, które potrafią wprowadzać zmiany w organizacji oraz rozumieją wpływ tych zmian na systemy i procesy w obszarze HR. Braki w tych umiejętnościach mogą się tylko pogłębiać, ponieważ kwestie związane ze zgodnością z przepisami stają się coraz bardziej złożone. Pytanie, które firmy muszą sobie postawić, jest następujące: jak zamierzamy przyciągać i zatrzymywać wykwalifikowane osoby, aby utrzymywać zgodność z przepisami? Kompleksowe umiejętności i wiedza Szybkie przystosowywanie się do zmian prawnych wymaga umiejętności i wiedzy. Firmy w coraz większym stopniu zwracają uwagę na korzyści wynikające z wewnętrznej koordynacji i dokonywania przeglądów umiejętności swoich pracowników. Kierownicy działów kadr muszą mieć przegląd operacyjny potencjalnego ryzyka i trudności związanych ze zgodnością z przepisami w obszarze HR, na jakie napotyka ich organizacja. Jednak istnieją obszary wiedzy, których znajomości nie oczekuje się nawet od najbardziej kompetentnego specjalisty zatrudnionego w firmie. Na przykład, gdy w krajach zmieniane są przepisy prawa pracy na poziomie lokalnym bądź krajowym, często o porady w zakresie nowego prawa i o pomoc w jego wprowadzeniu proszeni są eksperci ds. wynagrodzeń z zewnętrznych firm świadczących usługi na zasadzie outsourcingu. W Stanach Zjednoczonych jedna z dużych firm świadczących usługi w zakresie obsługi wynagrodzeń nie tylko utrzymuje stały zespół ekspertów ds. zgodności z przepisami w agencji rządowej IRS (Internal Revenue Service, urząd podatkowy w USA), ale IRS posiada także zespół przebywający na stałe w tej firmie, co umożliwia wzajemną wymianę wiedzy. Podobnie w Brazylii nowy system esocial, mający na celu ustandaryzowanie informacji dotyczących przepisów w zakresie pracy, emerytur i rent oraz podatków był opracowywany przez trzy lata z tym samym dostawcą, jako część jego grupy pilotażowej pracującej nad walidacją ich modeli. Bezpośredni przełożeni wykazują większą pewność siebie podczas odpowiadania na pytania pracowników. Utrzymywanie zgodności z przepisami i minimalizowanie przyszłego ryzyka 7

8 ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI W firmie Bosch koszty są bardzo ważne, jednak wydajność i doskonałość operacyjna są jeszcze ważniejsze. Roberto Zecchino, wiceprezes ds. zasobów ludzkich i organizacji na Europę Południową w Bosch Italy, jest odpowiedzialny za zapewnienie w pełni zgodnej z przepisami obsługi pracowników zatrudnionych we Włoszech przez niemiecką grupę dostarczającą technologie i usługi. Włoski system prawny jest bardzo złożony. Prawo pracy zmienia się dość często. Ponadto obowiązują różne przepisy krajowe i lokalne. We Włoszech lokalne regulacje różnią się w zależności od miasta. Przy 19 różnych lokalizacjach, w których prowadzimy działalność, bardzo ważny jest sprawny i przejrzysty przepływ informacji pomiędzy firmą Bosch a naszym dostawcą usług w zakresie ewidencji wynagrodzeń, podkreśla Zecchino. Nasz system płacowy obejmuje takie obszary, jak: specjalny system zarządzania czasem, obliczanie rent i emerytur, bezpieczeństwo produkcji, wypłacanie wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych czy obliczenia w przypadku choroby. Zatrudniamy także wielu pracowników, którzy na co dzień przebywają poza krajem pochodzenia w ich przypadku obowiązują nas inne zasady obliczania wynagrodzeń. Przepływ informacji pomiędzy naszą firmą a dostawcą jest niezwykle istotny musimy mieć pewność, że przestrzegane są lokalne przepisy prawa. Oznacza to ścisłą współpracę i stałą synchronizację działań. wynagrodzeń muszą być zgodne z prawem, ale także z wewnętrznymi zasadami firmy Bosch dotyczącymi zgodności z przepisami i procedurami zarządzania ryzykiem. Naszym obowiązkiem jest zapewnienie niezbędnego poziomu wizualizacji zarządzania danymi tak, abyśmy mogli na bieżąco monitorować wszystkie informacje, a w przypadku jakichkolwiek utrudnień szybko naprawić system. Jest to jeden z kluczowych aspektów, podkreśla Zecchino. Z perspektywy firmy Bosch korzyści wynikające ze współpracy z zewnętrznym dostawcą kadrowo-płacowym w porównaniu do obsługi wynagrodzeń w ramach wewnętrznych zasobów firmy to m.in. elastyczność, kontrola kosztów i sprawność przeprowadzania procesów. Większa sprawność oznacza większą elastyczność. W warunkach stale zmieniających się przepisów prawa i aktualizacji w zakresie zgodności z przepisami, dostawca zapewnia nam wszystko, czego potrzebujemy. Elementy te są niezwykle ważne w złożonym otoczeniu włoskiego systemu prawnego. W ostatnich latach w naszych oddziałach nastąpiły liczne zmiany organizacyjne. Dlatego niezbędne jest posiadanie przejrzystej struktury i czytelnego przepływu informacji w zakresie procesów kadrowych tak, aby nowy kierownik szybko mógł odnaleźć się w nowych warunkach. Oznacza to także posiadanie niezawodnego rozwiązania bez względu na przesunięcia kadrowe lub zmiany organizacyjne. Nasz partner w zakresie administracji kadr i płac musi dysponować specjalistyczną wiedzą w swojej dziedzinie. W przypadku jakichkolwiek projektów outsourcingowych najważniejszym czynnikiem jest wydajność procesu. W firmie Bosch koszty są bardzo ważne, ale wydajność i doskonałość operacyjna są jeszcze ważniejsze. Celem jest stworzenie dynamicznej organizacji ze szczupłą strukturą i wydajnym procesem. Z punktu widzenia zgodności z przepisami, wewnętrzna kontrola jest kluczowa dla firmy Bosch. Wszystkie procesy ewidencji 8 Utrzymywanie zgodności z przepisami i minimalizowanie przyszłego ryzyka