REGULAMIN TARGÓW MTAS-FruitPRO 2016

Transkrypt

1 REGULAMIN TARGÓW MTAS-FruitPRO 2016 XII Międzynarodowe Targi Agrotechniki Sadowniczej FruitPRO Warszawa: stycznia 2016 r. INFORMACJE PODSTAWOWE Organizator: BASF Polska Sp. z o.o. Aleje Jerozolimskie Warszawa Termin imprezy: stycznia 2016 r. Miejsce imprezy: Expo XXI, ul. Prądzyńskiego 12/14; Warszawa Godziny otwarcia Targów: a) dla Wystawców: b) dla Odwiedzających: Biuro Targów i Operator Targów: LEAF MEDIA Kawalec Kulawik Sp.J. Trześniowska 9, Sandomierz Więcej informacji: 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1.1. Przepisy niniejszego regulaminu (dalej: Regulamin ) dotyczą uczestników (zwanych dalej: Wystawcami ) Targów MTAS FruitPRO 2016, które odbędą się w dniach: stycznia 2016 r. w hali Expo XXI przy ulicy Prądzyńskiego 12/14 w Warszawie (dalej Expo XXI), organizowanych przez BASF Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy Al. Jerozolimskich 154; Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS , posiadającą NIP: , Regon , kapitał zakładowy w wysokości złotych (zwaną dalej: Organizatorem ) Do obsługi części wystawienniczej imprezy MTAS FruitPro Organizator upoważnia firmę Leaf Media Sp.J., i powierza jej rolę Operatora Targów i Generalnego Wykonawcy (zwaną dalej Operatorem Targów ),

2 upoważniając go do kontaktowania się, prowadzenia rozmów, zawierania umów i rozliczenia usług dotyczących części wystawienniczej imprezy Wystawcą może być jedynie przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej lub poza jej granicami Wystawca zobowiązuje się do zapoznania się z Regulaminem i stosowania wymogów niniejszego Regulaminu Wystawca zobowiązuje się do zapoznania się z treścią oraz przestrzegania przepisów obowiązujących w Expo XXI, które dostępne są na stronie internetowej: Gdyby Wystawca nie miał dostępu do strony internetowej ma obowiązek zażądać wersji pisemnej od Organizatora Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania poleceń porządkowych wydanych przez Organizatora, Operatora Targowego oraz Expo XXI. 2. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA 2.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Targach MTAS-FruitPRO 2016 (dalej: Targi ) następuje poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego, w którego skład wchodzą: zgłoszenie uczestnictwa, oświadczenie, zgłoszenie do katalogu, akceptacja treści Regulaminu Targów oraz regulaminu Expo XXI. Zgłoszenia można dokonać bezpośrednio na stronie internetowej Targów: Prawidłowe zgłoszenie zawiera: pełną nazwę i formę organizacyjno-prawną Wystawcy, adres siedziby Wystawcy, NIP Wystawcy, dane osoby zgłaszającej uczestnictwo w imieniu Wystawcy (telefon, ), wybór waluty płatności, inne informacje niezbędne do wpisania Wystawcy do katalogu Wystawców, wybór określonego rodzaju stoiska wystawowego wraz z danymi technicznymi prezentowanych maszyn Ze względu na ograniczoną powierzchnię wystawienniczą w Expo XXI Organizator i Operator Targów nie gwarantuje możliwości wyboru konkretnego rodzaju stoiska wystawienniczego, a o możliwości wyboru przez Wystawcę rodzaju stoiska wystawienniczego decyduje kolejność zgłoszeń Operator Targów poinformuje o otrzymaniu zgłoszenia, przesyłając poszczególnym Wystawcom w terminie 3 tygodni od otrzymania zgłoszenia Potwierdzenie przyjęcia zamówienia pocztą elektroniczną. Z chwilą otrzymania przez Wystawcę Potwierdzenia przyjęcia zamówienia umowa pomiędzy Operatorem Targów a Wystawcą dotycząca uczestnictwa w Targach uznawana jest za zawartą Niniejszy Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora i Operatora Targów Regulamin znaleźć można również w Internecie na stronie:

3 2.6. Organizator i Operator Targów zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny. O odmowie przyjęcia zgłoszenia Operator Targów powiadomi zgłaszający się podmiot nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia Organizator i Operator Targów ma prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Targach, gdy nie uiści on w terminie opłat za udział w Targach oraz w przypadku, gdy Wystawca dopuszcza się naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu lub przepisów obowiązujących na terenie Expo XXI. Niedopuszczenie z powyższych przyczyn Wystawcy do udziału w Targach nie zwalnia Wystawcy od uiszczenia opłat i nie upoważnia go do jakiegokolwiek odszkodowania w tym zakresie Organizator i Operator Targów nie ponosi odpowiedzialności za funkcjonowanie sieci Internet, za pośrednictwem której Wystawcy zgłaszają swoje uczestnictwo w Targach. Organizator i Operator Targów nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek zakłócenia w działaniu łącz teleinformatycznych, serwerów, interfejsów, przeglądarek, platformy internetowej Wystawca ma prawo do bezkosztowej rezygnacji z udziału w Targach do chwili wysłania Potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez Operatora Targów, jednakże w żadnym wypadku nie później niż do dnia 14 listopada 2015 r. poprzez: wysłanie a na adres: biuro@mtas.pl z informacją o rezygnacji z udziału w Targach. W takim przypadku Operator Targów zobowiązany jest do usunięcia wszelkich danych przesłanych przez Wystawcę związanych z jego uczestnictwem w Targach przesłanych poprzez aplikację internetową. Powyższy zapis nie dotyczy zamówień stoiska w ramach rezerwacji promocyjnej dla Wystawców z roku 2015 realizowanej w terminie: r Po terminie wskazanym w pkt Wystawca nie ma możliwości rezygnacji z udziału w Targach bez uiszczenia pełnej kwoty wynajmu powierzchni wystawowej wraz z kosztami wszystkich zamówionych wcześniej wpisów (m.in. kosztami wpisu do katalogu, tekstu oferty handlowej, reklamy). 3. STOISKO 3.1. Umiejscowienie stoiska uzależnione jest od kolejności zgłoszeń oraz warunków organizacyjnotechnicznych wynikających z projektu zabudowy powierzchni wystawienniczej oraz specyfikacji wynikających z kart technicznych maszyn wystawienniczych Operator Targów wedle własnego uznania decyduje o lokalizacji stanowisk wystawienniczych poszczególnych Wystawców Operator Targów zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji i zamówionej powierzchni stoiska jeśli wymagają tego względy organizacyjne Cennik za wynajmowaną powierzchnię stanowi załącznik nr 1.

4 3.5. Rozliczenie za zużycie energii elektrycznej powyżej 1 kw nastąpi na podstawie cen zawartych w umowie z Expo XXI. Koszty przyłączy elektrycznych będą rozliczane wg następującego cennika: Przyłącze elektryczne: Do 2 kw zł Do 9 kw zł Do 25 kw zł Organizator poinformuje drogą ową lub telefonicznie Wystawców o lokalizacji stoiska na minimum 14 dni przed rozpoczęciem Targów. 4. PŁATNOŚĆ 4.1. Płatności za wynajętą powierzchnię wystawową oraz dodatkowe opłaty wynikające ze zgłoszenia, Wystawcy dokonywać będą na podstawie Potwierdzenia przyjęcia zamówienia do realizacji wraz z kalkulacją kosztów, przelewem na konto Operatora Targów: Konto do wpłat w PLN: Konto do wpłat w EUR: PL , BIC: BREXPLPWMBK Wpłat należy dokonywać na podstawie faktury Pro Forma przesłanej przez Operatora Targów. Płatności należy dokonać w ciągu 14 dni od otrzymania faktury pro forma. Płatność będzie realizowana w 2 ratach: 50% po przyjęciu zamówienia, 50% do 30 listopada 2015 r. Wpłata podanej kwoty w tym terminie jest warunkiem uczestnictwa w Targach. Wpłata zostanie potwierdzona fakturą VAT Opłata za wynajem powierzchni wystawowej obejmuje: dozór wystawy i promocję Targów oraz koszty związane z organizacją konferencji. Pozostałe koszty pozostają po stronie Wystawcy W przypadku, gdy Wystawca nie zapewni ekspozycji eksponatów podczas Targów lub nie zagospodaruje bądź nie zabuduje zamówionego stoiska bądź nie weźmie udziału w Targach, Wystawca zapłaci Organizatorowi karę umowną w wysokości kwoty, o której mowa w pkt wynikającej z potwierdzenia przyjęcia zamówienia. Zapłata kary umownej nie wyłącza możliwości żądania odszkodowania przekraczającego jej wartość. 5. ZABUDOWA STOISKA 5.1. Istnieje obowiązek zabudowy stoisk według zasad określonych przez Organizatora W przypadku wyboru innej Firmy niż zalecana przez Operatora Targów Wystawca zobowiązany jest przed rozpoczęciem zabudowy Stoiska, nie później niż do dnia 1 grudnia 2015 r. do uzgodnienia jej zakresu, przedstawienia stosownego projektu i uzyskania zgody Operatora Targów. Brak zgody jest podstawą do odmowy uczestnictwa bez prawa do odszkodowania ze strony Wystawcy.

5 5.3. Zlecenie zabudowy stoiska firmie innej niż wskazana przez Operatora Targów wiąże się z obowiązkiem opłaty w wysokości 24 zł/m2 stoiska. Tak samo traktowana będzie zabudowa samodzielna realizowana przez Wystawcę Zabudowa stoisk targowych przez firmy zajmujące się zabudową targową rozpocznie się dnia 10 stycznia 2016 i będzie prowadzona w godzinach: (na hali nr 1) i od (na hali nr 3) oraz w dniu 11 stycznia. Inny termin budowy stoisk musi być uzgodniony z Organizatorem i może wiązać się z dodatkowymi opłatami Zajmowanie stoisk przez wystawców i aranżacja możliwa jest 11 stycznia 2016 od godziny Inny termin budowy stoisk musi być uzgodniony z Operatorem Targów Rozbiórka stoisk możliwa jest wyłącznie po zakończeniu Targów, tj. dnia 13 stycznia 2016 w godzinach: r. Wystawcy zobowiązani są do usunięcia z terenu Targów wszelkich eksponatów w ww. terminie. Brak dopełnienia tego obowiązku może się wiązać z dodatkowymi kosztami usuwania stoisk/śmieci związanych z ich demontażem na koszt Wystawcy Wystawcy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za szkody wynikłe z wystawienia, w tym z funkcjonowania ich urządzeń w trakcie przygotowania, trwania i likwidacji Targów Wystawcy przejmują stanowiska od Operatora Targów na podstawie protokołu przekazania przejęcia i są zobowiązani do jego zwrotu w stanie niepogorszonym Za braki wyposażenia na stoisku (zaginięcie lub uszkodzenie) Wystawcy odpowiadają na podstawie protokołu przekazania-przejęcia, o którym mowa w pkt 5.8. i zostaną obciążeni równowartością aktualnej ceny zaginionego lub uszkodzonego sprzętu Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania przydzielonej powierzchni (stoiska) Wystawca wykupując powierzchnię wystawienniczą lub stoisko z zabudową standardową zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska w dniu zakończenia targów i pozostawi stoisko w takim stanie, w jakim je otrzymał do użytku. Wystawca, który nie spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości 1000 zł W przypadku zabudowy własnej Wystawca jest zobowiązany do usunięcia również taśmy montażowej z posadzki. Wystawca, który nie spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości 35 zł netto za mb nie usuniętej taśmy Stoisko targowe nie może zostać w całości lub częściowo uprzątnięte i opuszczone przed regulaminową godziną rozpoczęcia demontażu.

6 6. EKSPONATY 6.1. Rodzaj prezentowanych eksponatów powinien być określony na formularzu zgłoszeniowym Maszyny i urządzenia o ciężarze przekraczającym 200 kg muszą być określone w formularzu zgłoszeniowym, z uwzględnieniem ich podstawowych wymiarów: długość, szerokość, wysokość oraz wskazaniem rozkładu osi Operator Targów dokona weryfikacji i akceptacji warunków technicznych maszyn i potwierdzi możliwość wystawiania, wraz z określeniem miejsca w których mogą być eksponowane Maszyny i urządzenia będą obsługiwane przez wyznaczone przez Organizatora firmy rozładunkowe. Nie jest możliwy rozładunek maszyn i urządzeń w zakresie własnym Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wystawienia eksponatów, które uzna za odbiegające od ogólnie przyjętej estetyki lub za niebezpieczne Celem sprawnego przeprowadzenia rozładunku maszyn Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania wyznaczonego przez Operatora Targów harmonogramu rozładunku, który zostanie wysłany do Wystawców najpóźniej do 6 stycznia Po omówionym z Operatorem Targów rozładunku maszyn-eksponatów samochody ciężarowe o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony zobowiązane są opuścić teren przylegający bezpośrednio do hal targowych. Maksymalny czas rozładunku to 2 godziny W przypadku niezastosowania się Wystawcy do obowiązku (wskazanego w pkt 6.7 powyżej) tj. w przypadku nie usunięcia z terenu Expo XXI samochodów o masie powyżej 3,5 t po zakończonym rozładunku eksponatów, Organizator ma prawo żądać od Wystawcy zapłaty kary umownej w wysokości złotych (słownie: jeden tysiąc złotych). Kara umowna powinna być zapłacona w terminie 14 dni, od daty żądania jej zapłaty przez Organizatora. Organizator może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego ww. karę umowną. 7. MATERIAŁY TARGOWE 7.1. Organizator przygotuje materiały targowe w postaci Katalogu Wystawców i Materiałów Konferencyjnych. Dane niezbędne do ich przygotowania Wystawcy zobowiązani są dostarczyć do dnia 30 listopada 2015 r Wpis do Katalogu Wystawców jest obowiązkowy i jest zawarty w cenie opłaty rejestracyjnej Każdy Wystawca otrzymuje jeden bezpłatny egzemplarz Katalogu Wystawców.

7 8. KORZYSTANIE Z PARKINGU 8.1. Wystawcom przysługuje wliczona w cenę stoiska karta parkingowa dla jednego samochodu (jednemu Wystawcy przysługuje tylko 1 karta na każde zamówione stoisko). Upoważnia ona do wjazdu i parkowania samochodu na terenie Expo XXI w dniach stycznia Pozostałe pojazdy Wystawców mogą korzystać z parkingu według obowiązujących na Expo XXI stawek parkingowych Karty parkingowe zostaną wydane Wystawcom przez Operatora Targów przed rozpoczęciem Targów, po zgłoszeniu się Wystawcy do Biura Targowego zlokalizowanego na terenie hali Expo XXI w oznaczonym miejscu. 9. UBEZPIECZENIE 9.1. Wystawcy ponoszą odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju szkody spowodowane przez nich na terenie całego Expo XXI, dokonane przez ich przedstawicieli, współpracowników oraz każdą osobę zatrudnioną przez nich bezpośrednio lub pośrednio Wystawcy powinni we własnym zakresie ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczyć swoje eksponaty i pozostałe mienie, znajdujące się na terenie Targów. Ubezpieczenie powyższe powinno obejmować nie tylko okres trwania Targów, ale również czas montażu i demontażu stoisk Organizator i Operator Targów nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu Wystawców, spowodowane przez osoby trzecie albo zaistniałe z winy poszkodowanego Organizator i Operator Targów nie ponosi odpowiedzialności za szkody w imieniu Wystawców, spowodowane siłą wyższą np. pożarem, wichurą, eksplozją, uderzeniem pioruna, zalaniem wodą, niezależną od Organizatora i Operatora Targów przerwą w dostawie prądu lub gazu lub innych mediów. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody spowodowane przerwami w działaniu lub za niesprawne działania jakichkolwiek mediów, usług lub urządzeń, jeżeli są one powstałe z winy lub zaniedbania dostawcy mediów, usług bądź urządzeń lub przyczynami leżącymi poza kontrolą Organizatora i Operatora Targów Wystawcy zobowiązani są do natychmiastowego zgłoszenia Operatorowi Targów powstałej szkody Organizator zapewnia stały dozór Targów przez firmę ochroniarską Organizator i Operator Targów nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek działania lub zaniechania osób trzecich, świadczących usługi na terenie Targów Organizator i Operator Targów ponosi odpowiedzialność za szkody na rzeczy i osobie będące następstwem wyłącznie umyślnego i zawinionego działania lub zaniechania Organizatora i Operatora targowego lub jego pracowników.

8 10. ODWOŁANIE TARGÓW Organizator w przypadkach od niego niezależnych zastrzega sobie prawo do skrócenia, przesunięcia lub częściowego zamknięcia Targów. W takich przypadkach Wystawcom nie przysługuje odszkodowanie. 11. PRZEPISY PORZĄDKOWE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ WYSTAWCÓW Wszelkiego rodzaju działalność Wystawców o charakterze reklamowo-promocyjnym (rozdawanie materiałów promocyjnych, organizacja konkursu itp.) musi być wcześniej uzgodniona i zaakceptowana przez Operatora Targów Wystawcy otrzymają od Operatora Targów Identyfikatory, które mają obowiązek nosić. Zapotrzebowanie na Identyfikatory Wystawcy są zobowiązani zgłosić w ramach rejestracji nie później niż do 30 listopada 2015 r. Odbiór identyfikatorów upoważniających do wejścia na stoisko nastąpi przed rozpoczęciem targów, w Biurze Targowym, gdzie Wystawca powinien się zgłosić bezpośrednio po przyjeździe na teren Expo XXI Na terenie Targów obowiązuje zakaz: a) palenia tytoniu za wyjątkiem miejsc do tego wyznaczonych, b) pozostawiania bez dozoru wszelkich urządzeń elektrycznych włączonych do sieci, nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji, c) wnoszenia na teren Targów substancji niebezpiecznych, d) wnoszenia na teren Targów broni, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, butli gazowych, napojów alkoholowych, środków odurzających lub substancji psychotropowych, e) zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz przejść i wyjść ewakuacyjnych Wystawcy nie przestrzegający niniejszego Regulaminu lub przepisów obowiązujących na terenie EXPO XXI ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody oraz straty Organizatora i Operatora Targów i osób trzecich Wystawcy ponoszą pełną odpowiedzialność za wszystkie osoby, którymi posługują się przy organizacji stoiska, prezentacji eksponatów, demontażu stoiska i dokonywaniu wszystkich innych działań związanych udziałem w Targach Wystawcy oraz osoby przez nich zatrudniane zobowiązują się do przestrzegania obowiązujących na terenie wystawowym przepisów bhp i p-poż.

9 12. REKLAMACJE i ROZWIĄZYWANIE SPORÓW Wszelkie reklamacje Wystawców powinny być zgłaszane Organizatorowi i Operatorowi Targów w formie pisemnej pod rygorem nieważności Reklamacje o których mowa w pkt powinny być zgłaszane najpóźniej do 7 dni od zakończenia Targów. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie będą rozpatrywane W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego Wszelkie sprawy sporne wynikłe z zastosowania niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

10 Stoiska targowe do zabudowy: PODSTAWOWY CENNIK MTAS FRUIT PRO 2016 (ceny netto, bez 23% VAT) Załącznik nr 1 Cena powierzchni stoiska 220 zł/m 2 Opłata rejestracyjna i wpis obowiązkowy w katalogu targowym za Wystawcę i każdego Podwystawcę 200 zł. Samodzielna zabudowa wykonywana poza Operatorem Targów dopłata 24 zł/m 2 (dotyczy powierzchni zabudowanych ostateczna kwota dopłaty będzie naliczona po przedstawieniu planów stoiska) Stoisko standardowe: Cena stoiska standardowego 9 m 2 tzw. standard 3950 zł + VAT Wyposażenie stoiska 9 m 2 (standard): Zabudowa Octanorm białe ściany Fryz z numerem stoiska i nazwą wystawcy, wykonany jednolitą czcionką. Stolik, 3 krzesła, wieszak, kosz na śmieci, wykładzina, 3 punkty świetlne. Doprowadzenie prądu i jedno gniazdko elektryczne (2 Kw). Opłata rejestracyjna i wpis obowiązkowy w katalogu targowym za Wystawcę i każdego Podwystawcę 200 zł. Inne usługi: Odkurzanie stoiska wliczone w cenę (12/13 stycznia 2016) Przyłącze elektryczne: do 2 kw 100 zł do 9 kw 380 zł do 25 kw 660 zł Karty bankietowe dodatkowe 150 zł /szt. Wpis dodatkowy w katalogu targowym (do 600 znaków) 370 zł/wystawcę Identyfikatory do 10 szt. bezpłatnie, powyżej 5 zł za identyfikator Karty parkingowe dodatkowe dla wystawców dla samochodów do DMC 3500 kg o 2 dniowa (12 i 13 stycznia 2016) 50 zł/szt. o 3 dniowa (11, 12 i 13 stycznia) 65 zł/szt. 1 karta parkingowa 3-dniowa na stoisko bezpłatnie.