II. POBIERANIE PACZEK

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Ramowy zakres czynności przy doręczaniu paczek pocztowych krajowych i zagranicznych, paczek pocztowych plus, przesyłek pobraniowych, przesyłek pocztowych na warunkach szczególnych I. POSTANOWNIENIA OGÓLNE 1) Doręczanie paczek na terenie obsługiwanym przez Węzeł Ekspedycyjno Rozdzielczy w Białymstoku (WER Białystok) zgodnie z obowiązującym planem obsługi rejonów. Wyjazd w rejon odbywa się zgodnie z harmonogramem. 2) Doręczający paczki zobowiązany jest do taktownego, uprzejmego i zgodnego z obowiązującymi normami społecznymi zachowywania się. 3) W trakcie doręczania paczek w samochodzie nie mogą znajdować się osoby postronne. 4) Doręczający paczki zobowiązany jest do osobistego doręczania paczek oraz rozliczania się, po powrocie z rejonu, z pobranych do doręczenia paczek i zainkasowanej gotówki, najpóźniej do godzin wskazanych w Załączniku nr 2 do Umowy. 5) Doręczający paczki zobowiązany jest do udzielania wyjaśnień w przypadku stwierdzonych, podczas kontroli, nieprawidłowości a takŝe w trakcie postępowań wyjaśniających dotyczących skarg i reklamacji. II. POBIERANIE PACZEK Czynności wykonywane podczas odbioru paczek Odbiór paczek odbywa się z Węzła Ekspedycyjno Rozdzielczego (WER), wskazanego w Załączniku nr 2 do Umowy. 1) Odbiór paczek wraz z przynaleŝnymi nalepkami adresowymi lub zbiorowymi dowodami odbioru kwituje się w Księdze oddawczej doręczonych przesyłek pod ostatnim wpisem w tej księdze. W pokwitowaniu naleŝy podać słownie liczbę otrzymanych paczek oraz umieścić datę i podpis. Odbiór paczek wydanych w systemie ZST kwituje się w sposób opisany powyŝej, w Podsumowaniu księgi oddawczej. 2) Nie przyjmuje się do doręczenia paczek uszkodzonych. 3) Otrzymane do doręczenia paczki naleŝy ułoŝyć wg adresów i kolejności doręczania. Dokumenty prowadzone przez doręczającego 1) Notatnik pełnomocnictw i sprzeciwów przeznaczony do wpisywania w nim: osób uprawnionych do odbioru paczek adresowanych do organu państwowego, organu samorządu terytorialnego, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, opiekunów i kuratorów uprawnionych do odbioru paczek adresowanych do osób ubezwłasnowolnionych, 1

2 adresatów, którzy zgłosili w placówce pocztowej sprzeciw dotyczący doręczania paczek osobom trzecim. 2) Notatnik adresowy przeznaczony do wpisywania zmienionych adresów podawanych przez adresatów oraz prowadzenia wykazu osób niepełnosprawnych. 3) Notatniki wydawane i uzupełniane są przez osobę wydającą paczki. III. DORĘCZANIE 1) Doręczający odpowiedzialny jest słuŝbowo, karnie i materialnie za powierzone mu paczki oraz ich prawidłowe doręczenie. 2) W razie zagubienia lub utraty paczki, gotówki, dokumentu pocztowego, doręczający zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia pracownika Poczty Polskiej odpowiedzialnego za nadzór nad doręczaniem paczek w rejonie. 3) Doręczający zobowiązany jest do przestrzegania tajemnicy korespondencji i tajemnicy pocztowej. Nie wolno wydawać paczek osobom nieuprawnionym, jak równieŝ udzielać informacji o doręczanych paczkach. 4) Paczki doręcza się pod wskazanym adresem: adresatowi lub osobie pełnoletniej zamieszkałej z adresatem, jeŝeli adresat nie złoŝył w placówce operatora sprzeciwu w zakresie doręczenia, przedstawicielowi ustawowemu, pełnomocnikowi, prokurentowi w odniesieniu do spółek handlowych, osobie uprawnionej do odbioru przesyłek w podmiotach będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, kierownikowi jednostki lub osobie fizycznej przez niego upowaŝnionej, jeŝeli adresatem przesyłki jest osoba fizyczna przebywająca w jednostce, w której ze względu na charakter tej jednostki lub powszechnie uznawany zwyczaj doręczenie przesyłki adresatowi jest znacznie utrudnione lub niemoŝliwe (szkoły, zakony, areszty śledcze, więzienia np.), osobie pełnoletniej zamieszkałej wspólnie z adresatem. 5) Przy doręczaniu paczki doręczający zobowiązany jest: ustalić osobę odbiorcy lub osobę uprawnioną do odbioru, sprawdzić toŝsamość odbiorcy, jeŝeli nie zna jej osobiście, pobrać od odbiorcy naleŝności ciąŝące na przesyłce, w przypadku paczki zagranicznej obciąŝonej naleŝnościami celnymi lub podatkowymi wydać adresatowi jeden egzemplarz dowodu odprawy celnej (karta 2 DPDZ lub karta 8 SAD) uzyskując na drugiej karcie dowodu odprawy celnej (karta 3 DPDZ lub karta 6 SAD) datę doręczenia i podpis adresata oraz wymagane wpisy (np. NIP lub PESEL, jeśli adresatem jest osoba fizyczna, NIP i REGON, jeśli adresatem jest przedsiębiorstwo), zgodnie z instrukcją Informacja dla placówki oddawczej załączoną do paczki przez urząd pocztowo-celny, w którym wymierzono naleŝności celne lub podatkowe, 2

3 zaŝądać od odbiorcy pokwitowania odbioru paczki, zaś w przypadku paczki adresowanej do instytucji dodatkowo odcisku pieczątki firmowej. 6) Sprawdzenia toŝsamości osoby odbiorcy dokonuje się na podstawie następujących dokumentów toŝsamości: dowodu osobistego, paszportu, legitymacji z podpisem osoby uprawnionej i jej fotografią z odciskiem pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła, prawa jazdy. 7) WaŜność dokumentu toŝsamości odbiorcy odbywa się poprzez sprawdzenie, czy: okazany dokument nie utracił waŝności wskutek upływu terminu waŝności, dokument zawiera fotografię i podpis właściciela oraz odcisk pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła, odcisk pieczęci, umieszczony częściowo na dokumencie i częściowo na fotografii, stanowi zwartą całość i nie nasuwa przypuszczenia zmiany fotografii w dokumencie. 8) JeŜeli nasuwają się jakiekolwiek wątpliwości, co do prawidłowości dokumentu toŝsamości lub, co do toŝsamości osoby odbiorcy, paczki nie doręcza się, lecz informuje odbiorcę, aby zgłosił się po odbiór do placówki awizacyjnej. Doręczający umieszcza stosowną adnotację na paczce oraz nalepce adresowej, składając przy tym swój podpis i umieszczając datę. 9) Nie sprawdza się toŝsamości odbiorcy, gdy jest on znany doręczającemu osobiście. W takim przypadku pod podpisem odbiorcy na dokumencie oddawczym naleŝy napisać: Znany osobiście i pod tą notatką złoŝyć podpis. 10) Przy doręczaniu przesyłek pobraniowych, przed ich doręczeniem, naleŝy zainkasować kwotę pobrania. 11) Odmowę uiszczenia kwoty pobrania przez adresata uwaŝa się za odmowę przyjęcia paczki. W przypadku odmowy dokonanej przez osobę inną niŝ adresat, pozostawia się zawiadomienie o moŝliwości odbioru paczki w placówce awizacyjnej. 12) Przy doręczaniu paczek zagranicznych obciąŝonych naleŝnościami celnymi lub podatkowymi, przed ich wydaniem, naleŝy zainkasować kwotę naleŝności celnych i podatkowych oraz opłaty pocztowe ciąŝące na paczce, według Kartki naleŝnościowej (druk nr PP S.A. 280 a) dołączonej do paczki. 13) Na Ŝądanie odbiorcy doręczający zobowiązany jest umieścić datę doręczenia i swój podpis na kaŝdej doręczonej paczce. Doręczanie paczek z usługą komplementarną Potwierdzenie odbioru W przypadku doręczenia przesyłki z usługą komplementarną Potwierdzenie odbioru po doręczeniu przesyłki naleŝy uzyskać od adresata pokwitowanie odbioru przesyłki na formularzu Potwierdzenia odbioru. 3

4 Doręczanie przesyłek pobraniowych z usługą komplementarną sprawdzanie zawartości przez odbiorcę Przy doręczaniu przesyłki z usługą komplementarną sprawdzenie zawartości przesyłki przez odbiorcę wraz z uzyskaniem dowodu tego sprawdzenia, pracownik zobligowany jest poinformować adresata lub osobę uprawnioną, Ŝe jest to przesyłka ze sprawdzeniem zawartości i w przypadku odmowy jej przyjęcia będzie ona zwrócona nadawcy w tym samym opakowaniu (informacja ta ma zapobiec zniszczeniu opakowania podczas otwierania przesyłki przez odbiorcę), Ponadto: 1) Przy doręczeniu przesyłki z usługą komplementarną sprawdzenie zawartości przesyłki przez odbiorcę wraz z uzyskaniem dowodu tego sprawdzenia, pracownik doręczający przekazuje ją odbiorcy, który w jego obecności dokonuje otwarcia przesyłki (po otwarciu przesyłki przez odbiorcę pracownik doręczający wyjmuje z niej formularz specyfikacji), po czym wspólnie dokonują sprawdzenia jej zawartości poprzez porównanie z zapisami w formularzu specyfikacji, 2) W przypadku, gdy do przesyłki, nie został dołączony formularz specyfikacji zawartości, osoba doręczająca sporządza odręczną notatkę, która powinna zawierać następujące informacje: miejscowość i datę, informację o zdarzeniu (np.: w przesyłce o numerze. adresowanej do... brak formularza specyfikacji zawartości przesyłki), ogólne określenie nazwy towaru znajdującego się w przesyłce bez wskazań rodzaju, masy, ceny jednostkowej, koloru, rozmiaru, marki, gatunku, kształtu, wymiaru, np. 3) W przypadku zgodności zawartości przesyłki z formularzem specyfikacji lub w przypadku sporządzenia notatki odbiorca moŝe: a) odebrać przesyłkę w takim przypadku odbiorca umieszcza swój podpis na dwóch egzemplarzach formularza specyfikacji lub sporządzonej notatki oraz wpłaca doręczającemu kwotę pobrania i kwituje odbiór przesyłki, b) odmówić odbioru przesyłki w takim przypadku odbiorca zobowiązany jest do dokonania na dwóch egzemplarzach formularza specyfikacji lub sporządzonej notatki adnotacji o odmowie odbioru przesyłki oraz umieszczenia swojego podpisu. 4) W przypadku niezgodności zawartości przesyłki z formularzem specyfikacji pracownik doręczający przesyłkę spisuje protokół sprawdzenia zawartości przesyłki (wzór na końcu opracowania), w dwóch egzemplarzach. W tej sytuacji odbiorca moŝe: a) odebrać przesyłkę w takiej sytuacji odbiorca przesyłki umieszcza swój podpis na dwóch egzemplarzach sporządzonego protokołu oraz formularza specyfikacji oraz wpłaca doręczającemu kwotę pobrania i kwituje odbiór przesyłki, b) odmówić odbioru przesyłki w takim przypadku odbiorca zobowiązany jest do dokonania na obu egzemplarzach protokołu oraz formularza specyfikacji adnotacji o odmowie odbioru przesyłki oraz umieszczenia swojego podpisu. 5) Odmowa sprawdzenia przez adresata jego pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego zgodności zawartości przesyłki z formularzem specyfikacji, jest równoznaczna z odmową przyjęcia przesyłki. 4

5 6) W przypadku odmowy złoŝenia adnotacji lub podpisu przez odbiorcę na dokumentach, osoba doręczająca przesyłkę odnotowuje ten fakt na danym dokumencie oraz składa swój podpis. 7) W przypadku odmowy przyjęcia przesyłki pracownik doręczający zabezpiecza przesyłkę w obecności odbiorcy (okleja taśmą i etykietami), po czym wspólnie z odbiorcą umieszczają na etykietach swoje podpisy w taki sposób, aby część podpisu znalazła się na etykiecie, a część na przesyłce. Sporządzanie zawiadomień (awiza) 1) Usiłowanie doręczenia paczki naleŝy odnotować na jej opakowaniu, oraz dokumencie oddawczym, podając przyczynę niedoręczenia, np. adresat nieobecny, mieszkanie zamknięte oraz umieścić podpis i datę. 2) Zawiadomienie awizo naleŝy sporządzać starannie, dokładnie i czytelnie (wzory na końcu opracowania). 3) Przy podawaniu w zawiadomieniu terminu odbioru w placówce awizacyjnej naleŝy pamiętać, Ŝe termin ten wynosi: a) 48 godzin dla paczek zawierających: pszczoły, pisklęta ptactwa domowego, ptaki domowe i ozdobne, Ŝywe rośliny oraz rzeczy oznaczone jako rzecz o krótkim okresie trwałości, b) 14 dni dla pozostałych paczek. 4) Termin odbioru liczy się: a) dla paczek zawierających pszczoły, pisklęta ptactwa domowego, ptaki domowe i ozdobne, Ŝywe rośliny oraz rzeczy oznaczone jako rzecz o krótkim okresie trwałości od godziny następnej po godzinie pozostawienia zawiadomienia b) dla pozostałych paczek od dnia następnego po dniu usiłowania doręczenia. Postępowanie w przypadku odmowy przyjęcia paczki 1) JeŜeli adresat odmówił przyjęcia paczki albo jest nieznany lub zmienił miejsce zamieszkania bez podania placówce pocztowej nowego adresu paczkę zwraca się po umieszczeniu na niej adnotacji wskazującej przyczynę niedoręczenia. 2) Jako odmowę przyjęcia przesyłki dokonaną przez adresata traktuje się równieŝ odmowę dokonaną przez ustawowych przedstawicieli i pełnomocników adresata oraz osoby upowaŝnione do odbioru przesyłek 3) Za odmowę przyjęcia uwaŝa się równieŝ: a) odmowę pokwitowania odbioru paczki, b) odmowę uiszczenia naleŝności ciąŝących na paczce. 4) JeŜeli adresat lub osoba uprawniona do odbioru odmawia przyjęcia paczki naleŝy zaproponować, aby odmawiający przyjęcia umieścił na nalepce adresowej uwagę Nie przyjmuję lub Odmawiam przyjęcia i swój podpis. 5

6 5) Nie uwaŝa się za odmowę przyjęcia paczki, odmowę dokonaną przez osobę zamieszkałą wraz z adresatem. W takim przypadku pozostawia się zawiadomienie oraz umieszcza na paczce adnotację Adresata nie zastałem pozostawiono zawiadomienie oraz datę i swój podpis. 6) Nie uwaŝa się za odmowę przyjęcia paczki Ŝądanie odbiorcy sprawdzenia zawartości paczki zagranicznej obciąŝonej naleŝnościami celnymi lub podatkowymi. W takim przypadku doręczający powinien doręczyć odbiorcy tylko zawiadomienie (awizo) za pokwitowaniem i równocześnie poinformować go, Ŝe w celu sprawdzenia zawartości i odbioru przesyłki powinien zgłosić się w placówce awizacyjnej. IV. POZOSTAWIANIE PACZEK NIEDORĘCZONYCH W PLACÓWCE AWIZACYJNEJ 1) W placówce awizacyjnej doręczający zobowiązany jest przekazać paczki na podstawie sporządzonej przez siebie karty odsyłkowej /w dwóch egzemplarzach przez kalkę/ Przykładowo sporządzona karta odsyłkowa w załączeniu na końcu opracowania. Odbiór paczek kwituje pracownik placówki awizacyjnej przez umieszczenie odcisku datownika i swojego podpisu na kopii karty odsyłkowej. Oryginał karty odsyłkowej pozostaje w placówce awizacyjnej, a kopia przeznaczona jest do rozliczenia doręczającego. V. ROZLICZANIE PACZEK PO ZAKOŃCZENIU DORĘCZANIA Rozliczając się po zakończeniu pracy, doręczający zobowiązany jest do: uporządkowania dokumentów i niedoręczonych paczek, przekazania niedoręczonych paczek, za pokwitowaniem, pracownikowi rozliczającemu, przekazania kopii kart odsyłkowych paczek awizowanych, rozliczenia z kwot pienięŝnych zainkasowanych w rejonie, wypełnienia dziennego zestawienia liczby doręczonych paczek (wzór Załącznik nr 12 do Umowy), uzyskania potwierdzenia prawidłowości jego wypełnienia i pozostawienia jednego egzemplarza pracownikowi rozliczającemu doręczającego. 6

7 Wzór nalepki adresowej (paczka, paczka pocztowa PLUS) Wzór nalepki adresowej (przesyłka pobraniowa) 7

8 Wzór nalepki adresowej (PRZESYŁKA POCZTOWA NA WARUNKACH SZCZEGÓLNYCH) 8

9 Wzór zawiadomienia (paczka pocztowa, paczka pocztowa PLUS, przesyłka pobraniowa, PRZESYŁKA POCZTOWA NA WARUNKACH SZCZEGÓLNYCH) 9

10 Wzór Protokół sprawdzenia zawartości przesyłki 10

11 ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 11