ZAPYTANIE OFERTOWE NR 09/06/2015- III i V

Transkrypt

1 Toruń, 01 /czerwiec/2015 roku ZAPYTANIE OFERTOWE NR 09/06/2015- III i V Kujawsko-Pomorska Organizacja Pracodawców Lewiatan oraz uczestnicy przedsięwzięcia zapraszają do składania ofert przez Wykonawców (zw. też Oferentami) na wykonanie: - kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy Kujawsko- Pomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan. Działania polegają na przygotowaniu oferty handlowej, działaniach promocyjno-marketingowych, organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami w kraju i za granicą, organizacji podróży, w tym: wynajem sal z uposażeniem, organizacja noclegów, oraz tłumaczeń powstałych dokumentów i organizacji usług tłumacza - kompleksowej usługi opracowania i wykonania obcojęzycznych materiałów informacyjno-promocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji materiałów za granicę dla uczestników przedsięwzięcia w ramach projektu Wdrożenie I etapu Strategii Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej. Niniejsza informacja zostanie wysłana, do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców i równocześnie zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego ZAMAWIAJĄCY/BENEFICJENT Kujawsko-Pomorska Organizacja Pracodawców LEWIATAN z siedzibą: ul. Moniuszki Toruń ORAZ UCZESTNICY PRZEDSIĘWZIĘCIA (PROJEKTU) TJ Wyższa Szkoła Gospodarki w Bydgoszczy, 2. Lecznice Citomed Sp. z o. o 3. Rutkowski Ltd Sp. z o. o 4. Czarna Firma Handlowo-Usługowa Marcin Kurasz 5. NZOZ Amimed Henryk Kuliński 6. Przedsiębiorstwo Uzdrowisko Ciechocinek I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA W związku z prowadzonym przez Kujawsko-Pomorską Organizację Pracodawców Lewiatan projektem Wdrożenie I etapu Strategii Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej zapraszamy do składania ofert na wykonanie: kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy Kujawsko- Pomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan, działania polegają na przygotowaniu oferty handlowej, działaniach promocyjno-marketingowych, organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami w kraju i za granicą, organizacji podróży, w tym: wynajem sal z uposażeniem, organizacja noclegów, oraz tłumaczeń powstałych dokumentów i organizacji usług tłumacz; oraz kompleksowej usługi opracowania i wykonania obcojęzycznych materiałów informacyjno-promocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji materiałów za granicę dla uczestników przedsięwzięcia. Zadanie realizowane jest zgodnie z treścią aplikacji na konkurs 2/FPK/2014/02/03 w ramach projektu Funduszu Powiązań Kooperacyjnych pt.: Wspieranie powiązań kooperacyjnych przedsiębiorstw w województwie kujawsko pomorskim a zapytanie zgodnie z Regulaminem udzielenia zamówienia( ) opublikowanym na stronach str. 1

2 pdf W związku z realizacją zadania będącego podstawą niniejszego zamówienia, które jest współfinansowane przez Zamawiającego i Uczestników Przedsięwzięcia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do otrzymania więcej niż jedną fakturę, za opisane w Zamówieniu usługi oraz, że będą one wystawione na kilka z wymienionych firm (Uczestników Przedsięwzięcia i Zamawiającego). II ZAKRES ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy Kujawsko-Pomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan, działania polegają na przygotowaniu oferty handlowej, działaniach promocyjno-marketingowych, organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami w kraju i za granicą, organizacji podróży, w tym: wynajem sal z uposażeniem, organizacja noclegów, oraz tłumaczeń powstałych dokumentów i organizacji usług tłumacz; a także kompleksowej usłudze opracowania i wykonania obcojęzycznych materiałów informacyjnopromocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji materiałów za granicę. Działania te mają na celu pozyskanie nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług świadczonych przez uczestników projektu i członków Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy Kujawsko- Pomorskiej Organizacji Pracodawców, w szczególności z branży usług medycznych w tym opieki długoterminowej, SPA-wellness i estetyczno-pielęgnacyjnych/kosmetycznych oraz edukacyjnych dla ww branż. Uczestnicy przedsięwzięcia finansujący działania tj.: Rutkowski Ltd Sp. z o. o, Lecznice Citomed, NZOZ Amimed Henryk Kuliński, Wyższa Szkoła Gospodarki, Przedsiębiorstwo Uzdrowisko Ciechocinek oraz KPOP Lewiatan. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje następujące elementy: 1. kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy Kujawsko- Pomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan w tym: 1.1. usługa doradcza w zakresie przygotowania opracowania i wzoru ofert i negocjacji handlowych skierowanych na poszczególne rynki krajów arabskich, dla usług spa/welness w powiązaniu z usługami medycznymi, pielęgnacyjno/kosmetycznymi i edukacyjnymi, w zakresie turystyki medycznej do Polski z tych krajów, oferta ma zawierać elementy formalne tj: - Forma (sucha, ozdoba, opisy, zdjęcia tak/nie) - Oprawa graficzna - Poziomy cen w porównaniu z krajami arabskimi, innymi europejskimi (w szczególności Niemcy, Czechy) poz zakup usług w zakresie organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi dla usług spa/welness w powiązaniu z usługami medycznymi, 4 spotkania, w tym dwa w Polsce, jedno w Wielkiej Brytanii i jedno w Turcji/Arabii Saudyjskiej polegającej na: w Polsce - organizacji 2 spotkań z potencjalnymi partnerami zagranicznymi dla 10 osób, oraz organizacji max 4 noclegów z wyżywieniem, wynajem sal i cateringiem na spotkania (przerwy kawowe), przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55 + system audio), łącze HDMI, full HD w Wielkiej Brytanii - organizacja podróży z wyżywieniem dla max 4 os, oraz organizacja jednego spotkania z potencjalnymi partnerami zagranicznymi: dla osób, wynajem sali 1 dzień, poczęstunek, przerwy kawowe, przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55 + system audio), łącze HDMI, full HD, wynajem tłumacza (obsługa tłumacza podczas spotkań Turcja/Arabia Saudyjska - organizacja podróży z wyżywieniem dla max 4 os, oraz organizacja jednego spotkania z potencjalnymi partnerami zagranicznymi dla osób, wynajem sali 1 dzień, rozesłanie zaproszeń, poczęstunek, przerwy kawowe, przygotowanie sprzętu do str. 2

3 prezentacji (rzutnik lub led tv min.55 + system audio), łącze HDMI, full HD, wynajem tłumacza (obsługa tłumacza podczas spotkań) Wykonawca ma pozyskać kontrahentów na w/w spotkania. poz zorganizowanie 4 zagranicznych podróży służbowych dla max 4 osób do Wielkiej Brytanii, Skandynawii, Zjednoczonych Emiratów Arabskich i Turcji/Arabii Saudyjskiej polegających na: zakupie biletów i organizacji transportu podczas podróży, organizacji noclegów z wyżywieniem do: Wielkiej Brytanii (Londyn), Norwegii (Oslo), Zjednoczone Emiraty Arabskie (Dubaj) i Turcji/Arabia Saudyjska oraz zakupu ubezpieczania podróży oraz wiz Czas trwania wyjazdów zagranicznych europejskich tj. 1-3 dni, wyjazdów zagranicznych do krajów arabskich tj. 1-4 dni. poz organizacji 6 wyjazdów służbowych krajowych dla max 4 osób, w tym zapewnienie dojazdu i zakwaterowania z wyżywieniem do miast tj: - Gdańsk - Wrocław - Szczecin - Łódź - Warszawa - Poznań Czas trwania wyjazdów krajowych tj. 1-2 dni. poz organizacji 3 spotkań konsultacyjnych (zagranicznych) w zakresie oferty, technik i taktyk wprowadzenia oferty na rynki polegającej na analizie ofert konkurencyjnych i dopasowanie do specyfiki rynku, oraz wyszukania potencjalnych Partnerów, w tym wynajem sal+ oprawa techniczna spotkania oraz organizacji cateringu (przerwy kawowe). Organizacja wyjazdów dla max 4 os/ prezentacje dla potencjalnych przyszłych klientów. poz dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych w kraju i za granicą (Wielka Brytania, Skandywania, Turcja/Arabia Saudyjska i Zjednoczone Emiraty Arabskie) polegającej na dystrybucji w powyższych krajach z podziałem na: - wysyłka materiałów bezpośrednio z Polski - wysyłka materiałów na terenie danego kraju - wysyłka mailowa materiałów - obdzwanianie Dystrybucja wynika z pkt (ilości 150 kompletów). Po zakończeniu działań powstanie raport zawierający ilościowe informacje odnośnie dystrybucji materiałów, zgodnie ze wzorem przekazanym od Zamawiającego. poz wydruk i przygotowanie materiałów niezbędnych na spotkania, konsultacje celem pozyskania nowych klientów polegające na opracowaniu wzorców i kompletów promocyjnych w ilości 150 kompletów zawierający w 4 językach: a) broszury (format A4, gramatura: 200 g wnętrze, 300 g okładka, liczba stron: wnętrze 24 + okładka 4) b) teczki (format A4+, gramatura min. 350 g) c) notatniki format (A4, gramatura 100 g, liczba stron (kartek) = 16 d) długopisy automatyczne poz organizacji 4 spotkań w Wielkiej Brytanii (Londyn), Norwegii (Oslo), Zjednoczone Emiraty Arabskie (Dubaj) i Turcja/Arabia Saudyjska z kontrahentami polegającej na przygotowaniu spotkań, wynajmu str. 3

4 miejsc, przygotowaniu sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55 + system audio), łącze HDMI, full HD) zgodnie z pkt Wykonawca ma pozyskać kontrahentów na w/w spotkania poz usługi wynajmu tłumacza podczas spotkań i wyjazdów/ lub tłumacz miejscowy do dyspozycji na miejscu docelowym (7 wyjazdów/ max 12 dni) wraz z tłumaczeniem powstałych dokumentów (dokumentacji i umów potrzebnych podczas spotkań), koszty tłumaczeń 4 kpl. dokumentów (na 4 języki) poz kompleksowej usługi opracowania i wykonania obcojęzycznych (j. angielski, j. niemiecki, j. arabski) materiałów informacyjno-promocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji materiałów za granicę 2.1 opracowanie merytoryczne, koncepcyjne i graficzne obcojęzycznych materiałów informacyjnopromocyjnych (tj. j. angielski, j. niemiecki, j. arabski) prezentujących powiązane oferty podmiotów projektu oraz elementy wizerunkowe (15 rodzajów folderów, i 3 rodzajów plakatów) - przygotowanie wzorca graficznego dla 3 wielkości folderów i ulotek (A4, A5, DL) wielo i dwustronicowych - przygotowanie wzorca graficznego dla plakatu - przygotowanie koncepcji przekazu marketingowego wg wytycznych dla 15 folderów i 3 plakatów - opracowanie tekstów do folderów i plakatów - wybór i dopasowanie grafik do koncepcji i tekstów (ew. dodatkowe sesje foto) do folderów i plakatów - zróżnicowanie materiałów w zależności od grupy docelowej i funkcji (wizerunkowa, informacyjna, sprzedażowo-produktowa) poz opracowanie materiałów audiowizualnych Opracowanie założeń i scenariusza 2 materiałów audio-wizualnych zgodnie z koncepcją komunikacyjną. Pierwszy materiał wizerunkowy, drugi produktowy. Montaż materiału na podstawie: - dostarczonych materiałów filmowych, zdjęciowych - dokręcenie brakujących scen - ew. dodatkowe sesje foto a. Uwzględnienie kodowania na różne platformy: - pc / mac - smartfony (win / android / iphone) - tablety (win / android / iphone) b. Przygotowanie wersji plikowych: - mov / vob =wysoka rozdzielczość - ppt = prezentacje - flv = internet / prezentacje poz tłumaczenia językowe materiałów drukowanych około 30 stron uwzględniające słownictwo branżowe (turystyka, medycyna) i praktyczne na języki: angielski, niemiecki, arabski obejmujące tłumaczenie: a) folderów b) plakatów c) materiałów filmowych (hasła i podpisy) poz wydruk materiałów informacyjno-promocyjnych w trzech językach (tj. j.angielski, j.niemiecki, j.arabski) oraz produkcja dwóch filmów promocyjnych zgodnie z poniższą specyfikacją: a) wydruk folderów łącznia ilość szt, w trzech językach (tj. j.angielski, j.niemiecki, j.arabski), druk offsetowy, pełen kolor, kreda błysk, format A4, 8 str., szycie zeszytowe, kreda błysk g, ew. lakier selektywny str. 4

5 (poniżej podane nakłady dla różnych języków a) j. angielski b). j. niemiecki c) j. arabski Typ 1: a. = b. 500 c. = Typ 2: a. = b. = 500 c. = Typ 3: a. = b. = 500 c. = Typ 4: a. = b. = 500 c. = Typ 5: a. = b. = 500 c. = 500 poz.5.3 b) Wydruk ulotek łącznie: szt. w trzech językach (angielski, niemiecki, arabski), druk offsetowy, pełen kolor, kreda błysk, Format DL, 6 str., kreda błysk 300 g, ew. lakier selektywny + ew. karta: (poniżej podane nakłady dla różnych języków a) j. angielski b). j. niemiecki c) j. arabski Typ 1: a. = b. = c. = Typ 2: a. = b. = c. = poz. 5.3 c) Wydruku plakatów łączna ilość 900 szt w trzech językach (angielski, niemiecki, arabski), druk offsetowy lub cyfrowy, pełen kolor, kreda błysk, format A1, kreda błysk plakatowa: (poniżej podane nakłady dla różnych języków a) j. angielski b). j. niemiecki c) j. arabski Typ 1: a. = 100 b. = 100 c. = 100 Typ 2: a. = 100 b. = 100 c. = 100 Typ 3: a. = 100 b. = 100 c. = 100 poz produkcja dwóch rodzajów filmów, na które składa się: 1. Montaż materiału na podstawie: - opracowanej koncepcji dostarczonych materiałów filmowych, zdjęciowych str. 5

6 - dokręcenie brakujących scen - ew. dodatkowe sesje foto 2. Uwzględnienie kodowania na różne platformy: - pc / mac - smartfony (win / android / iphone) - tablety (win / android / iphone) 3. Przygotowanie wersji plikowych: - mov / vob =wysoka rozdzielczość - ppt = prezentacje - flv = internet / prezentacje poz. 5.3 Filmy każdy w trzech wersjach językowych (j.angielski, j. niemiecki, j.arabski), w trzech wersjach montażu: jeden o długości 15min, 5min, 1 min, drugi 3min,1 min, 30sek 2.6. Dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych za granicą (Wielka Brytania, Skandynawia, Turcja/Arabia Saudyjska i Zjednoczone Emiraty Arabskie) polegającej opracowaniu optymalnego planu komunikacji / wysyłek w poszczególnych krajach z podziałem na: - wysyłkę pocztowa z Polski - wysyłkę pocztową z danego kraju - wysyłka mailowa - rozdawnictwo oraz realizację wysyłek w ramach przydzielonego budżetu Dystrybucja dotyczy łącznej ilości szt. z pkt 2.4 Po zakończeniu działań powstanie raport zawierający ilościowe informacje odnośnie dystrybucji materiałów, zgodnie ze wzorem przekazanym od Zamawiającego. poz. 5.4 Całość zamówienia w ramach ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 09/06/2015- III i V realizowana będzie zgodnie z harmonogramem prac Zamawiającego tj. przygotowanie materiałów promocyjnych na spotkania (termin realizacji do r), konsultacji zagranicznych w celu pozyskania praktycznych taktyk i technik wprowadzania usług na rynek (termin realizacji do ) organizacji spotkań w kraju (do r.) organizacji spotkań zagranicą (termin realizacji do r.). Kody CPV: Główny przedmiot - CPV (Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania) Dodatkowe przedmioty CPV Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze CPV Usługi doradcze w zakresie badań i rozwoju CPV Badania rynkowe i ekonomiczne; ankietowanie i statystyka CPV Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne CPV Różne usługi branżowe i podobne CPV Usługi bazy danych CPV Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia CPV Usługi w zakresie danych CPV Usługi dostarczania poczty CPV Usługi pocztowe i kurierskie CPV Usługi pocztowe i telekomunikacyjne III. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW str. 6

7 W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy bądź inne przepisy prawne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień oraz wiedzę niezbędną do prawidłowego wykonania zadania określonego w opisie przedmiotu zamówienia 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie min. 2 letnie doświadczenie w zakresie prowadzonej działalności i zorganizował minimum: 3 spotkania biznesowe krajowe, oraz 2 spotkania biznesowe zagraniczne do krajów docelowych, co zostanie potwierdzone referencjami. 3) złożą oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia 4) złożą oświadczanie o braku powiązań kapitałowych rozumianych jako min. 25% udział w strukturze kapitałowej Zamawiającego i Uczestników Projektu lub Wykonawcy, oraz braku powiązań osobowościowych rozumianych jako występowanie wzajemne osób w organach zarządczych bądź nadzorczych Zamawiającego oraz Uczestników Projektu i Wykonawcy. 5) załączą wszystkie niezbędne, prawidłowo podpisane dokumenty, zgodnie z Regulaminem udzielenia zamówienia ( ) opublikowanym na stronach (adres podano wyżej) w tym: a) ofertę na załączonym wzorze, b) załącznik nr 1 na załączonym wzorze, c) kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, aktualnych dokumentów rejestrowych, d) pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, podpisane przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, e) referencje, zaświadczenia, listy polecające potwierdzające zorganizowanie min 3 spotkań biznesowych krajowych, oraz 2 spotkań biznesowych zagranicznych do krajów docelowych, lub ich kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem, przez osobę/y upoważnioną/e do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy. 6) termin wykonania przedmiotu zamówienia nie przekroczy daty r. 7) niezgodność załączników z treścią oferty dyskwalifikuje ofertę na etapie oceny formalnej 8) poświadczenie nieprawdy dyskwalifikuje Oferenta. 9) Wykonawca akceptuje warunku umowy, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia nie spełnia na podstawie dokumentów, załączników i oświadczeń określonych w dziale IV niniejszego zapytania ofertowego, które dotyczą Wykonawcy, w ramach oceny formalnej. Nie załączenie przez Oferentów referencji, zaświadczeń lub listów polecających dokumentujących doświadczenie za wykonanie zlecenia wymienionych w III, pkt 2, dyskwalifikuje Wykonawcę. IV. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA FORMALNYCH WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU W celu potwierdzenia spełnienia formalnych warunków określonych w dziale III, Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z prawidłowo wypełnioną i podpisaną ofertą (wzór w załączeniu), niżej wymienione oświadczenia, załączniki i dokumenty, które także muszą być prawidłowo podpisane i spełniać opisane niżej warunki: 1) oświadczenie o spełnieniu przez Wykonawcę warunków określonych w dziale III m.in. poprzez załącznik nr 1 do Oferty (wzór - załącznik nr 1), 2) aktualny wpis do CEIDG lub KRS bądź kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem 3) oryginał pełnomocnictwa do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy, jeśli dotyczy, bądź kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy. 4) zebrane referencje, listy polecające, zaświadczenia lub ich kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnionego, do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy. Dla potwierdzenia warunków formalnych udziału w zamówieniu konieczne jest załączenie przynajmniej 5 referencji, zaświadczeń lub listu polecającego potwierdzającego zorganizowanie 3 spotkań biznesowych krajowych, oraz 2 spotkań biznesowych zagranicznych do krajów docelowych, w okresie minimum 2 lat licząc od dnia złożenia oferty. str. 7

8 5) niezgodność danych pomiędzy formularzem oferty a załącznikami dyskwalifikuje ofertę na etapie oceny formalnej. V. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1) Oświadczenia, wnioski i zawiadomienia oraz inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub droga ową, w tytule a należy napisać: Zapytanie ofertowe nr 09/06/2015- III i V 2) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego, 3) Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami w godz jest: w sprawach formalnych - Dominika Przybylińska, dominika.przybylinska@kpoplewiatan.pl VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę jako Oferent podstawowy, rozumiany jako strona umowy z Zamawiającym. 2) Oferta musi obejmować wszystkie oferowane usługi, nie przewiduje się składania ofert na cząstkowe usługi. 3) Cena oferty musi być kwotą brutto, podaną cyfrowo i słownie. Kwota brutto rozumiana jest jako wszystkie koszty Zamawiającego w tym VAT (w tym także wszystkie zobowiązania publiczno-prawne). Na formularzu oferty należy podać cenę brutto, w tym VAT (także podaną słownie i cyfrowo) 4) Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego NR 09/06/2015- III i V, 5) Musi składać się z: formularza ofertowego wraz załącznikami, w tym pełnomocnictwo uprawniające do składania oferty w imieniu Wykonawcy składającego ofertę lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli uprawnienie takie nie wynika wprost z dokumentów złożonych we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, 6) Oferta musi być sporządzona: w języku polskim, komputerowo, trwale spięta, poukładana w następujący sposób: formularz ofertowy, załącznik nr 1, pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, jeśli dotyczy, aktualny CEiDG lub KRS, zebrane referencje, listy polecające, zaświadczenia, świadectwo ukończenia uczelni zagranicznej (jeśli dotyczy) zgodne z przedmiotem zamówienia, wszystkie kserokopie muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy. wszystkie strony oferty muszą zostać ponumerowane, przy czym pierwszą stroną oferty jest pierwsza strona formularza ofertowego, ostatnią zaś, ostatnia strona referencji, listu polecającego lub oświadczenia odbiorcy usługi; numeracja może być naniesiona pismem odręcznym (nie komputerowym) na formularzu oferty i załącznikach, podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy, musi być czytelny i umieszczony w miejscach do tego przeznaczonych, możliwe jest podpisanie podpisem nieczytelnym jeśli osoba podpisująca się, przystawi pieczęć imienną. We wszystkich wskazanych miejscach przeznaczonych do przystawienia pieczęci firmowej, jej brak zostanie uznany za brak na etapie oceny formalnej i oferta nie przejdzie do etapu oceny merytorycznej. 7) Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności, 8) Zamawiający dopuszcza złożenie dodatkowo, innych dokumentów i oświadczeń na potwierdzenie, że oferowane usługi bądź dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego, jeżeli konieczność ich złożenia wynika z treści zapytania lub z załączników do zapytania. VII. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu z dopiskiem NIE OTWIERAĆ ZAPYTANIE OFERTOWE NR 09/06/2015- III i V 1) ofertę należy złożyć do 9 czerwca 2015r. do godz , otwarcie ofert nastąpi 9 czerwca 2015 r. o godz , przy czym Zamawiający opublikuje informacje dotyczące Oferentów (nazwa, adres) na stronach str. 8

9 2) ofertę należy złożyć podpisaną tylko w formie papierowej : osobiście w biurze Zamawiającego w Bydgoszczy, ul. Chodkiewicza 15 lok 302 (II piętro) lub pocztą na adres: KPOP Lewiatan, ul. Chodkiewicza 15 lok. 302 (II piętro), Bydgoszcz 3) Wykonawca może wprowadzić zmiany do oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian. 4) Wykonawca nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert. 5) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych. 6) Osobą upoważnioną do kontaktu w sprawie oferty jest Pani Dominika Przybylińska tel , dominika.przybylinska@kpoplewiatan.pl VIII. Kryterium wyboru oferty Kryterium dostępu: a) Złożenie wszystkich wymaganych dokumentów zgodnie z działem IV i VI zapytania ofertowego b) Zaoferowana cena nie jest kwotą skrajnie niską. Skrajnie niska cena występuje wtedy, gdy cena brutto oferty jest niższa, co najmniej o 10 % (lub więcej) od średniej arytmetycznej wyliczonej na podstawie cen brutto wszystkich złożonych ofert, które pozytywnie przeszły ocenę formalną i zostały przekazane do oceny merytorycznej. W pierwszej kolejności zostaje zbadane kryterium dostępu opisane w niniejszym podpunkcie. Kryterium wyboru oferty stanowić będą: 1) cena brutto (Pc) waga kryterium 65 % 2) czas realizacji usługi (Pcz) waga kryterium 35 % w szczególności chodzi o czas wykonania usługi Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostania oferta, która zdobędzie największą liczbę punktów obliczonych ze wzoru: P=(Pcx0,65)+( Pczx0,35) W którym: Ad. 1) C min Pc - liczba punktów w zakresie ceny Pc= x 100 pkt. C min- najniższa cena spośród złożonych ofert C bad C bad- cena badanej oferty Ad. 2) Pcz - liczba punktów w zakresie czasu zaplanowanego na realizację cz min zadania Pcz= x 100 pkt. cz min- najkrótszy zaplanowany czas na realizację zlecenia cz bad cz bad- czas zaplanowany przez Oferenta badanej oferty.. IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, o którym mowa w punkcie VII Zapytania. X. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA 1) O wyborze najkorzystniejszej oferty poinformowani zostaną wszyscy biorący udział w postępowaniu drogą e- mailową, oraz wynik zostanie opublikowany na stronie internetowej 2) W przypadku braku możliwości wybrania najkorzystniejszej oferty ze względu na taką samą cenę i inne kryteria Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami 3) Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia w terminie max. 7 dni od daty zawiadomienia o wyborze oferty. str. 9

10 Załączniki: - Formularz ofertowy - Załącznik nr 1 - Załącznik nr 2 (wzór umowy) str. 10

11 Kujawsko-Pomorska Organizacja Pracodawców Lewiatan Ul. Chodkiewicza 15, lok. 302 (II piętro) Bydgoszcz... miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY Oferta złożona przez (imię i nazwisko) Reprezentującego Oferenta podstawowego.. (nazwa przedsiębiorstwa Wykonawcy) Dane kontaktowe: nr telefonu:. Adres .. Adres do kontaktu: ul.. kod pocztowy/miejscowość: Oferuję wykonanie usługi do dnia r. (proszę o krótki opis wykonywanej usługi).... I. Oferowana cena: L.p Wyszczególnienie Pozycja KPOP Lewiatan Kwota netto w PLN (wartość do dwóch miejsc po przecinku) Stawka VAT % Kwota VAT w PLN (wartość do dwóch miejsc po przecinku) Całkowita kwota brutto w PLN (wartość do dwóch miejsc po przecinku) 1. usługa doradcza w zakresie przygotowania opracowania i wzoru oferty i negocjacji handlowych skierowanych na poszczególne rynki krajów arabskich, dla usług spa/welness w powiązaniu z usługami medycznymi zakup usług w zakresie organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi dla usług spa/welness w powiązaniu z usługami medycznymi zorganizowanie 4 zagranicznych podróży służbowych organizacji 6 wyjazdów służbowych krajowych organizacji 3 spotkań konsultacyjnych (zagranicznych) dystrybucji materiałów promocyjnoinformacyjnych w kraju i za granicą (150 szt. Kompletów) 3.11 str. 11

12 7. wydruk i przygotowanie materiałów niezbędnych na spotkania organizacji 4 spotkań z kontrahentami Usługi tłumacza (tłumaczenia ustne podczas spotkań/wyjazdów, tłumaczenie pisemne powstałych dokumentów) 10. opracowanie merytoryczne, koncepcyjne i graficzne obcojęzycznych materiałów informacyjno-promocyjnych (j. angielski, j. niemiecki, j. arabski) w tym również opracowanie materiałów audiowizualnych 11. tłumaczenia językowe materiałów drukowanych (j. angielski, j. niemiecki, j.arabski) 12. wydruk materiałów informacyjnopromocyjnych (tj, folderów szt, ulotek 10000szt.,plakatów 900szt) oraz produkcja dwóch filmów w trzech wersjach językowych (j.angielski, j. niemiecki, j.arabski), 13. Dystrybucji materiałów promocyjnoinformacyjnych za granicą (13 000szt) 5. Łączna wartość Łączna wartość oferowanej ceny zamówienia.(podać liczbowo) słownie:. II. Oferuję wykonanie usługi w terminie, w ciągu... dni od podpisania umowy (podać cyframi ilość dni).(podać słownie ilość dni) III. Załączam poświadczone za zgodność z oryginałem referencji, listów lub oświadczeń odbiorców usług w zakresie organizacji 3 spotkań biznesowych krajowych i 2 spotkań biznesowych zagranicznych do krajów docelowych podać łączną ilość. szt (słownie). Oraz w zakresie innych usług na rynku krajowym i zagranicznym w ramach prowadzonej działalności: podać łączną ilość (bez wymienionych wyżej z wymienionych) szt (słownie). III. Lista załączników do Oferty: 1) Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Oświadczenie 2) Kopię wpisu do (proszę wybrać poprawne): CEiDG, lub KRS* 3) Pełnomocnictwo od składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy,(jeśli dotyczy zostawić, w przeciwnym wypadku usunąć lub skreślić)* 4) Ilość zebranych referencji, listów polecających, podać łączną ilość wszystkich. szt. 5) Inne dokumenty, jeśli są dołączane, w przeciwnym wypadku proszę skreślić niniejszy punkt;, proszę wymienić jakie dodatkowe dokumenty są załączane: str. 12

13 .. i podać zakres stron od..do.. 6) Łączna ilość stron oferty** :.. *Dokument przygotowany zgodnie z działem VI zapytania ofertowego ppkt 5 **Pierwszą stroną oferty jest pierwsza strona formularza ofertowego, ostatnią zaś ostatnia referencja, list polecający lub oświadczenie..... Czytelny podpis i pieczątka firmowa lub pieczątka imienna i pieczątka firmowa oraz podpis osoby/ób upoważnionej/nych do reprezentowania Wykonawcy str. 13

14 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr 09/06/2015- III i V... miejscowość, data OŚWIADCZENIE Niniejszym, oświadczam, że... Pełna nazwa Wykonawcy reprezentowana przez. imię i nazwisko osoby reprezentującej Wykonawcę spełnia warunki określone w dziale III zapytania ofertowego: 1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy, bądź inne przepisy prawa, nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 2) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie min. 2 letnie doświadczenie w zakresie prowadzonej działalności i zorganizował minimum: 3 spotkania biznesowe krajowe, oraz 2 spotkania biznesowe zagraniczne do krajów docelowych co jest poświadczone załączonymi referencją/ami, listem/ami, zaświadczeniem/ami, 3) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia 4) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia 5) oświadcza, że nie istnieją powiązania kapitałowe lub osobowościowe pomiędzy Zamawiającym i Uczestnikami Projektu, a Wykonawcą rozumiane jako min. 25% udział w strukturze kapitałowej Zamawiającego i Uczestników Projektu lub Wykonawcy, oraz powiązania osobowościowe rozumiane jako występowanie wzajemne osób w organach zarządczych bądź nadzorczych Zamawiającego, Uczestników Projektu i Wykonawcy 6) oświadcza, że wszystkie informacje zawarte w formularzu ofertowym i wszystkich załączonych dokumentach są zgodne z prawdą 7) oświadcza gotowość podpisania Umowy załączonej w postaci załącznika nr 2 do Zapytania ofertowego nr 09/06/2015- III i V z dnia 1 czerwca 2015r..... Czytelny podpis i pieczątka firmowa lub pieczątka imienna i pieczątka firmowa oraz podpis osoby/ób upoważnionej/nych do reprezentowania Wykonawcy str. 14

15 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego nr 09/06/2015- III i V Umowa nr. Zawarta dnia r. w Toruniu pomiędzy: Kujawsko-Pomorską Organizację Pracodawców Lewiatan z siedzibą w Toruniu, ul. Moniuszki 10, NIP: , REGON , reprezentowaną przez : Marię Annę Karwowską - Prezesa Zarządu Wiceprezesa Zarządu, zwaną dalej Zamawiającym, a firmą.. z siedzibą w., przy ul., wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego/Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, numer KRS (jeśli dotyczy), prowadzonego przez Sąd Rejonowy w,.. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP, kapitał zakładowy w wysokości,- zł, Regon.. reprezentowanym przez: Zwaną dalej Wykonawcą. Zamawiający i Wykonawca zwani są w dalszej części umowy także Stronami. PREAMBUŁA Niniejsza umowa została zawarta w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w postępowaniu w związku z prowadzonym przez KPOP Lewiatan projektem Wdrożenie I etapu Strategii Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej. Zadanie realizowane jest zgodnie z treścią aplikacji na konkurs 2/FPK/2014/02/03 w ramach projektu Funduszu Powiązań Kooperacyjnych pt.: Wspieranie powiązań kooperacyjnych przedsiębiorstw w województwie kujawsko pomorskim. Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy Kujawsko-Pomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan, działania polegają na przygotowaniu oferty handlowej, działaniach promocyjno-marketingowych, organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami w kraju i za granicą, organizacji podróży, w tym: wynajem sal z uposażeniem, organizacja noclegów, oraz tłumaczeń powstałych dokumentów i organizacji usług tłumacz; a także kompleksowej usłudze opracowania i wykonania obcojęzycznych materiałów informacyjno-promocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji materiałów za granicę Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług z zakresu wykonania i wdrożenia programu promocji usług pielęgnacyjnych i promocji wspólnej marki na rynku krajowym oraz zakup internetowej bazy danych. 2. Zlecenie obejmuje w szczególności wykonywanie następujących czynności: a) zapoznanie się z celami do osiągnięcia w ramach ww Projektu, przez Zamawiającego, W ramach zamówienia Zamawiający oczekuje: 1. kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy Kujawsko- Pomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan w tym: 1.1 usługa doradcza w zakresie przygotowania opracowania i wzoru ofert i negocjacji handlowych skierowanych na poszczególne rynki krajów arabskich, dla usług spa/welness w powiązaniu z usługami medycznymi, pielęgnacyjno/kosmetycznymi i edukacyjnymi, w zakresie turystyki medycznej do Polski z tych krajów, oferta ma zawierać elementy formalne tj: - Forma (sucha, ozdoba, opisy, zdjęcia tak/nie) str. 15

16 - Oprawa graficzna - Poziomy cen w porównaniu z krajami arabskimi, innymi europejskimi (w szczególności Niemcy, Czechy) poz zakup usług w zakresie organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi dla usług spa/welness w powiązaniu z usługami medycznymi, 4 spotkania, w tym dwa w Polsce, jedno w Wielkiej Brytanii i jedno w Turcji/Arabii Saudyjskiej polegającej na: a) w Polsce - organizacji 2 spotkań z potencjalnymi partnerami zagranicznymi dla 10 osób, oraz organizacji max 4 noclegów z wyżywieniem, wynajem sal i cateringiem na spotkania (przerwy kawowe), przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55 + system audio), łącze HDMI, full HD b) w Wielkiej Brytanii - organizacja podróży z wyżywieniem dla max 4 os, oraz organizacja jednego spotkania z potencjalnymi partnerami zagranicznymi: dla osób, wynajem sali 1 dzień, poczęstunek, przerwy kawowe, przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55 + system audio), łącze HDMI, full HD, wynajem tłumacza (obsługa tłumacza podczas spotkań c) Turcja/Arabia Saudyjska - organizacja podróży z wyżywieniem dla max 4 os, oraz organizacja jednego spotkania z potencjalnymi partnerami zagranicznymi dla osób, wynajem sali 1 dzień, rozesłanie zaproszeń, poczęstunek, przerwy kawowe, przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55 + system audio), łącze HDMI, full HD, wynajem tłumacza (obsługa tłumacza podczas spotkań) Wykonawca ma pozyskać kontrahentów na w/w spotkania. poz zorganizowanie 4 zagranicznych podróży służbowych dla max 4 osób do Wielkiej Brytanii, Skandynawii, Zjednoczonych Emiratów Arabskich i Turcji/Arabii Saudyjskiej polegających na: zakupie biletów i organizacji transportu podczas podróży, organizacji noclegów z wyżywieniem do: Wielkiej Brytanii (Londyn), Norwegii (Oslo), Zjednoczone Emiraty Arabskie (Dubaj) i Turcji/Arabia Saudyjska oraz zakupu ubezpieczania podróży oraz wiz Czas trwania wyjazdów zagranicznych europejskich tj. 1-3 dni, wyjazdów zagranicznych do krajów arabskich tj. 1-4 dni. poz organizacji 6 wyjazdów służbowych krajowych dla max 4 osób, w tym zapewnienie dojazdu i zakwaterowania z wyżywieniem do miast tj: - Gdańsk - Wrocław - Szczecin - Łódź - Warszawa - Poznań Czas trwania wyjazdów krajowych tj. 1-2 dni. poz organizacji 3 spotkań konsultacyjnych (zagranicznych) w zakresie oferty, technik i taktyk wprowadzenia oferty na rynki polegającej na analizie ofert konkurencyjnych i dopasowanie do specyfiki rynku, oraz wyszukania potencjalnych Partnerów, w tym wynajem sal+ oprawa techniczna spotkania oraz organizacji cateringu (przerwy kawowe). Organizacja wyjazdów dla max 4 os/ prezentacje dla potencjalnych przyszłych klientów. poz dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych w kraju i za granicą (Wielka Brytania, Skandywania, Turcja/Arabia Saudyjska i Zjednoczone Emiraty Arabskie) polegającej na dystrybucji w powyższych krajach z podziałem na: - wysyłka materiałów bezpośrednio z Polski - wysyłka materiałów na terenie danego kraju - wysyłka mailowa materiałów - obdzwanianie str. 16

17 Dystrybucja wynika z pkt (ilości 150 kompletów). Po zakończeniu działań powstanie raport zawierający ilościowe informacje odnośnie dystrybucji materiałów, zgodnie ze wzorem przekazanym od Zamawiającego. poz wydruk i przygotowanie materiałów niezbędnych na spotkania, konsultacje celem pozyskania nowych klientów polegające na opracowaniu wzorców i kompletów promocyjnych w ilości 150 kompletów zawierający w 4 językach: a) broszury (format A4, gramatura: 200 g wnętrze, 300 g okładka, liczba stron: wnętrze 24 + okładka 4) b) teczki (format A4+, gramatura min. 350 g) c) notatniki format (A4, gramatura 100 g, liczba stron (kartek) = 16 d) długopisy automatyczne poz organizacji 4 spotkań w Wielkiej Brytanii (Londyn), Norwegii (Oslo), Zjednoczone Emiraty Arabskie (Dubaj) i Turcja/Arabia Saudyjska z kontrahentami polegającej na przygotowaniu spotkań, wynajmu miejsc, przygotowaniu sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55 + system audio), łącze HDMI, full HD) zgodnie z pkt Wykonawca ma pozyskać kontrahentów na w/w spotkania poz usługi wynajmu tłumacza podczas spotkań i wyjazdów/ lub tłumacz miejscowy do dyspozycji na miejscu docelowym (7 wyjazdów/ max 12 dni) wraz z tłumaczeniem powstałych dokumentów (dokumentacji i umów potrzebnych podczas spotkań), koszty tłumaczeń 4 kpl. dokumentów (na 4 języki) poz kompleksowej usługi opracowania i wykonania obcojęzycznych (j. angielski, j. niemiecki, j. arabski) materiałów informacyjno-promocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji materiałów za granicę 2.1 opracowanie merytoryczne, koncepcyjne i graficzne obcojęzycznych materiałów informacyjnopromocyjnych (tj. j. angielski, j. niemiecki, j. arabski) prezentujących powiązane oferty podmiotów projektu oraz elementy wizerunkowe (15 rodzajów folderów, i 3 rodzajów plakatów) - przygotowanie wzorca graficznego dla 3 wielkości folderów i ulotek (A4, A5, DL) wielo i dwustronicowych - przygotowanie wzorca graficznego dla plakatu - przygotowanie koncepcji przekazu marketingowego wg wytycznych dla 15 folderów i 3 plakatów - opracowanie tekstów do folderów i plakatów - wybór i dopasowanie grafik do koncepcji i tekstów (ew. dodatkowe sesje foto) do folderów i plakatów - zróżnicowanie materiałów w zależności od grupy docelowej i funkcji (wizerunkowa, informacyjna, sprzedażowo-produktowa) poz opracowanie materiałów audiowizualnych Opracowanie założeń i scenariusza 2 materiałów audio-wizualnych zgodnie z koncepcją komunikacyjną. Pierwszy materiał wizerunkowy, drugi produktowy. Montaż materiału na podstawie: - dostarczonych materiałów filmowych, zdjęciowych - dokręcenie brakujących scen - ew. dodatkowe sesje foto c. Uwzględnienie kodowania na różne platformy: - pc / mac - smartfony (win / android / iphone) - tablety (win / android / iphone) d. Przygotowanie wersji plikowych: - mov / vob =wysoka rozdzielczość str. 17

18 - ppt = prezentacje - flv = internet / prezentacje poz tłumaczenia językowe materiałów drukowanych około 30 stron uwzględniające słownictwo branżowe (turystyka, medycyna) i praktyczne na języki: angielski, niemiecki, arabski obejmujące tłumaczenie: a) folderów b) plakatów c) materiałów filmowych (hasła i podpisy) poz wydruk materiałów informacyjno-promocyjnych w trzech językach (tj. j.angielski, j.niemiecki, j.arabski) oraz produkcja dwóch filmów promocyjnych zgodnie z poniższą specyfikacją: a) wydruk folderów łącznia ilość szt, w trzech językach (tj. j.angielski, j.niemiecki, j.arabski), druk offsetowy, pełen kolor, kreda błysk, format A4, 8 str., szycie zeszytowe, kreda błysk g, ew. lakier selektywny (poniżej podane nakłady dla różnych języków a) j. angielski b). j. niemiecki c) j. arabski Typ 1: a. = b. 500 c. = Typ 2: a. = b. = 500 c. = Typ 3: a. = b. = 500 c. = Typ 4: a. = b. = 500 c. = Typ 5: a. = b. = 500 c. = 500 poz.5.3 b) Wydruk ulotek łącznie: szt. w trzech językach (angielski, niemiecki, arabski), druk offsetowy, pełen kolor, kreda błysk, Format DL, 6 str., kreda błysk 300 g, ew. lakier selektywny + ew. karta: (poniżej podane nakłady dla różnych języków a) j. angielski b). j. niemiecki c) j. arabski Typ 1: a. = b. = c. = Typ 2: a. = b. = c. = poz. 5.3 c) Wydruku plakatów łączna ilość 900 szt w trzech językach (angielski, niemiecki, arabski), druk offsetowy lub cyfrowy, pełen kolor, kreda błysk, format A1, kreda błysk plakatowa: (poniżej podane nakłady dla różnych języków a) j. angielski b). j. niemiecki c) j. arabski Typ 1: str. 18

19 a. = 100 b. = 100 c. = 100 Typ 2: a. = 100 b. = 100 c. = 100 Typ 3: a. = 100 b. = 100 c. = 100 poz produkcja dwóch rodzajów filmów, na które składa się: 1. Montaż materiału na podstawie: - opracowanej koncepcji dostarczonych materiałów filmowych, zdjęciowych - dokręcenie brakujących scen - ew. dodatkowe sesje foto 2. Uwzględnienie kodowania na różne platformy: - pc / mac - smartfony (win / android / iphone) - tablety (win / android / iphone) 3. Przygotowanie wersji plikowych: - mov / vob =wysoka rozdzielczość - ppt = prezentacje - flv = internet / prezentacje poz. 5.3 Filmy każdy w trzech wersjach językowych (j.angielski, j. niemiecki, j.arabski), w trzech wersjach montażu: jeden o długości 15min, 5min, 1 min, drugi 3min,1 min, 30sek 2.6. Dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych za granicą (Wielka Brytania, Skandynawia, Turcja/Arabia Saudyjska i Zjednoczone Emiraty Arabskie) polegającej opracowaniu optymalnego planu komunikacji / wysyłek w poszczególnych krajach z podziałem na: - wysyłkę pocztowa z Polski - wysyłkę pocztową z danego kraju - wysyłka mailowa - rozdawnictwo oraz realizację wysyłek w ramach przydzielonego budżetu Dystrybucja zgodna dotyczy łącznej ilości szt. Po zakończeniu działań powstanie raport zawierający ilościowe informacje odnośnie dystrybucji materiałów, zgodnie ze wzorem przekazanym od Zamawiającego. poz Harmonogram prac został opracowany przed podpisaniem umowy i stanowi jej załącznik nr Przedmiot umowy zostanie wykonany do dnia.. zgodnie z załączonym harmonogramem. 2. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje odpowiednią kadrą wykwalifikowanych osób, które zrealizują przedmiot niniejszej umowy (lub sam dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem), które dysponują wiedzą, doświadczeniem i kwalifikacjami niezbędnymi do należytego wykonywania umowy i nie istnieją z jego strony żadne przeszkody prawne i faktyczne uniemożliwiające lub utrudniające mu wykonywanie umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji i składania oświadczeń wymaganych przez Zamawiającego w związku z wymogami wynikającymi z Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego str. 19

20 (zw. d. RPO WKP) ( ) i zgodnie z treścią aplikacji nr 2/FPK/2014/02/03 i konkursu w ramach projektu Funduszu Powiązań Kooperacyjnych pt.: Wspieranie powiązań kooperacyjnych przedsiębiorstw w województwie kujawsko pomorskim. str Za wykonywanie przedmiotu umowy Zamawiający otrzyma wynagrodzenie w wysokości zł. brutto..(słownie, w tym VAT zł..(słownie) 2. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie do 14 dni od otrzymania rachunku/faktury VAT po wykonaniu przedmiotu umowy i uzyskaniu akceptacji protokołu zdawczo-odbiorczego przez Zamawiającego zgodnie ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego 3. Strony zgadzają się, że nie będzie wypłacanych zaliczek na poczet wykonanych prac. 4. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia związane z opóźnieniem wypłaty wynagrodzenia, które wynikają z opóźnień w przekazywaniu na rachunek Zamawiającego środków z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (i budżetu Państwa). 5. Wynagrodzenie jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Wykonawca oraz działające w jego imieniu osoby będą utrzymywać stały kontakt z Zamawiającym i na bieżąco uzgadniać i informować o przebiegu prac, również na każdorazową prośbę wyrażoną przez Zamawiającego. Wykonawca ustanawia następującą osobę do kontaktu w związku z wykonywaniem niniejszej umowy - tel. .. Zamawiający ustanawia następującą osobę do kontaktu w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. tel... .@kpoplewiatan.pl 2. Wszystkie dokumenty powielane, kopiowane i/lub w kopiach wynoszone poza siedzibę Zamawiającego będą przez cały czas zabezpieczone przed dostaniem się do rąk osób trzecich oraz przed ich utratą. 3. Po zakończeniu prac wszystkie materiały zostaną zwrócone Zamawiającemu Wykonawca oraz działające w jego imieniu osoby ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne wykonanie badania oraz zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji i danych uzyskanych w trakcie prowadzonych prac zarówno w trakcie realizacji niniejszej umowy jak oraz do roku. Wykonawca obowiązuje się do nierozpowszechniania wiadomości, które mogłyby naruszyć interes lub dobre imię Zleceniodawcy. 2. W przypadku niewykonywania lub nienależytego wykonywania przez Wykonawcę umowy, w tym niedotrzymania ustalonych terminów, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego i odmówić wypłaty wynagrodzenia. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, jak również zobowiązany jest do naprawienia szkody powstałej z tego tytułu. 4. Wykonawca ponosi całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za wszelkie szkody Zamawiającego lub osób trzecich spowodowane w związku z nienależytą realizacją przez niego przedmiotu umowy. 5. Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości ,00 zł (dziesięciu tysięcy złotych) w przypadku każdorazowego niewykonywania lub nienależytego wykonywania umowy, w tym niedotrzymania przez niego terminów. 6. Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego zastrzeżone w umowie kary umowne. Wykonawca oświadcza, że: 6 1. W związku z wykonywaniem niniejszej umowy i realizacją oraz promocją projektu wyraża zgodę na nieodpłatne wykonywanie zdjęć, nagrywanie filmu, reportażu, materiału z jego wizerunkiem oraz rozpowszechnianie jego wizerunku przez Zamawiającego oraz dalsze rozpowszechnianie jego wizerunku