ZAPROSZENIE. Przedmiotem zamówienia jest usługa tłumaczenia symultanicznego cyklu 3 konferencji w październiku 2011 r.

Transkrypt

1 Kielce, dnia Z A T W I E R D Z A M:... (podpis) ZAPROSZENIE do złożenia oferty cenowej w prowadzonym zgodnie z zasadą konkurencyjności postępowaniu na Usługę tłumaczenia symultanicznego cyklu 3 konferencji w celu realizacji Projektu Pierwsze uczniowskie doświadczenia drogą do wiedzy realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Nazwa i adres zamawiającego Zamawiający: Grupa Edukacyjna S.A. ul. Łódzka 308, Kielce Prowadzący postępowanie (adres): Grupa Edukacyjna S.A. Biuro Projektu ul. Łódzka 308, Kielce tel. 041/ , fax. 041/ , justyna.sieniawska@pierwszaki.eu Mając na względzie postanowienia i obowiązki wynikające ze stosowania zasady konkurencyjności zapraszam do złożenia oferty cenowej zgodnie z Zaproszeniem. Kody CPV mające zastosowanie do postępowania: Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych Przedmiotem zamówienia jest usługa tłumaczenia symultanicznego cyklu 3 konferencji w październiku 2011 r. 1. Charakterystyka przedmiotu zamówienia wraz z wymogami i warunkami została określona w załączniku nr 1 do Zaproszenia, które stanowi integralną część Zaproszenia. 2. Termin oraz miejsce wykonania a) Termin wykonania: 6, 8 i 10 października 2011 r., zgodnie z załącznikiem nr 1 Charakterystyka przedmiotu zamówienia b) Miejsce wykonania: Kielce, Poznań, Warszawa, zgodnie z załącznikiem nr 1 Charakterystyka przedmiotu zamówienia. 3. Sposób sporządzenia oferty: a) Ofertę należy sporządzić zgodnie z wymogami Zaproszenia, b) Do oferty należy dołączyć wszystkie dokumenty wymagane w pkt. 5 Zaproszenia, c) Oferta i wszystkie załączniki muszą być napisane w języku polskim oraz podpisane przez umocowanych przedstawicieli oferenta, d) Oferta cenowa może zawierać tylko jedną cenę brutto wyrażoną w PLN, obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, e) Złożenie oferty w sposób niezgodny z powyższymi wymogami skutkuje jej odrzuceniem. 4. Termin związania ofertą upływa po 30 dniach od terminu składania ofert. 5. Zawartość oferty: Wykonawca musi dołączyć do oferty następujące dokumenty i oświadczenia: a) Ofertę cenową (załącznik nr 2), b) Portfolio oferenta zawierające CV co najmniej 2 tłumaczy, którzy będą wykonywać usługę, o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, oraz Wykaz zrealizowanych minimum 10 usług o

2 podobnym charakterze do przedmiotu zamówienia (tłumaczenie symultaniczne konferencji międzynarodowych) i/lub rekomendacje, c) Odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, d) Szczegółową charakterystykę przedmiotu zamówienia, Wszelkie koszty związanie ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania. 6. Oferta cenowa musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 7. Projekt umowy nie podlega negocjacji, złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją postanowień umowy. 8. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej przez powołaną do tych celów komisję. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest potwierdzenie posiadania niezbędnych kwalifikacji i doświadczenia do wykonania zamówienia publicznego. 9. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę spośród wszystkich oferentów, których odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie potwierdzi komisja. Cena jest jedynym kryterium oceny ofert. 10. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 11. Oferty należy składać na formularzu oferty cenowej, która stanowi załącznik do zaproszenia w nieprzekraczalnym terminie do dnia godzina 10:00 w sekretariacie Biura Projektu w zamkniętych kopertach oznaczonych: Usługa tłumaczenia symultanicznego cyklu 3 konferencji Numer sprawy: 16/ZK/2011 Nie otwierać przed , godz. 10: Oferty, które wpłyną po tym terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone bez otwierania. 13. Przedmiotowe Zaproszenie znajduje się na stronie internetowej Zamawiającego. Wykonawca przed złożeniem oferty zobowiązany jest zapoznać się z informacjami umieszczonymi na tej stronie, gdyż wszelkie informacje związane z zapytaniami do przedmiotowego rozpoznania Zamawiający zamieści na tej stronie. 14. Zamawiający planuje przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych z oferentami w dniu o godz w siedzibie Biura Projektu w Kielcach, na ul. Łódzkiej 308. O dokładnym terminie rozmowy oferenci poinformowani zostaną telefonicznie. 15. Osobami wyznaczonymi do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami są: Alojzy Jakóbik - tel (sprawy formalno-prawne) oraz Justyna Sieniawska Tel (sprawy merytoryczne). Sporządził Załączniki: 1. Załącznik nr 1 charakterystyka przedmiotu zamówienia 2. Załącznik nr 2 oferta cenowa 3. Załącznik nr 3 projekt umowy

3 Załącznik nr 1 CHARAKTERYSTYKA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia obejmuje: Usługę ustnego tłumaczenia symultanicznego przez min. 2 tłumaczy posiadających udokumentowane kwalifikacje i doświadczenia cyklu 3 konferencji w okresie od 6 do 10 października 2011 r. Tłumaczenie prowadzone będzie z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski. Termin, czas trwania i miejsce konferencji: 1. 6 października 2011 r. godz godz. Kielce Hotel Łysogóry, 2. 8 października 2011 r. godz godz. Poznań Hotel Blow up, Stary Browar października 2011 r. godz godz. Warszawa Hotel Gromada Warsaw Airport. Każda z konferencji powinna być obsługiwana przez zespół 2 tłumaczy. Tłumacze są zobowiązani stawić się na co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem konferencji. Tłumacze są zobowiązani do wykonania zleconej mu pracy zgodnie ze swą najlepszą wiedzą i sumiennością. Swym wyglądem i zachowaniem nie powinni przynosić ujmy dobremu imieniu tłumacza. Tłumacze są zobowiązani do zachowania ścisłej tajemnicy zawodowej i lojalności wobec Zamawiającego. Przed rozpoczęciem konferencji tłumacze powinni się zapoznać z obsługą sprzętu, na którym pracują. Zamawiający zapewni tłumaczom wyżywienie w czasie konferencji. Pozostałe koszty, w tym przejazdów i ewentualnych noclegów, spoczywają na Oferencie. Zamawiający zapewni, aby praca tłumacza wykonywana była w kabinach do tłumaczenia symultanicznego odpowiadających ogólnie przyjętym standardom.

4 Załącznik nr 2 Miejscowość i data... Pieczęć adresowa Oferenta... NIP / Regon OFERTA CENOWA Nawiązując do Zaproszenia na: Usługę tłumaczenia symultanicznego cyklu 3 konferencji w celu realizacji projektu Pierwsze uczniowskie doświadczenie drogą do wiedzy realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym Zaproszeniem do złożenia oferty na kwotę brutto. zł, (słownie: zł) 1. oświadczamy, że cena brutto obejmuje wszystkie koszty realizacji przedmiotu zamówienia. 2. oświadczamy, że uzyskaliśmy od Zamawiającego wszelkie informacje niezbędne do rzetelnego sporządzenia niniejszej oferty zgodnie z wymogami określonymi w Zaproszeniu; 3. oświadczamy, że zapoznaliśmy się z istotnymi warunkami zamówienia i nie wnosimy żadnych zastrzeżeń oraz uznajemy się za związanych określonymi w niej zasadami postępowania, przez okres 30 dni od daty otwarcia ofert; 4. oświadczamy, że wykonamy przedmiot zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w Zaproszeniu; 5. oświadczamy, że zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach, w miejscu i terminie określonych przez Zamawiającego; 6. oświadczamy, że jesteśmy (jestem) upoważnieni do reprezentowania oferenta. podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta

5 Załącznik nr 3 Załącznik nr 1 do oferty cenowej Szczegółowa kalkulacja usługi tłumaczenia symultanicznego cyklu 3 konferencji Kalkulacja wynagrodzenia - łącznie. złotych brutto Tłumaczenie symultaniczne Stawka jednostkowa L.P. Data Ilośd godzin (godzina/doba) Ilośd jednostek Łącznie 1. 6 października 2011 r. - Kielce 4 godz października 2011 r. (sob.) - Poznań 4 godz października 2011 r. - Warszawa 4 godz. SUMA..... Data Podpis Pieczątka firmowa

6 PROJEKT UMOWY na usługę tłumaczenia symultanicznego cyklu 3 konferencji zawarta w dniu.. r. w Kielcach pomiędzy: 1. Grupą Edukacyjną Spółka Akcyjna z siedzibą w Kielcach, przy ul. Łódzkiej 308, Kielce, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS , w całości opłaconym kapitale zakładowym w wysokości PLN; NIP nr , Regon , o Zarządzie w składzie: Piotr Treszczotko (Prezes Zarządu), Grzegorz Molęda (Członek Zarządu), Małgorzata Ślusarczyk (Członek Zarządu) zwaną dalej Zamawiającym, reprezentowaną przez: a) Piotra Treszczotko Prezesa Zarządu, b) Grzegorza Molędę Członka Zarządu, a 2.., zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez: a), w wyniku rozstrzygnięcia rozpoznania cenowego o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności strony zawierają umowę o treści poniższej: 1 Przedmiot umowy 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji usługę polegającą na tłumaczeniu symultanicznym cyklu 3 konferencji w dniach 6, 8 i 10 października 2011 r. 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia, o którym mowa w punkcie 1 zgodnie z wymogami szczegółowymi określonymi przez Zamawiającego w: a) charakterystyce przedmiotu zamówienia, która jako załącznik nr 1 stanowi integralną część niniejszej Umowy, b) ofercie Wykonawcy zawartej na formularzu ofertowym, który jako załącznik nr 2 stanowi integralną część Umowy, c) szczegółowej kalkulacji organizacji pobytu gościa zagranicznego w Polsce, który jako załącznik nr 3 stanowi integralną część umowy, 2 Termin realizacji 1. Ustala się następujące terminy realizacji przedmiotu Umowy: 1) Wykonanie usługi nastąpi w terminie określonym w 1 ust. 1, 2) Wykonanie usługi potwierdzać będzie protokół zdawczo-odbiorczy. 1. Zamawiający zobowiązuje się: 3 Obowiązki Zamawiającego 1) dokonać odbioru wykonanej zgodnie z Umową i załącznikami do niej usługi, 2) dokonać zapłaty Wykonawcy odpowiedniego wynagrodzenia za wykonaną, zgodnie z umową i załącznikami do niej, usługę w wysokości i na zasadach określonych w umowie,

7 3) zorganizować miejsce pracy 2 tłumaczy (kabina do tłumaczenia symultanicznego, sprzęt nagłośnieniowy), 4) zapewnić wyżywienie (lunch) dla 2 tłumaczy w czasie konferencji, 5) dostarczyć Wykonawcy w terminie do 23 września 2011 r. - komplet materiałów (program konferencji, lista uczestników, materiały konferencyjne) w języku polskim. 2. Nadzór nad niniejszą umową z ramienia Zamawiającego sprawować będzie Justyna Sieniawska stanowisko: Menager ds. Organizacyjnych tel adres poczty elektronicznej: organizacyjny@pierwszaki.eu, faks: (41) Osobie tej przysługuje prawo do dokonywania bieżących ustaleń dotyczących realizacji Umowy, ustalenia te nie mogą zmierzać do zmiany Umowy. 4 Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) Wykonania usługi zgodnie z postanowieniami Umowy, 2) Wykonania usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściwymi normami oraz należytą starannością, bezpieczeństwem, dobrą jakością i właściwą organizacją, 3) Wykonania zleconej mu pracy zgodnie ze swą najlepszą wiedzą i sumiennością. Swym wyglądem i zachowaniem tłumacze nie powinni przynosić ujmy dobremu imieniu tłumacza, 4) Zachowania ścisłej tajemnicy zawodowej i lojalności wobec Zamawiającego. 2. Nadzór nad niniejszą umową z ramienia Wykonawcy sprawować będzie.. stanowisko:.. tel. adres poczty elektronicznej:.., faks: Osobie tej przysługuje prawo do dokonywania bieżących ustaleń dotyczących realizacji Umowy, ustalenia te nie mogą zmierzać do zmiany Umowy. 5 Wynagrodzenie, płatności 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe na kwotę netto.. zł (słownie:..) plus podatek VAT w wysokości. zł (słownie:.), razem kwota brutto wynosi:..zł (słownie:.). 2. Kwota określona w punkcie 1 zawiera wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy, w szczególności określone w załączniku nr 1 oraz nr Zapłata nastąpi przelewem na konto bankowe Wykonawcy wskazane w fakturze VAT/rachunku na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego usługi zgodnie z Załącznikiem nr 1 oraz Załącznikiem nr 3. Faktura VAT/rachunek winna/winien być dostarczona/y Zamawiającemu do Biura Projektu na adres ul. Łódzka 308, Kielce wraz z podpisanym przez przedstawiciela Zamawiającego wskazanego w 3 punkt 2) egzemplarzem protokołu zdawczo-odbiorczego. 4. Termin zapłaty wynosi 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury/rachunku. 5. Wykonawca oświadcza, iż został poinformowany, iż świadczenie usług objętych niniejszą umową jest współfinansowane przez Zamawiającego ze środków pochodzących z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Projektu Pierwsze uczniowskie doświadczenia drogą do wiedzy Poddziałanie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 6. Wykonawca nie może dokonywać przelewu (cesji) wierzytelności przypadającej mu w stosunku do Zamawiającego na rzecz osób trzecich bez uzyskania uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego, pod rygorem nieważności. 7. Za dzień zapłaty przyjmuje się datę obciążenia przez bank rachunku bankowego Zamawiającego.

8 6 Kary umowne 1. Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań umownych w formie kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach: 1) Wykonawca zapłaci kary umowne Zamawiającemu: a) za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20% wynagrodzenia netto wskazanego w 5 punkt 1, b) za naruszenie tajemnicy zawodowej lub zasady lojalności wobec Zamawiającego - w wysokości 20% wynagrodzenia netto wskazanego w 5 punkt 1, c) z tytułu opóźnień w usłudze tłumaczenia symultanicznego, o której mowa w Załączniku nr 1 do umowy, rozumianych jako spóźnienie się tłumacza na rozpoczęcie którejkolwiek z konferencji, w wysokości 10 % wynagrodzenia netto, wskazanego w 5 punkt 1, za każde opóźnienie. 2. Jeżeli kara umowna nie pokryje poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego, w tym utraconych korzyści. 3. Postanowienia umowy dotyczące kar umownych pozostają wiążące dla stron w przypadku odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze Stron. 7 Postanowienia Końcowe 1. Wszelkie spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy będzie rozstrzygać właściwy sąd powszechny w Kielcach. 2. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności w postaci aneksu. 3. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie: 1) właściwe przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny, w tym w szczególności przepisy regulujące dostawę (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) wraz z aktami wykonawczymi do tej ustawy, 2) inne powołane w umowie bądź regulujące materię wskazaną w umowie, chociażby nie były wyraźnie wskazane. 4. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Zamawiającego oraz jeden dla Wykonawcy. 5. Załącznikami do niniejszej umowy stanowiącymi jej integralną część stanowią: 1) charakterystyka przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1, 2) oferta Wykonawcy Załącznik nr 2, 3) szczegółowa kalkulacja organizacji pobytu gościa zagranicznego w Polsce Załącznik nr 3, ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

9 ... (Data sporządzenia protokołu) PROTOKÓŁ ZDAWCZO ODBIORCZY (KOŃCOWY) Usługi tłumaczenia symultanicznego cyklu 3 konferencji Odbierający:. (pieczątka) reprezentowany przez: Imię i nazwisko : Justyna Sieniawska stanowisko: Menager ds. Organizacyjnych w imieniu Grupy Edukacyjnej Spółki Akcyjnej z siedzibą w Kielcach, ul. Łódzka 308, Kielce. Oznaczenie umowy : umowa nr /2011 z dnia r. Przedmiot odbioru: Usługa tłumaczenia symultanicznego cyklu 3 konferencji w dniach 6, 8 i r. Przekazujący:.. Przedmiot umowy odebrano bez zastrzeżeń. Sporządzono w ilości 2 egzemplarzy 1 dla Odbiorcy, 1 dla Przekazującego. W imieniu Przekazującego W imieniu Odbierającego. czytelny podpis Czytelnie imię i nazwisko funkcja.. Podpis. Pieczątka firmowa