EA-7/04 Zgodność z prawem jako część akredytowanej certyfikacji w odniesieniu do ISO 14001:2004

Transkrypt

1 Numer publikacji EA-7/04 Zgodność z prawem jako część akredytowanej certyfikacji w odniesieniu do ISO 14001:2004 CEL Tekst niniejszego dokumentu został opracowany przez grupę roboczą w European co-operation for Accreditation (EA). Celem niniejszego dokumentu jest dostarczenie użytecznych informacji dotyczących związku pomiędzy akredytowaną certyfikacją systemu zarządzania środowiskowego (EMS) organizacji w odniesieniu do ISO 14001:2004, a stopniem spełniania przez tę organizację mających zastosowanie wymagań środowiskowych. Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 1 z 15

2 Autorstwo Publikacja została przygotowana przez Komitet EA ds. Certyfikacji. Język oficjalny Niniejszy tekst może być przetłumaczony na inne języki, w razie takiej potrzeby. Angielska wersja językowa jest wersją rozstrzygającą. Prawa autorskie Właścicielem praw autorskich do niniejszego tekstu jest EA. Tekst ten nie może być kopiowany w celu sprzedaży. Dalsze informacje Dalsze informacje o niniejszej publikacji można uzyskać od krajowej jednostki akredytującej członka EA lub w sekretariacie EA secretariat@europeanaccreditation.org Aktualne informacje znajdują się na stronach Data zatwierdzenia: 25 luty 2007 r. Data wdrożenia: bezzwłocznie Kategoria: 2 Aktualizacja: Niniejszy dokument został pierwotnie zatwierdzony przez EA w lutym 2007 r., a następnie znowelizowany zgodnie z aktualnie obowiązującymi wymaganiami. W kwietniu 2010 r., dokonano czysto edycyjnej aktualizacji tego dokumentu. Wprowadzenie do tłumaczenia: Oryginał publikacji: EA-7/04 Legal Compliance as a part of Accredited ISO 14001:2004 certification, April 2010 rev02 Tłumaczenie: Polskie Centrum Akredytacji, r. Tekst tłumaczenia nie może być kopiowany w celu sprzedaży. Polskie odpowiedniki dokumentów powołanych przedstawiono w przypisach do Załącznika 2. Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 2 z 15

3 Spis treści 1 Wprowadzenie Wymagania ISO 14001:2004 dotyczące zgodności z prawem W jaki sposób jednostka certyfikująca powinna AUDITOWAĆ EMS pod względem zgodności z prawem Publiczne zobowiązanie w polityce środowiskowej do zgodności z prawem (podrozdział 4.2) Identyfikacja i dostęp do wymagań prawnych (podpunkt a) Jakie mają zastosowanie wymagania prawne w odniesieniu do aspektów środowiskowych organizacji (podpunkt b) Cele, zadania, programy (podpunkt 4.3.3) Nadzór operacyjny (podrozdział 4.4.6) Monitorowanie i pomiary (podpunkt 4.5.1) Ocena zgodności z prawem (podpunkt 4.5.2) Działania korygujące i zapobiegawcze, jeśli to konieczne (podpunkt 4.5.3) Audit wewnętrzny (podpunkt 4.5.5) Przegląd zarządzania (podpunkt 4.6) Kryteria zgodności dla decyzji dotyczącej certyfikacji Podsumowanie...12 Załącznik 1 Słownik...13 Załącznik 2 Dokumenty powołane...14 Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 3 z 15

4 1 Wprowadzenie 1.1 Celem niniejszego dokumentu jest dostarczenie użytecznych informacji dotyczących związku pomiędzy akredytowaną certyfikacją systemu zarządzania środowiskowego (EMS) organizacji w odniesieniu do ISO 14001:2004, a stopniem spełniania przez tę organizację mających zastosowanie wymagań środowiskowych. Niniejszy dokument jest przeznaczony dla organizacji, które posiadają lub wdrażają EMS, władz państwowych i prawodawców środowiskowych, jednostek akredytujących, akredytowanych jednostek certyfikujących (lub CAB jednostek oceniających zgodność) oraz innych zainteresowanych stron. 1.2 Po 10 latach zbierania doświadczeń od czasu publikacji wcześniejszej normy międzynarodowej ISO 14001:1996 i zastąpieniu jej przez ISO 14001:2004 1, głównym celem EMS pozostaje doskonalenie efektów działalności środowiskowej organizacji pod względem zarządzania przez nią bezpośrednimi i pośrednimi aspektami środowiskowymi i związanymi z nimi oddziaływaniami, bez względu na to czy są one, czy też nie są, powiązane z wymaganiami prawnymi. Jest wiele przykładów organizacji, które w wyniku wdrożenia i utrzymywania EMS zgodnego z normą osiągnęły i utrzymują zgodność z prawem, będącą częścią ich udoskonalonych efektów działalności środowiskowej. 1.3 Rządy państw i władze regionalne oraz prawodawcy środowiskowi uznają również duży udział wdrożenia i utrzymywania EMS w poprawie efektów działalności środowiskowej. Istnieją przykłady zastosowania EMS w powiązaniu z określonym prawodawstwem środowiskowym lub jest ono warunkiem postawionym przez prawodawcę środowiskowego. W przypadkach wdrożenia i utrzymywania EMS wzrasta zainteresowanie łagodzeniem nadzoru wynikającego z przepisów. 1.4 Zgodność z prawem została określona jako: Pełne wdrożenie mającego zastosowanie prawodawstwa środowiskowego. Zgodność ma miejsce wtedy, gdy są spełnione wymagania i osiągnięto oczekiwane zmiany. 2 Różne etapy cyklu legislacyjnego w obszarze środowiska obejmują, co najmniej: Opracowanie prawa, Wydanie pozwolenia środowiskowego (np. licencji i uprawnień, itp.), Wdrożenie, Weryfikację zgodności (np. inspekcja), Przymusowe działania w przypadkach niezgodności. Rozumienie i wdrożenie każdego z tych etapów może być różne w różnych krajach. Zgodność z prawem na styku pomiędzy organizacją a władzami środowiskowymi może być rozumiana jako sytuacja, w której nie podjęto Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 4 z 15

5 wobec organizacji żadnych działań przymusowych ani też organizacja nie spodziewa się takich działań. Do takich przymusowych działań mogą należeć: upomnienia, ostrzeżenia o niezgodności lub zakazy oraz działania administracyjne, postępowanie karne lub cywilne. 1.5 Jednakże dalekosiężne interesy zainteresowanych stron będą wymagać, niezależnie od stanowiska władz środowiskowych, całkowitej zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi. 1.6 Certyfikacja EMS według wymagań ISO 14001:2004 nie gwarantuje zgodności z prawem (nie gwarantuje jej też jakikolwiek inny sposób kontroli, włącznie z kontrolą państwową lub innymi rodzajami kontroli i/lub inspekcji w zakresie zgodności z prawem), ale jest to sprawdzone i skuteczne narzędzie dla uzyskania i utrzymywania zgodności z prawem. Akredytowana certyfikacja według ISO 14001:2004 powinna wykazać, że niezależna trzecia strona (jednostka certyfikująca) oceniła i potwierdziła, że organizacja ma EMS, którego skuteczność została wykazana, zapewniający spełnienie zobowiązań organizacji przedstawionych w jej polityce, w tym zgodność z prawem. Stwierdzone lub potencjalne niezgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi będą ujawniać niedostateczny nadzór nad zarządzaniem wewnątrz organizacji i jego EMS, a zgodność z normą będzie wymagała starannej analizy. 1.7 Uznaje się, że zgodność z prawem nie jest jedynym wyznacznikiem skuteczności EMS. EMS jest ważnym narzędziem nadzoru zagrożeń dla środowiska tam, gdzie prawne konsekwencje/skutki działalności niezgodnej są jednym z co najmniej czterech potencjalnych konsekwencji/skutków. Pozostałe konsekwencje/skutki to: 1. Konsekwencje dla środowiska (np. zniszczenie środowiska), 2. Konsekwencje dla zainteresowanych stron (np. reputacja korporacji); oraz, 3. Konsekwencje dla biznesu (np. finansowe, konkurencyjność). 1.8 Niniejszy dokument, opublikowany jako dokument EA, opracowano w celu przedstawienia wspólnego rozumienia certyfikacji EMS przez jednostki akredytujące - członków EA MLA. Uznaje się, że w innych regionach rozumienie kwestii przedstawionych w tym dokumencie może być odmienne. 1.9 Intencją niniejszego dokumentu nie jest interpretacja wymagań ISO 14001:2004, ale zidentyfikowanie wymagań tej normy międzynarodowej bezpośrednio odnoszących się do zgodności z prawem oraz analiza tego, co proces akredytowanej certyfikacji powinien obejmować w celu wsparcia uzasadnionych oczekiwań zainteresowanych stron. 2 Wymagania ISO 14001:2004 w odniesieniu do zgodności z prawem 2.1 ISO 14001:2004 wymaga, aby organizacja podjęła zobowiązanie w swojej polityce środowiskowej do zachowania zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi odnoszącymi się do jej aspektów środowiskowych. Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 5 z 15

6 Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y) okresowej oceny zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi, która jest spójna z realizacją tego zobowiązania. 2.2 Określone punkty ISO 14001:2004, najważniejsze w odniesieniu do zgodności z prawem, są następującymi elementami EMS: 1) publiczne zobowiązanie do zgodności z prawem zawarte w polityce środowiskowej (podpunkt 4.2); 2) identyfikacja i posiadanie dostępu do mających zastosowanie wymagań prawnych i innych wymagań odnoszących się do aspektów środowiskowych organizacji (podpunkt a); 3) jakie zastosowanie mają wymagania prawne w odniesieniu do aspektów środowiskowych organizacji (podpunkt b); 4) cele/zadania/programy (podpunkt 4.3.3); 5) w jaki sposób zobowiązania prawne są rutynowo zarządzane i monitorowane (podpunkt i 4.5.1); 6) ocena zgodności z prawem (podpunkt 4.5.2); 7) działania korygujące i zapobiegawcze, tam gdzie to jest konieczne (podpunkt 4.5.3); 8) audit wewnętrzny (podpunkt 4.5.5); oraz 9) przegląd zarządzania (podpunkt 4.6). 3 Jak jednostka certyfikująca powinna AUDITOWAĆ EMS pod względem zgodności z prawem Jednostka certyfikująca, poprzez proces oceny dla potrzeb certyfikacji, powinna dokonać oceny zgodności organizacji z wymaganiami ISO 14001:2004 odnoszącymi się do zgodności z prawem i nie powinna udzielić certyfikacji do czasu wykazania zgodności. Po certyfikacji, kolejne audity w nadzorze i ponownej oceny prowadzone przez jednostkę certyfikującą powinny być spójne z powyższą metodologią auditowania Jeśli chodzi o zachowanie równowagi pomiędzy przeglądem dokumentacji i zapisów w biurze a oceną wdrożenia EMS podczas normalnej działalności, jednostka certyfikująca powinna zapewnić przeprowadzenie stosownego auditu skuteczności EMS Nie ma formuły określającej jaka powinna być ta proporcja, ponieważ sytuacja w każdej organizacji jest odmienna. Jednakże pojawiają się pewne oznaki przeznaczania zbyt dużej ilości czasu auditowego na przegląd w biurze. Może to prowadzić do nieodpowiedniej oceny skuteczności EMS w odniesieniu do kwestii związanych ze zgodnością z prawem oraz, w konsekwencji, do przeoczenia słabych efektów działalności, powodując utratę zaufania zainteresowanych stron do procesu certyfikacji. Jednostka certyfikująca powinna zapewnić, poprzez stosowny program nadzoru, utrzymywanie zgodności podczas cyklu certyfikacji, zazwyczaj przez okres trzech lat. Auditorzy jednostki certyfikującej powinni Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 6 z 15

7 zweryfikować zarządzanie zgodnością z prawem na podstawie wykazanego wdrożenia systemu, a nie polegać tylko na wynikach planowanych lub oczekiwanych Organizacja, która nie potrafi wykazać początkowego i ciągłego zobowiązania do zgodności z prawem za pomocą kluczowych elementów omawianych poniżej, nie powinna być certyfikowana, ani jej certyfikacja nie powinna być utrzymywana przez jednostkę certyfikującą, jako spełniająca wymagania ISO 14001: Rozmyślna lub trwała niezgodność powinna być uważana za poważne naruszenie zawartego w polityce zobowiązania do osiągnięcia zgodności z prawem oraz zaleca się, aby uniemożliwiło to certyfikację lub stało się powodem do zawieszenia lub cofnięcia certyfikacji według ISO W kolejnych punktach niniejszego dokumentu zidentyfikowano uzasadnione oczekiwania wobec jednostki certyfikującej oceniającej EMS pod względem zgodności z prawem. 3.1 Publiczne zobowiązanie w polityce środowiskowej do zgodności z prawem (podpunkt 4.2) Jednostka certyfikująca powinna ustalić, czy wykazano powiązanie następujących elementów z deklaracją w polityce środowiskowej organizacji w taki sposób, że: 1) jest polityka; 2) polityka ta spełnia wymagania podpunktu 4.2 ISO 14001:2004, a w szczególności: 3) zawiera zobowiązanie do zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i innymi wymaganiami; 4) została zakomunikowana pracownikom i innym osobom pracującym dla organizacji lub w jej imieniu; oraz 5) jest powszechnie dostępna; 6) jest zatwierdzona i wspierana przez najwyższe kierownictwo; oraz 7) jest poddawana okresowym przeglądom zarządzania pod względem jej stosowności, adekwatności i skuteczności. 3.2 Identyfikacja i dostęp do wymagań prawnych (podpunkt a) Jednostka certyfikująca powinna ustalić, czy organizacja zidentyfikowała i zapewnia dostęp do wszystkich mających zastosowanie specyficznych wymagań prawnych odnoszących się do aspektów środowiskowych w celu ustalenia obiektywnych dowodów dotyczących rozwoju i nadzoru systemu zarządzania oraz umożliwienia kompletnej oceny zgodności (patrz podpunkt 4.5.2) Dodatkowo jednostka certyfikująca powinna zweryfikować, czy identyfikacja wymagań prawnych jest utrzymywana poprzez okresowy ich przegląd, w celu identyfikacji nowych lub zmienionych wymagań i wdrożenia wszystkich zmian w EMS. Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 7 z 15

8 Jednostka certyfikująca powinna zweryfikować, czy dokonana przez organizację identyfikacja i dostęp do mających zastosowanie wymagań prawnych są kompletne. Jednostka certyfikująca nie jest odpowiedzialna za zatwierdzenie zidentyfikowanych wymagań prawnych jako ostatecznych lub rozstrzygających. Tę wyłączną odpowiedzialność ponosi organizacja Zespoły auditujące jednostki certyfikującej powinny być kompetentne, posiadać stosowną wiedzę w zakresie mających zastosowanie wymagań prawnych dotyczących lokalizacji i aspektów środowiskowych organizacji, w celu rozpoznania błędów lub przeoczeń oraz jakichkolwiek uchybień w dostępie do wymagań prawnych zidentyfikowanych przez organizację. 3.3 Jakie zastosowanie mają wymagania prawne w odniesieniu do aspektów środowiskowych organizacji (podpunkt b) Podczas auditu na miejscu jednostka certyfikująca powinna zweryfikować, czy organizacja spełnia stosowne wymagania prawne, biorąc pod uwagę przykłady znaczących aspektów środowiskowych, jak również regionalnych, krajowych i lokalnych wymagań prawnych Jednostka certyfikująca powinna ocenić, czy: 1) organizacja określiła sposób, w jaki wymagania prawne odnoszą się do aspektów środowiskowych; oraz 2) wzięto pod uwagę te wymagania prawne przy ustanawianiu, wdrażaniu i utrzymywaniu EMS oraz późniejszych działaniach związanych z nadzorem Zaleca się, aby audit polegał na ocenie działań, w zakresie których obowiązują pozwolenia środowiskowe lub inne stosowne prawodawstwo, na podstawie analizy ryzyka i przy zastosowaniu próbkowania, w celu potwierdzenia utrzymywania zgodności środowiskowej Audit jednostki certyfikującej powinien ustalić, czy możliwe jest osiągnięcie przez EMS zgodności z prawem. Można to ustalić podczas bezpośredniej oceny na miejscu przy pomocy tropów auditowych obejmujących działania operacyjne i otoczenie, próbkując znaczące aspekty środowiskowe i podążając tropem auditowym od EMS do określonych wymagań prawnych, albo na odwrót, próbkując wymagania prawne i podążając tropem auditowym od EMS do znaczących aspektów środowiskowych. 3.4 Cele, zadania, programy (podpunkt 4.3.3) Cele i zadania oraz wspierające je programy są ustanawiane i wdrażane w celu poprawy w organizacji efektów działalności środowiskowej nie objętej wymaganiem zgodności z prawem lub w obszarach, w których brak jest wymagań prawnych (np. zużycie energii w produkcji lub aspekty związane z produktem) Cele i zadania mogą być także narzędziem polityki środowiskowej dla zarządzania ryzykiem środowiskowym związanym z niespełnieniem wymagań prawnych. Na przykład, w planowaniu wdrożenia przyszłych wymagań prawnych lub tam, gdzie wystąpi odizolowana lub sporadyczna Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 8 z 15

9 niezgodność z wymaganiami prawnymi, cele, zadania i programy mogą być właściwym sposobem usunięcia niezgodności w sposób nadzorowany i/lub zarządzany. Tym niemniej zbyt duże poleganie na ogólnych celach dla osiągnięcia zgodności z wymaganiami prawnymi prawdopodobnie nie wystarczy do zgodności z normą Jednostka certyfikująca powinna ustalić, czy cele, zadania i programy ustanowione, wdrożone i utrzymywane w EMS uwzględniają aktualne wymagania prawne i zmieniające się okoliczności identyfikowane w przeglądzie zarządzania (podpunkt 4.6). 3.5 Nadzór operacyjny (podpunkt 4.4.6) Nadzór operacyjny jest fundamentalną częścią nadzoru nad zarządzaniem działalnością operacyjną organizacji i emisjami do środowiska oraz ma bezpośredni wpływ na osiągnięcie zgodności z prawem Jednostka certyfikująca powinna potwierdzić, że organizacja zidentyfikowała i zaplanowała działania związane ze zidentyfikowanymi znaczącymi aspektami środowiskowymi zgodnymi z jej polityką środowiskową i zobowiązaniem do zgodności z prawem. Zaleca się, aby udokumentowane procedury regulowały sytuacje, w których brak procedur mógłby prowadzić do odstępstwa od zgodności z prawem, oraz definiowały kryteria operacyjne spójne ze zgodnością z prawem Zaleca się, aby procedury te uwzględniały informowanie dostawców, w tym podwykonawców, o mających zastosowanie procedurach i wymaganiach. 3.6 Monitorowanie i pomiary (podpunkt 4.5.1) Monitorowanie i pomiary są ważną częścią nadzoru operacyjnego, dlatego też audit tego obszaru jest ważny dla zgodności z prawem. Informacje z monitorowania i pomiarów stanowią dane do oceny zgodności (podpunkt ) oraz działań korygujących i zapobiegawczych (podpunkt ) W przypadku wykrycia niezgodności z wymaganiami prawnymi organizacja powinna podjąć natychmiastowe działania korygujące (w tym analizę przyczyn źródłowych, korekcję oraz działania zapobiegające jej powtórzeniu), które mogą polegać na natychmiastowym poinformowaniu władz środowiskowych w zależności od określonych wymagań prawnych i wagi niezgodności Jednostka certyfikująca powinna auditować czy podjęte działania korygujące oraz, jeśli to konieczne, działania zapobiegawcze, są skuteczne i wykonane w odpowiednim czasie zgodnie z rodzajem niezgodności i znaczeniem jej wpływu na środowisko. 3.7 Ocena zgodności z prawem (podpunkt 4.5.2) Wymaga się, aby auditorzy jednostki certyfikującej auditowali zgodność EMS z wymaganiami ISO 14001:2004. Nie jest wymagane, aby auditorzy przeprowadzili bezpośrednią ocenę zgodności z prawem, ponieważ zgodnie z tym podpunktem wymaganie to dotyczy organizacji, ani też, aby auditor Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 9 z 15

10 jednostki certyfikującej przeprowadził audit zgodności, który mógłby być zadaniem władz środowiskowych lub auditora/inspektora specjalnie zaangażowanego w tym celu Organizacja ponosi odpowiedzialność, a jest to funkcją EMS, za zapewnienie, że przeprowadza okresową ocenę zgodności w odniesieniu do każdego mającego zastosowanie wymagania prawnego oraz zna swój status zgodności. Oczekuje się, że EMS, certyfikowany jako spełniający wymagania ISO 14001:2004, jest zdolny do identyfikowania statusu zgodności organizacji Zaleca się, aby jednostka certyfikująca ustaliła, czy organizacja ustanowiła niezbędne procedury i dokonała pełnej oceny swojej zgodności z każdym mającym zastosowanie wymaganiem prawnym. Zaleca się, aby kluczowym elementem tego auditowania były kompetencje osób prowadzących ocenę zgodności w odniesieniu do wymagań prawnych oraz ich wykorzystanie (więc podpunkt 4.4.2, ISO 14001:2004, pośrednio dotyczy także zgodności z prawem) Zaleca się, aby jednostka certyfikująca auditowała skuteczność oceny poprzez: 1) próbkowanie ustalenia zgodności przez organizację na przykładach określonych wymagań prawnych; 2) poszukiwanie dowodów zgodności lub niezgodności podczas innych działań oceny (ocen na miejscu i auditu nadzoru operacyjnego, itp.); 3) sprawdzanie, czy ocena zgodności przez organizację obejmuje wszystkie zidentyfikowane wymagania prawne; 4) weryfikację zdolności organizacji do oceny (kompetencje zaangażowanego personelu, zakres oceny w stosunku do działalności organizacji, itd.) Zgodność oceny organizacji i status zgodności z prawem można określać korzystając z wielu źródeł, w tym z obserwacji na miejscu, raportów dotyczących określonych przypadków niezgodności, raportów władz środowiskowych oraz pozycji w przeglądzie zarządzania, przedstawionych w punkcie 4.6 ISO 14001: Jednostka certyfikująca może zastosować techniki zarządzania ryzykiem w celu próbkowania części EMS podczas ocen certyfikacyjnych oraz skupić się na tych aspektach środowiskowych, które mają znaczące implikacje dla zgodności organizacji z prawem (np. obszary, które mogłyby spowodować znaczne kary finansowe, kary aresztu dla dyrektora lub kierownictwa, mające wpływ na kwestie związane z zainteresowanymi stronami i/lub komunikacyjne). 3.8 Działania korygujące i zapobiegawcze, tam gdzie to jest konieczne (podpunkt 4.5.3) Zaleca się, aby organizacja wykazała za pomocą swojego EMS, że jest zdolna do usunięcia niezgodności w sposób nadzorowany i zarządzany Jednostka certyfikująca powinna ustalić, czy organizacja przygotowała stosowną(-e) procedurę(-y) działań korygujących, oraz czy niezgodność(-ci) jest(są) zarządzana(-e) przez działania korygujące i zapobiegawcze Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 10 z 15

11 w ramach EMS. W razie braku tego powiązania zaleca się, aby jednostka certyfikująca uwzględniła ogólną skuteczność EMS i jego zdolność do wspierania polityki środowiskowej oraz celów i zadań organizacji Zaleca się, aby działania korygujące podjęte przez organizację były dostosowane do wagi niezgodności. Tam, gdzie waga niezgodności przewyższa zdolność organizacji do skorygowania niezgodności zaleca się, aby bezzwłocznie powiadomić o niezgodności władze środowiskowe i uzgodnić działania konieczne do przywrócenia zgodności (np. plan działania) oraz złagodzić szkodliwość dla środowiska Zaleca się, aby jednostka certyfikująca auditowała powyższą sytuację na zgodność, co najmniej z punktem a), b) oraz ISO 14001:2004. Zaleca się przeprowadzenie analizy konsekwencji wpływających na rzetelność certyfikacji w odniesieniu do poziomu ryzyka środowiskowego założonego przez jednostkę certyfikującą i wartości certyfikatu dla zainteresowanych stron Zaleca się, aby jednostka certyfikująca potwierdziła, że organizacja ma udokumentowaną zgodę władz środowiskowych na wdrożenie uzgodnionego planu działań korygujących w celu przywrócenia pełnej zgodności, co może być uznane za spełnienie zawartego w polityce środowiskowej zobowiązania organizacji do zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi. 3.9 Audit wewnętrzny (podpunkt 4.5.5) Jednostka certyfikująca powinna ustalić, czy audit wewnętrzny organizacji obejmuje zobowiązanie organizacji do spełnienia wymagań prawnych odnoszących się do aspektów środowiskowych organizacji Oczekuje się, że auditowanie przez jednostkę certyfikującą auditu wewnętrznego organizacji obejmuje wszystkie kwestie zidentyfikowane w niniejszym dokumencie Jednostka certyfikująca powinna upewnić się, czy w auditach wewnętrznych jest oceniany zakres, w jakim organizacja oceniła swój status zgodności z prawem z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi, oraz że procedura dla identyfikacji tych wymagań jest skuteczna i solidna Wynik auditu wewnętrznego nie jest jedynym źródłem informacji dotyczących oceny zgodności z prawem (podpunkt 4.5.2). Audit wewnętrzny skupia się na zgodności EMS oraz jego właściwym wdrożeniu i utrzymywaniu. Zaleca się, aby został on odróżniony od auditu zgodności z prawem lub oceny zgodności, które organizacja może zlecić oddzielnie. Wyniki auditów zgodności prawnej mogą dostarczyć danych wejściowych do oceny zgodności z prawem w odniesieniu do podpunktu ISO 14001:2004 oraz, następnie, do przeglądu zarządzania. Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 11 z 15

12 3.10 Przegląd zarządzania (podpunkt 4.6) Zaleca się, aby jednostka certyfikująca ustaliła, czy organizacja włączyła wyniki ocen zgodności (podpunkt 4.5.2) do swoich przeglądów zarządzania. Ma to zapewnić, że najwyższe kierownictwo jest świadome ryzyka związanego z potencjalną lub stwierdzoną niezgodnością oraz podjęło stosowne działania w celu spełnienia przez organizację zobowiązania do zgodności z prawem Jednostka certyfikująca powinna ustalić, czy w przeglądzie zarządzania organizacji uwzględniono wszystkie zmieniające się okoliczności, w tym zmiany w wymaganiach prawnych i innych odnoszących się do jej aspektów środowiskowych. 4 Kryteria zgodności dla decyzji w sprawie certyfikacji 4.1 Zainteresowane strony wymagają od organizacji deklarującej zgodność z normą EMS pełnej zgodności z prawem. Postrzegana wartość akredytowanej certyfikacji w tym obszarze jest ściśle związana z osiągniętą satysfakcją zainteresowanych stron w odniesieniu do zgodności z prawem. 4.2 Zaleca się, aby organizacja potrafiła wykazać, że osiągnęła zgodność z wymaganiami prawnymi dotyczącymi środowiska poprzez własną ocenę zgodności przeprowadzoną przed udzieleniem certyfikacji przez jednostkę certyfikującą. 4.3 W przypadku, w którym organizacja może nie spełniać warunku zgodności z prawem zaleca się, aby była w stanie przedstawić udokumentowane porozumienie z władzami środowiskowymi dotyczące planu osiągnięcia pełnej zgodności. Zaleca się, aby skuteczna realizacja tego planu była uznawana za priorytetową w ramach systemu zarządzania. 4.4 W wyjątkowych przypadkach jednostka certyfikująca może udzielić certyfikacji, lecz powinna zażądać obiektywnego dowodu dla potwierdzenia, że EMS jest zdolny osiągnąć wymaganą zgodność w wyniku pełnej realizacji wyżej wymienionego udokumentowanego porozumienia. 5 Podsumowanie 5.1 Akredytowana certyfikacja EMS oznacza zgodność z wymaganiami ISO 14001:2004 i obejmuje wykazane i skuteczne zobowiązanie do zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi. 5.2 Nadzór organizacji nad zgodnością z prawem jest ważnym elementem oceny EMS a odpowiedzialność za niego ponosi organizacja. 5.3 Należy podkreślić, że auditorzy jednostki certyfikującej nie są inspektorami władz środowiskowych. Zaleca się, aby nie formułowali oświadczeń lub deklaracji dotyczących zgodności z prawem. Tym niemniej mogą oni weryfikować ocenę zgodności z prawem w celu oceny zgodności z ISO 14001: Akredytowana certyfikacja EMS, jako spełniająca wymagania ISO 14001:2004, nie może być pełną i ciągłą gwarancją zgodności z prawem, ale też żadna certyfikacja lub system prawny nie mogą zagwarantować nieprzerwanej zgodności z prawem. Tym niemniej EMS jest sprawdzonym Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 12 z 15

13 i skutecznym narzędziem do osiągnięcia i utrzymywania zgodności z prawem oraz dostarcza najwyższemu kierownictwu stosownych i aktualnych informacji dotyczących statusu zgodności organizacji. 5.5 ISO 14001:2004 wymaga publicznego zobowiązania do spełniania wymagań prawnych. Zaleca się, aby organizacja potrafiła wykazać przez swoją własną ocenę zgodności, że może osiągnąć zgodność ze stosownymi wymaganiami prawnymi przed udzieleniem certyfikacji przez jednostkę certyfikującą. 5.6 Certyfikacja EMS spełniającego wymagania ISO 14001:2004 potwierdza, że system zarządzania środowiskowego wykazuje skuteczność w realizowaniu zobowiązań zawartych w polityce, w tym zgodność z prawem oraz daje podstawę i wsparcie dla ciągłej zgodności organizacji z prawem. 5.7 W celu utrzymywania zaufania zainteresowanych stron do powyższych atrybutów akredytowanej certyfikacji EMS, jednostka certyfikująca powinna zapewnić, że system wykazuje skuteczność przed udzieleniem lub przedłużeniem certyfikacji. 5.8 EMS może spełniać rolę narzędzia w dialogu pomiędzy organizacją a jej władzami środowiskowymi oraz tworzyć bazę dla partnerstwa opartego na zaufaniu, zastępując historyczną, opartą na współzawodnictwie, relację my i oni. Zaleca się, aby władze środowiskowe i społeczeństwo mieli zaufanie do organizacji mających akredytowany certyfikat w odniesieniu do ISO 14001:2004 oraz mogli je postrzegać jako zdolne do ciągłego i rzetelnego zarządzania swoją zgodnością z prawem. Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 13 z 15

14 Załącznik 1 Słownik Terminologia stosowana w niniejszym dokumencie: EMS jest stosowany dla oznaczenia systemów zarządzania środowiskowego spełniających wymagania ISO 14001:2004; jednostka certyfikująca oznacza jednostkę oceniającą zgodność (CAB), która świadczy usługi oceny zgodności w odniesieniu do ISO 14001:2004; akredytacja oznacza atestację prowadzoną przez stronę trzecią dotyczącą jednostki oceniającej zgodność, służącą formalnemu wykazaniu jej kompetencji do wykonywania określonych zadań w zakresie oceny zgodności; wymagania prawne oznaczają mające zastosowanie wymagania prawne odnoszące się do aspektów środowiskowych organizacji i związanych wpływów; zgodność oznacza zgodność EMS organizacji z wymaganiami ISO 14001:2004 lub zgodność jednostki certyfikującej z ISO/IEC 17021: w powiązaniu z mającymi zastosowanie dokumentami obowiązkowymi IAF (International Accreditation Forum); zgodność <z prawem> oznacza zgodność organizacji z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi. Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 14 z 15

15 Załącznik 2 Dokumenty powołane 1 ISO 14001:2004 Environmental management systems - Requirements i 2 Principles of Environmental Enforcement (Implementation and Enforcement of Environmental Law (IMPEL), 1992), dostępny na stronach 3 ISO/IEC 17021:2006 Conformity assessment requirements for bodies providing audit and certification of management systems. ii Kwiecień 2010 r. wyd. 02 Strona 15 z 15