Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 BDG.V TKa Załącznik nr 1 do SIWZ (po zawarciu umowy załącznik nr 3 do umowy) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na przygotowanie i realizację wydarzeń promocyjnych pn. Cyfrowe kino letnie cykl plenerowych wydarzeń edukacyjno-informacyjnych dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja wydarzeń promocyjnych pn. Cyfrowe kino letnie cykl plenerowych wydarzeń edukacyjno-informacyjnych dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa obejmujących projekcje wielkoformatowe typu światło i dźwięk. II. Opis i cel zamówienia: Zamówienie będzie dotyczyło promocji nowego Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Jest to pierwszy krajowy program na lata , wynegocjowany przez polski rząd i zatwierdzony przez Komisję Europejską. Jest to również jedyny program, który nie miał w poprzednich latach swojego odpowiednika. Działania wcześniej rozproszone pomiędzy różnymi programami oraz poziomami wdrażania, w szczególności w zakresie budowy sieci szerokopasmowych, zostały teraz skupione w jednym miejscu Programie Polska Cyfrowa. Celem Programu Polska Cyfrowa jest wzmocnienie cyfrowych fundamentów społecznego i gospodarczego rozwoju kraju oraz pełnego wykorzystania możliwości, jakie dają mieszkańcom technologie cyfrowe. Polska Cyfrowa skupia się wyłącznie na obszarze cyfryzacji i technologii informacyjno-komunikacyjnych. Cykl plenerowych wydarzeń edukacyjno-informacyjnych ma na celu promocję programu, która adresowana będzie w szczególności do beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów POPC. Grupy, do których skierowany zostanie komunikat o POPC to również uczestnicy i potencjalni uczestnicy przyszłych projektów POPC 1 Przedmiotem zamówienia są projekcje wielkoformatowe typu światło i dźwięk (zwane dalej projekcjami wielkoformatowymi) towarzyszące emisji filmów w ramach pokazów kina letniego na otwartym powietrzu w 5 miastach/miejscowościach atrakcyjnych turystycznie w Polsce, w których organizowane są tego typu pokazy kinowe. Zadaniem Wykonawcy będzie zaproponowanie Zamawiającemu 8 lokalizacji, w których odbywają się pokazy kina letniego. Na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę, 1 Są to szczegółowe grupy odbiorców: przedsiębiorstwa telekomunikacyjne, przedsiębiorcy, jednostki administracji rządowej, jednostki podległe administracji rządowej lub przez nie nadzorowane, partnerstwa uprawnionych wnioskodawców z przedsiębiorstwami, organizacjami pozarządowymi, jednostkami naukowymi lub podmiotami leczniczymi, dla których podmiotem tworzącym jest minister lub publiczna uczelnia medyczna, partnerstwa organizacji pozarządowych z JST, partnerstwa podmiotów takich jak: jednostki administracji rządowej oraz jednostki podległych administracji rządowej lub przez nie nadzorowane, sądy i jednostki prokuratury, duże przedsiębiorstwa, organizacje pozarządowe, JST oraz ich związki i stowarzyszenia, instytucje prowadzące działalność w zakresie uniwersytetów trzeciego wieku, jednostki naukowe, jednostki naukowe z przedsiębiorstwami lub organizacjami pozarządowymi, instytucje kultury (biblioteki), przedsiębiorcy telekomunikacyjni, instytucje publiczne z obszaru, nauki, edukacji i kultury oraz szkoły wyższe. 1

2 Zamawiający dokona wyboru 5 lokalizacji, w których odbędą się pokazy kina letniego. W wybranych lokalizacjach Wykonawca nawiąże współpracę z organizatorem/organizatorami pokazów kina letniego w celu zorganizowania towarzyszących im projekcji wielkoformatowych. Wybór miast/miejscowości atrakcyjnych turystycznie ma być dokonany przez Wykonawcę w taki sposób, aby zmaksymalizować efekt dotarcia z wydarzeniem do jak największej grupy odbiorców. Projekcje wielkoformatowe mają zostać zorganizowane w miastach/miejscowościach w co najmniej 3 różnych województwach na terytorium Polski oraz z widownią nie mniejszą niż 500 osób na każdym pokazie. Projekcje zostaną przygotowane i przeprowadzone podczas pokazów kina letniego w następującej formie: projekcje wielkoformatowe bezpośrednio przed emisją filmu, oparte na grafice trójwymiarowej połączone z projekcją na przestrzennej scenografii (typu 3D mapping), które opisano w pkt. IV.1 SOPZ. Wykonawca zapewni również: promocję projekcji w miastach/miejscowościach, w których odbywają się pokazy, dokumentację wydarzenia promocyjnego. Termin i miejsce projekcji wielkoformatowych 1. Wszystkie projekcje mają mieć miejsce do 7 września 2015 r., zgodnie z przedstawionym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem. Zamawiający dopuszcza realizację projekcji w każdym dniu tygodnia, jednak w celu zwiększenia zasięgu dotarcia do maksymalnej ilości widzów, preferowane są projekcje w dniach: piątki, soboty, niedziele. Dla zmaksymalizowania efektu promocji zadania nie wyklucza się możliwości przeprowadzenia wszystkich projekcji w różnych lokalizacjach jednocześnie. W każdej lokalizacji projekcje odbędą się po zmierzchu w warunkach umożliwiających emisję na otwartym powietrzu i będą wyświetlane przed emisją filmu kina letniego. 2. Projekcje wielkoformatowe odbędą się w 5 miastach/miejscowościach atrakcyjnych turystycznie, w miejscach specjalnie do tego przystosowanych, zapewniających dobre warunki do organizacji wydarzeń/eventów audiowizualnych na otwartym powietrzu. W doborze lokalizacji preferuje się miejsca zlokalizowane w centrach miast/miejscowości i/lub strefach aktywności turystycznej i rekreacyjnej danego miasta/miejscowości, w miejscach ogólnodostępnych i charakterystycznych dla danego miasta/miejscowości, z łatwym dostępem komunikacją miejską, licznie odwiedzanych przez mieszkańców i turystów, np. place, bulwary, skwery i parki miejskie, parki, pasy nadmorskie, molo. III. Zadania Wykonawcy 1. Zaproponowanie 8 miast/miejscowości atrakcyjnych turystycznie, w których odbędą się seanse kina letniego. Na tej podstawie Zamawiający dokona wyboru 5 lokalizacji. 2. Nawiązanie współpracy z organizatorem/organizatorami kina letniego w 5 miastach/ miejscowościach. 3. Ustalenie dokładnej lokalizacji projekcji wielkoformatowych w wybranych przez Zamawiającego miastach/miejscowościach, które mają uwzględniać specyfikę projekcji oraz udział w każdej z nich przynajmniej 500 osób podczas jednej emisji projekcji. 4. Przedstawienie Zamawiającemu repertuaru pokazów kina letniego w wybranych miastach/miejscowościach. Repertuar pokazów kina letniego wymaga akceptacji Zamawiającego. W przypadku nie zaakceptowania repertuaru na dany pokaz filmowy, Wykonawca zaproponuje alternatywny termin pokazu filmowego z nowym repertuarem. 5. Opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym harmonogramu projekcji wielkoformatowych w przeciągu 5 dni od zawarcia umowy. 2

3 6. Opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym scenariusza projekcji wielkoformatowych w przeciągu 10 dni od zawarcia umowy. 7. Realizacja projekcji wielkoformatowych na podstawie scenariusza i harmonogramu ustalonego z Zamawiającym. 8. Zapewnienie wszystkich niezbędnych pozwoleń i zgód oraz ubezpieczeń związanych z organizacją i realizacją wszystkich projekcji wielkoformatowych, w tym promocji wydarzenia, oraz pokrycie kosztów wynikających z tego tytułu. 9. Zapewnienie warunków technicznych i organizacyjnych koniecznych do realizacji wszystkich projekcji wielkoformatowych, w tym nagłośnienia, oświetlenia. 10. Zapewnienie niezbędnych urządzeń do projekcji wielkoformatowych. Dla każdej projekcji wielkoformatowej m.in.: dwa projektory o sile światła co najmniej ANSI lumen, nagłośnienie, oświetlenie. 11. Każdej projekcji będą towarzyszyć pokazy świetlne z możliwością poruszania się strumieni światła i zmiany ich kolorów w rytm muzyki, z użyciem co najmniej 4 lamp głowic ruchomych 3 kw typu beam. 12. Zapewnienie profesjonalnej ochrony oraz zabezpieczenia urządzeń wykorzystywanych do organizacji projekcji i pokazów przed ewentualnym zniszczeniem czy kradzieżą podczas montażu, demontażu, prób i finalnych projekcji wielkoformatowych. 13. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pliki z animacjami projekcji 3D mapping (o której mowa w pkt IV.1 SOPZ) zapisane w formacie oryginalnym oraz w formatach umożliwiających odtwarzanie animacji na komputerze i ich publikację na stronach internetowych Zamawiającego. IV. Organizacja i realizacja projekcji wielkoformatowych 1. Projekcje typu 3D mapping bezpośrednio przed emisją filmu Projekcja wielkoformatowa 3D mapping powinna mieć charakter jednorazowego wydarzenia poprzedzającego emisję danego filmu. Projekcje na przestrzennej scenografii i kinowym ekranie projekcyjnym, oparte na grafice trójwymiarowej (typu 3D mapping), zostaną wykonane zgodnie z następującymi wskazaniami: a) Opracowanie scenariusza animacji komputerowej do projekcji wielkoformatowej 3D mapping. b) Wykonanie ok. 3-minutowej animacji 3D full HD do projekcji 3D mapping w wybranych lokalizacjach. c) Przygotowana przez Wykonawcę animacja komputerowa użyta do projekcji 3D mapping ma zawierać grafikę 2D i 3D oraz podkład muzyczny. d) W powyższych animacjach Zamawiający nie zakłada elementów zaawansowanej animacji cieczy czy też profesjonalnej animacji postaci. Animacja ma jednak uwzględniać motywy np. budowania obrysów; efekt lasera; poruszenie; iluzję figur geometrycznych. e) Wykonanie indywidualnego projektu oraz zapewnienie podczas wszystkich projekcji przestrzennej scenografii o kubaturze nie mniejszej niż 10 m3 w sąsiedztwie kinowego ekranu projekcyjnego, która ma posłużyć do uatrakcyjnienia projekcji 3D mapping. Scenografia ma nawiązywać do charakteru POPC i przedstawiać element związany przynajmniej z jednym z wspieranych obszarów: sieci szerokopasmowe, e-administracja, cyfrowe kompetencje społeczeństwa. Materiał, z którego zostanie przygotowana scenografia musi być odporny na warunki atmosferyczne. Projekt scenografii musi być zatwierdzony przez Zamawiającego. 3

4 f) Przestrzenna scenografia ma umożliwić atrakcyjną w formie i dynamiczną projekcję 3D mapping oraz skupiać uwagę widzów poprzez zastosowane rozwiązania konstrukcyjne i audiowizualne. g) Obrandowanie scenografii ciągiem znaków Programu Polska Cyfrowa w pełnej wersji kolorystycznej. Obrandowanie musi być widoczne w promieniu przynajmniej 50 metrów. h) Projekcja 3D mapping ma odbyć się co najmniej na scenografii oraz obramowaniu stanowiącym krawędzie/boki kinowego ekranu projekcyjnego. Zamawiający dopuszcza wykorzystanie w celach mappingu stałych elementów konstrukcyjnych, architektonicznych i/lub małej architektury będących elementem krajobrazu danej lokalizacji. i) Realizacja próbnej projekcji 3D mapping na scenografii, o której mowa w pkt. e) niniejszego wykazu, z użyciem projektorów tej samej jakości, które będą użyte podczas finalnej projekcji wielkoformatowej i jej prezentacja Zamawiającemu w celu uzyskania akceptacji. j) Realizacja próbnej projekcji 3D mapping z użyciem projektorów tej samej jakości, które będą użyte podczas finalnej projekcji wielkoformatowej i jej prezentacja Zamawiającemu w celu uzyskania akceptacji. k) Projekcja wielkoformatowa 3D mapping musi być widoczna i słyszalna w promieniu co najmniej 100 metrów od kinowego ekranu projekcyjnego, dla co najmniej 500 osób. Wytyczne kreatywne do produkcji projekcji typu 3D mapping oraz działań promocyjnych: Kreacja musi odnosić się do 3 obszarów wspieranych w Programie. Kreacja ma przekazać, że z efektów Funduszy Europejskich w ramach POPC korzysta każdy z nas, że realizacja różnorodnych inwestycji odnosi się do konkretnych potrzeb i problemów mieszkańców. W kreacji należy odnieść się do codziennego życia, otoczenia. W przekazie nie należy idealizować otaczającej rzeczywistości, co może być postrzegane przez odbiorcę jako sztuczne, pozbawione autentyzmu. W kreacji należy wykorzystać hasło promocyjne lub nazwę promującą to wydarzenie, zaproponowaną przez Wykonawcę. Hasło/nazwa wymaga akceptacji Zamawiającego. Kreacja ma odnosić się do strony internetowej V. Promocja projekcji wielkoformatowych 1) Wykonawca przygotuje i najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy przedstawi Zamawiającemu do akceptacji plan promocji z podziałem na kanały i narzędzia komunikacji, z uwzględnieniem harmonogramu realizacji zgodnie z następującymi wytycznymi: Należy użyć trzech kanałów komunikacji dostosowanych do grupy docelowej wydarzenia promocyjnego, w tym Internet 2 oraz radio 3. Wykonawca zaproponuje trzeci rodzaj kanału komunikacji. Nie dopuszcza się ulotek. Wykonawca zapewni realizację planu promocji poprzez odpowiednio dopasowane do grupy docelowej narzędzia promocji tj. np. konkursy, audycje o charakterze edukacyjnym, kulturalnym i informacyjnym, felietony, reportaże i wywiady, zapowiedzi redakcyjne i sponsorskie. Zapewnienie nagród rzeczowych w konkursach jest po stronie Wykonawcy. Zamawiający akceptuje propozycje nagród. W planie promocji należy uzasadnić dobór kanałów i narzędzi komunikacji do grupy docelowej wydarzenia promocyjnego, określić docelowe wskaźniki oraz m.in. wskazać 2 Nie dotyczy narzędzia internetowego jakim jest profil na portalu społecznościowym Facebook. 3 Dobór odpowiednich stacji radiowych o zasięgu regionalnym musi odpowiadać trzem pierwszym stacjom pod względem regionalnego zasięgu dla miast wojewódzkich, trójmiasta i aglomeracji śląskiej oraz dla dawnych województw, zgodnie z badaniem Radio track lub równoważnym, w ostatnim badanym okresie. 4

5 stacje radiowe/telewizyjne, pory i ilość emisji (rozkład, natężenie) każdej z zaproponowanych audycji. Harmonogram realizacji ww. planu należy przygotować w formie graficznej tzw. flowchart. 2) Przeprowadzenie działań promujących projekcje w miastach/miejscowościach, gdzie będą one zlokalizowane, w celu zachęcenia mieszkańców i turystów do uczestnictwa w projekcjach oraz w celu poinformowania o projekcji, a także o realizacji POPC na podstawie zatwierdzonego przez Zamawiającego planu promocji. VI. Dokumentacja projekcji wielkoformatowych 1) Produkcja maks. 3-minutowego filmu typu making-off dokumentującego projekcje wielkoformatowe, w tym działania promujące projekcje. Warunki realizacji: a) Przygotowanie filmu w wersji polskiej, z napisami w wersji angielskiej, b) Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności oraz wytycznymi WCAG film musi spełniać warunki zgodne z obowiązującymi wymaganiami i zawierać dodatkowe informacje, takie jak np. audiodeskrypcję. c) Film musi posiadać podkład muzyczny, dostosowany do charakteru wydarzenia edukacyjno-promocyjnego; d) Film ma odnosić się do przynajmniej 3 lokalizacji projekcji wielkoformatowych (o której w pkt IV.1 SOPZ); e) Materiał musi być atrakcyjny w formie i ma uwzględniać spontaniczne wypowiedzi odbiorców wydarzenia; f) Przed ostatecznym montażem materiału filmowego wymagana jest akceptacja wybranych scen i podkładu muzycznego przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do wniesienia uwag do zmontowanego materiału na etapie produkcji; g) Plik z filmem musi być zapisany w formacie/formatach umożliwiających jego odtworzenie na komputerze i publikację na stronach internetowych Zamawiającego np..avi,.wmv,.mp3,.mpeg otwieranie za pomocą dowolnego programu obsługującego ten format np. Windows Media Player. 2) Wykonanie relacji fotograficznej z projekcji wielkoformatowych. Z każdej lokalizacji Wykonawca zapewni maksymalnie 10 profesjonalnych zdjęć w wersji cyfrowej. 3) Opracowanie raportu ze zrealizowanego wydarzenia promocyjnego, który udokumentuje jego przebieg i efekty, w tym działania promujące projekcje wielkoformatowe. W skład raportu wejdzie: informacja o szacunkowej liczbie osób, które obejrzały projekcje w każdym mieście/miejscowości, o zainteresowaniu mediów wydarzeniem i publikacjach będących jego wynikiem, relacja z promocji projekcji i jej efektów, opis techniczny projekcji i charakterystyka animacji komputerowych. Raport będzie zawierać materiał zdjęciowy. Wykonawca przekaże Zamawiającemu raport w wersji papierowej (złączonej trwale) oraz elektronicznej (pen-drive lub CD/DVD). Realizacja elementów w pkt IV.1 musi zakończyć się do 7 września 2015 r. Realizacja elementu w pkt VI.1 zamówienia musi zakończyć się do 14 września 2015 r. VII. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy 1) Przed przystąpieniem do realizacji zadania Wykonawca zaproponuje i uzgodni ramowy harmonogram przygotowań, w którym przedstawiony i zatwierdzony zostanie czas na realizację kolejnych elementów zamówienia. 2) Kreacje i produkty przygotowane przez Wykonawcę w ramach zamówienia muszą uwzględniać kolorystykę programu i sposób jego oznaczania, tj. logotypy POPC, MIiR i flagę UE z odwołaniem słownym o treści Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, Unia Europejska zgodnie z załącznikiem 1 do Zasad promocji projektów dla beneficjentów POPC 5

6 ( 3) Do umieszczenia logotypu POPC w ramach zamówienia musi być użyta technika zapewniająca trwałość, m.in. odporność na warunki atmosferyczne. 4) W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego, nie będącymi pracownikami Zamawiającego. Wszystkie przygotowywane przez Wykonawcę scenariusze, projekty i materiały podlegają akceptacji Zamawiającego. Wykonawca przekaże je Zamawiającemu w terminach umożliwiających wniesienie ewentualnych poprawek. 5) Wykonawca przekaże do siedziby Zamawiającego produkty i ich finalne projekty graficzne, a także raporty, będące przedmiotem zamówienia w terminie do 14 września 2015 r. 6) Produkty i ich finalne projekty graficzne, będące przedmiotem zamówienia, zostaną dostarczone Zamawiającemu w stanie nadającym się do natychmiastowego i wygodnego użytku, m.in. filmy i projekty graficzne mają być przygotowane do odtworzenia na komputerze i w Internecie, zapisane na CD, DVD lub pen-drive w odpowiednich formatach. 7) Wykonawca zamówienia musi w terminie realizacji zamówienia legitymować się polisą ubezpieczeniową OC działalności gospodarczej, którą wykonuje, o wartości minimum 500 tys. zł. 8) Wykonawca zapozna się z następującymi dokumentami: Program Polska Cyfrowa (POPC): Zasady promocji projektów dla beneficjentów POPC: oraz informacjami zamieszczonymi w serwisie internetowym VIII. Zakres współpracy Zamawiającego z Wykonawcą 1. Przed przystąpieniem do realizacji zadania Wykonawca zaproponuje i uzgodni ramowy harmonogram przygotowań, w którym przedstawiony i zatwierdzony zostanie czas na realizację kolejnych elementów zamówienia. Harmonogram wymaga akceptacji Zamawiającego. 2. Działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji niniejszego zamówienia wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiającego. 3. W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego. 4. Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu. 5. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego. Załącznik nr 1 do SOPZ Grafika komunikatów w perspektywie finansowej