PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 37 IM.KORNELA MAKUSZYŃSKIEGO W TYCHACH

Transkrypt

1 PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 37 IM.KORNELA MAKUSZYŃSKIEGO W TYCHACH 1 Regulamin kontroli zarządczej określa: 1. cele i zadania kontroli zarządczej, 2. elementy systemu kontroli zarządczej, 3. zakres kontroli finansowej Kontrola zarządcza w Szkole Podstawowej Nr 37 im. Kornela Makuszyńkiego w Tychach, zwanej w dalszej części Regulaminu szkołą to ogół działań podejmowanych przez wszystkich pracowników szkoły w celu zapewnienia realizacji zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Kontrola zarządcza jest prowadzona w sposób ciągły, zgodnie z rocznym harmonogramem. 3. W celu prowadzenia kontroli zarządczej definiuje się zadania szkoły, których realizacja podlega monitorowaniu poprzez wyznaczenie wskaźników o określonej wartości szacowanych na podstawie prowadzonej i dokumentowanej analizie ryzyka. 4. Katalog zadań podlegających kontroli zarządczej może być poszerzony o zadania ustalone przez organ prowadzący. 3 Czynności podejmowane w ramach sprawowanej kontroli zarządczej maja na celu zapewnienie, że zadania realizowane w szkole cechują następujące standardy: 1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. skuteczności i efektywności działania, 3. wiarygodności sprawozdań, 4. ochrony zasobów, 5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6. efektywność i skuteczność przepływu informacji, 7. zarządzania ryzykiem.

2 4 1. Czynności kontrolne mają na celu sprawdzenie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą. Analiza rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym oraz obowiązującym pozwala na wyeliminowanie działań niekorzystnych i podnoszenie efektywności działań podczas realizacji zadań Kontrola zarządcza prowadzona w szkole podlega dokumentowaniu. Dokumenty są dostępne dla wszystkich pracowników wedle ich kompetencji. 2. Dokumenty systemu kontroli zarządczej w szkole dzieli się na trzy kategorie: a. Dokumenty referencyjne, w szczególności Statut Szkoły Regulamin pracy Regulamin wynagradzania Regulamin planowania i udzielania zamówień publicznych Plan nadzoru pedagogicznego Regulamin zatrudniania pracowników na stanowiska urzędnicze Program profilaktyczny Program Wychowawczy Regulamin Szkoły Regulamin RP Regulamin ZFŚS Regulamin Dyżurów Regulamin ochrony danych osobowych Instrukcja PPoż b. Dokumenty procesów i czynności kontrolnych, w szczególności: Listy kontrolne Ankiety Kwestionariusze Karty analizy Rejestry Protokoły rady pedagogicznej Ewidencję czasu pracy Księgę wyjść służbowych Rejestr skarg Dzienniki zajęć szkolnych Księga wypadków c. Inne dokumenty i teksty stanowiące zbiór wiedzy ogólnej i szczegółowej pomocne w wykonywaniu zadań szkoły Strona internetowa Notatki służbowe 1. Kontrola zarządcza prowadzona w szkole, rozumiana jako wewnętrzna kontrola prowadzonego przez Dyrektora systemu zarządzania wszystkimi obszarami pracy szkoły, podlega corocznej samoocenie w drodze weryfikacji, ewaluacji i sprawdzeniu pod kątem efektywności i skuteczności. 2. Proces samokontroli jest uregulowany zarządzeniem dyrektora i dokumentowany. 6

3 3. Dyrektor podejmuje działania w celu eliminowania nieefektywnych, przestarzałych i niepraktycznych mechanizmów kontrolnych. 4. System kontroli zarządczej zakłada prowadzenie samokontroli, która polega na bieżącym monitorowaniu, sprawdzaniu i audytowaniu podejmowanych działań pod kątem przydzielonego zakresu czynności oraz obowiązujących przepisów (w szczególności wewnętrznych, bhp, prawa powszechnego) 5. Samokontrolę prowadzą wszyscy pracownicy szkoły w trakcie świadomego i przemyślanego wykonywania powierzonych zadań. Istotne wnioski z prowadzonej samokontroli mające istotny wpływ na wykonywane zadanie należy zgłaszać niezwłocznie przełożonemu. 6. W celu zintegrowania zarządzania zadaniami szkoły rozumianymi jako pochodne zadań Miasta dyrektor uwzględnia w prowadzonej kontroli zarządczej zadania i wskaźniki określone przez organ prowadzący. 7. Dyrektor kontroluje realizację zadań o których mowa w pkt.6 na podstawie ustalonych przez siebie narzędzi 7 Działania prowadzone w ramach systemu kontroli zarządczej maja na celu zapobieganie wystąpienia sytuacji niepożądanych, wykrywanie uchybień i odstępstw oraz kreowanie postaw zwiększających jakość i efektywność realizacji zadań. System kontroli zarządczej w szkole jest zorientowany na następujące obszary: 8 środowisko wewnętrzne cele działania szkoły i zarządzanie ryzykiem czynności i mechanizmy kontrolne informacja i komunikacja monitoring i ocena(arkusz samooceny). 1. Misja i zadania szkoły są określone w statucie i podawane do wiadomości wszystkich pracowników przynajmniej raz w roku podczas spotkania z pracownikami administracji i obsługi oraz podczas posiedzenia Rady Pedagogicznej. 2. W szkole przestrzegane są wartości etyczne oraz promowane są postawy zawodowej i koleżeńskiej uczciwości. Pracownicy promują wysoką kulturę etyczną i dbają o poszanowanie wartości kształtowanych przez system edukacji oraz samorządność. 3. Pracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje i kompetencje w celu wykonywania zadań efektywnie i bezpiecznie. 4. Poziom wiedzy kadry kierowniczej pozwala na skuteczne prowadzenie kontroli zarządczej. Osoby na stanowiskach kierowniczych podnoszą swoje kwalifikacji i kompetencje w zakresie zarządzania, finansów publicznych i organizacji pracy. Fakt ten jest udokumentowany. 5. Pracownicy są zatrudniani zgodnie z przepisami prawa i wewnętrznymi regulaminami. Proces zatrudniania gwarantuje wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy. 6. Pracownicy samorządowi są zatrudniani zgodnie z przepisami szczegółowymi. 7. Dyrektor szkoły gwarantuje podnoszenie kwalifikacji i kompetencji zawodowych przez pracowników szkoły. Doskonalenie zawodowe nauczycieli jest ujęte w wieloletnim planie doskonalenia zawodowego. 8. Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Kopia zakresu czynności znajduje się w teczce akt osobowych pracownika. 9. Struktura organizacyjna zapewnienia ciągłości działalności w zakresie dydaktyki, bezpieczeństwa i opieki, żywienia oraz obsługi administracyjnej i technicznej. 9

4 10. Struktura organizacyjna zespołu nauczycieli jest określona w statucie szkoły i pozwala optymalnie realizować proces dydaktyczny. 11. Ciągłość pracy szkoły w okresie feryjnym w zakresie obsługi administracyjnej i technicznej jest gwarantowana poprzez zastępstwa. Na czas nieobecności dyrektor deleguje na piśmie kluczowe kompetencje na osobę upoważniona. 12. Struktura organizacyjna i podział obowiązków gwarantuje bezpieczeństwo i rzetelność wykonywanych operacji gospodarczych i finansowych. 13. Delegowanie uprawnień i kompetencji należnych dyrektorowi, szczególnie w zakresie prowadzenia spraw finansowych, zamówień publicznych oraz opieki i wychowania odbywa się w formie pisemnej w granicach obowiązujących przepisów prawa Zadania podejmowane przez szkołę podlegają ocenie w pięciostopniowej skali ryzyka. Ryzyko szacuje się według metody jakościowej jako iloczyn czynników częstotliwości wystąpienia zjawiska niepożądanego i jego skutek, każdy ujęty w pięć kategorii jakościowych. 2. Dla określonego poziomu ryzyka podejmuje się decyzje wykonawcze i projektuje działania zapobiegawcze, o ile zachodzi taka konieczność. Reaguje się na każdy poziom stwierdzonego ryzyka., dążąc nieustannie do jego zmniejszenia 3. Zarządzanie ryzykiem wspomaga proces decyzyjny w zakresie ustalania wartości wskaźników do zadań. Malejące ryzyko skutkuje zwiększeniem efektywności. 4. Ryzyko w przedmiocie bezpieczeństwa i higieny pracy oceniane jest wg odrębnych zasad. Prowadzi się ocenę ryzyka na każdym stanowisku pracy. 5. Analiza ryzyka oraz wnioski co do przedmiotu podejmowanych na tej podstawie działań podlegają dokumentowaniu. Analiza ryzyka jest dokonywana przez osoby kierownicze, przynajmniej raz w roku Wynik kontroli stanowią odpowiedź na zidentyfikowane ryzyko w podejmowanych działaniach. Celem kontroli jest zapewnienie zgodnego z prawem powszechnym i wewnętrznym, efektywnego, oszczędnego i terminowego wykonywania zdefiniowanych zadań. 2. Czynności kontrolne w ramach systemu kontroli zarządczej w szkole podejmuje dyrektor lub osoba przez niego wyznaczona w ramach prowadzonego nadzoru w celu zagwarantowania statutowej ciągłości działalności. 3. W celu prowadzenia działań kontrolnych dyrektor opracowuje narzędzia kontrolne adekwatne do poziomu ryzyka i rodzaju kontrolowanych zadań i używa ich zgodnie z określonym harmonogramem. 4. Kontrola zadań dydaktycznych podlega pod nadzór pedagogiczny, prowadzony w szkole na mocy odrębnych przepisów. 5. Kontrola higieny produkcji posiłków i higieny żywności ujęta jest w księdze HACCP. 6. Czynności kontrolne mają charakter diagnostyczny w celu sprawdzenia zgodności wykonywanych zadań z założeniami i planami i standardami oraz prognostyczny w celu przewidywania zagrożeń i możliwości lepszego wykonywania zadań. 7. Wprowadzenie i stosowanie mechanizmów kontrolnych nie może generować kosztów wyższych niż wartość korzyści dzięki nim uzyskanych. 8. Mechanizmy kontroli i nadzoru oraz wynikające z nich narzędzia służą ochronie wszystkich zasobów szkoły. Każdy pracownik odpowiada za dbałość o powierzone mu mienie oraz zasoby przeznaczone do wspólnego użytku. 9. Szczególną dbałością otacza się budżetowe i pozabudżetowe środki finansowe. 10. Operacje finansowe i gospodarcze podlegają udokumentowanym procesom kontroli i nadzoru ujętym w regulaminie kontroli finansowej z poszanowaniem odrębnych przepisów 11. W szkole prowadzi się rzetelne i pełne dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych z wykorzystaniem narzędzi informatycznych. Operacje finansowe podlegają weryfikacji przed i po realizacji.

5 12. Wszystkie operacje finansowe są autoryzowane przez dyrektora szkoły i nadzorowane przez głównego księgowego. 13. Dyrektor prowadzi monitoring terminowości regulowania zobowiązań finansowych. 14. Zadania dotyczące zamówień publicznych są realizowane zgodnie z odrębnym regulaminem. Dyrektor prowadzi nadzór nad poprawnością realizacji zadań podlegających szczegółowym przepisom o zamówieniach publicznych. 15. Decyzje dotyczące zakupów, wynajmowania i dzierżawienia są podejmowane w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty na zasadach bezstronności i podlegają dokumentowaniu w tym zakresie. 16. Dane zgromadzone w systemach informatycznych podlegają bieżącej aktualizacji, zabezpieczeniu i kontroli dostępu poprzez system haseł, zgodnie z przepisami prawa oraz w celu zapewnienia ciągłości działalności szkoły. 17. Systemy informatyczne podlegają ochronione poprzez zastosowanie legalnych, aktualizowanych rozwiązań programowych i sprzętowych Wszyscy pracownicy szkoły mają dostęp do wiarygodnych informacji w celu wykonywania zadań zgodnie z prawem, terminowo, efektywnie i oszczędnie. 2. W szkole funkcjonuje system obiegu informacji uwzględniający stopnie jej ważności. Zarządzanie informacją kryzysową podlega szczególnym uregulowaniom. 3. Informacje dla pracowników, uczniów, ich rodziców/opiekunów oraz innych klientów szkoły są udostępniane w widocznym miejscu oraz publikowane na stronie internetowej szkoły. 4. Przepływ informacji pomiędzy szkołą i organem prowadzącym jest realizowany w szczególności poprzez kontakt telefoniczny z koordynatorami ds. ekonomicznych i organizacyjnych, pocztę elektroniczną, elektroniczny obieg dokumentów oraz poprzez wymianę informacji w ramach systemów zarządzania informacją oświatową na Platformie Edukacyjnej oraz w programie PABS. 5. Efektywność narzędzi komunikacyjnych podlega nadzorowi dyrektora szkoły a nadzór ten jest dokumentowany. 6. Wnioski z prowadzonej kontroli zarządczej oraz procesu jego ewaluacji są omawiane przynajmniej raz w roku podczas spotkania z pracownikami szkoły za szczególnym uwzględnieniem podnoszenia efektywności Każdy pracownik ma prawo zgłaszania dyrektorowi uwag odnośnie systemu kontroli zarządczej. Podejmowanie działań służących zwiększeniu efektywności pracy jest prawem i obowiązkiem każdego pracownika szkoły. 2. Każdy pracownik szkoły zapoznaje się z regulaminem kontroli zarządczej. Informacja o tym fakcie jest umieszczona w rejestrze. Nowozatrudnieni pracownicy zapoznają się z regulaminem przed podjęciem czynności służbowych.