Spis treści. Copyright Neureka Michał Pasterski. Wszystkie prawa zastrzeżone.

Transkrypt

1

2 Spis treści Wstęp... 2 Zrzuć to z głowy... 3 Narzędzia nawyków Zen To Done Gromadzenie Przetwarzanie Planowanie Działanie Jak zacząć? Prosty, godny zaufania system Porządkowanie Przeglądanie Upraszczanie Ustalanie procedur Odkrywanie pasji Zakończenie Copyright Neureka Michał Pasterski. Wszystkie prawa zastrzeżone. 1

3 Wstęp Stos papierów, plątanina myśli, masa rzeczy do zrobienia Miewasz czasami momenty, w których wszystko Cię po prostu przerasta? W których natłok zadań jest nie do wytrzymania? Kiedyś taki stan umysłu był dla mnie porządkiem dziennym. Nie mogłem przez to spać. Zamykając oczy przez moją głowę przelatywały dziesiątki myśli na temat tego, co jest jeszcze do zrobienia. Nie było mowy o odpoczynku. Nasz umysł jest niesamowitym narzędziem, ale nie jest stworzony do zarządzania chaotyczną pracą w nowoczesnym społeczeństwie. Jeśli będziesz od niego oczekiwać, że zawsze i wszędzie będzie pamiętać o Twoich zadaniach, o tym co masz do zrobienia, szybko się rozczarujesz. Zarządzając sobą bez pomocy żadnego zewnętrznego systemu, skazujesz siebie na wielki chaos i ciągłe gubienie się w codziennych obowiązkach. Możesz zrzucić ten chaos ze swoich barków, przy okazji kilkakrotnie zwiększając swoją efektywność. W jaki sposób? Wprowadzając w swoim życiu system produktywności Zen To Done (ZTD) autorstwa Leo Babauty. To zestaw nawyków związanych z organizowaniem siebie i swojej pracy. Ta metoda jest kluczem do efektywnego działania w pełni koncentracji. Uwalnia umysł od chaosu i tworzy przestrzeń do skutecznej pracy. 2

4 Zrzuć to z głowy Zen To Done (ZTD) to idealne rozwiązanie dla osób mających sporo rzeczy na głowie, bez względu na charakter pracy. Jako osoba, która zawsze ma masę planów, pomysłów i projektów do realizacji w pewnym momencie zdałem sobie sprawę, że mój własny (nie do końca ustrukturyzowany) system notowania i planowania zadań po prostu już mi nie wystarcza. Pamiętam, jak jeszcze zanim zacząłem korzystać z systemów produktywności, moja głowa była cały czas pełna myśli przypominających mi o każdym zadaniu, które mam do zrobienia. Ten chaos nie pozwalał mi efektywnie działać i wywoływał zmęczenie. Ciągle o czymś zapominałem, coś gubiłem, z czegoś musiałem rezygnować. Szukając rozwiązania tego problemu trafiłem na system Davida Allena, Getting Things Done (GTD). Metodologia była z początku bardzo atrakcyjna, okazała się jednak dość skomplikowana i wymagająca sporych nakładów pracy przy wdrażaniu. Z mojej perspektywy jest to dobre rozwiązanie dla osób, które mają prawdziwy nawał pracy i ogrom najróżniejszych zadań i projektów na głowie. To dobra metodologia dla osób pracujących w dużych firmach lub korporacji. Mnogość różnych kategorii i kryteriów dzielenia swojej pracy dla niektórych będzie skuteczna, ale może też odstraszyć. Owszem, jest to system, który działa świetnie i wiele osób bardzo go sobie ceni. Mimo to ja szukałem czegoś prostszego co ma mniej etapów i mniej procedur a jednocześnie wciąż jest tak samo skuteczne. 3

5 Szybko potem trafiłem na prostszą wersję GTD, czyli Zen To Done. Jej twórcą jest Leo Babauta, autor bloga Zen Habits ( Przyznam, że lubię prostotę i opcja ZTD spodobała mi się bardziej. Mimo, że wtedy byłem dość zapracowany, to ZTD pozwoliło mi szybko oczyścić umysł i przywrócić efektywność działania. Leo Babauta w swoim ebooku opisującym ZTD wymienia różnice między GTD a ZTD. Głównie chodzi o to, że GTD skupia się na całym zestawie nawyków do wprowadzenia w życie na raz, co dla niektórych może być problematyczne. ZTD polega na zmianie tylko jednego nawyku w danej chwili. GTD może też wydawać się zbyt skomplikowane w swojej strukturze, od czego autor bloga Zen Habits chciał odejść w swojej metodologii. 4

6 Co zrobi dla Ciebie metoda ZTD? 1. Odciąży umysł. Uwolni od ciągłego myślenia o zbliżających się terminach; 2. Uporządkuje wszystkie projekty i pomoże podjąć dobre decyzje co do dalszych kroków; 3. Pozwoli działać lepiej i szybciej, umożliwiając efektywne wykonywanie wcześniej zaplanowanych zadań; 4. Umożliwi głęboki, prawdziwy odpoczynek. Efekty pracy z ZTD widać już w pierwszych dniach wdrażania systemu. Po pierwszym tygodniu mojej przygody z tym narzędziem robiłem już znacznie więcej w tym samym czasie co wcześniej, jednocześnie będąc bardziej skoncentrowany i zrelaksowany. 5

7 Narzędzia ZTD jest bardzo prostym systemem, który składa się z kilku nawyków. Oznacza to, że kluczem jest tutaj praca nad wprowadzeniem do swojego życia pewnych powtarzalnych czynności, do których będziesz wracać codziennie lub raz na jakiś czas (w zależności od danego nawyku). Stosowanie systemu ZTD tak naprawdę zajmuje bardzo mało czasu zazwyczaj jest to kilka minut dziennie. Poza tym raz lub dwa razy w tygodniu będziesz chciał spędzić trochę więcej czasu na planowaniu i przeglądaniu list rzeczy do zrobienia. Czego będziesz potrzebować aby korzystać z ZTD? Poniżej proponuję Ci zestaw narzędzi, dzięki którym będziesz mógł wdrożyć nawyki ZTD w życie. Zaznaczam, że to jest tylko propozycja i nie musisz się do niej stosować, aby z powodzeniem korzystać z metodologii Leo Babauty. Forma pracy, którą proponuję, jest z mojego doświadczenia najwygodniejsza, ale zawsze to jest kwestia indywidualna. Sprawdź, co jest najlepsze dla Ciebie i dostosuj narzędzia do własnych potrzeb. 6

8 Dla miłośnika papieru W konfiguracji papierowej przyda Ci się prosty zeszyt lub notatnik w linię lub w kratę oraz kalendarz z widokiem tygodniowym. Oczywiście możesz użyć kalendarza z innym widokiem (np. jedna kartka to jeden dzień), lecz widok tygodniowy daje Ci szerszą perspektywę, co ułatwia planowanie kolejnych dni. Zeszyt lub notes będzie Ci potrzebny do nawyku gromadzenia, a kalendarz do planowania i zarządzania swoją pracą. Ja korzystam z kalendarza Moleskine w wersji B5 z widokiem tygodniowym. Jego prostota, przejrzystość i bardzo wysoka jakość wykonania sprawiły, że korzystam z tego samego modelu już trzeci lub czwarty rok z rzędu. Dla miłośnika nowych technologii Istnieje bardzo duża ilość narzędzi do zarządzania swoją pracą, z których można korzystać na komputerze. Niektóre z nich można ściągnąć na własny komputer, inne są dostępne z poziomu przeglądarki. Tutaj zaproponuję Ci proste i darmowe rozwiązanie, jednak zachęcam Cię też do przetestowania innych, opisanych przeze mnie w strefie użytkownika Life Architect dostępnej online. Niektóre, płatne narzędzia posiadają mnogość funkcji, które mogą być dla Ciebie źródłem nowych możliwości. 7

9 W tej konfiguracji warto skorzystać z narzędzi Google dokumenty (Google Docs) i kalendarz (Google Calendar). Dokumenty Google pozwolą Ci tworzyć proste arkusze kalkulacyjne, w których będziesz gromadzić wszelkie zadania do zrobienia. Kalendarz Google jest prostym, przejrzystym i funkcjonalnym kalendarzem, który wysyła maile oraz smsy jako przypomnienia. Ma też kilka innych przydatnych funkcji (np. dzielenie jednego kalendarza z innymi osobami). Oprócz tego możesz też wypróbować jedno z narzędzi do tworzenia list to-do na komputerze, np. Zaletą tych bardziej nowoczesnych rozwiązań jest to, że możesz ich używać również na swoim telefonie. Wiele osób zupełnie rezygnuje z papieru i komputera w procesie zarządzania swoimi zadaniami i powierzają to w całości urządzeniom mobilnym. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, bo wtedy nie musisz nosić ze sobą nic dodatkowego i masz dostęp do swojego kalendarza z różnych urządzeń, w różnych miejscach. Oczywiście narzędzia papierowe i te wirtualne można łączyć. Ja aktualnie korzystam z papierowego kalendarza do planowania tygodnia, z dokumentów Google do gromadzenia wszystkich zadań w ramach różnych projektów, oraz z aplikacji mobilnej do bieżącego notowania i powiadomień. Dokładniejszy opis mojej konfiguracji i sposobu korzystania z Zen To Done wraz ze zdjęciami umieściłem w strefie użytkownika w dokumencie Mój sposób na Zen To Done. ZTD jest bardzo elastycznym systemem pozwala na ciągłe wprowadzanie modyfikacji ułatwiających nam zarządzanie sobą w czasie. Co jakiś czas eksperymentuj z nowymi narzędzami i sprawdzaj, co jest dla Ciebie najlepsze. Czas na to, abyś poznał wszystkie nawyki Zen To Done. 8

10 10 nawyków Zen To Done Zen To Done to zestaw 10 nawyków. Oto one: 1. Gromadzenie 2. Przetwarzanie 3. Planowanie 4. Działanie 5. Prosty, godny zaufania system 6. Porządkowanie 7. Przeglądanie 8. Upraszczanie 9. Ustalanie procedur 10. Odkrywanie pasji Pierwsze cztery to podstawa one są najważniejsze i stanowią rdzeń systemu ZTD. Pozostałe sześć nawyków jest opcjonalne, jednak wzięcie ich pod uwagę również daje znaczne korzyści. 9

11 1. Gromadzenie Jak działa umysł osoby, która ma dużo na głowie? Pewnie miałeś okazję doświadczyć takiego stanu, gdy nie chcąc zapomnieć o istotnych rzeczach, Twój mózg cały czas przywoływał myśli o zadaniach i projektach, które miałeś do zrobienia. Ciągłe myślenie o tych wszystkich rzeczach, które są do zrobienia budziło uczucie przytłoczenia i znużenia. Takie psychiczne zmęczenie może stać się bardzo uciążliwe i jest dość sporą przeszkodą na drodze do koncentracji na tym co w danej chwili akurat robimy. Dlatego tak niezwykle ważne jest, aby cały ten chaos po prostu zrzucić z głowy i przelać na papier. Nawyk gromadzenia jest bardzo prosty. Główne założenie jest takie, aby mieć jak najmniej miejsc, w których będziesz gromadzić rzeczy do zrobienia. Najlepiej jedno miejsce na biurku, gdzie znajdą się wszystkie papiery, karteczki, rzeczy do zrobienia, które mają fizyczną postać, oraz drugie miejsce do zapisywania wszelkich pomysłów, planów, zadań które chodzą Ci po głowie. Gromadzenie zaczynasz od zbierania ze swojego otoczenia wszystkich papierów i innych materialnych rzeczy. Przejrzyj szafki, sprzątnij biurko, zdejmij wszystko ze swojej tablicy korkowej. Zbierz to w jednym miejscu na biurku (może to być jakiś koszyk, pudełko, cokolwiek) i na razie tam pozostaw. Realizując drugi nawyk będziesz mieć możliwość przejrzenia każdej z tych rzeczy i decydowania co z nimi dalej zrobisz. 10

12 Najważniejsze jest jednak gromadzenie rzeczy, które są w Twojej głowie. Otwórz notatnik, zeszyt lub dokument na komputerze i zacznij spisywać wszystko, co chodzi Ci po głowie. Każdy pomysł, każde zadanie, każdy projekt, który jest do zrobienia. Ten proces może trochę potrwać. Nawet jeśli będziesz potrzebować na to godzinę lub dwie, poświęć ten czas, ponieważ jest to najważniejszy element ZTD. Tylko jeden raz będziesz to robił aż tak długo później do tej listy dopisujesz tylko to, co na bieżąco pojawia się w Twojej głowie. Nie wpisujesz tam tylko i wyłącznie rzeczy zawodowych i związanych z pracą czy rozwojem. Ma tam się znaleźć każda rzecz do zrobienia, która Ci przychodzi do głowy! Wpisuj tam również nawet pozornie mało ważne rzeczy, takie jak zakup nowego pióra, wymiana klawiatury, telefon do znajomego w sprawie imprezy urodzinowej, rezerwacja biletów do kina. Odciąż swój umysł całkowicie, przelewając na papier absolutnie każdą rzecz do zrobienia. Jeśli chcesz, możesz zrobić sobie w notesie zakładki, oddzielając zadania związane z pracą od kwestii związanych z rozwojem, pracami domowymi czy innymi projektami. To pozwoli Ci utrzymać porządek i ułatwi późniejsze przeglądanie zawartości notatnika. 11

13 Gdy już zapiszesz wszystko, zwróć uwagę jak przyjemnie lekka stała się Twoja głowa. Twój umysł teraz wie, że nie musi bombardować Cię przypomnieniami w formie natrętnych myśli, bo wszystko jest zapisane i możesz do tego zajrzeć w każdej chwili. Najlepiej abyś nosił ten notes przy sobie. W każdej chwili możesz sobie przypomnieć o czymś ważnym co masz do zrobienia. Kluczem pierwszego nawyku jest to, abyś zapisywał pomysły w chwilę po tym jak pojawią się w Twojej głowie, zanim o nich zapomnisz. Dzięki temu nie dopuścisz do sytuacji, w której Twój umysł znowu stałby się przeciążony masą powracających myśli. Alternatywą jest przejrzysta i wygodna aplikacja w telefonie, w której będziesz mógł zapisywać wszystkie notatki, które później (w razie potrzeby) przeniesiesz do notesu lub na komputer. Trzymając wszystkie informacje o zadaniach w jednym notesie zawsze będziesz wiedział gdzie spojrzeć aby mieć dostęp do każdej 12

14 ważnej rzeczy, którą chcesz zrobić. To da Ci odprężenie, luz i koncentrację, a także znacznie zwiększy Twoją produktywność. A w efekcie pozwoli znacznie szybciej osiągać każdy cel, który sobie zaplanujesz. O nawyku gromadzenia wiesz już wszystko co jest Ci potrzebne. Teraz możesz zabrać się za wprowadzenie go w życie. Najlepiej będzie, jak przed przystąpieniem do czytania dalszej części tej książki będziesz już miał wszystkie swoje zadania i projekty zgromadzone w jednym notatniku. Wtedy będziesz gotów aby przystąpić do przetwarzania jego zawartości, planowania tygodnia oraz działania. Jeśli jeszcze nie masz żadnego notatnika lub zeszytu i planujesz się w taki zaopatrzyć, po prostu pisz na kartce. Zawsze możesz zawartość kartki przepisać do notatnika, gdy już taki nabędziesz. Gdy już wszystko zgromadziłeś i masz listę zadań, pomysłów, idei i rzeczy do zrobienia, czas aby coś z tym zrobić. I tutaj pojawia się drugi nawyk. 13

15 2. Przetwarzanie Pytanie leżące u podstaw drugiego nawyku brzmi: co mam zrobić z tymi wszystkimi rzeczami, które zgromadziłem?. Nawyk przetwarzania polega na przeglądaniu zgromadzonych zadań i podejmowaniu szybkich decyzji co do tego, co dalej z nimi zrobić. Należy czynić tak aż do momentu, w którym przetworzysz każde zadanie ze swojego notatnika oraz każdy papier ze swojego biurka. Najważniejszy jest element podejmowania decyzji. Główną przyczyną prokrastynacji jest właśnie odkładanie decyzji co do tego co mamy do zrobienia na później, przez co zadania są odkładane w nieskończoność. Przeglądając to co wcześniej zgromadziłeś podejmuj decyzje co do każdej rzeczy, która tam się 14

16 znajduje inaczej pozwolisz na to, aby rzeczy się tam zbierały bez końca. Nawyk przetwarzania możesz realizować raz dziennie, raz na 3, 4 dni, lub raz na tydzień. Wszystko zależy od tego jaki jest charakter Twojej pracy i jak dużo spraw masz na głowie. Obserwując swoje potrzeby sam znajdziesz optymalny sposób na wprowadzenie tego nawyku w życie. Jak przetwarzać? Otwórz notatnik, zacznij od góry, przeczytaj pierwszą pozycję i zrób jedną z poniższych rzeczy: Zrób to od razu, gdy jest to zadanie, które zajmie Ci mniej niż 2 minuty. Nie ma sensu dodawać tego na swoją listę zadań do zrobienia, gdy możesz mieć to z głowy w krótką chwilę. Przełóż na później, jeśli jest to coś, co zajmie Ci więcej niż 2 minuty. Wpisz na swoją to-do listę albo na listę zadań na ten tydzień. Pozostaw, jeśli w tej chwili nie wiesz kiedy daną rzecz chcesz zrealizować. Możesz dopisać obok np. październik, aby wiedzieć kiedy się tym pomysłem bardziej zainteresować. Twórca ZTD raczej radzi, aby nic nie zostawiać w miejscu zgromadzonych rzeczy. Mimo to są czasem zadania, którymi nie chcemy w danej chwili sobie zawracać głowy, ale wiemy, że za dwa miesiące się za nie zabierzemy. Wtedy możesz takie zadanie przepisać w inne miejsce oznaczone na później, lub tak jak ja po prostu zostawić je z dopiskiem mówiącym o tym kiedy się nim zająć. 15

17 Deleguj, jeśli nie jesteś odpowiedzialny za realizację tego zadania. Gdy już przekażesz je innej osobie, możesz usunąć to zadanie ze swojej listy. Usuń, jeśli jest to coś mało ważnego. Zawsze znajdą się rzeczy, których tak naprawdę nie musisz robić nie bój się tego po prostu skreślić. Pewnymi rzeczami nie warto sobie zawracać głowy. Przetwórz w ten sposób wszystkie swoje zgromadzone zadania tak aby podjąć konkretną decyzję co do każdego z nich. 16

18 3. Planowanie Nawyk planowania polega na konkretnym rozplanowaniu naszych zadań na przestrzeni najbliższych dni. Robimy to po to, aby wiedzieć co mamy zrobić i kiedy to zrobić, bo inaczej zbyt wiele zadań byłoby przekładanych na później. Pierwszy etap planowania to lista tygodniowa. Twoje zadanie jest proste każdego tygodnia robisz listę rzeczy, które w najbliższym tygodniu chcesz zrealizować. To będą te duże kamienie, które stanowią najważniejszą część tego czym się zajmujesz. Tą listę możesz tworzyć równolegle z procesem przetwarzania, przepisując z notatnika zadania, które chcesz wykonać w danym tygodniu. Gdy już masz wypisane te najważniejsze rzeczy, na listę tygodniową dopisujesz resztę mniejszych zadań. 17

19 Raz dziennie tworzysz listę dzienną, która jest po prostu listą rzeczy do zrobienia na dany dzień. Ja na listę dzienną przepisuję rzeczy z listy tygodniowej, chyba, że coś dodatkowego wpada mi do głowy. Skupiasz się tutaj na najważniejszych zadaniach dnia (maksymalnie 3 dziennie) wpisując je na szczycie listy, a potem dopisujesz zadania mniej ważne. Obie listy możesz tworzyć w tym samym miejscu, który używasz do nawyku gromadzenia, ale osobiście polecałbym inne rozwiązanie. Zastanów się nad dodatkowym notesem lub kalendarzem, gdzie będziesz przechowywać bardziej bieżące sprawy. Planując nie musisz ustawiać zadań godzinowo. Możesz po prostu zrobić luźną listę rzeczy do zrobienia, później podejmując decyzję na temat tego co kiedy zrobisz. To daje Ci większą elastyczność i luz, którego czasem może brakować gdy (mając ustalone dokładne godziny) wykonanie jednego zadania się przedłuży i będzie trzeba przesuwać wszystkie pozostałe. 18

20 4. Działanie Najważniejszy etap każdego systemu produktywności. Działaj. Wybierz zadanie z listy dziennej, po czym je wykonaj. Kilka wskazówek dotyczących nawyku działania: Rób jedną rzecz naraz. Wpadając w multitasking Twoja praca traci na jakości oraz przedłuża się, co jest wielkim ciosem dla twojej produktywności. Skup się na jednym zadaniu i nie rób nic innego, dopóki nie skończysz. Zacznij od rzeczy najważniejszych. Kiedyś miałem zwyczaj zaczynania dnia od tych najmniej istotnych zadań, które były najłatwiejsze do zrealizowania. W efekcie, gdy wszystko co mało ważne było zrobione, nie miałem już siły i zdolności do koncentracji aby podjąć się tych ważniejszych zadań. Teraz zaczynam dzień robiąc to co najistotniejsze, dzięki czemu mam pewność, że zostanie to zrealizowane. Jeśli podczas działania przypomni Ci się, że coś miałeś zrobić (wykonać jakiś telefon lub sprawdzić ważną informację), nie przerywaj swojej pracy a jedynie dopisz nową myśl na listę dzienną. Wtedy będziesz mógł zająć się tym jak tylko skończysz to co robisz teraz. Nagradzaj się, jak już uda Ci się wykonać konkretne zadanie. Zrób sobie przerwę, ciesz się dobrze wykonaną pracą, odpocznij trochę. Jesteś bliżej o krok do osiągnięcia swoich celów! 19

21 To były cztery najważniejsze nawyki systemu Zen To Done. Skup się na nich najpierw, wprowadzając je w swoje życie. Ich realizacja da Ci ogromne korzyści solidnie zwiększając Twoją produktywność. Pozostaje jeszcze tylko kwestia tego jak wprowadzić powyższe nawyki i w jaki sposób z nich korzystać. O tym poniżej. 20

22 Jak zacząć? Implementując ZTD w swoim życiu pamiętaj, aby nie rzucać się na wszystkie nawyki na raz. Jeśli nie masz doświadczenia w wyrabianiu nawyków, polecam Ci skupić się na jednym nawyku w danej chwili. Gdy po tygodniu lub dwóch nawyk wejdzie Ci w krew, weź się za kolejny. Natomiast jeśli już wiesz jak wyrabiać nawyki i odniosłeś na tym obszarze w swoim życiu kilka sukcesów, wtedy możesz zaszaleć i zabrać się za pracę nad dwoma, ewentualnie trzema nawykami jednocześnie. Pamiętaj, że nie musisz robić wszystkiego na raz. Najtrwalsze zmiany wprowadzane są krok po kroku. Jeśli chcesz mieć efekt, zrób to dobrze i dokładnie, a nie szybko i powierzchownie. W końcu istnieje bardzo duża szansa, że ten system będzie Ci towarzyszyć przez wiele, wiele lat! Dlatego zadbaj o to, aby Twój umysł przystosował się do nowego sposobu organizacji czasu i pozwól mu wyrobić sobie solidne, dobrze działające nawyki. Pierwsze cztery nawyki wystarczą Ci do tego, aby w pełni korzystać z możliwości ZTD. Dodatkowe nawyki pozwolą Ci natomiast zwiększyć skuteczność tej metody. Wybierz te, które najbardziej Ci odpowiadają i przenieś swoją produktywność na kolejny poziom. Skupiają się one głównie na stworzeniu spójnego i prostego systemu, którym zarządzanie będzie przede wszystkim wygodne. Najbardziej zachęcający jest fakt, że z listy dodatkowych nawyków możesz wybrać tylko dwa lub trzy, które wniosą najwięcej zmian w skuteczności Twojego systemu. 21

23 5. Prosty, godny zaufania system Ten nawyk polega na utworzeniu spójnego, prostego systemu, z którego będziesz mógł wygodnie korzystać. Autor proponuje stworzenie kilku (im mniej, tym lepiej) list kontekstowych, które będą dzielić Twoje zadania na kilka kategorii: praca, prywatne, spotkania, telefony, oczekujące (sprawy przekazane komuś innemu, w przypadku których czekasz na odpowiedź/raport). To tylko przykład prostego podziału, który znacznie ułatwi zarządzanie systemem. Podział ten możesz wprowadzić albo w notatniku, w którym gromadzisz pomysły i zadania, albo w notesie ze sprawami bieżącymi. Ja korzystam z list kontekstowych w ramach mojej pracy z dokumentami Google. Posiadam różne arkusze w zależności od projektu: Blog, Life Architect, Szkolenia, Coaching, itp. To pozwala mi utrzymać porządek i łatwy dostęp do poszczególnych list. 22

24 6. Porządkowanie Ten nawyk jest zestawem czynności, które możesz robić aby utrzymać swój system uporządkowany. Warto o tym pamiętać, ponieważ nawet najlepszy system po jakimś czasie może stać się nieprzydatny, jeśli pozwolimy na uzbieranie się śmieci czy pogubienie ważnych papierów. Oto w jaki sposób możesz utrzymać porządek: Miej jeden system. Wszystkie papiery, które trafiają na Twoje biurko lub do Twojej skrzynki pocztowej składuj w jednym miejscu. Przetwarzaj zawartość tego miejsca raz na jakiś czas. Zawsze pamiętaj o tym, aby było to jedyne miejsce, w którym mieści się to co jest istotne. Znajdź miejsce. Za każdym razem gdy chcesz coś odłożyć w pierwszym lepszym miejscu, zastanów się czy na pewno jest to miejsce na tą rzecz. Pomyśl, gdzie powinno się to 23

25 znaleźć i odłóż to na prawidłowe miejsce. Dzięki temu zapobiegniesz uzbieraniu się masy rzeczy w miejscu, gdzie tak naprawdę potrzebujesz przestrzeni i porządku. Stwórz archiwum. Niektóre papiery, kartki z zadaniami, i inne ważne rzeczy odkładamy do wglądu na później. Miej jedno archiwum, gdzie będziesz odkładać rzeczy, którymi chcesz się zająć innego dnia. Zwróć uwagę na okresy przejściowe. Okres przejściowy jest czasem między ukończeniem jednego zadania a rozpoczęciem innego. W tym czasie zadbaj o to, aby uporządkować miejsce pracy i przygotować się do kolejnego wyzwania. W innym przypadku trudno będzie Ci się skupić na tym co chcesz za chwilę zrobić. Oznaczaj. Miej markera lub długopis przy sobie i oznaczaj kartki, kartony, miejsca, w których składujesz papiery. Dzięki temu zawsze wiesz co gdzie jest. Mając uporządkowany system znacznie skuteczniej będziesz nim zarządzać. Zadbasz również o to, aby już nigdy więcej nic Ci się nie zgubiło. 24

26 7. Przeglądanie Ten nawyk jest niezwykle istotny i wydaje mi się, że ze spokojem mógłby należeć do tych obowiązkowych. Uproszczony Przegląd Tygodniowy, bo to jest gwóźdź programu, to cotygodniowe pół godziny spędzone na analizie swoich celów długo i krótkoterminowych oraz na planowaniu kolejnych kroków. Twórca ZTD określił kilka etapów, po których warto przejść aby dokonać sprawnego i skutecznego przeglądu tygodniowego: 1. Przejrzyj swoje cele długo i krótkoterminowe. Jeśli takich nie posiadasz, najpierw je sobie postaw. O tym jak stawiać cele, dowiesz się tutaj. Na początek wybierz jeden lub dwa cele długoterminowe, aby łatwiej było Ci się skupić na ich realizacji. Wypisz kroki, które są potrzebne do osiągnięcia tych celów to będą Twoje cele krótkoterminowe. Pierwszy etap przeglądu polega na analizie Twoich postępów. Sprawdzasz co udało Ci się w zeszłym tygodniu zrobić w kierunku osiągnięcia swoich celów i zastanawiasz się nad tym, co jest do zrobienia w dalszej kolejności. 2. Przejrzyj notatki. Chodzi tu głównie o miejsca, gdzie gromadzisz swoje zadania. Zobacz co jest jeszcze do zrobienia, przejrzyj miejsca gdzie odkładasz rzeczy do wglądu na później. 3. Przejrzyj kalendarz. Zobacz czy nie ma w nim czegoś, co by trzeba przenieść na kolejny tydzień. Sprawdź czy w nadchodzącym tygodniu masz jakieś ważne projekty lub zadania do wykonania. 4. Przejrzyj listy kontekstowe. Jeśli wprowadziłeś w swoje życie nawyk piąty, zrób przegląd swoich list kontekstowych. Usuń to co niepotrzebne, przenieś na listy zadań do zrobienia to co chcesz wykonać w najbliższym czasie. 25

27 5. Wyznacz najbliższe cele i ustal Kamienie Milowe. Zapisz cel krótkoterminowy na nadchodzące kilka dni i wypisz kroki, które są potrzebne do osiągnięcia tego celu. Utwórz listę tygodniową i wpisz na nią zadania, które w tym tygodniu chcesz wykonać. Ustal, które zadania są najważniejsze i oznacz je w odpowiedni sposób. Na wykonanie dobrego Uproszczonego Przeglądu Tygodniowego powinno Ci wystarczyć około 30 minut. Oczywiście czas ten może być zmienny w zależności od tygodnia i Twojego trybu pracy. Tak czy inaczej, dobry przegląd pozwoli Ci trzymać spójny system i być na bieżąco ze swoimi celami, co jest jedną z najważniejszych rzeczy na drodze do ich osiągnięcia. 26

28 8. Upraszczanie ZTD stawia na prostotę. Ten nawyk polega na upraszczaniu zawartości notatników, notesów, kalendarzy czy list do absolutnego minimum. Raz na jakiś czas zaplanuj sobie kilkanaście minut na nawyk upraszczania. Przejrzyj wtedy wszystkie miejsca gdzie masz zapisane zadania i usuwaj to, co niepotrzebne. Na pewno znajdzie się wiele pomysłów czy zadań, które już nie są aktualne lub po prostu się przeterminowały. Wyrzuć wszystko co tylko i wyłącznie zajmuje miejsce, bo te niepotrzebne rzeczy są źródłem chaosu w Twojej głowie. Zajmuj się tylko tym, co jest ważne. Mając wzgląd na swoje długoterminowe cele zawsze będziesz wiedzieć, czy dana rzecz jest istotna w kontekście Twoich planów czy nie. Jeśli nie, zastanów się nad eliminacją takiego zadania. Im mniej, tym lepiej. Wszystkie małe sprawy, których wykonanie zajmuje kilka/kilkanaście minut zbieraj w grupy i wyznacz jeden blok czasowy na ich wykonanie. Możesz nawet stworzyć dodatkową listę drobne sprawy i podejmować się ich wykonania na przykład po południu, gdy już uda Ci się wykonać Duże Kamienie na dany dzień. 27

29 9. Ustalanie procedur Ten nawyk pozwala uporządkować wszystkie mniejsze nawyki, które chcemy realizować w ciągu każdego dnia. Nie chodzi tu oczywiście tylko o nawyki ZTD ale również o wszystkie inne, takie jak medytacja, bieganie, czytanie, ćwiczenie technik wizualizacyjnych, robienie zakupów, itp. Dzięki ustaleniu tzw. rutyn, możesz zarządzać wszystkimi powtarzalnymi czynnościami i dbać o to, aby były one skrupulatnie realizowane. Nawyki możesz podzielić na: Sprawy zawodowe. Wypisz na kartce wszystkie czynności, które robisz w kontekście swojej pracy. Może to być: ustalanie celów, sprawdzanie skrzynki pocztowej, wykonywanie telefonów, robienie raportów, delegowanie zadań, i tak dalej. Sprawy prywatne. Ćwiczenia fizyczne, opłacanie rachunków, czytanie artykułów na blogach, spotkania z przyjaciółmi, zakupy czy czytanie ulubionych książek. Inne. Wszystko co nie mieści się powyżej. Wszystkie nawyki możesz zbierać w poszczególne grupy, które odpowiadają sobie czasem w ciągu dnia, kiedy są wykonywane. Przykładowo, zakupy można połączyć z załatwianiem spraw na poczcie, a poranną medytację ze sprawdzaniem poczty elektronicznej. W ten sposób możesz utworzyć poranną, popołudniową lub wieczorną rutynę, która będzie składać się z dwóch, trzech lub z większej liczby nawyków. Dzięki temu Twój dzień pozostanie uporządkowany a Ty nie zapomnisz o swoich nawykach. 28

30 Skład takich procedur możesz zapisać na osobnej kartce i powiesić gdzieś w widocznym miejscu. Nie musisz wpisywać ich na listę zadań dziennych, choć dopóki nie wyrobisz sobie nawyku wykonywania tych procedur, możesz tam wpisać na przykład poranne nawyki. Ponadto możesz ustalić procedury tygodniowe osobną listę, która będzie zawierać czynności, których nie robisz codziennie, a na przykład dwa lub trzy razy w tygodniu. 10. Odkrywanie pasji Ostatni punkt właściwie nie jest nawykiem, mimo to twórca ZTD uważa go za jeden z najważniejszych elementów swojego systemu. Chodzi tutaj głównie o to, że korzystanie z systemu Zen To Done ma największy sens, gdy to co robisz na co dzień sprawia Ci przyjemność. Jeśli tak nie jest, zacznij szukać swojej pasji. Robienie tego co lubisz da Ci całe pokłady motywacji do działania i będzie głównym motorem do osiągania swoich celów. Zakończenie To by było na tyle znasz już całość systemu produktywności Zen To Done! Powyższe nawyki stanowią istotny dodatek do czterech pierwszych, które są rdzeniem systemu. Teraz czas na eksperymentowanie wypróbuj każdy z dodatkowych nawyków w swoim życiu a następnie pozostaw te, które dają Ci najwięcej wartości i wprowadzają najbardziej pozytywne zmiany. 29

31 Ja w tej chwili korzystam głównie z przeglądania, upraszczania oraz ustalania procedur, ale raz na jakiś czas używam też pozostałych. Poznałem główne zasady systemu ZTD i od tamtego momentu tworzę już swój system, każdego dnia dostosowując go do swoich potrzeb. Urzeka mnie prostota tego co udało mi się stworzyć, bo dzięki temu mam czysty umysł a każde zadanie, które znajdzie się w moim kalendarzu, zawsze jest przeze mnie z przyjemnością odhaczane. Tobie również życzę takich sukcesów z aplikacją tego systemu. Wystarczy, że poświęcisz trochę swojej uwagi i koncentracji przez pewien okres czasu, skupiając się na dobrym oraz solidnym wprowadzeniu tego systemu w życie, a przez resztę swojego życia będziesz czerpał z tego wiele korzyści. A gdy już notatniki zostaną wypełnione a listy wypisane, zabierz się za to, co zawsze pozostanie najważniejsze do działania! Działaj i realizuj swoje cele, a Twoje marzenia spełnią się szybciej niż kiedykolwiek mogłeś się tego spodziewać. Ebook System Zen To Done w praktyce jest częścią programu zmiany osobistej Life Architect i nie może być rozpowszechniany jako osobny dokument. W razie pytań lub sugestii, napisz na biuro@lifearchitect.pl Copyright Neureka Michał Pasterski. Wszystkie prawa zastrzeżone. 30