Kamila Noworól, Janusz Sasak

Transkrypt

1 Kamila Noworól, Janusz Sasak Konsultacje społeczne w sprawach ważnych dla gmin wspomagane przez ICT - opis wdrażanej metody i procedury wraz z określeniem wskaźników, instrukcji i formularzy, sporządzony dla Urzędu Gminy Mucharz Oświecim sierpień

2 2

3 I. Założenia i metodyka opracowania procedury Partycypacja obywateli a konsultacje społeczne Podstawy opracowania procedury II. Procedura konsultacji w sprawach ważnych dla gmin wspomaganych przez ICT Cel procedury Zakres podmiotowy stosowania procedury A. Inicjatorzy konsultacji B. Uczestnicy konsultacji Zakres przedmiotowy procedury Zasady odpowiedzialności i uprawnień Postępowanie A. Wystąpienie uprawnionych podmiotów z inicjatywą konsultacyjną B. Decyzja o przeprowadzeniu konsultacji z mieszkańcami C. Ustalenie osób i zasobów biorących ze strony urzędu gminy udział w pracach nad przygotowaniem i przeprowadzeniem konsultacji D. Określenie zasięgu podmiotowego i przedmiotowego konsultacji, określenie harmonogramu konsultacji, wybór oraz przygotowanie form i metod konsultacji E. Ogłoszenie konsultacji wraz z upowszechnieniem niezbędnych informacji o ich przedmiocie F. Zbieranie informacji zwrotnych G. Weryfikacja i analiza pozyskanych informacji zwrotnych H. Przygotowanie sprawozdania z konsultacji I. Upowszechnienie informacji o wynikach konsultacji J. Rozstrzygnięcie władz gminy w kwestii przedmiotu konsultacji z informacją, jak na decyzję wpłynęły wyniki konsultacji Załączniki Załącznik 1. Procedura konsultacji z mieszkańcami rekomendowane instrumenty informacyjne i konsultacyjne Rodzaj informacji przekazywanych mieszkańcom na każdym etapie stosowania procedury konsultacji z mieszkańcami Kanały i narzędzia komunikacji społecznej rekomendowane do stosowania przez Urząd Gminy Narzędzia konsultacyjne w stosowaniu procedury konsultacji z mieszkańcami

4 Załącznik 2. Karty narzędziowe dla rekomendowanych tradycyjnych form informowania i konsultacji Procedura konsultacji z mieszkańcami instrumenty informacyjne, komunikaty Badania opinii i preferencji Spotkanie z mieszkańcami, dyskusja publiczna Załącznik 3. Karty narzędziowe dla rekomendowanych form informowania i konsultacji wykorzystujące technologie ICT - strona WWW i poczta elektroniczna Klasyczna strona Sondaż elektroniczny Ankieta elektroniczna Formularz kontaktowy Petycja elektroniczna Forum dyskusyjne Narzędzia oparte na poczcie elektronicznej Listy mailingowe Załącznik 4 Propozycja projektu uchwały Rady Gminy w sprawie zasad i trybu przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami Załącznik 5 Założenia procedury - Wyniki analizy SWOT oraz ankiety nt. kształtu procedury konsultacji w Gminie Mucharz SWOT - Urząd Gminy w Mucharzu ANKIETA DLA MODERATORÓW ZADANIE 5 Urząd Gminy w Mucharzu

5 I. Założenia i metodyka opracowania procedury 1. Partycypacja obywateli a konsultacje społeczne Zagwarantowanie partycypacji mieszkańców w podejmowaniu decyzji publicznych stanowi z jednej strony prawo obywatelskie, z drugiej obowiązek władz publicznych, w tym szczególnie władz samorządowych, ze względu na przyświecającą im zasadę subsydiarności. P. Buczkowski 1 w kontekście generalnego znaczenia zasady subsydiarności w sprawach publicznych, zauważa, że: Rzadko zwraca się uwagę na fakt, iż zasada subsydiarności wiąże się z innym zupełnie modelem społeczeństwa. Jest to wprawdzie model zbliżony do modelu przedstawicielskiego, lecz model bardziej partycypacyjny, umożliwiający samym jednostkom i grupom społecznym negocjowanie kształtu organizacji życia społecznego i reguł rządzących jego rozwojem ( ). Podkreśla się, że partycypacja mieszkańców jest podstawowym czynnikiem rozwoju społeczności lokalnej. Wg. P. Starosty rozwój wspólnoty należy traktować jako lokalnie inicjowany proces spontanicznego i planowego zarazem działania na rzecz zmiany ekonomicznych, społecznych, kulturowych i środowiskowych warunków funkcjonowania danej społeczności. Wielość i różnorodność aktorów, biorących udział w procesie rozwoju lokalnego, oznacza potrzebę koordynacji ich działań, ale również budowę partnerskich relacji, które pozwalają na uzyskanie efektu synergii. Wśród cech zarządzania gminą A.P. Wiatrak wymienia: 2 jednoznacznie zorientowanie na mieszkańców i sprzyjanie realizacji ich własnych celów i zadań, proste i zrozumiałe wartości, cele działania i zadania, zdolność do uczenia się zachodzących zmian i dostosowania się do zmiennych warunków, komunikowanie się z mieszkańcami w celu uzyskania ich akceptacji do podjętych działań przez gminę, motywujące oddziaływanie na zachowania mieszkańców zgodnie z przyjętą strategią. W praktyce i teorii zarządzania w sektorze publicznym wypracowano wiele modeli partycypacji publicznej (tzn. z ang. public participation partycypacja ogółu ). Jednym z popularniejszych modeli jest trzyszczeblowa drabina partycypacji (na Rysunku 1 w wersji odwróconej od najmniejszego poziomu angażowania obywateli). Zgodnie z tym ujęciem rozwój partycypacji ma charakter ewolucyjny. Minimalny standard działania władz demokratycznych w tym zakresie stanowi realizacja prawa dostępu do informacji publicznej (szerzej proces informowania). 1 P. Buczkowski, Sprawowanie władzy w perspektywie konfliktów lokalnych, [w:] P. Buczkowski P. Matczak Konflikt nieunikniony. Wspólnoty i władze lokalne wobec konfliktów spowodowanych rozwojem, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań 2001 (red.), s A.P. Wiatrak, Uspołecznienie przygotowania i realizacji strategii, w: J. Rutkowski, D. Stawasz (red.), Zarządzanie rozwojem lokalnym, Fundacja Współczesne Zarządzanie, Białystok 2005, s

6 Kolejny etap to konsultowanie oznaczające rozszerzenie relacji z obywatelami na wymianę informacji w procesie konsultacji (oczekiwanie informacji zwrotnej od obywateli, z ang. feedback). Dalsze pogłębienie relacji oznacza nawiązanie z obywatelami (zorganizowanymi i niezorganizowanymi) wielokierunkowych, interaktywnych i trwałych (permanentnych) relacji o charakterze sieciowym z włączeniem ich bezpośrednio w proces podejmowania decyzji publicznych. Oznacza to, że na poziomie relacji wykraczających poza informowanie, celem angażowania obywateli jest uzyskanie informacji zwrotnych, niezbędnych w zarządzaniu publicznym. Kolejne wyzwanie stanowi aktywna partycypacja, czyli uznanie prawa obywateli do dyskutowania i generowania niezależnych opcji polityk publicznych. 3 Rysunek 1. Poziomy partycypacji publicznej ku wielokierunkowym i interaktywnym relacjom z obywatelami Źródło: Opracowanie własne na podstawie modelu OECD. 3 W publikacji Engaging Citizens in Policy-making, OECD Public Management Policy Brief No. 10, July 2001,OECD wskazuje, że aktywna partycypacja stanowi nową granicę (newfrontier) dla państw członkowskich. 6

7 Odnosząc się do celów stawianych wobec zadania 5 Opracowanie i wdrożenie procedury konsultacji w sprawach ważnych dla gmin wspomaganych przez ICT, realizowanego w ramach projektu Urząd gminny sprawny i przyjazny, należy skupić się przede wszystkim na drugim poziomie relacji, czyli na konsultowaniu. Szczególne znaczenie ma zatem określenie czym są konsultacje społeczne? Według Międzynarodowego Stowarzyszenia na rzecz Partycypacji Publicznej (na Rysunku 2 model drabiny partycypacji wg IAP2) celem udziału społecznego na poziomie konsultacji jest uzyskanie informacji zwrotnych od społeczności na temat analizy sytuacji, rozwiązań alternatywnych i/lub decyzji. Ponieważ konsultowanie stanowi drugi stopień partycypacji, dla jego realizacji niezbędne jest jednocześnie prowadzenie procesu informowania publicznego, czyli dostarczania społeczności obiektywnych i wyważonych informacji, aby pomóc jej w zrozumieniu problemu, możliwych alternatyw, okazji i/lub rozwiązań. WZRASTAJĄCY POZIOM WKŁADU SPOŁECZNEGO Informowanie Konsultowanie Zaangażowanie Współpraca Umocowanie Cele partycypacji publicznej dostarczanie społeczności wyważonych i obiektywnych informacji, aby pomóc jej w zrozumieniu problemu, możliwych alternatyw,okazji i/lub rozwiązań uzyskanie informacji zwrotnych od społeczności na temat analizy sytuacji, rozwiązań alternatywnych i/lub decyzji bezpośrednia i stała praca ze społecznością, zapewniająca, że jej problemy i aspiracje są konsekwentnie rozumiane i brane pod uwagę partnerstwo ze społecznością w każdym aspekcie decyzyjnym, obejmujące rozwijanie możliwych alternatyw i identyfikację preferowanych rozwiązań przekazanie prawa podejmowania ostatecznych decyzji w ręce społeczności Obietnica dla społeczności będziemy cię informować będziemy cię informować, słuchać i uznawać twoje problemy i dążenia, oraz dostarczać informacji zwrotnych o tym, jak wkład społeczny wpłynął na podejmowane decyzje będziemy z tobą pracować w celu zapewnienia, że twoje problemy i dążenia są bezpośrednio odzwierciedlane wśród rozwiązań alternatywnych, a także będziemy dostarczać informacji o tym, jak wkład społeczny wpłynął na podejmowane decyzje będziemy oczekiwać twoich bezpośrednich rad i innowacyjnego podejścia do formułowanych rozwiązań oraz włączać twoje rady i rekomendacje do podejmowanych decyzji w maksymalnym możliwym zakresie będziemy wdrażać, to co zdecydujesz Rysunek 2. Poziomy zaangażowania społeczności w procesie partycypacji publicznej wg IAP2 Źródło: Opracowanie własne na podstawie International Association for Public Participation IAP2 Public Participation Spectrum 7

8 Oba poziomy udziału społecznego, inicjowane przez władze publiczne stanowią określone obietnice dla społeczności: wdrożenie procesu informowania to obietnica stałego przekazywania informacji obywatelom, wdrożenie poziomu konsultacji to obietnica informowania, wysłuchania i uznawania problemów i aspiracji społeczności i jej członków oraz dostarczanie informacji zwrotnych o tym, jak wkład społeczny wpłynął na podejmowane decyzje. Poniżej przedstawiono podział tzw. narzędzi partycypacyjnych oparty na katalogu zaprezentowanym przez Międzynarodowe Stowarzyszenie na rzecz Partycypacji Publicznej (IAP2). Stanowi on podstawę dla prowadzonych badań, analiz i propozycji wdrożeniowych 4, również w ramach Zadania nr 5 Opracowanie i wdrożenie procedury konsultacji w sprawach ważnych dla gmin wspomaganych przez ICT, realizowanego w ramach projektu Urząd gminny sprawny i przyjazny. W polskich realiach, w ramach realizacji prawa do informacji publicznej oraz na etapie procesu informowania, władze publiczne i administracja korzystać mogą lub mają obowiązek z instrumentów określonych jako techniki dzielenia się informacjami, a w tym z: narzędzi obligatoryjnych, do których w Polsce należą m.in.: instrumenty zawarte w przepisach prawa dotyczących dostępu do informacji publicznej, w tym w formie Biuletynu Informacji Publicznej, wynikające z prawa zagospodarowania przestrzennego wyłożenia planów przestrzennych, urzędowe obwieszczenia i komunikaty, wynikające z obowiązujących przepisów o charakterze ustawowym (prawo finansów publicznych, prawo zamówień publicznych, prawo ochrony środowiska, prawo budowlane itp.); narzędzi fakultatywnych takich jak np.: centra informacji, biura obsługi interesantów, biura terenowe, repozytoria informacji, archiwa, rejestry, drukowane materiały informacyjne (ulotki informacyjne, biuletyny) o charakterze publicznym i różnego rodzaju raporty, w tym o stanie jednostki, strony internetowe, reklamy i ogłoszenia w mediach, informacje dla mediów, konferencje prasowe, programy telewizyjne, przekazywanie informacji poprzez tradycyjne kanały dystrybucji: organy pomocnicze samorządu (rady osiedli, rady sołeckie, zebrania wiejskie), parafie, organizacje pozarządowe. 4 The IAP2 Public Participation Toolbox, IAP

9 Na etapie konsultacji społecznych władze publiczne i administracja mają do dyspozycji wszystkie wymienione instrumenty i techniki zbierania oraz dostarczania informacji zwrotnych, w tym: narzędzia obligatoryjne, do których w Polsce należą m.in.: instytucja konsultacji z mieszkańcami prowadzona na podstawie art. 5a ustawy o samorządzie gminnym, instytucja skarg i wniosków, prawo udziału w posiedzeniach kolegialnych organów władzy pochodzących z bezpośrednich wyborów, obowiązkowe konsultacje społeczne dokumentów planistycznych czy decyzji administracyjnych, w sferach przewidzianych przez przepisy prawa (m.in. prawo ochrony środowiska, prawo zagospodarowania przestrzennego, prawo budowlane); narzędzia fakultatywne takie jak np.: konsultacje z udziałem osób zaufania publicznego/lokalnych autorytetów, gorące linie, chat, badania opinii publicznej z wykorzystaniem dostępnych kanałów komunikacji (pocztowe, telefoniczne, internetowe), wywiady zogniskowane, głosowania dyskusyjne, debaty (np. z wykorzystaniem Internetu). W ramach realizacji prawa do aktywnego udziału obywateli z życiu publicznym na etapie aktywnego uczestnictwa, władze publiczne i administracja mają do dyspozycji wszystkie wyżej wymienione instrumenty, a także techniki współpracy w postaci: narzędzi obligatoryjnych, do których w Polsce należą: referendum lokalne, instrumenty wynikające z przepisów regulujących działalność pożytku publicznego; narzędzi fakultatywnych, takich jak: wieloletnie planowanie inwestycyjne o charakterze partycypacyjnym, budżety partycypacyjne, programy partnerstwa lokalnego, dotacje, programy grantowe, komitety doradcze, zespoły zadaniowe z udziałem mieszkańców, sesje strategiczne z udziałem obywateli, wysłuchania i przesłuchania publiczne, otwarte drzwi urzędów lub innych instytucji publicznych, jarmarki, festyny dla wspólnoty, sesje projektowe z udziałem mieszkańców i ekspertów, 9

10 spotkania z grupami mieszkańców, z wykorzystaniem różnych kanałów komunikacji, panele, ławy obywatelskie (sądy obywatelskie), techniki visioningu, techniki negocjacyjne i budowania konsensusu wykorzystywane do pracy z obywatelami. Wśród narzędzi i technik związanych z technologią internetową 5, które można wykorzystywać w celu wdrażania procesu partycypacji publicznej, w tym konsultacji społecznych, należą: instrumenty informacyjne, za które w odniesieniu do samorządowych serwisów internetowych uznaje się m.in.: zamieszczanie na stronie aktualności z życia gminy, posiadanie odrębnego serwisu informacji dla prasy, zamieszczanie druków i formularzy do pobrania, zamieszczanie katalogu usług świadczonych w urzędzie, posiadanie wydzielonego w menu e-biura obsługi interesanta, możliwość uzyskania w Internecie informacji o stanie sprawy, zamieszczanie tekstów uchwał i informacji o terminie sesji, a także protokołów z posiedzeń rady gminy, zamieszczanie aktualnych i wydzielonych w menu informacji o programach i planach działań samorządu gminy, wydawanie newslettera w wersji elektronicznej lub innego wydawnictwa ciągłego dostępnego w formie plików do ściągnięcia (np. w formacie PDF); instrumenty konsultacyjne (pozyskiwania informacji zwrotnych), za które w odniesieniu do samorządowych serwisów internetowych uznaje się m.in.: stosowanie tzw. gorącej linii, umożliwiającej szybki elektroniczny kontakt z urzędem, zazwyczaj z wójtem, głównie z wykorzystaniem usługi hot mail, udostępnianie tzw. czatu (chat) usługi internetowej pozwalającej prowadzić wieloosobowe konwersacje tekstowe w czasie rzeczywistym do kontaktów z przedstawicieli samorządu i urzędu z obywatelami (czy szerzej użytkownikami Internetu), sondaże (badania) internetowe, służące identyfikacji potrzeb mieszkańców, badania opinii na temat działań władz gminnych lub propozycji wiążących się bezpośrednio ze sprawami wspólnoty lokalne (np. w formie pytania o to, czy należy zmieniać nazwę ulic kojarzonych z poprzednim ustrojem), identyfikacji celów, priorytetów rozwoju czy zadań inwestycyjnych 5 Definicje usług i narzędzi internetowych oparto na Encyklopedii Internetu i Nowych Technologii NETOPEDIA. 10

11 zamieszczanie w serwisach dokumentów do konsultacji społecznych wraz z procedurą przekazywania informacji zwrotnych, zamieszczanie informacji o planowanych debatach i spotkaniach przedstawicieli władz gminy i urzędników z mieszkańcami, udostępnienie z poziomu strony głównej możliwości wysłania wiadomości elektronicznej (poprzez kliknięcie ikony adresu lub formularz wiadomości w postaci hotmail), prowadzenie księgi gości (rodzaju księgi pamiątkowej pozwalającej odwiedzającym witrynę www zaznaczyć swoją obecność i wyrazić opinię o stronach, adnotacja o odwiedzinach jest później udostępniona dla wszystkich na ogólnej stronie księgi). instrumenty współpracy, w obszarze technologii internetowych wykorzystywane przez polskie samorządy, to m.in.: prowadzenie forum dyskusyjnego (discussion forum) rozumianego jako miejsce, w którym użytkownicy sieci mogą wymieniać między sobą informacje, spostrzeżenia i dyskutować na dowolne tematy, inicjowanie debat publicznych w Internecie, prowadzonych zazwyczaj w formie usługi internetowej grup dyskusyjnych (newsgroup, wyodrębnione formalnie miejsca, w których można wymieniać z innymi osobami informacje i poglądy na określone tematy, w tym przypadku zdefiniowane przez przedstawicieli gminy)6 bądź w formie czatów tematycznych; traktowanych jako debata publiczna, poświęconych otwartej dyskusji na konkretny temat związany z zarządzaniem gminą, np. debacie na temat projektu dokumentu programowego. Nowe technologie informatyczne udostępniają szeroki zestaw technik i instrumentów służących zapewnianiu udziału społecznego w życiu publicznym. Należą do nich także np. infomaty, czyli multimedialne kioski informacyjne (łatwe w obsłudze komputery z ekranem dotykowym), rozpowszechniające informacje o usługach świadczonych przez administrację publiczną. Jeszcze inne obejmują techniki umożliwiające głosowanie na odległość. Nowe technologie informatyczne (ICT), stwarzające platformę dla interaktywnej i niskokosztowej współpracy z obywatelami. Do procesów konsultacji społecznych można również stosować wiele instrumentów zarządzania, nie mających bezpośrednio charakteru partycypacyjnego, jak np.: innowacyjne instrumenty programowania finansowego czy inwestycyjnego (budżet jako budżet partycypacyjny, plan przedsięwzięć inwestycyjnych otwarty na wnioski zewnętrzne); polityka zarządzania serwisem internetowym jednostki (interaktywne narzędzia w postaci 6 Definicja na podstawie NETOPEDIA. 11

12 np. forów mieszkańców, e-debat, chatów); narzędzia monitoringu i oceny realizacji dokumentów planistycznych (uwzględniające udział mieszkańców, poprzez komitety, ciała opiniodawcze, grupy fokusowe, czy badania sondażowe). Wdrażające partycypację obywateli władze publiczne mają zatem dostęp do szerokiej palety metod i technik. Tak więc, władze te przyczyniają się do rozwoju relacji ze społecznością podnosząc standard zarządzania, oparty na określonych z góry zasadach i procedurach (zarządzanie jakością, czy instrumenty organizacyjne, takie jak uelastycznianie struktury urzędu, powoływanie nowych jednostek organizacyjnych wyspecjalizowanych agencji, organów pomocniczych samorządu). Konsultowanie kształtu polityk i decyzji publicznych z mieszkańcami wymaga przestrzegania kilku podstawowych zasad: współpraca z mieszkańcami oznacza ich podmiotowe traktowanie jako strategicznych interesariuszy gminy(w przeciwieństwie do przedmiotowego traktowania np. jako tzw. opinii publicznej), włączanie mieszkańców we współdecydowanie stanowi obietnicę, której władze lokalne muszą dotrzymać, proces musi być wiarygodny, przejrzysty, oparty na jasnych zasadach, formy (narzędzia) współpracy, w tym konsultacji z mieszkańcami, trzeba dobierać i różnicować, kierując się potrzebami różnych grup mieszkańców. 2. Podstawy opracowania procedury Podstawę prawną dla wdrażania przez gminy procesu i procedury konsultacji społecznych w Polsce stanowi Ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r. (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz z późn. zm.), która w art. 5a stanowi: 1. W wypadkach przewidzianych ustawą oraz w innych sprawach ważnych dla gminy mogą być przeprowadzane na jej terytorium konsultacje z mieszkańcami gminy. 2. Zasady i tryb przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami gminy określa uchwała rady gminy. Propozycja procedury konsultacji w sprawach ważnych dla gmin wspomaganych przez ICT dla gminy Mucharz uwzględnia: 1. Opracowaną w ramach projektu, realizowanego w ramach projektu Urząd gminny sprawny i przyjazny Analizę z diagnozą stanu wyjściowego w obszarze konsultacji w sprawach ważnych dla gminy Mucharz, 2. Opracowaną przez Moderatorów w ramach konsultacji i spotkań warsztatowych analizę SWOT (Załącznik 5) wdrożenia procedury konsultacji w gminie Mucharz, 12

13 3. Wyniki ankiety pozyskanej z Urzędu Gminy na temat możliwości wdrażania procedury, w tym różnych form konsultacji, 4. Istniejący stan badań oraz praktykę w zakresie zarządzania procesem partycypacji publicznej. Autorzy niniejszego opracowania zastrzegają, że nie byli związani wynikami ankiety na temat możliwości wdrażania procedury, w tym różnych form konsultacji. Tworząc procedurę kierowali się przede wszystkim istniejącymi regulacjami prawnymi, zasadami i standardami zarządzania publicznego rekomendowanymi przez naukę oraz dobre praktyki w zakresie budowy relacji z mieszkańcami. Przedstawiona procedura oraz projekt uchwały (Załącznik 4) stanowią rekomendację autorów dla wdrożenia w gminie Mucharz. 13

14 II. Procedura konsultacji w sprawach ważnych dla gmin wspomaganych przez ICT 1. Cel procedury Przedstawiona procedura ma na celu realizację zapisów art. 5a ustawy o samorządzie gminnym. Procedura ma stwarzać warunki dla wzmacniania roli społeczności lokalnej w podejmowaniu decyzji publicznych w sprawach ważnych dla gmin, służąc rozwojowi demokracji oraz społeczeństwa obywatelskiego. W wyniku stosowania procedury oczekuje się wzrostu zaufania mieszkańców do władz gminy, podniesienia jakości podejmowanych przez samorząd lokalny decyzji, lepszej identyfikacji oraz hierarchizacji wyzwań, celów i potrzeb wspólnoty. Swoim zakresem przedmiotowym procedura ukierunkowana jest na stworzenie systemu przygotowywania i wdrażania procesu konsultacji w sprawach ważnych dla Gminy wspomaganych przez ICT. Obejmuje ona zatem: 1) Określenie form informowania i konsultacji stosowanych ze względu na dostępność i możliwości organizacyjno-techniczne Urzędu; 2) Określenie sposobu przygotowania i prowadzenia konsultacji, w tym szczególnie zasad: a) Wyznaczania osób odpowiedzialnych w Urzędzie za przygotowanie i prowadzenie konsultacji b) Tworzenia planu konsultacji, obejmującego: - Identyfikację uczestników konsultacji, - Opracowanie harmonogramu i budżetu konsultacji, - Dobór form i narzędzi 3) Określenie sposobu raportowania, w tym sporządzania sprawozdania z wyników konsultacji 4) Określenie zasad monitoringu i ewaluacji prowadzonych konsultacji. 2. Zakres podmiotowy stosowania procedury A. Inicjatorzy konsultacji Konsultacje z mieszkańcami mogą być przeprowadzane z inicjatywy: 1) Wójta Gminy Mucharz; 2) Rady Gminy; 3) lokalnych organizacji pozarządowych w zakresie ich działania, 4) rad jednostek pomocniczych, 14

15 5) w przypadku, gdy przedmiot konsultacji dotyczy całej Gminy, grupy co najmniej 5% mieszkańców Gminy, posiadających czynne prawo wyborcze w wyborach do władz gminy; 6) w przypadku, gdy przedmiot konsultacji nie dotyczy całej Gminy grupy co najmniej 20% mieszkańców posiadających czynne prawo wyborcze w wyborach do władz gminy, zamieszkujących obszar, którego dotyczy przedmiot konsultacji. B. Uczestnicy konsultacji Prawo udziału w konsultacjach przysługuje: wszystkim mieszkańcom Gminy lub, o ile konsultacja społeczna dotyczy określonej jednostki pomocniczej Gminy, mieszkańcom tej jednostki Gminy; określonej grupie społecznej mieszkańców, której dotyczy przedmiot konsultacji (np. bezrobotnym, osobom w pewnym przedziale wiekowym); lokalnym organizacjom pozarządowym w zakresie ich działania. Ze względu na przedmiot konsultacji udział w nich mogą wziąć także, wskazane we wniosku przez Inicjatora (podmioty uprawnione do wnoszenia o przeprowadzenie konsultacji): organizacje pozarządowe obejmujące terenem działania Gminę w sprawach przewidzianych w Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010 r., Nr 234, poz.1536 z późn. zm.), inni uczestnicy, których interes wiąże się z przedmiotem konsultacji społecznych (np. przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenie Gminy). Jeśli konsultacje wymagają specjalistycznej wiedzy Wójt może podjąć decyzję o udziale ekspertów z danej dziedziny. 3. Zakres przedmiotowy procedury Konsultacje społeczne przeprowadza się na terenie gminy Mucharz: 1) w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa; 2) w sprawach ważnych dla Gminy, w tym szczególnie przy przygotowaniu i/lub aktualizacji strategii rozwoju. Konsultacje społeczne prowadzone są, w miarę możliwości, na etapie tworzenia założeń do konsultowanego projektu lub prac nad wstępną jego wersją, a w przypadku inwestycji na etapie przygotowań do jej rozpoczęcia (tzw. etap przedinwestycyjny). 15

16 4. Zasady odpowiedzialności i uprawnień Konsultacje są podejmowane na podstawie pisemnego wniosku złożonego do Wójta przez Inicjatorów. Decyzję w sprawie przeprowadzenia konsultacji społecznych podejmuje Wójt w formie zarządzenia, w terminie 14 dni od wniesienia wniosku poprawnego pod względem formalnym (uprawniony wnioskodawca inicjator, wniosek w formie pisemnej, zakres wniosku). W przypadku wystąpienia braków formalnych wniosek zwraca się do uzupełnienia. Uzupełnienie powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia otrzymania go przez Inicjatorów. Po bezskutecznym upływie tego terminu sprawę pozostawia się bez rozstrzygnięcia. Wyniki konsultacji nie mają mocy wiążącej organy gminy, jednak powinny być brane pod uwagę przy rozstrzygnięciach podejmowanych w sprawie stanowiącej przedmiot konsultacji. Konsultacje uznawane są za ważne bez względu na liczbę osób i podmiotów w nich uczestniczących. Wszystkie ostateczne decyzje podejmowane w Urzędzie, dotyczące czasu, formy, sposobu oraz celu przeprowadzania konsultacji podejmuje Wójt Gminy Mucharz. 5. Postępowanie Procedura konsultacji społecznych w Gminie Mucharz (Rysunek 3 i Rysunek 4) obejmuje następujące etapy i główne działania: Etap I Organizacyjny 1. Wystąpienie uprawnionych podmiotów z inicjatywą konsultacyjną 2. Decyzja o przeprowadzeniu konsultacji z mieszkańcami 3. Ustalenie osób i zasobów biorących ze strony Urzędu Gminy udział w pracach nad przygotowaniem i przeprowadzeniem konsultacji 4. Określenie zasięgu podmiotowego i przedmiotowego konsultacji, określenie harmonogramu konsultacji, wybór oraz przygotowanie form i metod konsultacji Etap II Wdrożenie konsultacji 1. Ogłoszenie konsultacji społecznych wraz z upowszechnieniem niezbędnych informacji o ich przedmiocie 2. Zbieranie informacji zwrotnych 3. Weryfikacja i analiza pozyskanych informacji zwrotnych 16

17 Rysunek 3. Proces konsultacji społecznych inicjatywa wewnętrzna urzędu gminy Źródło: opracowanie własne. 17

18 Rysunek 4. Proces konsultacji społecznych inicjatywa zewnętrzna Źródło: opracowanie własne. 18

19 Etap III Zamknięcie konsultacji 1. Przygotowanie sprawozdania z konsultacji 2. Upowszechnienie informacji o wynikach konsultacji 3. Rozstrzygnięcie władz gminy w kwestii przedmiotu konsultacji z informacją, jak na decyzję wpłynęły wyniki konsultacji Tabela 1 przedstawia etapy, działania i narzędzia oraz orientacyjne ramy czasowe wdrożenia procedury konsultacji. Ze względu na znaczenie bieżącego prowadzenia procesu informowania, dla każdego etapu wyszczególniono działania informacyjne, które muszą być na bieżąco realizowane. Rekomendacje dla stosowanych kanałów dystrybucji informacji oraz form informowania i konsultacji zawiera Załącznik nr 1. Załączniki nr 2 i 3 zawierają Karty narzędziowe dla rekomendowanych form informowania oraz konsultacji i stanowią instrukcję wdrażania poszczególnych form. Tabela 1. Etapy i działania wdrażania procedury konsultacji ETAP I - organizacyjny Działania Czas realizacji Narzędzia i dokumenty Wystąpienie uprawnionych podmiotów z inicjatywą konsultacyjną; Decyzja o przeprowadzeniu konsultacji; Ustalenie osób i zasobów biorących ze strony urzędu gminy udział w pracach nad przygotowaniem i przeprowadzeniem konsultacji - powołanie zespołu ds. konsultacji; Opracowanie planu konsultacji (zasięg podmiotowy i przedmiotowy, harmonogram, wybór oraz dobór form i metod konsultacji); Akceptacja planu konsultacji przez Wójta; Działania informacyjne: stała i aktualna informacja o możliwościach i zasadach konsultacji z mieszkańcami. Min. 7 dni Max. 14 dni Dokumenty: Decyzja Wójta o przeprowadzeniu konsultacji społecznych - zarządzenie; Decyzja Wójta określająca skład zespołu konsultacyjnego; Plan konsultacji - dokument zawierający opis przedmiotu konsultacji i harmonogram działań zaakceptowany przez Wójta. Narzędzia: Edytor tekstów; Arkusz kalkulacyjny; Baza danych; Oprogramowanie do tworzenia harmonogramów. 19

20 ETAP II wdrożenie konsultacji Ogłoszenie konsultacji wraz z upowszechnieniem niezbędnych informacji o ich przedmiocie; Działania informacyjne: Informacja o inicjatywie i decyzji samorządu gminnego w sprawie przeprowadzenia konsultacji z mieszkańcami wraz z podstawą prawną działania; Informacja o osobach odpowiedzialnych ze strony urzędu gminy za proces konsultacji z mieszkańcami wraz z danymi kontaktowymi do nich; Informacja o prowadzonych pracach przygotowawczych do wdrożenia procedury konsultacji Zbieranie informacji zwrotnych; Działania informacyjne: Informacje dotyczące form konsultacji wraz z instrukcją dla mieszkańców, jak skutecznie mogą wziąć udział w konsultacjach; bieżące informacje o postępie konsultacji i terminach; Informacja o zamknięciu procesu zbierania informacji zwrotnych; Praca wewnętrzna Urzędu, koordynacja komunikacji wewnętrznej i z inicjatorem konsultacji. Min. 14 dni Min. 14 dni Max. 60 dni Dokumenty: Ogłoszenie konsultacji (zawiera obowiązkowo: cel, przedmiot, termin oraz formy w jakich będą się odbywały) zarządzenie Wójta. Narzędzia obowiązkowe: Strona Urzędu; BIP; Urzędowa tablica ogłoszeń. Narzędzia uzupełniające: Bezpośredni kontakt z uczestnikami za pomocą poczty tradycyjnej lub elektronicznej; Za pośrednictwem lokalnych mediów (prasy, radia, telewizji); Roznoszenie ulotek, rozwieszanie plakatów; Inne sposoby dotarcia do uczestników konsultacji. Dokumenty: Wzór ankiety (sondażu); Zestawienia zebranych danych; Protokoły ze spotkań; Inne zależne od zastosowanych narzędzi. Narzędzia obowiązkowe: Informacyjna strona WWW; Ankieta lub sondaż na stronie internatowej oraz w wersji tradycyjnej udostępniana e Urzędzie i podczas spotkań; Spotkanie z uczestnikami konsultacji; Narzędzia uzupełniające: Procedura składania pisemnych propozycji (szczególnie dla organizacji pozarządowych i instytucji publicznych); Konkurs koncepcyjny; Warsztaty; Skrzynka z pomysłami; Forum dyskusyjne; Wideo i telekonferencje; Nagrania ze spotkań umieszczane w Internecie. 20