Profesjonalny system Enterprise Content Management

Transkrypt

1 DocuWare Product Info Profesjonalny system Enterprise Content Management DocuWare to nowoczesne oprogramowanie do zarządzania dokumentami klasy Enterprise Content Management. DocuWare zapewnia szybki dostęp do dokumentów i informacji niezbędnych do sprawnej realizacji wewnętrznych procesów biznesowych. Dokumenty są automatycznie katalogowane w DocuWare na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów bez względu na ich źródło i format. Oznacza to, że dokumenty papierowe i elektroniczne, takie jak korespondencja, raporty, wiadomości , pliki CAD, wydruki i wiele innych, można archiwizować, udostępniać oraz zarządzać w prosty i bezpieczny sposób ze scentralizowanego zbioru dokumentów. DocuWare spełnia wszystkie wymagania dotyczące integracji z istniejącą infrastrukturą IT i zabezpieczeniami, dzięki czemu doskonale uzupełnia wykorzystywane wewnętrznie systemy. DocuWare Główne funkcje Interfejs przyjazny dla użytkownika Proste zarządzanie Sprawna integracja Bezwzględne bezpieczeństwo danych Elastyczność i skalowalność Bezpieczeństwo na przyszłość Dodatkowe funkcje zarządzania archiwami sprawiają, że dostęp do dokumentów jest bezpieczny, kontrolowany i ciągle rejestrowany. Dzięki usprawnionym funkcjom obiegu dokumentów, dostępowi przez przeglądarkę oraz uniwersalnym funkcjom integracji, DocuWare dostarcza wszystkie narzędzia potrzebne do wydajnego zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Zaawansowani użytkownicy docenią bogatą funkcjonalność, łatwą administrację i obsługę systemu. 1

2 1. Import dokumentów DocuWare nie zmienia codziennego środowiska pracy i działających w nim sprawdzonych metod działania. Dokumenty początkowo umieszczane są w koszykach elektronicznych, które odzwierciedlają miejsce składowania dokumentów przychodzących na biurku. Praca z dokumentami odbywa się w typowy sposób dokumenty w koszyku można posortować, połączyć kilka dokumentów razem, dodawać do nich notatki, komentarze, podpisy i stemple. Z koszyków dokumenty są zapisywane w cyfrowych kartotekach, tworząc zbiór dokumentów. Użytkownik może zdecydować na podstawie praktyki stosowanej w firmie, ile kartotek ma być utworzonych i w jaki sposób mają być zorganizowane. Dzięki bogatym funkcjom indeksowania w systemie DocuWare wszystkie rodzaje dokumentów są przechowywane we właściwym miejscu. Dokumenty papierowe Listy, faktury, raporty, szkice, notatki i inne wydrukowane lub pisane ręcznie dokumenty można importować przy użyciu prawie każdego typu skanera. DocuWare łączy wiele funkcji, w tym kontrolę urządzeń peryferyjnych podłączanych do komputera i wysokowydajnych skanerów. Skanery sieciowe i wielofunkcyjne kopiarki można zintegrować bezpośrednio z DocuWare bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania. Po zeskanowaniu dokumenty są przechowywane w koszykach DocuWare w celu dalszej obróbki lub przesyłania do kartotek. Na tym etapie możliwe jest wykorzystanie mechanizmów automatycznego rozpoznawania tekstu (OCR) lub kodów kreskowych. Następnie, przy użyciu rozpoznanych danych, dokumenty są automatycznie przypisywane do kategorii, indeksowane i zachowywane w kartotece.* Zorientowany na rozwiązania: większa efektywność i wydajność dzięki automatycznemu wykorzystaniu danych zawartych w treści dokumentów. Pracuj bezpośrednio z przeglądarki DocuWare Web Client zapewnia wszystkie potrzebne narzędzia do efektywnego korzystania z dokumentów z poziomu przeglądarki internetowej. Windows Explorer Client umożliwia wykorzystanie znanych z Windows opcji zarządzania plikami i pozwala na dostęp do kartotek DocuWare. Archiwum DocuWare jest wyświetlane jako oddzielny folder w systemie plików MS Windows. Stąd pliki można przeciągać i upuszczać do katalogów kartoteki lub zachowywać je w folderze kartoteki z dowolnej aplikacji przy użyciu polecenia Zapisz jako. 2

3 Pliki MS Office, CAD i inne DocuWare oferuje wiele możliwości importowania plików. Można je przeciągnąć i upuścić w koszykac DocuWare lub skorzystać z menu Importuj. Aby automatycznie importować dużą liczbę plików do koszyków lub kartotek, DocuWare może monitorować dowolny folderu w systemie plików. DocuWare Client do przechowywania i przetwarzania dokumentów jest dostępny z poziomu przeglądarki lub systemu Windows. DocuWare oferuje również alternatywną, wygodną metodę pracy przez bezpośrednią integrację z programem Eksplorator Windows. Dzięki zastosowaniu aplikacji Windows Explorer Client folder DocuWare jest wyświetlany w systemie plików Microsoft. W folderze tym znajdują się kartoteki. Dokumenty, a nawet całe katalogi w Eksploratorze Windows można zapisać przy użyciu metody przeciągnij i upuść; każdy plik będzie indeksowany automatycznie. Można również zachować dokumenty bezpośrednio z dowolnej aplikacji w systemie Windows przy użyciu polecenia Zapisz jako. Do kategoryzacji i indeksowania można wykorzystać wszystkie informacje o pliku takie jak rozmiar, rozszerzenie lub data ostatniej zmiany. Pliki mogą być archiwizowane automatycznie lub przy użyciu wprowadzanych ręcznie dodatkowych informacji. Niestandardowe funkcje zapisywania i archiwizacji można w łatwy sposób zaimplementować przy użyciu pakietu narzędziowego Docuware Software Development Kit (SDK). Pliki są importowane do DocuWare w oryginalnym formacie i są wyświetlane przy użyciu zintegrowanej, uniwersalnej przeglądarki DocuWare lub oryginalnego programu, w którym plik został utworzony. Dokumenty masowe i nieaktualne dane DocuWare można zintegrować z dowolnym systemem informatycznym poprzez uniwersalne funkcje i interfejsy. Wewnętrzne dokumenty, takie jak faktury, raporty i inne są automatycznie archiwizowane w DocuWare. Strumień danych drukowania systemu Windows jest importowany do DocuWare przy użyciu standardowej funkcjonalności DocuWare Printer. Dane drukowania są zapisywane jako pojedyncze dokumenty, przypisywane do kategorii, indeksowane i zachowywane w kartotekach. Dodatkowo DocuWare umożliwia dodawanie formularzy i nagłówków. Dzięki temu dokumenty drukowane na papierze firmowym i zapisywane automatycznie w Docuware będą miały taki sam wygląd jak dokumenty drukowane na gotowych formularzach lub papierze firmowym. Dane, które z powodów prawnych należy zarchiwizować, można automatycznie zaimportować do DocuWare. Jeżeli dane te są później wymagane przez oryginalny system lub program analityczny, DocuWare eksportuje je w oryginalnym formacie i z zachowaną oryginalną nazwą pliku. Dokumentacja procesów biznesowych uwzględnia również pocztę . W DocuWare można automatycznie lub na żądanie użytkownika importować i archiwizować wiadomości z programów Microsoft Outlook, Exchange i dostawców usług , takich jak Gmail* zawierające nadawcę, odbiorcę, datę, tytuł oraz inne informacje są wykorzystywane do automatycznego indeksowania. Nazwiska osób i nazwy firm są uzupełniane danymi z firmowych książek adresowych i innych baz danych. Archiwizacja odbywa się automatycznie lub z wykorzystaniem dodatkowego formularza, na którym użytkownik może potwierdzić dane lub wprowadzić niezbędne zmiany. Segregowanie podczas drukowania Z okna dialogowego drukowania każdej aplikacji można wybrać drukarkę DocuWare Printer. Powoduje to wygenerowanie elektronicznej wersji dokumentu ze strumienia danych drukowania i zachowanietej wersji w kartotece DocuWare podczas drukowania dokumentu. W przypadku dokumentów, które mają standardowy format, takich jak faktury wychodzące, zamówienia, oferty czy raporty, słowa indeksowe są pobierane bezpośrednio z dokumentu i automatycznie zachowywane wraz z dokumentem. 3

4 2. Zorganizowane i bezpieczne przechowywanie Dokumenty w DocuWare są grupowane, bez względu na ich pochodzenie, w centralnym zbiorze dokumentów, czyli w kartotekach, na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika standardowych kryteriów. Ma to zastosowanie do dokumentów firmowych (zeskanowanych lub utworzonych w firmie), korespondencji, rysunków technicznych, obrazów, a także poczty elektronicznej i plików pakietu Microsoft Office. Otwarte standardy dla dokumentów i danych indeksowych Pliki dokumentów są zapisywane w oryginalnym formacie lub jako pliki PDF/A. Dla każdego dokumentu zapisywany jest metaplik w formacie XML. Służy on do zapisywania informacji o dokumencie oraz jego zawartości i zawiera znakowanie, pieczątki elektroniczne, sygnatury oraz duplikat danych kategoryzacji i indeksowania dokumentu. Głównym miejscem przechowywania danych indeksowych jest relacyjna baza danych powiązana z plikami dokumentów, która zapewnia łatwe wyszukiwanie wszystkich dokumentów i możliwość wzbogacenia ich pełnotekstowym indeksem, jeśli jest to konieczne. Oszczędność czasu i zasobów dzięki automatycznej klasyfikacji W DocuWare informacje pochodzące z poczty elektronicznej, takie jak nadawca, odbiorca, data i temat, są automatycznie importowane na potrzeby indeksowania. Automatyczna klasyfikacja DocuWare oferuje różne metody automatycznego i półautomatycznego indeksowania dokumentów w oparciu o dane ze źródeł zewnętrznych, takich jak pliki tekstowe, bazy danych i książki adresowe. Niektóre z tych opcji są funkcjami standardowymi, inne są częścią dodatkowych Aby w pełni wykorzystać wartościowe treści, dokumenty muszą być łatwo dostępne i przechowywane na przyszłościowej platformie o niezależnej strukturze. modułów. Moduł DocuWare Import* pracuje w tle i monitoruje foldery i katalogi w poszukiwaniu plików, a usługa Intelligent Indexing Service* automatycznie uczy się wykonywanych przez użytkownika działań i stosuje tę wiedzę do następnych dokumentów tego samego formatu. Moduły Connect to Outlook i Connect to Mail* służą do automatycznego importowania i zachowywania wiadomości w DocuWare. Dokumenty można również indeksować przy użyciu danych z innych baz danych,* na przykład z systemów ERP lub CRM. 4

5 Systemy przechowywania dokumentów Dokumenty są przechowywane w kartotekach DocuWare przez cały ich cykl życia od momentu zaimportowania lub utworzenia, przez edycję i przetwarzanie aż do długoterminowej archiwizacji. Wszystkie obecnie używane technologie przechowywania danych są obsługiwane: dyski twarde i systemy RAID, płyty CD, DVD, BD w trybie manualnym i Jukebox oraz systemy CAS i SAN. System HSM (Hierarchical Storage Management) dba o to, by dokumenty były automatycznie zapisywane na najbardziej odpowiednim dla nich nośniku w zależności od ich bieżącego statusu, tzn. jak często są one użytkowane lub na bazie wymagań prawnych regulujących dostęp do nich. Natychmiastowe przetwarzanie przychodzących plików Autonomiczne, niezależne od systemu kartoteki Wybrane dokumenty lub całe kartoteki można zapisać na płytach CD/DVD/BD, pamięci USB lub zewnętrznym dysku twardym przy użyciu modułu DocuWare Request. Dane związane z projektem, takie jak katalogi, listy i rysunki techniczne można w łatwy sposób przechowywać. Automatycznie dostarczany jest osobny moduł przeglądarki umożliwiający użytkownikom nieposiadającym Moduł DocuWare Import służy do wykrywania przychodzących plików i ich automatycznej archiwizacji oraz indeksowania. DocuWare wyszukiwanie i wyświetlanie dokumentów, których potrzebują. Autonomiczne kartoteki są idealne do długoterminowej archiwizacji i przechowywania kopii zapasowych. Ich zawartość jest dostępna bez względu na system. Zapewnienie poufności przez odpowiednie przypisanie uprawnień Zaawansowany i dostosowany do potrzeb użytkownika system przypisywania uprawnień DocuWare umożliwia trwałe zapewnienie poufności i mapowanie odpowiedzialności w systemie. 5

6 3. Zarządzanie archiwum: Kontrola przechowywania i dostępu DocuWare wyposażony jest w mechanizmy zabezpieczeń, które służą do wewnętrznej kontroli i spełniają wymagania audytu. Chronią one dokument w całym obiegu od importu do długoterminowej archiwizacji na nośnikach tylko do odczytu i systemach zachowywania. DocuWare pomaga zapewnić zgodność ze standardami prawnymi, łącznie z wytycznymi AO, HIPAA, Basel II i Sarbanes-Oxley. Okresy przechowywania i kasowania są automatycznie monitorowane. Bezpieczeństwo gwarantuje pewność: DocuWare zapewnia największy poziom zabezpieczeń przed utratą danych, nieuprawnionym dostępem i awariami systemu. Dostęp do dokumentów i danych zgodny z wymogami prawnymi Praca z DocuWare zapewnia poprzez funkcje eksportu dostęp do danych przez cały wymagany prawem okres. Wydruki, które zostały automatycznie zaimportowane przy użyciu drukarki DocuWare Printer, można odtworzyć jako dokładną kopię oryginalnego wydruku przez wykorzystanie formularzy i nagłówków. Uprawnienia dostępu dostosowane do indywidualnych potrzeb Dostęp do dokumentów jest ściśle kontrolowany poprzez autoryzację na poziomie grup, ról i profili. To rozwiązanie zapewnia pracownikom, audytorom, klientom oraz dostawcom dostęp tylko do tych dokumentów, do których mają uprawnienia. Bezpośredni dostęp do plików dokumentów z przeglądarki plików systemu operacyjnego nie jest możliwy. Rejestr umożliwia sprawdzenie, nawet po wielu latach, kto i kiedy otwierał oraz modyfikował dany dokument. Podpis elektroniczny Podpisy są spójnie zintegrowane z DocuWare i dostępne dla uprawnionych użytkowników. Zapewniają one dodatkową możliwość zapewniania poufności i autentyczności dokumentów. 4. Wyszukiwanie dokumentów Użyteczność systemu zarządzania dokumentami zależy głównie od szybkości odnajdywania potrzebnych informacji. DocuWare jest pod tym względem prosty i wygodny w obsłudze: poszukiwane frazy można wprowadzać w całości, w części, w kombinacjach lub wybierać z list. Kategoryzowane i pełnotekstowe przeszukiwania mogą być łączone. Niezależnie od używanej metody rezultaty pojawiają się po kilku sekundach w formie dającej się sortować listy. Dzięki uniwersalnej przeglądarce DocuWare nie trzeba mieć zainstalowanej oryginalnej aplikacji, aby czytać dokumenty zwrócone na liście wyników. Wyszukiwanie pełnotekstowe Funkcję pełnotekstowego wyszukiwania w DocuWare można łączyć ze wszystkimi obsługiwanymi przez program bazami danych. Ta funkcja służy do rozpoznawania tekstu z każdego zeskanowanego dokumentu i większości formatów plików. Wyszukiwanie pełnotekstowe umożliwia również użycie skróconych słów lub kilku słów. Rezultaty są zaznaczone innym kolorem w przeglądarce DocuWare. 6

7 Profile przechowywania i wyszukiwanie specyficzne dla zadań Administratorzy mogą centralnie definiować różne okna dialogowe wyszukiwania i zapisu oraz listy wyników dla tej samej kartoteki. Pola, które są dostępne do wprowadzania danych, mogą być wstępnie uzupełnione wartościami domyślnymi. Różne okna dialogowe mogą być przypisane Większa produktywność dzięki integracji przycisku wyszukiwania w często używanych aplikacjach biurowych. do różnych użytkowników bądź ról. Z listy w głównym oknie użytkownicy mogą wybrać okno dialogowe potrzebne do ich określonych zadań lub okno dialogowe potrzebne do określonej kartoteki. Dzięki temu dostęp do dokumentów, takich jak kontrakty czy raporty, które trzeba przeglądać regularnie, staje się łatwiejszy. Dokumenty, które dotyczą tej samej sprawy można połączyć, aby przy wyszukaniu danego dokumentu powiązane z nim informacje były również natychmiast dostępne. Łatwa integracja: zgodność z innymi programami Aby obieg dokumentów był jak najprostszy do zaprojektowania, dostęp do dokumentów i ich wyświetlanie możliwe jest z poziomu innych aplikacji. Moduł Smart Connect* służy do przechwytywania kryteriów wyszukiwania oraz indeksowania bezpośrednio z większości aplikacji za pomocą jednego przycisku. Istnieje możliwość wyszukania dokumentów należących do określonego procesu bez opuszczania standardowej aplikacji. Konfiguracja jest elastyczna, aby mogli ją przeprowadzać nie tylko administratorzy, ale także użytkownicy. Do bezpośredniej integracji z innymi aplikacjami dostępny jest zestaw narzędzi programistycznych (SDK) dla interfejsów C, COM, Java, Web Service i.net oraz funkcja integracji z przeglądarką i własny interfejs systemu SAP.* Inne specyficzne interfejsy dla rozwiązań ERP są dostarczane przez firmy partnerskie. Smart Connect: wyszukiwanie za pomocą jednego kliknięcia Przycisk Smart Connect służy do wyszukiwania dokumentów za pomocą jednego kliknięcia. 7

8 5. Edycja dokumentów DocuWare oferuje bogate opcje edycji służące do pracy z regularnie edytowanymi i aktualizowanymi dokumentami. Wersjonowanie Dokumenty przechowywane w DocuWare można zawsze edytować za pomocą programu, w którym zostały utworzone, jeżeli są przechowywane w oryginalnym formacie. W zależności od ustawień profilu, może to mieć miejsce bezpośrednio w kartotece lub po wyewidencjonowaniu dokumentu. Po wyewidencjonowaniu dokumentów edycja przez inne osoby wersji w kartotece jest zablokowana, a gdy dokument jest z powrotem ewidencjonowany w kartotece, zostaje utworzona nowa wersja. Poprzednie wersje są przechowywane dla potrzeb kontroli i śledzenia zmian. Znaczniki, komentarze i stemple Uniwersalna przeglądarka DocuWare oferuje bogate narzędzia do edycji dokumentów. Notatki do tekstu, komentarze, znaczniki oraz stemple można stosować do niemal wszystkich formatów dokumentów. Same dokumenty pozostają niezmienione. Wszystkie elementy są drukowane jako nakładka i przechowywane osobno. Stemple mogą być stosowane do zamykania i otwierania dostępu do dokumentów i mogą zawierać podpis elektroniczny. Komentarze pisane ręcznie i podpisy można w łatwy sposób wprowadzać i integrować na kompatybilnych urządzeniach przy użyciu funkcji pióra. Praca ze znanymi narzędziami biurowymi Metody pracy są wygodne i intuicyjne: notatki, komentarze, podpisy i stemple dodaje się do dokumentów tak, jak zazwyczaj. Historię i status edytowania można natychmiast wyświetlić. Sam dokument pozostaje bez zmian. Praca z wiadomościami Wiadomości archiwizowane przy użyciu DocuWare są automatycznie oznaczane jako poczta . Oznacza to, że można na nie bezpośrednio odpowiedzieć lub przekazać je dalej z poziomu DocuWare Web Client przy użyciu lokalnej aplikacji do obsługi poczty (np. Outlook). 8

9 6. Obieg dokumentów Główną cechą obiegów dokumentów w DocuWare jest ich przejrzystość. Poprzez użycie stempla data i nazwa użytkownika są automatycznie umieszczane na dokumencie, tworząc widoczny ślad do celów kontroli (tak jak w przypadku dokumentów papierowych). Jest to łatwe do zrozumienia, nawet dla osób nieznających procesu obiegu dokumentów. W zależności od wewnętrznych wytycznych, można także wyłączyć wyświetlanie stempli i innych zapisów na ekranie i wydruku. DocuWare pomaga zautomatyzować procesy związane z obiegiem dokumentów. Zapewnia on, że dokumenty zawsze trafiają do odpowiedniej osoby, a zintegrowane zastosowanie stempli i opcjonalne listy zadań* sprawiają, że konfigurowanie procesów jest bardzo proste. Umożliwia to uwzględnienie pracowników i osób z zewnątrz w obiegu dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich mechanizmów bezpieczeństwa oferowanych przez DocuWare. Kontrola przy użyciu stempli Obieg dokumentów można kontrolować przy użyciu prostych stempli zatwierdzania i odrzucania oraz formularzy, które są połączone ze stemplami. Ustawienie danego stempla w dokumencie bądź wprowadzenie wartości do stempla może zdeterminować następny krok w obiegu dokumentów. Na przykład może on definiować, do kogo dokument powinien być przesłany w następnej kolejności. Zastosowanie stempli odzwierciedla obieg dokumentów w formie papierowej i dzięki temu jest łatwiejsze do przyswojenia przez użytkowników. Są również sposoby zezwalania zewnętrznym programom na wpływanie na poszczególne etapy obiegu dokumentów. Powiadomienia zapewniają, że procesy posuwają się naprzód Powiadomienia za pośrednictwem wiadomości e- mail o tym, że dokumenty oczekują na przetworzenie, zapewniają szybką i wydajną realizację procesów, nawet jeśli osoba odpowiedzialna za nie przebywa poza biurem. Stemple są sprawdzoną i zaufaną metodą oznaczania etapów pracy i kontrolowania procesów, stosowaną na przykład do procedur zatwierdzania. Moduł Task Manager* umożliwia użytkownikom otrzymywanie powiadomień za pośrednictwem poczty e- mail o nowych zadaniach, na przykład jeśli dodano dokument oczekujący na zatwierdzenie do ich skrzynki odbiorczej. Powoduje to ogólne przyspieszenie procesów i przede wszystkim sprawia, ze użytkownicy mobilni są informowani o przydziale nowych zadań. Moduł Workflow Manager* jest wydajnym, graficznym narzędziem do projektowania obiegu dokumentów, które umożliwia tworzenie złożonych obiegów dokumentów z możliwością zarządzania zastępstwami i eskalacją. Zapewnia to możliwość ukończenia każdego obiegu dokumentów, niezależnie od tego, czy określona osoba jest obecna. Zmiany są śledzone w historii obiegu dokumentów. 9

10 7. Praca zdalna i użytkownicy mobilni Jedną z głównych zalet systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w DocuWare jest możliwość dostępu do dokumentów przez Internet niezależnie od lokalizacji. Z DocuWare można uzyskać dostęp do kartotek i dokumentów w centralnym zbiorze przez Internet, co umożliwia skorzystanie z pełnej gamy funkcji. Ułatwia to uwzględnienie pracowników mobilnych, na przykład korzystających ze smartfonów lub tabletów, bez zmniejszania wysokich standardów bezpieczeństwa DocuWare. Synchronizacja kartotek Kartoteki w różnych lokalizacjach można również wzajemnie synchronizować. Szczegółowo skonfigurowany system zasad decyduje, które dokumenty w kartotece w centralnym zbiorze mają być podczas nocnej sesji synchronizowane z kartoteką w oddziale i na odwrót. Dzięki temu centrala i oddział mogą bez problemu pracować z tymi samymi dokumentami bez opóźnień i przeciążania sieci. Jest to optymalny sposób integracji oddziałów w kraju i zagranicą poprzez system zarządzania dokumentami. Procesy obiegu dokumentów w innych lokalizacjach Architektura DocuWare umożliwia łatwe rozszerzenie procesu obiegu dokumentów na biura domowe i inne zdalne stacje robocze. Użytkowników mobilnych można włączyć w proces elektroniczny, zwiększając wydajność systemu w porównaniu z obiegiem dokumentów papierowych. Opcjonalne powiadomienia * o nowych zadaniach przyspieszają obieg dokumentów w zdalnych lokalizacjach i wśród mobilnych użytkowników. 10

11 8. Zarządzanie dokumentami na całym świecie DocuWare Web Client zapewnia dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, w każdej chwili przy użyciu zwykłej przeglądarki internetowej. Obiegi dokumentów i funkcje można łatwo dostosować do potrzeb różnych organizacji i różnych przepustowości sieci. Uzyskiwanie dostępu do dokumentów, wyświetlanie ich i edycja w czasie podróży Elastyczna integracja i bezpieczeństwo w sieci Dwiema głównymi funkcjami architektury DocuWare są: niezwykła łatwość integracji i wysokie bezpieczeństwo. W module DocuWare Administration można w łatwy sposób ustawić dowolną liczbę konfiguracji Web Client i przypisać je przy użyciu unikatowego adresu URL. Umożliwia to bezpieczne szyfrowanie dokumentów przed ich udostępnieniem różnym osobom. Umożliwia to również stosowanie poziomów uprawnień i dostępu przypisanych indywidualnie i związanych z danymi zadaniami. Loginy są wdrażane bezpiecznie, na przykład za pośrednictwem automatycznych loginów (pojedyncza rejestracja). Natychmiast można określić, czy dokument został zmieniony przez sprawdzenie sumy kontrolnej. Centrum informacji dla pracowników, klientów i partnerów Dzięki elastyczności i zdolnościom integracyjnym architektury DocuWare można niezwykle łatwo dostarczać informacje dostosowane do poszczególnych użytkowników przez Internet. Klienci mogą wyszukiwać swoje dokumenty, takie jak faktury czy dowody dostawy. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich dokumentów z domu lub w czasie podróży służbowych. Usprawnia to obsługę klienta i zwiększa wydajność bez ograniczenia bezpieczeństwa danych. 11

12 9. Konfiguracja DocuWare słynie z łatwości instalacji i administracji. Cechy te charakteryzują wszystkie kolejne wersje, mimo że liczba funkcji zwielokrotniła się w porównaniu wcześniejszymi wersjami. Prostota to jedyny sposób, aby użytkownicy faktycznie wykorzystywali wiele funkcji zarządzania dokumentami. Prostota architektury sprawia, że użytkownicy mogą korzystać z funkcji w łatwy i produktywny sposób. Administratorzy cenią sobie łatwą konfigurację całego systemu i zarządzanie nim. Przyszłościowa architektura DocuWare ma wielowarstwową architekturę, która dzieli się na stacje robocze, serwery i komponenty infrastrukturalne. Komunikacja pomiędzy komponentami i otaczającym środowiskiem IT odbywa się przy użyciu uznanych standardowych protokołów i interfejsów. Web Client, oparty na nowoczesnej, bezobsługowej technologii przeglądarkowej i specjalne programy klienckie uzyskują dostęp do modułów serwerowych DocuWare przez protokoły http/https. Komunikują się one bezpośrednio z systemami przechowywania, bazami danych i katalogami użytkowników, sprawiając, że system jest maksymalnie bezpieczny i łatwo skalowalny. Architektura DocuWare Architektura DocuWare umożliwia elastyczne sposoby integracji z istniejącą infrastrukturą IT. 12

13 Centrum administracyjne Za całość funkcji konfiguracyjnych, od serwera poprzez zarządzanie użytkownikami, kartotekami do ustanawiania obiegu dokumentów odpowiada DocuWare Administration lub Web Administration. Moduły serwerowe i użytkownicy w zdalnych lokalizacjach nadzorowani są również z tego miejsca. Zaawansowane narzędzia raportowania umożliwiają tworzenie dokładnej dokumentacji systemu, a także zapewniają przejrzystość nawet złożonych instalacji i konfiguracji. Korzystając z wersji serwerowej ENTERPRISE można także założyć kilka organizacji dla różnych klientów i zarządzać nimi w ramach tego samego systemu, co jest szczególnie użyteczne w przypadku stosowania wielu stacji roboczych w centrach danych. Bezpieczeństwo Podstawowa architektura DocuWare oferuje wysoki poziom bezpieczeństwa i zabezpiecza przed nieautoryzowanym dostępem do danych. Identyfikacja użytkowników poprzez logowanie się do DocuWare i pojedynczą rejestrację z automatyczną autoryzacją systemu Windows spełnia najwyższe wymogi bezpieczeństwa. Uprawnienia dostępu można przypisać do ról i grup, określając je nawet na poziomie poszczególnych dokumentów. W przypadku korzystania z wersji serwerowej ENTERPRISE dostępne są dodatkowe zabezpieczenia chroniące szczególnie ważne dokumenty przed dostępem nawet ze strony administratorów systemu. Dodatkową ochronę przed zmianami zapewnia szczegółowe ich rejestrowanie. Skalowalność W przypadku dużej liczby użytkowników można rozłożyć moduły serwerowe DocuWare na kilka serwerów. Dzięki temu można osiągnąć najlepszą wydajność na wszystkich stacjach roboczych. System DocuWare zawsze korzysta z tych samych komponentów i funkcji, zarówno na jednym, jak i na wielu komputerach. Dzięki temu administracja jest prosta oraz przejrzysta i nie są konieczne dodatkowe szkolenia, nawet jeżeli system rozrośnie się i obejmie nowe wydziały i lokalizacje. DocuWare oferuje również optymalną ochronę przed utratą danych: wszystkie dane indeksowe przechowywane są w dwóch miejscach w bazie danych i w metaplikach XML dokumentów. Dzięki temu łatwo jest odtworzyć bazę danych. W zależności od scenariusza implementacji, kopie zapasowe plików dokumentów są tworzone za pomocą standardowych narzędzi do tworzenia kopii zapasowych lub narzędzi DocuWare, zapewniając odpowiednią redundancję. Dodatkowe moduły System zarządzania dokumentami, taki jak DocuWare, musi mieć możliwość integracji z istniejącym środowiskiem IT. DocuWare zapewnia optymalna wymianę danych i dokumentów z systemami innych producentów przy minimalnych wymogach administracyjnych. Podstawą tej integracji w specyficznych środowiskach są liczne opcjonalne moduły rozszerzeniowe wzbogacające standardowe funkcje i interfejsy dostarczane w DocuWare. Moduły te umożliwiają dostosowanie systemu do prawie wszystkich indywidualnych wymagań. Omówienie modułów dodatkowych wraz ze szczegółowymi arkuszami danych dla każdego modułu można znaleźć w witrynie *można uzyskać w naszej witrynie internetowej pod adresem 13

14 Licencje DocuWare jest dostępny w trzech wersjach serwerowych: 1. Wersja serwerowa BUSINESS jest rozwiązaniem wstępnego poziomu dla małych organizacji z jednym serwerem i jednym miejscem produkcji, niewymagających modułów dodatkowych ani większych kartotek. Licencja obejmuje moduł Web Client Server; moduły dodatkowe nie są dostępne. Licencje klienckie dla użytkowników systemu można nabyć w ramach modelu licencji Równoległej (liczba użytkowników zalogowanych w systemie jednocześnie) lub Nazwanej (liczba komputerów podłączonych do systemu). Istnieje możliwość zamiany jednej licencji Równoległej na dwie licencje Nazwane. 2. Wersja serwerowa PROFESSIONAL jest elastycznym rozwiązaniem dla wielkości organizacji, która zapewnia jedną organizację dla użytkownika końcowego dla każdego DocuWare, nieograniczony rozmiar kartotek i ich synchronizację w różnych lokalizacjach produkcyjnych (dla każdej wymagana jest dodatkowa licencja serwerowa). Licencja obejmuje moduł Web Client Server. 3. Wersja serwerowa ENTERPRISE jest skalowalnym rozwiązaniem dla dużych organizacji, które obsługuje nieograniczoną liczbę organizacji w ramach tego samego DocuWare i oferuje funkcje zarządzania obciążeniem, grupowania, szyfrowania danych dokumentów i łączenia z zewnętrznymi rozwiązaniami służącymi do przechowywania. Licencja obejmuje moduł Web Client Server. Aktualne warunki licencji można uzyskać od autoryzowanego dystrybutora DocuWare. Listę lokalnych dystrybutorów można znaleźć w witrynie This document can also be found here: For more information please visit our website at 14