KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED

Transkrypt

1 KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2011

2 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja Katowice Telefon: (0-32) Fax: (0-32) Internet: @kamsoft.pl

3 S P I S T R E Ś C I MODUŁ 42 Umowy 1. Wprowadzenie Dane świadczeniodawcy Konkurs ofert Wczytanie zapytania ofertowego Oferta Umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia Umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia Zestawienie z realizacji umów Stan realizacji umowy uwzględniający rezerwacje usług Stan realizacji umowy uwzględniający rezerwacje usług z podziałem na poradnie Stan realizacji umowy Stan realizacji umowy z podziałem na poradnie Stan realizacji umowy z informacją o wykonaniach w poradniach i przez pracowników Przypisywanie pacjentów do grupy Dodawanie usług do umowy Poprawa wykonanych usług POZ Aktualizacja dopłaty kierującego Wczytanie dokumentów z oddziału NFZ Umowy komercyjne Lista umów Nowa umowa Tworzenie umowy z firmą Tworzenie umowy z pacjentem Tworzenie umowy z grupą rabatową Tworzenie umowy z POZ Tworzenie umowy z inną jednostką służby zdrowia Tworzenie umowy z ZFRON Tworzenie umowy rabatowej dla POZ Tworzenie umowy z jednostką wewnętrzną Tworzenie umowy z podwykonawcami Tworzenie umowy ze stałym klientem Zestawienie z realizacji umów Rodzaje abonamentów Informacje o umowach Podwykonawcy Import listy beneficjentów Przypisywanie podwykonawców do Funkcje dodatkowe Dodawanie usługi do umowy Zmiana cen usług Opcje Opcje Odśwież opcje iii

4 N O T A T K I iv

5 KS-SOMED MODUŁ42 Umowy

6 MODUŁ 42 Umowy 1. Wprowadzenie Moduł Umowy służy do rejestrowania oraz aktualizacji wszystkich umów zawartych przez jednostkę służby zdrowia z innymi podmiotami. Dzięki temu możliwe jest uproszczenie oraz zautomatyzowanie rozliczania wykonanych usług. Umowy z oddziałem Narodowego Funduszu Zdrowia mogą być wprowadzone do systemu na dwa sposoby: ręcznie, poprzez określenie wszystkich punktów umowy i ewentualne ich powiązanie z poradnią lub grupą poradni; automatycznie wczytane z pliku dostarczanego przez oddział NFZ. 2. Dane świadczeniodawcy Szczegóły dotyczące generowania i przeglądania danych świadczeniodawcy zostały pzredstawione w instrukcji do modułu Rozliczenia w podrozdziale Funkcje. 3. Konkurs ofert Rozdział Konkurs ofert traci swoją aktualność dla ofert przygotowywanych na rok Oferty na rok 2008 powinny być przygotowane przez specjalne oprogramowanie dostarczane przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Warunkiem koniecznym do otrzymania umowy z oddziałem Narodowego Funduszu Zdrowia jest przygotowanie oferty w postaci elektronicznej. Można to wykonać w module Umowy wczytując uprzednio plik zawierający zapytanie ofertowe. Rys. 1. Okno: Karta zapytania ofertowego. Aby przejrzeć wczytane zapytanie należy wcisnąć przycisk F3 Pokaż, co spowoduje wyświetlenie Karty zapytania ofertowego, w której widoczna jest lista usług kontraktowych. Na zakładce Wzory ankiet skojarzone z zapytaniem znajduje się lista ankiet dotyczących całego zapytania. Kolumna Wyp. Ankiety obligatoryjne wskazuje czy wypełnienie ankiety jest konieczne. Aby sprawdzić czy w zapytaniu ofertowym istnieją zapytania powiązane z poszczególnymi pozycjami, należy na zakładce Specyfikacja zapytania ofertowego wcisnąć przycisk F3 Pokaż. W wyświetlonym oknie poniżej nazwy usługi podane są informacje, jakie dane należy uzupełnić podczas tworzenia oferty. Okno zostało podzielone na zakładki. Można tu znaleźć miedzy innymi: 1. Zapotrzebowanie oddziału NFZ na zakładce tej umieszczane są informacje o zapotrzebowaniu na daną usługę w rozbiciu miesięcznym, może być również umieszczona sugerowana cena usługi. 2. Pakiet wykonywanych usług zakładka ta jest widoczna gdy istnieje pakiet usług powiązany z pozycją. 3. Wzory ankiet skojarzone z pozycją na tej zakładce wyświetlane są wzory ankiet powiązane z pozycją pakietu. Istnieje możliwość przeglądania wzorca ankiety, służy do tego przycisk F3 Pokaż Wczytanie zapytania ofertowego W celu wczytania pliku zapytania ofertowego należy z menu wybrać funkcję Zapytanie ofertowe. Zostanie wówczas wyświetlone okno Przeglądanie listy zapytań ofertowych, w którym Użytkownik ma możliwość importu, przeglądania i drukowania zapytań ofertowych oraz przeglądania i drukowania listy dokumentów formalno prawnych związanych z zapytaniem. Aby zaimportować zapytanie ofertowe należy wcisnąć przycisk F5 Import, a następnie w oknie Wybór dokumentów do importu wskazać pliki.zpo z zapytaniem ofertowym i wybrać przycisk OK. Po zakończeniu procesu importu pojawia się komunikat informujący o przebiegu importu zapytania ofertowego. Rys. 2. Okno: Karta pozycji specyfikacji zapytania ofertowego Oferta 2

7 MODUŁ 42 Umowy Po wczytaniu oraz przejrzeniu zapytań ofertowych należy przystąpić do sporządzania ofert. W tym celu, z poziomu menu należy wybrać funkcję Oferta, co spowoduje wyświetlenie okna Przeglądanie listy ofert/dokumentacji aktualizacyjnych. Rys. 5. Okno: Karta oferty. Karta ta zawiera następujące elementy: Rys. 3. Okno: Przeglądanie listy ofert/ dokumentacji aktualizacyjnych. W oknie Przeglądanie listy ofert/ dokumentacji aktualizacyjnych należy użyć przycisku F2 Dodaj. Rys. 4. Okno: Tworzenie oferty/ dokumentacji aktualizacyjnej. Po wybraniu odpowiedniej opcji ( Oferta lub Dokumentacja aktualizacyjna ) należy wcisnąć przycisk Dalej, zostanie wówczas wyświetlony komunikat o konieczności wyboru zapytania ofertowego, na podstawie którego tworzony będzie dokument. W wyświetlonym oknie Wybieranie zapytania ofertowego, należy wskazać odpowiednie zapytanie i wcisnąć przycisk OK. Jeśli do wybranego zapytania istnieje już dokument, w oknie zostanie wyświetlona informacja wskazująca na ten fakt. W wyświetlonym oknie można zmienić zapytanie na inne używając przycisku Zmień. Po użyciu przycisku Cofnij nastąpi powrót do wyboru rodzaju tworzonego dokumentu. Po wciśnięciu przycisku Dalej, należy wybrać świadczeniodawcę dla którego dokument jest tworzony. Jeśli zapytanie ofertowe jest powiązane z dokumentami formalno-prawnymi, po kolejnym wciśnięciu przycisku Dalej zostanie wyświetlone okno, w którym należy wybrać odpowiednią grupę dokumentów. W ostatnim kroku tworzenia struktury oferty należy wybrać przycisk Utwórz. Po wykonaniu wszystkich powyższych czynności zostanie wyświetlona Karta oferty. Świadczeniodawca Świadczeniodawca sporządzający dokument; Oferta złożona do NFZ oddział NFZ do którego przygotowywany jest dokument; Kod oddziału NFZ numer oddziału; Ważna na okres od: do: zakres dat obowiązywania oferty; Zakres usług kategoria usług medycznych zawartych w zapytaniu ofertowym; Miejsce udzielania świadczeń miejsce wykonywania usług (pole to może być puste); Grupa dokumentów formalno-prawnych wybór grupy dokumentów formalno-prawnych powiązanych z ofertą, pole to może być puste; Numer numer oferty nadawany automatycznie; Typ specyfikacji wyświetlana jest informacja czy występuje podział na miesiące czy turnusy. W dolnej części Karty oferty w zależności od rodzaju oferty mogą znajdować się następujące zakładki: 1. Zakładka Specyfikacja oferty zawiera listę pozycji dodanych do oferty, pozwala na dodanie kolejnych pozycji do zapytania ofertowego. 2. Zakładka Ankiety skojarzone z ofertą na tej zakładce widoczne są ankiety powiązane z ofertą. Należy je uzupełnić oraz zatwierdzić. 3. Zakładka Wymagane dokumenty formalno-prawne na zakładce wyświetlana jest lista dokumentów formalno prawnych skojarzonych z ofertą. 4. Zakładka Dane administracyjne zakładka zawiera informacje o osobie wprowadzającej, sprawdzającej oraz zatwierdzającej ofertę. W celu dodania kolejnej pozycji oferty na zakładce Specyfikacja oferty należy wybrać przycisk F2Dodaj. Jego użycie powoduje wyświetlenie Karty pozycji oferty, która składać się może z czterech zakładek: 1. Wartości ofertowe. 2. Pakiet usług szczegółowych. 3

8 3. Konkurs ofert 3. Personel. 4. Ankiety dołączone do oferty. 5. Godziny pracy poradni/ oddziału. 6. Sprzęt. Widoczność tych zakładek uzależniona jest od rodzaju zapytania ofertowego. PAKIET USŁUG SZCZEGÓŁOWYCH Na zakładce Pakiet usług szczegółowych znajduje się lista usług, które mogą być wykonywane przez świadczeniodawców. Są oferty, które zobowiązują świadczeniodawców do wykonywania wszystkich usług wymienionych na zakładce Pakiet usług szczegółowych. W przypadku takich ofert na zakładce pojawia się stosowny komunikat, a wszystkie przyciski są nieaktywne. Dostępne są również oferty, w których należy wybrać usługi szczegółowe, które będą wykonywane. Rys. 6. Okno: Karta pozycji specyfikacji oferty. W górnej części karty znajdują się pola: Miejsce poradnia, w której udzielane będą świadczenia, poradnia ta powinna być powiązana z miejscem udzielania świadczeń; Usługa usługa z zapytania ofertowego. WARTOŚCI OFERTOWE Na zakładce Wartości ofertowe należy podać Liczbę jednostek rozliczeniowych i Cenę jednostkową dla pozycji specyfikacji oferty w rozbiciu miesięcznym. Podczas uzupełniania poszczególnych pozycji, można skorzystać z pola i przycisków znajdujących się w dolnej części okna. Na każdej z zakładek przyciski są takie same i taką samą pełnią funkcję: W polu edycyjnym należy podać wartość, którą mają być uzupełnione pozycje tabeli; Przycisk Plus do wartości wpisanych w edytowanych kolumnach dodaje wartość podaną w polu; Przycisk Minus od wartości podanych w kolumnach odejmuje wartość podaną w polu; Przycisk Zero zeruje wartości w kolumnach; Przycisk Równa się wartość z pola wpisuje do kolumn. Zakładki określają co będzie uzupełnione w tabeli: F5 Liczba usług całkowita podana liczba usług jest rozbijana na 12 miesięcy i uzupełniana w kolumnie Liczba jednostek rozliczeniowych; F6 Liczba usług miesięcznie liczbą podaną w polu zostanie uzupełniona każda pozycja miesięczna w kolumnie Liczba jednostek rozliczeniowych; F7 Cena usług miesięczna wartością podaną w polu zostanie uzupełniona każda pozycja miesięczna dla kolumny Cena jednostkowa. Rys. 7. Okno: Karta pozycja specyfikacji oferty zakładka Pakiet usług szczegółowych produkty handlowe. W celu zaznaczenia usług, które będą w jednostce wykonywane należy włączyć przycisk Zaznacz i podświetlić wybrane usługi. Analogicznie, aby odznaczyć usługę należy włączyć przycisk Odznacz. Jeżeli Użytkownik decyduje się na wykonanie wszystkich usług wystarczy, że użyje przycisku Zaznacz wszystkie, wówczas zaznaczone zostaną wszystkie usługi z listy. Przycisk Odznacz wszystkie odznacza zaznaczone pozycje. W ofertowaniu na 2007 rok pojawiły się oferty, które umożliwiają wybór usług (środków pomocniczych), podanie ich nazwy handlowej oraz ceny. Rys. 8. Okno: Karta pozycja specyfikacji oferty zakładka Pakiet usług szczegółowych produkty handlowe. 4

9 MODUŁ 42 Umowy Na liście usług po zaznaczeniu jednej z nich należy użyć przycisku F2 Dodaj, a w efekcie wyświetlone zostaje okno Wybieranie podmiotu ortopedycznego lub środka pomocniczego, w którym należy zaznaczy pozycje i wybrać przycisk OK. W celu dodania nowego środka pomocniczego należy użyć przycisku F2 Dodaj, a w wyświetlonym oknie podać handlową nazwę produktu i jego cen. Rys. 9. Okno: Karta. Dostępne są również oferty, w których należy wybrać usługi szczegółowe, które będą wykonywane oraz określić oferowaną ilość poszczególnych usług. Rys. 11. Okno: Karta pozycji specyfikacji oferty zakładka Personel. Aby dodać lekarza, który będzie wykonywał świadczenia należy wcisnąć przycisk F2 Dodaj. W tworzonej ofercie są zapisywane informacje o stażu pracy pracownika, numerze prawa wykonywania zawodu, numer wpisu do rejestru pielęgniarek i położnych, charakterze pracy, samorządzie zawodowym, specjalności. Wartości te należy uzupełnić na Karcie pracownika (zakładka KS-SIKCH ). Przycisk F8 Usuń usuwa pracownika z listy. Przycisk F4 Popraw godz. umożliwia zmianę liczby godzin pracy w tygodniu dla wybranego pracownika. Za pomocą przycisku CF2 Dodaj z... można uzupełnić informacje o personelu na podstawie danych uzupełnionych w innej ofercie. Skopiowane w ten sposób dane można poprawić, usuwać i dodawać do nich kolejne pozycje. Rys. 10. Okno: Karta pozycja specyfikacji oferty zakładka Pakiet usług szczegółowych produkty handlowe. Za pomocą dostępnych przycisków można wykonać następujące czynności: Zaznacz zaznaczy wybraną usług; Odznacz odznaczy wybraną usług; Zaznacz wszystkie zaznaczy wszystkie usługi z pakietu; Odznacz wszystkie odznaczy wszystkie usługi z pakietu; Aby zaznaczyć/odznaczyć wybrane usługi można kliknąć lewym przyciskiem myszy na pierwszej kolumnie lub użyć klawisza spacji. Odznaczenie usługi spowoduje wyzerowanie dla niej wszystkich wartości. Zmień cenę oferowaną F4 zmienia cenę za usługę. Można również podać liczbę oferowanych świadczeń, którą można podać dla wybranego miesiąca dla wszystkich miesięcy lub podzielić podaną liczbę na wszystkie miesiące równomiernie. PERSONEL W ofercie może być również wymagane podanie personelu medycznego. Rys. 12. Okno: Wybieranie pozycji specyfikacji oferty. W oknie tym należy wskazać ofertę oraz punkt umowy, z której mają zostać skopiowane dane i wybrać przycisk OK. Na zakładce Personel można uzupełnić również pole Stopień specjalizacji pracownika. Należy również uzupełnić pole Zawód medyczny. W zależności od zapytania ofertowego wskazanie Zawodu medycznego, pozwala wybrać odpowiedni System pracy. W nowej wersji dostępne mogą być trzy Systemy pracy: stały; zmianowy; dyżurowy. 5

10 3. Konkurs ofert Dla systemów pracy zmianowego i dyżurowego, zwykle należy określić średni tygodniowy czas pracy. W celu uzupełnienia tych informacji należy posłużyć się przyciskiem F4 Popraw godz.. Rys. 13. Okno: Wymiar czasu pracy. Jeżeli godziny pracy zostały określone dziennie w prawej części okna przycisk F4 Popraw godz. będzie nieaktywny. W prawej części okna umieszczono przyciski służące do określania godzin pracy w rozbiciu na poszczególne dni tygodnia. Służą one do ustalenia harmonogramu pracy personelu, dla których system pracy ustalono na Stały. Po wybraniu dnia oraz zakresu godzin pracy należy wcisnąć przycisk SF2 Dodaj, aby dokonać poprawy istniejącej pozycji należy wybrać przycisk SF4 Popraw. Przycisk SF8 Usuń służy do usuwania błędnie dodanych pozycji. GODZINY PRACY PORADNI/ ODDZIAŁU. Na zakładce Godziny pracy poradni/ oddziału należy podać w jakich dniach i godzinach poradnia (lub oddział) będą pracować. Wygląd i sposób uzupełniania tych pozycji jest identyczny jak na zakładce Personel dla systemu pracy stały. Rys. 15. Okno: Karta pozycji specyfikacji oferty zakładka Sprzęt. Dodając sprzęt należy podać: Pole Typ : sprzęt medyczny; środek transportu. Pole Rodzaj ; Pole Rok produkcji ; Pole Producent ; Pole Model ; Pole Liczba urządzeń ; Opcja Posiada atest ; Opcja Jest serwisowany ; Pole Uwagi. Rys. 16. Okno: Dodawanie nowego sprzętu. UZDROWISKO Na zakładce Uzdrowisko należy uzupełnić wymagane dane dotyczące turnusów. Rys. 14. Okno: Karta pozycji specyfikacji oferty zakładka Godziny pracy poradni/ oddziału. SPRZĘT Na zakładce Sprzęt należy podać sprzęt, który będzie wykorzystywany podczas wykonywania usług. Podobnie jak to miało miejsce w przypadku personelu i ankiet, również sprzęt można uzupełniać, dodając poszczególne aparaty ręcznie lub korzystając z informacji podanych w innych pozycjach ofert za pomocą przycisku CF2 Dodaj z.... 6

11 MODUŁ 42 Umowy Zatwierdź. Dla ankiet zatwierdzonych, możliwe jest tylko przejrzenie wypełnionej ankiety lub wzorca oraz cofnięcie zatwierdzenia ankiety. Poszczególne przyciski mają następujące zastosowanie: Rys. 17. Okno: Karta pozycji specyfikacji oferty zakładka Uzdrowisko. Po uzupełnieniu informacji o długości trwania turnusu, zakresie dat trwania oraz ilości skierowań należy wcisnąć przycisk F2 Dodaj. Aby poprawić wpisany turnus należy wybrać go z listy w prawej części okna, zmienić dane a następnie kliknąć na przycisk F4 Popraw. Ukrycie błędnie wpisanego turnusu nastąpi po wciśnięciu przycisku F8 Usuń. Przyciski Do góry oraz Na dół pozwalają na rozmieszczenie turnusów w dowolnej kolejności. Aby przesunąć turnus należy go wybrać, a następnie kliknąć odpowiedni przycisk. W części Profile leczenia uzdrowiskowego należy za pomocą przycisku SF2 Dodaj wprowadzić informacje o profilach leczenia. Istnieje również możliwość usunięcia błędnie wybranego profilu. Służy do tego przycisk SF8 Usuń. ANKIETY Może się zdarzyć, że do pozycji specyfikacji oferty dołączana jest ankieta. Ważne jest aby po wypełnieniu ankieta została zatwierdzona (przycisk Zatwierdź ). Jeżeli podobna ankieta była już uzupełnienia dla innej oferty lub innej pozycji tej samej oferty, wówczas można ją skojarzyć z obecną. F3 Pokaż po wybraniu przycisku wyświetlane jest okno ankiety bez możliwości edycji danych. Elementy, które nie zostały uzupełnione są zaznaczone innym kolorem (w przypadku gdy ankieta jest już częściowo uzupełniona); F4 Popraw wybranie przycisku umożliwia wypełnienie ankiety; po wyświetleniu okna należy uzupełnić wszystkie pola; Zatwierdź po wybraniu tego przycisku następuje procedura sprawdzenia poprawności oferty, w przypadku gdy ankieta nie jest w pełni uzupełnion wyświetlony zostanie stosowny komunikat, zatwierdzenie ankiety spowoduje zmianę jej statusu (w pierwszej kolumnie na liście ankiet widoczna będzie ikona zamkniętej kłódki) oraz uzupełnienie informacji w kolumnie data zatwierdzenia; Cofnij zatw. wybranie przycisku spowoduje cofnięcie zatwierdzenia ankiety (w pierwszej kolumnie na liście ankiet wyświetlana będzie ikona otwartej kłódki) oraz usunięcie daty zatwierdzenia ankiety; Pokaż wzór wybranie przycisku spowoduje wyświetlenie okna wzorca ankiety; dla pozycji słownikowych widoczne będą ich wartości; Skojarz z jeśli po wczytaniu zapytania ofertowego ankieta została uzupełniona (na przykład w module Zlecenia lub w innej ofercie) przycisk ten, umożliwia powiązania tej ankiety bez konieczności powtórnego jej uzupełniania. Uzupełnienie ankiet jest jedną z czynności, które należy wykonać aby proces sprawdzania i zatwierdzania poprawności oferty zakończył się pomyślnie. Czynność ta przebiegała identycznie, w przypadku ankiety skojarzonej z nagłówkiem oferty jak i z pozycji specyfikacji oferty. Aby uzupełnić dane w ankiecie należy wybrać przycisk F4 Popraw. Zostanie wyświetlone okno zawierające pozycje ankiety do uzupełnienia. W przypadku, gdy ankieta była już uzupełniana w wyświetlanym oknie, puste pozycje zostaną zaznaczone innym kolorem. Rys. 18. Okno: Karta pozycji specyfikacji oferty zakładka Ankiety dołączone do pozycji.. Dla ankiet niewypełnionych aktywne są tylko przyciski umożliwiające ich poprawę, przejrzenie wzorca bądź skojarzenie ankiety z już istniejącą ankietą. Dla ankiet uzupełnionych, uaktywniane są dodatkowo przyciski F3 Pokaż oraz Rys. 19. Okno: Ankieta. 7

12 4. Umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia W górnej części wyświetlanego okna wyświetlana jest informacja o typie oraz wzorcu oferty, w części środkowej znajduje się lista elementów do uzupełnienia, dolna część służy do wyświetlania i uzupełniania poszczególnych pozycji. Opcje widoczne w dolnej części okna mają zastosowanie tylko dla elementów, których wartości przedstawione są w tabeli a ich znaczenie jest następujące: Tabela uzupełniaj zerami tylko pola liczbowe jeśli Użytkownik nie uzupełni pola w tabeli, zostanie ono uzupełnione automatycznie wpisana zostanie wartość 0; Tabela uzupełniaj zerami wszystkim nie uzupełnionym polom w tabeli zostaną przypisane wartości zerowe. Uzupełnianie ankiety należy rozpocząć od określenia miesiąca i roku sprawozdawczego. System automatycznie wstawia bieżącą datę, istnieje jednak możliwość edycji tych danych. Aby uzupełnić wybraną pozycję ankiety, należy wykonać następujące czynności: zaznaczyć wybraną pozycję; kliknąć na pole edycyjne w dolnej części okna; wprowadzić wartość; zatwierdzić wprowadzone wartości za pomocą przycisku Wprowadź lub klawisza Enter na klawiaturze. Po wykonaniu powyższych czynności system automatycznie przejdzie do kolejnej pozycji ankiety. Przyciski udostępnione w oknie Przeglądania listy ofert i dokumentacji aktualizacyjnych umożliwiają: F2 Dodaj dodanie nowej oferty lub dokumentacji aktualizacyjnej; F3 Pokaż przejrzenie oferty; F4 Popraw poprawienie oferty; F5 Kopiuj skopiowanie oferty; Sprawdź sprawdzenie poprawności oferty; Zatwierdź zatwierdzenie oferty; F6 Eksport zapisanie przygotowanej oferty do pliku, przycisk ten jest dostępny tylko dla dokumentów zatwierdzonych; F8 Ukryj ukrycie oferty; F9 Drukuj wydruk dokumentu. 4. Umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia 4.1. Umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia Umowy z NFZ zostały opisane w instrukcji do modułu Rozliczenia w podrozdziale Funkcje Zestawienie z realizacji umów Zestawienie z realizacji umów z oddziałem NFZ zostało opisane w instrukcji do modułu Zestawienia. Funkcja Zestawienie z realizacji umów dostępne jest w systemie, gdy Użytkownik wykupił licencję w pakiecie B lub C Stan realizacji umowy uwzględniający rezerwacje usług Wybór funkcji Stan realizacji umowy uwzględniający rezerwacje usług powoduje wyświetlenie okna o takiej samej nazwie, w którym po wybraniu umowy z NFZ i użyciu przycisku F5 Oblicz wyświetlona zostaje lista realizacji umowy dla każdego z punktów tej umowy. Zestawienie może obejmować również rezerwacje bez płatności. Tabela realizacji stanu umowy zawiera następujące pozycje: miesiąc miesiąc i rok obowiązywania punktu umowy; limit punktowy wynikający z umowy lub miesięcznych pozycji umowy z NFZ; wykonane ilość usług wykonanych oraz nadwykonania lub niedowykonania w poszczególnych miesiącach; zarezerwowane ilość usług zarezerwowanych oraz nadwykonania lub niedowykonania w poszczególnych miesiącach; razem suma usług zarezerwowanych i wykonanych oraz nadwykonanych i niedowykonanych w poszczególnych miesiącach. Rys. 20. Okno: Stan realizacji umowy uwzględniający rezerwacje usług Stan realizacji umowy uwzględniający rezerwacje usług z podziałem na poradnie Zestawienie umożliwia uzyskanie informacji o ilości wykonanych i zarezerwowanych usługach z danej umowy. Może obejmować również rezerwacje bez płatności. Informacje w zestawieniu są podzielone na poradnie, w których wykonano usługi oraz do których zarezerwowano wizyty. Po zaznaczeniu opcji Pokazuj ukryte poradnie istnieje możliwość uwzględnienia również wykonań lub rezerwacji w poradniach ukrytych. W celu wygenerowania zestawienia należy wybrać umowę z NFZ i użyć przycisk F5 Oblicz. Można również zaznaczyć opcje: Uwzględniaj rezerwacje bez płatności ; 8

13 MODUŁ 42 Umowy Pokazuj ukryte poradnie. Uzupełniona zostanie wówczas lista poradni w których wykonano lub zarezerwowano usługi. Można wybrać jedną lub kilka poradni dla których pojawią się wyniki zestawienia Stan realizacji umowy z informacją o wykonaniach w poradniach i przez pracowników Zestawienie umożliwia uzyskanie informacji o ilościach wykonanych usług z umowy OW NFZ, z uwzględnieniem poradni wykonujących oraz pracowników. Przed wygenerowaniem zestawienia: w polu Umowa z NFZ należy wskazać właściwą umowę z OW NFZ, w polu Punkty umowy można wskazać właściwe punkty z umowy OW NFZ, w polu Pracownicy można wskazać właściwych pracowników jednostki służby zdrowia, w polach Okres od... do... należy wskazać okres, za który ma być wygenerowane zestawienie. Domyślnie w polach ustawia się bieżący rok i miesiąc, w polu znajdującym się w dolnej części okna, można wskazać jedną z pozycji: Rys. 21. Okno: Stan realizacji umowy uwzględniający rezerwacje usług z podziałem na poradnie Stan realizacji umowy Zestawienie Stan realizacji umowy opisano w instrukcji do modułu Rozliczenia w podrozdziale Funkcje dodatkowe. Bez poradni i pracownika; Poradnia; Poradnia, pracownik; Pracownik. Aby wygenerować zestawienie należy użyć przycisku F5 Oblicz Stan realizacji umowy z podziałem na poradnie Zestawienie umożliwia uzyskanie informacji o ilości wykonanych usługach z danej umowy. Informacje w zestawieniu są podzielone na poradnie, w których wykonano usługi. Po zaznaczeniu opcji Pokazuj ukryte poradnie istnieje możliwość uwzględnienia również wykonania usług w poradniach ukrytych. Zestawienie umożliwia również kontrolę nadwykonań i niedowykonań. W celu wygenerowania zestawienia po wybraniu umowy z NFZ należy wybrać przycisk F5 Oblicz. Rys. 23. Okno: Stan realizacji umowy z inf. o wykonaniach w poradniach i przez pracowników. Zestawienie można: wyeksportować w pliku *.xls do programu Excel (przycisk F6 Eksportuj ). Zostanie wyświetlone okno Zapisywanie jako, w którym można podać własną nazwę zestawienia oraz należy wskazać katalog docelowy. Rys. 22. Okno: Stan realizacji umowy podziałem na poradnie. Do programu Excel są eksportowane dane ze wszystkich kolumn z zestawienia, w tym z kolumn od 13 do 18. Są to następujące dane: łączna liczba punktów, kwota potwierdzona przez OW NFZ, liczba punktów poprawnych, liczba punktów z ostrzeżenieniami, liczba punktów błędnych, liczba punktów niezwalidowanych. 9

14 4. Umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia wydrukować (przycisk F9 Drukuj ). Na wydruku zestawienia nie są widoczne kolumny z danymi z zestawienia: od 13 do 18. Są to następujące dane: łączna liczba punktów, kwota potwierdzona przez OW NFZ, liczba punktów poprawnych, liczba punktów z ostrzeżenieniami, liczba punktów błędnych, liczba punktów niezwalidowanych Przypisywanie pacjentów do grupy dla rodzaju specyfikacji Usługa do wyznaczenia JGP umożliwia dodanie nowej usługi o kodzie JGP i o nazwie Usługa do wyznaczenia JGP, dla rodzaju specyfikacji Usługa, dla której nie powstanie pozycja rozliczeniowa (dot. JGP) - umożliwia dodanie nowej usługi o kodzie BEZ- POZROZL i o nazwie Świadczenie bez pozycji rozliczeniowej. Aby rozpocząć operację, należy użyć przycisku Wykonaj. Po zakończeniu do umowy/punktów zostaną dodane wybrane usługi refundowane. Przypisywanie pacjentów do grupy zostało opisane w module Deklaracje (rozdz. Przypisanie pacjentów do grupy na podstawie deklaracji ) Dodawanie usług do umowy Funkcja umożliwia dodanie do umowy z OW NFZ dodatkowych usług refundowanych. Dodawane usługi refundowane muszą być powiązane z usługami medycznymi. Jeżeli usługa refundowana jest już w umowie/punkcie, wówczas dodawanie usługi zostanie anulowane. Aby dodać usługę/usługi w oknie Dodawanie usług do umowy należy uzupełnić pola: Pole Rodzaj specyfikacji należy ustawić właściwy rodzaj usługi: Usługa dla komunikatu danych o poradach POZ. Usługa dla komunikatu zbiorczego świadczeń POZ. Usługa do wyznaczenia JGP. Usługa, dla której nie powstanie pozycja rozliczeniowa (dot. JGP). Pole Umowa z NFZ należy ustawić właściwą umowę z OW NFZ. W zależności od ustawionej pozycji w polu Rodzaj specyfikacji, poniższe pola będą dostępne do zmiany pozycji lub będą wyszarzone. Rys. 24. Okno: Dodawanie usług do umowy Poprawa wykonanych usług POZ Funkcja Poprawa wykonanych usług POZ umożliwia poprawę wcześniej zrealizowanych usług refundowanych o wykonanie w ramach wybranej umowy POZ. W tym celu w oknie o tej samej nazwie, należy w polu Usługi wybrać usługi oraz określić przedział czasowy, w którym były wykonane, następnie należy użyć przycisku Szukaj. W sekcji Usługi wykonaj w ramach należy uzupełnić pola: Umowa POZ wybór umowy POZ do której będą przypisane wykonane usługi, Punkt POZ umowy wybór punktu tej umowy. Użycie przycisku Wykonaj spowoduje, że do wybranej umowy POZ zostaną przypisane zaznaczone usługi. Pole Punkt umowy należy ustawić właściwą pozycję: wszystkie ustawienie pozycji spowoduje, że usługa refundowana zostanie dodana do wszystkich punktów umowy, wybrany ustawienie pozycji spowoduje, że usługa refundowana zostanie dodana tylko do ustawionego w kolejnym polu punktu umowy, Pole Usługi należy ustawić właściwą pozycję: wybrane ustawienie pozycji umożliwia dodanie jednej lub kilku usług refundowanych, utwórz nowe ustawienie pozycji: dla rodzaju specyfikacji Usługa dla komunikatu zbiorczego świadczeń POZ umożliwia dodanie nowej pozycji sprawozdawczej płatnika, Rys. 25. Okno: Poprawa porad POZ. 10

15 MODUŁ 42 Umowy Aktualizacja dopłaty kierującego Niektóre jednostki służby zdrowia posiadają umowy z NFZ zawierające część usług opłacanych przez kierującego na usługę. W takich przypadkach dla każdej usługi współfinansowanej w oknie Specyfikacja punktu umowy z NFZ, należy uzupełnić pole Wartość punktu współfinansowania. Można to robić ręcznie, przeglądając i uzupełniając każdy punkt umowy lub automatycznie przy użyciu funkcji Aktualizacja dopłaty kierującego. Korzystając z drugiego z przytoczonych przykładów niezbędne jest posiadanie odpowiedniego pliku w formacie xls. Plik taki zawiera informacje o nazwach usług współfinansowanych oraz odpowiadających im wartościach punktu współfinansowania. W celu dokonania uzupełnienia na karcie umowy wysokości dopłaty usług współfinansowanych, z poziomu menu należy wybrać funkcję Aktualizacja dopłaty kierującego. W wyświetlonym wówczas oknie Aktualizacja dopłaty kierującego należy wybrać umowę z NFZ zawierającą usługi współfinansowane oraz odpowiedni plik w formacie xls, a następnie użyć przycisku F5 Aktualizuj. W przypadku rejestracji pacjenta ze skierowaniem na usługę współfinansowaną, należy koniecznie zarejestrować takie zlecenie jako skierowanie z zewnątrz oraz podać podmiot kierujący. W oknie rozliczenia usługi pojawi się wówczas informacja o opłacie NFZ i opłacie jednostki kierującej, a w miejscu umowy pojawi się napis WSPÓŁFINANSOWANIE Wczytanie dokumentów z oddziału NFZ Import dokumentów otrzymanych z oddziału NFZ został opisany w instrukcji Rozliczenia (rozdz. Wczytywanie dokumentów z NFZ ). W oknie Przeglądanie listy umów listę umów można ograniczyć do konkretnego typu umowy. W tym celu w polu Typ umowy, należy ustawić właściwą pozcyję: wszystkie umowy, z firmą, z grupą rabatową, z POZ, z inną jednostką służby zdrowia, z ZFRON, - rabatowe z POZ, z jednostką wewnętrzną, z pacjentem, jako podwykonawca, stały klient. Po prawej stronie okna oprócz standardowych przycisków, znajdują się: Przycisk F5 Kopiuj przycisk spełnia dwie funkcje. Jeżeli obowiązująca umowa wygasła lub uległa modyfikacji, wówczas można utworzyć aneks do tej umowy lub kopię umowy. Kopia umowy może służyć do umowy z innymi podmiotami. Aby skopiować umowę, należy wskazać właściwy rekord i użyć przycisku F5 Kopiuj. Po zatwierdzeniu pierwszego komunikatu zostanie wyświetlone okno z kolejnym komunikatem: 5. Umowy komercyjne 5.1. Lista umów Funkcja Lista umów (Ctrl+L) umożliwia dodawanie nowych umów komercyjnych, przeglądanie, usuwanie istniejących oraz wykonywanie różnych operacji na umowach. Rys. 27. Okno: Komunikat. Jeżeli zostanie użyty przycisk Tak, wówczas powstanie aneks do umowy. Zostanie wyświetlone kolejne okno z komunikatem informującym o dalszych czynnościach. Rys. 26. Okno: Przeglądanie listy umów. 11

16 5. Umowy komercyjne Gdy Użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise w oknie Przeglądanie listy umów dostępne są dodatkowe przyciski. Są to: Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Rys. 28. Okno: Komunikat. Jeżeli zostanie użyty przycisk Nie, wówczas powtsanie kopia umowy. Zostanie wyświetlone kolejne okno z komunikatem informującym o dalszych czynnościach. Przycisk F7 Abonament umożliwia utworzenie umowy na podstawie wzorca (abonamentu). W przypadku, gdy tworzona jest większa liczba umów zawierających takie same parametry, wówczas można skorzystać z wzorca umów. W tym celu w oknie Przeglądanie listy umów należy użyć przycisku F7 Abonament, co spowoduje wyświetlenie okna Wybieranie abonamentu, w którym znajduje się lista utworzonych wzorców umów (abonamentów). Tworzenie wzorca umowy (abonamentu) szczegółowo zostało opisane w dalszej części instrukcji w rozdziale 5.4 oraz w instrukcjach Abonament i Umowy Enterprise. Rys. 29. Okno: Komunikat. Przycisk F9 Drukuj w oknie Wybór rodzaju wydruku po włączeniu właściwej opcji możliwy jest wydruk: Po wybraniu jednego z wzorców i użyciu przycisku OK pojawi się okno z zapytaniem Czy chcesz stworzyć umowę w oparciu o wzorzec.zatwierdzenie tego zapytania spowoduje wyświetlenie Karty umowy, na której uzupełnione będą te same pozycje co na Karcie wzorca umowy, na podstawie której tworzona ma być nowa umowa. Dodatkowo na Karcie umowy należy: Wybrać świadczeniobiorcę, z którym zawierana jest umowa. W zależności od typu tworzonej umowy pole przyjmuje nazwę: Pole Firma, Pole Oddział NFZ, Pole Jednostka służby zdrowia, Pole Jednostka wewnętrzna z dodatkowym polem Poradnia, Pole Pacjent. Rys. 30. Okno: Wybór rodzaju wydruku. Przycisk F6 Zablokuj umożliwia zablokowanie wskazanej umowy (dla umów niezablokowanych). Jeżeli zachodzi potrzeba wykonania usługi spoza umowy, ale usługa ta ma być zafakturowana na zakład pracy pacjenta, wówczas należy utworzyć dodatkową umowę z wszystkimi takimi usługami, po czym zablokować umowę przy użyciu przycisku F6 Zablokuj. Zablokowanie umowy uniemożliwia wybranie jej podczas rejestracji zleceń. Jeśli konieczne jest zarejestrowanie usługi fakturowanej na firmę, należy odblokować taką umowę, a po wykonaniu zlecenia ponownie ją zablokować. Dodatkowo na zakładce Umowa z różnymi cenami usług można podać: Datę ważności abonamentu data wystawienia kolejnej faktury, pole wykorzystywane do automatycznego wystawiania faktury; Datę początku limitu jeżeli ustalono jeden z limitów na umowę, wówczas podczas przedłużenia umowy na kolejny okres należy podać datę zawarcia aneksu do umowy; Datę odpowiedzialności data do której będą wykonywane świadczenia pomimo nie uregulowania należności za fakturę. 12

17 MODUŁ 42 Umowy Na zakładce Informacje dodatkowe można uzupełnić: Datę i Godzinę od których umowa obowiązuje pole domyślnie przyjmuje aktualną datę i czas, określa datę początku obowiązywania umowy. Datę wygaśnięcia umowy data do której umowa będzie obowiązywać. Wyżej wymienione zakładki oraz pozostałe zakładki znajdujące się w Karcie umowy tzn.: Umowa procentowa, Wykluczanie, Znaczniki, Podwykonawcy, Beneficjenci oraz Towary, szczegółowo zostały opisane w dalszej części instrukcji. Przycisk Beneficjenci umożliwia wyświetlenie listy tych pacjentów, którzy są beneficjentami co najmniej dwóch ze wskazanych umów. Po użyciu przycisku, należy przy co najmniej dwóch umowach ustawić znacznik zaznaczania i ponownie użyć przycisku. Przycisk Eks. usług umożliwia wyeksportowanie usług, które są wykonywane w ramach danej umowy przez podwykonawcę Nowa umowa Tworzenie umowy z firmą Umowa z firmą jest tworzona w przypadku, gdy dana jednostka służby zdrowia podpisała umowę z firmą na świadczenie określonych usług pracownikom tej firmy. Najczęściej takie umowy podpisywane są na usługi z zakresu medycyny pracy. Firmy to nie tylko miejsca, w których pacjent jest zatrudniony, ale również inne firmy z którymi wiąże go umowa. Przykładem mogą być firmy ubezpieczeniowe lub banki. Rozliczanie usług wykonanych na podstawie tych umów może być realizowane na trzy sposoby: ryczałtowo firma co miesiąc płaci określoną stawkę za każdego pracownika; procentowo część opłaty za usługę przeniesiona jest na pracownika, a pozostały koszt ponosi firma; z różnymi cenami usług (tzw. umowa kombinowana) odrębny cennik usług dla każdej usługi w umowie. Umowa kombinowa dostępna jest w systemie, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise. Rys. 31. Okno: Pacjenci przynależący do więcej niż jednej ze wskazanych umów. Przycisk Zeruj limity umożliwia wyzerować wszystkie limity w umowach, Przycisk Lista benef. umożliwia wyświetlenie listy beneficjentów ze wskazanej umowy. W wyświetlonym oknie Lista beneficjentów, istnieje możliwość dodania nowych oraz usunięcia dotychczasowych beneficjentów ze wskazanej umowy. Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Aby dodać nową umowę z firmą z menu Umowy (Ctrl+N), należy użyć funkcji Nowa umowa lub Lista umów (potem przycisk F2 Dodaj ). W oknie Karta umowy, należy uzupełnić: Pole Typu umowy (z firmą); Pole Świadczeniodawca, Pole Firma wybór świadczeniobiorcy usług wyszczególnionych w umowie, Opcja Umowa z różnymi cenami usług pozwala na wprowadzenie ceny i limitu dla każdej usługi wchodzącej w skład umowy osobno. Opcję należy zaznaczyć w przypadku umowy kombinowanej. Dla umowy ryczałtowej i procentowej na zakładce Umowa procentowa, należy uzupełnić pole Grupa usług, których dotyczy umowa. Rys. 32. Okno: Lista beneficjentów. 13

18 5. Umowy komercyjne Oprócz tych niezbędnych informacji okno Karta umowy zawiera następujące pola: Grupa rabatowa pracownicy danej firmy, którym przysługuje rabat na usługi wykonane na podstawie umowy z daną firmą; Grupa pacjentów pracownicy danej firmy, którzy będą mogli korzystać z usług wykonanych na podstawie umowy z daną firmą. W przypadku gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise, na Karcie umowy dostępne są wymienione poniżej dodatkowe pola: Dla modułu Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Pole Rodzaj abonamentu ; Pole Priorytet po uzupełnieniu tego pola i włączeniu odpowiedniej opcji w module Zlecenia podczas wykonywania zleceń program będzie mógł podpowiadać umowy o wyższym priorytecie. Podawany priorytet jest z zakresu od 0 do 99, a im większa liczba tym umowa jest ważniejsza; Informacja Podmiot umowy - świadczeniobiorca jest jednocześnie podmiotem umowy; Pole Płatnik umowy płatnikiem za wykonane usługi z umowy zazwyczaj jest podmiot umowy. Pole to należy uzupełnić w przypadku, gdy płatnikiem za wykonane usługi z umowy jest inny podmiot niż podmiot umowy. Pole Płatnik umowy widoczne jest, gdy została zaznaczona opcja Umowa z różnymi cenami usług. Pole Pacjent umożliwia podanie wartości dla wybranego rodzaju limitu jaki ma obowiązywać w ramach umowy na jednego pacjenta. Pole może przyjmować następujące wartości: brak limitu w ramach umowy usługa będzie wykonywana bez ograniczeń; limit ilościowy na umowę liczba usług do wykonania w ramach umowy; limit ilościowy na miesiąc liczba usług do wykonania w ciągu jednego miesiąca obowiązywania umowy; limit kwotowy na umowę kwota za jaką mogą być wykonane usługi w ramach całej umowy; limit kwotowy na miesiąc kwota za jaką mogą być wykonane usługi w ramach jednego miesiąca obowiązywania umowy. Pole Umowa pozwala na podanie wartości dla wybranego rodzaju limitu jaki ma obowiązywać w ramach umowy dla wszystkich pacjentów, których obejmuje umowa, pole może przyjmować następujące wartości: brak limitu; limit ilościowy na umowę; limit ilościowy na miesiąc; limit kwotowy na umowę; limit kwotowy na miesiąc. 2. Zakładka Umowa procentowa zakładka niewidoczna jest w przypadku włączenia opcji Umowa z różnymi cenami usług. Zawiera elementy: Pole Grupa lekarzy lekarze wykonujący usługi pracownikom danej firmy; Pole Grupa usług, których dotyczy umowa lista usług jakie mogą być wykonane pracownikom w ramach umowy; Pole zawierające dostępne w systemie rodzaje umów: Umowa procentowa. Dla tej umowy dostępne są pola: Pole Rabat wysokość ustalonego rabatu. Pole Opłata pracownika, Pole Opłata firmy, Rys. 33. Karta umowy zakładka Informacje dodatkowe. Suma wartości podanych w polach Rabat, Opłata pracownika i Opłata firmy powinna wynieść 100%. W dolnej części okna Karta umowy znajdują się zakładki przechowujące pozostałe informacje o umowie z firmą: 1. Zakładka Informacje dodatkowe zawiera elementy: Pole Umowa obowiązuje od dnia, Godziny ; Pole Umowa wygasa dnia ; 14

19 MODUŁ 42 Umowy Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. 3. Zakładka Umowa z różnymi cenami usług zawiera elementy: Rys. 34. Karta umowy zakładka Umowa procentowa. Zakładka Umowa z różnymi cenami usług dostępna jest, gdy na Karcie umowy została włączona opcja Umowa z różnymi cenami usług lub w przypadku wykupionej licencji na dodatkową funkcję Umowy Enterprise, gdy na zakładce Umowa procentowa wybrano rodzaj umowy umowa kombinowana. Umowa ryczałtowa. Dla tej umowy dostępne jest pole: Pole Ryczałt kwota ryczałtu. W przypadku gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise, na zakładce Umowa procentowa dla typu umowy ryczałtowa dostępne są dodatkowe pola wymienione poniżej: Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Pole Typ fakturowania - określa częstotliwość z jaką będą wystawiane faktury w ramach zawartej umowy. Pole widoczne dla typu umowy - umowa ryczałtowa. brak; co miesiąc; co kwartał; co pół roku; co rok. Pole Data ważności abonamentu data wystawienia kolejnej faktury. Pole widoczne dla typu umowy umowa ryczałtowa. Umowa kombinowana (umowa z różnymi cenami usług). Elementy dostępne dla tego rodzaju umowy, zostały opisane w dalszej części tego rozdziału. Umowa kombinowa (umowa z różnymi cenami usług) dostępna jest w systemie, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise. Rys. 35. Karta umowy zakładka Umowa z różnymi cenami usług. W przypadku gdy Użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise, na zakładce Umowa z różnymi cenami usług dostępne są wymienione poniżej pola: Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Pole Ryczałt kwota ryczałtu wykorzystywana do automatycznego fakturowania umów; Pole Typ fakturowania określa częstotliwość z jaką będą wystawiane faktury w ramach zawartej umowy. Pole może przyjmować następujące wartości: brak; co miesiąc; co kwartał; co pół roku; co rok. 15

20 5. Umowy komercyjne Pole Data ważności abonamentu - jest to data, do której umowa jest opłacona. Po opłaceniu kolejnej umowy data ta może zostać automatycznie zmieniona tak, by pokazywać termin kolejnej wpłaty raty; Pole ze sposobem określania limitu: limit zwykły daty obowiązywania i wygaśnięcia umowy należy podać ręcznie; limit roczny kalendarzowy data obowiązywania i wygaśnięcia będzie w przedziale od 01 stycznia do 31 grudnia danego roku; limit roczny od daty początku limitu po podaniu daty obowiązywania data wygaśnięcia jest automatycznie ustawiana rok później. Pole Data początku limitu jest to data, od której liczony jest limit w przypadku ustawienia limitu dla umowy. Zwykle limit taki jest limitem rocznym. Program każdorazowo sprawdza, ile jeszcze usług może być wykonanych w ramach umowy. Sprawdzanie rozpoczyna się od daty początku limitu do chwili obecnej. W przypadku, gdy przedłużamy umowę na kolejny rok należy zmodyfikować tę datę sygnalizując, że poprzedni rok jest już zamknięty i liczymy limit od początku; Pole Data odpowiedzialności data ta określa, do kiedy umowa jest aktywna i jest proponowana podczas wykonywania zleceń. Zwykle data ta jest późniejsza niż data ważności abonamentu np. data ważności abonamentu to 15 maj, a data odpowiedzialności to 20 sierpień. Na podstawie daty ważności abonamentu wystawiana jest faktura, po czym oczekujemy na jej opłacenie. Jeśli opłata nie wpłynie w tym czasie, po upływie daty odpowiedzialności umowa jest blokowana. Zarejestrowanie wpłaty przedłuża datę odpowiedzialności na kolejny okres; Pole Sposób fakturowania określa czy zapłata za fakturę powinna nastąpić z góry czy z dołu: domyślny dla pacjenta określa sposób fakturowania z góry, dla pozostałych świadczeniobiorców z dołu; z dołu; z góry. Pole Okres płatności dla faktury - liczba dni w ciągu których powinna wpłynąć opłata za fakturę; Pole Okres odpowiedzialności - zamiast daty obowiązywania umowy można podać przez ile dni umowa będzie obowiązywać pomimo, iż nie wpłynie wpłata za fakturę; Opcja Ustaw datę ważności abonamentu na ostatni dzień miesiąca podczas fakturowania data ważności abonamentu będzie ustawiona na ostatni dzień miesiąca. Na zakładce Umowa z różnymi cenami usług znajduje się tabela z listą usług, które mogą być realizowane w ramach umowy. Jedna umowa np. z pacjentem, z zakładem pracy, może zawierać: usługi wykonywane pacjentowi beneficjentowi umowy bezpłatnie, usługi wykonywane z określonym rabatem, usługi, których cena jest indywidualnie negocjowana z pacjentem, usługi, których cena zmienia się w momencie przekroczenia limitu, oraz kombinację limitów. Aby do umowy dodać nową usługę, należy użyć przycisku F2 Dodaj. Zostanie wyświetlone okno Usługi w umowie. Rys. 36. Okno: Usługi w umowie. W oknie tym można wprowadzić dane: Pole Usługa z bazy usług należy wybrać właściwą usługę, lub Pole Grupa usług w polu można wybrać grupę usług. W ten sposób zazwyczaj w umowie umieszczane są usługi laboratoryjne. Dla pojedynczej usługi można dodać synonim. W tym celu w sekcji Synonimy, należy uzupełnić pola: Pole Kod należy wprowadzić kod synonimu usługi. Pole Nazwa należy wprowadzić nazwę synonimu usługi. Pola Podmiot, typ płatnika oraz nazwa płatnika są niedostępne do edycji i automatycznie uzupełniane danymi z umowy. Pole Podmiot jest wyświetlane, gdy licencja systemu KS-SOMED dotyczy kilku podmiotów. Wprowadzony synonim usługi automatycznie zostanie dodany do funkcji Synonimy, dostępnej w module Kartoteki, gdzie może być poprawiany oraz usunięty. 16

21 MODUŁ 42 Umowy Synonimy można przypisać usłudze podczas tworzenia nowej umowy i dodawania usługi oraz w trybie ich edycji. Sekcja Synonimy jest dostępna tylko dla umów o typie: z firmą; pacjentem oraz z inną jednostką służby zdrowia oraz po ustawieniu w umowie świadczeniobiorcy. Pole Grupa limitowa w polu można zgrupować kilka usług w jedną grupę z tym samym limitem. Umożliwia to sporządzenie umowy, w której pacjentowi przysługują, np. 2 konsultacje specjalistyczne z grupy kilku konsultacji (np. kardiologiczna, okulistyczna, dermatologiczna, neurologiczna itp.) Pacjent może wykorzystać dowolne dwie konsultacje. Pole Cena należy podać cenę usługi. W zależności od wybranej pozycji w polu Typ ceny, cena może być wyrażona kwotowo lub procentowo. 1. Jeżeli w polu Typ ceny został wybrany typ ceny: kwotowa, wówczas w polu Cena należy podać dokładną cenę usługi dla tej umowy. Cena katalogowa (z Karty usługi ) w tym przypadku nie jest brana pod uwagę, przy rozliczaniu zlecenia z tą usługą. Rys. 38. Okno: Karta wykonania usługi oraz Rozliczenie zlecenia. 2. Jeżeli w polu Typ ceny został wybrany typ ceny: procentowa, wówczas w polu Cena należy podać jaki procent ceny katalogowej (z Karty usługi ) tworzy cenę usługi dla tej umowy. Rys. 39. Okno: Usługi w umowie. Rys. 37. Okno: Usługi w umowie. Podczas wykonywania np. w module Zlecenia zlecenia ze wskazaną usługą beneficjentowi z danej umowy, zostanie naliczona cena podana w polu Cena. W tym przypadku podczas wykonywania np. w module Zlecenia zlecenia ze wskazaną usługą beneficjentowi z danej umowy, zostanie naliczona cena wyliczona z przedstawionego powyżej sposobu. 17

22 5. Umowy komercyjne Rys. 40. Okno: Karta wykonania usługi oraz Rozliczenie zlecenia. 3. Jeżeli w polu Typ ceny został wybrany typ ceny: kwotowa ponad limit oraz w polu Pacjent lub Umowa został ustalony limit, wówczas w polu Cena należy podać dokładną cenę usługi dla tej umowy. W tym przypadku przedstawiona funkcjonalność działa w ten sposób, że do limitu podanego w polu Pacjent lub Umowa, usługa jest rozliczana za 0 zł, natomiast po przekroczeniu limitu dla usługi zostanie naliczona cena podana w polu Cena. Rys. 42. Okno: Karta wykonania usługi oraz Rozliczenie zlecenia. Kliknięcie w przycisk ze znakiem zapytania spowoduje wyświetlenie okna, zawierającego szczegółowe informacje. Rys. 43. Okno: Blokowanie umowy. Jeżeli w przedstawionym sposobie naliczania ceny usługi w ramach umowy, w polu Cena nie zostanie podana cena usługi, wówczas po przekroczeniu limitu na opłatę promocyjną (0 zł) dla usługi podczas wykonywania kolejnego zlecenia z tą usługą, nastąpi automatyczne zablokowanie umowy na opłatę promocyjną (0 zł) i system zaproponuje inną umowę lub rozliczenie prywatne. Rys. 41. Okno: Usługi w umowie. O tym, że limit dla usługi został wyczerpany, świadczy automatyczne zablokowanie umowy na opłatę promocyjną (0 zł) podczas wykonywania kolejnego zlecenia z tą usługą np. w module Zlecenia. Dodatkowo w dolnej części Karty wykonania usługi, pojawi się pulsujący przycisk ze znakiem zapytania. W takiej sytuacji zgodnie z informacją przedstawioną powyżej po przekroczeniu limitu na opłatę promocyjną (0 zł) dla usługi zostanie naliczona cena podana w polu Cena. 18

23 MODUŁ 42 Umowy Pole Cena dla drugiego płatnika w przypadku gdy opłata za usługę wykonaną beneficjentowi umowy jest rozłożona na podmiot umowy lub płatnika umowy i pacjenta, wówczas w polu można podać wartość opłaty (lub sposobu jej wyliczania) dla drugiego płatnika. Pole jest aktywne, gdy na zakładce Znaczniki w polu Płatnikiem opłat dodatkowych jest, została ustawiona pozycja: Podmiot lub płatnik umowy i pacjent. Rys. 44. Okno: Karta wykonania usługi oraz Blokowanie umowy. 4. Jeżeli w polu Typ ceny został wybrany typ ceny: procentowa ponad limit oraz w polu Pacjent lub Umowa został ustalony limit, wówczas w polu Cena należy podać jaki procent ceny katalogowej (z Karty usługi ) tworzy cenę usługi dla tej umowy. W tym przypadku przedstawiona funkcjonalność działa w ten sposób, że do limitu podanego w polu Pacjent lub Umowa, usługa jest rozliczana za 0 zł, natomiast po przekroczeniu limitu dla usługi zostanie naliczona cena wyliczona z podanego w polu Cena procentu ceny katalogowej usługi. Po wyczerpaniu limitu dla usługi, podczas wykonywania kolejnego zlecenia z tą usługą, nastąpi blokada umowy na opłatę promocyjną (0 zł), analogicznie jak dla przedstawionego powyżej typu ceny: kwotowa ponad limit. Procenty podawane w polach: Cena oraz Cena dla drugiego płatnika nie muszą sumować się do 100. Można wprowadzić np. regułę, że 50% opłaty ponosi firma, 40% - pacjent (pracownik), natomiast 10% to rabat jakiego udziela przychodnia. Pole Pacjent w polu można ustawić limit na jaki każdy pacjent związany z daną umową, może mieć na podaną liczbę wykonanych usług, lub na usługi za podaną kwotę: limit zgodny z umową, limit ilościowy na umowę, limit ilościowy na miesiąc, limit kwotowy na umowę, limit kwotowy na miesiąc, Pole Umowa w polu można ustawić wspólny limit na jaki wszyscy pacjenci z danej umowy mogą mieć na podaną liczbę wykonanych usług, lub na usługi za podaną kwotę. Wykonanie usługi jednemu pacjentowi wpływa na możliwość wykonania usługi kolejnemu pacjentowi z umowy. limit zgodny z umową, limit ilościowy na umowę, limit ilościowy na miesiąc, limit kwotowy na umowę, limit kwotowy na miesiąc, Pole Typ ceny należy wybrać jeden z dostępnych typów: Rys. 45. Okno: Usługi w umowie. kwotowa określa jaką kwotę w porównaniu do ceny katalogowej za usługę z umowy poniesie płatnik. Po wybraniu tego typu ceny w polu Cena, należy podać dokładną cenę usługi dla danej umowy. procentowa po wybraniu tego typu ceny w polu Cena, należy podać jaki procent ceny katalogowej (z Karty usługi ) będzie tworzył cenę usługi dla danej umowy. kwotowa ponad limit wybranie tego typu ceny oraz w polu Pacjent lub Umowa został ustalony limit, wówczas w polu Cena można podać dokładną cenę usługi dla tej umowy. Funkcjonalność działa w ten sposób, że do limitu podanego w polu Pacjent lub Umowa, usługa jest rozliczana za 0 zł, natomiast po przekroczeniu limitu dla usługi zostanie naliczona cena podana w polu Cena. 19

24 5. Umowy komercyjne procentowa ponad limit - wybranie tego typu ceny oraz w polu Pacjent lub Umowa został ustalony limit, wówczas w polu Cena należy podać jaki procent ceny katalogowej (z Karty usługi ) tworzy cenę usługi dla tej umowy. Funkcjonalność działa w ten sposób, że do limitu podanego w polu Pacjent lub Umowa, usługa jest rozliczana za 0 zł, natomiast po przekroczeniu limitu dla usługi zostanie naliczona cena wyliczona z podanego w polu Cena procentu ceny katalogowej usługi. zaawansowane wyliczanie - umożliwia wprowadzenie ceny usługi, która jest uzależniona od wielu dodatkowych czynników. Wymaga to jednak odpowiedniej modyfikacji systemu, która to jest wykonywana na specjalne życzenie Klienta. Typ zaawansowane wyliczanie używane jest dla usług związanych z transportem ( Usługa dla pogotowia ). Pozwala na uzależnienie ceny usługi od odległości, czasu oraz postojów podczas realizacji usługi. Aby wybrać jeden ze sposobów zaawansowanego wyliczania ceny, w dodatkowym polu Zaawan. wyliczanie, a następnie w oknie Wybieranie zaawansowanego wyliczania, należy wybrać z listy jeden z typów. Przycisk Zapisz - umożliwia zapisać kartę do pliku o rozszerzeniu (*.czn). Rys. 47. Okno: Karta zaawansowanego wyliczania. z usługi po wybraniu tego typu ceny, cena usługi dla danej umowy, będzie taka sama jak cena katalogowa (z Karty usługi ). Pole Warunki wykonania usługi prawidłowe rozliczenie usługi z danej umowy może być uzależnione od następujących warunków: według ustawień umowy, usługa wymaga potwierdzenia na przykład w przypadku usług drogich lub usług na wykonanie, których czeka się długo, usługa wymaga skierowania wybór tej pozycji spowoduje, że system będzie monitował, czy pacjent okazał skierowanie na wykonanie usługi z umowy. Szczegółowy opis o kontroli skierowań został przedstawiony w instrukcji do modułu Terminarz (rozdz ) lub w instrukcji do modułu Zlecenia (rozdz. 3; 4.1). Rys. 46. Okno: Wybieranie zaawansowanego wyliczania. Aby dodać nowy sposób zaawansowanego wyliczania ceny, należy użyć przycisku F2 Dodaj, a w oknie Karta zaawansowanego wyliczania uzupełnić pola: Pole Typ, Pole Nazwa, Obszar Opis gdzie należy podać algorytm wyliczania ceny. W oknie Karta zaawansowanego wyliczania znajdują się przyciski: Opcja Różna cena dla różnych lekarzy włączenie opcji umożliwia ustalenie ceny usługi z danej umowy, która będzie zależna od grupy pracowników, którzy usługę będą wykonywać. Włączenie opcji uaktywnia sekcję Cena zależna od pacjenta. Aby dodać grupę pracowników, należy użyć przycisku F2 Dodaj. W wyświetlonym oknie Cena usługi dla grupy lekarzy, w którym należy uzupełnić: Pole Grupa lekarzy wybór z listy; Pole Cena. Przycisk Znajdź - wyszukuje wpisany tekst, Przycisk Wczytaj - pozwala wczytać dane z pliku o rozszerzeniu (*.czn), 20

25 MODUŁ 42 Umowy Rys. 48. Okno: Cena usługi dla grupy lekarzy. 4. Zakładka Wykluczanie zakładka widoczna jest dla umowy kombinowej lub gdy została włączona opcja Umowa z różnymi cenami usług. Jest to mechanizm służący indywidualizacji pakietów usług. Przy tworzeniu abonamentu w oparciu o istniejące pakiety może okazać się, że z pewnej grupy usług wchodzącej w skład pakietu, do umowy z daną firmą nie będzie ujęta określona usługa. Zakładka Wykluczanie dostępna jest, gdy wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise. Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Rys. 50. Okno: Karta wykluczania. 5. Zakładka Znaczniki zawiera elementy: Opcja Na fakturach wystawianych dla kilku płatników za daną usługę, pomniejsz kwotę BRUTTO by odpowiadała kwocie do zapłaty jeżeli za wykonaną usługę mają zostać wystawione dwie faktury dla firmy i pacjenta, a kwota brutto na obydwu fakturach ma odpowiadać faktycznie poniesionym przez nich kosztom, wówczas należy zaznaczyć tę opcję. W przeciwnym wypadku wystawione będą dwa dokumenty ale z taką samą kwotą brutto faktyczną ceną usługi; Opcja Płatnikiem opłat dodatkowych jest pole widoczne jest, gdy została włączona opcja Umowa z różnymi cenami usług. Pozwala określić płatnika za usługi wykonane ponad limit wynikający z umowy, lub powyżej ustalonych zniżek: podmiot lub płatnik umowy całość opłaty za usługę ponosi firma; pacjent całość opłaty za usługę ponosi pacjent - pracownik firmy; Rys. 49. Okno: Karta umowy -zakładka Wykluczanie. Zamiast tworzyć nową grupę, wystarczy ją wykluczyć z pakietu dla tej konkretnej umowy, posługując się przyciskiem F2 Dodaj. W pierwszej kolejności należy określić jaką usługę lub grupę usług należy wykluczyć. Następnie należy wskazać, kogo wykluczenie ma dotyczyć. W systemie istnieją dwa sposoby wykluczeń: wykluczenie usługi dla wszystkich pacjentów (pracowników firmy); wykluczenie usługi/grupy usług dla wybranych pracowników firmy należy wówczas wprowadzić poszczególne nazwiska posługując się przyciskiem F2 Dodaj. podmiot lub płatnik umowy i pacjent opłata podzielona jest między dwóch płatników: firmę i pacjenta. Wartość poszczególnych części opłaty określa się w oknie Usługi w umowie opisanym poniżej w części poświęconej zakładce Umowa z różnymi cenami usług. Sekcja Rodzaj powiązania z firmą zawiera opcje pozwalające określić rodzaj powiązania pacjenta z firmą, zawiera następujące rodzaje powiązań: nieokreślone, miejsce zatrudnienia, ubezpieczyciel, szkoła, bank, inne. W przypadku gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise,na zakładce Znaczniki dostępne są wymienione poniżej dodatkowe pola: 21

26 5. Umowy komercyjne Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Opcja Umowa obowiązuje wszystkich świadczeniodawców w sytuacji gdy w licencji zawarte są informacje o kilku podmiotach gospodarczych, wówczas jeśli nawet umowa została zawarta z jednym z świadczeniodawców będzie respektowana również przez pozostałych; Pole Warunki wykonania usługi - wybór jednego z możliwych warunków jakie powinny być spełnione, aby mogły być wykonane usługi: brak warunków; usługa wymaga potwierdzenia; usługa wymaga skierowania. Pole Kwotę ryczałtu umożliwia ustalenie wysokości ryczałtu za abonament w jeden z następujących sposobów: ustal dla całej umowy; ustal dla jednego pacjenta; oblicz korzystając ze wzoru po wybraniu tej opcji na zakładce Znaczniki pojawia się dodatkowy obszar Wzór, w którym należy podać wzór według, którego będzie wyliczana kwota ryczałtu. Wybór tej opcji sprawia, że na zakładce Umowa procentowa lub Umowa z różnymi cenami usług, obok pola Ryczałt pojawia się dodatkowa ikona. Kliknięcie na tę ikonę lub użycie skrótu klawiaturowego Alt+W spowoduje wyświetlenie okna Ryczałt, w którym należy podać liczbę pacjentów a następnie kliknąć na przycisk Wylicz. W oknie pojawi się informacja o wysokości ryczałtu, jaki wynika ze wzoru dla podanej liczby pacjentów. Jeżeli została ustalona grupa lekarzy, to system uwzględni tę grupę podczas rejestracji zlecenia. Zlecenie wówczas poprawnie zostanie naliczone na daną umowę, gdy kierującym lekarzem jest lekarz z danej grupy, oraz gdy w Karcie wykonania usługi w polu Kier. zlec. zostanie wybrany kierunek ze skierowania. W przeciwnym wypadku zostanie naliczona inna umowa lub zlecenie zostanie naliczone prywatnie. Istnieje również możliwość wybrania w polu Kier. zlec. pozycji Bez skierowania, jednak wówczas istnieje prawdopodobieństwo, że inne warunki nie pozwolą na wykonanie usługi w ramach danej umowy. Warunek 2: Jeżeli przy wybranych usługach w umowie tj. w oknie Usługi w umowie, zostanie ustawiona pozycja Usługa wymaga skierowania, wówczas prawidłowe zapisanie zlecenia będzie możliwe, tylko w przypadku określenia w Karcie wykonania usługi w polu Kier. zlec. kierunku ze skierowaniem. W przeciwnym razie usługa zostanie naliczona według innej umowy lub prywatnie. Ustawienie jednocześnie warunku 1 i 2 powoduje, że dana usługa z umowy może być poprawnie wykonana tylko wówczas, gdy został ustawiony kierunek ze skierowania (został spełniony warunek 2), oraz gdy kierującym będzie osoba z grupy lekarzy kierujących (został spełniony warunek 1). Możliwe jest ustawienie niezależnie warunku 1 i 2, wówczas można uzyskać: wymuszenie skierowania, ale bez określenia kto może kierować (warunek 2 jest ustawiony, warunek 1 jest nieustawiony), wymuszenie skierowania od właściwego lekarza, ale dopuszczana jest rejestracja zlecenia bez skierowania (warunek 1jest ustawiony, warunek 2 jest nieustawiony). Pole Grupa pracowników mogących wykonywać usługi umożliwia wskazanie grupy lekarzy mogących wykonywać usługi w ramach danej umowy. Jeżeli została ustalona grupa lekarzy, wówczas jest ona uwzględniana podczas rejestracji (rezerwacja, wykonywanie) zlecenia. Zlecenie wówczas poprawnie jest zapisane z daną umową, gdy wykonywane jest przez lekarza z tej grupy. W przeciwnym razie, podczas rejestracji zlecenia zostanie wybrana inna umowa lub zlecenie zostanie naliczone prywatnie, Pole Rozszerzenie typu umowy : brak Medycyna Pracy, Rys. 51. Okno: Ryczałt. Pole Grupa pracowników mogących kierować na usługi umożliwia wskazanie grupy lekarzy, mogących kierować na usługi w ramach danej umowy. Możliwe są dwa warunki: Warunek 1: W sytuacji, gdy w umowie zostanie wybrana pozycja Medycyna Pracy, wówczas zlecenia wykonywane w module Medycyna Pracy, rozliczane są według tych umów w pierwszej kolejności. Funkcja ta przydatna jest w przypadku, gdy dany beneficjent posiada dwie różne umowy, zawierające tę samą usługę np. badania laboratoryjne. W przypadku, gdy usługa jest wykonywana w ramach badań medycyny pracy, powinna być rozliczana w oparciu o umowę ze znacznikiem Medy- 22

27 MODUŁ 42 Umowy cyna Pracy, bez względu na inne warunki wynikające z obecnej strategii wyboru umowy. Funkcja Rozszerzenie typu umowy dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise. Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Pole Zniżka dla płatności kwartalnej (%) ; Pole Zniżka dla płatności rocznej (%) ; Pole Zniżka za staż (%) ; Pole Zniżka uznaniowa (%) ; Pole Kod handlowca. Rys. 53. Karta umowy zakładka Podwykonawcy. Po użyciu przycisku F2 Dodaj zostaje wyświetlone okno Wybieranie podwykonawcy, które składa się z dwóch paneli: W pierwszym panelu widoczna jest lista podwykonawców wprowadzonych do systemu, W drugim panelu znajduje się cennik usług poszczególnych podwykonawców. Aby dodać podwykonawcę do danej umowy, należy przy rekordzie podwykonawcy oraz przy odpowiednich usługach, ustawić znacznik i zatwierdzić przyciskiem OK. Rys. 52. Karta umowy zakładka Znaczniki. 6. Zakładka Podwykonawcy wyświetla listę podwykonawców tj. zewnętrzne jednostki służby zdrowia, które wykonują usługi medyczne, zlecone przez daną przychodnię. Zakładka Podwykonawcy dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcjonalność Podwykonawcy w umowie. Dla funkcji Podwykonawcy w umowie wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil PODWYKONAWCY. Rys. 54. Okno: Wybieranie podwykonawcy. Aby dodać nowego podwykonawcę do systemu w oknie Wybieranie podwykonawcy, należy użyć przycisku F2 Dodaj. 23

28 5. Umowy komercyjne Po prawej stronie okna Wybieranie podwykonawcy znajdują się również przyciski: Przycisk F3 Pokaż umożliwia przeglądanie karty danego podwykonawcy, Przycisk F4 Popraw umożliwia poprawę danych na karcie danego podwykonawcy, Przycisk F5 Kopiuj umożliwia skopiowanie cennika usług istniejącego podwykonawcy do nowego podwykonawcy. W tym celu należy podświetlić odpowiedniego podwykonawcę i w wyświetlonym oknie Karta podwykonawcy dodawanie, wystarczy uzupełnić tylko dane nowego podwykonawcy. Skopiowany cennik usług można edytować, można również do cennika dodawać nowe usługi. Rys. 55. Okno: Karta podwykonawcy dodawanie. W wyświetlonym oknie Karta podwykonawcy - dodawanie, można uzupełnić następujące elementy: Pole Jednostki zewn. wybór podmiotu zewnętrznego z bazy jednostek zewnętrznych, Pole Nazwa pole automatycznie uzupełniane po wybraniu jednostki zewnętrznej, Pole Adres pole automatycznie uzupełniane po wybraniu jednostki zewnętrznej, Pole Telefon, Pole Fax, Pole Godz. przyjęcia, Pole Osoba do kontak., Obszar Uwagi, tabela z listą świadczeń, Aby do listy świadczeń dodać nową usługę, należy posłużyć się przyciskiem F2 Dodaj. Spowoduje on wyświetlenie okna Karta świadczenia - dodawanie, w którym należy: w polu Nazwa podać nazwę usługi, w polu Kod podać numer kodu usługi, lub w polu Usługa wybrać z bazy odpowiednią usługę co spowoduje, że pola Nazwa oraz Kod zostaną automatycznie uzupełnione, w polu Cena podać cenę usługi. Kopiowanie cennika usług można również dokonać przy użyciu funkcji Podwykonawcy w oknie Przeglądanie listy podwykonawców. Przycisk F8 Ukryj umożliwia usunięcie danego podwykonawcy, Przycisk F9 Drukuj umożliwia wydrukowanie listy podwykonawców, Przycisk Eks. usług umożliwia wyeksportowanie usług wykonywanych przez podwykonawcę. Dane zapisywane są według przygotowanego wzoru do pliku o rozszerzeniu (*.xls). Rys. 57. Okno: Raport z eksportu usług wykonywanych przez podwykonawcę. Przycisk Eks. umowy umożliwia wyeksportowanie umów, w których udział bierze dany podwykonawca. Dane zapisywane są według przygotowanego wzoru do pliku o rozszerzeniu (*.xls). Rys. 58. Okno: Raport z eksportu umów, w których udział bierze podwykonawca. Przycisk Eks. Excel umożliwia wyeksportowanie listy podwykonawców do arkusza Excel. 7. Zakładka Beneficjenci zawiera listę pacjentów, którzy mogą korzystać z usług danej umowy. Rys. 56. Okno: Karta świadczenia. Zakładka Beneficjenci dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise. 24

29 MODUŁ 42 Umowy Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Rys. 61. Okno: Informacja lista beneficjentów. Podobna informacja wyświetlana jest przy usuwaniu pacjenta z listy beneficjentów. Rys. 59. Okno: Karta umowy zakładka Beneficjenci. Na zakładce widoczne są również przyciski: Przycisk Usuwanie beneficjentów usuwa zaznaczonego pacjenta z listy beneficjentów, Przycisk Dodawanie beneficjentów dodaje do listy beneficjentów nowych pacjentów. Po jego użyciu pojawi się okno Wybieranie pacjentów, w którym należy wybrać pacjentów, którzy mają być dodani do listy. W sytuacji, gdy na zakładce Znaczniki w sekcji Rodzaj powiązania z firmą, zaznaczono więcej niż jeden rodzaj powiązania z firmą, wówczas przed wyświetleniem okna Wybieranie pacjentów pojawi się okno Rodzaj powiązania z firmą. W oknie tym należy wybrać tylko jeden rodzaj powiązania dla nowo dodawanych pacjentów. Rys. 62. Okno: Informacja lista usuniętych beneficjentów. Na zakładce Beneficjenci znajdują się również przyciski umożliwiające wydruk listy beneficjentów oraz eksport do programu Msc Excel. 8. Zakładka Towary umożliwia wprowadzenie towarów do umowy. Suma wartości wszystkich towarów powinna wynieść 100%. Towary mogą być następnie fakturowane z umowy w module Kasa przy użyciu funkcji Fakturowanie umów. Możliwość fakturowania towarów z umowy dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise oraz na dodatkową funkcjonalność Towary na umowie enterprise -fakturowanie. Rys. 60. Okno: Rodzaj powiązania z firmą. Po dodaniu nowych pacjentów wyświetlona zostanie informacja zawierająca: symbol umowy, rodzaj abonamentu, listę nowo dodanych pacjentów do umowy oraz rodzaj powiązania z firmą. Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. 25

30 5. Umowy komercyjne Dla funkcji Umowy Enter wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Rys. 63. Okno: Karta umowy zakładka Towary. Aby dodać nowy towar należy posłużyć się przyciskiem F2 Dodaj i w wyświetlonym oknie Karta towarów uzupełnić pola: Opcję Umowa rodzinna należy włączyć w sytuacji, gdy usługi w ramach umowy mogą być wykonywane również członkom rodziny pacjenta. Z usług w ramach umowy mogą korzystać tylko te osoby, które na Karcie rodziny mają włączoną opcję Może korzystać z umowy. W sytuacji gdy nie została włączona opcja Umowa rodzinna pole Grupa pacjentów jest blokowane. Pole to również podczas poprawy, jeżeli grupa pacjentów została już wcześniej uzupełniona, jest zerowane i blokowane. Karta umowy z pacjentem zawiera ponadto te same elementy co Karta umowy z firmą. Pole Towar wybór towaru, Pole Wartość należy podać procentową wartość danego towaru. Rys. 64. Okno: Karta towarów. Fakturowanie listy towarów z umowy zostało szczegółowo opisane w instrukcji do modułu Kasa w rozdziale Fakturowanie umów Tworzenie umowy z pacjentem Umowa z pacjentem jest typowym produktem jednostki służby zdrowia, w ramach którego świadczone są usługi dla prywatnych pacjentów i ich rodzin. Aby dodać nową umowę z pacjentem z poziomu menu, należy wybrać funkcję Nowa umowa (Ctrl+N) wówczas wyświetlona zostaje Karta umowy, w której niezbędne jest uzupełnienie pól: Pole Typ umowy (z pacjentem); Pole Symbol umowy ; Pole Świadczeniodawca ; Pole Pacjent - wybór świadczeniobiorcy usług wyszczególnionych w umowie. Świadczeniobiorca jest jednocześnie podmiotem umowy; Pole Grupa usług, których umowa dotyczy na zakładce Umowa procentowa. W przypadku gdy użytkownik wykupił licencję na funkcję Umowy Enterprise, dla umowy z pacjentem na zakładce Znaczniki dostępna jest opcja Umowa rodzinna. Rys. 65. Okno: Karta umowy z pacjentem Tworzenie umowy z grupą rabatową System umożliwia ustalenie odrębnych zasad odpłatności za usługi wykonane dla określonej grupy pacjentów. Rozliczanie usług wykonanych na podstawie tych umów może być realizowane, podobnie jak poprzednie na trzy sposoby: ryczałtowo; procentowo; z różnymi cenami usług. Pacjent może być skojarzony tylko z jedną umowa rabatową. Istnieje również możliwość określenia limitu usług dla pacjenta, a także limitu usług dla umowy. Aby dodać nową umowę z grupą rabatową z poziomu menu, należy wybrać funkcję Nowa umowa wówczas wyświetlona zostaje Karta umowy, w której niezbędne jest uzupełnienie pól: Pole Typ umowy (z grupą rabatową); Pole Symbol umowy ; Pole Świadczeniodawca ; Pole Grupa rabatowa. Na zakładce Umowa procentowa można również uzupełnić pole Kwota przejścia. Jest to kwota po przekroczeniu, której pacjent może przejść do kolejnej grupy rabatowej. Na Karcie umowy z grupą rabatową na zakładce Umowa procentowa, pole Opłata firmy jest nieak- 26

31 MODUŁ 42 Umowy tywne. Suma wartości podanych w polach Rabat i Opłata pacjenta powinna wynieść 100%. Karta umowy z grupą rabatową zawiera ponadto te same elementy co Karta umowy z firmą. Rys. 67. Okno: Karta umowy z inną jednostką służby zdrowia. Rys. 66. Okno: Karta umowy z grupą rabatową Tworzenie umowy z POZ Umowy z oddziałem NFZ na świadczenie usług w zakresie POZ, należy wczytywać do systemu korzystając z funkcji Wczytywanie dokumentów z oddziału z NFZ Tworzenie umowy z inną jednostką służby zdrowia Umowa z inną jednostką służby zdrowia jest zawierana, w przypadku wykupienia przez daną jednostkę medyczną pakietu usług nie wykonywanych przez tę jednostkę. Wykonywane zlecenia mają wówczas kierunek z zewnątrz. Aby dodać nową umowę z inną jednostką służby zdrowia z poziomu menu, należy wybrać funkcję Nowa umowa wówczas wyświetlona zostaje Karta umowy, w której niezbędne jest uzupełnienie pól: Pole Typ umowy (z inną jednostką służby zdrowia); Pole Symbol umowy ; Pole Świadczeniodawca ; Pole Jed. służby zd. nazwa innej jednostki służby zdrowia wybór świadczeniobiorcy usług wyszczególnionych w umowie. Świadczeniobiorca jest jednocześnie podmiotem umowy; Pola Grupa usług na zakładce Umowa procentowa. Karta umowy z inną jednostką służby zdrowia zawiera ponadto te same elementy co Karta umowy z firmą Tworzenie umowy z ZFRON Umowa z ZFRON jest tworzona na podobnej zasadzie co umowa z firmą. Jedyna różnica polega na tym, iż płatnikiem wykonanych usług nie jest firma lecz Zakładowy Fundusz Osób Niepełnosprawnych. Usługi wykonane na podstawie tych umów są w całości refundowane przez ZFRON, dlatego też w umowie nie określa się formy odpłatności. W celu dodania nowej umowy z ZFRON z poziomu menu, należy wybrać funkcję Nowa umowa wówczas wyświetlone zostaje Karta umowy, w której niezbędne jest uzupełnienie pól: Pole Typ umowy (z ZFRON); Pole Symbol umowy ; Pole Świadczeniodawca ; Pole Firma wybór świadczeniobiorcy usług wyszczególnionych w umowie. Świadczeniobiorca jest jednocześnie podmiotem umowy; Pole Grupa usług, których umowa dotyczy na zakładce Umowa procentowa. Karta umowy z ZFRON zawiera ponadto te same elementy co Karta umowy z firmą. Rys. 68. Okno: Karta umowy z ZFRON Tworzenie umowy rabatowej dla POZ Umowa rabatowa dla POZ jest tworzona w przypadku, gdy dana jednostka medyczna podpisała umowę z oddziałem 27

32 5. Umowy komercyjne NFZ na świadczenie usług w zakresie POZ, a pacjentom zadeklarowanym w POZ chce świadczyć inne usługi z określonym rabatem. Aby dodać nową umowę rabatową dla POZ z poziomu menu, należy wybrać funkcję Nowa umowa wówczas wyświetlona zostaje Karta umowy, w której niezbędne jest uzupełnienie pól: Pole Typ umowy (rabatowe dla POZ); Pole Symbolu umowy ; Pole Świadczeniodawcy ; Pole Oddział NFZ ; Grupy usług, których umowa dotyczy na zakładce Umowa procentowa. Karta umowy rabatowa dla POZ zawiera ponadto te same elementy co Karta umowy z firmą. Rys. 69. Okno: Karta umowy rabatowej z POZ Tworzenie umowy z jednostką wewnętrzną Umowa z jednostką wewnętrzną jest tworzona na podobnej zasadzie co umowa z inną jednostką służby zdrowia. Jedyna różnica polega na tym, iż zlecenia wykonywane są przez tą jednostkę ze skierowaniem wewnętrznym. W celu dodania nowej umowy z jednostką wewnętrzną z poziomu menu, należy wybrać funkcję Nowa umowa wówczas wyświetlona zostaje Karta umowy, w której niezbędne jest uzupełnienie pól: Pole Typu umowy (z jednostką wewnętrzną); Pole Symbol umowy ; Pole Świadczeniodawcy ; Pole Jednostka wewnętrznej ; Pole Grupa usług, których umowa dotyczy na zakładce Umowa procentowa. Można również uzupełnić pole Poradnia. Karta umowy z jednostką wewnętrzną zawiera ponadto te same elementy co Karta umowy z firmą. Rys. 70. Okno: Karta umowy z jednostką wewnętrzną Tworzenie umowy z podwykonawcami Umowy z podwykonawcami, czyli z innymi jednostkami służby zdrowia wykorzystywane są w przypadku, gdy przychodnia realizuje usługi medyczne zlecone przez inne przychodnie. Jest to więc umowa bez określania świadczeniobiorcy. Przykładem mogą być usługi RTG. Dotychczas możliwe było obciążenie innej jednostki służby zdrowia, tylko pod warunkiem wcześniejszego zawarcia z nią umowy. Jeśli jednak jednostka realizuje usługi na rzecz lekarzy POZ z większego obszaru, konieczne byłoby stworzenie bardzo wielu identycznych umów dotyczących tych samych usług, wycenionych w ten sam sposób. Dzięki takiej umowie można wyeliminować tą kwestię. Zakłada się, że za każdą usługę wykonaną w ramach takiej umowy jest możliwe obciążenie kierującego. W systemie brak bowiem listy podmiotów związanych z tą umową. Umowa wiąże wszystkich kierujących. Jest oczywiście możliwe zawarcie odrębnych umów z wybranymi jednostkami kierującymi. Wówczas te umowy będą wybierane w pierwszej kolejności. Tworząc nową umowę z podwykonawcami należy uzupełnić pola: Pole Typ umowy (jako podwykonawca); Pole Symbol umowy ; Pole Świadczeniodawcę ; Pole Grupa usług, których dotyczy umowa na zakładce Umowa procentowa. Rys. 71. Okno: Karta umowy z podwykonawcami. 28

33 MODUŁ 42 Umowy Tworzenie umowy ze stałym klientem Umowa ze stałym klientem tworzona jest na podobnej zasadzie co umowa z pacjentem. Różnica polega na tym, że w ramach tej umowy mogą być świadczone usługi tylko dla prywatnych pacjentów, którzy posiadają kartę stałego pacjenta (OSOZ). Aby dodać nową umowę stały klient, z poziomu menu należy wybrać funkcję Nowa umowa a następnie na Karcie umowy uzupełnić pola: Pole Typ umowy (jako stały klient); Pole Symbol umowy ; Pole Świadczeniodawca ; Pole Grupa usług, których dotyczy umowa na zakładce Umowa procentowa. Pole Karta domyślnie wypełnione jest jako karta stałego pacjenta (OSOZ), możliwy jest również wybór jako dodatkowa. Karta umowy ze stałym klientem zawiera ponadto te same elementy co Karta umowy z firmą. Rys. 73. Okno: Przeglądanie listy abonamentów. W oknie Przeglądanie listy abonamentów można również dodać nowy wzorzec umowy (abonamentu). W tym celu należy posłużyć się przyciskiem F2 Dodaj, spowoduje on wyświetlenie okna Karta abonamentu. Rys. 74. Okno: Karta abonamentu zakładka Umowa z różnymi cenami usług. Rys. 72. Okno: Karta umowy ze stałym klientem Zestawienie z realizacji umów Zestawienie z realizacji umów przedstawiono w instrukcji do modułu Zestawienia Rodzaje abonamentów Funkcja Rodzaje abonamentów dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise. Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Na Karcie abonamentu niezbędne jest uzupełnienie następujących pól: 1. Pole Typ umowy należy wybrać jeden z typów umowy: z firmą, z grupą rabatową, z inną jednostką służby zdrowia, z ZFRON, rabatowe dla POZ, z jednostka wewnętrzną, z pacjentem, jako podwykonawca, stały klient. Funkcja Rodzaje abonamentów umożliwia przeglądanie listy wzorców umów (abonamentów). Aby ułatwić wyszukiwanie umowy na liście w tabeli została wprowadzona kolumna Typ zawierająca ikony, z których każda została przyporządkowana do danego typu wzorca umowy. 29

34 5. Umowy komercyjne 2. Pole Nazwa abonamentu należy wpisać nazwę wzorca abonamentu. 3. Pole Rodzaj abonamentu należy wpisać rodzaj abonamentu. 4. Pole Piorytet należy wpisać piorytet abonamentu po uzupełnieniu tego pola i włączeniu odpowiedniej opcji w module Zlecenia podczas wykonywania zleceń, program będzie mógł podpowiadać umowy o wyższym priorytecie. Podawany priorytet jest z zakresu od 0 do 99, a im większa liczba tym umowa jest ważniejsza; 5. Pole Świadczeniodawca. W zależności od typu umowy Karta abonamentu może zawierać dodatkowo następujące pola: Pole Grupa rabatowa określenie grupy pracowników danej firmy, którym przysługuje rabat na usługi wykonane na podstawie umowy zawartej tą firmą, Pole Grupa pacjentów określenie grupy pracowników danej firmy, którzy będą mogli korzystać z usług wykonanych na podstawie umowy zawartej z tą firmą. W celu określenia składowych abonamentu należy wykonać następujące czynności: 1. Włączyć opcję Umowa z różnymi cenami usług. 2. Na zakładce Umowa z różnymi cenami usług należy: Uzupełnić pole Ryczałt, czyli kwotę abonamentu, Uzupełnić pole Typ fakturowania, czyli wybrać jedną z pozycji: brak, co miesiąc, co kwartał, co pół roku, co rok, Dodać usługi do umowy. W tym celu należy użyć przycisku F2 Dodaj i w wyświetlonym oknie Usługi w abonamencie uzupełnić pola: Pole Usługa lub Pole Grupa usług, Pole Grupa limitowa w przypadku tworzenia kilku usług z jednym limitem, Pole Cena w zależności od wybranego typu ceny dla usługi, należy podać cenę kwotową lub procentową, Pole Cena dla drugiego płatnika umożliwia określenie wartości części opłaty za usługę, którą poniesie drugi płatnik. Pole jest aktywne, gdy na zakładce Znaczniki w polu Płatnikiem opłat dodatkowych jest została wybrana pozycja podmiot lub płatnik umowy i pacjent. Pole Pacjent należy wybrać limit usługi przysługujący dla pacjenta: limit z godny z umową, limit ilościowy na umowę, limit ilościowy na miesiąc, limit kwotowy na umowę, limit kwotowy na miesiąc, Pole Umowa należy wybrać limit usługi przyługujący dla umowy: limit ilościowy na umowę, limit ilościowy na miesiąc, limit kwotowy na umowę, limit kwotowy na miesiąc, Pole Typ ceny : kwotowa, procentowa, kwotowa ponad limit, procentowa ponad limit, zaawansowane wyliczanie, z usługi. Dla typu ceny zaawansowane wyliczanie w oknie Usługi w abonamencie pojawia się dodatkowe pole Zaawan.wyliczanie. Zaawansowane wyliczanie używane jest dla usług związanych z transportem ( Usługa dla pogotowia ). Pozwala na uzależnienie ceny usługi od odległości, czasu oraz postojów podczas realizacji usługi. Aby wybrać jeden ze sposobów zaawansowanego wyliczania ceny w oknie Wybieranie zaawansowanego wyliczania, należy wybrać z listy jeden z typów. W celu dodania nowego sposobu zaawansowanego wyliczania, należy użyć przycisku F2 Dodaj, a w oknie Karta zaawansowanego wyliczania podać: typ transportu, jego nazwę oraz algorytm wyliczania ceny. Wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem OK. Rys. 75. Okno: Usługi w abonamencie. W oknie Usługi w abonamencie znajdują się również elementy: Pole Warunki wykonania usługi : według ustawień umowy, limit z godny z umową, 30

35 MODUŁ 42 Umowy usługa wymaga potwierdzenia na przykład w przypadku usług drogich lub usług na wykonanie, których czeka się dłuższy czas, usługa wymaga skierowania w tym przypadku system będzie monitował dostarczenie skierowania przez pacjenta. Opcja Różna cena dla różnych lekarzy umożliwia ustalenie ceny dla usługi uzależniając jej wysokość od grupy lekarzy, którzy będą daną usługę wykonywać. 3. Na zakładce Znaczniki można wykonać czynności: Włączyć opcję Na fakturach wystawianych dla kilku płatników za daną usługę pomniejsz kwotę BRUTTO by odpowiadała kwocie do zapłaty jeżeli za wykonaną usługę mają zostać wystawione dwie faktury dla firmy i pacjenta, a kwota brutto na obydwu fakturach ma odpowiadać faktycznie poniesionym przez nich kosztom, wówczas należy zaznaczyć tę opcję. W przeciwnym wypadku zostaną wystawione dwa dokumenty ale z taką samą kwotą brutto faktyczną ceną usługi, Włączyć opcję Umowa obowiązuje wszystkich świadczeniodawców jeżeli umowa zawarta w jednym z oddziałów ma być respektowana również w pozostałych oddziałach, Wybrać w polu Płatnikiem opłat dodatkowych jest jedną z pozycji: podmiot lub płatnik umowy jeżeli całość opłaty za usługę ponosi firma, pacjent jeżeli całość opłaty za usługę ponosi pacjent pracownik firmy, podmiot umowy i pacjent jeżeli opłata podzielona jest między dwóch płatników: firmę i pacjenta. Wartość poszczególnych części opłaty określa się w oknie Usługi w umowie. Wybrać w polu Kwotę ryczałtu jedną z pozycji: ustal dla całej umowy jeżeli wartość wpisana w polu Ryczałt ma obowiązywać dla całej umowy, ustal dla jednego pacjenta jeżeli wartość wpisana w polu Ryczałt ma obowiązywać jednego pacjenta, oblicz korzystając ze wzoru po wybraniu tej opcji na zakładce Znaczniki pojawia się dodatkowy obszar Wzór, w którym należy podać wzór według, którego będzie wyliczana kwota ryczałtu. Dodatkowo na zakładce Umowa procentowa lub Umowa z różnymi cenami usług, obok pola Ryczałt pojawia się dodatkowa ikona. Kliknięcie na tę ikonę lub użycie skrótu klawiaturowego Alt+W spowoduje wyświetlenie okna Ryczałt, w którym należy podać liczbę pacjentów, a następnie kliknąć na przycisk Wylicz. Wówczas w oknie pojawi się informacja o wysokości ryczałtu, jaki wynika ze wzoru dla podanej liczby pacjentów. Rys. 76. Okno: Ryczałt. Włączyć opcję Umowa rodzinna opcję należy włączyć w przypadku pakietów indywidualnych, gdy usługi w ramach umowy mogą być wykonywane również członkom rodziny pacjenta, z którym umowa została podpisana (Uwaga: Opcja dostępna tylko dla typu umowy z pacjentem ), Wybrać w polu Warunki wykonania usługi jedną z pozycji: brak warunków, usługa wymaga potwierdzenia, usługa wymaga skierowania. Rys. 77. Okno: Karta abonamentu zakładka Znaczniki. Nowy wzorzec umowy (abonament) należy zapisać przyciskiem OK. Kolejne zatwierdzenie przyciskiem OK w oknie Wybieranie abonamentu, spowoduje pojawienie się zapytania Czy stworzyć umowę w oparciu o utworzony abonament. Tworzenie umowy na podstawie abonamentu, szczegółowo zostało opisane w instrukcji Umowy Enterprise. W Karcie abonamentu znajdują się zakładki przechowujące inne informacje, dotyczące wzorca umowy (abonamentu): 31

36 5. Umowy komercyjne 4. Zakładka Podwykonawcy - zawiera listę podwykonawców tj. zewnętrzne jednostki służby zdrowia, które realizują zlecone przez daną przychodnię usługi medyczne. Zakładka Podwykonawcy dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Podwykonawcy w umowie. Dla funkcji Podwykonawcy w umowie wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil PODWY- KONAWCY. Sposób dodawania podwykonawców został opisany w instrukcji do modułu Umowy w podrozdziale Rys. 78. Okno: Karta abonamentu zakładka Podwykonawcy. 5. Zakładka Towary umożliwia wprowadzenie towarów do umowy. Suma wartości wszystkich towarów powinna wynieść 100%. Towary mogą być następnie fakturowane z umowy w module Kasa przy użyciu funkcji Fakturowanie umów. Możliwość fakturowania towarów z umowy dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Umowy Enterprise oraz na dodatkową funkcjonalność Towary na umowie enterprise fakturowanie. Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Sposób dodawania towarów został opisany w instrukcji do modułu Umowy w podrozdziale Rys. 79. Okno: Karta abonamentu zakładka Towary. Pozostałe elementy występujące w Karcie abonamentu : Zakładka Informacje dodatkowe zawiera pola, które są nieaktywne w przypadku włączenia opcji Umowa z różnymi cenami usług oraz dla umowy kombinowanej: Pole Pacjent umożliwia podanie wartości dla wybranego rodzaju limitu jaki ma obowiązywać w ramach umowy na jednego pacjenta. Pole zawiera pozycje: limit na pacjenta: brak limitu, limit ilościowy na umowę, limit ilościowy na miesiśc, limit kwotowy na umowę, limit kwotowy na umowę, Pole Umowa umożliwia podanie wartości dla wybranego rodzaju limitu jaki ma obowiązywać w ramach umowy dla wszystkich pacjentów, których obejmuje umowa. Pole zawiera pozycje: brak limitu, limit ilościowy na umowę, limit ilościowy na miesiąc, limit kwotowy na umowę, limit kwotowy na miesiąc. Zakładka Umowa procentowa - zakładka dostępna jest, gd nie została włączona opcja Umowa z różnymi cenami usług. Zawiera elementy: Pole Grupa lekarzy zawiera listę lekarzy wykonujących usługi pracownikom danej firmy, Pole Grupa usług zawiera listę usług jakie mogą być wykonane pracownikom w ramach umowy, Pola Rabat, Opłata pacjenta, Opłata firmy pola dostępne są dla typu umowy umowa procentowa, Pola Ryczałt, Typ fakturowania pola dostępne są dla typu umowy umowa ryczałtowa Informacje o umowach Okno Informacje o umowach zostało opisane w instrukcji do modułu Terminarz w rozdziale Informacje o umowach. Funkcja Informacje o umowach dostępne jest w systemie, gdy użytkownik wykupił licencję w pakiecie B lub C. 32

37 MODUŁ 42 Umowy 5.6. Podwykonawcy Funkcja Podwykonawcy dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkową funkcję Podwykonawcy w umowie. Dla funkcji Podwykonawcy wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil PODWYKONAWCY. Funkcja Podwykonawcy umożliwia m. in. dodawanie oraz poprawianie danych podwykonawców, tj. zewnętrznych jednostek służby zdrowia, które realizują świadczenia zlecone przez daną przychodnię. Umożliwia również kopiowanie cenników usług podwykonawców istniejących w systemie do nowododawanych podwykonawców. Sposób wykonania wymienionych wyżej funkcji, opisano w niniejszej instrukcji w podrozdziale Tworzenie umowy z firmą. Dane te muszą być identyczne jak w pliku.csv. Nazwa pliku importu powinna być według następującego formatu: LBU XXXXXXXXXX YYYYMMDD.CSV, gdzie: LBU oznacza kod pliku Lista Beneficjentów Umowy, XXXXXXXXXX oznacza NIP firmy, YYYYMMDD oznacza datę utworzenia. Plik.csv posiada następujące kolumny: PESEL numer Pesel pacjenta NUMER numer pacjenta, IMIĘ imię pacjenta, NAZWISKO nazwisko pacjenta, KODP kod pocztowy, MIEJSCOWOSC nazwa miejscowości, ULICA nazwa ulicy, POSESJA numer posesji, LOKAL numer mieszkania, NIP numer NIP firmy, UMOWA symbol umowy, ABONAMENT rodzaj abonamentu, STATUS jest to status wiersza, kolumna przyjmuje oznaczenie: D oznacza, że beneficjent zostanie dodany do umowy. Wymagane jest aby plik.csv zawierał kolumny z uzupełnionymi danymi: Rys. 80. Okno: Przeglądanie listy podwykonawców Import listy beneficjentów Funkcja Import listy beneficjentów dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkowa funkcję Umowy Enterprise. Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. Funkcja "Import listy beneficjentów" umożliwia dodanie nowych pacjentów oraz usuwanie istniejących pacjentów w danej umowie. Zarówno umowy do których będą importowani nowi beneficjenci jak i firma, która jest świadczeniobiorcą usług w umowach, muszą być wcześniej wprowadzone do programu. Przed rozpoczęciem importu listy beneficjentów, należy sprawdzić czy umowy mają uzupełnione pola: Pole Symbol, Pole Rodzaj abonamentu, Pole Firma, oraz czy firma ma uzupełnione pole: Pole NIP, PESEL, IMIĘ, NAZWISKO, NIP, UMOWA ABONAMENT, U oznacza, że beneficjent zostanie usunięty z umowy. Wymagane jest aby plik.csv zawierał kolumny z uzupełnionymi danymi: PESEL, NIP, UMOWA ABONAMENT, C oznacza, że plik zawiera tylko aktualnych beneficjentów, dotychczasowi beneficjenci w umowie zostaną automatycznie usunięci. Wymagane jest aby plik.csv zawierał kolumny z uzupełnionymi danymi: PESEL, IMIĘ, NAZWISKO, NIP, UMOWA ABONAMENT, 33

38 5. Umowy komercyjne W przypadku wyboru kodu C, wszystkie wiersze w pliku.csv muszą mieć ustawiony ten kod. Rys. 81. Okno: Przykładowy plik. csv z listą beneficjentów. Aby rozpocząć import w oknie Import informacji o beneficjentach umowy w polu Plik do importu, należy wskazać ścieżkę do pliku.csv oraz użyć przycisku F5 Importuj. Rys. 82. Okno: Import informacji o beneficjentach umowy. W oknie dostępne są również przyciski: Przerwij przerywa import listy beneficjentów; Raporty : Raport błędów ; Niezgodność nazw miejscowości ; Podsumowanie raportu ; Przegląd raportów (Ctrl+R). Zamknij zamyka okno importu. W pierwszej kolejności program sprawdzi czy umowy, dla których będą zaimportowani nowi beneficjenci oraz firma, która jest powiązana z umowami istnieją w programie. W sytuacji gdy program nie znajdzie tych danych, import listy beneficjentów zostanie przerwany i pojawi się komunikat: Rys. 83. Okno: Weryfikacja informacji o beneficjentach umowy. W oknie Weryfikacja informacji o beneficjentach umowy znajdują się następujące przyciski: CS Zapisz umożliwia zapisanie pliku zawierającego informacje o wykrytych błędach, CM Wiązanie umożliwia wiązanie miejscowości z pliku.csv z miejscowością w bazie. W sytuacji gdy plik.csv zawiera uzupełnioną kolumnę MIEJSCOWOSC, wiązanie jest wymagane gdy program nie może jednoznacznie zidentyfikować tej miejscowości w bazie ze względu na to, że istnieją w bazie więcej niż jedna miejscowość o takiej nazwie. W celu powiązania miejscowości w wyświetlonym oknie Wiązanie miejscowości, należy użyć przycisku F4 Powiąż. CK Kody poczt. umożliwia przeglądanie kodów pocztowych, Importuj kontynuuje proces importu danych, Powtórz powtarza ostatnio wykonaną czynność, Przerwij przerywa proces importu danych, W przypadku, gdy umowy i firma istnieją w programie i ich dane zgadzają się z danymi z pliku.csv, kolejnym krokiem podczas importu listy beneficjentów jest ustawienie powiązania pacjentów z firmą. Powiązania dokonuje się na podstawie danych wprowadzonych w umowach na zakładce Znaczniki w sekcji Rodzaj powiązania z firmą. Jeżeli dana umowa nie ma ustawionego żadnego powiązania, to dla beneficjentów tej umowy domyślnie jest ustawione powiązanie nieoznaczone. Jeżeli w umowie ustawione jest jedno powiązanie, to dla beneficjentów tej umowy jest ono ustawiane automatycznie. Jeżeli w umowie jest kilka ustawionych powiązań, to w takim przypadku pojawi się okno Wybór powiązania pacjentów z firmą na podstawie umowy. 34

39 MODUŁ 42 Umowy Rys. 84. Okno: Wybór powiązania pacjentów z firmą na podstawie umowy. W oknie tym należy zaznaczyć wybraną umowę i użyć przycisku F5 Powiąż. Spowoduje to wyświetlenie okna Wybór powiązania z firmą dla umowy, w którym należy wybrać rodzaj powiązania pacjenta z firmą dla tej umowy. Rys. 87. Okno: Raport. Po zaimportowaniu listy beneficjentów automatycznie dokonuje się aktualizacja bazy pacjentów. W oknie pojawia się komunikat, że Plik został zaimportowany, funkcje Odczytywanie danych z pliku ; Weryfikacja danych ; Zapisywanie informacji do bazy są zaznaczone jako wykonane. Rys. 85. Okno: Wybór powiązania z firmą dla umowy. Po dokonaniu powiązania w oknie Wybór powiązania pacjentów z firmą na podstawie umowy widoczny będzie ustawiony rodzaj powiązania. Rys. 88. Okno: Import informacji o beneficjentach umowy Przypisywanie podwykonawców do... Funkcja Przypisywanie podwykonawców do... dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencje na dodatkowe funkcje Umowy Enterprise oraz Podwykonawcy w umowie. Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY, a dla funkcji Podwykonawcy w umowie profil PODWYKONAWCY. Rys. 86. Okno: Wybór powiązania pacjentów z firmą na podstawie umowy. Po użyciu przycisku OK nastąpi import listy beneficjentów a następnie wyświetlony zostanie raport z przebiegu importu. W sytuacji, gdy przychodnia podpisała kontrakt z nowym podwykonawcą, a następnie zamierza dodać jego cennik usług do wielu umów komercyjnych, wówczas po dodaniu podwykonawcy do systemu można wykorzystać funkcję Przypisywanie podwykonawców do.... Funkcja Przypisywanie podwykonawców do... umożliwia przypisanie danego podwykonawcy, jednocześnie do kilka: umów lub abonamentów. 35

40 6. Funkcje dodatkowe Okno Przypisywanie podwykonawców do umów składa się z trzech paneli: W pierwszym panelu znajduje się lista podwykonawców wprowadzonych do systemu, W drugim panelu znajduje się cennik usług poszczególnych podwykonawców. W trzecim panelu znajduje się lista umów wprowadzonych do systemu. niektórymi z nich, wówczas w kwadracie pierwszej kolumny rekordów usług pojawi się znacznik. Rys. 91. Okno: Przypisywanie podwykonawców do umów. Użycie w oknie Przypisywanie podwykonawców do umów Rys. 89. Okno: Przypisywanie podwykonawców do umów. Aby przypisać podwykonawcę do wybranych umów, w pierwszym panelu należy podświetlić rekord podwykonawcy, następnie w panelu drugim przy wybranych usługach, należy ustawić znacznik i w panelu trzecim przy użyciu klawisza klawiaturowego Ctrl, należy zaznaczyć odpowiednie umowy. Wówczas system wyświetli komunikat potwierdzający dokonanie powiązania danego podwykonawcy z wybranymi umowami. Aby zatwierdzić zmiany, należy użyć przycisku Tak. przycisku spowoduje, że na liście umów (panel trzeci) umowy powiązane ze wskazanym podwykonawcą, zostaną wyświetlone w kolorze czarnym, natomiast umowy niepowiązane będą wyszarzone. Przypisywanie podwykonawcy do abonamentów odbywa się w taki sam sposób, jak opisane powyżej przypisywanie podwykonawców do umów. 6. Funkcje dodatkowe 6.1. Dodawanie usługi do umowy Funkcja umożliwia dodanie do umowy komercyjnej nowej usługi jeżeli w umowie tej znajduje się inna usługa. Usługę, która będzie dodana do umowy należy wybrać w polu Usługa dodawana do umowy. Wyszukanie umowy do której ma zostać dodana usługa następuje po innej usłudze, którą należy podać w polu Usługa na podstawie której będzie dodawana inna usługa do umowy. Uzupełnienie umów następuje automatycznie po użyciu przycisku Wstaw usługę. Rys. 90. Okno: Komunikat. Aby sprawdzić czy podwykonawca powiązany jest z daną umową i jakie usługi realizuje w ramach tej umowy, należy podświetlić jego rekord i następnie rekord danej umowy. Pojawienie się w kwadracie pierwszej kolumny rekordów usług (panel drugi) znacznika oznacza, że podwykonawca jest związany z tą umową. Natomiast jeżeli kwadrat w pierwszej kolumnie pozostaje pusty, oznacza brak powiązania podwykonawcy z daną umową. Jeżeli zostało zaznaczonych kilka umów (przy użyciu klawisza Ctrl) a dany podwykonawca jest powiązany tylko z Rys. 92. Okno: Dodawanie usługi do umowy Zmiana cen usług Funkcja Zmiana cen usług dostępna jest, gdy użytkownik wykupił licencję na dodatkowa funkcję Umowy Enterprise. Dla funkcji Umowy Enterprise wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil UMOWY. 36

41 MODUŁ 42 Umowy Funkcja Zmiana cen usług umożliwia automatyczną zmianę ceny usługi we wszystkich umowach komercyjnych, w ramach których dana usługa może być rozliczana według tej samej ceny. Okno Zmiana cen usług w umowach zbudowane jest z dwóch paneli. Rys. 94. Okno: Usługi w umowie. Rys. 93. Okno: Zmiana cen usług w umowach. 1. W pierwszym panelu w tabeli wyświetlana jest lista usług, dostępnych w bazie usług. Wyświetloną listę usług można ograniczyć tylko do usług, występujących w umowach komercyjnych. W tym celu należy włączyć opcję Tylko usługi występujące w umowach. Ponadto usługi można filtrować według kodu lub nazwy w polu Szukaj wg. 2. W drugim panelu w tabeli wyświetlana jest list umów komercyjnych, w ramach których może być rozliczana usługa, wskazana w panelu pierwszym. Wyświetloną listę umów można ograniczyć: Stały procent w panelu zostaną wyświetlone wszystkie umowy ze wskazaną usługą, dla której w oknie Usługi w umowie w polu Typ ceny, została wybrana pozycja: procentowa oraz w polu Cena, został podany procent ceny katalogowej, tworzący cenę usługi z umowy. w polu Aktywność umów do: do umów aktywnych, o umów wygasłych, do wszystkich typów. w polu Rodzaj płatności do pozycji: Wszystkie rodzaje w panelu zostaną wyświetlone wszystkie umowy komercyjne, w ramach których wskazana usługa może być rozliczana według następujących rodzajów płatności: kwotowo, procentowo, kwotowo ponad limt oraz procentowo ponad limit. Stała cena w panelu zostaną wyświetlone wszystkie umowy, w ramach których może być rozliczana wskazana usługa, dla której w oknie Usługi w umowie w polu Typ ceny, została wybrana pozycja: kwotowa oraz w polu Cena, została podana cena usługi z umowy. Rys. 95. Okno: Usługi w umowie. Stała cena ponad limit w panelu zostaną wyświetlone wszystkie umowy ze wskazaną usługą, dla której w oknie Usługi w umowie w polu Typ ceny, została wybrana pozycja: kwotowa ponad limit oraz w polu Pacjent lub Umowa, został ustalony limit oraz w polu Cena, została podana cena usługi z umowy. 37

42 7. Opcje Rys. 96. Okno: Usługi w umowie. Stały procent ponad limit - w panelu zostaną wyświetlone wszystkie umowy ze wskazaną usługą, dla której w oknie Usługi w umowie w polu Typ ceny, została wybrana pozycja: procentowa ponad limit oraz w polu Pacjent lub Umowa, został ustalony limit oraz w polu Cena, został podany procent ceny katalogowej, tworzący cenę usługi z umowy. Rys. 98. Okno: Zmiana ceny usługi. W oknie Zmiana ceny usługi znajduje się tabela z listą umów, które zostały wyszukane według zastosowanych kryteriów w oknie Zmiana cen usług w umowach. Umowy te w kolumnie X, domyślnie mają ustawiony znacznik zaznaczenia. Zatwierdzenie w tym przypadku wprowadzonej nowej ceny lub nowego procenta usługi przyciskiem OK spowoduje, że we wszystkich tych umowach dotychczasowa cena lub procent usługi zostanie zmieniony na podaną wartość w polu Zamień na. Podczas wykonywania np. w module Zlecenia zlecenia ze wskazaną usługą, zlecenie zostanie rozliczone według nowej ceny lub nowego procenta. W przypadku, gdy dla jednej z umów cena lub procent usługi ma pozostać nie zmieniony, wówczas w kolumnie X należy wyłączyć znacznik zaznaczania. 5. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskem OK. 7. Opcje 7.1. Opcje Rys. 97. Okno: Usługi w umowie. Aby automatycznie zmienić cenę usługi w kilku umowach komercyjnych, w oknie Zmiana cen usług w umowach, należy: 1. W panelu pierwszym wskazać właściwą usługę. 2. W panelu drugim wskazać rekord, dotyczący właściwych umów komercyjnych. 3. Użyć przycisku F4 Popraw. 4. W oknie Zmiana ceny usługi w polu Zamień na, wpisać nową cenę lub nowy procent. Rys. 99. Okno: Opcje modułu Umowy. W module Umowy wprowadzone zostały następujące opcje: 1. Zakładka Opcje stanowiska umożliwia ustawienie kolorów umów, pozycji (punktów) tych umów oraz mie- 38