ZARZĄDZENIE NR 756/09 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA. z dnia 21 lipca 2009 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 756/09 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia lipca 009 r. w sprawie zmiany instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Zielona Góra. Na podstawie ustawy z dnia 9 styczna 004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 007 r., Nr 3, poz. 655 tekst jednolity z późn. zm. ) oraz 5 zarządzenia nr 300/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 4 marca 007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra -tekst jednolity z późn. zm. zarządza się, co następuje:. W zarządzeniu nr 763/08 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 8 września 008 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Zielona Góra wprowadza się następujące zmiany: ) po rozdziale 3 dodaje się rozdział 3A w następującym brzmieniu: Rozdział 3A Wnoszenie, weryfikacja, zwrot wadium i/lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. 3. A.. Wadium może być wnoszone w następujący sposób: ) w formie pieniądza - przelewem, wpłacane przed upływem terminu składania ofert tak, by w dniu i godzinie otwarcia ofert znajdowało się na rachunku sum depozytowych; ) w formie poręczeń i gwarancji, (o których mowa w art. 45 ust. 6 pkt. -5 ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych), tak, by w dniu i godzinie wyznaczonej na termin składania ofert było zdeponowane w kasie za potwierdzeniem przyjęcia. Wzór potwierdzenia złożenia wadium określa system zarządzania jakością. 3. Wadium wnoszone w formie gwarancji i poręczeń musi spełniać następujące wymogi: ) winno być wystawione na Miasto Zielona Góra (65-44 Zielona Góra, ul. Podgórna ); ) zawierać w swej treści oświadczenie gwaranta (poręczyciela), w którym zobowiązuje się on do bezwarunkowej i niezwłocznej wypłaty kwoty wadium na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie, iż zaszła jedna z przesłanek wymienionych w art. 46 ust. 4a i ust. 5 ustawy; 3) okres ważności wadium nie może być krótszy niż okres związania ofertą. 4. J.o.u. ds. zamówień publicznych rozpoczynając postępowanie powiadamia właściwą ds. o wysokości wadium i terminie, do którego ma być wnoszone, a także informuje o ewentualnych zmianach tego terminu. Wzór pisma określa system zarządzania jakością. 5. W przypadku złożenia wraz z ofertą wadium w formie gwarancji lub poręczenia, przewodniczący komisji przetargowej przekazuje w dniu otwarcia ofert oryginał dokumentu stanowiącego wadium do kasy za potwierdzeniem przyjęcia, o którym mowa w 3. A.. ). Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 008 r. Nr 7, poz. 058, Nr 0, poz. 40, Nr 7, poz. 505 oraz z 009 r. Nr 9, poz.0 i Nr 65, poz. 545 Ogłoszony w załączniku do obwieszczenia nr 3/08 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia sierpnia 008 r., zmieniony zarządzeniem nr 730/08 z dnia września 008 r. oraz nr 600/09 z dnia 9 czerwca 009 r.

2 6. J.o.u. weryfikuje termin, formę, treść i wysokość wadium wniesionego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wzór formularza określa system zarządzania jakością. Następnie zawiadamia ds. zamówień publicznych o wniesionych wadiach. 7. Wniosek o zwrot wadium zamówień publicznych składa w właściwej ds. niezwłocznie po zajściu jednej z okoliczności wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych. Wzór wniosku określa system zarządzania jakością. 8. Wadium wniesione w pieniądzu zwraca się wraz z odsetkami (naliczanymi przez księgowość) według odrębnie określonych zasad. 9. Oryginał wadium wniesionego w formie gwarancji i poręczeń kasa wydaje wykonawcom za potwierdzeniem zwrotu lub przesyła za potwierdzeniem odbioru. Wzór potwierdzenia określa system zarządzania jakością. 0. Oryginał wystąpienia wykonawcy o zaliczenie wadium na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy właściwa do realizacji przedmiotu zamówienia publicznego, po potwierdzeniu pisemnym, niezwłocznie przekazuje właściwej ds. i do wiadomości właściwej ds. zamówień publicznych.. W przypadku, gdy Miasto Zielona Góra jest uprawnione do zatrzymania wadium zamówień publicznych niezwłocznie składa do właściwej ds. wniosek o zrealizowanie wadium i przelanie kwoty wadium (z odsetkami, jeśli zostało wniesione w pieniądzu) na rachunek dochodów. Wzór wniosku określa system zarządzania jakością.. W przypadku, gdy gwarant lub poręczyciel odmawia wypłaty kwoty wadium, przekazuje sprawę do radców prawnych. 3. B.. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone: ) w formie pieniądza - przelewem, wpłacane w taki sposób, by przed podpisaniem umowy znajdowało się na rachunku sum depozytowych; ) w formie poręczeń i gwarancji, (o których mowa w art. 48 ust. pkt. -5 ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych) składanych w kasie za potwierdzeniem przyjęcia. Wzór określa system zarządzania jakością.. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy składane w formach gwarancji i poręczeń musi spełniać następujące wymogi: ) winno być wniesione przed podpisaniem umowy, ) winno być wystawione na Miasto Zielona Góra (65-44 Zielona Góra, ul. Podgórna ), 3) zawierać w swej treści oświadczenie gwaranta (poręczyciela), w którym zobowiązuje się on do bezwarunkowej i niezwłocznej wypłaty kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie, iż zabezpieczenie to jest mu należne; 4) okres ważności zabezpieczenia należytego wykonania umowy nie może być krótszy niż okres realizacji umowy lub okres realizacji umowy i gwarancji lub rękojmi. 3. J.o.u. niezwłocznie po wniesieniu weryfikuje termin, formę, treść i wysokość wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wzór formularza określa system zarządzania jakością. Następnie zawiadamia właściwą do realizacji przedmiotu zamówienia publicznego o wynikach weryfikacji wniesionych zabezpieczeń należytego wykonania umowy.

3 4. Postanowienia ust. 3 stosuje się odpowiednio w przypadku zmian zabezpieczenia przez wykonawcę w trakcie realizacji umowy. 5. J.o.u. właściwa do realizacji przedmiotu zamówienia publicznego składa do ds. pismo o zatrzymaniu lub zwrocie wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wzór pisma określa system zarządzania jakością. 6. Zabezpieczenie wniesione w pieniądzu zwraca się wraz z odsetkami (naliczanymi przez księgowość) wynikającymi z umowy rachunku sum depozytowych. 7. Oryginał zabezpieczenia wniesionego w formie poręczeń i gwarancji kasa wydaje wykonawcy za potwierdzeniem zwrotu, a nieodebrane w ciągu 30 dni przesyła za potwierdzeniem odbioru. Wzór określa system zarządzania jakością. 8. W przypadku, gdy wykonawca traci zabezpieczenie należytego wykonania umowy na rzecz Miasta Zielona Góra właściwa do realizacji przedmiotu zamówienia publicznego niezwłocznie: ) powiadamia o tym fakcie wykonawcę; ) składa ds. wniosek o zrealizowanie zabezpieczenia i przelanie kwoty zabezpieczenia na rachunek dochodów. 9. W przypadku, gdy gwarant lub poręczyciel odmawia wypłaty kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, ds. przekazuje sprawę do radców prawnych; ) w 36: a) ust. otrzymuje brzmienie: Gotówka przyjęta przez inkasentów opłaty skarbowej i opłaty targowej przekazywana jest na właściwy rachunek zgodnie z odpowiednimi uchwałami Rady Miasta Zielona Góra. ; b) skreśla się ust. 4; 3) 57 otrzymuje brzmienie:. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania zaakceptowanego przez kierującego, z zastrzeżeniem ust... Wydanie druków ścisłego zarachowania inkasentom opłaty skarbowej może nastąpić na podstawie pisemnego zapotrzebowania, które powinno określać żądaną liczbę druków oraz imiennie pracownika upoważnionego do ich odbioru. 3. Pobranie nowych druków bloków winno nastąpić po zdaniu kopii bloków wykorzystanych w całości i ich rozliczeniu. W momencie wydawania nowych bloków, w posiadaniu inkasenta/poborcy mogą pozostawać nie więcej niż dwa niewykorzystane w całości bloki. ; 4) w załączniku do zarządzenia: a) użyte wyrazy ds. zastępuje się, b) punkt PŁACE, Lp. 4 i 44 otrzymują brzmienie:

4 Lp. DOKUMENT Nazwa Sym bol kat. akt Dokument sporządza i podpisuje, odpowiada za prawidłowe wystawienie stanowisko ilość egz. KONTROLA sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-rachunkowa przekazania sprawdzenia przekazania sprawdzenia przekazania Przeznaczenie dowodu Protokół przyznania świadczeń z ZFŚS 44 Lista wypłat: ) Lista płac ) Lista wypłat z ZFŚŚ B5 komisja ds. ZFŚS 3 na 5 dni przed właściwa merytorycznie ds. obsługi urzędu w dniu wystawienia komisja ZFŚS 3 przynajmniej na Sekretarz Miasta osoba zastępująca na czas nieobecności w dniu otrzymania w dniu sporządzenia j.w. pracownik przynajmniej na właściwa merytorycznie w dniu otrzymania Nr eg z. 3) Lista wypłat innych; w tym ryczałtów samochodowych w dniu sporządzenia j.w. pracownik przynajmniej na właściwa w dniu merytorycznie otrzymania w dniu sporządzenia j.w. pracownik

5 . Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta, kierującemu j.ou. właściwemu ds. zamówień publicznych oraz kierującym 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. PREZYDENT MIASTA ( ) mgr inż. Janusz Kubicki