PROGRAM MAGAZYNOWO HANDLOWY

Transkrypt

1 ALBECO Soft mgr inż. Piotr Berłowski ul. Wawrzyniaka Poznań tel , fax PROGRAM MAGAZYNOWO HANDLOWY ZBYT wersja

2 Spis treści 1. Podstawowe funkcje programu Wariant podstawowy Ewidencja magazynowa wg zasady pierwsze przyszło - pierwsze wyszło Ewidencja w cenach średnich ważonych Posługiwanie się programem Posługiwanie się menu Wprowadzanie danych - liczb i tekstów Przeglądanie i drukowanie zestawień Wybieranie danych ze spisów alfabetycznych Wybieranie folderów Nadawanie nazw zapisywanym (odczytywanym) plikom Opis danych Dane towaru Dane kontrahentów Magazyn Przyjmowanie Wydawanie Przesunięcie (tylko w wersji wielomagazynowej) Szukanie (tylko w wersji wielomagazynowej) Przeglądanie kartoteki Zamknięcie kartoteki Nowa kartoteka Rejestr kartotek Kartoteki producenta Przecena Przekazywanie cenników z hurtowni do sklepu lub pomiędzy hurtowniami Zamawianie towarów u dostawców (opcja) Inwentura Receptura (tylko w wersji produkcyjnej) Fakturowanie Ceny i rodzaj rachunku Przygotowanie faktury Sprzedaż na paragony Drukowanie dokumentów Wz razem z fakturą Drukowanie protokołu odbioru (opcja) Eksportowanie faktury do pliku Sprzedaż usług Realizacja rezerwacji Faktura do dokumentu Wz Faktura specjalna Refakturowanie (opcja) Zwroty i korekty Storno faktury VAT Korekta z tytułu zwrotu towaru Zamówienia klientów (tylko wariant z rejestrem zamówień) Zapisywanie zamówienia Realizacja zamówienia Poprawianie zamówienia Zbieranie zamówień w terenie Kasa - rozliczenia z klientami i dostawcami Rejestrowanie wpłat klientów wydruk kwitów kasowych...43

3 8.2. Zaliczki Zapłaty za towary i inne wydatki drukowanie przelewów Współpraca z systemem NETBANK Zaległe płatności Analizy Analizy towarów Analizy sprzedaży Analizy wydatków (opcja) Analizy przychodów Analizy wydań Analizy zamówień (opcja) Analizy kontrahentów Analizy dokumentów Kont kosztów (opcja - wariant produkcyjny) Analiza obrotów Analiza zapłaty i wypłaty Analiza anulowanych Analiza rezerwacji Serwis Polecenie dodatkowe Anulowanie zapisów Transmisja danych Archiwum Podpowiedzi Drukarki Konfiguracja Redukcja bazy Reindeksacja i sumy Odsetki ustawowe Informacje Pracownicy - uprawnienia do poszczególnych czynności Dane techniczne Dla bardziej wtajemniczonych Instalowanie programu w sieci komputerowej Sprzęt System operacyjny Dane programu

4 1. Podstawowe funkcje programu Program ZBYT to prosty w obsłudze system magazynowo - handlowy przeznaczony do ułatwienia pracy w działach zbytu przedsiębiorstw produkcyjnych i hurtowniach. Program umożliwia komputerowe rejestrowanie obrotu towarowego w magazynie zbytu oraz wystawianie i rejestrowanie faktur. Prowadzone przez program kartoteki magazynowe pozwalają przyjmować i wydawać dowolne wyroby lub towary różnego typu dokumentami, przeglądać i analizować wprowadzone dane. Podstawowym założeniem programu jest prowadzenie sprzedaży za pomocą Wz-faktury. Konsekwencją tego założenia jest jednoczesność rejestrowania sprzedaży i rozchodu z kartoteki magazynowej. Program prowadzi rejestry z osobną numeracją dla różnych dokumentów sprzedaży z punktu widzenia podatku VAT. Możliwe jest również wystawienie faktury do uprzednio sporządzonego dokumentu Wz jednak jedna faktura musi dokładnie co do treści odpowiadać dokumentowi wydania. Wystawienie faktury lub przyjęcie zwrotu jest automatycznie nanoszone na kartotekę. Program pozwala na wcześniejsze przygotowanie faktury i zarezerwowanie towaru dla konkretnego klienta. Program prowadzi również rejestr klientów i dostawców umożliwiający przechowywanie wszelkich niezbędnych danych kontrahenta. Opcjonalnie program może być wyposażony w rejestr długoterminowych zamówień od klientów umożliwiający analizowanie stopnia ich realizacji. Program umożliwia również szczegółowe rozliczenie sprzedaży z zamówień np. wg akwizytorów zbierających zamówienia. Program pozwala na przygotowanie i wydruk zamówienia na towar u dostawcy i prowadzi rejestr tych zamówień. Program może być również wyposażony w rejestr faktur zakupowych. W tym przypadku możliwe jest prowadzenie rozliczeń z dostawcami oraz kontrolowanie i analizowanie własnych płatności. Program umożliwia przeprowadzenie wszechstronnych analiz sprzedaży i obrotu towarowego oraz przygotowywanie i drukowanie cenników i różnego rodzaju zestawień. Użytkownik może w większości przypadków samodzielnie, w prosty sposób, skonfigurować zawartość generowanych raportów co daje praktycznie nieograniczoną ilość możliwych raportów. Program w wersji wielomagazynowej pozwala w wygodny sposób rozliczać sprzedaż i zapas towaru. W przypadku prowadzenia sprzedaży poprzez akwizytorów przyjmuje się, że towar pozostający w dyspozycji akwizytora znajduje się w odrębnym magazynie. Numeracja dokumentów magazynowych, faktur i korekt jest prowadzona oddzielnie w każdym magazynie. W przypadku obsługiwania sieci hurtowni z centralnego magazynu, program pozwala na zautomatyzowanie przyjęć w filiach poprzez możliwość wprowadzania dokumentu drogą elektroniczną, czyli z pliku utworzonego przy wydawaniu towaru w centrali i przesłanego internetem lub na dyskietce towarzyszącej dokumentowi magazynowemu. W wersji produkcyjnej program pozwala skojarzyć z dokumentem przychodowym dokument zdejmujący ze stanu surowce (komponenty) na podstawie uprzednio przygotowanej receptury produkcyjnej. Zasadniczo program jest przygotowany do operowania cenami netto a ceny brutto wyliczane są przez dodanie podatku. Handel detaliczny wymusza jednak inne zasady. W przypadku współpracy programu z kasą sklepową lub drukarką fiskalną wskazane jest stosowanie na fakturach i paragonach cen brutto. Istnieje również możliwość skonfigurowania programu tak, aby wprowadzać ceny brutto, a wówczas program sam ustali ceny netto, (które po odjęciu podatku VAT nie będą okrągłe ). Program ZBYT w nowej wersji jest nadal programem DOSowym, jednak nowa wersja pozwala skorzystać z wielu udogodnień oferowanych przez systemy Windowsowe pochodzące od systemu Windows 95. Z właściwości tych nie można korzystać w systemach NT, 2000 i XP. Posługiwanie się programem nie wymaga od użytkownika nie tylko wiedzy informatycznej, ale nawet umiejętności sprawnego posługiwania się klawiaturą. Posługiwanie się programem jest intuicyjne - wszystkie polecenia oraz większość danych wybiera się z kolejno proponowanych menu. Wszystkie dane tzn. kartoteki, rejestry faktur, rejestry kontrahentów, rejestry dokumentów, słowniki podpowiedzi tworzą razem bazę danych. Program umożliwia pracę z wieloma bazami danych. Zasadniczo jedną bazę danych powinny stanowić dane obejmujące jeden rok kalendarzowy. W dużych hurtowniach może jednak wystąpić kilka baz danych w wyniku np. podziału na branże, których dane stanowić będą odrębną całość Wariant podstawowy Aby w prawidłowy sposób obliczać wielkość zapasu magazynowego i kosztu sprzedaży możliwe są

5 różne warianty zasad ewidencji. Podstawową metodą jest zakładanie nowej kartoteki lub przecena zapasu na istniejącej kartotece przy przyjmowaniu do magazynu towaru po nowej cenie zakupu. Dużo wygodniejszym sposobem jest jednak ewidencjonowanie wg. zasady pierwsze przyszło - pierwsze wyszło lub w cenach średnich ważonych Ewidencja magazynowa wg zasady pierwsze przyszło - pierwsze wyszło Wariant programu pierwsze przyszło - pierwsze wyszło umożliwia przyjmowanie towarów o różnych cenach ewidencyjnych na jedną kartotekę. W trakcie przyjmowania towaru program pyta nie tylko o ilość, ale i o cenę zakupu, a także umożliwia zaktualizowanie cen sprzedaży i innych danych towaru. Przy wystawianiu dokumentów wydań program sam wprowadza cenę obrotu zgodnie z przyjętą zasadą rozliczania. Analogicznie jest wyznaczana wartość sprzedaży w cenach ewidencyjnych wg rzeczywistych cen zakupu. Możliwa jest sytuacja, że program na dokumencie wydania umieści jeden towar w dwóch lub kilku pozycjach. Oznacza to, że wydawany towar pochodzi z dostaw o różnych cenach zakupu. Przy dokonywaniu zwrotów za pomocą faktur korekt program przyjmuje, że zwrot został dokonany po najstarszej cenie, czyli że po zwrocie wartość magazynu jest taka jakby nigdy jeszcze nie sprzedano takiej ilości towaru. Chcąc dokonać korekty dokumentu magazynowego należy zastosować metodę stornowania zapisów. Możliwe jest również późniejsze zaktualizowanie cen zakupu w przypadku wprowadzania na stan towarów jeszcze przed otrzymaniem faktury zakupu. Kartoteka magazynowa oprócz wielkości przychodów lub rozchodów pokazuje również ceny poszczególnych obrotów. Szczególnym przypadkiem jest sprzedaż towaru zakupionego po różnych cenach. Cena pokazywana wówczas na kartotece jest średnią ważoną, co jednak dokładnie pozwala ustalić wartość dokonywanego obrotu. Program jako cenę ewidencyjną prezentuje średnią ważoną - cena ta jest jednak aktualizowana po każdym obrocie, gdyż ceną obrotu jest rzeczywista cena zakupu ustalana zgodnie z zasadą pierwsze przyszło - pierwsze wyszło. Gdy na kartotece znajduje się towar tylko z jednej dostawy cena ewidencyjna jest równa cenie zakupu. Aby stwierdzić ile towaru kupiliśmy po jakiej cenie należy w okienku opisującym kartotekę wybrać z menu polecenie ceny zakupu. Rzeczywiste ceny zakupu i ilości towarów w tych cenach prezentuje również zestawienie kartotek sporządzane wg. stanu na dowolny dzień miniony Ewidencja w cenach średnich ważonych Przy stosowaniu tej zasady ewidencji magazynowej należy korzystając z opcji Serwis/kofiguracja/dokumenty ustalić, które dokumenty magazynowe mają powodować obliczenie nowej ceny ewidencyjnej. W najprostszym przypadku dotyczy to dokumentów, którymi zazwyczaj przyjmujemy towar do magazynu. Aby program pytał o cenę obrotu i rejestrował wartość dokumentu po tej cenie, a nie po cenie średniej należy odpowiedź na pytanie:" czy zmienić cenę ewidencyjną?" ustawić na TAK. Przychód lub rozchód wykonany przy pomocy takiego dokumentu powoduje obliczenie nowej ceny ewidencyjnej. W przypadku obrotu dokonywanego innymi dokumentami wartość dokumentu jest ustalona na podstawie ceny średniej. Przyjęcie towaru po nowej cenie i następnie obliczenie ceny średniej powoduje najczęściej, że w wyniku zaokrąglenia ceny suma wartości magazynu przed obrotem i wartości obrotu nie równa się wartości magazynu po obrocie. Program zapisuje powstałe odchylenie wartości na kartotece konkretnego towaru i umożliwia sporządzenie zestawienia takich odchyleń w opcji Analizy/obrotów/odchylenia. Postępowanie takie jest konieczne, aby suma wartości obrotów w zestawieniu obrotów była zgodna. W przypadku rejestrowania zwrotu towarów ze sprzedaży przy wystawianiu faktury korekty program przyjmuje towar do magazynu po takiej cenie ewidencyjnej jaka była w momencie wystawiania faktury pierwotnej i oblicza nową cenę średnią

6 2. Posługiwanie się programem Program umożliwia zautomatyzowanie wielu czynności wykonywanych w hurtowni lub dziale zbytu przez kilku pracowników oraz dostarcza w czytelny sposób potrzebne im informacje. Czynności wykonywane przez magazyniera lub osobę prowadzącą dyspozycyjne kartoteki działu zbytu zebrane są w menu wywoływanym z menu głównego po wybraniu polecenia Magazyn. Polecenie Handel przywołuje spis czynności wykonywanych przez sprzedawcę w trakcie sprzedaży lub zamawiania przez klienta towarów. Natomiast polecenie Analizy przywołuje menu oferujące odpowiedzialnemu pracownikowi lub szefowi możliwości wszechstronnych analiz i zestawień. Ostatnie z poleceń umieszczonych w głównym menu programu - Serwis zapewnia odpowiednie skonfigurowanie programu oraz wykonanie czynności obsługowych w stosunku do bazy danych Posługiwanie się menu Aby komputer wykonał określone zadanie należy wydać mu odpowiednie polecenie. Wszystkie funkcje realizowane przez program ZBYT uruchamiane są poprzez hierarchiczny system menu. Menu jest spisem poleceń - funkcji realizowanych przez program. Wybranie funkcji z dowolnego menu powoduje wykonanie polecenia lub pojawienie się na ekranie menu niższego szczebla - objętego ramką "okienka" z pionowym spisem możliwości. Tylko główne menu programu jest poziome. Dla wybrania odpowiedniego polecenia należy spowodować podświetlenie jego nazwy za pomocą klawiszy oznaczonych strzałkami i nacisnąć klawisz [Enter] lub nacisnąć klawisz oznaczony taką literą jaka jest wyróżniona (rozjaśniona lub podkreślona) w nazwie wybieranej funkcji. Do powrotu na wyższy szczebel menu służy klawisz [Esc]. Klawisza [Enter] używa się również do potwierdzenia wprowadzanych danych, a [Esc] do wychodzenia z okienka do wprowadzania danych i ucieczek od propozycji niechcianych. W niektórych wierszach menu znajdują się przełączniki zmieniające sposób działania programu. Kolejne naciskanie [Space] (klawisz odstępu) powoduje ich przełączanie co obrazuje zmiana ich treści. W kilku przypadkach program zadaje wprost pytania, na które oczekuje odpowiedzi tak lub nie. W takiej sytuacji naciśnięcie klawisza z literą T lub N daje odpowiedź wprost, natomiast naciśnięcie dowolnego klawisza znakowego spowoduje zmianę z TAK na NIE lub odwrotnie, a naciśnięcie klawisza [Enter] spowoduje wybranie odróżniającej się od tła odpowiedzi Wprowadzanie danych - liczb i tekstów Dane wprowadzamy w okienkach (okienko to objęty ramką fragment ekranu). Podobnie jak w

7 menu zawsze jeden z wierszy zawiera pole podświetlone - aktywne. Dane wprowadzane z klawiatury wpisywane są w polu aktywnym na lewo od kursora (kursor to migająca na ekranie monitora kreska). Do zmiany pola aktywnego służą klawisze [ ] i [ ]. Aby wyjść z dowolnego okienka należy nacisnąć [Esc]. W większości okienek oprócz wierszy z polami do wprowadzania danych znajduje się również polecenie "Akceptacja!" zatwierdzające wszystkie wpisane w okienku dane i powodujące opuszczenie okienka. W niektórych przypadkach mogą znajdować się w okienku również inne polecenia sterujące programem analogicznie jak za pomocą menu. Aż do opuszczenia okienka można wszystkie wprowadzone dane wielokrotnie poprawiać przy pomocy następujących klawiszy: [ ] i [ ] -- zmiana pola aktywnego [ ],[ ] -- przesuwanie kursora w polu [<-- BackSpace] -- kasowanie litery lub cyfry na lewo od kursora [Delete] -- kasowanie znaku nad kursorem [Ctrl] [ ],[Ctrl][ ]-- przy większej ilości liczb w wierszu przechodzenie do liczby na lewo lub prawo [Home] -- skok kursora na początek (aktywnego pola) [End] -- skok kursora na koniec pola [F1] -- pomoc lub wywołanie podpowiedzi [Ctrl][X] -- przepisanie zawartości pola edycyjnego na stos bufora [Ctrl][V] -- przepisanie zawartości z wierzchu stosu bufora do pola Naciśnięcie klawisza [F1] powoduje przywołanie pomocy lub w niektórych polach pojawienie się po prawej stronie ekranu listy podpowiedzi zawierającej wszystkie dotychczasowe wpisy do aktualnego aktywnego pola. Jeżeli lista zawiera potrzebny wpis to można go wybrać (przez podświetlenie) używając klawiszy [ ] i [ ]. Naciśnięcie klawisza [Enter] powoduje przeniesienie wybranego wpisu do aktywnego pola. Podpowiedzi można wybierać również jak ze spisu alfabetycznego. W listy podpowiedzi zaopatrzone są pola w których wprowadza się informacje wielokrotnie powtarzane (nazwy grup towarów, jednostki miar, formułki na fakturze, tytuły kosztów dodatkowych). Przy wpisywaniu w pole zaopatrzone w podpowiedzi nowej treści automatycznie powiększa się ich repertuar (nie dotyczy to nazw grup towarów, które należy dopisywać w opcji Serwis/konfiguracja/grupy towarów). Chcąc przenieść tekst z jednego pola edycyjnego do innego można się posłużyć schowkiem. Przy pomocy klawiszy [Ctrl][X] zapisuje się się tekst w schowku. Przy pomocy klawiszy [Ctrl][V] wprowadza się tekst ze schowka do aktualnego pola edycyjnego. W systemach Windows 9x/Me zawartość schowka jest dostępna dla aplikacji Windows. Jeżeli terminologia stosowana w tym opisie jest niejasna to proszę po prostu spróbować w jednym polu edycyjnym zawierającym dane nacisnąć [Ctrl][X], a w następnym [Ctrl][V] - wynik tych prób wyjaśni całą manipulację. UWAGA: część danych, a zwłaszcza datę program ZBYT przejmuje automatycznie z kalendarza komputera. Jeżeli komputer ma błędnie ustawiony kalendarz, zapisywane daty będą oczywiście fałszywe. Program nie zezwala na naruszenie chronologii zapisów Przeglądanie i drukowanie zestawień Wyświetlane na monitorze zestawienia są tabelami na ogół szerszymi od ekranu i program pokazuje początkowo tylko ich lewy górny narożnik. Do przeglądania i wybierania informacji służą następujące klawisze: [ ],[ ] -- wybieranie wiersza, przesuwanie zestawienia góra - dół. [ ],[ ] -- przesuwanie okna przez które widać zestawienie w lewo i prawo [Enter] -- wybranie wiersza do wykonania na zawartych w nim danych jakichś operacji. [Esc] -- zakończenie przeglądu zestawienia [PgUp] -- strona w górę [PgDn] -- strona w dół [Ctrl][PgUp] -- skok na początek zestawienia - pierwsza strona, chcąc wykonać to działanie należy: przytrzymując klawisz [Ctrl] nacisnąć jednocześnie klawisz [PgUp] [Ctrl][PgDn] -- skok na koniec zestawienia - ostatnia strona, technika wykonania jw. [Ctrl] [ ] -- szybsze przesuwanie zestawienia w lewo [Ctrl] [ ] -- szybsze przesuwanie zestawienia w prawo [Home] -- skok na początek wiersza - 7 -

8 [End] -- skok na koniec wiersza [F2] -- wywołanie kalkulatora [SPACE] -- zaznaczanie wierszy [Ctrl][P] -- wydrukowanie zestawienia lub zaznaczonych wierszy z załamywaniem wierszy [Ctrl][W] -- wydrukowanie zestawienia lub zaznaczonych wierszy do sklejenia (w niektórych zestawieniach zestawienie jest drukowane dwukrotnie wpierw lewa kolumna, później prawa) [Ctrl][F] -- przepisanie do pliku zestawienia lub zaznaczonych wierszy do pliku tekstowego [Ctrl][D] -- przepisanie zestawienia do pliku typu dbase III (bardzo popularny format do wymiany danych pomiędzy różnym oprogramowaniem akceptowany np. przez Excela) [Ctrl][L] -- przepisanie zestawienia do pliku typu HTML umożliwiającego przeglądanie go w przeglądarce internetowej (Netscape Navigator, Internet Explorer) [Ctrl][E] -- eksport cennika (z zestawienia towarów) do pliku o ustalonym formacie Np. chcąc zestawienie wydrukować lub przepisać do pliku należy trzymając naciśnięty klawisz [Ctrl] nacisnąć klawisz [P] lub [F]. Niektóre zestawienia umożliwiają wykonywanie operacji na danych. Dotyczy to np. list z podpowiedziami, zestawień typów raportów itp. Do dopisania nowego wiersza, czyli np. nowego elementu listy podpowiedzi służy klawisz [Ins] ([Insert]). Zaznaczone przy pomocy klawisza odstępu wiersze można usunąć klawiszem [Del]. Operacji takich nie można oczywiście wykonać na zestawieniach faktur lub kartotek Wybieranie danych ze spisów alfabetycznych Rejestry kartotek, kontrahentów i podpowiedzi ułożone są według alfabetu. Wybranie właściwego zapisu polega na podświetleniu pozycji ze spisu przy pomocy klawiszy [ ] i [ ] (w spisach kontrahentów i towarów można używać również klawiszy do stronicowania [PgUp], [PgDn]) oraz zatwierdzeniu wyboru przez naciśnięcie klawisza [Enter]. Można również zacząć pisać na klawiaturze tekst, a program zacznie go poszukiwać podświetlając wiersz następujący w porządku alfabetycznym za pisanym tekstem. Zatwierdzenie wyboru dokonujemy jak zawsze naciskając klawisz [Enter]. Praktycznie w metodzie drugiej wystarczy wpisać pierwszą lub dwie pierwsze litery poszukiwanego tekstu, a następnie skorzystać z klawisza [ ] ewentualnie [ ], aby wybrać odpowiedni wpis. 2.5.Wybieranie folderów. Przy archwizowaniu bazy danych konieczne jest wskazanie folderu gdzie mają zostać umieszczone dane. Po wydaniu polecenia Serwis/archiwum/składowanie pokazuje się okienko, w którym możemy w polu folder można wpisać nazwę docelowego foldera lub też wybrać go korzystając z opcji Przeglądaj pozostawiając w polu Folder symbole *.*

9 Po naciśnięciu na Przeglądaj pojawia się okienko z zawartością komputera. Ponieważ program pracuje w trybie tekstowym nie pojawiają się ikonki symbolizujące foldery i pliki natomiast widzimy listę ich nazw. Folder, którego pliki są aktualnie wyświetlane oznaczony jest gwiazdką. Chcąc przejść do foldera nadrzędnego, oznaczonego minusem, podświetlamy jego nazwę i naciskamy [Enter]. Wybrać do składowania można poprzez naciśnięcie [Enter] tylko folder otwarty (oznaczony gwiazdką). Po wybraniu nazwy foldera wracamy do poprzedniego okienka i możemy ją zaakceptować Nadawanie nazw zapisywanym (odczytywanym) plikom Program umożliwia używanie długich nazw plików i folderów stosowanych w systemach Windows 9X/ME Przy zapisywaniu zestawień do plików różnego typu lub też przy podawaniu nazwy pliku zawierającego dokument magazynowy lub cennik, program umożliwia bezpośrednie wpisanie nazwy pliku w polu Plik lub też wybranie go z aktualnie otwartego foldera

10 Przykładowo przy zapisywaniu zestawienia do pliku typu DBF możemy pozostawić maskę *.DBF i po wydaniu polecenia Przeglądaj program pokaże nam w następnym okienku wszystkie dostępne foldery i znajdujące się w nich pliki DBF. Oczywiście chcąc obejrzeć pliki w dowolnym folderze podświetlamy jego nazwę i naciskamy [Enter]. Jeśli odczytujemy dane z pliku lub chcemy zapisać ponownie dane do istniejącego pliku podświetlamy jego nazwę i naciskamy [Enter]

11 3. Opis danych 3.1. Dane towaru Nazwa grupy towarów służy do przyspieszenia przeszukiwania kartotek oraz do logicznego podzielenia towarów w magazynie pod kątem różnorodnych analiz. Nazwa grupy nie jest drukowana na żadnych dokumentach sprzedaży ani magazynowych. Natomiast nazwa wyrobu (30 znaków) i symbol (16 zn.) powinny dokładnie określać towar i jednoznacznie identyfikować kartotekę. Są one oczywiście drukowane na fakturze i z tego względu należy zadbać o ich czytelność. Przy odpowiednim wpisie w pliku konfiguracyjnym program nie dopuści do założenia dwóch kartotek z identycznym symbolem SWW. Na strukturę wpisu w polu symbol SWW program nie nakłada żadnych ograniczeń. Może to być dowolny ciąg znaków( liter, cyfr symboli). Ponieważ obecnie stawki podatku od towaru i usług nie są powiązane z symboliką SWW, która została oficjalnie wycofana pole to można wykorzystywać dla dowolnej własnej symboliki ułatwiającej wyszukiwanie towarów. - opis (30 zn.) - zawierać może informacje dodatkowe potrzebne sprzedawcy lub magazynierowi. Opis jest widoczny przy przygotowywaniu dokumentów magazynowych lub faktur natomiast najczęściej nie jest na nich drukowany. Każdy towar musi mieć podaną cenę ewidencyjną. Najwygodniej jest ewidencjonować magazyn w cenach zakupu. W przypadku firmy produkcyjnej powinna to być cena wg kosztu wytworzenia. -cena fabryczna - w wielu przypadkach, dzięki systemom rabatów cena zakupu nie jest ceną fabryczną figurującą w cennikach dostawcy. Wprowadzenie dodatkowego cennika umożliwia odnotowanie katalogowej ceny producenta i sprzedawanie towaru za tą cenę. ceny sprzedaży - program proponuje przy sprzedaży cenę według wybranego cennika. Przy wystawianiu rachunku oznaczonego jako "FAKTURA VAT" program podaje cenę netto lub w przypadku sprzedaży detalicznej cenę brutto lub netto w zależności od wariantu programu. Wykorzystanie dwóch cenników pozwala z góry przygotować sobie warianty cen np. w zależności od typu kontrahenta. Wartości stóp podatku od towarów i usług wprowadza się przy pomocy przełącznika. Ilość stawek podatku i ich wartości są zapisane w pliku ZBYT.INI. Nowe stawki VAT w wersji przeznaczonej do współpracy z systemem FK można wprowadzić po wydaniu poleceń Serwis/konfiguracja/konta/stawki VAT i ich konta analityczne. Komentarza wymaga pozycja: "minimalny stan zapasów" - liczba ta określa założony poziom minimalnego zapasu wyrobu; co umożliwia sporządzanie zestawienia towarów kończących się w magazynie. Na podstawie dokładności z jaką wpisano liczbę w tym polu program ustala z iloma cyframi po przecinku ma podawać ilości danego towaru

12 Wielkość ta może być ustalana automatycznie na podstawie wielkości sprzedaży w minionym okresie, w trakcie przygotowywania zestawienia towarów z naruszonym zapasem minimalnym lub w trakcie przygotowywania zamówienia u dostawców (opcja). - nowa wersja programu umożliwia zapisanie dodatkowo symbolu PKWiU towaru. Wpisany symbol może być drukowany na fakturach zamiast symbolu SWW lub kodu lub też dodatkowo w drugim wierszu. - kod towaru (16 zn) - pole do przechowywania danych kodowanych kodem paskowym lub technicznych symboli towaru, zawartość tego pola może być drukowana na fakturze w kolumnie symbolu w drugim wierszu; w przypadku, gdy do identyfikacji towaru używane są nie symbole SWW tylko kody techniczne w pole to można wpisać symbol SWW dzięki temu na fakturze będzie on wydrukowany, co przy towarach z np. 7% stawką podatku jest wymagane przepisami; - ustawienie przełącznika kartoteka usługi na TAK powoduje, że program pozwala utworzyć kartotekę z ceną ewidencyjną zero i sprzedawać z tej kartoteki niezależnie od stanu magazynowego ; - ustawienie przełącznika wyrób własny na TAK pozwala utworzyć dla tego towaru recepturę produkcyjną; - masa jednostkowa - zapisywanie masy jednostkowej umożliwi wyliczenie całkowitej masy towaru sprzedawanego lub wydawanego, czyli np. stwierdzenie czy towar można wysłać pocztą lub czy zmieści się on na samochodzie dostawczym; - lokum (16 zn) - pole umożliwiające zapisanie informacji o lokalizacji towaru w magazynie np. nr regału, zawartość tego pola jest widoczna przy przeglądaniu kartoteki; -cechy (atrybuty) - każdemu towarowi można przypisać zespół dowolnych atrybutów, co umożliwia zestawianie towarów posiadających jedną z wybranych cech lub wszystkie wybrane cechy. Przypisywanie cech następuje w okienku nowej kartoteki lub w okienku do poprawiania danych kartoteki w Magazyn/rejestr kartotek po wybraniu polecenia cechy (atrybuty). Cechy przypisywane kartotekom można wybrać z lewej kolumny, w której znajdują się wszystkie wprowadzone cechy. Wybrane lub uprzednio przypisane cechy znajdują się po prawej stronie ekranu. Chcąc przypisywać kartotekom cechy należy uprzednio założyć ich zbiór korzystając z zestawienia dostępnego w menu Serwis/konfiguracja/cechy (atrybuty) kartotek. Wielu klientów korzysta z wersji programu, w której istnieją tzw. megagrupy. Megagrupa to zbiór kilku grup. Nie wszystkie grupy muszą mieć swój przydział do jakiejś megagrupy. W tym wariancie programu zakłada się po cichu, że w jednej megagrupie zebrane są grupy, w których jest jedna jednostka miary. Założenie takie umożliwia wprowadzenie w Analizach dodatkowych analiz ilościowych. Przydział grup do megagrup przeprowadza się wydając polecenie Serwis/konfiguracja/megagrupy. Uwaga! Program nie zarejestruje kartoteki z zerową ceną ewidencyjną. Jeżeli z jakichś przyczyn chcemy, aby wartość towaru z tej kartoteki nie była doliczana do stanu magazynu ( cena zerowa) to należy założyć kartotekę z dowolną ceną i bilansem otwarcia równym zero i zarejestrować ją. Następnie można korzystając z funkcji przecena zmienić cenę na tej kartotece na zero. W wersji pierwsze przyszłopierwsze wyszło wystarczy w momencie przyjmowania towaru wpisać cenę przyjęcia równą zero. Natomiast jeżeli kartoteka jest oznaczona jako kartoteka usługi to program pozwoli przyjąć cenę

13 ewidencyjną zero i nie będzie przy rozchodach kontrolował zapasu magazynowego Dane kontrahentów Program prowadzi osobne rejestry dostawców i klientów. Format danych jest jednak w nich identyczny. Dostęp do rejestru następuje zawsze za pośrednictwem indeksu - spisu alfabetycznego. Dane kontrahentów umieszczane są w trzech indeksach wg nazw, wg symboli FK i wg NIP-ów. Gdy na ekranie mamy któryś z indeksów wystarczy nacisnąć [Esc] aby wejść do menu umożliwiającego szukanie wg innego indeksu lub wg fragmentu nazwy. Dane klienta wprowadza się z dwupoziomowego menu. Na zapisanie firmy klienta mamy trzy wiersze po 30 znaków. Zapisanie na początku pierwszego wiersza nazwy własnej kontrahenta może znacznie przyspieszyć późniejsze odnajdywanie jego danych w rejestrze. Dane są układane alfabetycznie i jeśli połowa naszych klientów to Zakład (...) a druga to Zakłady (...) to szybkie odnalezienie już przy kilkudziesięciu takich wpisach nie będzie łatwe. Z poszczególnych okienek, w których wprowadza się lub zmienia dane wychodzi się poprzez naciśnięcie [Esc]. Ostateczne zaakceptowanie nowych lub zmienionych danych następuje dopiero po wyjściu z głównego okienka danych kontrahenta. Wśród danych kontrahenta omówienia wymaga pole symbol FK występujące w wersji programu przygotowanej do współpracy z systemem finansowo-księgowym. W pole to należy wpisać ciąg liter i cyfr rozpoczynający się od dużej litery łacińskiej. Symbol powinien być unikalny w celu jednoznacznej identyfikacji kontrahenta w obu programach i działach (tzn. zbycie i księgowości). W księgowości symbol ten jest nazwą konta, na którym prowadzone są rozrachunki z klientem. Aby na fakturze było drukowane zamiast stałego konta bankowego sprzedawcy, konto bankowe, na którym prowadzone są rozliczenia z klientem za pomocą faktoringu należy wypełnić pole konto faktoring. Jeżeli w polu tym znajdować się będą jakiekolwiek znaki to na fakturze drukowana będzie nazwa banku wpisana w polu faktoring - bank w menu widocznym po wybraniu polecenia Serwis/dane własne i jako konto zawartość pola konto faktoring. Po wybraniu z głównego menu danych kontrahenta polecenia grupy można przypisać klienta do kilku grup. Aby to zrobić wybieramy polecenie Dodaj. Następnie za pomocą klawisza [Enter] wybieramy z lewej kolumny, w której znajdują się wszystkie założone grupy klientów te do których dany klient ma należeć. Grupy te znajdują się po prawej stronie ekranu. Grupa klientów to np. sklepy obsługiwane przez nasz samochód dostawczy danego dnia tygodnia, albo cecha wspólna wyróżniająca określonych klientów. Aby usunąć przypisanie klienta do określonej grupy wybieramy polecenie Usuń. Podświetlone zostają nazwy grup na liście po prawej stronie ekranu. Wybieramy za pomocą strzałek właściwą i naciskamy [Enter]

14 Przypisanie klientów do poszczególnych grup zależy najczęściej od wymagań decydentów prowadzących analizy marketingowe. Nowe grupy zakłada się w menu Serwis/podpowiedzi/grupy klientów Przy wprowadzaniu i aktualizacji danych kontrahenta program usiłuje nie dopuścić do wprowadzenia po raz drugi identycznego symbolu FK. Program sprawdza w aktualnej bazie danych oraz we wszystkich dostępnych. Po znalezieniu klienta z identycznym symbolem program wyświetla jego dane i zadaje pytanie Czy to ten sam klient?. Chcąc ponownie wykorzystać ten sam symbol należy odpowiedzieć twierdząco, gdyż dla programu klient oznaczony tym samym symbolem to ten sam klient. Na podobnej zasadzie program sprawdza również czy dopuszczalne jest powtórzenie wprowadzonego symbolu NIP. Ponieważ może się zdarzyć, że będziemy mieli kilu klientów z takim samym NIP-em (np. różne zakłady PKP) program nie blokuje możliwości zdublowania NIP-u, a tylko ostrzega o takim fakcie. Aby umożliwić przechowywanie wszystkich informacji o kliencie w bazie danych jednego programu opis klienta został poszerzony o pola przewidziane do zapisania adresu jego poczty elektronicznej i serwisu WWW. W okienku z podstawowymi danymi kontrahenta można uruchomić domyślną przeglądarkę WWW lub domyślnego klienta poczty elektronicznej w celu przygotowania listu do kontrahenta. Wybranie polecenia skopiuj do schowka powoduje przepisanie danych adresowych do schowka Windows. Uruchamiając dowolny Windowsowy edytor tekstu możemy zapisane w schowku dane wkleić do szykowanego pisma. Osoba posiadająca uprawnienia korygowanie może zablokować sprzedaż dla wybranego klienta lub ustalić limit sprzedaży kredytowej. Program nie pozwoli sprzedawcy na wystawienie faktury, gdy

15 sprzedaż będzie zablokowana lub faktury z płatnością odroczoną w sytuacji, gdy klient ma wyczerpany limit kredytu. Pozostawienie wartości zero jako limitu kredytu powoduje, że program nie stawia ograniczeń w sprzedaży dla tego klienta. Ustawienie przełącznika export faktur na TAK spowoduje, że program każdą wystawioną dla klienta fakturę będzie chciał zapisać w pliku w formacie umożliwiającym jej import w innej instalacji programu ZBYT. Program umożliwia dodatkowo zapisywanie i przechowywanie notatek o kontrahencie. Wybranie polecenia notatki daje dostęp do zestawienia notatek. Jeśli żadne notatki jeszcze nie istnieją program otworzy okienko do sporządzenia pierwszej notatki. Jeżeli notatki już istnieją to okienko do dopisania następnej pokaże się po naciśnięciu klawisza [INSERT] na ekranie pokazującym zestawienie istniejących notatek. Chcąc usunąć istniejącą notatkę należy zaznaczyć ją przy pomocy klawisza odstępu [SPACE], a następnie nacisnąć klawisz [DEL]

16 4. Magazyn Program pozwala ułożyć kartoteki magazynowe na dwa sposoby wg nazw wyrobów lub wg symboli SWW (KTM). Wyboru sposobu przeglądania kartotek dokonuje się przechodząc do ostatniej pozycji z menu bloku Magazyn szukanie wg. Zastosowano tu przełącznik, naciskanie klawisza [Space] powoduje zmianę sposobu przeszukiwania. Zmiany sposobu ułożenia kartotek można dokonać praktycznie w dowolnym momencie poprzez naciśnięcie klawisza [F5] Początkowe ustawienie wszystkich przełączników ustala się w trakcie instalacji programu lub w menu widocznym po wybraniu poleceń Serwis/konfiguracja dane własne. Nazwa towaru i jego symbol stanowią dwa równorzędne sposoby identyfikowania towaru i powinny być unikalne. Towar w magazynie należy podzielić na grupy asortymentowe co znacznie ułatwia przeszukiwania kartotek ułożonych alfabetycznie wg nazw Przyjmowanie W zdecydowanej większości dotychczasowych wdrożeń najczęściej stosowanym sposobem przyjmowania towarów do magazynu jest rejestrowanie dokumentu magazynowego. Najczęściej rejestr VAT faktur zakupowych prowadzony jest w księgowości. Na życzenie Zamawiającego program może być jednak wyposażony w rejstr zakupu. Aby zarejestrować przyjęcie do magazynu nowych partii wyrobów należy z menu wybrać polecenie przyjmowanie. Po wybraniu przez użytkownika tej funkcji pojawia się kolejne menu, które daje do wyboru ręczne szykowanie dokumentu przyjęcia (polecenie dokument magazynowy ) lub wprowadzenie dokumentu z pliku (import dokumentu magazynowego). W przypadku programu wyposażonego w rejestr zakupów w menu tym są dodatkowe możliwości - ręczne wprowadzanie lub korygowanie faktury zakupu oraz import faktury zakupu z pliku. Po wybraniu dowolnej z tych funkcji pojawia się okienko do którego należy wprowadzić symbol i numer dokumentu magazynowego, którym towar jest przyjmowany. Użytkownik może również dopisać uwagi, które będą widoczne w rejestrze dokumentów. Typ dokumentu można zmienić korzystając z przełącznika. W wersji jednostanowiskowej program proponuje kolejny numer dokumentu najbardziej typowego dla przyjęć czyli Pz (Pw). Zmieniając proponowany typ dokumentu należy samemu zadbać o właściwą numerację. Numer dokumentu jest liczbą pięciocyfrową (max 65535). W wersji sieciowej zmiana numeru dokumentu nie jest możliwa i program nadaje go samodzielnie dopiero w momencie rejestrowania dokumentu. Przyjęcie towaru następuje w cenach ewidencyjnych (czyli najczęściej cenach zakupu). W przypadku, gdy cena zakupu jest faktycznie ceną dewizową warto skorzystać z oferowanej przez program możliwości automatycznego wyznaczenia cen zakupu w zł. Możliwość tą daje polecenie towar za dewizy. W tym przypadku należy jeszcze wprowadzić wartość kursu w zł oraz ewentualne kwoty w dewizach podnoszące wartość celną zakupu i dopłaty w zł. Kwoty te zostaną rozdzielone na poszczególne ceny zakupu tak aby wartość przyjęcia odpowiadała rzeczywistym kosztom zakupu. Do wartości w

17 dewizach zostanie doliczone odpowiednie cło. Gdy przełącznik realizacja zamówienia zostanie ustawiony na TAK program udostępni listę złożonych u wybranego dostawcy zamówień. Po wybraniu realizowanego właśnie zamówienia program przygotuje automatycznie dokument przyjęcia zakładając, że faktura zakupu jest zgodna ze złożonym zamówieniem. W następnej kolejności operator może skorygować utworzony automatycznie dokument. Jeżeli nie realizujemy zamówienia to po zaakceptowaniu danych dokumentu, pojawia się alfabetyczny spis dostawców. Naciśnięcie klawisza [ESC] daje dostęp do menu umożliwiającego założenie nowego dostawcy lub dostęp poprzez inny indeks. Jeżeli wybierzemy dostawcę z listy to po naciśnięciu klawisza [Enter] pojawia się menu z poleceniami umożliwiającymi dalszą budowę dokumentu. Wprowadzanie treści dowolnego dokumentu magazynowego polega na kolejnym wybieraniu z zestawienia odpowiedniej kartoteki i podawaniu ilości towaru. Czyli wybieramy kartotekę towaru zestawienia za pomocą klawiszy [ ] i [ ] i naciskamy [Enter]. Pojawia się okienko, w którym wpisujemy ilość towaru zatwierdzając poprzez wydanie polecenia akceptacja!. W trakcie przyjmowania można również poprawić nazwę lub symbol czy kod towaru. Następnie na ekranie pojawia się obraz dokumentu oraz menu z poleceniami umożliwiającymi dalszą budowę dokumentu lub jego zarejestrowanie. Wybór funkcji poprawianie daje możliwość skorygowania już wprowadzonych danych towarów. - dopisanie umożliwia wybranie kolejnego towaru z listy kartotek. Jeśli szukamy wg nazw to wpierw wybieramy grupę korzystając z podpowiedzi (klawisz [F1]). Listę towarów możemy ograniczyć wpisując w pole hasło dowolny fragment nazwy wyrobu. Jeśli tak zrobimy to program przedstawi nam nie całą grupę a tylko te kartoteki, w których nazwach jest podany fragment. Jeżeli przeglądamy kartoteki wg SWW to wpisujemy nie grupę, lecz początek symbolu SWW. W zależności od ilości wpisanych znaków pojawi się odpowiednio długa lista kartotek. Jeśli podamy pełny symbol zobaczymy tylko jedną kartotekę - żądaną. - rejestracja kończy wprowadzanie dokumentu jego rejestrację oraz dopisanie przyjmowanego towaru do stanu odpowiednich kartotek. - funkcja rezygnacja jak sama nazwa mówi, powoduje rezygnację z wprowadzania tego dokumentu. Operator wybiera kolejno kartoteki i wprowadza ilość towaru, w wersjach pierwsze przyszło pierwsze wyszło i przy ewidencji w cenach średnich operator wprowadza również cenę zakupu i ma możliwość natychmiastowego ustalenia cen sprzedaży. W przypadku przyjmowania towaru za dewizy operator wprowadza: cenę dewizową, wartość ewentualnego opustu, procentową stawkę cła i ewentualne marże dla cenników sprzedaży

18 W wielu sytuacjach musimy przerwać przygotowywanie dokumentu magazynowego, aby wykonać przy pomocy programu inne czynności. Po wprowadzeniu kilkunastu pozycji dokumentu konieczność taka jest bardzo przykra. Istnieje możliwość zapisania wprowadzonej listy towarów, ich ilości i cen oraz późniejszego odtworzenia tych danych. Do operacji tych służy polecenie dane w menu widocznym na monitorze w trakcie przygotowywania dokumentów magazynowych. Jeśli zachodzi konieczność przerwania czynności możemy wprowadzone dane zapisać do schowka. Gdy już można wznowić wprowadzanie dokumentu należy ponownie wybrać odpowiedni typ dokumentu, wpisać uwagi i wybrać kontrahenta. Następnie można odczytać ze schowka uprzednio zapisane tam dane. Wznowienie przygotowywania dokumentu jest możliwe również po wyłączeniu i ponownym włączeniu komputera, gdyż dane są zapisywane na dysku. Jeżeli przyjmujemy do magazynu nowy towar, dla którego jeszcze nie mamy założonej kartoteki to wybieramy polecenie: nowy wyrób. Po wpisaniu danych i zarejestrowaniu kartoteki wpisujemy ilość danego wyrobu. Przy przyjmowaniu towaru w filii lub w sklepie, gdy w centrali pracuje również program ZBYT możliwe jest automatyczne wprowadzanie dokumentu z pliku przekazanego na dyskietce lub za pomocą modemu. Po wybraniu z menu z danymi dokumentu polecenia import dokumentu magazynowego pojawia się okienko umożliwiające podanie nazwy pliku zawierającego dokument lub odnalezienie takiego pliku na wybranym dysku lub w wybranym katalogu. Gdy nie znamy nazwy przysłanego pliku to możemy zaakceptować wzorzec nazwy zgodny z zasadami stosowanymi w systemie operacyjnym DOS np. "*.*" lub "Mm*.*" i program przedstawi nam listę plików o nazwach zgodnych ze wzorcem znajdujących się w wybranym katalogu lub na dyskietce. Po zaakceptowaniu nazwy pliku dokument jest automatycznie gotowy do poprawiania lub rejestracji. Jeżeli przy czytaniu danych z pliku program stwierdzi, że przyjmowany jest towar o nowym symbolu, nazwie lub cenie ewidencyjnej to zaproponuje utworzenie nowej kartoteki. Po sporządzeniu dokumentu przyjęcia program zaproponuje skasowanie pliku. Skasowanie pliku umożliwia oddanie do centrali czystej dyskietki lub przy przekazywaniu plików modemem zwalnia miejsce na twardym dysku. W wersji pierwsze przyszło pierwsze wyszło jest możliwe poprawianie dokumentów przychodowych poprzez skorygowanie ceny po, której towar został przyjęty i jego ilości bezpośrednio na kartotece. W takiej sytuacji program przeliczy ceny obrotów wykonanych już po przyjęciu zgodnie z zasadą pierwsze przyszło pierwsze wyszło i skoryguje wartość wszystkich wykonanych później obrotów. Poprawkę można nanieść np. w opcji Magazyn/przeglądanie kartoteki. Po naciśnięciu [ENTER] na poprawianym zapisie pojawi się menu umożliwiające zmianę ceny

19 Wprowadzenie nowej ceny spowoduje automatycznie zmianę wartości w uprzednio zarejestrowanym dokumencie przychodowym. Przy pracy w sieci komputerowej czynność ta jest uzależniona od posiadania uprawnień korygowanie. Innym sposobem na skorygowanie błędnie wprowadzonego dokumentu przyjęcia jest jego wystornowanie. Czynność ta polega na sporządzeniu kolejnego dokumentu tego samego typu (najlepiej z odpowiednią uwagą) i wprowadzeniu ilości z minusem. Stornowanie otwiera szerokie pole do różnych błędów zwłaszcza przy ewidencji wg zasady PP/PW lub w cenach średnich. W przypadku, gdy np. błędnie wprowadzono cenę na jakiejś pozycji dokumentu Pz i część tego towaru już sprzedano wystornowanie całej tej pozycji wprowadzi do bazy danych błąd (saldo w zestawieniu obrotów). W takiej sytuacji należy przyjęciem na minus zdjąć ze stanu tylko pozostałą część towaru z błędnego przyjęcia a resztę różnicy rozliczyć w księgowości Wydawanie Zasadniczo towar opuszcza magazyn zbytu w wyniku sprzedaży. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy towar zostaje wydawany np. akwizytorom lub w celach reklamowych. Aby towar z magazynu wydać bez sprzedawania należy oczywiście wybrać funkcję Magazyn/wydawanie. Program proponuje dokument Mm z kolejnym numerem, pozycja uwagi jest opcjonalna. Po zaakceptowaniu danych dokumentu widzimy listę kontrahentów. Wybieramy klienta z listy lub po dwukrotnym naciśnięciu [Esc] wpisujemy nowego. Następnie budujemy dokument wydania podobnie jak przy przyjmowaniu. Wydawać możemy wszystkie towary. Aby ułatwić wyszukanie właściwego towaru program pyta wpierw o grupę, jeśli włączony jest sposób przeszukiwania według nazw. Grupę najłatwiej wybrać z listy "podpowiedzi" dostępnej po naciśnięciu [F1]. Wydanie polecenia dopisanie powoduje pojawienie się na ekranie spisu alfabetycznego towarów z wybranej grupy, lub przy przeglądaniu wg symboli SWW wszystkich towarów. Ilość wydawanego towaru wpisujemy po wyborze kartoteki i naciśnięciu [Enter] w okienku identycznym jak przy przyjmowaniu. Na ekranie podobnie jak przy przyjmowaniu towaru jest widoczny obraz wprowadzanego do bazy danych dokumentu magazynowego. W przypadku gdy towar wydawany jest do sklepu lub filii, w której również pracuje program ZBYT wygodnie jest skorzystać z opcji eksportu dokumentu do pliku. Po sporządzeniu dokumentu program daje możliwość wybrania miejsca zapisania pliku (dysku i katalogu) oraz nadania nazwy plikowi. Możliwe jest sporządzanie dokumentu wydania nie tylko w cenach ewidencyjnych, ale również w cenach sprzedaży. Program umożliwia wówczas wydruk dokumentu w dwóch wariantach, pierwszy - dla centrali będzie zawierać komplet cen natomiast na drugim - dla odbiorcy nie będą uwidocznione ceny ewidencyjne stosowane w centrali. Zakłada się, że w filii lub sklepie cenami ewidencyjnymi będą ceny wg. cennika I lub II stosowanego w centrali. Skonfigurowanie dokumentu w taki sposób wymaga ustawienia w menu konfiguracyjnym dokumentu przełącznika druk (eksport) cen w pozycji innej niż TYLKO EWIDENCYJNE. W tzw. produkcyjnym wariancie programu wydania za pomocą szczególnych dokumentów (typowo to Rw) mogą być rejestrowane jako wydania wewnętrzne na określone konta kosztów. Zamiast

20 rejestru kontrahentów pojawia się indeks kont - zleceń produkcyjnych. Program pracuje w tym wariancie jako typowa materiałówka. Powiązania dokumentu z odpowiednim rejestrem kontrahentów dokonuje się w menu dostępnym po wybraniu poleceń Serwis/konfiguracja/dokumenty, po wybraniu z zestawienia odpowiedniego typu dokumentu. Dokument można zadeklarować również jako dokument wewnętrzny przy sporządzaniu takiego dokumentu program nie pozwala wybrać dostawcy lub klienta Przesunięcie (tylko w wersji wielomagazynowej) Funkcja umożliwia przesuwanie towaru pomiędzy dowolnymi magazynami. Towar jest przesuwany z magazynu aktualnego do magazynu wybieranego przy wprowadzaniu danych dokumentu Program proponuje dokument z kolejnym numerem, pozycja uwagi jest opcjonalna. Dalsze przygotowanie dokumentu Mm jest czynnością analogiczną do przygotowywania innych dokumentów magazynowych. Program identyfikuje towary wykorzystując przede wszystkim ich symbole SWW w drugiej kolejności nazwę i cenę ewidencyjną. Jest to jedna z przyczyn, dla których symbole towarów powinny być unikalne Szukanie (tylko w wersji wielomagazynowej) Funkcja sporządza zestawienie ilości towaru wybranego z aktualnego magazynu we wszystkich magazynach. Aby sporządzić takie zestawienie należy w pierwszej kolejności wybrać odpowiedni magazyn, następnie po wybraniu polecenia Magazyn/szukanie wybrać towar. Program przygotuje zestawienie wyszukując w pozostałych magazynach towarów o identycznych symbolach i nazwach Przeglądanie kartoteki Chcąc zapoznać się z kolejnymi zapisami na kartotece danego towaru musimy wpierw ją odnaleźć. Po wybraniu polecenia Magazyn/przeglądanie kartoteki program przedstawia indeks kartotek. Identycznie jak przy dopisywaniu do dokumentu magazynowego, możemy wybrać określoną kartotekę. Na ekranie możemy przejrzeć wszystkie zapisy i dopisać uwagi. Robimy to w następujący sposób: podświetlamy odpowiedni zapis, naciskamy klawisz [Enter], ukazuje się okienko z aktywnym polem uwagi, w które wpisujemy potrzebne informacje. Na kartotekach magazynowych są odnotowywane wszystkie przychody i rozchody. Dodatkowo mogą się tam znajdować zapisy informujące o zmianach ceny ewidencyjnej w wyniku przeceny. W przypadku prowadzenia ewidencji w cenach średnich ważonych na kartotekach odnotowywane są również kwoty odchyleń wartości magazynu spowodowanych zaokrągleniami przy uśrednianiu ceny