OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ. Interaktywna instrukcja składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Właściciel procedury:

Transkrypt

1 OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Interaktywna instrukcja składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Właściciel procedury: Departament Organizacji Szkolnictwa Wyższego, Kontroli i Nadzoru (DKN)

2 Spis treści: Minimalne wymagania techniczne do złożenia oświadczenia.. str. 3 Wymagane czynności..... str Ważne informacje. str. 15 Kontakty i pomoc.. str. 16 2

3 Minimalne wymagania techniczne do złożenia oświadczenia dostęp do Internetu darmowe konto na epuap zaufany profil epuap albo bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego, w formacie XAdES-BES (kierownik jednostki) akceptowane formaty załączników: doc, docx, gif, jpg (jpeg), ods, odt, pdf, png, rtf, svg, tif (tiff), txt, xls, xlsx, xml, zip, xades, pades ze względu na ograniczenia techniczne epuap, jeśli nie uzyskałeś od MAiC uprawnień podmiotu publicznego (kliknij, po więcej >>), wielkość wszystkich załączników dołączonych do jednego formularza elektronicznego (wbudowanego na epuap pisma ogólnego xml) nie może przekroczyć 3,5 MB (sugeruje się kompresować załączniki lub przesłać je w transzach). Możliwe jest także przesłanie oświadczenia na e-nośniku (np. CD, pamięć USB itp.). Wówczas oświadczenie i załączniki należy skompresować, a następnie podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym w formacie XAdES-BES. 3

4 Jeśli nie posiadasz, załóż darmowe konto epuap: kliknij, by zobaczyć jak założyć konto >> kliknij, by przejść do zakładania konta >> Rozwiązanie opcjonalnie: jeśli jesteś podmiotem publicznym, złóż wniosek do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji o nadanie uprawnień podmiotu publicznego na epuap. Po otrzymaniu uprawnień, dołączane do wbudowanego formularza epuap (pisma ogólnego) załączniki będą mogły przekraczać 3,5 MB, co wyeliminuje potrzebę przesyłania oświadczenia w transzach albo na e-nośnikach (podmioty publiczne mogą przesyłać załączniki o wielkości do 250 MB). UWAGA: nadanie uprawnień podmiotu publicznego przez MAiC może potrwać min. 1 miesiąc lub dłużej. Przejdź do wniosku o nadanie uprawnień podmiotu publicznego >> (Masz pytania? Skorzystaj z infolinii epuap - tel ) 4

5 Jeśli nie posiadasz, załóż zaufany profil e-puap Dowiedz się, jak założyć zaufany profil >> Kliknij i dowiedz się, które urzędy potwierdzają zaufane profile >> albo kup bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego w formacie XAdES-BES Kliknij i sprawdź wykaz podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne>> 5

6 Połącz się z formularzem ogólnym MNiSW na epuap Kliknij, by połączyć >> 6

7 Zjedź w epuap niżej i wciśnij przycisk: 7

8 Zaloguj się, o ile czynność ta nie została wykonana wcześniej 8

9 Wypełnij formularz pisma ogólnego, zgodnie z rysunkiem: W polu nadawcy pojawią się automatycznie dane identyfikacyjne właściciela konta W pole ogólne wpisz informację o odbiorcy i załączonym oświadczeniu, np. Do: Dyrektora Departamentu Organizacji Szkolnictwa Wyższego, Kontroli i Nadzoru MNiSW Szanowny Panie Dyrektorze, W polu tytułu należy wpisać: Oświadczenie o kontroli zarządczej oraz w przypadku przesyłania oświadczenia w transzach numer transzy, np. transza 1. przesyłam w załączeniu Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej (nazwa podmiotu). Z poważaniem, 9

10 Pod polem ogólnym kliknij przycisk, a następnie opcjonalnie przyciski: załącz z dysku albo załącz ze składu, aby dodać wymagane załączniki (sprawdź listę wymaganych załączników na następnej stronie tej Instrukcji). UWAGA: Po uzyskaniu z MAiC uprawnień podmiotu publicznego, jest możliwe załączenie do formularza XML plików większych niż 3,5 MB (do 250 MB). W tym przypadku, należy wybrać opcję Załącz ze składu. (Dodatkowe pytania? Infolinia epuap - tel ). 10

11 Z dysku komputera albo ze składu epuap należy załączyć, zgodnie z opisem na poprzedniej stronie tej Instrukcji, skany lub dokumenty elektroniczne: Oświadczenie o kontroli zarządczej (pobierz wzór do wypełnienia >>). UWAGA: Możliwe są 2 sposoby podpisania oświadczenia: Opcja 1 Podpisane oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest załączane jako osobny plik do wbudowanego w epuap formularza pisma ogólnego (zobacz-kliknij >>). Wówczas wbudowany formularz może być przesłany przez dowolną osobę i nie wymaga podpisu, ponieważ załączono do niego podpisane oświadczenie (szczegóły kliknij >>). Opcja 2 Niepodpisane oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest załączane w formie osobnego pliku do wbudowanego w epuap formularza pisma ogólnego (zobacz-kliknij >>). Wówczas należy podpisać wbudowany formularz. Wbudowany formularz może być podpisany przez uprawnioną osobę podpisem elektronicznym (certyfikatem) albo zaufanym profilem. Podpisanie zaufanym profilem, w odróżnieniu od podpisu elektronicznego, wymaga w tym przypadku, by wbudowany formularz pisma ogólnego epuap był wysyłany z konta osoby podpisującej zaufanym profilem, ponieważ zaufany profil jest powiązany z kontem (szczegóły kliknij >>) Akceptowane formaty załączników: doc, docx, gif, jpg (jpeg), ods, odt, pdf, png, rtf, svg, tif (tiff), txt, xls, xlsx, xml, zip, xades. Po wykonaniu czynności opisanych powyżej, kliknij na przycisk 11

12 Po sprawdzeniu treści zwizualizowanego pisma i kompletności załączników, wybierz jedną z 2 dostępnych metod podpisania pisma ogólnego: zaufanym profilem (strzałka 1) albo certyfikatem, czyli bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego, w formacie XAdES-BES (strzałka 2). 1 2 Następnie postępuj zgodnie ze wskazaniami systemu epuap. Nie wymaga podpisu pismo ogólne epuap, do którego załączono podpisane e-podpisem oświadczenie, jako odrębny plik (zobacz-kliknij >>). 12

13 Po podpisaniu i wysłaniu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej otrzymają Państwo podpisane Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia pisma do MNiSW, stanowiące dowód wysyłki. Aby sprawdzić status doręczenia pisma należy kliknąć na zakładkę moje dokumenty (strzałka 1), następnie na zakładkę wysłane (strzałka 2), a następnie na literę P, w kolumnie Potwierdzenia (strzałka 3)

14 Kontakty i pomoc: str Sekretariat Departamentu Organizacji Szkolnictwa Wyższego, Kontroli i Nadzoru (DKN) tel. (22) , (22) Informacja merytoryczna: p. Leszek Żelnio, tel. (22) leszek.zelnio@nauka.gov.pl Pomoc techniczna: epuap (formularz kontaktowy >>) epuap (infolinia): epuap (instrukcje >>) Program do weryfikacji e-podpisów MNiSW, do pobrania ze strony KIR>> Zakup e-podpisów: wykaz podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne>> Wyszukiwarka urzędów, które potwierdzają zaufane profile >> Wniosek o nadanie uprawnień podmiotu publicznego >> 14