Seminarium dla Kierowników Urzędów Stanu Cywilnego WPŁYW NOWYCH ROZWIĄZAŃ PRAWNYCH I INFRMATYCZNYCH NA PROCESY REJESTRACJI STANU CYWILNEGO

Transkrypt

1 Seminarium dla Kierowników Urzędów Stanu Cywilnego WPŁYW NOWYCH ROZWIĄZAŃ PRAWNYCH I INFRMATYCZNYCH NA PROCESY REJESTRACJI STANU CYWILNEGO Świebodzin, 17 listopada 2015

2 Cele seminarium analiza wybranych przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów wykonawczych; omówienie najnowszych zmian legislacyjnych w zakresie rejestracji stanu cywilnego; analiza kluczowych kwestii funkcjonowania aplikacji ŹRÓDŁO; wymiana poglądów i doświadczeń w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędów Stanu Cywilnego na skutek reformy rejestracji stanu cywilnego

3 Aktualna sytuacja funkcjonowania systemu rejestru stanu cywilnego W wyniku całkowitego przejścia od 1 września br. na pracę w RSC nastąpił dynamiczny wzrost ilości migracji aktów do rejestru, średnio o 100% na przełomie października i listopada została wykonana przez COI aktualizacja SRP polegająca na wgraniu poprawek do systemu; nastąpiła dostawa sprzętu dla gmin w zakresie drukarek i skanerów w listopadzie zostanie przeprowadzone doposażenie gmin w zestawy komputerowe dostawa dla gmin z województwa lubuskiego przewidziana jest w dniach listopada br. szczegółowy harmonogram dostaw dostępny jest na stronie:

4 Zmiany w zakresie sposobu wyliczania dotacji celowej na zadania zlecone Ministerstwo Finansów wspólnie z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych opracowało nowy system obliczania dotacji celowej na zadania zlecone wysokość dotacji celowej dla poszczególnych gmin będzie ustalana wg kryterium ilości wykonanych zadań wdrożenie zasad budżetu zadaniowego do zarządzania systemem rejestracji stanu cywilnego

5 cechy budżetu zadaniowego (ang. performance budgeting) plan wydatków budżetowych, sporządzany w układzie funkcji, zadań i podzadań, wraz ze wskazaniem na poziomie zadań i podzadań celów, które planuje się osiągnąć w wyniku realizacji zadania/podzadania oraz mierników określających stopień realizacji celów.

6 Cele stosowania budżetu zadaniowego zwiększenie przejrzystości finansów publicznych; zwiększenie skuteczności realizacji zadań; zwiększenie efektywności wydatkowania środków publicznych

7 dotacja celowa rozliczana będzie w oparciu o informacje o zrealizowanych czynnościach/zadaniach przez poszczególne gminy na podstawie: raportów generowanych z Systemu Rejestrów Państwowych (aplikacja Źródło), danych generowanych bezpośrednio z systemu centralnego przez Departament Teleinformatyki MSW danych przekazywanych bezpośrednio przez gminy

8 Sposób rozliczenia dotacji celowej: Rok 2015 styczeń/luty rozliczenie na podstawie katalogu zadań z 2014 roku marzec/grudzień rozliczenie EL i DO na podstawie nowego katalogu zadań, (RSC na podstawie katalogu z 2014 roku). Rok 2016 Planowanie i rozliczenie na podstawie nowego katalogu zadań

9 Rezerwa celowa na zadania zlecone w 2015 roku W ustawie budżetowej na 2015 rok zostały zaplanowane środki finansowe środki na uzupełnienie dotacji dla JST z przeznaczeniem na realizację zadań wynikających z ustawy PRASC, EL, DO, w tym związane z odmiejscowieniem niektórych czynności tys. zł. W przypadku wystąpienia braku środków finansowych na realizację zadań zleconych istniała możliwość dofinansowania kosztów zadań z rezerwy. MSW planuje w I kwartale 2016 roku dokonać ponownej analizy sposobu obliczania dotacji celowej w celu dostosowania do aktualnych warunków.

10 Wskaźniki czasochłonności zadań wykonywanych w usc wg MSW Rodzaj zadania Rejestracja aktów sc Czasochłonność z 2014 Czasochłonność od ,1 Wpisywanie wzmianek 1,38 0,33 Wpisywanie przypisków 0,25 Migracja aktów sc - 0,5 Decyzje z zakresu rsc 3 Czynności mater-tech (sprost., uzupeł.) 3 0,5 Wydawanie odpisów asc 0,5 0,33 Zaświadczenia, zezwolenia, oświadczenia 0,7 0,6 Decyzje ZIN 2,99 0,33 Usuwanie niezgodnośći w PESEL - 2

11 Wskaźnik obciążenia pracą dla USC Nowa Sól (dane za wrzesień i październik 2015 rok) lp. Rodzaj zadania Ilość zadań % 1 Rejestracja aktów sc Wpisywanie wzmianek Wpisywanie przypisków Migracja aktów sc Decyzje z zakresu rsc Czynności mater-tech (sprost., uzupeł.) 30 0,6 7 Wydawanie odpisów asc Zaświadczenia, zezwolenia, oświadczenia Decyzje ZIN 7 0,6 10 Usuwanie niezgodnośći w PESEL 128 1,8

12 Wskaźnik czasochłonności zadań dla USC Nowa Sól (dane za ) czasochłonność w % wzmianki rej. aktów przypiski migracja czynności m-t decyzje odpisy zaświadcz. dec. ZIN niezgodności

13 Wpływ zmian prawnych i informatycznych na organizację i funkcjonowanie USC W zakresie wewnętrznym: zmiana obciążenia pracą między USC, EL i DO. dane ogólnopolskie wskazują, że w porównaniu z poprzednim sposobem realizacji zadań zlec. ilość zadań wykonywanych przez EL i DO spadła o 43 %. Ilość zadań wykonywanych przez USC wzrosła około 13%. Tendencja ta ma nadal charakter wzrostowy (źródło: dane ogólnopolskie - MSW). Analiza wyników z poszczególnych USC uwidacznia wzrost zadań wykonywanych przez USC na poziomie 35%.

14 W zakresie zewnętrznym: odmiejscowienie czynności spowodowało zmianę przepływu klientów między urzędami. sytuacja ta ma tendencję rozwojową proces migracji aktów z uwagi na jego masowość i czasochłonność znacząco wydłuża wszystkie procesy rejestracji stanu cywilnego usuwanie niezgodności w PESEL.

15 Dane ogólnopolskie dot. migracji (źródło: MSW) urodzenia małżeństwa zgony 50 0 sierpień wrzesień

16 Migracja aktów sc w USC Nowa Sól urodzenia małżeństwa zgony

17 w miesiącach były 44 dni robocze 1 etat 352 roboczo-godziny, w USC Nowa Sól jest 5 etatów co daje normę 1760 r/g (100%) ilość czynności * wskaźnik = rzeczywista ilość wypracowanych roboczo-godzin; np. ilość aktów 431* wskaźnik 1,1 = 474,1 r/g

18 Ilość wypracowanych roboczo-godzin za okres w USC Nowa Sól ,6 norma

19 Ilość wypracowanych roboczo-godzin dla USC Nowa Sól (dane za ) roboczo-godziny norma wypracowane r-g

20 sposoby kompensacji zwiększenia ilości pracy w usc w zakresie wewnętrznym: 1. przesunięcie do USC pracowników z innych struktur urzędu gminy; 2. delegowanie uprawnień innym pracownikom w urzędzie gminy. w zakresie zewnętrznym: 1. zwiększenie zatrudnienia

21 Zmiany w przepisach regulujących rejestrację stanu cywilnego Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 o leczeniu niepłodności (Dz. U ) wprowadziła zmiany w przepisach: kodeksu rodzinnego i opiekuńczego; ustawy prawo o aktach stanu cywilnego przepisach wykonawczych

22 Zmiany w zakresie kro Nowy zapis art Jeżeli dziecko urodziło się przed upływem trzystu dni od ustania lub unieważnienia małżeństwa, lecz po zawarciu przez matkę drugiego małżeństwa,domniemywa się, że pochodzi ono od drugiego męża. Domniemanie to nie dotyczy przypadku, gdy dziecko urodziło się w następstwie procedury medycznie wspomaganej prokreacji, na którą wyraził zgodę pierwszy mąż matki.

23 Art. 68. Zaprzeczenie ojcostwa nie jest dopuszczalne, jeżeli dziecko urodziło się w następstwie procedury medycznie wspomaganej prokreacji, na którą mąż matki wyraził zgodę.

24 Art. 75¹. 1. Uznanie ojcostwa następuje z dniem urodzenia się dziecka także wtedy, gdy przed przeniesieniem do organizmu kobiety komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo zarodka powstałego z komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo z dawstwa zarodka mężczyzna oświadczy przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, że będzie ojcem dziecka, które urodzi się w następstwie procedury medycznie wspomaganej prokreacji z zastosowaniem tych komórek albo tego zarodka, a kobieta ta potwierdzi jednocześnie albo w ciągu trzech miesięcy od dnia oświadczenia mężczyzny, że ojcem dziecka będzie ten mężczyzna. 2. Oświadczenia są skuteczne, jeżeli dziecko urodziło się w następstwie procedury medycznie wspomaganej prokreacji, o której mowa w 1, w ciągu dwóch lat od dnia złożenia oświadczenia przez mężczyznę. 3. Jeżeli dziecko urodziło się po zawarciu przez matkę małżeństwa z innym mężczyzną niż ten, który uznał ojcostwo, przepisu art. 62 nie stosuje się. 4. Przepisów art i 4 oraz art. 74 nie stosuje się.

25 Art. 81¹. W przypadku gdy uznanie ojcostwa nastąpiło na podstawie art. 75¹, ustalenie bezskuteczności uznania ojcostwa jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy dziecko nie urodziło się w następstwie procedury medycznie wspomaganej prokreacji, o której mowa w art. 75¹ 1.

26 Art Domniemywa się, że ojcem dziecka jest ten, kto obcował z matką dziecka nie dawniej niż w trzechsetnym, a nie później niż w sto osiemdziesiątym pierwszym dniu przed urodzeniem się dziecka, albo ten, kto był dawcą komórki rozrodczej w przypadku dziecka urodzonego w wyniku dawstwa partnerskiego w procedurze medycznie wspomaganej prokreacji.

27 Zmiany w zakresie POASC Art. 19 ust. 2 w rejestrze uznań gromadzi się dane: pkt 4a informację, że oświadczenia konieczne do uznania ojcostwa zostało złożone przed przeniesieniem do organizmu kobiety komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo zarodka powstałego z komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo dawstwa zarodka

28 ust. 2a informacja, o której mowa w ust. 2 pkt 4a, podlega usunięciu z rejestru jeżeli w ciągu dwóch lat od dnia przyjęcia oświadczenia złożonego przez mężczyznę koniecznego do uznania ojcostwa dziecko się nie urodziło.

29 W art. 63 poasc dodano ust. 11 i 12: ust. 11 zakres danych protokołu uznania ojcostwa przed przeniesieniem do organizmu kobiety komórek (...). ust protokół, o którym mowa w ust. 11, podlega brakowaniu, jeżeli w ciągu dwóch lat od dnia złożenia przez mężczyznę oświadczenia koniecznego do uznania ojcostwa dziecko się nie urodziło. Jeżeli dziecko się urodzi, protokół jest dołączany do akt zbiorowych aktu urodzenia i podlega udostępnieniu na wniosek osoby, której akt dotyczy, po osiągnięciu przez nią pełnoletności, lub na żądanie sądu.

30 Zmiany w przepisach wykonawczych Zmiana rozporządzenia w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (nowy wzór protokołu uznania ojcostwa) rozp. Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 23 października 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U ) protokół uzupełniony będzie o część IV przeznaczoną dla uznania ojcostwa o którym mowa w art 75¹ 1 kro. w pozostałych sytuacjach części IV nie stosuje się część I protokołu (mężczyzny) będzie uzupełniona o dane matki dziecka.

31 Okres przejściowy Do dnia 30 czerwca 2016 roku przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa w sytuacjach: dziecka poczętego lecz nieurodzonego; dziecka urodzonego dla, którego nie sporządzono aktu urodzenia; dziecka urodzonego dla, którego sporządzono akt ur; Zmarłego jest możliwe na podstawie obecnych wzorów protokołu

32 Treść dodatkowych oświadczeń mężczyzny i kobiety w protokole uznania ojcostwa W sytuacji oświadczenia uznania ojcostwa o którym mowa w art. 75¹ 1 kro: Mężczyzna oświadcza, że będzie ojcem dziecka, które urodzi się w następstwie procedury medycznie wspomaganej prokreacji. Oświadczenie składa przed przeniesieniem do organizmu kobiety komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo zarodka powstałego z komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo z dawstwa zarodka. Kobieta potwierdza, że ojcem dziecka, które urodzi się w następstwie procedury medycznie wspomaganej prokreacji będzie w/w mężczyzna

33 Zmiana rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego ( ) rozp. Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 21 października 2015 r. (Dz.U ) zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego Jeżeli kobieta, w terminie (3 miesięcy), o którym mowa w art. 75¹ 1 kro, nie potwierdziła, że mężczyzna, który złożył oświadczenie o uznaniu ojcostwa będzie ojcem dziecka w rejestrze uznań rejestruje się informację oznaczającą brak ważności uznania ojcostwa.

34 Uzasadnienie wprowadzonych zmian Przedmiotowe zmiany mają na celu uwzględnienie w w/w przepisach sytuacji, w której dziecko urodziło się w wyniku procedury medycznie wspomaganej prokreacji. Szczególny nacisk w toku prac nad projektowaną ustawą został w tym zakresie położony na zapewnienie, aby dziecko, które urodziło się w wyniku procedury medycznie wspomaganej prokreacji, mogło mieć zarówno matkę, jak i ojca, mimo braku biologicznego pochodzenia od przynajmniej jednej z tych osób oraz mimo tego, że nie muszą one pozostawać w związku małżeńskim w dniu zastosowania u biorczyni (przyszłej matki) komórek rozrodczych albo zarodka.

35 Rejestracja uznania ojcostwa w rsc Obecnie w rsc prowadzony jest rejestr uznań, w którym gromadzi się protokoły potwierdzające przyjęcie lub odmowę przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa przed: kierownikiem USC; konsulem

36 Przepisu ustawy poasc nie przewidują gromadzenia w rejestrze uznań informacji o uznaniu ojcostwa złożonego przed sądem. Powoduje to, że obecny rejestr uznań nie spełnia założeń jego funkcjonowania i efektywnej przydatności dla kierownika usc.

37 Zmiany w POASC wynikające z wejścia w życie prawa konsularnego ustawa z dn prawo konsularne (Dz.U ) Art W sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm.). 2. Do spraw należących do właściwości konsulów stosuje się przepisy ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne (Dz. U. poz. 1274).

38 Art. 133 ust.10. (poasc) W sprawach o odtworzenie treści aktu stanu cywilnego, przenoszenia do rejestru stanu cywilnego wpisów z ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem 1 stycznia 1946 r. i unieważnienia aktów stanu cywilnego przez wojewodę stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

39 Procesy rejestracji stanu cywilnego Proces rejestracji aktu urodzenia Proces rejestracji aktu małżeństwa Proces rejestracji aktu zgonu

40 REJESTRACJA KARTY URODZENIA W KALENARZU PROTOKÓŁ UZNANIA OJCOSTWA PROTOKÓŁ ZGŁ. ZGŁ. URODZENIA PROJEKT AKTU URODZENIA NADANIE NR NR PESEL ZAMELDOWANIE ZATWIERDZENIE AKTU URODZENIA

41 WYDRUK POTWIERDZENIA NADANIA NR NR PESEL // ZAMELDOWANIA (z (z PESEL) WYDRUK ODPISU(ÓW) AKTU UR UR PRZEKAZANIE DANYCH DO DO GUS-u ZAŁOŻENIE AKT AKT ZBIOROWYCH

42 Obecnie wydanie zaświadczenia o zameldowaniu dziecka na skutek rejestracji aktu urodzenia następuje z rejestru PESEL art. 32 ust. 1 ust o ewidencji ludności. Wymaga to po rejestracji aktu urodzenia i nadaniu nr PESEL: przejścia z rsc do rejestru PESEL wyszukania osoby wypełnienia ręcznie treści zaświadczenia wydrukowania zaświadczenia

43 PROCES REJESTRACJI AKTU MAŁŻEŃSTWA Wyróżnić należy dwa odrębne etapy: I. I. czynności poprzedzające rejestrację aktu małżeństwa: przyjęcie pisemnych zapewnień o braku przeciwwskazań; ustalenie terminu uroczystości (fakultatywnie) wydanie zaświadczenia do do mał. konkordatowego (fakultatywnie).

44 II. II. czynności związane z przyjęciem oświadczeń oraz rejestracją aktu małżeństwa: weryfikacja danych nupturientów i i świadków; przygotowanie protokołu zawarcia małżeństwa; przyjęcie oświadczeń i i podpisanie protokołu; zatwierdzenie aktu małżeństwa; aktualizacja rejestru PESEL; naniesienie przypisków (w (w aktach ur ur i i akcie mał); wysłanie danych do do GUS-u; założenie akt akt zbiorowych; wydanie odpisu(ów).

45 Proces rejestracji aktu zgonu ZGŁOSZENIE ZGONU (KARTA ZGONU) SPORZĄDZENIE PROTOKOŁU ZGONU PRZYGOTOWANIE PROJEKTU AKTU ZGONU ZATWIERDZENIE AKTU ZGONU

46 AKTUALIZACJA PESEL NANIESIENIE/WYSŁANIE PRZYPISKU/WZMIANKI WYSŁANIE DANYCH DO DO GUS-u WYDANIE ODPISU(ÓW) ZAŁOŻENIE AKT AKT ZBIOROWYCH

47 Wydawanie odpisów i zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego Kierownik USC z rejestru stanu cywilnego wydaje: odpisy aktów stanu cywilnego (skrócone, zupełne, wielojęzyczne); zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rsc danych dot. osoby; zaświadczenia o stanie cywilnym w/w dokumenty wydaje się z rsc przez okresy przechowywania aktów, o których mowa w art. 28 ust. 1 poasc.

48 Po upływie okresów przechowywania 100 lat akty urodzenia, 80 lat - akty małżeństwa i zgonu. Można wydać dokumenty z rsc jeżeli nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie osoby.

49 wniosek o odpisy i/lub zaświadczenia można złożyć do dowolnie wybranego kierownika usc; wydanie odpisu/zaświadczenia z aktu papierowego znajdującego się w posiadaniu kierownika do którego wpłynął wniosek, powinno nastąpić w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku (art. 125 ust. 3 poasc).

50 Wydanie odpisu/zaświadczenia z aktu papierowego znajdującego się w posiadaniu innego kierownika niż ten do którego wpłynął wniosek, powinno nastąpić w terminie 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku (art. 125 ust. 4 poasc).

51 zgodnie z art. 12 ust. 1 poasc w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego. KPA stosuje się w sprawach wydawania zaświadczeń (art. 1 pkt 4). art Organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia

52 Art Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

53 3. Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

54 3a. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: 1)być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (profil zaufany lub podpis elektroniczny); 2)zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru (np. wniosek o zaświadczenie o stanie cywilnym); 3)zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie (adres skrytki e-puap).

55 Art Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. 4. Przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

56 Art O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

57 Art Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35, w przepisach szczególnych, ustalonym w myśl art. 36 lub na przewlekłe prowadzenie postępowania stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli nie ma takiego organu - wezwanie do usunięcia naruszenia prawa. 2. Organ wymieniony w 1, uznając zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Organ stwierdza jednocześnie, czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

58 Art. 38. Pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 36 albo nie załatwił sprawy w dodatkowym terminie ustalonym w myśl art. 37 2, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.

59 Art Organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. 2. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli: 1)urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa; 2)osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

60 3. Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. 4. Zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie

61 Art W przypadkach, o których mowa w art pkt 2, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. 2. Organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające.

62 Art Odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Wydanie odpisu lub zaświadczenia z rsc nie jest czynnością z zakresu rejestracji stanu cywilnego.

63 Odpisy i zaświadczenia z rsc w formie dokumentów elektronicznych Dokument elektroniczny w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne to: stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

64 Zgodnie z art. 44 ust. 6 ustawy poasc kierownik usc może z rejestru stanu cywilnego wydać: odpis aktu stanu cywilnego, zaświadczenie o stanie cywilnym zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

65 Minister Spraw Wewnętrznych obowiązany jest na mocy art. 33 ust. poasc jest do określenia w drodze rozporządzenia wzorów w/w dokumentów w formie elektronicznej. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 09 lutego 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U ze zm.)

66 Wzór dokumentu elektronicznego w znaczeniu został zdefiniowany prawnie w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U j.t.) - 18 Zawiera on trójwarstwową strukturę, która posiada: 1. określenie struktury pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie XSD; 2. ustalenie sposobu wizualizacji pism tworzonych na podstawie wzoru zdefiniowane w formacie danych XSL; 3. metadane opisujące wzór dokumentu elektronicznego określające w szczególności: twórcę wzoru, podstawę prawną, tytuł wzoru, opis określone w formacie XML.

67 System rejestru stanu cywilnego generuje elektroniczne odpisy i zaświadczenia w dwóch formatach danych: XML oraz PDF (wizualizacja dokumentu) co jest niezgodne z w/w wymaganiami. Wzory dokumentów w formie elektronicznej pomimo określenia ich w przepisach prawa muszą być zarejestrowane w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych (CR). Termin na opublikowanie wzorów w CR wynosi 3 miesiące od dnia wejścia w życie przepisów regulujących wzory dokumentów. Obecne wzory odpisów i zaświadczeń wydawanych z rsc nie są zarejestrowane w CR.

68 Odpis aktu sc lub zaświadczenie może zostać wydane z rsc pod warunkiem opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. System rsc nie posiada możliwości złożenia w sposób bezpośredni podpisu elektronicznego.

69 Generowana z rsc wizualizacja odpisu aktu sc w formacie danych PDF zawiera adnotację: Dokument został podpisany przez osobę wydającą odpis bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu Po mimo że odpis lub zaświadczenie jeszcze nie został podpisany elektronicznie!

70 Mając na uwadze powyższe, w chwili obecnej kierownik usc nie ma możliwości wydania odpisu aktu sc lub zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego. Wydanie odpisu lub zaświadczenia w obecnym formacie danych jest udostępnieniem informacji z rejestru publicznego w nieprzewidzianej przepisami prawa formie.

71 Dziękuje za uwagę Sławomir Wojciechowski Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli