MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ DE-WZP-BS /10 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ)

Transkrypt

1 MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ DE-WZP-BS /10 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) na obsługę konferencji organizowanych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej w ramach sprawowania przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej w obszarze edukacji i młodzieŝy WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA POWYśEJ EURO SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 1 z 125

2 ROZDZIAŁ 1 INFORMACJE OGÓLNE 1. Zamawiającym jest: Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. Szucha 25, Warszawa NIP: , REGON: tel.: (22) , (22) fa: (22) pon. pt. 8:15-16:15 2. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, oraz aktów wykonawczych do ustawy. 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w języku polskim. 4. Miejsce publikacji ogłoszenia o przetargu: a) Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, b) strona internetowa MEN (zakładka BIP), c) tablica ogłoszeń w budynku MEN. ROZDZIAŁ 2 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa konferencji organizowanych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej w ramach sprawowania przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej w obszarze edukacji i młodzieŝy polegająca w szczególności na zapewnieniu zakwaterowania, wyŝywienia, wynajmu sal konferencyjnych wraz z obsługą techniczną, transportu, wydruku materiałów konferencyjnych, wykonania materiałów konferencyjnych i upominków dla uczestników konferencji, programu kulturalno-turystycznego, usług fotograficznych, koordynacji realizacji zamówienia - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ. 2. Zamawiający podzielił zamówienie na 6 części: Część 1 Obsługa spotkania Grupy Wysokiego Szczebla ds. Kształcenia i Szkolenia Część 2 Obsługa spotkania Dyrektorów Generalnych ds. MłodzieŜy oraz Konferencji młodzieŝowej wraz ze spotkaniami przygotowawczymi Część 3 Obsługa spotkania Dyrektorów Generalnych ds. Kształcenia i Szkolenia Zawodowego Część 4 Obsługa spotkania Dyrektorów Generalnych ds. Kształcenia Obowiązkowego oraz Seminarium Ministerialnego Część 5 Obsługa konferencji pt. Skuteczność polityki na rzecz rozwoju kompetencji młodzieŝy w Europie Część 6 Obsługa spotkania Komitetu ds. Edukacji 3. Wspólny Słownik Zamówień (CPV) , , , , Zamówienie nie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 2 z 125

3 ROZDZIAŁ 3 INFORMACJE DODATKOWE 1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na jedną lub więcej części wskazanych w rozdziale 2 ust. 2 niniejszej SIWZ. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 4. Zamawiający przewiduje w poszczególnych częściach udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy, stanowiących nie więcej niŝ 50 % wartości kaŝdej części zamówienia podstawowego. 5. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 6. Rozliczenia z Wykonawcą dokonywane będą w walucie polskiej. 7. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 8. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, z zastrzeŝeniem art. 93 ust. 4 ustawy. 9. Zamawiający nie ogranicza moŝliwości ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla Wykonawców, u których ponad 50% pracowników stanowią osoby niepełnosprawne. 10. Na podstawie art. 36 ust. 4 ustawy Wykonawca jest zobowiązany umieścić w składanej ofercie informację o części zamówienia, którą zamierza powierzyć podwykonawcom. Zamawiający nie zastrzega Ŝadnej części zamówienia, która nie moŝe być powierzona podwykonawcom. ROZDZIAŁ 4 TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: Część 1 od dnia podpisania umowy do 14 czerwca 2011 r. Część 2 od dnia podpisania umowy do 7 września 2011 r. Część 3 od dnia podpisania umowy do 27 września 2011 r. Część 4 od dnia podpisania umowy do 11 października 2011 r. Część 5 od dnia podpisania umowy do 18 listopada 2011 r. Część 6 od dnia podpisania umowy do 9 grudnia 2011 r. ROZDZIAŁ 5 WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŝeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. 2) posiadania wiedzy i doświadczenia* w celu potwierdzenia spełnienia warunku Wykonawca zobowiązany jest wykazać, iŝ w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych równieŝ wykonuje) naleŝycie co najmniej trzy usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością przedmiotowi zamówienia. Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością przedmiotowi SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 3 z 125

4 zamówienia Zamawiający uzna usługę polegającą na zorganizowaniu /obsłudze minimum dwudniowego spotkania /konferencji /seminarium /kongresu /szkolenia itp. dla części 1, 3, 4, 6: dla minimum 80 uczestników, obejmującą łącznie co najmniej zapewnienie sali konferencyjnej z wyposaŝeniem, noclegów oraz wyŝywienia dla wszystkich uczestników, transportu osób. dla części 2, 5: dla minimum 200 uczestników, obejmującą łącznie co najmniej zapewnienie sali konferencyjnej z wyposaŝeniem, noclegów oraz wyŝywienia dla wszystkich uczestników, transportu osób. UWAGA: w przypadku złoŝenia oferty na kilka części, za spełnienie warunku Zamawiający uzna wykazanie się doświadczeniem wymaganym dla największej części, na którą Wykonawca składa ofertę. 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia* - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej* - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. * Wykonawca moŝe polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezaleŝnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Powołanie się przez wykonawcę na doświadczenie podmiotu trzeciego i posiadane przez niego referencje będzie dopuszczalne wyłącznie w sytuacji, gdy ten podmiot trzeci będzie brał udział w wykonaniu zamówienia (co do zasady jako podwykonawca). 2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia przynajmniej jeden z Wykonawców lub wszyscy Wykonawcy łącznie muszą spełniać warunki określone w ust O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy co do których brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w stosunku do Ŝadnego z Wykonawców nie moŝe być podstaw do wykluczenia. 4. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłoŝone przez wykonawców dokumenty i oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 6, na zasadzie spełnia/nie spełnia. ROZDZIAŁ 6 WYKAZ DOKUMENTÓW I OŚWIADCZEŃ, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, naleŝy przedłoŝyć: 1) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik 2 do niniejszej SIWZ, 2) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych równieŝ wykonywanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 4 z 125

5 upływem terminu składania ofert, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, Ŝe te usługi zostały wykonane lub są wykonywane naleŝycie. Z powyŝszego wykazu musi jednoznacznie wynikać spełnianie przez Wykonawcę warunku opisanego w Rozdziale 5 ust. 1 pkt 2 SIWZ, tj. wykonanie (lub wykonywanie) naleŝycie co najmniej trzech usług odpowiadających swoim rodzajem i wartością przedmiotowi zamówienia tzn. usług polegających na zorganizowaniu/ obsłudze minimum dwudniowego spotkania /konferencji /seminarium/ kongresu /szkolenia itp. dla części 1, 3, 4, 6: dla minimum 80 uczestników obejmujących łącznie co najmniej zapewnienie sali konferencyjnej z wyposaŝeniem, noclegów oraz wyŝywienia dla wszystkich uczestników, transportu osób. dla części 2, 5: dla minimum 200 uczestników obejmujących łącznie co najmniej zapewnienie sali konferencyjnej z wyposaŝeniem, noclegów oraz wyŝywienia dla wszystkich uczestników, transportu osób. UWAGA: w przypadku złoŝenia oferty na kilka części, za spełnienie warunku Zamawiający uzna wykazanie się doświadczeniem wymaganym dla największej części, na którą Wykonawca składa ofertę. Wykaz musi zawierać: przedmiot usług (co najmniej krótki opis/temat/nazwę spotkania /konferencji /seminarium /kongresu /szkolenia itp., nazwę i adres obiektu, w którym odbyło się spotkanie, nazwę i adres hotelu lub obiektu, w którym został zapewniony nocleg, usługi wchodzące w skład zamówienia, w tym transport osób), ilość uczestników, daty wykonania usług (daty rozpoczęcia i zakończenia świadczenia usług w układzie: dd-mm-rrrr), odbiorców (co najmniej nazwy odbiorców wykonanych usług). Do wykazu naleŝy załączyć dokumenty potwierdzające, Ŝe usługi te zostały zrealizowane naleŝycie (dokumenty te naleŝy oznaczyć liczbami porządkowymi odpowiadającymi pozycji usług umieszczonych w wykazie). Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 6 do SIWZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ww. dokumenty i oświadczenie składa przynajmniej jeden z Wykonawców lub wszyscy Wykonawcy łącznie. 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy, naleŝy przedłoŝyć: 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik 3 do niniejszej SIWZ, 2) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, 3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, Ŝe Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, Ŝe uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 5 z 125

6 rozłoŝenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, Ŝe Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, Ŝe uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłoŝenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 5) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 6) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ww. dokumenty i oświadczenie - składa kaŝdy z Wykonawców oddzielnie. 3. JeŜeli, w przypadku Wykonawcy mającego siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 5-8 ustawy, mają miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Wykonawca składa w odniesieniu do nich zaświadczenie właściwego organu sądowego albo administracyjnego miejsca zamieszkania dotyczące niekaralności tych osób w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 5-8 ustawy, wystawione nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, z tym Ŝe w przypadku gdy w miejscu zamieszkania tych osób nie wydaje się takich zaświadczeń - zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złoŝone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego miejsca zamieszkania tych osób. 4. JeŜeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 4 i pkt 6, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, Ŝe: a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, albo, Ŝe uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłoŝenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie. 5. JeŜeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 2 pkt 5) - składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy. 6. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 lit. a i c oraz ust. 5, powinny być wystawione nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokument, SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 6 z 125

7 o którym mowa w ust. 4 lit. b powinien być wystawiony nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 7. JeŜeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 4 i 5, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złoŝone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis ust. 6 stosuje się odpowiednio. 8. JeŜeli Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezaleŝnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iŝ będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. 9. JeŜeli Wykonawca wykazując spełnienie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający Ŝąda od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w Rozdziale 6 ust. 2, iŝ w stosunku do tych podmiotów nie zachodzą okoliczności wskazane w art. 24 ust. 1 ustawy. 10. JeŜeli Wykonawca wykazując spełnienie warunku, o którym mowa w art. 22 ust. 4 ustawy polega na zdolnościach finansowych innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, wymaga się przedłoŝenia informacji, o której mowa w Rozdziale 6 ust. 1 pkt 3 dotyczącej tych podmiotów. Uwaga: oświadczenia wymienione w ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 naleŝy złoŝyć w formie oryginału natomiast pozostałe dokumenty wymienione w ust. 1 i 2 naleŝy złoŝyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w ust. 9 i 10, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty. ROZDZIAŁ 7 INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. Z zastrzeŝeniem wyjątków określonych w ustawie, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje pomiędzy Zamawiającym oraz Wykonawcami będą przekazywane: 1) pisemnie na adres: Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. Szucha 25, Warszawa, 2) faksem na numer , 3) drogą elektroniczną na adres Beata.Stanecka@men.gov.pl SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 7 z 125

8 JeŜeli Zamawiający lub Wykonawca będą przekazywać oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, kaŝda ze stron na Ŝądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania. 2. Wykonawca moŝe zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, nie później niŝ na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, Ŝe wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niŝ do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 3. Zamawiający przekaŝe treść wyjaśnienia jednocześnie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieści ją na stronie internetowej, bez ujawniania źródła zapytania. 4. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający moŝe przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający przekaŝe niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieści na stronie internetowej. KaŜda wprowadzona zmiana staje się integralną częścią tej specyfikacji. 5. Postępowanie oznaczone jest znakiem DE-WZP-BS /10. Wykonawcy winni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyŝej podane oznaczenie. 6. Do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami w imieniu Zamawiającego upowaŝnione są osoby: w sprawach formalnych Beata Stanecka, tel , w sprawach merytorycznych Joanna Mazur, tel ROZDZIAŁ 8 WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM 1. Składając ofertę kaŝdy Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium. 2. Kwota wadium wymaganego w poszczególnych częściach zamówienia wynosi: a. Część ,00 zł (trzy tysiące złotych), b. Część ,00 zł (piętnaście tysięcy złotych), c. Część ,00 zł (cztery tysiące złotych), d. Część ,00 zł (pięć tysięcy złotych), e. Część ,00 zł (siedem tysięcy złotych), f. Część ,00 zł (trzy tysiące złotych). 3. W przypadku złoŝenia oferty na więcej niŝ jedną część, oferta musi zostać zabezpieczona wadium w wysokości równej sumie wartości wadiów przewidzianych dla części, na które Wykonawca składa ofertę. NaleŜy podać dokładne oznaczenie części, której dane wadium dotyczy. 4. Wadium musi zostać wniesione na cały okres terminu związania ofertą. 5. Wadium naleŝy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 6. Wadium naleŝy wnieść w formach przewidzianych w art. 45 ust. 6 ustawy. 7. Gwarancja bankowa, gwarancja ubezpieczeniowa, poręczenie bankowe oraz poręczenia innych instytucji winny zostać złoŝone w formie dokumentu oryginalnego. 8. Wadium w formie pienięŝnej naleŝy wnieść na rachunek bankowy Ministerstwa Edukacji Narodowej, tj.: Narodowy Bank Polski O/Okręgowy w Warszawie , SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 8 z 125

9 z podaniem tytułu WADIUM: Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 CZĘŚĆ 9. Wadium w formie pienięŝnej (przelew) musi zostać zaksięgowane na rachunku Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert (dzień, godzina, minuta składania ofert). 10. Kserokopię potwierdzenia złoŝenia wadium w formie pienięŝnej naleŝy dołączyć do oferty. 11. W przypadku wadium wnoszonego w poręczeniu lub gwarancji, oryginał dokumentu (poręczenia lub gwarancji) naleŝy złoŝyć w Kasie Ministerstwa Edukacji Narodowej w godz do (za wyjątkiem sobót, niedziel oraz świąt). Kopię dokumentu (poręczenia lub gwarancji) zdeponowanego w Kasie, poświadczonego za zgodność z oryginałem przez osobę podpisującą ofertę naleŝy dołączyć do oferty wraz z kopią potwierdzenia wniesienia wadium w Kasie MEN. 12. Nie wniesienie wadium w terminie określonym w niniejszej SIWZ spowoduje wykluczenie Wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy, a jego oferta zostanie uznana za odrzuconą. ROZDZIAŁ 9 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca składając ofertę pozostaje nią związany przez okres 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. ROZDZIAŁ 10 OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złoŝeniem oferty. 2. Wykonawca ma prawo złoŝyć tylko jedną ofertę dla danej części zamówienia. W przypadku złoŝenia przez Wykonawcę więcej niŝ jednej oferty w danej części, wszystkie oferty zostaną odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 82 ust. 1 ustawy. 3. Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ. 4. Wskazane jest, aby wszystkie zapisane, zadrukowane strony oferty były kolejno ponumerowane, złączone w sposób uniemoŝliwiający jej dekompletację. 5. Ofertę naleŝy sporządzić w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką biurową. 6. Wszelkie poprawki, zmiany lub wykreślenia w tekście oferty muszą być parafowane i datowane przez osobę upowaŝnioną do podpisywania oferty. 7. Oferta i oświadczenia muszą być podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy zgodnie z wpisem do właściwego rejestru. 8. Zamawiający Ŝąda, aby wykonawca do oferty dołączył dokument lub dokumenty, z których będzie wynikać uprawnienie do podpisania oferty, np. aktualny odpis z właściwego rejestru, aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, aktualny statut spółki lub aktualny rejestr handlowy. Wymagane dokumenty naleŝy złoŝyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 9. JeŜeli upowaŝnienie do podpisywania oferty, oświadczeń, reprezentowania SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 9 z 125

10 Wykonawcy/Wykonawców w postępowaniu i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty wynika z pełnomocnictwa - winno być ono udzielone (podpisane) przez osobę /osoby uprawnione zgodnie z wpisem do właściwego rejestru, oraz dołączone do oferty. Pełnomocnictwo musi być złoŝone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie. 10. Zapis ustępu 9 stosuje się odpowiednio do dalszych pełnomocnictw. 11. Osoba/osoby podpisujące ofertę muszą być upowaŝnione do zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru. 12. Wymagane w SIWZ dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złoŝone wraz z tłumaczeniem na język polski. 13. Wszystkie strony oferty oraz wszystkie załączone oświadczenia, tłumaczenia i inne dokumenty, winny być parafowane przynajmniej przez jedną osobę upowaŝnioną do podpisania oferty. Dotyczy to zarówno oryginałów oświadczeń i dokumentów jak teŝ ich poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii. 14. JeŜeli według Wykonawcy oferta będzie zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, dane te naleŝy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz oferty, opisanej: Informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa oraz wskazać numery stron stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. W innym przypadku wszystkie informacje zawarte w ofercie będą uwaŝane za ogólnie dostępne i mogą być udostępnione pozostałym Wykonawcom razem z protokołem postępowania. ZastrzeŜenie informacji, danych, dokumentów lub oświadczeń niestanowiących tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o nieuczciwej konkurencji powoduje ich odtajnienie. 15. Oferta winna zawierać wymagane dokumenty, załączniki, oświadczenia wymienione w niniejszej SIWZ. 16. JeŜeli oferta jest składana przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawcy ci ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienaleŝyte wykonanie zobowiązania. 17. Oferta Wykonawców, którzy będą ubiegać się wspólnie o udzielenie zamówienia musi być podpisana w taki sposób, aby prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie. 18. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi być złoŝone w formie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii. 19. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w rozdziale 6 ust. 8, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. 20. Zaleca się opracowanie pierwszych stron oferty wg załączonego do SIWZ wzoru (Załącznik nr 4 do SIWZ). Niezastosowanie wzoru określonego w załączniku nr 4 nie spowoduje odrzucenia oferty. JednakŜe Zamawiający wymaga, Ŝeby w złoŝonej ofercie znalazły się wszystkie oświadczenia zawarte we wzorze oferty. 21. Oferta musi ponadto zawierać: A. Ceny jednostkowe brutto a takŝe cenę brutto za całość zamówienia osobno SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 10 z 125

11 dla poszczególnych części, wraz z dokładnym oznaczeniem części, których dana cena dotyczy, B. Informacje dotyczące miejsca zakwaterowania i miejsca w którym zostaną zorganizowane spotkania (dotyczy wszystkich części zamówienia), miejsca w których zostaną zorganizowane uroczyste kolacje: w dniu r. dotyczy części 2, w dniu r. dotyczy części 3 oraz programu kulturalno-turystycznego w dniu r. dotyczy części 3, C. Oświadczenia zawarte w formularzu ofertowym (załącznik nr 4 do SIWZ). D. Oświadczenia i dokumenty opisane w Rozdziale 6 SIWZ. E. Dokumenty, o których mowa w ust. 8 niniejszego Rozdziału. F. Informację o podwykonawcach zgodnie z Rozdziałem 3 pkt 10 SIWZ. 22. Ofertę naleŝy złoŝyć w zaklejonym, nienaruszonym opakowaniu w Ministerstwie Edukacji Narodowej al. Szucha 25, Warszawa, Sekretariat Departamentu Ekonomicznego (III piętro, pok. 353). 23. Opakowanie (koperta) z ofertą powinno być oznakowane w poniŝszy sposób: a) opis zawartości koperty: Obsługa konferencji MEN Postępowanie nr DE- WZP-BS /10 CZĘŚĆ.., b) adresat: Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. Szucha 25, Warszawa, Sekretariat Departamentu Ekonomicznego (III piętro, pok. 353), c) nadawca: nazwa, dokładny adres i numery telefonów Wykonawcy (dopuszcza się odcisk pieczęci). UWAGA: Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za otwarcie oferty przed terminem w przypadku nieprawidłowego oznaczenia koperty. 24. Zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy Wykonawca moŝe przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. O wprowadzeniu zmian lub zamiarze wycofania oferty przed ostatecznym terminem składania ofert naleŝy pisemnie zawiadomić Zamawiającego. 25. Zmiany do oferty naleŝy umieścić w oddzielnej, zaklejonej i nienaruszonej kopercie z dopiskiem ZMIANA. Na kopercie musi znajdować się nazwa Wykonawcy, dokładny adres i numer telefonu Wykonawcy (dopuszcza się odcisk pieczęci). 26. Wykonawca nie moŝe wycofać oferty i wprowadzić zmian w ofercie po upływie ostatecznego terminu składania ofert. ROZDZIAŁ 11 MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Miejsce składania ofert Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. Szucha 25, Warszawa, Sekretariat Departamentu Ekonomicznego, (III piętro, pok. 353). 2. Termin składania ofert do r. do godz. 10: Miejsce otwarcia ofert w siedzibie Zamawiającego w pokoju nr Termin otwarcia ofert r. o godz. 10:15. ROZDZIAŁ 12 OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY 1. Wykonawca poda w formularzu ofertowym ceny jednostkowe brutto oraz cenę brutto dla kaŝdej części oddzielnie. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 11 z 125

12 2. Cena brutto oferty powinna zawierać wszystkie koszty, jakie będzie musiał ponieść Zamawiający z uwzględnieniem podatku od towarów i usług (VAT), ewentualnych upustów i rabatów. 3. Zamawiający wymaga, aby wszystkie ceny były podane z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania tj.: a) ułamek kończący się cyfrą od 1 do 4 zaokrąglić naleŝy w dół, b) ułamek kończący się cyfrą od 5 do 9 zaokrąglić naleŝy w górę. ROZDZIAŁ 13 OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY 1. W przedmiotowym postępowaniu kaŝda część zamówienia będzie oceniana oddzielnie. 2. W częściach 1, 4, 5 i 6 przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje kryterium cena waga 100%. Zamawiający dokona oceny złoŝonych ofert, zgodnie z następującymi zasadami: Kryterium ceny zostanie ocenione na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny brutto wykonania całości zamówienia w danej części. Ocena punktowa w ramach kryterium ceny zostanie dokonana zgodnie ze wzorem: Cn C = , Co gdzie: Cn oznacza najniŝszą zaproponowaną cenę, Co oznacza cenę zaproponowaną w badanej ofercie, C liczbę punktów przyznanych badanej ofercie. Za ofertę najkorzystniejszą w danej części przedmiotu zamówienia zostanie uznana ta oferta, która uzyska najwyŝszą liczbę punktów w danej części przedmiotu zamówienia. 3. W części 2 przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria oceny ofert: 1) cena - waga 70 % 2) organizacja wszystkich spotkań i konferencji, o których mowa w części II w Trójmieście - waga 20 % 3) organizacja kolacji zasiadanej w dniu r., o której mowa w części II w obiekcie zabytkowym, wpisanym do rejestru zabytków nieruchomych znajdujących się w rejestrze publikowanym przez Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków waga 10 %. Zamawiający dokona oceny złoŝonych ofert, zgodnie z następującymi zasadami: 1) Kryterium Cena Punkty w tym kryterium zostaną przyznane na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny brutto wykonania zamówienia dla poszczególnych części. Ocena punktowa w ramach kryterium ceny zostanie dokonana zgodnie ze wzorem: SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 12 z 125

13 Cn C = pkt Cb gdzie: C oznacza liczbę punktów przyznanych badanej ofercie w danej części Cn oznacza najniŝszą zaproponowaną cenę w danej części Cb oznacza cenę zaproponowaną w ofercie badanej w danej części 2) Kryterium organizacja wszystkich spotkań i konferencji, o których mowa w części 2 w Trójmieście 20 pkt. Za zorganizowanie wszystkich spotkań i konferencji, o których mowa w części 2 w Trójmieście Wykonawca otrzyma 20 pkt, natomiast za zorganizowanie wszystkich spotkań i konferencji, o których mowa w części 2 w Warszawie Wykonawca otrzyma 0 punktów. 3) Kryterium organizacja kolacji zasiadanej w dniu r., o której mowa w części 2 w obiekcie zabytkowym, wpisanym do rejestru zabytków nieruchomych znajdujących się w rejestrze publikowanym przez Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków 10 pkt. Za zorganizowanie kolacji zasiadanej w dniu r., o której mowa w części 2 w obiekcie zabytkowym, wpisanym do rejestru zabytków nieruchomych znajdujących się w rejestrze publikowanym przez Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków Wykonawca otrzyma 10 pkt, natomiast za zorganizowanie kolacji zasiadanej w dniu r., o której mowa w części 2 w obiekcie nie będącym zabytkiem Wykonawca otrzyma 0 punktów. Za ofertę najkorzystniejszą w danej części zostanie uznana ta oferta, która po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych wyŝej kryteriach uzyska największą liczbę punktów - P P = C + M + Z gdzie: P - całkowita liczba punktów przyznana ofercie w danej części C - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w danej części w kryterium cena M - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w danej części w kryterium organizacja wszystkich spotkań i konferencji, o których mowa w części II w Trójmieście Z liczba punktów przyznanych badanej ofercie w danej części w kryterium organizacja kolacji zasiadanej w dniu r., o której mowa w części II w obiekcie zabytkowym, wpisanym do rejestru zabytków nieruchomych znajdujących się w rejestrze publikowanym przez Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków W przypadku gdy dwie lub więcej ofert uzyska taki sam bilans punktów, zgodnie z art. 91 ust. 4 ustawy, Zamawiający wybierze ofertę z niŝszą ceną. 4. W części 3 przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria oceny ofert: SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 13 z 125

14 1) cena waga 90% 2) zorganizowanie zwiedzania wraz z kolacją w podziemiach kopalni soli Wieliczka w dniu r. waga 10% Zamawiający dokona oceny złoŝonych ofert, zgodnie z następującymi zasadami: 1) Kryterium Cena Punkty w tym kryterium zostaną przyznane na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny brutto wykonania zamówienia dla poszczególnych części. Ocena punktowa w ramach kryterium ceny zostanie dokonana zgodnie ze wzorem: Cn C = pkt Cb gdzie: C oznacza liczbę punktów przyznanych badanej ofercie w danej części Cn oznacza najniŝszą zaproponowaną cenę w danej części Cb oznacza cenę zaproponowaną w ofercie badanej w danej części 2) Kryterium zorganizowanie zwiedzania wraz z kolacją w podziemiach kopalni soli Wieliczka w dniu r. 10 pkt. Za zorganizowanie zwiedzania wraz z kolacją w dniu r. w podziemiach kopalni soli Wieliczka Wykonawca otrzyma 10 pkt, natomiast za zorganizowane kolacji w dniu r. w innym miejscu niŝ kopalnia soli Wieliczka (oraz zwiedzania innych obiektów) Wykonawca otrzyma 0 punktów. Za ofertę najkorzystniejszą w danej części zostanie uznana ta oferta, która po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych wyŝej kryteriach uzyska największą liczbę punktów - P P = C + K gdzie: P - całkowita liczba punktów przyznana ofercie w danej części C - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w danej części w kryterium cena K - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w danej części w kryterium zorganizowanie zwiedzania wraz z kolacją w podziemiach kopalni soli Wieliczka w dniu r. W przypadku gdy dwie lub więcej ofert uzyska taki sam bilans punktów, zgodnie z art. 91 ust. 4 ustawy, Zamawiający wybierze ofertę z niŝszą ceną. ROZDZIAŁ 14 INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu zostaną powiadomieni o jego wynikach. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 14 z 125

15 2. Po zatwierdzeniu wyboru najkorzystniejszej oferty informacja o wyborze zostanie umieszczona na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej Zamawiającego. 3. Zamawiający przystąpi do zawarcia umowy z wybranym Wykonawcą w trybie art. 94 ustawy, z uwzględnieniem zapisów art. 139 ustawy. ROZDZIAŁ 15 WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEśYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. Zgodnie z art. 147 ustawy Zamawiający wymaga w niniejszym postępowaniu wniesienia zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy przez Wykonawcę. 2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie musiał wnieść zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy w wysokości 10 % ceny całkowitej podanej w ofercie. 3. Zabezpieczenie moŝe być wnoszone w: pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym Ŝe zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pienięŝnym, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych oraz poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275). 4. Zamawiający Ŝąda wniesienia zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy przed podpisaniem umowy. 5. Oryginał dokumentu wniesienia zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy musi być dostarczony przed podpisaniem umowy. 6. Zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy zostanie zwrócone Wykonawcy w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za naleŝycie wykonane. 7. Zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy wniesione w pieniądzu, ma być wniesione na rachunek: Narodowy Bank Polski O/Okręgowy w Warszawie , albo na inny numer rachunku podany przez Zamawiającego w zaproszeniu do podpisania umowy z podaniem tytułu: Zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy: postępowanie nr DE-WZP-BS /10. ROZDZIAŁ 16 ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Istotne postanowienia umowy stanowią załącznik nr 5 do niniejszej SIWZ. 2. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień zawartej umowy w zakresie: 1) zamiany osób wyznaczonych do uzgodnień i koordynacji przedmiotu niniejszej umowy, 2) sprostowania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, 3) innych zmian, których nie moŝna przewidzieć w chwili zawierania umowy pod warunkiem, Ŝe zmiany te będą korzystne dla Zamawiającego. ROZDZIAŁ 17 INFORMACJE DOT. PROTOKOŁU POSTĘPOWANIA 1. Protokół postępowania wraz z załącznikami jest jawny. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 15 z 125

16 2. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub uniewaŝnieniu postępowania, z tym, Ŝe oferty są jawne od chwili ich otwarcia. 3. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeŝeli wykonawca, nie później niŝ w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zastrzegł, Ŝe nie mogą być one udostępniane. Wykonawca nie moŝe zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy. 4. Zamawiający dopuszcza moŝliwość przesłania dokumentów, o których mowa w ust. 1 i 2 za pomocą poczty elektronicznej. ROZDZIAŁ 18 POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Środki ochrony prawnej zostały określone w Dziale VI ustawy. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeŝeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub moŝe ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia przysługują równieŝ organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy. Wykaz załączników do SIWZ : Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków z art. 22 ust. 1 ustawy. Załącznik nr 3 Wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ustawy. Załącznik nr 4 Wzór formularza ofertowego. Załącznik nr 5 Istotne postanowienia umowy. Załącznik nr 6 - Wykaz usług. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 16 z 125

17 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 1 do SIWZ Spis treści: Szczegółowy opis przedmiotu 1 części zamówienia: str Szczegółowy opis przedmiotu 2 części zamówienia: str Szczegółowy opis przedmiotu 3 części zamówienia: str Szczegółowy opis przedmiotu 4 części zamówienia: str Szczegółowy opis przedmiotu 5 części zamówienia: str Szczegółowy opis przedmiotu 6 części zamówienia:..str CZĘŚĆ 1 Obsługa spotkania Grupy Wysokiego Szczebla do spraw Kształcenia i Szkolenia organizowanego przez Ministerstwo Edukacji Narodowej w ramach sprawowania przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej w obszarze edukacji i młodzieŝy w 2011 r. 1. Termin spotkania: czerwca 2011 r. Ramowy program spotkania, zawierający rozkład godzinowy, został przedstawiony w ust. 14. Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość dokonywania zmian w przedmiotowym programie. 2. Miejsce spotkania: centrum Warszawy (dzielnica Śródmieście), w hotelu lub obiekcie o standardzie minimum czterogwiazdkowym, nocleg w tym samym hotelu lub obiekcie, w którym znajdować się będzie sala konferencyjna. 3. Uczestnicy Spotkania: łączna liczba uczestników spotkania nie przekroczy 80 osób. Zamawiający dopuszcza moŝliwość zmniejszenia liczby uczestników spotkania o maksymalnie 20 osób w kaŝdym dniu spotkania. W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby osób najpóźniej na 2 tygodnie przed datą rozpoczęcia spotkania wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone o kwotę stanowiącą iloczyn kosztów zakwaterowania i wyŝywienia 1 osoby (noclegu, śniadania, lunchu, obiadu, kolacji, przerw kawowych) i liczby osób, o którą uległa zmniejszeniu grupa uczestników Spotkania. 4. Sala konferencyjna: dostosowana do liczby uczestników (maksymalnie 80 osób), w godzinach zgodnie z harmonogramem wraz z wyposaŝeniem i obsługą techniczną: a. stoły ustawione w prostokąt oraz krzesła z miękkimi siedziskami dla 80 osób, ustawienie krzeseł: za stołami tak by wszyscy uczestnicy skierowani byli twarzą do środka sali. Ustawienie stołów i krzeseł musi zapewniać swobodny widok na ekran oraz salę, co oznacza, Ŝe na środku sali nie mogą znajdować się filary lub kolumny. Uczestnicy muszą mieć zapewnione swobodne dojście do wszystkich miejsc siedzących wokół stołów. Wykonawca zapewni dodatkowo 20 krzeseł ustawionych pod ścianą (krzesła konferencyjne z pulpitami); b. kosz minimum 50 biało-czerwonych ciętych róŝ wraz z przybraniem na środku sali w trakcie trwania spotkania; c. na stołach mają być umieszczone plastikowe tabliczki informacyjne (koziołki konferencyjne) ma 40 szt. dwustronne, stojące, o wymiarach ma 15 cm SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 17 z 125

18 50 cm kaŝda z nazwą kraju zapisaną w języku ojczystym danego kraju, w języku angielskim dla Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej, Komisji Europejskiej i polskiej Prezydencji wykonane przez Wykonawcę zgodnie z wzorem przekazanym przez Zamawiającego najpóźniej na 2 miesiące przed dniem rozpoczęcia spotkania; d. na stołach ma być umieszczona woda butelkowana gazowana i niegazowana oraz szklanki dla kaŝdego uczestnika w kaŝdym dniu spotkania (określenie ilości w ust. 7 dot. wyŝywienia); e. przed kaŝdym uczestnikiem na stole ma znajdować się: papier do pisania formatu A5 i długopis (szczegółowy opis zestawu piśmienniczego w ust. 10); f. flipchart o wymiarach min. 90 cm 65 cm z papierem i markerami lub tablica suchościerna; g. zainstalowane: flaga Polski, flaga Unii Europejskiej, roll-banner o wymiarach cm i banner o rozmiarach: szerokość 1,3 m, wysokość do 2 m z nazwą konferencji i nazwą Prezydencji, wykonane przez Wykonawcę zgodnie z wzorem przekazanym przez Zamawiającego najpóźniej na 2 miesiące przed dniem rozpoczęcia spotkania; h. klimatyzacja; i. nagłośnienie gwarantujące dobrą jakość dźwięku oraz słyszalność dla wszystkich uczestników spotkania, j. sala musi być przystosowana do zorganizowania tłumaczeń symultanicznych tj. posiadać miejsce na 2 kabiny do tłumaczenia symultanicznego w kabinach ma być umieszczona woda butelkowana w ilości: 1 butelka niegazowana co najmniej 1 l/tłumacz/dzień oraz szklanki dla kaŝdego tłumacza kaŝdego dnia spotkania; Wykonawca nie zapewnia usługi tłumaczeniowej oraz sprzętu do tłumaczeń symultanicznych; k. dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia sali do prezentacji multimedialnych oraz z moŝliwością zapewnienia oświetlenia sztucznego; l. moŝliwość podłączenia laptopów wszystkich uczestników spotkania; m. dostęp do bezpłatnego internetu bezprzewodowego; n. między stołami ma być zamontowanych co najmniej 8 ekranów plazmowych lub LCD (min. 42 cale) do wyświetlania prezentacji w formacje PowerPoint, gwarantujące dobrą jakość obrazu oraz widoczność dla 80 osób, projektor multimedialny, rzutnik multimedialny, laptop umoŝliwiający prace z MS Office - urządzenia mają być ze sobą kompatybilne; o. przed salą dwa stanowiska komputerowe: oprogramowanie MS Windows, dostęp do bezpłatnego internetu bezprzewodowego. Komputery mają umoŝliwiać korzystanie z pakietu MS Office (w tym z PowerPoint); p. oznaczenie sali, w której będzie odbywać się spotkanie, w sposób gwarantujący bezproblemowe dotarcie uczestników; q. łatwo dostępne oraz dobrze oznakowane szatnie oraz zaplecze sanitarne; r. zapewnienie obsługi technicznej na sali (co najmniej 2 osoby), która rozłoŝy materiały promocyjne zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, odpowiednio ustawi stoły i krzesła, zadba o prawidłowe podłączenie sprzętu elektronicznego zarówno przed jak i w trakcie spotkania, będzie odpowiadać za obsługę prezentacji w PowerPoint oraz na bieŝąco, szybko i sprawnie będzie naprawiać ewentualne usterki; s. Wykonawca zapewni jednolite, zaakceptowane wcześniej przez Zamawiającego, stroje dla osób, które obsługiwać będą spotkanie oraz SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 18 z 125

19 dostarczy najpóźniej na 7 dni przed dniem rozpoczęcia spotkania ich imienną listę, a takŝe przygotuje identyfikatory imienne dla tych osób; t. zapewnienie na czas trwania spotkania pomieszczenia znajdującego się przy sali konferencyjnej, o powierzchni odpowiedniej do maksymalnej liczby uczestników spotkania, w której odbędzie się poczęstunek (przerwy kawowe oraz lunche). Pomieszczenie powinno umoŝliwić swobodne przemieszczanie się osób w trakcie poczęstunku; u. dostęp do co najmniej 10 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania na terenie hotelu lub obiektu w którym będzie się ono odbywać; v. Wykonawca w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy przekaŝe Zamawiającemu potwierdzenie dokonania rezerwacji Sali konferencyjnej (potwierdzenie przez hotel/obiekt, w którym planowane jest zrealizowanie spotkania). 5. Pomieszczenie na biuro dla pracowników Ministerstwa Edukacji Narodowej (na terenie obiektu, w którym odbywać się będzie spotkanie), wraz z wyposaŝeniem: a. 2 biurka lub stoły, 4 krzesła; b. dostęp do bezpłatnego internetu bezprzewodowego; c. 2 komputery oprogramowanie MS Windows, moŝliwość korzystania z pakietu MS Office (m.in. z PowerPoint), dostęp do bezpłatnego internetu; d. drukarka i kopiarka: wydruk i kopia czarno-białe, z interfejsem sieciowym oraz moŝliwością druku dwustronnego, zapas papieru A4 i tonerów na 4000 stron na kaŝdy dzień spotkania; e. telefon, fa, niszczarka; f. 10 butelek wody gazowanej oraz 10 butelek wody niegazowanej/co najmniej 0,5 l/dzień oraz 10 szklanek na kaŝdy dzień spotkania. 6. Punkt informacyjny oraz recepcje a. punkt informacyjny na lotnisku w celu zorganizowania transportu uczestników spotkania do hotelu, oznakowany zgodnie z wzorem przekazanym przez Zamawiającego najpóźniej na 2 miesiące przed dniem rozpoczęcia spotkania; b. recepcja umieszczona w miejscu zakwaterowania uczestników w dniach 12 i 13 czerwca 2011 r.; c. recepcja umieszczona w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej w kaŝdym dniu spotkania. Do jej zadań naleŝeć będzie: przeprowadzenie rejestracji uczestników, rozdanie i zebranie od uczestników słuchawek do odbioru tłumaczenia, wydawanie materiałów konferencyjnych, wydawanie identyfikatorów, informowanie uczestników o sprawach organizacyjnych, udzielanie ewentualnej pomocy uczestnikom spotkania; d. w kaŝdej recepcji powinien znajdować się 1 roll-banner o wymiarach cm z nazwą spotkania i nazwą Prezydencji, zgodnie z wzorem przekazanym przez Zamawiającego najpóźniej na 2 miesiące przed dniem rozpoczęcia spotkania; e. punkt informacyjny oraz kaŝda recepcja mają być obsługiwane przez dwie hostessy mówiące: jedna co najmniej w języku polskim i angielskim i druga co najmniej w języku polskim i francuskim; f. punkt informacyjny oraz kaŝda recepcja będą współpracować z koordynatorem organizacyjnym i wolontariuszami wskazanymi przez Zamawiającego. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 19 z 125

20 g. Wykonawca zapewni ekipę techniczną do montaŝu i demontaŝu punktu informacyjnego oraz recepcji; 7. WyŜywienie dla maksymalnie 80 osób Wszystkie miejsca, w których będą podawane posiłki podczas spotkania muszą być dostępne dla osób niepełnosprawnych. Wykonawca zapewni moŝliwość zorganizowania diety specjalnej dla uczestników spotkania. Zamawiający w terminie 7 dni przed dniem rozpoczęcia spotkania określi liczbę osób korzystających z diety specjalnej. 13 czerwca 2011 r.: 1 przerwa kawowa: świeŝo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata w torebkach minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik, soki 100% (co najmniej: pomarańczowy, jabłkowy, grejpfrutowy), owoce: winogrona, jabłka, banany, mandarynki, ciastka deserowe (minimum 3 rodzaje). Serwis kawowy musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej; Woda gazowana i niegazowana butelkowana ustawiona na stołach w sali, w której odbywać się będzie spotkanie, w ilości: 1 butelka wody gazowanej o pojemności co najmniej 0,5 l/osoba/dzień, 1 butelka wody niegazowanej o pojemności co najmniej 0,5 l/osoba/dzień. Lunch podany w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania, odrębnym od sali, w której prowadzone będzie spotkanie, składający się minimum z: gorącego dania (minimum 3 do wyboru: mięsne, ryba, wegetariańskie); sałatek (minimum 3 do wyboru, w tym 1 wegetariańska); kanapek dekoracyjnych (minimum 5 do wyboru, w tym 2 wegetariańskie); półmiska serów i półmiska wędlin; wybór tradycyjnych ciast polskich (minimum 3 rodzaje); soków 100 % (co najmniej: pomarańczowego, jabłkowego, grejpfrutowego); napojów gorących (świeŝo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata w torebkach minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik). Kolacja uroczysta, serwowana, zasiadana, zorganizowana w Warszawie w restauracji z kuchnią polską, składająca się minimum z: przystawki, ciepłego dania głównego, deseru, napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana, soki 100%), napojów gorących (świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik), wina czerwonego i białego do wyboru w ilości 300 ml/na osobę. Wykonawca zapewni równieŝ dla części uczestników menu wegetariańskie. Na 7 dni przed dniem rozpoczęcia spotkania zostanie określona liczba osób korzystających z opcji wegetariańskiej. Wykonawca w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu do akceptacji minimum dwie propozycje zgodnie z SIWZ i ofertą Wykonawcy - odnośnie wyboru restauracji spośród których Zamawiający wybierze jedną do realizacji. Wykonawca zapewni podczas uroczystej kolacji w przerwie między posiłkami program artystyczny (np. muzyczny). Wykonawca w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu do akceptacji minimum dwie propozycje zgodnie z SIWZ i ofertą Wykonawcy - spośród których Zamawiający wybierze jedną do realizacji. 14 czerwca 2011 r.: SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-BS /10 Strona 20 z 125