Podręcznik użytkownika

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika W Windows

2 Itelix ischool 2 System ischool jest zaawansowanym systemem obsługi firm zajmujących się prowadzeniem kursów i szeroko pojętą działalnością szkoleniową. Pozwala centralnie zarządzad wszystkimi aspektami tej działalności, począwszy od obsługi kursantów, poprzez bieżącą obsługę klientów i pracowników, na rozliczaniu kursów i rozbudowanych możliwościach raportowania koocząc. Program ischool jest systemem wielostanowiskowym, tj. pozwalającym po odpowiedniej konfiguracji pracowad wielu osobom naraz na tej samej wersji bazy danych, dostępnej poprzez sied lokalną lub internet. Dokument ten podzielony jest na dwie główne części. Pierwsza z nich, Przewodnik, ma za zadanie szybko wprowadzid nowych użytkowników w zagadnienia pracy z systemem ischool, a później służyd pomocą w nawigacji pomiędzy różnymi aspektami pracy z programem. Wyczerpujący opis funkcjonalności programu znajduje się w drugiej części: Podręcznik użytkownika, gdzie zawarty jest szczegółowy proces instalacji i wdrożenia systemu, dokładne opisy poszczególnych modułów, konfiguracji oraz ustawieo, a także zaawansowane zagadnienia związane z użytkowaniem programu czy dostosowywaniem go do specyfiki działalności danej firmy. Publikacja: Maj 2011 Copyright 2011 Itelix Investment Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone 2

3 Spis treści Przewodnik pierwsze kroki... 6 Przeznaczenie programu... 6 Logowanie i użytkownicy... 8 Informacje dla użytkownika... 9 Główne pojęcia i procesy Moduły i wygląd programu Kursy Kursy grupowe Kursy firmowe Kursy indywidualne Inne rodzaje kursów Harmonogram Szablony kursów Klienci Wykładowcy i sale Rozliczenia Praca z programem Listy i filtry Dynamiczne formaty nazwy i numeracji Klasyfikacje kursów Projektowanie kursów Zapisywanie kursantów Uruchamianie kursu i definiowanie harmonogramu Odwoływanie zajęd i zajęcia dodatkowe Zamykanie kursu Rozliczenia Poczta i komunikacja Archiwizacja kursów Podręcznik użytkownika Instalacja Używane technologie Wymagania systemowe

4 Instalacja wielostanowiskowa Przygotowanie systemu ischool Dane firmy Oddziały Użytkownicy i uprawnienia Konfiguracja poczty Ustawienia programu Szkolenia Kursy Propozycje dodatkowych zajęd Propozycje odwołanych zajęd Odwoływanie zajęd Finanse Rozliczanie klientów Płatności Opóźnione płatności Przyszłe płatności Rozliczanie wykładowców Wypłaty Operacje kasowe Paragony Kontrahenci Koszty administracyjne Klienci Firmy Kursanci Zainteresowania Zgłoszenia z internetu Personel Wykładowcy Grafik wykładowców Pracownicy Użytkownicy programu Zasoby Sale Grafik sal

5 Materiały Wypożyczenia Szablony kursów Karta Opcje kursu Karta Harmonogram Panel internetowy Zapisy Materiały Płatności Dodatki Kopie danych Tworzenie kopii zapasowej bazy danych Przywracanie bazy danych z zapisanej kopii Raporty Wspólne opcje i polecenia Opis poszczególnych raportów Inne moduły Zadania do wykonania Zlecone ankiety Słowniki Podstawowe Sprzedaż Szkolenia i kursy Zgłoszenia Dodatkowe Szablony Panel Internetowy Aktualizacje Rozszerzanie możliwości programu Edytor raportów Dodawanie nowych stanowisk Wsparcie techniczne Kontakt

6 Przewodnik pierwsze kroki Przeznaczenie programu Program ischool 2.0 jest jednym z najbardziej zaawansowanych systemów wspomagających kompleksowe zarządzanie szkołami językowymi i firmami szkoleniowymi. We współpracy z najlepszymi placówkami tego typu stworzyliśmy oprogramowanie przyjazne w obsłudze, elastyczne i oparte nowoczesnych technologiach. Dzięki ich uwagom, udało nam się przygotowad system, który łatwo można przystosowad do specyfiki Paostwa firmy. System umożliwia zintegrowaną administrację niemal wszystkimi procesami występującymi w nowoczesnych firmach szkoleniowych. Począwszy od projektowania kursów, poprzez ich uruchamianie i prowadzenie, na egzaminach czy rozliczeniach płatności koocząc na każdym etapie nasz program oferuje wsparcie, integrację procesów i rozbudowane możliwości raportowania. Popularniejszym opcjonalnym składnikiem jest specjalny Panel Internetowy, który: ułatwia komunikację z lektorami, kursantami i klientami, upraszcza zarządzanie bieżącą działalnością szkoleniową, ułatwia komunikację z wykładowcami, firmami i kursantami, utrzymuje wszystkie ważne informacje w jednej bazie danych, zarządza obsługą płatności i rozliczeo, umożliwia wnikliwą analizę dzięki rozbudowanym raportom. Jednym z najpopularniejszych składników opcjonalnych jest Panel Internetowy, który umożliwia wygodną komunikację poprzez przeglądarkę internetową. Panel umożliwia między innymi: usprawnienie kontaktu wykładowcy z kursantami, ocenę postępów kursanta, rejestrowanie frekwencji, 6

7 przeglądanie przez kursantów informacji o zajęciach, ocenach, monitorowanie postępów kursantów przez firmy wykupujące szkolenia dla swoich pracowników. Program ischool 2.0 zaprojektowany został z wykorzystaniem w sposób, który ułatwia rozbudowę go w miarę rozwoju Paostwa firmy. Oparcie programu na sprawdzonej technologii Microsoft SQL Server 2008 pozwala bez wysokich nakładów zapewnid wydajnośd i niezawodnośd. System od początku był zaprojektowany do pracy w sieci lokalnej oraz przez Internet, co umożliwia równoczesne korzystanie z systemu z wielu oddalonych od siebie lokalizacji. Wszystkie dane przechowywane są w centralnej bazie, co gwarantuje ich aktualnośd niezależnie od miejsca, z którego uruchamiamy program. 7

8 Logowanie i użytkownicy Program przechowuje dane o zarejestrowanych użytkownikach w centralnej bazie danych. Dzięki temu na każdym stanowisku może pracowad wielu pracowników. Opcjonalnie można przypisad pracownika do konkretnej lokalizacji (która może obejmowad wiele stanowisk) w tym przypadku pracownik będzie mógł zalogowad się do programu tylko w ramach danego oddziału. Dla konta każdego użytkownika można zdefiniowad szczegółowe prawa dostępu do poszczególnych modułów. W ten sposób można kontrolowad, do jakich danych poszczególni pracownicy mają mied dostęp. Dokładny opis przyznawania uprawnieo użytkownikom znajdziesz w Podręczniku użytkownika, w rozdziale Personel: Użytkownicy programu. Specjalnym użytkownikiem jest Administrator. Ma on uprawnienia do wszystkich modułów, dodatkowo jako jedyny użytkownik może przeglądad usunięte przez użytkowników wpisy, potwierdzając trwałe usunięcie danych lub dane te przywracając. Ze względu na nieograniczone uprawnienia Administratora w systemie, zalecamy zabezpieczenie jego konta mocnym, trudnym do odgadnięcia hasłem. Domyślnie do konta Administratora nie jest przypisane hasło i program po uruchomieniu loguje się automatycznie na jego konto. Po ustawieniu hasła, program po uruchomieniu będzie prosił o wybranie użytkownika i wpisanie ewentualnego hasła. Zmiany hasła użytkownika dokonad można wybierając polecenie Zmieo hasło z menu System. Nowych użytkowników dodajemy za pomocą modułu Użytkownicy programu z menu Personel. Jeżeli konta chronione są hasłem, po uruchomieniu wyświetli się okno logowania. Okno to można wyświetlid również za pomocą polecenia Zaloguj się z menu System. Aby zalogowad się, wybierz swoją nazwę użytkownika z rozwijanej listy, poniżej wpisz hasło, a następnie kliknij przycisk Zaloguj lub dwukrotnie wciśnij klawisz Enter na klawiaturze. Po skooczonej pracy pamiętaj, aby wylogowad się (zamykając program, lub wybierając z menu System polecenie Wyloguj się). 8

9 W koncie użytkownika oprócz uprawnieo przechowywane są również dane o ustawieniach, takich jak kolejnośd czy szerokośd kolumn w tabelach. Są one dostępne na każdym stanowisku, na którym dany użytkownik może się zalogowad. Informacje dla użytkownika Po zalogowaniu się do systemu widoczny jest ekran Informacje. Przedstawione są na nim informacje o zadaniach przypisanych do użytkownika, a także powiadomienia o zaległych wypożyczeniach, projektach szkoleo lub zaległych raportach semestralnych. Ekran Informacji dla użytkownika w każdej chwili można wyświetlid ponownie wybierając odpowiednie polecenie z menu System. 9

10 Główne pojęcia i procesy Podstawowym pojęciem w systemie Itelix ischool są kursy. To one stanowią sedno prowadzonej przez Twoją firmę działalności szkoleniowej i wokół ich obsługi zaprojektowany został nasz program. Dla każdego kursu ustalid można określony harmonogram zajęd, czyli wykaz wszystkich zajęd z przypisanymi do nich terminami, wykładowcą i salą, w której zajęcia będą się odbywad. Kursy można także rozliczad za pomocą wbudowanych funkcji obsługi płatności. Wyliczane są one za pomocą wcześniej zdefiniowanych cen, które mogą byd sztywno ustalone dla danego kursu lub wyliczane na podstawie liczby godzin zajęd w danym kursie (a dokładniej na podstawie harmonogramu zajęd). Możliwe jest także prowadzenie w programie rozliczeo z wykładowcami; również tutaj kwota należności może byd wyliczana na podstawie faktycznie przepracowanych godzin. W większości widoków programu dane zorganizowane są w postaci tabel, gdzie każdy wiersz reprezentuje konkretny wpis danego typu na przykład kurs, wykładowcę czy kursanta. Kolumny reprezentują poszczególne pola danych dla tego typu wpisu (np. Imię i nazwisko wykładowcy, datę rozpoczęcia czy nazwę kursu). Praca z tabelami jest kluczowa dla efektywnego korzystania z programu. Dane globalne, używane we wszystkich kursach zdefiniowane są w specjalnych listach zwanych słownikami. Są to między innymi listy świąt i dni wolnych od pracy, urzędy skarbowe, stawki VAT, jednostki miar, dodatkowe pola użytkownika do przetrzymywania informacji o zajęciach, ale także szablony umów, kursów czy ankiet. System dostarcza też możliwośd automatycznego tworzenia licznych dokumentów. Są to zarówno umowy, rachunki i faktury, jak i zestawienia pomagające kontrolowad bieżącą działalnośd szkoły, np. tematykę zajęd czy stan rozliczeo. Dokumenty takie nazywamy raportami. 10

11 Moduły i wygląd programu Program podzielony jest na moduły, które grupują funkcje związane z typowymi działaniami na konkretnym typie danych. Dodatkowo dla każdego modułu z osobna można określid, którzy użytkownicy mają do niego dostęp. Otwarte moduły wyświetlane są bezpośrednio w głównym oknie aplikacji w postaci kart. Zakładki tych kart z nazwą modułu widoczne są u dołu okna programu. Kliknięcie zakładki pozwala przełączad się pomiędzy modułami. Ponadto lista otwartych modułów dostępna jest w menu Otwarte moduły. Nie ma ograniczenia w liczbie otwartych modułów, a próba uruchomienia już otwartego modułu powoduje automatyczne przełączenie do odpowiedniej karty. Moduły nie są zupełnie niezależne od siebie. Przeciwnie, mogą się ze sobą komunikowad, np. przekazywad informacje o aktualnie zaznaczonym zapisie. Dzięki temu możliwe są funkcje takie jak autofiltry, które pomagają szybko odnaleźd na przykład kursy, do których przypisana jest zaznaczona w module Kursanci osoba. Poszczególne moduły są zebrane w grupach na podstawie ich zastosowania. Grupy te widoczne są na pasku menu, wybranie danej pozycji uruchamia moduł lub przełącza na jego kartę, jeżeli był już wcześniej uruchomiony. Alternatywnym sposobem uruchamiania modułów jest tzw. Menu szybkiego dostępu, widoczne po lewej stronie okna aplikacji. W panelu tym widoczne są wszystkie dostępne dla danego użytkownika moduły. Menu to można ukryd lub wyświetlid za pomocą polecenia Menu szybkiego dostępu z menu System. Aktualnie wyświetlany moduł zamykamy poleceniem Zamknij aktywny z menu Otwarte moduły lub klikając ikonę krzyżyka znajdującą się na prawo od zakładek kart modułów. 11

12 Kursy Jak już wspomnieliśmy, podstawowym pojęciem w programie ischool 2.0 jest kurs. Kursem może byd dowolna jednostka szkoleniowa, na którą uczęszcza jeden lub więcej kursantów i posiadająca pewne wspólne cechy, takie jak sposób rozliczania, tematyka czy sposób ustalania terminów zajęd. Tak więc kursem może byd zarówno półroczne szkolenie, jak i konwersacje dla jednej lub dwóch osób. System Itelix ischool oferuje bardzo rozbudowany system dostosowywania kursów do specyfiki szkoleo organizowanych w różnych firmach. Aby ułatwid jego poznanie, we współpracy z naszymi klientami wyróżniliśmy trzy najbardziej typowe rodzaje kursów i dodaliśmy wyspecjalizowane narzędzia do ich obsługi. Wszystkie kursy oparte są na określonych szablonach, które pomagają w tworzeniu jednolitego systemu kursów danego rodzaju (na przykład wspólny format nazw, sposób ustalania terminów zajęd, rozliczania kursów). Kursy grupowe To najczęściej spotykany rodzaj kursów. Kursy tego typu organizowane są dla przynajmniej kilkuosobowych grup i mają w miarę stałe dni i godziny zajęd. Zwykle w tego typu kursach kursanci płacą za siebie, tj. każdy z nich jest osobnym płatnikiem. Kursy firmowe Nieco odmienne są kursy firmowe. Tutaj zwykle za cały kurs płaci jeden podmiot, firma kurs zlecająca. Tego typu kursy mają podobny charakter jak kursy grupowe, z tym że rozliczenia powiązane są z konkretną firmą. Dzięki temu możliwe jest m.in. rozliczanie wielu kursów na jednej fakturze, a także uruchomienie tzw. Strefy firmy, specjalnego serwisu internetowego, gdzie firma może sprawdzad swoje płatności oraz postępy swoich pracowników. 12

13 Kursy indywidualne Kolejnym typem szkoleo są szkolenia indywidualne. Tę kategorię stanowią różnego rodzaju konwersacje, treningi czy zajęcia dodatkowe dla jednej lub maksymalnie kilku osób. Tego typu zajęcia zwykle mają bardziej nieformalny harmonogram, często ustalany na bieżąco z wykładowcą z niewielkim wyprzedzeniem. Dla tego typu kursów łatwiej jest definiowad harmonogram już w trakcie trwania kursu. Inne rodzaje kursów Poza powyższymi trzema rodzajami kursów istnieją niemal nieograniczone możliwości tworzenia własnych kategorii i typów. Dzięki różnym kombinacjom ustawieo szablonów kursów. O szablonach będziemy mówid za kilka stron, a więcej informacji podanych będzie przy opisie odpowiednich modułów i funkcji. Harmonogram Nierozerwalnie z kursami związane jest pojęcie harmonogramu, czyli spisu wszystkich terminów zajęd (wraz z wykładowcami i salami) danego kursu. Idealną sytuacją dla kursu byłoby, gdyby raz ustalone: wykładowca, lokalizacja i dni oraz godziny zajęd bez żadnych wyjątków mogły obejmowad cały okres trwania kursu. W praktyce jednak mamy do czynienia ze świętami i wolnymi dniami, w trakcie kursu zmieniają się godziny zajęd czy wykładowcy. Aby jak najlepiej odpowiedzied na potrzeby klientów niektóre kursy w ogóle nie mają stałych terminów, zajęcia są odwoływane lub dodawane są zajęcia dodatkowe. Z tego powodu poszczególne zajęcia kursu zapisywane są oddzielnie dla każdego terminu w tzw. pozycjach harmonogramu. Każda pozycja harmonogramu obejmuje podstawowe informacje o zajęciach, czyli dzieo i godziny, wykładowcę, sale oraz pola opisowe; każda pozycja przypisana jest także do konkretnego kursu. Aby ułatwid dodawanie harmonogramu, program ischool został wyposażony w specjalne kreatory, które jeżeli dostępnych jest wystarczająco dużo danych mogą zautomatyzowad proces dodawania pozycji harmonogramu. Możliwe jest również rozliczanie opłat za kurs bądź wynagrodzenia wykładowców nie na podstawie z góry 13

14 ustalonej ceny, ale właśnie na podstawie faktycznej liczby godzin wg określonych stawek. Także o harmonogramie dowiesz się więcej w dalszych częściach tego Przewodnika oraz w Podręczniku użytkownika. Na tę chwilę przedstawimy jedynie dwa główne typy harmonogramów. Kursy o ustalonej liczbie godzin W tym rodzaju szkoleo liczba godzin wykładowych w ramach kursu jest z góry ustalona. Co za tym idzie, z góry można ustalid podstawową cenę za kurs, która potem zmodyfikowana zostanie o odpowiednie parametry, takie jak rabat, koszt podręczników czy materiałów. Jeżeli dodatkowo przy tego typie kursu ustalone są stałe dni i godziny zajęd, dodawanie harmonogramu jest niemal zupełnie zautomatyzowane. W tego typie kursu zwykle wystarczy podad liczbę godzin i datę rozpoczęcia kursu. Program będzie pilnował, aby liczba zajęd zdefiniowanych w harmonogramie była zgodna z liczbą godzin zdefiniowaną w kursie. Data zakooczenia kursu zostanie wyliczona automatycznie, po dodaniu wszystkich wymaganych pozycji harmonogramu. Kursy na podstawie harmonogramu Możliwe jest również odwrócenie tej zależności to harmonogram będzie warunkował czas trwania kursu oraz liczbę godzin zajęd. W tym przypadku wystarczy zdefiniowad datę startu kursu i stawki za godzinę zajęd. Zwykle w tego typu kursach harmonogram dodawany jest dynamicznie, tzn. w miarę potrzeb. Opłaty zwykle rozliczane są w ustalonych okresach rozliczeniowych, np. miesięcznie czy kwartalnie, a wysokośd opłaty wyliczana jest na podstawie liczby przeprowadzonych (lub zaplanowanych) zajęd. Ten rodzaj kursów jest znacznie bardziej elastyczny, jednak wymaga nieco więcej wysiłku przy układaniu terminarza zajęd. Harmonogram może byd ustalany zarówno na podstawie wzorca, z użyciem kreatora harmonogramu, jak i w sposób elastyczny, w podaniem godzin każdego spotkania. Istnieje nawet możliwośd uruchomienia kursów, w których harmonogram 14

15 zajęd tworzony jest na bieżąco już w trakcie trwania kursu, na przykład na podstawie ustaleo między wykładowcą a kursantami. Szablony kursów Aby ułatwid tworzenie kursów oraz zarządzanie nimi, w programie ischool 2.0 wszystkie kursy oparte są na szablonach. W każdym szablonie można zdefiniowad większośd parametrów kursu oraz określid opcje wspólne dla całej grupy szkoleo. Są to np. wspólne formaty automatycznej numeracji czy jednolity system nazywania kursów, sposób tworzenia harmonogramów, rozliczania płatności. Domyślnie w programie zdefiniowanych jest kilka podstawowych szablonów, służymy także pomocą w definiowaniu szablonów pod konkretną firmę w ramach wdrożeo. Więcej na temat szablonów, harmonogramu i opcji kursów znaleźd można w dalszej części przewodnika, w rozdziale Projektowanie kursów, a szczegółowo opis opcji zawarty jest w Podręczniku użytkownika, rozdziały Kursy oraz Szablony kursów. Wiele domyślnych danych do szablonów pobieranych jest ze słowników, np. informacje o skali i rodzajach ocen czy typy opisów zajęd. Dane te są kopiowane ze słownika, tak więc dodanie nowej skali nie ma wpływu na szablon (a tym bardziej utworzone dla niego kursy należy zmiany wprowadzid do szablonu osobno. Klienci Klientem może byd zarówno kursant, samodzielnie opłacający kurs, jak i firma, która opłaca kurs równocześnie dla wielu kursantów. Te dwa typy są rozróżniane w programie ze względu na odmienną specyfikę tych grup. Dodatkowo dla firmpłatników aktywowad można dostęp do specjalnej strefy Panelu Internetowego. Możliwe jest również rozliczanie kursów zamawianych przez dwie lub więcej firm (płatników). Wykładowcy i sale System Itelix ischool wspiera również zarządzanie salami i wykładowcami, które można przyporządkowywad do poszczególnych kursów czy nawet pojedynczych 15

16 pozycji harmonogramu. Oczywiście dostępne są również narzędzia do rozliczania kosztu wynajmu sal czy wynagrodzenia wykładowców. Wykładowcy nie muszą posiadad dostępu do programu, cała interakcja dotycząca prowadzonych kursów (łącznie z odwoływaniem zajęd czy komunikacją z kursantami) może odbywad się za pomocą wydzielonej części Panelu Internetowego. Program obsługuje także zarządzanie umowami z pracownikami oraz podstawową obsługę rozliczeo z nimi (dokumenty kasowe, wypłaty). Zarówno dla wykładowców, jak i dla sal definiowad można harmonogram dostępności, który pomaga określid, kiedy dany wykładowca lub sala mogą zostad przypisani do zajęd. Przeglądanie zajętości ułatwiają moduły grafiku (dla sal i wykładowców), które w przejrzystej formie prezentują dostępnośd lub zajętośd nawet na wiele tygodni naprzód. Do każdego kursu przypisad można więcej niż jednego wykładowcę lub salę, z tym że jedna pozycja zawsze musi zostad oznaczona jako główna. Istnieje również możliwośd hurtowej zmiany sali lub wykładowcy dla już utworzonych pozycji harmonogramu. Zobacz: Dane kursu, Harmonogram zajęd Rozliczenia W program wbudowane są zaawansowane funkcje obsługi wielostronnych rozliczeo: opłaty za kursy pobierane od kursantów i firm, wynagrodzenie wykładowców, koszty materiałów i wynajmu sal. Program rozróżnia wpłaty i wypłaty gotówkowe od transferów bezgotówkowych (przelewy, płatności kartą). Wbudowana jest również obsługa drukarek fiskalnych. Płatności za kursy można rozliczad na kilka sposobów, m.in. wg ustalonych stawek, wg harmonogramu i stawki godzinowej, według różnych stawek dla wykładowców w ramach tego samego kursu, z uwzględnieniem różnych cen dla kursantów (rabaty, koszt podręczników, egzaminów, materiałów). 16

17 Praca z programem Listy i filtry Jednym z podstawowych elementów programu, z którym spotkasz się w trakcie pracy, jest widok listy. W tym widoku prezentowanych jest w formie tabeli wiele elementów tego samego rodzaju. Mogą to byd na przykład wszystkie prowadzone kursy, wykładowcy, czy zestaw płatności za dany rok. Aby ułatwid szybkie wyszukiwanie elementów danego typu (zwanych również rekordami lub zapisami), program ischool został wyposażony w rozbudowany system filtrowania i przeszukiwania. Otwórz moduł kursów. Niezależnie na której karcie obecnie się znajdujesz (Dane kursów, Lista kursów, Szukaj kursanta), nad kartą znajduje się panel wyszukiwania i filtrowania. Zwród uwagę na strzałki po lewej i prawej stronie. Umożliwiają one szybkie przełączanie się między kursami. Kliknięcie strzałki pojedynczej powoduje wybranie odpowiednio poprzedniego lub następnego kursu. Strzałki podwójne, przenoszą odpowiednio do pierwszego lub ostatniego kursu danej listy. Warto pamiętad, że strzałki te pozwalają na nawigację wewnątrz aktualnie wyświetlanej listy (czyli z uwzględnieniem włączonych filtrów). Pomiędzy strzałkami nawigacji znajdują się panel wyszukiwania, zwykle składający się z rozwijanej listy Szukaj według pozwalającej wybrad, po której właściwości elementu mamy wyszukiwad, oraz pola wyszukiwania, pozwalającego na wprowadzenie tekstu, który ma zostad znaleziony. Wyszukiwanie odbywa się trakcie wpisywania z wpisaniem każdego kolejnego znaku lista wyników będzie na aktualizowana. Dzięki temu na bieżąco można sprawdzid, jakie rezultaty daje wpisany przez nas wzorzec wyszukiwania i w razie potrzeby od razu go poprawid. Na wielu widokach po prawej od panelu wyszukiwania znajduje się przycisk filtrowania ( ). Kliknij ten przycisk, aby rozwinąd listę dostępnych na danym widoku filtrów. Częśd z nich jest na stałe ustalona dla danego rodzaju elementów, na przykład dla Kursów jest to filtrowanie wg statusu (nowe, 17

18 uruchomione, zakooczone), kursy z wolnymi miejscami oraz kolejne lata archiwum. Dodatkowo podstawowych typów elementów zdefiniowane są tzw. Autofiltry, które stają się dostępne po zaznaczeniu elementu (rekordu) w innym module. Przykładowo, jeżeli otworzymy moduł Kursanci i zaznaczymy któregoś z uczestników kursów, uaktywni się filtr pozwalający błyskawicznie wyszukad kursy, w których ta osoba uczestniczy. Zwród proszę uwagę, że włączone filtry wyświetlane są jako nazwa przycisku filtrowania. Autofiltry zdefiniowane są na przykład dla następujących elementów: Kursy, Firmy, Kursanci, Wykładowcy, Sale i dostępne są w widokach, gdzie zachodzi realna potrzeba ich użycia. Aktualnie aktywne autofiltry (elementy, dla których zaznaczony jest w innym, otwartym module odpowiedni element) wyróżnione są pogrubioną czcionką. Filtry nieaktywne (czyli te, dla których nie wybrano odpowiedniego elementu) oznaczone są ciemnoszarym kolorem. Dodatkowo w podstawowych widokach modułów aktywne autofiltry pojawiają się w specjalnym panelu nieco niżej jako przyciski. Aktualnie wybrane filtry widoczne są jako wciśnięte". Kliknięcie danego przycisku powoduje jego przełączenie ze stanu włączony na wyłączony i na odwrót. Innym ze sposobów zawężenia liczby wyświetlanych elementów jest korzystanie z kart, które są automatycznie generowane przy niektórych widokach. Zawsze widoczna jest karta Wszystkie, która umożliwia przeglądanie wszystkich wpisów danego typu. Oprócz tego, zależnie od rodzaju danych dostępne mogą byd dodatkowe karty. Na przykład w module Płatności elementy są automatycznie rozdzielane na płatności zapłacone, niezapłacone i opóźnione, przy liście zapisów na kursy rozdzielone są zapisy aktywne i zawieszona, sale podzielone są na poszczególne lokalizacje, a wykładowcy, kursanci czy firmy podzielone będą alfabetycznie. Wskazówka: w modułach kursanci, firmy i kursy istnieje możliwośd szybkiego wywołania autofiltra w module płatności. W tym celu kliknij np. na dany kurs prawym przyciskiem myszy. W menu kontekstowym dostępne jest polecenie Płatności kursu, a jeżeli kurs jest firmowy także polecenie Płatności firmy. Wybranie tego polecenia przełączy do modułu 18

19 Płatności i automatycznie ustawi autofiltr na dany kurs lub firmę. Analogiczne skróty dostępne są w module Firmy i module Kursanci. W każdym module dostępny jest przycisk Eksport / import, pozwalający zapisad aktualny zestaw rekordów (z uwzględnieniem filtrów i wyszukiwao) na dysku lub zaimportowad zapisane dane do modułu. Wybranie jednej z opcji otwiera odpowiednio okno Eksport danych lub Importu danych. Dynamiczne formaty nazwy i numeracji Wielokrotnie w szablonach i ustawieniach spotkasz się z polami, gdzie można zdefiniowad format, w jakim automatycznie tworzone będą wartości pól. Przykładem mogą byd formaty automatycznej numeracji dokumentów czy nazwy i numery kursów. Nazwy takie generowane są na podstawie wartości określonych pól lub zmiennych, takich jak kategorie, data czy dni tygodnia. Zmienne takie pokazywane są jako tekst identyfikujący daną zmienną, ujęty w nawiasy klamrowe:, oraz -. Tekst zawarty pomiędzy takimi nawiasami nie będzie dodawany przy generowaniu wartości danego pola, lecz zostanie dynamicznie zastąpiony wartością odpowiednich zmiennych na przykład zapis {RRRR} zostanie podmieniony na rok w postaci czterocyfrowej. Zależnie od miejsca, do dyspozycji będziesz mied różne zmienne. Kliknij strzałkę po prawej stronie pola tekstowego, aby rozwinąd listę dostępnych zmiennych. Kliknięcie jednej z pozycji wstawi odpowiedni zapis do pola tekstowego. Maksymalna długośd tekstu, który można wpisad w pola maski formatu to 100 znaków. Taka sama jest maksymalna długośd tekstu, który będzie wynikiem. Dłuższy tekst zostanie przycięty po setnym znaku. Warto także pamiętad, że numeracja dokumentów rozliczeniowych (KP, faktury etc.) może byd oddzielna dla każdego oddziału firmy. 19

20 Klasyfikacje kursów Zarządzanie duża liczbą kursów, często o bardzo różnym charakterze jest dużym wyzwaniem - szczególnie jeżeli firma dynamicznie się rozwija. Co więcej, każda firma szkoleniowa ma swoją specyfikę - inaczej klasyfikuje przeprowadzane szkolenia. W celu ułatwienia tego zadania w programie ischool wprowadziliśmy aż sześd różnych pól danych, dzięki którym możesz program dostosowad do specyfiki prowadzonych w swojej firmie szkoleo. Pola te pozwalają łatwo filtrowad listę kursów wg danego pola klasyfikacji. Poniżej zostanie przedstawiony krótki opis klasyfikacji kursów oraz ich najpopularniejsze zastosowania. Są to jednak jedynie sugestie, które mają pomóc zrozumieniu, jak stosowane są klasyfikacje. Zapewne w swojej firmie, szczególnie jeśli funkcjonuje już jakiś czas, używasz własnych form klasyfikacji przeprowadzanych szkoleo. W programie ischool nie narzucamy własnej klasyfikacji jakie znaczenie dla Twojej firmy będą miały te pola, zależy tylko od Ciebie. Trzy z sześciu pól klasyfikacji kursów mają charakter niezależny od siebie i pozostałych: Typ kursu, Sezon i Rodzaj grupy. Pola pozwalające prowadzid dwie niezależne od siebie klasyfikację kursów. Każde z nich identyfikowane jest za pomocą dwóch właściwości: nazwa oraz skrót. Zwykle nazwa używana jest przy wyszukiwaniu w tabelach i filtrowaniu, a symbol przy automatycznym tworzeniu np. nazw lub numeracji. Pola te są całkowicie niezależne od siebie oraz pozostałych klasyfikacji. Przeważnie Typ kursu używany jest do rozróżnienia kursów dla firm i dla osób indywidualnych czy na przykład kursów dotowanych (z Urzędu Pracy, UE) od finansowanych w całości przez uczestników. Sezon wykorzystywany jest do oznaczenia różnych cyklów kursów, np. przy podziale na semestry czy lata. Natomiast Rodzaj grupy zwykle używany jest do podziału kursów zależnie od liczby kursantów, czy też lokalizacji, w której odbywają się zajęcia (szkoła, lokalizacja 20

21 zapewniana przez klienta, e-learning). Dla rodzaju grupy można określid maksymalną i minimalną liczbę kursantów, co ma później zastosowanie przy zapisach. Jeżeli obie wartości zostaną wyzerowane, nie są one brane pod uwagę przy zapisach (tj. zapisad można dowolną liczbę osób). Rodzaj kursu, Kategoria, Poziom Pola klasyfikacji, które można powiązad hierarchicznie. Oprócz Nazwy i Symbolu istnieje także możliwośd zdefiniowana Opisu dla tych pól. Co więcej, niektóre posiadają dodatkowe własności, które zostaną opisane poniżej. Najbardziej ogólnym jest Rodzaj kursu. Pole to określa najbardziej ogólną klasyfikację i jest bardzo przydatne w firmach prowadzących bardzo zróżnicowaną działalnośd szkoleniową. Dzięki jego wykorzystaniu można pogrupowad poszczególne kategorie kursów. Przykładowe zastosowania to np. kursy maturalne, kursy językowe, szkolenia biznesowe, kursy informatyczne, kursy przygotowujące do matur, egzaminów, certyfikatów. Kategoria kursu jest polem niższym w hierarchii, tj. każdą z kategorii można przypisad do określonego Rodzaju kursu. Jeżeli kategoria zostanie przypisana do danego Rodzaju kursu, nie będzie się pojawiała na listach (wyboru, filtrowania etc.), dopóki nie zostanie zaznaczony określony Rodzaj kursu. W ten sposób można uniknąd zbyt dużej liczby opcji w miejscach, gdzie są one zbędne, i ułatwid pracę z dużą liczbą kursów o różnorodnym charakterze. Kategorie, które nie zostały przypisane do żadnego Rodzaju kursu pojawiają się we wszystkich listach. Kategorie wiążą także klasyfikacje kursu z wykładowcami każdego wykładowcę można przypisad do jednej lub więcej kategorii. Dodatkowo dla kategorii można dodad pole z alternatywną nazwą. W tej sposób łatwo można potem tworzyd formy wymagające innego przypadku. Opcja ta wykorzystywana jest głównie w umowach i raportach. Pole Kolor na grafiku określa barwę, jaką na grafiku sal i wykładowców będą zaznaczane kursy należące do danej kategorii. Poziom kursu określa stopieo zaawansowania kursu. Podobnie jak w poprzednim przypadku, każdy zdefiniowany poziom można przypisad do klasyfikacji wyższego 21

22 rzędu czyli do kategorii. Efektem będzie ukrywanie przypisanych poziomów, dopóki nie zostanie wybrana odpowiednia kategoria. Poziomy nieprzypisane do kategorii będą widoczne zawsze. Rodzaj modułu kursu Oprócz sześciu podstawowych klasyfikacji wprowadzona została również klasyfikacja pomocnicza, Rodzaj modułu. Jest to kolejne pole, niezależne od innych, pozwalające na dalsze rozróżnianie specyfiki danego kursu. Pole to składa się z podstawowych właściwości, Nazwa, Opis oraz Symbol. Rodzaj modułu kursu nie jest wykorzystywany w filtrach. Projektowanie kursów Otwórz moduł kursy, na przykład klikając Kursy w panelu bocznym (sekcja Szkolenia). Obszar roboczy w tym widoku podzielone jest na trzy części. Na górze znajduje się pasek nawigacyjny, który umożliwia przełączanie się pomiędzy kolejnymi kursami, filtrowanie i wyszukiwanie szkoleo. Poniżej znajduje się obszar zarządzania kursami. Strzałki po lewej i prawej stronie przełączają pomiędzy kolejnymi pozycjami danego widoku (z uwzględnieniem ewentualnych filtrów). Podwójne strzałki przewijają odpowiednio do pierwszego lub ostatniego elementu. Pomiędzy nimi znajdują się pasek wyszukiwania oraz menu filtrowania. Również niżej znajdują się przyciski i pola pozwalające na różne sposoby filtrowad zawartośd listy. Funkcje te będą przydatne, kiedy będziesz zarządzad dużą liczbą kursów. Pod paskiem nawigacyjnym znajduje się panel składający się z trzech kart, oznaczonych u dołu zakładkami: Dane kursu, Lista kursów, Szukaj kursantów. Klikając na zakładki można w prosty sposób przełączad się między kursami, zależnie od tego czy chcemy sprawdzid szczegóły dotyczące kursu, przeglądad listę kursów czy też wyszukad kursy na podstawie danych zapisanego kursanta. Pod panelem kursów znajduje się trzeci element tego widoku - lista kursantów W tym miejscu będzie się zawsze wyświetlała lista osób zapisanych na dane szkolenie. 22

23 Na razie jednak przejrzyj zawartośd trzech kart w środku ekranu (klikając kolejne zakładki), a następnie przejdź na środkową kartę, Lista kursów. Dodajmy nasz pierwszy kurs. Kliknij przycisk Dodaj, który znajduje się po lewej stronie, tuż pod listą kursów. Na ekranie pojawi się lista szablonów. Zaznaczenie szablonu i kliknięcie przycisku Wybierz, utworzy kurs na jego podstawie. Utwórzmy nowy szablon, aby krótko przyjrzed się opcjom, które szablony oferują. Kliknij Dodaj w oknie wyboru szablonu, aby utworzyd nowy szablon. Podstawowymi informacjami koniecznymi do jego utworzenia są Nazwa szablonu, Format numeracji oraz Godziny. Nazwa szablonu i Format numeracji określają maskę, na podstawie której tworzone będzie nazewnictwo i numeracja kolejnych kursów. Klikając strzałkę po prawej stronie danego pola, możemy w prosty sposób wstawid zmienne, które automatycznie podstawią odpowiedni tekst w nazwie tworzonych na podstawie tego szablonu kursów. Wykorzystanie tej funkcji jest zalecane, gdyż umożliwia utrzymanie jednolitego nazewnictwa kursów. Domyślnie zablokowana jest możliwośd zmiany nazwy przy tworzeniu nowego kursu. Opcjonalnie można taką możliwośd włączyd, klikając pole wyboru po prawej stronie. Spowoduje to, że utworzone na podstawie maski nazwy kursów można będzie zmienid w trakcie tworzenia kursu. Ceny i stawki Kursy rozliczane są w oparciu o zdefiniowane w danych kursu bądź przy zapisie ceny, które mogą przybierad zarówno wartości dodatnie (należności), jak i ujemne (rabaty i zniżki). Deklarując ceny, możemy zaznaczyd, które z nich będą traktowane jako domyślne, tj. automatycznie aktywne przy nowych zapisach. Przykładowo, ustalamy cenę za kurs wysokości 1200 zł oraz cenę za materiały w wysokości 100 zł jako domyślne, a rabat w wysokości 200 zł jako opcjonalny. W takim przypadku przy zapisie kursanta zaproponowana zostanie łączna cena w wysokości 1300 zł, a dopiero po ręcznym zaznaczeniu rabatu zostanie ona obniżona do 1100 zł. Oczywiście istnieje też możliwośd ręcznego wyłączenia domyślnej stawki, jeżeli zaistniałaby taka potrzeba. 23

24 Stawki mogą byd zarówno sztywne, czyli ustalone w konkretnej kwocie za dany kurs, jak i godzinowe, gdzie należnośd wyliczana jest na podstawie harmonogramu. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby takie stawki łączyd, np. określając stałą stawkę za kurs e-learningowy oraz stawkę godzinową za zajęcia. Sposób rozliczania kursu określany jest w szablonach kursu (zobacz: Podręcznik użytkownika, Szablony kursów). Ceny definiujemy w danych kursu (lub w szablonie), w karcie Ceny. Dla każdej pozycji musimy zdefiniowad jej nazwę, rodzaj ceny, kwotę oraz przeznaczenie. Przeznaczenie ceny określa czy jest to stawka dla odbiorców indywidualnych, czy dla firm (gdzie stawka obejmuje wszystkich kursantów naraz). Ponadto każdą cenę możemy przyporządkowad do odpowiedniej grupy rabatowej oraz określid rodzaj stawki. Pola te zdefiniowane są w odpowiednich słownikach i pomagają dobrad odpowiedni zestaw cen przy zapisie kursanta: jeżeli zapisywana osoba została przyporządkowana do określonej grupy rabatowej, nie będzie możliwe wybranie cen z innej grupy. Grupy rabatowe i rodzaj stawki dla danej osoby określid możemy w oknie Danych kursanta lub Danych firmy. Zapisywanie kursantów Po utworzeniu nowego kursu możemy przystąpid do zapisywania do niego nowych uczestników. Dla każdego kursu określid można minimalną i maksymalną liczbę osób, które mogą w nim uczestniczyd, program będzie informował przed uruchomieniem kursu, jeżeli warunki te nie zostały spełnione. Aby zapisad do kursu kolejną osobę, wybierz kurs z listy w widoku głównym modułu kursy i w dolnym panelu (z listą kursantów) kliknij Zapisz kursanta. W otwartym oknie wyświetli się lista osób zapisanych w module Kursanci. Możliwe jest również dodanie osób, które nie zostały jeszcze w tym module zapisane. W tym celu kliknij strzałkę po prawej stronie przycisku Zapis kursanta. Wybierając odpowiednie polecenie z menu, które się rozwinie, można między innymi dopisad do kursu osobę z innych źródeł: osób zgłaszających się przez internet, bądź zgłaszających zainteresowanie kursem, czy dodad ręcznie zupełnie nową osobę. 24

25 Jeżeli zapisujemy kursanta, który nie znajduje się w bazie danych Kursanci, przy zapisie pojawi się standardowe okno Dane kursanta. Dokładny opis pól tego okna znajdziesz w Podręczniku użytkownika, w opisie modułu kursanci. Po wypełnieniu formularza dana osoba zostanie automatycznie dodana do bazy kursanta i zapisana na kurs. Jeśli kursant został już dodany do bazy danych, otworzy nam się okno z informacjami Zapis na kurs. Okno to wywoład można również dla już zapisanych osób, zaznaczając ich wpis na liście i klikając przycisk Edytuj. W oknie Zapisu na kurs wybieramy płatnika. W przypadku kursów grupowych jest to zazwyczaj sam kursant lub np. jego opiekun w przypadku osób nieletnich. W przypadku kursów firmowych płatnikiem będzie zapewne firma. Płatnik ten, będzie podmiotem, na którego wystawiane będą należności za kurs. W przypadku, jeżeli zapisujemy kursanta do już rozpoczętego kursu, możemy automatycznie obliczyd ile godzin daną osobę ominęło. W tym celu zaznaczamy datę rozpoczęcia kursu przez kursanta (pole Data zapisu), a następnie klikamy przycisk Oblicz niewykorzystane godziny. Z zapisami związane są również dwie często wykorzystywane funkcje w danych kursanta. Pierwszą z nich jest status kursanta. W prawym dolnym rogu znajdują się dwa pola statusu: Zapis aktywny i Zapis zawieszony. Domyślnie opcje te wykluczają się nawzajem, jednak możliwe zmiana tego ustawienia poprzez modyfikację statusów w odpowiednim słowniku. W dowolnym momencie możemy zmienid status kursanta wybierając odpowiednią pozycję z listy Status. W przypadku zawieszenia kursanta, również otrzymamy możliwośd obliczenia liczby niewykorzystanych zajęd (przycisk Niewykorzystane godz.) Możemy również podad powód rezygnacji lub wykluczenia kursanta. Drugą wspomnianą opcją jest możliwośd oznaczenia pola podpisania umowy przez kursanta (poprzez zaznaczenie pola opcji Podpisana umowa). Zapisy, do których została podpisana umowa, zaznaczane są w ostatniej kolumnie tabeli zapisów. Zawieszanie i przenoszenie kursanta W praktyce często może się zdarzyd, że kursant już po zapisaniu się na kurs z niego zrezygnuje lub wybierze kurs odbywający się na przykład w innym terminie. Aby 25

26 zawiesid kursanta należy otworzyd okno Zapisu kursanta, a następnie zmienid status, wybierając z rozwijanej listy pozycję Zapisy zawieszone (o statusach zobacz również opis słownika Statusy zapisów). Zapis zostanie oznaczony jako nieaktywny i zawieszony, a u dołu okna pojawią się dodatkowe pola. Za pomocą kalendarza można wybrad date zawieszenia, a za pomocą przycisku Niewykorzystane godziny szybko obliczyd liczbę godzin kursu od daty zawieszenia do kooca kursu. Natomiast aby przenieśd kursanta na inny kurs, należy zaznaczyd jego pozycję w liście zapisów (widok główny modułu Kursy). Z prawej strony przycisku Zapisz kursanta znajduje się przycisk rozwijający listę dodatkowych poleceo. Z tej listy należy wybrad polecenie Przenieś na inny kurs. Kursant zostanie zawieszony w bieżącym kursie i otworzy się okno pozwalające z listy wybrad kurs docelowy. Po wybraniu kursu uruchomiona zostanie zwykła procedura zapisu, a w polu Uwagi do zapisu zostanie dodana stosowna adnotacja./669/ Uruchamianie kursu i definiowanie harmonogramu Po określeniu danych kursu i zapisaniu kursantów możemy przystąpid do jego uruchamiania. W widoku głównym modułu kursów, na karcie Dane kursu możemy przełączyd status kursu, klikając odpowiedni przycisk w prawym górnym rogu. W naszym przypadku, ponieważ kurs dopiero został zdefiniowany i ma status Nowy, będzie to przycisk Uruchom. Kliknięcie tego przycisku rozpocznie procedurę uruchamiania kursu. Status kursu można również w każdej chwili zmienid w oknie Danych kursu (karta Sala, wykładowca i inne» Status kursu). W ten sposób możemy również cofnąd status kursu, na przykład uruchomiony lub zamknięty kurs ustawiając ponownie ze statusem Nowy. Podczas uruchamiania kursu program sprawdza czy obecne ustawienia kursu odpowiadają jego założeniom. Jeżeli występuje konflikt, uruchamianie kursu zostanie wstrzymane i wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat. Program między innymi sprawdzi czy data rozpoczęcia, data zakooczenia i liczba godzin w harmonogramie odpowiadają założeniom podanym przy tworzeniu kursu. Rozbieżności zostaną zasygnalizowane odpowiednim komunikatem. 26

27 W przypadku naszego kursu, nie zdefiniowaliśmy jeszcze harmonogramu, więc zrobimy to teraz: Zaznacz tworzony kurs i kliknij zakładkę karty Dane kursu. Następnie kliknij przycisk Opcje kursu i wybierz polecenie Kreator harmonogramu zajęd. Zwród uwagę, że przy niektórych ustawieniach nie będzie to możliwe. Jeżeli na przykład w szablonie kursu opcję Liczba godzin kursu ustawiono na Ustalana na podstawie harmonogramu i nie ma określonej daty zakooczenia kursu, kreator oczywiście nie jest w stanie określid ile godzin powinno byd dodane. Podobna sytuacja może mied miejsce przy niektórych innych kombinacjach opcji, wszędzie tam gdzie nie ma możliwości jednoznacznego określenia terminów zajęd oraz ich liczby. W takim przypadku należy dodad kolejne terminy, klikając przycisk Dodaj pozycję lub klawisz Insert/Ins. Kreator będzie dodawał kolejne pozycje w terminach określonych w kursie na przykład co poniedziałek między 17 a 18:30. Dodane terminy możemy usuwad klikając przycisk Usuo pozycję. Oprócz samych terminów kreator będzie również starał się dodad do pozycji harmonogramu wykładowcę oraz salę. Pozycje harmonogramu możemy również dodawad (a także zmieniad lub usuwad) w oknie edycji harmonogramu. Aby je otworzyd, kliknij ponownie przycisk Opcje kursu na karcie Dane kursu, lecz tym razem wybierz polecenie Edytuj harmonogram zajęd. Klikając przycisk Dodaj możesz dodad kolejną zgodną z ustawieniami kursu pozycję harmonogramu zyskując jednocześnie dostęp do wszystkich opcji dla danego wpisu w harmonogramie. W ten sposób możesz również edytowad pozycje harmonogramu później, już w trakcie trwania kursu, na przykład aby odwoład zajęcia lub dodad opisy zajęd. Klikając strzałkę po prawej stronie przycisku Dodaj rozwiniesz menu z dodatkowymi opcjami. Dzięki nim możesz uruchomid Kreatora harmonogramu lub utworzyd nową pozycje na podstawie innej już zdefiniowanej. Przycisk Operacje pozwala hurtowo zmienid salę lub wykładowcę dla wielu pozycji harmonogramu. W tym celu zaznacz pola z lewej strony pozycji harmonogramu lub rodzaj stawki, które chcesz zmienid, a następnie kliknij przycisk Operacje i wybierz odpowiednie polecenie. 27

28 Z kolei przycisk Drukuj pozwala szybko wydrukowad informację o zajęciach. Kliknięcie strzałki po jego prawej stronie daje dostęp do dodatkowych opcji, pozwalając na drukowanie ogłoszenia o odwołanych zajęciach oraz listy wszystkich wpisów wyświetlanych w tabeli. Do hurtowego odwoływania zajęd służy wyspecjalizowany moduł. Jego dokładny opis znajduje się w Podręczniku użytkownika. Odwoływanie zajęd i zajęcia dodatkowe System Itelix ischool pozwala na proste odwoływanie zarówno pojedynczych zajęd, jak i hurtowego odwoływania zajęd w określonym przedziale czasu dla wybranych wykładowców lub sal. Aby odwoład konkretne zajęcia, otwórz harmonogram zajęd (opisany w poprzednim rozdziale) i wybierz pozycję, którą chcesz odwoład. Kliknij przycisk Edytuj. W oknie pozycji harmonogramu zajęd zaznacz pole opcji Zajęcia odwołane. Spowoduje to uaktywnienie opcji po prawej stronie, określających wpływ, jaki odwołanie zajęd będzie miało na rozliczenia z kursantami, firmami i wykładowcą oraz koszt wynajmu sal. Zamknięcie okna przez kliknięcie przycisku OK automatycznie uruchomi moduł wysyłania poczty, dzięki czemu w prosty sposób zostaną powiadomione powiązane z kursem osoby (kursanci oraz wykładowca), o ile znany jest ich adres . Po wysłaniu przynajmniej jednej wiadomości automatycznie zostanie zaznaczone też pole Wysłana informacja w oknie edycji pozycji harmonogramu. Zamykanie kursu Kursy, które dobiegły już kooca można oznaczyd jako ukooczone. W tym celu w widoku głównym modułu kursy wybierz kurs i przejdź na kartę Dane kursu. Kliknij przycisk Zakoocz kurs i potwierdź komunikat. Na liście kursów są one wyświetlane w kolorze szarym, nie przeszkadzają też one przy przeglądaniu kursów o statusie Nowy lub Uruchomiony. 28

29 Rozliczenia Program ischool zapewnia rozbudowany system obsługi rozliczeo, który można przystosowad do wielu rodzajów prowadzonych kursów. Obejmuje on między innymi obsługę kursów o stałej cenie, szkoleo o cenie dynamicznie wyliczanej na podstawie godzin, płatności ratalne, koszty podręczników, obsługę płatności gotówkowych i bezgotówkowych, rozliczenia z pracownikami i wykładowcami. Poniżej przedstawimy najważniejsze cechy tego systemu, pozwalające zacząd pracę z modułami finansowymi. Szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji systemu rozliczeo znaleźd można w opisie modułów finansowych oraz modułów kursów, kursantów, firm i wykładowców. Rozliczanie kursów Szkolenia mogą byd rozliczane na dwa podstawowe sposoby: na podstawie z góry ustalonej ceny oraz na podstawie liczby godzin kursu przy ustalonych stawkach. Z drugiej strony często płatnikami szkoleo są nie tylko osoby fizyczne, ale również firmy zlecające szkolenia, na przykład dla swoich pracowników. W naszym programie umożliwiamy obsługę tych płatności za pomocą wyspecjalizowanych modułów, dostosowanych do charakteru rozliczeo. Wszystkie płatności za kursy dostępne są z poziomu modułu Płatności. W tym miejscu można centralnie przeglądad płatności oraz nimi zarządzad. Jednak w przypadku dużej ilości rozliczeo dużo łatwiej jest zarządzad płatnościami poprzez kursy, których dotyczą, wpisy kursantów uczestniczących w danym szkoleniu lub firmy je zlecającej. Aby było to możliwe, przy tworzeniu nowego kursu należy w jego szablonie zaznaczyd odpowiednie opcje: Zarządzanie płatnościami w zapisie kursanta w przypadku klienta indywidualnego lub Zarządzanie płatnościami firmy dla kursów firmowych. Dzięki temu odpowiednio w oknie zapisu kursanta lub w danych kursu (kurs firmowy) pojawi się karta Płatności. Z prawej strony karty znajduje się lista zdefiniowanych płatności. Z lewej strony znajduje się panel dodawania płatności, podzielony na trzy podstrony: Ceny, Materiały i Dodawanie rat. 29

30 W tym miejscu wyświetlana jest łączna suma opłaty za kurs wg aktualnie wybranej stawki. Cenę kursu oraz materiałów wybieramy klikając strzałkę po prawej stronie pola Cena kursu i materiałów. W menu, które się rozwinie, podane będą wszystkie zdefiniowane ceny. Mogą byd to zarówno stawki stałe, stawki wyliczane dynamicznie, cena materiałów, jak i zniżki i rabaty (wartości ujemne). Klikając na daną pozycję możemy ją uaktywnid, lub wyłączyd. Aktualnie dodane stawki wyświetlane są poniżej, pod zakładkami Ceny oraz Materiały. W liście tej można doraźnie zmodyfikowad stawkę dla danego klienta (bez zmiany ceny dla innych uczestników kursu). Pod polem Cena kursu i materiałów wyszczególnione jest Suma płatności, czyli wartośd już zdefiniowanych płatności (panel po prawej stronie). Poniżej widoczne jest pole Kwota do rozliczenia, które stanowi różnicę pomiędzy tymi dwiema wartościami. W przypadku wartości dodatniej, wskazane jest dodanie nowych płatności, aby zbilansowad rozliczenia, wartośd ujemna natomiast oznacza, że zostały zdefiniowane płatności na sumę wyższą niż łączny koszt szkolenia. Jeżeli kurs nie jest jeszcze do kooca rozliczony, klikając na ikonę możemy dodad płatnośd na całośd brakującej kwoty. Jeżeli chcemy szybko dodad kilka rat, kliknijmy zakładkę Dodawanie rat. Klikając ikonę na tym formularzu, możemy dodad kolejne pozycje, dla każdej indywidualnie ustalając wysokośd kwoty oraz termin zapłaty. Możemy również podad kwotę zaliczki. Po wypełnieniu wszystkich pól, przyciskiem Dodaj raty dodamy do listy rozliczeo wszystkie płatności na raz. Poszczególne płatności oznaczane są automatycznie odpowiednim tytułem, na podstawie ustawieo zdefiniowanych w szablonie. W przypadku rat i stałych stawek, podany jest numer raty oraz nazwa kursu, którego dane rozliczenie dotyczy. W przypadku rozliczania na podstawie godzin, wyszczególniony jest okres rozliczeniowy. Panel po prawej stronie zawiera listę wszystkich już zdefiniowanych płatności. W tym miejscu możemy przeglądad rozliczenia z klientem oraz edytowad status płatności. W oknie dostępne są typowe opcje filtrowania oraz wyszukiwania. Dwukrotnie klikając na pozycji listy lub zaznaczając pozycje i klikając przycisk Edytuj otwieramy okno Szczegóły płatności. Możemy tutaj zmienid większośd opcji płatności, a także oznaczyd ją jako zapłaconą, zaznaczając pole Zapłacono i 30

31 wybierając datę wykonania płatności. Jeżeli uregulowano tylko częśd tego rozliczenia, możemy zmienid kwotę rozliczenia. W takim przypadku, przy zamykaniu okna, program zapyta się, czy chcemy dodad nową płatnośd na brakującą kwotę. Jeżeli potwierdzimy, zostanie dodana nowa płatnośd na kwotę równą różnicy pomiędzy należnością a zapłaconą sumą. W polu Forma płatności możemy określid czy wpłata została dokonana gotówką, czy też w formie bezgotówkowej (przelew, karta płatnicza). Jeżeli przyjmujemy wpłatę gotówkową, zostanie wygenerowany dokument KP, a program zaproponuje wydrukowanie odpowiedniego dokumentu. Jeżeli płatnośd zostanie uregulowana, nie ma możliwości zmiany jej statusu. Możliwe jest jedynie usunięcie całej płatności (pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnieo). W takim przypadku usunięty zostanie również powiązany z tą płatnością dokument kasowy (KP). Kursy rozliczane wg godzin Kursy rozliczane na podstawie harmonogramu, z ustalonymi stawkami, lecz bez z góry założonej ceny całego kursu, wygodniej jest rozliczad za pomocą modułu Rozliczenia klientów. W module tym pokazane są wszystkie kursy, w których program wykrywa aktywne należności, tj. potrafi wyliczyd niezerową sumę należności. Jeżeli kurs nie pojawia się na tej liście, oznacza to, że brakuje kluczowych dla rozliczeo informacji, na przykład nie podano stawek, płatnika lub nie zdefiniowano harmonogramu dla kursów rozliczanych na podstawie godzin. Poczta i komunikacja W programie ischool istnieje możliwośd wysyłania powiadomieo np. o rozpoczęciu kursu, odwołanych zajęciach, zastępstwach. W sytuacjach, kiedy występuje potrzeba powiadomienia określonej grupy osób o zdarzeniu, program automatycznie otwiera okno szablonu nowej wiadomości i podpowiada listę adresatów. Po wprowadzeniu treści wiadomości i potwierdzeniu wysyłki, na podstawie szablonu tworzone są wiadomości dla każdego z odbiorców, które umieszczane są w 31

32 skrzynce nadawczej. Wysyłanie (i odbieranie) poczty odbywa się nie natychmiast, lecz w pewnych stałych odstępach czasu, zwykle są to 3 minuty. W lewym panelu widoczna jest lista szablonów poszczególnych wysyłek, na podstawie których tworzona jest nowa wiadomośd. Szablonami tymi możemy zarządzad (edytowad, dodawad nowe) w słowniku Szablony wiadomości. W panelu po prawej widoczne są konkretne wiadomości wysłane do odbiorców. Ważne jest, że zmiana treści konkretnej wiadomości nie ma wpływu ani na inne wiadomości, ani na swój szablon wysyłki. Co więcej, ponieważ wiadomości są tworzone w momencie dodania odbiorcy, edycja szablonu wysyłki nie ma wpływu na wiadomości do już dodanych odbiorców, jej efekt będzie uwzględniony jedynie w przypadku dodania kolejnych osób. Aby zmienid treśd już utworzonych wiadomości (o ile nie zostały jeszcze wysłane), należy usunąd je w panelu po prawej, zmodyfikowad szablon wysyłki, a następnie ponownie dodad odbiorców. Treśd szablonu wysyłki podejrzed można przez kliknięcie przycisku Edytuj, a treśd wiadomości do konkretnego odbiorcy zaznaczając wiadomośd w panelu po prawej i klikając przycisk Szczegóły wiadomości. Przycisk Dane odbiorcy otwiera okno z danymi adresata wiadomości (np. kursanta, firmy czy wykładowcy). Dodatkowo w panelu wiadomości (prawy) różnym formatem tekstu oznaczany jest status wiadomości: kursywą oznaczone są wiadomości czekające na wysłanie, kolorem zielonym oznaczone wiadomości, których przeczytanie zostało potwierdzone odpowiednią wiadomością zwrotną. Ponadto dostępne są karty pozwalające filtrowad wiadomości wg statusu. Klikając na odpowiednie zakładki nad panelami, wyświetlid możemy: Wysłane: wiadomości, które zostały wysłane z serwera, Do wysłania: wiadomości nadane, ale które nie były jeszcze z serwera wysyłane, Niewysłane (błędy): wiadomości, których nie udało się wysład z serwera; powodem mógłby byd na przykład problemy z połączeniem internetowym, nieprawidłowy adres (tj. wpis w tym polu nie będący adresem), czy problem z konfiguracją modułu wysyłania poczty, 32

33 Odebrane wiadomości: wiadomości, których odebranie zostało potwierdzone odpowiednim komunikatem zwrotnym, Nieodebrane wiadomości: wiadomości, których odebranie nie zostało potwierdzone odpowiednim komunikatem zwrotnym (wiadomośd nie została poprawnie dostarczona, odbiorca zablokował potwierdzanie przeczytania wiadomości, wiadomośd nie została jeszcze przeczytana). Powtórne wysyłanie wiadomości Przycisk Wyślij ponownie jeszcze raz wysyła wiadomośd do wybranych odbiorców. Jeżeli w wiadomości od poprzedniego wysłania zostały wprowadzone zmiany (przez edycję w oknie Szczegóły wiadomości), wiadomośd zostanie wysłana w tej zmodyfikowanej formie. Zmiany wprowadzone w szablonie wysyłki nie są uwzględniane, o ile wiadomośd nie została usunięta i odbiorca nie został ręcznie dodany ponownie. Archiwizacja kursów Nieaktualne, dawno zakooczone kursy mogą byd archiwizowane. Aby przenieśd kurs do archiwum, postępujemy podobnie jak w przypadku uruchamiania lub zamykania kursu: na karcie Dane kursu klikamy przycisk w prawym górnym rogu, Do archiwum (jest on wyświetlany przy kursach zakooczonych). Kursy przesunięte do archiwum nie będą uwzględniane w większości funkcji programu, na przykład przy typowych wyszukiwaniach. Będą brane pod uwagę jedynie w funkcjach o charakterze podsumowującym, na przykład w zestawieniach budżetu. Archiwum prowadzone jest oddzielnie dla każdego roku. Archiwa zawierające kursy dostępne są poprzez funkcję filtru w widoku głównym modułu kursów. Dla wszystkich lat, które zawierają zarchiwizowane kursy wyświetlana, będzie odpowiednia pozycja na liście filtrów, np. Archiwum Kursy można przywrócid z archiwum poprzez okno edycji Danych kursu. Aby to zrobid, należy odznaczyd pole Umieśd kurs w archiwum, które znajduje się na karcie 33

34 Sale, wykładowca i inne w podstronie Status kursu. Możliwie jest to jednak tylko na koncie Administratora. 34

35 Podręcznik użytkownika 35

36 Instalacja Używane technologie System ischool 2.0 jako system wielodostępny oparty jest na serwerze baz danych Microsoft SQL Server 2005 lub Serwer ten instalowany jest na jednym z komputerów klienta lub udostępniany jest jako dodatkowa usługa przez naszą firmę (opcja hostingu). W przypadku instalacji jednostanowiskowej możliwe jest jednoczesne zainstalowanie na jednym komputerze serwera Microsoft SQL oraz aplikacji ischool 2.0, bez wykorzystania protokołów sieciowych. Przy instalacji wielostanowiskowej, instalacja aplikacji ischool na komputerze odgrywającym rolę serwera nie jest konieczna. Łączenie z serwerem odbywa się poprzez protokół TCP; istnieje możliwośd udostępnienia serwera wyłącznie w sieci lokalnej (LAN) jak i poprzez Internet. Baza danych programu głównego oraz baza danych Panelu Internetowego synchronizowane są w kilkuminutowych odstępach przez specjalną usługę ischoolmonitor, aby zapewnid aktualnośd danych zarówno w aplikacji ischool, jak i w panelu. Wymagania systemowe System operacyjny: Windows XP z zainstalowanym Service Pack 3, lub Windows Vista, lub Windows 7. W przypadku systemu Windows XP na komputerze, na którym będzie działała baza danych Microsoft SQL Server, konieczne może byd doinstalowanie następujących składników:.net Framework 2.0 SP2, 36

37 .NET Framework 3.5 SP1, Windows PowerShell 1.0, Microsoft Windows Installer 4.5, Microsoft Internet Explorer w wersji 6 SP1 lub nowszy. Do poprawnego działania aplikacji Itelix ischool 2.0 w przypadku łączenia się z bazą danych na zewnętrznym serwerze komponenty te nie są wymagane, wymagana jest jednak instalacja Microsoft SQL Native Client 2005 lub Minimalna rozdzielczośd ekranu dla pracy z programem to px (bez paska szybkiego dostępu), a zalecana rozdzielczośd to lub wyższa. Program pracuje w standardowej rozdzielczości 96 dpi. Zmiana domyślnej rozdzielczości DPI nie zakłóci działania programu, jednak może spowodowad nieprawidłowe wyświetlanie tekstu i niektórych elementów graficznych. Instalacja wielostanowiskowa Informacje o pracy sieciowej System Itelix ischool 2.0 z założenia przystosowany jest to pracy wielostanowiskowej, gdzie z wielu różnych komputerów za pomocą sieci i aplikacji ischool użytkownicy łączą się z jedną, centralną instancją bazy danych. Jako silnik bazy danych wykorzystywane jest sprawdzone oprogramowanie Microsoft SQL Server. Domyślnie instalowana jest darmowa wersja tego oprogramowania, Microsoft SQL Server 2008 Express. Pozwala ona na obsługę dowolnej liczby użytkowników oraz rozmiar bazy danych do 10 GB. Taka wielkośd bazy danych w znakomitej większości przypadków wystarcza aż nadto do obsługi danych małych i średnich firm. Oczywiście system ischool bez problemu będzie współpracował również z innymi, płatnymi wersjami serwera firmy Microsoft. W przypadku łączenia się serwera z aplikacją poprzez sied wykorzystywany jest protokół TCP oraz domyślnie port Należy zapewnid widocznośd oraz swobodną komunikacje do serwera dla wszystkich stanowisk, na których uruchamiany ma byd program ischool. 37

38 Instalacja na własnych serwerach Jeżeli zdecydują się Paostwo na instalację serwera bazy danych na własnym serwerze, prosimy o upewnienie się, że wraz z serwerem SQL zainstalowane zostały programy narzędziowe do jego obsługi: SQL Server Management Studio oraz SQL Server Configuration Manager. Narzędzia te są niezbędne do rozwiązywania większości problemów z bazy danych, a także bardzo pomocne w bieżącym nią zarządzaniu. Hosting Istnieje również możliwośd umieszczenia za dodatkową opłatą bazy danych na zewnętrznym serwerze, obsługiwanym przez profesjonalne centrum hostingowe i administrowanym przez pracowników naszej firmy. Zaletą takiego rozwiązania jest prostota, wysoka niezawodnośd usługi oraz codziennie wykonywane kopie zapasowe bazy. Usługa Filestream Usługa Filestream dostępna od Microsoft SQL Server 2008 umożliwia lepszą obsługę zapisywanych w bazie danych plików, takich jak dokumenty pdf, obrazy czy załączniki . Nie tylko usprawnione jest przesyłanie danych tego typu, ale również dzięki zapisywaniu plików dołączanych do bazy danych w specjalnych katalogach bezpośrednio na dysku, dołączanie do bazy plików nie powoduje szybkiego wzrostu rozmiarów bazy. Szczególnie polecane jest to firmom, które chcą w bazie danych zapisywad duże ilości załączników, np. pliki umów czy materiały do zajęd, a równocześnie chcą zapewnid wysoką wydajnośd bazy danych oraz utrzymad jej rozmiar poniżej limitu 4GB danych. Przygotowanie Przed rozpoczęciem konfiguracji instalacji sieciowej serwera Microsoft SQL Server, upewnij się, że zainstalowane są następujące jego komponenty: SQL Server Management Studio SQL Server Configuration Manager 38

39 Skróty do tych narzędzi powinny znajdowad się w Menu Start (np. w Menu Start» Microsoft SQL Server 2008). Jeżeli komponenty nie są zainstalowane, uruchom ponownie instalatora Microsoft SQL Server Express, aby doinstalowad brakujące narzędzia. Przed rozpoczęciem instalacji zanotuj również adres IP serwera. Jeżeli twoja instalacja była inna niż domyślna, zanotuj nazwę instancji serwera Microsoft SQL oraz nazwę bazy danych, którą chcesz udostępniad dla instalacji wielostanowiskowej. Aktywacja protokołów sieciowych 1. Otwórz Menu Start. 2. W menu Wszystkie programy znajdź grupę Microsoft SQL Server. 3. Uruchom SQL Server Configuration Manager (Wszystkie programy» Microsoft SQL Server 2008» Configuration Tools» SQL Server Configuration Manager). 4. Z listy po lewej stronie rozwio gałąź SQL Server Network Configuration: 5. Zaznacz gałąź dla swojego serwera (domyślnie Protocols for SQLEXPRESS). 6. Dwukrotnie kliknij pozycję TCP/IP w panelu po prawej. 7. Zmieo wartośd pola Enabled na Yes. 8. Przejdź do zakładki IP Addresses. 9. Dla każdego adresu IP, na którym pracuje serwer, podaj wartośd w poszczególnych polach: Active [Yes] Enabled [Yes] Wyczyśd pole TCP Dynamic Ports IP Address (podaj adres, o ile puste) TCP Port [1433] 10. Zatwierdź ustawienia, klikając przycisk OK. 39

40 Dodawanie loginów i mapowanie użytkowników 11. Uruchom Microsoft SQL Server Management Studio (Menu start» Microsoft SQL Server 2008» SQL Server Management Studio). 12. Jeżeli nie jest wyświetlona przeglądarka obiektów (Object Explorer), wyświetl ją przez polecenie z menu (View Object Explorer). 13. Kliknij prawym przyciskiem myszy na swoim serwerze i wybierz polecenie Properties. 14. W panelu po lewej kliknij Security i na wyświetlonej po prawej stronie zaznacz SQL Server and Windows Authentication mode. 15. Zatwierdź klikając przycisk OK. 16. Rozwio gałąź swojego serwera, a następnie gałęzie Database i Security. 17. Kliknij prawym przyciskiem myszy na gałęzi Logins i wybierz New Login. 18. W polu Login name wpisz nazwę nowego loginu. 19. Poniżej zaznacz opcję SQL Server authentication, a następnie dwukrotnie podaj hasło. 20. Aby użytkownicy nie musieli zmieniad hasła, odznacz pole Enforce password policy. 21. Z listy Default database wybierz swoją bazę danych. 22. Z listy po prawej wybierz User Mapping. 23. Na górnym panelu zaznacz bazę odpowiednią dla programu, aby nadad jej uprawnienia dla tego użytkownika. w dolnym panelu zaznacz dbowner i public, z listy baz danych (górny panel) zaznacz i wybierz master, w panelu uprawnieo (dolny) zaznacz tylko public. 24. Zatwierdź, naciskając przycisk OK. Konfiguracja sieci Powyższa procedura uruchamia nasłuchiwanie serwera Microsoft SQL na porcie 1433 na liście podanych adresów oraz dodaje użytkownika dla naszego programu. 40

41 W zależności od posiadanej konfiguracji sieci (firewall, routery), należy zapewnid swobodną komunikację na ten port, jeżeli chcemy umożliwid komunikację również z sieci publicznych. W tym celu należy: otworzyd port 1433 na firewallu na komputerze, na którym działa baza, jeżeli serwer znajduje się za routerem, przekierowad port 1433 na adres IP serwera, jeżeli chcemy udostępnid bazę poprzez sied publiczną, zaleca się zmapowanie wybranego wysokiego portu na port 1433 komputera, na którym uruchomiony jest serwer. Łączenie się z serwerem Przy uruchomieniu klienta należy podad adres serwera w postaci tcp:nr_ip,numer_portu, np. tcp: ,1433. Jeżeli aplikacja była już wcześniej uruchamiana i próbuje połączyd się z bazą przy poprzednich ustawieniach, uruchom narzędzie DBSettings.exe, który znajduje się w katalogu instalacyjnym programu (np. C:\Program Files\Itelix\iSchool\). Po uruchomieniu tego programu będzie można podad nowy, prawidłowy adres serwera SQL. Przygotowanie systemu ischool Dane firmy Pierwszym krokiem po rozpoczęciu korzystania z systemu ischool powinno byd wpisanie danych Twojej firmy. Będą one później wykorzystywane w wielu miejscach, na przykład przy tworzeniu umów czy wystawianiu płatności i innych dokumentów. Zaloguj się w systemie jako Administrator. Z menu Ustawienia wybierz polecenie Dane firmy. Po lewej stronie znajduje się szereg podstawowych danych. Wypełnij je danymi swojej firmy. 41

42 Po prawej stronie znajduje się duży prostokąt, gdzie wyświetlane będzie logo Twojej firmy. Jako logo można wgrad dowolny plik w formacie JPEG. Logo używane jest między innymi w szablonach umów, na dokumentach sprzedażowych i niektórych raportach. Oddziały W systemie ischool istnieje możliwośd zdefiniowania kilku oddziałów firmy o pewnej autonomii. Dokumenty w oddziałach mogą posiadad oddzielną numeracje, a dane kursów czy rozliczenia nie będą widoczne dla większości pracowników z różnych oddziałów. Użytkownicy i uprawnienia Nowych użytkowników dodawad można poprzez moduł Użytkownicy programu (grupa Personel). Otwórz ten moduł, za pomocą paska menu u góry lub panelu szybkiego dostępu z lewej strony. U góry okna znajduje się pasek wyszukiwania i filtrowania. Wyszukiwad można wg nazwy użytkownika lub imienia i nazwiska. Dodatkowo dla każdego użytkownika zdefiniowad można Oddział. Na liście użytkowników dostępny jest również filtr pozwalający łatwo wyszukad użytkowników, którzy nie chronią swojego konta użytkownika hasłem. Lista wyświetla wszystkich aktualnie zdefiniowanych w systemie użytkowników. W oknie tym można zmienid ustawienia już zdefiniowanych użytkowników (przycisk Edytuj) lub dodad nowych (przycisk Dodaj). Za pomocą przycisku Drukuj można wydrukowad wyświetlaną w tym momencie listę użytkowników. Uprawnienia użytkowników Przy dodawaniu lub edytowaniu istniejących użytkowników wyświetlane jest okno Dane użytkownika. Z lewej strony widoczne są pola, które można dla danego użytkownika zdefiniowad. Przycisk Wyczyśd ustawienia resetuje dla danego 42

43 użytkownika ustawienia programu, takie jak wyświetlanie kolumn w poszczególnych widokach, szerokośd kolumn, widocznośd panelu szybkiego dostępu i filtry. W panelu po prawej stronie, widoczna jest lista aktualnie przyznanych uprawnieo. Dla każdego uprawnienia można zdefiniowad trzy niezależne dozwolone akcje: Dodawanie, Edycja oraz Usuwanie. Aby zmienid ustawienia szczegółowe dla danego ustawienia, wybierz odpowiedni wiersz, a następnie przyznaj lub odbierz zezwolenie na dany typ akcji używając przycisków pod daną kolumną. Pamiętaj, że użytkownik, któremu wyłączono wszystkie trzy akcje, nadal będzie mógł przeglądad elementy należące do danego modułu. Jedynie usunięcie uprawnienia z listy skutkuje zablokowaniem całego modułu. Zwród również uwagę, że niektóre z funkcjonalności w modułach wymagają dostępu do innych modułów. Na przykład użytkownik, który ma dostęp do jedynie modułu kursów będzie mógł je edytowad i przeglądad, jednak bez uprawnieo do zapisu kursantów nie będzie mógł nikogo zapisad, czy nawet wyświetlid listy osób zapisanych na dany kurs. Aby określid dla użytkownika uprawnienia do modułów, kliknij Dodaj, aby otworzyd tabelę uprawnieo. Tabela uprawnienia W przeciwieostwie do większości list, w tej tabeli możliwe jest równoczesne wybranie więcej niż jednej pozycji, klikając pola po lewej stronie wiersza z wciśniętym klawiszem Ctrl. W programie ischool 2.0 nie jest możliwie samodzielne definiowanie nowych rodzajów uprawnieo i z reguły nie zalecamy samodzielnego ich edytowania. Wybierz jeden lub więcej rekordów i wciśnij Wybierz, aby dodad je do listy uprawnieo użytkownika. Aby na stałe odebrad danemu użytkownikowi uprawnienia do korzystania z danego modułu, wybierz odpowiadającą mu Nazwę uprawnienia i wciśnij Usuo. Jeżeli chcesz jedynie wyłączyd na jakiś czas uprawnienia, możesz odznaczyd zezwolenia na wszystkie czynnośd (tj. edycja, dodawanie, usuwanie). 43

44 Konfiguracja poczty Aby skonfigurowad ustawienia serwera pocztowego, z menu Ustawienia wybierz polecenie Ustawienia poczty. Dane potrzebne do poprawnej konfiguracji poczty należy uzyskad od dostawcy usługi pocztowej. Program ischool 2.0 do komunikacji z serwerem pocztowym używa protokołu POP3 do ściągania poczty oraz protokołu SMTP do wysyłania wiadomości. Jeżeli serwer pocztowy obsługuje taką funkcjonalnośd, połączenie może byd szyfrowane przez SSL. Pole Adres Nazwa Adres odpowiedzi Adres hosta (POP3) Adres hosta (SMTP) SSL Użytkownik Hasło Port POP3 Port SMTP Opis Konto używane do wysyłania poczty. Nazwa nadawcy, która ma byd widoczna dla adresatów. Tzw. reply-to, domyślny adres, na który mają byd wysyłane odpowiedzi. Adres serwera obsługującego pocztę przychodzącą. Adres serwera obsługującego pocztę wychodzącą. Po zaznaczeniu tej opcji przy danym protokole program będzie łączył się z serwerem z użyciem szyfrowania SSL; przy zaznaczeniu tej opcji należy zmienid również port na właściwy dla połączeo szyfrowanych. Uwaga: aby możliwe było łączenie się z serwerem poprzez SSL, do katalogu usługi ischoolmonitor należy wgrad biblioteki OpenSSL pliki libeay32.dll i libssl32.dll; pliki te udostępniane są w razie potrzeby na naszych serwerach. Nazwa konta użytkownika na serwerze pocztowym. Hasło konta użytkownika serwera pocztowego. Port, po którym program będzie łączył się z serwerem poczty przychodzącej. Domyślne porty to 110 dla połączenia nieszyfrowanego i 995 dla TLS/SSL. Port, po którym program będzie łączył się z serwerem poczty przychodzącej. Domyślne porty to 25 dla połączenia nieszyfrowanego i 465 dla secure SMTP. 44

45 Ustawienia programu Numeracja Karta składa się z czterech widoków: Płatności, Kursy, Umowy, Rachunki. Na poszczególnych widokach można ustawid domyślne formaty dla dynamicznie tworzonej numeracji dla różnego rodzaju pól lub dokumentów. W przypadku ustawiania numeracji dla rachunków / faktur dla kursantów i firm mamy możliwośd określenia typu dokumentu oraz nazwy na wydruku. Ręczna numeracja (opcja) Zaznaczenie tej opcji przy jednym z pól, spowoduje, że numery nie będą generowane automatycznie, a zapis wprowadzony w polu formatu traktowany będzie jako maska. Sprawdzana będzie poprawnośd (liczba i rodzaj znaków) oraz ewentualne konflikty na przykład czy nie występuje już dokument o tym samym numerze. Zobacz także: Formaty automatycznych nazw i numeracji. Godziny W tym miejscu można określid długośd trwania godziny, odpowiednio dla godziny lekcyjnej, godziny pracy wykładowcy oraz godziny wynajęcia sali. Ustawienia te wykorzystywane są w programie do przeliczania stawek dla wykładowców. Wartośd podana jest w minutach. Kursanci Włącz dostęp do Panelu Internetowego podczas dodawania nowego kursanta Po zaznaczeniu tej opcji dostęp do Panelu Internetowego będzie automatycznie włączany na nowych kursantów. 45

46 Domyślne hasło W tej sekcji możemy zdefiniowad w jaki sposób ma byd ustawiane domyślne hasło w nowo dodawanych profilach kursantów. Możemy skonfigurowad program tak, aby domyślnym hasłem była data urodzenia (w formacie rok-miesiąc-dzieo). W takim przypadku pole z datą urodzenia będzie wymagane do wypełnienia. Możemy również wybrad opcję losowego hasła. W tej sytuacji domyślne hasło będzie generowane dynamicznie i będzie zapisane w formie xxx-xxx-xxx. Możemy również sami zdefiniowad domyślne hasło i określid je w polu obok listy wyboru trybu generowania hasła. Hasło można zmienid w Panelu Internetowym (częśd dla kursanta) oraz w programie, w profilu kursanta. Domyślna fiskalizacja płatności W tym polu wybieramy z listy domyślny dokument rozliczeniowy dla kursantów. Może to byd rachunek, paragon lub faktura VAT. Jeżeli nie chcesz ustawiad domyślnego dokumentu, wybierz Brak. Sprawdzaj wypełnianie danych kontaktowych Po zaznaczeniu tej opcji program będzie upominał się o brakujące dane kontaktowe kursantów. Wymagane jest podanie jednego numeru telefonu lub adresu . Kursy Domyślny format opisu kursu* Pozwala określid, na podstawie jakich pól generowany będzie domyślny opis kursu, który wyświetlany jest w karcie Dane kursu w domyślnym widoku modułu kursy (pod nazwą kursu). Domyślna nazwa kursu* Pozwala określid, na podstawie jakich pól generowana będzie domyślna nazwa kursu w nowo definiowanych szablonach kursów. Domyślny opis dni i godzin* Pozwala określid format opisu dni i godzin dla kursów, które nie mają aktywnej opcji Dni i godziny zajęd wg harmonogramu. * Zobacz także: Format dynamicznych nazw i numeracji. 46

47 Sposób archiwizacji kursów Pozwala wybrad, czy kursy będą archiwizowane wg daty zakooczenia, dodania (uruchomienia) kursu; zależnie od wybranej opcji kursy mogą zostad przyporządkowane do różnych lat. Opcje przenoszenia kursanta na inny kurs W polu tym możemy na liście zaznaczyd, które czynności mają byd wykonywane przy przenoszeniu kursanta na inny kurs. Dostępne czynności to: przenoszenie płatności (płatności zostaną powiązane z nowym zapisem), kopiowanie cen (warunki cenowe zostaną skopiowane do nowego zapisu), przenoszenie umów (istniejące umowy zastaną powiązane z nowym zapisem). Grupowanie umów Po włączeniu tej opcji w module Rozliczenia umowy będą grupowane kolejno według: wykładowcy, oddziału, typu umowy i numeru umowy. Jeżeli opcja ta jest odznaczona, umowy grupowane będą jedynie wg wykładowcy, oddziału i typu umowy. Sposób grupowania wpływa na liczbę wygenerowanych rachunków do umów podczas rozliczania wykładowców. Płatności Automatycznie dodawane płatności za kursy Opis płatności Pozwala zdefiniowad format, w jakim będzie dynamicznie generowany tytuł głównej płatności. Tytuł ten będzie widoczny na dokumencie tylko wtedy kiedy nie będzie on drukowany w trybie wielopozycyjnym. Format tego tytułu jest niezależny od ustawieo w szablonach kursów. Opis pozycji Pozwala zdefiniowad format nazwy poszczególnych pozycji danej płatności. W tym miejscu definiujemy domyślną wartośd tytułu, która zostanie przeniesiona do każdego nowo tworzonego szablonu kursu. Wato zatem pamiętad o tym, że po utworzeniu stosownych szablonów kursów, zmiana w samych ustawieniach ma 47

48 wpływ jedynie na nowo dodawane szablony. Aby zmienid tytuł dla już istniejących pozycji, należy zmodyfikowad odpowiednio szablony kursów. Zdefiniowane tu tytuły będą widoczne na dokumentach tylko w trybie wielopozycyjnym lub na dodatkowym załączniku. Zobacz także: Format dynamicznych nazw i numeracji. Jednostka miary Pole to pozwala wybrad, czy domyślną jednostką miary będzie godzina, czy też sztuka (kurs, moduł, szkolenie). Generuj rachunek lub fakturę w oparciu o godziny Jeżeli opcja jest zaznaczona, płatności generowane będą na podstawie godzin. Drukuj na rachunku / fakturze poszczególne pozycje rozliczenia Jeśli ta opcja jest zaznaczona, to wydruk dokumentu będzie realizowany w trybie wielopozycyjnym (każdy rozliczany kurs będzie widniał jako osobna pozycja wraz z ilością i ceną). Dodaj do rachunku / faktury załącznik ze szczegółami rozliczenia Jeśli ta opcja jest zaznaczona, to wydruk dokumentu będzie zawierał dodatkową stronę z listą rozliczanych kursów raz z ich nazwami i kwotami rozliczeo. Opcja ta jest niezależna od trybu wielopozycyjnego. Ręcznie definiowane płatności za kursy Opis płatności Określa domyślny tytuł dla płatności definiowanych ręcznie przez użytkownika. Jednostka miary Pole to pozwala wybrad, czy domyślną jednostką miary będzie godzina, czy też sztuka (kurs, moduł, szkolenie). Inne Domyślna stawka VAT dla wystawianych faktur Pozwala określid, która ze stawek ma byd stosowana domyślnie dla wystawianych faktur. 48

49 Przeglądanie płatności niezafiskalizowanych Pozwala określid według jakiej daty mają byd filtrowane niefiskalizowane płatności należności (w module Płatności). Przeglądanie należności Pozwala określid według jakiej daty mają byd filtrowane należności (w module Płatności). Rozliczenia Opis rozliczenia Pozwala zdefiniowad format, w jakim będzie dynamicznie generowany tytuł głównego rozliczenia. Format tego tytułu jest niezależny od ustawieo w szablonach kursów. Opis pozycji Pozwala zdefiniowad format nazwy poszczególnych pozycji danego rozliczenia. W tym miejscu definiujemy domyślną wartośd tytułu, która zostanie przeniesiona do każdego nowo tworzonego szablonu kursu. Wato zatem pamiętad o tym, że po otworzeniu stosownych szablonów kursów, zmiana w samych ustawieniach ma wpływ jedynie na nowo dodawane szablony. Aby zmienid tytuł dla już istniejących pozycji, należy zmodyfikowad odpowiednio szablony kursów. Grafik Godzina od / Godzina do Pola te pozwalają określid zakres godziny pokazywany na grafiku. Liczba podziałów W polu tym określid można, na ile części siatka ma dzielid każdą godzinę. Domyślna wartośd to 4, gdzie każdy podział reprezentuje 15 minut. Szerokośd podziału Określa, jaką szerokośd (w pikselach) ma mied każdy podział godziny. Wysokośd wiersza Określa wysokośd pojedynczego wiersza w grafiku (w pikselach). 49

50 Kolory Pola te pozwalają określid domyślne kolory dla dostępności deklarowanej i tej zdefiniowanej oraz kursów na odpowiednim grafiku. W przypadku pozycji z kursami, grafik wyświetla również dodatkową linię z kolorem zgodnym z ustawieniami w kategoriach. Aby zmienid dany kolor, po prostu wybierz nowy z listy. Pokazuj opisy zajęd na grafiku Jeśli ta opcja jest włączona, to na każdej pozycji z kursem na grafiku wyświetlana jest oprócz nazwy kursu również częśd opisu zdefiniowanego w oknie edycji harmonogramu (pole Opis zajęd). Rodzaje pól ankiet W tym widoku definiowad można skale ocen używane w ankietach dla pytao typu zamkniętego. Dla każdej oceny możemy przypisad określoną wagę procentową (od 0 do 100%), która będzie następnie wykorzystywana w podsumowaniach i raportach. Kliknij Dodaj, aby utworzyd nową skalę. W nowym oknie podaj nazwę dla nowej skali. Klikając + Dodaj możesz dodawad kolejne pola, do każdego podając opis oceny, który będzie wyświetlany w ankiecie oraz wartośd procentową (wagę) tej oceny. Po dodaniu wszystkich ocen kliknij OK. Rodzaje pól ankiet zdefiniowane tutaj można później wykorzystywad przy tworzeniu ankiet dla kursantów, gdzie dla każdego pytania będzie można wybrad określoną skalę oceniania. Fiskalizacja Włącz obsługę drukarki fiskalnej Zaznaczenie tej opcji umożliwia włączenie obsługi drukarki fiskalnej. Po jej uaktywnieniu należy wypełnij dane konfiguracyjne: 50

51 Drukarka wybierz model drukarki fiskalnej, Port wybierz numer portu, do którego podłączona jest drukarka, Rejestruj zmiany kasjerów na drukarce zaznaczenie tej opcji włączy drukowanie raportów przy logowaniu i wylogowaniu użytkownika z programu. Włącz tryb restrykcyjny Zaznaczenie tej opcji powoduje, że możliwośd edycji lub usuwania zafiskalizowanych wcześniej płatności jest zarezerwowana wyłącznie dla Administratora. Ponadto w trybie restrykcyjnym domyślną datą dla płatności gotówkowych będzie data bieżąca. Formaty W tym miejscu można zmienid domyślne maski sprawdzające poprawny format takich danych jak na przykład kod pocztowy lub telefon. Maski wprowadzania mają postad trzech części, oddzielonych średnikiem: częśd pierwsza jest obowiązkowa i za pomocą symboli maski, ciągów znakowych oraz specjalnych znaków takich jak separatory, myślniki, spacje czy nawiasy opisuje format wprowadzanych danych. częśd druga maski jest opcjonalna i określa, czy znaki zawarte w masce mają byd przechowywane w bazie danych (wartośd 0) czy też mają byd jedynie wyświetlane, a w bazie zachowane będą jedynie wprowadzone dane (wartośd 1). trzecia częśd, również opcjonalna, wskazuje pojedynczy znak, który ma byd używany jako wypełniacz, tj. pokazywad miejsce na wprowadzane dane; zwykle w tym celu używane jest podkreślenie (_). Przykładowo maska dla tradycyjnego sposobu zapisywania numerów telefonów będzie wyglądała następująco: (99) ;0;_ 51

52 gdzie cyfry 9 oznaczają opcjonalnie wprowadzoną dowolną cyfrę, cyfry 0 oznaczają obowiązek wprowadzenia cyfry, a pozostałe znaki do średnika wyświetlane są dosłownie. Dodatkowo wszystkie znaki przechowywane będą w bazie danych, a jako wypełniacz użyte będzie podkreślenie. Puste pole wyświetlad się będzie następująco: ( ) - - Poniżej przedstawione są symbole, które używad można przy tworzeniu masek: Symbol Opis 0 obowiązkowa cyfra (od 0 do 9). 9 opcjonalna cyfra (od 0 do 9). # opcjonalnie cyfra, spacja, znak plus lub minus. L obowiązkowa litera.? opcjonalna litera. A a & C obowiązkowa litera lub cyfra. opcjonalna litera lub cyfra. obowiązkowy znak lub spacja. opcjonalnie znak lub spacja.., : ; - / separatory dziesiętne oraz daty i czasu; używane znaki są zależne od ustawieo regionalnych systemu operacyjnego (Microsoft Windows). > zamienia wszystkie kolejne znaki na wielkie litery. < zamienia wszystkie kolejne znaki na małe litery. \ następny znak traktowany jest (wyświetlany) dosłownie, nawet jeżeli jest symbolem maski traktowany jest jak zwykły znak. "" znaki zamknięte w cudzysłów wyświetlane są zawsze dosłownie. 52

53 Panel Internetowy Adres Panelu Internetowego W polu tym należy podad pełną ścieżkę do Panelu Internetowego Paostwa firmy (jeżeli jest wykorzystywany). Czas na aktualizację danych Domyślny czas na wypełnienie przez wykładowców opisów zajęd oraz informacji o frekwencji. Po tym czasie dostęp do edycji tych danych jest zablokowany dla wykładowcy. Odblokowad go można poprzez zmianę tej wartości lub poprzez jednorazowe odblokowanie konkretnej pozycji harmonogramu. Warto pamiętad o tym, że wartośd tu definiowana ma zastosowanie do nowo dodawanych szablonów kursów. Dla już istniejących szablonów zmiana tej opcji w tym miejscu nie ma zastosowania (należy ją zmieniad bezpośrednio w danym szablonie). Sprawdzanie unikalności adresu Przy opcji włączone program nie zezwoli na ponowne dodanie adresu , który został już zarejestrowany w bazie Panelu Internetowego. Przy wybraniu opcji wyłączone dodanie tego samego adresu nawet kilka razy będzie możliwe. W takim przypadku rozróżnienie odbywa się dodatkowo po haśle użytkownika. Sprawdzanie odbywa się na poziomie modułu, tj. istnieją oddzielne bazy użytkowników i haseł dla panelu kursanta, wykładowcy oraz strefy firmy. Dzięki temu istnieje na przykład możliwośd uczestnictwa tej samej osoby w różnych rolach, np. wykładowcy jednego kursu i kursanta na innym. Inne Ustawienia dostępności wykorzystywane są przy ustalaniu harmonogramu dostępności wykładowców i sal. Do każdego wykładowcy czy też sali możemy zdefiniowad listę statycznych terminów określających dostępnośd. Dostępnośd sal W tym miejscu można podad domyślne ustawienia dla dostępności sal. 53

54 Dostępnośd wykładowców W polach tych podajemy domyślne godziny dostępności wykładowców. Wybierz rodzaj komunikatu Opcja ta określa rodzaj domyślnego komunikatu (lub jego brak) przy zamykaniu okien dialogowych przez kliknięcie przycisku Anuluj. Zaznaczenie opcji Czy chcesz zapisad zmiany w tym oknie? spowoduje, że wyświetlany będzie komunikat tej treści z domyślnie zaznaczonym przyciskiem Nie. Przy wybranym komunikacie Czy na pewno chcesz anulowad wprowadzone zmiany? domyślnym poleceniem będzie Tak. Pokazuj okno podglądu wydruku po wystawieniu dokumentu Zaznaczenie tej opcji powoduje, że po każdorazowym wystawieniu określonego dokumentu (rachunek, faktura lub KP) do płatności zostanie wyświetlone okno podglądu wydruku (bez konieczności ręcznego wybierania przycisku Drukuj). Dodatki W tym miejscu umieszczone są opcje ustawieo dodatków przygotowanych dla poszczególnych firm. Pola dodatkowe Oprócz wykorzystywania domyślnie określonych w programie pól, system Itelix ischool pozwala na definiowanie własnego zestawu danych do przechowywania informacji związanych z prowadzonymi szkoleniami. Do zarządzania tzw. polami dodatkowymi służy kolejna karta w oknie Ustawienia. Pola pogrupowane są zgodnie z miejscem ich wykorzystywania (poszczególne zakładki). Dla każdego z pól określamy jego typ, do wyboru są poniższe typy pól. Typ pola Pole tekstowe Pole wyboru Opis Domyślny typ pola, pozwala wprowadzid jeden wiersz tekstu i w tej formie informacja zapamiętywana jest w bazie danych. Pole przechowujące wartośd Tak lub Nie. W programie pole to pojawia się jako tzw. checkbox, przy czym jego zaznaczenie ustawia wartośd Tak, a odznaczenie wartośd Nie. 54

55 Pole daty Pole liczby Pole waluty Pole listy Pole memo Przechowuje informację o dacie. Datę można wpisad ręcznie w formacie rrrr-mm-dd lub wybrad za pomocą kalendarza. Przechowuje wartośd liczbową (całkowitą). Przechowuje wartośd liczbową odpowiednią dla rozliczeo. Wartośd wyświetlana jest zgodnie z ustawieniami regionalnymi dotyczącymi wyświetlania walut. Pozwala wybrad jedną z uprzednio zdefiniowanych wartości z listy rozwijanej. Wartości te definiujemy przy tworzeniu pola w oknie Lista pozycji, podając je w poszczególnych wierszach. Przy zaznaczeniu opcji Możliwośd wpisania własnej wartości, możliwe będzie również podanie innych danych innych niż jedna z pozycji (wpisując je w pole). W przeciwnym przypadku możliwy jest jedynie wybór jednej z pozycji już zdefiniowanych. Pole pozwalające wpisad długi tekst, składający się z wielu wierszy. Do wprowadzania tekstu służy pole tekstowe składające się z kilku wierszy, w przeciwieostwie do jednej linii typowego pola tekstowego. Podczas tworzenia pól dodatkowych musimy podad następujące informacje: Nazwa pola nazwa, pod jaką pole będzie widoczne w systemie. Możliwe jest dodawanie do pól dodatkowych nagłówków, które definiuje się razem z nazwą pola oddzielając go znakami " ", np. "Nagłówek 1 Nagłówek 2 Nazwa pola"; zdefiniowad można do dwóch nagłówków w jednym polu). Typ pola rodzaj pola określający typ przechowywanych danych i sposób wprowadzania wartości. Nazwa systemowa nazwa kolumny, w której przechowywane będą dane. Nazwa systemowa używana jest również przy tworzeniu szablonów wiadomości i raportów. Nazwa systemowa nie powinna zawierad spacji i znaków specjalnych. Ponadto w przypadku pól tekstowych oraz pól listy należy określid maksymalną długośd ciągu znaków (domyślnie jest to 50 znaków). W przypadku listy określa to długośd każdej z pozycji listy. Dla zaawansowanych zastosowao możliwe jest również wprowadzenie maski tekstu, która wymusi wprowadzenie informacji w określonej postaci. 55

56 Utworzone pola dodatkowe pojawiają się w odpowiednich oknach programu, zwykle na karcie Informacje (czyli np. dla pola w kategorii wykładowcy, pola te będą dostępne w oknie Informacje o wykładowcy, karta Informacje. Dla pól z kategorii powiązanych z Panelem Internetowym istnieje również możliwośd ustawienia określenia m.in. ich widoczności w panelu oraz czy mają byd one obowiązkowe. Ustawieo tych dokonujemy w module Słowniki» Panel Internetowy» Pola Panelu Internetowego. 56

57 Szkolenia Kursy Karta Dane kursu Nazwa kursu Nazwa kursu utworzona podczas jego uruchomienia (automatycznie lub podana ręcznie). Kliknięcie pozwala na dostęp do opcji kursu (tak jak przycisk poniżej). Opcje kursu Rozwija menu z poleceniami dotyczącymi kursu oraz wyświetla listę załączników dodanych do kursu (jeżeli jakieś istnieją). Opcje kursu polecenia: Edytuj dane kursu Otwiera okno dialogowe Dane kursu. Edytuj harmonogram zajęd Otwiera okno Harmonogram zajęd. Kreator harmonogramu* Otwiera okno Harmonogram zajęd (kreator) pozwalające szybko dodad wiele pozycji harmonogramu wg wzorca. Opisy zajęd w Panelu Internetowym Otwiera okno edycji Opisy zajęd w Panelu internetowym, gdzie można przeglądad i edytowad poszczególne wpisy opisów zajęd. Aby opcja ta była aktywna, w katalogu programu musi byd obecny plik export.inc. * Kreator harmonogramu można również uruchomid w oknie edycji harmonogramu. Wybierz grupę W przypadku kursów połączonych pozwala szybko przełączyd się na inny powiązany kurs. 57

58 Dni i godziny zajęd Wyświetla skrócony zapis terminów cotygodniowych zajęd (wzorzec zdefiniowany w opcjach kursu). Przycisk po prawej stronie pozwala wydrukowad kalendarz dla tego kursu. Miejsce zajęd Wyświetla opis sali (głównej), w których odbywają się zajęcia. Kliknięcie umożliwia rozwinięcie listy sal przypisanych do tego kursu. Wykładowca Wyświetla imię i nazwisko wykładowcy głównego dla tego kursu. Kliknięcie rozwija menu wszystkich wykładowców kursu. Wybranie pozycji wyświetla okno Dane wykładowcy z modułu wykładowców. Pobrane materiały Podręcznik Wyświetla materiały przypisane do tego kursu. Liczba kursantów: Podaje łączną liczbę kursantów zapisanych na kurs lub grupę kursów. Liczba godzin / grup Podaje liczbę godzin kursu (zdefiniowaną w danych kursu lub na podstawie harmonogramu). Pole grupa pokazuje liczbę grup w danym kursie; grupą są kursy zadeklarowane jako kursy połączone. Kliknięcie rozwija menu z pozycjami będącymi każdą z grup. Kliknięcie danej pozycji otwiera okno Dane kursu dla tego kursu. Cena kursu Dla kursów firmowych wyświetla stawki zdefiniowane przy zapisie, dla pozostałych ceny zdefiniowane dla tego kursu. Zobacz: ceny i stawki. Zastępstwa Lista pozycji harmonogramów, które zostały oznaczone jako zastępstwa. Dwukrotne kliknięcie danej pozycji otworzy okno jej właściwości (pozycja harmonogramu zajęd). 58

59 Wynagrodzenie wykładowców Lista rozliczeo z wykładowcami. Dwukrotne kliknięcie danej pozycji otworzy okno jej właściwości (Dane rozliczenia). Terminy odwołania zajęd Lista pozycji harmonogramy oznaczonych jako zajęcia odwołane. Dwukrotne kliknięcie danej pozycji otworzy okno jej właściwości (pozycja harmonogramu zajęd). Karta Lista kursów Domyślne pola: data kursu, numer kursu, nazwa kursu, nazwa kursu grupującego, dni zajęd, zajęd w tygodniu, dni i godziny zajęd, liczba godzin kursu, od dnia, do dnia, data uruchomienia, status kursu, szablon. Dodaj (przycisk) Otwiera okno Wybierz szablon kursu z listą szablonów; po wybraniu szablonu tworzony jest nowy kurs na jego podstawie. Edytuj (przycisk) Rozwija menu poleceo opcji kursów. Patrz: karta Dane kursu Opcje kursu Usuo Oznacza wybrany kurs jako usunięty. Rekord ten będzie niewidoczny dla użytkowników, dla Administratora będzie oznaczony czerwonym tłem. Przy zaznaczeniu usuniętego rekordu przycisk ten stanie się przyciskiem Przywród, który cofa usunięcie. Drukuj Drukuje raport Lista kursów Drukuj : pozwala wydrukowad dodatkowe raporty: Drukuj raport z listy kursów: drukuje Raport kursów, zawierający aktualnie wyświetlaną listę kursów (z podziałem na kursy zgrupowane), 59

60 numer kursu, dni i godziny zajęd, liczbę uczestników oraz liczbę uczestników, którzy już kurs opłacili. Drukuj raport z listy kursów - podsumowanie: drukuje Raport kursów podsumowanie szczegółowe; raport zawiera listę kursów (grup kursów) z informacjami o liczbie uczestników, z podziałem na kursantów aktywnych, zawieszonych oraz tych, którzy kurs już opłacili. Raport podzielony jest na sezony, z podsumowaniem każdego sezonu. Drukuj kalendarz kursów: drukuje kalendarz z harmonogramem zajęd, z zaznaczonymi dniami zajęd oraz podstawowymi informacjami o kursie. Drukuj podsumowanie dla wykładowców: drukuje raport Informacje o kursie dla wykładowcy, zawierający informacje o umowie, podstawowe dane kursu (nazwa, numer, dni i godziny, liczba godzin, czas trwania) oraz klasyfikacje kursu. Drukuj listę rekordów: drukuje listę aktualnie wyświetlaną tabelę. Operacje Pod tym przyciskiem znajdują się dodatkowe polecenia, które można wywoład dla aktualnie wyświetlonej listy kursów (z uwzględnieniem filtrów). Karta Szukaj kursantów Pozwala wyszukad kursy, w których uczestniczą kursanci. Wyszukiwad można na podstawie szeregu informacji, które wpisujemy w odpowiednie pola. Wyniki pojawiają się po kliknięciu przycisku Szukaj kursantów w tabeli po prawej stronie. Dwukrotne kliknięcie kursu w tej tabeli wybiera ten kurs jako aktywny i przenosi widok na kartę Dane kursu. Panel kursantów Panel ten pozwala przeglądad dane i zarządzad kursantami zapisanymi na kurs aktualnie wybrany na liście kursów. Widok podzielony jest na karty, wg statusu kursanta. Własne statusy można zdefiniowad w odpowiednim szablonie na podstawie stanu pól aktywny i zawieszony w danych zapisu kursanta. 60

61 Zapisz kursanta Otwiera w dodatkowym oknie moduł kursanci. Wybranie pozycji i kliknięcie Wybierz zapisze danego kursanta do aktualnie zaznaczonego kursu. Zapisz kursanta : Rozwija menu dodatkowych możliwości zapisywania kursantów: Dodaj i zapisz nowego kursanta Otwiera okno Dodaj nowego kursanta, a po wpisaniu danych zapisuje go na kurs. Wybierz z bazy zgłoszeo Otwiera listę zawierającą osoby, które nadesłały zgłoszenia przez internet. Po wybraniu dodaje nowego kursanta wg danych ze zgłoszenia i zapisuje go na kurs. Wybierz z zainteresowao Otwiera listę zawierającą osoby, które były zainteresowane kursami. Po wybraniu dodaje nowego kursanta wg danych ze zgłoszenia i zapisuje go na kurs. Zapisz na kolejny kurs Umożliwia zapisanie kursanta na kolejny kurs w ramach grupy kursów powiązanych. Przenieś na inny kurs Otwiera okno wyboru kursu. Po wybraniu kursu i potwierdzeniu przenosi zaznaczonego kursanta na ten kurs. Podczas przenoszenia kursanta zapis jest zawieszony, z odpowiednią adnotacją w polu powód rezygnacji. Następnie kursant zapisywany jest do nowego kursu, do którego zależnie od ustawieo w szablonie mogą zostad przeniesione powiązane z tym zapisem płatności, umowy oraz skopiowane zostają ceny. Zawieś zapis Ustawia status dla zaznaczonego kursanta na Zapis zawieszony. Kursanci z takim statusem nie są widoczni w karcie Zapisy aktywne, zostają przeniesieni do karty Zapisy zawieszone. Aby cofnąd zawieszenie należy 61

62 otworzyd dane zapisu kursanta i ręcznie zmienid status na aktywny. Statusy można definiowad samodzielnie w odpowiednim słowniku. Edytuj Otwiera okno Zapis kursanta Usuo Usuwa zaznaczonego kursanta z listy zapisów na ten kurs. Wyślij wiadomośd Otwiera okno nowej wiadomości, jako adresatów dodając uczestników kursu. Drukuj Drukuje listę kursantów Drukuj : Drukuj listę kursantów... z telefonami i adresami dodaje do wydruku informacje kontaktowe... z polem na uwagi: dodaje do wydruku pole Uwagi. z danymi kursu, telefonami i adresami dodaje do wydruku dane kontaktowe oraz dane kursu. Drukuj listę rekordów Drukuje listę kursantów zapisanych na ten kurs w formie tabeli Dane kursu (okno) Informacje o kursie Nazwa kursu Pole nazwy kursu wypełniane jest zwykle automatycznie, o ile w szablonie nie jest zaznaczona opcja Możliwośd edycji nazwy kursu.* Wybierz szablon kursu Pozwala zmienid szablon kursu, wyświetla listę szablonów. Wybranie nowego szablonu może spowodowad wpisanie dodatkowych danych do opcji kursu oraz 62

63 spowodowad koniecznośd zmiany niektórych opcji. Niektóre opcje szablonu, które zostały już zdefiniowane przy tworzeniu tego kursu mogą wymagad ręcznej aktualizacji. * * Zobacz: Dynamiczne formaty nazwy i numeracji, Szablony kursów Sezon Pozwala określid sezon kursu. Zobacz: Praca z programem: klasyfikacje kursów. Data kursu i nr kursu Pola automatycznie wypełniane w przypadku większości kursów. Daty te mogą byd wypełnione automatycznie na podstawie harmonogramu lub też określane ręcznie w tym oknie, zależnie od ustawieo w szablonie kursu. Ręczne zmiany nie są rekomendowane (z wyjątkiem szczególnych przypadków), gdyż mogą spowodowad niekonsekwencje w numeracji kursów. Tylko administrator może dowolnie zmieniad numerację oraz usuwad wpisy. Typowy użytkownik może jedynie usunąd ostatni kurs. Dni i godziny zajęd Wyświetla wzorzec terminów zajęd w trakcie tygodnia, dla poszczególnych dni. Jeżeli szablon kursu dopuszcza różne godziny zajęd w różne dni tygodnia, godziny deklarujemy oddzielnie dla każdego dnia. Pola Opis zajęd oraz Koniec zajęd generowane są automatycznie na podstawie ustawieo innych pól. Liczba godzin kursu, data rozpoczęcia, data zakooczenia Pole te określają główne parametry związane z tworzeniem harmonogramu kursu. Zależnie od ustawieo szablonu i przyjętej strategii planowania kursu, niektóre z tych pól nie będą podlegad edycji. Przyciskiem po prawej stronie można pobrad odpowiednie wartości z harmonogramu. Program sprawdza, czy wartości są spójne i w razie potrzeby przy uruchomieniu kursu będzie informował o rozbieżnościach. Powiąż z inną grupą Jeżeli szablon kursu dopuszcza kursy powiązane, wyświetlony będzie tu kurs główny danej grupy. Przyciskiem Wybierz możemy otworzyd listę kursów, aby wybrad kurs główny. 63

64 Wspólna nazwa W polu tym jest wyświetlana (lub tu możemy podad) wspólną nazwę dla grupy kursów powiązanych ze sobą. Kurs widoczny na liście kursów Odznaczenie tej opcji spowoduje, że kurs nie będzie widoczny na liście kursów. Opcja ta dostępna jest jedynie dla kursów powiązanych i co najmniej jeden kurs z powiązanej grupy musi byd zawsze widoczny. Rodzaj kursu, kategoria, poziom zaawansowania, rodzaj modułu, rodzaj grupy W polach tych możemy określid klasyfikacje dla kursu, pod warunkiem, że w szablonie zaznaczone jest pole Możliwośd zmiany klasyfikacji kursu. Domyślnie w polach tych ustawiane są dane zdefiniowane w szablonie. Pola te umożliwiają przeszukiwanie i filtrowanie kursów, Kategorie pomagają również dobierad w programie odpowiednich wykładowców i ich stawki. Zobacz: Praca z programem: klasyfikacje kursów. Liczba osób w grupie Pola definiują minimalną i maksymalną liczbę osób dla tego kursu i są uwzględniane przy zapisywaniu nowych osób oraz układaniu grafiku sal. Karta Firma Wyświetlana tylko przy kursach firmowych (przypisanych do firmy). Ustawienia tej karty pozwalają wybrad firmę, która jest przypisana do kursu, oraz płatnika. Karta Uwagi Pole na notatki dotyczące kursu. Sala, wykładowca i inne Wykładowca (główny) Lista wyboru głównego wykładowcy dla kursu. Jeżeli jest zdefiniowany tylko jeden, automatycznie jest on domyślnym. Przycisk otwiera listę wyboru wykładowców. 64

65 Opis wykładowcy Opis wykładowcy (możliwy do zdefiniowania inaczej niż Imię Nazwisko). Przycisk pozwala utworzyd domyślny na podstawie pola powyżej. Pobrane materiały Lista materiałów pobranych w związku z kursem Podręcznik Pozwala wybrad podręcznik wykorzystywany na kursie. Listę podręczników definiujemy w słowniku Rodzaje podręczników. Tabela wykładowcy W tabeli tej wyświetlona jest lista wszystkich wykładowców przypisanych do tego kursu. Dwukrotne kliknięcie na danej pozycji otwiera dla niej okno Informacje o wykładowcy. Dodaj: otwiera okno Informacje o wykładowcy w celu dodania nowego wykładowcy do kursu. Edytuj: otwiera okno Informacje o wykładowcy dla aktualnie wybranej pozycji. Usuo: usuwa wybranego wykładowcę z bieżącego kursu. Opcje kursu Pozwalają określid parametry takie jak długośd godziny lekcyjnej, pracy wykładowcy i wykorzystania sali. Opcje te wykorzystywane są przy przeliczaniu rzeczywistego czasu na jednostki używane przy kursach. Domyślna ankieta Pozwala wybrad domyślną ankietę do wypełnienia przez uczestników kursu. Oddział firmy Pozwala wybrad oddział, który organizuje kurs. Nazwa sali (główna) Lista wyboru głównej sali dla kursu. Jeżeli jest zdefiniowana tylko jedna sala, automatycznie jest on domyślna. Przycisk otwiera listę wyboru sali. Opis sali Opisowa nazwa sali. Przycisk pozwala utworzyd domyślny opis na podstawie opisu sali wybranej powyżej. 65

66 Ceny W karcie tej określamy ceny przypisane dla kursu, zarówno za zajęcia (ceny kursu) jak i materiały dla kursantów (materiały). Ceny możemy określid zarówno jako stałą stawkę, jak i stawkę wyliczaną na podstawie godzin w harmonogramie. Dodaj Otwiera okno Ceny kursu, w celu dodania nowej pozycji. Edytuj Otwiera okno Ceny kursu dla aktualnie wybranej pozycji. Usuo Usuwa z listy aktualnie zaznaczoną pozycję. Domyślna Przełącza ustawienie domyślności ceny dla aktualnie zaznaczonej pozycji. Pozycje domyślne będą domyślnie włączone przy rozliczaniu firm i kursantów. Na liście zaznaczone są wytłuszczonym krojem pisma. Ceny kursów (okno) Nazwa, Symbol, Opis Pola opisowe dla danej pozycji. Rodzaj ceny Określa sposób rozliczania na podstawie tej ceny, czy jest to stawka za cały kurs, czy też za godzinę kursu. Cena całkowita Pole na wartośd stawki. Parametry cen Odpowiednie ustawienia tych pól pomagają wybrad odpowiednie ceny w zależności od typu płatnika i informacji o nim. Grupa Pozwala przypisad cenę do danej grupy cen. Grupy cen to pozycje od A do Z. Pozycje należące do tej samej grupy wykluczają się, tj. jeżeli 66

67 zdefiniowaliśmy dwie ceny należące do grupy A, wybranie jednej z nich automatycznie spowoduje odznaczenie drugiej. Przeznaczenie Określa czy cena ma zastosowanie w przypadku klientów indywidualnych, czy płatników firmowych. Grupa rabatowa W przypadku przypisania kursanta lub firmy do określonej grupy rabatowej, wybierane będą w pierwszym rzędzie ceny dla tej grupy. Rodzaj stawki Pozwala przypisad cenę do jednego z rodzajów stawek. Płatności firmy Karta ta pojawia się w przypadku kursów firmowych, przy zaznaczeniu w szablonie opcji Zarządzanie płatnościami firmy. W przypadku kursantów ta sama karta zawarta jest w Danych kursanta. Zobacz: Finanse Umowy Karta ta występuje w przypadku zaznaczenie w szablonie opcji Zarządzanie kursami w zapisie kursanta. W oknie tym można dodawad oraz przeglądad już podpisane umowy z kursantem lub firmą. Umowy tworzone są na podstawie szablonów umów. Ankiety Karta pozwala uruchamiad ankiety dla kursantów. Ankiety takie kursanci mogą wypełniad samodzielnie, za pośrednictwem Panelu Internetowego. Ankiety tworzone są na podstawie szablonów ankiet oraz pytao do ankiet. Projekty szkoleo Na tej zakładce wyświetlone są projekty dla danego kursu. Projekty szkoleo dostępne są tylko wtedy kiedy w szablonie danego kursu zaznaczona jest opcja 67

68 Możliwośd wypełniania projektów szkoleo. Każdy projekt szkolenia przypisany jest do określonego wykładowcy i to on jest odpowiedzialny za jego wypełnienie. Każdy wpis w tym module składa się z danych podstawowych oraz listy okresów (domyślnie są to poszczególne miesiące) wraz z określonymi polami. Zakres tych pól można dowolnie modyfikowad w module pól dodatkowych karty Projekty szkoleo oraz Projekty szkoleo (program). Aby dodad nowe zlecenie wypełnienie projektu, należy wybrad przycisk Dodaj. W oknie definiowania szczegółów należy wybrad miesiąc początkowy i koocowy oraz wykładowcę, który dany projekt ma przygotowad. Opcjonalnie możemy zdefiniowad pracownika biura, który będzie odpowiedzialny za zatwierdzenie już wypełnionego projektu (po jego wypełnieniu w Panelu Internetowym przez wykładowcę wygenerowane zostaną odpowiednie zadania w systemie informujące osobę dodająca i zatwierdzającą o fakcie wypełnienia projektu). Na zakładce Informacje (o ile zostały zdefiniowane pola dodatkowe) odnajdziemy wszystkie zdefiniowane pola dotyczące całego projektu, a z kolei na zakładce Program szkolenia wyświetlona będzie lista wszystkich miesięcy danego projektu. W trakcie definiowania nowego zalecenia ta lista jest pusta. Wpisy w niej pojawią się po dodaniu takiego projektu (będzie to lista rozpisanych miesięcy pomiędzy miesiącem początkowym a koocowym). Po dodaniu zlecenia lista programu nie jest już przez program modyfikowana. Możemy ją zatem modyfikowad wedle uznania, pamiętając jednak, że jakiekolwiek skrócenie bądź też wydłużenie okresu obowiązywania projektu nie będzie miało już wpływu na listę zaprogramowanych pozycji. W trakcie wypełniania danych w Panelu Internetowym system może niektóre z pól wypełniad automatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym celu wystarczy podczas definiowania pól dodatkowych wpisad określony kody pól w polu z nazwą systemową. Dostępne kody zostały przedstawione w poniższej tabeli. Kod cel_kursu poziom_zaawansowania Opis Cel kursu zdefiniowany w danych kursu. Pole to może byd również wypełniane przez wykładowcę w Panelu Internetowym. Wyjściowy poziom zaawansowania zdefiniowany w klasyfikacji kursu. Pole to może byd również wypełniane 68

69 liczba_godzin godzina_lekcyjna podrecznik przez wykładowcę w Panelu Internetowym. Całkowita liczba godzin, zdefiniowania w szczegółach kursu. Liczba minut w ramach jednej godziny lekcyjnej. Nazwa podręcznika przypisanego do kursu. Pole to może byd również wypełniane przez wykładowcę w Panelu Internetowym. Aby zatwierdzid projekt należy w oknie edycji zaznaczyd opcję Zatwierdzony projekt szkolenia. Dopiero po zatwierdzeniu projektu staje się on dostępny do pobrania w formie pliku PDF dla kursantów i firm w Panelu Internetowym. Wykładowca może taki plik pobrad po wypełnieniu takiego projektu. Aby dodad zlecenia wypełnienia projektów szkoleo dla więcej niż jednego kursu na raz, wystarczy na liście kursów wybrad przycisk Operacje a następnie opcję Utwórz zlecenia wypełnienie projektów szkoleo. Wybranie tej pozycji otworzy okno zlecania projektów dla wszystkich wyświetlonych kursów z aktywną opcją wypełniania projektów szkoleo. Na tej liście można odznaczyd te kursy, dla których nie chcemy dokonywad zlecenia. Możemy również zdefiniowad miesiąc początkowy, koocowy oraz osobę zatwierdzającą. Jeśli chcemy zmienid te wartości dla wszystkich wyświetlonych pozycji, możemy skorzystad z list dostępnych w dolnej części listy, pod danymi kolumnami. W momencie kiedy wybór jest już dokonany wybieramy przycisk OK. Raporty semestralne Na tej zakładce wyświetlone są raporty semestralne dla danego kursu. Są one dostępne tylko wtedy kiedy w szablonie danego kursu zaznaczona jest opcja Możliwośd wypełniania raportów semestralnych. Każdy taki raport przypisany jest do określonego wykładowcy i to on jest odpowiedzialny za jego wypełnienie. Każdy wpis w tym module składa się z danych podstawowych oraz listy kursantów wraz z określonymi polami. Zakres tych pól można dowolnie modyfikowad w module pól dodatkowych karty Raporty semestralne oraz Raporty semestralne (kursanci). Raporty semestralne różnią się od projektów szkoleo tym, że są generowane oddzielne dla każdego z kursantów. 69

70 Aby dodad nowe zlecenie wypełnienie raportu semestralnego, należy wybrad przycisk Dodaj. W oknie definiowania szczegółów należy wybrad miesiąc początkowy i koocowy oraz wykładowcę, który dany raport ma przygotowad. Opcjonalnie możemy zdefiniowad pracownika biura, który będzie odpowiedzialny za zatwierdzenie już wypełnionego raportu (po jego wypełnieniu w Panelu Internetowym przez wykładowcę wygenerowane zostaną odpowiednie zadania w systemie informujące osobę dodająca i zatwierdzającą o fakcie wypełnienia raportu). Na zakładce Informacje (o ile zostały zdefiniowane pola dodatkowe) odnajdziemy wszystkie zdefiniowane pola dotyczące całego raportu, a z kolei na zakładce Kursanci wyświetlona będzie lista wszystkich aktywnych kursantów. Tą listę możemy dowolnie modyfikowad, dodając lub usuwając z niej uczestników. W trakcie wypełniania danych w Panelu Internetowym system może niektóre z pól wypełniad automatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym celu wystarczy podczas definiowania pól dodatkowych wpisad określony kody pól w polu z nazwą systemową. Dostępne kody zostały przedstawione w poniższej tabeli. Kod liczba_zajec podrecznik frekwencja ocena Opis Liczba przeprowadzonych zajęd w zadanym okresie dla danego kursanta uwzględniająca rezygnację lub późniejszy zapis. Nazwa podręcznika przypisanego do kursu. Pole to może byd również wypełniane przez wykładowcę w Panelu Internetowym. Średnia frekwencja danego kursanta w zadanym okresie uwzględniająca rezygnację lub późniejszy zapis. Średnia z ocen danego kursanta. Do tej średniej zaliczane są tylko te oceny, które w ustawieniach mają włączoną opcję uwzględniania w raporcie semestralnym (Słowniki» Szkolenia i kursy» Rodzaje ocen). Aby zatwierdzid dany raport należy w oknie edycji zaznaczyd opcję Raport zatwierdzony. Dopiero po jego zatwierdzeniu staje się on dostępny do pobrania w formie pliku PDF dla kursantów i firm w Panelu Internetowym. Dany kursant może pobrad raport tylko dla siebie, natomiast firma ma wgląd do raportów wszystkich 70

71 kursantów. Wykładowca może taki plik pobrad po wypełnieniu takiego raportu osobno dla każdego uczestnika. Aby dodad zlecenia wypełnienia raportów semestralnych dla więcej niż jednego kursu na raz, wystarczy na liście kursów wybrad przycisk Operacje a następnie opcję Utwórz zlecenia wypełnienie projektów szkoleo. Wybranie tej pozycji otworzy okno zlecania projektów dla wszystkich wyświetlonych kursów z aktywną opcją wypełniania raportów semestralnych. Na tej liście można odznaczyd te kursy, dla których nie chcemy dokonywad zlecenia. Możemy również zdefiniowad miesiąc początkowy, koocowy oraz osobę zatwierdzającą. Jeśli chcemy zmienid te wartości dla wszystkich wyświetlonych pozycji, możemy skorzystad z list dostępnych w dolnej części listy, pod danymi kolumnami. W momencie kiedy wybór jest już dokonany wybieramy przycisk OK. Załączniki Karta ta pozwala zarządzad (dodawad, przeglądad, usuwad) plikami dołączonymi do kursu. Pliki te podobnie jak inne dane przechowywane są w centralnej bazie danych, dzięki czemu dostęp do nich mogą mied użytkownicy korzystający z innego komputera. W przypadku korzystania z tej funkcji zalecamy włączenie usługi Filestream dla bazy danych SQL Server (patrz Instalacja wielostanowiskowa), aby zapewnid wydajnośd systemu. W przeciwnym wypadku pliki zapisywane będą bezpośrednio w bazie danych, co przy dużej liczbie i objętości załączników może szybko spowodowad odczuwalny spadek wydajności systemu. Harmonogram zajęd Tabela ta umożliwia wybór wielu pozycji, poprzez zaznaczenie pól wyboru po lewej stronie wiersza. Na zaznaczonych pozycjach można wykonywad hurtowo edytowad wykładowcę i salę, używając do tego celu przycisku Operacje. Możliwe jest hurtowe dodanie, usunięcie lub hurtowa zmiana sali, wykładowcy czy rodzaju stawki. Zobacz dokładny opis funkcjonowania modułu w rozdziale Uruchamianie kursu i definiowanie harmonogramu. 71

72 Pod listą kursów wyświetlane są dodatkowe informacje na temat wybranej pozycji harmonogramu: termin zajęd, informacje o zajęciach (dodawane przez Panel Internetowy) oraz uwagi (wprowadzone w oknie pozycji harmonogramu). Dodatkowo obok przycisków wyświetlane jest podsumowanie aktualnie wyświetlonych pozycji harmonogramu: łączny czas zajęd oraz liczba odwołanych godzin. Harmonogram zajęd (kreator) Opis funkcjonowania tego okna znajduje się w rozdziale: Uruchamianie kursu i definiowanie harmonogramu Propozycje dodatkowych zajęd W module tym można przeglądad i akceptowad propozycje dodatkowych zajęd, które wykładowcy mogą dodawad za pomocą Panelu Internetowego. Akceptacja propozycji zajęd odbywa się poprzez dodanie pozycji harmonogramu (przycisk Dodaj pozycję harmonogramu). Odpowiednie dane zostaną podpowiedziane na podstawie kursu, z którym powiązane są dodatkowe zajęcia. Szczegóły dotyczące kursu podejrzed można klikając przycisk Dane kursu. Oczywiście w trakcie dodawania pozycji harmonogramu dla dodatkowych zajęd można zmienid jej szczegóły, takie jak termin czy sala. Odrzucenie proponowanego terminu odbywa się przez usunięcie rekordu (przycisk Usuo). Dane zostaną uaktualnione w Panelu Internetowym przy najbliższej synchronizacji. Proces akceptacji nowych terminów można zautomatyzowad. Wystarczy w szablonach kursów zaznaczyd opcję Automatyczne dodawanie nowych terminów zajęd. Dzięki temu wszystkie kursy, które w swoim szablonie mają zaznaczoną tą opcję, będą automatycznie dodawad propozycje nowych terminów do harmonogramu. Niemniej, mimo aktywnej tej opcji warto sprawdzad listę pozycji w tym module z dwóch powodów: 1. Cześd kursów może mied nieaktywną opcję automatycznego dodawania zajęd, 72

73 2. Nie zawsze system będzie mógł dopisad nowy termin (np. sala może nie byd dostępna w zadanym czasie lub wykładowca podał nieprawidłową datę zajęd). W takim przypadku wykładowca może sprawdzid w Panelu Internetowym, dlaczego dana pozycja nie mogła zostad dodana a w module Propozycji dodatkowych zajęd dana pozycja wyświetlona będzie na czerwono ze stosowną adnotacją. Propozycje odwołanych zajęd W module tym można przeglądad i akceptowad propozycje odwołanych zajęd, które wykładowcy mogą określad za pomocą Panelu Internetowego. Dopiero po zatwierdzeniu takiej propozycji, dany termin zajęd zostaje oznaczony jako odwołany. Jeśli kurs jest zdefiniowany jako kurs o stałej liczbie godzin, to dopiero po zatwierdzeniu odwołania zajęd, wykładowca będzie mógł dodad nowy termin zajęd. Proces akceptacji odwołanych terminów można zautomatyzowad. Wystarczy w szablonach kursów zaznaczyd opcję Automatyczne oznaczanie odwołanych zajęd. Dzięki temu wszystkie kursy, które w swoim szablonie mają zaznaczoną tą opcję, będą automatycznie akceptowad propozycje odwołanych terminów. Niemniej, mimo aktywnej tej opcji warto sprawdzad listę pozycji w tym module, ponieważ cześd kursów może mied tę opcję ustawioną jako nieaktywną. Odwoływanie zajęd Wybranie modułu Odwoływanie zajęd (z menu lub sekcji Szkolenia) umożliwia równoczesne odwołanie wielu terminów szkoleo, np. w przypadku nieobecności wykładowcy czy niedostępności danej sali. Wybranie tego polecenia z menu programu lub panelu szybkiego dostępu nie otwiera karty typowej dla innych modułów, lecz okno dialogowe. W oknie tym można wybrad zakres czasowy, w jakim mają zostad odwołane zajęcia. Można także określid, że odwołane zostaną jedynie zajęcia dla określonych wykładowców i sal. W tym celu należy zaznaczyd opcję Wybrani wykładowcy lub Wybrane sale a następnie kliknąd przycisk Wybierz. Spowoduje to otwarcie listy sal lub wykładowców. Z listy tej wybrad można więcej niż jedną pozycję, zaznaczając 73

74 kolejne wiersze lewym przyciskiem myszki równocześnie trzymając wciśnięty klawisz Ctrl. Nasz wybór potwierdzamy kliknięciem przycisku Wybierz, co spowoduje wpisanie listy wybranych pozycji do okna odwoływania zajęd. Wybrane warunki sumują się, tj. wyszukane zostaną tylko te zajęcia, które spełniają warunki dotyczące zarówno daty, wykładowcy, jak i sal. Kliknięcie przycisku Pokaż listę zajęd do odwołania wybierze odpowiadające warunkom elementy i wyświetli je w karcie Lista zajęd do odwołania, na którą automatycznie przełączy się widok. Na liście tej domyślnie zaznaczone są wszystkie wyszukane pozycje, klikając z wciśniętym klawiszem Ctrl można odznaczad/zaznaczad poszczególne pozycje. Wybór potwierdzamy kliknięciem przycisku Odwołaj zaznaczone zajęcia. Pojawi się komunikat, proszący o potwierdzenie naszej decyzji, a następnie program zapyta się, czy chcemy dodad nowe terminy zajęd na koocu harmonogramu. Jeżeli zgodzimy się, program będzie starał się znaleźd wolne terminy wg wzorca zdefiniowanego w danych kursu. Zauważ, że w przypadku kursów z ustaloną datą zakooczenia i braku wolnych terminów, program nie będzie w stanie automatycznie dodad nowych terminów. W takim przypadku należy później ręcznie zmienid parametry kursu lub jego harmonogram. Jeżeli w szablonie kursu zaznaczono opcję automatycznego powiadamiania o odwołanych zajęciach, w tym momencie zostanie uruchomione automatyczne wysyłanie wiadomości dla wszystkich kursantów, których dotyczą zmiany, a którzy posiadają w swoich danych wypełnione pole adres . 74

75 Finanse Rozliczanie klientów Moduł ten służy do zarządzania rozliczeniami z klientami zarówno firmami, jak i klientami indywidualnymi. W tabeli wyświetlane są wszystkie rekordy, dla których możliwe jest wyliczenie należności (niezerowe stawki, zdefiniowane harmonogramy etc). Oddzielny rekord tworzony jest dla każdego płatnika i dla każdego zestawu stawek. Oznacza to, że w przypadku kursów dla klientów indywidualnych (każdy z nich jest płatnikiem), program utworzy jeden rekord dla każdego kursanta. W przypadku kursu firmowego, gdzie zwykle firma płaci za cały kurs, utworzony zostanie jeden wpis. Oczywiście, jeżeli dany kurs jest powiązany z dwoma płatnikami, utworzone zostaną dwa wpisy. Suma do rozliczenia zostanie rozdzielona według proporcji czasu zajęd kursantów płatnika do łącznego czasu zajęd. Tabela rozliczeo klientów Nazwa: Nazwa kursu, którego dotyczy rozliczenie. Fiskalizacja: rodzaj dokumentu preferowany przez klienta (ustawiany w danych kursanta lub danych firmy). Kwota (do zapłaty): łączna kwota rozliczeo; aby rozliczyd danego płatnika pole to nie może byd puste. Razem (godziny): liczba godzin kursu lub kursów do rozliczenia. Wykorzystane: liczba godzin faktycznie wykorzystanych (po uwzględnieniu np. odwołanych zajęd. Stawka: stawka godzinowa opłaty za kurs; jeżeli pole jest czyste, oznacza to, że kurs rozliczany jest wyłącznie wg stawki za całośd kursu. Rodzaj stawki (klient): rodzaj stawki, definiowany w słowniku i ustawiony w danych klienta (np. z rabatem). 75

76 Razem (płatności): łączna suma zdefiniowanych płatności. Podsumowanie tej kolumny widoczne jest na spodzie tabeli. Należnośd: łączna należnośd za kursy w danym okresie. Podsumowanie tej kolumny widoczne jest na spodzie tabeli. Rozliczanie klientów Zaznacz na liście klientów, których chcesz rozliczyd i kliknij przycisk Rozlicz. Otworzy się okno Podsumowanie płatności. W oknie tym wyświetlona jest lista rozliczanych płatników. Pod listą znajdują się pola listy, pozwalające szybko zmienid wartośd pięciu ostatnich kolumn dla całej listy (Rachunek/Faktura, Forma płatności, Zapłacono, Data dodania i Termin płatności). Możliwe jest także usunięcie aktualnie podświetlonej pozycji przyciskiem Usuo. Zatwierdzenie przyciskiem OK rozliczy wszystkich płatników. Płatności W module tym zawarte są wszystkie płatności, tj. zaplanowane i zatwierdzone rozliczenia należności klientów. Tabela płatności Dodaj Pozwala dodad płatnośd dla kursanta lub firmy aktualnie zaznaczonych w odpowiednim module. Otwiera okno Szczegóły płatności w celu dodania nowego wpisu. Edytuj Otwiera okno Szczegóły płatności w celu edycji aktualnie zaznaczonego rekordu. Drukuj Rozwija menu dostępnych w tym module raportów: Drukuj dokument: drukuje, zależnie od ustawieo, fakturę lub rachunek do zaznaczonej płatności. Drukuj KP: drukuje dokument KP do płatności. 76

77 Blankiety wpłat: drukuje dane płatności na blankiecie wpłat Blankiety wpłat (z tłem): drukuje pełen wzór blankietu wpłat oraz dane płatności. Drukuj listę rekordów: drukuje aktualnie wyświetlaną tabelę. Okno Szczegóły płatności Zapłacono: pole pokazujące status rozliczenia, po zaznaczeniu tej opcji i zapisaniu stanu przy zamknięciu okna, dana płatnośd zostaje oznaczona jako wykonana i wygenerowane zostają odpowiednie dokumenty księgowe wraz z ich numerami. Płatności raz oznaczonej jako zapłacona nie można z powrotem oznaczyd jako niezapłaconej, ze względu na utworzone dokumenty księgowe. Możliwe jest jedynie usunięcie całej płatności, co spowoduje również usunięcie powiązanych dokumentów. Tytuł: tytuł rachunku lub faktury; domyślny tytuł tworzony jest na podstawie nazwy kursu. Ilośd: ilośd sprzedanej usługi, w sztukach (przy rozliczaniu za cały kurs) lub w godzinach (przy rozliczaniu wg czasu). Cena netto/brutto: pola zawierające kwotę płatności; pola te są powiązane stawką VAT, zmiana wartości jednego z nich powoduje automatyczne przeliczenie drugiej kwoty. Forma płatności: lista wyboru, pozwalająca wybrad formę płatności, gotówkę lub przelew; jeżeli jako forma płatności zaznaczony jest przelew, wybranie opcji gotówka automatycznie zaznaczy pole Zapłacono. Data płatności: umożliwia wybranie z kalendarza daty płatności. Domyślnie dzisiaj. Gotówka (opcja): zaznaczenie zmienia formę płatności na gotówkę; dodatkowo przy zmianie stanu tej opcji na włączony, automatycznie zaznaczone zostanie pole Zapłacono, co spowoduje przy zapisywaniu wygenerowanie rachunku lub faktury oraz dokumentu KP. Zaliczka: przy włączeniu tej opcji płatnośd zostanie oznaczona jako zaliczka. Płatnik: w sekcji tej określid można, kto jest płatnikiem danego rozliczenia; kliknięcie Wybierz otwiera listę płatników zdefiniowanych dla tego klienta, aby 77

78 wybrad lub dodad nowego płatnika. Przycisk Edytuj otwiera okno płatnika w celu przeglądania lub zmiany danych płatnika. Przed potwierdzeniem płatności upewnij się, że wszystkie podstawowe dane (nazwa płatnika, adres, numer NIP) są wypełnione. Paragon do płatności: zaznaczenie tej opcji spowoduje przy zapisie wystawienie paragonu z drukarki fiskalnej, o ile zainstalowana jest ona w systemie. Rachunek / faktura do płatności: opcja ta domyślnie zaznacza się przy zmianie statusu płatności na Zapłacono. Aby nie wystawiad dokumentu potwierdzającego płatnośd, należy pamiętad o odznaczeniu tej opcji przed zamknięciem okna. Numer: numer dokumentu (faktura bądź rachunek); zwykle numery nadawane są automatycznie wyświetlany jest tekst (automatyczny), co pozwala zachowad spójnośd numeracji; numery rachunków także prowadzone są oddzielnie dla różnych typów dokumentów. Data wystawienia: umożliwia wybranie daty, z jaką wystawiony ma byd rachunek; przycisk po prawej stronie umożliwia zmianę daty dla już wystawionych rachunków. Należy pamiętad, że przy automatycznym numerowaniu rachunków program będzie wymagał spójnej chronologicznie numeracji, co może spowodowad, że nie będzie możliwości wystawienia rachunku z niektórymi datami. Data sprzedaży: umożliwia ustawienie dla płatności daty sprzedaży, jeżeli jest inna niż data wystawienia rachunku lub faktury. Numer wyciągu: opcjonalne pole na przechowywanie numeru wyciągu bankowego, na którym znajduje się potwierdzenie płatności przelewem. Dokument anulowany: pozwala oznaczyd dokument jako anulowany. Anulowanie dokumentu nie powoduje usunięcia dokumentów z bazy i wystawiony dokument wciąż zasila saldo kasy. Saldo należy wyrównad odpowiednim dokumentem KW (potwierdzającym zwrot pieniędzy). Opóźnione płatności W module tym zgromadzone są niezapłacone płatności, dla których minął już termin zapłaty. Płatności pogrupowane są wg kursu. W module tym nie ma możliwości dodawania i usuwania płatności. 78

79 Edytuj Rozwija listę opóźnionych płatności dla zaznaczonego płatnika; wybranie pozycji otwiera okno Szczegóły płatności do edycji. Drukuj Drukuje upomnienie dotyczące zalegających płatności zaznaczonego klienta. Drukuj : Pozwala wydrukowad dodatkowe dokumenty dotyczące opóźnionych płatności lub zawartośd tabeli. Dostępne dokumenty: Upomnienie Wezwanie do zapłaty Ostateczne wezwanie do zapłaty Lista rekordów Wyślij wiadomośd Otwiera okno nowej wiadomości jako adresatów wpisując zaznaczonych w tabeli klientów. W tabeli istnieje możliwośd zaznaczenia wielu rekordów; w tym celu należy przytrzymując klawisz Ctrl zaznaczad kolejne rekordy klikając należące do rekordu pole stanowiące lewą krawędź tabeli. W ten sposób można szybko wydrukowad lub wysład upomnienia i wezwania do wielu klientów. Przyszłe płatności W module tym zgromadzone są płatności, których termin jeszcze nie nadszedł. Moduł ten jest bardzo podobny do modułu Opóźnione płatności, w tym miejscu opiszemy jedynie różnice. Domyślnie wyświetlane są płatności z terminem płatności w bieżącym dniu. Za pomocą filtra można przestawid widok na płatności płatne do 7 dni, do 14 dni czy też wszystkie. 79

80 Edytuj: otwiera okno Szczegóły płatności w celu edycji lub przeglądania szczegółów płatności. Drukuj: drukuje listę rekordów wyświetlonych w tabeli. Rozliczanie wykładowców Moduł ten umożliwia szybkie rozliczanie należności w stosunku do wykładowców za przeprowadzone przez nich kursy. W przypadku kursów prowadzonych przez więcej niż jednego wykładowcę, kursy rozbite są na oddzielne rozliczenia, po jednym dla każdego wykładowcy. Zrealizowane rozliczenia przeglądad można w module Wypłaty. W momencie usunięcia wybranego rozliczania, staje się ono ponownie dostępne w tym module do rozliczenia. Tabela rozliczeo wykładowców Nazwa: nazwa kursu, którego dotyczy rozliczenie. Wykładowca: imię i nazwisko wykładowcy. Numer umowy: numer umowy obejmującej dane rozliczenie. Rodzaj rozliczenia: określa czy należnośd ma byd rozliczana jako umowa zlecenie, umowa o dzieło, faktura lub w innej formie. Kwota: rozliczana kwota; pole można edytowad w tabeli. Razem (godziny): łączna liczba godzin dla danego wykładowcy w trakcie kursu. Wypracowane (godziny): liczba przepracowanych godzin w zaznaczonym okresie rozliczeniowym. Razem (wynagrodzenie): kwota należności wg zaplanowanych godzin pracy. Wypracowane (wynagrodzenie): kwota należności wg godzin przepracowanych w zaznaczonym okresie rozliczeniowym. Wypłacone: suma już rozliczonych i wypłaconych wykładowcy należności. Pozostało: różnica między wypracowanym wynagrodzeniem a kwotą już wypłaconą. 80

81 Pola dotyczące wynagrodzenia są automatycznie podsumowywane na spodzie tabeli. Przyciski: Edytuj: otwiera okno Danych kursu dla zaznaczonej pozycji. Rozlicz: tworzy nowe rozliczenie dla aktualnie zaznaczonej (lub zaznaczonych) pozycji. Po kliknięciu przycisku Rozlicz wyświetlone zostanie podsumowanie rozliczeo. Podobnie jak w przypadku okna Podsumowanie płatności, możliwe jest usunięcie z aktualnie rozliczanych wykładowców zaznaczonej pozycji (przycisk Usuo) oraz hurtowa zmiana wartości w niektórych kolumnach. W przypadku rozliczeo wykładowców są to kolumny Rachunek, Forma płatności i Data rozliczenia. Kliknięcie przycisku OK zatwierdzi rozliczenie wykładowców z listy. Wypłaty W module tym przeglądad można rozliczenia z wykładowcami i pracownikami. Okno Dane rozliczenia Karta Dane podstawowe Data rozliczenia: data, z którą nastąpiło rozliczenie wykładowcy lub pracownika; przy automatycznym numerowaniu należy zadbad o spójną chronologię numeracji, program nie zezwoli na dodanie rozliczenia, jeżeli nie będzie mógł dodad numeru dokumentu (KW, rachunek) zgodnie z przyjętymi zasadami numeracji. Tytuł rozliczenia: pole opisujące czego dotyczy dane rozliczenie. Data i numer umowy: pola pozwalające na wybór umowy, której dotyczyd ma rozliczenie. Aby wybrad umowę, kliknij ikonę po prawej stronie. Spowoduje to wyświetlenie listy umów podpisanych z tym pracownikiem lub wykładowcą. Wybierz umowę klikając przycisk Wybierz. Data i numer umowy zostaną wstawiona automatycznie na podstawie danych z umowy. Rodzaj rozliczenia: pole wyświetlające rodzaj umowy, której dotyczy rozliczenie, wypełniane automatycznie na podstawie danych z umowy. Przy tworzeniu nowych 81

82 wypłat, możliwe jest wybranie formy rozliczenia z listy. W przypadku umowy o dzieło i umowy zlecenia możliwe będzie wystawienie rachunku w imieniu pracownika. Karta Rachunek do umowy Po zaznaczeniu pola Wystaw rachunek na karcie tej można zdefiniowad parametry rachunku wystawianego do umowy o dzieło lub umowy zlecenie. Operacje kasowe W module tym zgromadzone są dokumenty KP i KW związane z rozliczeniami i płatnościami. W większości dokumenty te będą generowane na podstawie płatności oraz wypłat dla wykładowców. Dokumenty grupowane są oddzielnie dla transakcji gotówkowych oraz bezgotówkowych, dla obu tych grup prowadzona jest oddzielna numeracja. Lista KP/KW Dodaj: pozwala wystawid dokument KP nie związany z żadną konkretną płatnością. Dokument będzie numerowany zgodnie z ustaloną konwencją, zależnie od formy płatności (gotówka/inne). Dodaj : rozwija menu dodatkowych poleceo: Wypład z kasy...: pozwala wystawid dokument KW dla innego pracownika (użytkownika), w celu udokumentowania przepływu pieniędzy pomiędzy pracownikami. Drukuj: drukuje zaznaczony dowód wpłaty na podstawie zaznaczonego dokumentu KP lub KW. Drukuj : rozwija menu dodatkowych dokumentów. Drukuj raport kasowy: po wybraniu konkretnego dnia, drukuje raport kasowy dla zalogowanego użytkownika. Stan kasy: okienko to pokazuje bilans kasowy za wybrany w filtrach okres. 82

83 Paragony W module tym możemy przeglądad listę wystawionych paragonów do płatności. Lista paragonów wyświetlana jest domyślnie dla bieżącego dnia. Zakres prezentowanych wpisów możemy zmieniad poprzez wybranie innego filtra. Automatyczne drukowania paragonów Jeśli do programu podłączona jest drukarka fiskalna, system będzie automatycznie drukowad paragony w momencie przyjmowania wpłaty (co dokonujemy bezpośrednio w module płatności, poprzez jej edycję). Jeśli w danych klienta (kursanta lub firmy) ustawimy inną formę domyślnej fiskalizacji niż paragon, to nie będzie on automatycznie drukowany. Dodawanie nowego paragonu Niezależnie od opcji automatycznego drukowania paragonów możemy w dowolnej chwili wystawid paragon ręcznie. W tym celu należy wybrad przycisk Dodaj i podad w oknie Paragon parametry paragonu. Istotne i wymagane będzie oprócz podania tytułu, kwoty i formy płatności również płatnika, z którym paragon będzie powiązany. Edycja paragonów Program pozwala na edycję paragonów po ich fizycznym wydrukowaniu w ograniczonym zakresie. Możemy jedynie zmienid powiązanego płatnika lub oddział firmy (opcja dostępna tylko dla administratora systemu). Usuwanie paragonów Za pomocą przycisku Usuo możemy usuwad paragony wyświetlone na liście, niemniej nie ma to wpływu na faktycznie wydrukowane paragony fiskalne. 83

84 Wydruki Za pomocą przycisku Drukuj możemy wydrukowad zbiorcze zestawienie wydrukowanych paragonów, zgodnie z danymi widocznymi na ekranie. Kontrahenci W tym module dostępna jest zbiorcza lista wszystkich płatników powiązanych z kursantami i firmami. Dane możemy przeglądad wg typu płatnika (kursanci, firma i pozostali). Dodawanie nowego kontrahenta Z poziomu tego modułu możemy dodawad nowych kontrahentów, którzy nie będą powiązani bezpośrednio z żadnym kursantem czy też firmą. Aby dodad nowego kontrahenta, wystarczy wybrad przycisk Dodaj i wypełnid wymagane dane w profilu kontrahenta. Tak dodany płatnik wyświetlany będzie na zakładce Pozostali lub Wszyscy. Edycja danych kontrahenta Moduł ten pozwala na dowolne modyfikowanie danych kontrahentów, zarówno tych dodanych automatycznie jako płatników powiązanych z kursantami i firmami oraz tych dodanych ręcznie. W tym celu należy zaznaczyd interesującego nas kontrahenta i wybrad przycisk Edytuj. Usuwanie kontrahenta Tak samo jak możemy zmienid dane kontrahenta, możemy również go usunąd bezpośrednio z poziomu modułu Kontrahenci. W tym celu należy zaznaczyd interesującego nas kontrahenta i wybrad przycisk Usuo. Wydruki Za pomocą przycisku Drukuj możemy wydrukowad zbiorcze zestawienie kontrahentów, zgodnie z danymi widocznymi na ekranie. 84

85 Koszty administracyjne Moduł ten pozwala na ręczne dopisywanie kosztów administracyjnych, które chcemy zapisad w programie i wykorzystywad w raporcie budżetu. Koszty pogrupowane są wg kategorii, które definiowad możemy w Słownikach (sekcja Dodatkowe» Kategorie kosztów administracyjnych). Każda pozycja w tym module odpowiada jednej fakturze kosztowej (lub pojedynczej pozycji faktury) i oprócz danych podstawowych takich jak kwota, data, opis oraz kategoria pozwala określid czy dany koszt jest zatwierdzony. Do raportu budżetu pobierane są tylko te pozycje, które oznaczone są jako zatwierdzone. Tą flagę możemy powiązad z faktem opłacenia danej faktury. Dodawanie nowego kosztu Aby dodad nowy koszt wystarczy wybrad przycisk Dodaj i w oknie dodawania nowej pozycji wypełnid wymagane dane. Będą to takie informacje jak na przykład tytuł, kategoria, data dodania wpisu, kontrahent (wybierany z bazy kontrahentów), czy też kwota (netto oraz brutto). Jeśli potrzebujemy zapisad więcej informacji możemy posłużyd się polem Opis lub też w ustawieniach programu dodad nowe pola dodatkowe dla tego modułu. Edycja istniejącego kosztu Na dowolnym etapie możemy modyfikowad zapisane dane. W tym celu należy zaznaczyd interesujący nas koszt i wybrad przycisk Edytuj. Usuwanie istniejącego kosztu Na dowolnym etapie możemy usuwad dodane pozycje. W tym celu należy zaznaczyd interesujący nas koszt i wybrad przycisk Usuo. Wydruki Za pomocą przycisku Drukuj możemy wydrukowad zbiorcze zestawienie kosztów w danej kategorii, zgodnie z danymi widocznymi na ekranie. 85

86 Klienci Firmy Moduł ten służy do obsługi klientów firmowych, którzy są równocześnie płatnikiem dla wielu kursantów. Kursy firmowe, w przeciwieostwie do kursów grupowych, rozliczane są całościowo dla grupy kursantów danej firmy uczęszczających na dany kurs. Okno Dane firmy Karta Profil firmy Nazwa firmy: Pole opisowe na pełną nazwę firmy. Nazwa ta będzie wykorzystywana w większości widoków oraz raportów. Adres: Pełny adres siedziby klienta. Bank Nazwa: nazwa banku prowadzącego konto firmowe klienta. Bank Numer: numer konta firmowego klienta. Numer NIP: numer NIP klienta. Regon: numer Regon klienta. Fiskalizacja płatności: pole określające rodzaj dokumentu wystawianego przy rozliczeniach (rachunek, faktura VAT, paragon). Dane kontaktowe Pola na dane kontaktowe. Jeżeli w kursie wymagane jest podawanie danych kontaktowych, w polach tych musi byd wpisana poprawna wartośd w przynajmniej jedno z następujących pól: telefon, telefon komórkowy, adres Grupy rabatowe W tym miejscu można przypisad firmie jedną lub więcej grup rabatowych; grupy rabatowe wykorzystywane są przy doborze cen. 86

87 Stawki W liście tej dodajemy stawki przypisane do tej konkretnej firmy. Stawki możemy wybrad z określonego Rodzaju stawek, zdefiniowanego w odpowiednim słowniku, a następnie określid wysokośd stawki klikając ikonę z ołówkiem i wpisując kwotę. Włącz dostęp do Panelu Internetowego Zaznaczenie tego pola aktywuje firmie dostęp do Strefy firmy w Panelu Internetowym. Jako login używany jest adres zawarty w danych firmy. Domyślnie adresy muszą byd unikalne, istnieje jednak możliwośd wyłączenia sprawdzania unikalności adresów. Strefa firmy jest wydzieloną częścią usługi Panelu Internetowego, która umożliwia klientom firmowym przeglądanie informacji dotyczących ich kursów, między innymi wzajemnych rozliczeo, frekwencji kursantów tej firmy oraz ich postępów w nauce. Karta Informacje Na karcie tej można oznaczyd, czy dana firma jest obecnie aktywnym klientem. Karta Płatnicy W karcie tej określamy jednego lub więcej płatników, czyli podmioty, na które wystawiane są rachunki i faktury. Karta Załączniki Umożliwia dołączanie do informacji o kliencie dowolnych plików. Mogą byd to na przykład zeskanowane umowy czy korespondencja z klientem, czy dowolne inne pliki z nim związane. Kliknięcie przycisku Dodaj pozwala wybrad zapisany na dysku plik, który ma zostad dołączony do informacji o kliencie. Przycisk Podgląd pliku zapisuje tymczasową kopię dodanego do bazy danych pliku na dysku, a następnie uruchamia plik w aplikacji z kojarzonej z tym typem pliku w systemie operacyjnym. 87

88 Kursanci Większośd pól w oknie Dane kursanta opisana została w poprzednim rozdziale, Firmy. W tym miejscu opiszemy jedynie dodatkowe funkcje. Karta Profil kursanta Imię (wołacz): pole pozwalające podad formę imienia w wołaczu, który to przypadek może byd wykorzystywany podczas zwracania się do kursanta w wiadomościach pocztowych. Sposób znalezienia: lista umożliwiająca określenie sposobu znalezienia klienta, np. reklama w internecie, mailing czy rekomendacja przyjaciół. Pozycje listy definiowane są w słowniku sposobów znalezienia (Słowniki» Dodatkowe). Informacje te mogą później zostad wyświetlone w postaci raportu-wykresu kołowego (moduł Kursanci). Dane kontaktowe W tej sekcji przechowywad można informacje takie jak telefon czy adres e mail dla kursanta. W przypadku zaznaczonej w ustawieniach programu opcji Sprawdzaj wypełnienie danych kontaktowych, system nie zezwoli na zapisanie profilu kursanta, jeżeli nie zostanie podany jeden z telefonów lub adres . Adres jest również niezbędny do logowania się kursanta do Panelu Internetowego oraz aby do kursanta mogła byd wysyłana poczta. Zgoda marketingowa: opcja ta przechowuje informację, czy kursant wyraził zgodę na otrzymywanie materiałów marketingowych. Grupy rabatowe W tym miejscu można przypisad firmie jedną lub więcej grup rabatowych; grupy rabatowe wykorzystywane są przy doborze cen. Stawki W liście tej dodajemy stawki przypisane do tej konkretnej firmy. Stawki możemy wybrad z określonego Rodzaju stawek, zdefiniowanego w odpowiednim słowniku, a następnie określid wysokośd stawki klikając ikonę z ołówkiem i wpisując kwotę. 88

89 Karta Kwalifikacje Karta ta przechowuje informacje o początkowych poziomie zakwalifikowania się kursanta. Aby zapisad nowe informacje o kwalifikacjach kursanta, kliknij przycisk Dodaj, a następnie wybierz kategorię, poziom oraz wynik testów. Zainteresowania Moduł ten pozwala na tworzenie bazy klientów zainteresowanych prowadzonymi szkoleniami. Moduł Kursy pozwala na bezpośrednie zapisywanie kursantów na podstawie wpisów w tym module. Domyślnie w tym module wyświetlane są wpisy dodane w bieżącym dniu. Dodawanie nowego zainteresowania Aby dodad nowe zainteresowanie należy wybrad przycisk Dodaj. W oknie dodawania nowej pozycji mamy dostępne takie dane jak: Data dodania, godzina wpisu i numer spotkania pola te wypełniane są automatycznie i służą do identyfikacji dodanych pozycji, Użytkownik użytkownik programu dodający dany wpis, Kategoria, poziom i rodzaj grupy pola klasyfikacji kursu, jakim dany kursant jest zainteresowany, Dane kursanta zestaw najważniejszych pól z profilu kursanta. W tym miejscu możemy wpisad ręcznie dane danego kursanta (bez konieczności zakładania mu kartoteki w module Kursanci). Możemy też wskazad istniejący już profil za pomocą przycisku Wybierz. Przycisk Utwórz profil kursanta pozwala nam na szybie założenie nowej kartoteki kursanta na podstawie podanych w tym oknie informacji i jednoczesne powiązanie nowego profilu z tym zainteresowaniem. Opcja zapis na kurs pozwala nam na określenie czy dane zainteresowanie zakooczyło się faktycznym zapisem na kurs. W momencie zapisywania nowych 89

90 uczestników z bazy zainteresowanych, pomijane są te wpisy, które mają zaznaczoną tą flagę. Edycja istniejącego zainteresowania Na dowolnym etapie możemy modyfikowad zapisane dane. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Edytuj. Usuwanie istniejącego zainteresowania Na dowolnym etapie możemy usuwad dodane pozycje. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Usuo. Wydruki Za pomocą przycisku Drukuj możemy wydrukowad zbiorcze zestawienie dodanych wpisów, zgodnie z danymi widocznymi na ekranie. Zgłoszenia z internetu Moduł ten pozwala na przeglądanie bazy klientów zainteresowanych prowadzonymi szkoleniami, którzy wypełnili odpowiedni formularz na stronie Panelu Internetowego. Moduł Kursy pozwala na bezpośrednie zapisywanie kursantów na podstawie wpisów w tym module. Każdy wpis domyślnie przypisany jest do kategorii Panel Internetowy (czyli do pierwszej pozycji w tym słowniku). Listę kategorii możemy zmieniad w Słownikach (Zgłoszenia» Rodzaje zgłoszeo). Jeśli zdefiniujemy więcej niż jeden rodzaj, możemy go wykorzystywad do ręcznej zmiany kategorii w danym zainteresowaniu. Dodawanie nowego zgłoszenia Zgłoszenia w tym module mogą byd dodawane jedynie poprzez formularz w Panelu Internetowym. Formularz ten dostępny jest w strefie kursanta i nie wymaga logowania, jest więc zatem dostępny dla każdego odwiedzającego witrynę panelu. Zakres pól dostępnych w tym formularzu możemy zmienid poprzez odpowiednią 90

91 konfigurację w Słownikach (Panel Internetowy» Pola Panelu Internetowego» Baza zgłoszeo). Edycja istniejącego zgłoszenia Na dowolnym etapie możemy modyfikowad zapisane dane. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Edytuj. W oknie edycji zainteresowania mamy dostępne takie dane jak: Data określa datę wypełnienia formularza, Status zgłoszenia statusy zgłoszeo możemy ustalad w Słownikach (Zgłoszenia» Statusy zgłoszenia), domyślnie każdy nowy wpis ma przypisany pierwszy status, kolejne możemy przypisywad ręcznie. Rodzaj kategoria zgłoszenia, domyślnie Panel Internetowy, Nazwa kursu nazwa wybranego kursu, nazwy kursów definiujemy w Słownikach (Zgłoszenia» Lista kursów), Kategoria i poziom pola klasyfikacji kursu, jakim dany kursant jest zainteresowany, Forma kursu pole opisowe dotyczące formy prowadzenia zajęd, Dni zajęd oraz godzina zajęd dni zajęd oraz godzina zajęd (wybiera z wartości zdefiniowanych w odpowiednich słownikach Szkolenia i kursy» Dni zajęd oraz Godziny rozpoczęcia zajęd), Dane kursanta zestaw najważniejszych pól z profilu kursanta. W tym miejscu możemy wpisad ręcznie dane danego kursanta (bez konieczności zakładania mu kartoteki w module Kursanci). Możemy też wskazad istniejący już profil za pomocą przycisku Wybierz. Przycisk Utwórz profil kursanta pozwala nam na szybie założenie nowej kartoteki kursanta na podstawie podanych w tym oknie informacji i jednoczesne powiązanie nowego profilu z tym zgłoszeniem. Usuwanie istniejącego zgłoszenia Na dowolnym etapie możemy usuwad dodane pozycje. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Usuo. 91

92 Wydruki Za pomocą przycisku Drukuj możemy wydrukowad zbiorcze zestawienie dodanych wpisów, zgodnie z danymi widocznymi na ekranie. 92

93 Personel Wykładowcy Moduł ten służy do zarządzania wykładowcami, tj. pracownikami lub współpracownikami prowadzącymi szkolenia. Każdego z wykładowców przyporządkowad można do określonego typu oraz do jednej lub więcej kategorii. Karta profil wykładowcy Typ wykładowcy jest ogólną właściwością pozwalającą zakwalifikowad wykładowcę. Zwykle stosuje się go do rozróżnienia np. lektorów polskich od native speakerów, wykładowców etatowych od współpracowników, wyróżnieniu trenerów. Do definiowania i edycji tej właściwości służy odpowiedni słownik. Kategorie są wspólne z kategoriami określonymi dla kursów i przyporządkowanie do danej kategorii określa kompetencje wykładowcy w danym obszarze. Więcej o kategoriach możesz przeczytad w rozdziale Klasyfikacje kursów. W podstawowym widoku modułu wykładowców są oni rozdzieleni na karty właśnie na podstawie kategorii, dzięki czemu łatwo można przejrzed wykładowców dostępnych dla danej kategorii szkoleo klikając na odpowiednią zakładkę. Imię, Nazwisko, Typ oraz Kategoria są polami obowiązkowymi. Panel internetowy Na tej karcie dostępne są opcje obsługi Panelu Internetowego. Włącz dostęp do Panelu Internetowego: Zaznaczenie tej opcji pozwala, po podaniu adresu i hasła, aktywowad dostęp do panelu dla tego wykładowcy. Adres Pole na adres , który równocześnie będzie nazwa użytkownika dla wykładowcy w Panelu Internetowym. 93

94 Hasło dostępu Hasło do Panelu Internetowego (zamaskowane gwiazdkami) Wykształcenie W karcie tej można dodad przebieg nauki wykładowcy; opis ten będzie następnie widoczny w Panelu Internetowym. Doświadczenie W karcie tej dodajemy przebieg doświadczenia zawodowego wykładowcy, na użytek Panelu Internetowego. Zdjęcie i opis Lokalizacja zdjęcia: Pole, w którym wyświetlana jest ścieżka do zdjęcia wykładowcy (dodawanego za pośrednictwem panelu). Opis W polu tym wyświetlony jest opis podany przez wykładowcę. Dostępnośd Dostępnośd deklarowana Karta ta pozwala zdefiniowad szablon, który wykorzystany będzie przy dodawaniu dostępności wykładowcy za pomocą kreatora. Po zaznaczeniu pola opcji przy danym dniu tygodnia, podajemy domyślne godziny dostępności wykładowcy. Dostępnośd zdefiniowana W tabeli tej definiujemy harmonogram dostępności wykładowcy na poszczególne dni. Proces dodawania dostępności jest analogiczny jak w przypadku dostępności sal (patrz Sale). 94

95 Stawki W tej karcie określamy stawki dla wykładowcy za przeprowadzane zajęcia. Istnieje możliwośd określenia wielu stawek oraz przyporządkowania ich do kursów o określonych parametrach (rodzaj kursu, kategoria, poziom, rodzaj modułu, rodzaj grupy). Dzięki odpowiedniemu zdefiniowaniu stawek, mogą one byd automatycznie wpisywane w kursie po wybraniu wykładowcy. Grafik wykładowców Moduł ten prezentuje graficznie rozkład dostępności i zajętości poszczególnych wykładowców. W głównym widoku na górze okna umieszczony jest panel nawigacji, który umożliwia przemieszczanie się na osi czasu: Pokaż od: pozwala wybrad pokazywany tydzieo za pomocą kalendarza (zawsze wybierany jest początek tygodnia). Liczba tygodni: określa, na ile tygodni w przód będą wyświetlane dodatkowe informacje o dostępności, podczas przytrzymywania kursora myszy nad danym terminem na grafiku. (dni tygodnia): pola opcji pozwalające włączyd lub wyłączyd wyświetlanie na grafiku danych dni. : rozwija menu dodatkowych opcji: Zaznacz dzisiejszy dzieo tygodnia Zaznacz od poniedziałku do piątku, Zaznacz od poniedziałku do soboty, Zaznacz cały tydzieo, Przejdź do bieżącego tygodnia. Wskazówka: opcje wyświetlania grafiku można zmienid w oknie Ustawienia programu» Ustawienia» Grafik. Grafik wykładowców podzielony jest na karty wg kategorii. Kliknij zakładki kart, aby przełączad się między nimi. Dodatkowo każda karta zawiera proste filtry: kategorii 95

96 oraz wykładowcy. Wybierając jedną z opcji, z rozwijanej listy można szybko wybrad, których wykładowców lub które kategorie wykładowców program ma wyświetlad, a które ukryd. Ustawienie kursora myszy nad terminem w grafiku (dostępnośd lub zajętośd) wyświetli podgląd terminów dla tego terminu w przyszłych tygodniach (zgodnie z ustawieniem pola Liczba tygodni). Kliknięcie dostępności rozwinie menu z pozycjami dostępności lub harmonogramu. Wybranie którejś pozycji wyświetli odpowiednio okno z danymi dostępności lub pozycję harmonogramu, jeżeli w tym czasie wykładowca prowadzi zajęcia. Drukowanie grafiku wykładowców Przycisk ten rozwija menu poleceo, pozwalających wydrukowad w formie raportu grafik zajęd. Grafik można drukowad dla całego tygodnia lub tylko dla zaznaczonych na pasku nawigacji dni (polecenia Wydrukuj tygodniowy grafik oraz Wydrukuj grafik dla wybranych dni tygodnia). Możliwe jest również drukowanie grafiku tylko dla danej kategorii i jednej sali (polecenia Wydrukuj tygodniowy grafik dla... oraz Wydrukuj grafik dla wybranych dni tygodnia dla...) Pracownicy Moduł ten pozwala zarządzad pracownikami firmy, którzy nie prowadzą szkoleo. Profil pracownika jest analogiczny do opisanego wyżej profilu Wykładowcy, jednak pozbawiony funkcjonalności związanych z prowadzeniem kursów. Zobacz: rozdział Wykładowcy. Użytkownicy programu Dokładny opis tego modułu został zawarty w rozdziale Przygotowanie systemu ischool. 96

97 Zasoby Sale Moduł ten służy do zarządzania salami, które na stałe dostępne są dla szkoleo: dodawaniu i usuwaniu lokalizacji, określaniu dostępności oraz parametrów takich liczba miejsc czy lokalizacja. Nie wszystkie lokalizacje, w których odbywają się zajęcia, muszą odbywad się w pomieszczeniach zdefiniowanych w tym module. Możliwe jest także dodawanie lokalizacji ad hoc, np. kiedy to klient zapewnia miejsce szkolenia. W takim przypadku salę wykładową definiuje się bezpośrednio w oknie danych kursu. Podstawowy widok modułu to lista zdefiniowanych sal. Domyślnie wyświetlona jest karta z salami dostępnymi. Przycisk Dodaj otwiera okno Dane sali w celu dodania nowej pozycji. Strzałka po prawej stronie pozwala dodatkowo dodad nowa salę na podstawie aktualnie zaznaczonej: do okna dialogowego domyślnie zostaną wpisane dane zaznaczonej pozycji. Przycisk Edytuj otwiera okno Dane sali z danymi aktualnie zaznaczonej sali. Dane sali Pola obowiązkowe: Nazwa sali Liczba miejsc, Określa pojemnośd sali, tj. ile osób może uczestniczyd w tej sali w zajęciach. Lokalizacja Pozwala określid, do której lokalizacji dana sala należy. Pole ma postad rozwijanej listy, w której wyszczególnione są lokalizacje, w których zdefiniowano już sale. Aby dodad nową lokalizację, wystarczy wpisad nową nazwę. 97

98 Sala dostępna Pole domyślnie zaznaczone; odznaczenie pola spowoduje czasowe wyłączenie sali, bez potrzeby usuwania danych o niej oraz jej harmonogramu. Sale niedostępne nie są uwzględniane przy sprawdzaniu dostępności sal. Harmonogram dostępności Lista ta pozwala określid, w jakich dniach i godzinach sala będzie dostępna. Jest to uwzględniane na grafiku sal oraz przy dodawaniu harmonogramu kursów, o ile w szablonie kursu zostało zaznaczone pole Uwzględniaj dostępnośd sal. Przyciskiem Dodaj można utworzyd nowy wpis dostępności sali dla danego dnia. Zwykle jednak używa się do tego celu specjalnego kreatora, który pozwala szybko zdefiniowad dostępnośd dla długich odcinków czasu, wg podanego wzorca. Aby uruchomid kreator, kliknij strzałkę po prawej stronie przycisku Dodaj i wybierz polecenie Dodaj za pomocą kreatora. Pozwoli to zdefiniowad domyślne godziny dostępności danej sali w danym zakresie. Jeżeli zaznaczona jest opcja Uwzględniaj święta i dni wolne (na dole okna), kreator nie będzie dodawał dostępności zgodnie z listą świąt i dni wolnych. Po kliknięciu przycisku Lista świąt, możliwe będzie wybranie, które dni wolne mają byd uwzględniane. Dodatkowo za pomocą przycisku Edytuj, można nie tylko zmienid wcześniej dodane dostępności, ale również wyłączyd dany termin (odznaczając Dostępnośd aktywna) oraz dopisad dodatkowe uwagi dotyczące tego terminu. Grafik sal Moduł ten prezentuje graficznie rozkład dostępności i zajętości poszczególnych sal dla danego tygodnia. W głównym widoku na górze okna umieszczony jest panel nawigacji, który umożliwia przemieszczanie się na osi czasu: Pokaż od Pozwala wybrad pokazywany tydzieo za pomocą kalendarza (zawsze wybierany jest początek tygodnia) 98

99 Liczba tygodni: Określa, na ile tygodni w przód będą wyświetlane dodatkowe informacje o dostępności, podczas przytrzymywania kursora myszy nad daną dostępnością na grafiku. (dni tygodnia): pola opcji pozwalające włączyd lub wyłączyd wyświetlanie na grafiku danych dni. : rozwija menu dodatkowych opcji: Zaznacz dzisiejszy dzieo tygodnia Zaznacz od poniedziałku do piątku Zaznacz od poniedziałku do soboty Zaznacz cały tydzieo Przejdź do bieżącego tygodnia Wskazówka: opcje wyświetlania grafiku można zmienid w oknie Ustawienia programu» Ustawienia» Grafik. Grafik podzielony jest na oddzielne karty dla każdej lokalizacji, między którymi przełączad się można klikając zakładkę z nazwą danej lokalizacji. Na każdej karcie znajdują się też dwie opcje podstawowego filtrowania: wg lokalizacji oraz sali. Wybierając jedną z opcji, z rozwijanej listy można szybko wybrad, które sale (lokalizacje) w tej chwili program powinien wyświetlad, a które ukryd. Ustawienie kursora myszy nad terminem w grafiku (dostępnośd lub zajętośd) wyświetli podgląd terminów dla tego terminu w przyszłych tygodniach (zgodnie z ustawieniem pola Liczba tygodni). Kliknięcie dostępności rozwinie menu z pozycjami harmonogramu w tym terminie. Wybranie którejś pozycji wyświetli odpowiednio okno z danymi dostępności lub pozycję harmonogramu dla zajęd w tym terminie. Drukowanie grafiku sal Przycisk ten rozwija menu poleceo, pozwalających wydrukowad w formie raportu grafik sal. Grafik można drukowad wszystkich sal dla całego tygodnia lub tylko dla zaznaczonych na pasku nawigacji dni (polecenia Wydrukuj tygodniowy grafik oraz Wydrukuj grafik dla wybranych dni tygodnia). Można również wydrukowad grafik 99

100 tylko dla jednej sali, używając poleceo Wydrukuj tygodniowy grafik dla... oraz Wydrukuj grafik dla wybranych dni tygodnia dla... Materiały W module tym można definiowad listę materiałów, które będą dostępne do wypożyczania dla kursantów i wykładowców. Każdy materiały przypisany jest do jednej kategorii, które możemy definiowad w Słownikach (Dodatkowe» Kategorie materiałów). Jeśli w danej kategorii zaznaczona jest opcja Dostępne do wypożyczania, materiały przypisane do niej będą mogły byd wypożyczane w module Wypożyczenia. Dodatkowo będą prezentowane w Panelu Internetowym dla kursantów i wykładowców. Dodawanie nowego materiału Aby dodad nowy materiał należy wybrad przycisk Dodaj. W oknie dodawania nowego materiału należy podad takie dane jak: Nazwa czyli nazwa danej pozycji, Kategoria domyślnie wybierania jest pierwsza dostępna, Identyfikator domyślna sygnatura dla danego materiału. Listę powiązanych sygnatur wraz z liczbą dostępnych pozycji definiuje się na drugiej zakładce Pozycje. Jeden materiał może byd zatem powiązany z wieloma sygnaturami, w każdej z nich może byd dostępną inna liczba sztuk danej pozycji. Dostępny do wypożyczania określa czy dany materiał będzie oznaczony jako aktywny, ustawienie tej opcji jest niezależne od ustawieo w samej kategorii, Dodatkowe informacje lista pól opisujących daną pozycje, jeśli potrzebne są dodatkowe pola, można w ustawieniach programu zdefiniowad własne pola dodatkowe. 100

101 Edycja istniejącego materiału Na dowolnym etapie możemy modyfikowad zapisane dane. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Edytuj. Usuwanie istniejącego materiału Na dowolnym etapie możemy usuwad dodane pozycje. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Usuo. Wydruki Za pomocą przycisku Drukuj możemy wydrukowad zbiorcze zestawienie dodanych materiałów, zgodnie z danymi widocznymi na ekranie. Wypożyczenia Moduł ten umożliwia wypożyczanie materiałów zdefiniowanych w module Materiały oraz przeglądnie aktualnie wypożyczonych pozycji. Wypożyczanie możliwe jest zarówno dla kursantów jak i wykładowców. Listę aktualnie pobranych materiałów użytkownicy mogą sprawdzid w odpowiedniej strefie w Panelu Internetowym. Domyślnie lista pozycji w tym module zawiera tylko aktualnie wypożyczone materiały. Aby przejrzed archiwalne operacje należy zmienid filtr (dla każdego roku tworzone są filtry o nazwie Zwrócone <rok>). Wypożyczanie materiału Aby wypożyczyd nowy materiał należy najpierw otworzyd moduł Kursanci lub Wykładowcy i zaznaczyd w nim kursanta lub wykładowcę, któremu chcemy wypożyczyd materiał. Następnie należy powrócid do modułu Wypożyczenia i wybrad z przycisk Dodaj opcję wypożyczenia materiału dla interesującej nas osoby. W oknie definiowania wypożyczenia będzie już zdefiniowana osoba, której chcemy wydad pozycję. Jeśli otwarty był moduł materiałów to w sekcji Materiał podstawiona będzie aktualnie wybrana w tym module pozycja. Jeśli chcemy ja zmienid wystarczy wybrad przycisk Wybierz. W sekcji Pozycja wskazujemy konkretną sygnaturę, którą wypożyczamy. Program domyślnie pobiera pierwszą dostępną, niemniej możemy to 101

102 ręcznie zmienid. Data wypożyczenia domyślnie ustawiana jest jako bieżąca, a termin zwrotu nie jest przypisany. Jeśli go ustawimy, to program będzie kontrolował terminy zwrotów i w przypadku opóźnieo wyświetli stosowne informacje w module Informacje oraz w odpowiednich strefach w Panelu Internetowym. Modyfikacja wypożyczenia i oznaczanie zwrotu Na dowolnym etapie możemy modyfikowad zapisane dane. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Edytuj. Zmienid możemy dowolne parametry wypożyczenia. Jeśli chcemy oznaczyd zwrot materiałów wystarczy zaznaczyd pole Zwrócono i zapisad zmiany. Usuwanie wypożyczenia Na dowolnym etapie możemy usuwad dodane pozycje. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Usuo. Wydruki Za pomocą przycisku Drukuj możemy wydrukowad zbiorcze zestawienie wypożyczonych pozycji, zgodnie z danymi widocznymi na ekranie. 102

103 Szablony kursów Karta Opcje kursu Format nazwy kursu W polu tym definiujemy sposób tworzenia domyślnej nazwy podczas tworzenia nowego kursu. Kliknij strzałkę po prawej, aby wyświetlid listę pól, które można dodad do nazwy. Program jako zmienne traktuje tekst ograniczony nawiasami klamrowymi:,-, zamiast których podstawiona zostanie wartośd danego pola. Pozostałe znaki traktowane są jako zwykły tekst, który będzie pojawiał się w takiej samej formie, w jakiej został wpisany. Pole to staje się niedostępne, jeżeli zaznaczona zostanie opcja Użyj numeru zamiast nazwy i nie jest zaznaczona opcja Nadawanie numeru przy uruchomieniu kursu. Jeżeli obie te opcje są zaznaczone, pole jest nieobowiązkowe, a wprowadzona maska stanowi tymczasową nazwę dla kursu, do momentu uruchomienia kursu, kiedy to zastępowana jest numerem. Zaznaczenie opcji Możliwośd edycji nazwy kursu pozwala na wprowadzenie nazwy proponowanej domyślnie dla nowego kursu. Nie można przy tej opcji korzystad z masek, dozwolony jest jedynie tekst. Format numeracji Pozwala określid maskę, wg której będzie tworzona automatyczna numeracja. Numeracja taka może byd następnie używana w Nazwie kursu. Numery kursów są unikalne, co więcej dodawane są w reżimie chronologicznym - numer kursu nie może byd wyższy niż numer kursu z datą późniejszą. Konflikt sygnalizowany jest odpowiednim komunikatem. Patrz: *Automatyczne numerowanie kursów+, *Status i datowanie kursów+. 103

104 Format opisu kursu Pozwala zautomatyzowad tworzenie pola Opis nowo tworzonych kursów. Podobnie jak przy polu Format nazwy kursu, możliwe jest dodawanie zmiennych reprezentujących właściwości kursu. Godziny W tej sekcji zdefiniowad można jak rozliczany jest czas zajęd dla kursanta, wykładowcy oraz wynajmu sali. Wartośd wyrażona w minutach używana jest później w rozliczeniach i przy wyliczaniu płatności. Domyślna klasyfikacja kursów W tej sekcji można określid domyślne klasyfikacje*, które będą zaproponowane do nowych kursów opartych na tym szablonie. Zobacz: Praca z programem: Klasyfikacje kursów. Przycisk Utwórz nazwę kursu wygeneruje nazwę (na podstawie maski podanej w polu Format nazwy kursu oraz opcjach na tej karcie). Kursy powiązane Zaznaczenie opcji Kurs podlegający grupowaniu spowoduje uaktywnienie innych opcji tej sekcji oraz oznaczenie kursu, jako kursu złożonego. Do takiego kursu można dołączad inne kursy poprzez kliknięcie przycisku Operacje w oknie edycji Danych kursu. W każdym z powiązanych kursów będzie możliwośd prostego przejścia do innego dowiązanego kursu. Możliwe będzie również ukrywanie części kursów powiązanych tylko jeden musi byd zawsze widoczny. Dodatkowo, na karcie Dane kursu w głównym widoku modułu kursów, dodany zostanie przycisk Wybierz pozwalający łatwo przełączad się pomiędzy powiązanym w ramach danej grupy kursami. Kurs utworzony za pomocą tego szablonu będzie tzw. kursem głównym. Będzie on wyróżniany czcionką pogrubioną. Kursy podrzędne (dowiązane) dodawad można na przykład za pośrednictwem przycisku Operacje w oknie edycji Danych kursu. 104

105 W przypadku kursów łączonych ograniczona jest możliwośd zmiany szablonu. Szablon można zmienid jedynie dla kursu głównego i pod warunkiem, że nie są do niego dowiązane żadne kursy podrzędne. Edycja szablonu możliwa jest tylko poprzez Słownik szablonów. Możliwośd zmiany szablonu kursów powiązanych dostępna jest jedynie dla konta administratora. Wspólny numer powiązanych kursów Po zaznaczeniu tej opcji wszystkie powiązane kursy w grupie będą miały ten sam numer. Możliwośd nadania wspólnej nazwy kursów powiązanych Po zaznaczeniu dla każdego kursu głównego i kursów powiązanych, możliwe będzie stworzenie specyficznej nazwy i numeracji, która zostanie dodana przed nazwą standardową dla tego szablonu. Możliwośd edycji nazwy Nazwa kursu powiązanego będzie nie będzie tworzona na podstawie maski, lecz podawana podczas tworzenia lub uruchamiania kursu (oraz będzie potem podlegad edycji). Patrz również: Możliwośd edycji nazwy kursu. Pozostałe opcje kursu Użyj numeru kursu zamiast nazwy Zaznaczenie tej opcji, spowoduje, że nazwa nowego kursu zostanie utworzona na podstawie formatu numeracji (podczas tworzenia lub uruchamiania, zależnie od ustawieo). Opcja ta wyklucza się z opcją Możliwośd edycji nazwy kursu. Nadawanie numeru przy uruchamianiu kursu Program ischool spróbuje nadad numer kursu dopiero podczas jego uruchomienia, a nie podczas tworzenia. Jeżeli nie będzie mógł utworzyd numeru zgodnie z innymi regułami (na przykład będą istniały już wcześniejsze i późniejsze numery), powiadomi odpowiednim komunikatem. Jeżeli wcześniej zaznaczono opcję poprzednią, Użyj numeru zamiast nazwy, ponownie dostępne stanie się pole Format nazwy kursu. 105

106 Możliwośd edycji nazwy kursu Pozwala na zmianę nazwy kursu już po utworzeniu kursu. Wartośd pola Format nazwy kursu będzie nazwą jedynie zaproponowaną dla nowego kursu na podstawie tego szablonu. Przy tej opcji nie ma możliwości dynamicznego dodawania wartości pól (tworzenia maski nazwy), nazwa nowego kursu będzie wyglądała dokładnie tak jak wprowadzony tekst. Opcja ta wyklucza się z opcją Użyj numeru kursu zamiast nazwy. Zarządzanie płatnościami Zarządzanie umowami w zapisie kursanta Opcje te dodają odpowiednio zakładki Płatności i Umowy do okna Dane kursanta lub okna Dane firmy. Przypisanie firmy do kursu Po zaznaczeniu tej opcji nowe kurs będą wymagały powiązania z konkretną firmą (płatnikiem). Zaznaczenie udostępnia dwie kolejne opcje: Zarządzanie płatnościami firmy Zarządzanie umowami firmy Zaznaczenie tych opcji pozwoli zarządzad płatnościami lub/i umowami bezpośrednio z poziomu okna Dane kursu, w którym zostaną dodane odpowiednie karty. Potwierdzanie obecności przez kursantów Umożliwia kursantom samodzielne zaznaczanie swoich obecności (poprzez Panel Internetowy). Wykładowca będzie miał jedynie podgląd listy obecności, bez możliwości edycji. Karta Harmonogram Data rozpoczęcia Data zakooczenia Liczba godzin Pola te definiują sposób powiązania parametrów kursu i harmonogramu. 106

107 We wszystkich trzech polach można określid, czy dany parametr definiowany jest na podstawie harmonogramu, czy też jest wyznaczany na podstawie danych podawanych przy tworzeniu kursu. Program będzie kontrolował, czy harmonogram, daty uruchomienia, zakooczenia i liczba godzin zgadzają się z tymi ustawieniami, nie pozwalając na zapisanie danych sprzecznych Przy planowaniu nowego szablonu warto również zwrócid uwagę na konsekwencje tych ustawieo również dla innych ustawieo (szczególnie przy automatycznej numeracji i tworzeniu daty rozpoczęcia na podstawie harmonogramu). Opis godzin / dni zajęd Określa maskę, na podstawie której tworzony będzie opis dni i godzin zajęd. Do dyspozycji są 3 zmienne (ujęte w nawiasy klamrowe,-). Można również określid znaki, które będą służyły jako separator, tj. będą rozdzielad poszczególne dni zajęd w opisie. Separator zawarty jest pomiędzy znakami mniejszy/większy : < >. Wybranie opcji Ustalane na podstawie harmonogramu, spowoduje blokadę danego ustawienia przy tworzeniu nowych kursów. Przykładowo jeżeli data zakooczenia ma byd wyliczana na podstawie harmonogramu, pole to będzie zablokowane do edycji i wypełnione na podstawie daty rozpoczęcia kursu, liczby godzin oraz pozycji harmonogramu. Podobnie jeżeli liczba godzin ma byd ustalana wg harmonogramu, program zliczy pozycje harmonogramu i automatycznie wypełni to pole. Dzięki różnym kombinacjom tych ustawieo możliwe jest dostosowanie szablonu do specyfiki tworzenia kursów danego typu. Nazwy dni tygodnia W polach tych można określid alternatywne skróty lub nazwy dla dni tygodnia, które zostaną użyte w opisie. Domyślnie są to skróty zdefiniowane w odpowiednim słowniku, ale dzięki tej opcji możemy podad skróty np. angielskie. Odwoływanie zajęd Pola te określają opcje wysyłania zawiadomieo o odwołanych zajęciach (czy mają byd wysyłane automatycznie, czy też program ma zapytad) oraz sposób dodawania 107

108 do harmonogramu nowych terminów w miejsce odwołanych zajęd. Zauważ, że w jeżeli została zaznaczona sztywna data zakooczenia kursu i nie można już przed tą datą dodad nowego terminu, program ischool będzie monitował o poprawienie opcji harmonogramu. Aktualizacja wynagrodzeo i opłat Opcje te określają, czy odwołanie zajęd ma automatycznie poprawid ustawienia rozliczeo z wykładowcami oraz na opłaty za wynajem sal. Harmonogram zajęd tworzony na bieżąco Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że liczba godzin, terminy i godzina zajęd będą mogły byd definiowane w trakcie trwania kursu, zależnie od ustaleo między kursantami a wykładowcą. Opcja jest używana zwykle przy kursach indywidualnych, gdzie terminy poszczególnych zajęd ustalane są ad hoc. Z drugiej strony, należy pamiętad, że każdy termin trzeba będzie zdefiniowad osobno. Opcje dostępności Pola te definiują, czy przy tworzeniu harmonogramu program ischool ma brad pod uwagę święta i dni wolne (wg odpowiedniego słownika) oraz dostępnośd sal i wykładowców. Przy zaznaczeniu opcji Uwzględniaj dostępnośd, program nie zezwoli na dodanie terminu, jeżeli w danym czasie wykładowca lub sala nie są zdefiniowani jako dostępni. Przy opcji Uwzględniaj zajętośd, program nie zezwoli na dodanie terminu, jeżeli wykładowca lub sala są już w tym czasie zajęte. Jeżeli chcemy pozwolid, aby wykładowca mógł równocześnie prowadzid więcej niż jeden kurs (np. równocześnie egzamin dla kilku grup), należy odznaczyd pole Uwzględniaj zajętośd przy wszystkich kursach, których ma to dotyczyd. Definiuj godziny dla poszczególnych dni Zaznaczenie pierwszej opcji umożliwia definiowanie różnych godzin zajęd dla każdego dnia tygodnia oddzielnie. Jeżeli opcja jest odznaczona, godzina i czas trwania zajęd będzie taka sama, niezależnie od dnia tygodnia. Dni i godziny zajęd wg harmonogramu Dni i godziny zajęd będą definiowane na podstawie zapisów harmonogramie. 108

109 Rodzaje informacji W tej tabeli można dodad dodatkowe pola, które można będzie wypełniad przy okazji każdych zajęd. Mogą byd to na przykład tematyka zajęd, zakres omówionego materiału, przeprowadzone dwiczenia laboratoryjne, prace domowe. Pola te są udostępniane dla wykładowcy do wypełnienia, za pośrednictwem Panelu Internetowego. Panel internetowy Czas na aktualizację danych Określa termin, w jakim wykładowca zobowiązany jest do wypełnienia informacji o przeprowadzonych zajęciach (dotyczy opisów zajęd i frekwencji). Po tym terminie uzupełnienie informacji możliwe jest wypełnienie informacji o zajęciach poprzez edycję danej pozycji harmonogramu. Możliwośd edycji informacji o zajęciach przez wykładowcę Opcja ta określa, czy wykładowca może w Panelu Internetowym edytowad informacje o zajęciach - w przeciwnym przypadku informacje będą dostępne do edycji wyłącznie za pomocą programu ischool (w oknie edycji pozycji harmonogramu). Możliwośd dodawania dodatkowych zajęd przez wykładowcę Zaznaczenie tej opcji zezwoli wykładowcy na dodawanie propozycji dodatkowych terminów zajęd; terminy takie muszą zostad później zatwierdzone w programie. Możliwośd dodawania dowolnych ocen przez wykładowcę Odznaczenie tej opcji spowoduje, że wykładowca będzie mógł wystawiad jedynie określoną liczbę ocen, wyłącznie te zdefiniowane w tabeli Rodzaje ocen na tej karcie. Domyślnie opcja ta jest zaznaczona, pozwalając wykładowcy wprowadzad dowolne opisy ocen. 109

110 Zapisy Sposób wyliczania ceny kursu (kursant) W tym miejscu można określid, na jakiej zasadzie zostaną wyliczane ceny kursu dla jego uczestników. W przypadku wybrania opcji Na podstawie cen w zapisie obowiązywała będzie cena określona podczas zapisywania kursanta na kurs. Opcja Na podstawie listy płatności oznacza, że cena kursu będzie równa sumie zdefiniowanych płatności. Ostatnia opcja pozwala na zdefiniowanie ceny przez użytkownika podczas tworzenia kursu. Sposób wyliczania ceny kursu (firma) Opcja analogiczna do poprzedniej, z tym że ustawienie dotyczy rozliczeo z firmami. Aktualizacja pola Podpisana umowa W przypadku wybrania opcji Automatycznie, pierwsze wydrukowanie umowy spowoduje zaznaczenie pola Podpisana umowa. W przeciwnym przypadku status podpisania umowy będzie musiał zostad ustawiony ręcznie. Brak miejsc na kursie podczas zapisu Ustawienia te kontrolują, jak program ma się zachowad, jeżeli przy zapisywaniu nowego kursanta okazuje się, że na kurs jest już zapisana maksymalna liczba osób. W przypadku zaznaczonej opcji Potwierdzaj zapis komunikatem, użytkownik zostanie powiadomiony o zaistniałej sytuacji ostrzegawczym komunikatem. Dopisanie kursanta będzie możliwe tylko po potwierdzeniu. Przy opcji Nie zezwalaj na zapis, program wstrzyma zapis kursanta, wyświetlając informujący o tym komunikat. Nowych kursantów można będzie dopisad dopiero po modyfikacji odpowiednich ustawieo w oknie Dane kursu. Opcja Nie monituj pozwoli zapisywad kursantów, nawet jeżeli osiągnięty już został limit ich liczby, bez dodatkowych komunikatów. Nadmiar uczestników będzie jedynie sygnalizowany odpowiednią flagą na karcie Dane kursu domyślnego widoku modułu kursy. 110

111 Uwzględniaj tylko kursantów aktywnych Po zaznaczeniu tego pola, program nie będzie brał pod uwagę kursantów oznaczonych jako nieaktywni przy sprawdzaniu limitu uczestników kursu. Możliwośd zamawiania materiałów Zaznaczenie tej opcji pozwoli na zamawianie materiałów bezpośrednio z poziomu okna Dane kursanta, gdzie zostanie dodana odpowiednia karta. Statusy zapisów W liście tej można zdefiniowad własne statusy zapisu. Statusy te oprócz nazwy różnid się mogą dwiema niezależnymi flagami: aktywny zawieszony przeniesiony zapis wygasły zapis Możliwe są dowolne kombinacje tych czterech właściwości. Flagi te i statusy wykorzystywane są potem np. przy liczeniu limitów uczestników kursu. Dokumenty dla kursantów W liście tej ustalamy dodatkowe dokumenty, które kursanci powinni wypełnid przed przystąpieniem do kursu. Przy dodawaniu można zdefiniowad nazwę, symbol i format automatycznej numeracji dokumentów oraz wskazad dokument. Materiały Na tej karcie możemy dodawad materiały do wykorzystania na kursie. Przy wybieraniu nowych materiałów możemy określid liczbę sztuk oraz określid status: czy zostały już zamówione i czy zostały już odebrane. 111

112 Płatności Płatności za kursy Tytuł płatności W polu tym zdefiniowad można maskę, na podstawie której generowana będzie zawartośd pola Tytuł płatności. Maskę tworzymy podobnie jak w przypadku Formatu nazwy kursu, mamy jednak do dyspozycji inne pola. Aby dowiedzied się więcej o maskach formatu, zobacz Format nazwy kursu. Jednostka miary W tym miejscu można wybrad jednostkę, wg której wyliczane będą płatności. Jednostki zdefiniowane są w słowniku o tej samej nazwie. Generuj rachunek /fakturę w oparciu o godziny Odznaczenie tego pola spowoduje, że płatnośd nie będzie wyliczana na podstawie godzin. Należy tę opcję zaznaczyd, jeżeli za jednostkę rozliczenia przyjmujemy sztukę (kurs, moduł, semestr, rok, miesiąc). Ręcznie definiowane płatności za kursy Analogicznie, można podobnie jak w opcji poprzedniej zdefiniowad format Tytułu płatności oraz wybrad jednostkę rozliczeo, z tymże te ustawienia będą wykorzystywane przy ręcznym dodawaniu płatności. Dodatki Na tej karcie widoczne są ustawienia dodatków przygotowanych na zlecenie konkretnych firm. 112

113 Kopie danych Kopie zapasowe w programie ischool 2 są kopiami całościowymi, tj. każda kopia jest pełnym zapisem stanu bazy danych w momencie tworzenia kopii. Zalecamy regularne, codzienne wykonywanie kopii bazy danych. Tworzenie kopii zapasowej bazy danych Z menu System wybierz polecenie Utwórz kopię danych... W oknie dialogowym wybierz, gdzie kopia ma zostad zapisana i nazwę pliku. Domyślna nazwa to ischool_ddmmrr.bak, gdzie ddmmrr to bieżąca data. W zależności od wielkości bazy danych zapisywanie może trwad nawet kilkanaście lub kilkadziesiąt minut. W przypadku bazy zdalnej podłączonej przez sied rozległą lub internet, czas ten może ulec znacznemu wydłużeniu, dlatego zaleca się robienie kopii bazy danych bezpośrednio z serwera. Kopia zapasowa tworzona jest zawsze na serwerze, na którym zainstalowana jest baza danych. Po pomyślnym zapisaniu bazy danych wyświetlona zostanie potwierdzająca to informacja. Przywracanie bazy danych z zapisanej kopii Z menu System wybierz polecenie Przywród kopię danych... Na ekranie zostanie wyświetlony komunikat ostrzegający, że aktualna wersja bazy danych zostanie zastąpiona wersją z zapisanej kopii. UWAGA: Przywrócenie bazy danych spowoduje usunięcie aktualnej wersji danych i zastąpienie ich danymi z przywróconej kopii. Gorąco zalecamy *przed* przywróceniem bazy danych wykonanie kopii danych, które obecnie w tej bazie się znajdują. 113

114 Wybierz plik, z którego ma zostad przywrócona kopia bazy danych. Po zakooczeniu przywracania bazy danych z zapisanej kopii zostanie wyświetlony komunikat to potwierdzający oraz informujący o konieczności ponownego uruchomienia programu. Po zatwierdzeniu komunikatu program zostanie zamknięty. W celu wznowienia pracy z programem, uruchom go jeszcze raz. Wskazówka: kopie baz danych utrzymywanych na serwerach naszej firmy przy wykupieniu opcji hostingu tworzone są automatycznie każdego dnia. Istnieje również możliwośd skonfigurowania podobnej usługi dla instalacji programu ischool na serwerach w Paostwa firmie. Informacji na temat hostingu oraz wdrożenia automatycznych kopii zapasowych udzielają działy wdrożeo oraz handlowy naszej firmy. 114

115 Raporty Raporty pozwalają drukowad zestawienia z działalności szkoleniowej oraz rozliczeo. Cześd raportów dostępna jest z poziomu poszczególnych modułów, zwykle jako opcja polecenia Drukuj. Raporty ogólne, dla zestawieo obejmujących dane z różnych modułów zgromadzone są w module Raporty. Cześd ustawieo, na przykład wybór zakresu dat, dla których ma byd przygotowane zestawienie, jest wspólna dla wszystkich raportów. Oznacza to, że wybranie np. miesiąca czerwca w jednym raporcie, spowoduje, że domyślnie będzie on zaznaczony przy następnym raporcie. Dzięki temu szybciej można przygotowad pełen przegląd działalności w danym okresie. Wspólne opcje i polecenia Drukuj raport Kliknięcie tego przycisku otwiera okno podglądu wydruku, gdzie wyświetlony zostaje raport dokładnie w takiej formie, jak ma zostad wydrukowany. Kliknięcie ikony Drukuj uruchomi drukowanie (za pomocą systemowego okna wyboru drukarki). Istnieje również możliwośd zapisania raportu w formacie Microsoft Word oraz Microsoft Excel (pod warunkiem zainstalowania tych aplikacji w systemie) lub w formacie PDF (bez dodatkowych wymagao). Strzałki nawigacyjne umożliwiają przełączanie się pomiędzy poszczególnymi stronami wydruku, ikona umożliwia ustawienie powiększenia wyświetlanego podglądu, natomiast ikona raporcie dowolnego tekstu wyszukanie w 115

116 Eksportuj dane Naciśnięcie tego przycisku pozwala zapisad na dysku zawartośd tabeli raportu w formie tekstu csv (nagłówek oraz rekordy w wierszach, kolumny rozdzielone średnikami). Pola wyboru daty Wspólne dla raportów są pola data od oraz data do. Pozwalają one wybrad zakres daty, dla którego tworzone mają byd raporty. W większości raportów zoptymalizowane jest tworzenie raportów miesięcznych. W tym celu zwykle w wyborze daty dodana jest lista miesięcy. Wybranie wartości z tej listy powoduje ustawienie daty od oraz daty do na odpowiednio pierwszy i ostatni dzieo miesiąca. Podobnie wybranie daty w polu od automatycznie ustawia pole do na ostatni dzieo miesiąca wybranego w polu data od. Aby wybrad zakres obejmujący więcej niż jeden miesiąc, należy najpierw ustawid datę od, a dopiero później należy ustawid datę do. W niektórych raportach nie ma możliwości ustawienia więcej niż jednego miesiąca za pomocą pół data od i data do ; jest to wprowadzone, kiedy przygotowanie raportu innego niż miesięczny nie miałoby sensu, raport za taki okres można uzyskad używając odpowiedniej opcji lub istnieje specjalny raport dla dłuższych zestawieo tego typu Wybierz... W przypadku niektórych raportów możliwe jest wydrukowanie ich tylko dla konkretnej kategorii danych, np. dla wybranych kursów, wykładowców, firm lub kursantów. W takim przypadku w opcjach raportu umieszczany jest jeden lub więcej przycisków Wybierz. Jeżeli istnieje możliwośd wyboru filtru wg różnych typów danych, przyciski Wybierz uaktywniają się po wyborze odpowiedniej opcji jednorazowego wyboru, jak np. w przypadku raportu frekwencji na rysunku po prawej. Po kliknięciu przycisku Wybierz otwarta zostanie lista elementów do wyboru, zależnie od wybranych danych, na przykład lista wykładowców, firm, czy kursów. 116

117 Po zaznaczeniu rekordu i potwierdzeniu przyciskiem Wybierz lub dwukrotnym kliknięciu danego rekordu, ustawiony zostanie odpowiedni filtr. Opis poszczególnych raportów Budżet Raport pozwalający wydrukowad zestawienie rozliczeo kursów dla danych miesięcy, modułów kursów lub/i typu kursu. Podsumowywane kursy grupowad można wg kategorii. Opcje Grupuj według kategorii: po zaznaczeniu tej opcji zamiast podsumowao kursów, wydrukowane zostanie sumaryczne zestawienie rozliczeo dla kategorii. Uwagi Raport budżetu uwzględnia zdarzenia ze skutkami finansowymi, które zaszły lub zaplanowane jest ich zajście w zaznaczonym okresie. Uwzględniane zdarzenia to: obciążenia klientów wynikające ze zdefiniowanych płatności przypadających w tym okresie lub prognoza wpływów na podstawie zdefiniowanych stawek godzinowych, należności za wynajem sal wg pozycji harmonogramu, rozliczenia wykładowców, należności w stosunku do wykładowców, które wynikają z pozycji harmonogramu dla danego okresu, o ile nie zostały one uwzględnione w wypłatach, a rozliczane są wg stawek godzinowych. Wynagrodzenia (szczegóły) Pozwala wydrukowad miesięczne zestawienie wynagrodzeo lub raport miesięcznych rozliczeo za dany okres. 117

118 Opcje Grupuj wg okresu: po zaznaczeniu tej opcji, zamiast miesięcznego podsumowania, wydrukowane zostanie zestawienie raportów miesięcznych dla całego zaznaczonego poniżej tej opcji okresu. Uwagi Pod uwagę brane są należności wynikające ze zdefiniowanych już rozliczeo przypadających na dany okres oraz należności wynikające ze zdefiniowanych już pozycji harmonogramu, o ile rozliczane są na podstawie stawek godzinowych wykładowcy. Lista wynagrodzeo Raport drukuje zestawienie wypłat należności oraz wypłat dla wykładowców za podany okres (domyślnie: jeden miesiąc). Raporty grupowane są wg miesięcy oraz typów umów, z podsumowaniem kwoty oraz kwoty do wypłaty pod każdą grupą. Informacje o płatnościach Raporty umożliwiające wydruk informacji o należnościach, formach płatności oraz kwotach wpłat. Typ raportu wybieramy z listy Rodzaj raportu. Opcje Wybierz typ płatności do ujęcia w raporcie: pola pozwalające wybrad, czy raport ma byd generowany dla klientów będących kursantami indywidualnymi, klientami firmowymi, czy też raport ma uwzględniad wszystkich klientów. Rodzaj raportu: pozwala wybrad rodzaj raportu, który ma zostad wygenerowany. Informacje o należnościach Raport informacje o płatnościach dla wszystkich klientów w podanym okresie, z rozbiciem należności na poszczególne miesiące. Uwagi Maksymalnie możliwe jest wyświetlenie 12 kolumn miesięcy, 118

119 Kolumny Należnośd ogólna, Kwota zapłaty oraz Pozostała należnośd podają wartości globalne, również spoza zaznaczonego zakresu, Kolumny należności miesięcznych podają należności przypadające na dany okres. Kolumna Łącznie należnośd podsumowuje należności wyświetlanych miesięcy. Statystyka form płatności Raport przygotowuje statystykę form płatności w podanym okresie Statystyka kwot wpłat Raport wyświetla ogólną liczbę płatności w podanym okresie w zależności od wysokości wpłaty. Kalendarz zajęd Raport wyświetla 10-miesięczny kalendarz, z zaznaczonymi dniami, w których odbyły się lub są zaplanowane zajęcia. Na kalendarzu na czerwono zaznaczone są również dni wolne i święta, zgodnie z listą zdefiniowaną w słowniku Święta i dni wolne. Raport z listy kursantów Raport ten pozwala wyświetlid listę zapisanych kursantów na wybrane kursy. Zakres kursów możemy definiowad w sekcji Kursy do raportu. Wybierając zatem określoną firmę uzyskujemy listę kursantów dla danej firmy. Po wybraniu przycisku Pobierz dane, mamy możliwośd przejrzenia danych, przesortowania i ewentualnie przefiltrowania. Taką listę wyników możemy następnie wydrukowad (przycisk Drukuj raport) lub wyeksportowad do pliku tekstowego (CSV) przycisk Eksportuj dane. Niezależnie czy dane chcemy wydrukowad czy zapisad na dysku mamy możliwośd wybrania kolumn, które chcemy uwzględnid. Ich wybór i kolejnośd jest zapamiętywana przez program. Dzięki czemu przy kolejnym korzystaniu z tego raportu nasz układ danych zostanie ustawiony w ten sam sposób. 119

120 Raport godzin firmy Zestawienie liczby godzin zajęd poszczególnych kursów z podziałem na firmy oraz płatników. Dane zawarte w tym raporcie wykorzystywane są w module Rozliczanie klientów. Po wykonanym rozliczeniu raport z godzin będzie cały czas wyświetlad te same informacje, moduł rozliczeo natomiast wyświetla domyślnie tylko te pozycje, które można rozliczyd w zadanym okresie. Opcje Grupowanie: lista pozwalająca włączyd grupowanie wierszy wg kategorii lub rodzaju kursu. Uwagi W przypadku kursów firmowych, na które uczęszczają kursanci przypisani do różnych płatników kolumna Udział opisuje procentowy udział w koszcie kursu danego płatnika. Udział ten wyliczany jest proporcjonalnie do liczby zajęd w danym okresie kursantów powiązanych z danym płatnikiem, z uwzględnieniem późniejszego zapisu kursanta lub też rezygnacji. Raport godzin kursanci Zestawienie liczb godzin zajęd poszczególnych kursów dla każdego kursanta. Dane zawarte w tym raporcie wykorzystywane są w module Rozliczanie klientów. Po wykonanym rozliczeniu raport z godzin będzie cały czas wyświetlad te same informacje, moduł rozliczeo natomiast wyświetla domyślnie tylko te pozycje, które można rozliczyd w zadanym okresie. Raport z rezygnacji Drukuje zestawienie kursantów, którzy zrezygnowali z kursów (czyli tych z zaznaczoną opcja rezygnacji). Raport może byd generowany jest za określony okres lub z pominięciem go. Zakres kursów uwzględnianych w tym raporcie możemy definiowad w sekcji Kursy do raportu. 120

121 Raport frekwencji Opcje Kursy do raportu: pola opcji pozwalające wybrad kursy na podstawie wykładowcy, kursanta, firmy lub wybrad konkretny kurs. Domyślnie wybierane są wszystkie kursy z zaznaczonego okresu. Grupowanie: po wybraniu z listy opcji Wg miesięcy, frekwencja będzie wyliczana dla każdego miesiąca oddzielnie. W przypadku opcji Bez grupowania, frekwencja będzie wyliczana dla wszystkich zajęd danego kursu w wybranym okresie. Uwzględnianie zajęd dodatkowych: zaznaczenie poszczególnych opcji spowoduje dodanie kolumn dla zajęd odwołanych, dla których zaznaczono 100-procentowe rozliczanie wykładowcy, kursanta, firmy lub sali. Domyślnie zajęcia odwołane są pomijane w raporcie frekwencji. Zaznaczenie tych opcji może mied wpływ również na wyliczanie frekwencji patrz Uwagi poniżej. Uwagi Raport frekwencji pogrupowany jest wg kursów, W wierszach wykładowcy zamiast pół obecnośd i frekwencja podana jest ogólna liczba zajęd danego kursu, Obecnośd na poszczególnych zajęciach zaznaczona jest znakiem, a nieobecnośd znakiem. W przypadku zajęd odwołanych nie wyświetlany jest żaden symbol, jedynie pusta kolumna. Oddzielnie oznaczane są nieobecności usprawiedliwione znakiem, Frekwencja wyliczana jest na podstawie obecności na opłaconych zajęciach. W związku z tym, jeżeli dla zajęd odwołanych zaznaczona jest opcja uwzględniania zajęd odwołanych dla płatnych 100% dla kursanta lub firmy, zajęcia te także będą miały wpływ na frekwencję. Raport ocen Raport prezentuje zestawienie ocen kursantów z danego okresu, z podziałem wg kursów. 121

122 Uwagi Średnia ocen wyrażona jest w procentach i wyliczana jest na podstawie wag określonych dla każdej oceny w słowniku Skala ocen. Raport opisów zajęd Raport prezentujący opisy zajęd wprowadzane przez wykładowców w Panelu Internetowym (Raport opisów) lub szczegółowe statystyki wypełnieo opisów (Raport podsumowujący opisy). Opcje Podsumowanie opisów zajęd: po zaznaczeniu tej opcji zamiast raportu z opisami zajęd, zostanie wydrukowany raport Podsumowanie opisów zajęd. Kursy dla raportu: pozwala dodad filtr, który wybierze tylko określone kursy w danym okresie. Raport opisów Uwagi Rodzaje opisów określamy w słowniku rodzaje informacji o zajęciach. Raport podsumowujący opisy Raport prezentujący statystyki z dodawanych opisów zajęd. Raport pogrupowany jest wg kursów. Uwagi Kolumny objęte nagłówkiem Harmonogram kursu prezentują statystykę wg poszczególnych pozycji harmonogramu, gdzie zliczane są terminy i fakt dodania lub niedodania przynajmniej jednego opisu dla danego terminu zajęd, Kolumny objęte nagłówkiem Informacje o zajęciach pokazują statystykę dla poszczególnych opisów zajęd; jeżeli dla danego terminu zdefiniowano na przykład trzy opisy, to każdy z nich zostanie policzony oddzielnie, a dodanie tylko jednego opisu będzie oznaczało 33% uzupełnienie. 122

123 Ankiety Raport prezentuje zbiorczą statystykę i wykresy z przeprowadzonych ankiet. Pod uwagę brane są odpowiedzi na poszczególne pytania, niezależnie w jakiej ankiecie się one znalazły. Liczone są jedynie pytania zamknięte, jeżeli w ankietach występowały pytania otwarte, na raporcie jest to zaznaczone w tabeli podsumowania, w polu Komentarze (TAK), a treśd tych odpowiedzi prezentowana jest na koocu raportu. Z kolei w polu Podsumowanie wyliczony jest średni procent z odpowiedzi na pytania. Podana jest również łączna liczba wypełnionych ankiet. Pod tabelą podsumowania umieszczone są tabele dla poszczególnych pytao. Poszczególne komórki przedstawiają numer porządkowy, średnią wartośd procentową dla danego pytania, liczbę udzielonych odpowiedzi oraz treśd pytania. Poniżej znajduje się lista odpowiedzi, wraz z rozkładem ile razy udzielono danej odpowiedzi. Uwagi Pytania ankiety rozróżniane są nie po treści, lecz po kluczu (identyfikatorze) unikalnym dla każdego pytania. Dzięki temu zmiana treści pytania (np. poprawka stylistyczna lub korekta błędu) nie ma wpływu na statystyki, obie wersje zostaną policzone razem. Z drugiej strony możliwe jest stworzenie dwóch pytao o tej samej treści, które będą liczone oddzielnie (ponieważ klucz będzie inny). Raport z udziału stawek Raport prezentujący zestawienie stawek dla klientów firmowych i wykładowców, wraz z wyliczonymi marżami. Raport pozwala szybko ocenid rentownośd poszczególnych kursów. Uwagi Marże wyliczane są tylko w przypadku kursów, gdzie znana jest zarówno stawka dla wykładowcy, jak i dla klienta firmowego. 123

124 Raport z listy umów Raport drukuje zestawienie umów (wszystkich lub określonych typów) w podanym okresie. Opcje Typ umów: pozwala wybrad czy na raporcie mają byd drukowane wszystkie umowy, umowy wydrukowane, czy tylko umowy niewydrukowane. Rodzaj umów do raportu: pozwala wybrad, które rodzaje umów mają byd drukowane do raportu. Domyślnie zaznaczone są wszystkie rodzaje, czyli umowy z kursantami, firmami, wykładowcami i pracownikami. Raporty finansowe Raport kasowy Standardowy dzienny raport kasowy. Kasjerzy rozróżniani są na podstawie użytkownika zalogowanego do programu Itelix ischool. Opcje Raport dla...: po zaznaczeniu tej opcji raport kasowy zostanie sporządzony jedynie dla bieżącego użytkownika (kasjera); przy odznaczonej opcji raport drukowany jest dla oddziału lub wszystkich użytkowników (kasjerów). Uwagi W raporcie uwzględnione są wpisy w modułach Operacje księgowe oraz wypłaty dla wykładowców i pracowników. Raport księgowy Raport przedstawiający przepływy finansowe w danym okresie. Uwagi W raporcie uwzględniane są pozycje, dla których zostały wystawione dokumenty niosące skutki księgowe, Pokazane są trzy typy zdarzeo: a) zaksięgowane przychody, czyli rachunki i faktury; b) rozliczenia z wykładowcami i pracownikami (wypłaty); 124

125 c) dokumenty KW, do których podano numer i kwotę faktury, z którą związane było wydanie pieniędzy, Uwzględniane są również dokumenty anulowane, są one oznaczone odpowiednim zapisem w kolumnie Anulacja, Poszczególne pozycje grupowane są wg dnia wystawienia dokumentu. Ewidencja przychodów Raport prezentujący przychody w podanym okresie. W porównaniu z poprzednim raportem pominięte są dane dotyczące wypłat i KW. Rejestr VAT Raport prezentujący zestawienie sprzedaży w zadanym okresie w rozbiciu na kontrahentów i poszczególne stawki podatku VAT. Raporty fiskalne Raport dobowy/raport gotówki w kasie Raporty drukowane na podłączonej drukarce fiskalnej, zgodnie z jej wewnętrznymi ustawieniami. 125

126 Inne moduły Zadania do wykonania Moduł ten umożliwia dodawanie i przypisywanie zadao wspomagając komunikację pomiędzy użytkownikami programu. Każde z zadao można przypisad jednemu z użytkownikom programu lub wszystkim równocześnie. Dodatkowo zadania można powiązad z następującymi elementami: kursant, firma, wykładowca, pracownik, zgłoszenie, zainteresowanie oraz kurs. Zadania widoczne są dla użytkowników również w module Informacje. Dodawanie nowego zadania Aby dodad nowe zadanie wystarczy wybrad przycisk Dodaj, a następnie odpowiednią opcję: utworzenie zadania dla konkretnej osoby (obiektu) lub nowego zadania nie powiązanego z żadnym obiektem. Samo powiązanie zadania możemy dowolnie zmieniad w oknie definiowania szczegółów. Powiązane zadania wyświetlane są na liście wraz z informacjami o osobie kontaktowej, telefonami i adresem . Podczas definiowania nowego zadania musimy określid jego nazwę oraz dla kogo jest one przeznaczone. Domyślnie jest wybrana opcja Wszyscy użytkownicy. Dodatkowo możemy określid termin sygnalizacji (data kiedy zadanie będzie oznaczone jako do wykonania) oraz wykonania (data graniczna wykonania zadania). Do każdego zadania można również dodad pliki jako załączniki. Edycja istniejącego zadania oraz oznaczanie go jako wykonane Na dowolnym etapie możemy modyfikowad zapisane dane. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Edytuj. Aby zaznaczyd dane zadanie jako ukooczone wystarczy zaznaczyd opcję Wykonano i zapisad zmiany. 126

127 Usuwanie istniejącego zadania Na dowolnym etapie możemy usuwad dodane zadania. W tym celu należy zaznaczyd interesującą nas pozycję i wybrad przycisk Usuo. Wydruki Za pomocą przycisku Drukuj możemy wydrukowad zbiorcze zestawienie dodanych zadao, zgodnie z danymi widocznymi na ekranie. Zlecone ankiety Moduł ten umożliwia zbiorcze przeglądanie zleconych do wypełnienia ankiet. Na tej liście widoczne będą zarówno ankiety już wypełnione, jak i te oczekujące na wypełnienie. Jeśli zlecenie wypełnienia ankiety miało określoną datę koocową, to program będzie odpowiednio oznaczał zlecenia przeterminowane. Samo zlecanie wypełnienia ankiety realizuje się bezpośrednio w module kursów. W tym module nie można w żaden sposób modyfikowad zapisanych danych, jest to jedynie moduł służący do zbiorczego przeglądania danych zwartych w systemie. Przeglądanie informacji o ankiecie Aby zobaczyd szczegóły danej ankiety wystarczy wybrad przycisk Zobacz. W oknie szczegółów ankiety zobaczymy informacje kursu i wykładowcy powiązanych z tą ankietą oraz kursanta, który ma ją wypełnid. Poniżej wyświetlona jest lista pytao danej ankiety wraz z udzielonymi odpowiedziami (jeśli kursant już ją wypełnił). Wydruki Za pomocą przycisku Drukuj możemy wydrukowad zbiorcze zestawienie zleconych ankiet, zgodnie z danymi widocznymi na ekranie. 127

128 Słowniki Podstawowe Miesiące W słowniku tym zdefiniowane są nazwy miesięcy używane w programie. Dla każdego miesiąca określid można cztery właściwości: Wersja polska: polska nazwa miesiąca w mianowniku. Odmiana nazwy: wersja nazwy wykorzystywana przy odmianie w zwrotach określających datę, np. dla języka polskiego dopełniacz (trzeci lutego, trzeciego lutego). Wersja angielska: nazwa miesiąca w alternatywnym języku (bez odmiany). Kolejnośd: numer indeksu miesiąca, określający jego kolejnośd na listach. Dni tygodnia W słowniku tym definiujemy nazwy dni tygodnia oraz skróty im przypisane (używane na przykład przy tworzeniu nazw kursów). Nazwa: nazwa dnia tygodnia. Symbol: skrót nazwy. Kolor: pozwala określid kolor wykorzystywany do oznaczenia danego dnia tygodnia np. w harmonogramie lub na grafiku. Domyślnie oddzielne kolory zdefiniowane są dla dni roboczych oraz soboty i niedzieli, aby ułatwid odróżnianie dni pracujących od świątecznych. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby przydzielid każdemu z dni tygodnia ten sam kolor, czy nawet każdemu inny. Kolejnośd: numer porządkowy dnia tygodnia. 128

129 Święta i dni wolne Słownik gromadzący informacje o dniach wolnych i świętach, który wykorzystywany jest między innymi przy tworzeniu harmonogramu; przy projektowaniu kursów można określid czy zajęcia mogą odbywad się w dni wolne i święta. Dni wolne można dodawad i usuwad w dowolny sposób, oznaczając w ten sposób terminy, kiedy firma nie prowadzi szkoleo i nie powinny byd w nich dodawane zajęcia. Do szybkiego dodania świąt (stałych i ruchomych) dla danego roku służy specjalny kreator. Szybkie wyszukiwanie: nazwa. Karty: wszystkie, (rok). Kolumny tabeli: dzieo, nazwa, święto ustawowe (tak/nie). Dodaj: domyślne polecenie Dodaj święto lub dzieo wolny, pozwala dodad do listy kolejną datę. W oknie dodawania terminu podajemy datę, nazwę święta (dnia wolnego) oraz możemy zaznaczyd czy jest to święto ustawowe, czy dzieo wolny dodany wg uznania. Dodaj : Dodaj święta lub dni wolne w roku... uruchamia kreatora świąt i dni wolnych. Usuo: usuwa wybraną pozycję. Usuo : polecenie Usuo wszystkie, które usuwa listę dni wolnych i świąt dla danego roku; polecenie to jest aktywne tylko w kartach poszczególnych lat, a przed usunięciem listy wyświetlany jest komunikat z prośbą o potwierdzenie. Drukuj: drukuje listę świąt i dni wolnych wg aktualnie wyświetlanej tabeli. Kreator Dodaj święta lub dni wolne Wybierz rok: za pomocą pokrętła ustawiamy rok, dla którego chcemy wyliczyd listę świąt. Po opuszczeniu tego pola lista zostanie automatycznie zaktualizowana. 129

130 Dodaj/Edytuj/Usuo datę: przyciski pozwalające na edycję listy dat. Edycja i dodawanie polega na podaniu nazwy nowego święta lub dnia wolnego, samą datę określa się klikając w kolumnie daty na liście i wybierając termin z kalendarza. Stawki odsetek W słowniku definiujemy w jakiej wysokości mają byd naliczane odsetki za opóźnione płatności. Dla każdej stawki można zdefiniowad od kiedy do kiedy stawka ma obowiązywad. Program dla każdego z tych okresów wyliczy odsetki oddzielnie. Przycisk Drukuj pozwala wydrukowad listę stawek odsetek. Uwagi Odsetki naliczane są tak jak odsetki ustawowe, czyli bez kapitalizacji. Aby ustawid stawkę, która obowiązywad ma w przyszłości, do odwołania, zaznacz ostatnią pozycję, kliknij przycisk Edytuj i wyczyśd wartośd pola Do dnia. Sprzedaż Formy płatności Słownik pozwalający zdefiniowad formy płatności używane w rozliczeniach z klientami. Aby dodad, zmienid lub usunąd daną formę płatności, kliknij przycisk Dodaj, Edytuj lub Usuo. Przyciski edycji i dodawania otwierają okno Formy płatności, odpowiednio dla nowego wpisu lub w celu przeglądania lub zmiany istniejącego rekordu. Okno szczegółów Formy płatności Nazwa: nazwa pod jaką wyświetlana będzie dana forma płatności. Rodzaj: przyporządkowanie do określonego rodzaju płatności, jako transakcji gotówkowej lub bezgotówkowej. Patrz: Uwagi. 130

131 Uwagi Najważniejsze rozróżnienie to podział na płatności gotówkowe (gotówka) i bezgotówkowe (przelewy, inne). Dla tych dwóch rodzajów płatności prowadzone są oddzielne kasy i oddzielna numeracja dokumentów. Stawki VAT Lista obowiązujących stawek VAT. Stawki wyświetlane są wg nazwy. Kliknięcie przycisku Dodaj lub Edytuj otwiera okno edycji Stawki VAT. Okno Stawki VAT Nazwa: nazwa stawki, pod jaką ma ona byd widoczna w programie. Nazwa przechowywana jest jako tekst, tak więc może to byd nazwa opisowa. Wartośd: wartośd podatku w procentach; w przypadku stawki zwolnienia z podatku VAT należy podad wartośd -1. Paragon: pole pozwalające przyporządkowad daną stawkę do grupy stawek używanych przez drukarki fiskalne (czasami producenci drukarek stosują nietypowe grupy stawek). Jednostki miar Słownik pozwalający określid jednostki miar stosowane w programie. W programie powinny istnied co najmniej dwie jednostki miar, jedna przy rozliczaniu na sztuki (szt., kurs, szkolenie), druga pozwalająca rozliczad wg czasu (h, godz., g. lekcyjna). Jednostka miar nie determinuje sposobu rozliczania, który definiowany jest w szablonie kursu. 131

132 Szkolenia i kursy Typy wykładowców W słowniku tym definiujemy typy wykładowców, np. lektor, asystent lub trener. Typy te można następnie wykorzystywad na przykład przy filtrowaniu listy wykładowców. Rodzaje kursów Słownik gromadzący rodzaje kursów. Zobacz: Klasyfikacje kursów. Nazwa: nazwa pod jaką widoczny będzie dany rodzaj kursu. Opis: dłuższa, opisowa nazwa rodzaju kursów. Symbol: skrót nazwy rodzaju kursów; symbole wykorzystywane są np. przy tworzeniu automatycznej numeracji kursów. Kategorie W słowniku tym definiujemy kategorie kursów, do których można przyporządkowad kursy, czy wykładowców. Kategorie używane są przeważnie do określenia tematyki kursów, takiej język angielski, sprzedaż, treningi umiejętności interpersonalnych etc. Nazwa kategorii: nazwa kategorii wyświetlana w programie. Opis kategorii: dłuższa, opisowa nazwa kategorii. Rodzaj kursu: rodzaj kursu do którego można przypisad kategorię; przy wybraniu rodzaju kursu, dostępne kategorie zostaną zawężone jedynie do tych przypisanych do tego rodzaju. Symbol: skrót nazwy, używany np. w automatycznej numeracji. Nazwa (odmiana): alternatywny przypadek dla nazwy kursu, używany na przykład w raportach, gdzie wymagany jest inna niż mianownik forma (francuski / kurs języka francuskiego). Kolor na grafiku: kolor, jakim zajęcia przypisane do danej kategorii będą zaznaczane na grafiku 132

133 Zobacz: Klasyfikacje kursów Poziomy zaawansowania Słownik pozwalający definiowad poziomy zaawansowania kursów. Nazwa poziomu: podstawowa nazwa dla tego poziomu zaawansowania. Opis poziomu: dłuższa, opisowa nazwa poziomu. Symbol: skrócona nazwa poziomu, używana np. przy tworzeniu formatów automatycznej numeracji kursów. Kategoria: kategoria, do której przypisany jest poziom zaawansowania; po wybraniu kategorii np. przy tworzeniu kursu, wybór poziomu zostanie zawężony jedynie dla poziomów przypisanych do tej kategorii. Dzięki temu można tworzyd grupy poziomów zaawansowania dla konkretnych kategorii szkoleo. Rodzaje modułów W słowniku tym definiujemy rodzaje modułów kursów, jedną z klasyfikacji pomocniczych kursów. Nazwa modułu: podstawowa nazwa modułu. Opis modułu: dłuższa, opisowa nazwa modułu. Symbol: skrótowa nazwa modułu. Rodzaje grup Słownik pozwalający określid rodzaje grup. Rodzaje grup są jedną z pomocniczych klasyfikacji kursów, pozwalającą m.in. określid minimalną i maksymalną liczbę osób, które mogą brad udział w kursie. Nazwa grupy: podstawowa nazwa grupy. Opis grupy: dłuższa, opisowa nazwa grupy. Symbol: skrótowa nazwa grupy. Liczba osób w grupie (min/max): pola pozwalające określid maksymalną i minimalną liczbę osób na kursie, który został przyporządkowany do tej grupy. 133

134 Sezony kursów Słownik pozwalający określid sezony kursów, klasyfikację kursów używaną zwykle do rozróżniania kursów należących np. do różnych okresów czasu (np. semestry, kwartały). W wielu widokach istnieje możliwośd szybkiego filtrowania kursów wg ich sezonu. Nazwa sezonu: podstawowa nazwa sezonu. Symbol: skrótowa nazwa sezonu, używana np. przy numeracji. Dni zajęd Słownik pozwala zdefiniowad skrótowe nazwy dla różnych kombinacji dni tygodnia, w które odbywad się będą zajęcia. Każdej kombinacji możemy nadad oddzielną nazwę, np. aby upewnid się, że nazwa taka nie będzie zbyt długa do użycia w nazwie kursy, czy też oznaczyd sobotę i niedzielę jako weekend. Godziny rozpoczęcia zajęd W słowniku definiujemy godziny, które będą dostępne jako lista przy wybieraniu godziny rozpoczęcia zajęd dla kursu. Godzinę podajemy w formacji FF:MM, na przykład 09:30. Godziny rozpoczęcia zajęd dla kursów nie są ograniczone godzinami zdefiniowanymi w tym słowniku. W każdej chwili ręcznie można wpisad dowolną godzinę rozpoczęcia zajęd. Mimo to zdefiniowanie najczęstszych godzin rozpoczęcia zajęd znacznie przyspiesza wybieranie odpowiedniej godziny przy tworzeniu kursu. Ceny kursu W tym słowniku można określid schematy rozbicia danej ceny na raty. Możliwe jest określenie w ten sposób jedynie cen stałych, przy płatności rozliczanej w sztukach (kursach, miesiącach, semestrach). Okno szczegółów Ceny kursu Cena kursu (płatnośd jednorazowa): w tym polu podaj cenę przy płatności za cały kurs równocześnie. 134

135 Liczba rat: określ liczbę rat, przy rozbiciu ceny kursu na kilka płatności. Kwota raty: określ kwotę pojedynczej raty. Częstotliwośd: podaj co ile miesięcy ma byd dokonywana płatnośd. Uwagi Cena jednorazowej płatności nie musi równad się sumie rat. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby cena przy sprzedaży ratalnej była wyższa niż przy jednorazowej płatności. Rodzaje podręczników Słownik pozwalający definiowad rodzaje podręczników, które można następnie wybrad w oknie Danych kursu. Rodzaje podręczników mają charakter tylko informacyjny. Okno szczegółów Rodzaje podręczników Nazwa: podstawowa nazwa rodzaju podręcznika. Opis: dłuższa, opisowa wersja nazwy. Symbol: skrótowa wersja nazwy. Rodzaje cen W słowniku tym definiujemy rodzaje cen, używane przy rozliczaniu klientów. Okno szczegółów Rodzaje cen Nazwa: podstawowa nazwa danego rodzaju cen; pole obowiązkowe. Symbol: skrócona nazwa rodzaju cen; pole obowiązkowe. Opis: dłuższa, opisowa nazwa. Grupa: lista pozwalająca wybrad grupę cen; możliwe jest wybranie najwyżej jednej ceny z danej grupy, więc wybranie drugiej ceny z tej samej grupy w zapisie kursanta powoduje automatyczne wyłączenie poprzedniej ceny z tej samej grupy. 135

136 Przeznaczenie: pozwala określid, czy cena przeznaczona jest dla kursanta indywidualnego czy też klienta firmowego; zależnie od typu kursu widoczne są tylko ceny przypisane do określonego przeznaczenia. Grupa rabatowa: pozwala przypisad klienta do danej grupy rabatowej; patrz grupy rabatowe. Rodzaj stawek: lista rodzajów stawek, pozwalająca przyporządkowad cenę do określonej grupy, np. rabat za kontynuację, zniżka studencka; patrz rodzaje stawek. Rodzaje materiałów Słownik umożliwiający predefiniowanie rodzajów materiałów, które następnie będą domyślnie wstawiane do nowych szablonów, gdzie wystarczy dopisad do nich jedynie cenę. Słownik ten został dodany w celu przyspieszenia dodawania materiałów do szablonu kursu. Funkcjonowanie tego słownika jest analogicznie do opisanego powyżej słownika Rodzaje cen. Grupy rabatowe Słownik pozwala zdefiniowad grupy rabatowe, do których następnie przypisad można ceny i materiały, a z drugiej strony klientów (kursanci i firmy). Jeżeli w cenach i materiałach przypisanych do kursu zdefiniowane są takie same grupy rabatowe jak w danych klienta, zostaną one automatycznie zaznaczone. Chod możliwe jest definiowanie cen i materiałów z rabatem jako wartości dodatnich (przy wyłączeniu ceny podstawowej), zaleca się tworzenie ich jako wartości ujemnych, które następnie odejmowane są od ceny podstawowej. Warto także pamiętad, że program nie ogranicza liczby cen rabatowych dla poszczególnych klientów, więc jeżeli nie chcemy pozwolid na łączenie zniżek, należy ręcznie odznaczyd częśd zniżek albo przypisad je do grup. Rodzaje stawek Rodzaje stawek działają podobnie jak grupy rabatowe na ich podstawie mogą byd automatycznie dobierane odpowiednie ceny i materiały do poszczególnych 136

137 klientów. Pole to wykorzystywane jest, jeżeli wymagany jest dalsze rozróżnienie cen i materiałów. Typy kursów Słownik pozwalający zdefiniowad własne typy kursów. Domyślnie zdefiniowane są następujące typy: grupowy, standardowy oraz firmowy. Typ kursu jest jedną z podstawowych klasyfikacji kursu. Zobacz: Klasyfikacje kursów. Statusy zapisów Słownik umożliwiający edytowanie i definiowane własnych statusów zapisów kursantów. Status zapisu opisany jest przez dwa pola, Aktywny oraz Zawieszony, z których każdy może przyjmowad wartośd tak lub nie. W słowniku można zdefiniowad własne statusy (opisowe) dla dowolnej z czterech kombinacji tych dwóch pól. Uwagi Wszystkie statusy zapisu reprezentowane są również przez karty w panelu zapisów w głównym widoku modułu Kursy. Kursanci ze statusami, które mają nie mają ustawionej wartości Aktywny lub mają zaznaczoną wartośd Zawieszony nie są uważani za uczestników kursu. Zmiany statusu zapisu dokonad można jedynie w oknie Zapisu kursanta poprzez wybranie odpowiedniego statusu z listy. Dokumenty dla kursantów Dokumenty dla kursantów służą szybkiemu wystawianiu zaświadczeo i certyfikatów ukooczenia kursu. W słowniku możemy dodad raporty, które mają byd używane do wystawiania tego typu dokumentów. Raporty takie muszą zostad uprzednio przygotowane z użyciem polecenia z menu Ustawienia» Edycja raportów. 137

138 Raporty określone w tym module jako dokumenty dla kursantów możemy później dodad w szablonie kursu (karta Zapisy). Dodanie raportu w szablonie spowoduje pojawianie się w Zapisie kursanta, na pierwszej karcie dodatkowej zakładki Dokumenty. Rodzaje informacji o zajęciach W tym prostym słowniku definiujemy jakie informacje wykładowcy powinni wprowadzad jako opis poszczególnych zajęd, na przykład tematyka, słownictwo, dwiczenia praktyczne. Rodzaje ocen W słowniku tym tworzymy rodzaje ocen, które następnie można będzie przypisad do poszczególnych kursów. Rodzaj stanowi ogólną kategorię, do której należy oceniana aktywnośd, np. praca pisemna, esej, dwiczenia, egzamin wstępny lub koocowy. Do każdej pozycji możemy przypisad określoną skalę ocen, będzie ona używana przy wystawianiu ocen tego rodzaju. Skala ocen Słownik skal ocen służy do definiowania własnych zbiorów ocen, które następnie można przypisywad do kursów, a dokładniej mówiąc do poszczególnych rodzajów ocen. W każdej skali możliwe jest zdefiniowanie dowolnej liczby ocen, a dla każdej oceny określenie następujących atrybutów: Nazwa oceny: opisowa nazwa oceny, np. dobry, niezaliczone, wyśmienicie. Ocena: nazwa oceny w postaci liczby całkowitej lub ułamka dziesiętnego (dokładnośd jednego miejsca po przecinku). Wartośd (%): waga oceny wyrażona w procentach. Pole to wykorzystywane jest przy wyliczaniu średniej, gdzie dodawane są właśnie wartości, a otrzymana suma dzielona jest przez liczbę ocen. 138

139 Domyślne oceny W słowniku tym definiujemy domyślny zestaw (skalę) ocen, które mają byd używane, gdy do danego rodzaju ocen nie została przyporządkowana specyficzna skala ocen. Zgłoszenia Lista kursów W tym miejscu możemy określid listę, która ma byd widoczna jako lista kursów do wyboru w części Panelu Internetowego przeznaczonej na zgłoszenia. Lista ta nie jest w żaden sposób powiązana z faktycznymi kursami, służy jedynie przekazaniu informacji jakim typem kursu zainteresowana jest zgłaszająca się osoba. Status zgłoszenia Lista ta określa jaki status można nadad zgłoszeniom z internetu w programie. Przykładowe statusy używane w praktyce to np. przyjęte, przypisane, odrzucone, rezygnacja. Domyślnie nowym zgłoszeniom przypisywany jest pierwszy status z listy. Rodzaje zgłoszeo Słownik ten pozwala na zdefiniowanie własnych rodzajów zgłoszeo, tj. dróg jakimi potencjalny kursant zgłasza chęd uczestnictwa w kursie lub szkoleniu. Pierwszy element na liście ma specjalne znaczenie, gdyż nadawany jest zgłoszeniom wysłanym poprzez Panel Internetowy. Dodatkowe Sposób znalezienia Słownik ten pozwala określid listę możliwych opcji do wyboru podczas określania w jaki sposób nowi kursanci dowiedzieli się o kursach lub szkoleniach. Sposób 139

140 znalezienia ustawiany jest w danych kursanta, zwykle podczas tworzenia nowego profilu na podstawie zgłoszenia. Raport przedstawiający zestawienie kursantów w zależności od sposobu znalezienia dostępny jest w module Kursanci. Kategorie materiałów Lista kategorii, wg której grupowane są elementy w module Materiały. Określenie kategorii jest obowiązkowe przy dodawaniu nowej pozycji materiałów. Ponadto w najnowszych wersjach programu informacje o materiałach z poszczególnych kategorii można opublikowad dla kursantów w internecie poprzez Panel Internetowy. Urzędy skarbowe Lista urzędów skarbowych, wykorzystywana m.in. w sekcji Dane urzędowe w profilu wykładowcy. Domyślnie w programie lista ta jest wypełniona na podstawie dostępnych w trakcie tworzenia programu informacji, nie są jednak uwzględnione późniejsze zmiany np. wskutek przeprowadzki danego urzędu do nowej lokalizacji. Z tego powodu zalecamy potwierdzania danych przy dodawaniu nowych profili. Listę oczywiście można zarówno edytowad, jak i dodawad lub usuwad pozycje. Szablony W tej sekcji umieszczone zostały słowniki szablonów, czyli wzorców na podstawie których szybko tworzyd można na przykład ankiety, wiadomości czy kursy. Szablony nie tylko pozwalają w szybki sposób tworzyd pozycje, ale w niektórych przypadkach przechowują także dodatkowe ustawienia wspólne dla pewnej grupy pozycji, np. kursów planowanych i rozliczanych w podobny sposób, czy ankiet. Dane mogą byd albo kopiowane w momencie tworzenia nowej pozycji (np. przy szablonach wiadomości), bądź też nowe pozycje stają się powiązane z określonym szablonem (np. szablony ankiet dla Panelu Internetowego). W pierwszym przypadku zmiana szablonu nie ma wpływu na wcześniej utworzone na jego podstawie pozycje, a jedynie na pozycje tworzone już po zmianie. W drugim przypadku, kiedy 140

141 szablon połączony jest dynamicznie z tworzonymi na jego podstawie elementami, zmiana szablonu pociąga za sobą zmianę we wszystkich pozycjach z nim powiązanym. Szablonami statycznymi, których zawartośd jest kopiowana podczas tworzenia nowych dokumentów są: szablony wiadomości szablony umów Szablonami dynamicznymi, gdzie elementy są na stałe powiązane z wartościami w szablonie są: szablony ankiet szablony pytao Natomiast szablony kursów reprezentują typ mieszany. Dane kursu wypełniane są w sposób statyczny według wzorca w szablonie, natomiast częśd ustawieo połączona jest z szablonem dynamicznie (są to np. dane dotyczące sposobu rozliczania). Zmiana tych ustawieo w szablonie ma wpływ na wszystkie powiązane z nim kursy, natomiast zmiana ustawieo takich jak klasyfikacje czy ceny nie powoduje automatycznej zmiany informacji w kursie. Dokładniejsze informacje na ten temat odnaleźd możesz w opisie poszczególnych słowników poniżej lub w rozdziałach poświęconych poszczególnym modułom i funkcjom (np. informacje o szablonach i kursach). Szablony kursów Tworzenie szablonów kursów opisane zostało powyżej w rozdziale Szablony kursów. Szablony wiadomości Szablony wiadomości stanowią wzorzec, na podstawie którego można w szybki sposób wysład wiadomośd do wielu adresatów. W szablonach istnieje możliwośd dodawania specjalnych pól, które zostaną wypełnione oddzielnie dla każdej wiadomości, np. nazwiskiem i imieniem kursanta. W ten sposób każdy z adresatów dostanie wiadomośd adresowaną imiennie do siebie. 141

142 Oprócz typowych zmiennych, takich jak np. Bieżąca data i bieżąca godzina, zależnie od typu szablonu do dyspozycji mamy różne zestawy zmiennych (w nawiasach przy niektórych polach podajemy krótkie objaśnienie w nieoczywistych przypadkach): Wykładowcy,Imię i nazwisko-,,telefon-,,adres }, {Kategorie}, {Typ} (kursu). Pracownicy,Imię i nazwisko-,,telefon-,,adres }. Opóźnione płatności Szablony te dostępne są w module Opóźnione płatności.,nazwa- (nazwisko i imię kursanta lub nazwa firmy),,płatnik-,,telefon-, {Adres }, {Nazwa kursu}, {Numer kursu}, {Suma zaległości-,,termin płatności-, {Odsetki}. Przyszłe płatności Szablony te dostępne są w module Przyszłe płatności.,nazwa- (nazwisko i imię kursanta lub nazwa firmy),,płatnik-,,telefon-, {Adres }, {Nazwa kursu}, {Numer kursu}, {Suma zaległości-,,termin płatności-,,liczba dni- (pozostałych do terminu płatności). Zapisy Szablony te używane są do wysyłania wiadomości do osób zapisanych na kursy, widocznych w panelu zapisów w module Kursy oraz na widoku listy kursów, pod przyciskiem Operacje.,Imię i nazwisko-,,imię (wołacz)-,,telefon-,,adres }, {Informacje}, {Data zapisu-,,nazwa kursu-,,numer kursu-,,dni i godziny zajęd-, {Liczba godzin kursu}, {Od dnia}, {Do dnia}, {Rodzaj kursu}, {Kategoria}, {Poziom zaawansowania-,,rodzaj modułu-,,rodzaj grupy-,,opis sali-, {Opis wykładowcy-. 142

143 Kursy wykładowców Szablony te wykorzystywane są do wysyłania wiadomości do wszystkich wykładowców z kursów aktualnie wyświetlanych na liście kursów moduł Kursy, lista kursów, przycisk Operacje, polecenie Wyślij wiadomości do wykładowców (w wyświetlonych kursach).,imię i nazwisko-,,telefon-,,adres -,,stawka wykładowcy-, {Wynagrodzenie wykładowcy-,,numer umowy}, {Rodzaj rozliczenia}, {Data umowy-,,nazwa kursu-,,numer kursu-,,nazwa firmy-,,dni i godziny zajęd-,,liczba godzin kursu-,,godzina lekcyjna-,,godzina pracy wykładowcy-, {Liczba godzin wykładowcy-,,od dnia-,,do dnia-,,rodzaj kursu-,,kategoria},,poziom zaawansowania-,,rodzaj modułu-,,rodzaj grupy-,,opis sali-, {Opis wykładowcy-. Kursanci Szablony te wykorzystywane są przy użyciu przycisku Wyślij wiadomośd w module Kursanci.,Imię i nazwisko-,,imię (wołacz)-,,telefon-,,adres }, {Poziom zakwalifikowania}. Odwołanie zajęd Szablony, które wykorzystywane są przy wysyłaniu wiadomości o odwołanych zajęciach (do wykładowców i kursantów). Po potwierdzeniu odwołania zajęd automatycznie otwierane jest okno edytora wiadomości, gdzie wybrad można szablon z listy zdefiniowanej w tym słowniku.,data zajęd-,,godzina od-,,godzina do-,,nazwa kursu-,,numer kursu-, {Dni i godziny zajęd-,,liczba godzin kursu-,,od dnia-,,do dnia-,,rodzaj kursu-, {Kategoria}, {Poziom zaawansowania}, {Rodzaj modułu-,,rodzaj grupy-,,opis sali-,,opis wykładowcy-,,imię i nazwisko-,,telefon-,,adres }. 143

144 Firmy W słowniku tym zgromadzone są szablony wykorzystywane w komunikacji z klientami firmowymi. Wykorzystywane są one po kliknięciu przycisku wyślij wiadomośd w module Firmy.,Nazwa firmy-,,numer NIP-,,Miejscowośd-,,Telefon-,,Adres }. Zgłoszenia Szablony wiadomości wykorzystywane w module Zgłoszenia z internetu.,data zgłoszenia-,,nazwisko i imię-,,status-,,nazwa kursu-,,kategoria-, {Poziom zaawansowania-,,forma kursu-,,dni zajęd-,,godzina-,,adres }. Zainteresowania Szablony wiadomości wysyłanych z modułu Zainteresowania.,Data dodania-,,godzina-,,nazwisko i imię-,,kategoria-,,rodzaj grupy-,,użytkownik-,,sposób znalezienia-,,numer spotkania}, {Adres }. Szablony umów Moduł ten służy do definiowana szablonów umów z kursantami, wykładowcami, pracownikami i firmami. Szablon umowy składa się z listy pól dostępnych do wykorzystania oraz treści szablonu definiowanego za pomocą specjalnego edytora. Częśd pól jest dodawana do takiego szablonu automatycznie, dzięki czemu tworząc konkretną umowę na przykład dla kursanta dane będą podstawione na podstawie profilu kursanta i kursu. Pola stałe dodawane są automatycznie w zależności od typu umowy i są różne dla kursantów, lektorów, pracowników i firm. W związku z tym umowa danego typu nie może byd przeniesiona do innego. Aby dodad nowy szablon umowy, należy nacisnąd przycisk Dodaj. Możemy również rozwinąd przycisk Dodaj i wybrad opcję utworzenia nowej umowy na podstawie zaznaczonej. Spowoduje to otworzenie okienka dodawania nowej umowy z już podstawionymi danymi (lista pól i treśd wydruku). 144

145 Na pierwszej karcie (Definicja danych) należy zdefiniowad nazwę tego szablonu. Poniżej dostępna jest, domyślnie wypełniona, lista pól do wykorzystania w umowie. Program domyślnie wypełnia listę polami stosownie do kontekstu. Pól tych nie możemy edytowad (zmienid im nazw) oraz usuwad. Wyjątkiem są nagłówki grupujące, w ich przypadku możemy zmieniad im nazwy. Jeśli istnieje taka potrzeba, możemy dodad własne pola, które na etapie generowania umowy będziemy mogli uzupełnid sami. Co istotne, na etapie generowania umowy można zmieniad wartości dla wszystkich pól. Aby dodad nowe pole, należy nacisnąd przycisk Dodaj pole i wybrad interesujący nas typ pola: Pole tekstowe pole do wpisania dowolnej wartości, Pole liczby pole pozwalające na wprowadzania tylko liczb (dodatkowo można określid wartości minimalne i maksymalne), Pole daty pole do wprowadzania dat (na umowie daty będą automatycznie wyświetlane w formacie dd.mm.yyyy), Pole notatki pole do wpisania wieloliniowego tekstu, Pole wyboru pole typu checkbox (na umowie można dodad graficzną reprezentację tego pola albo wykorzystad je do warunkowego formatowania tekstu), Pole listy rozwijana lista opcji, pozwalaj na wybór jednej ze zdefiniowanych pozycji lub podanie własnej wartości (definiowanie elementów listy odbywa się na drugiej zakładce okna), Pole kalkulatora pole liczby, którą można podad jako wynik działania arytmetycznego, Pole czasu pole pozwalające na podanie czasu (na umowie czas będzie wyświetlany w formacie gg:mm), Pole waluty pole pozwalające na podanie kwoty, która na umowie będzie wyświetlana w formacie walutowym wg standardy regionalnego ustawionego w systemie operacyjnym. Po wybraniu odpowiedniego typu pokaże się okno edycji pola. W polu nazwa należy podad nazwę pola. Dla pól typu liczba i lista dostępna jest zakładka Opcje, na której określid można w przypadku pola liczbowego wartośd minimalną i maksymalną, a w przypadku listy elementy, którymi będzie ona wypełniona. Na kolejnej karcie wyświetlony jest podgląd szablonu; pełnoekranowy podgląd wydruku wywoład można klikając przycisk Podgląd wydruku. Szablon możemy również edytowad za pomocą przycisku Edytuj wydruk. Po kliknięciu przycisku otworzy się edytor szablonów, który został pokazany na następnym rysunku: 145

146 Umowę można utworzyd na wiele sposobów, można wykorzystad do tego celu obiekty tekstowe dostępne do wstawienia w lewym menu (3). Obiekty te pozwalają na wpisanie dowolnego tekstu i nadania mu określonego formatu za pomocą list czcionki. Można im również nadad tło i obramowanie. Nieco wygodniejszym sposobem jest stworzenie umowy za pomocą obiektu RichText dostępnego z poziomu lewego menu (3), który pozwala na dodanie tekstu bezpośrednio z Microsoft Word. Obiekt tekstowy RichText możemy wyrównad, aby zajmował całą stronę (Właściwości > Align > baclient) i wkleid do niego treśd umowy. Jeśli tekst umowy nie mieści się na jednej stronie, należy ręcznie dodad kolejne strony. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy menu na zakładkach z listą stron (2) i wybieramy opcję Nowa strona. Po dodaniu nowej strony, należy umieścid na niej kolejny obiekt typu RichText (1) i nadad mu odpowiednie wyrównanie. Pozostaje jedynie ustawid, 146

147 aby tekst, który nie mieści się w pierwszym obiekcie (domyślnie będzie się on nazywał Rich1 przepływał do drugiego obiektu Rich2. Można to zrobid we właściwościach (4) pozycja FlowTo; w polu tym we właściwościach pierwszego obiektu należy wpisad Rich2. Analogicznie, w miarę potrzeb, możemy dodawad więcej stron. Ostatnim etapem tworzenia nowej umowy jest zaprogramowanie jej tak, aby w odpowiednich miejscach były wykorzystywane dane z pól zdefiniowanych na poprzednim ekranie. Po dwukrotnym kliknięciu obiektu RichText (1) otworzy się edytor pozwalający na wpisywanie i przeklejanie tekstu sformatowanego. Aby wstawid do tekstu odwołanie do jednego z pól należy umieścid kursor w interesującym nas miejscu i kliknąd przycisk wstawiania danych, co otworzy edytor wyrażeo i wstawiania danych. Aby dodad wybrane pole do umowy, należy kliknąd dwukrotnie wybraną pozycję i nacisnąd przycisk OK. Do umowy można dodawad również pola z aktualną datą, czasem i inne. Aby uzyskad do nich dostęp należy przejśd na następną kartę Zmienne. Są tu dostępne takie pola jak aktualna data (Date), czas (Time), liczba tron (TotalPages#), czy też numer aktualnej strony (Page#). 147