UCHWAŁA Nr 596/14. Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego. z 19 lutego 2014 roku

Transkrypt

1 UCHWAŁA Nr 596/14 Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego z 19 lutego 2014 roku w sprawie: złożenia zastrzeżeń do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu Na podstawie art. 32 ust.1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2013 r., poz. 595 z późn. zm.) oraz art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113, z późn. zm.) Zarząd Powiatu Krotoszyńskiego uchwala co następuje : 1 Postanawia się wnieść zastrzeżenia do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu do następujących wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym nr WK- 0911/42/2013Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z dnia 5 lutego 2014 r., które wpłynęło do Starostwa Powiatowego w Krotoszynie w dniu 11 lutego 2014 roku: 1) wniosku nr 1 pkt.1,3,5,6; 2) wniosku nr 5; 3) wniosku nr Wykonanie uchwały powierza się Staroście Krotoszyńskiemu. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. 3 Przewodniczący Zarządu Powiatu /-/ Leszek Kulka

2 Krotoszyn, r. Or Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu za pośrednictwem Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu skrytka pocztowa Poznań 9 Zastrzeżenia do wystąpienia pokontrolnego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu nr WK-0911/42/2013 Zarząd Powiatu Krotoszyńskiego składa zastrzeżenia do następujących wniosków pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu zarzucając RIO naruszenie prawa materialnego poprzez jego błędną wykładnię. 1) wniosek pokontrolny nr 1 pkt : W wyniku kontroli ustalono, iż operacje rozliczania dotacji na kontach 810 i 224 ujmowano w księgach rachunkowych Starostwa na podstawie dowodów PK- Polecenie Księgowania sporządzanych w Wydziale Finansów. Kontrolujący stwierdzili, iż obowiązek określenia w dokumentacji jednostki rodzaju dokumentu będącego podstawą uznania dotacji udzielonych z budżetu Powiatu, za rozliczone i wykorzystane wynika z przepisów art. 10 ustawy o rachunkowości. Stwierdzono również, iż przepisy pozostawiają prawo wyboru rozwiązania w przedmiotowym zakresie w związku z art. 126 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr. 157, poz ze zm.). Zgodnie również z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z

3 rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, którą dokumentują, kompletne, zawierające, co najmniej dane określone w art. 21 ustawy. Tymczasem zauważyć należy, iż przepis art. 126 ustawy o finansach publicznych wskazuje, iż dotacje są to podlegające szczególnym zasadom rozliczania środki z budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz z państwowych funduszy celowych przeznaczone na podstawie niniejszej ustawy, odrębnych ustaw lub umów międzynarodowych, na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych. Podnieść należy, iż budżet Powiatu udziela różnego rodzaju dotacji, m.in. dotacji dla niepublicznych szkół ponadgimnazjalnych o uprawnieniach szkół publicznych, co do których kwestie rozliczania dotacji zostały uregulowane zgodnie ze wskazaniami ustawodawcy w uchwale organu stanowiącego. W przedmiotowej uchwale został zamieszczony druk, na którym dotowani dokonują rozliczeń otrzymanych dotacji. Budżet Powiatu udziela również dotacji na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Z kolei w tym zakresie kwestie rozliczania dotacji regulowane są w zawieranych pomiędzy dysponentem środków, a beneficjentem umowach i stanowią zarazem obligatoryjną jej cześć, co wynika z przepisów art. 151 ust. 2 pkt. 5 ustawy o finansach publicznych, jak również z przepisów wykonawczych do ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. W związku z powyższym trudno nie zgodzić się ze wskazaniem art. 126 ustawy o finansach publicznych, iż każda z dotacji w zależności od rodzaju podlega szczególnym zasadom rozliczania, które jednak są szczegółowo regulowane w przepisach ustawy, rozporządzeniach bądź uchwałach organu stanowiącego. W naszej opinii powyższy przepis nie stanowi jednak podstaw do zamieszczania w polityce rachunkowości rodzaju dokumentu będącego podstawą uznania dotacji za rozliczone i wykorzystane. Rozliczenie dotacji to ogół czynności dotującego mających na celu merytoryczną, formalną i rachunkową weryfikację przekazanych środków. W naszej jednostce dokumentem będącym podstawą uznania udzielonej dotacji za wykorzystaną i rozliczoną w księgach rachunkowych na kontach 810 i 224 jest dokument PK- Polecenie Księgowania wraz z załączonym rozliczeniem dotacji. Rozliczenie dotacji będące załącznikiem dokumentu PK uzależnione jest od rodzaju dotacji oraz od przepisów regulujących rozliczenie, o których wspomniano powyżej. Z kolei w uregulowaniach obowiązującego w 2012 roku zarządzenia nr 31/10 Starosty Krotoszyńskiego z dnia 09 listopada 2010 r., wydanego na podstawie dyspozycji art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w sprawie procedur kontroli finansowej przewidziano w obrocie księgowym jednostki dokument PK- Polecenie księgowania. Potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia fragmentu zarządzenia nr 31/10 stanowi załącznik nr 1 do niniejszego pisma. Dokument PK- Polecenie księgowania jest specyficznym typem dokumentu wewnętrznego jednostki, który wystawiany jest w celu dokonania zapisów księgowych i zawiera wszystkie elementy dowodu księgowego wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Nie możemy się zgodzić z opinią, iż przedstawiona powyżej praktyka stosowana przez naszą jednostkę narusza rzetelność dowodów księgowych, czy jest niezgodna z przebiegiem operacji gospodarczych, a tym samym jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa.

4 2) wniosek pokontrolny nr 1 pkt 3: W wystąpieniu pokontrolnym stwierdzono, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. A ponadto, że przy wprowadzaniu do ksiąg rachunkowych, na podstawie dokumentów źródłowych z raportów kasowych Starostwa, w których występowały operacje z kilku dni, wprowadzano w pozycji data dzień zamykający dany raport. Przyczyną powyższego był brak w stosowanym w jednostce programie komputerowym możliwości wprowadzania w zapisach księgowych więcej niż jednej daty. Poprzez ujęcie zdarzeń gospodarczych pod inną datą niż data dokonania operacji gospodarczej, naruszono przepisy art. 20 ust. 1 ustawy, art. 23 ust. 2 pkt 1 i art. 24 ust. 1 i ust. 2 ustawy oraz 18 ust.2 rozporządzenia. W Starostwie Powiatowym w Krotoszynie wpłaty i wypłaty gotówki ujmowane są w tym samym dniu, w którym były dokonane w raportach kasowych, które są kolejno numerowane oraz zawierają daty dokonania poszczególnych operacji. Następnie raporty są ujmowane jako dokumenty zbiorcze w księgach rachunkowych. Nie naruszono więc przepisów art. 20 ust. 1 ustawy, gdyż do ksiąg rachunkowych, w postaci zapisu, było wprowadzane każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Nie naruszono też przepisu art.23 ust.2 pkt 1, gdyż zapis księgowy zawierał datę dokonania operacji. W załączniku nr 2 do niniejszego pisma przedstawiono kserokopię przykładowego raportu kasowego i jego zapis w ewidencji księgowej. Zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty i były ujmowane w miesiącu, w którym operacja gospodarcza miała miejsce, tak więc nie można stwierdzić, że zostały naruszone przepisy art. 24 ust. 1 i ust.2 ustawy o rachunkowości oraz 18 ust. 2 rozporządzenia. 3) wniosek pokontrolny nr 1 pkt 5 i 6: Kontrolujący stwierdzili, że rozrachunki z pracownikami Starostwa z tytułu wypłat zasiłków pokrywanych przez ZUS, księgowano na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami zamiast na koncie 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, co naruszało zasady funkcjonowania tych kont określone w załączniku nr 3 rozporządzenia oraz w Zakładowego Planu Kont (ZPK). Z uwagi na to, że do wynagrodzeń nie zalicza się świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych finansowanych przez ZUS, tj. zasiłków chorobowych, opiekuńczych, itd., to nie ma podstawy do ujęcia tych świadczeń na koncie 231. Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń. Księgowanie zasiłków dla pracowników Starostwa, finansowanych przez ZUS, na koncie 234 jest zgodne z opisem konta zawartym w rozporządzeniu, jak i w ZPK. Użyte w opisie tego

5 konta sformułowanie w szczególności nie oznacza, że zdarzenia niewymienione z nazwy nie mogą być na tym koncie księgowane. Księgowanie zasiłków na koncie 231 wymagałoby wprowadzenia dodatkowego, stosownego zapisu w Zakładowym Planie Kont. W załączniku nr 3 do niniejszego pisma przedstawiamy wzór sprawozdania Z-06 wraz z objaśnieniami, w których na stronie 3, w punkcie VIII podano, że do wynagrodzeń nie zalicza się, m.in. świadczeń z ubezpieczenia społecznego. W załączniku nr 4 do niniejszego pisma podana jest odpowiedź na pytanie dotyczące sposobu ujęcia zasiłków w ewidencji księgowej (źródło-vademecum Głównego Księgowego Gold) W wyniku kontroli stwierdzono, że nadpłaty z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób prawnych i od osób fizycznych należnych Powiatowi, wynikające z rocznych sprawozdań Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych złożonych przez Ministerstwo Finansów i Naczelników Urzędów Skarbowych za rok 2012 nie zostały ujęte na koncie 221 w ewidencji księgowej Starostwa. Naruszone tym zostały zasady funkcjonowania konta 221 i 224 Rozrachunki budżetu określone w załączniku nr 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. Przy ewidencji rozrachunków z tytułu udziałów w podatkach dochodowych stosowano zasady funkcjonowania kont określone w rozporządzeniu. Zgodnie z opisem konta 224 (załącznik nr 2 do rozporządzenia) konto to służy, m.in. do rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów. W związku z tym stosowano to konto do ewidencji udziałów w podatkach. Ewidencja szczegółowa umożliwiała ustalenie stanu należności i zobowiązań wg poszczególnych tytułów i budżetów. Księgowanie, na tym koncie, udziałów w podatkach od osób prawnych, dokonywano na podstawie ich wpływów na rachunek, zapisem 133/224, a następnie po otrzymaniu sprawozdań Rb 27 z urzędów skarbowych dokonywano przeksięgowań na konto 901, zapisem 224/901. Księgowanie udziałów od osób prawnych dokonywane było następująco: na podstawie wpływu udziałów na rachunek dokonywano naliczenia dochodów dokumentem PK w miesiącu, którego ten dochód dotyczył, zapisem 224/901. Wpływ udziałów na rachunek dokonywano zapisem 133/224. Na koniec roku, po otrzymaniu sprawozdania uzgadniano dochody wykonane. Konta wykazywały salda zgodne ze stanem faktycznym. Potwierdzeniem, że udziały powinny być ewidencjonowane na koncie 224 jest też opis konta 901- Dochody budżetu, który wskazuje, że ujmuje się na nim dochody budżetu w korespondencji z kontem 224, na podstawie sprawozdań innych organów w zakresie dochodów jednostek samorządu terytorialnego.

6 Z opisu konta 221 ( załącznik nr 3 do rozporządzenia) nie wynika, że dochody z tytułu udziałów w podatkach powinny być ujmowane na tym koncie. Na koncie 221 nie są też ewidencjonowane, np. dotacje i subwencje. 4) wniosek pokontrolny nr 5: W wystąpieniu pokontrolnym stwierdzono, że wykazanie w sprawozdaniu Rb-27S stanu rozrachunków budżetu z Ministerstwem Finansów i urzędami skarbowymi, jako należności z tytułu dochodów budżetowych było niezgodne z zasadami sporządzania tego sprawozdania określonymi w 2 ust. 1 pkt 1 i 3 ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Sprawozdania 27S sporządzane są zgodnie z instrukcją określoną w załączniku nr 39 do rozporządzenia. Kwoty wykazane w sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, spełniając tym samym wymóg 9 ust. 2 rozporządzenia. W 2, ust.1, pkt 1 załącznika nr 39 do rozporządzenia określono w jaki sposób jednostka sporządza sprawozdanie z dochodów budżetowych pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, wskazując odpowiednio przepis 10, ust. 4 załącznika nr 37 do rozporządzenia. W Starostwie Powiatowym w Krotoszynie sprawozdanie z tytułu udziałów w podatku od osób prawnych sporządzano zgodnie z 10, ust. 4, pkt 2 załącznika nr 37 i wykazywano Należności jako saldo początkowe należności pozostałych do zapłaty, zmniejszone o nadpłaty, powiększone o należne udziały we wpływach dochodów budżetu państwa za dany okres sprawozdawczy, tj. zgodnie z podpunktem a, 10, ust. 4, pkt 2 załącznika nr 37. Nie naruszono więc też 3 ust. 5 załącznika nr 39, gdyż określa on sposób wykazywania należności dla dochodów wykonanych bez przypisu należności, np. subwencji, dotacji, dla których w 3, ust.4 załącznika nr 39 nie określono sposób wykazywania kolumn Należności, ani Salda końcowego. Dochody z tytułu udziałów w podatku od osób fizycznych, o których mowa w 2 ust. 1 pkt 3 załącznika nr 39 sporządzane są zgodnie z 3, ust. 3 załącznika nr 39. W tym przypadku również nie doszło do naruszenia 3 ust. 5 załącznika nr 39, gdyż dla tych dochodów określono w 3, ust. 3 załącznika nr 39 sposób wykazywania kolumn, m. in. takich jak Należności, Saldo końcowe Potwierdzeniem naszego stanowiska może być również zmiana rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości z r. W załączniku 39, do 3,ust. 3 dodano punkt 6, w którym określono inny sposób prezentacji danych niż dotychczas, ale tylko w sprawozdaniach rocznych. Kolumny Należności, Dochody wykonane, Zaległości netto, Nadpłaty powinny być zgodne z kwotami wykazanymi przez Ministra Finansów.

7 Podkreślić należy, że zmiana ta dotyczy tylko dochodów z tytułu udziałów w podatku od osób fizycznych i tylko wskazanych kolumn. Nie zmienia się sposób prezentacji kolumn, np. Dochody otrzymane, Należności pozostałe do zapłaty. Zmiana rozporządzenia nie powoduje również zmiany prezentacji dochodów z tytułu udziałów w podatku od osób prawnych. W załączniku nr 5 do niniejszego pisma przedstawiamy wydruk z ewidencji księgowej konta 224 oraz strona 4 sprawozdania Rb-27S za 2012r. 5) wniosek pokontrolny nr 14: Do prowadzenia ewidencji środków trwałych jednostki budżetowe są zobowiązane na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że jednostki prowadzą konta ksiąg pomocniczych w szczególności dla środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych. Ustawa o rachunkowości nie określa formy, w jakiej powinny być prowadzone księgi pomocnicze dla środków trwałych. Sposób prowadzenia ewidencji i zakres uszczegółowienia określa kierownik jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Z zapisów obowiązującej w 2012 roku w jednostce zasad rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem Starosty Krotoszyńskiego nr 14/2012 z dnia 21 maja 2012 r. wynika, iż kierownik jednostki określił prowadzenie ewidencji szczegółowej środków trwałych z podziałem na grupy, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją (KŚT) określoną w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 242, poz. 1622). Potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia fragmentu zarządzenia nr 14/2012 stanowi załącznik nr 6 do niniejszego pisma. Zaznaczyć również należy, iż ze wskazań opisu konta 011- środki trwałe zamieszczonego w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U.2013 r. poz. 289 ) wynika jedynie, iż ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umożliwić: ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych, ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe oraz należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji. Jednostka budżetowa zobowiązana jest do sporządzania sprawozdań finansowych oraz sprawozdań Głównego Urzędu Statystycznego F-03- o stanie i ruchu środków trwałych, do którego niezbędna jest klasyfikacja określona w przywołanym powyżej rozporządzeniu w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych. Zaznaczyć należy jednak, iż prowadzenie ewidencji środków trwałych jedynie według grup, a z pominięciem podgrup i rodzajów pozwala na rzetelne sporządzanie zarówno sprawozdań finansowych jak i statystycznych. Pozwala również na właściwe ustalenie stawek amortyzacyjnych obiektu. Potwierdzeniem

8 powyższego jest choćby brak zastrzeżeń kontrolujących w zakresie zastosowania błędnych stawek amortyzacyjnych czy błędnego sporządzenia sprawozdań w przedmiotowym zakresie. W związku z powyższym klasyfikacja środków trwałych według podgrup i rodzajów w naszej opinii nie znajduje odzwierciedlenia zarówno w przepisach prawa jak i w uregulowaniach wewnętrznych jednostki. Nie stanowi więc elementu obligatoryjnego. Wnosimy o uwzględnienie wniesionych zastrzeżeń. Jednocześnie prosimy o sprostowanie w wystąpieniu pokontrolnym błędnego imienia Starosty Krotoszyńskiego. Wystąpienie skierowano do Andrzeja Kulki, zamiast prawidłowo do Leszka Kulki. Ponadto prosimy o zmianę numeracji wniosków pokontrolnych z uwagi na fakt, iż po wniosku nr 18, następnym jest wniosek nr 20, a winien być nr 19. Załączniki: 1) uchwała nr 596/14 Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego z dnia r. 2) załącznik nr 1 wyciąg z załącznika do zarządzenia Starosty Krotoszyńskiego nr 31/10 z 9 listopada 2010 roku dotyczącego procedur kontroli finansowej, 3) załącznik nr 2 raport kasowy od maja 2012r. wraz z wydrukiem z ewidencji księgowej, 4) załącznik nr 3 wzór sprawozdania Z-06 wraz z objaśnieniami, 5) załącznik nr 4 komentarz dotyczący ujmowania księgowego wypłaty zasiłków pochodzący z portalu Vademecum Głównego Księgowego Gold, 6) załącznik nr 5 wydruk z ewidencji księgowej konta 224 oraz strona 4 sprawozdania RB-27S za 2012 rok, 7) załącznik nr 6 wyciąg z zarządzenia Starosty Krotoszyńskiego nr 14/2012 z 21 maja 2012 roku dotyczącego ustalenia zasad rachunkowości.