Jak promować swoją organizację storytelling i inne działania, warsztat medialny

Transkrypt

1 Jak promować swoją organizację storytelling i inne działania, warsztat medialny PAKIET PRAKTYCZNYCH INFORMACJI Sylwia Wieczeryńska KONTAKTY Z MEDIAMI: 1. Zrób rozeznanie w mediach lokalnych, to Twoi sprzymierzeńcy. Znajdź dziennikarzy i dziennikarki, które zajmują się podobną tematyką co Twoja organizacja. 2. Stwórz tabelkę, w którą będziesz wpisywał poszczególne redakcje, imiona i nazwiska dziennikarzy i dziennikarek oraz kontakty do nich (mail, adres redakcji, nr tel.). 3. Utrzymuj kontakt wysyłaj informacje o bieżącej działalności, podsumowania, zapraszaj na konferencje i wydarzenia, ale też podziękowania czy okolicznościowe kartki. 4. Informuj o wszystkich działaniach, dokonaniach, nagrodach swojej organizacji. 5. Zapewnij mediom łatwy kontakt do siebie: - w mailach podawaj w stopce kontakt do siebie nr tel, mail, - w treści maila wpisz osobę, z którą trzeba się kontaktować, - pamiętaj, aby na stronie www organizacji były aktualne dane kontaktowe. 6. Stwórz na stronie www organizacji zakładkę dla mediów, gdzie oprócz kontaktów do osób odpowiedzialnych za poszczególne media lub rzecznika/rzeczniczki prasowej, znajdą się też: krótka informacja o Twojej organizacji (czym się zajmuje, od kiedy działa, itp.) oraz loga. 7. Dobrym sposobem na utrzymywanie kontaktu jest też dołączenie mediów do newslettera organizacji. 8. Jeśli rozmawiasz z dziennikarzami i dziennikarkami o organizacji lub danym działaniu

2 organizacji, pamiętaj, żeby być przygotowanym: znać ideę, program, ważne liczby itp., mówić zwięźle. 9. Stwórz listę ekspertów i ekspertek z Twojej organizacji, które mogłyby w danej dziedzinie wypowiadać się i roześlij ją do mediów z opisami osób i kontaktem do nich. FORMY KONTAKTU Z MEDIAMI: 1. KONTAKT BEZPOŚREDNI po zapoznaniu się z dziennikarzami i dziennikarkami, warto utrzymywać z nimi kontakt. Wysyłać oddzielnie maila lub dzwonić z informacją, że może ich to zainteresuje. Nie bądź nachalny! 2. INFORMACJA PRASOWA (komunikat prasowy) przekazanie informacji o rozpoczynających/ kończących się działaniach organizacji, ważnych wydarzeniach w organizacji itp. (więcej na następnej stronie) 3. KONFERENCJA PRASOWA organizowana, by poinformować o ważnym wydarzeniu (np. rozpoczyna się projekt/ festiwal/ cykl wydarzeń, podsumowanie długotrwałych działań itp.). Informacja z zaproszeniem na konferencję powinna być wysłana kilka dni wcześniej. W mailu powinno znaleźć się: miejsce i czas konferencji, kilka zdań o projekcie/wydarzeniu, o którym chcesz poinformować, kilka zdań o organizacji, a także kontakt do organizatorów. Na konferencję przygotuj materiały prasowe, które rozdasz dziennikarzom, pamiętaj, żeby przedstawić uczestników i uczestniczki konferencji. Zacznij konferencję o czasie (ew. 5 min później)! Konferencja powinna trwać ok min. Po konferencji warto wysłać informację prasową, która będzie zawierała informację o głównym temacie konferencji, ale też wypowiedzi uczestników i uczestniczek. 4. BRIEFING PRASOWY krótsza konferencja, odbywa się zazwyczaj na stojąco. Ma na celu przekazanie ważnej informacji i ewentualne pytania mediów.

3 5. ŚNIADANIE/LUNCH PRASOWY dłuższa forma konferencji, która sprawdza się, jeśli chcemy np. podsumować długotrwałe działanie lub jakieś badanie itp. W śniadaniu uczestniczą: osoby zaangażowane w to działanie, ale też ekspert/ekspertka, która może powiedzieć szerzej o danym temacie/ spojrzeć z boku. Śniadanie jest okazją do dłuższej rozmowy. Trzeba przygotować materiały prasowe, listę uczestników konferencji z kilkoma zdaniami o nich. 6. LISTA EKSPERTÓW I EKSPERTEK 7. STANOWISKO ORGANIZACJI to informacja, którą wysyła się, gdy chce się zabrać stanowisko w debacie publicznej w tematach bliskich Twojej organizacji. INFORMACJA PRASOWA: 1. BUDOWA: tytuł ma zaciekawić, ale też wstępnie informować lead 2-3 zdania z najważniejszymi informacjami, odpowiada na pytania: kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego, body opis tego, co mamy w leadzie, szczegóły, wypowiedzi, itp., informacja o organizacji kilkuzdaniowa o tym, czym się zajmuje organizacja, kontakt, załączniki (ewentualnie) powtórzona informacja w doc, zdjęcie/ plakat, logo organizacji. Pamiętaj, żeby zdjęcia nie miały wielkich rozmiarów! 2. JĘZYK: zdania krótkie i zrozumiałe, język nie używaj trudnych słów, słownictwa projektowego (beneficjenci, dobre praktyki, itp.) pisz w trzeciej osobie. 3. POZOSTAŁE UWAGI:

4 najważniejsze dane w swojej informacji możesz pogrubić, ale zanim wyślesz, sprawdź czy informacja nie wygląda jak choinka! pamiętaj, że Twoja informacja może zostać opublikowana w całości, sprawdź ją dwa razy zanim wyślesz! wpisując adresy mailowe mediów wpisuj je w zakładkę ukryty adresat ustal, kto w organizacji będzie odpowiadał na ewentualne pytania mediów, jeśli będzie to inna osoba niż Ty, podaj w informacji kontakt także do niej Małgorzata Czaplejewicz 1. PUBLIC RELATIONS, CZYLI UCZCIWA, SPRAWNA I OTWARTA KOMUNIKACJA. Publikowanie corocznych raportów z działalności organizacji, wysyłanie kartek świątecznych partnerom i sponsorom, zapraszanie dziennikarzy, zamieszczanie ogłoszeń i informacji na stronie internetowej - między innymi takie działania składają się na public relations. Z jednej strony są to rzeczy dobrze znane wielu pracownikom organizacji pozarządowym. Z drugiej strony jednak nie wszyscy wiedzą, że takie działania znacząco wpływają na wizerunek organizacji i jej relacje z otoczeniem. Jak zatem wykorzystać w pełni potencjał drzemiący w naszej organizacji i tworzących ją ludziach? Czy budowanie wizerunku jest w ogóle organizacji pozarządowej potrzebne? Czy nie wystarczy fajnie działać i czy te działania nie będą dostatecznie nas promować? Dobry wizerunek, wyrazista i rozpoznawalna marka sprawiają, że będziemy pozytywnie kojarzeni i pomagają w dotarciu nie tylko do przyszłych uczestników naszych działań, ale także w uzyskaniu przychylności potencjalnych partnerów, mediów, sponsorów, co ostatecznie przyczyni się do rozwoju organizacji. PR jest jak skrót od słów "PODAJ RĘKĘ. " PODAWANIE RĘKI jest czynnością bardzo ważną, rozpoczynającą proces komunikacyjny. Jest fundamentem nawiązywania komunikacji z otoczeniem, wstępem do dalszych rozmów. Ważne, jak podajemy rękę - niech będzie to zdecydowany ruch i mocny uścisk. Uciskanie opuszków palców, czy podawanie zdechłej ryby świadczy o naszym niezdecydowaniu. Podobnie jest z działaniami PR. Poprzez związki frazeologiczne, w których występuje słowo ręka powstał Dekalog Podawacza Ręki, czyli Specjalisty ds. PR-u:

5 1. Dostać coś od ręki: nic nie dostaniesz, komunikacja jest procesem, który trwa. Uzbrój się w cierpliwość! 2. Oddać w dobre ręce: współpracuj ze specjalistami, szukaj pomocy. Nie rób nic na własną rękę. Z pocałowaniem ręki znajdą się chętni do pomocy :-) 3. Na wyciągnięcie ręki: poszukaj czegoś, co masz, czym możesz się pochwalić, co może zainteresować innych. 4. Weź sprawy w swoje ręce: nie czekaj, nikt za Ciebie nie podejmie decyzji. 5. Patrz na ręce: kontroluj, miej wgląd do prowadzonych działań. 6. Nie rozkładaj rąk: zawsze znajdzie się rozwiązanie. 7. Prawa ręka: znajdź osobę pomocną, zaufaną, nie działaj w pojedynkę. 8. Nie umywaj rąk: bierz odpowiedzialność za swoje czyny. 9. Wiadomość z pierwszej ręki: bądź na czasie, posiadaj informacje. 10. Przybij piątkę: żyj w zgodzie z otoczeniem. Źródło: Agata Brodzka-Kostrzewska, Key Clients Director w firmie PLEON. 2. TOZSAMOŚĆ I WIZERUNEK ORGANIZACJI. Tożsamość organizacji to cele, treści i formy działania, które dana organizacja pragnie przekazać oraz utrwalić w otoczeniu. Tożsamość tworzy informację o obszarze działania organizacji i potrzebach na jakie odpowiada, pozwala także na dialog z otoczeniem, prezentuje zmiany i nowe inicjatywy. Poza tym wyróżnia konkretna organizacje od innych, buduje jej wizerunek oraz kształtuje jej "markę". Jak odkryć tożsamość naszej organizacji? Trzeba odpowiedzieć sobie na pytania: Jacy właściwie jesteśmy? Co robimy i po co istniejemy? Co nas buduje? Czym się zajmujemy? Na czym opiera się nasz statut, jakie wartości są nam bliskie? Trzeba odciąć wiele rzeczy, którymi zajmujemy się pobocznie, ustalić jedną nadrzędną ideę, która jest naszą idée fixe i podkreślać ją konsekwentnie różnymi narzędziami. Ludzie i otoczenie dostrzegają elementy wizualne, które im "serwujemy" oraz elementy niewizualne, składają się na nie kontakty osobiste, kontakty pośrednie za pomocą słów obrazów, bezpośrednio odbierane lub zasłyszane opinie na temat organizacji, zachowanie pracowników/wolontariuszy organizacji, sukcesy, niepowodzenia. Tak tworzy się wizerunek organizacji. To obraz organizacji, wyobrażenie powstałe u odbiorców na podstawie jej świadomych lub nieświadomych działań.

6 3. SKUTECZNA KOMUNIKACJA Z OTOCZENIEM. Etapy skutecznej komunikacji z otoczeniem: - diagnoza, - przemyślana strategia, - świadome wdrażanie, - ewaluacja. Przygotowując komunikat bierz pod uwagę perspektywę odbiorcy komunikatu, tj: OGRANICZONE ZASOBY UWAGI Jako odbiorcy z tysięcy informacji dziennie zapamiętujemy nieliczne. Podobnie jest z naszymi słuchaczami. Jeśli przekroczymy ich zdolność zapamiętywania, przestana nas słuchać. POWTARZALNOŚĆ PRZEKAZU Żadnej reklamy nie nadaje się tylko raz. Aby pozwolić słuchaczowi zapamiętać przekaz, trzeba go powtórzyć około 5-7 razy. Przekaz, aby mógł być zapamiętany musi być też spójny na poziomie obrazu, tekstu i wydźwięku. POSŁUGIWANIE SIE OBRAZEM Obraz działa dużo silniej niż słowo. Myślimy obrazami, lepiej zapamiętujemy informacje skojarzone z obrazem. Nawet jeśli wyłącznie mówimy - warto posługiwać się obrazowym językiem. ZROZUMIAŁY JEZYK Dobrzy mówcy używają języka swoich odbiorców. Hermetyczny, branżowy język sprawia, że odbiorcy przestaną nas słuchać. Mówmy zawsze językiem mówionym, a nie pisanym - takim, który rozumiemy intuicyjnie, a nie takim, który zrozumiemy wyłącznie mocno się skupiając. Mówmy:"pieniądze" zamiast "środki", "młodzież/seniorzy/studenci" zamiast "beneficjenci" Według Josepha Pulitzera, aby komunikat realizował postawione przed nim cele powinien zostać przedstawiony:

7 krótko - tak, żeby go przeczytali jasno - tak, żeby zrozumieli, obrazowo - tak, żeby zapamiętali, dokładnie - tak, aby prowadziło ich bijące od tego światło. Na budowanie wizerunku ma także wpływ: - jakość komunikatu, który chcemy nadać. Od strony merytorycznej: czy informacje, które podajemy odbiorcom są dla nich istotne i pożyteczne. Od strony technicznej: czy informacja jest kompletna, czytelna, wyczerpującą, spójna. - terminowość: czy zaplanowaliśmy wszystko z odpowiednim wyprzedzeniem, czy informacja jest aktualna, czy dotarła do naszych odbiorców w odpowiednim czasie, pozwalającym im zapoznać się z planowanymi przez nas działaniami, przygotować się na nie, odpowiedzieć na naszą propozycję. A na końcu: - strona wizerunkowa: czy dopełniliśmy kwestii formalnych - czy nazwa i logo organizatora znajdują się w odpowiednim miejscu, czy linia graficzna jest przejrzysta i spójna. CHĘTNIEJ CZYTANE SĄ TEKSTY krótkie podzielone na niewielkie fragmenty z wyraźnymi akapitami urozmaicone, pogrubiona czcionką przy najważniejszych sprawach urozmaicone zdjęciami, wykresami, schematami, tabelami harmonijne o uporządkowanej kompozycji pisane językiem zrozumiałym zawierające treści pozytywne atrakcyjne w formie, drukowane na dobrym gatunkowo papierze adresowane do konkretnego odbiorcy GORSZY ODBIÓR MAJĄ TEKSTY zbyt długie pisane w sposób ciągły bez zaznaczenia istotnych treści przeładowane, zbyt dużo urozmaiceń chaotyczne, nieuporządkowane pisane językiem zawiłym, specjalistycznym zbyt proste, potoczne ze zbytnim nagromadzeniem sformułowań negatywnych niedbałe bez jasno określonego adresata pisane anonimowo Opracowanie na podstawie: "Współpraca z mediami, a tworzenie wizerunku organizacji"; Marta Brzezińska - Hubert, Anna Olszówka, Warszawa ODBIORCY DZIAŁAŃ Wybór grup docelowych polega na przyjrzeniu się otoczeniu i odpowiedzi na pytania:

8 - kto (jaka grupa) jest kluczowy dla nas i naszych działań? - jakie relacje nas z nimi łączą? - co powinni o nas wiedzieć i jaki obraz naszej organizacji chcemy zbudować? - jakie korzyści odniesiemy poprzez wypromowanie z nimi dobrych relacji? - jakie korzyści oni odniosą - co możemy im zaoferować? Źródło: Szyszka M., Kształtowanie wizerunku instytucji pomocy społecznej w mediach, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, Warszawa Działania promocyjne powinny się rozpocząć od wyboru grup docelowych, czyli odpowiedzi na pytanie: do kogo będziemy mówić? Na tej podstawie możemy określić sposoby i narzędzia komunikacji, które najskuteczniej pozwolą nam dotrzeć do danej grupy (np. z informacją o naszej działalności, rozpoczętym projekcie itp.) TARGETING Ten sam przekaz można zaprezentować w bardzo różny sposób w zależności od grupy, która nas interesuje. Określ cechy demograficzne grupy: wiek - ile mają lat?

9 płeć - jeśli grupa jest zróżnicowana pod względem płci albo są w niej wyłącznie kobiety warto pamiętać, aby w materiałach również używać żeńskich form i zwrotów, wykształcenie - to zdecyduje o języku, przykładach, materiałach, których możemy użyć, miejsce zamieszkania - miasto czy wieś, czy są jakieś szczególne cechy miejsc, z których pochodzą odbiorcy? Może warto to wykorzystać? poziom wiedzy/zainteresowanie dana kwestią - czy interesuje ich jakiś konkretny aspekt waszej organizacji, działalności, projektu, czy potrzebują całkiem podstawowych danych? Określ cechy psychofizyczne grupy: co ich interesuje i porusza? - czyli w co możesz ich naprawdę zaangażować? jaki styl komunikatu do nich trafi? - formalny czy nieformalny, oficjalny czy nieoficjalny? jakie wartości wyznają? - czy są wartości, które są dla tej grupy szczególnie istotne? 5. DARMOWE NARZĘDZIA INTERNETOWE POMOCNE W BUDOWANIU RELACJI Z OTOCZENIEM. Banki zdjęć: Aplikacja do przesyłania dużych plików: Aplikacja PandaLajka: Pomoc w tworzeniu strategii działań komunikacyjnych Rady jak prowadzić fanpage Porady ekspertów Ważne daty właśnie dla Twojej organizacji RSS newsów technologicznych dla organizacji pozarządowych Teksty społecznie zaangażowanych blogerów Pomoc w tworzeniu strategii działań komunikacyjnych Narzędzia Google a: Projekt Google a skierowany dla NGO, umożliwia bezpłatny dostęp do reklam AdWords dla wybranych organizacji non profit. Tworzenie grup dyskusyjnych, prowadzenie dyskusji on-line w zamkniętych grupach, kontynuacja na forum lub przez a.

10 Usługa umożliwiająca członkom organizacji wspólną pracę nad dokumentami, tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, tabel, rysunków. Przydatna funkcja i łatwa w obsłudze funkcja umożliwiająca proste i intuicyjne tworzenie formularzy i ankiet online na stronę WWW. Google Picasa to darmowe narzędzie do organizowania i podstawowej edycji plików multimedialnych. Posiada przydatne funkcje ułatwiające pracę i jest łatwe w obsłudze. Picasa Web Albums darmowe udostępnianie zdjęć od Google serwis internetowy umożliwiający publikację w Internecie albumów zdjęć cyfrowych bezpośrednio z programu Picasa lub z poziomu przeglądarki. Domyślnie, każdy użytkownik ma 1 GB przestrzeni dyskowej, lecz możliwe jest również odpłatne powiększenie pojemności. Dla każdego albumu dostępny jest kanał RSS zawierający wszystkie znajdujące się tam zdjęcia. Dyski w chmurze: Multiplatformowa aplikacja i usługa w jednym, pozwalająca tworzyć kopie zapasowe danych na zewnętrznych serwerach (darmowy limit do 2 GB). Z każdego więc miejsca na świecie i dowolnego komputera każdy pracownik i wolontariusz organizacji może mieć dostęp do ważnych plików np. logo, materiałów graficznych, dokumentów. Inne dyski w chmurze: Darmowe systemy do marketingu: Aplikacje do masowego wysyłania newsletterów graficznych, mailingu i zarządzania bazą subskrybentów. Jako aplikacje darmowe mają również swoje ograniczenia np. ograniczona liczbę wysyłanych maili na miesiąc czy reklamy zamieszczane w treści naszego newslettera. Dynamiczne prezentacje:

11 Darmowe oprogramowanie do tworzenia i przedstawiania dynamicznych prezentacji alternatywa do Power Point. Teksty, zdjęcia, filmy i treści innego rodzaju są umieszczane z możliwością grupowania w ramkach. Prezi umożliwia użytkownikom powiększanie i pomniejszanie ich prezentacji oraz wyświetlanie i poruszanie się pomiędzy poszczególnymi jego elementami po osiach w przestrzeni. Można tworzyć predefiniowane ścieżki nawigacji podczas pokazu. Linki do darmowych szablonów stron z internetu: Darmowe popularne platformy blogowe: Pozwalają na stworzenie prostych stron WWW dla organizacji. BIBLIOGRAFIA: Szyszka M., Kształtowanie wizerunku instytucji pomocy społecznej w mediach, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, Warszawa M. Brzezińska - Hubert, A. Olszówka, "Współpraca z mediami a tworzenie wizerunku organizacji", Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu "Młodzież w działaniu". Adamus-Matuszyńska A., Wybrane problemy public relations, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Katowicach, Katowice Altkorn J., Wizualizacja firmy, Wydawnictwo Instytut Marketingu, Kraków Andrzejewski P., Kot W., Media Relations. Budowanie reputacji firmy, Wydawnictwo Poltext, Warszawa Black S., Public relations, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2003.Warszawa Budzyński W., Reklama. Techniki skutecznej perswazji, Wydawnictwo Poltext,Warszawa Sylwia Wieczeryńska s.wieczerynska@pap.pl Małgorzata Czaplejewicz malgorzata.czaplejewicz@gmail.com