INSTRUKCJA EKSPLOATACJI

Transkrypt

1 System Ewidencji Materiałowej INSTRUKCJA EKSPLOATACJI 2013 wersja dokumentu Wersja Systemu 3.46 Autor modyfikacji instrukcji od wersji : Zakład Elektronicznej Techniki Obliczeniowej w Katowicach Spółka z o.o.

2 DECYZJA Podsekretarza Stanu w MON ds. Ekonomiczno - Finansowych nr 64 z dnia roku. w sprawie dopuszczenia do eksploatacji użytkowej informatycznego systemu ewidencji materiałowej MSI MAG_MAT wraz z instrukcja eksploatacji. W związku z zarządzeniem Nr 8/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 6 lutego 1997 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości w paostwowych jednostkach budżetowych i jednostkach gospodarki pozabudżetowej podległych Ministrowi Obrony Narodowej (Dz. Rozk. MON, poz. 10) u s t a l a m: 1. Wprowadza się do eksploatacji użytkowej w wojskowych jednostkach budżetowych, jako narzędzie pomocnicze, informatyczny system ewidencji materiałowej MSI MAG_MAT. 2. Wprowadzam do stosowania, jako wydawnictwo pomocnicze, Instrukcję eksploatacji systemu ewidencji materiałowej MSI MAG_MAT, stanowiącą załącznik do niniejszej decyzji. 3. Decyzja wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1998 r. Tadeusz GRABOWSKI - 2 -

3 Spis treści 1. Wstęp PRZEZNACZENIE INSTALACJA SYSTEMU NA MIKROKOMPUTERZE WYMAGANIA SPRZĘTOWE INSTALACJA SYSTEMU pierwszorazowa Instalator DOS Instalator Windows AkTUALIZACJA do wersji PRZYGOTOWANIE OPERATORA URUCHAMIANIE SYSTEMU OBSŁUGA SYSTEMU POSŁUGIWANIE SIĘ SYSTEMEM MENU WPROWADZANIE DANYCH W SYSTEMIE MENU GŁÓWNE SYSTEMU REJESTRACJA Dokumenty Zestawienie dostępnych klawisz funkcyjnych Okno opisu dokumentu Zestawienie dostępnych klawisz funkcyjnych Okno pozycji dokumentu Korekta Konta Import dokumentów - kontrola indeksów KM Import dokumentów - wczytanie Karty Zestawienie dostępnych klawisz funkcyjnych Okno opisu Karty Zestawienie dostępnych klawisz funkcyjnych Okno Pozycji Karty Polecenie Księgowania Zaznaczanie kart nieaktywnych WYDRUKI Zestawienie wartościowe materiałów Wydanych i przyjętych wg. KM Wydanych - na dane konto kosztowe Wydanych - na wszystkie konta kosztowe Wydanych - dla wybranego odbiorcy Wydanych - dla wszystkich odbiorców Wydanych na wybranego odbiorcę ( wg. kosztów) Wydanych na wszystkich odbiorców ( wg. kosztów) Wartośd materiałów w magazynie na dzieo Saldo Saldo Dokumentów wg Magazynów Wykaz ilościowy materiałów w magazynie Zestawienie materiałów i kart w magazynie Wykaz materiałów z przekroczonym normatywem Wykaz dokumentów Wykaz Korekt Dokumentów Wartośd zakupów wg Grupy SWW Wartośd zakupów wg KM w Grupie SWW INWENTARYZACJA Kody Kreskowe Edycja Inwentaryzacji Zatwierdzenie Inwentaryzacji Wydruk czystego arkusza inwentaryzacyjnego Wydruk arkusza stanów ewidencyjnych Wydruk różnic inwentaryzacyjnych KONSERWACJA SPRZĘT KONSERWACJA INDEKSOWANIE

4 10.4. Funkcje Techniczne Kontrola Kart i Dokumentów Kontrola Kart i Dokumentów - poprawianie Stan magazynu do zera Uzup. Kont Kontrahentów na podst.dokumentów EKSPORT STANÓW EKSPORT OBROTÓW EKSPORT STANÓW do sap (iwsz) Utworzenie nowego roku z danymi Odtworzenie stalych z archiwum Sprawdzenie indeksów JIM Sprawdzenie i uzupełnienie KTH Bilans roczny magazynów Słowniki STaŁE Magazyny KONTRAHENCI Jednostki miary Konta kosztowe Osoby Zatwierdzające Słownik Klucz ZAKOOCZENIE ARCHIWIZACJA ODTWARZANIE ZMIANA HASŁA Zarejestrowanie nowego użytkownika Zmiana danych użytkownika modułu Usunięcie użytkownika Zmiana swojego hasła dostępu O Programie ZAKOOCZENIE UWAGI I WSKAZÓWKI METODYCZNE OBSŁUGA MENU WYDRUKU OPIS NIEKTÓRYCH KLAWISZY FUNKCYJNYCH Postępowanie w sytuacjach awaryjnych WSPÓŁPRACA SYSTEMU MAG-MAT Z INNYMI SYSTEMAMI System Rachunkowości SI KRAB System Hurtowni Danych Program EXCEL Przenoszenie Danych łączenie Danych Usuwanie przeniesionych Danych Podział Danych przenoszenie magazynów poprzez dokumenty Załącznik 1 - Wykaz klawiszy funkcyjnych Dokumenty Pozycje Dokumentow * Karty Karty pozycje Wszystkie Tabele (słowniki) Wyszukiwanie Filtrowanie Zawartości Załącznik 2 Informacja o sposobie wyceny materiałów wg ceny średniej ważonej Załącznik 3. PRZYKŁAD AUTOMATYCZNYCH KSIĘGOWAO Konta zarejestrowane w słowniku SI MAG_MAT Sposób ewidencji materiałów Operacje w SI Bilans otwarcia Zakup materiałów

5 Przyjęta przez dostawcę reklamacja części zakupionych materiałów Sprzedaż materiałów Przyjęta przez nas reklamacja części sprzedanych materiałów Zużycie materiałów na potrzeby wewnętrzne Zwrot do magazynu nie zużytych materiałów Likwidacja materiałów zniszczonych w wyniku powodzi Przekazanie materiałów z magazynu Nr 1 do magazynu Nr Przyjęcie do magazynu Nr 2 materiałów z magazynu Nr

6 1. WSTĘP. System mikrokomputerowej gospodarki magazynowej towarów MAG-MAT służy do automatyzacji obsługi i prowadzenia magazynu oraz księgowości magazynowej. Górna granica ilości wprowadzonych danych czy też szybkości ich przetwarzania zależy od posiadanego sprzętu komputerowego. Program może pracowad w sieci lub na pojedynczym stanowisku. Jest to system konwersacyjny, ukierunkowany na bezpośrednich użytkowników. Prezentowana instrukcja ma stanowid podstawową pomoc dla operatora stawiającego pierwsze kroki w obsłudze systemu. Zawiera ona między innymi: Postanowienia organizacyjne dotyczące zakresu czynności oraz odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych uczestniczących w przetwarzaniu danych poprzez wykorzystanie systemu, Opis poszczególnych zadao głównych i funkcji szczegółowych realizowanych przez system, Wymagania sprzętowe oraz ogólne zasady pracy z systemem, W celu prawidłowego posługiwania się systemem oraz prawidłowego wykorzystywania wszystkich jego możliwości proponujemy szczegółowo zapoznad się z niniejszą publikacją oraz dwiczenie praktyczne na przykładowych danych

7 2. PRZEZNACZENIE Podstawowym zadaniem systemu MAG-MAT jest automatyzacja czynności związanych z prowadzeniem magazynu materiałów i towarów Dokumentami wejściowymi systemu są: Faktura zakupu, Rachunek uproszczony, Dowody wewnętrzne: PZ przychód materiałów z zakupu, PO przychód odpadków, MMP przesunięcie międzymagazynowe przychód, RW wydanie do zużycia, WZ wydanie na sprzedaż, LN likwidacja niszczonych, nieprzydatnych, MMW przesunięcie międzymagazynowe wydanie, Inne dotyczące Np. przeceny, Dokumentami wyjściowymi z systemu są: Wydruki dokumentów, Wydruki kart magazynowych, Zestawienia, Raporty magazynowe, Wykazy ilościowe, Polecenie księgowania

8 3. INSTALACJA SYSTEMU NA MIKROKOMPUTERZE 3.1. WYMAGANIA SPRZĘTOWE. System MAG-MAT przeznaczony jest do eksploatacji na mikrokomputerach klasy Pentium lub nowsze. Mikrokomputer powinien byd wyposażony w: Minimum 1GB pamięci RAM, (zalecane co najmniej 2GB), Dysk twardy o pojemności zależnej od liczby obsługiwanych osób, Stację dysków elastycznych (o dowolnej pojemności) lub wejście USB, Drukarkę mozaikową lub laserową obsługującą język PCL-2, System operacyjny: DOS 6.22 Microsoft Windows 98 wersja polska, Microsoft Windows NT wersja 4.0, Windows 2000, Windows XP; Istotnym czynnikiem ograniczającym eksploatację systemu jest pojemnośd dysku twardego INSTALACJA SYSTEMU pierwszorazowa W przypadku pierwszej instalacji systemu MAG-MAT na danym komputerze musi byd wykonana instalacja wersji 3.32a zgodnie z opisem w punkcie (instalacja DOS-owa) lub wg punktu (instalacja WINDOWS-owa) oraz pierwsze uruchomienie systemu, a dopiero później aktualizacja do wersji 3.42 (patrz punkt 3.3) INSTALATOR DOS Użytkownik pobiera z Internetu plik o nazwie mat_xxxx.exe gdzie xxxx oznacza numer wersji programu. Po uruchomieniu pobranego pliku na dysku c: w katalogu Install tworzony jest katalog o nazwie mat_xxxx w którym znajdują się następujące pliki: _i_mat.exe, _i_mat_z.exe, instal.exe, instal.inf, manual.bat, czytaj.to. Aby zainstalowad system na dysku twardym mikrokomputera należy: Uruchomid program instal.exe poprzez napisanie z klawiatury polecenia: instal i wciśnięcie klawisza Enter lub poprzez podświetlenie jego nazwy i wciśnięcie klawisza Enter (jeśli do obsługi komputera wykorzystujemy pakiet Norton-Commander), Wpisad ścieżkę do katalogu (lub zaakceptowad proponowaną przez system), w którym ma byd zainstalowany system, Wcisnąd klawisz Enter

9 W przypadku wystąpienia błędu podczas automatycznej instalacji należy uruchomid program "manual.bat" z parametrem nazwy dysku, na którym znajduje się katalog MAG-MAT np. pisząc z klawiatury manual d: oraz naciskając klawisz Enter INSTALATOR WINDOWS Program instalacyjny dostarczany jest w postaci wykonywalnego jednoplikowego archiwum. Nazwa pliku zawiera jednocześnie numer aktualnej wersji systemu. W celu wykonania instalacji systemu należy uruchomid instalator i postępowad zgodnie z instrukcjami wyświetlonymi w oknie instalatora. Przebieg instalacji systemu MAG-MAT pokazany jest na kolejnych rysunkach

10 - 10 -

11 - 11 -

12 - 12 -

13 Po zainstalowaniu programu i wytworzeniu ikony na pulpicie należy dokonad modyfikacji właściwości ikony. W tym celu naciskamy prawy przycisk myszy na ikonie i wybieramy Właściwości Następnie wybieramy zakładkę opcje i zaznaczmy Pełny ekran

14 Po wybraniu zakładki Układ wpisujemy w obu polach wysokośd liczbę 25. Zatwierdzamy przyciskiem Zastosuj a następnie OK. Po poprawnym zainstalowaniu systemu można wykonad pierwsze uruchomienie. W trakcie pierwszego uruchomienia niezbędnym jest wykonanie wstępnej konfiguracji. Opis pierwszego uruchomienia systemu, jego wstępnej konfiguracji i dalszej eksploatacji zamieszczono w dalszych rozdziałach instrukcji. Nie należy przed rozpoczęciem instalacji zakładad katalogu dla systemu. Zostanie on automatycznie założony przez program instalacyjny. Domyślnie system instalowany jest w katalogu \MAG_MAT na dysku "D:". Przy pisaniu własnej ścieżki należy pamiętad o zakooczeniu jej znakiem "\", (Np. E:\ALA\ - dla zainstalowania modułu w katalogu \ALA na dysku "E:"). Użyta w opisie nazwa katalogu "\MAG-MAT" oznacza katalog o nazwie "MAG_MAT" założony w katalogu głównym "\" dysku. Po zakooczeniu instalacji w wybranym katalogu znajdą się programy i pliki pomocnicze systemu oraz założony zostaje dodatkowy podkatalog o nazwie DANE do przechowywania zbiorów systemu. Przed zainstalowaniem kolejnej wersji systemu należy obowiązkowo wykonad archiwum dotychczasowych zbiorów systemu na dyskietce lub pamięci flash

15 3.3. AKTUALIZACJA DO WERSJI 3.46 Warunkiem wykonania aktualizacji do wersji 3.46 jest wcześniejsze zainstalowanie wersji 3.32a lub nowszej. W celu wykonania aktualizacji systemu należy uruchomid instalator i postępowad zgodnie z instrukcjami wyświetlonymi w oknie instalatora. Przebieg aktualizacji systemu MAG-MAT pokazany jest na kolejnych rysunkach

16 - 16 -

17 - 17 -

18 4. PRZYGOTOWANIE OPERATORA. Osoba odpowiedzialna za eksploatację systemu (operator) powinna znad podstawowe zasady obsługi zestawu mikrokomputerowego oraz musi posiadad podstawową znajomośd posługiwania się poleceniami systemu operacyjnego bądź pakietu NORTON COMMANDER (kopiowanie, uruchamianie programów). Przyjmuje się, że system jest obsługiwany przez pracownika sekcji księgowości materiałowej w pionie głównego księgowego URUCHAMIANIE SYSTEMU. Aby uruchomid system należy: wybrad katalog, w którym jest zainstalowany system, uruchomid program o nazwie mat.exe. Uruchomienia programu można dokonad na dwa sposoby: napisad z klawiatury zlecenie mat i wcisnąd klawisz Enter, podświetlid jego nazwę i wcisnąd klawisz Enter (jeśli do obsługi komputera wykorzystujemy pakiet Norton-Commander). Do niektórych funkcji programu można uzyskad dostęp tylko poprzez podanie dodatkowego parametru w linii polecenia. Aby uruchomid program z parametrem należy napisad z klawiatury mag parametr gdzie parametr oznacza: /DU1 - w wypadku pojawienia się komunikatu Nielegalna próba uruchomienia należy w pierwszej kolejności użyd tego parametru, /DU2 - jak wyżej, jeśli poprzedni parametr nie poskutkuje, DEMO - umożliwia uruchomienie wersji demonstracyjnej programu, która nie wymaga uprawnionego komputera (UWAGA - wersji demo nie wolno używad w czasie normalnej eksploatacji, ponieważ powoduje ona losowe zmiany we wprowadzonych danych oraz ich zniszczenie)

19 Po uruchomieniu, na ekranie pojawia strona tytułowa systemu. Po naciśnięciu dowolnego klawisza pojawia się kolejno: Może (nie musi) nastąpid indeksowanie zbiorów danych, co jest sygnalizowane w dolnej linii ekranu. Po zakooczeniu indeksowania na ekranie pojawia się zapytanie o nazwę użytkownika, a następnie zapytanie o hasło. W przypadku podania błędnych danych system nie udostępnia opcji użytkowych i automatycznie kooczy pracę (patrz - Zmiana hasła). Pytanie o datę systemową w celu weryfikacji ustawieo daty na komputerze

20 Początkowe nazwy i hasła Nazwa: administrator Hasło: puste (nic nie wpisujemy) Po poprawnym podaniu hasła na ekranie pojawia się menu główne systemu umożliwiające realizację wszystkich funkcji użytkowych

21 5. OBSŁUGA SYSTEMU 5.1. POSŁUGIWANIE SIĘ SYSTEMEM MENU. System menu jest metodą konwersacji operatora z systemem. Umożliwia on operatorowi łatwe sterowanie (wybieranie i wykonywanie zadao użytkowych) pracą systemu. Dlatego też dla efektywnego użytkowania systemu istotną jest umiejętnośd sprawnego posługiwania się menu systemu. Menu jest sposobem prezentacji na ekranie monitora i sterowania aktualnie dostępnymi informacjami (dane, zadania, itp.). Menu jest zorganizowane w postaci pionowego lub poziomego wykazu dostępnych informacji, po którym użytkownik przemieszcza się, w zależności od układu pionowo bądź poziomo, tzw. kursorem wybierającym. Kursor wybierający ma postad prostokątnej jasnej ramki przemieszczanej za pomocą klawiszy kierunkowych kursora (strzałek). Zadaniem użytkownika jest wskazanie, za pomocą kursora wybierającego, interesującej go informacji, bądź zaniechanie dokonywania wyboru. W przypadku dokonania wyboru kursor wybierający wskazuje informację, a system na podstawie dokonanego wyboru może podjąd określone działanie. W systemie istnieją dwa podstawowe sposoby wyboru wymaganych informacji z menu: Za pomocą klawiszy kierunkowych kursora (strzałek) przemieszczając kursor wybierający na wymaganą informację i akceptując wybór poprzez naciśnięcie klawisza ENTER. Sposób ten jest najefektywniejszy przy niezbyt rozbudowanych menu gdyż jedynie wtedy nie ma konieczności wielokrotnego naciskania odpowiedniego klawisza kierunkowego kursora dla wskazania wymaganej informacji. Poprzez naciśnięcie klawisza z literą, która jest wyróżniona przy pomocy podświetlenia (np. dokonanie wyboru zadania REJESTRACJA z menu należałoby nacisnąd klawisz z literą R). Metoda ta jest polecana przy rozbudowanych menu, gdzie przemieszczanie kursora wybierającego za pomocą strzałek byłoby żmudne. Menu systemu MAG-MAT zorganizowane jest w postaci poziomego menu głównego w górnej części ekranu oraz szeregu rozwijalnych menu podrzędnych zorganizowanych w układzie pionowym. Po wybraniu zadania z menu głównego rozwijane jest pionowe menu podrzędne z wykazem dostępnych zadao podrzędnych. Poszczególne zadania podrzędne mogą dzielid się na dalsze zadania zorganizowane także w postaci rozwijanego z prawej strony menu kolejnego rzędu. W ten sposób operator przemieszcza się do momentu osiągnięcia wymaganego zadania szczegółowego. Powrót z aktualnego menu szczegółowego do menu wyższego poziomu następuje po wciśnięciu klawisza [Esc]. W czasie przemieszczania się w systemie menu w dolnej części ekranu wyświetlane są następujące informacje pomocnicze:

22 opis zadania aktualnie podświetlonego przez kursor w przedostatniej linii ekranu, wykaz dostępnych klawiszy (funkcji) do obsługi wybranego zadania w ostatniej linii ekranu WPROWADZANIE DANYCH W SYSTEMIE. Jedną z podstawowych czynności operatora systemu jest wprowadzanie (karty materiałowe, dokumenty, itp.). Wprowadzanie danych inicjowane jest w większości przypadków poprzez wciśnięcie klawisza ENTER (edycja) dla modyfikacji danych istniejących lub klawisza INS dla dopisania nowej pozycji. W pewnych przypadkach system sam inicjuje wprowadzanie danych informując operatora o konieczności wprowadzenia określonej informacji. Po zainicjowaniu edycji w polu wprowadzania pojawia się kursor (migający kwadracik wielkości połowy znaku). Jednocześnie z inicjacją wprowadzania uruchamiany jest system podpowiedzi dla operatora dotyczący wprowadzanej danej. System ten obejmuje: Podpowiedź w dolnej linii ekranu (informacja o rodzaju wprowadzanej danej oraz opis niektórych aktywnych klawiszy), Podpowiedź pełnoekranowa, uruchamiana klawiszem F1-pomoc (szeroka informacja o wprowadzanej danej), Informacja o aktywnych klawiszach, uruchamiana klawiszem F7-klawisze (skrócona informacja o aktywnych w trakcie wprowadzania klawiszach). Należy pamiętad o czytaniu informacji pomocniczych. Kursor informuje operatora o bieżącej pozycji wprowadzania w polu, co ma bardzo istotne znaczenie gdyż wszystkie operacje na aktualizowanych danych odbywają się w odniesieniu do pozycji kursora. Operator ma możliwośd przemieszczania kursora w obrębie pola wprowadzania klawiszami strzałek (w lewo i w prawo): Strzałka w prawo - przesunięcie kursora o jeden znak w prawo, Strzałka w lewo - przesunięcie kursora o jeden znak w lewo. Gdy wprowadzanie danych obejmuje szereg pól, do przemieszczania między polami służą następujące klawisze: Enter - akceptacja wprowadzanej danej w polu bieżącym i przejście do pola następnego, Strzałka w dół - przejście do następnego pola, Strzałka w górę - przejście do poprzedniego pola, PgDn - przejście do ostatniego pola na ekranie, PgUp - przejście do pierwszego pola na ekranie, Tab - przejście o kilka pól do przodu, Shift-Tab - przejście o kilka pól do tyłu, Po dokonaniu zamierzonych zmian w polach operator może zakooczyd wprowadzanie w dwojaki sposób:

23 po naciśnięciu klawisza ENTER w przypadku ostatniego pola wprowadzania i akceptacji komunikatu zatwierdzającego, po naciśnięciu klawisza F2 w przypadku każdego pola wprowadzania i akceptacji komunikatu zatwierdzającego. Rezygnacja z bieżąco wprowadzonych zmian może nastąpid po naciśnięciu klawisza ESC. O ile zestaw mikrokomputerowy udostępnia polskie znaki (na monitorze) operator może je wprowadzad w tekstach zgodnie z klawiaturą programisty: ą: ALT-a, ę: ALT-e, o: ALT-n, ł: ALT-l, ś: ALT-s, ó: ALT-o, ż: ALT-z, ź: ALT-x itd

24 6. MENU GŁÓWNE SYSTEMU Menu główne systemu obejmuje następujące zadania: Rejestracja - umożliwia wprowadzanie i aktualizację kart materiałowych, dokumentów przychodowych i rozchodowych, Wydruki - realizuje wydruki zestawieo i raportów magazynowych, Inwentaryzacja - umożliwia wydruki arkuszy spisowych oraz po naniesieniu stanów faktycznych sprawdza je ze stanami ewidencyjnymi wyprowadzając różnice inwentaryzacyjne w formie zestawieo, Konserwacja - opcja ta umożliwia aktualizację danych stałych systemu, ustawienie konfiguracji sprzętu, kontrolę poprawności baz danych systemu, Słowniki - opcja ta pozwala na aktualizację słowników systemu, Zakooczenie - umożliwia poprawne zakooczenie pracy z systemem, zmianę hasła dostępu do programu oraz składowanie i odzyskiwanie baz danych systemu

25 7. REJESTRACJA. Po wybraniu tego zadania na ekranie rozwija się menu pionowe z zadaniami szczegółowymi. Dokumenty, Karty, Polecenie Księgowania Zaznaczanie kart nieaktynych

26 7.1. DOKUMENTY W systemie opracowanie dokumentów przebiega dwuetapowo. Wystawione dokumenty powodują zarezerwowanie wydanego materiału i uniemożliwiają wydanie większej ilości niż jest faktycznie w magazynie natomiast nie powodują zmiany stanu i ceny materiału na karcie. Aktualizacja stanu następuje dopiero po zaksięgowaniu dokumentu. Dokument niezaksięgowany może byd dowolnie poprawiany w zakresie opisu i pozycji (można dopisywad, usuwad pozycje a także aktualizowad nowe) z wyjątkiem rodzaju dokumentu, numeru i daty wystawienia. W przypadku, gdy chcemy zmienid jedną z tych trzech cech należy dokument anulowad i wystawid nowy. Dokumenty są numerowane automatycznie przez program. Numeracja jest prowadzona osobno dla każdego rodzaju dokumentu numer ma postad xxxxx/rr gdzie xxxxx - to kolejny numer, rr - to rok wystawienia dokumentu. Przy aktywnym wytrychu dopuszcza się usuwanie pozycji z dokumentów zaksięgowanych. Po wybraniu zadania szczegółowego Dokumenty na monitorze pojawia się menu szczegółowe: Dokumenty wszystkie, Dokumenty przychodowe, Dokumenty rozchodowe, Dokumenty niezaksięgowane, Korekta Konta. Po wybraniu dowolnego z wyżej wymienionych zadao pojawia się ekran zawierający dokumenty. W każdym wypadku jest to ten sam ekran a jedynie różni się tym, które dokumenty są pokazywane

27 Na każdym ekranie mogą byd wykonywane wszystkie opisane niżej zadania. Ekran podzielony jest na cztery części: lewa górna zawiera wykaz wystawionych przez system dokumentów, prawa górna zawiera opis aktualnie wybranego dokumentu, środkowa - zawiera pozycje występujące na dokumencie, dolna - zawiera opis karty materiałowej aktualnie wybranej pozycji dokumentu. Wykaz wystawionych przez system dokumentów podzielony jest na trzy kolumny zawierające kolejno R d - rodzaj dokumentu, Nr dok - numer dokumentu, Data dok. - data wystawienia dokumentu. Wyboru można dokonad poprzez podświetlenie wybranego dokumentu za pomocą strzałek kursora lub poprzez wyszukanie według klucza z dowolnej kolumny. Do wyszukiwania służą odpowiednio kolejno klawisze F4 - według numeru dokumentu, F5 - według numeru faktury, F6 - według daty dokumentu. Po wyszukaniu dokumenty układają się alfabetycznie według kryterium wyszukiwania. Ekran dokumenty umożliwia wykonanie następujących operacji: USUN - (klawisz DEL) umożliwia usunięcie dokumentu, który nie został jeszcze zaksięgowany, POPRAW - (klawisz ENTER) umożliwia zmianę opisu dokumentu: Data dokumentu Data wystawienia naszego dokumentu wewnętrznego, Data operacji Data zdarzenia gospodarczego, Podstawa Podstawa wystawienia dokumentu lub inne informacje, Dostawca/Odbiorca Dostawca lub odbiorca materiałów, Transport Informacje o transporcie lub inne informacje, Dokument zakupu Numer dokumentu zewnętrznego lub inne informacje,

28 Klucz dowolny identyfikator umożliwiający grupowanie dokumentów/obrotów na zestawieniach, Konto kosztowe Konto księgowe przeciwstawne do konta magazynowego. Dodatkowo na ekranie obok pola Numer Dokumentu wyświetlany jest globalny numer dokumentu, którego nie można poprawiad a służy on np. do prowadzenia rejestru/dziennika wydanych dokumentów. Obok pola Dostawca/Odbiorca wyświetlany jest numer kolejny dokumentu w ciągu dnia, który może byd zmieniony klawiszem F12 a służy o określenia kolejności przetwarzania dokumentów wystawionych tego samego dnia (np. można zamienid miejscami dokument RW i PZ w przypadku, gdy wydajemy z magazynu przy zerowym stanie, ale mamy również niewprowadzony jeszcze dokument PZ, który wystawiony jest tego samego dnia. DOPISZ - (klawisz INS) umożliwia stworzenie nowego dokumentu. W odniesieniu do zadania POPRAW wprowadzid należy dodatkowo: Rodzaj dokumentu, Numer dokumentu. UWAGA!!! Pola Rodzaj i numer dokumentu muszą byd wypełnione - program nie zezwoli na pozostawienie tych pól pustych. ZAKSIĘGOWANIE DOKUMENTU - (klawisz Z ) ZMIANA OKNA - (klawisz TAB) - w środkowej części ekranu widoczne są tylko cztery pierwsze pozycje dokumentu. Jeśli chcemy zobaczyd pozostałe pozycje możemy przełączyd się na dolny ekran klawiszem TAB a następnie obejrzed wszystkie pozycje klawiszami kursora. Jeśli w czasie przeglądania pozycji zechcemy zobaczyd kartę materiałową wraz ze wszystkimi operacjami z nią związanymi możemy to uczynid przy wykorzystaniu klawisza F9. Przycisk F10 umożliwia przejście do rejestru wszystkich kart materiałowych z możliwością rejestracji nowej karty. Powrót na górny ekran następuje po naciśnięciu klawisza TAB lub ESC powrót z ekranu dokumentów następuje po naciśnięciu klawisza ESC. Wykaz pozycji dokumentu podzielony jest na kolumny zawierające kolejno: Indeks - numer indeksu, karty materiałowej, KTM, Mag - identyfikator magazynu, Nazwa - nazwa materiału, Jm. - Jednostka miary, Ilośd - ilośd materiału wydanego/przyjętego, Cena - cena wydania/przyjęcia, Wartośd - wartośd operacji. Po przejściu do okna zawierającego pozycje dokumentu można dla dokumentów niezaksięgowanych poprawiad istniejące pozycje (klawisz ENTER), kasowad wybrane pozycje (klawisz DEL), dopisywad nowe pozycje (klawisz INS). Przy dopisywaniu nowej pozycji należy najpierw wybrad kartę materiałową, na której wykonywana jest operacja

29 Druga kolumna wyświetlonej listy kart materiałowych zawiera informację, czy dla karty materiałowej wprowadzono oznaczenie KARTA NIEAKTYWNA. Karty oznaczone jako karty nieaktywne mają w drugiej kolumnie wyświetloną wartośd N. Jeżeli dla rejestrowanej pozycji dokumentu zostanie wybrana karta materiałowa oznaczona jako KARTA NIEAKTYWNA, wówczas system wyświetli odpowiedni komunikat i zapyta, czy usunąd oznaczenie karta nieaktywna. Aby karta materiałowa oznaczona wcześniej jako karta nieaktywna mogła zostad wybrana dla rejestrowanej pozycji dokumentu, usunięcie wprowadzonego oznaczenia karta nieaktywna jest konieczne. W czasie dopisywania i poprawiania pozycji w dolnej części ekranu pojawia się okienko edycyjne. Zawartośd okienka może byd zróżnicowana w zależności od rodzaju dokumentu. Dla dokumentów przychodowych okienko zawiera pozycje: Ilośd - (wprowadzana) ilośd materiałów przyjętych,

30 Cena - (wprowadzana) cena materiału, Wartośd - wartośd operacji ( ilośd * cena), Wartośd na fakt. - (wprowadzana) wartośd przyjętego towaru podana na fakturze. Wartośd na fakturze może byd różna od wartości wyliczonej ze względu na podatek VAT i zaokrąglanie wyliczonej ceny jednostkowej, Róż.zok.- Wartośd różnicy wynikającej z zaokrąglenia ceny jednostkowej, Stan wg. Km - aktualny stan w/g. karty materiałowej nieuwzględniający dokumentów niezaksięgowanych, Cena na Km - aktualna cena materiału w/g. karty materiałowej. Dla dokumentów rozchodowych: Ilośd - (wprowadzana) ilośd wydanego materiału. Program automatycznie podpowiada w tym polu maksymalną ilośd, jaką można wydad z magazynu, Cena - (wartośd wprowadzana automatycznie przez system w momencie zaksięgowania dokumentu), Wartośd - Wartośd operacji, Róż.zok.- Różnica powstająca w wyniku zaokrągleo ceny jednostkowej, Stan wg. Km - aktualny stan wg. karty materiałowej nieuwzględniający dokumentów niezaksięgowanych, Przyj nzaks. - Ilośd towaru przyjętego i jeszcze niezaksięgowanego, Wydano nzaks. - Ilośd towaru wydanego i jeszcze niezaksięgowanego, Pozost.do wyd. - maksymalna ilośd towaru, jaka może byd wydana. Dla dokumentów przecen: Ilośd - stan materiału na karcie w dniu przeceny, Cena - cena materiału w dniu przeceny, Wartośd - wartośd zapasu przed przeceną, Nowa cena - cena zapasu po przecenie, Nowa Wartośd - wartośd karty po przecenie

31 - 31 -

32 7.1.1.ZESTAWIENIE DOSTĘPNYCH KLAWISZ FUNKCYJNYCH OKNO OPISU DOKUMENTU DEL - Skasowanie Dokumentu, TAB - Przejście do pozycji dokumentu, F9 - Wydruk dokumentu, F10 - Wydruk dokumentu WZ w/g ceny sprzedaży, CTRL-U - Edycja uwag, CTRL-Z - Zaksięgowanie dokumentu przychodowego z możliwością wytworzenia dok. rozch., CTRL-T - Wytworzenie na podstawie dokumentu przychodowego innego dokumentu rozchodowego, ALT-F5 - Wytworzenie na podstawie dowolnego dokumentu innego dokumentu, ALT-G - Eksport dokumentu MMW lub WZ do wskazanego katalogu celem wytworzenia dokumentu MMP lub PZ w innym programie, CTRL-P - Wytworzenie dokumentu PW ma podstawie innego dokumentu, ALT-P - Z - Zaksięgowanie dokumentu, Q - Zamiana pól Transport, Dostawca-Odbiorca oraz dopisanie nowego kontrahenta do słownika, CTRL-N - zmiana numeru dokumentu, CTRL-O - zmiana rodzaju dokumentu, CTRL-L - zmiana daty księgowania, CTRL-F5 - Odksięgowanie dokumentu, CTRL-U - Edycja uwag, F2 - Rozpisanie dokumentu procentowo na różne konta, F11 - Wystawienie faktury, ALT-F - Wystawienie faktury, F12 - Zmiana numeru kolejnego, SH-F12 - nadanie numerów kolejnych wszystkim dokumentom z wybranego dnia, F5 - Szukanie po numerze dokumentu, SHIFT_F5 - Szukanie po Dacie dokumentu, F6 - Sortowanie Typ+Numer dokumentu

33 7.1.2.ZESTAWIENIE DOSTĘPNYCH KLAWISZ FUNKCYJNYCH OKNO POZYCJI DOKUMENTU DEL - Kasowanie pozycji, F9 F10 ESC TAB F7 F12 F5 SH_F5 - Podgląd karty materiałowej której dotyczy pozycja, - Przejście do przeglądania rejestru wszystkich kart materiałowych z możliwością wprowadzenia nowej karty - Powrót do przeglądania dokumentów, - Powrót do przeglądania dokumentów, - Przygotowanie redystrybucji pozycji do innych magazynów, - Wyświetlenie planu, - Edycja pozycji na zaksięgowanym dokumencie jak na rysunku poniżej, - Dopisanie pozycji do zaksięgowanego dokumentu jak na rysunku poniżej, CTRL_F5 CTRL_F6 - Przeniesienie pozycji na inny dokument, - Zmiana indeksu pozycji (wymiana materiału bez kasowania)

34 7.2. KOREKTA KONTA Zadanie to umożliwia zmianę kont księgowych na dowolnych dokumentach (również zaksięgowanych)

35 7.3. IMPORT DOKUMENTÓW - KONTROLA INDEKSÓW KM Funkcja umożliwia kontrolę plików importowanych (utworzonych po naciśnięciu przycisku Alt+G w funkcji przeglądania danych o dokumentach w funkcji Rejestracja -> Dokumenty) pod kątem unikalności indeksów kart materiałowych z już zapisanymi w danym magazynie w przypadku importu do niepustego magazynu. Chodzi tutaj o przypadki, gdy karta materiałowa o takim indeksie już istnieje, ale jest to karta innego towaru - np. w magazynie do którego wczytujemy dane pod tym indeksem zapisano np. 'benzynę', a w magazynie z którego dane są importowane ten sam indeks oznaczał 'farbę'. Podczas działania tej funkcji nie następuje fizyczne wczytanie danych, tylko sprawdzenie unikalności indeksów kart materiałowych bez zapisu do bazy danych. Sprawdzenie odbywa się według następującego algorytmu: Jeżeli importowany indeks KM istnieje już w danym magazynie to Jeżeli obydwa indeksy JIM niepuste to Jeżeli indeksy JIM różne to Zapisz w raporcie błąd typu I ( różne indeksy JIM ) koniec warunku w przeciwnym przypadku Zapisz w raporcie błąd typu II ( jeden lub oba indeksy JIM niewypełnione brak możliwości porównania) koniec warunku koniec warunku Jako wynik tego sprawdzenia powstaje raport, który można wyświetlid na ekranie, zapisad do pliku lub wydrukowad na drukarce. Przykładowy raport: ******************************************************************************** * :12:51 Raport z kontroli importowanych kart materialowych ******************************************************************************** Magazyn: Z2 Dokument: WZ 00001/12/17 z dnia: Indeks: Brak indeksow JIM Magazyn: Z2 Dokument: WZ 00001/12/17 z dnia: Indeks: Indeks JIM: 9905PL Indeks JIM importowany: 9905PL Ilosc powtorzonych indeksow KM = 2 W tym przykładzie pierwsze powtórzenie jest błędem typu II (brak możliwości porównania indeksów JIM), natomiast drugie powtórzenie jest błędem typu I (różne indeksy JIM). Na podstawie takiego raportu użytkownik podejmuje decyzje co do właściwego importu danego dokumentu. Jeżeli nie dokonujemy żadnych zmian to dla powtórzonych indeksów importowane dane zostaną dopisane do istniejących kart materiałowych, natomiast jeżeli chcemy żeby w imporcie została założona nowa karta materiałowa, to w jednostce eksportującej dany indeks należy zmienid i ponownie wykonad całą procedurę przenoszenia magazynów (patrz punkt 15.4)

36 Funkcje kontroli indeksów KM należy wykonywad przed właściwym importem dokumentów (patrz punkt 7.4), szczególnie w przypadku importu do niepustego magazynu IMPORT DOKUMENTÓW - WCZYTANIE Funkcja umożliwia import dokumentów z plików utworzonych po naciśnięciu przycisku Alt+G w funkcji przeglądania danych o dokumentach w funkcji Rejestracja -> Dokumenty. Po uruchomieniu funkcji wykonujemy następujące czynności: - wybieramy katalog z importowanymi dokumentami (w plikach arj) - na wyświetlonym wykazie plików arj zaznaczamy naciskając przycisk SPACJA pliki, które chcemy importowad ( w kolumnie pierwszej dla wybranych plików pojawi się znacznik * ) - po naciśnięciu przycisku ESC następuje import dokumentów z wybranych plików Podczas importu dokumentu MMW następuje zamiana na MMP, dla PBW na PBP, a dla WZ na PZ w nowym magazynie KARTY Wszystkie dokumenty, jakie redagujemy zostaną wpisane przez system do karty magazynowej. Wybierając zadanie Karta otrzymujemy ekran zawierający wszystkie wprowadzone karty materiałowe, ich opis oraz operacje wpływające na wybraną kartę

37 Ekran podzielony jest na trzy części: górna - służy do wykonywania wyboru (wyszukiwania) interesującej operatora karty materiałowej, środkowa - zawiera opis wskazanej karty materiałowej, dolna - zawiera kolejne pozycje karty materiałowej. Częśd górna podzielona jest na kolumny zawierające: Mag - kod magazynu, Indeks - indeks karty materiałowej / KTM, Nazwa materiału. JIM Indeks materiałowy wg klasyfikacji JIM, Wyboru można dokonad poprzez podświetlenie wybranej karty za pomocą strzałek kursora lub poprzez wyszukanie według klucza z dowolnej kolumny. Do wyszukiwania służą odpowiednio kolejno klawisze F4 - według magazynu, F5 - według indeksu, F6 - według nazwy materiału. Po wyszukaniu kart układają się alfabetycznie według kryterium wyszukiwania. Na karcie dostępne są następujące operacje: USUN - (klawisz DEL) umożliwia usunięcie pozycji dotyczącej tylko takiego materiału, którego stan i cena są równe zero i nie istnieją dokumenty dotyczące tego materiału POPRAW - (klawisz ENTER) umożliwia zmianę opisu materiału w zakresie: Mag - kod magazynu, Indeks - indeks karty materiałowej / KTM, JIM Indeks materiałowy wg klasyfikacji JIM (wprowadzenie wartości pola Indeks JIM powoduje automatyczne uzupełnienie wartości w polu KTH klasyfikator hierarchiczny), Gr.GUS - identyfikator grupy towarowej wg. SPKWiU,

38 Nazwa - nazwa materiału, Jednostka miary - jednostka miary wybierana ze słownika, Normatyw - minimalny zapas magazynowy. Można wydad materiał poniżej tej wartości, natomiast możliwe jest wydrukowanie wykazu materiałów z przekroczonym normatywem, Opis 1 - dowolny opis tekstowy, Opis 2 - dowolny opis tekstowy, Typ cen - pole to nie podlega edycji a jego zawartośd zależy od ustawienia w słowniku magazynów. Program rozróżnia następujące typy cen: S - Średnia, F - Fifo, L Lifo, Indeks 2 dodatkowy klasyfikator podlegający kontroli na unikalnośd, Indeks 3 - dodatkowy klasyfikator nie podlegający kontroli na unikalnośd, DOPISZ - (klawisz INS) umożliwia stworzenie nowej karty materiałowej. W odniesieniu do zadania POPRAW wprowadzid należy dodatkowo: Magazyn-Indeks - identyfikator magazynu, w którym zakładamy kartę oraz Indeks materiałowy / KTM zakładanej karty Data założenia - Data założenia karty (należy zwrócid uwagę, aby data założenia karty była wcześniejsza od pierwszego dokumentu, który zamierzamy wprowadzid na tą kartę. UWAGA!!! Wszystkie pola Magazyn-Indeks, Data założenia muszą byd wypełnione - program nie zezwoli na pozostawienie tych pól pustych. UWAGA!!! Przed przystąpieniem do zakładania karty materiałowej należy pamiętad o przygotowaniu słownika magazynów oraz jednostek miar. Po naciśnięciu klawisza F2 dostępny jest ekran z rozszerzonymi informacjami opisowymi karty

39 ZMIANA OKNA - (klawisz TAB) - w dolnym oknie ekranu widoczne są tylko trzy pierwsze operacje na karcie. Jeśli chcemy zobaczyd pozostałe operacja możemy przełączyd się na dolny ekran klawiszem TAB a następnie obejrzed wszystkie operacje klawiszami kursora. Jeśli w czasie przeglądania operacji na karcie zechcemy zobaczyd opis dokumentu lub pozostałe operacje na dokumencie, którego pozycją mamy aktualnie podświetloną możemy to uczynid przy wykorzystaniu klawisza F9. Przycisk F10 umożliwia przejście do rejestru wszystkich kart materiałowych z możliwością wprowadzenia nowej karty. Powrót na górny ekran następuje po naciśnięciu klawisza TAB lub ESC powrót z ekranu dokumentów następuje po naciśnięciu klawisza ESC. Podgląd cen - (klawisz F11) - zadanie to umożliwia przy sposobach wyceny rozchodów FIFO lub LIFO podejrzenie ilości materiałów wraz z ich cenami. Wydruk karty - (klawisz F12) - zadanie to umożliwia wydruk wybranej lub zaznaczonych kart materiałowych. Jeśli chcemy wydrukowad jednorazowo większą liczbę kart materiałowych musimy najpierw wybrane karty zaznaczyd naciskając kolejno klawisz SPACJI na wszystkich wybieranych do drukowania kartach. SPACJA działa jak przełącznik: jedno naciśnięcie włącza zaznaczenie, drugie wyłącza. Przy zaznaczonych kartach z lewej strony pojawia się znak zaznaczenia ZESTAWIENIE DOSTĘPNYCH KLAWISZ FUNKCYJNYCH OKNO OPISU KARTY F2 F4 F5 F6 SH_F4 SH_F5 SH_F6 SH_F7 CTRL_O - Edycja dodatkowych danych, - Szukanie w/g numeru magazynu, - Szukanie w/g indeksu, - Szukanie w/g nazwy, - Kolejnośd w/g magazyn + nazwa, - Kolejnośd w/g indeksu, - Kolejnośd w/g nazwy, - Kolejnośd w/g magazyn + indeks, - Zmiana indeksu,

40 CTRL_N - Przeniesienie nazwy ze słownika JIM na kartę materiałową, CTRL_P - Zmiana magazynu, CTRL_F5 - Kopiowanie opisu karty do innego magazynu, CTRL_F6 - Kopiowanie opisu karty do tego samego magazynu ze zmiana indeksu, F11 - Wyświetla stan Lifo / Fifo, SPACJA - Zaznaczenie Karty, + - Zaznaczenie wszystkich kart, - - Odznaczenie wszystkich kart, DEL - Usuniecie karty, TAB - Przełączenie do przeglądania operacji, F9 - Wydruk Karty, F10 - Wydruk karty z wykorzystaniem filtru, F11 - Wyświetla stany z cenami dla cen FIFO / LIFO, F12 - Wyświetla Plan, 1 - przepisuje "Indeks" do "Indeks JIM" dla wybranej KARTY, 2 - przepisuje "Indeks2" do "Indeks JIM" dla wybranej KARTY, 3 - przepisuje "Indeks3" do "Indeks JIM" dla wybranej KARTY ZESTAWIENIE DOSTĘPNYCH KLAWISZ FUNKCYJNYCH OKNO POZYCJI KARTY ESC TAB F9 F10 F11 - Przełączenie do przeglądania kart, - Przełączenie do przeglądania kart, - Podgląd aktualnie podświetlonego dokumentu, - Przejście do przeglądania rejestru wszystkich kart materiałowych z możliwością wprowadzenia nowej karty - Wyświetla stany z cenami dla cen FIFO / LIFO obliczonymi do aktualnie podświetlonej pozycji

41 7.6. POLECENIE KSIĘGOWANIA Zadanie to umożliwia wygenerowanie zbioru transakcyjnego dla programu rachunkowości budżetowej Średnia-K(rab). Polecenie Księgowania można wykonad w dwóch wariantach: Z rozbiciem na dokumenty zawiera szczegółowe dane księgowe z dokładnością do pojedynczego dokumentu materiałowego, Sumy na Kontach Polecenie księgowanie zawiera tylko saldo obrotów na kontach księgowych

42 W celu przygotowania danych do eksportu należy wypełnid następujące pola: Okres: od miesiąca - pole wprowadzane, opcjonalne, liczbowe format 99; początkowy miesiąc, od którego zapisy księgowe powinny trafid do zbioru transakcyjnego, Do miesiąca - pole wprowadzane, opcjonalne, liczbowe format 99; koocowy miesiąc, do którego zapisy księgowe powinny trafid do zbioru transakcyjnego, Kolejnośd 1: Wg Numerów dokumentów, 2:Wg kont księgowych (kolejnośd dostępna jest tylko dla wariantu Z rozbiciem na dokumenty. Po wybraniu pozycji menu rozpoczynającej się od Za wyb. Dok. Dodatkowo istnieje możliwośd wybrania rodzajów dokumentów, z których przygotowane zostanie PK oraz Numerów dokumentów. W celu ułatwienia dokonania wyboru po podświetleniu odpowiedniego pola i naciśnięciu klawisza SH-F1 rozwinięty zostaje słownik, w którym można zaznaczyd wybierane przez nas elementy. Po wypełnieniu formularza nastąpi wytworzenie zbioru eksportowego o zadanych parametrach oraz pokazanie na ekranie wygenerowanego Polecenia księgowania, które można wydrukowad klawiszem F9. Pamiętad należy, iż wydruk dokonywany jest od miejsca położenia kursora, tak więc podświetlona musi byd pierwsza pozycja ZAZNACZANIE KART NIEAKTYWNYCH Funkcja umożliwia przeglądanie kat materiałowych i wprowadzanie dla nich oznaczenia KARTA

43 NIEAKTYWNA. Aby wprowadzid dla wybranej karty oznaczenie KARTA NIEAKTWNA należy po ustawieniu na niej podświetlenia nacisnąd przycisk ENTER. Wprowadzenie takiego oznaczenia jest możliwe wówczas, gdy karta materiałowa ma stan równy zero oraz jest martwa od dwóch lat tzn. nie występuje na żadnych dokumentach w roku bieżącym oraz w dwóch poprzednich latach. Zatem w roku 2013 kartę materiałową można oznaczyd jako nieaktywną wówczas, gdy ma stan zero i nie wstępuje na żadnych dokumentach lub ostatnie dokumenty na których ta karta występowała były zarejestrowane w roku 2010 lub wcześniej data ostatniej operacji dla tej karty materiałowej jest pusta lub jest wcześniejsza od 1 stycznia 2011 r. Jeżeli karta została oznaczona jako karta nieaktywna, wówczas ta informacja jest wyświetlana na ekranie

44 Jeżeli karta materiałowa została już oznaczona jako karta nieaktywna, wówczas naciśnięcie przycisku Enter po ustawieniu podświetlenia na tej karcie pozwala na usunięcie tego oznaczenia karta ponownie staje się kartą aktywną

45 8. WYDRUKI Funkcja ta daje możliwośd tworzenia różnego typu wykazów i zestawieo ilościowowartościowych w magazynie. Jeśli w wydrukach wyświetlane jest okno umożliwiające filtrowanie (ograniczanie) zakresu informacji np. według Indeksu, dostawcy/odbiorcy, transportu, podstawy, dodatkowych opisów. Jeżeli w nazwie umieścimy znak: "*" zastępuje on dowolny znak, "?" zastępuje dowolny znak i wszystkie następne, umieszczenie znaku "$" przed wpisanym ciągiem znaków powoduje znalezienie wszystkich, w których podany ciąg znaków się znajduje niekoniecznie od początku. Jeśli używamy symbol "$" nie możemy w tym samym polu używad "*" i "?" w tym samy polu. - Typy dokumentów można wymieniad między przecinkami, wywoład słownik dokumentów a następnie zaznaczyd je spacją, w miejscu pierwszego typu można wpisad: '*' - wszystkie dokumenty, '+' - dokumenty przychodowe, '-' - dokumenty rozchodowe,

46 8.1. ZESTAWIENIE WARTOŚCIOWE MATERIAŁÓW Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawia się dodatkowe podmenu uwzględniające fakt, że zestawienia mogą byd wykonywane dla materiałów wydanych lub przyjętych z/do magazynu. We wszystkich wydrukach z tego zadania można drukowanych informacji. określid parametry ograniczające zakres

47 8.1.1.WYDANYCH I PRZYJĘTYCH WG. KM Po wybraniu tego zadania na ekranie pojawia się dodatkowe okno, w którym należy określid okres, jaki objąd ma zestawienie. Wprowadzamy kolejno datę początkową a następnie koocową. W obydwu przypadkach wprowadzenie daty kooczymy wciśnięciem klawisza ENTER. Następnie pojawia się zapytanie o poprawnośd wprowadzonych danych. Kontrolujemy poprawnośd danych i w przypadku poprawności wybieramy opcję 'T-tak'. Na ekranie pojawia się wykaz magazynów. Podświetlamy kursorem interesujący nas magazyn i potwierdzamy klawiszem ENTER WYDANYCH - NA DANE KONTO KOSZTOWE WYDANYCH - NA WSZYSTKIE KONTA KOSZTOWE WYDANYCH - DLA WYBRANEGO ODBIORCY WYDANYCH - DLA WSZYSTKICH ODBIORCÓW WYDANYCH NA WYBRANEGO ODBIORCĘ ( WG. KOSZTÓW) WYDANYCH NA WSZYSTKICH ODBIORCÓW ( WG. KOSZTÓW) 8.2. WARTOŚD MATERIAŁÓW W MAGAZYNIE NA DZIEO Po wybraniu tego zadania na ekranie pojawia się dodatkowe okno, w które wprowadzamy datę, na jaką ma byd wyliczona wartośd. Po wprowadzeniu daty (domyślnie przyjęta jest data aktualna) potwierdzamy ją klawiszem ENTER. Pojawia się zapytanie o akceptację wprowadzonej danej. Po wybraniu opcji 'T-tak' na ekranie pojawia się wykaz magazynów. Podświetlamy kursorem interesujący nas magazyn i potwierdzamy klawiszem ENTER SALDO Wartośd obrotów z rozbiciem na podstawowe rodzaje dokumentów z podziałem na magazyny w zadanym okresie czasu

48 8.4. SALDO DOKUMENTÓW WG MAGAZYNÓW Wartośd obrotów z rozbiciem na wszystkie rodzaje dokumentów z podziałem na magazyny w zadanym okresie czasu. Obraz ekranów jak w poprzednim punkcie

49 8.5. WYKAZ ILOŚCIOWY MATERIAŁÓW W MAGAZYNIE Po wybraniu tego zadania na ekranie pojawia się dodatkowe okno, w które wprowadzamy parametry wydruku. Jest to data w stosunku, do której ma byd zrobiony wykaz. Po wprowadzeniu daty (domyślnie przyjęta jest data aktualna) potwierdzamy ją klawiszem ENTER. Dalej mamy parametry opcjonalne pozwalające ograniczyd wydruk poprzez podanie wykazu magazynów, szablonów, przedziałów od-do dla indeksów materiałowych, indeksów JIM lub KTH. Na koocu określamy kolejnośd (rodzaj posortowania) wydruku. W przypadku wybrania kolejności 7 (czyli wg KTH), na wydruku po każdym niepustym KTH będzie umieszczana podsuma ilościowa dla danego KTH ZESTAWIENIE MATERIAŁÓW I KART W MAGAZYNIE Zestawienie to służy przede wszystkim do szybkiego skojarzenia materiału z numerem karty materiałowej w magazynie. Po wybraniu tego zadania ekranie pojawia się wykaz magazynów. Podświetlamy kursorem interesujący nas magazyn i potwierdzamy klawiszem ENTER

50 8.7. WYKAZ MATERIAŁÓW Z PRZEKROCZONYM NORMATYWEM Wykaz materiałów, których zapas jest mniejszy niż wprowadzony normatyw WYKAZ DOKUMENTÓW Wykaz (Dziennik) Dokumentów z możliwością Filtrowania Zakresu informacji

51 8.9. WYKAZ KOREKT DOKUMENTÓW Wykaz Korekt Dokumentów wprowadzonych klawiszem F5 na ekranie Dokumentów WARTOŚD ZAKUPÓW WG GRUPY SWW Zestawienie sumujące za podaną ilośd znaków w grupie PKWiU uwzględniająca wyprany rodzaj dokumentów, zakupy z wybranym kontem księgowym oraz kart z uwzględnieniem indeksu (pamiętamy o znakach *,? i $ )

52 8.11. WARTOŚD ZAKUPÓW WG KM W GRUPIE SWW Zestawienie Zakupów w określonej grupie GUS(PKWiU), CPV z rozbiciem na karty materiałowe z możliwością filtrowania informacji

53 9. INWENTARYZACJA Funkcja 'inwentaryzacja' realizuje wszelkiego typu czynności wstępne i kontrolne związane z wykonaniem inwentaryzacji magazynowej. Menu tej funkcji składa się z następujących jak na poniższej ilustracji. Kolejnośd prac przygotowawczych związanych z wykonaniem inwentaryzacji jest taka sama jak pozycje menu (z góry na dół)

54 9.1.1.KODY KRESKOWE Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy wykonad zadanie Kody kreskowe NADANIE Na ekranie tym nie powinniśmy wprowadzad żadnych zmian a jedynie zaakceptowad treśd klawiszem F2. Jeśli pole z opisem kodu jest puste to należy nacisnąd klawisz ESC i na pytanie czy nadad standardowy kod kreskowy odpowiedzied Tak. W przypadku komunikatu o błędach w czasie nadawania kodów kreskowych należy wykonad zadanie Kody kreskowe Usunięcie (zadanie dostępne po uaktywnieniu kodu wytrych) a następnie ponownie nadad kody kreskowe

55 Po poprawnym nadaniu kodów kreskowych przystępujemy do zadania Obsługa Inwentaryzacji EDYCJA INWENTARYZACJI

56 Na ekranie tym w pierwszej kolejności należy wypełnid pola Data Inw oraz Uwagi Inw. Aby wprowadzid te informacje należy nacisnąd klawisz F4. Po wprowadzeniu w/w danych możemy przystąpid do wprowadzania stanów faktycznych, które zostały zweryfikowane przez komisję inwentaryzacyjną. Przy wyszukaniu odpowiedniego materiału możemy sobie pomóc klawiszem F3 i jego kombinacjami. Wyszukiwanie materiału w wykazie możemy dokonywad także przesuwając kursor po wykazie, aż natrafimy na interesujący nas materiał. Ten sposób wyszukiwania jest wygodny tylko w takich przypadkach, gdy liczba materiałów w magazynie jest niezbyt duża. W zależności od tego, jaką mamy informacje o materiale, wybieramy jeden ze sposobów wyszukania go w wykazie. Po wyszukaniu materiału i podświetleniu go kursorem, potwierdzamy wybór klawiszem ENTER. Po wprowadzeniu stanu akceptujemy go klawiszem ENTER. Po akceptacji następuje jeszcze dodatkowe zapytanie systemowe o akceptację danych. Po wybraniu opcji 'T-tak' i potwierdzeniu klawiszem ENTER następuje powrót do wykazu materiałów w magazynie. Możemy teraz wykonywad kolejną aktualizację lub naciskając klawisz ESC wrócid do menu. UWAGA!!! Aktualizacja pozycji inwentaryzacyjnych nie ma wpływu na stan materiału na karcie a jedynie służy do sporządzenia Wydruku różnic inwentaryzacyjnych. Różnice inwentaryzacyjne mogą zostad wprowadzone jedynie za pomocą dokumentu. UWAGA!!! Bez wypełnionych pól Data Inw oraz Uwagi Inw. Niemożliwe jest wprowadzanie stanów faktycznych. Po zakooczeniu wprowadzania stanów należy wykonad zadanie Zatwierdzenie Inwentaryzacji

57 9.1.3.ZATWIERDZENIE INWENTARYZACJI Zatwierdzenie inwentaryzacji można wykonywad wielokrotnie po każdej aktualizacji danych w zadaniu Edycja Inwentaryzacji wybierając zawsze opcję Wczytad od Nowa. Po zatwierdzeniu inwentaryzacji można wykonad wydruki inwentaryzacyjne uwzględniające stany faktyczne

58 9.2. WYDRUK CZYSTEGO ARKUSZA INWENTARYZACYJNEGO Do przeprowadzenia inwentaryzacji potrzebne są komisji arkusze inwentaryzacyjne na podstawie, których wykonuje się inwentaryzację polegającą na stwierdzeniu faktycznego stanu każdego materiału w magazynie i udokumentowaniu tego na tymże arkuszu. Arkusze te można wydrukowad w opcji menu 'Wydruk czystego arkusza'. Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawia się wykaz magazynów. Podświetlamy kursorem interesujący nas magazyn i potwierdzamy wybór klawiszem ENTER. Pojawia się zapytanie systemowe, gdzie ma byd skierowany wydruk, na monitor albo na drukarkę. Jeżeli chcemy wcześniej podglądnąd wydruk wybieramy opcję 'Monitor'. Na ekranie pojawi się arkusz w postaci takiej jak będzie wyglądał wydruk. Po przeglądnięciu wracamy do menu klawiszem ESC. Jeżeli chcemy zrobid wydruk to wybieramy opcję 'Drukarka' i wykonujemy kolejne czynności związane z wydrukiem arkusza WYDRUK ARKUSZA STANÓW EWIDENCYJNYCH Aby sporządzid dokumentację stanów ewidencyjnych potrzebną do porównania z faktycznymi stanami zarejestrowanymi przez komisję inwentaryzacyjną należy w opcji menu 'Wydruk arkusza stanów ewidencyjnych' wykonad tego typu wydruki. Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawia się wykaz magazynów. Podświetlamy interesujący nas magazyn i potwierdzamy wybór klawiszem ENTER. Pojawia się zapytanie systemowe gdzie ma byd skierowany wydruk, na monitor albo na drukarkę. Jeżeli chcemy wcześniej podglądnąd wydruk wybieramy opcję 'Monitor'. Na ekranie pojawi się arkusz w postaci takiej jak będzie wyglądał wydruk. Po przeglądnięciu wracamy do menu klawiszem ESC. Jeżeli chcemy zrobid wydruk to wybieramy opcję 'Drukarka' i wykonujemy kolejne czynności związane z wydrukiem arkusza WYDRUK RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH Aby sporządzid udokumentowane zestawienie różnic inwentaryzacyjnych należy wybrad opcję menu 'Wydruk różnic inwentaryzacyjnych'. Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się wykaz magazynów. Podświetlamy kursorem interesujący nas magazyn i potwierdzamy wybór klawiszem ENTER. Pojawia się zapytanie systemowe gdzie ma byd skierowany wydruk, na monitor albo na drukarkę. Jeżeli chcemy wcześniej podglądnąd wydruk wybieramy opcję 'Monitor'. Na ekranie pojawi się wykaz w postaci takiej jak będzie wyglądał wydruk. Po przeglądnięciu wracamy do menu klawiszem ESC. Jeżeli chcemy zrobid wydruk to wybieramy opcję 'Drukarka' i wykonujemy kolejne czynności związane z wydrukiem wykazu

59 10. KONSERWACJA W menu tego zadania głównego występują następujące zadania szczegółowe: SPRZĘT Zadanie to pozwala dostosowad system do typu drukarki i monitora użytkowanych w zestawie mikrokomputerowym użytkownika. Po zainicjowaniu zadania zgłasza się ekran z domyślnymi typami konfiguracji drukarki i monitora

60 Aby je zmienid należy: ustawid kursor na parametrze, który chcemy zmienid lub wcisnąd literę wytłuszczoną w jego nazwie, wcisnąd klawisz Enter, w prezentowanym na ekranie słowniku wybrad właściwą opcję, wcisnąd klawisz Enter. Szczególną uwagę należy zwrócid na wybranie i zdefiniowanie właściwego typu drukarki. W systemie można zdefiniowad 2 drukarki (w polach pozycji Drukarka1 i Drukarka2). Dla prawidłowego funkcjonowania systemu wystarczy zdefiniowad prawidłowo parametry jednej drukarki, najwygodniej w polach pozycji Drukarka1. Tymi parametrami drukarki są: Port - port do którego podłączona jest drukarka. Dopuszczalnymi portami są: LPT1, LPT2, LPT3, COM1, COM2, Windows i SIED. W większości zestawów komputerowych drukarka jest podłączona do portu LPT1. Port drukarki WINDOWS obsługuje drukarki GDI (np. KONICA MINOLTA PagePro 1300) w tym przypadku ustawienia typu i polskich znaków nie mają znaczenia. UWAGA: Ten rodzaj obsługi należy stosowad TYLKO do drukarek GDI gdyż w przypadku drukarek standardowych mogą wystąpid problemy z polskimi znakami lub niepełną obsługą wszystkich możliwości drukarki, przez co wygląd wydruku może odbiegad o przyjętych założeo! Typ - typ drukarki. W słowniku prezentowanym na ekranie występują następujące typy drukarek: MP5350-I - "Seikosha" pracująca w trybie IBM, MP5350-E - "Seikosha" pracująca w trybie Epson, BP5780-I FX - IBM FX - ESC STAR - I MT 660 HP LJ4 - "Seikosha" (szybka) pracująca w trybie IBM, - "Epson" pracujący w trybie IBM, - "Epson" pracujący w trybie Standard, - "Star" pracujący w trybie IBM, - tzw. drukarka linijkowa, - laserowa pracująca w trybie Hewlett Packard LJ4, HP LJ4st - laserowa pracująca w trybie Hewlett Packard LJ4 ( bez indeksów górnych i dolnych), HP LJ2 - laserowa pracująca w trybie Hewlett Packard, W przypadku posiadania drukarki, której nie ma w wykazie należy metodą prób i błędów dopasowad typ drukarki do jednego z wyżej wymienionych. Pol. Znaki - rodzaj sterownika, w który jest wyposażona drukarka. Ze słownika na ekranie wybieramy:

61 BRAK - gdy sterownik nie ma polskich znaków, MAZOVIA - gdy sterownik ma polskie znaki w tym standardzie, LATIN II - gdy sterownik ma polskie znaki w tym standardzie. Dla monitora należy określid następujące parametry: Rodzaj MONO KOLOR - rodzaj monitora. Ze słownika na ekranie wybieramy: - dla monitora monochromatycznego, - dla monitora kolorowego. Pol. znaki - dostępnośd wyświetlania polskich znaków. Ze słownika na ekranie wybieramy: BRAK - gdy brak jest takiej możliwości, MAZOVIA - gdy monitor wyświetla polskie znaki w tym trybie, LATIN II - gdy monitor wyświetla polskie znaki w tym trybie. Po zakooczeniu zmiany parametrów, aktualny ich stan należy zapamiętad (zapisad) za pomocą opcji Zapis parametrów KONSERWACJA Większośd zbiorów systemu, w których są przechowywane zarejestrowane dane (zbiory danych z rozszerzeniem dbf) posiada związane z nimi i aktualizowane na bieżąco tzw. zbiory indeksowe (zbiory indeksów z rozszerzeniem ntx). Zbiory indeksowe umożliwiają i przyśpieszają wyszukiwanie informacji ze zbiorów danych. W przypadku awarii w systemie najczęściej ulegają uszkodzeniu zbiory indeksowe. Zadanie to ma więc zastosowanie w przypadkach gdy podejrzewamy lub zauważymy, że system źle funkcjonuje. Po jego wykonaniu zbiory indeksowe zostają wytworzone od nowa. Jeśli mimo to objawy złego funkcjonowania systemu nie zostaną usunięte należy odtworzyd zbiory systemu z ostatniego archiwum (zmiany w danych, które dokonaliśmy po ostatniej archiwacji zostaną bezpowrotnie stracone). W przypadku wystąpienia jakichkolwiek niezgodności w danych, pierwszą czynnością jaką należy wówczas wykonad jest Konserwacja INDEKSOWANIE Zadanie to służy do przeindeksowania danych. Powinna byd wykonywana w momencie niezgodności danych lub gdy dokonaliśmy np. fizycznego przenoszenia zawartości dysku programami zewnętrznymi. Zasada działania jest taka sama jak w menu KONSERWACJA, lecz jest szybsza i można ją wykonywad częściej

62 Jeśli wystąpi błąd programu i w opisie błędu wystąpią słowa "CORRUPTION DETECTED " w pierwszej kolejności należy wykonad zadanie INDEKSOWANIE a jeśli to nie pomaga skasowad z katalogu C:\MAG_MAT i C:\MAG_MAT\DANE wszystkie zbiory z rozszerzeniem "NTX" FUNKCJE TECHNICZNE KONTROLA KART I DOKUMENTÓW Ponowne przeliczenie wartości i cen na dokumentach rozchodowych wg aktualnej chronologii dokumentów w celu wykrycia błędów wynikających ze zmiany kolejnośd dokumentów lub korekt już zaksięgowanych dokumentów. Operacji kooczy się na pokazaniu raportu z błędami KONTROLA KART I DOKUMENTÓW - POPRAWIANIE Zadanie działa jak wyżej, ale z możliwością poprawienia błędów (Automatyczna korekta błędów możliwa jest tylko dla ceny średnio ważonej)

63 STAN MAGAZYNU DO ZERA Automatyczne wytworzenie dokumentu wybranego typu, który powoduje rozchód całego zapasu magazynowego (np. w przypadku zmian organizacyjnych). Od wersji 3.43 wprowadzono parametry umożliwiające ograniczenie zakresu działania funkcji: a) zakres kart objętych działaniem funkcji - określenie wartości parametru jest obowiązkowe - parametr może przyjmowad jedną z dwóch wartości: zero (wszystkie karty materiałowych z wybranego magazynu z niezerowym stanem) lub jeden (karty z wybranego magazynu z niezerowym stanem w których wprowadzono indeks JIM) b) ograniczenie zakresu kart materiałowych umożliwiono wprowadzenie wartości w polach Indeks od do (ograniczenie kart materiałowych do kart o indeksie zawierającym się w podanym przedziale) oraz w polach Indeks JIM od do (ograniczenie do kart materiałowych w których Indeks JIM zawiera się w podanym przedziale) Parametry ograniczające zakres działania funkcji można łączyd na utworzonym dokumencie rozchodowym zostaną uwzględnione karty materiałowe z wybranego magazynu które mają niezerowy stan oraz spełniają wszystkie wprowadzone parametry ograniczające zakres. Ze względu na to, że tworzony przez funkcję dokument rozchodowy ma charakter globalny dla wybranego magazynu - swoim zakresem może obejmowad wszystkie karty materiałowe lub ich dużą częśd - zalecane jest utworzenie aktualnej kopii bazy danych przed uruchomieniem funkcji

64 UZUP. KONT KONTRAHENTÓW NA PODST.DOKUMENTÓW Na podstawie kont księgowych wpisanych na dokumencie następuje automatyczne uzupełnienie tych kont w słowniku kontrahentów EKSPORT STANÓW Po podaniu daty, która określa, na jaki dzieo maja zostad zapisane stany następuje zapis stanów do plików zewnętrznych, który może byd wykorzystany w hurtowni danych EKSPORT OBROTÓW Po podaniu daty początku i kooca okresu, za jaki maja zostad zapisane obroty następuje zapis dokumentów do plików zewnętrznych, który może byd wykorzystany przez hurtownię danych EKSPORT STANÓW DO SAP (IWSZ) Po podaniu daty, która określa, na jaki dzieo maja zostad zapisane stany następuje zapis stanów do plików zewnętrznych, który może byd wykorzystany w hurtowni danych. Ponadto można ograniczyd zakres eksportowanych danych poprzez zastosowanie następujących kryteriów: indeks JIM klasyfikator hierarchiczny (KTH) magazyn zakład skład UTWORZENIE NOWEGO ROKU Z DANYMI Zadanie to służy do stworzenia nowego katalogu (roku) z danymi, jeśli chcemy np. odtworzyd dane archiwalne a nie mamy takiego roku w zadaniu "Zakooczenie/Poprzednie Lata". Po wykonaniu tego zadania w stworzonym roku znajdują się powielone dane z aktualnie przetwarzanego roku i należy po wybraniu tego roku w zadaniu "Zakooczenie/Poprzednie Lata" odtworzyd archiwum z właściwymi danymi. Program posiada zabezpieczenie, aby nie nadpisad istniejących danych ODTWORZENIE STALYCH Z ARCHIWUM Odtworzenia z archiwum uszkodzonych danych stałych w przypadku, gdy ekran z danymi stałymi zawiera dziwne znaki lub nie można zapisad wprowadzonych zmian. Do odtworzenia

65 stałych możemy wykorzystad dowolne archiwum (np. z przed miesiąca), ponieważ zadanie to nie nadpisuje danych a jedynie dane stałe SPRAWDZENIE INDEKSÓW JIM Funkcja kontrolna wykonująca: sprawdzenie poprawności wprowadzonych na kartach materiałowych indeksów JIM uzupełnienie pola Indeks JIM, na podstawie zawartości pól Indeks i Indeks 2, jeżeli w tych polach wprowadzono wartość indeksu, która istnieje w słowniku JIM sprawdzenie zgodności pomiędzy jednostkami miary wprowadzonych na karcie materiałowej a jednostkami miary w słowniku JIM sprawdzenie zgodności pomiędzy nazwą wprowadzoną na karcie materiałowej a nazwą w słowniku JIM sprawdzenie poprawności danych dla kart materiałowych z możliwością pominięcia kart oznaczonych jako nieaktywne Ostatnie trzy parametry pracy funkcji można włączać/wyłączać wprowadzając wartość T (tak) lub N (nie) na ekranie parametrów wyświetlanym po uruchomieniu funkcji (patrz poniższy rysunek). W wyniku pracy funkcji tworzony jest raport o błędnych i uzupełnionych indeksach JIM. Raport ten możemy przeglądać na ekranie, wydrukować lub zapisać w pliku tekstowym w folderze aplikacji MAG_MAT SPRAWDZENIE I UZUPEŁNIENIE KTH Funkcja kontrolna wykonująca: uzupełnienie danych w polu KTH dla kart materiałowych z poprawnie wypełnionym polem Indeks JIM uaktualnienie danych w polu KTH dla kart materiałowych z poprawnie wypełnionym polem Indeks JIM

66 W wyniku pracy funkcji tworzony jest raport o uzupełnionych i zaktualizowanych wartościach KTH w kartach materiałowych. Raport ten możemy przeglądać na ekranie, wydrukować lub zapisać w pliku tekstowym w folderze aplikacji MAG_MAT BILANS ROCZNY MAGAZYNÓW Zadanie wykonujemy na początku nowego roku obrachunkowego w celu zwinięcia obrotów i wytworzenia dokumentu BO (Bilans otwarcia), który otwiera nowy rok księgowy. Dokumenty dotyczące starego roku przenoszone jest do archiwum lat poprzednich i dostępne są po wybraniu zadania Zakooczenie/Poprzednie lata. Dokumenty wprowadzone po dacie dokumentu BO są pozostawione w roku bieżącym, tak więc możliwe jest jednoczesne

67 wprowadzanie danych nowego roku księgowego jak i kooczenie starego. Jedynym ograniczeniem jest wykonanie Polecenia księgowania za styczeo, które może byd wykonane dopiero po zamknięciu roku

68 11. SŁOWNIKI W celu ułatwienia oraz zautomatyzowania i systematyzacji niektórych operacji program umożliwia utworzenie tzw. słowników. Edycja (dopisanie nowej pozycji, modyfikacja istniejącej, usuwanie itp.) odbywa się w części "Słowniki" menu głównego. Pole słownikowe wraz ze związanym z nim słownikiem umożliwia operatorowi proste wprowadzanie danych kodowanych, odciążając operatora od znajomości dużych ilości kodów (kody magazynów, kontrahentów ). Wywołanie słownika w polu słownikowym następuje poprzez podanie w polu kodu nieistniejącego w słowniku. Jeżeli wprowadzony kod istnieje w słowniku, słownik nie zgłosi się (np. 999 ). Można także wywoład słownik poprzez naciśnięcie kombinacji klawiszy Shift_F1. Słownik zawiera dostępny zestaw kodów wraz z ich opisem. Po słowniku można poruszad się następującymi klawiszami: strzałka w prawo - przejście do następnej kolumny, strzałka w lewo - przejście do poprzedniej kolumny, strzałka w górę - przejście do poprzedniego wiersza, strzałka w dół - przejście do następnego wiersza, PgDn - przejście do następnej strony, PgUp - przejście do poprzedniej strony, Home - przejście do pierwszej kolumny ekranu, którą można wypełniad, End - przejście do ostatniej kolumny ekranu, Ctrl-PgDn - przejście do ostatniej kolumny, ostatniego wiersza słownika,

69 Ctrl-PgUp - przejście do pierwszej kolumny, pierwszego wiersza słownika, Ctrl-Home - przejście do pierwszej kolumny danego wiersza, Ctrl-End - przejście do ostatniej kolumny danego wiersza. Wybór istniejącego w słowniku kodu odbywa się poprzez jego podświetlenie, a następnie wciśnięcie klawisza Enter. Wybrany kod zostaje automatycznie przepisany do pola słownikowego. Podstawowe operacje wykonywane na słowniku to: Wyszukiwanie Po wybraniu kolumny (wybrana kolumna wyróżniona jest innym kolorem pozycji w wierszu kursora) strzałkami w lewo lub prawo wyszukiwanie dostępne jest: F3 Shift-F3 Ctrl-F3 Alt_F3 - szukaj pierwszego wystąpienia nazwy, - szukaj następnej nazwy, - szukaj na dowolny ciąg znaków w nazwie, - szukaj następnej nazwy. poprawienie istniejącego kodu - ustawid podświetlenie na wybranym kodzie i po naciśnięciu klawisza ENTER dokonad poprawienia pola. Zapis zmian następuje po zaakceptowaniu edycji klawiszem ENTER. Analogiczne postępowanie dokonujemy z każdym polem w poprawianej linii słownika zgodnie z podpowiedziami dotyczącymi zawartości danej kolumny, dopisanie nowej pozycji w słowniku - jeśli słownik nie zawiera kodu z właściwym opisem lub jest pusty, należy wykonad dopisanie kodu (pozycji) do słownika. Aby wykonad tę czynnośd należy: przejśd do słownika, który chcemy poprawid, na ekranie zostanie wyświetlony ekran danego słownika wraz z opisem klawiszy funkcyjnych. Oznaczenie klawiszy jest następujące: klawisz ENTER - edycja danych i ich zaakceptowanie, klawisz INS - dopisanie nowego kodu, klawisz DEL - skasowanie kodu w słowniku, klawisze strzałek - poruszanie się po słowniku, klawisz ESC - opuszczenie słownika. kasowanie wybranej pozycji w słowniku odbywa się poprzez podświetlenie wybranego do usunięcia kodu i naciśnięcie klawisza DEL. Po zaakceptowaniu czynności dane pole słownika zostanie usunięte. Szczegółowe omówienie poszczególnych słowników i zwieranych w nich informacjach znajduje się w dalszej części niniejszej instrukcji. Przed usunięciem zapisu w słowniku należy sprawdzid występowanie kasowanego kodu w danych programu. Skasowanie zapisu przy jego występowaniu w danych może spowodowad błędy w przetwarzaniu

70 11.1. STAŁE W zadaniu tym wprowadzamy informacje konfigurujące sposób działania systemu Nazwa - nazwa jednostki organizacyjnej, Nip Regon Egz 1 Egz 2 Egz 3 Egz 4 Egz 5 Egz 6 - numer Nip jednostki organizacyjnej, - numer Regon jednostki organizacyjnej, - Opis do kogo trafiają kolejne egzemplarze dokumentu pojawiające się w stopce dokumentu (analogicznie Egz 2 Egz 6) K.różnic zew - Konto Księgowe na którym księgowane są różnice pomiędzy wartością z dokumentu zewnętrznego a wytworzonym dokumentem przychodowym, K.różnic wew - Konto księgowe na którym księgowane są różnice wynikające z zaokrągleo powstających w czasie uśredniania ceny, Nazwa 1 (Podstawa) - Opis(Nazwa) 1-szej pozycji opisowej na dokumencie, Nazwa 2 (Transport) - Opis(Nazwa) 2-giej pozycji opisowej na dokumencie, Nazwa 3 (Dok.zakupu) - Opis(Nazwa) 3-ej pozycji opisowej na dokumencie, Nazwa 4 (Klucz) - Opis(Nazwa) 4-ej pozycji opisowej na dokumencie, Telefon - Telefon do operatora systemu, Id komputera - Identyfikator komputera / systemu mag-mat ( identyfikator ten powinien byd różny we wszystkich programach mag-mat działających w jednostce organizacyjnej

71 dla umożliwienie identyfikacji z którego programu wykonane są dokumenty. Identyfikator ten dołączany jest do numeru dokumentu, Id Og - Identyfikator Oddziału gospodarczego, Wykonał - Dane personalne osoby wykonującej dokumenty, Typ Systemu - "0"-ewidencja il/wart, "1"-ewid. w magazynie, "2"-ewid. w księgowości (parametr ten powinien byd ustawiony na 0, Ewidencja tylko ilościowa - TAK/NIE ( Ustawienie tego parametru na NIE powoduje brak wymagania oraz kontroli cen na dokumentach ale uniemożliwia sporządzenie Polecenia Księgowania. Ten Typ ewidencji stosowany jest tylko w magazynie gdzie magazynier nie wprowadza cen, Kontrola numeru dokumentu - Czy system na kontrolowad numerację dokumentów i automatycznie nadawad numery, Dekret na dokumentach - Czy na dokumencie ma byd drukowany dekret, Ilosc pus.poz.na dok r. - Ile pustych pozycji ma byd drukowanych na koocu dokumentu rozchodowego aby w magazynie można było nanieśd ręcznie zmiany w asortymencie (oczywiści e po uzgodnieniu z komórką ewidencji) KsiegowaŤ róż. zaok. - Czy na Poleceniu księgowania mają byd uwzględniane Różnice zaokrągleo ( Zalecane jest ustawienie na TAK ), Poniżej znajdują się nieopisane pozycje których opis pojawia się w ostatniej linii ekranu po wybraniu danej pozycji. Poniżej przedstawione są opisy tych pozycji: Czy drukowac partie, Czy drukowac kategorii, Czy drukowac caly indeks, Czy drukowac opis 1, Czy drukowac opis 2, Jako Indeks drukowac :0-JIM,1-ind1,2-ins2,3-ind3,4-op1,5-op2, Czy drukowac indeks 2 w nazwie karty, Czy drukowac indeks 3 w nazwie karty, Czy włączona obsługa planów, Termin ważności dokumentu, Kolejnośd pozycji dokumentów : 0-w/g kolejności wprowadzenia, 1-w/g Indeksu, Czy Drukowad "Oryginał / Kopia"

72 11.2. MAGAZYNY Słownik ten przeznaczony jest do zamieszczenia wszystkich magazynów obsługiwanych przez program: Nr - dwuznakowy identyfikator magazynu, Nazwa Magazynu - nazwa magazynu, T.cen - Typ cen obowiązujących w magazynie: S - ceny średnie, F - ceny FIFO, L - ceny LIFO, KONTO - konto księgowe magazynu

73 11.3. KONTRAHENCI Słownik ten zawiera informacje o dostawcach i odbiorcach materiałów do/z magazynu. Kontrahenci podzieleni są na trzy grupy: dostawcy, odbiorcy zewnętrzni, odbiorcy wewnętrzni, W zależności od rodzaju tworzonego dokumentu do wyboru pojawia się tylko odpowiednia grupa kontrahentów. Z każdym kontrahentem związane jest konto księgowe, które jest automatycznie wstawiane na dokument w momencie wyboru kontrahenta

74 11.4. JEDNOSTKI MIARY Słownik ten zawiera informacje o jednostkach miar dla materiałów znajdujących się w magazynie KONTA KOSZTOWE Słownik zawiera wykaz kont księgowych, którymi posługuje się program magazyn

75 11.6. OSOBY ZATWIERDZAJĄCE Słownik zawiera wykaz osób upoważnionych do wystawiania dokumentów magazynowych. Nazwisko osoby upoważnionej drukowane jest na wszystkich dokumentach magazynowych SŁOWNIK KLUCZ Zawiera klucze, które mogą byd wpisywane na dokumentach i które służą do wykonywania analitycznych zestawieo na podstawie dokumentów