UMOWA O ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIĄ

Transkrypt

1 UMOWA O ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIĄ sporządzona w Gdańsku, w dniu roku pomiędzy: 1. Współwłaścicielami Nieruchomości Gruntowej - działki gruntu, objętej księgą wieczystą prowadzoną przez Sąd Rejonowy w Gdańsku pod numerem KW GD1G/ /0, GD1G/ /2, zwanymi w dalszej części umowy Zamawiającymi, a 2., zwaną/ym/ dalej Zarządcą reprezentowaną przez: - posiadającą /ym/ licencję zawodową nr. (Załacznik nr 1) o treści następującej: 1 Przedmiot umowy 1. Na mocy niniejszej umowy Zamawiający powierzają Zarządcy zarządzanie nieruchomością położoną w Gdańsku, składającą się z działek gruntu nr: 139/39, 139/18, 139/51, 139/55, 100/30, 100/55, 100/143, 100/19, 100/158, 100/159, 100/160, 100/161, objętych aktualnie księgą wieczystą prowadzoną przez Sąd Rejonowy w Gdańsku pod nr GD1G/ /0 stanowiącą drogi i tereny zielone; oraz działek gruntu nr: 139/78, 139/89, 139/94, 139/101, 139/113, 100/169, 100/171, objętych aktualnie księgą wieczystą nr GD1G/ /2 stanowiącą tereny rekreacyjne, drogi i tereny zielone, zwane dalej Nieruchomością, zaś Zarządca przyjmuje powierzone mu obowiązki. 2. Szczegółowy przedmiot Umowy w zakresie zwykłego zarządu Nieruchomością (zwanego dalej Zarządem) został określony w Załączniku nr 2 stanowiącym integralną część niniejszej Umowy. 3. Zarządca zobowiązuje się świadczyć usługi będące przedmiotem umowy z najwyższą starannością, w sposób zapewniający wykonanie powierzonych Zarządcy czynności z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, wskazówek Zamawiających oraz ustalonych zwyczajów, dbając o dobre imię Zamawiających. 4. W zakresie spraw określonych w Załączniku nr 2, Zarządca działając na rzecz Zamawiających, występuje w ich imieniu wobec organów administracji publicznej, instytucji oraz innych osób. 5. Zarządca oświadcza, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej(oc) za szkody, jakie mogą powstać w związku z wykonywaniem czynności będących przedmiotem niniejszej Umowy. Polisa OC stanowi Załącznik nr Osobami upoważnionymi przez Zarządcę do utrzymywania bieżących kontaktów roboczych z Zamawiającymi są: (imię, nazwisko i nr tel)... Zarządca zastrzega sobie możliwość zmiany tych osób, co nie spowoduje zmiany postanowień niniejszej umowy. Zarządca o dokonanej zmianie niezwłocznie poinformuje Zamawiających. 7. Osobami upoważnionymi przez Zamawiających do utrzymywania bieżących kontaktów roboczych z Zarządcą (tzw. Rada Osiedla) są: -. 1

2 Poza w/w osobami, członkiem Rady Osiedla może zostać każdy z Zamawiających, kto nie ma zaległych zobowiązań wobec Zarządcy przekraczających okres 2 miesięcy oraz uzyska pisemną zgodę na zostanie członkiem Rady przynajmniej (połowy?)zamawiających. 8. Zarządca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Radą Osiedla oraz do regularnych spotkań z jej członkami w uzgodnionych terminach i miejscu, nie rzadziej niż raz na pół roku. Protokoły z tych spotkań zawierające zalecenia dla Zarządcy na kolejny okres i planowane terminy ich realizacji, podpisane przez obie strony będą udostępniane Zamawiającym za pośrednictwem Internetowej Tablicy Informacyjnej, o której mowa w Załączniku nr 2 i będą stanowiły podstawę oceny przez Radę Osiedla skuteczności działań Zarządcy na każdym kolejnym spotkaniu. 2 Wynagrodzenie Zarządcy i rozliczenia 1. Strony ustalają, iż z tytułu wykonywania niniejszej umowy w zakresie podanym w 1 niniejszej umowy, Zarządca otrzymywać będzie wynagrodzenie miesięczne w wysokości. Na dzień sporządzenia niniejszej umowy usługa zarządzania zwolniona jest z podatku VAT. 2. Wynagrodzenie określone w pkt. 1 niniejszego paragrafu, zostanie podzielone proporcjonalnie do udziałów poszczególnych Zamawiających w Nieruchomości. Udziały te wraz ze spisem wszystkich Zamawiających zostały podane w Załączniku nr 4 stanowiącym integralną część niniejszej Umowy. 3. Wynagrodzenie Zarządcy nie obejmuje kosztów związanych z wykonaniem czynności określonych w Załączniku nr 2, w pkt. I.1-3, a także kosztów dostarczania energii elektrycznej na potrzeby Nieruchomości, ubezpieczenia nieruchomości, materiałów, części zamiennych w związku z usuwaniem awarii bądź dokonywaniem napraw oraz kosztów prowadzenia rachunku bankowego. 4. Zarządca założy w imieniu i na rzecz Zamawiających subkonto na rachunku bankowym Zarządcy dla prowadzenia rozliczeń związanych z Nieruchomością, z którego będą zaspokajane wszelkie zobowiązania. 5. Wynagrodzenie Zarządcy, o którym mowa w pkt. 1 niniejszego paragrafu, oraz rozliczenia kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy będą się odbywać co miesiąc. Suma wynikająca z bieżących faktur i rachunków w danym miesiącu zostanie podzielona proporcjonalnie do udziałów poszczególnych Zamawiających, którym Zarządca wystawi w terminie do 10 dnia każdego miesiąca stosowne faktury VAT z terminem płatności 7 dni od daty doręczenia faktury na wskazane przez Zamawiających skrzynki mailowe. Kwota wynagrodzenia traktowana będzie jako koszt realizacji niniejszej Umowy i Zarządca pobierać ją będzie ze wspomnianego wyżej rachunku bankowego. 6. Zamawiający wyrażają zgodę na przesyłanie faktur VAT na podane w Załączniku nr 4 adresy Zamawiający zobowiązują się do ponoszenia wydatków związanych z dochodzeniem zwrotu kosztów z tytułu obsługi Nieruchomości w zakresie zwykłego zarządu od Współwłaścicieli Nieruchomości, którzy nie wyrazili zgody na podpisanie niniejszej umowy (na podstawie art. 207 k.c.), w szczególności Zamawiający zobowiązują się do ponoszenia kosztów działalności pełnomocnika procesowego, proporcjonalnie do swoich udziałów w Nieruchomości. Zarządca zaś zobowiązuje się do współpracy ze wskazanym pełnomocnikiem i dostarczania mu wszelkich informacji niezbędnych do prowadzonych przez niego czynności (sądowych i pozasądowych) oraz do uwzględniania (proporcjonalnie do udziałów) w comiesięcznych fakturach wystawianych Zamawiającym kwot wpłacanych na rachunek bankowy określony w pkt. 4 niniejszego paragrafu przez Współwłaścicieli Nieruchomości, którzy nie wyrazili zgody 2

3 na podpisanie niniejszej umowy. Treść pełnomocnictwa określono w Załączniku nr 5, stanowiącym integralną część niniejszej umowy. 8. Zamawiający zobowiązują się do wpłacania co miesiąc na rachunek bankowy, wskazany w pkt. 4 niniejszego paragrafu, kwoty w wysokości 195,00 zł na poczet utrzymania serwera i obsługi strony przez firmę Komponeo p. Marka Komarowicza. Suma ta zostanie każdorazowo podzielona proporcjonalnie do udziałów poszczególnych Zamawiających. 9. Strony uzgadniają, że w pierwszym miesiącu od zawarcia umowy zostanie utworzony fundusz na poczet regulowania nie płaconych w terminie zobowiązań wobec Zarządcy (zwany dalej Funduszem). Fundusz wyniesie.. i zostanie wpłacony na Konto na podstawie jednorazowych faktur wystawionych przez Zarządcę Zamawiającym. Suma Funduszu zostanie podzielona proporcjonalnie do udziałów poszczególnych Zamawiających. W przypadku uzasadnionego skorzystania przez Zarządcę z Funduszu suma pierwotna Funduszu zostanie przywrócona, na skutek spłaty zaległych wierzytelności wobec Zarządcy. 10. Zarządca oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT (NIP:.) i jest uprawniony do wystawiania faktur VAT. 11. Zarządca w przypadku stwierdzenia braku środków wystarczających na zaspokojenie kosztów, o których mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu, niezwłocznie powiadamia Zamawiających. W przypadku nie dokonania wpłat przez Zamawiających i przy jednoczesnym braku wystarczających na pokrycie tych kosztów środków pieniężnych zgromadzonych w ramach Funduszu, o którym mowa w 2 ustęp 9 tej umowy, Zarządca nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe opłacenie tych kosztów. 3 Odpowiedzialność 1. Zarządca ponosi odpowiedzialność za działanie i zaniechanie osób, którym powierza lub za pomocą, których realizuje usługi, będące przedmiotem niniejszej umowy, jak za własne działania i zaniechania. 2. Zarządca zobowiązany jest dołożyć należytej staranności w wyborze osób, za pomocą których realizuje usługi, będące przedmiotem niniejszej umowy, mając na uwadze przede wszystkim jakość świadczonych usług i koszty, jakie Współwłaściciele będą musieli ponieść za te usługi. 3. Zarządca nie odpowiada za niewykonanie zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, jeżeli wynika ono z powodu braku zapłaty wynagrodzenia lub należności, o których mowa w 2 i jednoczesnym braku wystarczających na pokrycie tych kosztów środków pieniężnych zgromadzonych w ramach Funduszu, o którym mowa w 2 ustęp 9 tej umowy. 4. Każdy z Zamawiających odpowiada wyłącznie za własne zobowiązania wynikające z niniejszej umowy dotyczące posiadania prawa własności swojego domu jednorodzinnego. Wyłącza się solidarną odpowiedzialność Zamawiających za zobowiązania wynikające z niniejszej umowy. 5. Na podstawie niniejszej umowy Zarządca może w swoim imieniu wytaczać powództwa sądowe (także w trybie elektronicznego postępowania upominawczego) o zapłatę wynagrodzenia lub kosztów, o których mowa w 2 w stosunku do Zamawiających zalegających z zapłatą za okres powyżej 2 miesięcy. 4 Czas trwania umowy 1. Do zawarcia umowy konieczna jest zgoda większości Współwłaścicieli Nieruchomości. Za dzień zawarcia niniejszej umowy przyjmuje się dzień, w którym podpisy pod umową złoży większość Współwłaścicieli Nieruchomości, posiadających łącznie większościowy udział w Nieruchomości. 3

4 2. Zarządca rozpocznie świadczenie na rzecz Zamawiających usług będących przedmiotem niniejszej umowy z początkiem kolejnego miesiąca, następującego po miesiącu, w którym umowa została zawarta. 3. Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas nieoznaczony. 4. Zamawiający oświadczają, że chcąc zbyć swój udział w Nieruchomości, dołożą należytej staranności, by nabywca w zakresie niniejszej umowy wstąpił w ich miejsce. 5. Umowa niniejsza może być wypowiedziana w dowolnym czasie przez każdą ze Stron, z zachowaniem formy pisemnej oraz 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 6. Poszczególni Zamawiający mogą wypowiedzieć umowę na zasadach wyżej określonych, co nie skutkuje na pozostałych Zamawiających. Jeżeli jednak w wyniku tych wypowiedzeń, choćby nawet były one dokonane w różnych terminach, mniej niż połowa Współwłaścicieli pozostanie sygnatariuszami niniejszej umowy, to umowa zostaje rozwiązana ze skutkiem wobec wszystkich. 7. Współwłaściciele Nieruchomości, którzy nie wyrazili zgody na podpisanie niniejszej umowy, mogą w każdym czasie do tej umowy przystąpić. Umowa w stosunku do nich zacznie obowiązywać z początkiem kolejnego miesiąca, następującego po miesiącu, w którym przystąpili do umowy. 8. Zamawiający mogą wypowiedzieć niniejszą umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli Zarządca w sposób rażący i ciągły nie wywiązuje się z zobowiązań objętych umową. 9. Zarządca może wypowiedzieć niniejszą umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli Zamawiający w sposób rażący i ciągły nie wywiązują się z zobowiązań objętych umową lub działają niezgodnie z obowiązującymi przepisami. 10. W przypadku rozwiązania (wygaśnięcia) niniejszej umowy Zarządca zobowiązuje się do zwrotu Zamawiającym wszystkich dokumentów zawierających informacje dotyczące Zamawiających oraz wszelkich dokumentów dotyczących Nieruchomości, w których posiadanie wszedł dla wykonania niniejszej umowy oraz do dokonania z Zamawiającymi pełnego rozliczenia finansowego, w terminie 60dni od dnia wygaśnięcia niniejszej umowy. 5 Postanowienia końcowe 1. Zarządca oświadcza, że wszelkie przekazane przez Zamawiających dane osobowe będą przez niego przetwarzane jedynie w celach niezbędnych do wykonania niniejszej umowy. Zamawiający mają prawo wglądu i zmiany swoich danych. Zmiana następuje na pisemny wniosek Zamawiającego. 2. Zestawienia, informacje i faktury VAT będą doręczane Zamawiającym na adresy wskazane w Załączniku nr Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o gospodarce nieruchomościami z dnia 21 sierpnia 1997 r. (Dz.U. Nr 115, poz. 741), tekst jednolity z dnia 25 maja 2000 r. (Dz.U. Nr 46, poz. 543), tekst jednolity z dnia 30 listopada 2004 r. (Dz.U. Nr 261, poz. 2603) z późniejszymi zmianami. 5. Wyłącznie właściwym do rozpoznawania sporów wynikłych z niniejszej umowy jest sąd powszechny właściwy ze względu na położenie Nieruchomości stanowiącej przedmiot niniejszej umowy. 6. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 7. Ze strony Zamawiających osobą upoważnioną do przechowywania oryginału umowy będzie Zarządca Zamawiający [lista podpisów w załączniku nr 4] 4

5 Załącznik nr 2 I. Do obowiązków Zarządcy na podstawie niniejszej Umowy należy załatwianie w imieniu i na rzecz Zamawiających bieżących spraw związanych ze zwykłą eksploatacją nieruchomości i utrzymaniem jej w stanie nie pogorszonym, w tym w szczególności: 1) utrzymanie Nieruchomości w czystości oraz w należytym stanie estetycznym, w tym m.in.:: a) przez cały rok: - opróżnianie śmietników na terenie Nieruchomości - sprzątanie Nieruchomości 1 raz w tygodniu (w ograniczonym zakresie podczas opadów śniegu), b) w okresie od kwietnia do października: - pielęgnacja zieleni (w tym koszenie trawy na skarpach oraz wzdłuż ulicy Nowiec i wokół terenu rekreacyjno-sportowego wraz z wywozem trawy poza teren Nieruchomości) co najmniej raz na miesiąc - utrzymanie chodników, ulic i schodów w czystości (sprzątanie, usuwanie chwastów itp.) co najmniej raz w tygodniu - utrzymanie w czystości terenu rekreacyjnego prace porządkowe co najmniej raz w tygodniu c) w razie opadów śniegu: - odśnieżanie ulicy Wichrowe Wzgórze oraz fragmentów ulicy Nowiec, które są częścią Nieruchomości (dot. działek nr 100/143, 139/18, 100/161, 100/160) - odśnieżanie schodów - odśnieżanie głównego chodnika na odcinku ulicy Nowiec, który jest własnością miasta Gdańska - w razie potrzeby monitowanie w sprawie odśnieżenia przez ZDiZ odcinka ulicy Nowiec należącego do miasta; 2) dokonywanie koniecznych napraw i bieżącego utrzymania technicznego związanego z eksploatacją Nieruchomości, w tym m.in.: a) wymiana żarówek w latarniach - w razie potrzeby b) naprawa i konserwacja szlabanów (koszty związane z tym punktem ponosić będą wyłącznie ci Zamawiający, którzy mieszkają w uliczkach za szlabanami osoby te wskazane są w Załączniku nr 4 niniejszej umowy) c) przegląd, konserwacja i zlecanie ewentualnych napraw uszkodzonych elementów wyposażenia na terenie rekreacyjno - sportowym (np. raz w roku wymiana piasku w piaskownicy, w razie potrzeby naprawa siatki, tablicy informacyjnej itp.) d) przegląd i zlecanie ewentualnych napraw kanalizacji burzowo-deszczowej e) inne okresowe kontrole polegające na sprawdzeniu stanu technicznego Nieruchomości, znajdujących się w niej instalacji i urządzeń - w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów w tym w szczególności przepisów prawa budowlanego (W przypadku przeznaczenia na prace związane z konserwacją Nieruchomości jednorazowo kwot większych niż zł (słownie: pięć tysięcy złotych) Zarządca zobowiązany jest uzyskać uprzednią akceptację przynajmniej połowy Zamawiających); 3) usuwanie awarii siłami własnymi lub przy pomocy ekip serwisowych podmiotów trzecich, również w przypadku braku możliwości skontaktowania się z Zamawiającymi - od momentu powzięcia wiedzy o awarii Zarządca zobowiązuje się do niezwłocznego podjęcia działań mających na celu zabezpieczenie mienia Zamawiających przed ewentualną szkodą i usunięcia awarii 5

6 (W przypadku konieczności podjęcia czynności nagłych w związku z powstałą awarią, których zaniechanie groziłoby narażeniem Zamawiających na szkodę i których wartość przekracza koszty bieżących napraw określonych w pkt. I. 2 niniejszego Załącznika, Zarządca może samodzielnie usunąć awarię i jej skutki z jednoznacznym powiadomieniem Zamawiających i przedstawieniem kosztorysu określającego koszt naprawy, co pozwoli na podjęcie stosownej decyzji o jej sfinansowaniu); 4) zawarcie w imieniu i na rzecz Zamawiających umowy na dostawę energii elektrycznej do Nieruchomości oraz prowadzenie kontroli prawidłowości wykonywania tej umowy; 5) zawarcie w imieniu i na rzecz Zamawiających umowy ubezpieczenia OC dla Nieruchomości i ewentualnie ubezpieczenia od dewastacji, po uprzedniej konsultacji z Radą Osiedla; 6) sprawowanie kontroli użytkowania Nieruchomości zgodnie z jej przeznaczeniem; 7) przechowywanie dokumentacji technicznej związanej z Nieruchomością: dokumentacji budowlanej, powykonawczej, instrukcji obsługi i eksploatacji Nieruchomości, instalacji i urządzeń oraz innych dokumentów określonych przepisami prawa budowlanego, a także prowadzenie książki obiektu budowlanego, o ile obowiązujące przepisy przewidują obowiązek jej prowadzenia; 8) egzekwowanie od usługodawców Zamawiających bądź ich następców prawnych uprawnień z tytułu gwarancji i rękojmi z wyłączeniem postępowania sądowego; II. Zarządca będzie ponadto zobowiązany do: 1) przedstawiania Zamawiającym raz na półrocze, w terminie do końca pierwszego tygodnia półrocza, planu dodatkowych robót konserwacyjno-remontowych oraz innych czynności wymagających poniesienia przez Zamawiających znacznych kosztów, a nie ujętych w pkt. I.1-3 niniejszego Załącznika (plan półroczny). Poszczególne punkty planu półrocznego będą musiały być każdorazowo zatwierdzone przez większość Zamawiających. Zamawiający mają prawo do zgłaszania Zarządcy swoich propozycji do planu półrocznego, a Zarządca zobowiązuje się je uwzględnić, o ile nie wpłyną one później niż na 2 tygodnie przed końcem półrocza poprzedzającego półrocze, którego dotyczy plan. 2) zwołania zebrania Współwłaścicieli Nieruchomości raz w roku, nie później niż do końca drugiego kwartału każdego roku kalendarzowego, w tym m.in: a) przygotowywania zebrania włączając w szczególności zapewnienie lokalu, umożliwiającego odbycie zebrania oraz przygotowanie porządku zebrania i projektu rocznego planu finansowogospodarczego zarządzania Nieruchomością, b) zawiadamiania Współwłaścicieli Nieruchomości na piśmie o terminie, miejscu i porządku zebrania, co najmniej na tydzień przed terminem zebrania, c) obsługi zebrania, włączając w szczególności protokołowanie przebiegu zebrania i zbieranie podpisów pod rocznym planem finansowo-gospodarczym (poszczególne punkty planu będą musiały być każdorazowo zatwierdzone przez większość Zamawiających), d) niezwłocznego powiadamiania na piśmie każdego Współwłaściciela Nieruchomości o treści rocznego planu finansowo-gospodarczego; 3) zapewnienia internetowego dostępu do: a) informacji dotyczących Nieruchomości b) Internetowej Tablicy Informacyjnej dostępnej dla Współwłaścicieli Nieruchomości po zalogowaniu z możliwością pozyskiwania indywidualnych informacji i zamieszczania własnych ogłoszeń; 4) sporządzania rocznego sprawozdania finansowego Nieruchomości i udostępnianie go na Internetowej Tablicy Informacyjnej, najpóźniej na 15 dni przed terminem corocznego zebrania Współwłaścicieli Nieruchomości. 6