Spis treści KURS EXCEL. AUTOR: MARCIN JARECKI.

Transkrypt

1 KURS EXCEL. AUTOR: MARCIN JARECKI. Spis treści 1. Budowa arkusza Formuły i kolejność wykonywania działań Sposoby zaznaczania komórek Wstawianie wierszy i kolumn Zmiana szerokości kolumn i wierszy Obramowanie Formatowanie danych Serie danych Kopiowanie komórek Suma i iloczyn dwóch liczb Sumowanie wielu liczb funkcja suma, autosumowanie Adresowania komórek i kopiowanie formuł Ćwiczenie z zastosowaniem adresowania względnego Przykładowe ćwiczenie z zastosowaniem adresowania bezwzględnego Funkcje w Excelu Funkcja LICZ.JEŻELI Funkcja finansowa PMT wysokość raty pożyczki Rodzaje wykresów Wykres kolumnowy Wykres kołowy Blokowanie okienek Formatowanie warunkowe Filtrowanie danych - Autofiltr...27

2 1. Budowa arkusza Excel uruchamiamy wybierając z Menu start Programy - Microsoft Office. Pliki programu Excel nazywamy zeszytami (skoroszytami). Zeszyt podzielony jest na tzw. arkusze. Możemy to porównać do zwykłego zeszytu z kilkunastoma arkuszami papieru. Standardowo po uruchomieniu programu mamy dostęp do 3 arkuszy. Pomiędzy arkuszami przechodzimy klikając na dole okna w nazwę arkusza (standardowo Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3). Klikając prawym przyciskiem myszki w zakładkę z nazwą arkusza uaktywniamy menu podręczne z różnymi opcjami. Kolejność arkuszy możemy również zmienić myszką. W tym celu należy najechać myszką na wybraną zakładkę, wcisnąć lewy przycisk myszki i przytrzymując go przesunąć arkusz np. na koniec, a następnie zwolnić przycisk myszki. Arkusz kalkulacyjny jest podzielony na pola zwane komórkami, które znajdują się na przecięciu kolumn i wierszy. Kolumny oznaczone są kolejnymi, dużymi literami alfabetu (A, B, C,., Z, AA, AB, AC,, IT, IU, IV ), a wiersze cyframi arabskimi (1, 2, 3,..., 65536). Na ekranie monitora widoczny jest tylko fragment arkusza. Aby przeglądać arkusz używamy suwaków umieszczonych na dole i po prawej stronie arkusza. Liczba wierszy i kolumn jest bardzo duża i w każdej nowszej wersji Excela powiększana. W Excel 2003 mamy dostępnych wierszy i 256 kolumn. Pozwala to na przeprowadzenie nawet najbardziej skomplikowanych obliczeń z dużą ilością danych. Każda komórka ma swój unikalny adres, który składa się z nazwy kolumny i numeru wiersza, np. E10 to adres komórki znajdującej się na przecięciu kolumny oznaczonej literą E i wiersza numer 10. Po kliknięciu w komórkę nazwa kolumny i numeru wiersza zostaną wyróżnione kolorem, a komórka otoczona czarną obwódką. Na rysunku poniżej zaznaczona jest komórka o adresie C3.

3 2. Formuły i kolejność wykonywania działań Aby wpisać liczbę, tekst lub formułę klikamy lewym przyciskiem myszki w wybraną komórkę, dokonujemy wpisu i potwierdzamy klawiszem Enter. Do komórek możemy wpisywać następujące dane: 1. Wartości liczbowe liczby, daty, godziny; 2. etykiety tekst: tytuły tabeli, nagłówków kolumn itp.; 3. formuły (wzory) zapisy złożone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i wbudowanych funkcji. Uwaga! Część całkowitą liczby od dziesiętnej należy oddzielać przecinkiem. Prawidłowo wpisane liczby wyrównywane są do prawej krawędzi komórki. Formuły umożliwiają nam wykonywanie obliczeń np. dodawania, odejmowania, mnożenia itp. W Excelu każda formuła rozpoczyna się od znaku równości (=). Do edycji formuł stosuje się operatory arytmetyczne: dodawanie (+), odejmowanie ( ), mnożenie (*) i dzielenie (/), wyrażanie liczb w procentach (%), potęgowanie (^). W obliczeniach Excel kieruje się określoną zasadą wykonywania działań: wyrażenie ujęte w nawiasach wykonywane są w pierwszej kolejności, a mnożenie i dzielenie ma pierwszeństwo przed dodawaniem i odejmowaniem. Argumentem formuły mogą być liczby, np. po wpisaniu w komórce =10+30 i naciśnięciu Enter otrzymamy wynik 40. Jeżeli w komórce A1 wpiszemy liczbę 10, a w komórce A2 wpiszemy formułę =A1*5, to wynikiem tego działania będzie wartość komórki A1 przemnożona przez 5 czyli 50.

4 3. Sposoby zaznaczania komórek Zaznaczone komórki tworzą tzw. zakres komórek lub blok komórek. W celu zaznaczenia kolejnych komórek wciskamy lewy przycisk myszki na pierwszej komórce i przytrzymując go i przeciągamy myszkę w dół, górę, lewo lub w prawo. Możemy także zaznaczać zakresy komórek używając klawisza Shift. Wybieramy wówczas pierwszą komórkę z zakresu, wciskamy Shift i klikamy w ostatnią komórkę z zakresu. Możemy także zaznaczać używając klawisza Shift i klawiszy kierunkowych. Klikając myszką w komórkę A1 i przeciągając nią z wciśniętym lewym przyciskiem w dół do komórki A4, zaznaczamy zakres komórek od A1 do A4. W Excelu taki blok oznaczamy A1:A4. Zaznaczając komórki od B2 do B6 otrzymujemy zakres B2:B6. Podobnie zaznaczamy komórki w poziomie. Zaznaczając komórki od A2 do C2 otrzymujemy zakres A2:C2. W Excelu możemy, tak jak na rysunku obok, zaznaczyć równocześnie np. dwie kolumny i pięć wierszy. Klikamy najpierw w pierwszą komórkę B2 i przeciągamy myszką do C6 z wciśniętym lewym przyciskiem. Powstaje zaznaczony zakres B2:C6. Kolumnę można także zaznaczyć klikając myszką w nazwę kolumny np. w A. Jeśli chcemy zaznaczyć kilka kolumn używamy klawisza Ctrl. Z wciśniętym klawiszem Ctrl zaznaczamy kolejne nagłówki kolumn. Wiersze zaznaczamy identyczne jak kolumny. Klikamy myszką w nagłówek wiersza, a jeśli chcemy zaznaczyć kilka wierszy używamy klawisza Ctrl.

5 Klikając myszką w lewy górny róg arkusza, zaznaczymy cały arkusz. Ten sam efekt uzyskamy wciskając kombinację klawiszy Ctrl + A. Używając klawisza Ctrl możemy zaznaczyć komórki, które nie przylegają do siebie. Wciskamy klawisz Ctrl, przytrzymujemy go i klikamy myszką w kolejne komórki A1, B2, C4, D2. 4. Wstawianie wierszy i kolumn Klikając prawym przyciskiem myszki w nagłówek wiersza lub kolumny uruchamiamy menu podręczne. Za pomocą niego kopiujemy, usuwamy, wklejamy wiersz lub kolumnę. Wybierając funkcję Wstaw, stworzymy nową kolumnę z lewej strony zaznaczonej kolumny lub nowy wiersz nad zaznaczonym. Wybierając Usuń usuwamy zaznaczony wiersz lub kolumnę. Za pomocą funkcji Ukryj i Odkryj możemy chować i odkrywać wiersze np. dla potrzeb drukowania. Jeżeli chcemy usunąć zawartość komórek wystarczy wybrać opcję Wyczyść zawartość. 5. Zmiana szerokości kolumn i wierszy Często zdarza się, że wprowadzone dane nie mieszczą się w komórce i zamiast liczb widzimy znaki #######. Należy w takim przypadku zwiększyć szerokość kolumny, poprzez przesuwanie linii rozdzielającej dwie kolumny. Po najechaniu myszką na tę linię, kursor zmienia kształt na - -. Wciskamy wówczas lewy przycisk myszki, przytrzymujemy go i przeciągamy myszkę w prawo. W identyczny sposób zmieniamy wysokość wiersza. Najeżdżamy myszką na linie rozdzielającą

6 nazwy wierszy, klikamy lewym przyciskiem myszki i przytrzymując go rozciągamy wiersz do wybranej wysokości. W czasie zmiany wysokości wiersza (również kolumny) pojawia się żółty dymek z informacją o wysokości wiersza. Standardowo szerokość kolumn w Excelu jest jednakowa i wynosi 8,43 znaków (dla czcionki Arial, 10 pkt). Liczba znaków w danej kolumnie zależy od wybranej czcionki. Wysokość wiersza dostosowywana jest automatycznie do wielkości czcionki. Klikając prawym przyciskiem myszki w nagłówek kolumny uruchamiamy menu podręczne. Wybranie funkcji Szerokość kolumny daje nam możliwość wprowadzenia tej wielkości z klawiatury, w pojawiającym się okienku. Klikając prawym przyciskiem myszki w nagłówek wiersza uruchamiamy menu podręczne. Wybranie funkcji Wysokość wiersza umożliwia nam zmianę jego wysokości. Szerokość kolumn i wierszy można również zmienić wykorzystując funkcję z menu Format Kolumna Szerokość lub Format Wiersz Wysokość. Przed uruchomieniem tej funkcji należy zaznaczyć kolumnę lub wiersz. 6. Obramowanie Arkusz kalkulacyjny posiada tzw. linie siatki, które są widoczne na ekranie, ale standardowo nie są drukowane. Aby się o tym przekonać otwórzmy nowy arkusz i w komórki od A1 do A3 wprowadźmy liczby 1, 2, 3. Po włączeniu podglądu wydruku z menu głównego Plik lub paska standardowego, widzimy tylko wpisane liczby bez obramowania. Aby nadać krawędzie najprościej jest użyć funkcji obramowania z paska formatowania, Przedtem jednak należy dowolnym sposobem zaznaczyć komórki, którym chcemy nadać krawędzie. Następnie korzystamy z ikony obramowania z paska formatowania. W celu nadania obramowania krawędziom należy kliknąć w strzałkę obok ikony Obramowanie. Pojawi się

7 okienko, w którym wybieramy opcję Wszystkie krawędzie Jeśli włączymy podgląd wydruku stwierdzimy, że teraz wszystkie komórki są otoczone krawędziami. Aby wymazać obramowanie należy wybrać ikonę w lewym górnym rogu. Obramowanie możemy również nadawać uruchamiając z menu Format opcję Komórki, zakładka Obramowanie. Tu wybieramy także styl i kolor linii. 7. Formatowanie danych Dane wprowadzone do arkusza możemy dowolnie formatować: zmieniać rodzaj, wielkość, styl i kolor czcionki, tła, wyrównywać tekst, liczby i formuły do lewej, prawej i środka oraz nadawać wypełnienie komórkom. Najczęściej używane opcje formatowania są dostępne z paska narzędzi Formatowanie. W przypadku braku paska należy go włączyć poprzez wybranie z menu głównego Widok pozycji paski narzędzi i zaznaczeniu opcji Scal i wyśrodkuj łączy w jedną komórkę kilka zaznaczonych komórek. Po scaleniu zawiera wyśrodkowane dane z komórki, która znajdowała się w lewym górnym rogu, zaznaczonego zakresu komórek Zapis walutowy stosuje zapis walutowy dla liczb zawartych w zaznaczonej komórce. Standardowo do zaznaczonych liczb dodaje symbol złotego zł, np. z liczby 12 po zamianie jest 12,00 zł Zapis procentowy stosuje procentowy format zapisu liczb w komórce. np. z liczby 2 po zamianie powstaje 200%, z liczby 0,4 powstaje 40% Zapis dziesiętny stosuje dziesiętny format zapisu liczb zawartych w komórce, np. z liczby 12 po zamianie powstaje 12,00 Zwiększ i zmniejsz dziesiętne zmiana pozycji dziesiętnej (wyświetlanych miejsc po przecinku), np. liczbie 12,05 można zwiększać ilość pozycji do 12,050 Obramowanie pozwala nadawać obramowanie komórkom Zaawansowane funkcje formatowania danych uzyskamy uruchamiając z menu Format opcję Komórki. Pojawi się wówczas okno dialogowe Formatowanie komórek, które zawiera zakładki: Liczby, Wyrównanie, Czcionka, Obramowanie i Desenie.

8 W zakładce Liczby możemy wybrać różne kategorie formatowania liczb np. zapis walutowy, księgowy, procentowy czy data. Standardowo w Windows XP format daty ma postać rok-miesiącdzień (rrrr-mm-dd) np Zakładka Wyrównanie umożliwia nam zmianę położenia danych w komórce (w pionie i poziomie). U dołu okna znajduje się opcja Zawijaj tekst. Jeśli tekst nie mieści się w komórce, użycie tej funkcji powoduje jego podział na kilka wierszy. Za pomocą zegara możemy dowolnie obracać tekst w komórce:

9 8. Serie danych Excel umożliwia szybkie wypełnianie komórek tzw. seriami danych. Seria danych jest to ciąg liczb, dat, tekstów utworzonych według schematu, np. lista kolejnych liczb 1, 2, 3, 4, 5, kolejne daty, dni tygodnia, miesiące. Serie danych tworzymy poprzez tzw. przeciąganie komórek lub korzystamy z funkcji menu Edycja Wypełnij Seria Danych...Tworzenie serii danych przy wykorzystaniu myszki i przeciągania komórek jest bardzo proste. Wpisujemy do komórki A1 słowo styczeń. W prawym dolnym rogu komórki znajduje się mały, czarny kwadracik. Najeżdżamy na niego myszką tak, aby kursor przybrał kształt krzyżyka +. Wciskamy lewy przycisk myszki i przeciągamy myszką w dół do trzeciego wiersza. Zaznaczone wiersze zostaną otoczone przerywaną linią. Obok krzyżyka po prawej stronie będą pojawiać się kolejne elementy z serii: luty, marzec itd. Po zwolnieniu przycisku myszki Excel automatycznie wypełnił komórki nazwami kolejnych miesięcy. W prawym dolnym rogu pojawił się znaczek. Kliknięcie w niego spowoduje wyświetlenie dodatkowych opcji.

10 Zaznaczona jest opcja Wypełnij serią. Wybranie Kopiuj komórki wypełni komórki nie kolejnymi nazwami miesięcy, ale nazwą miesiąca styczeń. Czasami jest konieczne wypełnienie komórek kolejnymi liczbami: Po wpisaniu sekwencji 1, 2, zaznaczamy ją. W prawym dolnym rogu zakresu komórek znajduje się kwadracik, najeżdżamy na niego myszką tak, aby kursor przybrał kształt krzyżyka + i przeciągamy w dół. Zaznaczone komórki zostaną wypełnione kolejnymi liczbami 1, 2, 3, 4, 5, 6. Jeśli klikniemy w znaczek z rozwiniętej listy wybierzemy Kopiuj komórki, to nastąpi zamiana na 1, 2, 1, 2, 1, 2.,i Jeżeli chcemy uzyskać ciąg malejących liczb to wpisujemy dwie pierwsze z liczb, zaznaczamy je i kopiujemy w prawo. 9. Kopiowanie komórek Po zaznaczeniu komórki (lub zakresu komórek), możemy skopiować jej zawartości i wkleić w inne miejsce. Kopiujemy wykorzystując znane nam metody np. za pomocą ikony z paska standardowego lub kombinacji klawiszy CTR+C. Skopiowana komórka będzie oznaczona mrugającą obwódką. Następnie zaznaczamy komórkę docelową i wklejamy wykorzystując np. ikonę z paska standardowego lub skrót klawiaturowy CTRL + V. W prawym dolnym rogu wklejonej komórki pojawi się ikonka Klikając w nią uzyskamy dostęp do nowych opcji. Opcje te są ważne w przypadku, gdy komórka jest wypełniona kolorem, obrysowana nietypową krawędzią itp. Standardowo będzie kopiowana nie tylko sama wartość komórki, ale również jej formatowanie. Zostanie przeniesione wypełnienie, krój czcionki, format liczb itd. Wybranie Dopasuj formatowanie docelowe, skopiuje zawartość komórki bez zachowania formatu. Wybranie opcji Tylko formatowanie przeniesie nam samo formatowanie np. wypełnienie i obramowanie bez zawartości.

11 10. Suma i iloczyn dwóch liczb W celu zsumowania dwóch liczb zapisanych do komórek A1 i A2, należy wprowadzić formułę do komórki A3. Klikamy lewym przyciskiem myszki w komórkę A1 wpisujemy liczbę 234 i zatwierdzamy klawiszem Enter. Program automatycznie przejdzie do drugiego wiersza do komórki o adresie A2, do której wpisujemy z liczbę 456 i wciskamy Enter. W komórce A3, wpisujemy formułę =A1+A2 i wciskamy Enter. W komórce A3 pojawia się wynik sumy dwóch liczb. Jeżeli zamiast liczby 234 wpiszemy 100, nastąpi automatyczna aktualizacja wyniku Jeżeli chcemy zmienić formułę, należy kliknąć w komórkę o adresie A3, zawartość formuły wyświetli się w pasku formuły. Klikamy teraz w pasku formuły za operatorem arytmetycznym plus +. Klawiszem Backspace kasujemy plus i wpisujemy znak mnożenia *. Po wprowadzeniu zmian naciskamy Enter. W komórce pojawił się iloczyn liczb z komórek A1 i A2.

12 11. Sumowanie wielu liczb funkcja suma, autosumowanie Stworzymy uproszczoną do trzech wydatków kalkulację. Do komórek arkusza wpisujemy następujące dane: do komórki A1: Lp. do komórki B1: Nazwa do komórki C1: Wartość Wpiszmy teraz wartości: Numer porządkowy w komórkach A2, A3, A4: 1, 2, 3 Nazwę wydatku w komórkach B2, B3, B4: Nawozy, Paliwo, energia elektryczna Wartość ponoszonych wydatków w komórkach C2, C3, C4: 100, 54, 25 Etykietę formuły w komórce B6: suma Zaznaczamy kolumnę C (klikamy w nazwę kolumny) i przyciskiem wyśrodkowujemy dane. W polu C6 wpisujemy formułę, sumę trzech komórek =C2+C3+C4 i wciskamy Enter. Do sumowania liczb w komórkach możemy, także użyć funkcji SUMA. W naszym przykładzie formuła powinna wyglądać tak: =SUMA(C2;C3;C4). Kolejne argumenty funkcji wpisywane są po średniku. Do sumowania możemy użyć również funkcji SUMA (zakres komórek). Formuła w naszym przykładzie przyjmie wtedy postać =SUMA(C2:C4). Taki sposób sumowania jest szczególnie przydatny jeśli mamy dużo danych. Załóżmy, że mamy wpisanych 100 pozycji w naszej tabeli, które znajdują się w komórkach od C2 do C101. Nie musimy wpisywać kolejnych 100 adresów komórek do formuły. Wystarczy, że wpiszemy =SUMA(C2:C101).

13 Bardzo przydatną funkcją jest Autosumowanie. Dostępna jest ona z paska standardowego. Wystarczy kliknąć w komórkę pod elementami do zsumowania, i wybrać ikonę Autosumowanie. Po zatwierdzeniu klawiszem Enter otrzymujemy wynik. Zauważymy, że sumowane są liczby z komórek C2, C3, C4 oraz pusta komórka C5. Jeśli komórka jest pusta nie ma to wpływu na wynik. Należy jednak pamiętać, że w przypadku rozbudowy kalkulacji może dojść do sytuacji, w której do komórki C5 zostanie wpisana liczba, która zmieni wynik. Po naciśnięciu Autosumowania mamy możliwość zmiany zakresu komórek do sumowania. Zaznaczamy myszką, z wciśniętym lewym przyciskiem poprawny zakres komórek. Po naciśnięciu klawisza Enter pojawi się suma. 12. Adresowania komórek i kopiowanie formuł W Excelu podobnie, jak liczby i tekst, możemy przenosić i kopiować formuły. W przypadku kopiowania formuły - odwołania do komórek mogą ulegać zmianie, zależnie od typu użytego adresowania. Rozróżniamy trzy rodzaje adresowania w Excelu: względne adres komórki ulega automatycznie zmianie w trakcie kopiowania. Podczas kopiowania w dół zmienia się numer wiersza, a podczas kopiowania w bok litera kolumny. Przy adresowaniu względnym zapisy adresów komórek są takie: A1, C2, H3. bezwzględne adres komórki nie ulega zmianie w trakcie kopiowania. Znak $ stoi przed numerem wiersza i nazwą kolumny np. $B$2. Komórka adresowana bezwzględnie jest unieruchomiona. mieszane adres komórki ulega zmianie podczas kopiowania w kolumnie lub w wierszu, w zależności od tego, w którym miejscu stoi znak $, np. A$1, $G5. Domyślnie Excel stosuje adresowanie względne. Kopiując formułę arkusz kalkulacyjny zapamiętuje względne położenie komórek (argumentów) do pola zawierającego formułę. W komórce B2 wpisano formułę =B1+B3. Excel zapamiętał, że formuła w komórce B2 jest sumą liczby z górnej i dolnej komórki.

14 Kopiując formułę w inne miejsce, Excel zmieni adresy komórek, a formuła będzie również sumą wartości z górnej i dolnej komórki. Po skopiowaniu formuły z B2 do G2, Excel automatycznie poprawi odwołania do komórek. Górna komórka ma adres G1, a dolna G3. Takie też adresy zostaną użyte w nowej formule, która ma postać =G1+G3 Jeśli chcemy odwołać się do komórki o ściśle określonym adresie, należy stosować adresowanie bezwzględne. Dzięki temu adres komórki nie ulega zmianie podczas kopiowania. Stosujemy to adresowanie wtedy, gdy w arkuszu występują jakieś stałe dane np. stawka podatku VAT. Jeśli chcemy zablokować dany adres, przed nazwą wiersza i kolumny dodajemy znak $ np. $B$1. Wartość podatku to iloczyn podatku VAT i Ceny Netto. W komórce B4 wpisujemy formułę =B1*B3. Excel zapamiętuje, że jest to iloczyn górnej i będącej trzy pola wyżej komórki. Po skopiowaniu formuły do komórki C4, zgodnie z powyższą zasadą wymnożone zostaną komórki C1 i C3. W wyniku mnożenia otrzymujemy 0,00. Program nie będzie zmieniał adresu komórki, jeśli w formule zablokujemy znakiem $ kolumnę i wiersz komórki zawierającej wartość podatku VAT. Adres komórki po zablokowaniu będzie wyglądał następująco: $B$1, a formuła =$B$1*B3. Po wpisaniu tej formuły do komórki B4 i skopiowaniu jej do C4 otrzymamy poprawny wynik. Klawisz F4 umożliwia zmianę sposobu adresowania. Przed jego użyciem należy przejść do stanu edycji wybranej komórki, naciskając klawisz F2 lub klikając dwukrotnie myszką w komórce i ustawić kursor za odpowiednim odwołaniem. Jeśli zostało zastosowane adresowanie względne to: pierwsze naciśnięcie klawisza F4 zmieni adres względny na adres bezwzględny, drugie na adres mieszany z unieruchomieniem wiersza, trzecie na adres mieszany z unieruchomieniem kolumny, czwarte przywraca stan adresowania względnego. 13. Ćwiczenie z zastosowaniem adresowania względnego W naszym ćwiczeniu obliczymy przyrost plonu, który jest różnicą plonu w 2006 r. i plonu w 2005 r. W nowym arkuszu wpisujemy do komórek:

15 W komórce D2 wpisujemy formułę =C2-B2 i zatwierdzamy klawiszem Enter. Zaznaczamy komórkę zawierająca formułę. Najeżdżamy myszką na kwadracik znajdujący się w prawym dolnym rogu komórki tak, aby kursor przybrał kształt krzyżyka + i przeciągamy myszkę w dół, do komórki D11. Formuła zostanie skopiowana do pozostałych komórek. Excel automatycznie zmienił odwołania do komórek. Klikając w komórkę D3 w pasku formuły możemy odczytać że, formuła zmieniła się na =C3-B3. Excel zapamiętał, że pole D2 zawiera różnicę wartości komórki leżącej jedno pole w lewo i komórki leżącej dwa pola w lewo od niej. Zgodnie z tą zasadą stworzył nowe formuły dla pozostałych pól. Każda formuła to różnica dwóch komórek, leżących na lewo od komórki z formułą. 14. Przykładowe ćwiczenie z zastosowaniem adresowania bezwzględnego W naszym ćwiczeniu obliczymy cenę brutto która jest sumą ceny netto i podatku VAT. W nowym arkuszu wpisujemy dane do komórek, jak w poniżej tabeli: W komórce B3 wpisujemy formułę =B2+B2*$B$5 i kopiujemy ją w prawą stronę. Adres komórki B5 z podatkiem VAT został zablokowany w kolumnie i wierszu znakiem $. Podczas kopiowania formuły adres tej komórki nie zmieni się. 15. Funkcje w Excelu Excel posiada dziesiątki funkcji ułatwiających obliczenia. Każda funkcja zawiera następujące elementy: Znak = Nazwa funkcji np. ŚREDNIA Lista argumentów zawartych w nawiasie ( ) adresy komórek lub wartość liczbowa W celu wprowadzenia funkcji, należy ustawić się w pustej komórce i wpisać po kolei: znak =, nazwę funkcji oraz w nawiasie listę argumentów np. =ŚREDNIA(A1;A2;A3). Formułę możemy wprowadzić także poprzez wskazanie myszką komórek. Znak równości oraz znaki operatorów należy wpisać, adresy wstawić do formuły klikając odpowiednie komórki myszką <!-google_ad_client = "pub "; //468x60, utworzono google_ad_slot = " "; google_ad_width = 468; google_ad_height = 60; //-->

16 Funkcję, możemy uruchomić korzystając z kreatora funkcji. Po wybraniu przycisku Wstaw funkcję lub z menu Wstaw, polecenie Funkcja. W naszym ćwiczeniu obliczymy średnią arytmetyczną. W tym celu ustawiamy się w pustej komórce pod wpisanymi liczbami i wybieramy przycisk Wstaw funkcję. Pojawia się okienko dialogowe Wstawianie funkcji. Wybieramy kategorię Wszystkie i w polu Wybierz funkcję zaznaczmy ŚREDNIA. Wybór potwierdzamy przyciskiem OK. Pojawi się nowe okienko Argumenty Funkcji. W okienku tym podajemy adresy tych komórek, z których chcemy liczyć średnią lub wpisujemy liczby.

17 Po zatwierdzeniu przyciskiem OK obliczymy średnią arytmetyczną, która wynosi 20. Klikając na dole okienka w niebieski napis Pomoc dotycząca tej funkcji uruchamiamy pomoc, w której zawarty jest opis, składnia oraz przykłady zastosowania funkcji. Popularne funkcje Excela: Funkcja Opis SUMA Oblicza sumę z zakresu ŚREDNIA Oblicza średnią z zakresu PIERWIASTEK Oblicza pierwiastek kwadratowy z danej liczby MAX Zwraca największą wartość z zakresu MIN Zwraca najmniejszą wartość z zakresu JEŻELI Pozwala na podjęcie decyzji na podstawie zawartości danej komórki. SUMA.JEŻELI Oblicza sumę dla tych wartości zakresu, które spełniają określony warunek LICZ.JEŻELI Oblicza liczbę komórek we wskazanym zakresie, które spełniają podane kryteria. ZAOKR Zaokrągla liczbę ZAOKR.DO.CAŁK Zaokrągla liczbę w dół do najbliższej liczby całkowitej LICZ.PUSTE Liczy puste pola z zakresu PMT Oblicza kwotę jednej raty spłacanej pożyczki, przy założeniu stałego oprocentowania i stałych rat 16. Funkcja LICZ.JEŻELI Funkcja LICZ.JEŻELI oblicza liczbę komórek we wskazanym zakresie, które spełniają podane kryteria. Za pomocą tej funkcji zliczymy ilość gospodarstw, których powierzchnia jest większa niż 10 ha. W nowym arkuszu wpisujemy dane do komórek, jak poniżej w tabeli.

18 Ustawiamy się w komórce C13 i wybieramy przycisk Wstaw funkcję Pojawia się okienko dialogowe Wstawianie funkcji. Wybieramy kategorię Statystyczne i w polu Wybierz funkcję zaznaczmy LICZ.JEŻELI. Wybór potwierdzamy przyciskiem OK. Pojawi się nowe okienko Argumenty Funkcji. W pole Zakres wpisujemy C2:C12, a w pole Kryteria warunek >10. Po zatwierdzeniu przyciskiem OK obliczymy liczbę gospodarstw o powierzchni większej niż 10 ha. Wynosi ona 6 gospodarstw. 17. Funkcja finansowa PMT wysokość raty pożyczki Funkcja PMT oblicza kwotę jednej raty spłacanej pożyczki, przy założeniu stałego oprocentowania i stałych rat. Składnia funkcji jest następująca: PMT(stopa; liczba rat; wartość pożyczki, wartość końcowa; typ) gdzie: stopa to stopa procentowa pożyczki, liczba rat to całkowita liczba płatności w czasie pożyczki.,

19 wartość pożyczki wartość aktualna pożyczki, wartość końcowa argument nieobowiązkowy, domyślnie zero, wartość końcowa pożyczki typ argument nieobowiązkowy, domyślnie zero, 1 płatność na początku okresu, 0 - płatność na końcu okresu. Spłata kredytu może odbywać się w różnych odstępach czasu. Najczęściej mamy podaną roczną stopę oprocentowania i miesięczne odstępy płatności. W takim przypadku roczną stopę oprocentowania należy podzielić przez 12. Dla pożyczki na 2 lata przy oprocentowaniu 24% dla miesięcznych rat mamy 2*12 rat i stopę 24%/12. Przykład 1. Obliczymy wysokość miesięcznej raty pożyczki dla kredytu w wysokości zł zaciągniętego na 10 lat z oprocentowaniem rocznym 9% Wpiszmy do komórek: B1: Roczna stopa procentowa: 9% B2: Liczba rat: 10 lat x 12 miesięcy = 120 B3: Kwota pożyczki: zł Do komórki B5 wpisujemy funkcję obliczającą kwotę raty =PMT(B1/12; B2; B3). Aby uzyskać całkowitą sumę spłaconą w okresie trwania pożyczki należy pomnożyć miesięczną ratę pożyczki przez liczbę rat. W komórce B8 wpiszemy =B5*B2 Przykład 2. Wyliczymy wysokość raty miesięcznej dla kredytu 120 tys. dla różnych wariantów oprocentowania i ilości rat. W nowym arkuszu wpisujemy do komórek: A1: Opis Kwota pożyczki A2: Wartość kredytu zł. C2:L2: Scalamy te komórki za pomocą ikony z paska formatowania i wpisujemy Ilość miesięcy spłaty (liczba rat). A4:A18: Scalamy te komórki, wpisujemy Oprocentowanie roczne, a następnie z menu Format wybieramy opcję Komórki, i w zakładce Wyrównanie obracamy tekst zegarem o 90º. C3:L3: Liczba rat 24, B4:B18: Wartość oprocentowania rocznego 1%, 2% 15%. Do komórki C4 wpisujemy funkcję PMT, za pomocą której wyliczamy wysokość naszej raty: =PMT($B4/12;C$3;$A$2) Wartość pożyczki $A$2 jest stałą, dlatego stosując adresowanie bezwzględne $ blokujemy tę komórkę w pionie i poziomie. Ilość rat blokujemy w poziomie a wysokość oprocentowania w pionie. Po wpisaniu formuły do komórki C4, zaznaczamy ją. Komórka zostanie otoczona czarną obwódką. W prawym dolnym rogu komórki znajduje się mały, czarny kwadracik. Najeżdżamy na niego myszką tak, aby kursor przybrał kształt krzyżyka +. Kopiujemy teraz formułę do pozostałych komórek Na koniec formatujemy tabelę nadając jej obramowanie i wypełnienie. Tabela powinna wyglądać

20 jak na rysunku poniżej: 18. Rodzaje wykresów Wykresy w przejrzysty sposób prezentują dane liczbowe. Pozwalają w łatwy sposób porównywać wyniki i wyciągać wnioski. Excel posiada wbudowany kreator wykresów. Za pomocą niego w czterech krokach generujemy wykres. Excel oferuje kilkanaście rodzajów wykresów, które możemy oglądać w kreatorze wykresów. Do najważniejszych zaliczamy: Kolumnowy obrazuje zmiany wartości w czasie, umożliwia bezpośrednie porównywanie różnych wartości w tym samym przedziale czasowym. Słupkowy odmiana wykresu kolumnowego, daje możliwość lepszego porównywania wartości, czas schodzi na drugi plan. Liniowy stosowany do obrazowania tendencji wzrostowych lub spadkowych, np. zmiana cen, wzrost produkcji na przestrzeni lat. Kołowy obrazuje zależności między poszczególnymi częściami koła a całością, np. struktura wydatków w firmie. Punktowy wyświetla dane w postaci punktów na wykresie, stosowany do rysowania wykresów funkcji. Warstwowy Uwidacznia, jak zmiana wartości przebiegała w czasie. Pierścieniowy odmiana wykresu kołowego; umożliwia przedstawienie wielu serii danych. 19. Wykres kolumnowy W kilku krokach prześledzimy etapy tworzenia wykresu w Excelu.

21 Tabela zawiera dochody miesięczne trzech rolników. Porównamy te dochody za pomocą wykresu. Zaznaczamy całą tabelę tj. wiersze 1-7 i kolumny A-D. Uruchamiamy kreator wykresów przyciskiem okno kreatora wykresów. na pasku standardowym lub z menu Wstaw Wykres. Pojawi się Krok 1. Tutaj wybieramy typ wykresu, np. kolumnowy. Za pomocą przycisku Naciśnij i przytrzymaj, uruchamiamy podgląd naszego wykresu. Następnie wybieramy przycisk Dalej. Pojawia się okno kreatora wykresu Krok 2 Źródło danych zakładka Zakres danych. Excel automatycznie pobrał dane do wykresu. Zakres danych obejmuje obszar naszej tabeli. Zakres możemy zmienić poprzez wpisanie ręczne lub zaznaczyć myszą nowy zakres. Punkty na wykresie noszą nazwę serii danych. W naszej tabeli są trzy serie danych dochody każdego z rolników to jedna seria. Serie danych mogą znajdować się w kolumnach lub wierszach. W naszym przypadku zaznaczona powinna być opcja Kolumny.

22 W zakładce Serie możemy usuwać lub dodawać serie danych. Jeżeli chcemy porównać dochody dwóch rolników, to możemy zaznaczyć nazwę serii (nazwisko rolnika) i kliknąć w przycisk Usuń. W górnej części okna możemy obserwować efekty zmian. Nazwa serii to adres komórki z nazwiskiem rolnika. Wartości to adres zakresu komórek zawierających miesięczne dochody. Etykiety osi kategorii (X) to adres zakresu komórek z miesiącami. W celu dalszej konfiguracji wykresu wybieramy przycisk Dalej. Pojawi się nowe okienko Krok 3 Opcje wykresu, w którym mamy możliwość dodania opisów osi, nazwy wykresu, legendy, etykiet itd. Przechodząc do kolejnych zakładek dodajemy nowe elementy do wykresu. W pierwszej zakładce Tytuł wykresu wpisano Przychody miesięczne. Napis automatycznie pojawił się na podglądzie w prawym okienku. Po ustawieniu wszystkich parametrów wykresu wybieramy myszą Dalej.

23 Jeśli chcemy, aby nad kolumnami pojawiły się wartości, czyli dochody rolników w poszczególnych miesiącach, należy wybrać zakładkę Etykiety danych i na liście Etykieta zawiera zaznaczyć opcję Wartość. W okienku Położenie wykresu, decydujemy czy wykres ma być dodany jako nowy arkusz czy ma być wklejony do aktualnego arkusza jako obiekt. Jeżeli chcemy w jednym arkuszu posiadać tabelę i wykres to trzeba zaznaczyć opcję Jako obiekt w. Po wybraniu przycisku Zakończ, do arkusza zostanie wstawiony wykres.

24 Poszczególne elementy wykresu możemy przemieszczać. Wystarczy ustawić myszkę i przytrzymać na brzegu elementu, a następnie przesunąć myszkę. Dwukrotne kliknięcie w wybrany element wykresu uruchamia okienka formatowania np. formatowania legendy, formatowanie osi. Okienka te możemy także uruchamiać z menu podręcznego klikając prawym przyciskiem myszy w wybrany element wykresu. Dostępne tam opcje umożliwią dostosowanie stworzonego wykresu do naszych potrzeb. 20. Wykres kołowy Po zaznaczeniu tabeli wraz z nagłówkami uruchamiamy Kreator wykresów. Wybieramy z listy wykres kołowy z wizualnym elementem 3 W. W następnym okienku Źródło danych nie zmieniamy nic. W okienku Opcje wykresu w zakładce Etykiety danych należy zaznaczyć opcję Wartość procentowa. Dzięki temu na wykresie pojawią się procenty reprezentujące udział poszczególnych upraw w całości. Przyciskiem Zakończ kończymy pracę kreatora. W wykresie kołowym struktury upraw zbóż, części koła możemy rozsuwać. Wystarczy kliknąć na dany fragment koła, wcisnąć lewy przycisk myszki i przesunąć ją na zewnątrz. Rozmiar, kształt i położenie legendy również możemy zmieniać

25 21. Blokowanie okienek Jeśli w arkuszu, dane nie mieszczą się na ekranie, możemy przewijać go w górę i w dół niestety nagłówki kolumn znikają z ekranu. Aby zawsze widzieć nagłówki kolumn należy użyć funkcji Blokowanie okienek z menu Okno. Blokować można nie tylko tytuły kolumn, ale również tytuły wierszy. Można również zablokować tytuły kolumn i wierszy jednocześnie. Zablokowanie pozwala widzieć nagłówki kolumn i wierszy po przewinięciu arkusza. Aby zablokować: Tytuły kolumn - zaznaczamy pierwszy wiersz poniżej tytułów. W celu zablokowania tytułów kolumn wybieramy z menu Okno polecenie Zablokuj okienka. Tytuły wierszy - zaznaczamy pierwszą kolumnę po prawej stronie od tytułów wierszy. W celu

26 zablokowania wierszy wybieramy z menu Okno polecenie Zablokuj okienka. Tytuły kolumn i wierszy - klikamy komórkę znajdującą się jednocześnie poniżej tytułów kolumn i po prawej stronie tytułów wierszy. W celu zablokowania wierszy wybieramy z menu Okno polecenie Zablokuj okienka. Jeśli nie uda się za pierwszym razem, można łatwo odblokować okienka i ponowić próbę, poleceniem Odblokuj okienka w menu Okno. Okienka można blokować w dowolnym miejscu arkusza, nie tylko poniżej pierwszego wiersza lub po prawej stronie pierwszej kolumny. Na przykład jeśli chcemy, aby informacje trzech pierwszych wierszy były widoczne podczas przewijania, zaznaczamy czwarty wiersz i włączamy blokowanie okienka. Dla ułatwienia pojawiają się ciemne linie, które wskazują miejsca zablokowania kolumn i wierszy. 22. Formatowanie warunkowe Excel umożliwia w prosty sposób wyróżnianie komórek o określonej zawartości. Załóżmy, że mamy arkusz złożony 1000 komórek z obliczeniami i chcemy wyróżnić na czerwono te, które dają wynik ujemny. Wystarczy zaznaczyć komórki i zastosować formatowanie warunkowe. W naszym przykładzie należy wyróżnić na czerwono liczby mniejsze niż 30. W kolumnie ILOŚĆ zaznaczamy komórki zawierające liczby. Aby szybko zaznaczyć duży zakres komórek, klikamy pierwszą komórkę, wciskamy i przytrzymujemy klawisz SHIFT, a następnie klikamy ostatnią komórkę zakresu. W menu Format wybieramy polecenie Formatowanie warunkowe. Pojawia się nowe okienko o tej samej nazwie. W polu po prawej stronie tekstu Wartość komórki jest klikamy w strzałkę i na liście rozwijanej wybieramy pozycję mniejsza niż.

27 W kolejnym polu po prawej stronie wpisujemy 30. Klikamy przycisk Zaznaczmy styl czcionki pogrubiony i wybieramy kolor czerwony. W celu zatwierdzania operacji klikamy dwa razy przycisk OK. Aby dodać drugi warunek musimy ponownie zaznaczyć komórki w kolumnie ILOŚĆ zawierające liczby. W menu Format znowu wybieramy Formatowanie warunkowe. Załóżmy, że chcemy wyróżnić na niebiesko liczby większe niż 300. Wciskamy przycisk Dodaj. Naciśnięcie spowoduje rozwinięcie okna dialogowego, które umożliwi zdefiniowanie drugiego warunku. W sekcji Warunek 2 po prawej stronie tekstu Wartość komórki jest klikamy strzałkę i na liście rozwijanej zaznaczamy pozycję Większa niż. W kolejnym polu wpisujemy 300. Klikamy przycisk Formatuj, i zaznaczamy pozycję pogrubiony, kolor niebieski. Następnie klikamy dwukrotnie przycisk OK. Wynikiem formatowania warunkowego będzie zmiana koloru czcionki liczb mniejszych od 30 na czerwono i większych od 300 na niebiesko. W celu usunięcia formatowania warunkowego używamy przycisku Usuń w okienku Formatowanie warunkowe. 23. Filtrowanie danych - Autofiltr Filtrowanie powoduje tymczasowe ukrycie wierszy, których nie chcemy oglądać. W przefiltrowanym zakresie komórek znajdują się wyłącznie wiersze spełniające kryteria Podczas filtrowania wierszy przez program można je edytować, formatować i drukować, a także tworzyć dla niech wykresy. Po ustawieniu kursora myszy w tabeli uruchamiamy funkcję filtrowania z menu Dane Filtr Autofiltr. Po prawej stronie nagłowników kolumn pojawią się przyciski Autofiltru Kliknięcie myszką rozwija opcje filtrowania. Wybranie z listy opcji Wszystkie, powoduje wyświetlanie wszystkich danych, natomiast polecenie 10 pierwszych daje nam możliwość wyświetlenia np. 10 najmniejszych wartości. Wybranie opcji Niestandardowe, wyświetla okienko Autofiltr niestandardowy. Za pomocą niego można utworzyć własny nietypowy filtr np. wyświetlić dane, których wartość równa się 200.

28