SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W KRAKOWIE ZA 2012 ROK ORAZ PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W KRAKOWIE ZA 2012 ROK ORAZ PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE W ROKU 2013

2 1. ZASÓB ARCHIWALNY 1.1. Zmiany w rozmiarze zasobu archiwalnego ogółem Tabela nr 1 1 określenie czynnika liczba jednostek inwentarzowych liczba metrów liczba dokumentów elektronicznych liczba plików rozmiar w GB dokumentów elektronicznych 2 nabytki , dokumentacji niearchiwalnej ubytki 4 materiałów archiwalnych 5 opracowanie zasobu (bez uwzględnienia zniszczonej dokumentacji niearchiwalnej) 6 inne (korekta ewidencji związana ze sporządzaniem ewidencji skarbowej) , razem: , Nabytki pochodzą w zdecydowanej większości jak w latach poprzednich z archiwów zakładowych. Jest to głównie dokumentacja, której 25 letni okres przechowywania w archiwum zakładowym już upłynął oraz dokumentacja sprywatyzowanych przedsiębiorstw państwowych, zlikwidowanych lub przekształconych jednostek organizacyjnych. Zostały przejęte m.in. akta Terenowej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Krakowie, Instytutu Górnictwa Naftowego i Gazownictwa w Krakowie, Medycznego Studium Zawodowego w Bochni, Państwowego Ośrodka Hodowli Zarodowej w Jodłowniku, Stada Ogierów Klikowa w Tarnowie, Sądu Grodzkiego w Pilźnie oraz bardzo cenne akta Stronnictwa Demokratycznego Komitetów Wojewódzkich w Krakowie i w Nowym Sączu. Stan zasobu Archiwum podany w sprawozdaniu GUS za 2012 r. (liczba zespołów, metraż i liczba jednostek inwentarzowych) nie odzwierciedla jedynie wzrostu zasobu o nabytki. Równie istotne, podobnie jak w poprzednich latach, są zmiany spowodowane inwentaryzowaniem i ewidencjonowaniem zasobu, związane ze sporządzaniem ewidencji skarbowej Rozmiar depozytów Tabela nr 2. Rozmiar depozytów Rozmiar depozytów ogółem Zmiany w rozmiarze depozytów w ciągu roku jednostki inw. metry jednostki inw. metry 247 0, , ,00 Razem 219 0,20 Przyjęcie do depozytu policyjnego 1 dokumentu papierowego zabezpieczonego przez Komendę Wojewódzką Policji w Krakowie, wycofanie z depozytu policyjnego 220 dokumentów odzyskanych przez Archiwum Państwowe w Krakowie. Strona 2 z 65

3 Tabela nr 3. Ważniejsze depozyty l.p. określenie depozytu rozmiar depozytu j. inw. mb określenie okresu przechowywania 1. Materiały zabezpieczone w związku z kradzieżą w Oddziale I (na Wawelu) 246 0,31 do dyspozycji organów ścigania 2. Akcja Banku Polskiego z ,01 do dyspozycji Prokuratury Rejonowej w Muszynie dla potrzeb prowadzonego postępowania W roku sprawozdawczym nie przejęto nowych depozytów Zasób opracowany ogółem Tabela nr 4. Rozmiar zasobu opracowanego rodzaj materiału archiwalnego metry bieżące jednostki inwentarzowe zasób opracowany ogółem liczba dokumentów elektronicznych liczba plików rozmiar w GB 1 materiały aktowe 4015, dokumenty pergaminowe i papierowe 3 dokumentacja techniczna 4 materiały kartograficzne , fotografie filmy nagrania dźwiękowe pieczęcie inne (materiały ikonograficzne) razem: 4016, Materiały w wierszach 2 9 należą zarówno do wyodrębnionych zbiorów, jak również stanowią jednostki archiwalne w innych zespołach. W ostatnich latach zmiana rozmiaru zasobu opracowanego w minimalnym stopniu wynika z ostatecznego opracowywania zespołów, ograniczonego ze względu na prace inwentaryzacyjne i ewidencyjne związane ze sporządzaniem ewidencji skarbowej. Zasadnicze zmiany związane są z decyzjami Komisji Metodycznej z lat , uznającymi wiele zespołów z zasobu Archiwum za nieopracowane, mimo posiadania wcześniej karty A. Komisja Metodyczna uznała, że brak Strona 3 z 65

4 wstępu do zatwierdzonego przed wielu laty inwentarza oraz fakt, iż inwentarz nie odpowiada zawartości akt, wykluczają uznawanie zespołu za ostatecznie uporządkowany Opracowanie zasobu archiwalnego w roku sprawozdawczym Tabela nr 5. Bieżące opracowanie całkowite oraz bieżąca inwentaryzacja 1 rodzaj materiału opracowano całkowicie zinwentaryzowano archiwalnego metry jednostki inw. Metry jednostki inw. 2 materiały aktowe , dokumenty pergaminowe i papierowe dokumentacja techniczna , materiały kartograficzne fotografie filmy nagrania dźwiękowe pieczęcie inne razem: , W związku z pracami związanymi z weryfikacją ewidencji w ramach przygotowywania ewidencji skarbowej zasobu całkowite opracowanie zawieszono. W ramach przygotowywania ewidencji skarbowej zasobu prowadzone są intensywne prace inwentaryzacyjne i ewidencyjne, które zmieniają bardzo korzystnie stan zewidencjonowania zasobu. Znaczną część ewidencji stanowią pomoce archiwalne sporządzone według nieaktualnych już przepisów metodycznych, ich nieprecyzyjność wymusza niejednokrotnie ponowne opracowanie pomocy ewidencyjnych, konieczność konfrontowania spisów z archiwaliami lub wręcz ponowną inwentaryzację niektórych zespołów. Powoduje to często wydzielanie nowych zespołów z już istniejących, zwiększanie lub zmniejszanie ilości jednostek poprzez rozdzielanie (akta sądowe dzielone na sprawy) lub łączenie jednostek aktowych oraz weryfikację metrażu. W celu ułatwienia dalszego opracowywania oraz udostępniania, pomoce są systematycznie wprowadzane do bazy IZA Zasób w toku opracowania Tabela nr 6. Centrala lp. nazwa zespołu rok początkowy oraz przewidywany rok końcowy opracowania 1 Archiwum Goetza Okocimskiego 2005 Nieustalony 2 Teki Antoniego Schneidera 2005 Nieustalony Oddział I na Wawelu, w zasobie którego znajdują się wszystkie zespoły w trakcie opracowywania, Strona 4 z 65

5 zakończył już prace nad sporządzaniem ewidencji skarbowej. Dla zespołów posiadających zweryfikowaną ewidencję nie przewiduje się w roku 2013 prac nad układem i wstępem, rezygnując z przedstawienia ich Komisji Metodycznej. Strona 5 z 65

6 2. TECHNICZNE ZABEZPIECZENIE ZASOBU 2.1. Konserwacja właściwa Tabela nr 7. Prace konserwatorskie lp. rodzaj prac konserwatorskich rodzaj obiektów liczba kart konserwatorskich obiekty w sztukach/ metrach 1. restauracja dokumentacja opisowa i fotograficzna, oczyszczenie, nawilżenie, prostowanie, wykonanie opakowania ochronnego dokumenty pergaminowe 81 k.k. 2. restauracja dokumentacja opisowa i fotograficzna, oczyszczenie, wzmocnienie strukturalne, uzupełnienie ubytków, prostowanie, scalenie kolorystyczne opakowanie ochronne materiały ikonograficzne 3 k.k. 3. restauracja dokumentacja opisowa i fotograficzna, oczyszczenie, odkwaszenie, uzupełnienie ubytków, prostowanie, opakowanie ochronne rękopisy i druki 43 k.k. 4. konserwacja zabezpieczająca dokumentacja, odkurzenie, prostowanie, umieszczenie w koszulkach ochronnych i teczkach ochronnych zbiorczych materiały geodezyjnokartograficzne 210 k.k. 5. konserwacja zabezpieczająca dokumentacja, oczyszczenie, zabezpieczenie matrycy, skanowanie, opakowanie ochronne klisze cynkotypowe 79 szt. 6. konserwacja zabezpieczająca dokumentacja, oczyszczenie, zabezpieczenie powierzchni, wykonanie opakowania ochronnego klocki drukarskie 174 szt. 7. konserwacja zabezpieczająca usunięcie reperacji, oczyszczenie mechaniczne, umieszczenie w koszulkach ochronnych i teczkach introligatorskich zbiorczych materiały fotograficzne 256 szt. przygotowanie akt do digitalizacji demontaż, oczyszczenie zszyta dokumentacja techniczna 11 szt. 8. demontaż obiektów z opraw ekspozycyjnych (rama+szkło), oczyszczenie obiektów materiały ikonograficzne 18 szt. 9. sklejenie mikrofilmów mikrofilmy pozytywowe (diazo) 6 szt. 10. konserwacja zabezpieczająca pieczęci pieczęcie woskowe 7 szt. 11. konserwacja zabezpieczająca tłoków pieczętnych tłoki z matrycą metalową 12 szt. Strona 6 z 65

7 2.2. Koszty materiałowe konserwacji właściwej w roku sprawozdawczym 8 981,18 Zł 2.3. Profilaktyka konserwatorska Tabela nr 8. Przedsięwzięcia profilaktyczne l.p. rodzaj przedsięwzięć profilaktycznych ilość akt w metrach 1. odkurzanie akt 3 646,61 2. umieszczanie akt w pudłach lub teczkach 1 103,30 3. inne: pakowanie jednostek archiwalnych w papier i tekturę 140,84 5. inne: odkwaszanie 41,70 6. inne: pakowanie akt w papier pakowy bezkwasowy 295,48 7. inne: umieszczanie fotografii w opakowania ochronne (w j.a.) j.a. 8. inne: zmiana opakowań mikrofilmów (w szt.) 107 szt. 9. inne: przemieszczanie akt w magazynach 792, inne: pomiar ksiąg na potrzeby wykonania indywidualnych pudeł (w szt.) 1890 szt Prace introligatorskie Tabela nr 9. Prace introligatorskie l.p. rodzaj prac ilość w sztukach 1. oprawy książkowe 8 2. pudła archiwalne teczki tekturowe wykonanie papierów klajstrowych Inne prace konserwatorskie i profilaktyczne: - Przygotowano 6 opinii nt. stanu zachowania dokumentów archiwalnych wytypowanych do wypożyczenia na wystawy czasowe. - Przeprowadzono 6 ekspertyz i wydano opinie nt. stanu zachowania oraz sposobu przechowywania dokumentacji aktowej w archiwach zakładowych i składnicach akt. - Przeprowadzono wewnętrzne kontrole stanu zachowania oraz warunków przechowywania zasobu archiwalnego w oddziałach AP w Krakowie. - Monitorowano stan zachowania materiałów archiwalnych. Typowano obiekty do restauracji, konserwacji zabezpieczającej oraz do konserwacji ratunkowej. - We wszystkich magazynach archiwalnych kontrolowano oraz rejestrowano parametry temperatury oraz wilgotności względnej powietrza. Warunki środowiskowe analizowano i zależnie od uzyskanych pomiarów podejmowano czynności zaradcze. - We wszystkich oddziałach AP w Krakowie wykonywano czynności związane z konserwacją zabezpieczającą zasobu archiwalnego. Prowadzono prace związane z oczyszczaniem akt, usuwaniem metalowych elementów, prostowaniem zagięć, wymianą obwolut oraz Strona 7 z 65

8 przepakowywaniem akt do nowych opakowań ochronnych. Zabiegi te były również wykonywane przed udostępnieniem akt w pracowniach naukowych oraz w trakcie ewidencjonowania zasobu. - Wykonywano zadania związane z przemieszczaniem akt podczas remontów magazynów oraz podczas reorganizacji sposobu przechowywania akt po instalacji nowych regałów oraz szufladowców mapowych. - We wszystkich oddziałach AP w Krakowie, realizowano projekt systematycznego oczyszczania magazynów archiwalnych. - W roku sprawozdawczym spaginowano stron i oznakowano pieczęcią własnościową stron, 323 księgi oraz fotografie Kopie zabezpieczające zasobu archiwum państwowego Tabela nr 10 rodzaj kopii Wykonawca liczba (w szt.) Mikrofilmy AP w Krakowie Skany AP w Krakowie Kwota nakładów na odpłatne zlecenia na wykonanie kopii zabezpieczających ,89 Zł Strona 8 z 65

9 3. NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY Ewidencja jednostek nadzorowanych W ewidencji nadzorowanych jednostek organizacyjnych z terenu właściwości miejscowej Archiwum Państwowego w Krakowie (obecnie Archiwum Narodowe w Krakowie) figuruje 668 jednostek organizacyjnych, w tym 356 państwowych i 312 samorządowych jednostek organizacyjnych. Ewidencja jednostek nadzorowanych prowadzona jest w formie bazy danych NADZÓR. Jednostki nadzorowane przez poszczególne oddziały Archiwum Państwowego w Krakowie Oddział w Tarnowie Ekspozytura w Nowym Targu - 92 Oddział VI Nadzoru Oddział w Nowym Sączu Oddział w Bochni - 50 Przygotowano potwierdzenie figurowania w wykazie jednostek wytwarzających materiały archiwalne dla Instytutu Zootechniki w Krakowie (NVI.411 1/12). W 2012 roku ustalono jako wytwarzające materiały archiwalne 7 nowych jednostek (4 państwowe, 3 samorządowe): 1. Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury (29/847) akt ustalenia wydany przez NDAP na wniosek APKr, 2. Miejski Ośrodek Kultury w Nowym Targu (32/848), 3. Pałac Młodzieży w Nowym Sączu (31/849), 4. Państwowe Gospodarstwo Leśne Nadleśnictwo Niepołomice (29/850), 5. SEWIK Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa Sp. z o.o. w Zakopanem (32/851), 6. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Krakowie Powiat Grodzki (29/852), 7. Uniwersytecki Szpital Ortopedyczno Rehabilitacyjny w Zakopanem (32/853). Strona 9 z 65

10 W 2012 roku z ewidencji jednostek nadzorowanych wykreślono 5 jednostek organizacyjnych (4 państwowe, 1 samorządową): 1. Agencja Rozwoju Gospodarczego Kraków Wschód Sp. z o.o. prywatyzacja (29/683), 2. Tarnowski Zarząd Dróg Miejskich w Tarnowie likwidacja (33/604), 3. Ośrodek Doskonalenia Kadr Służby Więziennej w Bartkowej likwidacja (31/823), 4. Ośrodek Doskonalenia Kadr Służby Więziennej w Zakopanem likwidacja (32/773), 5. Ośrodek Badawczo Rozwojowy Sprzętu Mechanicznego w Tarnowie (33/585) włączenie do Zakładów Mechanicznych TARNÓW S.A. w Tarnowie (33/679 jednostka sprywatyzowana, w Bazie Nadzór ze statusem W 2010 rok). W 2012 roku przesłano informacje o wykreśleniu z ewidencji jednostek nadzorowanych sprywatyzowanym Spółkom (jednostki wykreślone z ewidencji w okresie wcześniejszym): 1. Zakłady Azotowe w Tarnowie Mościcach S.A. (NVI.410 2/12), 2. Tarnowskie Wodociągi Sp. z o.o. (NVI.410 3/12), 3. Zakłady Mechaniczne Tarnów S.A. (NVI.410 4/12). W 2012 roku przeprowadzono 8 ekspertyz archiwalnych w związku z ustalaniem nowych jednostek organizacyjnych, jako wytwarzających materiały archiwalne. Według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. na terenie właściwości Archiwum archiwa wielozakładowe działają w następujących jednostkach organizacyjnych: 1. Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym S.A. w Krakowie (dla MPK S.A. i Krakowskiego Holdingu Komunalnego S.A.), 2. Urzędzie Gminy Jabłonka (dla Urzędu oraz podległych mu jednostek samorządowych), 3. Urzędzie Gminy Gdów (dla Urzędu i Związku Gmin Dolnego Dorzecza Rzeki Raby), 4. Sądzie Okręgowym w Krakowie (dla Sądu Okręgowego i sądów rejonowych z siedzibą w Krakowie), 5. Prokuraturze Okręgowej w Krakowie (dla Prokuratury Okręgowej i Prokuratur Rejonowych: Kraków Śródmieście Wschód i Kraków Śródmieście Zachód), 6. Sądzie Okręgowym w Nowym Sączu (dla Sądu Okręgowego w Nowym Sączu i Sądu Rejonowego w Nowym Sączu), 7. Sądzie Okręgowym w Tarnowie (dla Sądu Okręgowego w Tarnowie i Sądu Rejonowego w Tarnowie). W 2012 roku prowadzono również korespondencję z Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego w Krakowie Powiat Grodzki oraz z Wojewodą Małopolskim dotyczącą prowadzenia archiwum zakładowego przez PINB (NVI /12) i przechowywania akt powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego. W tej sprawie odbyły się także spotkania z przedstawicielami Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego (w dn i ). Strona 10 z 65

11 3.1. Zaległości w przejmowaniu materiałów archiwalnych Wykazane w sprawozdaniu ilości materiałów archiwalnych podane zostały na podstawie danych z bazy Nadzór oraz z protokołów kontroli, w związku z realizacją priorytetów Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, stąd różnice w podanych poniżej ilościach w stosunku do poprzednich sprawozdań (także w sprawozdaniu statystycznym w dziale 3 części A rubryki 05 i 08), w których podawano wcześniej dane szacunkowe: Tabela nr 11. Rozmiar nieprzejętych materiałów archiwalnych rodzaj wytwórcy materiałów archiwalnych państwowe rozmiar materiałów archiwalnych j. inw mb. przyczyny nieprzejęcia nieuporządkowanie materiałów archiwalnych 2) brak danych 7271, zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich 3) przetrzymywanie materiałów archiwalnych 4) brak miejsca w magazynach archiwum państwowego 5) inne przyczyny 6) samorządowe brak danych 2157,29 por. uwagi zawarte powyżej Rozmiar łączny: 9428,84 1) Uwagi: 1) Podana ilość materiałów archiwalnych do przejęcia ma częściowo nadal charakter szacunkowy, na co ma wpływ przede wszystkim niezadowalający stan uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji w archiwach zakładowych. Zdarza się, że dokumentacja kwalifikowana jest do niewłaściwych kategorii archiwalnych lub też w ogóle nie ma oznaczeń kategorii archiwalnej, przez co traktowana jest jako dokumentacja nierozpoznana. 2) Nieuporządkowanie materiałów archiwalnych: Główną przyczyną nieprzejmowania materiałów archiwalnych przez Archiwum jest ich nieuporządkowanie i nieprawidłowe zewidencjonowanie oraz duże zaległości jednostek organizacyjnych w tym zakresie. W zdecydowanej większości jest to skutkiem przejmowania na stan archiwów zakładowych dokumentacji nieprawidłowo uporządkowanej z błędnie sporządzoną ewidencją lub gromadzenia w archiwum akt nieuporządkowanych i pozbawionych ewidencji. W związku z tym jednostki organizacyjne zmuszone są prowadzić (lub zlecać podmiotom zewnętrznym) kompleksowe prace porządkowo ewidencyjne, które często są długotrwałe i wymagają nakładu dodatkowych środków finansowych. Wykonywane w archiwach zakładowych jednostek organizacyjnych prace (najczęściej będące skutkiem realizacji zaleceń pokontrolnych) obciążają także pracowników Oddziału licznymi konsultacjami, analizami przedkładanej ewidencji i ekspertyzami archiwalnymi. Częstym Strona 11 z 65

12 zjawiskiem są także problemy metodyczne wynikające ze specyfiki porządkowanego zasobu, które wymagają rozstrzygania przez pracowników Oddziału. W 2012 r. nieuporządkowanie materiałów archiwalnych i zaległości w tym zakresie stwierdzono w trakcie kontroli archiwalnych m.in. w: Agencji Rozwoju Gospodarczego Kraków Wschód Sp. z o.o., Zarządzie Dróg Wojewódzkich w Krakowie, Szpitalu Uniwersyteckim w Krakowie, Zespole Elektrowni Wodnych S.A. w Niedzicy, Zespole Szkół Ogólnokształcących w Nowym Targu, Fabryce Silników Elektrycznych Tamel S.A. w Tarnowie, Firmie Oponiarskiej Dębica S.A. w Dębicy. 3) Zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich Na zaległości w przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum ma także wpływ przestrzeganie zaleceń konserwatorskich odnośnie przejmowania dokumentacji, dotyczących przede wszystkim usuwania elementów metalowych, umieszczania dokumentacji w teczkach i pudłach z tektury bezkwasowej. Zdarza się, że przed przekazaniem materiałów konieczne jest przeprowadzanie zabiegów konserwatorskich akt. Czynności te wiążą się z dodatkowymi kosztami. W 2012 r. zły stan fizyczny dokumentacji stwierdzono w: Prokuraturze Okręgowej i prokuraturach rejonowych w Krakowie (dotyczy to głównie urządzeń ewidencyjnych), Sądzie Okręgowym i sądach rejonowych w Krakowie (dotyczy głównie urządzeń ewidencyjnych), wydziałach ksiąg wieczystych sądów rejonowych (dotyczy ksiąg wieczystych dawnych), Zakładach Budowy Maszyn i Aparatury im. L. Zieleniewskiego S.A. w Krakowie, firmie Pro Car Zbigniew Doniec w Krakowie (dotyczy dokumentacji po Cementowni Nowa Huta S.A. w Krakowie), Urzędzie Gminy Czorsztyn zs. w Maniowach, Urzędzie Stanu Cywilnego w Nowym Targu, Sądzie Rejonowym w Dębicy, Prokuraturze Rejonowej w Dębicy. 4) Przetrzymywanie materiałów archiwalnych: Część jednostek organizacyjnych nie przekazuje materiałów archiwalnych do Archiwum. Są to przede wszystkim podmioty prywatne, szkoły i placówki oświatowe z długoletnią tradycją, wydziały ksiąg wieczystych sądów rejonowych. Szkoły i placówki oświatowe z długoletnią tradycją, po uporządkowaniu swojego zasobu, doceniają jego wartość i związku z tym, jak również z uwagi na organizowanie różnego rodzaju uroczystości nie chcą pozbyć się istotnej dokumentacji. Wydziały ksiąg wieczystych sądów rejonowych nie przekazują tzw. dawnych ksiąg do Archiwum z uwagi na konieczność wykonania długotrwałych prac porządkowych i ewidencyjnych. Część z ksiąg wymaga także przeprowadzenia zabiegów konserwatorskich i introligatorskich. Prace te wymagają także zaangażowania środków finansowych. Dodatkowo część ksiąg, w których zapisy utraciły moc prawną, została fizycznie złączona (zszyta) w trakcie zabiegów introligatorskich z księgami, które nie utraciły jeszcze mocy prawnej. Odrębny problem stanowią jednostki sprywatyzowane przechowujące państwowy zasób archiwalny, które często uznają tę dokumentację za własną. W związku z tym występują duże trudności w wyegzekwowaniu rozliczenia się przez te podmioty z odziedziczonych materiałów archiwalnych (w szczególności dotyczy to dokumentacji technicznej i technologicznej). Równocześnie duże koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych do Strona 12 z 65

13 przekazania do Archiwum (konieczność zlecania prac porządkowo ewidencyjnych, zakup odpowiednich opakowań ochronnych) są dla jednostek organizacyjnych barierą w przekazaniu przechowywanych materiałów archiwalnych. W 2012 r. stwierdzono przetrzymywanie materiałów archiwalnych m.in. w Wydawnictwie Literackim Sp. z o.o. w Krakowie, wydziałach ksiąg wieczystych sądów rejonowych, Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie, Firmie Oponiarskiej Dębica S.A. w Dębicy, Urzędzie Miasta Jordanowa, Liceum Plastycznym w Nowym Wiśniczu, Zakładach Budowy Maszyn i Aparatury im. L. Zieleniewskiego S.A. w Krakowie, Kopalni Surowców Skalnych Klęczany Sp. z o.o. 5) Brak miejsca w magazynach archiwalnych Oddział w Bochni nie przejmował na bieżąco materiałów archiwalnych ze względu na brak rezerwy magazynowej (za wyjątkiem akt z Urzędów Stanu Cywilnego i zlikwidowanych jednostek). Problem braku miejsca na razie nie dotyczy pozostałych oddziałów. 6) Inne przyczyny nieprzejmowania materiałów archiwalnych: Trudności z wyegzekwowaniem przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum wynikają, poza zaległościami w porządkowaniu akt, także z niedostatecznej obsady etatowej archiwów zakładowych. Archiwiści zakładowi, często wykonujący te czynności w ramach niewielkiej części etatu, nie są w stanie poświęcić wystarczającej ilości czasu, aby spełnić wymogi prawidłowego przygotowania dokumentacji kat. A do przekazania do Archiwum. Nie zawsze też dysponują odpowiednim przeszkoleniem, aby powyższe prace wykonywać prawidłowo, co skutkuje koniecznością dokonywania licznych korekt w sposobie uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji. Obciąża to także pracowników Archiwum koniecznością udzielania konsultacji. Zdecydowanie niewystarczająca obsługa kadrowa dotyczy archiwów szpitali (np. Szpital Uniwersytecki w Krakowie, Uniwersytecka Klinika Stomatologiczna w Krakowie), jak również urzędów gmin. W przypadku podmiotów prywatnych podstawowym problemem przy przekazywaniu materiałów archiwalnych jest brak środków finansowych na prace związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum (np. Agencja Rozwoju Gospodarczego Kraków Wschód Sp. z o.o. w Krakowie). Kolejnym powodem wolnego tempa przekazywania materiałów archiwalnych jest duża ilość dokumentacji, w związku z tym prace porządkowo ewidencyjne rozłożone są na dłuższy czas (np. jest to w dalszym ciągu ArcelorMittal Poland S.A., jak również MIASTOPROJEKT KRAKÓW Sp. z o.o., Biuro Studiów i Projektów Energetycznych ENERGOPROJEKT KRAKÓW S.A.). W przypadku dokumentacji technicznej nieprzekazywanie materiałów archiwalnych spowodowane jest także koniecznością wykonywania egzemplarzy archiwalnych z matryc, co jest zarówno pracochłonne, jak i kosztowne (np. dokumentacja Instytutu Odlewnictwa w Krakowie przechowywana w Specodlew Sp. z o.o.). Innym problemem w przejmowaniu materiałów archiwalnych z prywatnych podmiotów jest brak prawnych i faktycznych możliwości wyegzekwowania uporządkowania i przekazania materiałów archiwalnych (np. Cementownia Nowa Huta S.A. w Krakowie) albo braku woli przekazania przez podmiot często cennej dokumentacji (np. Zakłady Budowy Maszyn i Aparatury im. L. Zieleniewskiego S.A. w Krakowie, Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Krakowie). Strona 13 z 65

14 W 2012 roku prowadzono korespondencję dotyczącą przekazania przez Kuratorium Oświaty w Krakowie akt S. Marusarza jego rodzinie. Po interwencji Archiwum w tej sprawie, akta zostały przejęte przez Archiwum. O tej sprawie informowano także Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych. Prowadzono również ustalenia w sprawie przejęcia akt ze Szkoły Podstawowej nr 18 w Krakowie (NVI.51 8/12), korespondencję z ABW, Sądem Okręgowym i Prokuraturą Okręgową w Krakowie w sprawie dokumentacji Spółki Steelbaco LTD Sp. z o.o. (NVI.51 18/11). W 2012 roku prowadzono także działania mające na celu przejęcie z Małopolskiego Centrum Kultury Sokół w Nowym Sączu filmów ze Spółki NEWAG S.A. (NVI.51 15/11), które w efekcie zostały przekazane do Archiwum. Przekazywano również wyjaśnienia dla NDAP w sprawie dokumentacji zlikwidowanego Technikum Tkactwa Artystycznego w Zakopanem (NVI /12). Ponadto w 2012 roku prowadzono korespondencję z NDAP dotyczącą sprawy sądowej przeciwko Krakowskiemu Zakładowi Witrażów S.G. Żeleński Sp. z o.o. W tej sprawie przygotowywano również informację dla Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa, na polecenie której przeprowadzono także 2 ekspertyzy w Związku Lustracyjnym Spółdzielni Pracy Delegaturze Regionalnej w Krakowie (18 i ). Ponadto przygotowywano szczegółowe, obszerne wyjaśnienia dla Sądu Okręgowego odnoszące się do żądań Archiwum w stosunku do Krakowskiego Zakładu Witrażów S.G. Żeleński Sp. z o.o. W 2012 roku wydano zgody na dalsze przechowywanie materiałów archiwalnych, dla: 1. Urzędu Gminy Igołomia Wawrzeńczyce dokumentacja uwłaszczeniowa, w tym akty własności ziemi (NVI.431 2/12), 2. Urzędu Gminy Iwanowice dokumentacja uwłaszczeniowa w tym akty własności ziemi (NVI.431 3/12), 3. Urzędu Miasta i Gminy Skawina dokumentacja uwłaszczeniowa w tym akty własności ziemi (NVI.431 4/12), 4. Urzędu Miasta i Gminy Skała dokumentacja uwłaszczeniowa w tym akty własności ziemi (NVI.431 5/12), 5. Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Oddział Regionalny w Krakowie akta b. Oddziałów w Tarnowie i Nowym Sączu (NVI.431 9/10), 6. Polskiego Wydawnictwa Muzycznego S.A. umowy wydawnicze (NVI.431 7/12), 7. Urzędu Gminy w Kłaju dokumentacja uwłaszczeniowa w tym akty własności ziemi (NVI /12). W 2012 roku przygotowano także opinię dla NDAP do wniosku Fundacji Miejski Ogród i Park Zoologiczny w Krakowie o powierzenie materiałów archiwalnych (NVI.430 1/12) Skuteczność nadzoru archiwalnego W 2012 roku przeprowadzono 241 kontroli archiwalnych (w 2011 roku 236 kontroli) w tym: 161 kontroli ogólnych, 69 kontroli problemowych oraz 11 kontroli sprawdzających (na 230 jednostek ujętych w planie kontroli i w aneksie do planu). Na polecenie NDAP przeprowadzono kontrole w powiatowych ośrodkach dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej. Zamiast kontroli przeprowadzono 1 ekspertyzę dotyczącą dokumentacji Cementowni Nowa Huta S.A. w Krakowie. Kontynuowano również 1 kontrolę z IV kwartału 2011 r. Dodatkowo przeprowadzona Strona 14 z 65

15 została ekspertyza archiwalna w Muzeum Regionalnym Ziemi Limanowskiej w Limanowej z uwagi na nieprawidłowości w zarządzaniu dokumentacją w Muzeum Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych. Większość jednostek organizacyjnych przekazuje regularnie informacje o stopniu realizacji zaleceń pokontrolnych w przewidzianych terminach. Zdarza się jednak brak reakcji na zalecenia (np. Krakowskie Zakłady Sprzętu Ortopedycznego Sp. z o.o. w Krakowie, USC Świątniki Górne, I Liceum Ogólnokształcące im. Bartłomieja Nowodworskiego w Krakowie). Pracownicy Archiwum monitorują na bieżąco realizację zaleceń pokontrolnych w kontrolowanych jednostkach organizacyjnych. W tym zakresie przygotowywano: pisma akceptujące przedkładane harmonogramy wykonania zaleceń, przedłużenia terminu wykonania zaleceń, pisma zawierające analizy przedłożonych informacji o wykonanych zaleceniach i oceny przesyłanej ewidencji archiwów zakładowych, monity do jednostek, jak również pisma podsumowujące wykonanie zaleceń pokontrolnych. Czynności te dotyczyły zarówno jednostek kontrolowanych w 2012 r., jak i w latach poprzednich. W przypadku istotnych problemów, dostrzeżonych w trakcie kontroli, informowana jest jednostka nadrzędna (np. Izba Skarbowa w Krakowie). W 2012 r. informowano Marszałka Województwa Małopolskiego o braku reakcji przez Krakowskiego Biura Geodezji i Terenów Rolnych w Krakowie na zalecenia pokontrolne oraz Prezydenta Miasta Krakowa o niewykonywaniu zaleceń pokontrolnych przez Muzeum Inżynierii Miejskiej w Krakowie. Zalecenia pokontrolne ukierunkowane są na całościowe uregulowanie postępowania z dokumentacją w danej jednostce organizacyjnej, poczynając od właściwego stosowania przepisów kancelaryjnych na stanowiskach pracy do wywiązania się z obowiązku przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Szczególnie trudną sytuację w zakresie postępowania z dokumentacją odnotowuje się w jednostkach, które mają duży zasób archiwalny w stanie nieuporządkowanym, bez prawidłowej ewidencji i zmuszone są wykonywać kompleksowe prace porządkowo ewidencyjne. W pozostałych instytucjach zalecenia ukierunkowane są głównie na korygowanie efektów działań podejmowanych w zakresie postępowania z dokumentacją. Dodatkowo, w ramach zaleceń pokontrolnych wydawanych dla urzędów miast i gmin oraz inspekcji wojewódzkich zwracano uwagę na obowiązek prowadzenia stopniowej weryfikacji kwalifikacji archiwalnej dokumentacji oraz dostosowania lokalu archiwum zakładowego do wymogów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). Bardzo duże trudności kontrolowanym jednostkom sprawia prawidłowe uporządkowanie i zewidencjonowanie dokumentacji. Świadczą o tym przedkładane do wiadomości Archiwum spisy zdawczo odbiorcze dokumentacji (zawierające błędy) oraz prowadzona korespondencja pokontrolna. Pracownicy Archiwum przeprowadzali analizy przedłożonej ewidencji i liczne konsultacje, a także przygotowywali pisma do jednostek w związku z dostrzeżonymi nieprawidłowościami. W 2012 roku przeprowadzano także kontrole rozpoznawcze w podmiotach powołanych pod nadzór archiwalny w poprzednim roku. Generalnie w odniesieniu do tych jednostek stwierdzono, że wzrosła świadomość ich kadry kierowniczej w odniesieniu do obowiązków wynikających z ustawy archiwalnej, będąca także efektem przeprowadzonych ekspertyz archiwalnych przed ustaleniem podmiotów jako wytwarzających materiały archiwalne. W większości tych jednostek ustalono, że zorganizowały one archiwa zakładowe, ale magazyny archiwalne wymagają uzupełnienia wyposażenia. Niektóre z podmiotów uzgodniły albo wystąpiły jeszcze przed Strona 15 z 65

16 rozpoczęciem kontroli archiwalnej o uzgodnienie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych (np. Staromiejskie Centrum Kultury Młodzieży w Krakowie, Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie). Kontrole archiwalne w 2012 objęły większość krakowskich sądów rejonowych i wydziałów ksiąg wieczystych działających w obrębie tych sądów. Ustalono, że sądy generalnie nie przekazały do archiwum państwowego tzw. dawnych ksiąg wieczystych. Księgi są w znacznej części w złym stanie fizycznym (zniszczone oprawy, uszkodzenia mechaniczne kart). Problem ten dotyczy wszystkich wydziałów ksiąg wieczystych krakowskich sądów, w związku z czym zalecono konserwację ksiąg. Największe trudności z realizacją zaleceń pokontrolnych występują w podmiotach prywatnych, które przechowują nadal państwowy zasób archiwalny (w związku z brakiem podstaw prawnych w obowiązującej ustawie archiwalnej do skutecznego ich egzekwowania). Zdarza się, że jednostki te negują fakt bycia sukcesorami przedsiębiorstw państwowych i w związku z tym uchylają się od obowiązków wynikających z tego faktu. Trudności związane z wyegzekwowaniem prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji występują zwłaszcza w jednostkach z dużym zasobem i zaległościami w tym zakresie (odnosi się to nie tylko do materiałów archiwalnych, ale także do akt osobowych pracowników i dokumentacji płacowej). Często jednostki prywatne uważają dokumentację wchodzącą do państwowego zasobu archiwalnego za swoją własność, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji technicznej i technologicznej (np. dokumentacja b. Krakowskiej Fabryki Aparatów Pomiarowych w Krakowie). Zdarza się także, że jednostki prywatne nie posiadają (z różnych względów) kompletu dokumentacji po przedsiębiorstwach państwowych, a ustalenie losów tej dokumentacji jest często utrudnione. Ponadto w przypadku zlikwidowanych jednostek, których dokumentacja, w tym materiały archiwalne, została przekazana na odpłatne przechowywanie firmom przechowalniczym brak możliwości wyegzekwowania od tych firm przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum (np. akta Petroinform Sp. z o.o.) Szacunkowy zakres stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. W 2012 r. nadal liczne jednostki organizacyjne, w szczególności instytucje samorządowe, przedkładały do uzgodnienia przepisy kancelaryjno archiwalne. W szczególności przesyłane są do zatwierdzenia instrukcje kancelaryjne i archiwalne podmiotów, które w okresie wcześniejszym uzgodniły jedynie jednolite rzeczowe wykazy akt. Ponadto, w związku ze zmianami w kompetencjach jednostki, często występowano o dokonanie zmian w wykazach akt (np. ośrodki pomocy społecznej, urzędy skarbowe). Zarejestrowano także sprawy uzgodnienia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych jednostek organizacyjnych, które zostały powołane pod nadzór archiwalny w 2011 roku. Niektóre z nich wystąpiły o uzgodnienie przepisów jeszcze przed przeprowadzeniem kontroli archiwalnej albo przed wydaniem zaleceń pokontrolnych (np. Narodowe Centrum Nauki w Krakowie, Szkoła Podstawowa Nr 80 w Krakowie, Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Krakowie). W trakcie kontroli archiwalnych przeprowadzono rozpoznanie w zakresie stosowania systemów elektronicznego zarządzania dokumentami oraz stosowania systemów wspomagających zarządzanie dokumentacją. W wyniku kontroli archiwalnych ustalono, że podstawowym systemem zarządzania dokumentacją jest system tradycyjny. W Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie stosowany jest elektroniczny system zarządzania dokumentami. Urząd planuje wdrożenie systemu EZD w wojewódzkich inspekcjach. Ustalono także, że w części gmin powiatu nowosądeckiego wdrażany jest system EZD SIDAS. Pozostałe instytucje stosują w Strona 16 z 65

17 większości systemy wspomagające zarządzanie dokumentacją (np. Powiatowa Stacja Sanitarno Epidemiologiczna w Krakowie, Szpital Uniwersytecki w Krakowie, Uniwersytecka Klinika Stomatologiczna w Krakowie, Turbo EWID w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru Starostwa Powiatowego w Dąbrowie Tarnowskiej). W wyniku kontroli przeprowadzonych w 2012 roku w urzędach skarbowych ustalono, że podstawowym problemem jest brak przepisów kancelaryjnych i archiwalnych uwzględniających elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją, wprowadzone w urzędach oraz brak całościowej nowelizacji jednolitych rzeczowych wykazów akt. W związku z tym, w większości urzędów ustalono, iż wprowadzają one instrukcje obiegu dokumentów, w których pojawiają się regulacje właściwe dla instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. O tych problemach informowano także Izbę Skarbową w Krakowie. Często są też zmieniane wykazy akt bez uzgodnienia z Archiwum Państwowym. Kolejnym problemem urzędów skarbowych jest kwestia zapewnienia odpowiedniej rezerwy wolnego miejsca na dopływy akt. Nieprawidłowości te uwzględniono w zaleceniach pokontrolnych. Ustalono, że w urzędach skarbowych, inaczej niż w większości innych podmiotów, na obsługę archiwum zakładowego przeznaczany jest przynajmniej jeden etat, a nie część etatu albo wykonywanie funkcji archiwisty w ramach zakresu czynności. W 2012 roku przeprowadzono także kontrole w części urzędów miast i gmin, w wyniku których stwierdzono, że urzędy dokonały wyboru systemu zarządzania dokumentacją i wyznaczyły koordynatora czynności kancelaryjnych. Jednakże weryfikacja kwalifikacji archiwalnej akt przeprowadzana jest generalnie w trakcie przekazywania akt przez komórki organizacyjne do archiwum oraz w czasie opracowywania wniosków o wyrażenie zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, ale nie zawsze. Niektóre z urzędów nie rozpoczęły jeszcze weryfikacji kwalifikacji archiwalnej dokumentacji Prawidłowość brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Liczba wniosków o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej składanych przez jednostki organizacyjne nadal utrzymuje się na wysokim poziomie. W teczce rzeczowej 403 zarejestrowano łącznie 1575 spraw, w podteczce spraw dot. dokumentacji niejawnej. Z kolei w teczce rzeczowej 420 zarejestrowano 71 wniosków o wydanie opinii dotyczącej brakowanej dokumentacji (w tym wnioski dot. dokumentacji przechowywanej w Archiwum na podstawie umów cywilnoprawnych). W 2012 roku wydano 1275 zgód na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej dla jednostek państwowych i samorządowych oraz 61 opinii o niszczonej dokumentacji podmiotów prywatnych. W okresie sprawozdawczym przeprowadzono 104 ekspertyzy archiwalne związane z brakowaniem dokumentacji. W ich trakcie szczegółowo przeglądnięto ok. 630,75 mb dokumentacji, z czego do materiałów archiwalnych zakwalifikowano ok. 47,05 mb. Dostrzeżono poprawę jakości składanych wniosków pod względem formalnym. Nadal najczęstszymi błędami w przygotowanych wnioskach są: nieuwzględnianie podziału dokumentacji według zespołów archiwalnych oraz niepełne opisy teczek, często sprowadzały się do haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt. Z tego względu jednostki organizacyjne muszą dokonywać korekt w przedłożonych wnioskach, po wcześniejszych konsultacjach z pracownikami Archiwum. Zauważyć należy duże zainteresowanie konsultacjami w zakresie kwalifikacji dokumentacji oraz prawidłowości sporządzania spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na zniszczenie. Systematyczność brakowania dokumentacji w poszczególnych jednostkach organizacyjnych jest zróżnicowana i trudno wprowadzać jakiekolwiek uogólnienia. Stwierdzić można jedynie, że prowadzonym pracom porządkowym w archiwach zakładowych towarzyszy brakowanie dokumentacji. Zdarza się jednak, iż jednostki rozpoczynają prace Strona 17 z 65

18 porządkowe od brakowania dokumentacji niearchiwalnej, zamiast od wydzielenia i prawidłowego uporządkowania kompletu materiałów archiwalnych. Wzrasta także świadomość jednostek państwowych i samorządowych nieustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne, że zniszczenie jakiejkolwiek dokumentacji nie może odbyć się bez zgody Dyrektora Archiwum. W trakcie przeprowadzonych w 2012 r. kontroli archiwalnych stwierdzono także niszczenie dokumentacji bez uzyskania zgody Archiwum, przy czym dotyczyło ono dokumentacji niearchiwalnej (plany urlopowe, wnioski urlopowe, dokumentacja księgowa) w Staromiejskim Centrum Kultury Młodzieży w Krakowie. W 2012 roku skierowano dwa zawiadomienia do Prokuratury w sprawie niszczenia dokumentacji przez Urząd Miasta Krakowa (znak: DN.024 1/12) oraz w sprawie podejrzenia zniszczenia dokumentacji w Krakowskim Szpitalu Specjalistycznym im. Jana Pawła w Krakowie (DN.024 2/12). W sprawie przeciwko Urzędowi Miasta Krakowa składano zeznania oraz przygotowano zażalenie na postanowienie o odmowie wszczęcia śledztwa. W Archiwum Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji w zakresie brakowania dokumentacji niearchiwalnej angażowana jest wyłącznie w odniesieniu do spraw trudnych oraz gdy brakowaniu podlega dokumentacja kategorii B25. Komisja decyduje o kwalifikacji dokumentacji, przede wszystkim w przypadku likwidowanych jednostek organizacyjnych oraz określa zasady w zakresie postępowania z dokumentacją. W 2012 roku odbyło się 6 posiedzeń Komisji Liczba etatów archiwum państwowego zaangażowanych w działalność nadzorczą 14,50 etatu Czynności z zakresu nadzoru archiwalnego wykonywały 22 osoby, przy czym w pełnym wymiarze godzin nadzorem archiwalnym zajmowało się 9 osób Likwidacje nadzorowanych jednostek organizacyjnych Wykazane w tabeli 12 w sprawozdaniu ilości materiałów archiwalnych, podane zostały na podstawie danych z bazy Nadzór, stąd różnice w podanych poniżej ilościach, w stosunku do poprzednich sprawozdań, w których podawano dane szacunkowe. Tabela nr 12. Skutki likwidacji jednostek nadzorowanych. rodzaj jednostek państwowe samorządowe liczba jednostek 4 1 rozmiar dokumentacji do przejęcia 2996,06 mb 9,71 mb rozmiar dokumentacji przejętej 129,07 mb tj j.a. oraz 2228 j.a. 0,50 mb rozmiar dokumentacji użyczonej 210,35 mb 1) fonogramów muzycznych (na kasetach i taśmach), 4057 fonogramów słownych na taśmach 2555 fonogramów słownych na kasetach i płytach CD 340 taśm i płyt CD z efektami dźwiękowymi; 2396 jedn.inw. nagrań, tytułów filmów, jedn. inw. fotografii liczba umów użyczenia 2 1) rozmiar dokumentacji użyczonej został podany w oparciu o dane z kontroli przeprowadzonych w 2012 roku, przy czym ma on częściowo charakter szacunkowy, ponieważ jednostki publicznej radiofonii i telewizji rozpoczęły wydzielanie użyczonych materiałów archiwalnych z całości zasobu archiwalnego, ale prace te nie zostały jeszcze zakończone (nie zawsze wydzielono fizycznie dokumentację objętą umową użyczenia). Strona 18 z 65

19 Według stanu na 31 grudnia 2012 roku zawarte są dwie umowy użyczenia zbiorów archiwalnych z: Polskim Radiem Regionalną Rozgłośnią w Krakowie Radio Kraków S.A. oraz Telewizją Polską S.A. Oddział w Krakowie. Jednostki państwowe i samorządowe figurujące w ewidencji jednostek nadzorowanych, których likwidację (lub prywatyzację) odnotowano bez rozliczenia się z materiałów archiwalnych (zmiana statusu z N na W w bazie NADZÓR): 1. Agencja Rozwoju Gospodarczego Kraków Wschód Sp. z o.o. prywatyzacja (29/683), 2. Ośrodek Doskonalenia Kadr Służby Więziennej w Bartkowej likwidacja (31/823), 3. Ośrodek Badawczo Rozwojowy Sprzętu Mechanicznego w Tarnowie (33/585) został włączony do Zakładów Mechanicznych TARNÓW S.A. w Tarnowie (33/679 jednostka sprywatyzowana, w bazie Nadzór ze statusem W 2010 r.). Jednostki, które wykreślono z ewidencji w okresie sprawozdawczym i rozliczyły się z materiałów archiwalnych (zmiana statusu z N na I w bazie NADZÓR), wliczona do tabeli 12: 1. Ośrodek Doskonalenia Kadr Służby Więziennej w Zakopanem likwidacja (32/773), 2. Tarnowski Zarząd Dróg Miejskich w Tarnowie likwidacja (33/604). Jednostki wykreślone z ewidencji w latach wcześniejszych, dla których odnotowano rozliczenie się z materiałów archiwalnych (zmiana statusu z W na I w bazie NADZÓR), wliczone do tabeli 12: 1. Polskie Zakłady Zbożowe PZZ S.A. w Krakowie (29/278), 2. Przedsiębiorstwo Budownictwa Wodno Inżynieryjnego w Krakowie (29/154), 3. Instytut Biotechnologii Surowic i Szczepionek BIOMED S.A., W 2012 roku prowadzono korespondencję w sprawach kwalifikacji dokumentacji zlikwidowanych nienadzorowanych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych (w 59 sprawach). W związku z tym przeprowadzono także 3 ekspertyzy archiwalne dokumentacji. Sprawy likwidacji dotyczyły w zdecydowanej większości dotyczyły szkół i placówek oświatowych. Ponadto prowadzono korespondencję i wydawano opinie w sprawach kwalifikacji dokumentacji zlikwidowanych prywatnych jednostek organizacyjnych, w tym także głównie szkół i placówek oświatowych, spółdzielni mieszkaniowych, stowarzyszeń (łącznie prowadzono 22 sprawy). Ponadto w 2012 roku prowadzono korespondencję z NDAP dotyczącą sprawy sądowej przeciwko Krakowskiemu Zakładowi Witrażów S.G. Żeleński Sp. z o.o. W tej sprawie przygotowywano również informację dla Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa, na polecenie której przeprowadzono także 2 ekspertyzy w Związku Lustracyjnym Spółdzielni Pracy Delegaturze Regionalnej w Krakowie (18 i ). Ponadto przygotowywano szczegółowe, obszerne wyjaśnienia dla Sądu Okręgowego odnoszące się do żądań Archiwum w stosunku do Krakowskiego Zakładu Witrażów S.G. Żeleński Sp. z o.o Przepisy kancelaryjno archiwalne W 2012 roku zarejestrowano 500 spraw w teczce rzeczowej 401 (w spraw, a sprawy), dotyczących uzgodnienia łącznie 1208 przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. Uzgodniono (zatwierdzono) bardzo dużą ilość przepisów i ich zmian 1323 (w 2011 roku 1297, a w 2010 roku 350 przepisów wraz z ich zmianami). W teczce rzeczowej NVI.420 zarejestrowano 3 sprawy dot. zaopiniowania 6 przepisów dla jednostek prywatnych. Strona 19 z 65

20 1400 Uzgadnianie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w latach Liczba zarejestrowanych spraw Liczba uzgodnionych przepisów Liczba uzgodnionych zmian w przepisach Nadzorowane jednostki organizacyjne Tabela nr 13. Liczba przepisów zatwierdzonych rodzaj jednostek Państwowe samorządowe rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne instrukcje archiwalne 9 11 wykazy akt razem: Nienadzorowane jednostki organizacyjne Tabela nr 14. Liczba przepisów zaopiniowanych rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne instrukcje archiwalne 405 wykazy akt razem: Niepaństwowe i niesamorządowe jednostki organizacyjne Tabela nr 14a. Liczba przepisów zaopiniowanych rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne 1 instrukcje archiwalne 1 wykazy akt 1 razem: 3 Strona 20 z 65

21 Inne czynności związane z uzgadnianiem przepisów. W związku z uzgadnianiem przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wypełniano karty informacyjne dla prowadzonych spraw przepisów i przesyłano je do NDAP, prowadzono liczne konsultacje osobiste, telefoniczne i mailowe (ujęte w tabeli nr 16). Kontynuowano też prace mające na celu opracowanie wzorów przepisów (dla żłobków, szkół, przedszkoli i bibliotek, powiatowych urzędów pracy, instrukcji dla powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego). W nowych wzorach instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych uwzględniano zapisy dotyczące postępowania z dokumentami elektronicznymi i informatycznymi nośnikami danych. W tym zakresie znowelizowano też instrukcje dla szkół i przedszkoli oraz bibliotek Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Liczba wydanych zgód i opinii na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w 2012 roku Oddział VI Nadzoru 1 59 Oddział w Bochni 0 92 Oddział w Nowym Sączu Ekspozytura w Nowym Targu Oddział w Tarnowie liczba wydanych opinii liczba wydanych zgód Tabela nr 15. Liczba wniosków zatwierdzonych lub zaopiniowanych rodzaj jednostek wnioski zatwierdzone wnioski zaopiniowane państwowe i samorządowe 1275 niepaństwowe, niesamorządowe 61 W związku z prowadzonym brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w 2012 roku opracowano: pisma informujące jednostki o błędach we wnioskach o wydanie zgody na zniszczenie dokumentacji lub odmawiające wydania zgody, pisma w sprawie kwalifikacji dokumentacji ujętej we wnioskach na brakowanie, informacje dla Kancelarii Radcy Prawnego dot. zgody wydanej w 2004 r. dla Urzędu Miasta Krakowa (NVI /12), informację dla NDAP dotyczącą prawidłowości brakowania dokumentacji w Urzędzie Statystycznym w Krakowie, opinię dla NDAP w sprawie zgody generalnej dla ZUS Oddział w Tarnowie, opinię dla NDAP w sprawie zgody generalnej dla ZUS Oddział w Nowym Sączu. Strona 21 z 65

22 Dodatkowo zorganizowano spotkanie z kierownikiem Archiwum Urzędu Miasta Krakowa w sprawie wniosków, które odrzucono z uwagi na liczne błędy (w dn r.). Ponadto udzielano konsultacji dotyczących brakowania dokumentacji pracownikom jednostek (ujęte w tabeli 16) Przedsięwzięcia edukacyjne z zakresu kształtowania narastającego zasobu W 2012 roku Archiwum Państwowe w Krakowie zorganizowało dwa kursy kancelaryjnoarchiwalne pierwszego stopnia. Lp. Termin Temat Kurs kancelaryjno archiwalny pierwszego stopnia Kurs kancelaryjno archiwalny pierwszego stopnia. Liczba uczestników ogółem w tym: p.j.o s.j.o. inne j.o Zorganizowano szkolenie wewnętrzne z zakresu nadzoru dla pracowników Archiwum w dniu 4 czerwca 2012 r. dotyczące przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji opracowanej przez zespół pracowników NDAP i archiwów państwowych (14 uczestników). 3.9 Konsultacje Tabela nr 16. Liczba konsultacji rejestrowanych forma konsultacji liczba konsultacji łącznie pisemne 20 telefoniczne 2874 e mail 403 udzielane osobiście* 251 inne (określić formę) 0 Razem: 3548 Liczba konsultacji udzielonych w 2012 roku oddziały z Centrali Oddział w Bochni Oddział w Nowym Sączu - 85 Ekspozytura w Nowym Targu - 52 Oddział w Tarnowie Strona 22 z 65

23 4. WYKORZYSTANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO 4.1. Tendencje wykorzystania zasobu archiwalnego Udostępnianie zasobu w pracowni naukowej Udostępnianie zasobu w pracowniach naukowych w roku sprawozdawczym utrzymało się na podobnym poziomie jak w latach ubiegłych, z tendencją wzrostu liczby udostępnionych jednostek. Podobnie jak w latach ubiegłych największa liczba osób korzystała z materiałów archiwalnych w czytelniach AP w Krakowie w celach naukowo badawczych. Od 19 września 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. Pracownia Naukowa Oddziału IV, mieszczącego się w budynku przy ul. Orzeszkowej 7 w Krakowie, była zamknięta ze względu na remont instalacji elektrycznej, systemów antywłamaniowego i ppoż. oraz wymianę okien i instalacji c. o. Z tego powodu w okresie styczeń wrzesień 2012 r. udostępnianie musiało zostać ograniczone do jednego tygodnia w miesiącu, a w okresie październik grudzień 2012 r. zostało zupełnie wstrzymane. Pomimo wspomnianych czasowych ograniczeń korzystających w dostępie do akt, w roku sprawozdawczym odnotowano wzrost liczby udostępnionych jednostek archiwalnych w stosunków do dwóch poprzednich lat Kwerendy wykonywane przez Archiwum W roku sprawozdawczym odnotowano spadek wzrostu ogólnej liczby przeprowadzanych kwerend. Najwięcej kwerend przeprowadzanych jest na potrzeby urzędów i w sprawach własnościowych, wiele kwerend, ze względu na szeroki zakres tematyczny poszukiwań oraz nie zawsze precyzyjnie podane informacje o materiałach archiwalnych, wymaga znacznego nakładu czasu i pracy. Nadal duże ilości kwerend wpływają z urzędów administracji publicznej w sprawach regulacji stanu prawnego nieruchomości należących do Skarbu Państwa. Znaczną ilość kwerend wykonano także na potrzeby urzędów miejskich, regulujących sprawy własności nieruchomości należących do gmin miejskich. Zwraca również uwagę ciągły napływ kwerend związanych z realizacją Ustawy z dnia 8 lipca 2005 r. o realizacji prawa do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2005 r. Nr 169 poz. 1418). Pracownicy Archiwum udzielili 1833 informacji o zasobie, a także 2566 ustnych i pisemnych informacji o dokumentacji osobowo płacowej byłych pracodawców, przechowywanej zarówno w krakowskim archiwum, jak i w innych instytucjach Udostępnianie materiałów archiwalnych Tabela nr 17. Udostępnianie w pracowni naukowej Kategorie użytkowników odwiedziny odwie odwie osoby j. inw. osoby dziny j. inw. osoby dziny j. inw badania naukowe poszukiwania genealogiczne poszukiwania własnościowe poszukiwania do celów udokumentowania uprawnień socjalnych publicystyka i popularyzacja inne (w celach urzędowych, dydaktycznych) razem Strona 23 z 65