INFORMATOR O PIERWSZYM ETAPIE SYSTEMU WSPARCIA INFORMATYCZNEGO DZIAŁALNOŚCI OPZZ

Transkrypt

1

2 Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ 1 listopad luty 2011 r. INFORMATOR O PIERWSZYM ETAPIE SYSTEMU WSPARCIA INFORMATYCZNEGO DZIAŁALNOŚCI OPZZ ZAŁOŻENIA, PRZEBIEG, REZULTATY PROJEKTU Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V, Działanie 5.5, Poddziałanie 5.5.2, Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego Warszawa, luty 2011

3 Spis treści Jan Guz: Dlaczego ten projekt? Wstęp Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ od idei do projektu Zadanie 1: Badanie potrzeb Diagnoza stanu, określenie potrzeb i oczekiwań Strategia wsparcia informatycznego działalności OPZZ Zadanie 2: Przygotowanie i wykonanie Pierwszego etapu systemu wsparcia informatycznego OPZZ Zarys, cele i działania projektu Zarządzanie projektem Rezultaty projektu Monitoring projektu Informacja i promocja projektu Zakończenie A tak pracowaliśmy

4 Dlaczego ten projekt? Banałem jest stwierdzenie, że informacja i jej szybki przepływ we współczesnych społeczeństwach jest niezwykle ważne. A mogę dodać, że w związkach zawodowych jeszcze ważniejsze. Zwłaszcza w takiej strukturze jak Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych. Nasz ruch związkowy skupia wiele samodzielnych organizacji zawodowych na szczeblu ogólnopolskim, w województwach i branżach, w poszczególnych zakładach. Dlatego też szybki obieg informacji i usprawnienie procesów decyzyjnych wewnątrz naszego Porozumienia jest priorytetem mojego działania. Przygotowania do finansowanego z funduszy europejskich projektu Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ trwały blisko dwa lata. Ale trzeba pamiętać, że ten projekt to nie jest tylko komputeryzacja OPZZ, ale usprawnienie wielu procesów wewnątrz OPZZ. Począwszy m.in. od poprawienia zewnętrznego wizerunku naszego ruchu, poprzez możliwość szybkiego i łatwego tworzenia stron internetowych naszych organizacji, stworzenie baz danych w zakresie poradnictwa związkowego i prawnego, usprawnienie mechanizmu konsultacji aktów prawnych i wewnętrznego obiegu dokumentów, stworzenie możliwości prowadzenia szkoleń związkowych przez Internet, na wewnątrzzwiązkowej intranetowej sieci wymiany informacji skończywszy. W ramach projektu te działania zostały poprzedzone profesjonalnie przygotowanym badaniem ankietowym dotyczącym potrzeb związkowców. W ankiecie wzięły udział 382 osoby z władz OPZZ, ogólnokrajowych organizacji członkowskich OPZZ i struktur terytorialnych. Do- 5

5 datkowo kolejna liczna grupa naszych działaczy uczestniczyła w praktycznych testach przygotowywanych rozwiązań i wniosła wiele cennych uwag i propozycji, które zostały wprowadzone do finalnych rozwiązań. W lutym otrzymaliśmy pozytywną decyzję w sprawie kolejnego projektu: Drugi etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ, dzięki któremu przygotowane rozwiązania zaczniemy stosować w praktyce. W globalizującym się świecie i w zjednoczonej Europie konieczna jest szybka wymiana informacji, przecież prawo jest również tworzone w Brukseli i musimy odpowiedzieć na te wyzwania. I mam nadzieję, że po zakończeniu w 2012 roku projektu nasza związkowa centrala odpowie na wyzwania globalizacji, będzie nowocześniejsza, będzie lepiej, szybciej i sprawniej działała po prostu osiągniemy sukces! Dlatego serdecznie zachęcam wszystkich do współpracy z biurem projektu, do zgłaszania własnych propozycji i rozwiązań, i oczywiście do korzystania z wyników. Przewodniczący OPZZ Jan Guz 6

6 Wstęp Skuteczna obrona interesów pracowniczych w skali kraju i w zakładzie pracy to sedno misji związków zawodowych. W opinii liderów związkowych aby bronić tych interesów należy negocjować wszędzie, gdzie się da; przede wszystkim w parlamencie aż 43% wskazało taką właśnie drogę. 1 Jednak kolejne płaszczyzny dialogu to negocjacje z rządem i w ramach Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno Gospodarczych. Owo negocjacyjne nastawienie, a więc chęć prowadzenia dialogu stanowiło 50,7% wskazań respondentów, a 15,6% wskazywało na akcje czynne to jest strajki, protesty, manifestacje. W słowniku Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej dialog społeczny jest pojęciem obejmującym całokształt wzajemnych relacji pomiędzy związkami zawodowymi i organizacjami pracodawców. Obejmuje także ich stosunki (dwustronne lub trójstronne) z organami państwowymi, jak rząd i jego agendy, samorząd lokalny i inne instytucje państwowe. Jest procesem stałej interakcji pomiędzy uczestnikami dialogu w celu osiągnięcia porozumienia w sprawach kontroli nad zmiennymi czynnikami społeczno-ekonomicznymi w skali makro i mikro. Dialog społeczny może mieć charakter zinstytucjonalizowany (sformalizowany). W dialogu zinstytucjonalizowanym negocjacje zbiorowe są prowadzone przez specjalnie powołane do tego celu instytucje, rady czy komisje, działające na podstawie aktów prawnych lub przyjętych porozumień. Udział w pracach takich instytucji jest ograniczony do kilku najbardziej reprezentatywnych organizacji związków zawodowych i pracodawców, które mogą realnie wpływać na zachowania swoich członków i skłonić ich do zastosowania się do ustaleń ciała trójstronnego. 2 1 J. Gardawski, Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych w ocenie liderów organizacji związkowych należących do OPZZ. Wstępny raport na podstawie badań przeprowadzonych w pierwszych miesiącach 2007 roku. Warszawa, kwiecień J. Gardawski, Dialog społeczny w Polsce. Teoria, historia, praktyka. Warszawa

7 Według Międzynarodowej Organizacji Pracy dialog społeczny obejmuje wszystkie typy negocjacji, konsultacji lub prostej wymiany informacji między reprezentantami rządów, pracodawców i pracowników w sprawach odnoszących do interesujących ich problemów ekonomicznych i społecznych. Dialog może być realizowany jako proces trójstronny z rządem jako oficjalnym uczestnikiem lub może się odnosić do dwustronnych relacji między pracą i menedżmentem (lub związkami zawodowymi i organizacjami pracodawców) przy udziale lub bez udziału rządu. Harmonizowanie interesów może być nieformalne lub zinstytucjonalizowane a najczęściej jest i takie i takie. Może się odbywać na poziomie narodowym, regionalnym lub zakładowym. Może odbywać się między reprezentacjami różnych grup zawodowych, w ramach sektorów lub łącząc obie płaszczyzny. 3 Związki zawodowe należące do Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych (OPZZ) są uczestnikami dialogu społecznego zarówno na płaszczyźnie trójstronnej obejmującej związki zawodowe, pracodawców i stronę rządową oraz tzw. dialogu autonomicznego obejmującego tylko związki zawodowe i pracodawców. Kompetentne uczestnictwo w dialogu społecznym na szczeblu centralnym (Sejm, Rząd, TK), branżowym (TZB), wojewódzkim (WKDS) i lokalnym, a także w negocjacjach dwustronnych wymaga dzisiaj szybkiego dostępu do wiedzy, fachowego doradztwa, sprawnej wymiany informacji i komunikacji w ramach struktur związkowych OPZZ, w branżach, a także w ogólnopolskich organizacjach związkowych skupiających kilkaset czy kilkadziesiąt organizacji związkowych działających w zakładach pracy lub instytucjach. Niezbędnym atrybutem członków społeczeństwa informacyjnego są komputer i umiejętność korzystania z Internetu wsparta nowoczesnym systemem informatycznym wspomagającym procesy zarządzania organizacją, gromadzenia, przetwarzania i udostępniania wiedzy w wymaganej dla danych okoliczności formie, przekazu informacji i komunikacji wewnątrz struktury OPZZ i z zewnętrznymi podmiotami uczestnikami dialogu społecznego, doradztwo i szkolenie z wykorzystaniem efektywnych technik e-learningowych. 3 J. Gardawski, Dialog społeczny w Polsce. Teoria, historia, praktyka. Warszawa

8 1. Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ od idei do projektu. Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych należy do najpoważniejszych uczestników dialogu społecznego w Polsce. Jego wpływ na sprawy kraju w opinii liderów związkowych określony jako bardzo duży i duży jest na poziomie 27,1%, a jako średni, ani duży, ani mały na poziomie 47,6% respondentów. To wielka odpowiedzialność, ponieważ - zgodnie z obowiązującymi w kraju przepisami ustawowymi - związki zawodowe w zakresie praw i interesów zbiorowych, reprezentują wszystkich pracowników a więc także tych, którzy do niego nie należą. Świadomość stanu posiadanych środków technicznych do komunikacji, przekazu informacji, konsultacji żywotnych problemów będących przedmiotem dialogu społecznego realizowanego na wszystkich szczeblach struktury OPZZ, rzeczowa i zgodna opinia liderów najważniejszych podmiotów struktury i kierownictwa OPZZ w sprawie konieczności zmiany sytuacji, była główną inspiracją do podjęcia zadania wsparcia informatycznego działalności OPZZ. Ogłoszony przez Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej konkurs w ramach Działania 5.5 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Rozwój dialogu społecznego, Podziałanie Wzmocnienie dialogu społecznego, stworzył konfederacji związkowej możliwość przygotowania projektu wypełniającego treści działań wymienionych w Dokumentacji konkursowej, które mogą uzyskać dofinansowanie. W projekcie Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ, biorąc pod uwagę możliwości kadrowe i finansowe, założono etapową realizację całego zadania. Dlatego 9

9 złożony wniosek określał, że celem Pierwszego etapu jest uzyskanie do końca 2010 roku diagnozy stanu, wypracowanie strategii oraz opracowanie pierwszego etapu systemu informatycznego wsparcia działalności OPZZ, uczestnika dialogu społecznego. 10

10 Zadanie 1: Badanie potrzeb 1.1. Diagnoza stanu, określenie potrzeb i oczekiwań Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych jest największą konfederacją związkową w Polsce. Skupia ok. 800 tys. osób, w tym kobiety stanowią ok. 48% stanu. Podstawową strukturę stanowią rady wojewódzkie i 9 branż. Branże skupiają 81 ogólnopolskich organizacji związkowych. Rady Powiatowe OPZZ prowadzą działalność na terenie 265 powiatów. Z posiadanych przez OPZZ danych wynika, że do Porozumienia należy ok organizacji związkowych. Przy tak złożonej i zróżnicowanej strukturze organizacyjnej i znacznym rozproszeniu podmiotów struktury na terenie całego kraju oraz niskim poziomie zorganizowania i skromnym wyposażeniu technicznym poszczególnych podmiotów, zdefiniowanie potrzeb i obszarów wsparcia informatycznego w codziennej działalności jest zadaniem bardzo złożonym. Dlatego projektodawca zaplanował w projekcie jako Zadanie 1 Badanie potrzeb, to jest, zbadanie stanu, problemów i potrzeb struktur związkowych procesu zarządzania, komunikacji, informacji, doradztwa i szkoleń oraz potrzeby modernizacji tych obszarów działalności OPZZ. 4 Celem badania było wypracowanie przesłanek strategii usprawnienia funkcjonowania OPZZ, w tym zwiększenie efektywności zarządzania, systemu komunikacji społecznej, wymiany informacji i prowadzenia konsultacji, doradztwa i szkolenia kadr z wykorzystaniem technologii informatycznych. 5 Właśnie dlatego założono w projekcie, że badaniem 4 J. Chorążuk, Raport z badania Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ, Warszawa j.w. 11

11 objętych będzie 367 kobiet i mężczyzn reprezentujących kadrę kierowniczą o następującej strukturze: kierownictwo OPZZ, przewodniczący lub członkowie kierownictw struktur związkowych należących do OPZZ to jest federacji, zrzeszeń i ogólnopolskich związków zawodowych, branż i struktur terenowych w tym przewodniczący rad wojewódzkich i niektórych powiatowych. Narzędziem badawczym była ankieta wywiadu kwestionariuszowego przygotowana przez Zespół badawczy pod kierownictwem socjologa doktora Jerzego Chorążuka, konsultanta naukowego projektu. Narzędzie to zgodnie z zasadami metodologii badań socjologicznych zostało poddane pilotażowi a wzięło w nim udział 15 osób, reprezentujących organy OPZZ, komisje problemowe, rady wojewódzkie i kierownictwa branż. Zgodnie z zaleceniami dokumentu Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach POKL 6, ankieta na którą udzielali odpowiedzi reprezentanci i reprezentantki kierownictwa podmiotów struktury OPZZ, uwzględniała zagadnienia dotyczące równości płci. Badanie, przeprowadzone zostało metodą bezpośredniego wywiadu przez starannie dobranych badaczy, posiadających odpowiednie predyspozycje osobowe, merytoryczne i przeszkolonych do wykonania tego zadania. Raport z badania, opracowany przez doktora Jerzego Chorążuka przy wsparciu zespołu konsultantów przynosi wiedzę w następującym zakresie: diagnozuje stan informacji w podstawowych obszarach funkcjonowania OPZZ; określa potrzeby i oczekiwania badanych działaczy OPZZ w ważnych obszarach działania OPZZ, w tym: w zakresie komunikacji społecznej, przepływu informacji, usprawnień organizacyjnych, zarządczych i szkoleń. 7 Raport szczegółowo prezentuje wyniki badania 382 osób uczestniczących w badaniu - kobiet i mężczyzn (w tym 31,3% kobiet) - w formie diagramów i tabel oraz analizy tekstowej i wniosków do każdego zadanego w ankiecie pytania. Wynikające stąd opinie zebrane zostały w części IV Raportu w formie głównych ustaleń z badania. 8 6 Zasada równości kobiet i mężczyzn w projektach POKL, Warszawa J. Chorążuk, Raport z badania 8 J. Chorążuk, Raport z badania s

12 Z lektury Raportu wynika, że zarówno w części pierwszej obejmującej diagnozę jak i drugiej, w której określono potrzeby i oczekiwania, przeprowadzenie badania było merytorycznie w pełni uzasadnione. Jak stwierdza autor, uzyskane wyniki z badania prezentują unikalną wiedzę dotyczącą stanu świadomości działaczy najwyższego szczebla władz OPZZ z zakresu diagnozy najważniejszych problemów nurtujących organizacje związkowe zrzeszone w OPZZ oraz potrzeb i oczekiwań w najważniejszych obszarach działania centrali OPZZ i zrzeszonych struktur związkowych. Uzyskano także satysfakcjonujący poziom merytoryczny w realizacji jednego z najważniejszych celów projektu. Rezultat ten stanowi podstawę do realizacji pozostałych celów, to jest opracowania strategii wsparcia informatycznego działalności OPZZ oraz przygotowania i wykonania pierwszego etapu systemu informatycznego dla OPZZ i jego struktur. Badanie przeprowadzone wśród czołowej grupy działaczy OPZZ zostało przez nich przyjęte ze zrozumieniem i zainteresowaniem. Są oni przekonani, że OPZZ skutecznie realizuje swoją misję i cele zapisane w statucie, prawie połowa z nich stosunki z centralą ocenia jako partnerskie, a zrzeszanie się w OPZZ za korzystne uznało 74,1% badanych działaczy. Istnieją jednak obszary współpracy, które nie dają zadowolenia, jak choćby współpraca w sytuacjach kryzysowych. Szczególnie w tych sytuacjach problemem kluczowym jest wzajemna wymiana informacji między centralą OPZZ, a branżowymi i terenowymi podmiotami struktury. W subiektywnym odczuciu działaczy związkowych regularną wymianę informacji pomiędzy centralą OPZZ, a strukturami związkowymi potwierdza 63% badanych. Zasadniczym elementem są tu obszary, których ta wymiana dotyczy. Tylko 9% badanych wskazało, że dotyczy ona wszystkich płaszczyzn. Niedostateczny i fragmentaryczny obieg informacji lub jej brak tworzy bariery w codziennym funkcjonowaniu każdej organizacji. W projekcie zapisano, że wnioski z badania powinny stać się przesłanką do usprawnienia modelu zarządzania informacją w ramach Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych. Powyższe ustalenia Raportu skłaniają do sugestii, że partnerski charakter OPZZ winien ewoluować w kierunku pełnej symetrii przepływu 13

13 informacji, tj. z centrali do struktur branżowych i terenowych oraz ze struktur branżowych i terenowych do centrali. Znakiem dzisiejszego czasu stał się Internet, a adres internetowy w ogromnym tempie wypiera kod pocztowy. Jest szybki, praktycznie niezawodny, daje możliwość natychmiastowego potwierdzenia przekazu i uzyskania równie szybko odpowiedzi. W ocenie badanych najlepiej funkcjonującym kanałem wymiany informacji jest poczta elektroniczna, a 71% wskazało, że korzystało w okresie ostatniego miesiąca ze strony internetowej i uzyskało potrzebne im informacje. To Internet stwarza strukturom kierowniczym możliwość szybkiej konsultacji z bazą związkową. Istotą konsultacji jest to, że różne środowiska z różnych stron Polski proszone są o wyrażenie swojej opinii. Bardzo różne są przyczyny nie udzielania odpowiedzi; nie wiemy co się dzieje z naszą opinią, problematyka konsultacji nie dotyczyła organizacji związkowej, brak przygotowania na udzielenie merytorycznej odpowiedzi, brak informacji o udzielonych przez siebie konsultacjach wszyscy oczekują usprawnienia mechanizmów wewnętrznej komunikacji pomiędzy strukturami związkowymi. Potrzeby i oczekiwania działaczy OPZZ w celu poprawy funkcjonowania swojej organizacji mają bardzo konkretny i ukierunkowany charakter. Profesjonalizacji działaczy związkowych oczekuje 74% badanych co bezpośrednio koresponduje z postulatem systematycznego szkolenia (62% wskazań). Oznacza to konieczność tworzenia profesjonalnego systemu szkolenia z wykorzystaniem - jak wskazali badani metod tradycyjnych i e-learningowych. W ocenie przydatności różnych mediów w realizacji celów statutowych OPZZ jako całej formacji związkowej, dominują dwa instrumenty ze sfery nowoczesnej łączności: i Internet (odpowiednio 85% i 82% wskazań). 9 Podjęta przez kierownictwo OPZZ inicjatywa zbudowania wielofunkcyjnej platformy internetowej zyskała duże poparcie wśród badanych związkowców. Skala akceptacji dla tej koncepcji i poszczególnych propozycji, dotyczących zamieszczenia na platformie internetowej OPZZ różnych narzędzi, świadczy o racjonalnym i przemyślanym stosunku do tej koncepcji (łącznie ok. 80% wskazań potrzebna i raczej potrzebna ). 9 Wszystkie cytowane fragmenty pochodzą z: J. Chorążuk, Raport z badania 14

14 1.2. Strategia wsparcia informatycznego działalności OPZZ Pomyślne zrealizowanie założeń badania ankietowego z udziałem kobiet i mężczyzn reprezentujących kierownicze gremia podmiotów struktury OPZZ i opracowanie Raportu z badania pozwoliło na przystąpienie do przygotowania najistotniejszego dokumentu umożliwiającego rozpoczęcie prac związanych z wykonaniem pierwszego etapu systemu wsparcia informatycznego działalności OPZZ. Dokument pn. Strategia wsparcia informatycznego działalności OPZZ opracowany został przez konsultanta ds. systemów informatycznych projektu dr inż. Michała Frelka przy wsparciu zespołu konsultantów. Recenzję naukową Strategii napisał prof. dr hab. Zdzisław Szyjewski. Strategia została przedłożona i zaakceptowana w dniu 7 września 2010 roku przez Prezydium OPZZ. Tym samym stała się aktem określającym ramy dla wszelkich prac informatycznych wykonywanych na rzecz OPZZ. Strategia opracowana została z uwzględnieniem takich dokumentów jak m.in.: Statut OPZZ, Program OPZZ na lata , Program Operacyjny Kapitał Ludzki Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia MRR, Wniosek o dofinansowanie projektu Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ, Strategia kierunkowa rozwoju informatyzacji Polski do roku 2013, Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego Polsce do roku 2013, oraz opracowania własne powstałe w trakcie projektu. Strategia to zbiór zasad postępowania przy realizacji zaplanowanych działań niezbędnych do uzyskania postawionych celów w określonym środowisku prawnym, organizacyjnym i technologicznym. Zadaniem Strategii dla OPZZ, jest sformułowanie zakresu wsparcia informatycznego działalności OPZZ, które ma wskazywać cele, niezbędne działania oraz oczekiwane efekty zastosowania w OPZZ wsparcia informatycznego, a także sposób i zakres wykorzystania technologii i usług informatycznych, niezbędnych do modernizacji zarządzania, komunikacji społecznej, wymiany informacji, prowadzenia konsultacji, doradztwa 15

15 i szkolenia kadr, a w szczególności organizacji takich procesów zarządczych jak: system obiegu dokumentów i informacji, system komunikacji wewnątrz struktury związkowej oraz z podmiotami zewnętrznymi będącymi partnerami dialogu społecznego, organizacja baz danych, tworzenie zbiorów oraz ich przetwarzanie, organizowanie dla potrzeb struktury związkowej form szkolenia w systemie e-learningu na bazie nowoczesnych technologii informatycznych. 10 Cele wsparcia informatycznego działalności OPZZ są spójne z misją OPZZ i Programem OPZZ na lata : Strategicznym celem OPZZ jest skuteczne reprezentowania i obrona praw, interesów zawodowych i socjalnych ludzi pracy, zwłaszcza członków zrzeszonych w OPZZ oraz podejmowanie działań na rzecz realizacji konstytucyjnej zasady społecznej gospodarki rynkowej. Istotnym zadaniem OPZZ jest także wspieranie budowy gospodarki opartej o zasady zrównoważonego rozwoju, uwzględniającej ochronę środowiska naturalnego. 11 Aby prawidłowo zrozumieć treść celów zdefiniowanych w Strategii, należy zaznaczyć, że ich rolą jest określenie stanu docelowego. Projektowany system informatyczny ma być narzędziem do osiągania wyznaczonych celów. Skuteczność wsparcia informatycznego będzie zależała od obu stron systemu informatycznego: technicznej i merytorycznej. Celami, które udało się ustalić są: 1. Efektywna realizacji misji oraz zadań statutowych OPZZ. 2. Wysoka sprawność organizacyjna i informacyjna OPZZ. 3. Sprawna i wiarygodna komunikacja pomiędzy strukturami OPZZ. 4. Gromadzenie oraz efektywne udostępnianie wiedzy niezbędnej do realizacji zadań statutowych OPZZ, szczególnie w zakresie prawnym. 5. Wysoki poziom edukacji kadr oraz członków OPZZ. 6. Wysoki poziom integralności oraz poczucia przynależności do OPZZ w organizacjach związkowych. 7. Wysoki poziom wizerunku OPZZ w społeczeństwie, jako nowoczesnej, kompetentnej i pożytecznej organizacji dialogu społecznego, 10 M. Frelek, Strategia wsparcia informatycznego działalności OPZZ, Warszawa Program OPZZ na lata

16 uczestnika realizacji strategii rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce. 8. Pozyskiwanie nowych członków do struktur związkowych, szczególnie wśród młodych osób, przy zrównoważonym poziomie udziału kobiet i mężczyzn. 12 Zawierają się one w strategii OPZZ, lecz różnią się od pozostałych celów organizacji tym, że podlegają wsparciu informatycznemu. Podjęte szerokie działania w zakresie systemu komunikacji, systemu zarządzania treścią, systemu zarządzania wiedzą, systemu szkoleń a przede wszystkim działania zarządcze np. poprzez systematyczne monitorowanie poprawności funkcjonowania ww. systemów są warunkiem koniecznym do uzyskania oczekiwanych efektów. Należą do nich m.in. podniesienie jakości informacji oraz dokumentów tworzonych w OPZZ; pełna, spójna i terminowa koordynacja procesu konsultacji społecznych; szeroki i nieskomplikowany dostęp do wiarygodnej informacji; zmiana postaw działaczy OPZZ w akceptacji narzędzi informatycznych jako efektywnego wsparcia działalności OPZZ; wysoki poziom wizerunku OPZZ w społeczeństwie, jako nowoczesnej, kompetentnej i pożytecznej organizacji dialogu społecznego, uczestnika realizacji strategii rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce; wreszcie pozyskiwanie do związku osób młodych przy zrównoważonym poziomie udziału kobiet i mężczyzn. Przyjęta przez Prezydium OPZZ Strategia jest propozycją wynikającą z analizy stanu aktualnego. Nie stanowi ona jednak katalogu zamkniętego; podlega - jak każda - stałej zmianie, korektom w dążeniu do osiągania optymalnych celów. Działania te mogą wynikać z monitorowania ewaluacji, ze zmian dokonywanych w prawie i mających wpływ na działalność OPZZ, ze wzrostu wiedzy o systemach zarządzania organizacjami związkowymi lub postępem technologicznym systemów informatycznych. Strategia wsparcia informatycznego działalności OPZZ, jak każdy dokument strategiczny, przyniesie zamierzone efekty tylko wtedy, jeżeli będzie skutecznie realizowana i udoskonalana przez działaczy związkowych OPZZ pod szczególną opieką jego kierownictwa M.Frelek, Strategia wsparcia 13 M. Frelek, Strategia wsparcia 17

17 Zadanie 2. Przygotowanie i wykonanie Pierwszego etapu systemu wsparcia informatycznego OPZZ. Mając do dyspozycji zgromadzoną wiedzę w formie wcześniej wykonanych badań i opracowanych raportów badawczych oraz opracowania własne w tym cytowane wcześniej Raport z badania i Strategię wsparcia informatycznego działalności OPZZ, możliwe było przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia to jest, zdefiniowanie treści dokumentacji projektowej i prototypu systemu informatycznego, którego celem jest wsparcie działalności OPZZ jako uczestnika dialogu społecznego. Wiedząc jaki to ma być system informatyczny i do wsparcia jakich działań i realizacji jakich zadań ma służyć, można było przystąpić do organizacji postępowania z zachowaniem europejskiej zasady konkurencyjności w ramach którego wybrana została firma informatyczna (wykonawca zamówienia). Wybrany wykonawca, firma eo Netwoks S.A. z Warszawy realizowała zamówienie przy aktywnym udziale reprezentantów i reprezentantek przyszłych użytkowników systemu: rad wojewódzkich OPZZ, branż, ogólnopolskich organizacji związkowych i centrali OPZZ. W trakcie trzech tur dwudniowych testów użyteczności (wywiadów kontekstowych), byli oni nie tylko konsultantami merytorycznymi ale także wnikliwymi weryfikatorami projektowanych procesów i funkcjonalności. W wyniku przeprowadzonych testów i wywiadów z użytkownikami zostały zidentyfikowane podstawowe oczekiwania i szczegółowe wymagania, jakie stawiane są przed docelowym rozwiązaniem. Wymagania te zostały uwzględnione przy tworzeniu prototypu systemu informatycznego OPZZ i zawarte w Dokumencie wymagań eo Networks S.A. Podsumowanie 3 tur badań przeprowadzonych w ramach projektu. Dokument projektu. 18

18 W dniu 31 stycznia 2011 roku zgodnie z Harmonogramem realizacji projektu przystąpiono do odbioru końcowego dokumentacji projektowej i prototypu systemu. Przez ok. 14 dni członkowie Komisji odbioru analizowali przedstawione przez Wykonawcę dokumenty (6 dokumentów) i zapoznawali się z prototypem systemu, wnosili uwagi, weryfikowali prezentowane procesy i funkcjonalności. Ostatecznie uznając, że Wykonawca zrealizował optymalnie wymagania i oczekiwania przyszłych użytkowników związkowców ze struktur i organizacji związkowych OPZZ Komisja przyjęła efekty pracy firmy informatycznej. Komisja uznała, że opracowane dokumenty i prototyp systemu są oczekiwanym rezultatem Pierwszego etapu systemu wsparcia informatycznego OPZZ. 2. Zarys, cele i działania projektu Projekt Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ był realizowany w okresie od 1 listopada 2009 r. do 28 lutego 2011 r. na podstawie umowy podpisanej przez Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej i współfinansowany przez Unię Europejską, ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V, Działanie 5.5, Poddziałanie 5.5.2, Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego. Zapewnienie sprawnej informacji i komunikacji wewnątrz struktur związkowych stało się niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania OPZZ, a pozostające obecnie w dyspozycji narzędzia internetowe tylko w niewielkim stopniu zaspakajały potrzeby związkowców. Problem braku nowoczesnego systemu wsparcia w tych obszarach stał się coraz bardziej dostrzegany przez wiele organizacji związkowych. Zdaniem członków i członkiń OPZZ lepsza i aktualna wiedza, kompetencje na każdym szczeblu mogły przyczynić się do wyższej efektywności działalności związkowej, by działacze i działaczki związkowi mogli być postrzegani jako sprawniejsi, nowocześniejsi i bardziej kompetentni partnerzy dialogu społecznego. 19

19 Liderem Projektu było Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych, a jego Partnerem Instytut Audytu i Ewaluacji Sp. z o.o. Zgodnie z celami projektu, w pierwszym jego etapie zbadano stan, problemy i potrzeby struktur związkowych. Badaniu poddano 367 związkowców spośród działaczy i działaczek OPZZ: kierownictwo OPZZ, przewodniczący lub członkowie kierownictw struktur związkowych zrzeszonych w OPZZ, tj. federacji, zrzeszeń i ogólnopolskich związków zawodowych, branż i struktur terenowych OPZZ. Badanymi byli ponadto przewodniczący wojewódzkich i niektórych powiatowych struktur OPZZ. Wypowiedzi, oczekiwania oraz sugestie działaczy związków zawodowych OPZZ uzyskane w wyniku badania miały dla całej struktury OPZZ istotne znaczenie informacyjne, a uzyskane wyniki stworzyły unikalną płaszczyznę konsultacji społecznej wewnątrz tej formacji związkowej. Narzędziem badawczym, skonsultowanym i zatwierdzonym przez zespół merytoryczny projektu, był kwestionariusz wywiadu, który zawierał 68 pytań merytorycznych oraz część metryczkową. Ankieta była anonimowa, dlatego wyniki badania zostały przeanalizowane i zsyntezowane wyłącznie zbiorczo w skali całego OPZZ. Rezultaty w formie Raportu z analizy statystycznej i merytorycznej ankiet badawczych stanowiły podstawę do opracowania Strategii wsparcia informatycznego działalności OPZZ, która 7 września 2010 r. została zaakceptowana przez Prezydium OPZZ. 2.1 Zarządzanie projektem Dla zapewnienia sprawnej realizacji projektu 25 marca 2009 r. OPZZ zawarł umowę partnerską z Instytutem Audytu i Ewaluacji Sp. z o.o. W celu prawidłowego zarządzania partnerstwem oraz zapewnienia podejścia partnerskiego w realizacji wskazanego wyżej projektu, strony ustaliły system wewnętrznej organizacji partnerstwa. 20

20 Sprawną realizację wykonania projektu zapewnili: Grupa Sterująca, Koordynator Projektu oraz Biuro Projektu. Koordynator Projektu zwoływał posiedzenia Grupy Sterującej i zapewniał przygotowanie na posiedzenia Grupy materiałów informacyjnych, koordynował i nadzorował prace Biura Projektu. Grupa Sterująca nadzorowała zgodność realizacji zadań projektu z Harmonogramem, terminowość składania sprawozdań i wniosków o płatność do Instytucji Wdrażającej, realizację budżetu projektu, przyjmowała ustalenia w sprawach wymagających rozstrzygnięć w ramach kompetencji lidera i partnera. Biuro Projektu realizowało zadania i czynności związane z obsługą logistyczną projektu. Wykonywało czynności administracyjne, organizacyjne, finansowe, księgowe, sprawozdawcze i biurowe, utrzymywało stałą komunikację z personelem uczestniczącym w projekcie, koordynowało prace związane z organizacją i przebiegiem badania ankietowego na terenie całego kraju. Zadanie nr 1 - Badanie potrzeb realizowane było w okresie od stycznia 2010 r. do lipca 2010 r. przez zespół merytoryczny składający się ze specjalistów, konsultantów i ekspertów z określonych dziedzin wiedzy w tym: ds. zarządzania, informacji, komunikacji, informatyki, szkoleń, e-learningu, systemów interaktywnych i ds. badań. W ramach tego zadania zostały przygotowane założenia do przeprowadzenia badania potrzeb, dokonano naboru badaczy, przeprowadzono ich szkolenie, następnie w okresie od marca 2010 r. do czerwca 2010 r. samo badanie, opracowano wyniki wywiadów oraz przygotowano Raport z badania i Strategię wsparcia informatycznego. Zadanie nr 2 - w pracach związanych z przygotowaniem i wykonaniem Pierwszego etapu systemu wsparcia informatycznego działalności OPZZ w okresie od sierpnia 2010 r. lutego 2011 r. uczestniczyli specjaliści z wielu dziedzin naukowych także informatycznych. Do ich zadań należało, między innymi, merytoryczne i organizacyjne przygotowanie oraz przeprowadzenie - zgod- 21