Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

Transkrypt

1 Warszawa, dnia r. Zapytanie ofertowe na: 1. Zakup usługi doradczej o charakterze informatyczno-technicznym dotyczącej opracowania szczegółowej specyfikacji systemu zawierającej opis cech systemu B2B dostosowanego do potrzeb Zamawiającego oraz jego partnerów biznesowych (150 godz.) 2. Zakup wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego systemu informatycznego B2B 3. Zakup usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania w postaci usługi hostingowej (4 miesiące) 4. Zakup usługi szkoleniowej szkolenia specjalistycznego dla 6 osób z obsługi systemu informatycznego typu B2B (4 dni x 8 godzin szkoleniowych = 32 godziny) Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Tytuł projektu: Wdrożenie nowoczesnego systemu B2B zwiększającego efektywność współpracy pomiędzy Eksperci Finansowi Grupa Polska Sp. z o.o. a partnerami biznesowymi poprzez automatyzacje wymiany danych i informacji I. Zamawiający: Eksperci Finansowi Grupa Polska Sp. z o.o. ul. Szancera 11 lok. 12, Warszawa Adres korespondencyjny: ul. Kamienna 21, IIp., Kraków NIP: REGON: Tel.:

2 II. Miejsce publikacji zapytania ofertowego: Zapytanie ofertowe dostępne jest w publicznie dostępnym miejscu w siedzibie Eksperci Finansowi Grupa Polska Sp. z o.o. oraz na stronie internetowej firmy III. Przedmiot zamówienia: 1. Zakup usługi doradczej o charakterze informatyczno-technicznym dotyczącej opracowania szczegółowej specyfikacji systemu zawierającej opis cech systemu B2B dostosowanego do potrzeb Zamawiającego oraz jego partnerów biznesowych (150 godz.) W ramach projektu Eksperci Finansowi Grupa Polska planuje zakupić informatyczny system B2B, który będzie rozwiązaniem odpowiedzialnym za automatyzację procesów biznesowych poprzez wymianę informacji i dokumentów firmowych w postaci dokumentów elektronicznych (w tym zatwierdzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym) pomiędzy firmą Eksperci Finansowi Grupa Polska a jej partnerami biznesowymi. System ten firma zakupi w postaci Wartości Niematerialnej i Prawnej. W ramach projektu przewidziano wydatki związane z zakupem usługi doradczej o charakterze informatyczno-technicznym dotyczącej opracowania szczegółowej specyfikacji systemu zawierającej opis cech systemu B2B dostosowanego do potrzeb Eksperci Finansowi Grupa Polska oraz jego partnerów biznesowych. Przeprowadzenie ww. analizy umożliwi przygotowanie najwyższej jakości systemu informatycznego B2B, który będzie w pełni dostosowany do potrzeb firmy Eksperci Finansowi Grupa Polska oraz jej partnerów biznesowych. 2. Zakup wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego systemu informatycznego B2B Planowana do zakupu Wartość Niematerialna i Prawna w postaci systemu B2B będzie rozwiązaniem odpowiedzialnym za zwiększenie efektywności współpracy spółki Eksperci Finansowi Grupa Polska (EFGP) z partnerami biznesowymi poprzez automatyzację procesów biznesowych, w tym wymiany danych, informacji oraz dokumentów elektronicznych (w tym zatwierdzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym). Zakup Wartości Niematerialnej i Prawnej w postaci innowacyjnego systemu B2B pozwoli na znaczące uproszczenie wymiany danych z partnerami, jak również umożliwi automatyzację i szybkie udostępnianie niezbędnych informacji jakie

3 powstają w trakcie działalności operacyjnej. Usprawnienie dotychczasowej działalności EFGP będzie możliwe dzięki wdrożeniu zaawansowanego systemu do zarządzania obiegiem dokumentów i spraw. System zapewni szybkie uporządkowanie realizowanych procesów biznesowych, a tym samym poprawi efektywność realizowanych przez partnerów działań. EFGP na etapie opracowywania założeń systemu nie określiła technologii informatycznej, w jakiej platforma ma być wykonana, pozostawiając tę kwestię oferentom zgodnie z zasadą otwartości technologicznej. Dla potrzeb kalkulacji przedsięwzięcia założono, iż większość funkcji systemu oparta zostanie o dostępne z serwera internetowego u partnerów aplikacje, które będą wymieniały dane poprzez bazę umieszczoną na serwerze internetowym. Większość funkcji będzie także dostępna z poziomu przeglądarki internetowej. System automatycznie będzie pobierał informacje na temat wprowadzanych istotnych zmian i przeprowadzał większość procesów integracyjnych bez konieczności dodatkowego działania użytkownika. Niemniej funkcjonalność dla pewnych procesów będzie dostępna dopiero z poziomu systemu po zalogowaniu się i autoryzacji. System będzie wspierał kluczowe procesy biznesowe zachodzące w relacjach z partnerami biznesowymi EFGP: 1. Proces ewidencji i rozliczeń umów/polis zrealizowanych przez partnerów biznesowych EFGP. 2. Proces rozliczeń prowizji między EFGP a instytucjami finansowymi (towarzystwa ubezpieczeniowe, banki). 3. Proces zarządczy analizy przychodów i rentowności produktów i klientów. 4. Proces wparcia i rozwoju partnerów przez udostępnianie informacji o produktach przez Internet. System B2B będzie rozwiązaniem o budowie modułowej, gdzie każdy moduł będzie dedykowany dla poszczególnych procesów, które będą usprawniały pracę w danym obszarze, zmieniając tym samym dotychczasowe metody pracy i wykorzystywane rozwiązania. Wdrożony moduł będzie wspierał proces ewidencji i rozliczania polis, a jego głównym celem będzie ewidencja danych surowych (transakcyjnych) i przetwarzanie do postaci zagregowanych danych rozliczeniowych. Ze względu na charakter przetwarzanych danych w ramach wsparcia tego procesu zostanie użyty podpis elektroniczny do potwierdzania spójności dokumentów rozliczeniowych. Aby skutecznie wspierać wymienione procesy wdrożone moduły muszą posiadać następujące funkcje: Moduł bazowy:

4 Zarządzanie kontami użytkowników; Zarządzanie profilami partnerów; Zarządzanie wzorami dokumentów (umowy, oferty itp.); Zarządzanie bazą produktów finansowych; o Zarządzanie towarzystwami ubezpieczeniowymi, o Zarządzanie rodzajami polis, o Zarządzanie ryzykiem dla polis, Dotacje na innowacje o Zarządzanie schematami ratalnymi (różne systemy rat wpływające na sposób rozliczenia polisy i prowizji), o Zarządzanie warunkami cenowymi i prowizyjnymi dla różnych rodzajów polis, ryzyka i towarzystw, Moduł zarządzania relacją z agentami: Definiowanie umów i warunków współpracy; Zarządzanie warunkami naliczania prowizji dla różnych schematów prowizyjnych dla różnych kombinacji produktów, ryzyk, rat itp.: o Procent liniowy od obrotu, o Procent progowy od obrotu, o Procent zstępujący w czasie dla stałych klientów (preferowanie zdobywania nowych klientów), o Możliwość administracyjnego wprowadzania innych algorytmów, o Zarządzanie warunkami podziału wagowego prowizji na agentów, biuro, szefa biura itp.; Kontrola relacji z agentami: o Monitoring aktywności agentów, o Monitoring realizacji celów / umów. Moduł ewidencji umów/polis: Ewidencja wystawionych umów/polis; Ewidencja ryzyka na umowie/polisie; Ewidencja rat w umowie/polisie; Naliczanie prowizji i premii dla każdej raty; Przypominanie o zakończeniu obowiązywania umowy/polisy; Przypominanie o terminach płatności. Moduł rozliczania prowizji agentów:

5 Cykliczne agregowanie wartości prowizji dla poszczególnych rat składek w zadanym okresie; Wystawianie dokumentów pro forma dla partnerów z wysokością prowizji do zapłaty; Dystrybucja informacji o wysokości należności prowizyjnych do partnerów; Monitorowanie przelewów i terminowości płatności prowizji; Przypomnienia o terminach płatności prowizji; Raportowanie podziału prowizji na premie dla agentów, biura itp., eksport danych na cele rozliczeń z pracownikami (naliczanie wynagrodzeń). Kolejnym procesem, który zostanie zautomatyzowany poprzez wprowadzenie systemu informatycznego typu B2B będzie proces rozliczeń prowizji między EFGP a instytucjami finansowymi. Wdrożony moduł będzie wspierał proces rozliczeń prowizji miedzy EFGP a instytucjami finansowymi, a jego głównym celem będzie przetwarzanie danych surowych (transakcyjnych) do postaci danych rozliczeniowych w formacie żądanym przez towarzystwo oraz śledzenie poprawności rozliczeń. Ze względu na charakter przetwarzanych danych w ramach wsparcia tego procesu zostanie użyty podpis elektroniczny do potwierdzania spójności dokumentów rozliczeniowych. Aby skutecznie wspierać wymienione procesy wdrożone moduły muszą posiadać następujące funkcje: Moduł zarządzania relacjami z instytucjami finansowymi: Generowanie raportów prowizji należnych za sprzedane ubezpieczenia za dany okres z podziałem na towarzystwa ubezpieczeniowe; Eksport raportów do plików z możliwością wysłania do agenta i towarzystwa (podpis elektroniczny) w formacie żądanym przez partnera; Monitorowanie płatności od towarzystw ubezpieczeniowych, kontrola i porównanie z wartościami naliczonych prowizji; Raportowanie opóźnień i niezgodności w rozliczeniach. Następnym procesem, który zostanie zautomatyzowany w ramach wdrożenia innowacyjnego systemu informatycznego typu B2B jest proces zarządczy analizy przychodów i rentowności produktów i klientów. W ramach wsparcia tego procesu proponowane jest wdrożenie systemu analiz finansowych klasy BI (Business Intelligence) umożliwiających agregowanie, prezentację, analizę i drążenie danych finansowych generowanych przez pozostałe kluczowe procesy

6 operacyjne. Aby skutecznie wspierać wymienione procesy wdrożone moduły muszą posiadać następujące funkcje: Moduł analiz finansowych: Analizowanie obrotów z partnerami z podziałem na produkty, ryzyka itp.; Analiza rentowności poszczególnych produktów; Analiza trendów czasowych w obrotach. Ostatnim planowanym procesem, w ramach wdrożenia innowacyjnego systemu informatycznego typu B2B będzie proces wsparcia i rozwoju partnerów przez udostępnienie informacji o produktach przez Internet. W ramach wsparcia tego procesu proponowane jest wdrożenie wewnętrznej bazy wiedzy rozwijanej przez pracowników EFGP i innych partnerów merytorycznych z dostępem dla partnerów biznesowych (agencji itp.). Aby skutecznie wspierać wymienione procesy wdrożone moduły muszą posiadać następujące funkcje: Moduł bazy wiedzy i Learningu: Udostępnianie materiałów szkoleniowych w formie dokumentów dla wybranych partnerów; Osadzanie treści multimedialnych (podcast, wideo) w bazie wiedzy; Utrzymywanie bazy często zadawanych zapytań (FAQ), możliwość zadawania pytań; Możliwość komentowania/dyskusji nad materiałami; Możliwość elastycznego wyszukiwania treści w bazie wiedzy po tagach/etykietach, słowach kluczowych, kategoriach. W ramach realizacji projektu nastąpi wdrożenie technologii podpisu elektronicznego. Przewiduje się, że technologia ta będzie ustandaryzowana (bezpieczny podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym). Podpis elektroniczny w relacjach B2B będzie wykorzystywany w następujących procesach B2B: ewidencja i rozliczenia umów/polis zrealizowanych przez partnerów biznesowych EFGP; rozliczania prowizji między EFGP a instytucjami finansowymi (towarzystwa ubezpieczeniowe, banki). Projekt przewiduje wdrożenie innowacyjnej usługi elektronicznej (platformy) w formule Software-sa-a-Service, z której korzystać będą dystrybutorzy produktów oferowanych przez EFGP. Będzie to narzędzie dedykowane dla klientów branży finansowo-ubezpieczeniowej o nazwie KOMPAS

7 INWESTYCYJNY. Aplikacja ułatwi klientom efektywnie oszczędzać przez odpowiedni dobór produktów inwestycyjnych, ubezpieczeniowych i depozytowych. Kompas inwestycyjny będzie narzędziem informatycznym, dedykowanym dla podmiotów-dystrybutorów produktów EFGP, które pomoże stworzyć optymalny, zdywersyfikowany portfel oszczędnościowy dla klienta ostatecznego (klientem tym będą zarówno przedsiębiorstwa, jak i osoby fizyczne). Przy pomocy tej aplikacji kontrahent uzyska w prosty i szybki sposób zindywidualizowaną propozycję efektywnego zagospodarowania oszczędnościami swojego klienta. Propozycja ta uwzględni możliwości, potrzeby i cele inwestycyjne klienta oraz jego skłonność do podejmowania ryzyka inwestycyjnego. Kompasu Inwestycyjny pomoże w sposób automatyczny zaprezentować docelowym klientom optymalny sposób zarządzania swoimi oszczędnościami i podjąć trafne decyzje dotyczące inwestycji. Dodatkowo kontrahent EFGP (tj. dystrybutor) otrzyma porównanie potencjalnych zysków jakie może osiągnąć jego klient realizując rozwiązanie zaproponowane w Kompasie Inwestycyjnym, oraz zysków osiąganych przy aktualnej strukturze oszczędności. Kompas inwestycyjny będzie narzędziem służącym do innowacyjnego sposobu prezentacji notowań instrumentów finansowych (wprowadzi notowania w ruch kołowy). Wskazówka kompasu będzie się kręcić w koło w kierunku zgodnym z ruchem wskazówek zegara informując inwestora, w jakiej fazie rynku znajduje się obserwowany instrument finansowy. Blat kompasu podzielony będzie na sześć stanów rynku (faz): akumulacji, wczesnego trendu wzrostowego, dojrzałego trendu wzrostowego, dystrybucji, wczesnego trendu spadkowego, dojrzałego trendu spadkowego. Każda z tych faz ma bardzo ważne znaczenie interpretacyjne dla inwestora. Dodatkowo każde fazy cyklu podzielone będą na, pod-fazy, aby dokładniej identyfikować aktualne wskazania kompasu. Do uzyskania końcowej postaci usługi wykorzystane będą autorskie wzory użytkowe oraz unikalne formuły obliczeniowe z zakresu oraz zaawansowane metody ekstrakcji cykli koniunkturalnych, które będą stanowić własność twórców aplikacji i będą chronione prawami autorskimi.

8 Kompas inwestycyjny agregował będzie dane, które pomogą podjąć decyzje inwestycyjne w długoterminowym horyzoncie inwestycyjnym (dane miesięczne aktualizowane na koniec miesiąca kalendarzowego). Dzięki wyznaczeniu horyzontów inwestycyjnych możliwe będzie ustalenie cyklu dominującego i wyznaczanie właściwego momentu otwarcia pozycji zgodnie z makroekonomicznym cyklem koniunkturalnym w gospodarce trwającym średnio około 4 lata. Kompas inwestycyjny bazował będzie na obserwacji indeksów giełdowych, cen akcji, kursów walutowych, cen surowców, obligacji, instrumentów pochodnych, notowań jednostek uczestnictwa funduszy inwestycyjnych, a także w horyzoncie miesięcznym wybranych wskaźników makroekonomicznych. Kompas inwestycyjny dostępny będzie z poziomu menu głównego aplikacji. Aplikacja Kompas Inwestycyjny oparta będzie na przyjętych, optymalizowanych formułach matematyczno-statystycznych, stąd zarówno postać trendu, jak również przebieg cyklu będzie efektem wybranej metody dekompozycji serii statystycznych. Dlatego aplikacja powinna być stosowana jako narzędzie pomocnicze w podejmowaniu decyzji inwestycyjnych służąca do określenia orientacyjnego stanu rynku. Przed skorzystaniem z narzędzia użytkownik otrzyma informację o sposobie korzystania z narzędzia. 3. Zakup usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania w postaci usługi hostingowej (4 miesiące) Firma nie posiada własnego serwera, dlatego niezbędne będzie skorzystanie z usług hostingowych świadczonych przez profesjonalną firmę informatyczną. 4. Zakup usługi szkoleniowej szkolenia specjalistycznego dla 6 osób z obsługi systemu informatycznego typu B2B (4 dni x 8 godzin szkoleniowych = 32 godziny) W celu nabycia umiejętności obsługi systemu B2B niezbędna będzie organizacja szkolenia specjalistycznego dla 6 pracowników firmy. Szkolenie składać się ma z 4 pełnych dni szkoleniowych (4 x 8 godzin = 32 godz.). Szkolenia zaplanowano w ostatnim miesiącu realizacji projektu, czyli w trakcie testowania systemu (aby zapoznać pracowników z tym zaawansowanym narzędziem) oraz zaraz po wdrożeniu systemu. Zakres szkolenia obejmować ma wszystkie funkcjonalności systemu B2B. Szkolenie specjalistyczne nie może zawierać elementów wiedzy ogólnej, musi być przygotowywane przez firmę

9 IV. szkolącą jako szkolenie dedykowane i nie może mieć zastosowania w pracy wykonywanej na rzecz innego przedsiębiorcy. Termin realizacji zamówienia: Nieprzekraczalny termin realizacji: 1. Usługi doradczej o charakterze informatyczno-technicznym dotyczącej opracowania szczegółowej specyfikacji systemu zawierającej opis cech systemu B2B dostosowanego do potrzeb Zamawiającego oraz jego partnerów biznesowych (150 godz.) do r. 2. Zakup wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego systemu informatycznego B2B etap I do r., etap II do r. 3. Zakup usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania w postaci usługi hostingowej (4 miesiące) etap I do r., etap II do r. 4. Zakup usługi szkoleniowej szkolenia specjalistycznego dla 6 osób z obsługi systemu informatycznego typu B2B (4 dni x 8 godzin szkoleniowych = 32 godziny) do r. V. Sposób przygotowania oferty: 1. Złożona oferta powinna zawierać: Nazwę i adres oferenta; Wartość oferty; Termin ważności oferty; 2. Oferta powinna być sporządzona na Wzorze Formularza oferty cenowej (załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego), być opatrzona pieczątka firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez oferenta. 3. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera bądź odebrana osobiście przez kupującego. 4. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona do oferenta bez otwierania. VI. Miejsce składania ofert: 1. Oferty należy składać w Oddziale Eksperci Finansowi Grupa Polska Sp. z o.o, ul. Kamienna 21, IIp., Kraków. 2. Termin składania ofert upływa 12 dnia od ukazania się ogłoszenia, tj r.

10 VII. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: a. Cena % Sposób oceny ofert: 1. KC kryterium ceny: Cena minimalna najniższa cena wśród rozpatrywanych ofert, Cena oferty cena w aktualnie analizowanej ofercie, KC = Cena minimalna/cena oferty x 100 pkt. VIII. Osoba upoważniona do bezpośredniego kontaktowania się z oferentami: Przemysław Kowalski telefon: przemyslaw.kowalski@efgp.pl IX. Rozstrzygniecie postępowania ofertowego Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na stronie internetowej Eksperci Finansowi Grupa Polska Sp. z o.o. X. Załączniki: 1. Wzór Formularza oferty cenowej

11 Formularz oferty cenowej Wykonawca:... Zamawiający: Eksperci Finansowi Grupa Polska Sp. z o.o. ul. Kamienna 21, IIp Kraków Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia r. niniejszym składam ofertę na: 1. Wykonanie usługi doradczej o charakterze informatyczno-technicznym dotyczącej opracowania szczegółowej specyfikacji systemu zawierającej opis cech systemu B2B dostosowanego do potrzeb Zamawiającego oraz jego partnerów biznesowych (150 godz.) 2. Dostawę wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego systemu informatycznego B2B 3. Wykonanie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania w postaci usługi hostingowej (4 miesiące) 4. Wykonanie usługi szkoleniowej szkolenia specjalistycznego dla 6 osób z obsługi systemu informatycznego typu B2B (4 dni x 8 godzin szkoleniowych = 32 godziny)

12 LP Wartość netto Nazwa zadania oferty (w PLN) Wykonanie usług doradczych i eksperckich w postaci: usługi doradczej o charakterze informatyczno-technicznym dotyczącej opracowania szczegółowej specyfikacji systemu zawierającej opis cech systemu B2B dostosowanego do potrzeb Zamawiającego oraz jego partnerów biznesowych (150 godz.) Dostawa wartości niematerialnej i prawnej w postaci: nowoczesnego systemu informatycznego B2B (etap I: dostawa i wdrożenie modułu zarządzania relacjami z klientami; etap II: dostawa funkcjonalności B2B (modyfikacje, prace deweloperskie, wdrożenie, testy, walidacja systemu), przekazanie do użytkowania kompletnego systemu informatycznego B2B wraz z pełną konfiguracją) Wartość brutto oferty (w PLN) Termin realizacji usługi do etap I do etap II do Wykonanie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania w postaci: etap I do usługi hostingowej (4 miesiące) etap II do Wykonanie usługi szkoleniowej w postaci: szkolenia specjalistycznego dla 6 osób z obsługi systemu informatycznego typu B2B (4 dni x 8 godzin szkoleniowych = 32 godziny) Razem do Oświadczamy, że podana w ofercie stawka podatku od towarów i usług VAT jest zgodna z przepisami Ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 353 z 2004 r.). 2. Cena podana w ofercie obejmuje wszelkie koszty związane z powyższym zamówieniem. 3. Wykonawca oświadcza, że jest / nie jest* płatnikiem podatku VAT. (* niepotrzebne skreślić) 4. W przypadku wygrania zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do podpisania umowy w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.

13 5. Wykonawca oświadcza, że nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub, że uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności. 6. Wykonawca wyraża zgodę na przeprowadzenie wszelkich badań mających na celu sprawdzenie oświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz wyjaśnień finansowych i technicznych, przez Zamawiającego lub jego upoważnionych przedstawicieli. 7. Do kontaktów z Zamawiającym w czasie trwania postępowania o udzielenie zamówienia wyznaczamy (imię i nazwisko) Oświadczamy, że jesteśmy związani naszą ofertą przez 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Dnia (pieczęć i podpis Wykonawcy)