Wykład 10. Wykład 10

Transkrypt

1 WSTĘP Informatyka w polskim biznesie jest wykorzystywana w sposób bardzo zróżnicowany. Istnieją nieliczne przedsiębiorstwa mające wdrożony nowoczesny, zintegrowany system informatyczny ale jest wiele takich, dla których informatyka zaczyna i kończy się na aplikacjach Word i Excel. Ostatnio obserwuje się coraz częściej rozpoczynanie procesów modernizacji, wdrażania nowych kompleksowych systemów informatycznych albo przynajmniej komputeryzacji niektórych działów. Zarządy dochodzą do wniosku, że te kosztowne inwestycje, to "być albo nie być przedsiębiorstwa. Oczywiście, gdy zapadnie decyzja o podjęciu takiej inwestycji, pojawia się problem wyboru odpowiedniego rozwiązania sprzętowego i programowego. Pierwszym kryterium, jakie musi spełnić system informatyczny, jest sprostanie wymaganiom zamawiającego. Dokładne określenie takich wymagań to dla dużego przedsiębiorstwa miesiące pracy i często konieczność skorzystania z pomocy firmy doradczej. Do dużych przedsiębiorstw docierają wprawdzie przedstawiciele większych i bogatszych producentów sprzętu i oprogramowania, ale wiadomo, że ichopinieniemogą być wpełni obiektywne, także firmy doradcze preferują bowiem określonych dostawców. Praktycy twierdzą, że najbardziej cenne są informacje zdobyte w zakładach o podobnym profilu, które mają taki problem już za sobą. Niestetysą to najczęściej zakłady konkurencyjne, które z natury rzeczy niezbyt chętnie dzielą się swoimi doświadczeniami. RÓŻNORODNOŚĆ PRZEDSIĘWZIĘĆ INFORMATYCZNYCH Obecny stan krajowych zastosowań Systemów Informatycznych Zarządzania można scharakteryzować jako etap rozwoju technologii informatycznej, na którym w przeważającej części eksploatuje się zazwyczaj pojedyncze (dziedzinowe) systemy typu: finansowoksięgowe, kadrowo-płacowe, gospodarka materiałowa, elementy technicznego przygotowania produkcji itp. Systemy te, jako rozwiązania z gruntu cząstkowe, pochodzą od wielu dostawców i co się z tym wiąże wykazują zazwyczaj dużą niespójność funkcjonalną. Prowadzi to w prostej linii do słabego wspomagania procesów zarządzania w przedsiębiorstwie czy instytucji, czego widoczną oznaką jest brak rachunkowości zarządczej i controllingu. Docelową wizję zastosowań SIZ w przedsiębiorstwie należy ująć jako rozwiązania kompleksowe, bazujące na systemach zintegrowanych w pełni wspomagających procesy zarządzania, niezależne od platformy sprzętowej i realizujące rachunkowość zarządczą wraz z controllingiem, i uwzględniające TQM (Total Quality Management) oraz system jakości norm ISO Generalnie, docelowe cechy SIZ można ująć następująco: kompleksowość funkcjonalna obejmuje wszystkie sfery działalności technicznoekonomicznej obiektu (docelowo Zintegrowany System Informatyczny Zarządzania); orientacja procesowa; integracja danych i procesów; elastyczność strukturalna i funkcjonalna; otwartość sprzętowa i systemowa; zaawansowanie technologiczne; spełnianie wymogów MRP II; realizacja idei controllingu. Koncepcja MRP II polega na logicznej procedurze określania (na podstawie oszacowania przyszłych potrzeb rynku) planów produkcji wyrobów oraz obliczania (na podstawie struktur wyrobu) zapotrzebowania na składniki i zdolności produkcyjne do wytworzenia tych wyrobów. Idea ta ma w założeniu umożliwić przedsiębiorstwu sprawne i szybkie reagowanie na potrzeby klientów przy jednoczesnej redukcji zapasów dzięki planowaniu produkcji określonych wyrobów iichskładników dokładnie w wymaganej wielkości oraz dokładnie na okres ich zapotrzebowania. Spełnienie wymogów MRP II rozumie się następująco: 1. Wariant minimalny planowanie sprzedaży, zarządzanie popytem, planowanie potrzebnych zasobów, wstępne planowanie zdolności produkcyjnych, interface do modułówfinansowych; 2. Wariant rozwinięty dochodzą dodatkowo: moduły harmonogramowania spływu produkcji, zarządzanie stanowiskiem roboczym, planowanie zasobów dystrybucyjnych, zarządzanie pomocami warsztatowymi, moduły pomiaru i symulacji; 1 2

2 3. Wariant zaawansowany dochodzą dodatkowo: zarządzanie zmianami konstrukcyjnymi i technologicznymi, integracja z systemami CAD/CAM, zarządzanie remontami, jakością, serwisem, dystrybucją, rachunkowość, controlling, generowanie raportów, zarządzanie strumieniami środkówpłatniczych, multimedia, przeglądarki baz danych itp. Ukazując ewolucję rozwiązań systemów MRP, warto wskazać tendencje rozwojowe, uwzględniane już wniektórych systemach: MRP I (Material Requirements Planning) planowanie potrzeb materiałowych; MRP II (Manufacturing Resource Planning) planowanie zasobów produkcyjnych standard zdefiniowany przez APICS w l989r.; MRP II Plus lub MRP III (Money Resource Planning) lub ERP (Enterprise Resource Planning) planowanie zasobów finansowych; brak jeszcze formalnej definicji standardu; rozwinięcie MRP II o procedury finansowe (rachunkowość zarządcza, cash flow, rachunek kosztówdziałania). Jest rzeczą zrozumiałą, że w zależności od specyfiki działalności i rozwiązań organizacyjnych konkretnego użytkownika Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania różnie będzie rozkładał się punkt ciężkości integracji modułów systemu inaczej wprzedsiębiorstwach produkcyjnych, a inaczej w handlowych i usługowych. W literaturze przedmiotu panuje zgodna opinia, że omawiana klasa rozwiązań w swojej ewolucji osiągnęła najwyższy poziom, za który uważa się aktualnie systemy zintegrowane, np. R/3 (SAP), Baan IV (Baan) czy JBA System 21 (JBA). WDRAŻANIE SYSTEMU INFORMATYCZNEGO ZARZĄDZANIA JAKO ZŁOŻONE PRZEDSIĘWZIĘCIE INFORMATYCZNE Złożone przedsięwzięcie informatyczne (ZPI) będziemy rozumieli jako kompleks skoordynowanych działań stanowiących praktyczną realizację SIZ, w tym docelowo systemu zintegrowanego (ZSIZ) jako najwyższej formy ewolucji systemów informatycznych wspomagających procesy zarządzania. Dokonuje się ono przy zaangażowaniu względnie dużych zasobów finansowo-czasowych określonego użytkownika, który przykłada doń wagę strategiczną, przy czym dostrzegalny jest kompleksowy zakres proponowanego rozwiązania. 3 Przedsięwzięcie takie obejmuje cały cykl życia SIZ: od momentu powstania potrzeby rozwiązania problemu za pomocą technologii informatycznej (zdefiniowanie zadania projektowego), poprzez analizę problemu i projekt SIZ (lub parametryzację w wypadku systemu powielarnego), jego wdrożenie aż po eksploatację użytkową, bieżącą konserwację i rozwój. Istotną jego cechą jest to, że z uwagi na stopień złożoności zagadnień organizacyjnotechnicznych wymagana jest pomoc specjalistów-konsultantów (najczęściej zewnętrznych) z zakresu zarządzania, rachunkowości i informatyki. Przedsięwzięcie informatyczne polegające na wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania musi być traktowane w kategoriach poważnej inwestycji, w ramach której oprócz koniecznej infrastruktury technicznej (serwer, stacje robocze, urządzenia peryferyjne itp.), zakupu odpowiedniej licencji na oprogramowanie aplikacyjne, odpowiednio duża część nakładów musi być przeznaczona na przeprowadzenie zmian organizacyjnych (iako efektu procesu modelowania obiektu) oraz odpowiednie szkolenie przyszłych użytkowników. W uproszczeniu można przyjąć, że choć ZSIZ jest tylko zbiorem urządzeń Iprogramów, to jednak wdrożenie takiego systemu oznacza nowy sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa. Praktycznie takie rozwiązanie obejmuje zarząd I kierownictwo średniego szczebla, a także poziom operacyjny (bezpośrednich wykonawców). Naturalne konsekwencje takiego rozumienia wdrożenia są następujące: głównym czynnikiem sukcesu wdrażania ZSIZ są ludzie funkcjonujący w poprawnie opracowanym kontekście organizacyjnym, a nie sprzęt I oprogramowanie. Decyzja o wdrożeniu jest strategiczną decyzją (inwestycją) użytkownika, oznaczającą zmianę stylu działania przedsiębiorstwa. Oznacza to również, że decydując się na wybór ZSIZ, użytkownik musi być świadomy, iż wraz z zakupem oprogramowania aplikacyjnego przyjmuje niejako automatycznie filozofię funkcjonowania całego rozwiązania. Stądteż bardzo istotnym momentem jest etap wyboru Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania. 4

3 METODY DOBORU ZINTEGROWANYCH SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH NA PRZYKŁADZIE SYSTEMÓW KLASY MRP / MRP II / ERP Istnieją trzy najpopularniejsze metody dobru zintegrowanych systemów informatycznych klasy MRP / MRP II / ERP : 1. Samodzielna analiza potrzeb przeprowadzona przez przedsiębiorstwo oraz samodzielna analiza ofert produktów, rozwiązań proponowanych przez dostawców systemów. 2. Zatrudnienie wykwalifikowanej osoby z doświadczeniem w zakresie wdrażania systemów klasy ERP i powierzenie jej funkcji PROJECT MANAGERA, który będzie doradzał zarządowi przedsiębiorstwa w procesie doboru i wdrożenia systemu. 3. Skorzystanie z usług firmy doradczej, konsultingowej w zakresie wyboru systemu ERP. 4. Powierzenie doboru systemu informatykowi zatrudnionemu w przedsiębiorstwie sposónb nie zalecany ale nadal spotykany. Ad.1.Wybór samodzielny Ze względu na brak doświadczeń przedsiębiorstwa w dziedzinie wdrożeń zintegrowanych systemów informatycznych sposób ten jest stosunkowo rzadki. Główną jego cechą jest bazowanie na wiadomościach uzyskanych od producenta systemu, a te nie zawsze są obiektywne. Przedsiębiorstwo żąda rozwiązań od dostawcy lidera całego przedsięwzięcia. Możemy wyróżnić dwie odmiany tej metody: a.) Bez wstępnego kształcenia W procesie wyboru systemu przedsiębiorstwo polega przede wszystkim na wiadomościach I rozwiązaniach przedstawianych przez potencjalnego dostawcę. Metoda jest zatem bardzo mało obiektywna, ale dosyć szybka. b.) Ze wstępnym kształceniem Zanim przedsiębiorstwo rozpocznie właściwą procedurę doboru systemu wprowadza edukację przedwdrożeniową. Korzystajączusług firmy szkoleniowej (najczęściej jest to firma konsultingowa) kształci własnych pracowników, którzy wejdą wskład przyszłego "komitetu doradczego". Będą oni doskonałymi członkami takiego zespołu, gdyż z jednej strony będą zorientowani w możliwościach I funkcjonalności proponowanych systemów, a z drugiej strony będą doskonale znały rzeczywiste problemy przedsiębiorstwa. Metoda ta jest teoretycznie jedną z najlepszych biorąc pod uwagę kryterium funkcjonalności I objektywności wyboru, ale zajmuje zbyt dużoczasuiwiążesię ze znacznymi wydatkami na szkolenie jeszcze przed implementacją jakiegokolwiek systemu. Ad. 2. Pomoc doświadczonego Project managera Firma zatrudnia osobę posiadającą doświadczenie we wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych. Najprawdopodobniej będzie to project manager przyszłej implementacji systemu. Osoba ta rozumie i zna doskonale problemy związane z wdrożeniami. Po zapoznaniu się z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa bez problemu określi wymagania, przygotuje zapytanie ofertowe, stworzy zespół doradczy, dokona recenzji przedstawionych ofert i zarekomenduje jedną znich.cały ten proces będzie jednocześnie etapem przygotowującym przedsiębiorstwo do wdrożenia. Jedynym niebezpieczeństwem jest fakt, iż jedna osoba ma ograniczoną wiedzę i doświadczenie jedynie w niektórych systemach. Znając tylko nieliczne produkty może się okazać, żedziałania i sam proces wyboru jest mało obiektywny. Ad. 3. Usługa firmy konsultingowej Przedsiębiorstwo zleca wybór zintegrowanego systemu informatycznego firmie konsultingowej. Firma doradcza monitoruje przedsiębiorstwo, określa wymagania, czasami szkoli pracowników, przygotowuje opis rozwiązań I przedstawia wyniki swojej analizy zarządowi, który podejmie ostateczną decyzję. Metoda ta jest najpopularniejsza, najszybsza I przynosząca zadowalające rezultaty. Mimo wszystko problemem może okazać się tzw. Nadmierne rozbudzenie oczekiwań. Firma doradcza mająca nieograniczony dostęp donajświeższych nowinek technologicznych może zaproponować rozwiązania, które okazać się mogą zbyt wymagające I wymuszające restrukturyzację całego przedsiębiorstwa. Takie zmiany z tych albo innych powodów nie mogą być w najbliższym czasie wprowadzone I przedsiębiorstwo pozostaje z niezaspokojonymi oczekiwaniami. 5 6

4 Kolejnym negatywnym punktem tej metody może być brak zaangażowania zarządu, który chce pozostawić wolną rękę konsultantom w procesie doboru systemu. Charakterystyka metod doboru zintegrowanych systemów informatycznych klasy MRP / MRP II / ERP. CHARAKTERYSTYKA SAMODZIELNY WYBÓR ZALETY WADY Pracownicy sami poznają systemy I ich możliwości Pracownicyczłonkowie komitetu doradczego, doskonale znają przedsiębiors two Bardzo długi czas potrzebny na edukację przedwdroże niową POMOC DOŚWIADCZONEGO PROJECT MANAGERA Osoba zatrudniona ma duże doświadczenie I zna problemy związane z implementacjami systemów Osoba zatrudniona wykonuje I przewodniczy całemu procesowi wyboru systemu Wybór może okazać się nieobiektywny ze względu na preferencje I doświadczenia zatrudnionej ososby USŁUGA FIRMY KONSULTINGOWEJ Szybka I profesjonalna pomoc przy doborze systemu w oparciu o bogate doświadczenia doradzających konsultantów Niebezpieczeństwo nadmiernego rozbudzenia oczekiwań Niebezpieczeństwo braku zaangażowania zarządu w proces wyboru systemu PROCEDURA WYBORU ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO Zdecydowana większość użytkowników informatycznych systemów zarządzania nie wyobraża sobie powrotu do tradycyjnej technologii przetwarzania danych, przyznając jednocześnie, że decyzja o wyborze eksploatowanego systemu należała do jednych z ważniejszych decyzji strategicznych w przedsiębiorstwie. W obliczu dużej różnorodności oferowanych systemów tak spolonizowanych wersji produktów zagranicznych, jak i w pełni polskich bardzo trudno jest podjąć trafną decyzję, spełniającą odpowiednie wymagania funkcjonalno-techniczne [4]. Gdy potrzeby informatyczne użytkownika nie są szczegółowo sformułowane, to różne systemy będą preferowane przez poszczególne kręgi decydentów. Informatycy będą preferować np. rozwiązania bazujące na wielodostępnym systemie operacyjnym UNDC, a ścisłe kierownictwo będzie się opowiadało za produktem novell'owym, który w trakcie prezentacji wydał się najbardziej "przyjacielski". Brak sprecyzowanych wymagań funkcjonalno-technicznych może też być bardzo korzystny dla dostawcy systemu, który po zainstalowaniu standardowej wersji oprogramowania potraktuje późniejsze żądania jako modyfikacje, wymagające dodatkowych nakładów. Rozważanie nasze przeprowadzimy w odniesieniu do klasy zintegrowanych systemów informatycznych zarządzania (ZSIZ), stanowiących najwyższą formę ewolucyjną zastosowania technologii komputerowej we wspomaganiu procesów zarządzania w przedsiębiorstwie, np. systemy R/3 (SAP), BPCS (SSĄ) czy TRITON (Baan). Mówiąc o ZSIZ należy mieć na myśli modułowo zorganizowany kompleksowy system informatyczny, obsługujący wszystkie sfery jego działalności, począwszy od marketingu i planowania oraz zaopatrzenia, poprzez techniczne przygotowanie produkcji i jej sterowanie, dystrybucję, sprzedaż, gospodarkę remontową do prac finansowo-księgowych i gospodarkę kadrami, umożliwiający m.in. realizację idei controllingu. Modułowa budowa systemu umożliwia etapowe wdrażanie tych składowych, które z uwagi na charakter przedsiębiorstwa i specyfikę jego działalności są niezbędne. Procedurę wyboru ZSIZ należy traktować jako początkową fazę złożonego przedsięwzięcia informatycznego, stanowiącego praktyczną realizację systemu przy zaangażowaniu względnie dużych zasobów finansowo-czasowych określonego użytkownika, przy czym: przyszłyużytkownik systemu przykłada doń wagę strategiczną, dostrzegalny jest kompleksowy zakres proponowanego rozwiązania, obejmuje całycyklżycia systemu od momentu powstania potrzeby rozwiązania problemu w technologii informatycznej, aż do eksploatacji użytkowej ZSIZ, wymaga pomocy specjalistów konsultantów z zakresu informatyki. W proponowanej poniżej procedurze wyboru ZSIZ wyróżnić można następujące etapy[6]: I. Ocena aktualnej technologii przetwarzania danych u przyszłego użytkownika systemu. II. Zdefiniowanie założeń systemu informatycznego. III. Opracowanie zapytania ofertowego oraz mechanizmu oceny. IV. Ocena odpowiedzi oferentów. V. Prezentacje i wizyty referencyjne. VI. Wybór preferowanego systemu. 7 8

5 ETAP I. Ocena aktualnej technologii przetwarzania danych u przyszłego użytkownika systemu Dokonuje się tutaj analizy funkcjonujących ZSIZ (lub tradycyjnych procedur przetwarzania danych). Jej rezultatem może być decyzja o zakupie nowego ZSIZ lub o wdrożeniu poprawek do funkcjonującego systemu przetwarzania danych łącznie z usprawnieniem procedur wewnątrz instytucji. Podkreślenia wymaga konieczność kompleksowości i staranności wykonywanych prac w ramach tej analizy, albowiem stanowi ona podstawę podjęcia i realizacji ważkich ustaleń całego przedsięwzięcia Z reguły nieodzowne staje się skorzystanie zusług zewnętrznych konsultantów (ekspertów), którzy wykonują prace samodzielnie lub przy czynnym współudziale doświadczonych pracowników zleceniodawcy. ETAP II. Zdefiniowanie założeń systemu informatycznego Określane tu są wymagania funkcjonalno techniczne przyszłego ZSIZ na wysokim stopniu uogólnienia. Obejmują one ustalenia m.in. odnośnie zakresu funkcjonowania przyszłego ZSIZ (struktury funkcjonalnej), bazy sprzętowej (struktury technicznej), zbiorów danych (struktury informacyjnej). Sprecyzowania wymaga także sposób wyborusystemu: skrócony proces przetargowy - sporządzane są tylko wymagania specyficzne dla danego użytkownika.zapytanie ofertowe jest kierowane do potencjalnych dostawców iwstępna selekcja odbywa się na podstawie przesyłanych odpowiedzi. Podejście to stosowane jest w sytuacjach, gdy zapytanie ofertowe jest wymagane, np. instytucje publiczne i rządowe; pełen proces przetargowy - przygotowywana jest pełna definicja wymagań funkcjonalnych, zapytanie ofertowe, ocena odpowiedzi, prezentacje, wizyty referencyjne i wybór systemu. Stosuje się w przypadku bardziej złożonych wymagań funkcjonalnych i przy założeniu przyszłych modyfikacji ofertowych ZSIZ. Tak przygotowana dokumentacja będzie przydatna na późniejszych etapach realizacji przedsięwzięcia. Wnastępnym kroku należy sformułować organizację procedury wyboru ZSIZ, czyli utworzyć zespół oceniający z precyzyjnym określeniem zakresu odpowiedzialności jego członków. Konieczne jest ponadto zdefiniowanie sposobu raportowania przebiegu prac z jednoznacznym określeniem efektów (produktów) w każdej fazie realizacji i sposób ich akceptacji przez zespół oraz kierownictwo użytkownika. ETAP III. Zapytanie ofertowe oraz mechanizm oceny Sporządzane są na bazie strategii danego przedsiębiorstwa (instytucji) i stanowi uszczegółowienie ustaleń z etapu poprzedniego. Realizacja tych prac wymaga przeprowadzenia wielu wywiadów z kluczowymi pracownikami przedsiębiorstwa (instytucji), uzupełnianych przeglądem funkcjonujących systemów przetwarzania danych (w tym procedur ręcznych). Efektem zebranych materiałów i analiz są zarówno bieżące, jak i przyszłe potrzeby instytucji w zakresie przetwarzania danych. Konieczne jest, by zostały one zatwierdzone przez kierownictwo użytkownika. Efektem końcowym tego etapu jest dokument zawierający specyfikację wymagań funkcjonalnych ZSIZ, obejmujący m.in.: funkcje realizowane przez ZSIZ, główne wejścia i wyjścia systemu wraz ze specyfikacją obecnego zakresu (wolumenu) operacji oraz ich przewidywanego wzrostu, zbiory danych wraz ze specyfikacją ich zawartości, wymagane sprzężenie (interface) z innymi (obecnymi lub przyszłościowymi,) systemami, wymagania w zakresie zabezpieczeń i kontroli, tj. hasła, archiwizacja danych, procedury kontrolne wprowadzanych danych itp. W celu zapewnienia sprawnego i prawidłowego przebiegu wyboru ZSIZ konieczne staje się opracowanie dokumentu, stanowiącego formalne zapytanie ofertowe (Request for Proposal RFP) lub zaproszenie do przetargu (Invitation to Tender ITT). Dokument powinien być tak sformułowany, ażeby odpowiedzi oferentów były jednoznaczne i wyczerpujące co ułatwi przeprowadzenie procesu oceny i selekcji nadesłanych materiałów. Zwykle zapytanie takie obejmuje: informacje wstępne dla oferenta (cel, zakres, osoby kontaktowe ze strony zleceniodawcy, termin nadsyłania opracowanych ofert), charakterystykę zleceniodawcy (przyszłego użytkownika ZSIZ), tj. informacje o instytucji, jej kierunkach rozwoju oraz ogólny zarys strategii ekonomicznej, stan zastosowań informatyki (jeżeli technologia komputerowa jest już wykorzystywana), docelową koncepcję zastosowań informatyki (jeżeli taki dokument został przez zleceniodawcę wcześniej opracowany). szczegółową specyfikację wymagań funkcjonalnych ZSIZ ( w tym ewentualne sprzężenia z innymi systemami), opis i objaśnienia odnośnie postaci oczekiwanych odpowiedzi, ogólne warunki handlowe (fakultatywnie). 9 10

6 Wzależności od przyjętego wariantu odnośnie formy przetargu (z etapu II) zaproszenie takie wysyłane jest do wybranych firm jako przyszłych oferentów, bądź ogłaszany jest stosowny komunikat w prasie (biuletynach). W pierwszym przypadku ważące będzie rozeznanie aktualnego rynku informatycznego. W drugim wariancie należy liczyć się również z odpowiedziami od "przypadkowych" firm. W dalszej kolejności istotne jest uzgodnienie mechanizmu oceny nadesłanych ofert. Wbrew pozorom może onistotniezaważyć na efektach końcowych całej procedury wyboru Zintegrowanych Systemów Informatycznego Zarządzania. Konieczne zatem staje się określenie wag (priorytetów w systemie punktowym) nadawanym poszczególnym elementom odpowiedzi (na przykład odnośnie wymagań funkcjonalnych rozwiązania, klasy sprzętu komputerowego czy systemu operacyjnego). Podkreślić należy, że mechanizm oceny powinien być ustalony jeszcze przed nadejściem pierwszych ofert. ETAP IV. Ocena odpowiedzi oferentów Obejmuje szczegółową analizę złożonych ofert i ich ocenę zgodnie z mechanizmem ustalonym na poprzednim etapie. W realizacji tej fazy stosuje się często metodę dwustopniową. W pierwszym etapie oceny lista oferentów redukowana jest do kilku, którzy najlepiej spełniają przedstawione wymagania. Lista taka następnie poddawana jest bardziej szczegółowej analizie i ocenie. Pomocne jest przy tym rozeznanie zespołu odnośnie aktualnej sytuacji rynku informatycznego w kraju, a zwłaszcza wiarygodności oferentów (dużą rolę odgrywa ranking firm Top200). Przyjętą normą zwyczajową jest poinformowanie wszystkich oferentów o rozstrzygnięciach pierwszego etapu oceny. ETAP V. Prezentacje i wizyty referencyjne Realizowane są zazwyczaj w następujących krokach: ustalenie kalendarza prezentacji systemów, szczegółowe przygotowanie programu prezentacji (łącznie z listą ewentualnych pytań) i przesłanie go oferentom, właściwe prezentacje systemów łącznie z weryfikacją przedłożonych dokumentacji. Dodać należy, że zwyczajowo prezentacje odbywają się uprzyszłego użytkownika ZSIZ, nie mniej bywają przypadki, że wskazane jest przeprowadzenie ich u oferenta lub u wskazanego przez niego dotychczasowego użytkownika systemu. Istotnym dopełnieniem procedury wyboru są wizyty referencyjne, co pochłania niestety sporo czasu na ich koordynację i przeprowadzenie, ale w końcowym rozrachunku bardzo się opłaca. 11 Potrafią bowiem one rzucić snop światła na istotne kwestie, które w dokumentacji ofertowej przedstawione zostały zbyt idealistycznie (np. rzeczywisty czas reakcji systemu na zapytania, współdziałanie poszczególnych modułów systemu i tym podobne). ETAP VI. Wybór preferowanego systemu Dokonywany jest w następujących krokach: weryfikacja ocen z uwzględnieniem zebranych informacji w trakcie prezentacji (wizyt referencyjnych), przegląd wszystkich wymagań uznanych za konieczne (z najwyższym priorytetem) i ranking systemów z uwagi na stopień ich spełnienia, przegląd ocen oraz identyfikacja głównych różnic między systemami, wskazanie preferowanego ZSIZ. Niekiedy zleceniodawcy zastrzegają sobie dokonanie ostatecznego wyboru spośród dwóch lub trzech równorzędnych systemów (oilewogóle takie wskazanie jest możliwe!), koncentrując się na strome handlowej oferty (warunki: zakupu, szkolenia, gwarancji itp.). Generalnie można stwierdzić, że powyższa procedura wyboru ZSIZ stanowi swego rodzaju wytyczne dla zespołu oceniającego, albowiem w konkretnych przypadkach liczba poszczególnych etapów, ich szczegółowość oraz czas realizacji możesię różnić. Jedno jest pewne, że warto procedurę tę wydłużyć o miesiące, aniżeli w wyniku zbyt pochopnego wskazania określonego ZSIZ wielokroć przepłacić jego konieczne modyfikacje [7], [8], [9]. W sytuacji, kiedy oferowane oprogramowanie zintegrowane kosztuje od kilkuset tysięcy do paru milionów złotych (plus koszty zakupu odpowiedniej infrastruktury technicznej) rozsądek podpowiada, by skorzystać z pomocy konsultantów(ekspertów) zewnętrznych. 12

7 UPROSZCZONY PRZEBIEG PROCESU WYBORU SYSTEMU ERP ZAPYTANIE OFERTOWE Łatwe (pytania ogólne, np Czy obsługuje finanse, zaopatrzenie) Trudne (pytania szczegółowe, np. Czy możecie rozwiązać dany problem? WSTĘPNA OFERTA OD WIELU DOSTAWCÓW WYBÓR KRÓTKIEJ LISTY (Spośród wszystkich ofert wstępnych wybiera się 2 3, które najbardziej odpowiadają wymaganiom). SZCZEGÓŁOWA ANALIZA SYSTEMÓW ZKRÓTKIEJ LISTY (Prezentacje, dodatkowe REKOMENDACJA JEDNEGO Z SYSTEMÓW PRZEZ GRUPĘ DORADCZĄ -KOMITET WYBORCZY KRYTERIA DOBORU SYSTEMÓW MRP/MRP II/ERP 1. Funkcjonalność systemu Analizując oferty otrzymane od dostawców (będące odpowiedzią na zapytanie ofertowe) wybiera się te, które najbardziej pokrywają się pod względem funkcjonalności z potrzebami przedsiębiorstwa. 2. Rozwiązanie istniejących problemów przedsiębiorstwa Uwagę przywiązuje się do zdolności proponowanego systemu do rozwiązania konkretnych problemów istniejących w przedsiębiorstwie. Analizuję się ofertę odpowiadającą na szczegółowe zapytanie ofertowe, zadaje się pytania na temat konkretnych przypadków Iżąda odpowiedzi. 3. Cena systemu I jego implementacji Wzależności od wielkości przedsiębiorstwa, cena systemu I jego implementacji możebyć większym lub mniejszym czynnikiem wpływającym na decyzję. 4. "Rozwijalność" systemu Jeżeli system jest "nierozwijalny" tzn. nie przewiduje się dalszych jego modyfikacji i wprowadzania nowych wersji to istnieje niebezpieczeństwo, że w pewnym momencie rozwoju przedsiębiorstwa system nie będzie mógł sprostać jego wymaganiom lub nie będzie kompatybilny z systemami zewnętrznymi. 5. Wsparcie dostawcy Istotnym kryterium może być również możliwość korzystania z wsparcia ze strony dostawcy. informacji, pomocy i WYBÓR SYSTEMU DOKONYWANY PRZEZ ZARZĄD 6. Referencje firmy-dostawcy na rynku Rozpatruje się: Ilość wdrożeń danego systemu Efektywność dokonanych wdrożeń 13 14

8 Stosowalność systemu w danej branży 7. Metoda wdrożenia i jej wiarygodność Istotne jest czy dany system ma ustaloną, ustandaryzowaną metodę wdrożenia, np. metoda Implex dla systemu Movex lub procedura ASAP dla SAP R/3. [6] Adamczewski P.: Praktyczne uwagi konsultanta złażonych przedsięwzięć informatycznych. Mat kanf. lnfogryf'94. TMiK. Szczecie s [7] Adamczewski P.: Ryzyka w realizacji złożonych przedsięwzięć informatycznych, Przegląd Organizacji nr 3/1996, s Stabilność firmy-dostawcy systemu Wśród kilkudziesięciu dostawców systemów istniejących na rynku najczęściej wybiera się największe, posiadające gwarancje, będące częścią międzynarodowych firm. [8] Adamczewski P.: Zintegrowane Systemy Informatyczne, Wyd. Mikom, 1998, s Poziom reprezentowany przez firmę Ważnym elementem jest również poziom reprezentowany przez pracowników dostawcy, wzajemna komunikatywność i umiejętność wspólnego rozwiązywania problemów jeszcze w fazie przedwdrożeniowej. LITERATURA [1] W. Wawrzanek "Przed wyborem systemu" "Informatyka" nr 6 / 1996, [2] Adamczewski P., "Wdrażanie systemu zintegrowanego jako złożone przedsięwzięcie informatyczne", Informatyka wydanie specjalne'98, str.23 [3]. Adamczewski P., "Determinanty metodologiczno-organizacyjne realizacji złożonych realizacji złożonych przedsięwzięć informatycznych", Mat.konf. Business Information Systems BIS'97, Poznań 1997, s [4]. Adamczewski P., "Realizacja zintegrowanych systemów informatycznych zarządzania, "Logistyka" nr 1, 1997, s [5] Adamczewski P., "Metodyka wdrażania systemów informatycznych wspomagających łańcuchy logistyczne", III Międzynarodowa Konferencja LOGISTICS'96, IliM Warszawa, str