z dnia 26 maja 2015 r. w sprawie przygotowania i wdrożenia inicjatywy Obywatel

Transkrypt

1 RM U C H WA Ł A N R 7 6 / R A D Y M I N I S T R Ó W z dnia 26 maja 2015 r. w sprawie przygotowania i wdrożenia inicjatywy Obywatel Rada Ministrów uchwala, co następuje: Inicjatywa Obywatel obejmuje: 1) przygotowanie i wdrożenie rozszerzonego serwisu informacyjnego Portal obywatel.gov.pl, jego rozwój i utrzymanie; 2) utworzenie systemu Informacja dla obywatela ; 3) przygotowanie rekomendacji w zakresie doskonalenia sposobu prowadzenia korespondencji z obywatelami. 2. Portal obywatel.gov.pl, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zwany dalej Portalem, ma na celu zapewnienie obywatelom dostępu do podstawowego źródła informacji o sposobie realizacji usług publicznych. 3. System Informacja dla obywatela, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, ma na celu ułatwienie obywatelom telefonicznego dostępu do informacji o usługach publicznych, z możliwością zgłaszania problemów, opinii i uwag. 4. Przygotowanie rekomendacji w zakresie doskonalenia sposobu prowadzenia korespondencji z obywatelami, o których mowa w ust. 1 pkt 3, ma na celu usprawnienie, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, komunikacji obywateli z administracją rządową w zakresie składanych przez nich: skarg, wniosków, petycji i innych spraw obywatelskich. 5. Opis działań, o których mowa w ust. 1, zawiera załącznik nr 1 do uchwały Realizację inicjatywy Obywatel powierza się Szefowi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych oraz ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji. 2. Organy administracji rządowej niewymienione w ust. 1, w zakresie swoich właściwości, współuczestniczą w realizacji działań, o których mowa w 1 ust Szczegółowy zakres zadań organów, o których mowa w ust. 1 i 2, w ramach realizacji działań, o których mowa w 1 ust. 1, określa załącznik nr 2 do uchwały.

2 2 3. Zadania w zakresie: nadzoru nad realizacją inicjatywy Obywatel oraz określania kierunku prac prowadzonych w jej ramach, pełni Komitet Sterujący do spraw inicjatywy Obywatel, powołany przez Prezesa Rady Ministrów. 4. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. PREZES RADY MINISTRÓW EWA KOPACZ

3 Załączniki do uchwały nr 76/2015 Rady Ministrów z dnia 26 maja 2015 r. Załącznik nr 1 OPIS DZIAŁAŃ OBJĘTYCH INICJATYWĄ OBYWATEL I. DZIAŁANIE: PRZYGOTOWANIE I WDROŻENIE ROZSZERZONEGO SERWISU INFORMACYJNEGO PORTAL OBYWATEL.GOV.PL, JEGO ROZWÓJ I UTRZYMANIE 1. CEL Serwis informacyjny Portal obywatel.gov.pl ma na celu zapewnienie dostępu do podstawowego źródła informacji o sposobie załatwiania usług publicznych. Za pośrednictwem Internetu klient otrzyma profesjonalną i zrozumiałą informację o usługach publicznych, sposobie ich załatwienia, a także informację, która ułatwi ich realizację online. 2. GRUPA DOCELOWA Odbiorcami Portalu będą klienci usług publicznych mieszkańcy Polski, obywatele polscy i cudzoziemcy, znający język polski. 3. GŁÓWNE ZAŁOŻENIA Portal będzie udostępniać informacje o popularnych usługach publicznych na rzecz obywatela. Będzie on przede wszystkim umożliwiać odnalezienie w jednym miejscu przystępnie sformułowanych informacji wyjaśniających, w jaki sposób można zrealizować usługi publiczne. Każda prezentowana usługa będzie opatrzona kartą informacyjną, tj. przewodnikiem, obejmującą: wymagane dokumenty, terminy i ewentualne koszty. Karty informacyjne będą stworzone na podstawie szczegółowych procedur administracyjnych, ale napisane językiem zrozumiałym dla możliwie najszerszego grona odbiorców. Portal będzie wykorzystywał efekty dotychczasowych działań administracji publicznej, związane z udostępnianiem usług publicznych. Portal zapewni jednorodną informację o usługach publicznych w Internecie, wskazując, gdzie można znaleźć informacje o tych usługach. 4. RAMOWY HARMONOGRAM REALIZACJI DZIAŁANIA 1) I etap: przygotowanie i wdrożenie rozszerzonego profilu serwisu informacyjnego Portal obywatel.gov.pl do 31 lipca 2015 r.; 2) II etap: rozwój i utrzymanie serwisu informacyjnego Portal obywatel.gov.pl od 1 sierpnia do 31 grudnia 2015 r.; 3) III etap: dalszy rozwój i utrzymanie serwisu informacyjnego Portal obywatel.gov.pl od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2018 r. 1

4 5. WARUNKI REALIZACJI W Portalu, w I etapie realizacji, mają zostać udostępnione informacje o co najmniej 80 popularnych usługach dla obywatela. Dodatkowo mają znaleźć się tam uproszczone karty informacyjne, odsyłające do co najmniej 19 portali tematycznych. Kolejne etapy realizacji działania będą uwzględniały utrzymanie i rozwój Portalu. Przy realizacji działania, o którym mowa w 1 ust. 1 pkt 1 uchwały, będą współpracować: Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw informatyzacji. Mając na uwadze, że minister właściwy do spraw wewnętrznych dysponuje infrastrukturą informatyczną, stworzoną w związku z realizacją Systemu Rejestrów Państwowych, zwanego dalej SRP, przez Centralny Ośrodek Informatyki (nadzorowana przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych instytucja gospodarki budżetowej, zwana dalej COI ), główne zadania związane z przygotowaniem do rozszerzenia i wdrożeniem rozszerzonego Portalu, jego utrzymanie i rozwój realizowane będą przez urząd zapewniający obsługę ministra właściwego do spraw wewnętrznych, co w sposób szczególny zapewni gospodarność dysponowania zasobami publicznymi. Utrzymanie Portalu będzie zapewnione w ramach SRP. Kluczowym zadaniem będzie zaangażowanie na każdym etapie wszystkich podmiotów, o których mowa w 2 ust. 1 i 2 uchwały, w szczególności podczas stałego procesu monitorowania aktualności opracowanych kart informacyjnych. 6. KOSZTY REALIZACJI 1) I etap: do 120 tys. zł; źródło: rezerwa celowa pod nazwą Środki na informatyzację, rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz upowszechnianie szerokopasmowego dostępu do Internetu, cz. 83 poz. 29 (podmiotem odpowiedzialnym za wystąpienie o przydział i rozliczenie środków z rezerwy celowej jest minister właściwy do spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem właściwym ds. informatyzacji); 2) II etap: do 120 tys. zł; źródło: rezerwa celowa pod nazwą Środki na informatyzację, rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz upowszechnianie szerokopasmowego dostępu do Internetu, cz. 83 poz. 29 (podmiotem odpowiedzialnym za wystąpienie o przydział i rozliczenie środków z rezerwy celowej jest minister właściwy do spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem właściwym ds. informatyzacji); 3) III etap: a) w 2016 r. do 600 tys. zł, w tym: do 500 tys. zł na realizację działania; źródło: rezerwa celowa na informatyzację, rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz upowszechnianie szerokopasmowego dostępu do Internetu 2

5 (podmiotem odpowiedzialnym za wystąpienie o przydział i rozliczenie środków z rezerwy celowej jest minister właściwy do spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem właściwym ds. informatyzacji), do 100 tys. zł na działania promocyjno-informacyjne; źródło: budżet państwa, cz.16, b) w 2017 r. do 400 tys. zł, w tym: do 300 tys. zł na realizację działania; źródło: rezerwa celowa na informatyzację, rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz upowszechnianie szerokopasmowego dostępu do Internetu (podmiotem odpowiedzialnym za wystąpienie o przydział i rozliczenie środków z rezerwy celowej jest minister właściwy do spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem właściwym ds. informatyzacji), do 100 tys. zł na działania promocyjno-informacyjne; źródło: budżet państwa, cz.16, c) w 2018 r. do 300 tys. zł; w tym: do 200 tys. zł na realizację działania; źródło: rezerwa celowa na informatyzację, rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz upowszechnianie szerokopasmowego dostępu do Internetu (podmiotem odpowiedzialnym za wystąpienie o przydział i rozliczenie środków z rezerwy celowej jest minister właściwy do spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem właściwym ds. informatyzacji), do 100 tys. zł na działania promocyjno-informacyjne; źródło: budżet państwa, cz.16. II. DZIAŁANIE: UTWORZENIE SYSTEMU INFORMACJA DLA OBYWATELA 1. CEL Celem utworzenia systemu Informacja dla obywatela jest ułatwienie obywatelom dostępu do informacji o usługach publicznych, z możliwością zgłaszania problemów, opinii i uwag, za pomocą sprofesjonalizowanego kontaktu telefonicznego. 2. GRUPA DOCELOWA Odbiorcami projektu będą klienci administracji publicznej mieszkańcy Polski, obywatele polscy i cudzoziemcy znający język polski. System uwzględnia w 3

6 szczególności potrzeby osób wykluczonych cyfrowo lub mających kłopot ze zrozumieniem zawiłości procedur administracyjnych. 3. GŁÓWNE ZAŁOŻENIA System Informacja dla obywatela będzie jednolitym systemem zarządzania połączeniami telefonicznymi oraz bazą wiedzy niezbędną do udzielania profesjonalnych odpowiedzi. W ramach działania powstanie centralny (w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów) i resortowy (funkcjonujący we wszystkich ministerstwach, urzędach centralnych i urzędach wojewódzkich) system telefonów informacyjnych. System centralny będzie obsługiwany przez 10 pracowników (członków korpusu służby cywilnej) zatrudnionych w nowo utworzonym Wydziale Informacji Obywatelskiej (w Departamencie Spraw Obywatelskich Kancelarii Prezesa Rady Ministrów), posiadających rozległą wiedzę dotyczącą funkcjonowania administracji oraz znajomość usług opisanych w Portalu. Zapewniona zostanie baza wiedzy oraz odpowiednie oprogramowanie potrzebne konsultantom do pracy. System resortowy zostanie zorganizowany przy wykorzystaniu dotychczasowych zasobów kadrowych, w tym już funkcjonujących infolinii. W I etapie realizacji działania opracowany zostanie katalog pozwalający na wskazywanie urzędów właściwych do rozpatrzenia danej sprawy (gdzie załatwić sprawę). Istotną część bazy wiedzy będzie stanowił Portal. Na tym etapie udzielana będzie informacja dotycząca usług opisanych w Portalu obywatel.gov.pl oraz informacje o właściwych infoliniach tematycznych już istniejących w administracji publicznej (np. infolinia Państwowej Inspekcji Pracy, Rzecznika Praw Obywatelskich, infolinia Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów itp.). Zapewniona będzie obsługa telefonów obywateli skierowanych do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, uwzględniająca w razie konieczności przełączanie do telefonów informacyjnych właściwych ministerstw i urzędów wojewódzkich. Odnotowywane będą przez osoby obsługujące infolinie najczęstsze i najbardziej problematyczne sprawy. Pozyskiwane informacje będą mogły zostać wykorzystane do poprawy pracy administracji. Między innymi w ramach analizy zgłaszanych problematycznych spraw wypracowywane będą przez właściwe organy wnioski o ewentualne dokonanie zmian prawnych. Ponadto nawiązana zostanie współpraca z organizacjami pozarządowymi (na poziomie ogólnopolskim i lokalnym), co dodatkowo pozwoli na wspieranie obywateli w rozwiązywaniu ich codziennych problemów. W kolejnych etapach system Informacja dla obywatela będzie rozwijany między innymi przez rozbudowę bazy wiedzy oraz jej aktualizację oraz, w miarę możliwości, zapewnianie obywatelom dostępu do wielu ważnych dla nich informacji dotyczących działalności administracji publicznej (podobnie jak w innych krajach europejskich). Systemem zarządzania połączeniami telefonicznymi zostaną objęte również urzędy centralne. 4

7 4. RAMOWY HARMONOGRAM REALIZACJI DZIAŁANIA 1) I etap: a) uruchomienie systemu Informacja dla obywatela do 31 lipca 2015 r., b) nawiązanie współpracy z organizacjami pozarządowymi do 31 grudnia 2015 r.; 2) II etap: rozwój i utrzymanie systemu Informacja dla obywatela od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r.; 3) III etap: rozwój i utrzymanie systemu Informacja dla obywatela od 1 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2018 r. 5. WARUNKI REALIZACJI W I etapie realizacji działania, zostanie opracowany katalog pozwalający na wskazywanie urzędów właściwych do rozpatrzenia danej sprawy (gdzie załatwić sprawę). Jego opracowanie będzie wymagało współpracy ministerstw oraz urzędów wojewódzkich oraz zaangażowania pracowników zatrudnionych przy projekcie. Istotną część bazy wiedzy będzie stanowił Portal. Konieczne będzie zapewnienie odpowiedniego oprogramowania potrzebnego do pracy konsultantom. Obsługę systemu będzie zapewniać 10 pracowników Departamentu Spraw Obywatelskich Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; wynagrodzenia siedmiu z nich finansowane będą w 2015 r. z rezerwy celowej na zmiany organizacyjne i nowe zadania, a w kolejnych latach z budżetu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Kluczowym zadaniem będzie również przeszkolenie pracowników Kancelarii Prezesa Rady Ministrów oraz pozostałych organów administracji rządowej zapewniających obsługę systemu. Odpowiednie środki na szkolenia dla 10 pracowników Kancelarii oraz 124 pracowników pozostałych organów zostały zaplanowane w kwocie ok. 338 tys. zł w Planie Szkoleń Centralnych w Służbie Cywilnej na 2015 r.; ich źródłem będzie rezerwa celowa na funkcjonowanie służby cywilnej. Komputery, meble oraz aparaty telefoniczne niezbędne do funkcjonowania systemu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zostały zabezpieczone w ramach zasobów Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Koszty związane z utrzymaniem i rozwojem systemu obsługującego system Informacja dla obywatela zostaną ujęte w rezerwie celowej na realizację inicjatywy Obywatel. 6. KOSZTY REALIZACJI 1) I etap: do 824 tys. zł, w tym: a) do 458 tys. zł na dodatkowe 7 etatów; źródło: rezerwa celowa na zmiany organizacyjne i nowe zadania, cz. 83 poz. 19, b) do 338 tys. zł na szkolenia dla konsultantów; źródło: rezerwa celowa na funkcjonowanie służby cywilnej, cz. 83 poz. 20, 5

8 c) do 28 tys. zł, na wdrożenie i utrzymanie systemu obsługującego Informację dla obywatela ; źródło: budżet państwa, cz.16; 2) II etap: do 768 tys. zł; w tym: 3) III etap: a) do 726 tys. zł na wynagrodzenia dla 7 konsultantów; źródło: budżet państwa, cz. 16, b) do 42 tys. zł na utrzymanie i rozwój systemu obsługującego Informację dla obywatela ; źródło: budżet państwa, cz. 16; a) w 2017 r.: do 788 tys. zł, w tym: do 746 tys. zł na wynagrodzenia dla 7 konsultantów; źródło: budżet państwa, cz. 16, do 42 tys. zł na utrzymanie i rozwój systemu obsługującego Informację dla obywatela ; źródło: budżet państwa, cz. 16, b) w 2018 r.: do 788 tys. zł, w tym: do 746 tys. zł na wynagrodzenia dla 7 konsultantów; źródło: budżet państwa, cz. 16, do 42 tys. zł na utrzymanie i rozwój systemu obsługującego Informację dla obywatela ; źródło: budżet państwa, cz. 16. III. DZIAŁANIE: PRZYGOTOWANIE REKOMENDACJI W ZAKRESIE DOSKONALENIA SPOSOBU PROWADZENIA KORESPONDENCJI Z OBYWATELAMI 1. CEL Konieczna jest zmiana sposobu postrzegania i wykorzystywania informacji, które wynikają z sygnałów kierowanych przez obywateli do urzędów. Informacje zawarte w tych sygnałach powinny być wykorzystywane do stałego doskonalenia wykonywania zadań publicznych przez administrację. Powinno to również sprzyjać wzmocnieniu tzw. czynnika partycypacji, czyli czynnego udziału obywateli w ulepszaniu administracji. Natomiast przygotowywane w urzędach odpowiedzi na sygnały obywatelskie powinny świadczyć o profesjonalnym podejściu i nastawieniu na rozwiązywanie problemów zgłaszanych przez obywateli. Równorzędnym celem jest zmiana komunikowania się urzędów. Informacje pisemne przekazywane przez administrację publiczną obywatelowi powinny być zrozumiałe. Dziś często osoby bez wiedzy prawniczej nie są w stanie samodzielnie analizować korespondencji otrzymywanej z urzędów. W tym celu zostaną przygotowane rekomendacje dotyczące komunikacji pisemnej oraz rozpatrywania sygnałów obywatelskich. 6

9 2. GRUPA DOCELOWA Adresatami rekomendacji będą przede wszystkim dyrektorzy generalni urzędów administracji rządowej, odpowiedzialni za zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urzędów i ich organizację pracy. Rekomendacje będą również służyć dyrektorom komórek organizacyjnych, których zadaniem jest koordynacja procesu rozpatrywania sygnałów obywatelskich, oraz innych komórek zaangażowanych w proces komunikacji z obywatelami. Zostaną one także upowszechnione wśród wszystkich członków korpusu służby cywilnej. Beneficjentami opracowanych i wdrożonych rekomendacji będą wszyscy obywatele komunikujący się z urzędem w formie pisemnej. 3. GŁÓWNE ZAŁOŻENIA Osiągnięcie założonych celów wymaga wspólnych i jednoczesnych działań wszystkich urzędów administracji rządowej. Wsparciem będą rekomendacje dotyczące komunikacji pisemnej oraz rozpatrywania sygnałów obywatelskich, które jednoznacznie określą cechy systemu komunikacji, oraz rekomendacje dotyczące wszystkich etapów tej komunikacji (organizacji przyjmowania, rozpatrywania sygnałów obywatelskich, wykorzystywania wynikających z nich informacji, zasad przygotowywania profesjonalnych odpowiedzi na sygnały). Dokument powinien uwzględniać obowiązki wszystkich uczestników tego procesu, tj. kierowników jednostek, dyrektorów generalnych, dyrektorów komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za koordynację rozpatrywania sygnałów obywatelskich oraz pracowników administracji rządowej. Zapewnienie wdrożenia i stosowania rekomendacji będzie należało do wszystkich podmiotów wymienionych w uchwale. Dokument musi zawierać wyraźne wskazania dotyczące komunikatywności dokumentów kierowanych do obywateli osoby kontaktujące się z urzędem powinny otrzymywać proste i zrozumiałe odpowiedzi. 4. HARMONOGRAM REALIZACJI DZIAŁANIA 1) przygotowanie projektu rekomendacji w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów do 1 czerwca 2015 r.; 2) przekazanie projektu rekomendacji do ministerstw i urzędów wojewódzkich do 8 czerwca 2015 r.; 3) przekazanie gotowych rekomendacji do urzędów do 31 lipca 2015 r. 5. WARUNKI REALIZACJI Rekomendacje dotyczące komunikacji pisemnej oraz rozpatrywania sygnałów obywatelskich zostaną przygotowane przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. W proces opiniowania dokumentu zostaną zaangażowane wszystkie ministerstwa i urzędy wojewódzkie. 7

10 6. KOSZTY REALIZACJI W 2015 r.: do 15 tys. zł na prace redaktorskie i graficzne; źródło: budżet państwa, cz

11 Załącznik nr 2 SZCZEGÓŁOWY ZAKRES ZADAŃ ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ PRZY REALIZACJI INICJATYWY OBYWATEL I. DZIAŁANIE: PRZYGOTOWANIE I WDROŻENIE ROZSZERZONEGO SERWISU INFORMACYJNEGO PORTAL OBYWATEL.GOV.PL, JEGO ROZWÓJ I UTRZYMANIE 1. Minister właściwy do spraw wewnętrznych zapewnia: 1) realizację działania przez nadzorowany przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych COI, w tym w szczególności: a) w ramach przygotowania do rozszerzenia: optymalizację serwisu pod kątem potrzeb Portalu i opracowanie koncepcji nowych funkcjonalności, przeprowadzenie prac programistycznych i implementacja maksymalnie 5 funkcjonalności, przygotowanie i przeprowadzenie testów akceptacyjnych, opracowanie i implementację min. 35 kart informacyjnych, w I etapie realizacji, opracowanie i implementację do 30 kart informacyjnych o serwisach tematycznych, przeprowadzenie badań z użytkownikami wybranych kart informacyjnych, b) w ramach rozwoju: prowadzenie prac zgodnie z procesem projektowania zorientowanego na użytkownika (projektowanie UX), bieżącą aktualizację treści kart informacyjnych poprzez implementację na Portalu informacji dostarczanych do COI przez ministerstwa, zgodnie z ich właściwością, konfigurację narzędzia statystycznego, opracowanie i implementację kart informacyjnych, w tym o e-usługach, opracowanie i implementację kart informacyjnych o serwisach tematycznych, przeprowadzenie badań z użytkownikami, zakończonych raportem; 2) w ramach utrzymania zapewnienie funkcjonowania Portalu, które zostanie zlecone COI na podstawie odrębnej umowy; 3) środki finansowe niezbędne do przygotowania rozszerzenia, utrzymania i rozwoju Portalu; 9

12 4) warunki udostępniania usług jednostkom administracji publicznej oraz innym instytucjom publicznym; 5) niezbędną infrastrukturę Portalu i jej utrzymanie w ramach funkcjonującej infrastruktury systemowej SRP; 6) okresowe przeglądy infrastruktury informatycznej, na której funkcjonuje Portal; 7) udział swoich przedstawicieli w pracach zespołów roboczych w zakresie związanym z przygotowaniem kart informacyjnych pozostających w zakresie właściwości ministra właściwego do spraw wewnętrznych, w tym dostarczenie aktualnych danych merytorycznych niezbędnych do opracowania karty informacyjnej; 8) nadzór merytoryczny nad treścią kart informacyjnych publikowanych na Portalu, pozostających we właściwości ministra właściwego do spraw wewnętrznych; 9) aktualizację treści kart informacyjnych pozostających w zakresie właściwości ministra właściwego do spraw wewnętrznych. 2. Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zapewnia: 1) koordynację zakresu funkcjonalnego Portalu; 2) obsługę biurową Komitetu Sterującego do spraw inicjatywy Obywatel oraz zespołów roboczych; 3) koordynację prac zespołów roboczych; 4) koordynację prac graficznych dotyczących wyglądu graficznego Portalu; 5) koordynację działań informacyjno-promocyjnych Portalu; 6) udział swoich przedstawicieli w zespołach roboczych. 3. Minister właściwy do spraw informatyzacji zapewnia: 1) koordynację prac w ramach projektów realizowanych przez urząd zapewniający obsługę ministra właściwego do spraw informatyzacji, zwany dalej MAiC, w zakresie związanym z przygotowaniem i udostępnianiem e-usług publicznych z pracami prowadzonymi nad Portalem; 2) przygotowanie do udostępnienia na potrzeby Portalu przez organy administracji rządowej priorytetowych e-usług publicznych w ramach projektów realizowanych przez MAiC, do końca maja 2015 roku; 3) udział swoich przedstawicieli w pracach zespołów roboczych w zakresie związanym z przygotowaniem kart informacyjnych pozostających we właściwości ministra właściwego do spraw informatyzacji, w tym dostarczenie aktualnych danych merytorycznych niezbędnych do opracowania karty informacyjnej; 4) nadzór merytoryczny nad treścią kart informacyjnych publikowanych w Portalu, pozostających we właściwości MAiC; 5) dostarczanie do COI informacji aktualizujących zamieszczone na Portalu treści kart informacyjnych pozostających w zakresie właściwości MAiC. 4. Organy administracji rządowej, o których mowa w 2 ust. 2 zgodnie z właściwością, zapewniają: 1) udział swoich przedstawicieli w pracach zespołów roboczych w zakresie związanym z przygotowaniem kart informacyjnych pozostających w zakresie ich właściwości, w tym dostarczenie aktualnych danych merytorycznych niezbędnych do opracowania karty informacyjnej; 10

13 2) nadzór merytoryczny nad treścią kart informacyjnych publikowanych w Portalu, pozostających w ich właściwościach; 3) dostarczanie do COI informacji aktualizujących zamieszczone w Portalu treści kart informacyjnych pozostających w zakresie ich właściwości. II. DZIAŁANIE: UTWORZENIE SYSTEMU INFORMACJA DLA OBYWATELA 1. Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zapewnia: 1) koordynację zakresu funkcjonalnego systemu Informacja dla obywatela ; 2) funkcjonowanie oraz rozwój centralnego systemu informacji telefonicznej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; 3) koordynację w zakresie sieci infolinii i telefonów informacyjnych ministerstw, urzędów centralnych i wojewódzkich; 4) koordynację prac zespołów roboczych; 5) koordynację działań informacyjno-promocyjnych systemu Informacja dla obywatela ; 6) udział swoich przedstawicieli w zespołach roboczych. 2. Organy administracji rządowej, zgodnie z właściwością, zapewniają: 1) funkcjonowanie infolinii i telefonów informacyjnych w ramach systemu informacji telefonicznej; 2) udział swoich przedstawicieli w pracach zespołu roboczego opracowującego bazę wiedzy, w tym dostarczenie aktualnych danych merytorycznych niezbędnych do jej opracowania, w zakresie swojej właściwości; 3) nadzór merytoryczny nad zawartością bazy wiedzy; 4) aktualizację treści merytorycznej bazy wiedzy pozostających w zakresie ich właściwości. III. DZIAŁANIE: PRZYGOTOWANIE REKOMENDACJI W ZAKRESIE DOSKONALENIA SPOSOBU PROWADZENIA KORESPONDENCJI Z OBYWATELAMI 1. Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zapewnia: 1) opracowanie rekomendacji dotyczących komunikacji pisemnej oraz rozpatrywania sygnałów obywatelskich; 2) przeprowadzenie konsultacji w ramach ministerstw i urzędów wojewódzkich projektu rekomendacji; 3) koordynację działań informacyjno-promocyjnych służących wdrażaniu rekomendacji. 2. Organy administracji rządowej zapewniają: 1) udział swoich przedstawicieli w procesie konsultacji projektu rekomendacji; 2) rozpowszechnienie informacji na temat rekomendacji wśród swoich pracowników; 3) wdrożenie i stosowanie opisanych w rekomendacjach zasad: a) organizacji przyjmowania, 11

14 b) rozpatrywania sygnałów obywatelskich, c) wykorzystywania wynikających z nich informacji, d) przygotowywania profesjonalnych odpowiedzi na sygnały, e) wzmocnienia potencjału zespołu pracowników zaangażowanych w proces, f) redagowania korespondencji pisemnej kierowanej do obywatela. 12