Zamówienia pakietowe

Transkrypt

1 Zamówienia pakietowe Przeznaczenie modułu Zadaniem modułu jest wspieranie menedżerów sieci aptek/sklepów w zakresie wszystkich czynności związanych z centralnymi zakupami, tym samym zredukowanie czasu poświęcanego na to zadanie do minimum W szczególności za pomocą modułu można: 1. Przygotować wariantową prognozę popytu sieci aptek: w oparciu o dowolny okres i na dowolny okres czasu, uwzględniającą lub nie popyt na odpowiedniki, uwzględniającą lub nie nadwyżki na poziomie apteki. 2. Zebrać w jedno miejsce (supertabela) wszystkie potrzebne dane do podjęcia decyzji: ceny i rabaty oferowane przez hurtownie (standardowe i pakietowe), rabaty producenckie, zamawiane ilości. Dane są automatycznie wyciągane z systemu i dostępne po wciśnięciu jednego guzika. Program wylicza opłacalność pakietu i prognozowany czas upłynnienia. Menedżer pracuje na danych zagregowanych, obejmujących wszystkie apteki/sklepy. Może symulować zakupy w każdej z współpracujących hurtowni, otrzymując automatycznie informacje o zysku na pakiecie. 3. Automatycznie rozbić zamówienie zbiorcze na poszczególne apteki, z możliwością modyfikacji ilości na poziomie całej sieci, jak i pojedynczej apteki (automatyczne przeliczanie pozostałych danych). 4. Wygenerować zamówienie w postaci pliku exell, gotowe do wysłania dla przedstawiciela producenta i hurtowni. 5. W pełni kontrolować realizację zamówienia, w zakresie wynegocjowanych warunków (cen) oraz ilości, tym samym sprawdzić poziom wywiązywania się z zadań osób zaangażowanych w przedsięwzięcie: przedstawiciela producenta, hurtownię dostarczająca pakiet, personel apteki. Kontrola opiera się na porównaniu zamówienia z dostawami w okresie na jaki była zrobiona prognoza. Dzieje się to automatycznie. Kontrola sprowadza się do sporządzenia stosownego raportu. Możliwość kontroli realizacji pakietu uzyskuje również aptek w zakresie danych tylko ją dotyczących.

2 6. Wygodnie sterować systemem premiowania personelu pierwszego stołu za sprzedaż produktów wysokomarżowych ( punkty za obrót). 7. Fakt że wszystkie dane związane z całym procesem są w systemie, pozwala dodatkowo obliczyć jakie straty ponosi sieć aptek/sklepów z tytułu dostaw zwykłych, czyli na gorszych warunkach handlowych. Niezależnie od przyczyny: błędu personelu apteki, czy niedomagań hurtowni. Przygotowania do uruchomienia modułu O ile użytkowanie modułu Zamówienia pakietowe nie jest zbyt skomplikowane, o tyle przygotowania jakie musi poczynić sieć aptek, mogą zająć trochę czasu, więc należy do nich przystąpić z wyprzedzeniem. 1. Zaktualizowanie wersji programu aptecznego i programu InfofarmPharmonia, oraz przedefiniowanie procedur synchronizacji danych pomiędzy aptekami, a centralą. 2. Oferty hurtowni Z uwagi na to, że rabaty producenckie są oferowane od tak zwanych gołych cen, czyli od cen hurtowych, nie uwzględniających rabatów na produkty nierefundowane za obrót, sieć aptek musi wystąpić do hurtowni z wnioskiem o uruchomienie skrzynki ftp z taką gołą ofertą. Dzięki temu stanie się możliwe, że system automatycznie będzie pozyskiwał informacje o cenach jakie oferują poszczególne hurtownie i ostatecznie automatycznie wyliczał cenę pakietową. 3. Centralizacja kartoteki towarowej. Funkcjonalności modułu są w znakomitej większości oparte o Centralną Bazę Towarów (CBT), dlatego prawidłowość i kompletność spasowania CBT z lokalną bazą towarową we wszystkich aptekach nabiera krytycznego znaczenia. Jeśli poziom tego spasowania w zakresie produktów objętych zamówieniami pakietowymi jest zły, bezwzględnie należy wdrożyć w sieci Centralizację Kartoteki Towarowej, według procedury opisanej w rozdziale pod tym samym tytułem. 4. Kategoryzacja asortymentu Jeżeli osoby odpowiedzialne za centralne zakupy chcą uniknąć każdorazowego określania listy produktów objętych pakietem, należy sklasyfikować asortyment. Do tego celu używa się klasyfikacji.

3 Obsługa modułu W wariancie podstawowym, obsługa modułu zamówień pakietowych obejmuje następujące czynności: 1. Wskazanie produktów objętych zamówieniem pakietowym. 2. Dopisanie pakietu do systemu, w szczególności określenie daty i opisu identyfikującego jednoznacznie zamówienie. 3. Automatyczna projekcja zamówienia zbiorczego, w oparciu o wskazany okres analizy, okres na jaki przewidziany jest pakiet i inne parametry. 4. Symulacja naiwna połączona z manipulacją hurtowaniami, ilościami, dodatkowymi rabatami i innymi parametrami. Każdorazowo obliczamy zysk na pakiecie i prognozowany okres upłynnienia, by ostatecznie zadecydować w jakich ilościach i w jakiej hurtowni zrealizować dostawę. 5. Rozbicie zamówień na poszczególne apteki i ewentualna ich ręczna korekta. 6. Przygotowanie pliku exell adresowanego dla przedstawiciela producenta i hurtowni (opcja). 7. Kontrola realizacji pakietu po upłynięciu wymaganego czasu (raport). Wskazanie produktów objętych pakietem Pakiet obliczany jest dla produktów, które mają być ujęte w zamówieniu. Konkretnie produkty, które mają włączony parametr Ujmować w zamówieniu (rysunek niżej), dostępny w zakładce Dane podstawowe w CBT. Pozycje można oznaczać/odznaczać pojedynczo lub zbiorczo dla wyfiltrowanej listy za pomocą funkcji Operacje->Zamówienia->Zaznacz widoczne/odznacz widoczne. Lub używając skrótu klawiszowego, odpowiednio: zaznacz Ctrl+Z/ odznacz Ctrl+O. Do zbiorczego oznaczania/odznaczania będą użyteczne dostępne filtry, na przykład po producencie lub oparte na samodzielnie opracowanych klasyfikacjach (producenci i kategorie). Należy pamiętać, że każdorazowo, gdy chcemy oznaczyć nową listę produktów, musimy odznaczyć aktualną. Do tego celu użyjemy filtr Ujęte i funkcję Odznacz widoczne (lub Ctrl+O). Za pomocą tego samego filtra możemy upewnić się czy lista jest już kompletna. Dopisanie nowego pakietu Gdy już mamy w CBT oznaczone produkty, które mają być ujęte w zamówieniu, uruchamiamy Magazyn->Zamówienia->Zamówienia pakietowe ( Rysunek poniżej).

4 Dopisujemy nowe zamówienie pakietowe, wciskając Ins lub dostępny w prawym górnym roku plusik (Rysunek poniżej).

5 W podstawowym wariancie określamy: Data oferty dzień, w którym są podejmowane negocjacje z przedstawicielem producenta; Opis Informacja tekstowa jednoznacznie identyfikująca zamówienie; Zamów u dostawcy hurtownia, w której dostarczy towar do aptek, można ją wskazać na późniejszym etapie. ( Sprzedaż od, Sprzedaż do) przedział czasu w którym będzie analizowana sprzedaż; ( Realizacja od, Realizacja do ) - przedział czasu, w jakim zamówienie ma być zrealizowane i/lub w którym obowiązuje Powiązana promocja dla produktów z pakietu, które będą miały wpisaną ilość punktów (zakładka Zawartość, pole Punkty promocyjne). Dostawcy brani pod uwagę możemy wskazać do 5 hurtowni, które zostaną objęte analizą. Program podpowiada wszystkie, które mają zaznaczone Podpowiadaj przy zamawianiu, w System->Podstawowe słowniki->dostawcy, zakładka Dane podstawowe. Pola Dodatkowy upust mogą być użyte wariantowo do wpisania: dodatkowego rabatu na pakiet, zaproponowanego przez hurtownię, rabatu oferowanego na dodatkowej fakturze. Po uzupełnieniu wymaganych informacji, zapisujemy pakiet, wciskając F2 i przystępujemy do projekcji zamówienia zbiorczego. Automatyczna projekcja zamówienia zbiorczego

6 Uruchom Operacje->Generacja pakietu (Rysunek niżej). Apteki zamawiające możesz zawęzić listę aptek, branych pod uwagę; Podpowiadany % upustu taki rabat producencki zostanie wpisany dla każdej pozycji z pakietu, wpisujemy więc ten, najczęściej występujący; % substytucji prognoza może uwzględniać substytuty, rodzaju wskazanego w sekcji Uwzględnij substytucję wg.. Wpisujemy w jakiej części maja być one wzięte pod uwagę. W procentach. Zamówienie na dni okres na jaki chcemy zatowarować apteki; Uwzględnij nadwyżki w aptekach zdarza się, że przy ogólnym zapotrzebowaniu na dany produkt, pojedyncze apteki mają jego nadwyżkę. Parametr decyduje czy mają być one ignorowane (traktowane jako stan, czy odjęte od ogólnego zapotrzebowania. Dopisz do zamówienia leki z zerową sprzedażą może zdarzyć się, że wśród produktów z pakietu znajdą się takie, które nie rotowały w analizowanym okresie. Parametr decyduje czy w takiej sytuacji produkt ma się pojawić na zamówieniu, czy nie Uwzględnij substytucję wg jeśli chcemy oszacować popyt, uwzględniający nie tylko sprzedaż produktu, ale i jego odpowiedników, wskazujemy jeden z dostępnych rodzajów substytutów: Jeśli chcemy skorzystać z ustawienia Własna lista, musimy je wcześniej zdefiniować i przypisać do odpowiednich produktów ( CBT zakłądka Odpowiedniki własne). Po ustawieniu parametrów, wciskamy Generuj, Program wygeneruje sugerowane zamówienie zbiorcze, widoczne w zakładce Zawartość. Zaproponowaną przez program listę

7 można dowolnie modyfikować, dopisując, usuwając lub zmieniając zawartość poszczególnych wierszy. W każdym momencie możemy wykonać symulację dla aktualnego zamówienia. Symulacja Wciskamy guzik Prognoza, a program zestawi wszystkie niezbędne informacje i przedstawi je w formie supertabeli i podsumowania. Najlepiej zacząć od podsumowania (Rysunek poniżej), dostępnego w zakładce Szczegóły. Wartość po najlepszej cenie w zwykłym zakupie wartość na warunkach, na jakich kupuje apteka codziennie; Wartość po najlepszej cenie w zakupie pakietowym teoretyczna wartość, gdyby udało nam się kupić z warunkami oferowanymi przez przedstawiciela producenta, ale w wielu hurtowniach, tak by kupić po najlepszej cenie. Po wskazaniu hurtowni, w tym miejscu pojawia się już wartość w odniesieniu do zakupu we wskazanej hurtowni. Łączny rabat tyle zyskasz kupując w pakiecie w stosunku do zwykłych zakupów czynionych bezpośrednio przez aptekę. Po osiągnięciu zadowalającego efektu, przechodzimy do następnego etapu, to jest do etapu generacji zamówienia. Generacja zamówienia Na tym etapie następuje podział zamówienia na poszczególne apteki. Uruchamiamy Operacje->Generacja zamówienia.

8 Tutaj ponownie mamy możliwość ograniczenia listy aptek, do których ma trafić dostawa. Jeżeli jeden z punktów (aptek/ magazynów) pełni funkcję podhurtowni, można dla tego punktu wygenerować zamówienie, jako procent całości zapotrzebowania. W tym celu wpisujemy odpowiedni numer apteki w polu Magazyn rezerwowy, a w polu % rezerwy rezerwę. Wciskamy guzik Generuj zamówienie. Program wygeneruje zamówienie. Podgląd zamówienia dostępny jest po wciśnięciu guzika Zamówienie, dostępnego na dole ekranu (Rysunek niżej). Tabela, jaka pojawi się na ekranie, będzie prezentować zbiorcze dane, dotyczące wszystkich aptek. Mamy kolejno: nazwę towaru, producenta, ilość zamawianą, poprzednią cenę zakupu, wartość pozycji w zamówieniu i dalej kolumny z danymi na poszczególne apteki/punkty. Z podsumowaniem. Po przejściu do zakładki Szczegóły uzyskamy dostęp do szczegółowych danych dla jednego produktu. W tym miejscu możemy modyfikować zamówienie. Zarówno na poziomie pojedynczej apteki/punktu, jak i łącznej ilości. Program przeliczy odpowiednio zamawiane ilości. Zamówienie w formacie exell Gdy zamówienie jest już gotowe, możemy łatwo wygenerować plik exell z przeznaczeniem dla przedstawiciela producenta i/lub hurtowni. W tym celu uruchamiamy Operacje->Zapisz zamówienie do xls. Po uruchomieniu Generacji zamówienia, program kontroluje kompletność spasowania kart CBT z lokalnymi kartami towarowymi. Jeśli wykryje niekompletność na ekranie pojawi się komunikat, jak na poniższym rysunku. Ignorując go musimy mieć świadomość, że dane mogą być zaniżone o sprzedaż w aptekach nie skojarzonych.

9 Kontrola realizacji zamówień pakietowych Ujęcie w systemie wszystkich informacji dotyczących zamówienia pakietowego, umożliwia łatwą kontrolę realizacji zamówienia, poprzez porównanie dostaw z zamówieniem. Taka kontrola pozwala między innymi: sprawdzić czy towar przyszedł w cenie wynegocjowanej i odpowiedniej ilości, czy towar nie jest kupowany na zwykłych warunkach w okresie pakietowym, jakie straty ponosi sieć aptek z tytułu kupowania bez rabatu. Kontrola może być realizowana na poziomie Pharmonii dla wszystkich aptek naraz oraz na poziomie apteki. W obu przypadkach ustawiamy się na odpowiednim zamówieniu pakietowym i wciskamy guzik Realizacja. W efekcie otrzymujemy trzy widoki: tabelę z rozliczeniem zbiorczym zrealizowanej ilości (Lista), kontrola ilości i cen na poziomie poszczególnych aptek cena zakupu rzeczywista średnia cena w analizowanym okresie ( zakładka Zawartość - górna tabela), kontrola cen i dostawcy na poziomie poszczególnych dostaw w poszczególnych aptekach ( zakładka Zawartość - dolna tabela) Dane niezgodne z zamówieniem są zakolorowane na żółto.