RAPORT URZĘDU GMINY ZBLEWO

Transkrypt

1 Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszołek RAPORT Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU GMINY ZBLEWO NA DZIEŃ r.

2 1. Nazwa jednostki. Urząd Gminy Zblewo w myśl art. 9 oraz art. 274 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz z późno zm.) jest jednostką sektora finansów publicznych zobowiązaną do prowadzenia audytu wewnętrznego. Wójt Gminy Zblewo sprawuje władzę wykonawczą przy pomocy Urzędu. 2. Adresat Raportu. Wójt Gminy Zblewo. 3. Przedmiot Audytu wewnętrznego. Audyt w zakresie organizacji i prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości. 4. Cele audytu wewnętrznego. Obiektywna i niezależna ocena funkcjonowania w zakresie organizacji J prowadzenia rachunkowości z uwzględnieniem obowiązujących regulaminów i norm wewnętrznych a także zakresu czynności osób na stanowiskach kierowniczych działu finansów. 5. Okres działalności objęty audytem. Audytern wewnętrznym objęto okres od do r. 6. Czas poświęcony na przeprowadzenie zadania audytowego. Audyt Audyt regulaminów. 3 osobodni Sporządzenie Protokołu z audytu. 2 osobodni Spotkanie audytowe l osobodzień Sporządzenie Raportu Zasoby w osobodniach Łącznie 6 osobodni. 7. Osoba prowadząca audyt wewnętrzny. Audyt wewnętrzny prowadzony jest przez Wykonawcę - uprawniony do badania sprawozdań finansowych podmiot audytorski - Kancelarię Audytorsko-Rachunkową ABAKUS Hanna Wszołek z siedzibą w Tczewie, przy ul. Czyżykowskiej 37 kod poczt (nr ewid na liście KIBR). Podstawą badania jest umowa zawarta w dniu r. pomiędzy urzędem Gminy Zblewo a Kancelarią Audytorsko-Rachunkową ABAKUS Hanna Wszołek. Audyt wewnętrzny prowadziła Hanna W szołek - biegły rewident nr ideat Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszolek 2

3 8. Ryzyko audytu. Ryzyka związane z organizacją i prowadzeniem rachunkowości: l) ryzyka nieodłączne: a) Ryzyko niewłaściwej organizacji Referatu Finansowego. b) Stosowanie regulaminów wewnętrzne nie zgodnych z przepisarru ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych. c) Brak procedur postępowania i nie jasne normy postępowania utrudniające pracę urzędników. d) Nie stosowanie przepisów regulaminów wewnętrznych oraz ustawo rachunkowości i finansach publicznych. 2) ryzyka kontroli wewnętrznej: a) Ryzyko nie wykrycia nieprawidłowości w regulaminach wewnętrznych Urzędu. b) Ryzyko nie ujawnienia błędów organizacyjnych w jednostkach podległych, mogących mieć wpływ na sprawozdanie fmansowe oraz gospodarkę finansową. c) Ryzyko stosowania nieodpowiednich procedur kontroli zarówno w Referacie finansowym Urzędu jak również jednostek podległych. d) Nadmierne zaufanie do Urzędników skutkujące ograniczeniem nadzoru. 3) ryzyka przeoczenia: a) Audytor nie wykryje istotnych nieprawidłowości na skutek doboru niewłaściwej metody badania. b) Audytor nie wykryje istotnych nieprawidłowości na skutek doboru niewłaściwej próby. c) Audytor nie wykryje istotnych nieprawidłowości na skutek zatajenia informacji przez osoby audytowane. Ryzyko oszacowane na dzień Poziom ryzyka rozpoczęcia audytu nieodłączne kontroli wewnętrznej przeoczema średnie średnie średnie Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszołek 3

4 9. Poziom istotności. Istotność określa granice, do których stwierdzone uchybienia mogą bez szkody dla jakości i prawidłowości nie być korygowane. Próg istotności określa górną granicę tolerancji dla nieprawidłowości. W związku z tym, określono: Istotność ze względu na wartość w wysokości 5% Istotność ze względu na charakter stwierdzonej nieprawidłowości (ujawnienie bez względu na kwotę np. nadużycie finansowe, prowadzenie ksiąg rachunkowych nie zgodnie z obowiązującymi przepisami). Istotność ze względu na kontekst - dotyczy sytuacji, w której nieprawidłowość o nieznacznej wartości ma istotne znaczenie. 10. Metodyka Podjęto decyzję zastosowania dwóch metod w celu zminimalizowania ryzyka przeoczenia istotnych nieprawidłowości i błędów: a) metody kompletnej - polegającej na skontrolowaniu jednego zagadnienia audytowego przy jednoczesnej stuprocentowej analizie, b) metody konfrontacji - polegającej na porównaniu kontrolowanego dokumentu - regulaminu - z innymi dokumentami stosując konfrontację wewnętrzną 11. Charakterystyka audytowanego obszaru. Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Skarbnika Urzędu oraz Referatu Finansowego wynika z Regulaminu Organizacyjnego oraz zakresu obowiązków Urzędników. Audytern objęto: l) Zarządzenie nr 17/99 Wójta Gminy Zblewo z dnia r. w sprawie wewnętrznej instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych oraz kontroli wewnętrznej dowodów. Zarządzenie opisuje zasady obiegu dokumentów oraz szczegółowo kontrolę dokumentów: pod względem formalno-rachunkowym pod względem merytorycznym. 2) Zarządzenie nr 36/2005 Wójta Gminy Zblewo z dnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej, ustalenia wykazu osób upoważnionych do pobierania kwitariuszy Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszolek Tczew, ul. Czyżykówska

5 przychodów K-103 i wystawiania przychodowych dowodów wpłat podatków i opłat oraz wprowadzenia instrukcji obrotu drukami ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Zblewo Instrukcja kasowa obejmuje: Opis pomieszczenia -kasy, Wymogi dotyczące osoby kasjera, Zasady inwentaryzacji kasy, Transport gotówki Opis dokumentacji kasowej i zasad sporządzania dokumentów, Załącznik nr 2 do zarządzenia stanowi wykaz osób upoważnionych do pobierania kwitariuszy przychodów K-103 i wystawiania dowodów wpłat podatnikom i opłat. Załącznik nr 3 stanowi Instrukcja obrotu drukami ścisłego zarachowania. 3) Zarządzenie nr 93/2010 Wójta Gminy Zblewo z dnia r. w sprawie ustalenia zakładowego planu kont w urzędzie Gminy Zblewo i gminnych jednostkach budżetowych. 12. Prezentacja ustaleń. Audyt Regulaminów wewnętrznych. Audytowane regulaminy prawidłowo normują zasady rachunkowości i są zgodne z przepisami ustawy dnia r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późno zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz i 1241, z późno zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. nr 128, poz. 861 z późno zm.). Art. 40 ustawy o jinansach publicznych w sposób szczególny nakazuje zachowanie następujących zasad: a) dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą, b) ujmuje się wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów - także zaangażowanie środków, c) odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału, d) wyceny składników aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych dokonuje się nie później niż na koniec kwartału. Ponadto art. 40 ust. 3 ustawy o rachunkowości zwraca uwagę na ewidencję aktywów trwałych stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego. Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszołek s

6 Jednakże istota przepisu nie ogranicza się jedynie do zbioru regulaminów w formie pisemnej regularnie aktualizowanych, ale przede wszystkim do stosowania ich przez pracowników Urzędu. Urzędnicy powinni mieć świadomość konsekwencji nie stosowania przepisów wewnętrznych (nawet w przypadku wyjątkowych sytuacji). W myśl art. 10 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: aj zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, cj opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; 4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Audytowane Regulaminy zostały sporządzone zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości oraz ustawy o finansach publicznych. Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszolek Tczew, ul. Czyżykówska 37 tel, hanna.wszolek@kancelaria-abakus.com.pl

7 Audyt podziału czynności i kontroli wewnętrznej w zakresie sprawozdawczości w Referacie Finansowym. W Urzędzie Gminy Zblewo sporządzane są sprawozdania finansowe i budżetowe: Kontrola Lp. Sprawozdania Sporządzający i analiza danych Organ odpowiedzialny za sporządzenie Organ / Osoba zatwierdzający odpowiedzialna za sporządzenie l Bilans z wykonania Skarbnik Skarbnik Wójt Rada Gminy budżetu jednostki samorządu terytorialnego 2 Łączny bilans obejmujący Skarbnik Skarbnik Wójt Rada Gminy y dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych l samorządowych budżetowych zakładów 3 Łączny rachunek zysków i Skarbnik Skarbnik Wójt Rada Gminy strat 4 Łączne zestawienie zmian Skarbnik Skarbnik Wójt Rada Gminy w funduszu 5 Sprawozdanie jednostkowe Główny księgowy Skarbnik, Dyrektor jednostek podległych Zespołu Jednostki (bilans, rachunek zysków i Ekonomiczno - strat, zestawienie zmian w Administracyjnego funduszu). Placówek Oświatowo- Wychowawczych w Zblewie 6 Sprawozdanie jednostkowe Główny księgowy Skarbnik Kierownik Zakładu Zakładu Komunalnego Komunalnego 7 Sprawozdanie jednostkowe Główny księgowy Skarbnik Kierownik Gminnego GOK Ośrodka Kultury 8 Sprawozdanie jednostkowe Główny księgowy Skarbnik Kierownik Gminnego GOPS Ośrodka Pomocy Społecznej 9 Rb-27S z wykonania planu Skarbnik Skarbnik Wójt dochodów JST Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszolek Tczew, ul. Czyżykówska 37 7

8 10 Rb-28S z wykonania planu Skarbnik Skarbnik Wójt wydatków JST budżetowych l ł Rb-NDS o nadwyżce / Skarbnik Skarbnik Wójt deficycie JST 12 Rb-50 o dotacjach / Skarbnik Skarbnik Wójt wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz zadań zleconych JST ustawami 13 Rb-34 z wykonania planów ZEAPOW Skarbnik Wójt finansowych dochodów własnych i wydatków nimi sfinansowanych 14 Rb-30S sprawozdanie z Zakład Skarbnik Wójt wykonania planów Komunalny finansowych samorządowych zakładów budżetowych 15 Rb-ST o stanie środków na Skarbnik Skarbnik Wójt rachunkach bankowych 16 Rb-N kwartalne Skarbnik Skarbnik Wójt sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych 17 Rb-Z kwartalne Skarbnik Skarbnik Wójt sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń I gwarancji 18 Sprawozdanie z wykonania Skarbnik Skarbnik Wójt Przedstawiane budżetu Radzie Gminy oraz składane w RIO. Przyjęte zasady sporządzania i weryfikowania Sprawozdań są prawidłowe. Kontrola wewnętrzna oraz analiza finansowa sprawozdań finansowych i budżetowych jednostek podległych jest konieczna i ma na celu ujawnienie wszelkich nieprawidłowości. Zadaniem kontroli jest również wykrycie wydatków niecelowych, nie gospodarnych i nielegalnych. Wszelkie nieprawidłowości ujawnione w sprawozdaniach winny być wnikliwie wyjaśniane, a w szczególnych sytuacjach podlegać kontroli w jednostce podległej. W związku z tym, iż Skarbnik pełni również obowiązki Głównego Księgowego występuje większe ryzyko nie wykrycia błędów formalnych i rachunkowych w sporządzanych sprawozdaniach. Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszołek 8e!

9 13. Wnioski Urząd Gminy obowiązany jest posiadać regulaminy normujące obieg dokumentów, politykę rachunkowości a także instrukcje kasowe, inwentaryzacyjne, archiwizacji dokumentów i in. Regulaminy muszą być zgodne z obowiązującymi Urząd przepisami tj. Ustawą o rachunkowości, ustawą o finansach publicznych, Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakladów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Dla prawidlowego funkcjonowania istotne jest by urzędnicy znali i stosowali regulaminy, których nadrzędnym celem jest usprawnienie pracy. Regulaminy powinny przewidywać wszelkie zdarzenia i wskazywać procedury postępowania. Prawidlowe normy powinny zapobiegać nieprawidlowościom i ułatwiać kontrolę. Tczew, dn r. PRZEPRaW PODPIS }-o-~,, ~ ADZAJĄrnYT l.biegły Rewident, nr ident Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszołek 9