Zarządzenie Nr 4/2013 Dyrektora Przedszkola Nr 11 w Czeladzi z dnia 22 kwietnia 2013

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 4/2013 Dyrektora Przedszkola Nr 11 w Czeladzi z dnia 22 kwietnia 2013 w sprawie: ustaleń dotyczących polityki rachunkowości dla Przedszkola Nr 11 w Czeladzi Na podstawie art. 5 ust.5 i art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. Nr 152 poz.1223 z 2009 roku z późniejszymi zmianami) oraz art. 53 ust.1, art.68 i art. 69 ust.1 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. Nr 157 z 2009r poz 1240 z późniejszymi zmianami) zarządzam co następuje: 1 Prowadzenie rachunkowości w Przedszkolu Nr 11 odbywać się będzie zgodnie z: - ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. Nr 157, poz z 2009 roku, z późniejszymi zmianami) - planem kont i zasadami ich funkcjonowania ustalonymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z 2010 r.), - szczególnymi ustaleniami zawartymi w art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157 poz z późniejszymi zmianami ), - ustaleniami wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 208, poz. 1375). - ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r.o finansach publicznych publicznych (tekst jednolity Dz. U. Nr 157 poz 1240 z późniejszymi zmianami) - ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami) - ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U. Nr 54 z 2004 r. poz. 535 z późniejszymi zmianami) - Zarządzenie Burmistrza Miasta Nr 231/2011 z 8 grudnia 2010 w sprawie wprowadzenia planu kont dla Gminy Czeladź i Urzędu Miasta Czeladź oraz ustaleń dotyczących polityki rachunkowości w gminnych jednostkach budżetowych i samorządowym zakładzie budżetowym oraz Zarządzenie Burmistrza Miasta Nr 46/2013 z 28 lutego 2013 w sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli finansowej oraz obiegu i kontroli dokumentów finansowo-ch ministra rzędzie Miasta Czeladź -rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r w sprawie sprawozdawczości budżetowej Dz.U. Nr 20 poz 103 oraz rozporządzenie Ministra Finansów Finansów dnia 22 marca 2010 r w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych Dz.U. Nr 44 poz innymi aktami prawnymi, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień 1

2 2 1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wykaz ksiąg rachunkowych zawiera załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Zasady obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo- ch zawiera załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia. 3. Metody wyceny aktywów i pasywów, zasady umarzania i amortyzowania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz inne ustalenia w zakresie zasad prowadzenia ewidencji i ustalenia wyniku finansowego zawiera załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia. 4. Plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej i przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej jednostki samorządu terytorialnego ( analityka) zawiera załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia. 5. Opis systemu przetwarzania danych oraz systemu ochrony danych i zbiorów zawiera załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia. 6. Zasady ustalania odpisów aktualizujących należności zawiera załącznik Nr 6 do niniejszego zarządzenia. 7. Sposób ewidencji i sporządzanie sprawozdań budżetowych w zakresie wydatków strukturalnych zawiera załącznik Nr 7 do niniejszego zarządzenia. Pracownicy administracji Przedszkola Nr 11 w Czeladzi z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o : - jednostka oznacza to Przedszkole Nr 11 - kierownik jednostki oznacza to Dyrektora Przedszkola Nr 11 - m oznacza to Głównego Księgowego Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Tracą moc zarządzenia Dyrektora: Nr 7/2010 z r w sprawie wprowadzenie wprowadzenia polityki rachunkowości oraz zarządzenie Nr 5/2012 z r. w sprawie wprowadzenia zmian w polityce rachunkowości dla Przedszkola Nr 11 w Czeladzi. 6 2

3 Zasady (polityka) rachunkowości dla Przedszkola Nr 11 w Czeladzi 3

4 Spis treści I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe 5 2. Zakres ksiąg rachunkowych Wykaz ksiąg rachunkowych 7 4. Dowody księgowe 8 5. Kontrola dowodów ch Dekretacja dowodu księgowego Rodzaje dowodów będących podst. księgowań występujące w Przedszkolu Nr II. Obieg i kontrola dokumentów procedury dokumentowania operacji ch Kontrola finansowa Obieg i kontrola dokumentów w zakresie wpłat i wypłat bankowych Obieg i kontrola dokumentów w zakresie wypłat wynagrodzeń Obieg i kontrola dokumentów w zakresie wypłat innych należności niż wynagrodzenia Obieg i kontrola dokumentów w zakresie zakupów rzeczy, praw i usług Obieg i kontrola dokumentów w zakresie przychodów i rozchodów magazynowych Obieg i kontrola dokumentów w zakresie rozliczenia dochodów Obieg i kontrola dokumentów w zakresie ruchu majątku trwałego Obieg i kontrola dokumentów w zakresie inwentaryzacji Obieg i kontrola pozostałych dowodów ch 29 III. Metody wyceny aktywów i pasywów i ustalenie wyniku finansowego Metody wyceny aktywów i pasywów Ustalanie wyniku finansowego.. 33 IV. Zakładowy plan kont Wykaz kont księgi głównej Opis kont. 35 V. Opis systemu przetwarzania danych oraz systemu ochrony danych i zbiorów Wykaz opis działania programów użytkowanych w księgowości i rachubie Gimnazjum Opis systemu ochrony danych i zbiorów 55 VI. Zasady ustalania odpisów aktualizujących należności 57 VII.Ewidencji i sporządzanie sprawozdań budżetowych w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Przedszkolu Nr VIII.Wzory stosowanych pieczęci 59 IX. Wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów ch oraz wzory upoważnień 60 X. Oświadczenie pracowników o zapoznaniu się z treścią polityki rachunkowości 61 4

5 I.Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Załącznik Nr 1 do Zarządzenia 4/2013 Dyrektora z dnia Księgi rachunkowe Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i walucie polskiej, księgami rachunkowymi są dzienniki obrotów. Rokiem obrotowym jest okres kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych rozpoczynający się z dniem 1 stycznia. Księgi rachunkowe otwiera się : na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego o charakterze majątkowym lub finansowym, na początek każdego roku obrotowego, na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki. Księgi rachunkowe zamyka się : na dzień kończący rok obrotowy, na dzień zakończenia działalności jednostki. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej do 30 kwietnia roku następnego po roku obrotowym. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów ch w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów ch, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być: trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. 5

6 Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, obliczeniowych w szczególności : - udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, - zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, - w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uzyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, - zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli : pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca 2. Zakres ksiąg rachunkowych Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie, zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami mi, sumy zapisów liczone są w sposób ciągły, jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego.ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla: - środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych; - rozrachunków z kontrahentami - rozrachunków z pracownikami; - operacji sprzedaży; - operacji wydatków; - kosztów. 6

7 Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym. 3. Wykaz ksiąg rachunkowych ( zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych ) Praca w zespole rachubowo - m oparta jest na trzech programach komputerowych: Prowadzenie ksiąg rachunkowych- księgowość Optivum (Vulcan) od r.aktualizowany na bieżąco Rozliczenia dotyczące płac Płace 2000 (Vulcan) od r., aktualizowany na bieżąco Program Płatnik (przekazany przez ZUS) Realizacja przelewów ING BusinessOnLine (ING BSK) od maj 2009 Dostęp do danych ch i płacowych gromadzonych w formie elektronicznej ograniczony jest hasłami dostępu do programów. Hasła znane są wyłącznie pracownikom obsługującym dane programy i osobom pełniącym zastępstwo w razie ich nieobecności. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej: księgami rachunkowymi są dzienniki obrotów. Wykaz ksiąg rachunkowych: Dziennik obrotów Przedszkola Nr 11 Dziennik obrotów ZFŚS Przedszkola Nr 11 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki : 1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów ch, 2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, 7

8 3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyfikacji zapisów, 4. dane źródłowe w miejscu ich powstawania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów ch, 5. dane źródłowe są dodatkowo przechowywane na komputerowych nośnikach za pomocą kopii zapasowych na dyskietkach oraz płycie CD-ROM. 4. Dowody księgowe Dowód jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji. Dowód spełnia swoją funkcję, jeżeli jest prawidłowo wystawiony i jeżeli: posiada swoją nazwę ( np. faktura VAT, rachunek itp.) i numer kolejny w grupie dokumentów własnych, stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, zawiera co najmniej następujące dane: a) określenie wystawcy i wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej ( ich nazw i adresów ), a przy operacjach wewnętrznych - wskazanie komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy b) datę wystawienia dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej np. datę sprzedaży, jeżeli różni się ona od daty wystawienia dokumentu, c) określenie przedmiotu oraz ilościowe i wartościowe określenie operacji gospodarczej. d) w fakturach VAT : - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy (z wyłączeniem osób fizycznych) - wyszczególnienie stawek i wysokości podatku od towarów i usług, - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku VAT symbol towaru lub usługi zwolnionej, lub przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub przepis dyrektywy który zwalnia od podatku tę dostawę lub świadczenie podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie, na fakturach VAT, fakturach korygujących: imię, nazwisko i podpis osoby wystawiającej dokument, sprawdzony został (co osoby sprawdzające potwierdziły własnym podpisem ) pod względem: - merytorycznym - co oznacza ocenę prawidłowości operacji, jej zgodności z prawem, zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, oraz celowości zaciągnięcia zobowiązania, - formalnym to jest zgodności z przepisami prawa, w których określono wymaganą formę dokumentu i jego treść - rachunkowym to jest prawidłowości obliczeń, dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, został zadekretowany i oznaczony numerem określającym powiązanie dowodu z zapisami mi dokonanymi na jego podstawie 8

9 Dowód powinien być sporządzony w języku polskim. Jeżeli dokument wystawiony jest w języku obcym bo dotyczy operacji gospodarczej przeprowadzonej z kontrahentem zagranicznym to operacja gospodarcza, którą dokumentuje powinna być opisana w języku polskim a wartość wyrażona w walutach obcych powinna być przeliczona na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi", a w szczególności : zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, korygujące poprzednie zapisy ( noty księgowe) zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody proforma) rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (polecenia księgowania dotyczące wszystkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg itp.) W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za zgodą Dyrektora za pomocą ch dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług ( VAT ). Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba, że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, Dyrektor jednostki każdorazowo wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu dokonując odpowiedniej akceptacji. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Zapis powinien zawierać co najmniej: 9

10 datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. 5. Kontrola dowodów ch Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony, obok podpisu pracownika odpowiedzialnego merytorycznie, na dokumencie dotyczącym operacji gospodarczych, który oznacza, że - główny nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości danej operacji i jej zgodności z prawem, nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących danej operacji, zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki Kontrola dowodów winna się odbywać na właściwych stanowiskach pracy, na skutek czego zachodzi konieczność terminowego przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami zgodnie z Terminarzami obiegu dokumentów ch. Obieg dokumentów ch, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania, powinien odbyć się najkrótszą drogą. 6. Dekretacja dowodu księgowego Dowód podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów ch do zaksięgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy: - sprawdzenie prawidłowości dokumentów, polega na ustaleniu kompletności dokumentów, na sprawdzeniu, czy są one podpisane przez osoby odpowiedzialne za kontrolę pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym a także czy dokumenty są podpisane przez osoby zatwierdzające do zapłaty tzn. przez Dyrektora i Głównego Księgowego lub osoby przez nich upoważnione. W wypadku stwierdzenia braku któregokolwiek podpisu, należy dowód zawrócić do właściwej komórki w celu uzupełnienia. - dekretacja wstępna dokonywana w momencie wpływu dokumentu ( faktur i rachunków ). Polega na zaewidencjonowaniu faktur i rachunków w rejestrze m. Dokument zostaje przypisany na odpowiednie konto rozrachunkowe oraz do odpowiedniego kontrahenta oraz zakwalifikowany na odpowiednie konto kosztów zgodnie z planem kont, jak również do odpowiedniej klasyfikacji budżetowej. - dekretacja końcowa, dotycząca dokumentów zrealizowanych pod datą wyciągu bankowego oraz poleceń księgowania, która polega na : 10

11 nadaniu dokumentom m numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane, umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany umieszczeniu na dokumentach adnotacji do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, datą inną niż data wystawienia ( dot. Dowodów własnych ) lub data otrzymania ( dot. Dowodów obcych ) Dekretacji dokonuje Główny Księgowy, odpowiedzialny za prawidłową dekretację. Odpowiedzialność ta winna być ujęta w zakresie czynności pracownika. Dla usprawnienia pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią bądź wydruk z programu finansowo-księgowego. 7. Rodzaje dowodów będących podstawą księgowań występujące w Przedszkolu Nr Dowody bankowe : - bankowe dowody wpłaty i wypłaty - polecenie przelewu - wyciągi bankowe z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych 2. Dowody dotyczące wypłat wynagrodzeń i innych należności : - lista płac pracowników zawierająca również wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz wynagrodzeń za czas choroby oryginał - lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych oryginał - rachunek za wykonywaną pracę zleconą i za wykonane dzieło oryginał - sporządzone przez pracowników wydziałów merytorycznych listy wypłat, - stypendiów (sportowych i naukowych) - nagród (sportowych i innych) - polecenie wyjazdu służbowego, - pismo dotyczące dofinansowania do studiów, - pismo w sprawie zwrotu kosztów za uczestnictwo w kursach, - lista wypłat świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - zlecenie wypłaty zaliczkowej - oryginał - Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego : - OT przyjęcie środka trwałego w używanie - PT protokół przekazania przyjęcia środka trwałego - LT likwidacja środka trwałego - PT nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego oryginał 3. Dowody księgowe rozliczeniowe : - nota księgowa zewnętrzna kopia - nota księgowa wewnętrzna oryginał - polecenie księgowania oryginał 4. Dowody księgowe dokumentujące zakup towarów i usług : - faktury VAT - faktura korygująca - noty korygujące - rachunek 11

12 - pro forma zakupu - dowody uznane za faktury zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług 5. Dowody księgowe rozchodów i przychodów magazynowych : - PZ przyjęcie zewnętrzne - RW rozchód wewnętrzny - Zestawienie rozchodów materiałów - Protokół przyjęcia przekazania 6. Dowody księgowe pozostałe: - Czasowy dowód zastępczy dokumentujący operację gospodarczą do czasu uzyskania właściwego dowodu od kontrahenta ( faktura pro forma, polecenie przelewu itp. ) - Dowód zastępczy wystawiony w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych. - Prawomocne nakazy zapłaty lub wyroki, - Zawiadomienia komornicze o wysokości kosztów egzekucyjnych. 7. Druki ścisłego zarachowania występujące w Przedszkolu Nr 11 w Czeladzi: - Legitymacje ubezpieczeniowe Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona jest przez upoważnionego pracownika wg zakresu czynności i odrębnej instrukcji. Inwentaryzację druków należy przeprowadzać na koniec każdego roku. 12

13 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia 4/2013 Dyrektora z dnia II.Obieg i kontrola dokumentów procedury dokumentowania operacji ch 1.Kontrola Finansowa Kontrola finansowa jest integralną częścią kontroli zarządczej Kontrola finansowa w Przedszkolu Nr 11, obejmuje: a) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; b) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych; c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa wyżej. Do zadań kontroli finansowej należy także kontrola gospodarowania majątkiem jednostki. Kontrola finansowa prowadzona jest na bieżąco w formie kontroli wstępnej lub powykonawczej, w związku z wykonywaniem zadań gospodarki finansowej. Kontrola finansowa prowadzona jest na podstawie kryterium legalności, celowości, gospodarności i rzetelności : - legalność operacji gospodarczych oznacza, że jej dokonanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami np. przepisami regulującymi poszczególne rodzaje wydatków, - celowość operacji gospodarczej oznacza, że jest ona zgodna z celami, dla realizacji których jednostka została utworzona oraz, że bez dokonania tej operacji nie można by osiągnąć tych celów, czyli zrealizować ustawowych zadań jednostki, - gospodarność operacji gospodarczych oznacza, ze przy danych nakładach osiągnięto najwyższe wyniki, - rzetelność operacji gospodarczej oznacza, że jest ona faktycznie przewidywana do realizacji i rzeczywiście realizowana. Uprawnienia i obowiązki do prowadzenia kontroli finansowej Dyrektor jednostki jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, zgodnie z postanowieniami art. 53 ustawy o finansach publicznych. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Imienne upoważnienia wydawane są każdorazowo przez dyrektora jednostki. Rejestr upoważnień prowadzi wyznaczony pracownik. 13

14 Głównemu księgowemu jednostki dyrektor jednostki, zgodnie z przepisami art.54 ustawy o finansach publicznych, powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie dokonywania wstępnej kontroli: - zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; - kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Wymagania zawodowe i obowiązki pracowników Przy wykonywaniu zadań i czynności składających się na gospodarkę finansową oraz kontrolę finansową pracownicy zobowiązani są przestrzegać przepisów prawa, unormowań niniejszej instrukcji, kierując się zasadami uczciwości i zaangażowania w wykonywanie obowiązków. Obowiązkiem każdego pracownika wykonującego czynności w ramach gospodarki finansowej jest informowanie przełożonych o stwierdzonych nieprawidłowościach i zagrożeniach wystąpienia nieprawidłowości. Pracownicy zobowiązani są do podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych celem zapewnienia pełnej realizacji powierzonych im zadań z zakresu gospodarki finansowej i kontroli finansowej. W miarę posiadanych możliwości finansowych i wykorzystania czasu pracy dyrektor jednostki zapewnia warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych m.in. poprzez dostarczanie aktualnych przepisów prawa, opracowań, literatury i umożliwianie uczestnictwa w kursach specjalistycznych oraz przez szkolenia na stanowisku pracy. Kontrola realizacji dochodów i przychodów Dochody i inne środki publiczne jednostki są realizowane zgodnie z wykonywanymi umowami, programami, porozumieniami. W celu zapewnienia rzetelnego i prawidłowego naliczania wysokości dochodów i innych przychodów publicznych prowadzi się odpowiednią dokumentację i rejestry tej dokumentacji (rejestry umów, rejestry rachunków, i.tp. ). Naliczone płatności podlegają ewidencji w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów stanowiących tytuł płatności. Pracownicy sprawdzają na bieżąco i systematycznie terminowość regulowania należności. Gdy wystąpi opóźnienie płatności, wystawia się wezwanie do zapłaty. W przypadku dalszego nie wywiązywania się z obowiązku zapłaty wszczyna się postępowanie egzekucyjne. Naruszenie terminów płatności wiąże się z naliczeniem odsetek z tytułu nieterminowej zapłaty na zasadach i w wysokości określonych odpowiednio dla poszczególnych rodzajów płatności w ustawie z dnia 28 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r. póz.749 z późn. zm.), w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, póz. 93 z późn. zm.) lub w umowach. Umorzenie, odraczanie lub rozkładanie na raty spłaty należności wymaga decyzji dyrektora jednostki. Zasady umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności określają odpowiednio: - w zakresie należności niepodatkowych przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U. Nr 157, poz z późn. zm.) i Uchwała Rady Miejskiej w Czeladzi w sprawie zasad i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o 14

15 charakterze cywilnoprawnym przypadających Gminie Czeladź oraz jednostkom podległym Gminie Czeladź Bezpośredni nadzór nad realizacją dochodów i przychodów innych środków publicznych sprawuje główny jednostki. Kontrola zaciągania zobowiązań Zobowiązania finansowe zaciąga dyrektor jednostki, który może także do zaciągania zobowiązań finansowych upoważnić wyznaczonych imiennie pracowników. Upoważnienie do zaciągania zobowiązań udzielane jest w formie pisemnej i powinno posiadać oznaczenie zakresu przedmiotowego zobowiązań, którego dotyczy upoważnienie, oraz ograniczenia wysokości, do których upoważniony pracownik może zaciągać zobowiązania. Imienne upoważnienia wydawane są każdorazowo przez dyrektora upoważnień prowadzi wyznaczony pracownik. jednostki. Rejestr Główny jednostki sprawdza zgodność zobowiązania z planem finansowym jednostki i upoważnieniem do zaciągania zobowiązań. W przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń główny kontrasygnuje dokument, z którego wynika zobowiązanie. Kontrola udzielania zamówień publicznych Dla zaciągnięcia zobowiązań o wartości powyżej równowartości euro i nieobjętych innymi wyłączeniami przeprowadza się odpowiednio postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z procedurami określonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), w aktach wykonawczych do ustawy i regulacjach wewnętrznych wprowadzonych zarządzeniami dyrektora. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania powoływana jest każdorazowo zarządzeniem dyrektora komisja przetargowa. Dyrektor jednostki akceptuje i zatwierdza propozycje komisji przetargowej a w szczególności zatwierdza: wybór trybu postępowania, treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszeń wymaganych ustawą, protokołu postępowania, korespondencji z wykonawcami i treść dokumentów w ewentualnym postępowaniu odwoławczym. Dyrektor jednostki zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego. Zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości euro udziela się po przeprowadzeniu analizy rynku i wyborze najkorzystniejszej oferty. Wyboru wykonawcy dokonuje dyrektor na pisemny wniosek pracownika prowadzącego sprawę, zawierający uzasadnienie wyboru wykonawcy. Jeżeli wymagana jest umowa pisemna, podpisuje ją dyrektor jednostki lub osoba upoważniona. Kontrola wydatków budżetowych i innych dyspozycji środkami pieniężnymi Każda dyspozycja środkami pieniężnymi, a w szczególności zatwierdzenie rachunków do wypłaty, należy do kompetencji dyrektora jednostki. 15

16 Wykonanie kasowej dyspozycji środkami pieniężnymi (operacji na rachunku bankowym) dyrektor jednostki powierza głównemu księgowemu. Dyspozycja środkami pieniężnymi oddzielona jest od kasowego wykonania. Zatwierdzenie rachunku do wypłaty jest poprzedzone sprawdzeniem jego zgodności ze stanem faktycznym i warunkami umowy, czego dokonuje pracownik merytoryczny, potwierdzając ten fakt odpowiednią adnotacją na rachunku oraz podpisem. W przypadku stwierdzenia niezgodności rachunku ze stanem faktycznym realizacji umowy i innymi warunkami umowy pracownik merytoryczny w piśmie do dyrektora opisuje ujawnione nieprawidłowości, natomiast dyrektor jednostki wzywa pisemnie wystawcę rachunku do usunięcia nieprawidłowości w rachunku i informuje o odmowie zapłaty rachunku. Do obowiązków głównego księgowego w zakresie kontroli dyspozycji środkami pieniężnymi należy: a) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; b) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Wstępna kontrola głównego księgowego jest realizowana po sprawdzeniu operacji finansowej lub gospodarczej przez pracownika merytorycznego. Dowodem dokonania przez głównego księgowego lub osobę upoważnioną wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 7, jest podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że: a) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem; b) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji; c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. Główny w razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w ust. 9, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości - odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny zawiadamia pisemnie dyrektora jednostki. Dyrektor jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Kontrola gospodarki mieniem Przyjęcie na stan ewidencyjny środków trwałych oparte jest na dokumentacji, którą sprawdza pracownik merytoryczny. Sprawdzenie obejmuje zgodność dostawy (wykonania) z warunkami umowy zakupu oraz stan techniczny obiektu (środka trwałego) przyjętego od dostawcy (wykonawcy). Pracownicy, którym powierzono składniki majątkowe, są odpowiedzialni za ich utrzymanie w należytym stanie technicznym i sprawności działania. Wszystkie uszkodzenia oraz dostrzeżone braki składników mienia pracownicy są zobowiązani zgłaszać przełożonemu. 16

17 Wszystkie zmiany w sposobie i miejscu użytkowania składników majątkowych są dokumentowane w ewidencji środków trwałych. Zasady, terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów reguluje Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Przedszkolu Nr 11 w Czeladzi. 2. Obieg i kontrola dokumentów w zakresie wpłat i wypłat bankowych Zlecenia płatnicze i pobieranie wyciągów dokonywane jest przez pracowników posiadających nadane przez bank kody i hasła, które stanowią zakodowany na nośniku podpis elektroniczny umożliwiający dokonywanie operacji bankowych. Dokonywanie przelewów odbywa się na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych do wypłaty dokumentów ch. Pracownik wprowadzający do systemu dane kontrahenta, głównie nazwę i numer rachunku bankowego, odpowiedzialny jest za ich poprawność. Pracownicy dokonujący zleceń płatniczych są w posiadaniu nośnika umożliwiającego im złożenie indywidualnego podpisu elektronicznego. Każdy pracownik dokonujący zlecenia płatniczego ponosi odpowiedzialność za poprawność wprowadzonych danych, czyli że środki zostały przekazane w należnej kwocie do odpowiedniego kontrahenta na odpowiedni rachunek bankowy. Nośniki umożliwiające złożenie elektronicznego podpisu bankowego każdy pracownik przechowuje w miejscu zamykanym na klucz. Uprawnienie do wprowadzania zleceń płatniczych do systemu bankowego zapisane jest w zakresie czynności danego pracownika. Podstawowymi dokumentami realizowanymi przy udziale banku są ; - polecenie przelewu - wyciąg bankowy z rachunku bieżącego Polecenie przelewu stanowi udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego. W Przedszkolu Nr 11 funkcjonuje system komputerowy ING BusinessOnLine pozwalający na przesyłanie za pomocą łączy internetowych zleceń bezpośrednio z siedziby jednostki do banku obsługującego rachunki Przedszkola Nr 11 W szczególnych przypadkach ( awaria systemu itp.) wystawiany jest druk polecenia przelewu. Polecenie przelewu wystawia Główny Księgowy w jednym egzemplarzu, który po podpisaniu przez Dyrektora i Głównego Księgowego, składa się w banku. Wyciąg bankowy z rachunku bieżącego otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych ( oryginał sporządzony na druku lub wydruk komputerowy ) sprawdza Główny Księgowy. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je wyjaśnić z oddziałem banku. Terminarz obiegu dokumentów bankowych L.p Rodzaj. dokumentu Określenie dokumentu zagadnienia Osoba sporządzająca zatwierdzająca Termin dostarczenia Osoba (komórka) przyjmująca 17

18 1. Dokonanie przelewu środków z rachunku bankowego Druk Główny, uprawniony pracownik Na bieżąco, w miarę potrzeb Bank 2. Wyciąg bankowy z rachunków jednostki wydruk Bank Wydruk z systemu Na bieżąco 3. Obiegi kontrola dokumentów w zakresie wypłat wynagrodzeń Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są : Listy płac pracowników ( lista składników wynagrodzeń ) Listy dodatkowych wynagrodzeń osobowych Rachunki przedstawione przez osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenie i umowy o dzieło Listy płac, listy dodatkowych wynagrodzeń osobowych sporządza referent ds. płac w jednym egzemplarzu na podstawie sporządzonych przez dyrektora dowodów źródłowych. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane : a) okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie b) nazwisko i imię pracownika c) sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac d) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły e) łączną sumę wynagrodzenia netto do wypłaty f) pokwitowanie odbioru wynagrodzenia Dowodami źródłowymi do sporządzania listy płac oraz dodatkowego wynagrodzenia osobowego są : a) akt powołania lub wyboru, mianowania,umowa o pracę b) pismo w sprawie zmian aktów powołanych w pkt. 1 c) rozwiązanie umowy o pracę d) wnioski premiowe, pisma określające wysokość dodatków specjalnych, szkodliwych itp. pisma określające wysokość nagród uznaniowych, jubileuszowych, odpraw e) wykaz pracy w godzinach nadliczbowych lub nocnych f) inne dokumenty mające wpływ na wysokość wynagrodzenia ( np. zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy itp. ) Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt. a e wystawia odpowiednio Dyrektor, Dokumenty, stanowiące podstawę do sporządzenia list płac, przekazywane są do referenta ds. płac w terminie do dnia 20 każdego miesiąca, za dany miesiąc, a w przypadku wypłat dodatkowych na bieżąco, w miarę potrzeb. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń : g) należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych h) należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych i) innych potrąceń, na które jest pisemna zgoda pracownika 18

19 j) kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę Lista płac, lista dodatkowych wynagrodzeń powinna być podpisana przez: -osoba sporządzająca -dyrektor -główny Na podstawie list wynagrodzeń główny dokonuje przelewu wynagrodzeń na konta bankowe pracowników. Przekazanie zestawień wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta bankowe winno nastąpić w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca dla pracowników administracji i obsługi a dla nauczycieli pierwszego dnia miesiąca. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowanie zawarte są w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych. Na pracę doraźną, nieprzewidzianą w planie zatrudnienia może być zawarta umowa na pracę zleconą ( umowa zlecenie, umowa o dzieło ). Umowę o pracę zleconą sporządza w 2 egzemplarzach odpowiedzialny pracownik w imieniu zlecającego pracę. Umowę o pracę zleconą podpisuje dyrektor, główny. Zleceniobiorca po wykonaniu pracy wystawia rachunek. Wykonanie pracy zleconej potwierdza na rachunku dyrektor jednostki zlecającej pracę. Rachunki powinny być sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym i zatwierdzone do wypłaty przez dyrektora jednostki i głównego księgowego, na ich podstawie referent ds. likwidatury płac przygotowuje listę wypłaty Terminarz obiegu dokumentów dotyczących wypłat wynagrodzeń L.p Określenie dokumentu zagadnienia Rodzaj dokumentu Termin dostarczenia 1 Umowa o pracę, akty powołania, akty mianowania, angaże pracowników,przesunięcia pracowników Umowa, angaż akt Osoba sporządzająca zatwierdzając a Osoba (komórka)przyjmująca dyrektor Na bieżąco Referent ds. płac 2 Zasiłki chorobowe druki L4 oraz inne zaświadczenia dotyczące wypłat z tyt. Chorobowego z adnotacją okresu zatrudnienia i miejsca pracy Druk L4 zaświadczenie dyrektor Na bieżąco Referent ds. płac 3 Informacja o pracownikach przebywających na urlopach bezpłatnych Wykaz dyrektor Na bieżąco Referent ds. płac 19

20 4 Informacja o pracownikach uprawnionych do nagrody jubileuszowej 5 Informacja o pracownikach uprawnionych do odprawy emerytalnej i rentowej, itp. 6 Dane o stanie zatrudnienia 7 Informacje określające wysokość dodatków specjalnych, szkodliwych itp. Informacje określające wysokość nagród Wykaz dyrektor Na bieżąco Referat ds. płac Wykaz dyrektor Na bieżąco Referent ds. płac Wykaz dyrektor Na bieżąco Referent ds. płac Wykaz dyrektor Na bieżąco Referent ds. płac 8 Informacje o pracy w godzinach nadliczbowych, nocnych 9 Informacje dotyczące premii Wykaz dyrektor 1 raz w miesiącu do 20 każdego miesiąca Wykaz Dyrektor 1 raz w miesiącu do 20 każdego miesiąca Referent ds. płac Referent ds. płac 10 Informacja dotycząca udzielonych pożyczek ZFŚS umowa Księgowa ZFŚŚ 1 raz w miesiącu do 20 każdego miesiąca Referent ds. płac 11 Informacja dotycząca potrąceń rat pożyczek zaciągniętych w PKZP wykaz Księgowa PKZP 1 raz w miesiącu do 20 każdego miesiąca Referent ds. płac 12 Wypłata wynagrodzenia Wypłata wynagrodzenia w trakcie miesiąca Listy płac skompletowane i zatwierdzone do wypłaty, zestawienia zbiorcze Referent ds. płac Na 1 dzień przed ustalonym terminem wypłaty Główny 13 Deklaracje rozliczeniowe ZUS przygotowane do dokonania przelewu Druki Referent ds. płac Według wymaganych terminów Główny 14 Szczegółowy wykaz Wykaz Referent ds. Na 1 dzień Główny 20