Instrukcja obsługi Systemu Informatycznego Wdrażania i Zarządzania RPO WSL (dla Wnioskodawców) v. 4.2

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi Systemu Informatycznego Wdrażania i Zarządzania RPO WSL (dla Wnioskodawców) v. 4.2

2 Spis treści: I. Utworzenie konta Wnioskodawcy, logowanie do Systemu Przed rozpoczęciem pracy z systemem Logowanie do systemu Rejestracja nowego użytkownika Odzyskiwanie hasła Panel Wnioskodawcy ekran startowy... 6 II. Moduł Elektronicznego Wniosku Aplikacyjnego (EWA) - generator wniosków o dofinansowanie Tworzenie nowego beneficjenta, zmiana danych istniejącego beneficjenta Rozpoczęcie wypełniania nowego wniosku o dofinansowanie Wypełnianie formularza wniosku o dofinansowanie Walidacja i zgłoszenie wypełnionego wniosku do konkursu/naboru Edycja i usuwanie zapisanego wcześniej wniosku III. Moduł Elektronicznego Wniosku o Płatność (EWP) - generator wniosków o płatność Rozpoczęcie wypełniania nowego wniosku o płatność Wypełnianie formularza wniosku o płatność Walidacja i zgłoszenie wypełnionego wniosku do oceny IV. Moduł Ankiet Trwałości Projektów (ATP) - generator ankiet trwałości Rozpoczęcie wypełniania nowej ankiety Wypełnianie formularza ankiety trwałości Walidacja i zgłoszenie wypełnionej ankiety do oceny V. Teczki Projektów Informacje ogólne Wycofywanie złożonego elektronicznie wniosku / ankiety Drukowanie złożonego elektronicznie wniosku / ankiety w celu złożenia do IZ RPO WSL Przeglądanie informacji dotyczących dokumentów VI. Teczki Projektów: generator harmonogramów rzeczowo finansowych Rozpoczęcie wypełniania harmonogramu Wypełnianie harmonogramu Zgłoszenie harmonogramu do IZ RPO WSL VII. Moduł harmonogramów składania wniosków o płatność

3 1. Ekran główny modułu Rozpoczęcie wypełniania nowego harmonogramu Zgłaszanie gotowego harmonogramu do IZ RPO WSL VIII. Uwagi końcowe

4 I. Utworzenie konta Wnioskodawcy, logowanie do Systemu. 1. Przed rozpoczęciem pracy z systemem Należy zapoznać się z regulaminem SIWIZ RPO WSL oraz zasadami konfiguracji przeglądarki >>link<< Ogólne zasady konfiguracji przeglądarki: - należy wyłączyć blokowanie wyskakujących okienek - należy włączyć zapisywanie plików cookies ( ciasteczka ). 2. Logowanie do systemu. Należy przejść na stronę wypełnić pola login i hasło i kliknąć przycisk zaloguj : Błąd certyfikatu: Podczas logowania pojawić się mogą ostrzeżenia dotyczące niepoprawnego certyfikatu zabezpieczeń strony (komunikat wygląda różnie zależnie od używanej przeglądarki). Należy w takiej sytuacji kliknąć pomiń, kontynuuj lub dodać wyjątek. W przypadku przeglądarki Firefox od wersji 3.5 należy wykonać następującą ścieżkę klikając na wyświetlonym oknie: Rozumiem zagrożenie > Dodaj wyjątek > Potwierdź wyjątek bezpieczeństwa Uwaga: Zastosowanie się do powyższych wskazówek nie oznacza zmniejszenia bezpieczeństwa użytkowania SIWIZ. 4

5 3. Rejestracja nowego użytkownika. Aby móc korzystać z systemu wystarczy utworzyć konto nowego użytkownika. W tym celu należy przejść na stronę formularza rejestracyjnego znajdującą się pod adresem: Po zapoznaniu się z zasadami funkcjonowania SIWIZ (na stronie RPO WSL w dziale SIWIZ RPO WSL ) oraz wypełnieniu wymaganych pól (bardzo ważne jest podanie aktualnego adresu ) należy kliknąć przycisk zarejestruj : Na podany adres automatycznie wysłana zostanie wiadomość z instrukcją dokończenia rejestracji. Jeśli podany przy rejestracji adres ulega zmianie, należy go niezwłocznie uaktualnić w danych konta w sekcji Moje dane. Pozostawienie nie funkcjonującego adresu w danych konta uniemożliwia skorzystanie z opcji przypominania hasła. W celu zmiany adresu przypisanego do konta należy skontaktować się z administratorem. Uwaga: Ze względu na ochronę informacji zawartych we wnioskach niedopuszczalne jest aby wnioski kilku wnioskodawców zostały złożone na jednym koncie. Sytuacja taka może mieć np. miejsce w przypadku firm wypełniających wnioski na zlecenie zewnętrznych wnioskodawców. Firma taka powinna utworzyć konta dla poszczególnych wnioskodawców a loginy/hasła przekazać właściwemu wnioskodawcy. Innym rozwiązaniem jest samodzielne wypełnienie wniosku przez właściwego wnioskodawcę. Należy mieć także na uwadze, iż konto utworzone przy okazji wypełniania wniosku o dofinansowanie będzie użyteczne także na późniejszych etapach po otrzymaniu dofinansowania (rozliczenie projektu, trwałość projektu). Wnioskodawca po przejęciu konta jest zobowiązany zmienić hasło oraz adres w danych konta. 4. Odzyskiwanie hasła Odzyskanie zapomnianego hasła możliwe jest za pomocą formularza dostępnego na stronie: Należy podać login oraz adres podany przy rejestracji konta. Na ten zostanie przesłana wiadomość z linkiem aktywacyjnym do opcji zmiany hasła. Pozostawienie nie funkcjonującego adresu w danych konta uniemożliwia skorzystanie z opcji przypominania hasła. W celu zmiany adresu przypisanego do konta należy skontaktować się z administratorem. 5

6 5. Panel Wnioskodawcy ekran startowy Na stronie startowej (powrót zawsze po wybraniu ikony domku) oraz belce narzędziowej, wyświetlanej także na podstronach SIWIZ, udostępnione są linki do głównych elementów systemu: Moje Wnioski i Ankiety: - dostęp do poszczególnych generatorów i dokumentów w edycji.; Teczki Projektów - dostęp do informacji o złożonych dokumentach i przebiegu procedur dotyczących tych dokumentów.; Harmonogramy WNP - składanie harmonogramów składania wniosków o płatność Nabór Wniosków - informacje dotyczące aktualnych naborów na które można składać wnioski o dofinansowanie projektu; Beneficjenci dodawanie/edycja danych Beneficjenta; Moje Dane - edycja danych podanych przy rejestracji (oprócz loginu), m.in. zmiana hasła; Pomoc link do pomocy zamieszczonej na stronie (zakładka menu SIWIZ RPO WSL: m.in. znajdują się tam aktualne instrukcje merytoryczne wypełniania poszczególnych dokumentów, FAQ często zadawane pytania, zasady funkcjonowania SIWIZ); Wyloguj (w prawym górnym rogu) służy do kończenia pracy z systemem. Ponadto na stronie startowej umieszczane są istotne informacje dotyczące danych modułów, przykładowo liczba wniosków oczekujących na poprawę lub harmonogramów WNP, które należy przesłać do IZ 6

7 II. Moduł Elektronicznego Wniosku Aplikacyjnego (EWA) - generator wniosków o dofinansowanie Wnioski o dofinansowanie należy wypełniać zgodnie z instrukcją dostępną na stronie Poniżej przedstawiono krok po kroku kolejne działania w systemie aby złożyć wniosek o dofinansowanie projektu. 1. Tworzenie nowego beneficjenta, zmiana danych istniejącego beneficjenta. Po zalogowaniu należy w panelu wnioskodawcy przejść do zakładki Beneficjenci gdzie można dodać nowego beneficjenta (a także usunąć lub zmienić dane zapisanego wcześniej beneficjenta) za pomocą odpowiednich przycisków. Po kliknięciu przycisku dodaj beneficjenta wyświetla się formularz dodawania nowego beneficjenta: Po prawidłowym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól i kliknięciu przycisku dodaj beneficjenta wprowadzone dane zostaną zapisane. UWAGA: Brzmienie nazwy beneficjenta powinno być identyczne we wszystkich wnioskach danego wnioskodawcy. Należy także zweryfikować numer NIP pod kątem występowania pomyłek i literówek. 7

8 Uwaga: Po zmianie danych beneficjenta, wniosek o dofinansowanie będący w edycji (w którym występuje zmieniony beneficjent) nie zostanie automatycznie uaktualniony. Aby zmienić dane beneficjenta we wniosku, należy: a) zmienić dane beneficjenta w zakładce Beneficjenci (przycisk edycji) - patrz wyżej; b) przejść do wniosku, w którym mają zostać uaktualnione dane beneficjenta (zakładka Moje wnioski i ankiety wnioski aplikacyjne EWA); c) usunąć dotychczasowego beneficjenta za pomocą przycisku usuń (strona 2 formularza); d) dodać poprawionego wcześniej beneficjenta za pomocą przycisku dodaj ; e) przejść na inną stronę formularza aby zapisać zmianę (przyciski przejdź dalej lub przejdź wstecz ). 8

9 2. Rozpoczęcie wypełniania nowego wniosku o dofinansowanie. a) KROK 1 Należy przejść do zakładki Nabór Wniosków i wybrać odpowiedni konkurs/nabór na który chcemy złożyć wniosek poprzez kliknięcie w jego numer: SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 b) KROK 2 Po kliknięciu w numer konkursu/naboru wyświetlane są jego szczegóły, lista plików związanych z danym naborem do pobrania oraz można rozpocząć wypełnianie nowego wniosku poprzez kliknięcie w przycisk Rozpocznij wypełnianie wniosku: 9

10 c) KROK 3 SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Wyświetlana jest strona wyboru beneficjenta, którego dotyczy wypełniany wniosek - należy wybrać wcześniej wprowadzonego beneficjenta (lidera projektu) klikając w jego nazwę: W tym miejscu widoczni są beneficjenci wprowadzeni wcześniej w zakładce Beneficjenci Jeśli lista jest pusta należy najpierw dodać beneficjenta (patrz punkt 1 części II niniejszej instrukcji). Dodawanie kolejnych beneficjentów (partnerów) do projektu możliwe jest z poziomu formularza wniosku (strona nr 2 formularza). Po tej operacji można rozpocząć wypełnianie formularza wniosku o dofinansowanie. Wniosek w edycji dostępny jest w zakładce Moje wnioski i ankiety 10

11 3. Wypełnianie formularza wniosku o dofinansowanie Przykładowa pierwsza strona formularza wniosku o dofinansowanie: SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Aby skorzystać z pomocy kontekstowej dla poszczególnych pól wniosku należy kliknąć w ikonkę pytajnika [?] Pomoc kontekstowa jest wyświetlana w dodatkowym okienku. Uwaga: Pomoc kontekstowa (oznaczona znakiem [?] ) ma charakter pomocniczy, przy wypełnianiu wniosku obowiązująca jest aktualna dla danego konkursu/naboru instrukcja wypełniania wniosku dostępna w zakładce Nabór Wniosków (należy kliknąć w numer odpowiedniego konkursu/naboru) lub na stronie internetowej RPO WSL Należy pamiętać, iż zapis na serwerze wprowadzonych danych do wniosku odbywa się po przejściu na inną stronę wniosku niż właśnie wypełniana (za pomocą przycisków przejdź wstecz/dalej lub poprzez kliknięcie w dowolny numer strony wniosku). Jeśli przed przejściem na inną stronę wniosku zostanie kliknięty przycisk wyloguj - dane wprowadzone od ostatniego przejścia na inną stronę wniosku nie zostaną zapisane. Po upływie godziny od ostatniego zapisu danych na serwerze (zegar wyświetlany w górnej części każdej strony formularza wniosku) połączenie jest zamykane i nie zapisane dane zostają utracone. 11

12 4. Walidacja i zgłoszenie wypełnionego wniosku do konkursu/naboru. a) Wypełniony wniosek należy zgłosić elektronicznie do konkursu. W tym celu należy przejść na ostatnią stronę formularza wniosku (strona: sprawdź/ zgłoś wniosek). Jeżeli którekolwiek pole objęte walidacją nie zostało wypełnione lub zostało wypełnione błędnie, wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat. Po poprawieniu/uzupełnieniu pola dany komunikat przestanie się pojawiać. Uwaga: Pozytywne przejście walidacji nie oznacza, iż wniosek jest wolny od bardziej skomplikowanych błędów. Walidacje mają jedynie na celu wymuszenie kompletności oraz spójności wniosku oraz wyeliminowanie podstawowych błędów obliczeniowych. b) Po prawidłowym przejściu walidacji na dole strony sprawdź/ zgłoś wniosek udostępniony zostaje przycisk zgłoś wniosek. Po użyciu przycisku wniosek zostanie przeniesiony do zakładki Teczki Projektów (zakładka Etapy wyboru projektu). Do momentu zgłoszenia wersji papierowej wniosku można go z poziomu Teczki Projektów samodzielnie wycofać do edycji. 12

13 Uwaga: Na stronie sprawdź/zgłoś wniosek dostępny jest plik PDF z wypełnianym wnioskiem bez naniesionej sumy kontrolnej (należy kliknąć w link Twój wniosek (wersja x) ). Plik ten służy do celów poglądowych; Docelowy plik PDF z naniesioną sumą kontrolną dostępny będzie po użyciu przycisku Zgłoś wniosek w Teczce Projektu Plik dostępny w Teczce projektów należy wydrukować, podpisać a następnie dostarczyć do IZ RPO WSL w dwóch egzemplarzach. Wydruki bez sumy kontrolnej nie będą przyjmowane. 13

14 5. Edycja i usuwanie zapisanego wcześniej wniosku. SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 W momencie rozpoczęcia wypełniania wniosku zostaje on zapisany na liście wniosków w przygotowaniu. Wszystkie aktualnie wypełniane/poprawiane dokumenty znajdują się w menu Moje Wnioski, w odpowiednich zakładkach, w przypadku wniosków o dofinansowanie jest to zakładka Wnioski aplikacyjne (EWA). Można powrócić do edycji w dowolnej chwili lub usunąć zbędne dokumenty za pomocą odpowiednich przycisków obok danej pozycji. W tym miejscu w odpowiednich sekcjach wyświetlane są także wnioski o dofinansowanie wycofane do poprawy na kolejnych etapach procedury, tj oceny formalnej, oceny merytorycznej lub umowy/aneksu. Analogiczny sposób prezentacji danych zastosowany został w przypadku wniosków o płatność oraz ankiet trwałości projektów. 14

15 III. Moduł Elektronicznego Wniosku o Płatność (EWP) - generator wniosków o płatność SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Wnioski o płatność należy wypełniać zgodnie z instrukcją dostępną na stronie Poniżej przedstawiono krok po kroku kolejne działania w systemie aby złożyć wniosek o płatność w ramach projektu. 1. Rozpoczęcie wypełniania nowego wniosku o płatność. Aby rozpocząć wypełnianie nowego formularza wniosku o dofinansowanie należy: a) KROK 1 Przejść do zakładki Moje Wnioski i ankiety, wybrać Wnioski o płatność (EWP) i kliknąć Rozpocznij wypełnianie nowego wniosku: b) KROK 2 Powiązać tworzony wniosek o płatność z podpisaną umową/decyzją/aneksem wpisując w odpowiednie pola: - numer umowy/aneksu - sumę kontrolną (z wniosku o dofinansowanie który jest załącznikiem do umowy/decyzji/aneksu). 15

16 Dane potrzebne do tej operacji można skopiować z Teczki Projektów z zakładki Umowa o dofinansowanie (zakładkę z umowami można otworzyć w nowym oknie przeglądarki bądź w osobnej karcie/zakładce przeglądarki): SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Po użyciu przycisku Zweryfikuj dane sprawdzane jest czy umowa istnieje i czy podane dane są poprawne. Jeśli podane dane są prawidłowe, wyświetlony zostaje przycisk Pobierz dane z umowy/aneksu, po użyciu którego następuje zaimportowanie szeregu danych znajdujących się w umowie/aneksie, po czym można rozpocząć wypełnianie formularza wniosku o płatność. Jeśli istnieje już dla projektu wniosek o płatność końcową nie jest możliwe tworzenie kolejnych wniosków dla tego projektu. Dostęp do wniosku w edycji możliwy jest za pomocą menu Moje wnioski i ankiety, zakładka Wnioski o płatność (EWP). 16

17 2. Wypełnianie formularza wniosku o płatność Przykładowa pierwsza strona formularza wniosku o płatność: SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Aby skorzystać z pomocy kontekstowej dla poszczególnych pól wniosku należy kliknąć w ikonkę pytajnika [?] Pomoc kontekstowa jest wyświetlana w dodatkowym okienku. Istnieje możliwość zmiany rodzaju wniosku na inny za pomocą listy wybieralnej i przycisku dokonaj zmiany. Uwaga: Pomoc kontekstowa (oznaczona znakiem [?] ) ma charakter pomocniczy, przy wypełnianiu wniosku obowiązująca jest aktualna instrukcja wypełniania wniosku o płatność (dostępna na stronie w zakładce SIWIZ RPO WSL. Należy pamiętać, iż zapis na serwerze wprowadzonych danych do wniosku odbywa się po przejściu na inną stronę wniosku niż właśnie wypełniana (za pomocą przycisków przejdź wstecz/dalej lub poprzez kliknięcie w dowolny numer strony wniosku). Jeśli przed przejściem na inną stronę wniosku zostanie kliknięty przycisk wyloguj - dane wprowadzone od ostatniego przejścia na inną stronę wniosku nie zostaną zapisane. Po upływie godziny od ostatniego zapisu danych na serwerze (zegar wyświetlany w górnej części każdej strony formularza wniosku) połączenie jest zamykane i nie zapisane dane zostają utracone. 17

18 3. Walidacja i zgłoszenie wypełnionego wniosku do oceny. a) Wypełniony wniosek należy zgłosić elektronicznie do IZ RPO WSL. W tym celu należy przejść na ostatnią stronę formularza wniosku (sprawdź/ zgłoś wniosek). Jeżeli któreś z pól objętych walidacją nie zostało wypełnione lub zostało wypełnione błędnie wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat (analogicznie jak przy wniosku o dofinansowanie). b) Po prawidłowym przejściu walidacji udostępniony zostaje przycisk zgłoś wniosek. Po jego użyciu wniosek zostaje przeniesiony do Teczki Projektów (zakładka Realizacja projektu ). SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Uwaga: Na stronie sprawdź/zgłoś wniosek dostępny jest plik PDF z wypełnianym wnioskiem bez naniesionej sumy kontrolnej (należy kliknąć w link Twój wniosek (wersja x) ). Plik ten służy do celów poglądowych; Docelowy plik PDF z naniesioną sumą kontrolną dostępny będzie po użyciu przycisku Zgłoś wniosek w Teczkach Projektów (zakładka realizacja projektu ) - patrz punkt IV niniejszej instrukcji. Plik dostępny w teczce projektów należy wydrukować i podpisać a następnie dostarczyć do IZ RPO w odpowiedniej ilości egzemplarzy. Wydruki bez sumy kontrolnej nie będą przyjmowane. Pozytywne przejście walidacji nie oznacza, iż wniosek jest wolny od bardziej skomplikowanych błędów. Walidacje mają jedynie na celu wymuszenie kompletności wniosku oraz wyeliminowanie błędów obliczeniowych. 18

19 IV. Moduł Ankiet Trwałości Projektów (ATP) - generator ankiet trwałości Ankiety należy wypełniać zgodnie z instrukcją dostępną na stronie Poniżej przedstawiono krok po kroku kolejne działania w systemie aby złożyć ankietę trwałości w ramach projektu. 1. Rozpoczęcie wypełniania nowej ankiety. Aby rozpocząć wypełnianie nowego formularza ankiety trwałości należy: a) KROK 1 Przejść do zakładki Moje Wnioski i ankiety, wybrać Ankiety trwałości projektów (ATP) i kliknąć Rozpocznij wypełnianie nowej ankiety: b) KROK 2 Powiązać tworzoną ankietę z ostatnią wersją umowy/decyzji/aneksu wpisując w odpowiednie pola: - numer umowy/aneksu - sumę kontrolną (z wniosku o dofinansowanie który jest załącznikiem do umowy/decyzji/aneksu). 19

20 Dane potrzebne do tej operacji można skopiować z Teczki Projektów z zakładki Umowa o dofinansowanie (zakładkę z umowami można otworzyć w nowym oknie przeglądarki bądź w osobnej karcie/zakładce przeglądarki): Po użyciu przycisku Zweryfikuj dane sprawdzane jest czy umowa istnieje i czy podane dane są poprawne. Jeśli podane dane są prawidłowe, wyświetlony zostaje przycisk Wypełnij ankietę, po użyciu którego następuje zaimportowanie szeregu danych znajdujących się w umowie/aneksie, po czym można rozpocząć wypełnianie formularza ankiety. Aby można było wypełnić ankietę trwałości projektu musi istnieć dla projektu wypłacony wniosek o płatność końcową. Dostęp do ankiety w edycji możliwy jest za pomocą menu Moje wnioski i ankiety, zakładka Ankiety trwałości projektów (ATP). 20

21 2. Wypełnianie formularza ankiety trwałości Przykładowa ankieta: SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Aby skorzystać z pomocy kontekstowej dla poszczególnych pól wniosku należy kliknąć w ikonkę pytajnika [?] Pomoc kontekstowa jest wyświetlana w dodatkowym okienku. Uwaga: Pomoc kontekstowa (oznaczona znakiem [?] ) ma charakter pomocniczy, przy wypełnianiu ankiety obowiązująca jest aktualna instrukcja wypełniania wniosku o płatność (dostępna na stronie w zakładce SIWIZ RPO WSL). Zapis wprowadzonych danych do ankiety odbywa się: - automatycznie co kilka minut - ręcznie za pomocą przycisków: zapisz i pozostań w edycji zapisz i zamknij ankietę dodatkowo powoduje wyjście z edycji ankiety Zakończ edycję ankiety dodatkowo weryfikuje poprawność ankiety, a po jej po prawidłowym wyniku powoduje blokadę możliwości edycji, przeniesienie ankiety do teczki projektów i umożliwienie jej wydrukowania lub zapisania w formacie PDF na komputerze lub innym nośniku danych. Informacja o czasie ostatniego zapisu wyświetlana jest na ekranie Po upływie godziny od ostatniej aktywności użytkownika (zegar wyświetlany w górnej części każdej strony formularza wniosku) połączenie jest zamykane. Rozwijanie poszczególnych sekcji następuje po kliknięciu w ikonę dostępną obok każdej części formularza. 21

22 3. Walidacja i zgłoszenie wypełnionej ankiety do oceny. a) Wypełnioną ankietę należy zgłosić elektronicznie do IZ RPO WSL. W tym celu należy użyć przycisku Zakończ edycję ankiety dostępnego na dole strony. Jeżeli któreś z pól objętych walidacją nie zostało wypełnione lub zostało wypełnione błędnie wyświetlony zostanie komunikat a sekcje i pola nieuzupełnione lub uzupełnione błędnie zostaną podświetlone na czerwono. b) Po pozytywnym wyniku walidacji ankieta zostaje przeniesiona do Teczki Projektów (zakładka Trwałość projektu). Uwaga: Docelowy plik PDF z naniesioną sumą kontrolną dostępny będzie po użyciu przycisku Zakończ edycję ankiety w Teczkach Projektów (zakładka Trwałość projektu) - patrz punkt IV niniejszej instrukcji. Plik dostępny w teczce projektów należy wydrukować i podpisać a następnie dostarczyć do IZ RPO. Pozytywne przejście walidacji nie oznacza, iż ankieta jest wolna od bardziej skomplikowanych błędów. 22

23 V. Teczki Projektów 1. Informacje ogólne Ta część systemu zawiera trzy zakładki: zakładka Etapy wyboru projektu - dane dotyczące wyboru projektów do momentu podpisania umowy o dofinansowanie (wnioski o dofinansowanie z modułu EWA) oraz możliwość wypełnienia harmonogramu rzeczowo - finansowego dla projektu; zakładka Umowa o dofinansowanie - dane dotyczące podpisanych umów i aneksów do umów o dofinansowanie projektów; zakładka Realizacja projektu - dane dotyczące realizacji projektów od podpisania umowy o dofinansowanie (wnioski o płatność z modułu EWP); dane dotyczące projektów po rozliczeniu przedstawione są w zakładce Trwałość projektu (dane z modułu ATP)". W menu Teczki projektów można dokonywać następujących operacji: pobieranie wersji PDF dokumentów do wydruku; wycofywanie dokumentów do poprawy; przeglądanie informacji dotyczących dokumentów na kolejnych etapach procedury; wypełnianie, zgłaszanie i pobieranie pliku PDF harmonogramu rzeczowo - finansowego Uwaga: Operacje dla wniosków o dofinansowanie, wniosków o płatność i ankiet trwałości odbywają się analogicznie, poniżej przedstawiono przykłady na podstawie wniosku o dofinansowanie. Wygląd ogólny menu Teczki Projektów: 23

24 2. Wycofywanie złożonego elektronicznie wniosku / ankiety. SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Do momentu złożenia papierowej wersji dokumentu (lub elektronicznej poprzez SEKAP dla ankiet dot. trwałości projektu) istnieje możliwość jego wycofania w celu dalszej edycji: wnioski o dofinansowanie projektu są dostępne w zakładce Etapy wyboru projektu; wnioski o płatność są dostępne w zakładce Realizacja projektu; ankiety trwałości dostępne są w zakładce Trwałość projektu. Aby wycofać dokument należy przejść do odpowiedniej zakładki w ramach Teczki projektów i użyć przycisku wycofaj (tutaj oznaczonego numerem 1): Dokument wycofany do edycji wraca do zakładki Moje wnioski i ankiety gdzie można dalej nad nim pracować. Uwaga: wycofywanie dokumentów do edycji możliwe jest tylko do momentu złożenia papierowej wersji w IZ RPO zmiana jakiegokolwiek pola powoduje zmianę sumy kontrolnej funkcje przycisków wyjaśnione są w rozwijalnym polu Legenda 24

25 3. Drukowanie złożonego elektronicznie wniosku / ankiety w celu złożenia do IZ RPO WSL. Aby wydrukować dokument należy pobrać plik PDF z naniesioną sumą kontrolną poprzez kliknięcie w ikonkę pobierz PDF obok wybranej pozycji, we właściwej zakładce w ramach menu Teczki Projektów (przycisk oznaczony powyżej numerem 2). Zasady podpisywania dokumentów oraz kwestie związane z właściwym sporządzeniem ich kopii przedstawione są odpowiednich instrukcjach. Instrukcje te są dostępne na stronie m.in. w dziale SIWIZ RPO WSL. 4. Przeglądanie informacji dotyczących dokumentów. Aby obejrzeć informacje dotyczące wybranego wniosku należy użyć przycisku pokaż szczegóły (oznaczonego powyżej numerem 3). Dla wniosku o dofinansowanie dostępne są informacje dotyczące: historii wniosku (kolejne wersje wniosku, daty zdarzeń); danych wniosku; danych wnioskodawcy; załączników elektronicznych; oceny formalnej; oceny merytorycznej. harmonogramu rzeczowo-finansowego (jeśli został utworzony) Dla wniosku o płatność dostępne są informacje dotyczące: historii wniosku (kolejne wersje wniosku, daty zdarzeń); danych wniosku; oceny formalnej; zatwierdzenia wniosku wypłaty środków Przykładowy ekran wyświetlany po kliknięciu w ikonkę pokaż szczegóły obok wniosku o dofinansowanie: Po kliknięciu w poszczególne przyciski menu wniosku, żądane informacje zostaną wyświetlone. 25

26 VI. Teczki Projektów: generator harmonogramów rzeczowo finansowych Harmonogram należy wypełniać zgodnie z instrukcją dostępną na stronie SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Generator służy do sporządzenia obowiązkowego załącznika do umowy o dofinansowanie/aneksu, jakim jest harmonogram rzeczowo - finansowy. Funkcjonalność została zintegrowana z Teczką projektów. Harmonogram można sporządzić wyłącznie na tym loginie, na którym złożono dany wniosek o dofinansowanie. System pozwala stworzyć harmonogram do umowy - dla wniosków wybranych do dofinansowania, po pozytywnej ocenie merytorycznej; na dalszych etapach rozliczenia projektu - do kolejnych aneksów do umowy o dofinansowanie. Poniżej przedstawiono krok po kroku działania, jakie trzeba podjąć aby sporządzić harmonogram rzeczowo - finansowy. 1. Rozpoczęcie wypełniania harmonogramu Aby rozpocząć wypełnianie harmonogramu należy przejść do Teczki projektów oraz wykonać jedną z czynności: użyć przycisku Edytuj harmonogram dostępnego w historii wniosku (dostępnej po kliknięciu w ikonę lupy obok wniosku); kliknąć w ikonę Utwórz/Edytuj Harmonogram wyświetloną obok wniosku (sytuacja przedstawiona obok) Utworzony zostanie nowy harmonogram, do którego zostaną skopiowane dane z tabeli E.3 wniosku o dofinansowanie (kategorie wydatków w ramach kosztów kwalifikowalnych) w celu uzupełnienia podkategorii wydatków (uszczegółowienie kategorii). 26

27 2. Wypełnianie harmonogramu Należy wypełnić tabelę danymi zgodnie z następującymi zasadami: wszystkie niezerowe kategorie wydatków muszą posiadać minimum po jednej podkategorii (dodawanie podkategorii - ikona plusa, usuwanie ikona minus ) wszystkie pola w ramach podkategorii muszą być uzupełnione suma podkategorii wydatków musi równać się kwocie brutto danej kategorii wydatków dane osoby odpowiedzialnej za sporządzenie harmonogramu muszą być uzupełnione a adres poprawny System oznacza pola nieuzupełnione lub uzupełnione niepoprawnie na czerwono. Użytkownik ma możliwość zapisywania na bieżąco efektów swojej pracy za pomocą przycisku Zapisz dostępnego u góry strony. Zapisanie harmonogramu zmienia dane w polu data ostatniej modyfikacji. Uwaga: Wycofanie wniosku o dofinansowanie powiązanego z harmonogramem do poprawy przez wnioskodawcę w Teczce projektów skutkuje skasowaniem harmonogramu wypełnionego dla tego wniosku (dot. wniosku zwróconego do poprawy do aneksu). Po poprawie wniosku w zakładce Moje wnioski należy uzupełnić harmonogram od nowa. Jeśli istnieje dla projektu zatwierdzony harmonogram (złożony do poprzedniego aneksu lub pierwotnej umowy), system umożliwi pobranie z niego danych do edycji za pomocą odpowiedniego przycisku. 27

28 3. Zgłoszenie harmonogramu do IZ RPO WSL Po uzupełnieniu wszystkich pól tabeli należy skorzystać z przycisku Zatwierdź dostępnego na górze strony. Harmonogram zostanie przesłany do IZ RPO WSL (elektronicznie) oraz zostanie wygenerowany zostanie plik PDF harmonogramu, który należy wydrukować, podpisać i dostarczyć do IZ RPO WSL wraz z dokumentami niezbędnymi do podpisania umowy/aneksu. Użytkownik od tego momentu nie ma możliwości dalszej edycji harmonogramu, dopóki nie zostanie on zwrócony do poprawy przez pracownika IZ RPO WSL. Plik PDF harmonogramu dostępny jest w Teczce projektu w dwóch miejscach: obok wniosku oraz w historii wniosku (ikona lupy obok danej pozycji w Teczce projektu). W historii wniosku dostępna jest dodatkowo historia harmonogramu wraz z ewentualnymi uwagami IZ RPO WSL (jeśli harmonogram został zwrócony do poprawy): 28

29 VII. Moduł harmonogramów składania wniosków o płatność Harmonogramy należy wypełniać zgodnie z instrukcją dostępną na stronie SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Poniżej przedstawiono krok po kroku działania, jakie trzeba podjąć aby złożyć harmonogram składania wniosków o płatność. 1. Ekran główny modułu Moduł dostępny jest po kliknięciu w menu Harmonogramy WNP. Zostanie wyświetlony ekran główny modułu: Dostępna jest rozbudowana wyszukiwarka harmonogramów złożonych z danego konta. Domyślnie wyświetlane są wszystkie harmonogramy złożone na danym koncie. Aby wyszukać konkretny harmonogram należy podać warunki przeszukiwania oraz kliknąć w przycisk wyświetl wg podanych kryteriów. 29

30 2. Rozpoczęcie wypełniania nowego harmonogramu Harmonogramy należy składać w określonych przez IZ RPO WSL okresach składania harmonogramów. Aby wyświetlić listę zdefiniowanych okresów należy kliknąć w przycisk Okresy wypełniania i zgłaszania harmonogramów : SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Uwaga: Dla projektów wybranych do dofinansowania po zakończeniu ostatniego okresu składania harmonogramów lecz przed rozpoczęciem kolejnego okresu, dostępny jest przycisk Dodaj nowy plan (poza okresem). Dalsze postępowanie jest takie samo jak w przypadku standardowego harmonogramu. Aby dodać nowy harmonogram należy kliknąć w przycisk Dodaj nowy plan (przycisk wyświetlany jest wyłącznie w okresach, w których można wypełniać i zgłaszać harmonogramy) oraz podać żądane dane: numer wniosku sumę kontrolną wniosku Podana para danych może pochodzić z dowolnej wersji wniosku o dofinansowanie złożonej papierowo w ramach projektu. Należy wpisać cały numer wniosku i sumę kontrolną tak jak została wydrukowana na wniosku (wraz ze spacjami). Uwaga: Dane potrzebne do tej operacji można skopiować z Teczki Projektów z zakładki Etapy wyboru projektu jeśli wniosek o dofinansowanie został złożony z tego samego konta (zakładkę można otworzyć w nowym oknie przeglądarki bądź w osobnej karcie/zakładce przeglądarki). Po kliknięciu na wybrany projekt wyświetlą się jego dane szczegółowe, w tym historia wniosku. Klikając w historię wniosku można uzyskać potrzebne dane. Po podaniu prawidłowych danych i kliknięciu w przycisk wyszukaj system sprawdzi następujące warunki: 30

31 a) Czy dany projekt nie ma już zapisanego harmonogramu w danym okresie. Dla danego projektu może istnieć wyłącznie jeden harmonogram w danym okresie składania harmonogramów; b) Czy projekt został wybrany do dofinansowania. Jeśli projekt został uchwałą Zarządu Województwa został wybrany do dofinansowania a pomimo tego system nie pozwala utworzyć harmonogramu, należy skontaktować się z administratorem SIWIZ RPO WSL: siwiz@slaskie.pl; c) Czy projekt nie jest zakończony. Harmonogramy można wypełniać dla jeszcze nie rozliczonych projektów. Jeśli wszystkie powyższe warunki zostaną spełnione, system pobierze z ostatniej wersji wniosku o dofinansowanie szereg danych oraz umożliwi wypełnianie nowego harmonogramu. Aby zapisać harmonogram w przygotowaniu należy uzupełnić pola 7-9. Należy podać dane kontaktowe osoby, która będzie odpowiedzialna za sporządzenie harmonogramu. Należy zwrócić uwagę aby podane dane kontaktowe były wpisane bez błędów. Ze względu na to, iż przedstawione informacje powinny odzwierciedlać stan faktyczny w realizacji projektu, istnieje możliwość zmiany daty rozpoczęcia i zakończenia finansowego projektu w stosunku do wniosku o dofinansowanie z którego zostały pobrane dane. Liczba wierszy w tabeli zostanie przystosowana automatycznie. 31

32 3. Zgłaszanie gotowego harmonogramu do IZ RPO WSL Użytkownik ma możliwość wielokrotnego poprawiania harmonogramu: do momentu zgłoszenia harmonogramu do IZ RPO WSL oraz w trakcie trwania okresu wypełniania harmonogramów (na prośbę IZ RPO WSL lub z własnej inicjatywy po ustaleniach z IZ RPO WSL). Prawidłowo wypełniony harmonogram należy zgłosić używając przycisku Zweryfikuj i wyślij do IZ (harmonogram musi zostać wcześniej przynajmniej raz zapisany): Po kliknięciu zostanie zweryfikowana poprawność wypełnienia harmonogramu. Jeśli harmonogram jest poprawny, zostanie przesłany do IZ, jeśli zawiera błędy - zostanie wyświetlone okno z informacją o wystąpieniu błędu i jego rodzaju. Uwaga: a) Jeśli minął termin na złożenie harmonogramu Beneficjent może złożyć harmonogram dopiero w kolejnym okresie składania harmonogramów. b) Jeśli po zgłoszeniu do IZ RPO WSL harmonogramu Beneficjent stwierdzi, że popełnił istotny błąd to możliwa jest jego poprawa po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu (odblokowaniu harmonogramu) do pracowników Wydziału Rozwoju Regionalnego - Referatu ds. Realizacji Płatności 32

33 VIII. Uwagi końcowe SIWIZ RPO WSL przewodnik Wnioskodawcy v.4.2 Zalecaną przeglądarką jest Mozilla Firefox w najnowszej wersji. Przeglądarkę tę można pobrać bezpłatnie ze strony: Dodatkowe informacje można uzyskać na stronie w dziale SIWIZ RPO WSL. W razie pytań prosimy o kontakt na adres siwiz@slaskie.pl. W razie zauważenia błędów w działaniu Systemu, użytkownik jest zobowiązany zgłosić nieprawidłowość administratorowi wraz z opisem sposobu jej powtórzenia oraz zrzutami ekranu na adres siwiz@slaskie.pl Instrukcja wykonania zrzutu z ekranu: podczas wyświetlania miejsca którego dotyczy błąd należy nacisnąć przycisk print screen na klawiaturze, następnie należy otworzyć program do edycji plików graficznych (w systemie MS Windows może to być Paint), stworzyć nowy plik (menu Plik Nowy) i nacisnąć Ctrl-V lub kliknąć prawym przyciskiem myszy i kliknąć wklej, kliknąć menu Plik Zapisz jako i wybrać typ pliku PNG, JPG bądź TIFF. Nie należy przesyłać plików w formacie bmp. 33