ASPEKTY TECHNOLOGICZNE ORGANIZACJI SYSTEMÓW INFORMACYJNYCH CONTROLLINGU

Transkrypt

1 ASPEKTY TECHNOLOGICZNE ORGANIZACJI SYSTEMÓW INFORMACYJNYCH CONTROLLINGU Streszczenie: Iwona Chomiak Akademia Ekonomiczna im. Oskara Langego we Wrocławiu Instytut Informatyki Ekonomicznej Katedra InŜynierii Systemów Informatycznych Zarządzania Celem referatu jest przedstawienie podstawowych podejść dotyczących rozwiązań technologicznych stosowanych w organizacji systemów informacyjnych controllingu. Autorka referatu prezentuje trzy podstawowe kierunki informatyzacji działalności controllingowej w przedsiębiorstwie: stosowanie arkuszy kalkulacyjnych, samodzielnych programów wspomagających zarządzanie oraz programów klasy MRP lub ERP. Słowa kluczowe: technologia informacyjna, arkusz kalkulacyjny, oprogramowanie klasy MRP, ERP 1. Wstęp Lata współczesne charakteryzuje szybki wzrost wykorzystania w przedsiębiorstwach, wysokiej klasy systemów informatycznych. Systemy te mają umoŝliwiać wspieranie wszystkich realizowanych przez przedsiębiorstwa obszarów działalności. RównieŜ w firmach polskich w ostatnich latach zaobserwować moŝna coraz szersze wykorzystanie rozwiniętych narzędzi i technologii informacyjnych. Przez to rola nowoczesnych narzędzi informacyjnych ogromnie wzrosła. Szczególnie w przedsiębiorstwach średnich i duŝych, gdzie zakres potrzeb informacyjnych dotyczących gromadzenia, przetwarzania i przechowywania informacji wymaga profesjonalnych systemów informatycznych. To z kolei pociągnęło za sobą zapotrzebowanie i rozwój systemów informatycznych controllingu [GOLI02]. Podstawowym zadaniem systemów informatycznych controllingu jest wspieranie kadry menedŝerskiej w procesie zarządzania podmiotem gospodarczym. Wspieranie to musi obejmować między innymi takie funkcje jak: planowanie i kontrolę działalności statutowej oraz planowanie i kontrolę finansową w ujęciu całego przedsiębiorstwa. Zaawansowane narzędzia technologiczne mają za za-

2 400 Realizacja SWO i rozwiązania praktyczne w SWO danie wspierać realizację controllingu wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa [GARU02]. Celem artykułu jest wskazanie kierunków wykorzystania technologii informacyjnych w procesie organizowania systemu informacyjnego controllingu. MoŜna wyróŝnić trzy podstawowe kierunki informatyzacji systemów informacyjnych controllingu: 1. wdraŝanie przy wykorzystaniu standardowych systemów finansowoksięgowych mających nadbudowę, najczęściej organizowaną w postaci arkuszy kalkulacyjnych; 2. opracowywanie niezaleŝnych systemów informatycznych z myślą o konkretnym uŝytkowniku (czyli z uwzględnieniem jego specyfiki, potrzeb informacyjnych oraz eksploatowanych juŝ systemów dziedzinowych); 3. implementacja w środowisku zintegrowanych systemów zarządzania przedsiębiorstwem klasy MRP II (manufacturing resources planning - planowanie zasobów produkcyjnych) lub ERP (enterprise resources planning - planowanie zasobów przedsiębiorstwa) [WNLE00, s. 612]. KaŜdym przedsiębiorstwie zarządzanym controllingowo realizowana jest jedna z trzech powyŝszych moŝliwości wykorzystania narzędzi informatycznych. Na wybór sposobu informatyzacji przedsiębiorstwa w praktyce wpływają takie czynniki, jak: zasoby finansowe przeznaczone na informatyzację systemu zarządzania, juŝ stosowana w innych obszarach działalności technologia, złoŝoność procesów produkcyjnych, złoŝoność otoczenia przedsiębiorstwa, kwalifikacje i osobiste preferencje kadry kierowniczej. 2. Systemy finansowo-księgowe wykorzystujące arkusze kalkulacyjne Pierwszy kierunek informatyzacji systemów informacyjnych controllingu polega na wykorzystaniu istniejących w firmie systemów finansowo-księgowych poprzez stworzenie nadbudowy programowej, realizującej funkcje controllingowe. Jest to stosunkowo najczęściej wykorzystywana forma informatyzacji controllingu [KULP01]. Dobrze zaprojektowany, poprawny metodologicznie i kompletny system informacyjny moŝe doskonale funkcjonować przy wykorzystaniu zwykłego arkusza kalkulacyjnego [GLUS02, GAWK02, ZAKW02]. Szerokie zastosowanie tego podejścia do informatyzacji systemów informacyjnych controllingu wynika zasadniczo z jednego powodu ceny tego rozwiązania. Jest to właściwie najtańsze z moŝliwych narzędzi informatycznych wyko-

3 Aspekty technologiczne organizacji systemów informacyjnych rzystywanych w organizacji systemów controllingowych. Nadbudowa tworzona do systemu finansowo-księgowego zorganizowana jest zazwyczaj na zasadzie arkuszy kalkulacyjnych lub podstawowych form baz danych. Przy takim rozwiązaniu informatycznym generowanie arkuszy nie wymaga specjalistycznego oprogramowania a zazwyczaj realizowane jest przez pracowników zatrudnionych w podmiocie gospodarczym. Pomimo prostoty tego rozwiązania, jest on niezwykle skuteczny i spełnia podstawowe wymagania informacyjne kadry menedŝerskiej [LESZ02]. Niemniej jednak wybór takiego kierunku informatyzacji systemu informacyjnego controllingu jest problemowy w sytuacji gdy podmiot prowadzi niezwykle szeroką i rozbudowaną działalność gospodarczą. To moŝe spowodować, Ŝe analizy prowadzone przy pomocy arkuszy staną się zbyt pracochłonne i czasochłonne co wpłynie na umniejszenie ich wartości jako narzędzia wspomagającego zarządzanie. 3. NiezaleŜne systemy informatyczne Drugim z wymienionych, kierunkiem informatyzacji systemu informacyjnego controllingu jest opracowywanie niezaleŝnych systemów informatycznych tworzonych z myślą o konkretnym przedsiębiorstwie. Oczywiste jest, Ŝe inaczej powinien być zaprojektowany system controllingu dla firmy handlowej; inaczej dla firmy produkcyjnej a jeszcze inaczej dla usługowej. To samo odnosi się do róŝnych branŝ tego samego profilu działalności. Inny system controllingu powinien być zaimplementowany w firmach budowlanych, inny w firmach przemysłu elektronicznego, a jeszcze inny w hutach itd. Z uwagi na rodzaj działalności firmy moŝna zaprojektować tak system controllingu, aby generował informacje, raporty i sprawozdania w takiej formie i w takim układzie, jak Ŝyczą tego sobie poszczególni uŝytkownicy, aby mogli je wykorzystać w podejmowaniu decyzji [LESZ95]. Zarówno w przypadku informatyzacji systemów controllingu opierającej się na konstrukcji arkuszy kalkulacyjnych, jak i na niezaleŝnych systemach informatycznych naleŝy przeanalizować zagadnienia takie jak: przepływy informacji w przedsiębiorstwie, struktury danych, algorytmy, potrzebne raporty wynikające z potrzeb informacyjnych uŝytkowników. Wykonanie tych prac jest niezwykle waŝne z punktu widzenia realizacji kolejnych etapów wdroŝenia rozwiązań informatycznych. Na podstawie specyfikacji wymagań i analizy opracowanego projektu tworzone są w dalszych etapach poszczególne elementy systemu informatycznego wspomagającego funkcjonowanie systemu informacyjnego controllingu. Na tym etapie pracy naleŝy prze-

4 402 Realizacja SWO i rozwiązania praktyczne w SWO prowadzić równieŝ analizę systemów informatycznych juŝ funkcjonujących w przedsiębiorstwie, w celu określenia moŝliwości dopasowania tworzonego systemu informatycznego controllingu do systemów istniejących. WaŜne jest aby zarówno system działający na bazie arkusza kalkulacyjnego, jak i system tworzony niezaleŝnie mógł funkcjonować w sieci posiadanej przez przedsiębiorstwo. Najczęściej od rozwiązań technologicznych tego poziomu wymaga się aby dostarczały takich informacji jak: kontrola kosztów w przekroju miejsc powstawania, planowanie i symulację wyniku przedsiębiorstwa w rachunku kosztów pełnych, zmiennych, planowanie wyniku finansowego w krótkim okresie, analizy progu rentowności i dźwigni finansowej, planowanie kapitału pracującego, sporządzanie sprawozdania z przepływów pienięŝnych i bilansu, porównywanie danych planowanych z rzeczywistymi w dogodnych do analizy przekrojach, sporządzanie raportów z wykonania budŝetów kosztów w wyodrębnionych podmiotach produkcyjnych i nieprodukcyjnych, globalna analiza wykonania wyniku finansowego przedsiębiorstwa analiza odchyleń, analiza wykonania planowanego poziomu wskaźników finansowych i niefinansowych). Tworząc informatyczny system controllingu przy wykorzystaniu arkuszy lub nadbudowy systemu naleŝy rozstrzygnąć bardzo istotną kwestię, dotyczącą sposobu czerpania danych z uŝytkowanego systemu finansowo-księgowego. Zasadniczo są dwie drogi przekazywania danych: manualne wpisywanie do systemu informatycznego controllingu, automatyczne przenoszenie danych do systemu controllingu z systemu finansowo-księgowego [WNLE00, s.614]. Najlepsze efekty osiąga się gdy przekazywanie danych jest procesem automatycznym. Warunkiem automatycznego przekazywania danych z systemu finansowo-księgowego do systemu controllingu jest istnienie moŝliwości eksportu danych w postaci plików tekstowych. Aby moŝliwe było dokonywanie automatycznego eksportu danych do arkuszy lub nadbudowanych niezaleŝnych systemów informatycznych controllingu konieczne jest posiadanie specjalistycznego oprogramowania dokonującego przekształceń danych zawartych w programie źródłowym. Niestety warunek ten nie jest spełniany przez wszystkie programy dziedzinowe [LEBA96].

5 Aspekty technologiczne organizacji systemów informacyjnych Bardzo istotny dla przedsiębiorstw decydujących się na tę drogę informatyzacji systemu informacyjnego controllingu jest fakt, Ŝe unikają zwykle "rewolucyjnych zmian" w zakładowych planach kont a takŝe wydatnie ograniczają zarówno czas, jak i koszty wdraŝania systemu, co z punktu widzenia powodzenia projektu ma często zasadnicze znaczenie. 4. Zintegrowane systemy zarządzania Trzecim podejściem do informatyzacji systemów informacyjnych controllingu jest wykorzystanie zintegrowanych systemów zarządzania [CHOD00, RYNK01]. W duŝych firmach o dobrej kondycji finansowej, systemy te stosowane są juŝ od kilkunastu lat. Ich kolejne wersje to: MRP (planowanie potrzeb materiałowych), Close Loop MRP (planowanie potrzeb materiałowych i zdolności produkcyjnych w zamkniętej pętli), MRP II (planowanie zasobów produkcyjnych), ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Metoda MRP II pozwala odpowiedzieć na pytanie: jak dostarczyć oczekiwane przez klientów produkty w określonym czasie i przy moŝliwie najniŝszych kosztach. W praktyce oznacza to, Ŝe system informatyczny spełniający wymagania tej klasy pozwala na kompleksowe i elastyczne zarządzanie podmiotem gospodarczym i poprawę jego konkurencyjności. [LEBA96]. Informatyczne zintegrowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem są systemami wielomodułowymi, gdzie wśród podstawowych modułów moŝna między innymi wyróŝnić: rejestr główny (dane finansowo-księgowe przedsiębiorstwa), naleŝności, zobowiązania, środki trwałe, kasę, planowanie i analizę sprzedaŝy, planowanie zdolności produkcyjnych, itd. Ilość i zawartość modułów w przypadku konkretnych pakietów oprogramowania jest bardzo zróŝnicowana. Nadbudowę wymienionych wyŝej systemów dziedzinowych stanowi tzw. SIK (system informowania kierownictwa), w skład którego powinien wchodzić podsystem controllingu. Cechą charakterystyczną pakietów zintegrowanych, która odróŝnia je od tradycyjnych systemów informacyjnych jest moŝliwość natychmiastowej dostępności danych w bazie informatycznej, która jest wspólna dla róŝnych działów przedsiębiorstwa. Jednolita baza danych umoŝliwia natychmiastowy dostęp do

6 404 Realizacja SWO i rozwiązania praktyczne w SWO wszystkich informacji w dowolnych przekrojach na róŝnych poziomach organizacji co stwarza moŝliwość usprawnienia i poprawy efektywności procesu podejmowania decyzji. Szacuje się, Ŝe ogólna liczba sprzedanych w Polsce licencji na pakiety klasy MRP II wynosi kilkaset (są to zarówno systemy juŝ eksploatowane jak i systemy wdraŝane), a obecnie dostępnych na rynku polskim jest około 40 tej klasy zintegrowanych systemów wspomagających zarządzanie. Wśród firm oferujących takie systemy moŝna między innymi wyróŝnić: SAP AG, JBA, Baan Info Systems, Ross Systems, qad. Inc., IFS, Micro MRP Inc., Teta [WNLE00, s. 617]. Przydatność zintegrowanych systemów informatycznych do zarządzania przedsiębiorstwem wynika z tego, Ŝe nie realizują one wyłącznie funkcji rachunkowości zarządczej i zarządzania finansowego. Zbiory informacji generowane przez te systemy umoŝliwiają zarządzanie wszystkimi działaniami jednostki gospodarczej, a informacje związane z systemem informacyjnym controllingu wykorzystują co najwyŝej kilka procent ich mocy produkcyjnych" WdroŜenie systemów informacyjnych controllingu - opartych na zintegrowanych systemach - trwa z reguły kilka lat i jest bardzo drogie zarówno w sferze software'u (czyli samego oprogramowania), jak równieŝ w sferze hardware'u, czyli komputerów, okablowania, urządzeń peryferyjnych i pomocniczych. Na wdroŝenie zintegrowanych systemów zarządzania stać duŝe, międzynarodowe holdingi, które są w stanie udźwignąć nie tylko koszty sprzętu, oprogramowania i wdroŝenia, ale i koszty związane z corocznymi opłatami licencyjnymi za uŝytkowanie oprogramowania. Praktyka międzynarodowych holdingów polegająca na wdraŝaniu identycznych systemów informatycznych w zakładach na całym świecie zapewnia jednak kompatybilność informacji napływających z poszczególnych firm wchodzących w skład holdingu, co z nawiązką równowa- Ŝy wysokie koszty wdroŝenia i eksploatacji takich systemów [BELA02]. 5. Podsumowanie W praktyce bardzo często występuje wymieszanie wyŝej wymienionych trzech podejść do zinformatyzowania systemu informacyjnego controllingu. Powodem takiego działania przedsiębiorstw jest szeroki zakres zagadnień i procesów jakie powinny zostać objęte informatyzacją w sytuacji gdy w firmie dąŝy się do całkowitego komputerowego wspomagania procesów controllingowych. Swoim zakresem system informacyjny controllingu obejmuje całe przedsiębiorstwo, dąŝy do regulacji procesów z wszystkich obszarów funkcjonowania podmiotu gospodarczego. Dlatego teŝ zadaniom takim sprostać mogą tylko zintegrowane i dobrze wdroŝone systemy informatyczne najnowszych generacji. Niestety takie narzędzia technologiczne są niezwykle drogi i niewielka liczba

7 Aspekty technologiczne organizacji systemów informacyjnych przedsiębiorstw jest w stanie podołać takiemu cięŝarowi finansowemu jak wdro- Ŝenie zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania. Dlatego większość przedsiębiorstw średniej klasy, które w zarządzaniu controllingowym widzą moŝliwość poprawy sytuacji dotyczącej funkcjonowania podmiotu decyduje się na rozwiązania polegające na łączeniu moŝliwości posiadanych informatycznych systemów dziedzinowych z moŝliwościami jakie daje wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych dla celów analitycznych. Czasami przedsiębiorstwa decyduję się na zakup tańszych systemów wspomagania decyzji, które dają pewne moŝliwości analizy danych z systemów dziedzinowych. Analizy te są zazwyczaj dość proste przez co controllerzy najczęściej wzbogacają je o dodatkowe formularze tworzone właśnie w arkuszach kalkulacyjnych. Z powyŝszych rozwaŝań moŝna wyciągnąć jeden podstawowy wniosek: To jaki jest poziom wykorzystania technologii w przedsiębiorstwie do organizacji działalności controllingowej uzaleŝniony jest, przede wszystkim od zasobów finansowych tego przedsiębiorstwa. Bez względu jednak na to jaka technologia jest wykorzystywana w podmiocie organizacyjnym organizowany system informacyjny controllingu musi tworzyć i wykorzystywać podobne narzędzia w formie ustalanych wskaźników, które pozwalają na uzyskiwanie szeregu informacji dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa. Literatura [BELA02] Bela T.: Koszty i zyski wdroŝeń systemów. Manager 2002 nr 8. [CHOD00] Chodorski R.: Controlling jako podsystem zintegrowanego systemu zarządzania w przedsiębiorstwie elektroenergetycznym. [W:] Controlling. Technologia zarządzania firmą. Problemy, projekty, instrumenty, doświadczenia, perspektywy. Pod red. Błoch H. PTC, Katowice [GARU] Gardziński W., Rumiński K.: Integracja czy system zintegrowany. ontrolling i rachunkowość zarządcza nr 9. [GAWK02] Gawkowski M.: Jeszcze o praktycznych zastosowaniach Excela. Controlling i rachunkowość zarządcza nr 2. [GŁUS02] Głuszkowski T.: Zarządzanie wspomagane narzędziem informatycznym arkuszem kalkulacyjnym [GOLI02] Goliszewski J.: Controlling wspomagany komputerowo [KULP01] Kulpiński W.: Proces wdraŝania controllingu [LEBA96] Leszczyński Z., Bardzki W.: Informatyczny system controllingu finansowego. Ekspert 1996 nr 1.

8 406 Realizacja SWO i rozwiązania praktyczne w SWO [LESZ95] [LESZ02] [RYMU01] [WNLE00] [ZAKW] Leszczyński Z.: Informatyczny system controllingu finansowego w zarządzaniu firmą. Ekspert 1995 nr 1-2. Leszczyński Z.: Informatyczny system controllingu kosztów i rentowności wdroŝony w przedsiębiorstwie budowlanomontaŝowym. Controlling i rachunkowość zarządcza nr 12. Rynkiewicz P. Munch J.: Praktyka wdroŝenia systemów informatycznych wspomagających realizację i rozwój controllingu w przedsiębiorstwach usługowych. [W:] Controlling. WdroŜenia w praktyce. Problemy, instrumenty, procedury, doświadczenia. Pod red. Błoch H. PTC, Katowice Wnuk T., Leszczyński Z.: Controlling. Fundacja Rozwoju Rachunkowości w Polsce, Warszawa Załuska U., Kwiatkowska-Ciotucha D.,: Prognozowanie gospodarcze z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego Excel. Controlling i rachunkowość zarządcza nr 6, 7, 8, 9. TECHNOLOGICAL ASPECTS OF CONTROLLING INFORMATION SYSTEMS ORGANIZATION The aim of this report presents basic approach to technological solutions applied in organization of controlling information systems. Authoress of report presents three basic directions of informatization controlling activity in enterprise: applying spreadsheets, independent programmes management support, as well as programmes of MRP or ERP class. Key words: information technology, spreadsheet, MRP and ERP software.