Informatyzacja Przedsiębiorstw

Transkrypt

1 Informatyzacja Przedsiębiorstw Microsoft Dynamics NAV 2016 Moduł finansowo-księgowy lab1 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 1

2 Plan zajęć 1 Przygotowanie do pracy z modułem FK systemu NAV Logowanie do serwera i otwieranie bazy danych Ustawienia regionalne i językowe NAV Ustawienia dozwolonych dat księgowania Definiowanie kartoteki dostawcy oraz nabywcy komputerów Definiowanie kartoteki dostawcy Definiowanie kartoteki nabywcy Definiowanie kartotek towarów Definiowanie kartotek pracowników (sprzedawców) Definiowanie wymiaru Sprzedawca Definiowanie kartoteki sprzedawcy Ustalenie planu kont Usunięcie zbędnych kont Dopisanie brakujących kont Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 2

3 1 Przygotowanie do pracy z modułem FK systemu NAV 2016 Wdrożenie każdego modułu systemu zarządzania wymaga wstępnej konfiguracji oraz ustalenia zasad pracy. Dla ułatwienia pracy z systemem moduł finansowo-księgowy został wstępnie przygotowany. 1.1 Logowanie do serwera i otwieranie bazy danych Każda grupa (maksymalnie dwuosobowa) otrzymuje swoją bazę danych na serwerze, na której pracuje przez cały semestr. Każda grupa otrzymuje swój login, hasło (do zmiany po pierwszym zalogowaniu) i adres serwera. W bazie danych została już utworzona firma Politechnika Poznańska, która jest firmą zawierającą ustawienia potrzebne na zajęciach. 1. Uruchamiamy klienta Dynamics NAV Pojawi się okienko z monitem o login i hasło, klikamy Anuluj 3. Pojawi się okno wyboru serwera, adres serwera uzupełniamy o nazwę naszej grupy i klikamy Enter Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 3

4 4. Podajemy login i hasło przypisane do naszej grupy i klikamy OK. 5. Wybieramy firmę Politechnika Poznańska, klikamy OK. 6. Kolejny raz podajemy login i hasło, klikamy OK. i jesteśmy zalogowani do firmy. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 4

5 1.2 Ustawienia regionalne i językowe NAV2016 System NAV2016 dziedziczy ustawienia regionalne i językowe z systemu operacyjnego Windows maszyny, na której działa klient NAV2016. W szczególności w systemie Windows warto sprawdzić i ewentualnie dostosować do potrzeb użytkownika ustawienia związane z formatem daty oraz symbolem grupowania cyfr. Panel sterowania Zegar, język i region Region i język Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 5

6 Symbol grupowania cyfr (używany do separowania np. tysięcy) jest domyślnie ustawiany w systemie Windows na twardą spację. Arkusze kalkulacyjne Excela, do których można eksportować dane z NAV2016, nie obsługują separatora w postaci twardej spacji. Warto zmienić ustawienia symbolu grupowania cyfr na np. zwykłą spację. Uniknie się wówczas problemów przy eksporcie danych do Excela. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 6

7 1.3 Ustawienia dozwolonych dat księgowania Aby uniknąć błędów związanych z księgowaniem dokumentów (np. faktur, wpłat/wypłat gotówkowych) ze złą datą, można ustawić zabezpieczenie, poprzez określenie dozwolonych dat księgowania. Dozwolone daty można ustawić na aktualny rok. Działy Administracja Ustawienia aplikacji Zarządzanie finansami Finanse Ustawienia księgi głównej Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 7

8 2 Definiowanie kartoteki dostawcy oraz nabywcy komputerów Szczególnie przydatne skróty klawiszowe: Ctrl+N: dodanie nowej kartoteki Ctrl+Del: usuwanie kartoteki Ctrl+Shift+V: wyświetlenie kartoteki (np. konkretnego dostawcy) 2.1 Definiowanie kartoteki dostawcy Menu Działy Zarządzanie Finansami Zobowiązania Dostawcy. Tworzymy nową kartotekę z informacjami o dostawcy komputerów: przyciski Nowe lub (Ctrl + N). Nie należy modyfikować już istniejących kartotek! Numer dostawcy zostanie nadany automatycznie na podstawie listy serii numeracji. Definiujemy dostawcę komputerów - firmę HURTCOMP o danych: * Adres: ul. Silikonowa Poznań * Telefon: * NIP: * Zewn. nr konta: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 8

9 Dla ułatwienia pracy w systemie warto określić domyślną lokalizację, do której dostawca dostarcza towary na zakładce Przyjęcie wskazujemy magazyn Niebieski Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 9

10 Dodatkowo na zakładce Fakturowanie należy przypisać dostawcę do odpowiednich grup księgowych odpowiadających za ustawienie księgowania m.in. na konta zakupu: Szczegóły księgowania związanego z wybraniem grupy księgowej dostawcy można obejrzeć klikając Assist-edit (lub F4), a następnie przycisk Zaawansowane. Należy zwrócić uwagę na konta przypisane do poszczególnych kodów: KRAJOWE , ZAGRAN , UE Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 10

11 2.2 Definiowanie kartoteki nabywcy Menu Działy Zarządzanie Finansami Należności Nabywcy. Tworzymy nową kartotekę z informacjami o nabywcy komputerów: Ctrl + N. Nie należy modyfikować już istniejących kartotek! Numer nabywcy zostanie nadany automatycznie na podstawie listy serii numeracji. Definiujemy nabywcę komputerów - firmę ElectronicBay o danych: * Adres: ul. Basenowa Poznań * Telefon: * NIP: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 11

12 Dla ułatwienia pracy w systemie warto określić domyślną lokalizację, z której nabywca pobiera towary na zakładce Wydanie wskazujemy magazyn Niebieski Dodatkowo na zakładce Fakturowanie należy przypisać nabywcę do odpowiednich grup księgowych odpowiadających za ustawienie księgowania m.in. na konta sprzedaży: Szczegóły księgowania związanego z wybraniem grupy księgowej nabywcy można obejrzeć klikając Assist-edit (lub F4) a następnie przycisk Zaawansowane. Należy zwrócić uwagę na konta przypisane do poszczególnych kodów: KRAJOWE , ZAGRAN , UE Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 12

13 3 Definiowanie kartotek towarów Menu Działy Zakup Zapasy i koszty Zapasy. Definiujemy kartoteki zestawów komputerów, którymi będzie handlowała firma. Dostępne są trzy zestawy: TOSHIBA (Nr 100), LENOVO (Nr 200), FUJITSU-SIEMENS (Nr 300). Ctrl + N tworzy nowe kartoteki. Nie należy modyfikować istniejących kartotek. W celu zdefiniowania podstawowej jednostki miary należy rozwinąć listę obok pola Podst. Jednostka miary i wybrać wartość SZT. Na zakładce Fakturowanie należy przypisać zapas do odpowiednich grup księgowych: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 13

14 By na późniejszych zajęciach możliwe było przeprowadzenie analizy wielowymiarowej, KAŻDY zapas należy przypisać do odpowiedniego wymiaru (zakładka Nawiguj -> przycisk Wymiary), określającego, do którego typu zestawów komputerowych należy dany zapas (wymiary są już zdefiniowane w systemie): Zapas TOSHIBA otrzymuje Kod wartości wymiaru: ZESTAW 1 Zapas LENOVO otrzymuje Kod wartości wymiaru: ZESTAW 2 Zapas FUJITSU-SIEMENS otrzymuje Kod wartości wymiaru: ZESTAW 3 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 14

15 4 Definiowanie kartotek pracowników (sprzedawców) 4.1 Definiowanie wymiaru Sprzedawca Aby w przyszłości możliwa była analiza wielowymiarowa (np. wielkości sprzedaży z podziałem na sprzedawców i zestawy, którymi handlowali) potrzebne jest zdefiniowanie wymiaru Sprzedawca. Menu Działy Administracja Ustawienia aplikacji Zarządzanie Finansami Wymiary Wymiary. Dla wymiaru SPRZEDAWCA definiujemy dwie wartości wymiaru w nazwie podając nazwiska sprzedawców (w przypadku firm jednoosobowych, należy wymyślić również drugiego sprzedawcę): Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 15

16 4.2 Definiowanie kartoteki sprzedawcy Menu Działy Sprzedaż i Marketing Sprzedaż Sprzedawcy. Tworzymy nowe (Ctrl + N) kartoteki sprzedawców. W polu Kod podajemy inicjały sprzedawcy, w polu Nazwa podajemy nazwisko sprzedawcy. Potem podpinamy odpowiedni wymiar pod danego sprzedawcę (zakładka Nawiguj Wymiary) Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 16

17 5 Ustalenie planu kont Menu Działy Zarządzanie Finansami Księga główna Plan kont W systemie będziemy dostosować plan kont do potrzeb firmy. Szczególnie przydatne skróty klawiszowe: Ctrl + Ins: dodanie nowego rekordu Ctrl + Del: usuwanie rekordu F8: kopiowanie wartości z poprzedniego wiersza W celu edytowania listy planu kont należy kliknąć przycisk w zakładce Narzędzia główne Edytuj listę (Ctrl + Shift + K). Aby dostosować plan kont do potrzeb naszej firmy należy wykonać: 5.1 Usunięcie zbędnych kont Materiały Bilans Suma od Materiały podstawowe Bilans Księgowalne Materiały pomocnicze Bilans Księgowalne Materiały Razem Bilans Suma do Dopisanie brakujących kont Należności Bilans Suma od Należności krajowe Bilans Księgowalne Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 17

18 Należności zagraniczne Bilans Księgowalne Należności UE Bilans Księgowalne Należności Razem Bilans Suma do Zobowiązania Bilans Suma od Zobowiązania krajowe Bilans Księgowalne Zobowiązania zagraniczne Bilans Księgowalne Zobowiązania UE Bilans Księgowalne Zobowiązania Razem Bilans Suma do Fundusz jednostki Bilans Księgowalne Po dostosowaniu planu kont należy wciąć wprowadzone pozycje: zakładka Narzędzia główne Wcięcie w planie kont. Zwinięty plan kont można obejrzeć i sprawdzić pod przyciskiem w zakładce Nawiguj Przegląd planu kont. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 18

19 Wzorcowy Plan kont Nr Nazwa Wynikowe/bilansowe Typ konta Sumowanie Środki trwałe Bilans Suma od Budynki i lokale Bilans Księgowalne Urządzenia tech. i maszyny Bilans Księgowalne Środki transportu Bilans Księgowalne Środki trwałe Razem Bilans Suma do Umorzenie środków trw. Bilans Suma od Budynki i lokale Bilans Księgowalne Urządzenia tech. i maszyny Bilans Księgowalne Środki transportu Bilans Księgowalne Umorzenie środków trw. - Razem Bilans Suma do Kasa Bilans Suma od Kasa PLN Bilans Księgowalne Kasa EUR Bilans Księgowalne Kaza Razem Bilans Suma do Rachunki bankowe Bilans Suma od WBK PLN Bilans Księgowalne WBK EUR Bilans Księgowalne Rachunki bankowe - Razem Bilans Suma do Rozrach. bieżące Bilans Księgowalne Należności Bilans Suma od Należności krajowe Bilans Księgowalne Należności zagraniczne Bilans Księgowalne Należności UE Bilans Księgowalne Należności Razem Bilans Suma do Zobowiązania Bilans Suma od Zobowiązania krajowe Bilans Księgowalne Zobowiązania zagraniczne Bilans Księgowalne Zobowiązania UE Bilans Księgowalne Zobowiązania Razem Bilans Suma do Rozrachunki z budżetami Bilans Suma od Podatek dochodowy Bilans Suma od Urzędy Bilans Księgowalne Podatek dochodowy - Razem Bilans Suma do Podatek od dochodów osobistych Bilans Suma od Urzędy Bilans Księgowalne Podatek od doch. osob.-razem Bilans Suma do ZUS Bilans Suma od Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 19

20 Wzorcowy Plan kont Urzędy Bilans Księgowalne ZUS Razem Bilans Suma do Rozrach. z budżetami - Razem Bilans Suma do Rozrachunki VAT Bilans Suma od Rozliczenie należnego VAT Bilans Księgowalne VAT należny do rozl.w nast.okr Bilans Księgowalne Rozliczenie naliczonego VAT Bilans Księgowalne VAT nalicz. do rozl.w nast.okr Bilans Księgowalne Rozrach. VAT z US Bilans Suma od Urzędy Bilans Księgowalne Rozrach. VAT z US - Razem Bilans Suma do Rozrachunki VAT Razem Bilans Suma do Rozrach. z tyt. wypłat wynagr. Bilans Księgowalne Inne rozrach. z pracownikami Bilans Suma od Zapomogi Bilans Księgowalne Zaliczki Bilans Księgowalne Inne rozrach. z prac.-razem Bilans Suma do Pożyczki otrzymane długoterm. Bilans Księgowalne Pożyczki otrzymane krótkoterm. Bilans Księgowalne Rozliczenie zakupu Bilans Suma od Rozliczenie zakupu Bilans Księgowalne Rozliczenie zakupu - Razem Bilans Suma do Towary Bilans Księgowalne Amortyzacja Rachunek wyników Suma od Amort.środki trwałe Rachunek wyników Księgowalne Amort.wart.niemat.i prawne Rachunek wyników Księgowalne Amortyzacja Razem Rachunek wyników Suma do Usługi obce Rachunek wyników Suma od Usługi bankowe Rachunek wyników Księgowalne Usługi pocztowe Rachunek wyników Księgowalne Usługi pozostałe Rachunek wyników Księgowalne Usługi obce - Razem Rachunek wyników Suma do Podatki i opłaty Rachunek wyników Suma od Podatek od środków transportu Rachunek wyników Księgowalne Podatek od nieruchomości Rachunek wyników Księgowalne Opłaty lokalne i administr. Rachunek wyników Księgowalne Opłaty skarbowe Rachunek wyników Księgowalne Podatki i opłaty - Razem Rachunek wyników Suma do Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 20

21 Wzorcowy Plan kont Wynagrodzenia Rachunek wyników Księgowalne Ubezpieczenia społeczne Rachunek wyników Księgowalne Rozlicz. międzyokr. kosztów Rachunek wyników Suma od Ubezpieczenia rzeczowe Rachunek wyników Księgowalne Podatek od środków transportu Rachunek wyników Księgowalne Rozl.międzyokr.kosztów-Razem Rachunek wyników Suma do Sprzedaż towarów Rachunek wyników Księgowalne Sprzedaż towarów UE Rachunek wyników Księgowalne Sprzedaż materiałów Rachunek wyników Księgowalne Wartość sprzedanych towarów Rachunek wyników Księgowalne Wartość sprzedanych materiałów Rachunek wyników Księgowalne Koszty odsetek Rachunek wyników Księgowalne Pozostałe koszty finansowe Rachunek wyników Księgowalne Przychody ze sprzed. ST Rachunek wyników Księgowalne Fundusz jednostki Bilans Księgowalne Kapitał właścicieli Bilans Księgowalne Zakł. fundusz świadczeń socj. Bilans Księgowalne Wynik finansowy Bilans Księgowalne Podatek dochodowy Rachunek wyników Księgowalne Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 21