SPIS TREŚCI Uwagi ogólne Zaczynamy korzystać z programu Menu programu... 9

Transkrypt

1 SPIS TREŚCI Uwagi ogólne... 3 Wymagania systemowe... 3 Instalowanie programu... 3 Pomoc elektroniczna... 4 Strona internetowa programu Zaczynamy korzystać z programu... 5 Podstawowe informacje o programie... 5 Pierwsze uruchomienie programu... 6 Okno główne programu Menu programu... 9 Dostęp do opcji menu... 9 Lista opcji menu... 9 Plik Powtórne logowanie do programu Eksport Import Wyjście Dokumenty Zwykły przelew Przelew do Urzędu Skarbowego Przelew do ZUS Wypisane przelewy Kartoteki Kontrahenci Grupy kontrahentów Raporty Wypisane przelewy Kartoteka kontrahentów Kartoteka grup kontrahentów Nalepki adresowe Konfiguracja Dane Twojej firmy Konfiguracja programu Szablon wydruku dokumentu

2 Ustawienia drukarki Narzędzia Kopia zapasowa Porządki Restrukturyzacja baz Dostosuj pasek narzędzi Aktualizacja przez Internet Pomoc Tematy pomocy System O programie Pomoc techniczna Firma Sokaris Umowa licencyjna

3 UWAGI OGÓLNE Wymagania systemowe: System: Procesor: Microsoft Windows 95 lub nowszy 486 DX2 66 MHz lub szybszy (lub jego odpowiednik) 16 MB ok. 20 MB VGA w 100% kompatybilna z systemem Pamięć RAM: Dysk twardy: Monitor: Karta graficzna: Windows, potrafiąca wyświetlić obraz w rozdzielczości 800x600 w 256 kolorach Urządz. sterujące: Mysz lub trackball oraz sterowniki w 100% kompatybilne z systemem Windows Klawiatura w 100% kompatybilna z systemem Windows CD-ROM: Instalowanie programu: Podwójnej prędkości (300 K/sec stałego transferu danych) i sterownik w 100% kompatybilny z systemem Windows W celu zainstalowania programu Przelewy, włóż CD z programem do napędu CD; System Windows powinien automatycznie wykryć dysk CD i uruchomić instalator programu; Po pojawieniu się okna instalatora, kliknij na przycisku Dalej ; Umowa licencyjna zgadzając się na warunki, należy wybierz opcję Akceptuję warunki umowy licencyjnej; Wskaż folder instalacyjny dla programu; Wybierz z listy komponenty do instalacji w programie Przelewy i postępuj dalej zgodnie z informacjami pojawiającymi się na ekranie; 3

4 Uwaga: Jeżeli system Windows nie wykryje automatycznie dysku CD, kliknij przycisk Start, a następnie kliknij polecenie Uruchom. Wpisz następującą ścieżkę do pliku instalacyjnego zastępując (jeśli to konieczne) literę d literą stacji dysków CD-ROM: d:\przelewysetup.exe Pomoc elektroniczna: Szczegółową pomoc na temat obsługi programu i zastosowania funkcji znajdziesz również w pliku Pomocy dostępnym z poziomu menu programu Przelewy. Strona internetowa programu: Najnowsze wersje programu Przelewy oraz inne informacje na temat programu są dostępne w sieci Internet pod adresem 4

5 1. ZACZYNAMY KORZYSTAĆ Z PROGRAMU Podstawowe informacje o programie: Przelewy jest programem do wypisywania i wydruku bankowych poleceń przelewu i jest przeznaczony do obsługi małych i średnich firm, które potrzebują łatwo i szybko wystawić bankowe polecenie przelewu. Program umożliwia wypisanie zarówno zwykłego polecenia przelewu jak też polecenia przelewu do Urzędu Skarbowego lub placówki ZUS. Specjalnie przygotowane szablony wydruku spełniają wszelkie wymogi stawiane blankietom poleceń przelewu, a dzięki szerokim możliwościom programu możesz je dowolnie modyfikować, a także tworzyć zupełnie nowe szablony, które następnie możesz wykorzystać do wydruku dokumentów. Wszystkie wystawione dokumenty możesz następnie w każdej chwili przejrzeć, zmodyfikować lub usunąć a także dokonać ich ponownego wydruku. Wpisując do programu dane Twojej firmy, możesz je następnie wykorzystać jako dane dłużnika lub wierzyciela w nowo wypisywanym dokumencie polecenia przelewu. Przelewy prowadzą także bazę danych kontrahentów. Żądanego kontrahenta możesz w niej natychmiast znaleźć i wstawić jego dane do przygotowywanego dokumentu zarówno jako dane dłużnika jak i wierzyciela. Możesz także zdefiniować dane placówek Urzędów Skarbowych oraz ZUS i wstawić je do tworzonego polecenia przelewu do wybranej placówki. Wszystko to sprawia, że wypisanie bankowego polecenia przelewu dla wybranej jednostki gospodarczej trwa tylko chwilę, a w razie potrzeby powrotu do wybranego dokumentu możesz to zrobić w łatwy i szybki sposób. Program Przelewy umożliwia także generowanie raportów umożliwiających wydruk zestawienia wypisanych już dokumentów, a dostępne opcje raportu umożliwią Ci dostosowanie jego zawartości do określonej grupy dokumentów zgodnie z Twoimi aktualnymi potrzebami. Możliwy jest też wydruk listy wszystkich kontrahentów współpracujących z Twoją firmą, lub też korzystając z opcji raportu wybranej ich grupy, a możliwość dodatkowego 5

6 wydruku nalepek adresowych dla wskazanych kontrahentów ułatwi kontakt między firmami. Aby uniknąć utraty ważnych dla firmy danych masz możliwość archiwizacji danych podczas archiwizacji, program we wskazanym miejscu na dysku zapisze wszystkie dane wprowadzone wcześniej do Przelewów (dane kontrahentów, wypisane polecenia przelewu, itp.). Tak zapisane dane możesz następnie w każdej chwili przywrócić do programu zastępując nimi błędne lub utracone w wyniku niespodziewanych okoliczności dane. Program posiada także możliwość eksportu i importu danych wprowadzonych do bazy programu. Wyeksportowane dane możesz następnie zaimportować do innej firmy używającej programu Przelewy lub do innego programu wyprodukowanego przez firmę Sokaris. Możesz je także odczytać np. za pomocą programu Microsoft Excel. Dzięki możliwościom witryny internetowej firmy Sokaris oraz programowi Centrum Aktualizacji firmy Sokaris zmieszczonemu również na płytce instalacyjnej programu możesz pobrać z Internetu elementy, takie jak najnowsze wersje programu, nowe pliki Pomocy czy też nowe szablony wydruku. Nowa zawartość jest dodawana do witryny regularnie, dzięki czemu możesz zawsze uzyskać najnowsze aktualizacje. Program Centrum Aktualizacji skanuje Twój komputer w poszukiwaniu zainstalowanych produktów firmy Sokaris i dostarcza dostosowany zestaw aktualizacji mających zastosowanie tylko do aplikacji zainstalowanych na Twoim komputerze. Pierwsze uruchomienie programu: Praca z programem Przelewy jest bardzo prosta. Po zainstalowaniu podczas pierwszego uruchomienia program wyświetli formularz z danymi Twojej firmy (patrz str. 23). Należy do niego wpisać dane własnej firmy - w szczególności te, które będą potrzebne do wypisania bankowego polecenia przelewu - a więc nazwę, adres, nazwę banku i numer konta bankowego. Możesz tu także zdefiniować dane placówek Urzędów Skarbowych i ZUS, które następnie możesz wykorzystać wypisując polecenie przelewu. Dane te możesz modyfikować w dowolnym momencie klikając w ikonę O Firmie lub wybierając z menu opcję Konfiguracja Dane Twojej firmy. 6

7 Okno główne (patrz str. 8) pojawia się po uruchomieniu programu Przelewy i pozostaje widoczne na ekranie przez cały czas pracy programu. Za jego pomocą uzyskujesz dostęp do wszystkich opcji programu. Program jest gotowy do wypisania bankowego polecenia przelewu. Wybierając z menu opcję Dokumenty Przelew Nowy przelew możesz wybrać jeden z trzech rodzajów poleceń przelewu: 1. Zwykłe polecenie przelewu (patrz str. 13) 2. Polecenie przelewu do Urzędu skarbowego (patrz str. 15) 3. Polecenie przelewu do ZUS (patrz str. 16) Gdy zajdzie konieczność powrotu do wypisanego kiedyś polecenia przelewu otwórz okno wystawionych poleceń przelewu - poprzez wybranie z menu opcji Dokumnety Przelew Wypisane przelewy lub klikając w ikonę Przelewy (patrz str. 18). Kontrahentów, którzy są klientami Twojej firmy wpisz do kartoteki kontrahentów (patrz str. 19) aby ułatwić i przyśpieszyć wypisanie polecenia przelewu. Możesz zarówno wpisać wcześniej dane wszystkich klientów do kartoteki (klikając w ikonę Kontrahenci lub wybierając z menu opcję Kartoteki Kontrahenci) jak i zrobić to w momencie gdy dane te są potrzebne czyli podczas wypisywania polecenia przelewu. Możesz także w wypisywanym poleceniu przelewu podać dane klienta niezdefiniowanego w kartotece na przykład takiego, który występuje w Twojej firmie bardzo rzadko. Wybierz z menu opcję Raporty... aby wygenerować a następnie wydrukować listę wypisanych przelewów (patrz str. 20), kontrahentów Twojej firmy (patrz str. 21), grup kontrahentów (patrz str. 21) czy też nalepki adresowe (patrz str. 22). Aby zakończyć pracę z programem wybierz z menu opcję Plik Wyjście lub kliknij w ikonę Koniec. 7

8 Okno główne programu: Okno główne pojawia się po uruchomieniu programu Przelewy i pozostaje widoczne na ekranie przez cały czas pracy programu. Okno składa się z menu, paska ikon i paska statusu. Rysunek 1 - Okno główne programu Pasek menu udostępnia wszystkie funkcje programu. Wybierz myszą odpowiednie pozycje menu aby uzyskać dostęp do wszystkich opcji programu Przelewy. Innym sposobem na korzystanie z paska menu jest przyciśnięcie z klawiatury komputera klawisza alt (okno programu Przelewy musi być w tym momencie oknem aktywnym), a następnie poruszanie się po menu za pomocą kursorów zatwierdzając wybór klawiszem Enter. Pasek ikon umożliwia, poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na odpowiedniej ikonie, dostęp do najczęściej używanych funkcji programu. Na pasku statusu wyświetlany jest stan programu, a w prawej części bardziej szczegółowe informacje o tym, co program aktualnie robi (np. nazwa indeksowanej lub archiwizowanej bazy danych). 8

9 2. MENU PROGRAMU Program posiada szereg opcji, które pozwalają na pełne wykorzystanie jego możliwości. Dostęp do opcji menu: Za pomocą paska menu: Aby otworzyć żądane okno kliknij lewym przyciskiem myszy po kolei na wybrane opcje znajdujące się na pasku menu a następnie w ten sam sposób wybierz interesującą Cię kategorię. Metoda skrótów: Różne menu, podmenu i opcje posiadają swoje własne skróty z klawiatury tak, że dostęp do nich można uzyskać na skróty, tzn. poprzez przyciśnięcie z klawiatury przypisanego im skrótu. Skrót możesz uzyskać naciskając z klawiatury klawisz Alt i jednocześnie klawisz przypisany do wybranej opcji, czy ikony (np. Alt + d ). Klawisz skrótu jest w większości przypadków widoczny jako podkreślona litera w nazwie funkcji czy ikony lub przycisku. Z paska ikon: Pasek ikon umożliwia, poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na odpowiedniej ikonie, dostęp do najczęściej używanych funkcji programu. Lista opcji menu: 1. Plik: 1. Powtórne logowanie do programu 2. Eksport 3. Import 4. Wyjście 2. Dokumenty: 1. Przelew: Nowy przelew: 9

10 Zwykły przelew Przelew do Urzędu Skarbowego Przelew do ZUS Wypisane przelewy 3. Kartoteki: 1. Kontrahenci 2. Grupy kontrahentów 4. Raporty: 1. Dokumenty: Wypisane przelewy 2. Kartoteki: Kartoteka kontrahentów Kartoteka grup kontrahentów 3. Korespondencja seryjna: Nalepki adresowe 5. Konfiguracja: 1. Dane Twojej firmy 2. Konfiguracja programu 3. Szablon wydruku dokumentu 4. Ustawienia drukarki 6. Narzędzia: 1. Kopia zapasowa 2. Porządki 3. Restrukturyzacja baz 4. Dostosuj pasek narzędzi 5. Aktualizacja przez Internet 7. Pomoc: 1. Tematy pomocy 2. System 3. O programie 10

11 Plik Powtórne logowanie do programu Okno weryfikacji dostępu jest wyświetlane przy każdorazowym uruchamianiu programu. Z programu Przelewy może korzystać nieskończenie wiele firm, z których każda korzysta z osobnej dostępnej tylko dla niej bazy danych. Aby powtórnie uruchomić program wybierz firmę i użytkownika, który ma zostać zalogowany do programu. Kliknij w ikonę Konfiguruj aby otworzyć okno zarządzania firmami. W oknie tym możesz dodać nowe firmy, które będą współużytkowały program, usunąć je lub zmienić ich nazwy. Rysunek 2 - Okno zarządzania firmami 11

12 Aby dodać firmę do programu kliknij w ikonę Dodaj a następnie podaj jej nazwę oraz opcjonalnie opis. Utworzona w ten sposób firma będzie dostępna w oknie weryfikacji dostępu podczas uruchamiania programu. Uwaga: Korzystanie z programu jest ograniczone postanowieniami Umowy licencyjnej. Aby usunąć firmę z programu wybierz ją z listy a następnie kliknij w ikonę Usuń w celu uniknięcia przypadkowego skasowania firmy zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej decyzji. Uwaga: Usunięcie firmy spowoduje wymazanie wszystkich jej danych (dokumenty)!!! Aby zmienić nazwę firmy kliknij w ikonę Edytuj a następnie zmodyfikuj jej dane. Eksport W oknie kreatora eksportu danych masz możliwość eksportu danych zawartych w bazie programu. Wyeksportowane dane możesz następnie zaimportować do innej firmy używającej programu Przelewy lub do innego programu wyprodukowanego przez firmę Sokaris. Możesz je także odczytać np. za pomocą popularnej aplikacji biurowej Microsoft Excel. Aby wyeksportować dane: 1. Wybierz dane, które mają być wyeksportowane zaznaczając wybraną opcję lub klikając w ikonę Dostosuj. 2. Wskaż katalog docelowy dla wyeksportowanych tabel. 3. Kliknij w ikonę Eksportuj aby eksportować dane z programu. Import W oknie kreatora importu danych masz możliwość importu danych wyeksportowanych wcześniej przez inną firmę używającą programu Przelewy lub innego programu wyprodukowanego przez firmę Sokaris. 12

13 Aby wyeksportować dane: 1. Wskaż katalog docelowy, w którym znajdują się tabele przeznaczone do importu. 2. Z dostępnych danych w katalogu docelowym wybierz te, które mają być importowane do programu Przelewy. 3. Program pamięta dane, które zostały już wcześniej zaimportowane wskaż jak ma zachować się aplikacja, kiedy natrafi na takie dane: pomiń program podczas próby importu takich danych, pominie je nie aktualizując bazy danych Twojej firmy; uaktualnij program podczas próby importu takich danych, aktualni bazę danych Twojej firmy w przypadku gdy rekordy te uległy zmianie; 4. Kliknij w ikonę Importuj aby importować dane do programu. Wyjście Wybranie tej opcji kończy działanie programu. Dokumenty Zwykły przelew Zawartość tej opcji umożliwia wypisanie bankowego polecenia przelewu. Wybranie opcji spowoduje wyświetlenie formularza polecenia przelewu (rysunek 3). Zakładka dane dłużnika zostanie automatycznie wypełniona danymi Twojej firmy opcję tę można wyłączyć w konfiguracji programu (patrz str. 26). Przełączając formularz pomiędzy zakładkami dane dłużnika i dane wierzyciela podaj dane niezbędne do wystawienia polecenia przelewu. Aby wydrukować polecenie przelewu po uzupełnieniu formularza kliknij w ikonę Drukuj. Dokument zostanie równocześnie automatycznie zapisany w bazie programu. Wszystkie wystawione w programie polecenia przelewu możesz następnie przejrzeć, 13

14 ponownie je wydrukować, zmienić lub usunąć w oknie Wypisanych przelewów (patrz str. 18). Aby tylko zapisać dokument w bazie programu bez jego uprzedniego wydruku kliknij w ikonę Zapisz. Aby zrezygnować z wystawienia dokumentu kliknij w ikonę Anuluj. Rysunek 3 - Formularz polecenia przelewu 14

15 Przelew do Urzędu Skarbowego Zawartość tej opcji umożliwia wypisanie bankowego polecenia przelewu do Urzędu Skarbowego. Wybranie opcji spowoduje wyświetlenie formularza polecenia przelewu (rysunek 4). Rysunek 4 - Formularz polecenia przelewu do Urzędu Skarbowego 15

16 Jeśli posiadasz zdefiniowane Urzędy Skarbowe w danych Twojej firmy (patrz str. 23) formularz zostanie automatycznie wypełniony danymi zawartymi w pierwszym z nich. Z rozwijanej listy możesz szybko wybrać dane innych zdefiniowanych wcześniej US. Aby wydrukować polecenie przelewu po uzupełnieniu formularza kliknij w ikonę Drukuj. Dokument zostanie równocześnie automatycznie zapisany w bazie programu. Wszystkie wystawione w programie polecenia przelewu możesz następnie przejrzeć, ponownie je wydrukować, zmienić lub usunąć w oknie Wypisanych przelewów (patrz str. 18). Aby tylko zapisać dokument w bazie programu bez jego uprzedniego wydruku kliknij w ikonę Zapisz. Aby zrezygnować z wystawienia dokumentu kliknij w ikonę Anuluj. Przelew do ZUS Zawartość tej opcji umożliwia wypisanie bankowego polecenia przelewu do placówki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wybranie opcji spowoduje wyświetlenie formularza polecenia przelewu (rysunek 5). Jeśli posiadasz zdefiniowane placówki Zakładów Ubezpieczeń Społecznych w danych Twojej firmy (patrz str. 23) formularz zostanie automatycznie wypełniony danymi zawartymi w pierwszym z nich. Z rozwijanej listy możesz szybko wybrać dane innych zdefiniowanych wcześniej ZUS. Aby wydrukować polecenie przelewu po uzupełnieniu formularza kliknij w ikonę Drukuj. Dokument zostanie równocześnie automatycznie zapisany w bazie programu. Wszystkie wystawione w programie polecenia przelewu możesz następnie przejrzeć, ponownie je wydrukować, zmienić lub usunąć w oknie Wypisanych przelewów (patrz str. 18). 16

17 Rysunek 5 - Formularz polecenia przelewu do ZUS Aby tylko zapisać dokument w bazie programu bez jego uprzedniego wydruku kliknij w ikonę Zapisz. Aby zrezygnować z wystawienia dokumentu kliknij w ikonę Anuluj. 17

18 Wypisane przelewy Zawartość tego okna pozwala na przeglądnięcie wszystkich wypisanych dotychczas w programie bankowych poleceń przelewu. Wskazany dokument można ponownie wydrukować, dokonać w nim niezbędnych zmian lub w przypadku, gdy jego przechowywanie nie jest już dłużej konieczne usunąć. Przełączając okno pomiędzy zakładkami kryterium czasowe, kryteria dodatkowe oraz sortowanie i korzystając z zawartych w nich opcji możesz ograniczyć listę wyświetlanych dokumentów oraz uszeregować je w określonej kolejności według wybranego kryterium. Korzystając z opcji zawartych w zakładce kryteria dodatkowe możesz również podając poszczególne dane polecenia przelewu łatwo i szybko odnaleźć wybrany dokument. Wszystkie dane wybranego polecenia przelewu zostają automatycznie wyświetlone obok listy dokumentów. Aby ponownie wydrukować polecenie przelewu po wybraniu dokumentu z listy kliknij w ikonę Drukuj przelew. Aby zmienić dane wybranego dokumentu wskaż go na liście a następnie kliknij w ikonę Edytuj lub dwukrotnie na jego nazwę na liście dokumentów. Zostanie wyświetlony wypełniony formularz wskazanego polecenia przelewu, na którym możesz dokonać wybranych przez Ciebie zmian. Po wprowadzeniu zmian w formularzu możesz go zapisać w bazie programu i/lub powtórnie wydrukować. Aby usunąć dokument z bazy programu po wybraniu go z listy kliknij w ikonę Usuń. W celu uniknięcia przypadkowego skasowania ważnych danych zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej decyzji. 18

19 Kartoteki Kontrahenci W kartotece kontrahentów zawarte są dane wszystkich klientów wpisanych do bazy programu. Wpisanie danych kontrahentów ułatwi i przyśpieszy w przyszłości wypisanie polecenia przelewu podczas wypełniania formularza polecenia przelewu jako dane dłużnika czy wierzyciela będziesz mógł wstawić dane dowolnego kontrahenta z kartoteki. Aby dodać nowego kontrahenta do bazy kliknij w ikonę Dodaj na następnie w oknie dodawania kontrahenta podaj dane nowego klienta w szczególności te, które będą potrzebne do wystawienia mu dokumentu polecenia przelewu a więc jego nazwę, adres, bank i numer konta bankowego. Aby usunąć dane kontrahenta z bazy programu zaznacz go na liście a następnie kliknij w ikonę Usuń. W celu zabezpieczenia przed przypadkowym skasowaniem ważnych danych zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej decyzji. Aby zmodyfikować dane klienta wybierz go z listy a następnie kliknij w ikonę Edytuj lub dwukrotnie kliknij wybranego kontrahenta z listy. W nowo otwartym oknie edycji danych kontrahenta zmodyfikuj wybrane dane. Grupy kontrahentów W oknie kartoteki grup kontrahentów masz możliwość definiowania różnorodnych grup klientów Twojej firmy. Każdemu z nich może być przyporządkowana jedna lub więcej wybranych grup ma to na celu pogrupowanie poszczególnych kontrahentów oraz ułatwienie ich wyszukania w bazie programu. Także generując następnie raport kartoteki kontrahentów (patrz str. 21) masz możliwość wyświetlenia tylko danych kontrahentów z wybranych grup. 19

20 W późniejszym czasie dodając nowego klienta do bazy programu (patrz str. 19) będziesz mógł przyporządkować go do wybranych kategorii. Aby utworzyć nową kategorię kontrahentów kliknij w ikonę Dodaj a następnie wprowadź nazwę tworzonej kategorii przy czym nazwa nie może przekraczać 40 znaków. Aby usunąć wybraną kategorię wskaż ją z listy i kliknij w ikonę Usuń. W celu uniknięcia przypadkowego usunięcia ważnych danych zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej decyzji. Aby zmienić nazwę wybranej kategorii wybierz ją z listy i kliknij w ikonę Edytuj a następnie wprowadź i zatwierdź zmienioną nazwę. Aby wyszukać określoną grupę kontrahentów wpisywanie kolejnych znaków składających się na nazwę szukanej grupy powoduje automatyczne przesunięcie listy dane pierwszej grupy spełniającej kryteria. Raporty Wypisane przelewy Okno listy wypisanych przelewów umożliwia wygenerowanie a następnie wydruk wszystkich wypisanych przelewów. Korzystając z opcji zawartych w zakładkach okna możesz ograniczyć zakres danych raportu oraz dostosować ujęte w nim informacje do własnych potrzeb. Aby wygenerować raport po ustaleniu wszystkich opcji kliknij w ikonę Utwórz. Wszystkie wybrane opcje wzajemnie się sumują, tzn. wybranie np. przedziału czasowego, ujęcia w raporcie tylko przelewów do ZUS i jednocześnie dokumentów, których nazwa kontrahenta zawiera określony tekst spowoduje wyświetlenie listy poleceń przelewu wystawionych dla jednostki ZUS, której nazwa zawiera określony 20

21 tekst w określonym przedziale czasu. Kartoteka kontrahentów Okno raportu kartoteki kontrahentów umożliwia wygenerowanie a następnie wydruk listy klientów firmy. Przełączając okno pomiędzy zakładkami kontrahenci, opcje oraz sortowanie i korzystając z zawartych w nich opcji możesz ustalić zakres danych na przygotowywanym dokumencie, rozszerzyć podstawowe informacje o kontrahentach oraz uszeregować ich dane w kolejności według wybranego kryterium. Po ustaleniu wszystkich opcji kliknij w ikonę Utwórz aby wygenerować dokument. Kartoteka grup kontrahentów Okno raportu kartoteki grup kontrahentów umożliwia wygenerowanie a następnie wydruk listy grup klientów firmy wraz z podstawowymi danymi kontrahentów do nich należących. Aby wydrukować raport grup kontrahentów: 1. Wybierz zakres danych, dla którego chcesz wygenerować raport: wybrane grupy kliknij w ikonę Wybierz grupy aby wyświetlić okno gdzie zaznacz odpowiednie wartości wygenerowany raport będzie zawierał dane tylko wybranych grup kontrahentów; wszystkie grupy raport będzie obejmował wszystkie grupy kontrahentów; 2. Zaznacz opcję pokaż kontrahentów należących do grup aby rozszerzyć raport o listę kontrahentów należących do poszczególnych grup. Kliknij w ikonę Utwórz aby wygenerować raport. 21

22 Nalepki adresowe Okno raportu nalepek adresowych umożliwia wygenerowanie a następnie wydruk nalepek adresowych wskazanych kontrahentów. Opcja ta ma na celu ułatwienie kontaktu korespondencyjnego z klientami firmy. Aby wydrukować nalepki adresowe dla wybranych kontrahentów: 1. W zakładce kontrahenci wybierz zakres danych, dla którego chcesz wygenerować raport: wybranego kontrahenta kliknij w ikonę Kontrahenci aby wyświetlić okno wyboru dłużnika skąd wybierz interesującego Cię klienta wygenerowany raport będzie zawierał dane tylko wskazanego kontrahenta; wszystkich kontrahentów raport będzie zawierał dane wszystkich kontrahentów Twojej firmy; tylko zaznaczonych do korespondencji seryjnej raport będzie zawierał tylko dane klientów zaznaczonych do korespondencji seryjnej zaznaczenia do korespondencji możesz dokonać w kartotece kontrahentów (patrz str. 19); W przypadku generowania raportu dla większej niż jeden liczby kontrahentów dodatkowo swój wybór możesz uzupełnić o kryterium wybranych grup kontrahentów zaznacz tę opcję lub kliknij w ikonę Wybierz grupy aby wybrać grupy kontrahentów mające się znaleźć w raporcie wybrane kryteria wzajemnie się sumują, tzn. wybranie np. wszystkich kontrahentów i jednocześnie konkretnej grupy kontrahentów spowoduje wyświetlenie nalepek adresowych wszystkich klientów w wybranej grupie. 2. W zakładce sortowanie wybierz sposób sortowania danych raportu. Nalepki adresowe możesz posortować według trzech różnych kryteriów: nazwy kontrahenta nalepki w raporcie posortowane zostaną w kolejności alfabetycznej według nazwy kontrahenta; miasta kontrahenta nalepki w raporcie posortowane zostaną w kolejności alfabetycznej według miasta kontrahenta; 22

23 numeru NIP nalepki w raporcie posortowane zostaną w kolejności rosnącej według numeru NIP kontrahenta; 4. Kliknij w ikonę Utwórz aby wygenerować raport. Konfiguracja Dane Twojej firmy Po zainstalowaniu podczas pierwszego uruchomienia programu zostanie wyświetlony formularz z danymi firmy. Należy do niego wpisać dane własnej firmy w szczególności te, które będą potrzebne do wypisania bankowego polecenia przelewu a więc nazwę, adres, nazwę banku i numer konta bankowego. Możesz tu także zdefiniować dane placówek Urzędów Skarbowych i ZUS, które następnie można wykorzystać wypisując polecenie przelewu. W oknie danych Twojej firmy możesz modyfikować wprowadzone wcześniej dane, uzupełniać informacje o swojej firmie czy też o placówkach US lub ZUS. Uwaga: Wszystkie wprowadzone zmiany nie mają wpływu na już wypisane dokumenty. Opcje możliwe do zdefiniowane są zawarte w poszczególnych zakładkach: 1. Dane ogólne podaj dane adresowe Twojej firmy oraz numery NIP oraz Regon 2. Użytkownicy program Przelewy jest przygotowany do pracy z wieloma użytkownikami. Podczas pierwszego uruchomienia programu zostaniesz zalogowany jako standardowy użytkownik o nazwie Sokaris. W późniejszym okresie w zakładce tej możesz zdefiniować dane użytkowników korzystających z programu - aby kontrolować i weryfikować dostęp do programu. Aby dodać użytkownika do programu: 23

24 1) Kliknij w ikonę Dodaj aby wyświetlić okno weryfikacji dostępu. 2) Podaj imię i nazwisko użytkownika oraz jego hasło w celu weryfikacji hasło użytkownika należy podać dwukrotnie. 3) Kliknij ikonę OK aby zapamiętać dane użytkownika w programie. Aby usunąć użytkownika wybierz go z listy a następnie kliknij w ikonę Usuń w celu uniknięcia przypadkowego zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej decyzji. Uwaga: Aby usunąć użytkownika z listy musisz znać jego hasło. Aby zmienić hasło użytkownika wybierz go z listy a następnie kliknij w ikonę Zmień hasło w nowo wyświetlonym oknie podaj dotychczasowe hasło użytkownika oraz dwukrotnie nowe hasło. Uwaga: Aby zalogować się do programu musisz wybrać użytkownika oraz opcjonalnie podać jego hasło. 3. Kontakt podaj dane ułatwiające kontakt z Twoją firmą. Podane tu dane nie mają wpływu na funkcjonalność programu a mają jedynie na celu ułatwienie pracy i szybkiego dostępu do danych na temat firmy. 4. Urzędy skarbowe możesz zdefiniować placówki Urzędów Skarbowych, z którymi rozlicza się Twoja firma. Ułatwi to w przyszłości wypisywanie poleceń przelewu do Urzędu Skarbowego (patrz str. 15) formularz polecenia przelewu zostanie automatycznie wypełniony danymi zawartymi w pierwszej ze zdefiniowanych placówek a z rozwijanej listy będziesz mógł szybko wybrać dane innych zdefiniowanych US. Aby dodać placówkę Urzędu Skarbowego: 1) Kliknij w ikonę Dodaj aby otworzyć okno edycji danych urzędu. 2) Wprowadź nazwę skróconą, pod która zostaną zapisane wprowadzone dane. 3) Wprowadź dane mające być domyślnie umieszczane na przelewie do Urzędu Skarbowego kilkając ikonę Pobierz z danych firmy możesz łatwo wprowadzić dane Twojej firmy do poszczególnych rubryk 24

25 formularza. 4) Kliknij w ikonę OK aby zapisać wprowadzone dane w programie. Aby usunąć palcówkę Urzędu Skarbowego wybierz ją z listy i kliknij w ikonę Usuń. Aby uniknąć przypadkowego usunięcia ważnych danych zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej decyzji. Aby zmienić dane wybranej placówki US wybierz ją z listy a następnie kliknij w ikonę Edytuj. Po wprowadzeniu zmian w danych placówki kliknij w ikonę OK aby zapisać zmiany w programie. 5. ZUS możesz zdefiniować placówki ZUS, z którymi rozlicza się Twoja firma. Ułatwi to w przyszłości wypisywanie poleceń przelewu do ZUS formularz polecenia przelewu (patrz str. 16) zostanie automatycznie wypełniony danymi zawartymi w pierwszej ze zdefiniowanych placówek a z rozwijanej listy będziesz mógł szybko wybrać dane innych zdefiniowanych ZUS. Aby dodać placówkę ZUS: 1) Kliknij w ikonę Dodaj aby otworzyć okno edycji danych placówki. 2) Wprowadź nazwę skróconą, pod która zostaną zapisane wprowadzone dane. 3) Wprowadź dane mające być domyślnie umieszczane na przelewie do ZUS kilkając w ikonę Pobierz z danych firmy możesz łatwo wprowadzić dane Twojej firmy do poszczególnych rubryk formularza. 4) Kliknij w ikonę OK aby zapisać wprowadzone dane w programie. Aby usunąć palcówkę ZUS wybierz ją z listy i kliknij w ikonę Usuń. Aby uniknąć przypadkowego usunięcia ważnych danych zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej decyzji. Aby zmienić dane wybranej placówki ZUS wybierz ją z listy a następnie kliknij w ikonę Edytuj. Po wprowadzeniu zmian w danych placówki kliknij w ikonę OK aby zapisać zmiany w programie. 25

26 6. Rachunki firmowe możesz zdefiniować jednocześnie kilka rachunków bankowych, z których korzysta Twoja firma. Klikając w ikonę Ustaw jako domyślny wybierz rachunek z listy, który będzie używany jako domyślny podczas wypisywania bankowych poleceń przelewu w momencie wypisywania nowego polecenia przelewu jego dane będą automatycznie wstawiane w miejsce danych konta Twojej firmy. Jeśli nie ustawisz wybranego rachunku program jako domyślnego numeru będzie używał pierwszy z listy rachunek firmy. W późniejszym okresie dodając kontrahenta do kartoteki kontrahentów (patrz str. 19) możesz przyporządkować mu wybrany rachunek, który od tego momentu będzie domyślnym podczas wypisywania temu klientowi bankowego polecenia przelewu. Aby dodać nowy rachunek firmy: 1) Kliknij w ikonę Dodaj aby otworzyć okno edycji rachunku. 2) Wprowadź nazwę skróconą, pod która zostaną zapisane wprowadzone dane. 3) Wprowadź dane rachunku: nazwę banku i numer konta bankowego. 4) Kliknij w ikonę OK aby zapisać wprowadzone dane w programie. Aby usunąć rachunek firmy wybierz go z listy i kliknij w ikonę Usuń. Aby uniknąć przypadkowego usunięcia ważnych danych zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej decyzji. Aby zmienić dane wybranego rachunku wybierz go z listy a następnie kliknij w ikonę Edytuj. Po wprowadzeniu zmian w rachunku firmy kliknij w ikonę OK aby zapisać zmiany w programie. Konfiguracja programu W oknie konfiguracji programu możesz dokonać zmian w ustawieniach programu Przelewy. Opcje ogólne konfiguracji programu pomogą Ci w dostosowaniu ustawień programu do własnych potrzeb i preferencji. 26