ZARZĄDZENIE Nr 65/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 czerwca 2014 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 65/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 czerwca 2014 roku w sprawie obowiązków jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą Pzp oraz ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2010 r. Nr 96, poz. 615, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą ZFN, zarządza się co następuje: 1 1. Zamówienia na dostawy, wykonanie usług i wykonanie robót budowlanych, finansowane w całości lub w części ze środków będących w dyspozycji Politechniki Śląskiej wymagają od osób dysponujących środkami finansowymi na ten cel stosowania procedur, określonych niniejszym Zarządzeniem. 2. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o: a) wartości należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku VAT, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością, b) kwotach w Euro należy przez to rozumieć kwotę wyrażoną w złotych będącą równowartością kwoty w Euro, przeliczoną zgodnie z ustawą Pzp, 3. Na Politechnice Śląskiej postępowania w sprawie zamówień publicznych, z zastrzeżeniem ust. 4 i 5, prowadzone są przez Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, zwany dalej Działem OZ, przy udziale jednostki lub komórki zamawiającej, a dla robót i usług budowlanych również przy udziale zarządcy obiektu budowlanego i kierownika zadania inwestycyjnego lub remontowego. 4. Centrum Komputerowe Politechniki Śląskiej oraz Zakład Graficzny Politechniki Śląskiej realizują we własnym zakresie wnioski o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty Euro, za wyjątkiem wniosków o wykonanie robót i usług budowlanych. 5. Centrum Komputerowe Politechniki Śląskiej prowadzi procedury o wartości zamówienia przekraczającej kwotę Euro i nieprzekraczającej kwoty Euro we własnym zakresie, po uprzednim zaparafowaniu umów przez radcę prawnego, za wyjątkiem procedur na wykonanie robót i usług budowlanych. 6. W zakresie usług realizowanych w ramach projektów badawczych i edukacyjnych finansowanych ze środków krajowych, europejskich i strukturalnych (objętych działaniem Centrum Zarządzania Projektami Politechniki Śląskiej) ma zastosowanie aktualnie obowiązujące Zarządzenie Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie realizacji prac i usług w projektach krajowych, europejskich i strukturalnych na podstawie umów cywilnoprawnych zgodnie z ustawą Pzp W celu określenia właściwej procedury przy realizacji zamówień, wprowadza się obowiązek bilansowania dostaw, usług i robót budowlanych. Przez bilansowanie należy rozumieć ustalanie wartości przedmiotu zamówienia w sposób wyłączający świadomy podział zamówienia na części w celu obejścia procedur ustawy Pzp. 2. Bilansowania dokonuje Dział OZ, na podstawie złożonych przez jednostki i komórki zamawiające planów, zgodnie z aktualnie obowiązującym Zarządzeniem Rektora

2 Politechniki Śląskiej w sprawie zasad planowania zamówień publicznych na Politechnice Śląskiej, z wyłączeniem dostaw oprogramowania komputerów, które bilansuje Centrum Komputerowe. 3. Dział OZ zamieszcza na swojej stronie internetowej informacje o obowiązujących procedurach zamówień publicznych dla poszczególnych grup towarów, usług i robót budowlanych. Informacje te są aktualizowane w miarę potrzeb. 4. Zobowiązuje się jednostki i komórki zamawiające do bieżącego analizowania informacji, o których mowa w ust Decyzje o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie robót budowlanych podejmuje Rektor lub Kanclerz. 2. Decyzje o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w pozostałym zakresie podejmują, zgodnie ze swoimi uprawnieniami: a) Rektor, Prorektorzy, Kanclerz, b) Dziekani w zakresie dysponowania środkami: na działalność statutową, na inwestycje wydziałowe, otrzymanymi z ministerstwa właściwego ds. szkolnictwa wyższego, na realizację prac naukowo-badawczych, c) inne osoby posiadające pełnomocnictwo do dysponowania środkami finansowymi w tym zakresie. 3. Do szczególnych zadań Działu OZ należy: a) proponowanie trybu udzielenia zamówienia, b) opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) we współpracy z przedstawicielami jednostki lub komórki zamawiającej, c) przygotowanie projektów/wzorów umów, d) zamieszczanie ogłoszeń o procedurach przetargowych w Biuletynie Zamówień Publicznych, Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń (obok pomieszczeń Działu OZ) zgodnie z wymogami ustawy Pzp, e) przygotowanie i przeprowadzenie z udziałem osób oddelegowanych przez jednostkę lub komórkę zamawiającą procedur postępowania, zgodnie z zatwierdzonym trybem udzielania zamówień, f) prowadzenie korespondencji z Urzędem Zamówień Publicznych, Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, Krajową Izbą Odwoławczą, g) rejestracja faktur i potwierdzanie ich zgodności z wnioskiem, zamówieniem lub umową oraz ustawą Pzp. 4. Zarządca obiektu budowlanego i/ lub kierownik zadania inwestycyjnego lub remontowego zobowiązani są do współpracy w realizacji wszystkich zadań z zakresu robót i usług budowlanych prowadzonych przez Dział OZ, a w szczególności: do opracowywania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, projektów/ wzorów umów oraz uczestnictwa w pracach komisji przetargowej. 5. Przedstawiciele jednostki lub komórki zamawiającej oraz Kwestury zobowiązani są do współpracy z Działem OZ, w szczególności przy opracowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, projektów/wzorów umów, uczestnictwa w pracach komisji przetargowej, weryfikacji stawki VAT w złożonych ofertach. 6. Osobami uprawnionymi do zawierania umów o zamówienia publiczne są: a) Rektor, b) Prorektorzy, Kanclerz, bądź inne osoby posiadające pełnomocnictwo Rektora do reprezentowania w tym zakresie Politechniki Śląskiej.

3 7. Prowadzone procedury o udzielenie zamówień publicznych, do których bezwzględnie mają zastosowanie przepisy ustawy Pzp, muszą być dokumentowane w sposób w niej określony Rozpoczęcie uprzednio zatwierdzonej przez uprawnione osoby procedury o udzielenie zamówienia publicznego następuje na podstawie wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wnioski należy składać w Dziale OZ bez względu na przedmiot i wartość dostaw, usług oraz robót budowlanych. Przyjmowane będą tylko wnioski wraz z dokumentacją zawierającą wszystkie niezbędne informacje. 2. Wnioski na dostawy sprzętu komputerowego powinny uwzględniać typowe konfiguracje, których wykaz Rektor ogłasza pismem okólnym. 3. Wzory: zapotrzebowania do magazynu oraz wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty i usługi budowlane oraz dostawy i inne usługi są dostępne w programie komputerowym ZAM, zwanym dalej systemem ZAM. 4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego można wszcząć, jeżeli wartość zamówienia znajduje pokrycie w planie rzeczowo-finansowym zamawiającego lub jest potwierdzona odrębną decyzją Rektora. 5. Wypełniony wniosek, zaakceptowany przez osobę uprawnioną zgodnie z 3 ust.1 i 2 niniejszego Zarządzenia, po potwierdzeniu przez Kwestora wysokości stawki VAT oraz posiadania środków finansowych, zgodnie ze źródłem wskazanym przez wnioskującego, należy złożyć w Dziale OZ. W przypadku wniosków opracowanych przez Centrum Komputerowe Politechniki Śląskiej i Zakład Graficzny Politechniki Śląskiej potwierdzenia środków dokonują dyrektorzy tych jednostek. 6. Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia określa zgodnie z posiadanymi danymi, zbilansowaną wartość zamówień stanowiącą podstawę do określenia procedury udzielenia zamówienia. Informacja o zastosowanym trybie jest podawana w systemie ZAM. 7. Jednostka lub komórka zamawiająca jest zobowiązana, na żądanie Działu OZ, uzupełnić wniosek o dokumentację zawierającą informacje niezbędne do przeprowadzenia procedury wymaganej ustawą Pzp. Brak uzupełnienia dokumentacji skutkuje odrzuceniem wniosku. 8. W przypadku współfinansowania dostaw/usług/robót budowlanych ze środków, którymi Uczelnia dysponuje na podstawie odrębnych umów, należy stosować zasady wydatkowania środków wymagane daną umową lub zawarte w dokumentach, do których odsyła umowa. Jeżeli zapisy umowne nie regulują w sposób odrębny procedur wydatkowania środków, należy stosować zasady określone w niniejszym Zarządzeniu. 9. Jednostka lub komórka zamawiająca jest zobowiązana, wraz ze złożeniem wniosku, do pisemnego poinformowania Działu OZ o wszystkich wymaganiach odrębnych, o których mowa w ust. 8, dotyczących danego źródła finansowania, np. umieszczaniu logo na dokumentach, zawiadamianiu właściwych instytucji zewnętrznych o procedurach lub stosowaniu innych trybów udzielania zamówień, itp Zamówienia na dostawy niektórych towarów powszechnego użytku, bez względu na ich wartość oraz źródło finansowania, z zastrzeżeniem 4 ust. 8, należy realizować za pośrednictwem Magazynu Centralnego. Szczegółowe informacje o dostępnych asortymentach zawarte są w systemie ZAM. 2. Podstawą do zrealizowania zamówienia jest zapotrzebowanie przekazane w systemie ZAM oraz w formie wydruku podpisanego przez upoważnioną osobę. 3. W innym trybie, opisanym w 6 i 7, mogą być kupowane wyłącznie towary o znacząco innych parametrach technicznych od dostępnych w magazynie.

4 6 1. Dla zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o zbilansowanej przez jednostkę lub komórkę zamawiającą wartości nieprzekraczającej kwoty Euro, których nie obejmuje obowiązek stosowania procedur zamówień publicznych wskazanych przez Dział OZ (zgodnie z 2 ust. 3 niniejszego Zarządzenia), stosuje się zasady gospodarki finansowej, o których mowa w ustawie o finansach publicznych, a w szczególności: środki publiczne powinny być wydatkowane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; wydatkowanie środków publicznych powinno być najkorzystniejsze i racjonalne, umożliwiające terminową realizację zadań; wydatki powinny być dokonywane z zachowaniem zasady jawności i uczciwej konkurencji oraz należytej staranności dla wyboru najkorzystniejszej oferty; wydatki publiczne powinny być dokonywane zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. 2. Jednostka lub komórka zamawiająca sporządza odpowiedni wniosek w systemie ZAM i podpisany wydruk przekazuje do Działu OZ. 3. Zakup może być dokonany dopiero po zaakceptowaniu przez Dział OZ wniosku w systemie ZAM oraz na dostarczonym wydruku Dla zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o zbilansowanej przez jednostkę lub komórkę zamawiającą, wartości większej od kwoty Euro i nie przekraczającej kwoty Euro, jednostka lub komórka zamawiająca przeprowadza bezstronne, obiektywne i staranne rozeznanie cenowe rynku. a) rozeznanie obejmuje co do zasady co najmniej trzech wykonawców prowadzących działalność o profilu i zakresie pozwalającym na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia. W zależności od specyfiki tego przedmiotu w uzasadnionych przypadkach, zamówienie może zostać zrealizowane przez jednego lub dwóch wykonawców. Jako postawę wyboru najkorzystniejszej oferty jednostka lub komórka zamawiająca może przyjąć jedno kryterium jakim jest cena lub, obok ceny, uwzględnić inne dodatkowe kryteria, uzależnione od specyfiki przedmiotu zamówienia i/lub sposobu jego realizacji. b) oferty cenowe, zawierające wszystkie koszty realizacji zamówienia (zawierające oprócz ceny także inne niezbędne informacje dotyczące przedmiotu zamówienia i/lub sposobu jego realizacji) mogą być zbierane w formie pisemnej, faksowej, mailowej, przedstawionej na stronach internetowych lub pozyskane w inny, dostępny powszechnie sposób. c) rozeznanie cenowe dokumentowane jest w formie Protokołu z przeprowadzenia rozeznania cenowego (Załącznik nr 1). Gdy rozeznanie cenowe obejmuje co najmniej trzech wykonawców, należy wypełnić cały Protokół, a w punkcie IV wystarczy zaznaczyć odpowiednie miejsce (kwadrat). Jeżeli nie jest możliwe dokonanie rozeznania cenowego wśród co najmniej trzech wykonawców lub w przypadku zamówień, o których mowa w ust. 5, gdy stosowanie kryterium cenowego przy wyborze wykonawcy jest niecelowe, oprócz zaznaczenia właściwego miejsca (kwadratu), należy to uzasadnić w ww. Protokole w punkcie IV i wypełnić jedynie punkty I i III. d) rozeznanie cenowe może być prowadzone z wykorzystaniem przykładowych druków: Zaproszenie do składania ofert (Załącznik nr 2); Oferta (Załącznik nr 3). 2. Jednostka lub komórka zamawiająca, w oparciu o ofertę wybranego wykonawcy, sporządza odpowiedni wniosek w systemie ZAM i podpisany wydruk przekazuje do Działu OZ, dołączając do niego wypełniony i podpisany Protokół z przeprowadzenia

5 rozeznania cenowego. Wniosek powinien być zgodny z wynikiem przeprowadzonego rozeznania cenowego pod względem przedmiotu zamówienia, wartości oraz wybranego wykonawcy. 3. Dział OZ weryfikuje prawidłowość wypełnienia wniosku oraz Protokołu z przeprowadzenia rozeznania cenowego, a następnie akceptuje wniosek w systemie ZAM oraz na dostarczonym wydruku. Zakup może być dokonany dopiero po zaakceptowaniu wniosku przez Dział OZ. 4. Do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, o których mowa w ust. 1 należy stosować zasady zapewniające zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Czynności, o których mowa w ust. 1 wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm oraz które: a) nie ubiegają się o udzielenie tych zamówień, b) nie pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia. 5. W przypadku gdy dla poniższych zamówień stosowanie kryterium cenowego przy wyborze wykonawcy jest niecelowe, wymaga się złożenia stosownego uzasadnienia na druku Protokołu z przeprowadzenia rozeznania cenowego w punkcie IV (Załącznik nr 1), tj. dla: a) usług innych niż realizowane w ramach projektów objętych działaniem CZP i dotyczących: opłaty za udział pracowników w konferencjach organizowanych przez inne podmioty, publikacji artykułu w czasopiśmie naukowym, opłaty za udział pracowników w szkoleniach organizowanych przez inne podmioty, b) usług podlegających zatwierdzeniu przez Radę Wydziału zamówienia dotyczącego: usługi dydaktycznej (przygotowania materiałów i przeprowadzenia zajęć ze studentami wykład, ćwiczenia, laboratorium, itp.), postępowania o nadanie tytułu profesora, postępowania habilitacyjnego, itp., usługi sporządzania recenzji, opinii (np. recenzje prac doktorskich, habilitacyjnych, naukowych, itp., nie dotyczy audytów), c) usług artystycznych (występy artystów, np. w CKS Mrowisko, w czasie Igrów, koncert wiosenny, itp.), d) zakupu praw autorskich, e) nabycia, przygotowania, produkcji materiałów programowych do emisji w radiu, telewizji, internecie, f) zakupu czasu antenowego, g) zakupu paliwa do samochodów służbowych, h) zakupu wieńców, wiązanek okolicznościowych Dla zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o zbilansowanej, zgodnie z 2, wartości większej od kwoty Euro, Dział OZ przeprowadza procedury zgodnie z ustawą Pzp. 2. Jednostka lub komórka zamawiająca przeprowadza bezstronne, obiektywne, staranne i adekwatne do przedmiotu zamówienia szacowanie jego wartości. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia

6 postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. W przypadku gdy na dzień wszczęcia postępowania (ogłoszenia postępowania) ww. oszacowanie wartości będzie nieaktualne, jednostka lub komórka zamawiająca zobowiązana jest do jego aktualizacji. 3. Jednostka lub komórka zamawiająca zobowiązana jest dołączyć do wniosku na dostawy lub usługi: a) kompletnie wypełniony załącznik do wniosku, pobrany ze strony internetowej Działu OZ, b) dokument (podpisany i opatrzony datą), na podstawie którego oszacowano wartość przedmiotu zamówienia, o której mowa w ust Jednostka lub komórka zamawiająca zobowiązana jest dołączyć do wniosku na roboty i usługi budowlane: a) kompletnie wypełniony załącznik do wniosku, pobrany ze strony internetowej Działu OZ, b) kosztorys inwestorski, wycenę przedmiotu zamówienia (dokument podpisany i opatrzony datą), c) opis przedmiotu zamówienia, w tym: przedmiar robót, specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót, opis techniczny, projekt, rysunki, program funkcjonalnoużytkowy (w zależności od specyfiki przedmiotu zamówienia), 5. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 i 4, należy przekazać do Działu OZ w formie papierowej (podpisane) oraz w formie elektronicznej. 6. Dział OZ sprawdza termin oszacowania wartości zamówienia oraz kompletność i poprawność załączonych do wniosku dokumentów, a następnie przystępuje do przygotowania i przeprowadzenia właściwej procedury zgodnie z przepisami ustawy Pzp. 7. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdza uprawniona osoba (wym. w 3 ust. 1 i 2). Dział OZ, w terminie określonym ustawą Pzp, przygotowuje umowę zgodnie z aktualnie obowiązującym Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej, w sprawie ustalenia zasad kontroli finansowej w Politechnice Śląskiej. Podpisana umowa zostaje przekazana do realizacji właściwej jednostce lub komórce, która jest odpowiedzialna za: a) dokonanie odbioru przedmiotu umowy pod względem ilościowym, jakościowym i terminowym, b) egzekwowanie uprawnień gwarancyjnych, c) realizację uprawnień z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w tym zwrot wymienionego zabezpieczenia Dla zamówień, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego, lub z których korzyści nie przypadają wyłącznie zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności nie stosuje się przepisów ustawy Pzp (art. 4 pkt 3 lit. e ustawy Pzp). 2. Jednostka lub komórka zamawiająca sporządza odpowiedni wniosek w systemie ZAM i podpisany wydruk wraz z oświadczeniem zgodnym z Załącznikiem nr 4, potwierdzającym spełnienie przesłanek art. 4 pkt 3 lit. e ustawy Pzp dostarcza do Działu OZ. Dział OZ na podstawie złożonego ww. oświadczenia, stosuje przepisy określone w art. 4 pkt 3 lit. e ustawy Pzp i dokonuje na druku wniosku właściwego zapisu. 3. W przypadku usług w ramach projektów objętych działaniem Centrum Zarządzania Projektami Politechniki Śląskiej, obowiązuje oświadczenie składane w trybie i formie zgodnej z Załącznikiem nr 1 do aktualnie obowiązującego Zarządzenia Rektora

7 Politechniki Śląskiej w sprawie realizacji prac i usług w projektach krajowych, europejskich i strukturalnych na podstawie umów cywilnoprawnych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Do Działu OZ dostarcza się jedynie odpowiedni wniosek. 4. Dział OZ weryfikuje prawidłowość wypełnienia wniosku, a następnie akceptuje wniosek w systemie ZAM oraz na dostarczonym wydruku Dla zamówień z dziedziny nauki, tj. zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, a ich wartość jest mniejsza od kwoty Euro, nie stosuje się przepisów ustawy Pzp (art. 4 pkt 8a ustawy Pzp). 2. Dla zamówień z dziedziny nauki o wartości większej od kwoty Euro i do kwoty Euro, stosuje się zasady analogiczne jak opisane w 7 ust. 1 niniejszego Zarządzenia, dotyczące rozeznania cenowego rynku oraz sporządzenia Protokołu z przeprowadzenia rozeznania cenowego. 3. Za merytoryczne uzasadnienie zakwalifikowania dostaw lub usług do zamówień z dziedziny nauki, odpowiedzialna jest jednostka lub komórka zamawiająca. Ww. uzasadnienie stanowi podstawę wyłączenia ww. usług ze stosowania ustawy PZP. 4. Jednostka lub komórka zamawiająca sporządza odpowiedni wniosek w systemie ZAM i podpisany wydruk wraz z oświadczeniem zgodnym z Załącznikiem nr 5, potwierdzającym spełnienie przesłanek art. 4 pkt 8a ustawy Pzp dostarcza do Działu OZ. Dział OZ na podstawie złożonego ww. oświadczenia, stosuje przepisy określone w art. 4 pkt 8a ustawy Pzp i dokonuje na druku wniosku, właściwego zapisu. 5. W przypadku usług w ramach projektów objętych działaniem Centrum Zarządzania Projektami Politechniki Śląskiej, obowiązuje oświadczenie składane w trybie i formie zgodnej z Załącznikiem nr 1 do aktualnie obowiązującego Zarządzenia Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie realizacji prac i usług w projektach krajowych, europejskich i strukturalnych na podstawie umów cywilnoprawnych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Do Działu OZ dostarcza się jedynie odpowiedni wniosek. 6. Dział OZ weryfikuje prawidłowość wypełnienia wniosku, a następnie akceptuje wniosek w systemie ZAM oraz na dostarczonym wydruku. 7. Jednostka lub komórka zamawiająca, udzielając zamówienia z dziedziny nauki, o którym mowa w ust. 1, o wartości większej od Euro i mniejszej od Euro, zgodnie z art. 30a-d ustawy ZFN: a) sporządza ogłoszenie o udzielanym zamówieniu, które następnie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Politechniki Śląskiej (BIP) zamieszcza Dział OZ, b) udziela zamówienia w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie, c) nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem z dziedziny nauki stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane, d) sporządza niezwłocznie informację o udzieleniu zamówienia z dziedziny nauki, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia, którą

8 następnie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Politechniki Śląskiej (BIP) zamieszcza Dział OZ. 8. Ogłoszenie o udzielanym zamówieniu powinno zawierać co najmniej określenie przedmiotu zamówienia, warunki jego realizacji (np. termin, miejsce, okres gwarancji, warunki serwisu), kryteria wyboru wykonawcy, sposób, miejsce i termin składania ofert oraz załączyć przykładowy formularz ofertowy (np. druk Załącznika nr 3). 9. Postępowanie dokumentowane jest w formie protokołu z przeprowadzonych czynności, który musi zawierać co najmniej informacje na temat złożonych ofert i wybranego wykonawcy. 10. Na podstawie złożonych ofert, po dokonaniu wyboru wykonawcy (zgodnie z kryterium podanym w ogłoszeniu o udzielanym zamówieniu), jednostka lub komórka zamawiająca zawiera umowę z wybranym wykonawcą, a następnie sporządza informację o udzieleniu zamówienia, zgodnie z ust. 7 pkt d). 11. Oryginały dokumentacji z przeprowadzanych czynności jednostka lub komórka zamawiająca przekazuje do Działu OZ, który dokumentację tę przechowuje Jednostka lub komórka zamawiająca nie może dzielić na części zamówienia, dotyczącego jednego rodzaju towarów lub usług, w celu obejścia procedur ustawy Pzp. 2. Jeżeli dla wniosków, o których mowa w 6 i 7, jest wymagane przygotowanie pisemnej umowy, jednostka lub komórka zamawiająca zobowiązana jest dołączyć do wniosku: a) aktualny dokument rejestracyjny wykonawcy, numer NIP/ pesel; b) obowiązującą ofertę wykonawcy; c) ewentualne inne wymagania szczególne. Jednostka lub komórka zamawiająca może samodzielnie przygotować umowę i wraz z dokumentem rejestracyjnym wykonawcy dołączyć do wniosku. 3. Przygotowywanie wszystkich SIWZ, w tym projektów/ wzorów umów oraz wszystkich umów w zakresie zamówień publicznych wymaga postępowania zgodnie z aktualnie obowiązującym Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie ustalenia zasad kontroli finansowej w Politechnice Śląskiej. 4. Dokumentem potwierdzającym wykonanie przedmiotowego zamówienia jest odpowiednio opisana faktura/rachunek (zgodnie z Zarządzeniem, o którym mowa w ust. 3) oraz w razie potrzeby protokół odbioru. 5. Jednostka lub komórka zamawiająca potwierdza na odwrocie faktury wykonanie przedmiotowego zamówienia oraz podaje źródło finansowania, a następnie przekazuje fakturę (zgodnie z Zarządzeniem, o którym mowa w ust. 3) do Działu OZ. 6. Dział OZ weryfikuje zgodność faktury z wnioskiem, zamówieniem lub umową oraz ustawą Pzp, potwierdza tryb realizacji zamówienia, rejestruje fakturę w systemie ZAM oraz przekazuje fakturę do Kwestury celem dokonania zapłaty lub rozliczenia i zaksięgowania. 7. Dział OZ jest uprawniony do naliczania kar umownych w zakresie dostaw i usług, wyłącznie na podstawie pisemnego zawiadomienia jednostki lub komórki zamawiającej o zaistnieniu okoliczności stanowiących podstawę ich naliczenia. 8. Dział Techniczny i Inwestycji jest uprawniony do naliczania kar umownych w zakresie robót budowlanych.

9 12 Nadzór nad realizacją niniejszego Zarządzenia powierza się Kanclerzowi. 13 Traci moc Zarządzenie Nr 44/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 14 kwietnia 2014 roku w sprawie obowiązków komórek i jednostek organizacyjnych Politechniki Śląskiej w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 14 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Otrzymują: R,RD,RW,RO,RA,AK wszystkie komórki i jednostki organizacyjne Uczelni ZNP, NSZZ Solidarność

10 Zał. Nr 1 do Zarz. Nr 65/13/14 Gliwice, dnia r. PROTOKÓŁ Z PRZEPROWADZENIA ROZEZNANIA CENOWEGO I. Nazwa jednostki / komórki zamawiającej. NA DOSTAWĘ / USŁUGĘ / ROBOTĘ BUDOWLANĄ* W dniu pracownik jednostki/ komórki zamawiającej: Pan/ Pani..... dokonał/a rozeznania cenowego. II. Rozeznanie cenowe przeprowadzono na podstawie ofert: UWAGA! Dla zapewnienia właściwego porównania cen należy ceny oferowane przez osoby prawne podać wraz z VAT, a ceny oferowane przez osoby fizyczne powiększyć o obciążenia na ubezpieczenia społeczne ponoszone przez Politechnikę Śląską. 1) Imię i nazwisko/ nazwa wykonawcy (dane teleadresowe)... oferowana cena: zł (brutto), w załączeniu oferta. 2) Imię i nazwisko/ nazwa wykonawcy (dane teleadresowe) oferowana cena: zł (brutto), w załączeniu oferta. 3) Imię i nazwisko/ nazwa wykonawcy (dane teleadresowe) oferowana cena: zł (brutto), w załączeniu oferta. 4) Imię i nazwisko/ nazwa wykonawcy (dane teleadresowe) oferowana cena: zł (brutto), w załączeniu oferta. 5) Imię i nazwisko/ nazwa wykonawcy (dane teleadresowe) oferowana cena: zł (brutto), w załączeniu oferta.

11 Zał. Nr 2 do Zarz. Nr 65/13/14 Gliwice, dnia..20. r.... (pieczęć jednostki Zamawiającej) ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na (rodzaj zamówienia: dostawa/usługa/robota budowlana) 1. Pełna nazwa Zamawiającego: oraz nazwa, adres, telefon i fax jednostki zamawiającej: Opis przedmiotu zamówienia: a) okres gwarancji:... b) warunki płatności:... c) inne szczegółowe wymagania Zamawiającego: Termin wykonania zamówienia: Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert: Ofertę należy złożyć (należy wybrać proponowane sposoby komunikacji): a) osobiście w:... b) przesłać na adres: d) przesłać faxem na numer:... e) w wersji elektronicznej na ... w nieprzekraczalnym terminie: do dnia... f) całkowita oferowana cena musi obejmować kompleksową realizację zamówienia i uwzględniać wszystkie składniki cenotwórcze, w tym wszelkie podatki, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, itp., tzn. cena oferowana przez osobę prawną musi zawierać podatek VAT, a cena oferowana przez osobę fizyczną musi zostać powiększona o obciążenia na ubezpieczenia społeczne ponoszone przez Politechnikę Śląską.

12 5. Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. 6. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty: a) wypełniony (i podpisany- jeżeli jest to wymagane) formularz oferty, b) inne dokumenty Kryteria oceny ofert: Zaproszenie do składania ofert sporządził/sporządziła:. data... (imię, nazwisko i podpis pracownika prowadzącego sprawę) Zaproszenie do składania ofert ze strony Zamawiającego zostało zaaprobowane dnia r.... (podpis z imienną pieczątką osoby z jednostki/komórki zamawiającej) Uwagi dla jednostki lub komórki zamawiającej: - w przypadku załączenia przez Wykonawcę do oferty projektu umowy, projekt ten musi być zatwierdzony przez radcę prawnego Politechniki Śląskiej, - w uzasadnionych przypadkach najniższa cena nie musi być jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty. W takich przypadkach jednostka lub komórka zamawiająca zobowiązana jest określić w pkt. 7niniejszego Zaproszenia do składania ofert dodatkowe kryteria oceny ofert (dotyczące np. terminu realizacji zamówienia, okresu gwarancji, kosztów eksploatacji lub innych rozwiązań) oraz wykazać w protokole, że rozpatrywana oferta jest najkorzystniejsza.

13 III. Na podstawie dokonanego rozeznania cenowego proponuję wybrać ofertę/zlecić wykonanie zamówienia Wykonawcy: 1) Imię i nazwisko/ nazwa Wykonawcy (dane teleadresowe) 2) Cena oferowana przez Wykonawcę: zł (słownie:. zł IV. Powyższy Wykonawca/ złożona oferta (należy wybrać jedną z poniższych opcji i uzupełnić jeżeli zachodzi stosowna okoliczność): przedstawia najniższą cenę z oferowanych, W przypadku gdy w wyniku przeprowadzonego rozeznania uzyskano oferty od co najmniej trzech wykonawców wystarczy zaznaczyć powyższy kwadrat, a gdy zostały złożone mniej niż trzy oferty, należy wyjaśnić przyczynę takiego stanu rzeczy, opisać przebieg dokonanego rozeznania cenowego: uzyskała najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów ustalonych wg zasad określonych w zaproszeniu do składania ofert, W przypadku gdy w wyniku przeprowadzonego rozeznania uzyskano oferty od co najmniej trzech wykonawców wystarczy zaznaczyć powyższy kwadrat, a gdy zostały złożone mniej niż trzy oferty, należy wyjaśnić przyczynę takiego stanu rzeczy, opisać przebieg dokonanego rozeznania cenowego: została złożona przez wykonawcę, który jako jedyny jest zdolny zrealizować zamówienie Należy podać merytoryczne, oparte na obiektywnych przesłankach uzasadnienie udzielenia zamówienia wskazanemu wykonawcy w przypadku gdy zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę:

14 został/a wybrany/a w celu realizacji zamówienia, o którym mowa w 7 ust. 5 Zarządzenia Nr 65/13/14, tj. zamówienia, w przypadku którego stosowanie kryterium cenowego przy wyborze wykonawcy jest niecelowe Należy uzasadnić wydatek/ wyjaśnić przyczyny wyboru i wskazać okoliczności stanowiące podstawę udzielenia zamówienia ww. Wykonawcy: data... (imię, nazwisko i podpis pracownika prowadzącego sprawę) Zatwierdzam:... (data oraz podpis z imienną pieczątką dysponenta środków)

15 Zał. Nr 3 do Zarz. Nr 65/13/14 OFERTA na Nazwa (firma) oraz adres Wykonawcy NIP:... REGON:... Numer rachunku bankowego: Oferujemy: a) wykonanie całości przedmiotu zamówienia: ogółem za cenę... PLN słownie złotych: /100 Oświadczamy, że ww. całkowita cena dotyczy kompleksowej realizacji zamówienia i uwzględnia wszystkie składniki cenotwórcze, w tym wszelkie podatki, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, itp. UWAGA! cena oferowana przez osobę prawną musi zawierać podatek VAT, a cena oferowana przez osobę fizyczną musi zostać powiększona o obciążenia na ubezpieczenia społeczne ponoszone przez Politechnikę Śląską. b) termin realizacji zamówienia:... dni/tygodni, licząc od dnia otrzymania zamówienia/podpisania umowy; c) okres gwarancji:... d) warunki płatności: Oświadczam, iż zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i wymogami Zamawiającego i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. 4. Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi jej integralną część są: a)... b)... c)... d)......, dnia..., 20.. roku.... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy

16 ... (pieczęć jednostki lub komórki zamawiającej) Zał. Nr 4 do Zarządzenia Nr 65/13/14 OŚWIADCZENIE KIEROWNIKA PROJEKTU/ PRACY NAUKOWEJ, BADAWCZEJ, ROZWOJOWEJ do wniosku nr, dotyczące charakteru czynności/usług, będących przedmiotem umów cywilnoprawnych, realizowanych w ramach projektu/ pracy naukowej, badawczej, rozwojowej o symbolu., pt.:... Czas trwania projektu/ pracy naukowej, badawczej, rozwojowej: od. do... Jako kierownik projektu/ pracy naukowej, badawczej, rozwojowej oświadczam, że niżej wymienieni wykonawcy będą realizować czynności, o których mowa w 9 ust. 1 Zarządzenia Rektora Nr 65/13/14 z dnia 24 czerwca 2014 roku (art. 4 pkt 3 lit. e ustawy Pzp). Lp. Imię i nazwisko lub nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Wykonywane czynności... imię, nazwisko i podpis kierownika projektu/ pracy naukowej, badawczej, rozwojowej data, miejsce UWAGA! dotyczy usług innych niż usługi w ramach projektów objętych działaniem Centrum Zarządzania Projektami Politechniki Śląskiej

17 ... (pieczęć jednostki lub komórki zamawiającej) Zał. Nr 5 do Zarządzenia Nr 65/13/14 OŚWIADCZENIE KIEROWNIKA PROJEKTU/ PRACY NAUKOWEJ, BADAWCZEJ, ROZWOJOWEJ do wniosku nr, o symbolu., pt.:... Czas trwania projektu/ pracy naukowej, badawczej, rozwojowej: od. do... Jako kierownik projektu/ pracy naukowej, badawczej, rozwojowej oświadczam, że niniejsze zamówienie (dostawa/ usługa) jest zamówieniem, o którym mowa w 10 ust. 1 Zarządzenia Rektora Nr 65/13/14 z dnia 24 czerwca 2014 roku (art. 4 pkt 8a ustawy Pzp), tj. służy wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju. Lp. Przedmiot zamówienia... imię, nazwisko i podpis kierownika projektu/ pracy naukowej, badawczej, rozwojowej data, miejsce UWAGA! dotyczy usług innych niż usługi w ramach projektów objętych działaniem Centrum Zarządzania Projektami Politechniki Śląskiej