EXCEL W DZIALE KSIĘGOWOŚCI, CZ. 2. Tom VIII NPV WSP.KORELACJI ROZKŁ.EXP JEŻELI COS KOMÓRKA VBA DNI.ROBOCZE ILOCZYN LOG SUMA CZY.

Transkrypt

1 z a a w a n s o w a n y EXCEL W DZIALE KSIĘGOWOŚCI, CZ. 2 VBA NPV WSP.KORELACJI ROZKŁ.EXP KOMÓRKA CZY.LICZBA JEŻELI COS DNI.ROBOCZE ILOCZYN LOG SUMA Tom VIII

2 Excel w dziale księgowości, cz. 2 Piotr Dynia Jakub Kudliński

3 Autorzy: Piotr Dynia, Jakub Kudliński Kierownik grupy wydawniczej: Ewa Ziętek-Maciejczyk Wydawca: Monika Kijok Redaktor prowadzący: Rafał Janus Korekta: Zespół Skład i łamanie: Norbert Bogajczyk Projekt okładki: Piotr Fedorczyk Druk: Miller ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a tel , faks NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Excel w dziale księgowości, cz. 2 wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w Excelu w dziale księgowości, cz. 2 oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Excel w dziale księgowości, cz. 2 została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w dziale księgowości, cz. 2 oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w dziale księgowości, cz. 2 lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

4 Spis treści 1. Nazwy zdefiniowane szybkie wyznaczanie ważnych dat Często używane formuły zwracające daty Przykłady formuł obliczających charakterystyczne daty Filtrowanie i sprawdzanie poprawności danych Niestandardowe filtrowanie transakcji względem nazw produktów i dat Sprzedaż produktów w określonym czasie i wybranych miastach filtr zaawansowany Kontrola poprawności wprowadzania stawki VAT Zaawansowane sortowanie danych Sortowanie według dwóch kryteriów Sortowanie listy według kategorii pracownika listy niestandardowe Sumy częściowe i grupowanie danych Pogrupowanie transakcji według ustalonych kryteriów Zapisywanie widoku aktualnego zestawu transakcji widok niestandardowy Podsumowanie wartości dla poszczególnych handlowców Podsumowanie wartości dla dwóch parametrów zagnieżdżanie sum częściowych Porządkowanie danych z wykorzystaniem funkcji tekstowych Poprawianie wpisów w rejestrze klientów usuwanie zbędnych spacji Łączenie imion i nazwisk klientów Oddzielenie nazwy miasta od kodu pocztowego Szybkie poprawianie kodów klientów Poprawianie dat błędnie zaimportowanych do arkusza Poprawianie kwot wyświetlanych jako tekst Łączenie fragmentów tekstów z różnych komórek Kompletne dane adresowe klientów w jednej komórce Szybkie wystawianie zaświadczeń o zarobkach z użyciem makr Przygotowanie arkusza do wprowadzania i edycji danych Przygotowanie wzoru formularza zaświadczenia Utworzenie makr i przypisanie ich do przycisków

5 Excel w dziale księgowości, cz Dostosowanie narzędzia do własnych potrzeb Korzystanie z gotowego narzędzia do wystawiania zaświadczeń Drukowanie analiz Czytelny wydruk wielostronicowy Dodanie obramowania dla komórek w tabeli Komentarze, błędy oraz oznaczenia kolumn i wierszy na papierze Dopasowanie układu wydruku Dodatkowe informacje na wydruku nagłówek i stopka Wymiana danych między Excelem a Wordem Dopasowanie raportu sprzedaży do układu strony Wstawione zestawienie sprzedaży połączone z plikiem źródłowym Przenoszenie treści raportu do arkusza z Worda do Excela Odwołanie do treści dokumentu Worda Szybki wybór danych do analizy funkcje bazodanowe Odnalezienie identyfikatora klienta na podstawie nazwiska Liczba zamówień złożonych w Poznaniu funkcja zliczająca rekordy Analiza wartości zamówień obliczenia na rekordach

6 Wstęp Wstęp Księgowość nie sprowadza się tylko do wystawiania takich dokumentów jak rachunki czy faktury. Do zadań księgowego należy także sporządzanie deklaracji podatkowych, uzgadnianie sald, przygotowywanie raportów i sprawozdań finansowych. W związku z tym musi sporządzać szereg różnych dokumentów i sprawozdań, w czym bardzo pomocny jest Excel. W tej książce przedstawiamy dość dobrze znane narzędzia tego programu, ale skupiamy się na ich zaawansowanych możliwościach, których większość użytkowników nie zna. Czytelnicy poznają, np. filtr zaawansowany. Jego możliwości znacznie przekraczają to, co oferuje dobrze znany autofiltr. Wchodzimy również w tajniki sortowania, pokazując, jak stworzyć własną, niestandardową listę sortowania. Dzięki tym dwóm funkcjom można przeanalizować dane czy wybrać informacje potrzebne do sporządzenia raportów. Sporo miejsca poświęcamy zagadnieniom związanym z automatyzacją i usprawnianiem pracy. Pokazujemy, jak można zastąpić długie formuły krótkimi nazwami, co znacznie ułatwia ich wielokrotne używanie. Krok po kroku opisujemy, jak przygotować szablon zaświadczenia o zarobkach i napisać makra, które automatycznie wypełnią ten formularz niezbędnymi danymi. Gdzie to tylko możliwe, pokazujemy szybsze sposoby wykonania różnych czynności za pomocą lub z użyciem przydatnych skrótów. Warto się ich nauczyć, ponieważ znacznie przyspieszają pracę z Excelem. Wszystkie arkusze Excela z przykładami omawianymi w książce można pobrać ze strony 5

7 Excel w dziale księgowości, cz. 2 Wszystkie pliki Excela z przykładami omawianymi w książce można pobrać ze strony: 6

8 1. Nazwy zdefiniowane szybkie wyznaczanie ważnych dat Obliczenia, np. związane z wartościami reprezentującymi daty, są niezwykle kłopotliwe szczególnie dla początkujących użytkowników Excela. Trzeba nabrać doświadczenia i poznać zasady działania na datach, aby swobodnie pracować w arkuszu z liczbami odnoszącymi się do tych wartości. W tym rozdziale pokazujemy, jak przygotować formuły-szablony, które można wykorzystywać do szybkiego wyznaczenia dat specjalnych, np. ostatniego dnia kwartału czy ostatniego czwartku w miesiącu. Jest to przydatne w tych firmach, w których dniem wypłaty pensji jest właśnie któryś ostatni dzień tygodnia w miesiącu. Dzięki nadaniu formułom nazw dostęp do nich będzie szybki i wygodny Często używane formuły zwracające daty Jeśli formułom zwracającym specjalne daty nadamy nazwy, oszczędzimy wiele czasu i pracy na samą analizę danych. Obok szybkiego dostępu do formuł zyskamy również to, że odpowiednio zbudowane formuły będą działały zależnie od aktualnej daty. Zaproponujemy pięć formuł dla specjalnych dat: początek miesiąca PMIESIĄCA, koniec miesiąca KMIESIĄCA, ostatni czwartek miesiąca OCZWARTEK, początek kwartału PKWARTAŁU, koniec kwartału KKWARTAŁU. Określenie pierwszego dnia bieżącego miesiąca bywa bardzo przydatne w zestawieniach, w których wykorzystuje się czas trwania pewnego okresu do wyznaczenia niezbędnych zależności. Oczywiście można każdorazowo wpisywać ręcznie datę do arkusza, jednak istotą formuły jest to, że będzie automatycznie aktualizowała zawartość komórki z datą. Na rysunku xx.1 pokazano fragment arkusza, w którym obliczana jest liczba dni, która upłynęła od danej daty do początku bieżącego miesiąca. 7

9 Excel w dziale księgowości, cz. 2 Wprowadzona w komórkę B3 formuła wygląda następująco: =DATA(ROK(DZIŚ());MIESIĄC(DZIŚ());1) Rysunek 1.1. Formuła zwracająca pierwszy dzień bieżącego miesiąca Zasada działania formuły nie jest skomplikowana. Zastosowana w formule funkcja DATA ma za zadanie zwrócić w wyniku wartość reprezentującą datę. Budowana jest poprzez podawanie informacji kolejno o roku, miesiącu oraz dniu. W zaproponowanej formule zarówno rok, jak i miesiąc definiujemy z wykorzystaniem funkcji DZIŚ. Wartość reprezentującą dzień wpisujesz natomiast na sztywno w postaci cyfry 1, ponieważ właśnie pierwszy dzień miesiąca powinien zostać obliczony przez tę formułę. Rysunek 1.2. Zaznaczanie składni formuły i kopiowanie jej do schowka 8

10 Rozdział 1. Nazwy zdefiniowane szybkie wyznaczanie ważnych dat Żeby móc szybko stosować do różnych obliczeń raz zbudowaną formułę, warto wykorzystać jedną z zalet Excela, polegającą na możliwości nadawania formułom nazw. W tym celu: 1. Kliknijmy komórkę z formułą (B3), a następnie zaznaczmy na pasku formuły jej składnię. 2. Skopiujmy do schowka całą formułę, wykorzystując menu podręczne myszy lub kombinację klawiszy Ctrl + C. 3. Za pomocą klawisza Esc wyjdźmy z trybu edycji paska formuły. 4. Wywołajmy kartę Formuły i kliknijmy polecenie Definiuj nazwę. 5. W polu Nazwa nadajmy właściwą nazwę, w tym przypadku PMIESIĄCA. Rysunek 1.3. Definiowanie nazwy dla formuły 6. Kliknijmy pole Odwołuje się do i zaznaczmy myszką zawartość pola. 7. Korzystając ze skrótu klawiaturowego Ctrl + V, wklejmy przechowywaną w schowku formułę. 8. Kliknijmy OK, aby opuścić okno dialogowe. Zdefiniujemy tym samym nową nazwę. Po wykonaniu opisanych czynności można korzystać w arkuszu z nazwy PMIESIĄCA, aby obliczyć datę reprezentującą początek bieżącego miesiąca. Korzystanie ze zdefiniowanej nazwy polega na traktowaniu jej jak zwykłej funkcji, a więc na poprzedzeniu nazwy znakiem równości. UWAGA Zdefiniowana przez nas funkcja PMIESIĄCA zwraca datę w postaci liczby całkowitej. Jeśli chcemy, aby w komórce wyświetlała się jako data, należy zmienić format tej komórki na format daty. Służy do tego kombinacja klawiszy Ctrl Shift 3. 9

11 Excel w dziale księgowości, cz. 2 Rysunek 1.4. Nazwa działa jak formuła Nie trzeba przy tym pamiętać wszystkich zdefiniowanych nazw. Zamiast wpisywać je ręcznie bezpośrednio w komórce, można wykorzystać na karcie Formuły polecenie Użyj w formule. Po wybraniu tego polecenia wyświetlone zostanie okno dialogowe (rysunek xx.5), w którym będziesz mógł wskazać jedną ze zdefiniowanych nazw i wstawić ją do aktywnej komórki w arkuszu. Rysunek 1.5. Nazwę można również wstawiać przez wybieranie jej z listy 1.2. Przykłady formuł obliczających charakterystyczne daty Powtarzając czynności opisane dla formuły obliczającej początek bieżącego miesiąca, można utworzyć cztery dalsze, których zadaniem będzie obliczanie kolejno: 10

12 Rozdział 1. Nazwy zdefiniowane szybkie wyznaczanie ważnych dat końca miesiąca (KMIESIĄCA), ostatniego czwartku miesiąca (OCZWARTEK), początku kwartału (PKWARTAŁU), końca kwartału (KKWARTAŁU). Formuła obliczająca ostatni dzień bieżącego miesiąca ma następującą budowę: =DATA(ROK(DZIŚ());MIESIĄC(DZIŚ())+1;1)-1 Zasada działania tej formuły jest bardzo podobna do opisanej wcześniej. Kluczową rolę pełni w dalszym ciągu funkcja DATA, która zbiera informacje o składowych daty (rok, miesiąc, dzień). Jej zadaniem jest zwrócenie do komórki końcowej wartości. Również bez zmian pozostaje zasada obliczenia z pomocą funkcji DZIŚ bieżącego roku, natomiast do obliczonego bieżącego miesiąca dodana została wartość 1. Powoduje to obliczenie daty pierwszego dnia następnego miesiąca. Dzień określony jest również na stałe jako pierwszy (1). W sumie powoduje to zwrócenie daty opisującej pierwszy dzień następnego miesiąca. Ostatni element formuły, czyli odejmowanie wartości 1, daje w efekcie ostatni dzień bieżącego miesiąca, więc formule tej można nadać nazwę KMIESIĄCA. Mając formułę obliczającą ostatni dzień miesiąca, można z jej wykorzystaniem obliczyć ostatni czwartek (lub inny dzień tygodnia) w miesiącu na podstawie bieżącej daty. =KMIESIACA-(DZIEŃ.TYG(KMIESIACA;14)-1) Ta formuła najpierw oblicza datę ostatniego dnia bieżącego miesiąca. W naszym przykładzie wykorzystaliśmy do tego zdefiniowaną wcześniej funkcję KMIESIACA. Następnie w nawiasie funkcją DZIEŃ.TYG obliczamy dla ostatniego dnia miesiąca jego numer dnia tygodnia. Jako drugi parametr należy wpisać 14, co oznacza, że Excel będzie traktować czwartek jako pierwszy dzień tygodnia (czwartek będzie miał więc numer 1). Od tak otrzymanej wartości odejmujemy 1. Chodzi o to, aby dla czwartku wartość w nawiasie wynosiła zero. Nie chcemy bowiem modyfikować daty ostatniego dnia miesiąca, jeśli akurat jest to czwartek. Następnie formuła odejmuje od ostatniego dnia miesiąca wartość obliczoną w nawiasie. Efektem zawsze jest data ostatniego czwartku miesiąca. Należy zwrócić uwagę, że zewnętrzny nawias w opisanej formule został wprowadzony tylko po to, aby łatwiejsze było zrozumienie jej działania. Po usunięciu nawiasu należy przed wartością 1 zmienić znak na plus. 11

13 Excel w dziale księgowości, cz. 2 Rysunek 1.6. Formuła obliczająca datę dla ostatniego czwartku bieżącego miesiąca Następny przykład obliczenia charakterystycznej daty to formuła zwracająca pierwszy dzień (początek) aktualnego kwartału. Ma następującą postać: =DATA(ROK(DZIŚ());ZAOKR.GÓRA(MIESIĄC(DZIŚ())/3;0)*3-2;1) Działanie formuły również oparte jest na funkcji DATA, przy czym podstawowa różnica względem formuł poprzednich polega na specjalnym określeniu liczby miesiąca. Jeśli liczbę określającą numer kolejny bieżącego miesiąca (np. wartość 6 dla czerwca) podzielimy przez liczbę miesięcy kwartału czyli 3 i wynik zaokrąglimy w górę do całości, a następnie ponownie przemnożymy przez 3 i od wyniku odejmiemy 2, to zawsze otrzymamy liczbę określającą numer miesiąca rozpoczynającego bieżący kwartał. Właśnie z tej zależności korzysta formuła. Liczba określająca dzień pozostaje stała i jest równa 1. Rysunek 1.7. Efekt działania formuły obliczającej pierwszy dzień aktualnego kwartału Ostatnia proponowana formuła zwraca datę ostatniego dnia bieżącego kwartału (koniec kwartału). Jest bardzo podobna do ostatniej, obliczającej pierwszy dzień kwartału. =DATA(ROK(DZIŚ());ZAOKR.GÓRA(MIESIĄC(DZIŚ())/3;0)*3+1;1)-1 Różnica w budowie, a tym samym w działaniu formuły, jest jasna. Podobnie jak w przypadku obliczenia ostatniego dnia miesiąca, zasada jest taka: 12

14 Rozdział 1. Nazwy zdefiniowane szybkie wyznaczanie ważnych dat najpierw obliczany zostaje pierwszy dzień kwartału następnego, a potem odejmowany jeden dzień, co daje w efekcie ostatni dzień bieżącego kwartału. Mając już wpisane do arkusza wszystkie formuły, można wprowadzić do wykazu nazw każdą z nich i nadać im właściwe nazwy. Ostatecznie po uruchomieniu okna dialogowego otrzymamy listę zdefiniowanych nazw, które wprowadzimy do arkusza, wskazując jedną z nich na liście. UWAGA Wszystkie pliki Excela z przykładami omawianymi w książce można pobrać ze strony: 13

15 2. Filtrowanie i sprawdzanie poprawności danych Mamy do przejrzenia listę danych dotyczącą sprzedaży, zawierającą kilkaset pozycji. Interesuje nas informacja, które produkty sprzedawały się najlepiej. Sortujemy listę według produktów i sumujemy kwoty sprzedaży pierwszego produktu, potem drugiego, trzeciego Jak wiele czasu to zajmie? Zamiast sumować oddzielnie kilkaset pozycji, można skorzystać z autofiltra. Dzięki niemu kilkoma kliknięciami myszy ukryjemy wszystkie niepotrzebne dane i pozostawimy tylko te potrzebne. Jeśli dodatkowo z arkusza korzysta kilka osób, które mogą wprowadzać do niego dane, można go zabezpieczyć przed wprowadzaniem błędnych wartości. Pomoże w tym sprawdzanie poprawności danych. Rysunek 2.1. Przykładowe zestawienie danych sprzedażowych Możliwości autofiltra zaprezentujemy na przykładzie tabeli z rysunku 2.1. Zacznijmy od sprawdzenia, jak kształtowała się sprzedaż poszczególnych produktów w Warszawie. W tym celu: 1. Zaznaczmy dowolną komórkę z listy i na karcie Narzędzia główne wybierzmy Sortuj i filtruj/filtruj. W tym momencie w wierszu nagłówkowym tabeli pojawią się rozwijane listy. 2. Kliknijmy przycisk rozwijanej listy w kolumnie Miasto i wybierzmy Kutno. Pojawi się przefiltrowana lista produktów. 14

16 Rozdział 2. Filtrowanie i sprawdzanie poprawności danych Rysunek 2.2. Dane przefiltrowane pod kątem sprzedaży w Kutnie Zauważmy, że strzałka na przycisku rozwijanej listy zmieniła symbol pojawił się symbol lejka. Excel informuje w ten sposób, względem której kolumny zostało przeprowadzone filtrowanie. Jeśli chcemy zrezygnować z filtrowania według określonej kategorii, w wybranym nagłówku kolumny rozwińmy listę i wybierzmy pozycję Wszystkie. Jeśli filtrowanie zastosowano w wielu kolumnach, można zrezygnować ze wszystkich kryteriów, wybierając Sortuj i filtruj/wyczyść. Załóżmy, że interesuje nas 10 transakcji o najwyższych kwotach. Można wykonać to zadanie za pomocą opcji 10 pierwszych dostępnej na rozwijanej liście autofiltra. Umożliwia ona znalezienie dziesięciu produktów o najwyższych cenach lub produktów, którym odpowiada najwyższa lub najniższa kwota sprzedaży. Opcję tę można stosować do liczb lub dat. Rysunek 2.3. Zdefiniowane kryteria dla opcji 10 pierwszych 15

17 Excel w dziale księgowości, cz. 2 Wróćmy do naszego przykładu. Interesuje nas 10 transakcji o najwyższych kwotach sprzedaży. Aby uzyskać ich listę: 1. Usuńmy kryterium filtra zastosowane w poprzednim ćwiczeniu, rozwińmy listę przy nagłówku Kwota sprzedaży i wybierzmy pozycję (10 pierwszych...). 2. W oknie, które się pojawi w pierwszym polu, wybierzmy Górne, ponieważ szukamy największych wartości. 3. W drugim polu ustalmy, jaką liczbę wartości chcemy zobaczyć (10 ). 4. W ostatnim polu wybierzmy Elementy i zatwierdźmy OK Niestandardowe filtrowanie transakcji względem nazw produktów i dat Jeśli chcemy zastosować więcej warunków niż te dostępne w rozwijanej liście w danym nagłówku, można skorzystać z opcji Filtry liczby lub Liczby tekstu (w zależności od zawartości kolumny). Pozwala ona filtrować: wartości z określonego przedziału (np. od 1000 do 1500), wartości większe, mniejsze, równe bądź różne od danej liczby, nazwy o określonym początku, końcu lub zawierające dowolny tekst. Na początek poszukajmy nazw produktów rozpoczynających się od litery d. Aby uzyskać ich listę: 1. W pierwszej kolejności usuńmy kryterium filtrowania z poprzedniego ćwiczenia. 2. Rozwińmy listę przy nagłówku Produkty i wybierzmy opcję Filtry tekstu/ Filtr niestandardowy. Pojawi się okno dialogowe Autofiltr niestandardowy. 3. W polu Produkt z rozwijanej listy wybierzmy zaczyna się od. W polu obok wpiszmy literę d i kliknijmy OK. Rysunek 2.4. W ten sposób wyświetlimy produkty, których nazwa rozpoczyna się od litery d 16

18 Rozdział 2. Filtrowanie i sprawdzanie poprawności danych Teraz spróbujmy znaleźć nazwy produktów zawierające ciąg znaków płyty. Aby uzyskać ich listę: 1. Ponownie otwórzmy okno dialogowe Autoflitr niestandardowy i z pierwszej rozwijanej listy wybierzmy zawiera. 2. W polu po prawej wpiszmy płyty i zatwierdźmy OK. Rysunek 2.5. Nazwy produktów zawierające ciąg znaków płyty Teraz poszukamy listy transakcji z danego okresu. Aby ją uzyskać: 1. Usuńmy kryterium z poprzedniego przykładu i włączmy Autofiltr niestandardowy dla kolumny Data. 2. Z pierwszej rozwijanej listy wybierzmy pozycję jest większe niż lub równe, a w polu po prawej wybierzmy dowolną datę, która będzie stanowić początek okresu (np ). 3. Z lewej listy leżącej poniżej wybierzmy pozycję jest mniejsze niż lub równe, a z prawej datę stanowiącą koniec przeszukiwanego okresu (np ). 4. Po zatwierdzeniu OK uzyskamy listę transakcji zrealizowanych pomiędzy 2 kwietnia a 25 maja. Rysunek 2.6. Dane ze wskazanego okresu 17

19 Excel w dziale księgowości, cz Sprzedaż produktów w określonym czasie i wybranych miastach filtr zaawansowany Z czasem zauważymy, że niektóre operacje filtrowania danych wymagają bardziej złożonych kryteriów niż możliwości oferowane przez autofiltr. Wtedy przydatny okaże się filtr zaawansowany. Załóżmy, że chcemy zobaczyć, jak kształtowała się sprzedaż długopisów i segregatorów w okresie od stycznia do kwietnia w miastach, których nazwa rozpoczyna się od litery S. W tym celu: 1. Najpierw wyłączmy autofiltr: Sortuj i filtruj/wyczyść. 2. Na podstawie rysunku 7 wpiszmy kryteria Filtra zaawansowanego. Ważne, aby kryteria nie znajdowały się bezpośrednio obok tabeli z danymi źródłowymi. Najlepiej umieść je powyżej lub obok, oddzielając pustym wierszem lub kolumną. Zwróćmy uwagę, aby wszystkie wpisy w tabeli pomocniczej (nagłówki i kryteria) odpowiadały wartościom z tabeli źródłowej. Rysunek 2.7. Kryteria dla filtra zaawansowanego 3. Zaznaczmy dowolną komórkę w tabeli z danymi (nie w kryteriach). 4. Z karty Dane wybierzmy Sortowanie i filtrowanie/zaawansowane. Pojawi się okno dialogowe Filtr zaawansowany. Rysunek 2.8. W oknie dialogowym Filtr zaawansowany wskażmy odpowiedni zakres kryteriów 18

20 Rozdział 2. Filtrowanie i sprawdzanie poprawności danych 5. W polu Zakres kryteriów wstawmy kursor, klikając myszką. 6. Zaznaczmy zakres, w którym znajdują się przygotowane kryteria (razem z nagłówkami). Wróćmy do okna dialogowego Filtr zaawansowany i kliknijmy OK. Niepotrzebne rekordy zostaną ukryte. W arkuszu będą widoczne tylko te wiersze, które spełniają ustalone kryteria, W tym przypadku będą to segregatory i długopisy sprzedane od stycznia do kwietnia w miastach, których nazwy rozpoczynają się od litery S. Jeżeli chcemy przefiltrować tabelę, uwzględniając inne kryteria, nie musimy za każdym razem przed ponownym przefiltrowaniem usuwać bieżące warunki filtrowania. Rysunek 2.9. Dane przefiltrowane z użyciem filtra zaawansowanego 2.3. Kontrola poprawności wprowadzania stawki VAT Załóżmy, że do naszego przykładowego arkusza z danymi, w jednej z kolumn, chcemy wpisać stawkę VAT dla poszczególnych transakcji. Może się zdarzyć sytuacja, że przez pomyłkę zamiast 8% wpiszemy starą stawkę 7%. Ta niewielka różnica może mieć jednak poważne konsekwencje. Zamiast zastanawiać się, czy wszystko się zgadza, skorzystajmy ze narzędzia sprawdzania poprawności danych, które umożliwi kontrolę nad danymi wprowadzanymi do arkusza. W tym celu: 1. Przywróćmy listę do pierwotnego układu przed zastosowaniem filtrowania i kolumnę H nazwijmy Stawka VAT. 2. Zaznaczmy obszar, do którego będziemy wprowadzać stawki VAT i z karty Dane wybierzmy polecenie Poprawność danych. 3. W oknie, które się pojawi, w zakładce Ustawienia, z listy Dozwolone wybierzmy pozycję Lista. 4. W polu Źródło wpiszmy dozwolone stawki VAT: 0%; 4%; 7%; 8%; 23%; zwolnione. 19