KSIĘGA HANDLOWA cz. I Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) , fax (12)

Transkrypt

1 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) , fax (12) Dział Wsparcia Klienta i Partnera: (12) info.cdn@comarch.pl KSIĘGA HANDLOWA cz. I

2

3 Spis treści WSTĘP... 5 LEKCJA 1 PODSTAWY... 6 ĆWICZENIA... 8 LEKCJA 2 DOSTOSOWANIE PROGRAMU DO SPECYFIKI FIRMY ĆWICZENIA LEKCJA 3 KSIĘGOWANIE BEZPOŚREDNIE ĆWICZENIA LEKCJA 4 REJESTR VAT ĆWICZENIA LEKCJA 5 WZORCE KSIĘGOWAŃ ĆWICZENIA LEKCJA 6 KASA/BANK ĆWICZENIA LEKCJA 7 ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA ĆWICZENIA Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 3

4 Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 4

5 Wstęp Podręcznik ten ma na celu przygotowanie uŝytkownika do pracy z programem Księga Handlowa (KH). W zawartych tu ćwiczeniach w sposób wyczerpujący i przystępny zostały omówione najwaŝniejsze moŝliwości tego programu. Po zapoznaniu się z całością materiału i wykonaniu wszystkich ćwiczeń uŝytkownik powinien umieć wykonać podstawowe operacje w systemie. Jest to podręcznik dla początkujących uŝytkowników KH. Mogą z niego korzystać zarówno osoby, które po raz pierwszy zetknęły się z programem KH, jak i ci, którzy chcieliby przeszkolić innych w zakresie obsługi programu. Poszczególne lekcje składają się z części teoretycznej krótkiego wstępu zamieszczonego na początku kaŝdego rozdziału - i ćwiczeń praktycznych, w których krok po kroku opisana jest zasada postępowania obowiązująca w trakcie pracy związanej z omawianym zagadnieniem. Przykładowe dane proponowane w poszczególnych zadaniach nie mają charakteru obowiązkowego, aczkolwiek ich wykorzystywanie umoŝliwi uŝytkownikowi kontrolę poprawności wykonywanych ćwiczeń. Będzie to widoczne zwłaszcza w lekcji dotyczącej zamknięcia miesiąca, która z załoŝenia ma być lekcją kontrolną, podsumowującą całość wykonanych w programie operacji. Oczywiście zawarte w ksiąŝce ćwiczenia nie wyczerpują wszystkich moŝliwości pracy z programem Księga Handlowa. Pewne, bardziej złoŝone problemy, występujące podczas pracy z programem księgowym i sposoby ich rozwiązania zawarte są w pełnej dokumentacji dostarczanej wraz programem. Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 5

6 LEKCJA 1 Podstawy W tym rozdziale: Uruchomienie programu ZałoŜenie nowej firmy w programie Wprowadzenie operatora W tej lekcji przedstawione zostaną podstawowe działania wykonywane kaŝdorazowo podczas pracy z programem Księga Handlowa. Umiejętność uruchamiania poszczególnych funkcji, wprowadzania danych oraz szybkiego wyszukiwania informacji zawartych w bazie są warunkiem sprawnej i efektywnej pracy. Dlatego istotne wydaje się zapoznanie z materiałem tego rozdziału. Uruchamianie programu Księga Handlowa Program uruchamiamy z katalogu KH komendą: kh Podanie komendy i potwierdzenie jej klawiszem <Enter> spowoduje, Ŝe na monitorze pojawi się pierwszy, tytułowy ekran programu. Pierwsze uruchomienie programu nie jest zabezpieczone Ŝadnym hasłem - wciśnięcie klawisza <Enter> pozwala na dalszą pracę. Wraz z programem dystrybuowana jest przykładowa baza danych WZORZEC, której katalog otwierany jest bezpośrednio po uruchomieniu programu. W systemach Windows, program uruchamiamy klikając na plik kh.exe, który znajduje się w katalogu KH2009 na dysku, na którym zainstalowany jest program KH. Na pulpicie moŝna utworzyć skrót do programu KH i za jego pomocą uruchamiać program. Uruchamianie funkcji programu Podstawowe funkcje KH zebrane są w tzw. Menu głównym, wyświetlonym bezpośrednio po uruchomieniu programu. Wyboru funkcji dokonujemy przy pomocy klawiszy kursora. Wskazaną kursorem funkcję uruchamiamy klawiszem <Enter>. Wciśnięcie <Enter> powoduje otwarcie kolejnego menu (podmenu). Tu równieŝ wskazujemy funkcję klawiszami kursora i potwierdzamy wybór klawiszem <Enter>. Aby wycofać się z otwartego podmenu na poziom wyŝszy naleŝy wcisnąć klawisz <Esc>. Z poziomu Menu Głównego dostępne są równieŝ następujące funkcje: <Ctrl>+<F9> - wywołanie konfiguracji programu <Ctrl>+<F1> - informacje o programie <F1> - pomoc <F3> - zmiana bieŝącej daty <F4> - kalkulator <F7> - zmiana operatora Wprowadzanie i przeglądanie danych <Ins> dodanie nowego elementu Wciśnięcie klawisza <Ins> pozwala na wprowadzenie nowej pozycji. Jego uŝycie na wyświetlanej liście dokumentów w ewidencji pomocniczej, kontrahentów czy zapisów księgowych wywołuje pusty arkusz odpowiednio: nowego dokumentu, nowego kontrahenta, lub nowego zapisu księgowego, do którego wpisujemy Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 6

7 dane o dopisywanym elemencie, np. wprowadzenie dokumentu do rejestru sprzedaŝy VAT to wypełnienie arkusza edycyjnego faktury - nazwy kontrahenta, daty wystawienia faktury, daty sprzedaŝy, stawek podatku VAT itd. <Enter> Klawisz <Enter> umoŝliwia poruszanie się pomiędzy polami arkusza i potwierdzenie wpisanej informacji, natomiast uŝyty na pustym polu, które mamy wypełnić, wywołuje podręczną listę np. kontrahentów czy pozycji planu kont <Enter> to takŝe podgląd szczegółowych danych o wskazanym klawiszami kursora elemencie listy. W wielu przypadkach uŝycie klawisza <Enter> nie pozwala na wprowadzenie Ŝadnych zmian w oglądanej pozycji listy (np. listy zapisów księgowych znajdujących się w dzienniku). Wypełniony arkusz danych zapisujemy trwale w pamięci komputera uŝywając kombinacji klawiszy <Ctrl>+<Enter>. <Esc> UmoŜliwia wycofanie się na poprzednio edytowane pole, lub pozycję menu. Kombinacja klawiszy <Ctrl>+<Esc> pozwala wycofać się z arkusza bez zapisu. Aby skrót <Ctrl>+<Esc> działał poprawnie, naleŝy odpowiednio skonfigurować Klawisze skrótów systemu Windows. U większości uŝytkowników program uruchamiany jest poprzez wybranie odpowiedniej ikony skrótu znajdującej się na ekranie komputera. Prawy przycisk myszy wciśnięty na ikonie skrótu udostępnia listę opcji, z której naleŝy wybrać Właściwości, a następnie zakładkę Inne lub RóŜne. W części klawisze skrótów systemu Windows naleŝy wyłączyć znacznik przy <Ctrl>+<Esc>, a następnie zapisać dokonane zmiany przyciskiem <OK>. <Del> Jest to klawisz umoŝliwiający usunięcie bądź korektę błędnie wprowadzonych danych podczas edycji arkusza. <Del> umoŝliwia takŝe kasowanie wybranego elementu listy. Jest to moŝliwe tylko w niektórych przypadkach np. na liście zapisów księgowych w buforze, o ile nie zostały juŝ rozliczone bądź dokumentów w ewidencji VAT, jeŝeli nie zostały jeszcze zaksięgowane. <Tab> Na polach, których wypełnienie nie jest obowiązkowe dostęp do list pomocniczych uzyskamy wciskając klawisz Tabulacji <Tab>. W niektórych przypadkach klawisz Tabulacji umoŝliwia dostęp do pól, do których nie da się wejść posługując się klawiszem <Enter> ani klawiszami kursora. Klawisz <Tab> umoŝliwia równieŝ na niektórych listach związanych z parametrami konfiguracyjnymi wybór odpowiedniej opcji. <polskie litery> Polskie litery (ą, ę, ć, ł, ś, Ź) uzyskujemy wciskając i przytrzymując klawisz <Alt> a następnie wciskając literę bez ogonka (np. <Alt> i <a> = ą, <Alt> i <e> = ę). <liczby ujemne> Jeśli w pola numeryczne chcemy wpisać liczby ujemne najpierw wpisujemy liczbę, a później wciskamy znak minus <->. Wciśnięcie minusa zmieni znak liczby i spowoduje przejście do następnego pola arkusza. Obsługa list Zasady obsługi list, którymi posługujemy się podczas pracy z programem KH są maksymalnie uproszczone i ujednolicone. Warto jednak zwrócić uwagę, Ŝe kaŝda wyświetlona na monitorze lista oprócz funkcji standardowych moŝe być obsługiwana przez przypisane tylko jej klawisze, opisane w dolnej linii ekranu. Klawisze standardowo obsługujące listy: <+> szary plus - wyszukiwanie elementu Wciśnięcie szarego plusa <+> umoŝliwia wyszukanie pierwszego elementu listy zawierającego podany ciąg znaków. <-> szary minus - filtrowanie listy Wciśnięcie szarego minusa <-> umoŝliwia wyfiltrowanie z listy tylko tych elementów, które zawierają podany ciąg znaków. Odwołać filtrowanie moŝna klawiszem szara gwiazdka <*>. <PgUp> lub <PgDn> - przewijanie listy Przesuwa kursor o jedną "stronę" w górę - <PgUp>>, lub o jedną "stronę" w dół - <PgDn>. <HOME> lub <END> - przewijanie listy Przesuwa kursor na pierwszą (<Home>) lub ostatnią (<End>) pozycję listy, widoczną na monitorze. Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 7

8 <Ctrl> i <PgUp>> lub <Ctrl> i <PgDn> - przewijanie listy Przesuwa kursor na pierwszą pozycję listy - <Ctrl> i <PgUp> lub na pozycję ostatnią - <Ctrl> i <PgDn>. <SPACJA> - zaznaczanie elementów Klawisz spacji umoŝliwia zaznaczanie wybranych elementów z listy. Po wskazaniu wybranego elementu klawiszami kursora i wciśnięciu klawisza spacji, obok pozycji pojawi się znacznik. Znacznik moŝna skasować powtórnie wciskając klawisz spacji. Wybór elementów z listy ma duŝe znaczenie zwłaszcza podczas wykonywania księgowań dokumentów z ewidencji VAT, wyboru zapisów do rozliczenia. Kombinacja klawiszy <Shift>+<Spacja> umoŝliwia zaznaczenie wielu pozycji jednocześnie. JeŜeli ustawimy kursor na ostatniej pozycji na liście i naciśniemy <Shift>+<Spacja> to zostaną zaznaczone wszystkie pozycje jednocześnie. Oprócz wymienionych klawiszy część list (m.in. lista kontrahentów, plan kont, bilans otwarcia, zestawienie obrotów i sald) wyposaŝona jest w tzw. lokator. W lewym, górnym rogu listy znajduje się puste okienko, w którym bezpośrednio po otwarciu listy, umieszczony jest kursor. W celu wyszukania na liście pozycji rozpoczynających się określoną literą lub łańcuchem liter, wystarczy wpisać je w puste okno. Kursor automatycznie ustawi się na pierwszej pozycji spełniającej zadany warunek. ĆWICZENIA Ćwiczenie 1.1 Uruchomienie programu. W zaleŝności od posiadanego systemu operacyjnego, kaŝdy z uŝytkowników ćwiczenie to wykona inaczej. NaleŜy wejść do katalogu KH na dysku, na którym został zainstalowany program i wywołać plik kh.exe. Na monitorze powinien pojawić się pierwszy, tytułowy ekran programu. Podświetlone pole Kod operatora potwierdzamy klawiszem <Enter>, tak jak wywołaną tym sposobem listę operatorów. Przy pierwszym wejściu do programu wybieramy jednego z dwóch zdefiniowanych operatorów: Krzysztofa Domańskiego bądź Zofię Krajewską. Ćwiczenie 1.2 Zakładamy własną firmę. Jednoczesnym naciśnięciem klawiszy <Ctrl>+<F9> z poziomu głównego menu wywołujemy menu Konfiguracja, z którego wybieramy Konfigurację Programu a następnie Listę firm, wybór kaŝdorazowo potwierdzamy klawiszem <Enter>. Na monitorze wyświetlona zostanie Lista firm wraz z katalogami, na której wprowadzona jest jedna pozycja - baza danych o nazwie WZORZEC, która znajduje się w katalogu X:\KH*\WZOR (gdzie X to litera dysku, na którym instalowany jest program, a * oznaczenie roku, np. C:\KH2009\WZOR to kartoteka z danymi z roku 2009 w programie zainstalowanym na dysku C). Tworzymy nowy katalog posługując się klawiszem <Ins>. Do wywołanego w ten sposób okna wpisujemy nazwę nowej bazy danych (nazwę firmy) przyjmijmy, Ŝe będzie to firma o nazwie NOVA. Wpisaną nazwę potwierdzamy klawiszem <Enter>, ścieŝka dostępu do katalogu, gdzie zapisywane będą wprowadzane przez nas dane zostanie wypełniona automatycznie w postaci X:\KH*\NOVA (gdzie X to litera dysku, na którym instalowany jest program, a * oznaczenie roku). Potwierdzenie klawiszem <Enter> spowoduje wyświetlenie stosownego komunikatu z propozycją załoŝenia nowego katalogu. Wybór opcji Tak spowoduje utworzenie na dysku odpowiedniej kartoteki. W polu,,opis moŝemy wprowadzić dodatkowe informacje na temat danej kartoteki np. określenie,,ćwiczenia. Klawisz <Enter> kończy zakładanie nowej kartoteki, a klawisz <Esc> pozwoli wrócić nam do głównego menu. Aby rozpocząć pracę (wprowadzanie danych) w nowej bazie wybieramy z menu głównego funkcję Zmiana firmy. Zatwierdzenie klawiszem <Enter> wyświetlonej nazwy firmy NOVA spowoduje otwarcie plików Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 8

9 potrzebnych do obsługi nowej bazy. W efekcie, nazwa firmy pojawi się w górnej części podstawowego ekranu programu. W nowym katalogu listy: kontrahentów, zapisów w ewidencji VAT, pozycje planu kont będą puste. Ćwiczenie 1.3 Uzupełniamy dane o firmie. Jednoczesnym naciśnięciem klawiszy <Ctrl>+<F9> z poziomu głównego menu wywołujemy menu Konfiguracja, z którego wybieramy Konfigurację Firmy, wybór kaŝdorazowo potwierdzamy klawiszem <Enter>. Określamy ogólne parametry: Definiujemy początek i długość okresu obrachunkowego, załóŝmy iŝ w naszej firmie będzie obejmował on 12 miesięcy i będzie zgodny z rokiem kalendarzowym. Wymagane konto przeciwstawne tego parametru nie uaktywniamy, gdyŝ w dalszej części ćwiczeń korzystać będziemy ze wzorców księgowań zawierających zapis jednostronny. Kontrola kręgu kosztów uaktywniamy ten parametr, poniewaŝ będziemy sprawdzać czy nasze księgowania spełniają poszczególne kręgi kosztowe. Stała formatka rejestru VAT opcja ta umoŝliwia określenie stawek podatku VAT, które będą automatycznie wyświetlane przy wprowadzaniu nowego zapisu do rejestru VAT. Uaktywnijmy ten parametr przy uŝyciu klawisza <Tab>, a następnie zaakceptujmy klawiszem <Enter> wszystkie stawki domyślne: oddzielnie dla rejestru sprzedaŝy i zakupu. Po ich zatwierdzeniu zapisujemy je raz jeszcze klawiszem <Enter>. Metoda kasowa rozliczania deklaracji VAT-7 i Kwartalne rozliczanie deklaracji VAT-7 te parametry zaznaczamy tylko w przypadku gdy liczymy podatek VAT metodą kasową lub metodą zwykłą ale deklaracje składamy w okresach kwartalnych dla celów niniejszych ćwiczeń pozostawiamy te parametry niezaznaczone. Formularze deklaracji (VAT-7, PIT-5/PIT-5L i CIT-2) ze względu na fakt iŝ często, zwłaszcza na początku roku, obowiązują dwa wzory formularzy podatkowych: stary (z poprzedniego roku) i nowy, w programie istnieje wybór między starym i nowym formularzem. Np. formularz VAT-7: 10 (nowy) oznacza, Ŝe deklaracja VAT-7 będzie liczona na formularzu VAT-7(10). Dla celów niniejszego ćwiczenia wybieramy wszystkie formularze opatrzone informacją: nowy. Wyboru dokonujemy korzystając ze strzałek,,,,, i akceptując klawiszem <Enter>. Decydujemy o tym, czy wysokość stóp procentowych wykorzystywanych do naliczania odsetek od zaległości, podawana będzie rocznie czy miesięcznie. Wyboru dokonujemy korzystając ze strzałek,,,,, i akceptując klawiszem <Enter>. Wybieramy jak ma być liczona amortyzacja: miesięcznie, kwartalnie, co pół roku czy raz w roku. Wybierzmy: miesięcznie. Ulga inwestycyjna ten parametr dotyczy sposobu odliczania ulgi inwestycyjnej w przypadku środków trwałych czy odpis amortyzacyjny ma być zmniejszany czy teŝ okres liczenia amortyzacji ma być skrócony. Wypełniamy Pieczątkę Firmy Następnym etapem będzie wypełnienie Pieczątki Firmy, kolejnej opcji Konfiguracji Firmy (dla przypomnienia wywoływanej kombinacją klawiszy <Ctrl>+<F9> z poziomu menu głównego). W tym miejscu wprowadzamy dane o firmie, takie jak nazwa, adres, nr kont bankowych, numer NIP itd. Są one drukowane na wielu dokumentach, dlatego waŝne jest ich prawidłowe wprowadzenie. Przy Rodzaju działalności mamy moŝliwość wyboru Działalności gospodarczej, najmu lub specjalnej strefy ekonomicznej. Odpowiedni wybór, przykładowo działalności gospodarczej będzie powodował, Ŝe przy liczeniu deklaracji PIT-5/PIT-5L przychody i koszty wprowadzone do bazy będą wykazane w pozycjach dotyczących działalności gospodarczej. Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 9

10 Uzupełnijmy dane o firmie NOVA wg schematu: Nazwa pełna Firma Handlowo Usługowa NOVA Nazwa skrócona F.H.U.,,NOVA Data rozpoczęcia działalności Rodzaj działalności Działalność gospodarcza Nazwa rejestru Krajowy Rejestr Sądowy Nr w rejestrze KRS 12/45623 NIP PL Data rejestracji Kraj Polska Województwo Małopolskie Powiat, gmina Kraków Adres ul. Nadwiślańska 243 Poczta Kraków Urząd Skarbowy Kraków Krowodrza Działalność podstawowa Handel Osoba/ Osoba fizyczna Jan Nowak/ Tak Wspólny plik kontrahentów Nie Księgowanie równoległe do KP Nie Dane zatwierdzamy klawiszem <Enter>, następnie podwójnym uŝyciem klawisza <Esc> wycofujemy się do poziomu menu głównego. Wprowadzenie nazwy banku oraz numeru rachunku bankowego będzie moŝliwe po wprowadzeniu danych dotyczących banku w Konfiguracji firmy/rachunki bankowe lub bezpośrednio w Pieczątce firmy korzystając z klawisza <Tab> a następnie <Ins>. Wprowadzimy je w Lekcji 6 Kasa/Bank po zdefiniowaniu dzienników oraz planu kont, poniewaŝ aby wprowadzić dane o banku potrzebny jest numer konta księgowego, na który będą księgowane operacje związane z danym bankiem oraz dziennik księgowań. Ćwiczenie 1.4 Wprowadzamy operatora i określamy parametry konfiguracyjne operatora. Wprowadzamy nowego operatora Znaną juŝ kombinacją klawiszy <Ctrl>+<F9> z poziomu głównego menu wywołujemy menu Konfiguracja programu, z którego wybieramy Listę operatorów i wybór potwierdzamy klawiszem <Enter>. Na monitorze wyświetlona zostanie Lista operatorów, na której wprowadzone są dwie osoby. <Ins> - pozwoli nam wprowadzić nowego operatora. w polu Kod operatora: wpiszmy inicjały danej osoby (np. swoje), pole Imię i nazwisko: wypełnijmy właściwymi danymi, pole Poziom uprawnień pozostawmy puste (zaakceptujmy poziom uprawnień: 0) Klawisz <Enter> zapisze dane operatora, ponownie pokazując Listę operatorów programu. W analogiczny sposób moŝemy wprowadzić równieŝ innych operatorów. Z listy tej będziemy mogli usunąć klawiszem <Del> i potwierdzając <Enter> innych zapisanych operatorów, pod warunkiem, Ŝe nie będą oni Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 10

11 w danym momencie pracowali w programie (operator, który aktualnie pracuje oznaczony będzie na tej liście symbolem <*>). Po powrocie do menu głównego (wycofujemy się przy uŝyciu klawisza <Esc>), korzystając z klawisza <F7> będziemy mieli moŝliwość zmiany aktualnie pracującego operatora, podając określony poprzednio kod oraz zatwierdzając go klawiszem <Enter> Następnym etapem będzie określenie parametrów konfiguracyjnych operatora. Kombinacją klawiszy <Ctrl>+<F9> z poziomu głównego menu wywołujemy menu Konfiguracja operatora pole Hasło zostawiamy puste, naciskamy <Enter> aby przejść do następnego pola, w polu: Start w firmie znajduje się firma NOVA, poniewaŝ operator został utworzony gdy znajdowaliśmy się w tej firmie. Firmę startową moŝna zmienić naciskając klawisz <Tab> w polu Start w firmie i wybierając z listy inną firmę. wpisujemy nazwy stron kont księgowych (Winien i Ma bądź Debet i Kredyt). Zmiana statusu pozostałych parametrów (aktywny/nieaktywny) polega na umieszczeniu bądź nie w podświetlonych nawiasach kwadratowych [ ] odpowiedniego znacznika przy pomocy klawisza <Tab>. W tym ćwiczeniu określimy wstępnie optymalne parametry konfiguracyjne związane z pracą danego operatora, będą one oczywiście mogły podlegać w późniejszym okresie modyfikacji, zgodnie z preferencjami uŝytkownika. I tak: Prawo operacji na księdze głównej - klawiszem <Tab> nadajemy prawo do wykonywania księgowań na księdze głównej oraz przenoszenia tam zapisów znajdujących się w buforze, Wyświetlać podsumowania list operator otrzymuje na ekranie podsumowanie generowanych list moŝemy ten parametr uaktywnić, lecz spowolni to nieco wyświetlanie się list zawierających wiele pozycji. Ze względu na to, iŝ takie podsumowanie moŝemy zawsze uzyskać, korzystając z kombinacji klawiszy <Shift>+<+> (szary plus z klawiatury numerycznej), tego parametru nie zaznaczajmy, Księgowanie z kasy w PK parametr ten powoduje, Ŝe pozycje z dziennego raportu kasowego zostaną zaksięgowane w postaci zapisu złoŝonego tzw. PK, ten parametr zaznaczamy, Kontrola bilansowania PK - jeŝeli ten parametr uaktywnimy, przy zatwierdzaniu niezbilansowanego polecenia księgowania zostanie wyświetlone ostrzeŝenie, Automatyczne rozliczanie PK uaktywnienie tej opcji umoŝliwia automatyczne rozliczanie zapisów księgowych powstających w czasie księgowania wzorcem faktur gotówkowych, tego parametru nie uaktywniajmy, Automatyczne rozliczanie sparowanych dekretów po zaznaczeniu tego parametru, w momencie zaksięgowania obu sparowanych zapisów następuje ich automatyczne rozliczenie, ten parametr uaktywniamy, Domyślnie pełny arkusz PK podczas edycji pojedynczego zapisu PK na ekranie będą widoczne wszystkie pozycje (przy odznaczonym parametrze arkusz PK będzie zawierał jedynie pola: opis, kwota i konta Wn i Ma), ten parametr zaznaczamy, Zaznaczmy wszystkie elementy związane z księgowaniem przez bufor operator będzie dokonywał księgowania wyłącznie przez bufor, Określamy, w jaki sposób będziemy wprowadzać zapisy proste i złoŝone, przyjmijmy, iŝ zapis prosty uzyskamy przy uŝyciu klawisza <Insert>, natomiast zapis złoŝony, tzw. PK przy uŝyciu <Shift>+<Insert>. Ponowne uruchomienie programu spowoduje, Ŝe otworzy się baza firmy NOVA, jeŝeli operatorem będzie ustalona w tym ćwiczeniu osoba. Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 11

12 LEKCJA 2 Dostosowanie programu do specyfiki firmy W tym rozdziale: Definicja dzienników Nazwy rejestrów VAT Plan kont Kontrahenci W lekcji tej omówione zostaną czynności, które powinny zostać dokonane przez księgowego przed rozpoczęciem właściwej pracy, a więc przed rozpoczęciem rejestracji zdarzeń gospodarczych. Większość operacji wykonywana jest jednorazowo tzn. w momencie definiowania poszczególnych elementów na początku pracy z programem, uŝytkownik ma jednak moŝliwość dokonywania pewnych zmian równieŝ podczas trwania roku obrachunkowego. Definicja dzienników W trakcie bieŝącej działalności firmy mamy do czynienia z róŝnymi operacjami gospodarczymi, a więc działaniami, które wywierają wpływ na aktywa, pasywa, przychody lub koszty danej jednostki (np. zaciągnięcie kredytu bankowego, zakup środka trwałego, sprzedaŝ produktów). KaŜdej operacji gospodarczej powinien towarzyszyć zapis księgowy. Dziennik (lub zbiór dzienników) zawiera zapisy księgowe uporządkowane chronologicznie dzień po dniu. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Dodatkowo narastające od początku roku obroty dziennika powinny być zgodne z narastającymi od początku roku obrotami wynikającymi ze sporządzonego na koniec kaŝdego miesiąca zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Proponowana w programie miesięczna chronologia numeracji zapisów w dzienniku umoŝliwia dokonanie comiesięcznego uzgodnienia i kontroli kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji dokonywanych w danym miesiącu i w sposób ciągły w roku obrotowym. Zgodnie z Art. 14 Ustawy o Rachunkowości moŝna prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których kaŝdy grupuje operacje jednego typu - dzienników cząstkowych, pod warunkiem zestawiania ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Ze względu na to, iŝ w dzienniku powinny być ujmowane wyłącznie zapisy sprawdzone uŝytkownik ma moŝliwość dokonania wstępnej rejestracji zapisów księgowych w tzw. buforach księgowych. Poszczególnym operatorom moŝna równieŝ nadać uprawnienia do pracy w buforze księgowym i w dzienniku bądź tylko w buforze księgowym, róŝnicować moŝna równieŝ prawa do dokonywania modyfikacji zapisów księgowych. Nazwy rejestrów VAT Podatnicy VAT zobowiązani są do prowadzenia specjalnej ewidencji: Rejestr sprzedaŝy VAT Rejestr zakupów VAT W stosunku do dzienników rejestry VAT pełnią funkcję ewidencji pomocniczej i są podstawą wypełnienia deklaracji VAT-7. Program umoŝliwia prowadzenie wielu (ich ilość jest nieograniczona) rejestrów szczegółowych (zarówno w rejestrze sprzedaŝy jak i zakupu), co moŝe być wykorzystywane w firmach o zróŝnicowanej działalności. Szczegółowo rejestry VAT zostaną omówione w dalszej części ćwiczeń. Plan kont Zapisy księgowe towarzyszące operacjom gospodarczym rejestrowane są na kontach księgowych. Konto księgowe posiada: numer, nazwę, Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 12

13 dwie strony do wprowadzania wartości liczbowych (oznaczone jako Winien i Ma lub Debet i Kredyt) Zapisy księgowe w programie Księga Handlowa odbywają się w oparciu o dwupoziomową strukturę kont księgowych obejmującą: konta syntetyczne - nadrzędne (kwoty znajdujące się po obu stronach konta syntetycznego odpowiadają sumom odpowiednich stron wszystkich kont analitycznych). Numery kont syntetycznych zawierają maksymalnie 3 cyfry, konta analityczne podrzędne, na kontach tych wprowadzane są zapisy księgowe. Pełny numer konta analitycznego składa się z trzech cyfr (określających konto syntetyczne) oraz maksymalnie 8 znaków alfa-numerycznych (cyfr, liter) charakterystycznych dla danego konta analitycznego. Uwaga: KaŜde konto syntetyczne musi posiadać przynajmniej jedno konto analityczne, na które wprowadzane będą zapisy księgowe. Plan kont zdefiniowany w danej jednostce gospodarczej moŝe obejmować następujące typy kont: konta bilansowe i pozabilansowe, konta zwykłe i rozrachunkowe podział istotny ze względu na przeprowadzanie rozrachunków. Konto zwykłe wykazuje zawsze jedno saldo DT lub CT, natomiast konto rozrachunkowe moŝe wykazywać saldo dwustronne oraz persaldo jako róŝnicę sald, konta złotówkowe i walutowe. Kontrahenci Dzięki tej funkcji moŝna nie tylko prowadzić ewidencję stałych kontrahentów firmy, ale równieŝ przechowywać wiele innych danych ułatwiających współpracę z nimi. W programie KH wprowadzona została moŝliwość podziału wszystkich kontrahentów firmy na dowolną ilość grup. W zaleŝności od sposobu organizacji pracy, moŝna np. zdefiniować osobno grupy dostawców, odbiorców, urzędy skarbowe itd. Karta kontrahenta Aby wprowadzić nowego kontrahenta do bazy danych programu KH wprowadzamy wszystkie niezbędne informacje na jego kartę ewidencyjną. Kod - miejsce na podanie kodu kontrahenta (maksymalnie 8 znaków). Grupa - nazwa grupy, do której kontrahent ma naleŝeć. Dane kontrahenta - nazwa kontrahenta, dokładny adres kontrahenta, nr telefonu oraz faxu. Status - określenie, czy kontrahent jest podmiotem gospodarczym, czy osobą fizyczną. NIP - numer NIP z moŝliwością dopisania numeru PREFIX, kontrahenta unijnego. Tytuł i Osoba - sekcja wykorzystywana do korespondencji słuŝbowej. Bank - nazwa i adres banku oraz numer konta kontrahenta. Dane urzędowe - miejsce na nr wpisu do ewidencji. Warunki sprzedaŝy - sekcja ta nie ma znaczenia dla programu KH. O ile baza kontrahentów jest wspólna dla programów KH oraz programu fakturująco - magazynowego FPP, w tym miejscu istnieje moŝliwość zmiany warunków kredytowania sprzedaŝy przez operatorów programu księgowego. Znaczenie poszczególnych pól zostało opisane w podręczniku oraz ćwiczeniach z zakresu obsługi programu FPP. Dane księgowe - sekcja ta pozwala na zapisanie numerów syntetycznych kont rozrachunkowych dla sprzedaŝy i zakupów. Na bazie tych numerów i kodów kontrahenta tworzone są automatycznie (przy akceptacji operatora) odpowiednie konta analityczne. Uwagi - Pole Uwagi jest miejscem na wpisanie dodatkowych informacji o kontrahencie. Uwaga: Po wypełnieniu wszystkich pól zapisujemy wprowadzone dane do pamięci komputera klawiszami <Ctrl>+<Enter>. Natomiast rezygnacja z zapisu moŝliwa jest przy uŝyciu klawiszy <Ctrl>+<Esc>. Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 13

14 ĆWICZENIA Ćwiczenie 2.1 Definiujemy dzienniki i określamy uprawnienia operatorów. Ponowne uruchomienie programu spowoduje, Ŝe otworzy się baza firmy NOVA, jeŝeli operatorem będzie ustalona w poprzednim ćwiczeniu osoba. Do danej bazy będzie moŝna równieŝ wejść korzystając z opcji Zmiana firmy z poziomu menu głównego. Jednoczesnym naciśnięciem klawiszy <Ctrl>+<F9> z poziomu głównego menu wywołujemy menu Konfiguracja, z którego wybieramy Konfigurację Firmy, a następnie Definicję dzienników. Dla przypomnienia - wybór kaŝdorazowo potwierdzamy klawiszem <Enter>. Na wyświetloną listę obecnie pustą - wprowadzać będziemy dzienniki, do których kierowane będą zapisy księgowe: klawiszem <Insert> dodajemy nowy dziennik o nazwie BANK (pole związane z nazwą dziennika jest polem zawierającym maksymalnie pięć znaków), akceptujemy klawiszem <Enter>, na liście definiowanych dzienników widoczny będzie wprowadzony przez nas BANK. w ten sam sposób zdefiniujmy jeszcze pozostałe dzienniki: KASA, PK, SPRZE, ZAKUP. Uwaga: W ćwiczeniu tym zdefiniowaliśmy pięć dzienników cząstkowych, które będą wykorzystywane w dalszej części podręcznika. KaŜdy uŝytkownik ma oczywiście moŝliwość utworzenia ich dowolnej ilości w zaleŝności od zaistniałych potrzeb. Dziennik, który nie będzie zawierał Ŝadnych zapisów moŝe zostać z listy usunięty, przy uŝyciu klawisza <Delete> i potwierdzeniu klawiszem <Enter>. W kaŝdym ze zdefiniowanych dzienników moŝemy korzystać z buforów księgowych, gdzie wprowadza się zapisy, które mogą jeszcze podlegać modyfikacji bądź usunięciu. Na koniec miesiąca, po ich sprawdzeniu i zatwierdzeniu powinno nastąpić przesunięcie zapisów księgowych do księgi głównej. Zapisy w księdze głównej nie podlegają juŝ modyfikacji, (poprawiane mogą być tylko za pomocą zapisu korygującego storna), nie mogą równieŝ zostać usunięte. Uwaga: Dla przypomnienia - prawo wykonywania operacji w księdze głównej określamy przy definiowaniu Konfiguracji Operatora (ćwiczenie 1.4). W dalszej części ćwiczenia operatorom nadamy uprawnienia do pracy w poszczególnych dziennikach. MoŜemy zdecydować się na wybór następujących opcji: nadajemy operatorowi prawo do pracy w danym dzienniku będzie on mógł wprowadzać w nim zapisy, przeglądać zapisy dokonane przez wszystkich operatorów oraz dokonywać modyfikacji bądź usunięcia zapisów wprowadzonych wyłącznie przez niego, nadajemy operatorowi rozszerzone prawa modyfikacji w danym dzienniku taki uŝytkownik oprócz wprowadzania oraz przeglądania wszystkich zapisów moŝe równieŝ dokonywać modyfikacji bądź usunięcia zapisów wprowadzonych przez wszystkich operatorów. Nadajemy uprawnienia: z listy pięciu zdefiniowanych dzienników cząstkowych widocznych w opcji Definicja dzienników wybieramy klawiszem <Enter> dziennik BANK, na wyświetlonej liście uŝytkowników dziennika BANK znajdują się kody wszystkich operatorów posiadających prawo do pracy w tym dzienniku. Do listy tej moŝemy dopisać bądź usunąć inne Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 14

15 osoby. Przy wprowadzaniu nowego operatora korzystamy z klawisza <Ins>, podajemy kod operatora, któremu nadajemy prawa do pracy w danym dzienniku (listę wszystkich operatorów programu moŝemy wywołać klawiszem <Enter>), określamy jego uprawnienia oraz akceptujemy <Enter>. Na liście uŝytkowników pojawi się wówczas kod nowego uŝytkownika, gwiazdka przy kodzie uŝytkownika na wspomnianej liście oznacza, iŝ ma on rozszerzone prawa modyfikacji. Takie uprawnienia otrzymuje uŝytkownik, który dany dziennik wprowadził, dodatkowo moŝna je nadać innym operatorom. W tym celu ustawiamy się na kodzie danego operatora, korzystając ze strzałek < > < > i naciskamy klawisz <Enter>. MoŜemy wówczas dokonać zmiany zapisu, a więc korzystając ze strzałek wybrać,,rozsz. prawa modyf.: Tak. Po zatwierdzeniu dokonanych zmian <Enter>, na wyświetlonej liście uŝytkowników dziennika pojawią się uaktualnione informacje przy kodzie danego operatora pojawi się gwiazdka, w analogiczny sposób zadecydujmy równieŝ o uŝytkownikach i ich uprawnieniach w pozostałych czterech dziennikach: KASA, PK, SPRZE, ZAKUP. Uwaga: JeŜeli najpierw zdefiniujemy dzienniki a później dodamy kolejnego operatora, to nowy operator nie będzie miał automatycznie praw dostępu do istniejących dzienników. NaleŜy w Konfiguracji firmy/ Definicje dzienników dodać do poszczególnych dzienników nowego operatora (za pomocą klawisza <Insert>). Ćwiczenie 2.2 Określamy nazwy rejestrów VAT MoŜemy określić dowolną ilość rejestrów szczegółowych rejestru zakupów i sprzedaŝy VAT w zaleŝności od specyfiki działalności firmy i wynikającej z niej potrzeb. Rejestr sprzedaŝy VAT z poziomu menu głównego wybieramy Rejestry VAT, a następnie Rejestr sprzedaŝy, moŝemy skorzystać z kaŝdej z trzech opcji: Za wybrany dzień/ Za wybrany miesiąc/ Razem za cały rok; wybierzmy opcję Za wybrany miesiąc, uŝycie klawisza <Enter> na wyświetlonym ekranie (pole z migającym kursorem) udostępni nam listę rejestrów z komunikatem: Lista jest pusta..., <Insert> umoŝliwi nam wprowadzenie nowego rejestru, jego nazwa moŝe zawierać maksymalnie 5 znaków, dobrze więc zastosować czytelne skróty, wpiszmy SPRZE i potwierdźmy klawiszem <Enter>, wprowadźmy kolejny rejestr, w tym celu uŝyjemy ponownie klawisza <Insert> i wpiszemy USŁUG (Usługi), dodanie zapisu potwierdźmy klawiszem <Enter>. Rejestr zakupów VAT z poziomu menu głównego wybieramy Rejestry VAT, a następnie Rejestr zakupów, wybierzmy tym razem listę Za wybrany dzień, uŝycie klawisza <Enter> na wyświetlonym ekranie (pole z migającym kursorem) udostępni nam listę rejestrów z komunikatem: Lista jest pusta..., <Insert> umoŝliwi nam wprowadzenie nowego rejestru, jego nazwa moŝe zawierać maksymalnie 5 znaków, dobrze więc zastosować czytelne skróty, wpiszmy ZAKUP i potwierdźmy klawiszem <Enter>, wprowadźmy kolejny rejestr, w tym celu uŝyjemy ponownie klawisza <Insert> i wpiszemy KOSZT, dodanie zapisu potwierdźmy <Enter>. Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 15

16 Ćwiczenie 2.3 Plan kont W ćwiczeniu tym określimy konta syntetyczne i analityczne, na które wprowadzane będą zapisy księgowe. Definiujemy konta syntetyczne Konto syntetyczne zwykłe: wybieramy Plan kont z poziomu menu głównego, po wybraniu opcji Razem wg numeru, wyświetli się komunikat : Lista jest pusta..., uŝycie klawisza <Insert> spowoduje wyświetlenie planszy do definiowania kont syntetycznych (kont księgi głównej), data załoŝenia konta: proponowana data to data bieŝąca. Przejście do następnej linii kaŝdorazowo moŝliwe jest po zaakceptowaniu danego zapisu przez <Enter>, Uwaga: W celu zmiany daty załoŝenia konta np. na początek roku bilansowego, naleŝy wycofać się <Esc> do poziomu menu głównego i dokonać zmiany daty systemowej klawiszem <F3> a następnie powtórzyć operacje wspomniane w dwóch powyŝszych punktach. Zmiana daty załoŝenia konta moŝliwa jest tylko przy jego zakładaniu. numer: pole zawierające trzycyfrowy numer konta syntetycznego - wprowadźmy 010, grupa: numer bądź nazwa zespołu, w które pogrupowane są konta syntetyczne, naciśnięcie klawisza <Enter> w tym polu spowoduje wyświetlenie się prostokątnego okienka z komunikatem: Lista jest pusta..., po naciśnięciu <Insert> wpiszmy 0 i zatwierdźmy klawiszem <Enter> - ustalamy, iŝ konto 010 jest częścią grupy 0, obejmującej majątek trwały. Spowoduje to ponowne wyświetlenie się prostokątnego okna zawierającego listę grup, naleŝy z niej wybrać odpowiednią pozycję, (w naszym przypadku widoczna będzie wyłącznie jedna pozycja) oraz zaakceptować ją <Enter>, nazwa: wpiszmy Środki trwałe, typ: wybierzmy zwykłe/ bilansowe, kontrola salda umoŝliwia kontrolę poprawności salda, wybierzmy parametr brak, Uwaga: Aby skorzystać ze wspominanej funkcji, naleŝy wybrać symbole DT lub CT, w zaleŝności od tego, czy saldo ma być debetowe czy kredytowe. Zastosowanie kontroli salda nie uniemoŝliwia wprowadzenia zapisu po przeciwnej stronie konta, w takim przypadku pojawi się wyłącznie odpowiedni komunikat. nie rozwijać analityki: parametr ten decyduje o sposobie prezentacji kont analitycznych na liście Wszystkie konta oraz na wydrukach dokonywanych z poziomu zestawienia obrotów i sald. Uaktywnia go uŝycie klawisz <Tab>, jest to sygnalizowane pojawieniem się odpowiedniego znacznika w nawiasach kwadratowych [ ]. W naszym przypadku nie uaktywniamy tego parametru i przechodzimy prze naciśnięcie <Enter> do następnej linii, poziom uprawnień zaakceptujmy poziom uprawnień 0, zatwierdźmy wprowadzone dane klawiszem <Enter>, a następnie przejdźmy do następnej części ćwiczenia. Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 16

17 Uwaga: Znajdujące się na arkuszu pola Bilans otwarcia, Obroty, Stan bieŝący, Saldo rozwinięte, Persaldo mają charakter informacyjny i nie podlegają modyfikacji. Konto syntetyczne rozrachunkowe: po wykonaniu pierwszej części ćwiczenia wyświetlona zostanie lista Konta syntetyczne wg numeru. UŜycie klawisza <Insert> umoŝliwi dopisanie nowego konta syntetycznego oraz spowoduje wyświetlenie znanej nam juŝ planszy do jego definiowania, data załoŝenia konta: proponowana data to data bieŝąca, numer: pole zawierające trzycyfrowy numer konta syntetycznego - wprowadźmy 201, grupa: naciśnięcie klawisza <Enter> w tym polu spowoduje wyświetlenie się listy, na której widoczna będzie wpisana poprzednio grupa 0, korzystając z klawisza <Insert> wprowadźmy 2 i zatwierdźmy przez wciśnięcie <Enter> - ustalamy, iŝ konto 201 jest częścią grupy 2, obejmującej rozrachunki. Następnie z wyświetlonej listy wybieramy wprowadzoną <2> oraz akceptujemy <Enter>, nazwa: wpiszmy Rozrachunki z odbiorcami, typ: wybierzmy rozrachunkowe/ bilansowe, Uwaga: Proponujemy, aby status konta rozrachunkowego nadawać tylko tym kontom, które będą następnie wykorzystywane przy dokonywaniu rozliczeń, a więc kojarzeniu naleŝności bądź zobowiązań z dokumentami zapłaty. kontrola salda wybierzmy parametr brak, nie rozwijać analityki: uaktywnijmy parametr klawiszem <Tab> - zostanie to zasygnalizowane pojawieniem się odpowiedniego znacznika w nawiasach kwadratowych [ ]. poziom uprawnień zaakceptujmy poziom uprawnień 0, zatwierdźmy wprowadzone dane klawiszem <Enter>. na wyświetlonej liście Konta syntetyczne wg numeru przed nazwą konta 201 pojawi się litera R, oznaczająca rozrachunkowy status konta. Uwaga: Modyfikacji dotyczących wprowadzonego konta moŝna dokonać przy uŝyciu klawiszy <Shift>+<Insert> z poziomu Razem wg numeru, Grupa wg numeru, Wszystkie konta. Definiujemy konta analityczne z wyświetlonej listy Konta syntetyczne wg numeru wybierzmy korzystając ze strzałek < > < > konto 010 Środki trwałe, dopisanie konta analitycznego umoŝliwi nam klawisz <Enter>, udostępnia on bowiem listę konta analitycznych związanych z danym kontem, przy wpisywaniu pierwszego konta lista będzie pusta, wprowadzenie nowego konta klawisz <Insert> - wymaga określenia, analogicznie jak w przypadku wprowadzenia następujących danych: Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 17

18 Uwaga: Większość danych pobierana jest z arkusza konta syntetycznego, jest to istotne głównie przy określaniu typu konta (zwykłe/ rozrachunkowe, bilansowe/ pozabilansowe). Zalecamy, aby poza wyjątkowymi przypadkami, wspomniany status kont był identyczny, jest to istotne zwłaszcza dla prowadzenia rozrachunków oraz prezentacji danych na zestawieniu obrotów i sald. data załoŝenia konta: zaakceptujmy klawiszem <Enter> proponowaną datę bieŝącą, numer: pełny numer konta składa się z 3 cyfr (określających numer konta syntetycznego) oraz 8 dodatkowych znaków (liter, cyfr, znaków bądź ich kombinacji), wpiszmy 1, pełnym numer konta będzie więc 010-1, Uwaga: W przypadku kont rozrachunkowych moŝemy wykorzystać klawisz <Tab>, przywołując w ten sposób kod kontrahenta, oczywiście określony poprzednio z poziomu funkcji Kontrahenci, w dalszej części ćwiczeń przedstawiony zostanie inny sposób stworzenia kont rozrachunkowych. nazwa: wpiszmy Grunty typ: zaakceptujmy <Enterem> zwykłe/ bilansowe, kontrola salda zaakceptujmy parametr brak, poziom uprawnień zaakceptujmy poziom uprawnień 0, zatwierdźmy wprowadzone dane klawiszem <Enter>, na wyświetlonej liście Konta analityczne syntetyki 010 pojawi się wprowadzone przez nas konto: 1 Grunty. Uwaga: Modyfikacji wprowadzonych danych moŝemy dokonać ustawiając się na danym koncie na liście Kont analitycznych syntetyki i uŝywając klawiszy <Shift>+<Enter>. Ćwiczenie 2.4 Definiujemy plan kont firmy Jak juŝ wspomniano, plan kont powinien być dostosowany do potrzeb oraz specyfiki jednostki gospodarczej. W oparciu o scenariusze działań przedstawione w poprzednim ćwiczeniu uŝytkownik moŝe dokonać definicji własnego planu kont bądź skorzystać z załączonego uproszczonego modelu - samodzielne wykonanie tego ćwiczenia umoŝliwia utrwalenie poznanych informacji. Informacje dodatkowe: Litera R przy numerze konta oznacza rozrachunkowy status konta, Konta syntetyczne: Rozrachunki z odbiorcami, Rozrachunki z dostawcami, Rozrachunki walutowe nie posiadają zdefiniowanych kont analitycznych, zostaną one określone w dalszej części ćwiczeń, związanej z opcją Kontrahenci. Uproszczony plan kont (opracowany dla celów ćwiczeń) Symbol konta Syntetyczne Analityczne Nazwa konta ZESPÓŁ 0 MAJĄTEK TRWAŁY 010 Środki trwałe Grunty Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 18

19 010-2 Budynki i budowle Maszyny i urządzenia Środki transportu 020 Wartości niematerialne i prawne Wartości niematerialne i prawne 070 Umorzenie środków trwałych Budynki i budowle Maszyny i urządzenia Środki transportu ZESPÓŁ 1 ŚRODKI PIENIĘśNE 100 Kasa Kasa gotówkowa 130 Rachunek bankowy Rachunek bankowy BS S.A. ZESPÓŁ 2 ROZRACHUNKI 201 R Rozrachunki z odbiorcami 202 R Rozrachunki z dostawcami 203 R Rozrachunki walutowe 220 Rozrachunki z budŝetem Podatek dochodowy osoby fizyczne 221 Rozrachunki z tytułu VAT VAT naliczony VAT naleŝny 230 Rozrachunki z pracownikami Rozrachunki z tyt. Wynagrodzeń ZESPÓŁ 3 MATERIAŁY I TOWARY 300 R Rozliczenie zakupu R Rozliczenie zakupu towarów 330 Towary Towary handlowe ZESPÓŁ 4 KOSZTY WG RODZAJÓW 400 Amortyzacja Amortyzacja KUP Amortyzacja NKUP 402 ZuŜycie materiałów i energii ZuŜycie materiałów ZuŜycie energii 403 Usługi obce Usługi obce 404 Podatki i opłaty Podatki i opłaty 405 Wynagrodzenia Wynagrodzenia 408 Koszty reprezentacji i reklamy Reklama limitowana Reklama nielimitowana 490 Rozliczenie kosztów Rozliczenie kosztów ZESPÓŁ 5 KOSZTY KALKULACYJNIE 501 Koszty działalności podstawowej Amortyzacja ZuŜycie materiałów ZuŜycie energii Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 19

20 501-4 Usługi obce Wynagrodzenia 505 Koszty wydziałowe Amortyzacja ZuŜycie materiałów ZuŜycie energii Usługi obce Wynagrodzenia 520 Koszty ogólnego zarządu Amortyzacja ZuŜycie materiałów ZuŜycie energii Usługi obce Wynagrodzenia ZESPÓŁ 7 PRZYCHODY I KOSZTY 700 SprzedaŜ towarów handlowych SprzedaŜ towarów handlowych 711 Koszt własny sprzedanych towarów Koszt własny sprzedanych towarów 761 Pozostałe koszty operacyjne Pozostałe koszty operacyjne 762 Pozostałe przychody operacyjne Pozostałe przychody operacyjne ZESPÓŁ 8 KAPITAŁY 800 Kapitał własny Kapitał własny 860 R Wynik finansowy R Wynik finansowy 861 Zyski nadzwyczajne Zyski nadzwyczajne 862 Straty nadzwyczajne Straty nadzwyczajne Uwaga: Istnieje moŝliwość wykorzystania zdefiniowanego planu kont w innej kartotece, (np. w przypadku biur rachunkowych). W tym celu naleŝy w kartotece firmy, która nie posiada jeszcze określonego planu kont wybrać opcję Funkcje specjalne, a następnie Import/ Import danych. Następnym krokiem będzie wybranie wersji programu, nazwy firmy, której plan kont chcemy zaimportować oraz zaznaczenie klawiszem <Tab> Kont syntetycznych oraz Kont analitycznych w części związanej ze Słownikami. Ćwiczenie 2.5 Rejestrujemy kontrahentów Rejestrujemy stałego odbiorcę W tym celu z menu głównego wybieramy pozycję Kontrahenci a następnie listę Razem wg kodu. Wyświetli się okno Kontrahenci wszystkich grup wg kodu, z komunikatem Lista jest pusta... Po naciśnięciu klawisza <Insert> wyświetlony zostanie arkusz karty kontrahenta (ewidencyjnej), który wypełnimy danymi o odbiorcy. w polu Kod: wpisujemy ABA klawisz <Enter> w polu Grupa: wywoła pustą listę grup, na którą klawiszem <Insert> wprowadzimy grupę ODBIO pole Nazwa: wypełniamy treścią Przedsiębiorstwo Handlowe ABA Ćwiczenia dla UŜytkowników programu KSIĘGA HANDLOWA cz. I Str. 20