PORADNIK Praca z wydarzeniami na witrynach nowego portalu SGH (na platformie SharePoint)

Transkrypt

1 PORADNIK Praca z wydarzeniami na witrynach nowego portalu SGH (na platformie SharePoint) wersja 1.0. (24 maja 2013 r.) Przygotowanie: Biuro Informacji i Promocji, Centrum Informatyczne

2 Poradnik przeznaczony jest dla jednostek posiadających witryny w nowym portalu SGH w strukturach: kolegia.sgh.waw.pl oraz administracja.sgh.waw.pl. Organizacje studenckie i koła naukowe umieszczają Wydarzenia poprzez witrynę Samorządu Studentów. Słownik SP SGH: Edytor osoba posiadająca uprawnienia do edytowania witryny jednostki; Wydawca osoba posiadająca uprawnienia do publikowania informacji na witrynie jednostki/witrynie profilowej; edytowanie zajmuje się tym Edytor witryny jednostki; po utworzeniu bądź modyfikacji stron w witrynie jednostki nowy kształt/treść widoczna jest tylko dla Edytora i Wydawcy witryny jednostki; widoczną dla użytkowników internetu staje się dopiero po opublikowaniu jej przez Wydawcę witryny; Edytor inicjuje publikowanie treści w witrynie jednostki za pomocą przycisku PRZEŚLIJ w zakładce PUBLIKUJ; publikowanie zajmuje się tym Wydawca witryny; publikowanie sprawia, że strona lub element listy (np. Aktualności, Wydarzenia, Badania naukowe) staje się widoczny dla użytkowników internetu; witryna jednostki witryna jednostki administracyjnej lub kolegialnej, np. administracja.sgh.waw.pl/pl/ci, kolegia.sgh.waw.pl/pl/kgs; jest ona zbiorem podwitryn, stron (tworzonych przez Edytorów), dokumentów i obrazów (przekazywanych do portalu); witryny profilowe witryny agregujące informacje przeznaczone dla następujących grup odbiorców serwisu: kandydat (oferta.sgh.waw.pl), student (student.sgh.waw.pl), absolwent (absolwent.sgh.waw.pl), pracownik (pracownik.sgh.waw.pl), firma (firma.sgh.waw.pl), media (media.sgh.waw.pl); posiadają one oddzielnych wydawców niż witryny jednostek; strona główna SGH podwitryna element witryny jednostki (stopień niżej w hierarchii witryn); jest zbiorem stron (tworzonych przez Edytorów), dokumentów i obrazów (przekazywanych do portalu); strona element witryny bądź podwitryny jednostki (najniżej w hierarchii); każda witryna i podwitryna musi posiadać co najmniej jedną stronę (podstawowa strona w każdej witrynie ma nazwę DEFAULT); ewidencjonowanie elementu portalu (strony, obrazu, dokumentu) rozpoczęcie edycji elementu powoduje jego wyewidencjonowanie; wyewidencjonowanego elementu nie może edytować nikt inny poza osobą, która go wyewidencjonowała; aby wyewidencjonowany element stał się widoczny i dostępny dla innych edytorów, musi zostać zaewidencjonowany; przepływ pracy proces inicjowany przez Edytora, skierowany do Wydawcy, który ma doprowadzić do opublikowania nowego lub zmienionego elementu; przepływ może zakończyć się zatwierdzeniem lub odrzuceniem; bieżące stany przepływów raportowane są za pomocą poczty elektronicznej; 2

3 webpart składnik strony; np. Edytor Zawartości, Kontakt, Kontakt do szefa jednostki, Oferta Dydaktyczna, Aktualności, Badania Naukowe, Kalendarz Wydarzeń; wydarzenie - składnik strony i jednocześnie element listy kalendarz SGH; umożliwia prezentowanie wydarzeń tworzonych przez jednostki uczelni na witrynach jednostek oraz witrynach profilowych i stronie głównej SGH. Formularz do zgłaszania błędów występujących w portalu oraz sugestii zmian: Spis treści 1. Wstęp jak zacząć edytowanie witryny jednostki Dodawanie wydarzenia Publikowanie/zatwierdzanie wydarzenia i przepływy pracy Przeglądanie wydarzeń (lokalizacje i sposoby wyświetlania)

4 1. Wstęp jak zacząć edytowanie witryny jednostki Aby zacząć pracę w portalu SGH (na platformie SharePoint), należy zalogować się na witrynie edytowanej jednostki. Po wejściu na stronę, którą masz zamiar edytować sprawdź, jaką informację wyświetla portal w górnym prawym rogu strony. Możliwe są następujące sytuacje: 1.1. Widnieje tam Twoje imię i nazwisko co oznacza, że jesteś zalogowany do portalu i możesz przystąpić do pracy (przejdź do punktu 2 niniejszej instrukcji) Widnieje tam nazwisko innej osoby, jak np. na Rys. 1. W takiej sytuacji należy kliknąć w wyświetlone nazwisko i wybrać opcję: Zaloguj się jako inny użytkownik (Rys. 1). Rys. 1 W otrzymanym oknie Zabezpieczenia systemu Windows wpisz swój login i hasło do systemu SGH_NET, wybór zatwierdź przyciskiem OK (Rys. 2). 4

5 Rys Widnieje tam znaczek Logowanie, jak na Rys. 3. Kliknij w niego, aby zalogować się do systemu. Rys. 3 W otwartym oknie Logowanie wybierz opcję Uwierzytelnianie systemu Windows (Rys. 4). Rys Jeśli pracujesz poza siecią SGH (np. z domu), system poprosi Cię o wpisanie Twojego loginu i hasła do SGH_NET. Wpisz je i zacznij pracę przechodząc do punktu 2 niniejszej instrukcji. 5

6 Jeśli pracujesz w sieci SGH, portal pokaże w górnym prawym rogu strony imię i nazwisko osoby, która jest zalogowana do komputera (wtedy przejdź do punktu 2 niniejszej instrukcji) lub innej osoby (wtedy wróć do punktu 1.2 powyżej). Pamiętaj: Jeśli pomyślnie przeszedłeś logowanie do portalu opisane w punktach , w górnym lewym rogu powinien pokazać się przycisk AKCJE WITRYNY, który widoczny jest tylko dla zalogowanych użytkowników posiadających uprawnienia do edycji danej witryny. 2. Dodawanie wydarzenia 2.1. Kliknij w AKCJE WITRYNY w górnym lewym rogu. Następnie WYŚWIETL CAŁĄ ZAWARTOŚĆ WITRYNY (Rys. 5). Rys. 5 W wyświetlonej zawartości witryny z zakładki Listy wybierz listę Aktualności SGH (Rys. 6). 6

7 Rys. 6 W otwartym oknie Kalendarza SGH witryny jednostki otrzymasz listę istniejących wydarzeń. (Rys. 7). Publikowaniem wydarzeń zajmuje się Wydawca witryny jednostki. Rys. 7 Aby dodać nowe Wydarzenie wybierz opcję NOWY ELEMENT z górnego paska menu Kalendarza SGH: NARZĘDZIA LIST/ELEMENTY (Rys. 8). 7

8 Rys. 8 Po wybraniu tego polecenia otrzymasz otwarte okno: KALENDARZ SGH NOWY ELEMENT. Możesz przystąpić do wypełniania pól formularza, który pojawi się w tym samym oknie przeglądarki (Rys. 9). Pamiętaj: Pola zaznaczone * są obowiązkowe do wypełnienia. 8

9 Rys. 9 W pole NAZWA WYDARZENIA (rys. 10) wpisz nazwę wydarzenia, które ukaże się na witrynie głównej Twojej jednostki, na witrynach jednostek nadrzędnych (w przypadku stron zakładów, katedr i instytutów) oraz na witrynach profilowych, jeżeli wybierzesz je w ostatnim polu niniejszego formularza (czytaj więcej poniżej prezentacja na Rys. 23). 9

10 np. Rys. 10 W polu TYP (Rys. 11) wybierz rodzaj wydarzenia, np.: Rys. 11 W pole MIEJSCE WYDARZENIA (Rys. 12) wpisz miejsce, w którym wydarzenie ma się odbyć, np.: Rys. 12 W pole CZAS ROZPOCZĘCIA (Rys. 13) wpisz lub wybierz datę rozpoczęcia wydarzenia, np.: Rys. 13 W pole CZAS ZAKOŃCZENIA (Rys. 14) wpisz lub wybierz datę zakończenia wydarzenia, np.: Rys

11 W pole OPIS (Rys. 15) wpisz krótki opis wydarzenia, np.: Rys. 15 Pole WYDARZENIE CAŁODZIENNE (Rys. 16) służy do zaznaczenia wydarzenia trwającego cały dzień. Rys. 16 Pole CYKL (Rys. 17) służy do zaznaczania wydarzenia, które ma się odbywać cyklicznie przez określony czas (wystarczy jednorazowe wpisanie wydarzenia oraz zaznaczenie w polu cykl ram czasowych wydarzenia oraz częstotliwości jego występowania). Poniżej zrzut ekranu z możliwościami wyboru cyklu powtarzania się wydarzenia. Rys. 17 W pola IMIĘ I NAZWISKO ORGANIZATORA, ORGANIZATORA, TELEFON ORGANIZATORA (Rys. 18) wpisz dane dotyczące organizatora wydarzenia, np.: Rys

12 W pole LINK DO WYDARZENIA (Rys. 19) możesz wpisać adres strony internetowej, na której jest więcej szczegółów dot. tego wydarzenia (np. na stronie wydarzenia na witrynie jednostki), np.: Rys. 19 Pole POWIĄŻ Z AKTUALNOŚCIĄ (Rys. 20) daje możliwość powiązania opisywanego wydarzenia z aktualnością umieszczoną na liście Aktualności SGH na witrynie jednostki. Rys. 20 Pole UKRYJ WYDARZENIE (Rys. 21) po zaznaczeniu tej opcji, wydarzenie nie będzie widoczne dla użytkowników internetu na witrynie Twojej jednostki ani w archiwum wydarzeń jednostki. Pamiętaj: W SP SGH można UKRYWAĆ wydarzenie (za to nie można go usuwać), ponieważ tylko dzięki funkcji UKRYWANIA zachowujemy spójność w systemie (pamiętaj, że jeśli zarekomendowałeś swoje wydarzenie na inne witryny a usuniesz je ze swojej, inni Wydawcy nie dowiedzą się o tym a Twoje wydarzenie będzie nadal widoczne na tych innych witrynach; z kolei jeśli je UKRYJESZ, przepływ z tą informacją zostanie uruchomiony i Wydawcy witryn, na które zarekomendowałeś wydarzenie, dowiedzą się o tym, że je UKRYŁEŚ/UKRYŁAŚ i nie chcesz, aby było widoczne dla kogokolwiek). Edytor witryny po ukryciu wydarzenia nadal będzie miał do niego dostęp przez Akcje witryny / Wyświetl całą zawartość witryny / Lista Kalendarz SGH to ułatwi pracę z wydarzeniem w przyszłości i zapewni łatwy powrót do wydarzeń archiwalnych). Rys. 21 W polu ZGŁOŚ DO KALENDARZA (Rys. 23) możesz z istniejącej listy witryn wybrać którąś z witryn profilowych, witrynę główną uczelni lub witrynę nadrzędnej jednostki (tylko w przypadku jednostek typu zakład, katedra/instytut), na której dodatkowo chciałbyś/chciałabyś, aby ukazało się wydarzenie. Aby wybrać witrynę należy ją zaznaczyć i kliknąć przycisk DODAJ. 12

13 Rys. 23 Pola wypełnione w formularzu zatwierdź klikając ZAPISZ. Po zapisaniu formularza wydarzenia wrócisz do listy Kalendarz SGH (rys. 8), na której ukaże się Twoje nowe wydarzenie (gdy w nie klikniesz pojawi się uzupełniony formularz jak na Rys. 9 wraz z informacją o stanie zatwierdzenia: oczekujący lub zatwierdzony (Rys. 24a i 24b)). 13

14 Rys. 24a 14

15 Rys. 24b Pamiętaj: status OCZEKUJĄCY oznacza, że wydarzenie czeka na akceptację Wydawcy witryny. Dopóki nie zaakceptuje on treści, wydarzenie w przygotowanym kształcie nie ukaże się na witrynie głównej Twojej jednostki ani na innej witrynie, na którą została zarekomendowana poprzez pole ZGŁOŚ DO AKTUALNOŚCI. 15

16 3. Publikowanie/zatwierdzanie wydarzenia i przepływy pracy Publikowanie/zatwierdzanie wydarzenia to proces ostatecznego akceptowania wydarzenia przez Wydawcę witryny. Uruchamiany jest w momencie kliknięcia ZAPISZ pod formularzem wydarzenia. Należy pamiętać, że wydarzenie, które tworzysz albo zmieniasz, musi zostać zaakceptowane przez Wydawcę witryny (status zatwierdzenia wydarzenia można podejrzeć na liście Kalendarz SGH głównej witryny jednostki), aby mogli ją przeczytać użytkownicy internetu. Po zapisaniu formularza wydarzenia otrzymasz o treści jak na Rys. 26. Jest to forma potwierdzenia przekazania zadania zatwierdzenia Twojego wydarzenia przez Wydawcę. W u pojawią się charakterystyczne żółte gwiazdki. Rys

17 Jeśli Wydawca ODRZUCI Twoje wydarzenie, w treści a poda Ci powód odrzucenia oraz prośbę o wprowadzenie poprawek w polu KOMENTARZ (Rys. 27). W takim przypadku postępuj zgodnie z instrukcją działania umieszczoną poniżej komentarza o odrzuceniu (przejdź do edycji aktualności, wprowadź zmiany i zapisz je). W u pojawią się charakterystyczne czerwone gwiazdki. Rys

18 Jeśli wydawca ZATWIERDZI Twoje wydarzenie, otrzymasz z komunikatem informującym o zatwierdzeniu wydarzenia (Rys. 28). W tym przypadku Wydawca również może dodać komentarz, jeśli tak zapoznaj się z nim, mogą się w nim znajdować wskazówki na przyszłość. W u pojawią się charakterystyczne zielone gwiazdki. Rys Przeglądanie wydarzeń (lokalizacje i sposoby wyświetlania) 4.1. Witryna główna jednostki: wydarzenie, które zostało zatwierdzone i jest najbliższe bieżącej dacie pojawi się na pierwszym miejscu w sekcji Wydarzenia na witrynie głównej Twojej jednostki (Rys. 29). 18

19 Rys Po kliknięciu WIĘCEJ można przeglądać wszystkie wydarzenia znajdujące się w kalendarzu wydarzeń jednostki. Otworzy się strona z kalendarzem jednostki. Aby uzyskać informację szczegółową na temat konkretnego wydarzenia należy kliknąć w wydarzenie (Rys. 30). Rys