Elektroniczny Rejestr Zestawień Dokumentów Dostawy instrukcja użytkownika dla podmiotu sporządzającego zestawienia

Transkrypt

1 Elektroniczny Rejestr Zestawień Dokumentów Dostawy instrukcja użytkownika dla podmiotu sporządzającego zestawienia

2 Dokument Opis Autorzy IZBA CELNA W TORUNIU Instrukcja użytkownika dla podmiotu sporządzającego zestawienia dokumentów dostawy Dokument opisuje funkcjonalności elektronicznego rejestru zestawień dokumentów dostawy w części przeznaczonej dla podmiotów sporządzających zestawienia dokumentów dostawy Współpraca Data ostatniej weryfikacji Data druku Liczba stron Status: 23 Historia zmian Nr wersji Data Autorzy Opis zmian Wersja pierwsza dokumentu Poprawki edytorskie Uaktualnienie p Sławomir Paluch Poprawki edytorskie Uaktualnienie p Poprawki edytorskie p.4.x p.4.8 str. 2/22

3 Spis treści 1. Instalowanie programu Minimalne wymagania systemu Środowisko pracy Opis programu Okno główne Tworzenie bazy dokumentów dostawy Wczytanie istniejącej bazy dokumentów dostawy Generowanie nowego zestawienia dokumentów dostawy Wczytanie istniejącego zestawienia dokumentów dostawy Okno danych wczytanej/dodanej bazy dokumentów dostawy Okno Dokument dostawy Dodanie KOREKTY Okno Towar Okno danych wczytanego zestawienia dokumentów dostawy Okno importu danych Struktura pliku PRZYKŁAD str. 3/22

4 1. Instalowanie programu. Należy pobrać najnowszą wersję instalacyjną programu ze strony internetowej Izby Celnej w Toruniu i zainstalować ją. Aktualizacje należy instalować w miejscu poprzedniej wersji programu. Aktualizacja nie powoduje usunięcia wprowadzonych wcześniej danych. 2. Minimalne wymagania systemu Komputer PC klasy x86, Karta grafiki VGA, Monitor 15" VGA, 50 MB wolnego miejsca na dysku twardym, 512 MB pamięci RAM, 3. Środowisko pracy System operacyjny Windows XP/VISTA/7/8/8.1, Windows Server 2003/2008/2012. Aplikacja przeznaczona jest do pracy jednostanowiskowej. 4.Opis programu Program służy do prowadzenia elektronicznego rejestru dokumentów dostawy oraz generowania na jego podstawie elektronicznych zestawień dokumentów dostawy celem przesłania ich do Urzędu Celnego. Funkcjonalności programu: Elektroniczne zestawienie dokumentów dostawy - tworzenie bazy dokumentów dostawy, - wczytywanie istniejącej bazy dokumentów dostawy, - generowanie zestawienia dokumentów dostawy, - wczytywanie istniejącej zestawienia dokumentów dostawy (w trybie podglądu danych), str. 4/22

5 - uzupełnianie/usuwanie/edytowanie danych dokumentów dostawy, - uzupełnianie/usuwanie/edytowanie danych firmy, - blokowanie dokumentu dostawy, - odblokowywanie dokumentu dostawy, - dodawanie korekt dokumentu dostawy, - drukowanie listy dokumentów dostawy, - drukowanie dokumentu dostawy, - filtrowanie danych. 4.1 Okno główne Okno główne programu umożliwia uruchamianie pozostałych modułów programu. Wyświetla ponadto informacje o: nazwie programu, wersji programu, str. 5/22

6 wersji używanego klucz identyfikującego, numerze zezwolenia. Okno umożliwia: tworzenie bazy dokumentów dostawy, wczytywanie istniejącej bazy dokumentów dostawy, generowanie zestawienia dokumentów dostawy, wczytywanie istniejącej zestawienia dokumentów dostawy (w trybie podglądu danych), uzupełnianie/usuwanie/edytowanie danych dokumentów dostawy, uzupełnianie/usuwanie/edytowanie danych firmy, blokowanie dokumentu dostawy, odblokowywanie dokumentu dostawy, dodawanie korekt dokumentu dostawy, drukowanie listy dokumentów dostawy, zamknięcie programu. 4.2 Tworzenie bazy dokumentów dostawy 1. Należy kliknąć na ikonę. 2. Następnie w oknie Wskaż plik klucza zabezpieczającego (poniżej) należy wskazać otrzymany z Izby Celej plik klucza zabezpieczającego. Otrzymany plik ma str. 6/22

7 rozszerzenie.kzdd. Klucz musi zawierać numer zezwolenia i NIP firmy dla której dodajemy plik bazy danych dokumentów dostawy. 3. W oknie Dodaj, Plik danych (poniżej) należy uzupełnić dane firmy tworzonej bazy danych dokumentów dostawy. W oknie znajduje się również informacja o nadanym firmie w Izbie Celnej numerze zezwolenia zgody na elektroniczne przesyłanie dokumentów dostawy oraz numerze NIP, informacja ta pobierana jest z wcześniej wskazanego pliku klucza zabezpieczającego. str. 7/22

8 UWAGA: w polu Rozpocznij numerowanie dokumentów od numeru należy dla pierwszej bazy wskazać 1, dla kolejnych baz tej samej firmy należy wpisać w tym polu numer systemowy ostatniego dokumenty dostawy powiększony o 1. Zapobiegnie to dublowaniu się numerów. 4. Należy zatwierdzić dane przyciskiem Zapisz i zamknij. str. 8/22

9 4.3 Wczytanie istniejącej bazy dokumentów dostawy 1. Należy kliknąć na ikonę (z dopiskiem otwórz bazę dokumentów ). 2. Następnie w oknie Wybierz plik do otwarcia (poniżej) należy wskazać plik bazy danych dokumentów dostawy. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem Otwórz. 3. W oknie Wskaż plik klucza zabezpieczającego (poniżej) należy wskazać otrzymany z Izby Celnej plik klucza zabezpieczającego podmiotu, którego dane zawiera otwierany plik bazy danych dokumentów dostawy. Otrzymany plik ma rozszerzenie.kzdd. str. 9/22

10 4.4 Generowanie nowego zestawienia dokumentów dostawy 1. Należy kliknąć na ikonę. 3. W oknie Generuj plik zestawienia dokumentów dostawy (poniżej) należy uzupełnić dane nagłówkowe tworzonego zestawienia dokumentów dostawy. W oknie znajduje się również informacja o nadanym firmie w Izbie Celnej numerze zezwolenia zgody na elektroniczne przesyłanie dokumentów dostawy, informacja ta pobierana jest z otwartego pliku bazy dokumentów dostawy. 4. W oknie Wskaż miejsce zapisu pliku zestawienia dokumentów dostawy (poniżej) należy wskazać miejsce, w którym zostanie utworzony plik zawierający zestawienie dokumentów dostawy. Utworzony plik będzie miał rozszerzenie.zdd. str. 10/22

11 UWAGA: W bazie dokumentów dostawy informacje o dokumentach dostawy wyeksportowane do pliku zestawienia dokumentów dostawy zostaną zablokowane. Aby były widoczne należy zahaczyć pole Pokaż zablokowane znajdujące się nad tabelą danych. str. 11/22

12 4.5 Wczytanie istniejącego zestawienia dokumentów dostawy 1. Należy kliknąć na ikonę z dopiskiem: Otwórz sprawozdanie 2. Następnie w oknie Wskaż plik BAZY DANYCH (poniżej) należy wskazać miejsce, w którym znajduje się plik zawierający zestawienie dokumentów dostawy. Plik będzie miał rozszerzenie.zdd. 3. W oknie Wskaż plik klucza zabezpieczającego (poniżej) należy wskazać otrzymany z Izby Celej plik klucza zabezpieczającego podmiotu, którego dane zawiera otwierany plik zestawienia. Otrzymany plik ma rozszerzenie.kzdd. UWAGA: Plik sprawozdania otwarty jest w trybie podglądu i nie może być modyfikowany. str. 12/22

13 4.6 Okno danych wczytanej/dodanej bazy dokumentów dostawy Dostęp do okna danych bazy dokumentów dostawy możliwy jest z poziomu menu górnego lub kliknięciu na przycisk (z dopiskiem otwórz bazę dokumentów ). Okno pozwala na: filtrowanie tabeli danych, sortowanie kolumnami - rosnąco/malejąco (po kliknięciu na daną kolumnę tabeli) drukowanie listy dokumentów dostawy, drukowanie dokumentu dostawy, uzupełnianie/edytowanie/usuwanie danych, str. 13/22

14 Dwukrotne kliknięcie myszki na wybranym wierszu powoduje otwarcie okna dokumentu dostawy. Aktywne przyciski kontrolne: ukrywa/pokazuje panel filtrów tabeli dokumentów dostawy, [Dodaj F1] uruchamia okno Dodaj, dokument dostawy, uruchamia okno KOREKTY Dodaj, dokument dostawy, [Edytuj F4] uruchamia okno Edycja, dokument dostawy, [Drukuj dokument dostawy] uruchamia okno podglądu wydruku dokumentu dostawy, Usuń uruchamia okno Usuń, dokument dostawy, str. 14/22

15 4.6.1 Okno Dokument dostawy Okno uruchamiane jest z poziomu okna danych przyciskiem Dodaj lub Edytuj lub Usuń. W zależności od użytego przycisku okno umożliwia dodanie/edytowanie/usuwanie danych dokumentu dostawy. Okno składa się z: Pola K O R E K T A, panelu danych nagłówkowych dokumentu dostawy, tabeli towarów przypisanych do dokumentu dostawy. Aktywne przyciski kontrolne: Zapisz i zamknij powoduje zapisanie informacji do pliku i zamknięcie okna, Zamknij powoduje zamknięcie okna, Usuń - powoduje usunięcie informacji z pliku i zamknięcie okna, [wyszukaj] przycisk wyszukuje odbiorcę, po odszukaniu automatycznie uzupełniane są pola adresowe odbiorcy. [dodaj] otwiera okno Dodaj, Towar, [edytuj] otwiera okno Edytuj, Towar, [usuń] otwiera okno Usuń, Towar. str. 15/22

16 4.6.2 Dodanie KOREKTY Aby dodać korektę należy użyć przycisku PO KOREKCIE i Przed korektą. oraz uzupełnić pola z zakładek UWAGA: Przy dodawaniu korekty korygowany dokument musi być przesłany do urzędu celnego w obecnym lub przeszłym okresie sprawozdawczym. str. 16/22

17 4.6.3 Okno Towar Okno uruchamiane jest z poziomu okna dokumentu dostawy przyciskiem Dodaj lub Edytuj lub Usuń. W zależności od użytego przycisku okno umożliwia dodanie/edytowanie/usuwanie danych towaru dokumentu dostawy. Aktywne przyciski kontrolne: Zapisz i zamknij powoduje zapisanie informacji do pliku i zamknięcie okna, Zamknij powoduje zamknięcie okna, Usuń - powoduje usunięcie informacji z pliku i zamknięcie okna. str. 17/22

18 4.7 Okno danych wczytanego zestawienia dokumentów dostawy Dostęp do okno danych zestawienia dokumentów dostawy możliwy jest z poziomu menu górnego lub kliknięciu na przycisk (z dopiskiem otwórz sprawozdanie ). Okno pozwala na: filtrowanie tabeli danych, sortowanie kolumnami - rosnąco/malejąco (po kliknięciu na daną kolumnę tabeli) drukowanie listy dokumentów dostawy, drukowanie dokumentu dostawy, UWAGA: Okno nie pozwala na edytowanie zestawienia dokumentów dostawy. Aktywne przyciski kontrolne: ukrywa/pokazuje panel filtrów tabeli dokumentów dostawy, [Drukuj dokument dostawy] uruchamia okno podglądu wydruku dokumentu dostawy, Usuń uruchamia okno Usuń, dokument dostawy, str. 18/22

19 drukuj listę dokumentów uruchamia okno podglądu wydruku listy dokumentów - sprawozdania, 4.8 Okno importu danych Dostęp do okno importu danych możliwy jest z poziomu menu górnego lub kliknięciu na przycisk Okno pozwala na: (z dopiskiem IMPORT DANYCH ). wczytanie danych z pliku importu XML, edytowanie/usuwanie danych przed ich zaimportowaniem, filtrowanie tabeli danych, sortowanie kolumnami - rosnąco/malejąco (po kliknięciu na daną kolumnę tabeli) import danych do bazy programu Struktura pliku Przy przetwarzaniu pliku należy uwzględniać przepisy GIODO. Struktura i nazwa pliku powinny spełniać następujące wymagania: Plik może składać z dowolnej nazwy; str. 19/22

20 Wartości atrybutów ujęte są w cudzysłowach ( ) (Hex22); Wartości atrybutów nie mogą zawierać znaków & < > " ' : Deklaracja XML, musi być umieszczona na samym początku pliku (nie może być poprzedzona np. komentarzem) oraz musi posiadać atrybut version (dopuszczalna wartość to 1.0) oraz atrybut encoding z wartością domyślną UTF-8 Element główny musi nazywać się dane i zawierać atrybuty : Lp Nazwa atrybutu Dopuszczalne wartości 1 wersja_pliku 1 2 data_wygenerowania Data w formacie: rrrr-mm-dd rrrr rok 4 cyfry mm miesiąc 2 cyfry dd dzień 2 cyfry 3 nazwa_firmy Nazwa firmy Element dotyczący dokumentu musi nazywać się dokument i zawierać atrybuty: Lp Nazwa atrybutu Dopuszczalne wartości 1 data_wystawienia Data w formacie: rrrr-mm-dd rrrr rok 4 cyfry mm miesiąc 2 cyfry dd dzień 2 cyfry 2 nr_dokumentu Numer dokumentu 3 odbiorca_nazwa Nazwa/nazwisko i imię podmiotu nabywającego 4 odbiorca_ulica Ulica siedziby/miejsca zamieszkania podmiotu nabywającego 5 odbiorca_nr_posesji Nr posesji siedziby/miejsca zamieszkania podmiotu nabywającego 6 odbiorca_kod Kod miasta siedziby/miejsca zamieszkania podmiotu nabywającego w formacje xx-yyy 7 odbiorca_miasto Miasto siedziby/miejsca zamieszkania podmiotu nabywającego 8 odbiorca_poczta Poczta siedziby/miejsca zamieszkania podmiotu nabywającego 9 miejsce_ulica Ulica miejsca sprzedaży/nabycia wyrobów węglowych 10 miejsce_nr_posesji Nr posesji miejsca sprzedaży/nabycia wyrobów węglowych 11 miejsce_miasto Miasto miejsca sprzedaży/nabycia str. 20/22

21 wyrobów węglowych 12 miejsce_kod Kod miasta miejsca sprzedaży/nabycia wyrobów węglowych w formacje xx-yyy 13 miejsce_poczta Poczta miejsca sprzedaży/nabycia wyrobów węglowych 14 adnotacje Adnotacje do dokumentu Element dotyczący pozycji dokumentu musi nazywać się pozycja i znajdować wewnątrz elementu dokument oraz zawierać atrybuty: Lp Nazwa atrybutu Dopuszczalne wartości 1 kod_cn Dopuszczalne wartości: ex 2701 ex 2702 ex ilosc Wartość całkowita waga towaru (w kilogramach) 3 podstawa_prawna_zwolnienia Wskazanie podstawy prawnej z Ustawy o podatku akcyzowym w formacie: Rok.miesiac.dzień.art.ust.ptk Dopuszczalne wartości: a a a a a a a a a a PRZYKŁAD <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <dane wersja_pliku="1" data_wygenerowania=" " nazwa_firmy="testowa nazwa firmy"> <dokument data_wystawienia=" " nr_dokumentu="123/2015" odbiorca_nazwa="testowa nazwa nabywcy" odbiorca_ulica="węglowa" odbiorca_nr_posesji="10/12" odbiorca_kod="87-100" odbiorca_miasto="toruń" str. 21/22

22 odbiorca_poczta="toruń" miejsce_ulica="kamienna" miejsce_nr_posesji="123" miejsce_miasto="bydgoszcz" miejsce_kod="85-100" miejsce_poczta="bydgoszcz" adnotacje="dokument testowy 1"> <pozycja kod_cn="ex 2701" ilosc="2000" podstawa_prawna_zwolnienia=" a.1.1" /> <pozycja kod_cn="ex 2702" ilosc="1000" podstawa_prawna_zwolnienia=" a.1.3" /> <pozycja kod_cn="ex " ilosc="10000" podstawa_prawna_zwolnienia=" a.1.2" /> </dokument> <dokument data_wystawienia=" " nr_dokumentu="124/2015" odbiorca_nazwa="testowa nazwa nabywcy" odbiorca_ulica="mostowa" odbiorca_nr_posesji="1/12" odbiorca_kod="87-100" odbiorca_miasto="toruń" odbiorca_poczta="toruń" miejsce_ulica="kamienna" miejsce_nr_posesji="123" miejsce_miasto="bydgoszcz" miejsce_kod="85-100" miejsce_poczta="bydgoszcz" adnotacje="dokument testowy 1"> <pozycja kod_cn="ex 2701" ilosc="2000" podstawa_prawna_zwolnienia=" a.1.1" /> </dokument> </dane> str. 22/22