Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Organizacja Turystyczna zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym, którego przedmiotem jest wykonanie usługi usług transportu morskiego na materiały promocyjne na rynek chiński na potrzeby Polskiej Organizacji Turystycznej w okresie trzy miesiące od dnia podpisania umowy Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami. Osoba upoważniona do kontaktowania się z Wykonawcami w godzinach od do Sylwester Tafil tel , sylwester.tafil@pot.gov.pl Opis sposobu przygotowania ofert. 1) Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, oferty zostaną odrzucone. 2) Wykonawca pozostanie związany ofertą przez 30 dni. 3) Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 4) Złożona oferta powinna zawierać następujące informacje: a) Koszt wykonania (kwota brutto). b) Podpisane oświadczenie o spełnianiu warunków (załącznik nr 3 do niniejszego zapytania). Miejsce i termin złożenia oferty: 1) Ofertę należy przesyłać mailem na adres: katarzyna.opasek@pot.gov.pl i sylwester.tafil@pot.gov.pl lub dostarczyć na adres: Polska Organizacja Turystyczna, Warszawa, ul. Chałubińskiego. 2) Termin składania ofert upływa w dniu 10 listopada 2016 do godz. 12:00. 3) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Kryteria oceny ofert: 1) Cena podana w ofercie jest ceną za wykonanie całego zadania. Cena powinna zawierać wszystkie elementy związane z prawidłową realizacją zamówienia. 2) Wykonawca poda cenę ofertową jako wartość brutto w PLN. 3) Cena brutto ma zawierać należny podatek VAT.

2 4) Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje kryterium cena waga 100%. 5) Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta z najniższą ceną. Informacje dodatkowe: 1) do przedmiotowego postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz ze zmianami); 2) zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty; 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie, b) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty, c) zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu, d) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od wykonawców na każdym etapie postępowania. 4) w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z któregokolwiek uprawnienia wskazanego w pkt 3 wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału w postępowaniu. Załączniki: Załącznik nr 1: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2: wzór Formularza Ofertowego Załącznik nr 3: wzór umowy

3 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1 Przewóz materiałów promocyjnych, wydawnictw i folderów odbywać się będzie w paletach. Zamawiający przewiduje następującą liczbę palet kierowanych do lokalizacji: 1. transport morski do Chin: - Pekin: 26 palet (waga brutto: 18`000 kg); - wymiary palet: 120x80x125, objętość: 33 cbm. Zamawiający planuje wysłać wszystkie palety do Chin przeznaczone do wysyłki jednocześnie. Transport palet odbywał się będzie w terminie wskazanym przez Zamawiającego, lecz nie później niż do końca obowiązywania umowy, tj. trzy miesiące. Materiały odebrane będą z magazynu POT w Jabłonnej k/warszawy, przy ul. Szkolnej 15a. Specyfika transportów: - odbiór towaru od odbiorcy, - booking frachtu w ciągu 72 godziny chwili zgłoszenia (powiadomienie ), - składowanie towaru do chwili dostawy do chwili wysyłki, - dostawa w systemie "Just in Time" oraz "door to door". - transport w kontenerze 1x40 Cena określona w Formularzu ofertowym powinna uwzględniać co najmniej : - Koszty mocowania i zabezpieczenia towaru - Odprawa celna w Warszawie - Transport drogowy do miejsca załadunku do kontenerów - THC Gdynia lub inny port - Transport intermodalny - Odprawę celną importową w Chinach - Opłaty portowe i armatorskie w Chinach - Transport do miejsca przeznaczenia (rozładunek auta w dniu dostawy) - Należności celne w Chinach - Ubezpieczenia cargo - Wysyłki dokumentów kurierem - Opłat detention/demurrage/storage - Kosztów rewizji celnej /x-ray - Kosztów rozładunku kontenera - Rozładunek na terenie Ambasady R.P. w Pekinie w wyznaczone dni i godziny wskazane przez dyrektora Zagranicznego Ośrodka Polskiej Organizacji Turystycznej w Pekinie - Do rozładunku na terenie ambasady co najmniej trzy osoby - Oraz wszelkie nie wymienione koszty leżące po stronie Wykonawcy

4 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 DANE WYKONAWCY: Zamawiający: Polska Organizacja Turystyczna ul. Chałubińskiego Warszawa... NIP... REGON... Adres, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:... Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym:... Numer telefonu:... Numer faksu: W odpowiedzi na zapytanie ofertowe składamy niniejszą ofertę na: Świadczenie usług transportu morskiego na materiały promocyjne na rynek chiński na potrzeby Polskiej Organizacji Turystycznej za cenę:... PLN brutto (słownie:.)

5 L.p. Rodzaj przewozu: od drzwi z Magazynu POT w m. Jabłonna (dokładna lokalizacja docelowa pod drzwi) EMBASSY of the Republic of POLAND in Beijing 1, RITAN Rd., Beijing, China, People`s Republic, Post code: Tel.: ext.110 Fax.: pekin.amb.sekretariat@msz.gov.pl Waga w kilogramach (materiał na paletach) Oszacowane wytworzenia w dolarach amerykańskich Koszt wysyłki materiałów promocyjnych w złotych brutto 1. 18`000 kg 26 palet ,51 USD Kurs 1$=3,9285zł RAZEM: PLN Zamawiający oczekuje podania w tabeli jednej pełnej kwoty brutto uwzględniającej wszystkie wymienione opłaty. Stawki określone powyżej są stawkami. niezmiennymi (stałe na czas trwania umowy). Oświadczam(y), że zapoznałem(liśmy) się z warunkami zapytania ofertowego Zamawiającego i nie wnoszę(simy) do niego żadnych zastrzeżeń oraz, że zdobyłem(liśmy) konieczne informacje i wyjaśnienia do przygotowania oferty. Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Zobowiązuję (my) się, w przypadku wyboru naszej oferty do realizacji zamówienia za podaną w ofercie cenę i w podanym przez nas terminie. Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy

6 UMOWA nr. / BAO /ST/16 Załącznik nr 3 Umowa zostaje zawarta w dniu r. pomiędzy: Polską Organizacją Turystyczną z siedzibą w Warszawie przy ul. Chałubińskiego 8, reprezentowana przez: Dyrektor Biura Administracyjno-Organizacyjnego Urszulę Jasińska Główna Księgową, Dyrektora Finansowego - Halinę Trojanowską zwaną dalej Zamawiającym a... posiadającego wpis do ewidencji działalności gospodarczej w dokonanego w dniu. pod numerem ewidencyjnym. w przypadku spółki wpis KRS reprezentowaną przez:... zwanym dalej Wykonawcą. Niniejsza Umowa została zawarta w trybie otwartego konkursu ofert na podstawie Zarządzenia nr 23/16 Prezesa Polskiej Organizacji Turystycznej z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Polskiej Organizacji Turystycznej, do których ma zastosowanie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz ze zm). 1 Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie usług towarowego przewozu morskiego na potrzeby Polskiej Organizacji Turystycznej z siedzibą w Warszawie na ul. Chałubińskiego 8 zgodnie z przedmiotem zamówienia określonym w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 2 Umowa zostanie zawarta na okres 3 miesięcy licząc od dnia zawarcia umowy. 3 1.Wykonawca będzie zobowiązany do rozpoczęcia wykonywania usługi transportowej w terminie 72 godzin od momentu zlecenia transportu danego towaru drogą mailową przez Zamawiającego na adres Wykonawcy... 2.Pracownicy upoważnieni przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą: Sylwester Tafil tel lub faksem na nr sylwester tafil@pot.gov.pl & pot@pot.gov.pl 5 Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia przewożonego towaru na wskazane w zleceniu miejsce, w terminie wskazanym przez Zamawiającego. 6 1.Łączne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu należytego wykonania usługi transportowej wskazane zostało w załączniku nr 2.

7 2.Wykonawca pokrywa wszelkie koszty związane z transportem wskazane w załączniku nr 1 w szczególności organizacji odprawy exportowej, gwarancje tranzytowe, koszty łączności z przewoźnikiem - GSM, ubezpieczenie towaru oraz inne związane z właściwą realizacją przedmiotu zamówienia. Wynagrodzenie Wykonawcy zawiera wszelkie kwoty niezbędne do wysyłki towaru i dostarczenia jej na wskazane przez Wykonawcę miejsce. 7 Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnictwo kierowcy w załadunku i rozładunku towaru, na Wykonawcy spoczywa obowiązek zabezpieczenia towaru. 8 Strony ustalają, iż obowiązująca stawka wynagrodzenia została określona w ofercie Wykonawcy i obowiązywać będą przez cały czas trwania niniejszej umowy, przy czym formularz oferty i formularz cenowy stanowią odpowiednio załączniki nr 2 i nr 3 do niniejszej umowy. Stawki te nie mogą zostać zmienione. 9 Zamawiający zapłaci za prawidłowo wykonaną usługę transportową w terminie 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT. 10 Wysokość opłaty za usługę transportową (zgodnie z ofertą Wykonawcy) wyrażonej w euro/usd przeliczana będzie na złote polskie według średniego kursu NBP z dnia wystawienia faktury VAT. 11 Łączna wysokość wynagrodzenia z tytułu usług transportowych nie może przekroczyć.. zł brutto (słownie:..złotych brutto) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za opóźnienie w wykonaniu przewozu w wysokości 0,1% łącznej wysokości łącznego wynagrodzenia brutto wskazanego w załączniku nr 2. za każdy dzień opóźnienia. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia brutto. 3. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych. 4. Zamawiający jest uprawniony do potrącenia kary umownej z kwoty wynagrodzenia należnego Wykonawcy Poza przypadkami określonymi wprost w przepisach Kodeksu Cywilnego, oraz przypadkami określonymi powyżej w treści umowy, Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo odstąpienia od Umowy również w przypadku: a) gdy jakość świadczonych usług będzie niższa niż określona w umowie; b) niedotrzymania terminów realizacji umowy określonych w załączniku nr 1 do niniejszej umowy; c) nienależytego wykonania całości lub części przedmiotu niniejszej umowy.

8 2.Oświadczenie w przedmiocie odstąpienia Zamawiającego od umowy powinno zostać złożone na piśmie. Zamawiający może skorzystać z przysługującego mu prawa odstąpienia w terminie 30 dni od daty powzięcia wiadomości o zaistniałej okoliczności uprawniającej Zamawiającego do wykonania prawa odstąpienia. 14 Zmiany postanowień umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Nieważna jest pod rygorem nieważności zmiana postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba ze konieczność wprowadzenia takich zmian została przewidziana w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zmiany te nie są istotne. 15 Wszelkie ewentualne spory, które mogą wyniknąć na tle przedmiotu umowy strony zobowiązują się poddać rozstrzygnięciu sądu dla siedziby Zamawiającego. 16 W sprawach nieuregulowanych maja zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego prawa przewozowego oraz ustawy prawo zamówień publicznych. Wykonawca: Zamawiający: