SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Kraków, 17 czerwca 2013 r. SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA zwana dalej w skrócie SIWZ w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z pózn. zm.), którego przedmiotem jest: ŚWIADCZENIE USŁUG REZERWACJI, ZAKUPU I DOSTARCZANIA BILETÓW LOTNICZYCH NA PASAŻERSKIE PRZELOTY MIĘDZYNARODOWE I KRAJOWE DLA NARODOWEGO CENTRUM NAUKI nr sprawy: CRZP/NCN/6/2013 Zawartość: SIWZ liczy 27 stron, oraz 7 załączników. 1

2 I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO. 1. Zamawiający: Narodowe Centrum Nauki. Adres: ul. Królewska 57, Kraków. NIP: REGON: Fax Godziny pracy Zamawiającego: od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-16: Strona internetowa: 3. Miejsce publikacji ogłoszeń i materiałów dotyczących zamówień publicznych: II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA. 1. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej w dalszej części SIWZ ustawą Pzp (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). 2. Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego stosuje się przepisy powołanej ustawy Pzp oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a w sprawach nieuregulowanych przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.). III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów lotniczych na pasażerskie przeloty międzynarodowe i krajowe dla Zamawiającego. 2. Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia kwotę w wysokości ,00 zł. 3. Zamawiający przewiduje, że łącznie w trakcie trwania umowy zakupi ok. 162 bilety (bilet tam i z powrotem), z czego ok. 60% będą stanowiły bilety w klasie ekonomicznej na trasach europejskich lub pozaeuropejskich, a ok. 40% bilety w klasie ekonomicznej na trasach krajowych. Stosunek przelotów międzynarodowych do krajowych, a także liczba biletów zakupionych w ramach zawartej umowy może ulec zmianie, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 4. Przewidywane kierunki przelotów: 1) międzynarodowych: Bruksela, Berlin, Dublin, Londyn, Paryż, Rzym i in.; 2) krajowych: Poznań, Gdańsk, Szczecin, Katowice i in. 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku Nr 1 do SIWZ. 6. Oznaczenie przedmiotu zamówienia według kodu Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA. Zamówienie realizowane będzie sukcesywnie w zależności od potrzeb Zamawiającego od momentu zawarcia umowy przez okres 12 miesięcy, bądź do wyczerpania kwoty, na którą zostanie zawarta umowa. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW. 1. Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności pozwalające na realizację zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Ocena spełnienia warunku będzie dokonywana metodą 0 1, tj. spełnia/nie spełnia, w oparciu o oświadczenie dołączone do oferty, którego wzór stanowi Załącznik Nr 4 do SIWZ. 2

3 2. Wykonawca musi posiadać wiedzę i doświadczenie pozwalające na realizację zamówienia, dlatego też musi wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat (a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie), licząc wstecz od dnia upływu terminu składania ofert, wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, co najmniej dwa zamówienia polegające na świadczeniu usług rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych międzynarodowych i krajowych dla instytucji lub firm, przy czym wartość każdego zamówienia musi wynieść co najmniej zł brutto. Ocena spełnienia warunku będzie dokonywana metodą 0 1, tj. spełnia/nie spełnia, w oparciu o wykaz usług, dokumenty i oświadczenia dołączone do oferty, których wzór stanowią Załączniki Nr 4 i 7 do SIWZ. 3. Wykonawca musi dysponować odpowiednim potencjałem technicznym pozwalającym na realizację zamówienia. Ocena spełnienia warunku będzie dokonywana metodą 0 1, tj. spełnia/nie spełnia, w oparciu o oświadczenie dołączone do oferty, którego wzór stanowi Załącznik Nr 4 do SIWZ. 4. Wykonawca musi dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Ocena spełnienia warunku będzie dokonywana metodą 0 1, tj. spełnia/nie spełnia, w oparciu o oświadczenie dołączone do oferty, którego wzór stanowi Załącznik Nr 4 do SIWZ. 5. Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na realizację zamówienia. Ocena spełnienia warunku będzie dokonywana metodą 0 1, tj. spełnia/nie spełnia, w oparciu o oświadczenie dołączone do oferty, którego wzór stanowi Załącznik Nr 4 do SIWZ. 6. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp. 7. Zgodnie z art. 26 ust. 2d ustawy Pzp Wykonawca wraz z ofertą składa listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej. 8. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu. 9. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 10. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w pkt. 2 4 musi spełniać co najmniej jeden Wykonawca lub wszyscy Wykonawcy łącznie, warunek określony w pkt. 1 i pkt. 6 musi spełniać każdy Wykonawca oddzielnie. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I W CELU WYKAZANIA BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA. 1. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawca zobowiązany jest złożyć: 1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 4 ustawy Pzp, którego wzór stanowi Załącznik Nr 4 do SIWZ; 2) wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, o którym mowa w rozdziale V ust. 2 SIWZ, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane. Wykaz należy sporządzić według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 6 do SIWZ. 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawca zobowiązany jest złożyć: 3

4 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, którego wzór stanowi Załącznik Nr 5 do SIWZ; 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 3) aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; 4) aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 3. W celu wykazania braku podstawy do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp Wykonawca składa wraz z ofertą listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.) lub informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej. Wzór informacji stanowi Załącznik Nr 6 do SIWZ. 4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 2-4 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: 1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości (dokument powinien zostać wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert), 2) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu (dokument powinien zostać wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert). 5. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 2-4, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 6. Jeżeli Wykonawca, zgodnie z rozdziałem V ust. 8 SIWZ, polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował ich zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia w zakresie wiedzy i doświadczenia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. W przypadku gdy Wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów o których mowa w rozdziale VI ust. 2 pkt 1-4 SIWZ. 7. W przypadku, gdy Wykonawca w miejsce któregoś z dokumentów, o których mowa w SIWZ dostarczy jego kopię, kopia ta musi być poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów udostępniających Wykonawcy zasoby, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów powinny być poświadczane za 4

5 zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub te podmioty. Zamawiający może zażądać przedstawienia oryginałów lub notarialnie potwierdzonych kopii dokumentów (np. jeśli przedstawione kserokopie będą nieczytelne lub będą wzbudzać wątpliwości co do ich prawdziwości). 8. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia: 1) w przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółki cywilne) oświadczenie wymienione w rozdziale VI ust. 2. SIWZ składa każdy z Wykonawców oddzielnie. Pozostałe oświadczenia mogą być przedstawione przez jednego Wykonawcę lub wspólnie; 2) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, przy czym pełnomocnictwo to może wynikać z załączonej do oferty stosownej umowy. Wszelka korespondencja dotycząca niniejszego postępowania prowadzona będzie z pełnomocnikiem Wykonawców. VII. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI. 1. Wszystkie wnioski, zawiadomienia i informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, przy czym oferta wraz z wymaganymi dokumentami i oświadczeniami musi zostać złożona w formie oryginału na piśmie przed upływem terminu, o którym mowa w rozdziale XI SIWZ. 2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują jakiekolwiek dokumenty lub informacje faksem albo drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 3. Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami w zakresie formalnym i merytorycznym jest p. Joanna Kamińska, zamowienia.publiczne@ncn.gov.pl 4. Oryginał SIWZ podpisany przez osoby uprawnione w imieniu Zamawiającego, stanowiący podstawę do rozstrzygania ewentualnych sporów związanych z treścią tego dokumentu, dostępny jest w formie papierowej u Zamawiającego i może być przekazywany nieodpłatnie Wykonawcom w formie elektronicznej lub płyta CD. Natomiast po uprzednim zamówieniu przez Wykonawców, Zamawiający przewiduje możliwość powielenia i przesłania za odpłatnością kopii SIWZ w formie papierowej SIWZ jest nieodpłatna, Wykonawca ponosi jedynie koszty wysyłki. 5. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ, a Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert, jednak udzielenie wyjaśnień nastąpi nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. 6. Zamawiający jednocześnie przekazuje treść wyjaśnień i/lub pytań i odpowiedzi wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ i zamieszcza je na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania. 7. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej. 8. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a także zamieszcza ją na stronie internetowej na której została udostępniona SIWZ. VIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 5

6 IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ. 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. 2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. 3. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu do składania i otwarcia ofert. X. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT. 1. Wymagania ogólne: 1) oferta musi być sporządzona w formie pisemnej; 2) każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, która musi obejmować całość oferowanego przedmiotu zamówienia; 3) do oferty Wykonawca musi dołączyć komplet dokumentów i oświadczeń oraz wszelkich informacji wymaganych postanowieniami niniejszej SIWZ; 4) oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze lub maszynie do pisania albo czytelnym pismem odręcznym; 5) treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ; 6) zaleca się aby wszystkie strony oferty wraz z załącznikami były podpisane przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, przy czym przynajmniej na formularzu oferty i załącznikach do SIWZ (oświadczeniach) oraz kopiach dokumentów poświadczanych za zgodność z oryginałem podpis (podpisy) winny być opatrzone pieczęcią firmową i imienną Wykonawcy lub czytelnym podpisem. Za osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawców uznaje się: a) osoby wykazane w prowadzonych przez sądy rejestrach handlowych, rejestrach spółdzielni lub rejestrach przedsiębiorstw państwowych, fundacji, stowarzyszeń itp., b) osoby wykazane w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki, c) osoby legitymujące się odpowiednim pełnomocnictwem udzielonym przez osoby, o których mowa powyżej; w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika Wykonawcy, pełnomocnictwo musi być dołączone do oferty, d) w przypadku, gdy ofertę składa konsorcjum czyli Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, Wykonawcy zobowiązani są dołączyć do oferty odpowiednie pełnomocnictwo(a) udzielone przez pozostałych uczestników konsorcjum bądź stosowną umowę, e) w przypadku Wykonawców z siedzibą za granicą za osoby uprawnione uznaje się osoby wskazane, zgodnie z dokumentami państwa wystawienia, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania; 7) zaleca się aby wszystkie karty oferty wraz z załącznikami były jednoznacznie ponumerowane i złączone w sposób uniemożliwiający swobodne wysunięcie się którejkolwiek karty oraz aby Wykonawca sporządził i dołączył spis treści oferty; 8) wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być podpisane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę i opatrzone datami ich dokonania; 9) wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca; 10) dopuszcza się możliwość składania jednej oferty przez dwa lub więcej podmiotów, pod warunkiem, że taka oferta spełniać będzie następujące wymagania: a) Wykonawcy występujący wspólnie muszą ustanowić pełnomocnika jako przedstawiciela do reprezentowania ich w postępowaniu lub do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, a jego upoważnienie musi być udokumentowane pełnomocnictwem podpisanym przez upełnomocnionych przedstawicieli wszystkich Wykonawców występujących 6

7 wspólnie, przy czym pełnomocnictwo to może wynikać z załączonej do oferty stosownej umowy. 2. Oferta powinna zawierać: 1) wypełniony i podpisany formularz oferty, którego wzór stanowi Załącznik Nr 3 do SIWZ; 2) oświadczenia i dokumenty składane na potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu o których mowa w rozdziale V SIWZ; 3) pełnomocnictwo, w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika, w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii, albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby upełnomocnione, przy czym dotyczy to również przypadków składania ofert przez podmioty występujące wspólnie, czyli np. uczestników konsorcjum, wspólników spółki cywilnej; 4) pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia w przypadku, gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. 3. Opakowanie i oznakowanie oferty: 1) Wykonawca winien umieścić ofertę w nieprzejrzystej, zamkniętej kopercie zaadresowanej do Zamawiającego na adres podany w rozdziale XI ust. 1 SIWZ, która będzie posiadać następujące oznaczenia: Oferta na świadczenie usług rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów na pasażerskie przeloty międzynarodowe i krajowe dla Narodowego Centrum Nauki nr sprawy CRZP/NCN/6/2013 Nie otwierać przed dniem 25 czerwca 2013 r. godz. 12:05 - oraz opatrzy kopertę pieczęcią adresową Wykonawcy. 2) UWAGA: w przypadku dostarczania oferty przesyłką kurierską, powyższe oznaczenie musi znaleźć się również na kopercie zewnętrznej. 4. Tajemnica przedsiębiorstwa: 1) jeżeli Wykonawca zastrzega, że informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, nie mogą być udostępniane, informacje te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz opakowania oferty, opisanej: Informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa. Informacja o zastrzeżeniu dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa należy podać również w formularzu oferty. 5. Zmiana lub wycofanie oferty: 1) Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przed upływem terminu składania ofert, z wyraźnym oznaczeniem WYCOFANIE OFERTY bądź ZMIANA OFERTY oraz oznaczeniem sprawy umieszczonym na kopercie. 2) Wykonawca nie może wycofać oferty ani wprowadzić jakichkolwiek zmian w jej treści po upływie terminu składania ofert. XI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT. 1. Oferty należy składać w siedzibie Narodowego Centrum Nauki, ul. Królewska 57, Kraków, I piętro, Dziennik Podawczy pok. 1/16, w terminie do dnia 25 czerwca 2013 r. do godziny 12: Oferty otrzymane po terminie do składania ofert zostaną zwrócone Wykonawcom bez otwierania. 7

8 3. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w dniu 25 czerwca 2013 r. o godzinie 12:05 w siedzibie Narodowego Centrum Nauki, ul. Królewska 57, Kraków, I piętro, pok. 1/ Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 5. Podczas otwarcia ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach zawarte w poszczególnych ofertach. 6. Informacje, o których mowa w ust. 4 i 5 niniejszego rozdziału SIWZ Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek. XII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY. 1. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia formularza oferty, który stanowi Załącznik Nr 3 do SIWZ, i określenia w nim: 1) ceny brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego na pasażerskie przeloty międzynarodowe; 2) ceny brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego na pasażerskie przeloty krajowe; 3) wysokości upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego przewoźnika na pasażerskie przeloty międzynarodowe (ceny całkowitej wg taryfy przewoźnika z uwzględnieniem wszelkich należnych podatków, opłat obowiązkowych, dopłat i opłat dodatkowych), jakiego Wykonawca zamierza udzielić Zamawiającemu przy sprzedaży biletu; 4) wysokości upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego przewoźnika na pasażerskie przeloty krajowe (ceny całkowitej wg taryfy przewoźnika z uwzględnieniem wszelkich należnych podatków, opłat obowiązkowych, dopłat i opłat dodatkowych), jakiego Wykonawca zamierza udzielić Zamawiającemu przy sprzedaży biletu. 2. Cena opłaty transakcyjnej i wysokość upustu od ceny biletu lotniczego pozostają niezmienne przez okres obowiązywania umowy i nie zależą od klasy lotu, trasy, przewoźnika, ani innych czynników. 3. Cena opłaty transakcyjnej musi być wyższa niż 0 zł i musi być podana w polskich złotych, cyfrowo i słownie oraz określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Wysokość upustu od ceny biletu lotniczego jest stała, niezależnie od klasy lotu oraz innych czynników i musi być określona w procentach z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. Cena opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, w szczególności: rezerwację, wystawienie i sprzedaż biletów (nie wlicza się kosztu biletu wynikającego z taryfy przewoźnika) wraz z dostarczeniem ich Zamawiającemu, przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowanie wariantów, zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, zgodnych z wymaganiami określonymi w SIWZ, przy zastosowaniu podatku od towarów i usług (VAT) zgodnie z obowiązującymi przepisami. XIII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT. 1. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę, spośród ważnych ofert złożonych w postępowaniu, na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ. 2. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: 1) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego na pasażerskie przeloty międzynarodowe 40% 2) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego na pasażerskie przeloty krajowe 40% 3) wysokość upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego przewoźnika na pasażerskie przeloty międzynarodowe 10% 8

9 4) wysokość upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego przewoźnika na pasażerskie przeloty krajowe 10% 3. Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w danym kryterium równa jest określonej wadze kryterium. Ocena łączna stanowi sumę punktów uzyskanych w ramach ww. kryteriów. Uzyskana liczba punktów zaokrąglana będzie do drugiego miejsca po przecinku. 4. Punkty przyznawane za kryterium cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego na pasażerskie przeloty międzynarodowe będą liczone wg następującego wzoru: C 1 = (C min : C o ) x 40 gdzie: C 1 - liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego na pasażerskie przeloty międzynarodowe, C min najniższa cena brutto opłaty transakcyjnej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, C o cena brutto opłaty transakcyjnej podana w ofercie dla której wynik jest obliczany. 5. Punkty przyznawane za kryterium cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego na pasażerskie przeloty krajowe będą liczone wg następującego wzoru: C 2 = (C min : C o ) x 40 gdzie: C 2 - liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego na pasażerskie przeloty krajowe, C min najniższa cena brutto opłaty transakcyjnej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, C o cena brutto opłaty transakcyjnej podana w ofercie dla której wynik jest obliczany. 6. Punkty przyznawane w kryterium wysokość upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego przewoźnika na pasażerskie przeloty międzynarodowe będą przyznawane wg następującego wzoru: C 3 = (U o : U max ) x 10 gdzie: C 3 - liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium wysokość upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego przewoźnika na pasażerskie przeloty międzynarodowe, U o wysokość upustu ocenianej oferty określona liczbą całkowitą podaną dla określenia procentu upustu, U max najwyższa wysokość upustu spośród upustów w złożonych ofertach określona liczbą całkowitą podaną dla określenia procentu upustu. 7. Punkty przyznawane w kryterium wysokość upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego przewoźnika na pasażerskie przeloty krajowe będą przyznawane wg następującego wzoru: C 4 = (U o : U max ) x 10 gdzie: C 4 - liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium wysokość upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego przewoźnika na pasażerskie przeloty krajowe, U o wysokość upustu ocenianej oferty określona liczbą całkowitą podaną dla określenia procentu upustu, 9

10 U max najwyższa wysokość upustu spośród upustów w złożonych ofertach określona liczbą całkowitą podaną dla określenia procentu upustu. 8. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów łącznie we wszystkich kryteriach (C 1 + C 2 + C 3 + C 4 ). XIV. INFORMACJĘ O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO. 1. Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano wraz z uzasadnieniem jej wyboru oraz nazwy (firmy), siedziby i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z punktacją przyznaną w przyjętych kryteriach oceny ofert; 2) Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; 3) Wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; 4) terminie określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 pkt 2 i ust. 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. 2. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zostanie ono przesłane faksem lub drogą elektroniczną, bądź 10 dni, jeżeli zostanie ono przesłane w inny sposób. 3. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego, przed upływem terminów, o których mowa w ust. 2. SIWZ, jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia została złożona tylko jedna oferta lub występują inne przypadki określone w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp. 4. Zawarcie umowy nastąpi w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zajdzie którakolwiek z przesłanek, o których mowa w art. 93 ust. 1 pkt 1 7 ustawy Pzp. 6. Przed podpisaniem umowy Wykonawca winien złożyć: 1) ewentualny wykaz podwykonawców; 2) aktualną kopię dokumentu dopuszczającego Wykonawcę do obrotu prawnego, tj. na przykład odpis z właściwego rejestru lub wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o ile dokument ten nie został złożony wraz z ofertą (w przypadku, gdy ofertę składa kilka podmiotów działających wspólnie dotyczy to każdego z nich), w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego; 3) umowę regulującą współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez przedstawicieli Wykonawców do wglądu Zamawiającego, w przypadku wyboru oferty najkorzystniejszej złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenia zamówienia. 7. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty. XV. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY. Zamawiający nie przewiduje konieczności wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 10

11 XVI. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO. Istotne postanowienia umowy zostały określone w Załączniku Nr 2 do SIWZ. XVII. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA. 1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy Pzp. 3. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy Pzp czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy Pzp. 4. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy Pzp oraz zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania. 5. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 6. Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. 7. Odwołanie wnosi się w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 ustawy Pzp, albo w terminie 10 dni, jeżeli zostały przesłane w inny sposób. 8. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, także wobec postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej. 9. Zamawiający informuje, iż szczegółowe uregulowanie środków ochrony prawnej zawarte jest w dziale VI ustawy, tj. art ustawy Pzp. XVIII. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. XIX. INFORMACJE DODATKOWE: 1. Zamawiający nie przewiduje możliwości zawarcia umowy ramowej. 2. Zamawiający przewiduje możliwości udzielania zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 4. Rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich (PLN). 5. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 6. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 7. Zamawiający żąda wskazania w ofercie przez Wykonawcę, odpowiednio do treści postanowień SIWZ, części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. 11

12 XX. ZAŁĄCZNIKI DO SIWZ: Załącznik Nr 1: Załącznik Nr 2: Załącznik Nr 3: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; Istotne postanowienia umowy; Formularz oferty; Załącznik Nr 4: Oświadczenie Wykonawcy dotyczące spełnienia warunków udziału w postępowaniu; Załącznik Nr 5: Oświadczenie Wykonawcy dotyczące braku podstaw do wykluczenia z postępowania; Załącznik Nr 6: Informacja o przynależności do grupy kapitałowej. Załącznik Nr 7: Wykaz usług. 12

13 Załącznik Nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji oraz zakupu biletów lotniczych (w tym również biletów tzw. tanich przewoźników ) na pasażerskie przeloty międzynarodowe i krajowe wraz z ich dostarczeniem na potrzeby Narodowego Centrum Nauki. 2. Zamawiający przewiduje, że łącznie w trakcie trwania umowy zakupi ok. 162 bilety (bilet tam i z powrotem), z czego ok. 60% będą stanowiły bilety w klasie ekonomicznej na trasach europejskich lub pozaeuropejskich, a ok. 40% bilety w klasie ekonomicznej na trasach krajowych. Stosunek przelotów międzynarodowych do krajowych może ulec zmianie, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 3. Przewidywane kierunki przelotów: 3) międzynarodowych: Bruksela, Berlin, Dublin, Londyn, Paryż, Rzym i in.; 4) krajowych: Poznań, Gdańsk, Szczecin, Katowice i in. 4. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) obsługi Zamawiającego w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych u wszystkich przewoźników lotniczych (w tym również u tzw. tanich przewoźników ), na wszystkich trasach i na wszelkie oferowane przez nich przeloty; 2) kompleksowej obsługi Zamawiającego realizowanej każdorazowo przez jedną osobę wyznaczoną przez Wykonawcę bez względu na przewoźnika, trasę przelotu itp.; 3) uwzględnienia przy dokonywaniu rezerwacji biletów lotniczych wymagań Zamawiającego, w zakresie wybranych klas lotu, trasy przelotu, liczby przesiadek i godzin podróży, tak aby w optymalny sposób zagwarantować przebieg podróży; 4) przedstawienia (za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez Zamawiającego) w nieprzekraczalnym terminie 2 godzin od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego zapytania w formie elektronicznej ( ) lub telefonicznej, minimum dwóch najkorzystniejszych wariantów przelotu; przez najkorzystniejszy wariant przelotu rozumie się najtańszy bilet na danej trasie i w danym dniu, przy uwzględnieniu wymagań przekazanych przez Zamawiającego dotyczących czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie; 5) wyszukania przelotu, w przypadku braku możliwości bezpośredniego dotarcia do celu, z najkrótszym czasem oczekiwania na kolejny lot, przy uwzględnieniu najkorzystniejszych cen na rynku oraz obowiązujących promocji; 6) dokonania rezerwacji biletu wskazanego przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji przekazanego drogą elektroniczną ( ) lub telefoniczną oraz dostarczenia Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji, zawierającego ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji (z zachowaniem ceny biletu określonej w rezerwacji), za pomocą poczty elektronicznej ( ) niezwłocznie, lecz nie później niż 1 godzinę od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji; 7) zakupu najtańszych biletów lotniczych na danej trasie zgodnie z warunkami określonymi i uzgodnionymi przez Zamawiającego w poleceniu dokonania rezerwacji, o którym mowa w pkt 6 (nawet jeżeli dokonano wcześniej rezerwacji biletu lotniczego na wyższą kwotę). Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia najniższych z dostępnych taryf publikowanych i niepublikowanych, stawek negocjowanych i stawek promocyjnych oraz zapewnienia Zamawiającemu dostępu do wszystkich publikowanych i niepublikowanych taryf linii lotniczych ( w tym również taryf tzw. tanich przewoźników ); 8) umożliwienia Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, anulowania wykupionego biletu lub zmiany rezerwacji w odniesieniu do: klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera. Jeśli anulacja lub zmiana będzie wiązać się z rekalkulacją ceny biletu lub naliczona zostanie dodatkowa opłata 13

14 wynikająca z taryfy przewoźnika, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty; poza różnicą w cenie Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie służy mu dodatkowe wynagrodzenie; 9) dostarczenia biletów elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia wykupu biletu. Bilety papierowe zostaną wystawione w przypadku, gdy na danej trasie nie ma możliwości wystawienia biletu elektronicznego i zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego lub w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego, na koszt Wykonawcy, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jednak nie później niż na 24 godziny przed planowanym wylotem; 10) dokonania odprawy on-line w imieniu pasażera oraz dostarczenia drogą elektroniczną karty pokładowej nie później niż na 10 dni przed planowanym terminem lotu lub w dniu zakupu biletu, jeśli zakup biletu został dokonany na mniej niż 10 dni przed planowanym odlotem, w przypadku zakupu biletów, gdzie konieczne jest dokonanie odprawy on-line w celu uniknięcia dodatkowych kosztów (m. in. u tzw. tanich przewoźników ); 11) poinformowania o konieczności dokonania odprawy on-line przez pasażera przy dokonaniu rezerwacji oraz wysłania przypomnienia o obowiązku odprawy nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem lotu w przypadku, kiedy odprawa on-line przy zakupie biletów opisanych w pkt. 10 jest niemożliwa do realizacji przez Wykonawcę z przyczyn niezależnych od Wykonawcy; 12) kontaktu z wyznaczonymi pracownikami Zamawiającego, w szczególności: a) wyznaczenia stałych pracowników do kompleksowej obsługi Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia (kontakt telefonicznego i owego) co najmniej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 18:00, b) świadczenie 24-godzinnego serwisu polskojęzycznego umożliwiającego rezerwację, wykup, zmianę dotychczasowych rezerwacji poza godzinami pracy biura za pomocą telefonu lub drogą elektroniczną ( ), c) niezwłocznego informowania wyznaczonych pracowników Zamawiającego drogą elektroniczną ( ) o braku możliwości realizacji rezerwacji lub sprzedaży biletów wraz z uzasadnieniem, d) każdorazowego informowania wyznaczonych pracowników Zamawiającego o zbliżającym się terminie wykupu biletu, najpóźniej na 24 godziny przed upływem terminu dokonanej uprzednio rezerwacji. 13) dostarczenia faktur VAT za bilety do siedziby Zamawiającego; 14) sporządzania miesięcznych raportów z wystawionych faktur za bilety lotnicze (zagraniczne i krajowe) i dostarczania ich bezpłatnie do siedziby Zamawiającego nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu którego zestawienie dotyczy; 15) do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 5. Zamawiający ma prawo zażądać od Wykonawcy udokumentowania ceny biletu wynikającej z taryfy przewoźnika. W terminie 5 dni Wykonawca drogą elektroniczną przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające cenę biletu wg taryfy przewoźnika. 6. Wszystkie dane zawarte w biletach elektronicznych dostarczanych przez Wykonawcę Zamawiającemu muszą być identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) użytkowanego przez Wykonawcę, zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek 14

15 zmian do biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem stosowanego przez Wykonawcę GDS. 7. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego o którym mowa w ust. 4 pkt Wszelkie dane osobowe pasażerów dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia, przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego podlegają ochronie wynikającej z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z pózn. zm.) i nie mogą być wykorzystywane przez Wykonawcę w żadnym innym celu wykraczającym poza zakres realizacji zamówienia (w tym dla celów marketingowych). 15

16 Załącznik Nr 2 do SIWZ Istotne postanowienia umowy 1 Przedmiot umowy Przedmiotem umowy jest świadczenie usług rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów lotniczych na pasażerskie przeloty międzynarodowe i krajowe na potrzeby Narodowego Centrum Nauki. 2 Prawa i obowiązki Stron 1. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) obsługi Zamawiającego w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych u wszystkich przewoźników lotniczych (w tym również u tzw. tanich przewoźników ), na wszystkich trasach i na wszelkie oferowane przez nich przeloty; 2) kompleksowej obsługi Zamawiającego realizowanej każdorazowo przez jedną osobę wyznaczoną przez Wykonawcę bez względu na przewoźnika, trasę przelotu itp.; 3) uwzględnienia przy dokonywaniu rezerwacji biletów lotniczych wymagań Zamawiającego, w zakresie wybranych klas lotu, trasy przelotu, liczby przesiadek i godzin podróży, tak aby w optymalny sposób zagwarantować przebieg podróży; 4) przedstawienia (za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez Zamawiającego) w nieprzekraczalnym terminie 2 godzin od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego zapytania w formie elektronicznej ( ) lub telefonicznej, minimum dwóch najkorzystniejszych wariantów przelotu; przez najkorzystniejszy wariant przelotu rozumie się najtańszy bilet na danej trasie i w danym dniu, przy uwzględnieniu wymagań przekazanych przez Zamawiającego dotyczących czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie; 5) wyszukania przelotu, w przypadku braku możliwości bezpośredniego dotarcia do celu, z najkrótszym czasem oczekiwania na kolejny lot, przy uwzględnieniu najkorzystniejszych cen na rynku oraz obowiązujących promocji; 6) dokonania rezerwacji biletu wskazanego przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji przekazanego drogą elektroniczną ( ) lub telefoniczną oraz dostarczenia Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji, zawierającego ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji (z zachowaniem ceny biletu określonej w rezerwacji), za pomocą poczty elektronicznej ( ) niezwłocznie, lecz nie później niż 1 godzinę od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji; 7) zakupu najtańszych biletów lotniczych na danej trasie zgodnie z warunkami określonymi i uzgodnionymi przez Zamawiającego w poleceniu dokonania rezerwacji, o którym mowa w pkt 6 (nawet jeżeli dokonano wcześniej rezerwacji biletu lotniczego na wyższą kwotę). Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia najniższych z dostępnych taryf publikowanych i niepublikowanych, stawek negocjowanych i stawek promocyjnych oraz zapewnienia Zamawiającemu dostępu do wszystkich publikowanych i niepublikowanych taryf linii lotniczych ( w tym również taryf tzw. tanich przewoźników ); 8) umożliwienia Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, anulowania wykupionego biletu lub zmiany rezerwacji w odniesieniu do: klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera. Jeśli anulacja lub zmiana będzie wiązać się z rekalkulacją ceny biletu lub naliczona zostanie dodatkowa opłata wynikająca z taryfy przewoźnika, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty; poza różnicą 16

17 w cenie Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie służy mu dodatkowe wynagrodzenie; 9) dostarczenia biletów elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia wykupu biletu. Bilety papierowe zostaną wystawione w przypadku, gdy na danej trasie nie ma możliwości wystawienia biletu elektronicznego i zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego lub w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego, na koszt Wykonawcy, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jednak nie później niż na 24 godziny przed planowanym wylotem; 10) dokonania odprawy on-line w imieniu pasażera oraz dostarczenia drogą elektroniczną karty pokładowej nie później niż na 10 dni przed planowanym terminem lotu lub w dniu zakupu biletu, jeśli zakup biletu został dokonany na mniej niż 10 dni przed planowanym odlotem, w przypadku zakupu biletów, gdzie konieczne jest dokonanie odprawy on-line w celu uniknięcia dodatkowych kosztów (m. in. u tzw. tanich przewoźników ); 11) poinformowania o konieczności dokonania odprawy on-line przez pasażera przy dokonaniu rezerwacji oraz wysłania przypomnienia o obowiązku odprawy nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem lotu w przypadku, kiedy odprawa on-line przy zakupie biletów opisanych w pkt. 10 jest niemożliwa do realizacji przez Wykonawcę z przyczyn niezależnych od Wykonawcy; 12) kontaktu z wyznaczonymi pracownikami Zamawiającego, w szczególności: a) wyznaczenia stałych pracowników do kompleksowej obsługi Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia (kontakt telefonicznego i owego) co najmniej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 18:00, b) świadczenie 24-godzinnego serwisu polskojęzycznego umożliwiającego rezerwację, wykup, zmianę dotychczasowych rezerwacji poza godzinami pracy biura za pomocą telefonu lub drogą elektroniczną ( ), c) niezwłocznego informowania wyznaczonych pracowników Zamawiającego drogą elektroniczną ( ) o braku możliwości realizacji rezerwacji lub sprzedaży biletów wraz z uzasadnieniem, d) każdorazowego informowania wyznaczonych pracowników Zamawiającego o zbliżającym się terminie wykupu biletu, najpóźniej na 24 godziny przed upływem terminu dokonanej uprzednio rezerwacji. 13) dostarczenia faktur VAT za bilety do siedziby Zamawiającego; 14) sporządzania miesięcznych raportów z wystawionych faktur za bilety lotnicze (zagraniczne i krajowe) i dostarczania ich bezpłatnie do siedziby Zamawiającego nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu którego zestawienie dotyczy; 15) do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 2. Zamawiający ma prawo zażądać od Wykonawcy udokumentowania ceny biletu wynikającej z taryfy przewoźnika. W terminie 5 dni Wykonawca drogą elektroniczną przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające cenę biletu wg taryfy przewoźnika. 3. Wszystkie dane zawarte w biletach elektronicznych dostarczanych przez Wykonawcę Zamawiającemu muszą być identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) użytkowanego przez Wykonawcę, zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian do biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem stosowanego przez Wykonawcę GDS. 17