Rozwi¹zania Lotus Development w Administracji Publicznej

Transkrypt

1 Rozwi¹zania Lotus Development w Administracji Publicznej Przykłady zastosowań Lotus Notes/Domino Władze Słowenii Kalifornijskie Biuro Służb Ratowniczych GSA Fedsim Rada Okręgu Brent Stan Nowy York Irlandzka Rada Pomocy Prawnej Biuro Oceny Ryzyka Zatrucia Ołowiem przy Ministerstwie Gospodarki Mieszkaniowej i Rozwoju Miast USA Urząd Miasta Monroe Ministerstwo Ochrony Środowiska Departament stanu Massachusetts ds. Osób Upośledzonych Umysłowo Rada ds. Ułaskawień i Zwolnień Warunkowych stanu Georgia Wydział Policji Plano Przykłady zastosowań Lotus Notes/Domino w Internecie Stan Nowy York Knowledge Center Brent Council Lead Listing Miasto Tillsonburg StormTRAC Military Police of Sao Paulo Wybrane produkty Lotus Developemnt Serwery aplikacyjno-pocztowe Lotus Domino Lotus LearningSpace Lotus Sametime Lotus Domino.Doc Lotus K-station Lotus Discovery Server Lotus Enterprise Integrator

2

3 Władze Słowenii Obsługa procesu legislacyjnego we władzach Słowenii Dzięki systemowi Lotus Notes proces legislacyjny w Słowenii stał się efektywniejszy i bardziej otwarty. Gdy w 1991 r. Słowenia uniezależniła się od byłej Jugosławii, stanęła przed ogromnymi zadaniami w dziedzinie tworzenia prawa. Wiele aktów prawnych zostało przejętych od Jugosławii, ale znacznie więcej trzeba było zmienić lub opracować od początku, nie tylko w celu ich dostosowania do wymagań nowego państwa, ale także po to, aby uwzględnić stosunki Słowenii z Unią Europejską (EU). Organami ustawodawczymi Słowenii są Zgromadzenie Narodowe oraz Rada Narodowa. Zgromadzenie Narodowe składa się z 90 posłów, a do jego głównych zadań należy wybór premiera, powoływanie ministrów, kontrola pracy rządu oraz formułowanie problemów i inicjatyw parlamentarnych. Podaje ono także informacje na temat bieżących prac ustawodawczych i sesji parlamentu. Rada Narodowa składa się z przedstawicieli pracodawców, pracowników, rolników, właścicieli małych firm, organizacji niekomercyjnych oraz przedstawicieli grup lokalnych. Składa ona między innymi propozycje dotyczące aktów prawnych oraz jest ciałem opiniodawczym. Od samego początku władze wspierały procesy legislacyjne środkami technicznymi. Jednakże pierwszy system, bazujący na centralnym serwerze, oparty był na edytorze tekstu, co powodowało tworzenie ogromnej liczby dokumentów przy znikomym stopniu organizacji i braku możliwości sterowania przepływem pracy. Potrzeba zwiększenia efektywności zrodziła zapotrzebowanie na system informatyczny, który umożliwiłby zarządzanie dokumentami i przepływ pracy. Ponieważ nie można było nikogo zmuszać do korzystania z systemu, jednym z ważniejszych wymagań było, aby informacje przechowywane w bazach danych współistniały z systemem opartym na dokumentach drukowanych na papierze. Idealnym rozwiązaniem okazał się system Lotus Notes. Był on już wcześniej używany w centrum informatycznym rządu Słowenii (CVI) i miał odpowiednie zaplecze w całym kraju. Oprogramowanie bez odpowiedniego zaplecza jest nic niewarte - mówi Bojan Verbic, kierownik działu rozwoju systemów informatycznych przy Zgromadzeniu Narodowym. System Notes był ponadto wystarczająco elastyczny, aby poradzić sobie ze skomplikowanym charakterem procesu legislacyjnego, w którym występuje ok. 12 różnych typów procedur o 322 możliwych etapach oraz dziesiątki typów dokumentów. System powinien także obsługiwać postępowanie przed trybunałem konstytucyjnym, odpowiedzi na zapytania poselskie, interpelacje i propozycje oraz przebieg sesji parlamentu. I wreszcie powinien on być odpowiedni dla bardzo różnych użytkowników - zarówno z kręgów władzy, jak i, do pewnego stopnia, spoza tych kręgów. Powinien na przykład zapewniać dostęp w oparciu o Lotus Notes akredytowanym dziennikarzom oraz dostęp przez Internet zwykłym obywatelom. Innym ważnym argumentem przemawiającym za Lotus Notes jest niski koszt uruchomienia - właściwie wystarcza komputer PC i pakiet startowy. Dzięki współpracy z firmą SRC-Info, posiadającą tytuł Lotus Business Partner, władze mogły w krótkim czasie opracować program pilotażowy. Musieliśmy zadecydować, jak opracować projekt i jak zbudować poszczególne aplikacje - wyjaśnia Uros Ponikvar, kierownik projektu w firmie SRC-Info. Program pilotażowy trwał trzy i pół miesiąca i zakończył się w marcu 1996 r. Od tego momentu zespół projektantów rozpoczął prace nad pełnym projektem dla Zgromadzenia Narodowego, które zostały zakończone w listopadzie 1996 r. Wprowadzenie nowego systemu do użytku umożliwiły wybory i początek nowej kadencji parlamentu. Podobnie wybory do Rady Narodowej umożliwiły objęcie jej nowym systemem w styczniu 1998 r. Zespół używał również systemu Notes do nadzorowania i prowadzenia dokumentacji samego projektu, która w 95 procentach sporządzona była bez dokumentów papierowych.

4 System zapewnia trzy podstawowe korzyści. Pierwszą z nich jest możliwość współpracy. Stworzyliśmy warunki, w których osoby z różnych biur i ze wszystkich organów Zgromadzenia Narodowego, nawet z różnych partii, mogą z powodzeniem współpracować nad jednym zagadnieniem, na przykład nad projektem ustawy - wyjaśnia Verbic. Dzięki podobnemu systemowi obsługującemu Radę Narodową oba te ciała mogą efektywnie współdziałać. Druga korzyść to ułatwienie sporządzania dokumentów i przepływu pracy. Oba te procesy są obecnie w znacznym stopniu zautomatyzowane. Jeśli na przykład proponowany jest nowy projekt ustawy, system automatycznie formułuje zapytania pochodzące z odpowiednich biur oraz tworzy słowa kluczowe i skróty przeznaczone do stosowania w tej ustawie, co później znacznie ułatwia prawnikom wyszukiwanie. I wreszcie trzecia korzyść polega na tym, że system stanowi ogólne narzędzie wspomagające, m.in. ułatwiając dostęp do wszystkich dokumentów związanych z procedurą parlamentarną. Dwa krytyczne czynniki sukcesu to pomoc kierownictwa wyższego szczebla, w tym również sekretarza generalnego Zgromadzenia Narodowego i kierownika działu informatyki, oraz fakt, że rozwiązania techniczne zostały wykorzystane do obsługi treści zawartych w systemie, a nie odwrotnie. Treści są bardzo ważne, dlatego wszystkie dokumenty utworzone w starym systemie, poczynając od 1991 r., zostały zaimportowane do nowego. O wartości projektu świadczy fakt, że jest on używany osobiście przez prezydenta państwa. Musieliśmy włożyć ogromną ilość pracy w proces przejścia na nowy system, musieliśmy słuchać, co mówią ludzie, określać ich potrzeby i dostosowywać system do tych potrzeb - mówi Ponikvar. Do pomyślnego uruchomienia systemu w znacznie większym stopniu przyczynili się jego użytkownicy, niż same rozwiązania techniczne. Obecnie system otwiera drogę do dalszego rozwoju w przyszłości. Nie poprzestaliśmy na tym - mówi Ponikvar. Mamy już bardzo mocną i bezpieczną strukturę. Rozbudowujemy system tak, aby objął on ministerstwa, służby rządowe i biuro premiera. Zespół może wykorzystać swoje doświadczenie w obsłudze procesów legislacyjnych i automatyzacji prac biurowych w dalszej pracy, nie tylko tworząc systemy obsługujące procesy w instytucjach państwowych, ale także umożliwiając przepływ pracy między nimi.

5 Kalifornijskie biuro służb ratowniczych Kalifornijskie biuro służb ratowniczych (Office of Emergency Services - OES) usprawnia reakcję na zagrożenia za pomocą Lotus Notes Zadanie: Biuro służb ratowniczych gubernatora stanu Kalifornia koordynuje na poziomie stanu akcje ratunkowe w przypadku katastrof, wspierając działania władz lokalnych. W czasie katastrofy krytyczne znaczenie dla skuteczności pomocy niesionej ludziom ma zapewnienie właściwej łączności pomiędzy ośrodkami działającymi na różnych poziomach. Konieczność równoczesnego odpowiadania na setki wezwań podczas katastrofy uzmysłowiła władzom potrzebę opracowania bardziej efektywnego systemu reagowania na takie wydarzenia. Działania ratunkowe biura OES były dotychczas procesem czasochłonnym, sterowanym ręcznie w oparciu o dokumenty papierowe. Była to metoda powolna i kłopotliwa, co podkreślano w raportach sporządzanych po akcjach ratunkowych. Służby ratunkowe były zwykle wzywane faksem lub telefonicznie. Następnie wezwania były ręcznie rejestrowane, zapisywane i analizowane oraz nadawano im określone priorytety. W początkowej fazie katastrofy nasze biuro zalewa istna lawina wezwań pomocy - wyjaśnia John Bowles, szef działu informatyki w biurze służb ratunkowych Kalifornii. Trudno było nadać tym wezwaniom właściwe priorytety, a kierownictwo miało trudności w uzyskaniu ogólnego obrazu działań ratunkowych. Bardzo pracochłonne było również sporządzanie raportów dla obszarów operacyjnych, biura gubernatora, organów ustawodawczych oraz innych urzędów stanowych, a także raportów podawanych do wiadomości publicznej. W systemie kierowanym ręcznie trudno było zmieniać format raportów lub wybierać informacje dla poszczególnych grup czy agencji. Tracono wiele czasu na przenoszenie informacji z papieru do edytora tekstu oraz na ich podsumowywanie. Biuro OES miało również ustawowy obowiązek przedstawiania raportów po zakończeniu akcji ratunkowej. W przypadku katastrofy biuro wydawało średnio 25 tys. USD tylko na te raporty. W systemie opartym na dokumentach papierowych trudno było tworzyć archiwalne rejestry, a następnie przeglądać je i interpretować w celu wykorzystania do rozliczeń, rozwiązywania zagadnień prawnych oraz w planowaniu i prowadzeniu szkoleń. Rozwiązanie: Aby zwiększyć efektywność działań ratunkowych w przypadku katastrof, biuro OES potrzebowało systemu, który zwiększyłby jego możliwości reagowania na wezwania pomocy oraz zarządzania nimi i ich koordynowania, a także zbierania, przetwarzania i rozpowszechniania informacji w czasie katastrofy i później. Szukaliśmy systemu, który rozwiązałby pięć najważniejszych kwestii - powiedział Bowles. Powinien on wyeliminować zaległości w załatwianiu wezwań pomocy, błędy w ukierunkowaniu pomocy i opóźnienia powstające w okresie sporządzania raportów, zlikwidować powielanie działań służb ratowniczych i zespołów przywracających stan sprzed katastrofy, a także zapewnić przejrzystą archiwizację zdarzeń w celu późniejszego wykorzystania w raportach oraz w celach szkoleniowych i kontrolnych. Przede wszystkim wymagaliśmy, aby system umożliwiał komunikację ze wszystkimi poziomami zarządzania w sytuacji nadzwyczajnej, bez potrzeby tworzenia specjalnej infrastruktury komunikacyjnej - wyjaśnia Bowles. Aby system mógł być używany na wszystkich poziomach, musiał być ekonomiczny, intuicyjny, łatwy w obsłudze oraz prosty w utrzymaniu. System powinien również mieć możliwości funkcjonalne pozwalające na jego używanie zarówno w sytuacjach zagrożenia, jak i w codziennej działalności, tak, aby pracownicy dobrze go opanowali i mogli się nim sprawnie posługiwać w razie katastrofy.

6 Lotus Notes Response Information Management System (RIMS) usprawnia działania ratunkowe w przypadku katastrofy System Lotus Notes nie tylko spełnia wszystkie nasze wymagania, lecz także okazał się najtańszy i najbardziej przyjazny dla użytkownika spośród wszystkich rozpatrywanych rozwiązań - powiedział Bowles. Dokładna analiza wykazała, że koszty zaprojektowania aplikacji Notes są średnio o 60 do 90 procent niższe niż w przypadku innych rozważanych technologii - powiedział Bowles. Ponadto szkolenie wymaga tylko jednego dnia cennego czasu naszego personelu ratowniczego, podczas gdy inne systemy wymagają szkolenia trwającego od jednego do dwóch tygodni. System RIMS był używany w Kalifornii do koordynacji akcji ratowniczych podczas noworocznej powodzi w 1997 r. i podczas powodzi El Nino w 1998 r. Za pomocą systemu RIMS zarządzano już tysiącami akcji ratunkowych i nieoczekiwanych sytuacji w ponad 48 hrabstwach. Ponadto za pomocą tego systemu koordynowano ponad 50 akcji podczas katastrof o mniejszym zasięgu. Były to takie wypadki, jak pożary, katastrofy lotnicze, wykolejenia pociągów, osunięcie się skał w Yosemite, wyciek oleju w Long Beach, śnieżyce i tornada. System Notes był nawet wykorzystany do zaplanowania działań na wypadek sytuacji nadzwyczajnych podczas krajowej konwencji Republikanów. System RIMS został wysoko oceniony przez stowarzyszenie National Association of State Information Resource Executives (NASIRE), które w 1997 r. przyznało mu jedną z nagród w dziedzinie technologii - jako najlepszej aplikacji klient/serwer używanej przez władze stanowe. System RIMS znalazł zastosowanie w ponad 75 miejscach na terenie stanu. Oczekuje się, że po wprowadzeniu go na poziomie lokalnym obejmie ponad 5000 użytkowników. W swej codziennej działalności pracownicy używają go do inwentaryzacji, sporządzania raportów dotyczących wykorzystania czasu pracy, w aplikacjach związanych z przepływem pracy, takich jak wnioski zaopatrzeniowe dotyczące zasobów na wypadek zagrożenia i w sytuacjach normalnych, do obsługi poczty elektronicznej, sporządzania planów pracy, bazy danych na temat prowadzonych dyskusji oraz katalogów z danymi pracowników. Ponadto system RIMS jest ekonomiczny, łatwo można go modyfikować i rozbudować, zapewnia interaktywny dostęp do Internetu i może być używany zarówno w codziennej pracy, jak i w sytuacjach zagrożenia. Skalowalna architektura Lotus Notes umożliwia łatwą rozbudowę systemu i zwiększenie jego zaawansowania w miarę rozwoju nowych technologii. Jest to rozwiązanie oparte na standardach, zapewniające zgodność z innymi systemami zarządzania sytuacjami zagrożenia działającymi w instytucjach stanowych i federalnych, które często nie są kompatybilne ze sobą. System Notes ułatwia ich powiązanie. Zapewnia on także komunikację poprzez sieci LAN i WAN, przez modemy zdalne, satelity i przez Internet, w tym przez przeglądarkę internetową, wydawcę internetowego i serwer WWW. Dostęp do Internetu jest dwukierunkowy - umożliwia to władzom lokalnym, mediom, obywatelom oraz ogólnie osobom i instytucjom niepodłączonym bezpośrednio do systemu RIMS wgląd w sytuację i w przebieg akcji ratunkowej oraz interaktywne wypełnianie formularzy RIMS za pomocą dowolnego narzędzia dającego dostęp do Internetu. Wprowadzamy wszystko do systemu RIMS i eksportujemy to na naszą stronę główną za pośrednictwem systemów Lotus Notes i Domino - wyjaśnia Bowles. Wyniki: Zwrot z inwestycji Podniesienie poziomu usług biura OES daje znaczne korzyści mieszkańcom Kalifornii, zarówno w aspekcie jakości życia, jak i w aspekcie finansowym. Dzięki przyspieszeniu i optymalizacji wykorzystania zasobów system Notes umożliwi być może ocalenie setek tysięcy istnień ludzkich, zmniejszenie skali obrażeń tysięcy rannych oraz zaoszczędzenie milionów dolarów na kosztach odbudowy po następnej wielkiej katastrofie. Zakładając taką samą skalę działań ratunkowych, jaką przyjęto w podstawowej analizie biura OES, zmniejszenie zatrudnienia związanego ze sporządzaniem raportów sytuacyjnych, administracją,

7 raportami terenowymi oraz odbudową zniszczeń przyniesie oszczędność godzin. Oszczędności robocizny na tworzenie dokumentacji archiwalnej i wyszukiwanie danych, w tym pisanie deklaracji i proklamacji, zarządzanie zadaniami, wypełnianie formularzy i sporządzanie raportów na temat materiałów niebezpiecznych oraz opracowywanie raportów na temat poszukiwań osób zaginionych, wynoszą ogółem godzin. Zakładając roczne zarobki w wysokości USD i uwzględniając nadgodziny, premie i koszty operacyjne, otrzymuje się łączne oszczędności na poziomie USD. System Lotus Notes umożliwia wzrost poziomu usług dzięki skróceniu czasu przetwarzania wezwań pomocy, automatyzacji nadawania priorytetów i eliminacji błędnego adresowania wezwań. System umożliwia skrócenie czasu przetwarzania wezwań nawet o 75%. Automatyzacja połączeń biura OES z FEMA pozwala również skrócić czas przetwarzania wniosków do agencji federalnych. Możliwość automatycznej synchronizacji rozproszonych baz danych w skali całego stanu pozwala automatycznie aktualizować dane na podstawie zmian wprowadzanych w centrum kierowania akcją ratunkową, dzięki czemu dostęp do tych zmian mają również agencje terenowe i stanowe - eliminuje to dublowanie działań. Ponadto połączenie systemu Notes z Internetem umożliwia dostęp do aktualnych informacji o przebiegu akcji ratunkowej również tym pracownikom służb ratowniczych, którzy nie mają bezpośredniego połączenia z systemem RIMS. Dzięki automatyzacji przetwarzania funkcje sporządzania raportów systemu RIMS eliminują raporty nieaktualne, niepełne i wymagające znacznych nakładów pracy, dając wszystkim zaangażowanym stronom dostęp do informacji zbiorczych i szczegółowych, posortowanych według regionów i okręgów. W systemie Notes biuro OES może dołączać do raportów mapy, bazy danych oraz materiały wideo. Użytkownicy mogą z dowolnego poziomu dodawać, zmieniać, podsumowywać lub poszerzać informacje zawarte w raportach bez konieczności ponownego wprowadzania danych, co umożliwia łatwe tworzenie obrazów ogólnych lub odnoszących się do określonego miejsca. Czas potrzebny na sporządzanie i rozpowszechnianie raportów sytuacyjnych został skrócony o 80%. Ponadto szczegółowe informacje z terenów operacji, z mediów oraz z innych agencji są uporządkowane i dostępne w formie elektronicznej w czasie rzeczywistym dla wszystkich agencji. Biuro OES zintegrowało także z systemem RIMS swój system informacji przestrzennej (GIS), co zapewnia odwzorowanie oraz integrację danych o katastrofie w czasie rzeczywistym. Za pomocą systemu RIMS oraz innych narzędzi GIS biuro OES będzie mogło prowadzić symulacje i modelować katastrofy oraz szybko przekazywać te materiały w teren. Umożliwi to służbom ratowniczym szybkie oszacowanie możliwych zniszczeń i rozpoczęcie gromadzenia zasobów nawet przed otrzymaniem pierwszych raportów z terenu katastrofy. Plany na przyszłość Biuro OES ocenia przydatność systemu Notes dla celów automatycznego przetwarzania roszczeń związanych z odbudową po katastrofie i wniosków o dotacje. Nawet w przypadku katastrofy o umiarkowanym zasięgu możliwe jest wpłynięcie dziesiątków tysięcy wniosków o pomoc z funduszy publicznych, których łączna wartość sięgnie miliardów dolarów. Każdy z tych wniosków zawiera od dziesięciu do tysiąca stron dokumentacji. Możliwości systemu Notes w dziedzinie zarządzania dokumentami oraz kierowania przepływem pracy pozwalają zautomatyzować przetwarzanie wniosków o pomoc i dotacje, dzięki czemu potencjalne oszczędności w biurze OES mogą przekroczyć milion dolarów rocznie.

8 Korzyści płynące ze stosowania systemów Lotus Notes i Domino Wdrożenie i stosowanie systemów Lotus Notes i Domino ogólnie usprawniło działalność kalifornijskiego biura OES. Biuro OES i inne instytucje ratownicze w Kalifornii odnotowały w wyniku zastosowania tych rozwiązań następujące korzyści. Zwiększenie możliwości biura OES w zakresie reagowania na katastrofy i zarządzania akcjami ratunkowymi, koordynowania wezwań oraz zbierania, przetwarzania i rozpowszechniania informacji w czasie katastrofy i w okresie późniejszym. Uzyskanie przez OES możliwości komunikowania się, współpracy i koordynacji działań z innymi instytucjami federalnymi, stanowymi i lokalnymi ds. sytuacji nadzwyczajnych. Podniesienie poziomu usług OES dzięki skróceniu przetwarzania wezwań i ułatwieniu nadawania im priorytetów. Pomoc w eliminowaniu raportów sytuacyjnych, które są nieaktualne, niepełne lub wymagają znacznych nakładów pracy, co daje szybki dostęp do informacji sumarycznych i szczegółowych. Możliwość efektywniejszego wykonywania codziennej pracy przez pracowników, w tym sporządzanie raportów z wykorzystania czasu pracy, wniosków zaopatrzeniowych, planów pracy i katalogów pracowników. Możliwość emulacji HTML w czasie rzeczywistym, co zapewnia łatwy dostęp do aktualnych informacji przez Internet.

9 GSA FEDSIM Reorganizacja procesu przetwarzania zamówień publicznych za pomocą systemu Lotus Notes i Domino Zadanie: W każdym roku podatkowym FEDSIM przetwarza setki zamówień publicznych. Do niedawna wszystkie zamówienia były przetwarzane ręcznie, co wymagało wydrukowania ich na papierze wraz z całą dołączaną dokumentacją. W trakcie całego procesu poszczególne zamówienia były kierowane ręcznie, przechodząc przez ręce wielu osób w kilku działach i wielu instytucjach znajdujących się w różnych częściach kraju. Takie ręczne przetwarzanie kosztowało FEDSIM dużo czasu i pieniędzy. Musieliśmy stać się nowatorami w dziedzinie zamówień publicznych - wyjaśniła Elizabeth Wilkinson, integrator systemów w ITI/FEDSIM. Rozwiązanie: Aby zachować konkurencyjną pozycję - powiedziała Wilkinson - postanowiliśmy zautomatyzować powtarzalne procesy gospodarcze, co natychmiast potwierdziłoby nasze zaangażowanie w upraszczanie i rewolucjonizowanie całego procesu obsługi zamówień publicznych i pomogłoby nam osiągnąć główny cel, czyli stać się najchętniej wybieranym dostawcą usług. Porównując różne produkty pod względem kosztów, ryzyka i harmonogramu wdrożenia, organizacja FEDSIM poszukiwała ekonomicznego rozwiązania, które można by szybko wdrożyć oraz dostosowywać do własnych procesów gospodarczych i wymagań. Organizacja FEDSIM wybrała oprogramowanie dla grup roboczych do przesyłania wiadomości Lotus Notes i w oparciu o nie opracował własny system śledzenia i zamawiania (Tracking and Ordering System - TOS). W ciągu dziewięciu miesięcy system TOS został uruchomiony, a następnie poddany trzymiesięcznym testom beta. W zamierzeniach miał to być system prototypowy, ale poszło tak dobrze, że bardzo szybko wdrożyliśmy go do eksploatacji - powiedział David Trail, kierownik programu w SIGNAL Corporation. System został zainstalowany u 250 użytkowników z administracji państwowej w całym kraju. TOS został zaprojektowany z myślą o pełnych możliwościach rozbudowy i skalowalności, będzie się więc nadal rozrastał. Zostanie w nim wdrożona technologia WWW Lotus Domino i będzie on instalowany w innych firmach i instytucjach, z którymi FEDSIM zawiera kontrakty. Uproszczenie procesów przetwarzania zamówień publicznych i nadanie im większej płynności. Chcieliśmy uwolnić się od powtarzającego się niepotrzebnego przeglądania i oceny kontraktów - wyjaśniła Wilkinson. Typowe pakiety kontraktowe muszą być co najmniej dziewięć razy przeglądane, a niektóre nawet 16 razy lub więcej. Aby utrzymać konkurencyjną pozycję, musieliśmy powstrzymać te powtarzające się przeglądy. Zrezygnowaliśmy z niektórych starych metod zawierania kontraktów, obwarowanych sztywnymi przepisami, konkursami ofert, kontrolami i odwołaniami - powiedziała Wilkinson. W to miejsce wprowadziliśmy prosty proces, polegający na wypełnieniu formularza zamówienia oraz na współużytkowaniu informacji. Oparty na oprogramowaniu Lotus Notes system TOS inicjuje zamówienie, śledzi je, zarządza nim i administruje. Dotyczy to setek zamówień publicznych rocznie - wyjaśniła Wilkinson. System działa w środowisku całkowicie pozbawionym dokumentów papierowych - od przyjęcia warunków kontraktu po jego realizację i końcowe rozliczenie z dostawcą oraz zamknięcie kontraktu. Zmniejszenie liczby etapów i eliminacja wąskich gardeł za pomocą wbudowanych funkcji przepływu pracy aplikacji Lotus Notes Zespół twórców TOS odbył wiele narad nad przeprojektowaniem procesów gospodarczych, starając się sformułować reguły rządzące 42 etapami przetwarzania ręcznego.

10 Cały system opiera się na jednolitym przepływie pracy, który obejmuje wiele instytucji - wyjaśnia Trail. Opracowaliśmy standardy i wprowadziliśmy normalizację danych w aplikacji Lotus Notes. Wszystko jest na każdym etapie kierowane i kontrolowane elektronicznie, co zmniejsza ilość błędów i zmian w danych oraz eliminuje czynności powtarzające się. Użytkownicy mogą elektronicznie sprawdzać stan realizacji zamówienia, co eliminuje wąskie gardła. Ponadto TOS integruje funkcje podpisu elektronicznego z Lotus Notes, czyniąc ludzi osobiście odpowiedzialnymi za swoje decyzje. Budowanie partnerstwa bez ograniczeń terytorialnych FEDSIM nawiązał współpracę z trzema innymi, funkcjonalnie zróżnicowanymi grupami, aby odświeżyć swoje podejście i opracować bardziej efektywne proces obsługi zamówień publicznych. W skład tego wyjątkowego zespołu ds. integracji produktów (Integrated Product Team - IPT) wchodzą: FEDSIM (Falls Church, Wirginia), Directorate of Contracting Mission Team 1 (MT1) (Ft. Huachuca, Arizona), wydajna, samodzielna firma oferująca odpłatne usługi zawierania kontraktów i administrowania nimi, Defense Finance and Accounting Services (DFAS) (Seaside, Kalifornia), firma analizująca uprawnienia oraz świadcząca usługi księgowe i usługi w dziedzinie sprawozdawczości na rzecz MT1 oraz inne usługi dla Departamentu Obrony, a także SIGNAL Corporation (Fairfax, Wirginia), firma informatyczna, świadcząca usługi techniczne i profesjonalne instytucjom administracji państwowej. System Lotus Notes umożliwił firmom tworzącym zespół IPT nawiązanie współpracy partnerskiej w dziedzinie procesów gospodarczych bez ograniczeń terytorialnych. Możliwość replikacji w systemie Lotus Notes pozwala użytkownikom na równoczesny dostęp do informacji w czasie rzeczywistym bez względu na to, gdzie się znajdują. Domino umożliwia instytucjom państwowym pracę w sieci WWW Wyjątkową cechą systemu TOS jest sposób wykorzystania technologii WWW. FEDSIM wdrożył interaktywny serwer WWW Lotus Domino, który pozwala tej organizacji, oraz innym organizacjom należącym do zespołu IPT utrzymywać otwarte kontakty z dostawcami. Za pośrednictwem skrzynek pocztowych usytuowanych na bezpiecznym serwerze na zewnątrz naszego firewall dostawcy mogą z nami odbywać interaktywne sesje, zadawać pytania oraz przesyłać i odbierać dokumenty - wyjaśniła Wilkinson. Dostawcy elektronicznie przeglądają kontrakty, przedkładają władzom elektroniczne faktury i śledzą proces ich akceptacji. System Notes pomaga firmie FEDSIM stać się najchętniej wybieranym dostawcą usług Głównym celem było opracowanie zautomatyzowanego narzędzia, pozwalającego użytkownikom na lepszą, szybszą i tańszą obsługę zamówień publicznych dla swoich klientów z instytucji federalnych. TOS osiągnął ten cel dzięki zastosowaniu technologii umożliwiającej szybką wysyłkę, tworzącej środowisko bez dokumentów papierowych, przyspieszającej i śledzącej cały cykl obsługi zamówień publicznych oraz zapewniającej przekazywanie wszystkim użytkownikom informacji w czasie rzeczywistym. TOS umożliwił IPT obsługę większej liczby klientów, realizację kontraktów o większej wartości oraz dostarczanie wyższej jakości produktów i usług szybciej niż kiedykolwiek dotąd. Innym celem było zbieranie danych do zarządzania przepływem pracy oraz dla celów sprawozdawczości i pomiarów wydajności - powiedziała Wilkinson. Aby zwiększyć wydajność, kierownictwo musi mieć możliwość przeglądania i oceny przepływu pracy oraz wprowadzania w nim zmian zależnie od potrzeb. Kierownictwo odpowiada również za sporządzanie raportów na temat obciążenia, wydatków, wydajności, rozliczeń itd. TOS zbiera, podsumowuje, przechowuje i analizuje różne elementy danych związanych z tymi wymaganiami sprawozdawczości i pomiarami ogólnej wydajności oraz sporządza na ich temat raporty. Wyniki: Uzyskany zwrot z inwestycji z pewnością wzrośnie po dłuższym używaniu i rozbudowaniu systemu wyjaśniła Wilkinson. Przed wdrożeniem systemu TOS czas poprzedzający realizację zamówienia (Procurement Action Lead Time - PALT) wynosił 21,7 godziny na jedno zamówienie. Dzięki Lotus Notes, PALT został skrócony do 10,8 godziny na zamówienie, co doprowadziło do wzrostu wydajności o 50% i znacznej obniżki kosztów. Dzięki tym oszczędnościom wzrósł również planowany poziom aktywności. W ciągu 12 miesięcy stosowania systemu ręcznego złożono 348 zamówień publicznych. Dzięki systemowi TOS złożono 384 zamówienia w ciągu zaledwie 5 miesięcy, co oznacza wzrost wydajności o 265% miesięcznie.

11 W systemie TOS obsługa zamówień publicznych wymaga mniej czasu, mniejszej liczby pracowników i mniejszych zasobów. Średni koszt obsługi zamówienia publicznego zmniejszył się o 227 USD na jedno zamówienie - z 480 USD przed wprowadzeniem TOS do 253 USD po jego wdrożeniu. Ta oszczędność czasu i kosztów jest bardzo znaczna, a ogólne wyniki mogą być rewelacyjne - wyjaśniła Wilkinson. System Notes i Domino umożliwił stworzenie wirtualnego środowiska, w którym obsługa zamówień, rozwiązania informatyczne, księgowanie i funkcje finansowe działają w jednolity sposób w całym cyklu obsługi zamówienia publicznego - powiedziała Wilkinson. Wdrożenie Lotus Domino zapewnia możliwość rozbudowy i elastyczność systemu, który dzięki temu może obsługiwać społeczność pracowników instytucji federalnych i firm prywatnych w całym kraju. W czasie krótszym niż rok odnieśliśmy ogromny sukces - dodała Wilkinson. Wprowadzenie tego kompleksowego systemu obsługi zamówień publicznych w bezpiecznym, wirtualnym środowisku biurowym pozwoliło nam świadczyć usługi wysokiej jakości terminowo i w ramach budżetu. Rozszerzenie systemu Lotus Notes na inne organizacje Jak dotąd zgodę na wdrożenie u siebie systemu TOS wyraziło trzech klientów FEDSIM. FEDSIM zamierza oferować TOS wszystkim swoim klientom, a także innym zainteresowanym agencjom federalnym. Wdrożenie systemu w siedzibie klienta pozwoliłoby mu śledzić realizację jego zamówienia. FEDSIM zamierza także objąć systemem TOS wszystkie inne firmy, z którymi zawiera umowy, oraz wszystkich klientów tych firm. ITI będzie także wdrażać system Lotus Notes i rozbuduje TOS, tak aby miał on funkcje kalendarza i tworzenia harmonogramów oraz przydzielania zasobów Lotus Notes. Korzyści z zastosowania Lotus Notes i Domino Wdrożenie i stosowanie produktów Lotus Notes i Domino ogólnie zwiększyło wydajność GSA FEDSIM. Organizacja FEDSIM odnotowała w wyniku zastosowania tych rozwiązań następujące korzyści. System inicjuje zamówienie, śledzi je, zarządza nim i administruje. Dotyczy to setek zamówień publicznych rocznie. System zwiększył wydajność o 265% miesięcznie. Nastąpiło zmniejszenie kosztów przetwarzania każdego zamówienia publicznego o 227 USD. System umożliwił uproszczenie procesów oraz wprowadzenie standardów i normalizację danych. Dzięki elektronicznemu kierowaniu i nadzorowi zmniejszyła się liczba błędów i zmian w danych oraz wyeliminowano powtarzanie czynności. System umożliwił firmom tworzącym zespół IPT nawiązanie współpracy partnerskiej w dziedzinie procesów gospodarczych bez ograniczeń terytorialnych. System umożliwia firmie FEDSIM oraz innym firmom z zespołu IPT otwarte kontakty wewnętrzne oraz z dostawcami. System umożliwia kierownictwu monitorowanie zamówień publicznych i wprowadzanie zmian w przepływie pracy w zależności od potrzeb.

12 Rada okręgu Brent Lotus Domino pozwala Radzie okręgu Brent usprawnić obsługę mieszkańców Zadanie: Udzielanie natychmiastowych odpowiedzi na 80% zapytań mieszkańców kierowanych do Rady. Rozwiązanie: Utworzenie jednego punktu kontaktowego, umożliwiającego mieszkańcom kierowanie zapytań do systemu informacyjnego Rady. Lotus Domino: Korzyści dla Rady okręgu Brent. Umożliwia udzielanie za pośrednictwem jednego punktu kontaktowego natychmiastowych odpowiedzi na 80% z 250 tys. zapytań kierowanych rocznie do Rady. Zapewnia przygotowanie odpowiedzi również na bardziej złożone zapytania i gwarantuje, że nie zostaną one zagubione lub zapomniane. Udostępnia przez Internet informacje na temat społeczności lokalnych oraz usług i działań w najbliższym sąsiedztwie. Usprawnia współużytkowanie przez pracowników i doradców informacji związanych z ważnymi projektami Rady za pośrednictwem bezpiecznego ekstranetu Domino. Zmniejsza nakład pracy niezbędny do zapewnienia przepływu informacji wewnątrz Rady. Obecnie Brent ma jedno, zintegrowane środowisko służące do publikowania informacji w Internecie i intranecie oraz publikowania informacji dla partnerów gospodarczych. Rada okręgu Brent w północno-zachodnim Londynie silnie zaangażowała się w zapewnienie mieszkańcom obsługi na wysokim poziomie. Aby zapewnić udzielanie odpowiedzi na zapytania mieszkańców, Rada ustanowiła w okręgu sześć ośrodków. Ośrodki te, pomyślane jako sposób na ograniczenie biurokracji, stanowią dla mieszkańców pojedyncze punkty kontaktowe, przyjmujące wnioski i skargi oraz udzielające informacji na temat pełnego zakresu usług świadczonych przez Radę. Celem zorganizowania tych ośrodków było udzielanie na miejscu odpowiedzi na 80% zapytań mieszkańców. Jednakże w miarę wzrostu ich popularności stosowany w nich system monitorowania klientów, oparty na dokumentach papierowych, stawał się coraz bardziej przeciążony. Potrzebny był nowy system, gwarantujący, że zapytanie skierowane do jednego ośrodka będzie mógł przejąć dowolny z pozostałych - oraz że złożone pytania, na które nie można odpowiedzieć natychmiast, będą nadal analizowane, a odpowiedzi na nie zostaną udzielone w rozsądnym czasie. Rada rozwiązała problem śledzenia zapytań klientów za pomocą Lotus Domino. W ośrodkach przyjmowania zapytań używany jest, oparty o Domino, program o nazwie Laser, który pozwala śledzić obsługę zapytań mieszkańców we wszystkich sześciu ośrodkach, niezależnie od tego, w którym z nich zapytanie zostało po raz pierwszy zgłoszone. Zapytania, których termin udzielenia odpowiedzi już nadszedł lub minął, są automatycznie zaznaczane. Ponadto, dzięki zapewnianym przez Domino możliwościom pracy w sieci i obsługi baz danych, system oferuje pracownikom działu obsługi klienta bezpośredni dostęp do systemów lokalnych i zdalnych Rady, takich jak jej intranet Domino i bazy danych serwisów WWW. Przewidując tendencję do integracji władzy, Rada doszła do wniosku, że aby możliwe było udzielenie natychmiastowych odpowiedzi na 80% zapytań, niezbędny będzie dostęp do dziesięciu najważniejszych systemów Rady. 90% zapytań dotyczy ulg i zasiłków mieszkaniowych; duże jest także zainteresowanie sprawami podatkowymi i planami Rady. Domino tworzy środowisko, które zarządza naszymi ośrodkami przyjmowania zapytań - wyjaśnia Dane Wright, kierownik ds. zarządzania informacjami w dziale informatyki okręgu Brent. Po wdrożeniu Domino otrzymujemy znacznie mniej skarg na brak reakcji Rady okręgu Brent. Wyniki: Mając uruchomione ośrodki przyjmowania zapytań oraz zainstalowany system śledzenia zapytań klientów Domino Laser, zarząd ds. pracy okręgu Brent pracuje obecnie nad uruchomieniem Rady czynnej przez całą dobę. Według planów Rady, poza godzinami pracy zapytania mieszkańców będą kierowane do telecentrum. Rozwiązanie to umożliwi dostęp do systemu Domino w celu uzyskania danych i informacji na temat Rady, a także śledzenie zapytań, które są aktualnie przetwarzane.

13 Rada okręgu Brent wykorzystuje już w praktyce system Domino w wielu zastosowaniach działających przez całą dobę - wyjaśnia Wright. Podobnie jak nasza centralna infrastruktura komunikacyjna, Domino pozwala Radzie udostępniać społeczności lokalnej tablicę ogłoszeń w sieci WWW i umożliwia współużytkowanie informacji z dostawcami zewnętrznymi. Tworząc kanał interaktywny łączący Radę z grupami wolontariuszy, serwis WWW o nazwie BRAIN, oparty na systemie Domino, oferuje wszystkim mieszkańcom mającym dostęp do Internetu szeroki zakres informacji na temat grup lokalnych. Serwis BRAIN może być przeszukiwany tematycznie. Mieszkańcy mogą także wprowadzić kod pocztowy oraz uzyskać informacje na temat grup i działań w swoim bezpośrednim sąsiedztwie. Bez systemu Domino trudno byłoby zapewnić pełny zakres udogodnień oferowanych przez serwis BRAIN - mówi Wright. Już wcześniej kilkakrotnie próbowaliśmy wdrożyć systemy informacji o społecznościach lokalnych, ale nie sprawdzały się one, ponieważ nasze systemy alternatywne nie odpowiadały przyjętym standardom. Ważną zaletą systemu Domino jest jego bezpieczeństwo. Umożliwia on autoryzowanym grupom lokalnym aktualizację informacji na swój temat za pośrednictwem Internetu, bez obniżania poziomu ochrony własnych stron oraz całego serwisu BRAIN. BRAIN pomaga także samej Radzie. Rada okręgu Brent otworzyła w tym serwisie forum dyskusyjne na temat budżetu rocznego, co umożliwiło mieszkańcom przekazywanie uwag za pośrednictwem systemu. System Domino okazał się również właściwym rozwiązaniem, gdy Rada chciała ustanowić bezpieczną łączność i zapewnić współużytkowanie baz danych z najważniejszymi dostawcami zewnętrznymi. Dzięki ekstranetowi Domino wszystkie przedsiębiorstwa i instytucje zaangażowane w duży, wewnętrzny projekt aktualizacji oprogramowania otrzymały pełny dostęp do danych i systemów telekomunikacyjnych. Praca nad tym projektem odbywa się bez jakichkolwiek dokumentów papierowych i jest w pełni zabezpieczona. Pracownicy i doradcy mogą wejść do obszarów zastrzeżonych podając po prostu hasło, bez względu na to, gdzie się znajdują. Następnie mogą wejść do ekstranetu i śledzić realizację projektu lub uczestniczyć w niej. W systemie tym przechowuje się plany, protokoły spotkań i pozostałą dokumentację związaną z projektem. System umożliwia również dostęp do tych dokumentów oraz ich tworzenie. System Domino zapewnił jednolitą infrastrukturę zarządzania komunikacją wewnętrzną, zewnętrzną i internetową okręgu Brent - mówi Wright. Zastosowanie jednolitego systemu przyniosło nam od razu znaczne oszczędności. Ponadto Domino oferuje nam infrastrukturę, która umożliwia proste i ekonomiczne dodawanie nowych usług w przyszłości - kiedy powiązania między okręgiem i jego mieszkańcami będą jeszcze silniejsze. Brent: BRAIN:

14 Stan Nowy Jork ogranicza biurokrację i obniża wydatki na mieszkańców dzięki usługom elektronicznego kontaktu z władzami opartym na oprogramowaniu Lotus Waszyngton, 30 października 2000 r. Występując na zorganizowanym przez firmę Lotus światowym forum administracji publicznej (Lotus Global Government Forum), David S. Bradley, pełniący obowiązki dyrektora biura gubernatora Nowego Jorku ds. reformy prawa (Governor's Office of Regulatory Reform - GORR), zaprezentował nową usługę elektronicznego kontaktu z władzami świadczoną przez władze Nowego Jorku, polegającą na wydawaniu zezwoleń i licencji online (online permitting and licensing - OPAL). Umożliwia ona firmom różnej wielkości szybkie i efektywne uzyskiwanie informacji oraz występowanie z wnioskami o zezwolenia związane z działalnością gospodarczą przez Internet. OPAL, usługa oparta na oprogramowaniu do pracy zespołowej Lotus Notes i Domino, upraszcza wymianę informacji między różnymi agencjami rządowymi, co umożliwia obywatelom występowanie o różne zezwolenia związane z działalnością gospodarczą w ramach pojedynczego wniosku złożonego online. Dawniej osoby starające się o zezwolenia miały do czynienia z kłopotliwym, zbiurokratyzowanym systemem wydawania zezwoleń, który zmuszał je do wypełniania wielu wniosków w celu przedstawienia tych samych informacji w kilku różnych urzędach stanowych. Dzięki usłudze OPAL wnioskodawca może wypełnić tylko jeden formularz elektroniczny, który jest następnie wykorzystywany przez kilka urzędów wydających zezwolenia, takich jak wydział zatrudnienia, wydział podatkowo-finansowy czy wydział pojazdów mechanicznych. Dzięki temu, że aplikacje OPAL wykorzystują dostęp do Internetu, funkcje przepływu pracy i zabezpieczenia oprogramowania Notes i Domino, użytkownicy korzystający z tej usługi mogą śledzić tok załatwiania swoich wniosków, wnosić elektronicznie jednorazowe opłaty za zezwolenia i przedkładać dokumenty prawne używając podpisów elektronicznych. Inicjatywa OPAL gubernatora Nowego Jorku, George'a E. Pataki, jest elementem jego szerszej koncepcji zbliżenia władzy do obywateli za pośrednictwem usług internetowych. Pragniemy zburzyć mur między władzą a obywatelami stanu Nowy Jork. Umożliwienie firmom prowadzenia transakcji online, które oszczędzają czas i pieniądze, to tylko jedna z inicjatyw stymulujących rozwój gospodarczy, które będziemy wprowadzać w najbliższych miesiącach - powiedział gubernator Pataki. Władze regionalne pragną uprościć dostęp obywateli do informacji oraz zmniejszyć ilość czasu i pieniędzy, poświęcaną na funkcjonowanie administracji stanowej - powiedział prezes i dyrektor generalny firmy Lotus, Al Zollar. Oferując usługi elektronicznego kontaktu z władzami, które promują rozwój gospodarczy oraz redukują czas i koszty transakcji, stany takie jak Nowy Jork z powodzeniem przybliżają obywatelom swoje usługi, jednocześnie zmniejszając wydatki. Informacje na temat biura gubernatora ds. reformy prawa W 1995 r. gubernator George E. Pataki utworzył biuro gubernatora ds. reformy prawa ( aby poprawić klimat gospodarczy w stanie Nowy Jork za pomocą polityki prawnej opartej na zdrowym rozsądku i upraszczaniu procedur wydawania zezwoleń. Od tego czasu biuro GORR ograniczyło o 50% liczbę nowych przepisów oraz umożliwiło firmom, władzom i obywatelom zaoszczędzenie prawie 3 mld USD. Inicjatywa GORR w sprawie e-biznesu została wprowadzona na początku 2000 roku za pośrednictwem systemu ułatwiającego uzyskiwanie zezwoleń (Permit Assistance System - PAS), dostępnego pod adresem Jest to usługa dająca użytkownikom dostęp do informacji według rodzaju działalności gospodarczej, umożliwiająca utworzenie własnego zestawu ułatwiającego uzyskanie zezwoleń. Permit Assistance System biura GORR zapewnia nowym i rozwijającym się firmom wszechstronną pomoc przy uzyskiwaniu zezwoleń i licencji, dostarczając informacje uzupełniające i oferując formularze wniosków w sprawie różnych zezwoleń, związanych z 200 rodzajami działalności gospodarczej. Od czasu wprowadzenia systemu PAS liczba wniosków o pomoc przy uzyskaniu zezwolenia wzrosła dwukrotnie, co umożliwiło szybkie utworzenie w bieżącym roku nowych miejsc pracy w sektorze prywatnym.

15 Irlandzka Rada Pomocy Prawnej Lotus Ireland łączy prawników z 30 ośrodków prawniczych w całym kraju Lotus Development Ireland pomaga irlandzkiej Radzie Pomocy Prawnej w połączeniu 30 ośrodków prawniczych w całym kraju z główną bazą danych w centrali w Dublinie. Rozwiązanie zostało wdrożone za pomocą systemów Domino i Notes. Jest to zupełnie nowy etap zastosowań informatyki w Radzie Pomocy Prawnej, której dotychczasowa działalność opierała się na dokumentach papierowych. Rada Pomocy Prawnej będzie wykorzystywać systemy Domino i Notes 4.5, które ułatwiają projektowanie zautomatyzowanych formularzy wniosków, znacznie przyspieszając ten proces zarówno z punktu widzenia użytkownika, jak i firmy. Rada Pomocy Prawnej, która powstała w 1979 r., zatrudnia obecnie 250 pracowników i zapewnia pomoc i doradztwo prawne w sprawach cywilnych osobom spełniającym określone kryteria finansowe i merytoryczne (zgodnie z przepisami ustawy Civil Legal Aid Act z 1995 r.). Pomoc i porady prawne, przede wszystkim w zakresie prawa rodzinnego, udzielane są przez 90 adwokatów zatrudnionych przez Radę na pełnych etatach. Naszym zasadniczym celem było wyeliminowanie powtarzających się czynności wykonywanych ręcznie i dostarczenie standardowych, zautomatyzowanych szablonów, do których użytkownik musi tylko raz wprowadzić dane klienta. Za pomocą systemu Domino pracującego na serwerze Windows NT oraz klientów Notes w postaci komputerów klasy desktop z systemem Windows 95, podłączonych zostanie trzystu użytkowników z oddalonych miejsc na terenie całego kraju - powiedziała Evelyn McGuinness, dyrektor w Radzie Pomocy Prawnej w Dublinie. Wnioskodawcy mogą być weryfikowani w dowolnym miejscu w kraju, co znacznie przyspieszy obsługę wniosków i zmniejszy ilość zbędnej pracy papierkowej, a także ułatwi przemieszczanie się pracowników między ośrodkami. Produkty Notes i Domino bardzo nam odpowiadają, ponieważ są niezwykle łatwe w obsłudze, co ma duże znaczenie z punktu widzenia szkolenia naszych pracowników, którzy są już obeznani z narzędziami do edycji tekstu. Rada wymagała także rozwiązania ekonomicznego i otwartego, które umożliwiłoby maksymalne wykorzystanie inwestycji w sprzęt i oprogramowanie. Inną zasadniczą funkcją oprogramowania Notes jest jego system monitorowania spraw, który umożliwia śledzenie przebiegu poszczególnych spraw od rozpoczęcia aż po ostateczne załatwienie - wyjaśniła Evelyn McGuinness. Tommy Drummond, niedawno powołany na stanowisko dyrektora ds. rozwoju w irlandzkim oddziale firmy Lotus Development, powiedział, że na wybór przez Radę oprogramowania Lotus Notes kluczowy wpływ miały takie czynniki, jak bezpieczeństwo, niezawodność i możliwość replikacji. Istotne znaczenie miała też łączność między ośrodkami. Pani McGuinness poinformowała, że Rada zamierza wprowadzić rozsyłanie przygotowywanych centralnie, oficjalnych biuletynów. Pełne wdrożenie ma nastąpić w ciągu najbliższych sześciu miesięcy. Prawo rodzinne wymaga dużej ilości maszynopisania i wiąże się z nim wypełnianie dużej liczby formularzy. Nowy, zautomatyzowany system zmniejszy liczbę tekstów do dyktowania i obciążenie hali maszyn, a także poprawi wydajność - powiedziała p. McGuinness. Rada Pomocy Prawnej uważa, że duże znaczenie ma bezpieczeństwo działów prawniczych oraz zapewnienie poufności danych klienta. Lotus dostarcza wielopoziomowy system ochrony, który zabezpiecza przed nieupoważnionym dostępem do aplikacji i dokumentów oraz określonych pól i wiadomości. Baza danych zapewnia dwukierunkową replikację co noc po łączach komutowanych, ale istnieje też procedura replikacji selektywnej, dzięki której pracownicy mają dostęp tylko do niektórych informacji, co pozwala utrzymywać odpowiednie zależności służbowe - powiedział Tommy Drummond. Rada Pomocy Prawnej będzie mogła znacznie szybciej i przy mniejszym nakładzie pracy sporządzać miesięczne zestawienia statystyczne na podstawie scalenia automatycznie generowanych danych, co uprości zarządzanie Radą.

16 Notes udostępnia użytkownikom ściśle zintegrowany zestaw narzędzi zwiększających produktywność i narzędzi oprogramowania dla grup roboczych, które umożliwią efektywniejsze wykorzystanie infrastruktury informatycznej tej instytucji.

17 Biuro Oceny Ryzyka Zatrucia Ołowiem przy Ministerstwie Gospodarki Mieszkaniowej i Rozwoju Miast USA Biuro Oceny Ryzyka Zatrucia Ołowiem przy Ministerstwie Gospodarki Mieszkaniowej i Rozwoju Miast USA (U.S. Department of Housing and Urban Development - HUD) dostarcza informacje o znaczeniu krytycznym, służące ochronie społeczeństwa przed niebezpieczeństwem zatrucia ołowiem. Zadanie: Zatrucie ołowiem środowiska stanowi poważne zagrożenie dla zdrowia dzieci. Prawie milion dzieci ma w swoich organizmach zbyt dużo ołowiu. Jeśli stan taki nie zostanie wykryty dostatecznie wcześnie, dziecko może doznać uszkodzeń mózgu i układu nerwowego, co objawia się zaburzeniami zachowania i kłopotami w nauce, spowolnieniem wzrostu, osłabieniem słuchu oraz innymi problemami zdrowotnymi. Aby uchronić rodziny przed kontaktem z ołowiem zawartym w farbach, skażonym pyle i glebie, Kongres uchwalił w 1992 r. ustawę o nazwie Residential Lead-Based Paint Hazard Reduction Act. Biuro Oceny Ryzyka Zatrucia Ołowiem przy Ministerstwie Gospodarki Mieszkaniowej i Rozwoju Miast USA doradza Ministrowi oraz wszystkim biurom branżowym i terenowym HUD w sprawach zapobiegania zatruciom ołowiem. Biuro, w którym zatrudnionych jest na pełnym etacie 29 pracowników, dąży do zagwarantowania dzieciom w USA mieszkań w domach nieskażonych ołowiem i udostępniania ich po przystępnych cenach. Oprócz innych zadań Biuro kieruje programem przyznawania dotacji władzom stanowym i lokalnym, opracowuje przepisy, zalecenia i reguły dotyczące farb zawierających ołów, zapewnia pomoc techniczną instytucjom wewnętrznym i zewnętrznym oraz realizuje program ochrony społeczeństwa. Ujawnienie znanych zagrożeń stwarzanych przez farby zawierające ołów Ustawa gwarantuje nabywcom mieszkań i domów 10-dniowy okres, w czasie którego mogą oni na własny koszt zbadać powłoki malarskie zawierające ołów pod kątem stwarzanego zagrożenia. Na znalezienie firmy świadczącej tego typu usługi jest więc niewiele czasu. W stanach, w których jest mało odpowiednio przeszkolonych dostawców usług lub nie ma programu nadawania uprawnień i wydawania certyfikatów, trudno mieszkańcom znaleźć firmę, która w wyznaczonym terminie 10 dni może wykonać badania lub ocenić ryzyko zatrucia ołowiem. Przepisy EPA (Environmental Protection Agency - Agencji Ochrony Środowiska), dotyczące nadawania uprawnień i wydawania certyfikatów związanych z używaniem farb zawierających ołów, zostały wydane w 1996 r. Dawały one poszczególnym stanom dwa lata na przedstawienie i uzyskanie zatwierdzenia swoich programów nadawania uprawnień i wydawania certyfikatów. W tym okresie zorientowaliśmy się, że wiele stanów nie ma jeszcze możliwości opracowania własnych zautomatyzowanych systemów służących do załatwiania wniosków i informowania opinii publicznej o zagrożeniach wywoływanych stosowaniem farb zawierających ołów - powiedział Matthew Ammon, specjalista ds. pomocy technicznej w Biurze Oceny Ryzyka Zatrucia Ołowiem HUD. Staramy się uzupełnić tę lukę, podając opinii publicznej informacje o znaczeniu krytycznym na temat ochrony przed zagrożeniem stwarzanym przez farby zawierające ołów. Rozwiązanie: Potrzebny jest nam zautomatyzowany, elastyczny, otwarty i skalowalny system - wyjaśnił Ammon. System powinien działać zarówno w sieci WWW, jak i w oparciu o zwykłą łączność telefoniczną, aby mógł służyć również tym osobom, które nie mają dostępu do Internetu, Lotus Notes i Domino umożliwia dostęp zarówno w technologii transmisji danych, jak i przesyłania głosu. Aby spełnić wymagania Paragrafu 1018 ustawy, dotyczące przeniesienia własności, musieliśmy uruchomić system w krótkim czasie - wyjaśnił Ammon. Wiedzieliśmy, że Lotus Notes był już używany przez HUD oraz przez inne agencje federalne. Ze względu na możliwość szybkiego opracowania aplikacji przyjęcie tego rozwiązania było oczywiste. Nawiązaliśmy także współpracę z firmą ICF Information Technology, partnerem firmy Lotus z Fairfax w stanie Wirginia, znanym z biegłości w tworzeniu aplikacji Notes i Domino.

18 Według przepisów zawartych w Paragrafie 1018 ustawy, EPA i HUD mają obowiązek ujawnić znane informacje na temat farb zawierających ołów i związanych z nimi zagrożeń przed sprzedażą lub wynajęciem większości budynków zbudowanych przed 1978 r. Dotyczy to około 64 mln mieszkań. Przy właściwym stosowaniu i odpowiedniej konserwacji farby te nie stwarzają większego zagrożenia. Ochrona dzieci i rodzin dzięki właściwej informacji We współpracy z Quantech, generalnym wykonawcą z siedzibą w Rosslyn w stanie Wirginia, oraz z ICF Information Technology Biuro wdrożyło w 1996 r. system Lead Listing, oparty na Lotus Notes i Domino. System Lotus Notes i Domino umożliwia łatwy dostęp do szerokiego zakresu informacji na temat zagrożeń związanych z farbami zawierającymi ołów. Najważniejszym elementem systemu jest Lead Listing, centralny wykaz dostawców usług, którzy przeszli szkolenie oparte na programie EPA lub przeprowadzone przez instruktorów akredytowanych przez władze stanowe. Bodźcem do opracowania systemu Lead Listing było krytyczne zapotrzebowanie na informacje podawane w czasie rzeczywistym powiedział Ammon. System Lead Listing został opracowany w celu zapewnienia rodzicom, właścicielom nieruchomości, najemcom, firmom pośredniczącym w sprzedaży nieruchomości, podmiotom dotowanym przez HUD i biurom terenowym HUB, a także innym agencjom federalnym i stanowym efektywnych sposobów dotarcia do dostawców usług przeszkolonych w dziedzinie zagrożenia zatruciem ołowiem. Wykaz Lead Listing zawiera nazwy, nazwiska, numery telefonów i inne potrzebne informacje o firmach lub osobach, które zostały przeszkolone lub uzyskały certyfikaty i mogą świadczyć takie usługi, jak badanie farb zawierających ołów, ocena ryzyka i kontrola zagrożeń (na podstawie kontraktów z obniżoną ceną). Wykaz Lead Listing jest dostępny za pośrednictwem Internetu, pod adresem Serwis WWW oparty o serwer Domino umożliwia użytkownikom interaktywny dostęp do informacji online lub pobranie plików, które można następnie wydrukować. Obydwa źródła rozpowszechniania informacji oferują pełny wykaz informacji, na podstawie opcji wybranych przez użytkownika. Wszystkie udostępnione wykazy umożliwiają równorzędny dostęp do wymienionych w nich dostawców usług. System Lead Listing używa innowacyjnej technologii do obsługi zarówno serwisu WWW, jak i zgłoszeń telefonicznych. Dzięki temu użytkownicy mają wszechstronny dostęp do informacji o dostawcach usług zajmujących się badaniem ryzyka zatrucia ołowiem - powiedział Ammon. System udostępnia zwięzłe, skonsolidowane wykazy dostawców oraz niezbędne informacje na temat zagrożeń stwarzanych przez farby zawierające ołów. Podajemy także wykaz laboratoriów, które otrzymały certyfikaty EPA. System Lotus Notes i Domino obejmuje także: Przewodnik w formie pytań i odpowiedzi, omawiający najczęściej zgłaszane problemy związane z korzystaniem z wykazu Lead Listing. Dokumenty pomocnicze, w tym broszurę EPA i HUD omawiającą przepisy federalne dotyczące ołowiu, które muszą być wręczane nabywcom prywatnym. Poradnik zawierający definicje terminów związanych z ołowiem. Porównanie badania zawartości ołowiu i oceny związanego z nią ryzyka. Zestaw pytań, które należy zadać przy zamawianiu usługi firmy oceniającej ryzyko zatrucia ołowiem, oraz informator o programach stanowych dotyczących ołowiu. Informacje przekazywane na obu platformach są w zasadzie takie same. Jednakże ze względu na rozmiary poradnika, jest on dostępny tylko poprzez serwis WWW wyjaśnił Ammon. System udzielania informacji telefonicznych oferuje możliwość otrzymania automatycznej odpowiedzi faksem lub pocztą, dzięki programom Lotus PhoneNotes i Lotus Notes Fax Gateway.

19 Wyniki: Zapewnienie lepszej obsługi Powodzenie systemu Lead Listing wynika z możliwości dostarczania informacji o znaczeniu krytycznym w odpowiednim czasie. Pomaga on użytkownikom w zmniejszeniu zagrożeń związanych z ołowiem - wyjaśnił Ammon. Aby określić efekty naszych starań zmierzających do zmniejszenia ryzyka zatrucia dzieci ołowiem, podjęto prace badawcze. Zastosowanie Lotus Notes i Domino w systemie Lead Listing zapewnia efektywny dostęp do informacji, a także zmniejsza ilość czasu poświęcanego przez HUD i władze stanowe oraz inne urzędy państwowe na udzielanie odpowiedzi na pytania - wyjaśnił Ammon. Ocenia się, że samo zmniejszenie liczby godzin poświęcanych przez pracowników Biura Oceny Ryzyka Zatrucia Ołowiem na udzielanie odpowiedzi na pytania, dotyczące dostawców usług oceniających ryzyko zatrucia ołowiem przyniesie roczne oszczędności rzędu USD. Lead Listing stanowi także ważne źródło informacji dla pracowników biur terenowych HUD oraz dla podmiotów dotowanych przez HUD w dziedzinie kontroli zagrożeń stwarzanych przez stosowanie farb zawierających ołów. Liczba dostawców usług certyfikowanych w dziedzinie badania zagrożeń ołowiem jest w wielu rejonach kraju bardzo ograniczona. Lead Listing oferuje centralnie utworzoną listę wszystkich przeszkolonych lub certyfikowanych przez władze państwowe dostawców usług zajmujących się oceną zagrożenia ołowiem. Możliwości oprogramowania Lotus w dziedzinie replikowania pozwalają umieścić bazę danych na jednym serwerze, a użytkownicy z całego kraju mogą mieć równoczesny dostęp do najbardziej aktualnych informacji. Ponadto system Domino może nam podawać dane statystyczne na temat użytkowników zasięgających informacji, co umożliwia nam wprowadzanie zmian w informacjach i procesach w celu dostosowania ich do potrzeb klientów - powiedział Ammon. Stale dążymy do usprawnienia stosowanych przez nas procesów - powiedział Ammon. Lotus Notes ułatwia wprowadzanie zmian do systemu, a ponieważ jest on w wysokim stopniu skalowalny, mamy pewność, że zaspokoi on nasze potrzeby techniczne również w przyszłości.

20

21 Urząd Miasta Monroe Urząd Miasta Monroe usprawnia zarządzanie informacjami i komunikację za pomocą Lotus Notes i Domino Zadanie: Urząd Miasta Monroe poszukiwał przejrzystego i spójnego sposobu magazynowania i monitorowania informacji oraz uzyskiwania dostępu do nich i zarządzania nimi. Rozwiązaniem okazał się system Lotus Notes. Po przeanalizowaniu pewnej liczby różnych propozycji Urząd zdecydował, że najlepiej jego potrzebom w zakresie pracy zespołowej i przesyłania wiadomości odpowiada rozwiązanie Lotus Notes. Przed wdrożeniem systemu Notes miasto korzystało z sieci Novell, w której pracowało oprogramowanie oparte na systemie DOS. System ten nie zapewniał łatwego dostępu do informacji, nie umożliwiał wyszukiwania danych, nie pozwalał na automatyzację procesów ani nie dawał możliwości komunikacji elektronicznej. Rozwiązanie: Urząd Miasta Monroe wdrożył system Lotus Notes, aby usprawnić komunikację i współużytkowanie informacji w obrębie tej instytucji oraz z innymi instytucjami i mieszkańcami Monroe. Wykorzystujemy system Notes do zarządzania aktami biurowymi, kontrolowania zezwoleń, usprawnienia obsługi klientów oraz do obsługi poczty elektronicznej i tematycznych grup dyskusyjnych - wyjaśnił Bill Verwolf, szef administracji miasta Monroe w stanie Waszyngton. Urząd ma 53 komputery PC z systemem Notes, pracujące w środowisku Windows 95 w sieci Novell. Ponieważ większość pracowników Urzędu Miasta często w ciągu dnia wychodzi w teren, komunikacja między nimi jest utrudniona. Udzielenie odpowiedzi na pytanie innego pracownika może zająć nawet dzień lub dwa, ponieważ pracownicy ci muszą umówić się na osobiste spotkanie lub porozumieć się telefonicznie. Lotus Notes Mail znacznie usprawnił komunikację wewnętrzną w naszym biurze powiedział Verwolf. Nie trzeba już udawać się osobiście do innego biura, aby naradzić się z innym pracownikiem. Można po prostu wysłać z zapytaniem, a gdy adresat powróci do swego biura, może udzielić odpowiedzi w dogodnym dla siebie czasie. Możemy także łatwo planować spotkania. Dzięki zawartym w pakiecie Notes funkcjom kalendarza i tworzenia harmonogramów możemy mieć dostęp w czasie rzeczywistym do informacji z kalendarza innego pracownika, co pozwala uzgodnić termin spotkania bez rozmowy telefonicznej i odchodzenia od własnego biurka. Notes umożliwia pracownikom Urzędu Miasta łatwą wymianę pomysłów i informacji, wysyłanie i odbieranie wiadomości oraz udział w dyskusjach zespołowych online. W krótkim czasie Urząd Miasta zanotował u siebie znaczne usprawnienie przepływu informacji. Zarządzanie informacjami w Urzędzie Miasta System Notes nie tylko usprawnił przepływ informacji, ale także ułatwił dostęp do danych i tworzenie raportów oraz umożliwił automatyzację procesów przepływu pracy w Urzędzie. We współpracy z Datahouse Inc., firmą posiadającą tytuł Lotus Premium Business Partner, której siedziba mieści się w Newcastle w stanie Waszyngton, opracowaliśmy i nadal opracowujemy szereg aplikacji Lotus Notes, które zwiększają produktywność naszych pracowników powiedział Verwolf. Opracowaliśmy aplikację Lotus Notes służącą do zarządzania aktami biurowymi, takimi jak zarządzenia, uchwały, protokoły ze spotkań, przepisy miejskie itd.. Dokumenty są wprowadzane bezpośrednio do aplikacji Notes lub przetwarzane na pliki bazy danych Notes z dokumentów edytora tekstu. Dzięki funkcjom wyszukiwania z pakietu Notes użytkownik może łatwo znaleźć więcej informacji na temat przepisów miejskich albo zarządzeń lub uchwał związanych z tymi przepisami i sprawdzić, czy nie występują w nich sprzeczności. W celu załatwienia zgłaszanych telefonicznie skarg i problemów opracowano aplikację Notes służącą do obsługi klientów. Po odebraniu zgłoszenia skargę lub problem wprowadza się do bazy danych Notes, przypisuje się sprawie odpowiedni priorytet i proponuje się podjęcie określonych działań. Następnie sprawa jest przekazywana właściwej osobie do zatwierdzenia, a Notes automatycznie wysyła zgłaszającemu list informujący o stanie sprawy. Notes zapewnia władzom administracyjnym miasta i innym pracownikom odpowiednio zabezpieczony dostęp, umożliwiający sortowanie i przeglądanie skarg na różne sposoby. Jeśli mieszkaniec dzwoni z zapytaniem, Notes umożliwia

22 pracownikowi elektroniczne wyszukanie informacji w bazie danych Notes i udzielenie natychmiastowej odpowiedzi - wyjaśnił Verwolf. Możliwość taka nie tylko oszczędza czas naszych pracowników, ale także pozwala nam lepiej obsługiwać mieszkańców Monroe. Baza danych Notes Permit Tracking zawiera informacje o pozwoleniach na budowę i postawienie tablic reklamowych wydanych przez Urząd Miasta. Użytkownik może przeglądać pozwolenia indywidualnie lub pod koniec każdego miesiąca przeglądać wszystkie pozwolenia wydane przez biuro, uporządkowane według typu, całkowitego kosztu itd. Urząd wydaje około 40 pozwoleń miesięcznie, przy czym liczba ta gwałtownie rośnie. W ubiegłym roku Urząd Miasta wydał 250 pozwoleń, a przewiduje się, że w tym roku wydanych zostanie około 600 pozwoleń na budowę i postawienie tablic reklamowych. Dostosowaliśmy system do specyficznych procesów występujących w Urzędzie Miasta - powiedział Tom Drummond, dyrektor ds. sprzedaży w firmie Datahouse Inc. Zwiększanie sprawności wewnętrznej z myślą o efektywności zewnętrznej System Lotus Notes zapewnia pracownikom Urzędu Miasta Monroe łatwy dostęp do aktualnych informacji, narzędzie usprawniające komunikację oraz możliwość automatyzacji procesów. System oszczędza czas pracowników poświęcany na czynności administracyjne i umożliwia im przeznaczenie większej ilości czasu na zarządzanie miastem i obsługę mieszkańców. Przykładem oszczędności uzyskanych dzięki wprowadzeniu systemu może być wdrożenie aplikacji do monitorowania wydanych pozwoleń. Mimo wzrostu liczby pozwoleń Urząd nie będzie musiał zatrudnić dodatkowych pracowników do przetwarzania dokumentów. Średnia wysokość uposażenia wraz z dodatkami wynosi USD rocznie, a więc oszczędności będą znaczne. Urząd działa podobnie do sprawnie funkcjonującej firmy, dzięki czemu pracownicy mogą się skoncentrować na usprawnieniu obsługi mieszkańców Monroe - powiedział Drummond. Wyniki: Plany techniczne na przyszłość Urząd Miasta Monroe będzie nadal dążyć do wzrostu wydajności. Dzięki systemowi Notes Urząd może stale zwiększać swą efektywność wykorzystując wszystkie możliwości, jakie daje ten solidny zestaw narzędzi. Ponieważ biura Urzędu mogą sprostać tym zmianom kulturowym, będą nadal usprawniać obsługę mieszkańców - wyjaśnił Drummond. W oparciu o interaktywną technologię serwera WWW Lotus Domino Urząd zamierza wejść do Internetu, aby opracować miejski serwis WWW i publikować tam bezpośrednio informacje pochodzące z aplikacji Notes. Chcielibyśmy między innymi umożliwić mieszkańcom składanie przez Internet wniosków o pozwolenia oraz uwag dotyczących obsługi klientów - powiedział Verwolf. Korzyści płynące ze stosowania systemu Lotus Notes Wdrożenie i stosowanie systemu Lotus Notes ogólnie usprawniło działalność Urzędu Miasta Monroe. Urząd Miasta odniósł w szczególności następujące korzyści w efekcie wdrożenia i zastosowania systemu Lotus Notes. Usprawnienie komunikacji i współużytkowania informacji wśród pracowników. Ułatwienie koordynacji i planowania spotkań oraz uzgadniania projektów przez zastosowanie funkcji kalendarza i tworzenia harmonogramów. Możliwość przeszukania elektronicznie bazy danych, pozwalająca udzielić mieszkańcom natychmiastowej odpowiedzi na ich zapytania. Umożliwienie pracownikom Urzędu łatwego dostępu do aktualnych informacji. Umożliwienie pracownikom zautomatyzowania czynności administracyjnych wraz z przepływem pracy online i generowaniem raportów, dzięki czemu mogą oni więcej czasu przeznaczyć na zarządzanie miastem i obsługę jego mieszkańców.

23 Ministerstwo Ochrony Środowiska System metainformacji na temat środowiska / analiza planu europejskiego Zadanie: Biorąc pod uwagę fakt, że Ministerstwo Ochrony Środowiska będzie wkrótce dostarczać informacje na temat środowiska, postanowiono utworzyć kompleksowy system metainformacji na ten temat. Celem utworzenia tego systemu jest nie tylko ułatwienie przekazywania informacji w ramach struktury określonej przez wskaźniki środowiskowe, ale także sporządzenie dokładnej mapy źródeł tych informacji. W ministerstwie istnieje wiele cennych, ale niekompatybilnych źródeł danych, które opierają się na różnych niezgodnych technologiach (Informix, Oracle, FoxPro itd.). Poszukiwaliśmy rozwiązania, które uniezależniłoby nas od tych technologii, a zarazem umożliwiłoby pełne wykorzystanie cennych danych pochodzących z tych źródeł - powiedział inż. Vladislav Bízek, wiceminister ds. ochrony środowiska. Informacje o charakterze międzynarodowym z niezgodnych źródeł Dane na temat środowiska, pochodzące ze źródeł znajdujących się zarówno w ministerstwie, jak i poza nim, są uzyskiwane trzema sposobami. Pierwszy sposób to regularne monitorowanie, kolejny to regularne badania statystyczne, zaś trzeci - specjalistyczne badania prowadzone jednorazowo lub wielokrotnie w ściśle określonym celu. W wielu wypadkach dane te pochodzą z Czech i mają wysoki poziom profesjonalny, często weryfikowany za granicą. Wyraźnie widoczna jest jednak zróżnicowana jakość tych danych. Oprócz informacji znakomitych są obszary, które nie są monitorowane w wystarczającym stopniu. Obecna sytuacja w dziedzinie informacji na temat środowiska charakteryzuje się brakiem jakiegokolwiek kompleksowego systemu. Dostępnych jest wprawdzie wiele informacji rzetelnych i dokładnych, są one jednak rozproszone i często się powtarzają. Nie ma jednolitej metody zbierania danych, a pewne obszary nie są w wystarczającym stopniu objęte tym procesem. Największe zróżnicowanie informacji występuje w Ministerstwie Ochrony Środowiska. Znaczna ilość danych jest przetwarzana przez Czeski Instytut Hydrometeorologiczny, który koncentruje się głównie na badaniach atmosfery i hydrosfery. Różne informacje na temat stanu środowiska są także dostępne we wszystkich innych instytucjach podległych Ministerstwu Ochrony Środowiska. Są to nie tylko instytuty specjalistyczne, lecz także takie instytucje jak Państwowy Fundusz Ochrony Środowiska i Czeska Inspekcja Ochrony Środowiska. Ważnymi informacjami dysponuje też sektor prywatny, na przykład spółki akcyjne Povodi. Kolejną ważną instytucją, która w swych bazach danych ma informacje o środowisku, jest Czeski Urząd Statystyczny. Dużymi zasobami informacji dysponuje Ministerstwo Zdrowia. Z tego źródła można uzyskać dane na temat umieralności, zachorowalności i stanu zdrowia społeczeństwa, a także dane zebrane w wyniku długoterminowego monitorowania związku między stanem środowiska a stanem zdrowia. Bardzo szczegółowe dane na temat stanu lasów i gleby znajdują się także w Ministerstwie Rolnictwa. Są tu znaczne zasoby informacji na temat artykułów spożywczych, pasz i czystości wody. Różne zdarzenia bezpośrednio związane ze środowiskiem są monitorowane przez inne ministerstwa - Ministerstwo Przemysłu i Handlu (zdarzenia związane z energetyką, przemysłem i budownictwem), Ministerstwo Transportu, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (sprawy związane z importem i eksportem) oraz Ministerstwo Skarbu, które przede wszystkim monitoruje wydatki na ochronę środowiska z budżetu państwa. Należy tu także wymienić Państwowy Urząd Bezpieczeństwa Nuklearnego, w ramach którego działa Państwowy Instytut Ochrony Radiologicznej. Jego zadaniem jest monitorowanie poziomu promieniowania i ogólnej sytuacji w dziedzinie promieniowania w Czechach. Ważnym źródłem są instytuty naukowe Czeskiej Akademii Nauk oraz instytuty uniwersyteckie. Trzeba także wspomnieć o innych instytucjach specjalistycznych, takich jak Instytut Opinii Publicznej. W coraz większym stopniu różnymi, często bardzo ważnymi informacjami dysponują organizacje pozarządowe i firmy prywatne. W tym ostatnim przypadku informacje nie są jednak powszechnie dostępne dla obywateli.

24 Jedną z istotnych wad obecnej sytuacji jest brak integracji, kompatybilności i koordynacji prowadzonych prac. Jednym z wyraźnych negatywnych skutków takiego stanu rzeczy jest prawdopodobieństwo znacznych strat funduszy publicznych. Jest niemal pewne, że występuje dublowanie prac i zdarzają się inne formy nieprzemyślanego wydawania funduszy. Brak wystarczających informacji na temat prac prowadzonych gdzie indziej powoduje wielokrotne zbieranie i przetwarzanie tych samych danych (np. informacje związane z łańcuchem pokarmowym są zbierane ogółem pięciokrotnie, w czterech ministerstwach). W niektórych przypadkach prace prowadzone są z przyzwyczajenia, bez należytej staranności. Ośrodki decyzyjne nie stworzyły jak dotąd mechanizmów wykrywania takich przypadków i koordynowania zbierania informacji. Jak dotychczas, wszystkie próby zintegrowania systemu informacyjnego związanego ze sprawami środowiska, czy raczej utworzenia takiego systemu, były nieudane. Przyczyny są różne Za główny powód można uważać to, że wszystkie próby zintegrowania i skoordynowania systemów zbierania informacji były podejmowane przy z góry przyjętym założeniu, że ma to być decyzja administracyjna, odnosząca się do systemów aktualnie działających. Zrozumiałe jest, że takie podejście napotyka i zawsze będzie napotykać opór właścicieli i administratorów takich systemów, którzy wiedzą z doświadczenia, że jeśli celem nie jest wymiana lub wyparcie istniejącej struktury informatycznej przez inną, żadna interwencja administracyjno-techniczna w obecny system zbierania informacji nie jest potrzebna. Rozwiązanie: Architektura systemu metainformacji na temat środowiska Rdzeniem systemu metainformacji na temat środowiska jest katalog źródeł danych i informacji, na których opierają się poszczególne aplikacje systemu. Podstawowym przeznaczeniem systemu jest dostarczanie informacji poprzez gromadzenie wskaźników środowiskowych. Aby wyszukiwać dane, aplikacje mogą używać zarówno bezpośrednich połączeń ze źródłami danych lub informacji (jeśli są one znane, a ich właściciele wyrażają zgodę), jak i zdecydowanie szybszych sposobów wyszukiwania informacji w zawierającej informacje skonsolidowane składnicy danych, która jest częścią systemu. Jednym z głównych powodów utworzenia systemu MEDIS od samego początku było wprowadzenie mechanizmu ułatwiającego podejmowanie decyzji, zorientowanego przede wszystkim na: szybkie wyszukiwanie informacji o sygnale w chwili jego wykrycia - jest prawdopodobne, że specjaliści opracowują już analizę danego zagadnienia; ujawnianie duplikatów w tworzeniu danych w ministerstwie - dane zostają uporządkowane hierarchicznie w zależności od zagadnienia, zostają odnalezione duplikaty baz danych na końcu jednego z odgałęzień; ujawnianie przypadków niepotrzebnego tworzenia danych - źródła informacji zawierają informacje na temat użytych źródeł danych, porównanie zbioru źródeł danych użytych dla wszystkich źródeł informacji ze zbiorem wszystkich źródeł danych umożliwia znalezienie źródeł danych, które nie są używane przez żadne źródło informacji (źródło danych prawdopodobnie utworzone niepotrzebnie); powiązanie aplikacji z mechanizmami wyszukiwania - po znalezieniu właściwej informacji o sygnale (źródło danych istnieje) system umożliwia wyświetlenie określonych danych, np. jako wskaźnika środowiskowego lub mapy GIS. Zapewnienie funkcjonalności systemu MEDIS: Najważniejszym zadaniem jest zagwarantowanie aktualności informacji o źródłach danych, dlatego administrator każdego źródła danych ma bezpośredni dostęp do bazy danych MEDIS, w której osobiście zapisuje i autoryzuje każdą zmianę. Administrator źródła danych może dostarczać dane zbiorcze do centralnej składnicy danych, zgodnie z ustaloną metodologią. Zakres danych dostarczanych w taki sposób w zasadzie odpowiada zakresowi informacji, które były wcześniej publikowane w inny sposób (Rocznik Środowiskowy, Raport Środowiskowy itp.) Obowiązek aktualizowania informacji o źródłach danych może być nałożony tylko bezpośrednio przez władze nadrzędne, tzn. w odniesieniu do komórek organizacyjnych Ministerstwa Środowiska obowiązek ten może nałożyć tylko Ministerstwo Ochrony Środowiska, podobnie jest w przypadku innych ministerstw. Jednakże zleceniodawca zakłada, że w interesie właścicieli źródeł danych leży prezentowanie swej pracy bez żadnych dodatkowych kosztów.

25 Dla każdego ministerstwa wystarczający jest dostęp do jednego serwera z katalogiem MEDIS. Informacje mogą być selektywnie przekazywane do ministerstw, zarówno w postaci repliki, co jest właściwe w przypadku lokalizacji o słabej kompatybilności kanałów łączności, jak i postaci rozpowszechnianej za pomocą zdalnego dostępu przez Internet lub intranety administracji państwowej. System jest zaprojektowany tak, aby zapewniał pełną spójność informacji. Implementacja Struktura systemu MEDIS jest przedstawiona na załączonej ilustracji, na której oznaczono wykorzystane urządzenia informatyczne. Poszczególne moduły systemu MEDIS zostały wdrożone w następujący sposób: 1. Zapisywanie, przenoszenie i przetwarzanie danych Dokumentacyjne bazy danych (Katalog źródeł informacji i danych, Katalog metodyczny kart wskaźników środowiskowych, Zarządzanie aplikacjami): Lotus Domino na IBM RS/6000-F40 (AIX) Skonsolidowana składnica danych: Oracle RDBMS na IBM RS/6000-C10 (AIX) Oprogramowanie pośrednie: Lotus Notes Pump 2.5a na IBM RS/6000-C10 (AIX) (równolegle z RDBMS Oracle) 2. Poziom aplikacji Bieżąca logistyka aplikacji, ocena łączy informacyjnych, wyszukiwanie pełnotekstowe, odsyłacze, poczta, Lotus Domino Administrowanie systemem MEDIS: Lotus Domino Ocena zapytań dotyczących skonsolidowanych danych: Oracle Administrowanie składnicą danych i jej aktualizacja: Oracle 3. Poziom prezentacji Prezentacja informacji w trybie bezpiecznym (dwustronna weryfikacja tożsamości, kodowanie, kontrola praw dostępu): Lotus Domino/Lotus Notes Prezentacja informacji w trybie swobodnego dostępu (ograniczona do standardów otwartych ): Lotus Domino/prezentacja za pośrednictwem sieci WWW Katalog źródeł danych, wskaźniki środowiskowe, składnica danych Źródła danych i informacji Opis źródła danych w systemie metainformacji ma postać wyrażenia zawierającego informacje o danych. Proponuje się, aby źródło danych było zbiorem danych pierwotnych w postaci elektronicznej (w przyszłości w postaci dowolnej). Źródło danych jest w głównych zarysach opisane następującymi parametrami: Nazwa źródła danych Opis (opis słowny źródła danych - w zwykłej postaci tekstowej) Wykaz słów kluczowych umożliwiający podział na kategorie Administrator danych - adres, osoba kontaktowa, telefon, Częstotliwość aktualizacji danych Format komputerowy, przybliżona wielkość danych Dostępność - źródło, dane zbiorcze, kwestie finansowe Informacje pozwalające porównać dane jakościowe o źródle danych Muszą zostać opisane także źródła informacji. Zakłada się, że źródło informacji jest informacją o elemencie danych lub o danych sumarycznych, przy zachowaniu warunku, że informacja ta jest czytelna dla człowieka (np. jest wykresem, tabelą, liczbą lub mapą) i ma formę drukowaną lub elektroniczną. Źródło informacji może więc być aplikacją w systemie metainformacji, publikacją książkową lub stroną WWW.

26 Źródło informacji jest w głównych zarysach opisane następującymi parametrami: Nazwa źródła informacji Kategoryzacja i klasyfikacja w celu ułatwienia sortowania i wyszukiwania Miejsce, w którym źródło jest dostępne publicznie (lub w którym jest publicznie dostępna kopia) Wydawca, adres, osoba kontaktowa Zleceniodawca Wykaz użytych źródeł danych Wskaźniki środowiskowe Wskaźniki środowiskowe są określane na podstawie wymagań pozwalających na ocenę i porównanie w skali międzynarodowej danych na temat środowiska przedstawionych w funkcji czasu. Znaczną część tych wskaźników zawierają Roczniki Środowiskowe, które były emulowane przy tworzeniu zbioru wskaźników środowiskowych. Inne dokumenty zawierające proponowany zbiór wskaźników to Environmental Statistics, zbiory OECD-Core Set x, Błękitna księga ONZ oraz Czeski Rocznik Statystyczny. Zbiór wskaźników ma postać metodycznych kart wskaźników zebranych w dokumentacyjnej bazie danych, zawartej w publikacji Methodological Environmental Indicator Cards and Data Sources of the Department of the Environment. Omawiana baza danych jest integralną częścią aplikacji Wskaźniki środowiskowe systemu metainformacji. Dostęp do danych ma miejsce na trzech poziomach: przez zagwarantowanie Ministerstwu Środowiska dostępu do danych w lokalnej składnicy danych; przez zagwarantowanie dostępu online do udostępnionych źródeł danych (np. na stronie WWW) za pomocą środków telekomunikacyjnych; przez zapewnienie możliwości przeglądania źródeł danych Ministerstwa Ochrony Środowiska. Składnica danych Skonsolidowana składnica danych umożliwia użytkownikom systemu MEDIS uzyskiwanie w odpowiedzi na zapytanie sformułowane przez nich w aplikacji Wskaźniki środowiskowe nie tylko informacji o źródłach danych, ale także danych przetworzonych w postaci tabel, wykresów i map. Gdyby składnica danych nie istniała, uzyskanie wyczerpującej odpowiedzi na zapytanie przychodzące z tej aplikacji wymagałoby ustanowienia połączenia online ze źródłami danych, co byłoby trudnym zadaniem. Dane są składowane w składnicy danych o uniwersalnej strukturze bazy danych dla dowolnego typu danych z dziedziny środowiska. W odniesieniu do źródeł danych znaleziono rozwiązanie wprowadzające uniwersalny format danych wejściowych, który będzie opisany dla każdego źródła danych w bazie danych kart metodologicznych źródeł danych.

27 Departament stanu Massachusetts ds. Osób Upośledzonych Umysłowo Departament stanu Massachusetts ds. Osób Upośledzonych Umysłowo (Massachusetts Department of Mental Retardation - DMR) wprowadza do systemu opieki nad pacjentami zarządzanie z ludzką twarzą Zadanie: Przed wprowadzeniem systemu Lotus Notes współużytkowanie w tej instytucji informacji na temat indywidualnych zadań było praktycznie niemożliwe. Do zarządzania ogromną liczbą spraw DMR stanu Massachusetts używał procesu opartego na dokumentach papierowych. Kierowanie ponad indywidualnymi planami pomocy (Individual Support Plans /emdash ISP), opracowanymi przez 350 koordynatorów, było zadaniem skomplikowanym. Uzyskanie dostępu do dokumentów było często bardzo trudne i czasochłonne, ponieważ papierowe kartoteki były gromadzone lokalnie i nie były dostępne w biurach terenowych - powiedział Bob Trombly, dyrektor ds. informatyki w DMR stanu Massachusetts. Ponadto nie mogliśmy uzyskiwać dostępu do informacji o dostawcach usług i porównywać danych, co opóźniało zawieranie kontraktów z firmami oferującymi zakup usług (Purchase of Service - POS). DMR potrzebował systemu, który mógłby nie tylko usprawnić kontakty i zwiększyć ogólną efektywność, ale także ułatwić skoncentrowanie się na potrzebach i celach osób upośledzonych umysłowo. Rozwiązanie: Potrzebowaliśmy systemu, który można by łatwo dostosowywać do innych, wykorzystywanych przez nas, systemów i który byłby z nimi kompatybilny - powiedział Trombly. Aby poprawić efektywność zarządzania poszczególnymi sprawami, wdrożyliśmy system Lotus Notes i nadal go rozwijamy. Lotus Notes oferuje elastyczną bazę danych z dokumentami oraz wymagane przez DMR funkcje przepływu pracy i obsługi poczty elektronicznej. System Lotus Notes umożliwia nam działanie praktycznie bez użycia papieru - przynajmniej wewnętrznie. Ponadto DMR planuje zainstalowanie serwera Domino na zewnątrz firewall, co pozwoli dostawcom na dostęp do systemu z zachowaniem niezbędnej ochrony informacji przed nieupoważnionymi użytkownikami. Lotus Notes przy pracy - pomaga DMR pomagać innym Dzięki systemowi Lotus Notes, który umożliwia pracę zespołową i przesyłanie wiadomości, DMR pokonuje trudności w zarządzaniu informacjami, zwiększając efektywność pracowników i skupiając się w większym stopniu na potrzebach osób wymagających opieki. Opracowany w systemie Lotus Notes elektroniczny indywidualny plan pomocy (ISP) Departamentu umożliwia koordynatorom usług w 28 biurach terenowych opracowanie planów wdrożenia poszczególnych programów pomocy i nadzorowanie opieki sprawowanej nad osobami upośledzonymi umysłowo. Kiedy osobie takiej zostanie przydzielona opieka i określona hierarchia jej potrzeb, opiekun tworzy indywidualny profil tej osoby, wprowadzając do niego różne dane z systemu SQL Server używanego w DMR za pośrednictwem ODBC. Po opracowaniu profilu opiekun zaprasza wszystkich zainteresowanych (pacjenta z upośledzeniem umysłowym, dostawcę świadczeń, pracowników, rodzinę itd.) na spotkanie w celu omówienia niezbędnych usług. Lotus Notes automatycznie tworzy i rozsyła zaproszenia na takie spotkania. Po spotkaniu opiekun rejestruje ustalone zadania oraz zleca ich realizację i nadzór poszczególnym osobom i dostawcom świadczeń. Opiekun wprowadza te informacje do systemu Lotus Notes i opracowuje plan ISP, a następnie przedstawia go do zatwierdzenia zwierzchnikowi za pomocą funkcji przepływu pracy systemu Lotus. Po zatwierdzeniu plan jest przekazywany uczestnikom spotkania faksem, za pomocą programu Lotus Notes Mail albo zwykłą pocztą. Przed rozpoczęciem prac nad tą aplikacją opiekunowie pacjentów właściwie nie mieli żadnego dostępu do komputerów - powiedział Trombly. W ciągu pierwszych sześciu miesięcy po wdrożeniu nie tylko nauczyli się programu Notes, ale także podstaw obsługi komputera. Wyrażam wielkie uznanie dla naszych pracowników, którzy z poświęceniem wprowadzania te wielkie zmiany.

28 DMR korzysta z dyskusyjnej bazy danych Notes do świadczenia obsługi technicznej i wprowadzania rozszerzeń aplikacji oraz do wyjaśniania przyjętych zasad i kwestii spornych. Lotus Notes zapewnia pracownikom przygotowującym kontrakty w sześciu biurach terenowych łatwy wgląd w zadania związane z poszczególnymi pacjentami oraz umożliwia wykorzystanie tych materiałów przy określaniu warunków kontraktów z firmami POS i zapytań ofertowych związanych z nowymi usługami. Pozwala łatwiej określić cele związane z pacjentem i skupić się na jego potrzebach. Wdrożenie Notes Mail znacznie usprawniło codzienne kontakty - powiedział Trombly. System ten umożliwia użytkownikom współużytkowanie informacji zarówno w obrębie DMR jak i z dostawcami usług i innymi partnerami zewnętrznymi. Ponadto, dzięki możliwościom systemu Notes w zakresie replikowania, serwery DMR są uaktualniane równocześnie, co gwarantuje dostęp do informacji w czasie rzeczywistym użytkownikom w całym stanie, także zdalnym. Notes pozwala korzystać z formularzy standardowych lub tworzyć formularze specjalne, co zaspokaja potrzeby wszystkich użytkowników i całego departamentu. Dzięki funkcjom sterowania przepływem pracy zawartym w systemie Notes informacje znajdujące się w formularzach oraz inne dokumenty mogą być wykorzystywane w całym procesie gospodarczym. Opiekunowie pacjentów mają możliwość monitorowania przepływu dokumentów i eliminowania wąskich gardeł. Moja wizja przyszłości nie przewiduje wewnętrznego obiegu dokumentów papierowych.użytkownicy będą znajdować dokumenty w swoich skrzynkach . Po ich opracowaniu skierują je do zatwierdzenia lub do realizacji - powiedział Trombly. Plany ISP stanowią nie tylko podstawową dokumentację służącą do zarządzania informacjami o sprawach, lecz także są podstawą do składania przez DMR wniosków o zwrot kosztów do władz federalnych. Za pośrednictwem federalnego systemu refundacji DMR odzyskuje znaczą część swego rocznego budżetu. Massachusetts ma jeden z najwyższych wskaźników rezygnacji z roszczeń w przeliczeniu na mieszkańca, a elektroniczne plany ISP zapewniają dokumentację uzasadniającą nasze żądania zwrotu kosztów - powiedział Trombly. Zalety elektronicznego planu ISP Mimo że elektroniczny plan ISP przysparza opiekunom pacjentów nieco więcej pracy, środowisko elektroniczne daje możliwości, dzięki którym indywidualne podejście wymagane przy sporządzaniu planu ISP przyczynia się także do usprawnienia procesu zakupu usług - powiedział Trombly. Praca nad koordynacją usług dodaje im energii, dzięki której są znacznie bardziej produktywni i energiczni niż przedtem. Dzięki wdrożeniu opartego na oprogramowaniu Notes systemu zarządzania sprawami w DMR nastąpił wzrost produktywności. System naprawdę daje dodatkowe możliwości opiekunom pacjentów, a także, co nawet ważniejsze, samym pacjentom, którym służymy - wyjaśnił Trombly. Jeśli w pełni wykorzystamy możliwości systemu, naprawdę zrewolucjonizujemy cały proces i zapewnimy ludziom opiekę, jakiej potrzebują, zamiast wtłaczać ich w ramy kontraktów i elementów poszczególnych programów. Możemy teraz skierować uwagę na ludzi, którzy nas potrzebują, a mniej zajmować się stawkami i warunkami kontraktu. System Notes zapewnił DMR znakomity wskaźnik zwrotu z inwestycji - oświadczył Trombly. W branży, w której wydaje się miliony dolarów na systemy, które nie spełniają w pełni wymagań użytkowników lub całkowicie zawodzą, DMR działa szybko i sprawnie, i to przy zaledwie ułamku tych kosztów. Notes umożliwia proste wprowadzanie zmian i rozszerzeń, dzięki czemu rozwiązanie to jest wciąż ulepszane. Otrzymaliśmy infrastrukturę, która pozwala automatyzować także inne procesy w departamencie. Przy kosztach inwestycji wynoszących niecałe pół miliona dolarów DMR ma produkt, który wciąż się rozwija i zmienia. Ale prawdziwy zwrot z inwestycji to wyższa jakość usług i szansa skupienia się na ludziach, którym służymy. Trudno to zmierzyć, ale to prawda. Opiekunowie pacjentów muszą włożyć w plany wiele pracy, ale po raz pierwszy plany te służą nie tylko po to, by zajmować miejsce w kartotece i czas pracy kopiarki. System może być dostępny dla wszystkich pracowników

29 zamawiających świadczenia na rzecz naszych pacjentów. Mogą oni teraz dostrzegać indywidualne potrzeby w czasie rzeczywistym. System Notes zautomatyzował nasze procesy i pozwolił opiekunom pacjentów zwiększyć efektywność, aby mogli lepiej służyć ludziom - powiedział Trombly. Jeśli na przykład członek rodziny przychodzi do biura regionalnego z zapytaniem o świadczenia dla pacjentów, każdy upoważniony użytkownik może zajrzeć w plany ISP tego pacjenta i podać zakres świadczonych usług. Funkcja replikacji systemu Notes umożliwia dostęp w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca, co z kolei zapewnia lepszą obsługę pacjenta i jego rodziny. Ponadto upoważnieni pracownicy z działu kontraktów, podnoszenia jakości lub z innych działów DMR mają także dostęp do informacji i mogą sprawdzać dane w systemie Notes. Notes Mail zwiększa efektywność komunikacji, zarówno w ramach DMR, jak i z podmiotami zewnętrznymi. Umożliwia to opiekunom pacjentów lepszą współpracę przy omawianiu pomysłów, a następnie koordynację usług w ramach budżetu. Plany techniczne na przyszłość Następnym krokiem podjętym przez DMR będzie zaangażowanie dostawców świadczeń w proces zatwierdzania planów ISP. Odkąd mamy Domino, jest wiele możliwości interaktywnego wykorzystywania szans - powiedział Trombly. Takie procesy, jak ocena wymagana przed spotkaniem, opracowanie strategii opisującej sposób osiągania celów czy elektroniczne zatwierdzanie planu przez dostawcę, dojrzały już do załatwiania przez Internet. Społeczność DMR obejmuje około osób. Elektronika zapewni im usprawnienie kontaktów, koordynacji i współpracy. Wszystko to zaowocuje lepszą opieką nad pacjentem upośledzonym umysłowo. DMR wciąż pracuje nad rozbudową obecnych aplikacji Lotus Notes, dążąc do zwiększenia możliwości tworzenia raportów i przepływu pracy. Staramy się także opracować nowe aplikacje do obsługi innych procesów w DMR. Zalety systemu Lotus Notes i Domino: Wdrożenie i używanie systemu Lotus Notes i Domino zwiększyło wydajność DMR w stanie Massachusetts pod każdym względem. W efekcie wdrożenia i zastosowania systemu Lotus Notes, w DMR uzyskano następujące korzyści: Większą efektywność kontaktów wewnętrznych i zewnętrznych, co pozwoliło opiekunom pacjentów poprawić współpracę w ramach poszczególnych programów usług. Wzrost wydajności pracowników, dzięki czemu mogą oni mniej zajmować się zadaniami administracyjnymi, a bardziej opieką nad pacjentem. Łatwy dostęp do informacji w czasie rzeczywistym dzięki możliwości replikacji w systemie Notes. Możliwość elektronicznego kierowania i monitorowania przez użytkowników dokumentów w ramach procesu gospodarczego. Możliwość automatycznego generowania przez użytkowników standardowych i indywidualnych raportów. Możliwość dokumentowania roszczeń o zwrot kosztów z funduszy federalnych.

30

31 Rada ds. Ułaskawień i Zwolnień Warunkowych stanu Georgia Jak zrównoważyć koszty i wydajność - Compupro i Rada ds. Ułaskawień i Zwolnień Warunkowych stanu Georgia budują bardzo wydajne rozwiązanie Zadanie: Do początku 1998 r. kuratorzy w 70 biurach w całym stanie Georgia wykorzystywali do prowadzenia spraw osób zwolnionych warunkowo ręczny system nadzoru. Było tak do czasu, gdy Rada ds. Ułaskawień i Zwolnień Warunkowych stanu Georgia, wspólnie z Compupro (Lotus Business Partner) rozpoczęła budowę automatycznego systemu zarządzania sprawami (Case Management System), wykorzystującego serwer Lotus Domino i klienta Notes. System został opracowany z myślą o umożliwieniu kuratorom pracy zdalnej podczas pobytu w terenie. Podobnie jak w wielu innych przypadkach, wprowadzanie zmian nie odbywało się stopniowo. Wdrażanie systemu Notes odbywało się w tym samym czasie, co budowa i wdrażanie systemu zarządzania sprawami. Liczba użytkowników rosła, w czasie gdy system był użytkowany, a dane aktualizowane. W maju 1998 r. z systemu korzystało już 600 użytkowników, z których większość była rozrzucona po całym terenie stanu. Użytkownicy lokalni wprowadzali informacje do systemu, aby zarejestrować swoje działania w poszczególnych sprawach, którymi się zajmowali. Rano i późnym popołudniem, gdy dosłownie wszyscy użytkownicy zdalni replikowali wprowadzone zmiany, pojawiały się problemy z wydajnością. Problemy te nie były niespodzianką. Wszystko przebiegało zgodnie z planem - powiedział Jim Carzoli, prezes Compupro. Spodziewaliśmy się problemów z wydajnością ze względu na rozmiary bazy danych i rozmiary widoków. Wiedzieliśmy, że zbliżamy się do granic wydajności systemu. Przy tak wielu równoczesnych użytkownikach i tak wielkiej, wciąż na nowo indeksowanej bazie danych wydajność spadła do tego stopnia, że otwarcie widoku zajmowało nie kilka sekund, lecz parę minut. To największa pojedyncza baza danych Notes, jaką widziałem - mówi Zach Mabe, członek kierownictwa Compupro, który zaprojektował system zarządzania sprawami i pomaga we wdrożeniu go. Projektowaliśmy ją z myślą o maksymalnej prostocie obsługi przez użytkownika. Jest jeden główny widok, zawierający wszelkie najważniejsze informacje, ponieważ użytkownik nie chce być zmuszany do klikania po całym ekranie. Ale ta prostota dla użytkownika musi kosztować - duże widoki wymagają niemal ciągłej indeksacji, co zwiększa obciążenie procesora. Strategia rozwiązania problemu Firma Compupro podjęła pracę nad strategią zwiększenia wydajności. Trzeba było dać pierwszeństwo rozwiązaniom najmniej kosztownym. Na wiele z tych rozwiązań nie dostaniemy pieniędzy wcześniej niż w sierpniu - wyjaśnia David Sheffield, administrator sieci Rady ds. Ułaskawień i Zwolnień Warunkowych stanu Georgia. Pracujemy więc intensywnie, aby najlepsze rozwiązania były gotowe do wdrożenia, gdy tylko znajdą się pieniądze. Oto kilka potencjalnych rozwiązań, które były rozważane: Przeprojektowanie bazy danych - rozdzielając widoki na sześć lub siedem regionów, można zmniejszyć rozmiar widoku o jedną czwartą lub więcej. Technologia klastrowa - rozdzielając program na dwie maszyny, przeznaczając jedną z nich wyłącznie do zarządzania sprawami i ustawiając wysoki próg przełączania awaryjnego, można było oczekiwać zmniejszenia liczby jednocześnie otwartych sesji. Instalacja dodatkowych procesorów - w ten sposób można by zdjąć część obciążenia indeksowaniem przez uruchomienie nowego zadania indeksowania, co zmniejszyłoby obciążenie serwera dostarczaniem informacji. Ponadto, indeksy mogłyby być wówczas bardziej aktualne. Zastosowanie serwera o wyższej wydajności - odległa perspektywa. Wiadomo, że aplikacja będzie się stale rozrastać i z czasem zajdzie konieczność podłączenia się do bazy ORACLE; przejście na większy, bardziej wydajny serwer to rozwiązanie możliwe w dalszej perspektywie. Analiza ruchu w sieci Przed wprowadzeniem jednego z tych rozwiązań firma Compupro chciała zebrać więcej informacji i wyeliminować problemy w sieci.

32 Zainstalowano sniffer, urządzenie elektroniczne, które analizuje ruch w rdzeniu sieci, w routerach i przełącznikach oraz poszczególne pakiety IP. Wyniki były zaskakujące. Wyniki wykazały, że pakiety były w sieci bardzo często transmitowane wielokrotnie oraz że występowało wiele fizycznych błędów transmisji - mówi Carzoli. Jednakże nadal uważał on, że nie wywołałoby to aż tak znacznego spadku wydajności. Wdrożenie rozwiązań Baza danych została oczyszczona - usunięto niektóre niepotrzebne widoki i wydajność nieco wzrosła. Próbowano wyeliminować błędy wymieniając kartę sieciową, ale błędy pojawiały się nadal w podobnym stopniu. Przypuszczano, że problem może być spowodowany architekturą magistrali samego serwera. Wobec tego przełączono wszystko na inny serwer - wydajność nieco wzrosła, ale błędy występowały nadal. Wskazówki znaleziono w podręczniku systemu NT, w rozdziale poświęconym analizie wydajności podsystemu dyskowego. Kiedy przeglądaliśmy analizy Monitora Wydajności NT, natrafiliśmy na licznik liczby stron na sekundę i okazało się, że dopuszczalny zakres wynosi od zera do 20. U nas było to ponad 1700 stron na sekundę - mówi Jim Carzoli, prezes Compupro. Cel był już blisko, ale najpierw należało się upewnić, czy wyniki pomiarów są poprawne. Przeprowadzono więc analizę ponownie i wyniki się potwierdziły. Według podręcznika, rozwiązaniem było rozszerzenie pamięci RAM. Po obliczeniach okazało się, że trzeba dodać jeszcze gigabajt. A więc sukces! Nagle, nawet w czasie największego ruchu, czas reakcji spadł do kilku sekund. Po ponownym przetestowaniu stwierdzono, że liczba stron na sekundę spadła z 1700 do około 40. Po dodaniu tego gigabajta pamięci RAM wydajność jest znakomita podsumowuje Carzoli. Klient jest w pełni zadowolony. Wnioski Nauczyliśmy się już nie wyciągać wniosków zbyt pochopnie Carzoli podsumowuje wnioski. Zwiększenie liczby procesorów byłoby kosztowną pomyłką i nie rozwiązałoby problemu. Przekonaliśmy się natomiast, że jeśli słychać częstą pracę dysku twardego, wskazuje to na potrzebę rozszerzenia pamięci RAM, aby uniknąć ciągłej wymiany stron macierzy dyskowej. Najważniejsze dane systemu Serwer NT z dwoma procesorami Pentium Pro 200 MHz 256 MB RAM 25 GB pamięci masowej NT4.0 i Domino Połączenie z oddziałami terenowymi - 56 kb frame relay Sieć 10 MB Baza danych 1,5 GB z dokumentów i ponad 40 widokami

33 Wydział policji Plano Dzięki Lotus Notes i Domino Wydział policji Plano przełamuje bariery komunikacyjne Zadanie: Wydziały policji w całym kraju borykają się z problemami zbyt mało wydajnej komunikacji oraz słabej współpracy i koordynacji. Przy całodobowej działalności we wszystkie dni tygodnia wydziały policji pracują na wiele zmian, prowadzą wiele różnych dochodzeń, a ponadto muszą koordynować swoją działalność z innymi instytucjami wymiaru sprawiedliwości. Dlatego zarządzanie informacjami oraz utrzymywanie kontaktów wewnętrznych i zewnętrznych mogą tam stanowić poważny problem. Wydział policji Plano, wydział policji stanu Teksas, zawsze zarządzał u siebie informacjami za pomocą procesów opartych na dokumentach papierowych. Przy łącznym stanie zatrudnienia na poziomie 375 osób (policjantów, urzędników, prawników i strażników), w tym 254 zaprzysiężonych funkcjonariuszy, trudno jest zorganizować współużytkowanie i wyszukiwanie informacji oraz zapewnić skuteczne sposoby kontaktowania się. Prowadząc śledztwo w sprawie określonej osoby, policjant może spędzić dużo czasu telefonując do innych funkcjonariuszy w regionie, aby ustalić, czy mają oni jakieś informacje na temat tej osoby. Próby takie często kończą się niepowodzeniem. W systemie opartym na dokumentach papierowych trudno powiązać ze sobą informacje uzyskane w trakcie dwóch różnych dochodzeń lub przez różne jednostki dochodzeniowe. Rozwiązanie: Randy Rogers, były policjant i właściciel firmy Technology Helps Company, przedsiębiorstwa specjalizującego się w projektowaniu i sprzedaży oprogramowania dla instytucji wymiaru sprawiedliwości, zaproponował wydziałowi policji Plano zwiększenie efektywności przez wdrożenie systemu Lotus Notes. Znając sposób działania wydziałów policji, Rogers wiedział, które aplikacje będą dla wydziału policji Plano najbardziej przydatne. Zdawał też sobie sprawę z potrzeby koordynowania pracy różnych wydziałów policji i instytucji stanowych. Dlatego rozpoczął projektowanie regionalnej sieci RAIN (Regional Area Intelligence Network), zapewniającej bezpieczne połączenia między instytucjami stanowymi. W 1995 roku nawiązał współpracę z wydziałem policji Plano. Rozpoczęliśmy od aplikacji do śledzenia działalności gangów - wyjaśnia Rogers. Jednostka dochodzeniowa ds. gangów otrzymała pierwszy komputer PC jako darowiznę w 1995 r., jako że przed wdrożeniem Notes nie było potrzeby posiadania komputera. Obecnie wydział policji Plano ma komputerów pracujących w siecigateway Pentium z oprogramowaniem Lotus Notes 4.5 pracującym w środowisku Windows 95 lub Windows for Workgroups. Serwery pracują na platformach Windows NT. Śledzenie działalności gangów za pomocą systemu Lotus Notes Baza danych na temat działalności gangów zawiera szczegółowe dane o członkach miejscowych gangów. Obejmują one informacje biograficzne (prawdziwe nazwisko i imię, adres, rysopis), ilustracje - najczęściej zdjęcia członka gangu, a także informacje o jego metodach i obszarze działania, o wcześniejszych przestępstwach, o pojazdach i o broni. Otwarte pola w systemie Notes umożliwiają użytkownikom wprowadzanie opisów o nieograniczonej długości, co może mieć krytyczne znaczenie dla wyników śledztwa, ponieważ nawet najmniejszy szczegół wprowadzony do raportu może później znacznie ułatwić rozwiązanie sprawy. W ciągu kilku miesięcy od zainstalowania bazy danych o działalności gangów pomogła ona policjantom w zidentyfikowaniu uczestników strzelaniny ulicznej i osób podejrzanych o dokonanie włamania. Obecnie baza danych jest zainstalowana w 30 miastach w północnym Teksasie, zapewniając użytkownikom zintegrowane podejście do krzyżowej kontroli plików i danych. Wydział policji Plano jest aktualnie połączony siecią z czterema innymi instytucjami i stara się tę liczbę powiększyć. W pełni kontekstowy mechanizm wyszukiwania Notes umożliwia wyszukiwanie specyficznych wyrażeń, na przykład nazwy ulicy, wraz ze wszystkimi danymi mającymi z nim jakikolwiek związek, odnalezionymi w różnych bazach danych. Użytkownicy systemu Notes mogą przeglądać informacje w różnych formatach (np. wg nazw ulic, nazw gangów lub pojazdów). Ponadto wydział może śledzić dane statystyczne, informujące na przykład, ile przestępstw zostało popełnionych przez gang w określonym przedziale czasu, podające pochodzenie etniczne członków gangu i rodzaje popełnionych przestępstw.

34 Firma Technology Helps Co. opracowała i wdrożyła także inne aplikacje Notes dla wydziału Plano PD, w tym obejmujące takie zagadnienia, jak przestępstwa na tle seksualnym, śledzenie toku określonych spraw, informatorzy, aplikanci policyjni, narkotyki, skradzione pojazdy, rabunki czy samobójstwa. Wielki postęp w dziedzinie spraw wewnętrznych Wydział policji Plano zaprojektował ponadto w systemie Notes aplikację przepływu pracy, do obsługi skarg wewnętrznych. Aby złożyć skargę przed wprowadzeniem tej technologii, trzeba było wypełnić formularz i złożyć go w wydziale spraw wewnętrznych. Skarga była następnie omawiana na spotkaniu z szefem, po czym ustalano, jakie działania mają zostać podjęte przez wydział spraw wewnętrznych. Obecnie wydział spraw wewnętrznych wypełnia formularz bezpiecznej bazy danych Notes i przesyła go do mnie pocztą elektroniczną. Ja decyduję, co należy zrobić, i przesyłam odpowiedź - wyjaśnia Bruce Glasscock, szef wydziału policji Plano. Notes skraca czas spędzany na spotkaniach i zapewnia lepszą formę dokumentacji, co ma krytyczne znaczenie dla zachowania zgodności z krajowymi standardami i przy sporządzaniu raportów kwartalnych. Wyniki: Sporządzenie raportów kwartalnych zajmowało dawniej dwa dni - wyjaśnia Frank McElligott, sierżant ds. administracyjnych z wydziału policji Plano. Obecnie sporządzenie raportu w programie Notes, nawet zawierającego wykresy kołowe, trwa około 15 minut. Notes oszczędza nasz czas nie tylko przy sporządzaniu raportów, ale także podczas wyszukiwania informacji powiedział McElligott. Przedtem szef często wzywał mnie i prosił o podanie pewnych informacji, na przykład liczby skarg wewnętrznych złożonych w ubiegłym roku. Musiałem przeszukiwać gruby segregator i sumować skargi, a następnie telefonować do niego, aby podać sumę. Obecnie autoryzowani użytkownicy mogą uzyskać dostęp do takich informacji w kilka sekund. System Notes wyprowadził nas z mroków średniowiecza. Przełamywanie barier komunikacyjnych za pomocą Lotus Notes Lotus Notes zapewnia szeroki zakres korzyści - wyjaśnia Glasscock. Policjanci mogą lepiej sprawować kontrolę nad prowadzeniem najważniejszych spraw i dochodzeń, a osoby nadzorujące mogą przeglądać sprawy dzięki zaawansowanym możliwościom systemu Notes w dziedzinie dokumentacji i przepływu pracy. System uprościł prace administracyjne, wyeliminował potrzebę stosowania papieru, skrócił czas sporządzania raportów i pozwolił nam skoncentrować się na podstawowym zadaniu, jakim jest ochrona społeczeństwa. Notes umożliwia ponadto instytucjom stanowym replikację baz danych do innych instytucji w oparciu o wspólną, bezpieczną platformę. System uprościł kontakty i otworzył w tej dziedzinie nowe możliwości powiedział Glasscock. Notes Mail skraca spotkania i umożliwia kontakty oraz współużytkowanie informacji między jednostkami dochodzeniowymi. Notes umożliwia dowództwu przydzielanie zadań, pozwala użytkownikom elektronicznie kierować dokumenty, a osobom nadzorującym umożliwia monitorowanie realizacji zadań. Ponadto dyskusyjne bazy danych Notes umożliwiają policjantom współużytkowanie informacji i porad bez konieczności przeprowadzania spotkań i rozmów telefonicznych. Jest to produkt elastyczny i łatwy w użyciu, nawet dla osób mało obeznanych z komputerami - powiedział Glasscock. Niedawno zaszły zmiany w przepisach, które wpłynęły na sposób przechowywania dokumentów pracowników służby cywilnej. Utworzenie nowej bazy danych, zgodnej z nowymi zasadami, zajęło nam zaledwie pół godziny. Plany na przyszłość dotyczące zwalczania przestępczości z wykorzystaniem systemu Notes Wydział policji Plano pracuje nad nowymi aplikacjami Notes. Policjanci Plano zawsze powołują się na notatki na tablicy ogłoszeń, informujące o osobach, pojazdach itd., na które należy zwrócić szczególną uwagę. Wydział Plano opracowuje obecnie aplikację Notes, która umożliwi wprowadzenie do użytku dla funkcjonariuszy w różnych miastach biuletynu informacyjnego zastępującego te notatki. Wydział Plano wykorzysta także system Lotus Domino oraz interaktywne możliwości Internetu do zwiększenia udziału społeczeństwa w zgłaszaniu przestępstw i zapobieganiu im. Oprócz nowych aplikacji, Plano PD planuje wdrożenie funkcji Lotus Notes związanych z komunikacją bezprzewodową, które będą

35 wykorzystane przez dysponujących laptopami policjantów prowadzących dochodzenia w odległych miejscach.

36

37 PRZYKŁADY ZASTOSOWAŃ LOTUS NOTES/DOMINO W INTERNECIE

38 W przesz³oœci uzyskanie dowolnego zezwolenia od ró nych instytucji w stanie Nowy York wymaga³o wype³niania wielu papierowych formularzy, oddzielnie dla ka dego pozwolenia. Obecnie wystarczy wype³niæ jeden formularz przez przegl¹darkê, który s³u y póÿniej do otrzymania wielu zezwoleñ, od Departamentu Pracy, Departamentu Podatków i Finansów, czy Departamentu Komunikacji. Uzytkownicy mog¹ œledziæ status swojego podania, p³aciæ online czy uzyskiwaæ wa ne prawnie dokumenty podpisane elektronicznie. Oprócz zarz¹dzania i obs³ugi zezwoleñ serwis zapewnia pomoc dla osób zak³adaj¹cych dzia³alnoœæ gospodarcz¹, dostarczaj¹c informacje o podatkach, wymogach prowadzenia dzia³alnoœci gospodarczej itp. Serwis udostêpnia informacje i pozwala na zarz¹dzanie 1100 ró nymi rodzajami zezwoleñ, sklasyfikowanymi w dwieœcie kategorii.

39 peoc3s1.monmouth.army.mil jest publiczn¹ wersj¹ portalu wiedzy przeznaczonego dla armi USA i personelu cywilnego. Portal s³u y m.in. do wyszukiwania danych, kontaktu z ekspertami, dostarcza najœwie sze informacje, zarz¹dza wirtualnymi spotkaniami. Obecnie z portalu korzysta oko³o osób z ponad potencjalnych u ytkowników. Portal wykorzystuje m.in. infrastrukturê Lotus Notes/Domino R5 oraz Domino.Doc.

40 Lotus Domino jest wykorzystywany przez Radê Brent (Brent Council). Dziêki zbudowanym w tym œrodowisku aplikacjom pozwala m.in. na: - odpowiadanie na pytania/za alenia mieszkañców - 80% odpowiedzi z zadawanych rocznie jest udzielanych natychmiast - poprzez bezpieczny ekstranet pozwala na pracê specjalistom i konsultantom w projektach realizowanych przez w³adze lokalne - utrzymuje efektywny przep³yw informacji - Brent posiada jedno, spójne œrodowisko do publikowania informacji w Internecie i intranecie

41 BRAIN - "Brent Resource and Information Network". Jest to serwis internetowy dla spo³ecznoœci - community website BRAIN oferuje informacje i interaktywne us³ugi dla spo³ecznoœci: firm i mieszkañców, w takich dziedzinach, jak m.in. edukacja, sztuka, sport, zdrowie, administracja, us³ugi socjalne. BRAIN pozwala na rejestrowanie siê ró nym grupom w celu wspó³pracy przez Internet i tworzenia przez nich w³asnych informacji dla innych osób w ramach serwisu BRAIN. Serwis zosta³ uruchomiony w 1998 roku. Obecnie jest w nim zarejestrowanych 1300 grup.

42 Zatrucie o³owiem mo e powodowaæ uszkodzenia mózgu i systemu nerwowego, powoduj¹c opóÿnienia w rozwoju dzieci. Biuro "Lead Hazard Control" Departamentu Miszkalnictwa i Rozwoju Miast w USA jest jednostk¹ zajmuj¹c¹ siê tym problemem, tworz¹c m.in. przepisy oraz zapewniaj¹c edukacjê dla biur regionalnych i zewnêtrznych organizacji. Bazuj¹cy na Lotus Notes i Lotus Domino system zapewnia dostêp do wszelkich informacji o potencjalnych zagro eniach zwi¹zanych z zatruciem o³owiem. Dodatkowo system dostarcza informacje o firmach posiadaj¹cych uprawnienia do badania zagro eñ. Z systemem zintegrowano us³ugi telefoniczne i faksowe, jest to oprócz WWW dodatkowy sposób komunikacji z biurem, zapewniaj¹cy automatyczne odpowiedzi faksem lub poczt¹ elektroniczn¹.

43 Dla lokalnych spo³ecznoœci s¹ obecnie tworzone dedykowane systemy CRM, obs³uguj¹ce mieszkañców, u ywane przez lokalne organy administracji. Systemy te pozwalaj¹ na obs³ugê mieszkañców on-line, obs³ugê zapytañ, skarg, przyjmowanie sugestii oraz dostarczanie informacji o lokalnym prawie i przepisach. Jednym z takich producentów gotowych systemów CRM dla lokalnych spo³ecznoœci jest firma JPH International. Wiêcej na temat ich produktu "SuiteResponse CRM" mo na siê dowiedzieæ na stronie

44 StormTRAC jest aplikacj¹ do koordynacji, administracji oraz implementacji programu zapobiegania powodziom i zanieczyszczeniom œrodowiska. StormTRAC zawiera wszelkie obowi¹zuj¹ce przepisy, pozwala na przypisywanie zadañ, koordynacjê dzia³añ, oraz tworzenie raportów opisuj¹cych stan realizacji zadañ.

45 Serwis internetowy Military Police - Sao Paulo. Dziêki niemu mo na miêdzy innymi: sprawdziæ stan dróg, skalkulowaæ podatek drogowy, zg³osiæ przestêpstwo lub wykroczenie wzi¹æ udzia³ w publicznej dyskusji zajrzeæ do galerii zdjêæ z archiwum policji zg³osiæ skargê lub za alenie