Tematyka kontroli. Okres objęty kontrolą. Termin kontroli. Ustalenia kontroli

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Będzinie Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej ul. 11 listopada Będzin WAiKW.I Będzin, dnia 12 grudnia 2013 roku Informacja z przeprowadzonej kontroli doraźnej w Teatrze Dzieci Zagłębia im. Jana Dormana w Będzinie Kontrola została przeprowadzona w trybie, o którym mowa w 5 Zasad i trybu przeprowadzania kontroli instytucjonalnej w Urzędzie Miejskim w Będzinie oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta Będzin, stanowiących załącznik do Zarządzenia Nr 28/2013 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 20 września 2013 roku. Zgodnie z 17 ust. 3 Zasad i trybu przeprowadzania kontroli instytucjonalnej w Urzędzie Miejskim w Będzinie oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta Będzin odstąpiono od poinformowania kierownika podmiotu kontrolowanego o planowanej kontroli. Kontrolę przeprowadził pracownik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej, działający na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli Nr 7/2013 z dnia 17 października 2013 roku. Tematyka kontroli Tematyka kontroli obejmowała przygotowanie, realizację i rozliczenie finansowe spektaklu pt. W brzuchu wilka. Okres objęty kontrolą Okres objęty kontrolą od 2 stycznia 2012 do 15 grudnia 2012 roku. Termin kontroli Kontrolę przeprowadzono w dniach od 17 października do 21 października 2013 roku. Ustalenia kontroli Tematem kontroli było przygotowanie, realizacja i rozliczenie finansowe spektaklu pt. W brzuchu wilka. Szczegółowej kontroli poddano 2. umowy o dzieło zawarte w ramach realizacji spektaklu: umowa Nr 45/2012 z dnia 25 czerwca 2012 roku. umowa Nr 29/2012 z dnia 1 czerwca 2012 roku. 1. Umowa Nr 45/2012 z dnia 25 czerwca 2012 roku Zapisy umowy

2 przedmiot umowy - napisanie tekstów piosenek do przedstawienia W brzuchu wilka ; rozpoczęcie dzieła - 25 czerwca 2012 roku, a zakończenie - 21 września 2012 roku, tj. w dniu premiery; teksty piosenek winny zostać dostarczone do dnia 10 września 2012 roku. wykonawca oświadcza, że dzieło stanowi jego wyłączną własność, stanowi rezultat jego twórczości i nie jest obciążone prawami osób trzecich oraz praw takich nie narusza; wykonawca nie może powierzyć wykonania dzieła innym osobom bez pisemnej zgody Zamawiającego; tytułem wynagrodzenia za wykonanie dzieła oraz przeniesienie praw autorskich, Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy honorarium. Wykonawca zobowiązany jest wystawić rachunek za wykonane dzieło w pierwszym dniu roboczym po odbytej premierze i dostarczyć go Zamawiającemu. Wykonanie umowy przedmiot umowy nie został zrealizowany. w dniu 24 września 2012 roku do umowy został wystawiony rachunek nr 45/premiery/DP. Rachunek opiewał na kwotę honorarium w wysokości zgodnej z umową. na rachunku Wykonawca oświadczył, iż wykonane dzieło stanowi jego wyłączną własność, stanowi rezultat jego twórczości i nie jest obciążone prawami osób trzecich oraz praw takich nie narusza. Ponadto dzieło wykonał osobiście, a wymieniony zakres jest przedmiotem prawa autorskiego i prawa pokrewnego. Pod oświadczeniem widnieje podpis Wykonawcy dzieła. rachunek został sprawdzony pod względem merytorycznym przez Koordynatora pracy artystycznej, pod względem formalno rachunkowym przez Główną księgową oraz zatwierdzony do wypłaty przez Dyrektora. Przy zatwierdzeniu do wypłaty podano również, iż stwierdza się że prace zostały wykonane bez zastrzeżeń zgodnie z zawartą umową. Wyjaśnienia Dyrektora W dniu 17 października 2013 roku Dyrektor Teatru złożył pisemne wyjaśnienia w tej sprawie, w których podał: Informuję, że jako reżyser zakładałem w pierwotnej koncepcji realizacyjnej zakładałem inkrustowanie oryginalnego tekstu autorskiego kilkoma krótkimi tekstami poetyckimi, na których bazie miały powstać pieśni komentujące i wzbogacające semantycznie tekst dramatu. W koncepcji reżyserskiej przekładałoby się to również na wzbogacenie akcji scenicznej o nowe, atrakcyjne elementy. W tej koncepcji planowane było umieszczenie w strukturze przedstawienia wielopokoleniowych tekstów napisanych przez dziecko (6-7 lat) nastolatka osoby dojrzałej i osoby starszej. Ponieważ moja koncepcja spektaklu zakładała stwarzanie bohatera od czasów embrionalnych i jego narodzin, aż do jego śmierci. Ta wizja wydawała mi się bardzo słuszna i merytorycznie uzasadniona. Przedstawiłem tę

3 koncepcje autorowi, który we wstępnej rozmowie potwierdził mi moje myślenie, twierdząc że jest to bardzo interesujący pomysł i żc on to przemyśli i zastanowi się nad moją propozycją artystyczną. Podpisałem zatem umowy z osobami, które w tym czasie współpracowały z teatrem. Byli to państwo (nastolatka) i (osoba dojrzała). Planowałem również zainspirować spotkanie w jednym z zaprzyjaźnionych przedszkoli oraz udać się do domu Pomocy Społecznej w celu zadanie pytania na które może udałoby się uzyskać opowiedzieć wierszem lub interesującą sentencją. Tematem tych wierszy nawiązywalibyśmy do treści dramatu W brzuchu wilka" Niestety w końcowej fazie realizacji autor zadzwonił i poinformował mnie, że nie wyraża zgody na uzupełnienie jego tekstu obcymi tekstami. A zwłaszcza nie jego autorstwa tymczasem umowy na napisanie tekstów piosenek z tymi osobami, zostały podpisane w dwóch różnych terminach. Pierwsza w dniu 25 czerwca 2012 roku, a druga z inną osobą w dniu 12 września 2012 roku. Pan Kowalski napisał już tekst, którego nie wykorzystałem w spektaklu. Ponieważ w zwyczaju teatru jest podpisywanie umowy za przygotowanie roli aktorom gościnnym, a tym wypadku takie umowy miała Pani oraz Pan. Harmonogram nic przewidywał umowy za przygotowanie roli dla Pani. Poza tym ponieważ Pani jest dopiero słuchaczka Studium Aktorskiego postanowiłem, że moralnie i etycznie właściwe będzie jeśli nie będę zrywał z nią umowy na napisanie tekstu tylko uznam, że kwota za niewykonane dzieło będzie rekompensatą za ponoszone przez nią koszty przyjazdów z Katowic do Będzina oraz diety na wyżywienie w okresie trwania prób. Miałem też na względzie możliwość ewentualnego odroczenia wykonania zamówionego dzieła i wykorzystanie go w innych okolicznościach. I tak tez zostało to z Panią ustalone. Teksty Pana zostały przyjęte ponieważ był już napisany. Planowałem go zamieścić w programie, ale w trakcie redakcji programu okazało się, że jest za długi. zawarta umowa, zgodnie z jej zapisami uległa rozwiązaniu. chcąc dokonać wypłaty honorarium za wykonanie innych czynności, niż przedmiot umowy należało sporządzić aneks, zgodnie z zapisem 9 ust. 3 umowy, który podaje, iż wszelkie zmiany do umowy mogą być dokonane wyłącznie z formie pisemnego aneksu. Inne ustalenia druga umowa o dzieło Nr 61/2012 z dnia 12 września 2012 roku, z inną osobą, zakładała również napisanie tekstów piosenek do przedstawienia W brzuchu wilka. w trakcie kontroli przedstawiono tekst 1. piosenki, której autorem jest Wykonawca umowy o dzieło Nr 61/2012 z dnia 12 września 2012 roku. dokonano sprawdzenia raportów z prób i stwierdzono, iż na 3. raportach reżyser dokonał wpisu odebrałem bez zastrzeżeń teksty piosenek. Jeden z raportów nr 37 był z próby, która odbyła się w dniu 7 września 2012 roku, a więc przed datą zawarcia umowy z autorem tekstu.

4 w raporcie końcowym z wykonania zadania z dnia 19 grudnia 2012 roku podano, iż teksty piosenek zostały napisane przez obu Wykonawców zawartych umów. podczas poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez pracownika Urzędu w Teatrze, Dyrektor złożył wyjaśnienia w sprawie konieczności zawarcia dwóch umów na napisanie tekstów piosenek do spektaklu W brzuchu wilka. Wówczas Dyrektor złożył następujące wyjaśnienia: W związku z przygotowaniem przedstawienia premierowego Pt. W brzuchu wilka zawarliśmy umowy o dzieło z dwoma autorami na napisanie tekstów piosenek do tego przedstawienia. Wybór tekstów piosenek poprzedzony był konsultacjami z kilkoma artystami na podstawie którego wybrane zostały teksty dwóch autorów. Teksty te odpowiadały wymogom merytorycznym, spełniały wymogi artystyczne i przyczyniły się do ostatecznego efektu przedstawienia. W związku z czy zostały zawarte dwie umowy o dzieło pokryte środkami finansowymi z MKiDN.. Wnioski dokonano wypłaty honorarium bez wykonania przedmiotu umowy i bez sporządzenia aneksu do umowy. zgodnie z zapisem 7 umowy nie przystąpienie przez Wykonawcę do wykonania dzieła w terminie określonym w 2 ust. 2 (10 września 2012 roku), powoduje rozwiązane umowy bez jej wcześniejszego wypowiedzenia dokonano więc wypłaty na rzecz Wykonawcy bez ważnej umowy. Tym samym Zamawiający dokonał bezpodstawnej wypłaty środków. oświadczenie Wykonawcy na rachunku nie jest zgodne z prawdą, gdyż dzieło nie zostało wykonane. stwierdzenie Dyrektora Teatru, iż prace zostały wykonane bez zastrzeżeń zgodnie z zawartą umową nie jest zgodne z prawdą, gdyż przedmiot umowy nie został wykonany. wszystkie zapisy odnoszące się do piosenek mówią o tekstach, co sugeruje, iż będą one przynajmniej dwie. Podobnie w raporcie podaje się dwóch autorów piosenek. Raporty z prób również podają trzykrotnie stwierdzenie teksty piosenek. Tymczasem faktycznie powstała tylko jedna piosenka. za wykonanie tego samego przedmiotu umowy Wykonawcy otrzymali różne stawki honorarium. w raporcie końcowym z realizacji zadania podano niezgodną z prawdą informację o autorach tekstów piosenek. w wyjaśnieniach z dnia 20 maja 2013 roku, Dyrektor podał niezgodną z prawdą informację odnośnie wyboru tekstów 2. autorów, gdyż faktycznie został złożony tylko jeden tekst piosenki. istnieje rozbieżność pomiędzy wyjaśnieniami Dyrektor z dnia 20 maja 2013 roku, a wyjaśnieniami Dyrektora z dnia 17 października 2013 roku, odnośnie genezy powstania tekstów, sposobu wyboru tekstów oraz ilości piosenek, jak również sam fakt podania informacji, że teksty zostały złożone przez 2. autorów. rozbieżność pomiędzy wyjaśnieniami Dyrektora dotyczą również wykorzystania tekstu piosenki w spektaklu. W wyjaśnieniach z dnia 20 maja 2013 roku czytamy,

5 iż Teksty te odpowiadały wymogom merytorycznym, spełniały wymogi artystyczne i przyczyniły się do ostatecznego efektu przedstawienia, natomiast zgodnie z zapisami wyjaśnień z dnia 17 października 2013 roku tekst nie został wykorzystany w spektaklu. wpis w raporcie nr 37 podważa wiarygodność dokonywanych w tym dokumencie zapisów. zarówno w umowie nr 45/2012, jak i 61/2012 wpisano, iż Wykonawca zobowiązany jest wystawić rachunek za wykonane dzieło w pierwszym dniu roboczym po odbytej premierze i dostarczyć go Zamawiającemu. Tymczasem rachunki nie są wystawiane przez Wykonawców, a przez Zamawiającego. 2. Umowa Nr 29/2012 z dnia 1 czerwca 2012 roku Zapisy umowy przedmiot umowy kompozycja muzyki do przedstawienia W brzuchu wilka i nagranie jej na płycie CD; rozpoczęcie dzieła - 1 czerwca 2012 roku, a zakończenie - 21 września 2012 roku, tj. w dniu premiery; materiały muzyczne winny zostać dostarczone (nuty i nagrana muzyka) do dnia 3 września 2012 roku; wykonawca oświadcza, że dzieło stanowi jego wyłączną własność, stanowi rezultat jego twórczości i nie jest obciążone prawami osób trzecich oraz praw takich nie narusza; wykonawca nie może powierzyć wykonania dzieła innym osobom bez pisemnej zgody Zamawiającego; Wykonawca oświadcza, że zakres obejmujący przedmiot umowy jest przedmiotem prawa autorskiego i praw pokrewnych. Wykonawca zobowiązuje się przenieść na Zamawiającego przysługujące mu do dzieła autorskie prawa majątkowe. tytułem wynagrodzenia za wykonanie dzieła oraz przeniesienie praw autorskich Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy honorarium. Wykonawca zobowiązany jest wystawić rachunek za wykonane dzieło i dostarczyć go Zamawiającemu. Wykonanie protokół zdawczo odbiorczy zrealizowanego przedmiotu umowy jest z dnia 19 września 2012 roku, a zgodnie z zapisami umowy oddanie miało nastąpić 3 września 2012 roku. za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzymał honorarium w umówionej wysokości, co potwierdza wystawiony rachunek. na rachunku Wykonawca oświadczył, iż wykonane dzieło stanowi jego wyłączną własność, stanowi rezultat jego twórczości i nie jest obciążone prawami osób trzecich oraz praw takich nie narusza. Ponadto dzieło wykonał osobiście, a wymieniony zakres jest przedmiotem prawa autorskiego i prawa pokrewnego. Pod oświadczeniem widnieje podpis Wykonawcy dzieła.

6 rachunek został sprawdzony pod względem merytorycznym przez Koordynatora pracy artystycznej, pod względem formalno rachunkowym przez Główną księgową oraz zatwierdzony do wypłaty przez Dyrektora. Przy zatwierdzeniu do wypłaty podano również, iż stwierdza się że prace zostały wykonane bez zastrzeżeń zgodnie z zawartą umową. Inne ustalenia na materiałach reklamowych, plakacie oraz w raporcie końcowym z realizacji zadania podano innego kompozytora muzyki, niż osoba, z którą zawarto umowę. w raporcie końcowym z realizacji zadania osobę, z którą podpisano umowę wskazano jako kompozytora aranżacji utworów muzycznych, o czym nie mówi przedmiot umowy. Wyjaśnienia Dyrektora W wyjaśnieniach z dnia 18 października 2013 roku, Dyrektor Teatru podał, iż: W związku z przygotowaniem przedstawienia premierowego pt. W brzuchu wilka zgodnie z zawartą umową z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego nr 06237/12/DMP z dnia roku zaangażowaliśmy na umowę o dzieło kompozytora Pana w celu wykonania kompozycji muzyki. Informujemy, że w trakcie realizacji Pan jako kompozytor zaproponował osobę z nim współpracującą Pana, który wykonał kompozycję muzyki do przedstawienia bez otrzymania honorarium. Pana pragnieniem było zadebiutowanie w konkretnym przedstawieniu premierowym, dlatego też został ujęty w programie i plakacie oraz w raporcie jako kompozytor muzyki. Pan zaś jako kompozycja aranżacji wszystkich utworów muzycznych wykorzystanych w przedstawieniu także kompozycji autorskich Pana. Ponadto do wyjaśnień Dyrektora zostało załączone oświadczenie Wykonawcy o następującej treści: Oświadczam, że przyjąłem propozycję i podpisałem umowę z Teatrem Dzieci Zagłębia w Będzinie na napisanie muzyki do spektaklu W brzuchu wilka. W trakcie pracy reżyser przedstawił mi jeden z materiałów muzycznych jako inspirację do tworzenia kompozycji do spektaklu. Kompozycja ta bardzo mi się spodobała. Okazało się, że autorem tej muzyki jest Zaproponowałem pnu współpracę i napisanie dalszych motywów muzycznych nad którymi wspólnie pracowaliśmy. Moim zadaniem było nakierowanie i opieka nad młodym kompozytorem, oraz udostępnienie swojego profesjonalnego sprzętu wraz z oprogramowaniem. Kompozycje pana były na tyle interesujące i profesjonalne, że poprosiłem reżysera, żeby to jego nazwisko było ujęte w programie i na plakacie jako autora muzyki, pamiętając jak ważny jest dla młodego twórcy start artystyczny. Wnioski brak pisemnej zgody Zamawiającego na powierzenie wykonania dzieła innej osobie.

7 brak umowy pomiędzy Wykonawcą a Podwykonawcą, z której wynika przeniesienie praw autorskich i praw pokrewnych, a tym samym nie zostały zabezpieczone w sposób właściwy interesy Zamawiającego. Zamawiający posiadając informację, iż Wykonawca nie jest autorem muzyki lub jej części powinien żądać udokumentowanie posiadania pełni praw autorskich lub żądać przeniesienia autorskich praw majątkowych przez wszystkich współautorów muzyki. Wykonawca nie wykonał całości dzieła osobiście, co powinno być zaznaczone w oświadczeniu, gdyż w tym kształcie oświadczenie można uznać za nieprawdziwe. Wykonawca otrzymał całość honorarium, pomimo, iż nie wykonał całego dzieła osobiście, a osoba trzecia, z którą współpracował wykonała pracę bez honorarium. nie wskazano które elementy faktycznie zostały zrealizowane przez Wykonawcę i za które należy się wypłata części honorarium, a które wykonywała inna osoba. przedmiot umowy obejmował kompozycję muzyki, nie dotyczył zaś jej aranżacji. Podwykonawca, jako wolontariusz winien posiadać stosowną umowę. rozbieżność w datach pomiędzy protokołem zdawczo odbiorczym a umówionym terminem oddania dzieła. niespójność pomiędzy wyjaśnieniami Dyrektora Teatru a oświadczeniem Wykonawcy umowy odnośnie tego, czy Wykonawca sam zaproponował do współpracy osobę trzecią, czy też materiały opracowane przez osobę trzecia zostały Wykonawcy przedstawione przez reżysera spektaklu. niespójność pomiędzy wyjaśnieniami Dyrektora Teatru a oświadczeniem Wykonawcy umowy odnośnie tego, czy ujęcie nazwiska osoby trzeciej, jako kompozytora muzyki wynikało z chęci zadebiutowania w przedstawieniu, czy też sam Wykonawca postanowił o umieszczeniu tego nazwiska w oficjalnych dokumentach. w umowie wpisano, iż Wykonawca zobowiązany jest wystawić rachunek za wykonane dzieło w pierwszym dniu roboczym po odbytej premierze i dostarczyć go Zamawiającemu. Tymczasem rachunek nie jest wystawiany przez Wykonawcę, a przez Zamawiającego. Ustalenia kontroli ujęto w protokole, sporządzonym w 2. jednobrzmiących egzemplarzach, podpisanym w dniu 23 października 2013 roku. Jeden egzemplarz przekazano Dyrektorowi jednostki, drugi znajduje się w aktach kontroli. Kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługiwało prawo wniesienia umotywowanych zastrzeżeń oraz uwag odnośnie faktów ujętych w treści protokołu, w terminie 7. dni od daty doręczenia. Dyrektor skorzystał z wyżej wymienionego prawa. Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej /-/ Justyna Majer