OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU (POWYŻEJ 14 tys. EURO)

Transkrypt

1 Łódź, dn r. OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU (POWYŻEJ 14 tys. EURO) 1. Zamawiający Firma i adres Biuro Biegłych Rewidentów EKO-BILANS Sp. z o.o Łódź ul. P.O.W. 29/3 NIP: Regon: Tryb udzielenia zamówienia Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 1-5, 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2010r. nr 113, poz. 759 tekst jednolity z późniejszymi zmianami) 3. Tytuł projektu, realizowanego w ramach III osi priorytetowej RPO WŁ Wzrost konkurencyjności Firmy Eko-Bilans poprzez inwestycję w środki trwałe i nowoczesne oprogramowanie. 4. Nazwa osi priorytetowej i działania w ramach których realizowany jest projekt III Oś priorytetowa RPO WŁ: Gospodarka, Innowacyjność, Przedsiębiorczość Działanie III.6 : Rozwój mikro- i małych przedsiębiorstw 5. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: część I SYSTEM CRM Lista modułów 1. Baza danych firm i kontaktów 2. Możliwość tworzenia własnych raportów 3. Przechowywanie historii komunikacji i kontaktów z Klientami 4. Użycie kalendarza współdzielonego z innymi osobami 5. Delegowanie zadań i kontrola ich realizacji.

2 6. Zarządzanie kalendarzami współdzielonych zasobów 7. Automatyczne informowanie o zadaniach przydzielonych do użytkownika 8. Szczegółowe zestawienie z działań handlowych i komunikacji 9. Korespondencja seryjna 10. Możliwość przechowywania dokumentów 11. Generowanie dokumentów na podstawie szablonów 12. Obsługa posprzedażna, zgłoszenia serwisowe, reklamacje 13. Baza produktów 14. Możliwością generowania ofert i umów na podstawie bazy produktów 15. Analiza szczegółów zmian w zakresie oferty i sprzedaży na przestrzeni czasu 16. Strefa współdzielona dokumenty ogólnodostępne dla wszystkich użytkowników 17. Automatyczne powiadomienia 18. Definiowanie procedur postępowania 19. Definiowanie uprawnień do pól i ekranów 20. Ograniczanie dostępu do wybranej korespondencji część II SYSTEM ANALIZ I RAPORTÓW FINANSOWYCH System składa się z następujących modułów, współdzielących dane i informacje oraz umożliwiające ich dowolną prezentację w formach raportów: 1. Moduł mechanizmy a. Kreator Formularzy z możliwością ich publikowania np. kolejny określony przez administratora szablon biznes planu b. Raportowanie zestaw zdefiniowanych raportów oraz kreator z predefiniowanym zestawem meta-danych umożliwiający samodzielne kreowanie raportów c. Mechanizm komunikacji z klientem, zawierający m.in. możliwość rejestracji zgłoszenia i przypisanie do osoby odpowiedzialnej, rejestr zgłoszeń z podziałem na statusy, możliwość prowadzenia wielowątkowej komunikacji przy zgłoszeniu, d. Mechanizm powiadomień mailowych wykorzystywany m.in. do powiadomienia Klienta o nowym zdarzeniu w systemie. 2. Moduł kartoteki a. Rejestr Kontrahentów zawierający m.in. dane teleadresowe, dokumenty rejestrowe w postaci załączników, rejestr użytkowników klienta, uwagi, podział na:

3 Klientów Dostawców a. Rejestr Kontaktów zawierający m.in. dane teleadresowe i przypisanie do Kontrahenta, b. Rejestr Zdarzeń m.in. spis spotkań, wiadomości czy ustaleń wykonanych w kontekście Klienta, c. Rejestr słowników z możliwością edycji d. Rejestr użytkowników oraz grup uprawnień wraz z mechanizmem autentykacji oraz autoryzacji. 3. Moduł analizy, biznes plany, programy naprawcze a. Możliwość dokonywania analiz szczegółowych (specyficzne), doradztwo podatkowe, ocena skutków finansowych zawieranych umów i kontraktów b. Przygotowywanie biznes planów dla Klientów Możliwość tworzenia różnych typów biznes planów w postaci dokumentów poprzez wprowadzanie w określone pola opisów tekstowych, dołączania ze zbioru załączników plików graficznych oraz dokumentów wyjściowych z innych usług. Na podstawie wprowadzonych elementów tworzony jest spis treści dokumentu. Możliwość zdefiniowania strony tytułowej w postaci graficznej, bądź tekstowej. Możliwość dalszej obróbki (np. zmiany formatowania) utworzonego biznes planu poza systemem. c. Moduł optymalizacji kosztów analiza poszczególnych szczegółowych pozycji kosztów z rekomendacją co do możliwych do osiągnięcia oszczędności 4. Moduł planowania finansowego Moduł planu rocznego/kilkuletniego dla Klienta pomoc przy tworzeniu planu finansowego, Możliwość definiowania pozycji budżetu oddzielnie dla każdego klienta i dla każdego typu budżetu. Możliwość grupowania pozycji w wielopoziomowe grupy (hierarchie), zdefiniowane w odrębnym słowniku. Budżet zawiera zarówno pozycje kosztowe, jak i przychodowe. Pozycje zawierają wielkość planowanych kosztów i przychodów w podanym okresie, wraz z rozbiciem ich w czasie. Możliwość podglądu rozbicia budżetu w czasie z wybraną precyzją: miesiąc, kwartał, rok. Możliwość aktualizowania planów budżetowych na bieżąco, w dowolnym momencie, po uwzględnieniu aktualnych zdarzeń. Możliwość aktualizacji poprzez dopisywanie nowych pozycji, zmianę lub usunięcie już wprowadzonych kwot, bądź też przesunięcie

4 pozycji w czasie. Do analiz powinny być dostępne wszystkie zatwierdzone wersje planów budżetowych. Możliwość porównywania budżetów tego samego typu z różnych okresów, jak i różnych wersji tego samego budżetu za ten sam okres. 5. Moduł virtual data room Moduł do przechowywania danych i dokumentów przesłanych przez klienta, komunikacji z klientami oraz baza danych w której będą przechowywane dane finansowe klienta w formie dokumentów elektronicznych. Moduł pozwali na stworzenie bazy dokumentów dostępnych dla użytkowników mających odpowiednie uprawnienia. VDR to szybki i bezpieczny sposób przeprowadzenia badania Due Diligence dla dowolnej liczby użytkowników bez względu na ich lokalizację. VDR pozwoli na kontrolowaną pracę wielu użytkowników z repozytorium elektronicznych dokumentów wykonywaną jednocześnie. Źródłem danych będą przede wszystkim materiały ewidencyjne: sprawozdania finansowe, dane księgowe, kalkulacje, wyniki poprzednich analiz oraz inne dokumenty obrazujące działalność analizowanego przedsiębiorstwa. 6. Moduł wyceny firmy wycena firmy dla potrzeb pozyskania kapitału w formie VC, funduszu inwestycyjnego, inwestora branżowego, wejścia na giełdę rekomendacja i przeprowadzenie procesu pozyskania kapitału. Każda ze zdefiniowanych metod wyceny firmy ma określone niezbędne parametry, które podawane będą w formularzu. Jeżeli system zawiera dane księgowe klienta, mają one zostać automatycznie pobrane do formularza, ale mogą być zmodyfikowane. Na podstawie zatwierdzonych parametrów system ma wygenerować odpowiedni raport wyceny firmy. Zaimplementowane metody wyceny majątkowe, dochodowe i mieszane. 7. Moduł Analiz fiansowych Zadaniem tego modułu będzie dostarczenie informacji o wynikach i sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, niezbędnych w procesie zarządzania oraz wykorzystywanych przez otoczenie przedsiębiorstwa: kredytodawców, kontrahentów, inwestorów, audytorów, urzędy statystyczne itp. W zakres zadań tego mudułu będzie wchodzić: analiza sprawozdań finansowych, ustalenie i ocena przepływów pieniężnych, analiza czynników kształtujących wynik finansowy, ustalenie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, w szczególności odnośnie: płynności, zadłużenia, aktywności, obrotowości, efektywności etc. Analiza finansowa realizowana będzie głównie na podstawie danych ilościowych zebranych w bazie danych VDR i obejmuje ocenę oraz interpretację: relacji między

5 wielkościami ekonomicznymi oraz zmiany w czasie tych wielkości i relacji między nimi. Założenia technologiczne i bezpieczeństwa systemu: 1. Architektura Rozwiązanie zrealizowane w n-warstwowej architekturze, ze szczególnym wyróżnieniem: a. warstwy bazodanowej, b. warstwy dostępu do danych oraz logiki biznesowej c. warstwy prezentacji, d. narzędzi raportowych, e. narzędzi integracji danych z systemami zewnętrznymi oparty alternatywnie o: web serwis - do wymiany danych, płaskie pliki - wczytywane przez użytkownika z poziomu interfejsu, narzędzia wbudowane w motor bazy danych, za pomocą których będzie można wykonywać dedykowane integracje f. narzędzi powiadomień mailowych 2. Założenia dotyczące bezpieczeństwa zapewnienie wysokiego standardu bezpieczeństwa danych równoważnego z poziomem bezpieczeństwa wymaganym od systemów objętych rygorami ustawy o ochronie danych osobowych, zapewnienie wysokiego standardu bezpieczeństwa transmisji danych m.in. przez opcjonalne udostępnienie kanałów chronionych z użyciem protokołu SSL, ostateczne oddanie systemu do użytkowania poprzedzone zostanie przeprowadzeniem audytu bezpieczeństwa aplikacji i zabezpieczeń infrastruktury Klienta. część III OPROGRAMOWANIE DO PRZEPROWADZANIA BADAŃ Program zawiera dokumentację z zakresu: oszacowanie ryzyka, ustalenie istotności ogólnej i cząstkowych z podziałem na obszary badania,

6 plan badania z podziałem czasu na poszczególne obszary i wskazanie początkowego i końcowego czasu badań poszczególnych obszarów, automatycznie sporządzaną analizę finansową ze wskazaniem obszarów ryzyka, karty robocze z wypełnionymi elementami ryzyk, istotności cząstkowych itp. Program dostosowany do wymogów MSRF i kompleksowo obsługujący usługi atestacyjne i pokrewne. Program umożliwiający przeprowadzenie szacunków rezerw pracowniczych w celu oceny poprawności zastosowanych szacunków przez jednostkę. Program zawierający generator liczb losowych do próbkowania. część IV OPROGRAMOWANIE KADROWO PŁACOWE Funkcjonalności oprogramowania: możliwość zaimportowania danych pracowników z programu Płatnik, rozliczanie wszystkich typów umów cywilno-prawnych, w tym zawieranych z cudzoziemcami, eksport oraz import umów zleceń do arkusza kalkulacyjnego, zgodne z przepisami rozliczanie różnorodnych nieobecności, m.in. zwolnień lekarskich, urlopów, kontrolę stopnia wykorzystania limitów nieobecności przez pracownika, export/import danych kadrowych pracowników i informacji o ich czasie pracy do i z arkusza kalkulacyjnego (MS Office Excel lub Open Office Calc), odnotowywanie czasu pracy na trzy sposoby (w tym metoda uproszczona wpisywanie sumarycznie czasu pracy za cały miesiąc), wyliczanie wynagrodzenia akordowego, powiązanie dodatków i umów cywilnoprawnych z listami płac, dzięki czemu będą naliczały się automatycznie na wskazanych listach, podział wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika na wypłatę gotówkową i przelew na konto bankowe, definiowanie niestandardowych składników wypłat, nieobecności oraz limitów nieobecności,

7 modyfikację danych podatkowych: progów, kosztów uzyskania, ulg podatkowych, zaniechania naliczania podatku, wysyłanie deklaracji podatkowych do systemu e-deklaracje, korekty do zaksięgowanych list płac, z możliwością zachowania w programie wypłat naliczonych w pierwotnej postaci, naliczanie i wydruk deklaracji podatkowych zgodnych z obowiązującymi wzorami formularzy, sporządzanie deklaracji dla PFRON, (Wn-D wraz z załącznikami), wyliczanie składek ZUS i deklaracji dla właścicieli, trzy sposoby (w tym metoda uproszczona wpisywanie sumarycznie czasu pracy za cały miesiąc), tworzenie i przesyłanie do Płatnika formularzy zgłoszeniowych oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników i właścicieli wraz z wymaganymi załącznikami Dopuszczalne są oferty częściowe 6. Opis sposobu obliczania punktów kryterium C - cena najniższa cena ilość pkt. dla kryterium C = x 100% x 100 rozpatrywana cena a) Zamawiający przyjmie do oceny podaną przez Wykonawców cenę brutto w złotych. b) Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników do dwóch miejsc po przecinku. c) Za najkorzystniejszą ofertę uważa się tę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów przyznawanych wg opisanego kryterium. 7. Opis kryteriów, którymi Beneficjent będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z podaniem znaczenia kryteriów C cena (ranga kryterium 100%)

8 8. Termin wykonania zamówienia Preferowany termin wykonania zamówienia do r. Oferty w których termin realizacji zamówienia będzie przekraczał powyższą datę nie będą rozpatrywane. 9. Opis sposobu przygotowania ofert, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 1) Ogłoszenie o zamówieniu dostępne jest w wersji elektronicznej na stronie oraz w wersji papierowej w siedzibie firmy: Łódź ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 29/3 2) Oferty należy składać na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 w formie elektronicznej na adres office@eko- bilans.com.pl lub w formie pisemnej w siedzibie zamawiającego: Łódź ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 29/3. W przypadku składania oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików załączonych do korespondencji, pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF. 3) Termin składania ofert upływa w dniu r. 4) Oferta złożona po terminie składania ofert nie będzie rozpatrywana. 5) Powiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty ukaże się w dniu r. 10. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania zamówienia 2) dysponują niezbędnym potencjałem technicznym do wykonywania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia 3) dysponują osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia 4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 5) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

9 Przesłanie oferty w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe jest jednoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że oferent spełnia powyższe kryteria. 11. Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa.