BUSINESS INTELLIGENCE W ORGANIZACJACH SEKTORA MSP PROPOZYCJA METODYKI TWORZENIA

Transkrypt

1 BUSINESS INTELLIGENCE W ORGANIZACJACH SEKTORA MSP PROPOZYCJA METODYKI TWORZENIA PRZEMYSŁAW LECH Uniwersytet Gda ski Streszczenie Systemy Business Intelligence (BI) w du ej mierze adresowane s do przedsi biorstw du ych. Z analiz wymaga informacyjnych przedsi biorstw sektora MSP wynika zapotrzebowanie na zagregowan informacj zarz dcz, jednak barier w uzyskaniu tego typu informacji jest cena dost pnych na rynku rozwi za BI. Niniejszy artykuł prezentuje ramy metodyczne tworzenia rozwi za Business Intelligence dopasowanych wielko ci i cen do mo liwo ci przedsi biorstw sektora MSP. Summary Business Intelligence systems are mostly addressed towards big organizations. From requirements analysis conducted among small and medium sized enterprises it becomes clear that those organizations need aggregated management information ass well. The barrier for them is high price of BI solutions available on the market. This article presents a methodological framework for creating Business Intelligence solutions that fit SME s financial and organizational capabilities. 1. Poj cie Business Intelligence Poj cie Business Intelligence zostało wprowadzone przez Gartner Group w 1989 r. jako: zestaw koncepcji i metodyk maj cych na celu usprawnienie podejmowania decyzji biznesowych przez u ycie systemów opartych na faktach 1. Z praktycznego punktu widzenia systemy Business Intelligence słu wyszukiwaniu danych z ró nych ródeł (najcz ciej z hurtowni danych i internetu) i ich przetwarzaniu w celu uzyskiwania informacji decyzyjnej dla u ytkowników wszystkich szczebli zarz dzania. 2 Hurtownia danych, b d ca podstawowym ródłem danych dla systemu Business Intelligence to kopia danych z systemu transakcyjnego, maj ca specjaln struktur, słu c analizie. Dane do hurtowni s ładowane z systemu transakcyjnego oraz z innych ródeł, takich jak pliki arkusza kalkulacyjnego czy strony WWW. Nast pnie organizowane s we wcze niej zaprojektowane wielowymiarowe struktury tzw. kostki informacyjne. Prezentacja danych mo e nast powa za pomoc dowolnego narz dzia, na przykład arkusza kalkulacyjnego 3. System składaj cy si z hurtowni danych, zaprojektowanych w tej hurtowni struktur danych, posiadaj cych znaczenie biznesowe oraz narz dzia ich prezentacji to wła nie system Business Intelligence. 1 Hashmi N., Business Information Warehouse for SAP, Prima Publishing, Roseville 2000, s. 6 2 Kubiak B., Korowicki A., Systemy klasy Business Intelligence w usprawnianiu zarz dzania i biznesu, Zastosowanie Informatyki w Rachunkowo ci i Finansach, red. Kubiak B., Korowicki A., Polskie Towarzystwo Informatyczne 2002, s.16 3 Wi cej na temat hurtowni danych

2 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, Systemy BI umo liwiaj : zebranie danych z ró nych ródeł, takich jak transakcyjne systemy zintegrowane, pliki bazy danych, pliki arkuszy kalkulacyjnych, dokumenty sieci WWW, ustrukturyzowanie i ujednolicenie zebranych danych w postaci hurtowni danych, w sposób umo liwiaj cy ich analiz, prezentacj uzyskanych w ten sposób informacji u ytkownikom za pomoc dowolnego narz dzia prezentacji, takiego jak arkusz kalkulacyjny, strona WWW, czy system GIS Zastosowanie narz dzi Business Intelligence do zarz dzania rednim przedsi biorstwem Przyjmuj c przedstawion powy ej, operacyjn definicj Business Intelligence mo na stwierdzi, i rynek dostawców tego typu rozwi za koncentruje si na sektorze przedsi biorstw du ych. Do nich kierowane s zarówno narz dzia BI wchodz ce w skład pakietów wspomagaj cych zarz dzanie, takich jak Oracle 5 czy SAP, jak te dedykowane rozwi zania BI, takie jak Cognos czy Business Objects. Zjawisko to jest widoczne na listach referencyjnych firm consultingowych, zajmuj cych si tworzeniem rozwi za BI, gdzie dominuj przedsi biorstwa du e. Fakt, i rozwi zania BI znalazły sobie uznanie w ród przedsi biorstw du ych jest uzasadniony liczba danych zasilaj cych systemy transakcyjne a tak e ró norodno tych systemów w ramach organizacji powoduje naturalny popyt na narz dzia umo liwiaj ce unifikacj i agregacj danych bez konieczno ci pracochłonnej integracji systemów na poziomie operacyjnym. Zachodzi jednak pytanie, czy systemy Business Intelligence mog znale zastosowanie w przedsi biorstwach rednich? Z punktu widzenia zapotrzebowania na informacj zarz dcz odpowied wydaje si twierdz ca. Podczas analizy wymaga informacyjnych dokonywanej w ród przedstawicieli kadry zarz dzaj cej organizacji sektora MSP bardzo cz sto pojawiało si zapotrzebowanie na informacje zagregowane w postaci kluczowych mierników efektywno ci 6. Dla przedsi biorstw sektora MSP barier s natomiast koszty zwi zane z projektem wdro enia du ego rozwi zania BI. Rynek MSP potrzebuje rozwi za relatywnie tanich i prostych w obsłudze i w zwi zku z tym niemo liwe wydaje si zaspokojenie jego potrzeb za pomoc tych samych narz dzi, z których korzystaj przedsi biorstwa du e. 3. Koncepcja systemu Business Intelligence dla przedsi biorstw sektora MSP W poprzednim punkcie postawiona została teza, i rozwi zania BI dla przedsi biorstw małych i rednich nie mog opiera si na tej samej bazie narz dzi, jak te tworzone w du ych organizacjach. Poni ej przedstawiony zostanie zarys koncepcji rozwi zania BI skierowanego do przedsi biorstw sektora MSP. Przedstawiany model systemu Business Intelligence składa si z trzech podstawowych warstw: 4 GIS ang. Geographical Information System, systemy umo liwiaj ce prezentacj danych na mapach geograficznych 5 Oracle jak i SAP proponuje narz dzia do tworzenia hurtowni danych oraz prezentacji i analizy informacji w nich zawartych. W zestawie aplikacji Oracle s to: Oracle Express Server Oracle Warehouse Builder, w pakiecie mysap Business Suite s to natomiast SAP Business Warehouse oraz SAP Strategic Enterprise Management. 6 Informacje z wst pnych analiz wymaga prowadzonych podczas procesu sprzeda y rozwi za SAP Business One oraz MBS Navision przez LST Sp. z o.o.

3 82 Business Intelligence w organizacjach sektora MSP propozycja metodyki tworzenia warstwy biznesowej opisuj cej mierniki wchodz ce w skład systemu, ich budow, powi zania mi dzy nimi oraz zasady ich kaskadowania w organizacji, warstwy informacyjnej opisuj cej sposób pozyskania danych niezb dnych do budowy mierników: ródła danych, sposób ich grupowania, przetwarzania i prezentacji, warstwy technicznej determinuj cej narz dzia i sposób technicznej realizacji systemu. Warstwa biznesowa prezentuje CO system pomiaru efektywno ci ma zawiera, aby mo liwe było za jego pomoc komunikowanie celów organizacji, motywowanie pracowników do wykonania tych celów oraz kontrola ich wykonania. Warstwa informacyjna odpowiada na pytanie JAK zbudowany ma by system pomiaru efektywno ci, aby zawarte w nim wska niki miały prawidłow, aktualn warto. Prawidłowa realizacja obu warstw systemu pomiaru efektywno ci jest warunkiem koniecznym jego skutecznego funkcjonowania. Warstwa biznesowa musi zawiera nast puj ce elementy: analiz celów strategicznych i operacyjnych organizacji, kwantyfikacj tych celów w postaci kluczowych mierników efektywno ci, analiz zale no ci mierników (w celu wykrycia potencjalnych sprzeczno ci), opis budowy mierników, okre lenie warto ci wzorcowych i dopuszczalnych mierników, Warstwa informacyjna powinna składa si co najmniej z: definicji ródeł danych do budowy poszczególnych mierników, definicji procedur obliczeniowych, opisu organizacyjnej i technicznej procedury zbierania i przetwarzania danych, okre lenia sposobu prezentacji wska ników, Warstwa technologiczna musi zawiera co najmniej: specyfikacj narz dzi informatycznych zastosowanych do realizacji systemu, projekt realizacji procedur zawartych w warstwie informacyjnej za pomoc w/w narz dzi. 4. Proces budowy rozwi zania BI Proces budowy rozwi zania BI składa si z faz definiuj cych zawarto rozwi zania w prezentowanych powy ej warstwach: 1. Analiza biznesowa ma na celu okre lenie celów organizacji, mierników okre laj cych te cele na poszczególnych poziomach organizacji oraz zasad kaskadowania mierników z wy szych poziomów organizacji na ni sze. Wynikiem tej fazy jest dokument Koncepcji Biznesowej zawieraj cy opis strategii organizacji, dekompozycj tej strategii na cele oraz przypisanie mierników do tych celów. Dokument musi zawiera tak e zestawy konkretnych mierników dla poszczególnych grup pracowników czy jednostek organizacyjnych oraz powi zania (analiz spójno ci) pomi dzy miernikami na ró nych poziomach. 2. Analiza informacyjna odpowiada na pytanie, jak zbudowane s poszczególne mierniki, czy wykonalne jest zebranie danych umo liwiaj cych raportowanie miernika oraz jakie ródła danych b d słu y do zasilania tych mierników. Wynikiem fazy jest dokument Koncepcji Informacyjnej zawieraj cy szczegółowy opis budowy mierników, ródła danych zasilaj cych mierniki oraz opis procesu bie cego ich zasilania.

4 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, Projekt techniczny prezentuje realizacj koncepcji przedstawionej w dwóch poprzednich podpunktach za pomoc konkretnych narz dzi informatycznych. Wynikiem fazy jest dokument Projektu technicznego zawieraj cy zestawienie narz dzi informatycznych, za pomoc których realizowane b dzie rozwi zanie, architektur danych w tych narz dziach oraz opis realizacji procesu zasilania mierników danymi. 5. Przykład budowy systemu pomiaru efektywno ci w rozwi zaniu SAP Business One Na podstawie przedstawionych powy ej zało e metodycznych stworzone zostały ramy koncepcyjne systemu BI dla przedsi biorstw sektora MSP. Podstawowe zało enia to: prostota rozwi zania gwarantuj ca jego szybkie i mało kosztowne wdro enie, u ycie w warstwie technologicznej narz dzi powszechnie u ywanych w przedsi biorstwach sektora MSP. Warstwa biznesowa W warstwie biznesowej przyj to zało enie, e cele organizacji s ju zdefiniowane i jedynym zadaniem jest ich wła ciwe opisanie oraz okre lenie wska ników opisuj cych stopie ich realizacji. W trakcie prac analizy biznesowej kładziony jest nacisk na zdefiniowanie nie wi cej ni 8 kluczowych wska ników efektywno ci, które nast pnie dezagregowane s na wska niki cz stkowe na ni szych szczeblach organizacji. Wynikiem prac okre laj cych warstw biznesow jest dokument Koncepcji biznesowej zawieraj cej opis celów oraz map mierników wraz z ich warto ciami wzorcowymi. Warstwa informacyjna Warstwa informacyjna rozwi zania powinna składa si z nie wi cej ni dwóch ródeł informacji. Głównym ródłem informacji jest system transakcyjny7 SAP Business One. Wszystkie dodatkowe informacje s dostarczane r cznie za pomoc interfejsów z arkuszem kalkulacyjnym. Takie rozwi zanie zapewnia prostot u ytkowania oraz niewielkie koszty realizacji systemu na poziomie technologicznym, wynikaj ce z niewielkiej liczby interfejsów wczytuj cych dane do kostek informacyjnych bazy danych. Dokument Koncepcji Informacyjnej zawiera informacje dotycz ce budowy wska ników w odniesieniu do ju zdefiniowanych ródeł. Warstwa technologiczna Podstawowym ródłem danych w zaprojektowanym rozwi zaniu jest transakcyjny system zintegrowany SAP Business One. System ten funkcjonuje w oparciu o motor bazy danych MS SQL Server, zawieraj cy standardowe narz dzia do tworzenia hurtowni danych tzw. Analysis Services. Narz dzia te umo liwiaj wygenerowanie kostek informacyjnych grupuj cych dane z systemu SAP Business One oraz zasilenie tych kostek danymi za pomoc interfejsu z arkuszem kalkulacyjnym. Kostki informacyjne tworzone s zgodnie z potrzebami wynikaj cymi z Koncepcji Informacyjnej, dotycz cymi zawarto ci poszczególnych wska ników. Standardowym narz dziem prezentacji jest arkusz kalkulacyjny z zaprojektowanymi strukturami danych i formułami przeliczeniowymi 7 O systemach transakcyjnych zob. w [6]

5 84 Business Intelligence w organizacjach sektora MSP propozycja metodyki tworzenia 6. Podsumowanie Istnieje potrzeba tworzenia rozwi za Business Intelligence dostosowanych wielko ci, a co za tym idzie równie cen do mo liwo ci przedsi biorstw sektora MSP. W niniejszym artykule przedstawione zostały ramy metodyczne tworzenia tego typu rozwi za w oparciu o proste zało enia biznesowe oraz przy u yciu narz dzi informatycznych dost pnych dla przedsi biorstw małych i rednich. Bibliografia 1. Drelichowski L., Podstawy in ynierii zarz dzania wiedz, Polskie Stowarzyszenie Zarz dzania Wiedz, Bydgoszcz Hashmi N., Business Information Warehouse for SAP, Prima Publishing, Roseville Januszewski A., Informatyka w przedsi biorstwie, Wy sza Szkoła Zarz dzania i Finansów, Bydgoszcz Kaplan R. Norton D., Strategiczna Karta Wyników, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa Kisielnicki J., Sroka H.(2001), Systemy informacyjne biznesu, Placet, Warszawa 6. Kubiak B., Korowicki A., Systemy klasy Business Intelligence w usprawnianiu zarz dzania i biznesu, w: Zastosowanie Informatyki w Rachunkowo ci i Finansach, red. Kubiak B., Korowicki A., Polskie Towarzystwo Informatyczne 2002, s Lech P., Zintegrowane systemy zarz dzania ERP/ERP II, Difin, Warszawa Meier M., Sinzing W., Mertens P., Enterprise Management with SAP SEM Business Analytics, Springer, Berlin Read C., Ross J., Dunleavy J., Schulman D., Bramante J., ecfo Sustaining Value in the New Corporation, John Wiley & Sons, Chichester plech@panda.bg.univ.gda.pl Uniwersytet Gda ski, Wydział Zarz dzania Katedra Rachunkowo ci ul. Armii Krajowej Sopot