Park Kulturowy Fortyfikacji Miejskich Twierdza Gdańsk Jednostka budŝetowa Gminy Miasta Gdańska TOM III SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SIWZ)

Transkrypt

1 Park Kulturowy Fortyfikacji Miejskich Twierdza Gdańsk Jednostka budŝetowa Gminy Miasta Gdańska ul. 3 Maja 9a Gdańsk POLSKA adres do korespondencji: ul. Gradowa Gdańsk POLSKA Tel Fax wew.30 twierdza@grodzisko.pl godziny urzędowania: w dni robocze - od 7.45 do Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego - ZP/04/2010 TOM III SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SIWZ) Promocja projektów prowadzona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi promocji projektów UE dla beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , zawartymi w załączniku nr 12 do Przewodnika Beneficjenta RPO WP w następujących zadaniach: 1. ZADANIE 1 Kompleksowa promocja projektu: Centrum Hewelianum. Budowa kompleksu edukacyjnego - rekreacyjno w Gdańsku. Etap IB 2. ZADANIE 2 Kompleksowa promocja projektu: Adaptacja Centrum Hewelianum w Gdańsku na potrzeby naukowo-dydaktyczne pomorskich szkół wyŝszych Strona1 dla Województwa Pomorskiego na lata

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ZADANIE 1 - Kompleksowa promocja Projektu Centrum Hewelianum. Budowa kompleksu edukacyjnorekreacyjnego w Gdańsku. Etap I B Promocja projektu będzie prowadzona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi promocji projektów UE dla beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata zawartymi w załączniku nr 12 do Przewodnika Beneficjenta RPO WP Po podpisaniu umowy na terenie objętym projektem zostaną zamontowane tablice informacyjne. Tablice będą zawierały odpowiednie oznaczenia (logo Unii Europejskiej, logo Narodowej Strategii Spójności oraz logo Pomorskie w Unii ), tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, a takŝe nazwę inwestycji. Po zakończeniu projektu część tablic informacyjnych zostanie zdjęta, a na ścianach budynków, przy drzwiach wejściowych, zostaną umieszczone tablice pamiątkowe. W ramach projektu zostaną wydane: płyta multimedialna z prezentacją Centrum Hewelianum, broszury, ulotki informacyjne. Zorganizowane zostaną równieŝ konferencje prasowe. Wszystkie publikowane w ramach projektu dokumenty, w tym korespondencja, umowy zawierane z wykonawcami, dokumentacja przetargowa będą zawierały odpowiednie informacje o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR. Usługa polega na kompleksowej promocji Projektu Centrum Hewelianum. Budowa kompleksu edukacyjno-rekreacyjnego w Gdańsku. Etap I B, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dla Województwa Pomorskiego na lata , Osi Priorytetowej 3, Funkcje miejskie i metropolitalne, Działania 3.2. Wzrost atrakcyjności przestrzeni miejskiej, Poddziałania Inwestycje zwiększające potencjał rozwojowy miast. Usługa będzie realizowana w okresie od dnia jej podpisania do 30 czerwca 2012 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłuŝenia lub skrócenia terminu wykonania umowy o okres nie dłuŝszy niŝ 6 miesięcy oraz zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji działań promocyjnych wynikających z niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania aktualnych Wytycznych dotyczących Promocji Projektów UE dla Beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata Zakres zamówienia obejmuje: - wykonanie 2 szt. tablic informacyjnych, - wykonanie 3 szt. tablic pamiątkowych, - wykonanie prezentacji multimedialnej o Projekcie, - organizację 2 konferencji prasowych, - wykonanie filmu dokumentującego stan faktyczny realizacji Projektu w róŝnych okresach oraz przedstawiającego nową ofertę Centrum Hewelianum, - wykonanie materiałów poligraficznych tj. broszury i ulotki informacyjnej, - przygotowanie i emisję spotów reklamowych w TV, - wykonanie plakietek informacyjnych samoprzylepnych zawierających tekst o wsparciu środków unijnych. Strona2

3 Wykonanie 2 szt. tablic informacyjnych Zakres prac obejmuje zaprojektowanie (jeden projekt graficzny), wykonanie i montaŝ dwóch tablic informacyjnych w miejscu realizacji inwestycji. Dokładne miejsce montaŝu wskaŝe Zamawiający. Wymiary tablic: 1,5 m na 2 m ( 2 szt.). Tablice zostaną wykonane z trwałego materiału, w technologii odpornej na działanie warunków atmosferycznych (deszcz, śnieg, słońce, wiatr) i wandalizm (graffiti), gwarantującej ich trwałość przez okres minimum dwóch lat. Tablice zamontowane zostaną na metalowym stelaŝu i metalowych słupkach zakotwionych w ziemi (betonowe stopy fundamentowe). Tablice wykonane zostaną zgodnie z pozwoleniem na budowę uzyskanym przez Zamawiającego. Układ tablicy informacyjnej: - obok logo UE naleŝy umieścić tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - informacje o współfinansowaniu oraz logo UE powinny zajmować co najmniej 25% całej powierzchni, - tablica powinna zawierać nazwę inwestycji, tj. nazwę projektu Centrum Hewelianum. Budowa kompleksu edukacyjno-rekreacyjnego w Gdańsku. Etap I B, - nie naleŝy stosować agresywnych kolorów tła do tablic (np. czerwony, zielony, pomarańczowy). Ostateczny projekt graficzny tablicy zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na ich bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Tablice zostaną zamontowane w momencie wykonania zaplecza budowy przez wykonawcę robót budowlanych. Wykonanie 3 szt. tablic pamiątkowych Zakres prac obejmuje zaprojektowanie (jeden projekt graficzny w dwóch formatach), wykonanie i montaŝ trzech tablic pamiątkowych na zewnątrz budynków, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Tablice pamiątkowe zastąpią tablice informacyjne w momencie rzeczowego zakończenia realizacji inwestycji. Wymiary tablic: 0,7, m na 0,9 m (2 szt.), 0,3 m na 0,4 m (1 szt.). Strona3

4 Tablice wykonane zostaną ze szkła hartowanego o grubości 10 mm. Do ściany budynku zamocowane zostaną za pomocą dystansowych elementów o średnicy 14 mm (montaŝ wyłącznie w spoiny między cegłami). Tablice wykonane zostaną zgodnie z pozwoleniem na budowę uzyskanym przez Zamawiającego. Układ tablicy pamiątkowej: - obok logo UE naleŝy umieścić tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - tablica pamiątkowa moŝe zawierać informacje o innych źródłach finansowania stosowna informacja zostanie przekazana przez Zamawiającego, - nie naleŝy stosować agresywnych kolorów tła tablicy. Ostateczne projekty graficzne tablic zostaną przekazane Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na ich bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Wykonanie prezentacji multimedialnej o Projekcie Zakres prac obejmuje wykonanie multimedialnej prezentacji w technologii Adobe Macromedia Flash (15-20 plansz głównych z dodatkowymi podstronami) na podstawie materiałów merytorycznych i zdjęciowych dostarczonych przez Zamawiającego. Prezentacja zostanie udźwiękowiona. Prezentacja będzie upowszechniania w formie płyty CD/DVD oraz w ramach serwisu www. Prezentacja multimedialna ma zawierać m.in.: 1. dynamiczne intro, 2. interface umoŝliwiający uŝytkownikowi intuicyjne poruszanie się po prezentacji, który zostanie zaprojektowany w atrakcyjnej graficznie formie wraz z podkładem muzycznym aktywnym w całej prezentacji, 3. menu główne podzielone na działy tematyczne, 4. fragmenty wizualizacji dostarczanych przez Zamawiającego, 5. materiały tekstowe, 6. rysunki, ewentualnie plany obiektów, 7. zdjęcia. Nośnik prezentacji CD/ DVD wykonany zostanie zgodnie z następującymi wytycznymi: - nakład: 3000 szt., - płyta CD/DVD z kolorowym nadrukiem, - koperta kartonowa, 4 kolory + lakier UV miejscowo, - pakowanie: po 200 egz. w kartonie, - szata graficzna nośnika podlega akceptacji Zamawiającego. Oznakowanie strony tytułowej prezentacji, płyty oraz koperty: - nazwa projektu, - obok logo UE tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Oryginał prezentacji zostanie dostarczony Zamawiającemu w pliku otwartym, pozwalającym na edycję, zapisanym na płycie DVD. Transport oraz dostarczanie do siedziby Zamawiającego leŝą po stronie Wykonawcy. Prezentacja zostanie takŝe umieszczona m.in. na stronie internetowej Zamawiającego: Strona4

5 Organizacja 2 konferencji prasowych Zakres prac obejmuje pełną organizację dwóch konferencji prasowych: 1. konferencji briefingu prasowego, 2. konferencji kończącej Projekt. Ad. 1 Pierwsza konferencja prasowa (briefing prasowy) odbędzie się po podpisaniu umowy z wykonawcą robót budowlanych wynikających z Projektu lub w innym terminie ustalonym przez Zamawiającego i Wykonawcę. (planowany termin czerwiec 2010). Na konferencję zaproszeni zostaną przedstawiciele prasy, radia i telewizji lokalnej. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu odpowiednią listę do akceptacji. Lista zawierała będzie adresy e mail zaproszonych dziennikarzy. Wykonawca przygotuje w uzgodnieniu z Zamawiającym pisemny wzór zaproszenia. Zaproszenie dostarczone zostanie Zamawiającemu w formie elektronicznej, w formacie pdf. Zaproszenia zostaną rozesłane przez Zamawiającego. Konferencja odbędzie się na terenie rozpoczynanej inwestycji lub w Urzędzie Miejskim w Gdańsku. Wykonawca sporządzi program konferencji oraz papierową wersję materiałów informacyjnych dla dziennikarzy, które zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Z przebiegu konferencji przygotowana zostanie notatka prasowa, którą Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu w ciągu 24 godzin od zakończenia konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania dokumentacji fotograficznej konferencji (min. 10 zdjęć). W terminie 14 dni od dnia zakończenia konferencji Wykonawca dostarczy Zamawiającemu pisemny raport z pokonferencyjnego monitoringu mediów (2 egzemplarze w formie pisemnej). Raport zawierał będzie wykaz wszystkich informacji medialnych na temat Projektu oraz kopie i wydruki artykułów i notatek opublikowanych w prasie i w Internecie. Ad. 2 Konferencja kończąca Projekt połączona z konferencją prasową odbędzie się po zakończeniu robót budowlanych i montaŝu ekspozycji, w budynku Koszar Schronowych na terenie Zamawiającego lub w innym terminie ustalonym przez Zamawiającego i Wykonawcę (planowany termin maj 2012). Zapewnienie sali konferencyjnej oraz niezbędnego sprzętu leŝą po stronie Zamawiającego. Na konferencję zaproszeni zostaną przedstawiciele władz państwowych, regionalnych i lokalnych, instytucji współpracujących z Zamawiającym oraz media. Listę władz oraz instytucji przygotuje Zamawiający, listę mediów Wykonawca (do uzgodnienia z Zamawiającym). Lista będzie zawierała adresy e mail oraz pełne adresy pocztowe dziennikarzy. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania projektu graficznego oraz druku zaproszeń wykonanych zgodnie z następującymi wytycznymi: - nakład: 300 szt., - format: 21 x 21 cm, składany do formatu 10,5 x 21 cm, - papier: kreda 300g, matowy, - druk: 5 kolorów (srebrny), lakier akrylowy. Ostateczny projekt graficzny zaproszenia zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na ich bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Wykonawca sporządzi program konferencji oraz papierową wersję materiałów informacyjnych dla gości. Zawartość wszystkich materiałów informacyjnych zostanie uzgodniona z Zamawiającym. Z przebiegu konferencji przygotowana zostanie notatka prasowa, którą Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu w ciągu 24 godzin od zakończenia konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania dokumentacji fotograficznej konferencji (min. 100 zdjęć o wysokiej jakości, w tym zdjęcia ekspozycji oraz eksponatów zlokalizowanych w obiektach objętych Projektem. Strona5

6 Po zakończeniu części oficjalnej goście zostaną zaproszeni na poczęstunek w formie bufetu kawowego. Wykonawca zorganizuje poczęstunek w jednym z pomieszczeń udostępnionych przez Zamawiającego. Bufet kawowy: - kawa, herbata, - woda, soki owocowe (100%), - desery bankietowe, - ciastka kruche, - cukier w torebkach, - śmietanka do kawy w mlecznikach, - przygotowanie stołów (kilka miejsc z termosami), - obrusy, - naczynia, - obsługa. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia konferencji Wykonawca dostarczy Zamawiającemu pisemny raport z pokonferencyjnego monitoringu mediów (2 egzemplarze). Raport zawierał będzie wykaz wszystkich informacji medialnych na temat Projektu oraz kopie i wydruki artykułów i notatek opublikowanych w prasie i w Internecie. Wykonanie filmu dokumentującego stan faktyczny realizacji Projektu w róŝnych okresach oraz przedstawiającego nową ofertę Centrum Hewelianum, Zakres prac obejmuje przygotowanie szczegółowego scenariusza oraz produkcję i postprodukcję (montaŝ, udźwiękowienie, napisy, opcjonalnie dodanie lektora) filmu dokumentującego stan faktyczny realizacji Projektu w róŝnych okresach oraz przedstawiającego nową ofertę Centrum Hewelianum (wyłącznie w polskiej wersji językowej). Film zostanie zrealizowany w technologii Full HD, na uniwersalnych nośnikach DVD -Video; Film dostosowany zostanie takŝe do formatu MPEG-4 codec H.264. Produkcja filmu rozpisana zostanie na minimum osiem dni zdjęciowych realizowanych na terenie objętym inwestycją w terminach określonych przez Zamawiającego. O pierwszym i kolejnych terminach dni zdjęciowych Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem. Forma produkcji powinna umoŝliwiać swobodny dostęp do poszczególnych elementów (rozdziałów) filmu oraz stwarzać moŝliwość edycji części lub całości produkcji. Czas trwania filmu: ok. 10 minut. Film zostanie zaprezentowany na konferencji kończącej Projekt oraz umieszczony na stronie internetowej Zamawiającego: Nośnik filmu (płyta DVD) wykonany zostanie zgodnie z następującymi wytycznymi: - nakład: 1000 szt., - płyta z kolorowym nadrukiem, - koperta kartonowa, 4 kolory + lakier UV miejscowo, - pakowanie: po 200 egz. w kartonie, - dostawa do siedziby Zamawiającego, - szata graficzna nośnika podlega akceptacji Zamawiającego. Oznakowanie strony tytułowej filmu, płyty oraz koperty: - nazwa projektu, - obok logo UE tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Strona6

7 Wykonanie materiałów poligraficznych tj. broszury i ulotki informacyjnej Zakres prac obejmuje zaprojektowanie, druk i dostawę broszury i ulotki informacyjnych o Projekcie na podstawie tekstów i elementów graficznych dostarczonych przez Zamawiającego. Ulotka: - nakład: 5000 szt. - format: A4, składany do formatu 10 x 21 cm, - papier: kreda matowa 150 g, - druk: 4 kolory. Oznakowanie strony tytułowej ulotki: - nazwa projektu, - obok logo UE tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Ostateczny projekt graficzny ulotki zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na ich bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Broszura: - nakład: 1000 szt., - format : 210 x 210 mm, 8 stron z okładką, - papier: kreda matowa 250 g, - druk: 5 kolorów (srebrny), - okładka foliowana jednostronnie. Oznakowanie strony tytułowej broszury: - nazwa projektu, - obok logo UE tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Ostateczny projekt graficzny broszury zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na ich bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Przygotowanie i emisję spotów reklamowych w TV Zakres prac obejmuje produkcję i emisję spotu reklamowego (krótki film udźwiękowiony) w telewizji o zasięgu obejmującym minimum obszar Trójmiasta, Słupska i Elbląga. Parametry emisji: - czas spotu reklamowego: do 30 sekund, - okres emisji: 7 dni, - liczba emisji: 21 (3 emisje dziennie, w tym co najmniej 2 w godzinach od 16:30 do 20:00 oraz 1 przed wydaniem głównego programu informacyjnego stacji). Spot powstanie w oparciu o scenariusz zaproponowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego. Oznakowanie spotu reklamowego: - nazwa projektu, - obok logo UE tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Strona7

8 Wykonanie plakietek informacyjnych samoprzylepnych zawierających tekst o wsparciu środków unijnych. Zakres prac obejmuje zaprojektowanie, wykonanie i dostawę 500 szt. samoprzylepnych plakietek informacyjnych przeznaczonych do oznaczenia składników majątkowych sfinansowanych w ramach Projektu ze środków unijnych Układ plakietki: - naleŝy zamieścić logo Unii Europejskiej, logo Narodowej Strategii Spójności oraz logo Pomorskie w Unii, - obok logo UE naleŝy umieścić tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Minimalny rozmiar plakietki powinien mieć wymiary 5 cm x 10 cm. JeŜeli niemoŝliwe lub niezasadne okaŝe się umieszczenie plakietki o takich rozmiarach Wykonawca dostarczy dodatkowo plakietki o zmniejszonym rozmiarze (w sumie nie więcej niŝ dwa rozmiary po 250 szt.). Ostateczny projekt graficzny plakietki zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na jego bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Strona8

9 Harmonogram realizacji promocji Projektu - ZADANIE 1 Lp. NAZWA DZIAŁANIA REALIZACJA RZECZOWA REALIZACJA FINANSOWA 1. wykonanie 2 szt. tablic informacyjnych r r. 2. wykonanie 3 szt. tablic pamiątkowych r r. 3. wykonanie prezentacji multimedialnej o r r. Projekcie 4. organizacja 2 konferencji prasowych r r r r. 5. wykonanie filmu dokumentującego stan r r. faktyczny realizacji Projektu w róŝnych okresach oraz przedstawiającego nową ofertę Centrum Hewelianum 6. wykonanie materiałów poligraficznych tj. broszury i ulotki informacyjnej 7. przygotowanie i emisję spotów reklamowych w TV 8. wykonanie plakietek informacyjnych samoprzylepnych zawierających tekst o wsparciu środków unijnych r r r r r r r r. Wszystkie projekty graficzne wchodzące w zakres przedmiotu zamówienia podlegać będą wcześniejszej akceptacji przez Zamawiającego. Strona9

10 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ZADANIE 2 - Kompleksowa promocja Projektu Adaptacja Centrum Hewelianum w Gdańsku na potrzeby naukowo - dydaktyczne pomorskich szkół wyŝszych Promocja projektu będzie prowadzona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi promocji projektów UE dla beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata zawartymi w załączniku nr 12 do Przewodnika Beneficjenta RPO WP W momencie rozpoczęcia projektu na terenie objętym projektem zostaną zamontowane tablice informacyjne. Tablice będą zawierały odpowiednie oznaczenia (logo Unii Europejskiej, logo Narodowej Strategii Spójności oraz logo Pomorskie w Unii ), tekst Projekt współfinansowany przez Unie Europejska z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego a takŝe nazwę inwestycji. Po zakończeniu projektu część tablic informacyjnych zostanie zdjęta, a na ścianach budynków, przy drzwiach wejściowych, zostaną umieszczone tablice pamiątkowe. W ramach projektu zostaną wydane: płyta multimedialna z prezentacja Centrum Hewelianum, broszury, ulotki informacyjne. Zorganizowane zostaną równieŝ konferencje prasowe. Wszystkie publikowane w ramach projektu dokumenty, w tym korespondencja, umowy zawierane z wykonawcami, dokumentacja przetargowa będą zawierały odpowiednie informacje o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR. Usługa polega na kompleksowej promocji Projektu Adaptacja Centrum Hewelianum w Gdańsku na potrzeby naukowo dydaktyczne pomorskich szkół wyŝszych, współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata Usługa będzie realizowana w okresie od dnia jej podpisania do 28 września 2012 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłuŝenia i skrócenia terminu wykonania umowy o okres nie dłuŝszy niŝ 6 miesięcy oraz zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowy realizacji działań promocyjnych wynikających z niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania aktualnych Wytycznych dotyczących Promocji Projektów UE dla Beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata Zakres zamówienia obejmuje: - wykonanie 2 szt. tablic informacyjnych, - wykonanie 2 szt. tablic pamiątkowych, - wykonanie prezentacji multimedialnej o Projekcie, - organizację 2 konferencji prasowych, - wykonanie materiałów poligraficznych tj. broszury i ulotki informacyjnej, - kolportaŝ ulotki informacyjnej w formie insertu do gazety o zasięgu lokalnym, - wykonanie plakietek informacyjnych samoprzylepnych zawierających tekst o wsparciu środków unijnych. Wykonanie 2 szt. tablic informacyjnych Prace obejmują zaprojektowanie (jeden projekt), wykonanie i montaŝ dwóch tablic informacyjnych w miejscu realizacji inwestycji. Dokładne miejsce montaŝu wskaŝe Zamawiający. Wymiary tablic: 1,5 m na 2 m (2 szt.). Strona10

11 Tablice zostaną wykonane z trwałego materiału, w technologii odpornej na działanie warunków atmosferycznych (deszcz, śnieg, słońce, wiatr) i wandalizm (graffiti), gwarantującej ich trwałość przez okres minimum dwóch lat. Tablice zamontowane zostaną na metalowym stelaŝu i metalowych słupkach zakotwionych w ziemi (betonowe stopy fundamentowe). Tablice wykonane zostaną zgodnie z pozwoleniem na budowę uzyskanym przez Zamawiającego. Układ tablicy informacyjnej: - naleŝy zamieścić logo Unii Europejskiej, logo Narodowej Strategii Spójności oraz logo Pomorskie w Unii, - obok logo UE naleŝy umieścić tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - informacje o współfinansowaniu oraz logo UE powinny zajmować co najmniej 25% całej powierzchni, - tablica powinna zawierać nazwę inwestycji,, tj. nazwę projektu Adaptacja Centrum Hewelianum w Gdańsku na potrzeby naukowo - dydaktyczne pomorskich szkół wyŝszych, - nie naleŝy stosować agresywnych kolorów tła do tablic (np. czerwony, zielony, pomarańczowy). Ostateczny projekt graficzny tablicy zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na ich bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Tablice zostaną zamontowane w momencie wykonania zaplecza budowy przez wykonawcę robót budowlanych. Wykonanie 2 szt. tablic pamiątkowych Zakres prac obejmuje zaprojektowanie (jeden projekt), wykonanie i montaŝ dwóch tablic informacyjnych na zewnątrz budynku, w miejsce wskazanym przez Zamawiającego. Tablice informacyjne zostaną umieszczona w momencie rzeczowego zakończenia realizacji inwestycji. Wymiary tablic: 0,7, m na 0,9 m (2 szt.). Tablice wykonane zostaną ze szkła hartowanego o grubości 10 mm. Do ściany budynku zamocowane zostaną za pomocą dystansowych elementów o średnicy 14 mm (montaŝ wyłącznie w spoiny między cegłami). Tablice wykonane zostaną zgodnie z pozwoleniem na budowę uzyskanym przez Zamawiającego. Układ tablicy pamiątkowej: - naleŝy zamieścić logo Unii Europejskiej, logo Narodowej Strategii Spójności oraz logo Pomorskie w Unii, - obok logo UE naleŝy umieścić tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - tablica pamiątkowa moŝe zawierać informacje o innych źródłach finansowania, Strona11

12 - nie naleŝy stosować agresywnych kolorów tła tablicy. Ostateczny projekt graficzny zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Wykonanie prezentacji multimedialnej o Projekcie Na zakres prac składa się wykonanie prezentacji multimedialnej o Projekcie zawierającej wirtualną wycieczkę po wystawie. Całość zadań obejmujące projekt graficzny, skład w technologii Adobe Flash, intro, wirtualną wycieczkę oraz podkład muzyczny. Materiał merytoryczny zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego. Po stronie Wykonawcy będzie leŝało uzupełnienie materiału o aktualne fotografie, panoramy sferyczne, ewentualnie wizualizacje oraz rysunki. Prezentacja będzie upowszechniania w formie płyty CD/DVD oraz poprzez serwisy internetowe. Prezentacja multimedialna ma zawierać m.in.: - dynamiczne intro, - interface umoŝliwiający uŝytkownikowi intuicyjne poruszanie się po prezentacji, - menu główne podzielone na działy tematyczne, - wirtualną wycieczkę złoŝoną z połączonych ze sobą przynajmniej 10 panoram sferycznych 360 stopni o jakości pozwalającej na swobodne zbliŝanie się i oddalanie w kaŝdym punkcie panoramy, - rozdzielczość pojedynczej panoramy nie będzie mniejsza niŝ 4000x2000, - podkład muzyczny aktywny w całej prezentacji, - materiały tekstowe. Nośnik prezentacji CD/ DVD wykonany zostanie zgodnie z następującymi wytycznymi: - nakład: 3000 szt., - płyta CD/DVD z kolorowym nadrukiem, - koperta kartonowa: kolor 5/5 + lakier UV miejscowo, - pakowanie: po 200 egz. w kartonie. Oznakowanie strony tytułowej prezentacji, płyty oraz koperty: - nazwa projektu, - logo Unii Europejskiej, logo Narodowej Strategii Spójności oraz logo Pomorskie w Unii, - obok logo UE tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Transport oraz dostarczanie do siedziby Zamawiającego leŝą po stronie Wykonawcy. Wszystkie projekty graficzne wchodzące w zakres wcześniejszej akceptacji przez Zamawiającego. przedmiotu zamówienia podlegać będą Organizacja 2 konferencji prasowych Zakres prac obejmuje pełną organizację dwóch konferencji prasowych: 1. konferencji inaugurującej Projekt, 2. konferencji kończącej Projekt. Ad. 1 Konferencja prasowa inaugurująca Projekt odbędzie się po podpisaniu umowy z wykonawcą robót budowlanych wynikających z Projektu lub w innym terminie ustalonym przez Zamawiającego i Wykonawcę (planowany termin czerwiec 2010). Na konferencję zaproszeni zostaną przedstawiciele lokalnych mediów, eksperci w dziedzinach Strona12

13 związanych z Projektem, partnerzy, przedstawiciele władz państwowych i samorządowych oraz przedstawiciele pomorskich szkół wyŝszych. Lista zaproszonych osób zostanie przygotowana przez Wykonawcę przy współpracy z Zamawiającym (podział zadań do uzgodnienia z Zamawiającym). Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji ostateczną wersję listy, zawierającą adresy oraz adresy pocztowe. Wykonawca przygotuje w uzgodnieniu z Zamawiającym pisemny wzór zaproszenia. Zaproszenie dostarczone zostanie Zamawiającemu w formie elektronicznej, w formacie.pdf. Zaproszenia zostaną wysłane przez Zamawiającego. Konferencja odbędzie się na terenie rozpoczynającej się inwestycji lub na terenie Politechniki Gdańskiej Partnera Projektu. Wykonawca, po uzgodnieniu z Zamawiającym, sporządzi program konferencji oraz przygotuje materiały konferencyjne. Po stronie Wykonawcy będzie leŝało równieŝ zapewnienie sprzętu audiowizualnego, nagłośnienia oraz odpowiednie oznaczenie miejsca, w którym będzie odbywała się konferencja (kierunkowskazy i tablice informacyjne). Z przebiegu konferencji przygotowana zostanie notatka prasowa, którą Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu w ciągu 24 godzin od zakończenia konferencji. Do Wykonawcy będzie naleŝało takŝe dostarczenie osobom nieobecnym na konferencji materiałów konferencyjnych (lista do uzgodnienia z Zamawiającym). Wykonawca zobowiązany jest do wykonania dokumentacji fotograficznej konferencji (min. 10 zdjęć). W terminie 14 dni od dnia zakończenia konferencji Wykonawca dostarczy Zamawiającemu pisemny raport z pokonferencyjnego monitoringu mediów (2 egzemplarze). Raport zawierał będzie wykaz wszystkich informacji medialnych na temat Projektu oraz kopie i wydruki artykułów oraz notatek opublikowanych w prasie i w Internecie. Ad. 2 Konferencja prasowa kończąca Projekt odbędzie się w sierpniu 2012 r. (po zakończeniu robót budowlanych i montaŝu ekspozycji), w budynku Galerii Strzeleckiej lub w innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Zapewnienie sali konferencyjnej leŝy po stronie Zamawiającego. Na konferencję zaproszeni zostaną przedstawiciele lokalnych mediów, eksperci w dziedzinach związanych z Projektem, partnerzy uczestniczący w realizacji Projektu, przedstawiciele władz państwowych i samorządowych oraz przedstawiciele pomorskich szkół wyŝszych. Lista zaproszonych osób zostanie przygotowana przez Wykonawcę przy współpracy z Zamawiającym (podział zadań do uzgodnienia z Zamawiającym). Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji ostateczną wersję listy, zawierającą adresy oraz adresy pocztowe gości. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania projektu graficznego oraz druku zaproszeń wykonanych według wytycznych dostarczonych przez Zamawiającego lub według samodzielnie zaproponowanego projektu, po akceptacji przez Zamawiającego: Wytyczne projektu zaproszenia: - nakład: 300 szt., - format 170x170 mm, - wzór niestandardowy, z perforacją w naroŝnikach, - papier: kreda 250g, matowy, - druk kolor 5/5 (srebrny), - druk naklejki (logo Centrum Hewelianum lub inny wzór wskazany przez Zamawiającego). Wykonawca, po uzgodnieniu z Zamawiającym, sporządzi program konferencji oraz przygotuje materiały konferencyjne. Po stronie Wykonawcy będzie leŝało równieŝ zapewnienie sprzętu audiowizualnego, nagłośnienia oraz odpowiedniego oznaczenia miejsca, w którym będzie odbywała się konferencja (kierunkowskazy i tablice informacyjne). Z przebiegu konferencji przygotowana zostanie notatka prasowa, którą Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu w ciągu 24 godzin od zakończenia konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania dokumentacji fotograficznej konferencji (min. 70 zdjęć, w tym zdjęcia obiektu oraz ekspozycji i eksponatów zlokalizowanych w obiekcie objętym Projektem). Podczas konferencji Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie i obsługę bufetu z ciepłymi Strona13

14 oraz zimnymi napojami. Bufet kawowy: - kawa, herbata, - woda mineralna (gazowana i niegazowana), - cukier w torebkach, - śmietanka do kawy w mlecznikach, - ciasteczka kruche, - przygotowanie stołów (miejsca z termosami w ilości odpowiadającej liczbie zaproszonych osób), - obrusy, - naczynia, - obsługa. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia konferencji Wykonawca dostarczy Zamawiającemu pisemny raport z pokonferencyjnego monitoringu mediów (2 egzemplarze). Raport zawierał będzie wykaz wszystkich informacji medialnych na temat Projektu oraz kopie i wydruki artykułów i notatek opublikowanych w prasie i w Internecie. Wykonanie materiałów poligraficznych tj. broszury i ulotki informacyjnej Zakres prac obejmuje wykonanie materiałów poligraficznych tj. broszury i ulotki informacyjnej: 1. broszura o Projekcie 2. ulotka informacyjna o Projekcie. Ad. 1 Zakres prac obejmuje zaprojektowanie, druk i dostawę broszury o Projekcie na podstawie tekstów i materiałów graficznych dostarczonych przez Zamawiającego. Prace wykonane będą w terminie ustalonym przez Zamawiającego i Wykonawcę (planowany termin czerwiec 2011). Broszura: - nakład: 1000 szt., - format : 135 x 135 mm, 6 stron z okładką, - papier: kreda matowa 250 g, - druk: kolor 5/5. Oznakowanie strony tytułowej broszury: - nazwa projektu, - obok logo UE tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Ostateczny projekt graficzny broszury zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na jego bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Ad. 2 Zakres prac obejmuje przygotowanie projektu graficznego (według wytycznych dostarczonych przez Zamawiającego lub według samodzielnie zaproponowanego projektu, po akceptacji przez Zamawiającego), druk i dostawę ulotki informacyjnej o Projekcie. Wykonanie ulotki nastąpi na podstawie tekstów i materiałów graficznych dostarczonych przez Zamawiającego. Prace wykonane będą w terminie ustalonym przez Zamawiającego i Wykonawcę (planowany termin czerwiec 2012). Nakład ulotki wyniesie sztuk. Maksymalnie sztuk z całego nakładu przeznaczona będzie do kolportaŝu wraz z gazetą, w formie insertu. Dostawa ulotki w miejsce wskazane przez wydawcę gazety (maksymalnie sztuk) oraz w miejsce wskazane przez Zamawiającego (maksymalnie sztuk) naleŝeć będzie do Wykonawcy. Strona14

15 Ulotka: - nakład: szt. - format: A4, składany do formatu o wymiarach około 10 x 31 cm, - papier: kreda matowa 150 g, - druk: kolor 4/4, - wzór własny lub na podstawie wytycznych Zamawiającego. Oznakowanie strony tytułowej ulotki: - nazwa projektu, - obok logo UE tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Ostateczny projekt graficzny ulotki zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na jego bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). KolportaŜ ulotki informacyjnej w formie insertu do gazety o zasięgu lokalnym Reklama w prasie regionalnej w formie insertu - ulotki dołączonej do gazety o zasięgu regionalnym. Ustalenie zasięgu kolportaŝu oraz wybór gazety nastąpi po konsultacji z Zamawiającym. Minimalny nakład gazety powinien wynosić 35 tysięcy egzemplarzy. Przygotowanie ulotek do transportu oraz dostarczenie w miejsce wskazane przez wydawcę gazety będzie naleŝało do Wykonawcy. Wykonanie plakietek informacyjnych samoprzylepnych zawierających tekst o wsparciu środków unijnych. Zakres prac obejmuje zaprojektowanie, wykonanie i dostawę 200 szt. samoprzylepnych plakietek informacyjnych przeznaczonych do oznaczenia składników majątkowych sfinansowanych w ramach Projektu. Układ plakietki: - naleŝy zamieścić logo Unii Europejskiej, logo Narodowej Strategii Spójności oraz logo Pomorskie w Unii, - obok logo UE naleŝy umieścić tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Minimalny rozmiar plakietki powinien mieć wymiary 5 cm x 10 cm. JeŜeli niemoŝliwe lub niezasadne okaŝe się umieszczenie plakietki o takich rozmiarach Wykonawca dostarczy dodatkowo plakietki o zmniejszonym rozmiarze (w sumie nie więcej niŝ dwa rozmiary po 100 szt.). Ostateczny projekt graficzny plakietki zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach pozwalających na jego bezpośrednie wykorzystanie oraz ewentualną edycję (płyta DVD). Strona15

16 Harmonogram realizacji promocji Projektu - ZADANIE 2 Lp. NAZWA DZIAŁANIA REALIZACJA RZECZOWA REALIZACJA FINANSOWA 1. wykonanie 2 szt. tablic informacyjnych r r. 2. wykonanie 2 szt. tablic pamiątkowych r r. 3. wykonanie prezentacji multimedialnej o Projekcie r r. 4. organizację 2 konferencji prasowych r r r. 5. wykonanie materiałów poligraficznych tj. broszury i ulotki informacyjnej r r r r. 6. kolportaŝ ulotki informacyjnej w formie insertu r r. do gazety o zasięgu lokalnym 7. wykonanie plakietek informacyjnych samoprzylepnych zawierających tekst o wsparciu środków unijnych r r. Wszystkie projekty graficzne wchodzące w zakres wcześniejszej akceptacji przez Zamawiającego. przedmiotu zamówienia podlegać będą Strona16