Regulamin udzielania zamówień publicznych

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR ZA-SZP/4/2014 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach z dnia 13 stycznia 2014r. w sprawie: wprowadzenia w życie Regulaminu udzielania zamówień publicznych Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach Na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia r., Zarządzenia Nr 1049/2008 Prezydenta Miasta Katowice z dnia r. w sprawie udzielania zamówień publicznych przez jednostki i zakłady budżetowe miasta Katowice oraz 3 ust. 4 Załącznika do Zarządzenia Nr 901/2012 Prezydenta Miasta Katowice z dnia r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach zarządza się, co następuje: 1 Wprowadzam w życie Regulamin udzielania zamówień publicznych Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach o treści: Regulamin udzielania zamówień publicznych Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach Rozdział I ZASADY OGÓLNE 1. Regulamin niniejszy reguluje formy, tryb i zasady udzielania zamówień publicznych opłacanych ze środków publicznych w rozumieniu ustawy z dn r. o finansach publicznych i obowiązuje w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Katowicach. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) ustawie Pzp należy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych z dnia r., 2) zamawiającym należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Katowicach, 3) Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Zamówień Publicznych, 4) Prezesie UZP należy przez to rozumieć Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, 5) SIWZ należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia, 6) najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu 1

2 zamówienia publicznego, albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, 7) postępowaniu o udzielenie zamówienia należy przez to rozumieć postępowanie wszczynane w drodze publicznego ogłoszenia o zamówieniu lub przesłania zaproszenia do składania ofert albo przesłania zaproszenia do negocjacji w celu dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki wynegocjowania postanowień takiej umowy, 8) kwotach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp dla dostaw i usług jest to kwota wynosząca EURO, dla robót budowlanych jest to kwota wynosząca EURO, obowiązujące w przypadku udzielania zamówień publicznych przez jednostki podsektora samorządowego. 3. Udzielając zamówienia publicznego przy określaniu przedmiotu i wielkości zamówienia należy kierować się zasadą komasowania wydatków w okresie, który przyjmujemy za optymalny tzn. pozwalający z jednej strony na zakup jak największej ilości z drugiej na dopasowanie zamówienia do aktualnych potrzeb i możliwości (np. w przypadku zakupu towarów bierzemy pod uwagę czas zużycia i możliwość przechowywania). 4. Przedmiot zamówienia określa komórka organizacyjna zamawiającego merytorycznie odpowiadająca za realizację zamówienia. Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się przepisy zawarte w art ustawy Pzp oraz nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV). Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego możliwe jest przeprowadzenie dialogu technicznego, o którym mowa w art. 31a ustawy Pzp. 5. Jeśli zamówienie dotyczy tych samych wydatków (dostawy lub usługi tego samego rodzaju), których dysponentem jest więcej niż jedna komórka organizacyjna zamawiającego wielkość zamówienia określa się zbiorczo dla wszystkich komórek organizacyjnych, których dotyczy zamówienie. 6. Zamówienia można udzielać w częściach poprzez dokładne określenie grupy towarów lub usług stanowiących poszczególne części zamówienia i wtedy należy zawrzeć w treści specyfikacji informacje, że zamawiający może dokonać wyboru zamówienia wg podanych części zamówienia. W przypadku zamówień udzielanych w częściach, do udzielenia zamówienia na daną część zamawiający może stosować przepisy właściwe dla wartości tej części zamówienia, jeżeli jej wartość jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty EURO dla dostaw lub usług oraz EURO dla robót budowlanych, pod warunkiem że łączna wartość tych części wynosi nie więcej niż 20 % wartości zamówienia. 7. Podział zamówienia jest dopuszczalny w przypadku gdy jest on podyktowany względami organizacyjnymi, technicznymi lub gospodarczymi, związanymi ze specyfiką działalności zamawiającego (np. realizacja zamówień w poszczególnych dzielnicach miasta Katowice) lub w przypadku gdy podział ten nie prowadzi do zaniżenia wartości progowych, od których uzależniony jest obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp dla określonych procedur udzielenia zamówienia. 2

3 Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. 8. Propozycje wyboru trybu udzielenia zamówienia, w której zostanie ono udzielone przedkłada się wraz z informacjami przekazywanymi z jednostek organizacyjnych MOPS Katowice, służącymi do opracowania rocznego harmonogram udzielania zamówień publicznych. Harmonogram, przygotowywany na podstawie informacji zawartych w Zarządzeniu Wewnętrznym Dyrektora MOPS Katowice w sprawie określenia procedur dokonywania wydatków w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Katowicach, sporządza pracownik SZP - komórki odpowiedzialnej za realizację procedur udzielania zamówień publicznych. Jednocześnie wyznacza się dział merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia. Harmonogram zatwierdza Dyrektor MOPS Katowice, po wcześniejszej akceptacji Głównego Księgowego. 9. Zmianę trybu udzielenia zamówienia na inny niż podstawowy, może dokonać na wniosek SZP lub komórki merytorycznie odpowiedzialnej za udzielenie zamówienia, Dyrektor MOPS Katowice po akceptacji Głównego Księgowego. 10. Dla zamówień realizowanych w trybie ustawy Pzp, w trakcie trwania postępowania, prowadzi się Kartę Rejestrową wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu. 11. W części I Karty Rejestrowej dokumentuje się czynności wstępne przed rozpoczęciem postępowania. 12. W części II Karty Rejestrowej wypełnia się pola odpowiednio do danego etapu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 13. Wartość zamówienia określana jest w następujący sposób: 1) podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością, 2) zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości, 3) jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Pzp, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających, 4) jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia, 5) wartością dynamicznego systemu zakupów jest łączna wartość zamówień objętych tym systemem, których zamawiający zamierza udzielić w okresie trwania dynamicznego systemu zakupów, 6) wartością umowy ramowej jest łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w okresie trwania umowy ramowej. 14. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie: 1) kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych 3

4 w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane; 2) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane. 15. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy. 16. Wartość zamówienia na usługi i dostawy powtarzające się okresowo określana jest w następujący sposób: 1) podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju: a) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo b) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. 2) Wybór podstawy ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo nie może być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp, 3) Jeżeli zamówienia udziela się na czas: a) nieoznaczony, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia, b) oznaczony: nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia; dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, a w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy nabywane na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego, 4) jeżeli zamówienie obejmuje usługi bankowe lub inne usługi finansowe, wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia, 5) jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji. 17. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Ustalenie wartości zamówienia określa komórka organizacyjna zamawiającego merytorycznie odpowiadająca za realizację zamówienia. W przypadku udzielania zamówienia na roboty budowlane ustalenia jego wartości dokonuje się zgodnie z ust. 14. Kopię strony tytułowej kosztorysu inwestorskiego albo programu 4

5 funkcjonalno-użytkowego, wraz z kopią strony zawierającej szacunkowy koszt wykonania zamówienia, dołącza się do Karty Rejestrowej, stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu. W przypadku udzielania zamówienia na dostawy i usługi (oprócz zamówień na dostawy i usługi powtarzające się okresowo), szacując wartość zamówienia, powinno bazować się na aktualnie funkcjonujących na rynku cenach zamawianych dostaw lub usług. Sposób przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia powinien zostać udokumentowany. Dokument opisujący sposób przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia powinien być podpisany przez kierownika komórki organizacyjnej zamawiającego merytorycznie odpowiadającej za realizację zamówienia i dołączony do Karty Rejestrowej, stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu. W zależności od oszacowanej wartości zamówienia (przekraczającej lub nie, kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp), ustala się procedurę, w jakiej zostanie udzielone dane zamówienie. 18. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, przed wszczęciem postępowania dokonuje się zmiany wartości zamówienia. 19. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje się i przeprowadza w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 20. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. 21. Dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia można ograniczyć tylko w przypadkach określonych w ustawie Pzp. 22. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 23. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. 24. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. 25. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, Dyrektor MOPS Katowice może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanym w handlu międzynarodowym. Rozdział II CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z PRZYGOTOWANIEM POSTĘPOWANIA 1. Przed wszczęciem postępowania dokonuje się następujących czynności przygotowawczych: 1) pracownicy komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia podejmują czynności niezbędne do przygotowania dokumentów koniecznych do rozpoczęcia postępowania: 5

6 a) wypełnienie części I karty rejestrowej, b) przekazanie SZP informacji, o których mowa w Rozdziale II ust. 9 niniejszego regulaminu stosownie do wybranego trybu postępowania. 2) po otrzymaniu informacji od komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia, pracownik SZP wykonuje następujące czynności: a) przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (wzór zał. nr 4 do Regulaminu) oraz ostatecznego wzoru umowy, b) w zamówieniach o wartości szacunkowej równej lub wyższej EURO dla robót budowlanych i EURO dla dostaw i usług, określenie wysokości wadium i wpisanie jej do specyfikacji oraz ustalenie wysokości należytego zabezpieczenia wykonania umowy (jeżeli będzie wymagane jego wniesienie) ustalenia tych czynności dokonuje się w porozumieniu z komórką organizacyjną merytorycznie odpowiedzialną za realizację zamówienia, c) przedłożenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia Dyrektorowi MOPS Katowice celem zatwierdzenia, po wcześniejszej akceptacji przez Radcę Prawnego i Głównego Księgowego, 3) kierownik komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia może wnioskować do Dyrektora MOPS Katowice: a) o pobranie odpłatności za formularz zawierający specyfikację istotnych warunków zamówienia; cena za formularz może pokrywać jedynie koszty jego druku oraz przesłania; koszt formularza ustala pracownik SZP, b) o umieszczenie ogłoszenia w prasie o zasięgu ogólnopolskim, 4) dokumentację postępowania prowadzi sekretarz komisji (pracownik SZP). 2. Postępowanie prowadzi powołana w tym celu przez Dyrektora MOPS Katowice komisja przetargowa, zgodnie z zatwierdzonym przez Dyrektora MOPS Katowice trybem udzielenia zamówienia, w oparciu o właściwe dla danego trybu przepisy określone w ustawie Pzp. Rozdział III REGULAMIN KOMISJI PRZETARGOWEJ I. Zasady powoływania komisji przetargowej oraz jej członków 1. W przypadku zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę EURO, powoływana jest komisja przetargowa, której członkowie przeprowadzają postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności dokonują oceny, czy wykonawcy spełniają wymagane warunki, oceniają oferty oraz proponują wybór oferty najkorzystniejszej. Komisję przetargową powołuje się niezależnie od wybranego trybu udzielenia zamówienia. W przypadku udzielania zamówienia w trybie z wolnej ręki, zgodnie z przesłankami zawartymi w art. 67 ust. 4 ustawy Pzp oraz w innych przypadkach określonych w ustawie Pzp, Dyrektor MOPS Katowice może odstąpić od powołania komisji przetargowej. 2. Członków komisji powołuje i odwołuje Dyrektor MOPS Katowice. 3. Komisja przetargowa powoływana jest na podstawie Zarządzenia Wewnętrznego Dyrektora MOPS Katowice, zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu Wewnętrznym Dyrektora MOPS Katowice w sprawie trybu wydawania zarządzeń wewnętrznych. Osoby powołane do składu komisji przetargowej są zobowiązane do zapoznania się z niniejszym 6

7 Regulaminem, w tym w szczególności z Regulaminem komisji przetargowej, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem na oryginale zarządzenia, na podstawie którego powołuje się komisję przetargową. Zarządzenie w sprawie powołania Komisji Przetargowej przygotowuje pracownik SZP po uzgodnieniu propozycji jej składu z właściwym Z-cą Dyrektora oraz Kierownikiem komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia. 4. Komisję powołuje się w składzie nie mniejszym niż 3 osoby, spośród których Dyrektor MOPS Katowice wyznacza jej przewodniczącego (zawsze Z-ca Dyrektora) i sekretarza. 5. Dla ważności decyzji podejmowanych przez komisję niezbędna jest obecność przynajmniej połowy składu jej członków. 6. Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 7. Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w ust. 6, w sytuacji, o której mowa w ust. 12 i ust. 13 oraz jeżeli z powodu innej przeszkody nie może on brać udziału w pracach komisji. 8. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wymaga wiadomości specjalnych, Dyrektor MOPS Katowice, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych. II. Ogólne zasady działania komisji przetargowej 9. Przed rozpoczęciem prac komisji, komórka organizacyjna MOPS Katowice odpowiedzialna merytorycznie za udzielenie zamówienia przekazuje do SZP drogą elektroniczną informacje, niezbędne do wszczęcia postępowania tj.: 1) propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia innego niż tryby podstawowe, wraz z wykazem podmiotów, które należy zaprosić do udziału w postępowaniu w przypadku trybów, w których wszczęcie postępowania następuje na zasadzie przekazania zaproszenia, 2) opis przedmiotu zamówienia, 3) projekt umowy lub istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy, jeżeli udziela się zamówień w ramach nowych zadań, które będą realizowane przez Zamawiającego; w sytuacji gdy realizacja umowy wymaga powierzenia danych osobowych, projekt umowy w tym zakresie powinien być skonsultowany z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji (ABI), 4) w porozumieniu z pracownikiem SZP ustala się: a) propozycje dot. zamieszczenia w treści SIWZ lub zaproszeń do wzięcia udziału w postępowaniu warunków udziału, b) zastosowanie kryteriów oceny ofert wraz z ich znaczeniem (wagą procentową), c) informacje dot. wnoszenia wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy, d) zmiany w projektach umów, jeżeli udziela się zamówień w ramach zadań już realizowanych przez Zamawiającego, 7

8 oraz w formie pisemnej wypełnioną Kartę rejestrową, z informacjami zawartymi w części I Karty wraz z dokumentem zawierającym sposób przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia. Pracownik SZP przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez Dyrektora MOPS lub osobę upoważnioną, po wcześniejszym zaopiniowaniu przez Głównego Księgowego, w szczególności: 1) wniosek dot. wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem, 2) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, ze wskazaniem podmiotów, które mają być zaproszone do udziału w postępowaniu, 3) propozycję zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki wraz z informacjami niezbędnymi do przeprowadzenia postępowania, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje. 10. Komisja w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności: 1) przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez Dyrektora MOPS lub osobę upoważnioną ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (sekretarz komisji pracownik SZP), 2) udziela wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 3) prowadzi negocjacje z wykonawcami, w przypadku gdy ustawa Pzp przewiduje prowadzenie takich negocjacji, 4) dokonuje otwarcia ofert, 5) ocenia spełnianie warunków stawianych wykonawcom oraz wnioskuje do Dyrektora MOPS Katowice o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych ustawą Pzp, 6) wnioskuje do kierownika jednostki o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą Pzp, 7) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu na podstawie przyjętych kryteriów, 8) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania, 9) przyjmuje i analizuje wnoszone odwołania oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na odwołanie, w przypadku kiedy zostanie podjęta decyzja o jej przygotowaniu. 11. Niezwłocznie po zapoznaniu się komisji z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków, członkowie komisji składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp. 12. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 11, niezłożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację o wyłączeniu członka komisji, przewodniczący komisji przekazuje Dyrektorowi MOPS Katowice, który w miejsce wyłączonego członka, może powołać nowego członka komisji. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Dyrektor MOPS Katowice. 13. Członek komisji, z zastrzeżeniem ust. 11, jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu 8

9 okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp, o czym informuje przewodniczącego komisji. Przepis ust. 12 stosuje się odpowiednio. 14. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka komisji, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 11, są nieważne. Czynności te, z zastrzeżeniem ust. 15, powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek komisji zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 11, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą. 15. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania. 16. Pracami komisji kieruje przewodniczący, powoływany i odwoływany przez Dyrektora MOPS Katowice spośród członków komisji. 17. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności: 1) odebranie oświadczeń członków komisji, o których mowa w ust. 11, oraz poinformowanie kierownika jednostki o okolicznościach, o których mowa w ust. 12 i ust. 13, 2) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie, 3) podział pomiędzy członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym, 4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 5) informowanie Dyrektora MOPS Katowice o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 18. Oświadczenia, o których mowa w ust. 11 włącza się do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 19. Komórką wyznaczoną do prowadzenia dokumentacji postępowania, przyjmowania i przechowywania złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego jest SZP. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz komisji (pracownik SZP) powoływany przez Dyrektora MOPS Katowice spośród członków komisji. W zależności od trybu udzielenia zamówienia prowadzi się protokół postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Członkowie komisji przetargowej są zobowiązani do złożenia podpisów na protokole postępowania po zakończeniu pracy komisji przetargowej. Najpóźniej na drugi dzień po dokonaniu przez komisję wyboru oferty najkorzystniejszej (nie licząc dni wolnych od pracy) sekretarz komisji przedkłada protokół do podpisania członkom komisji. Po podpisaniu umowy z wybranym Wykonawcą lub po unieważnieniu postępowania protokół przedkłada się do zatwierdzenia Dyrektorowi MOPS Katowice lub osobie upoważnionej. 20. Jeśli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Dyrektor MOPS Katowice na wniosek przewodniczącego komisji może zasięgnąć opinii biegłych (rzeczoznawców). 9

10 21. Do biegłych stosuje się odpowiednio przepisy ust Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. 23. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie przyjętego sposobu oceny ofert. 24. Ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert. Jeżeli członek komisji nie zgadza się z oceną danej oferty dokonaną przez pozostałą część komisji przetargowej, sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny tej oferty, na wzorze Indywidualnej karty oceny ofert stanowiącej załącznik nr 2 do Regulaminu. Pisemne streszczenie oceny ofert podpisują członkowie komisji przetargowej dokonujący oceny ofert. Streszczenie oceny ofert przedkłada się do akceptacji Dyrektorowi MOPS Katowice. Złożenie podpisu na streszczeniu oceny oferty przez Dyrektora MOPS Katowice jest równoznaczne z zatwierdzeniem wyboru najkorzystniejszej oferty, dokonanego przez Komisję przetargową. 25. Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami wyniki działań matematycznych, dla tych kryteriów, zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku: 1) w dół, w przypadku gdy trzecia cyfra po przecinku pochodzi z zakresu cyfr 1-4, 2) w górę, w przypadku gdy trzecia cyfra po przecinku pochodzi z zakresu cyfr W postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę komisja proponuje wybór oferty, która zawiera najniższą cenę spośród wszystkich nieodrzuconych ofert. Czynności określone w ust. 24, zdanie trzecie i następne, stosuje się odpowiednio. 27. W postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki komisja przedkłada Dyrektorowi MOPS Katowice lub osobie upoważnionej propozycję zawarcia umowy z wykonawcą, z którym były przeprowadzone negocjacje (protokół z negocjacji). 28. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy Pzp komisja występuje do Dyrektora MOPS Katowice lub osoby upoważnionej z propozycją unieważnienia postępowania. W tym celu przygotowuje się projekt pisma uzasadniającego podjęcie takiej decyzji, wraz ze wskazaniem podstawy prawnej oraz okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania. Projekt pisma powinien zostać parafowany przynajmniej przez przewodniczącego i sekretarza komisji przetargowej. Złożenie podpisu na piśmie przez Dyrektora MOPS Katowice lub przez osobę upoważnioną jest równoznaczne z zatwierdzeniem propozycji przedłożonej przez Komisję przetargową. 29. Dyrektor MOPS Katowice stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa. 30. Na polecenie Dyrektora MOPS Katowice, komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa. 31. Odwołanie od niezgodnej z przepisami ustawy Pzp czynności podjęte przez zamawiającego, złożone przez wykonawców, przewodniczący komisji przekazuje, wraz ze 10

11 stanowiskiem komisji, do rozpatrzenia Dyrektorowi MOPS Katowice. Propozycja odpowiedzi na odwołanie jest parafowana przez przewodniczącego i sekretarza komisji przetargowej oraz Radcę Prawnego. 32. W przypadku unieważnienia postępowania przeprowadzenie nowego postępowania dot. tego samego przedmiotu zamówienia powierza się tej samej komisji, która wykonuje w kolejnych postępowaniach należne czynności, opisane w niniejszym rozdziale, aż do momentu udzielenia zamówienia. III. Zasady pracy komisji przetargowej podczas otwarcia i badania złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu 33. Dokumentacja /protokół/ pracy komisji jest prowadzona wg wzorów druków wydanych na podstawie art. 96 ust. 5 ustawy Pzp. 34. W celu zapewnienia sprawnego działania komisji jej sekretarz na bieżąco prowadzi protokół z postępowania. 35. W terminie wyznaczonym przez zamawiającego w ogłoszeniu i/lub specyfikacji następuje otwarcie ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. 36. Otwarcie ofert jest jawne. 37. Część jawna obrad komisji: W części tej członkowie komisji wykonują następujące czynności: 1) do protokołu wpisuje się czas i miejsce otwarcia ofert, 2) przed otwarciem ofert podaje się wartość środków finansowych, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotu zamówienia, ilość ofert, które wpłynęły w terminie oraz ilość ofert, które w płynęły po terminie, o ile jest to możliwe do określenia w czasie przypadającym na czynność otwarcia ofert, 3) otwarcia ofert dokonuje się w kolejności ich składania, podając głośno nazwę Wykonawcy, adres, cenę oraz inne istotne elementy ofert, które będą podlegać ocenie wg przyjętych w specyfikacji kryteriów. Dane te umieszcza się w odpowiedniej pozycji protokołu postępowania. 4) na druku ZP-1 członkowie komisji składają oświadczenie o bezstronności. Na tym kończy się część jawna obrad komisji. Od chwili otwarcia ofert na wniosek wykonawców udostępnia się do wglądu złożone w postępowaniu oferty. 38. W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, niezwłocznie zwraca się ofertę/wniosek, która została złożona po terminie, a w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub większej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, niezwłocznie zawiadamia się wykonawcę o złożeniu oferty/wniosku po terminie oraz zwraca się ofertę/wniosek po upływie terminu do wniesienia odwołania. 39. W części niejawnej posiedzenia komisji przetargowej dokonuje się badania i oceny ofert/wniosków. 11

12 40. Jeżeli badanie złożonych ofert/wniosków jest czasochłonne lub wymaga fachowej wiedzy to komisja w zmniejszonym składzie, co najmniej 2-osobowym, sprawdza, czy spełnione są warunki wymagane od wykonawców i zapoznaje z rezultatem badań pozostałych członków komisji. 41. Część niejawna obrad komisji. Następuje badanie i ocena otrzymanych ofert/wniosków, poprzez wykonywanie następujących czynności: 1) komisja bada oferty pod kątem dopuszczenia ich do dalszej oceny punktowej na podstawie przyjętych w specyfikacji warunków udziału w postępowaniu. W przypadku braku w złożonych ofertach oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej albo informacji o tym, że Wykonawca nie należy do grupy kapitałowej, lub pełnomocnictw do reprezentowania wykonawcy, albo błędów w złożonych oświadczeniach i dokumentach lub wadliwych pełnomocnictw, wzywa się Wykonawców, na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, do uzupełnienia tych oświadczeń i dokumentów lub pełnomocnictw w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. W razie konieczności, w wyznaczonym terminie, Wykonawcę wzywa się także do złożenia wyjaśnień dot. oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Po upływie wyznaczonego terminu na uzupełnienie brakujących oświadczeń i dokumentów lub oświadczeń i dokumentów zawierających błędy, a także złożenia wyjaśnień, dokonuje się oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Niespełnienie któregokolwiek z warunków udziału w postępowaniu powoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania. Informację o wykluczeniu wykonawcy z postępowania zamieszcza się w odpowiedniej pozycji protokołu postępowania. O wykluczeniu wykonawcy z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 lub ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający równocześnie powiadamia wykonawców, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 2) jeżeli po dokonaniu weryfikacji dokumentów pod kątem wykluczenia wykonawców z postępowania, stwierdzono, że nie ma żadnej oferty/wniosku dopuszczonej do dalszej oceny, postępowanie unieważnia się na podstawie art. 93 ust. 1 pkt. 1), 2) lub 3) ustawy Pzp. Uzasadnienie unieważnienia postępowania wpisuje się w odpowiedniej pozycji protokołu. Posiedzenie zostaje zamknięte po podpisaniu protokołu przez członków Komisji. W przypadku, gdy do oceny oferty pod kątem zgodności z ustawą i specyfikacją pozostanie co najmniej 1 oferta/wniosek, prowadzi się dalsze postępowanie. W przypadku wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przeprowadza się ocenę punktową dla poszczególnych warunków udziału w postępowaniu wg przyjętych kryteriów kwalifikacji zamieszczonych w ogłoszeniu o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadku trybu zapytania o cenę postępowanie unieważnia się, jeżeli stwierdzono, że do dalszej oceny dopuszczono mniej niż dwie oferty. 12

13 W przypadku trybu licytacji elektronicznej postępowanie unieważnia się, jeżeli stwierdzono, że w postępowaniu wpłynęły mniej niż dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo nie została złożona żadna oferta. 3) jeśli w czasie sprawdzania ofert stwierdzono w ofercie: oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, zamawiający poprawia te omyłki (oczywiste omyłki rachunkowe wraz z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek), niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 4) na podstawie art. 90 ustawy Pzp komisja bada czy złożone oferty zawierają rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 5) w odpowiedniej pozycji protokołu postępowania wpisuje się nr oferty, nazwy i adresy Wykonawców, których oferty odrzucono. Odrzuca się ofertę: niezgodną z ustawą, której treść nie odpowiada treści specyfikacji, której złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zawierającą rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, złożoną przez wykonawcę wykluczonego z postępowania lub niezaproszonego do składania ofert, zawierającą błędy w obliczeniu ceny, wykonawcy, który w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, nieważną na podstawie odrębnych przepisów (np. sposób reprezentacji). O odrzuceniu ofert zamawiający równocześnie powiadamia wykonawców, po wyborze oferty najkorzystniejszej, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Jeżeli odrzucono wszystkie oferty postępowanie unieważnia się na podstawie art. 93 ust. 1 pkt. 1) lub 2) ustawy Pzp. W przypadku trybów zapytania o cenę i licytacji elektronicznej postępowanie unieważnia się, jeżeli stwierdzono, że do dalszej oceny dopuszczono mniej niż dwie oferty lub dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Uzasadnienie unieważnienia wpisuje się w odpowiedniej pozycji w protokole. Posiedzenie komisji kończy się podpisaniem protokołu. 6) jeżeli została co najmniej jedna oferta nieodrzucona: a) członkowie komisji dokonują wyboru jedynej nieodrzuconej oferty (nie dotyczy trybu zapytania o cenę), b) w przypadku, gdy pozostały min. 2 oferty, członkowie komisji dokonują wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów wymienionych w specyfikacji, c) sekretarz komisji sporządza streszczenie oceny i porównania złożonych ofert, które następnie podpisują wszyscy członkowie komisji przetargowej uczestniczący w czynnościach oceny ofert. 13

14 Po dokonanej ocenie sprawdza się cenę najkorzystniejszej oferty ze środkami, które zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa te środki, Przewodniczący komisji przetargowej zwraca się na piśmie do Głównego Księgowego z zapytaniem czy istnieje możliwość pokrycia brakujących środków w celu udzielenia zamówienia. Dalsze postępowanie dot. brakujących środków finansowych określone zostało w Zarządzeniu Wewnętrznym Dyrektora MOPS Katowice w sprawie wprowadzenia procedury tworzenia i zatwierdzania planu finansowego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w zakresie wydatków budżetowych. W przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia postępowanie unieważnia się na podstawie art. 93 ust. 1 pkt. 4) Pzp. Uzasadnienie unieważnienia postępowania wpisuje się w odpowiedniej pozycji w protokole. Posiedzenie komisji kończy się podpisaniem protokołu. 7) w przypadku realizacji zamówienia w trybie zapytania o cenę, gdy nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty, gdyż złożono oferty o takiej samej cenie, wzywa się wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia ofert dodatkowych. 8) niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej zawiadamia się wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze oferty najkorzystniejszej zgodnie z zapisami art. 92 ust. 1 ustawy Pzp oraz zamieszcza się informacje, o których mowa w art. 92 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp na stronie internetowej jak i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego. 9) po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej na wniosek wykonawców udostępniania się do wglądu protokół z postępowania, 10) sposób dokumentowania wykonania czynności określonych w niniejszym ust. Regulaminu określa załącznik nr Jeżeli została wybrana najkorzystniejsza oferta komisja ustala najwcześniejszy termin podpisania umowy z uwzględnieniem możliwości wniesienia odwołania; termin nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane za pomocą środków, o których mowa w art. 27 ust. 2 ustawy Pzp, albo 15 dni jeżeli zostało przesłane w inny sposób w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, a jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp - w terminie nie krótszym nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane za pomocą środków, o których mowa w art. 27 ust. 2 ustawy Pzp, albo 10 dni jeżeli zostało przesłane w inny sposób. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminów, o których mowa powyżej, jeżeli zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp. 43. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, komisja może zawnioskować do Dyrektora MOPS Katowice o wybór 14

15 oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy Pzp. 44. Jeżeli w trakcie postępowania zostało złożone odwołanie, komisja zapoznaje się z nim i proponuje stosowną odpowiedź na odwołanie, zgodnie z zapisami ust. 31. Informacje o odwołaniu oraz sposobie jego rozstrzygnięcia zamieszcza się w odpowiedniej pozycji protokołu. 45. Po wyczerpaniu środków odwoławczych, w zależności od rozstrzygnięcia, czynności wykonuje się, powtarza lub unieważnia, odnotowując ten fakt w odpowiedniej pozycji protokołu lub postępowanie zostaje zakończone, protokół postępowania zostaje przedstawiony do podpisu członkom komisji, a po zawarciu umowy zostaje przedłożony do zatwierdzenia Dyrektorowi MOPS lub osobie upoważnionej. 46. Niezwłocznie po zawarciu umowy, w zależności od wartości zamówienia, sekretarz komisji (pracownik SZP) zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazuje ogłoszenie Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Rozdział IV PRZEPISY SZCZEGÓLNE 1. Umowa ramowa jest to umowa zawarta między zamawiającym a jednym lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień publicznych. Zamawiający może zawrzeć umowę ramową po przeprowadzeniu postępowania, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Zasady zawierania umów ramowych oraz udzielania zamówień na jej podstawie regulują art ustawy Pzp. 2. Dynamiczny system zakupów jest to ograniczony w czasie elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem zamówienia są dostawy powszechnie dostępne, nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne. Zasady prowadzenia postępowania w celu ustanowienia dynamicznego systemu zakupów oraz postępowania o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów regulują art ustawy Pzp. 3. Konkurs jest przyrzeczeniem publicznym, w którym przez publiczne ogłoszenie zamawiający przyrzeka nagrodę za wykonanie i przeniesienie prawa do wybranej przez sąd konkursowy pracy konkursowej, w szczególności z zakresu planowania przestrzennego, projektowania urbanistycznego, architektoniczno-budowlanego oraz przetwarzania danych. Konkurs przeprowadza się na zasadach opisanych w art ustawy Pzp. 15

16 Rozdział V UMOWY W SPRAWACH ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Do umów w sprawach zamówień publicznych, zwanych dalej umowami, stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy Pzp nie stanowią inaczej. 2. Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. 3. Umowy są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej. 4. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. 5. Umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SIWZ. 6. Umowę zawiera się na czas oznaczony. Umowę, której przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe można zawrzeć na okres nie dłuższy niż 4 lata. 7. Zamawiający może zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe, na okres dłuższy niż 4 lata, jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty. 8. Jeżeli wartość zamówienia, o którym mowa w ust. 7 jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, zamawiający, w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania, zawiadamia Prezesa UZP o zamiarze zawarcia umowy na okres dłuższy niż 4 lata, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Stosowne zawiadomienie przygotowuje sekretarz komisji przetargowej (pracownik SZP). 9. Przepisu ust. 8 nie stosuje się w przypadku umów: 1) kredytu i pożyczki, 2) rachunku bankowego, jeżeli okres umowy nie przekracza 5 lat, 3) ubezpieczenia, jeżeli okres umowy nie przekracza 5 lat. 10. Na czas nieoznaczony może być zawierana umowa, której przedmiotem są dostawy: 1) wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci, 2) gazu z sieci gazowej, 3) ciepła z sieci ciepłowniczej, 4) licencji na oprogramowanie komputerowe. Na czas nieoznaczony może być również zawierana umowa, której przedmiotem są usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej lub gazu ziemnego. 11. Do dostaw wymienionych w ust. 10 przepisu ust. 8 nie stosuje się. 16

17 12. W przypadku, gdy Wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy do realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego stosuje się przepisy określone w art. 143a-143c ustawy Pzp. 13. Umowa o roboty budowlane zawiera w szczególności postanowienia dotyczące: 1) obowiązku przedkładania przez wykonawcę zamawiającemu projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, a także projektu jej zmiany, oraz poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zawartej umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, i jej zmian; 2) wskazania terminu na zgłoszenie przez zamawiającego zastrzeżeń do projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, i do projektu jej zmiany lub sprzeciwu do umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, i do jej zmian; 3) obowiązku przedkładania przez wykonawcę zamawiającemu poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zawartych umów o podwykonawstwo, których przedmiotem są dostawy lub usługi, oraz ich zmian; 4) zasad zapłaty wynagrodzenia wykonawcy, uwarunkowanej przedstawieniem przez niego dowodów potwierdzających zapłatę wymagalnego wynagrodzenia podwykonawcom lub dalszym podwykonawcom; 5) terminu zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy; 6) zasad zawierania umów o podwykonawstwo z dalszymi podwykonawcami; 7) wysokości kar umownych, z tytułu: a) braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom lub dalszym podwykonawcom, b) nieprzedłożenia do zaakceptowania projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, lub projektu jej zmiany, c) nieprzedłożenia poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o podwykonawstwo lub jej zmiany, d) braku zmiany umowy o podwykonawstwo w zakresie terminu zapłaty. W przypadkach, o których mowa w pkt 1 i 3 oraz w art. 143b ust. 5 i 8 ustawy Pzp, przedkładający może poświadczyć za zgodność z oryginałem kopię umowy o podwykonawstwo. 14. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. 15. Zmiana umowy dokonana z naruszeniem przepisu ust. 14 podlega unieważnieniu. 16. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 17. W przypadku, o którym mowa w ust. 16 wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 18. Umowa podlega unieważnieniu, jeżeli zamawiający: 17

18 1) z naruszeniem przepisów ustawy zastosował tryb negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki; 2) nie zamieścił ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo nie przekazał ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich; 3) zawarł umowę z naruszeniem przepisów art. 94 ust. 1 albo art. 183 ust. 1 ustawy Pzp, jeżeli uniemożliwiło to Krajowej Izbie Odwoławczej, zwanej dalej Izbą uwzględnienie odwołania przed zawarciem umowy; 4) uniemożliwił składanie ofert orientacyjnych wykonawcom niedopuszczonym dotychczas do udziału w dynamicznym systemie zakupów lub uniemożliwił wykonawcom dopuszczonym do udziału w dynamicznym systemie zakupów złożenie ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym w ramach tego systemu; 5) udzielił zamówienia na podstawie umowy ramowej przed upływem terminu określonego w art. 94 ust. 1, jeżeli nastąpiło naruszenie art. 101 ust. 1 pkt 2 utawy Pzp; 6) z naruszeniem przepisów ustawy Pzp zastosował tryb zapytania o cenę. 19. Umowa nie podlega unieważnieniu, jeżeli: 1) w przypadku określonym w ust. 18 pkt 1 zamawiający miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że działa zgodnie z ustawą, a umowa została zawarta odpowiednio po upływie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych albo po upływie 10 dni od dnia publikacji takiego ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej; lub 2) w przypadkach określonych w ust. 18 pkt 4 i 5 zamawiający miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że działa zgodnie z ustawą, a umowa została zawarta po upływie terminu określonego w art. 94 ust. 1 ustawy Pzp. 20. Unieważnienie umowy odnosi skutek od momentu jej zawarcia, z zastrzeżeniem art. 192 ust. 3 pkt 2 lit. b ustawy Pzp. 21. Z przyczyn, o których mowa w ust. 18 oraz 23, nie można żądać stwierdzenia nieważności umowy na podstawie art. 189 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego. 22. Przepis ust. 18 nie wyłącza możliwości żądania przez zamawiającego unieważnienia umowy na podstawie art ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 23. Prezes Urzędu może wystąpić do sądu o unieważnienie umowy w przypadku dokonania przez zamawiającego czynności lub zaniechania dokonania czynności z naruszeniem przepisu ustawy, które miało lub mogło mieć wpływ na wynik postępowania. Rozdział VI ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ WNOSZONE W TRAKCIE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym rozdziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia 18

19 przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy Pzp. 3. Środkami ochrony prawnej są: 1) wniesienie odwołania do Prezesa Izby, 2) skarga do sądu na wyrok lub postanowienie Izby kończące postępowanie odwoławcze. 4. Postępowanie odwoławcze prowadzone w wyniku wniesienia środków ochrony prawnej przysługujących w trakcie udzielania zamówień publicznych przeprowadza się zgodnie z przepisami zawartymi w Dziale VI Rozdział 2 ustawy Pzp. 5. Wniesione odwołanie przekazuje się niezwłocznie Przewodniczącemu komisji przetargowej oraz Sekretarzowi komisji przetargowej, którzy przygotowują propozycję odpowiedzi na wniesione odwołanie, w przypadku kiedy zostanie podjęta decyzja o jej przygotowaniu. 6. Propozycję odpowiedzi na odwołanie przygotowuje się we współpracy z Radcą Prawnym, a następnie przedstawia się do akceptacji Dyrektora MOPS wraz z dokumentacją postępowania. 7. Postępowanie wskutek wniesienia skargi do sądu na wyrok lub postanowienie Izby kończące postępowanie odwoławcze, przeprowadza się zgodnie z przepisami zawartymi w Dziale VI Rozdział 3 ustawy Pzp. 8. Treść skargi przygotowuje się we współpracy z Radcą Prawnym, a następnie przedstawia do akceptacji Dyrektora MOPS wraz z dokumentacją postępowania. Rozdział VII REJESTRACJA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. SZP prowadzi następujące rejestry: Rejestr Nr 1 - Rejestr spraw dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia (dla zamówień powyżej EURO) karty rejestrowe, Rejestr Nr 2 - Komputerowy rejestr zamówień publicznych dla wszystkich zamówień powyżej EURO. 2. Rejestr nr 1 prowadzony jest na Kartach Rejestrowych wg wzoru stanowiącego zał. nr 1 do niniejszego Regulaminu. Dotyczy zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej EURO. Część pierwszą Karty rejestrowej wypełnia komórka organizacyjna MOPS Katowice merytorycznie odpowiedzialna za realizację zamówienia, część drugą pracownik SZP, będący jednocześnie sekretarzem Komisji przetargowej. 19

20 Karty rejestrowe przechowywane są w segregatorze SZP, który posiada spis spraw zawierający następujące pozycje: - data, - nr sprawy SZP.3700.nr sprawy.rok, - nazwa sprawy, - potwierdzenie. Dla zamówień pow EURO komórka organizacyjna MOPS Katowice merytorycznie odpowiedzialna za realizację zamówienia przekazuje do SZP Kartę rejestrową z wypełnioną częścią I wraz z informacjami niezbędnymi do wszczęcia postępowania. Pracownik SZP nadaje numer sprawie wprowadzając ją do spisu spraw SZP, w szczególności nr sprawy wpisuje się do karty rejestrowej. Numer sprawy z rejestru odpowiada numerowi sprawy dotyczącemu dokumentacji tworzonej w trakcie udzielania zamówienia publicznego. Dokumentację tworzoną w trakcie udzielania zamówienia publicznego prowadzi się pod numerem z jednolitego rzeczowego wykazu akt, o oznaczeniu SZP nr sprawy.rok i nadaje się go jednocześnie na wszystkich dokumentach dot. danej sprawy. Kartę rejestrową sprawy przechowuje się ze wszystkimi innymi dokumentami dot. sprawy do momentu zakończenia postępowania. Jeżeli wykonawca zostaje wybrany i zostaje podpisana umowa lub jeżeli postępowanie zostaje unieważnione, kartę rejestrową umieszcza się w Rejestrze nr 1 - Rejestr spraw dot. postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w zawartej umowie pracownik komórki organizacyjnej MOPS Katowice merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia informuje o tym fakcie pracownika SZP, przekazując jednocześnie informacje o okolicznościach wprowadzenia zmian i przedstawia propozycje zmian w treści umowy. Na podstawie informacji przekazanych z komórki organizacyjnej MOPS Katowice merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia, pracownik SZP przygotowuje stosowny aneks do umowy oraz uzupełnia w karcie rejestrowej dane wskazane w części B karty. W szczególności należy podać faktyczne i prawne uzasadnienie wprowadzonych zmian lub powody odstąpienia od zawartej umowy. Następnie pracownik SZP rejestruje aneks bądź odstąpienie w rejestrze komputerowym (rejestr nr 2), co potwierdza także w odpowiednim miejscu na karcie. Po podpisaniu aneksu przez obie strony pracownik SZP jeden egzemplarz aneksu przekazuje do komórki organizacyjnej MOPS Katowice merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia, drugi egzemplarz dołącza do dokumentacji z postępowania, a kartę rejestrową umieszcza w odpowiednie miejsce w Rejestrze nr 1. W przypadku zawierania kolejnych aneksów postępuje się analogicznie, dołączajac do podstawowej karty rejestrowej kolejne części karty rejestrowej dot. wprowadzanych aneksów z wypełnionymi danymi, zawartymi w części B karty. 3. Rejestr nr 2 Jest komputerowym rejestrem zamówień publicznych, który zawiera wszelkie informacje dotyczące danego zamówienia, począwszy od momentu wszczęcia postępowania do chwili jego końcowej realizacji, zgodnie z załącznikiem nr 5 do Regulaminu. Rejestr zamówień publicznych o wartości poniżej EURO prowadzony jest w jednostkach organizacyjnych MOPS Katowice przez poszczególnych dysponentów środków finansowych wg wzoru zawartego w Zarządzeniu Wewnętrznym Dyrektora MOPS Katowice w sprawie określenia procedur dokonywania wydatków w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Katowicach. 20