ZARZĄDZANIE NGO-PLANOWANIE DZIAŁAŃ W ORGANIZACJI

Transkrypt

1 ZARZĄDZA NGO-PLANOA DZIAŁAŃ ORGANIZACJI NAZA ORGANIZACJI: PLANOA DZIAŁAŃ ORGANIZACJI, YTYCZA CELÓ I SPOSOBÓ ICH REALIZACJI ANALIZA POTRZEB Organizacja powinna prowadzić systematyczną analizę potrzeb otoczenia, wybranej grupy społecznej, środowiska, w którym działa. Analiza potrzeb powinna stanowić punkt wyjścia planowania działań w organizacji. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZĘDZIA Należy zadbać o dobór odpowiednich narzędzi badawczych. Przygotować koncepcję badania oraz listę pytań. Analiza potrzeb społecznych powinna być prowadzona w sposób systematyczny, tak żeby w oparciu o jej wyniki, organizacje mogły weryfikować swoje pomysły i planować dalsze działania. arto przy tym zadbać o powołanie zespołów tematycznych, zorganizować dyskusje z członkami zespołu organizacji. PRZYKŁADY NARZĘDZI: spotkania, dyskusje, zebrania, zespoły zadaniowe/tematyczne, eksperci. Przy wyborze i w trakcie przygotowania narzędzi badawczych warto skorzystać z pomocy specjalistów, ekspertów, przedstawicieli społeczności loklnej. ZAPISY/OBOIĄZUJĄCE DOKUMENTY Czy w organizacji jest opracowywana koncepcja przeprowadzania badań? 1 Czy wyniki przeprowadzonych analiz są spisane w formie dokumentu? 1 Jeżeli jest spisana, to przechodzimy do pytania poniżej, jeżeli nie przechodzimy dalej do kryteriów realizacji.

2 KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRADZAJĄCE/ ERYFIKUJĄCE DRAŻA STANDARDU JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA Minimum: nie małym znacznym pełni Organizacja dokonuje bieżącej weryfikacji aktualności zdiagnozowanych potrzeb np. podczas realizacji projektów/działań aktualnie prowadzonych w organizacji. Czy organizacja dokonuje bieżącej weryfikacji aktualności zdiagnozowanych potrzeb np. podczas realizacji projektów/działań aktualnie prowadzonych w organizacji? Organizacja przeprowadza analizę potrzeb społecznych w perspektywie długoterminowej/strategicznej. Czy organizacja przeprowadza analizę potrzeb społecznych w perspektywie długoterminowej/strategicznej? Analiza potrzeb przeprowadzana jest przynajmniej raz na dwa lata. Czy analiza potrzeb przeprowadzana jest przynajmniej raz na dwa lata? Rekomendacje: nie małym znacznym pełni Analiza potrzeb w perspektywie długoterminowej, strategicznej przeprowadzana jest co najmniej raz w roku Czy analiza potrzeb w perspektywie długoterminowej, strategicznej przeprowadzana jest co najmniej raz w roku?

3 MISJA ORGANIZACJI Misja powinna być celem nadrzędnym, nadającym kierunek działaniom organizacji. Zarządzanie i planowanie działań w organizacji powinno mieć na celu realizację misji organizacji. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZEDZIA ZAPISY/OBOIĄZUJĄCE DOKUMENTY Należy określić główny cel, nadający kierunek działaniom organizacji oraz wartości, jakimi kieruje się organizacja. Cel ten można zapisać w formie misji np. w strategii organizacji/ statucie. Misja powinna być poddawana okresowej weryfikacji np. podczas przygotowania sprawozdania rocznego i planowania działań na kolejny rok: sprawdzamy czy dotychczasowe działania wpisywały się w misję, czy wpisują się w nią działania planowane i czy misja nie wymaga zmiany. Misja powinna być wypracowywana oddolnie z udziałem pracowników. KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRADZAJĄCE/ ERYFIKUJĄCE DRAŻA STANDARDU Czy misja jest zapisana w dokumentach organizacji? Czy aktualny statut, strategia, plany działania są zgodne z misją? JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA Minimum: nie małym znacznym pełni Określona misja/wartości/cel główny nadający kierunek działaniom organizacji, Czy organizacja ma wypracowany dokument określający jej misję? Cele statutowe/strategiczne organizacji są opracowane adekwatnie do misji, Czy cele statutowe/strategiczne organizacji zostały opracowane adekwatnie do misji?

4 Cel główny/misja jest weryfikowana raz do roku, Czy cel główny/misja jest weryfikowana raz do roku? Rekomendacje: nie małym znacznym pełni Planując nowe działania sprawdzamy, czy są zgodne z misją organizacji. Czy za każdym razem planując nowe działania organizacja sprawdza, czy są zgodne z misją organizacji? szystkie osoby związane z organizacją znają misję, cele, wartości i zasady, według których działa organizacja. Czy wszystkie osoby związane z organizacją znają misję, cele, wartości i zasady, według których działa organizacja? Organizacja realizuje wyłącznie zadania mające odniesienie do jej misji i celów. Czy organizacja realizuje wyłącznie zadania mające odniesienie do jej misji i celów? STRATEGIA/PLANY DZIAŁANIA Planowanie działań organizacji powinno powstawać w odniesieniu do identyfikowanych przez nią potrzeb społecznych, a ich zaspokajanie powinno mieścić się w misji organizacji. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZĘDZIA ZAPISY/OBOIĄZUJĄCE DOKUMENTY Rekomendujemy pracę zespołową nad strategiami rozwoju i planami co daje możliwość: Czy organizacja ma strategię rozwoju?

5 wykorzystania potencjału zespołu, budowania relacji pomiędzy współpracownikami i wzmacnia ich więzi z organizacją. przypadku braku możliwości wspólnej pracy nad planami, warto strategie przygotowywane przez wąską grupę poddawać konsultacjom z innymi osobami, bądź działami dużej organizacji. strategii należy określić rodzaje działań, a następnie opracować konkretne działania na poziomie planów operacyjnych - projektów. Ponieważ to projekty pozwalają na realizację strategii, ich wybór i formę należy dostosować do celów strategicznych organizacji. KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRADZAJĄCE/ ERYFIKUJĄCE DRAŻA STANDARDU Czy organizacja ma roczne plany pracy? Czy organizacja ma harmonogramy pracy (w tym zarządu)? JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA Minimum: nie małym Organizacja ma opracowane roczne plany pracy Czy organizacja ma opracowane roczne plany pracy? Rekomendacje: nie małym znacznym znacznym pełni pełni Organizacja ma opracowaną strategię działania Do strategii są opracowane roczne plany pracy (plan minimum na rok) i budżety, Strategiczne działania realizowane przez organizację są dokumentowane. Czy organizacja ma opracowaną strategię działania? Czy do strategii są opracowane plany pracy/działania i budżety? Czy strategiczne działania realizowane przez organizację są dokumentowane? Organizacja przeprowadza okresową weryfikacje planów działania (minimum raz w roku). Czy przeprowadzana jest okresowa weryfikacja planów działania?

6 EALUACJA/OCENA I NIOSKI ZE ZREALIZOANYCH DZIAŁAŃ Organizacja powinna prowadzić ewaluację swoich działań, czyli ocenę stopnia skuteczności ich realizacji. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZĘDZIA ZAPISY/OBOIĄZUJĄCE DOKUMENTY Bieżący monitoring realizowanych działań: weryfikacja budżetów i prognoz rocznych, harmonogramów/kalendarza działań,,administracyjnych organizacji np. harmonogramu pracy zarządu. Organizacja regularnych spotkań zespołu: spotkania należy dostosować do potrzeb organizacji, zaplanować tematykę spotkań, opracować terminarz spotkań, przygotowywać agendy ważnych spotkań a następnie podsumowania (notatki) z podziałem zadań i terminami ich realizacji. Czy organizacja przygotowuje raporty z ewaluacji działań? Czy organizacja przygotowuje sprawozdania z realizacji zadań? Czy organizacja przygotowuje notatki ze spotkań zespołu? KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRADZAJĄCE/ ERYFIKUJĄCE DRAŻA STANDARDU JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA Minimum: Nie małym znacznym pełni ewnętrzna weryfikacja realizacji rocznych planów działania (raz w roku). Czy roczne plany pracy są poddawane ewaluacji wewnętrznej? Ewaluacja realizacji strategii organizacji (raz na dwa lata). Czy jest przeprowadzana ewaluacja strategii organizacji?

7 Rekomendacje: Nie małym Opracowanie spójnego systemu ewaluacji działań organizacji niezależnie od wymogów zewnętrznych (plan ewaluacji). Czy w organizacji jest opracowany plan ewaluacji? znacznym pełni Poddawanie każdego realizowanego projektu ewaluacji wewnętrznej. Ewaluacja procedur wewnętrznych stosowanych przez organizację (raz na dwa lata). Ewaluacja zewnętrzna (przynajmniej raz na kilka lat np. w odniesieniu do kilkuletniej strategii). Czy projekty realizowane przez organizacje są poddawane ewaluacji? Czy w organizacji jest przeprowadzana ewaluacja procedur wewnętrznych? Czy w organizacji przeprowadzana jest ewaluacja zewnętrzna?