SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA zwana dalej w skrócie SIWZ

Transkrypt

1 Białystok, Znak sprawy : APS / 605 / 2013 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA zwana dalej w skrócie SIWZ Realizacja zadania: wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów oraz zarządzania przepływami pracy (Workflow), oraz systemu Forte stanowiącego bazę transakcyjną nowego systemu informatycznego w ramach projektu pn. Wdrożenie systemów B2B w firmie APS S.A. do obsługi procesu realizacji zamówienia i nadzoru serwisowego. realizowanego przez APS S.A. współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu B2B". I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM AUTOMATYKA-POMIARY-STEROWANIE S.A. z siedzibą w Białymstoku, ul. Adama Mickiewicza 95 F, Białystok, NIP: , REGON: , KRS: kapitał zakładowy: ,90 PLN wpłacony w całości Telefon: , Faks: Strona WWW: ( wyłącznie do tego przetargu) przetarg@aps.pl Godziny otwarcia: od 07:00 do 15:00 II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA 1. Postępowanie jest prowadzone w formie przetargu nieograniczonego. 2. W niniejszym postępowaniu nie obowiązują przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. z późniejszymi zmianami. 3. Postępowanie prowadzone jest przez Komisję Przetargową Zamawiającego powołaną przez Zarząd Zamawiającego do przygotowania i przeprowadzenia niniejszego postępowania. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania zawierają Załączniki nr. 4 i 5 1

2 IV. SPOTKANIE Z OFERENTAMI 1. Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający przewiduje przeprowadzenie spotkania z Oferentami w celu wyjaśnienia ewentualnych uwag do przedmiotu zamówienia, przedstawienia miejsca wykonywania umowy. 2. Termin spotkania r. godz siedziba Zamawiającego. 3. Udział w spotkaniu jest nieobowiązkowy. 4. Oferent potwierdzi chęć udziału w spotkaniu oferentów do dnia r. V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Planowany termin rozpoczęcia realizacji zadania Planowany termin zakończenia realizacji zadania VI. MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot niniejszego zamówienia zostanie dostarczony, zamontowany i uruchomiony w obiekcie będącym własnością firmy Automatyka Pomiary Sterowanie S.A. ( APS S.A.) VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Oferenci, którzy są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym. 2. Oferenci, którzy posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał techniczny i ekonomiczny oraz pracowników z odpowiednimi uprawnieniami do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego, wiedzy, doświadczenia i osób zdolnych do wykonywania przedmiotu zamówienia. 3. Wymagane jest posiadanie przez Oferenta doświadczenia z wykonania minimum jednego wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów w ostatnich 3 latach. 4. Oferenci, którzy w okresie ostatnich 3 lat zrealizowali wszystkie zamówienia z należytą starannością. 5. Oferenci, którzy posiadają ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w wysokości nie mniejszej niż ,00 PLN z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej oraz w przypadku zamiaru zlecenia części prac Podwykonawcom również odpowiedzialność za działania Podwykonawców. Ubezpieczenie to powinno obejmować odpowiedzialność kontraktową i deliktową Wykonawcy oraz obowiązywać, co najmniej przez okres realizacji przedmiotu zamówienia. 6. Oferenci, którzy nie figurują w Krajowym Rejestrze Karnym. 2

3 7. Oferenci, w stosunku do których nie toczy się postępowanie upadłościowe, ani też nie ogłoszono upadłości. 8. Oferenci, którzy nie zalegają z uiszczaniem podatków, oraz opłat i składek na ubezpieczenie społeczne. 9. Oferenci którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności w tych obszarach gdzie przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. VIII. PŁATNOŚĆ I GWARANCJA 1. Płatność przelewem na konto Oferenta w ciągu 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. 2. Wymagany okres gwarancji na wykonane prace i dostarczone materiały to 36 miesięcy liczonych od dnia podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru końcowego prac objętych Umową. IX. WADIUM 1. Warunkiem udziału w postępowaniu jest wniesienie wadium. Oferent zobowiązany jest wnieść wadium przed terminem składania ofert. 2. Zamawiający określa wysokość wadium w kwocie 5 000,00 PLN 3. Nie wniesienie wadium przez Oferenta do upływu terminu składania ofert spowoduje wykluczenie Oferenta 4. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących form: a. pieniądzu, b. poręczeniach bankowych. c. gwarancjach bankowych, d. gwarancjach ubezpieczeniowych, 5. Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa musi być: nieodwołalna, bezwarunkowa, płatna na pierwsze żądanie beneficjenta z terminem ważności nie krótszym niż termin związania ofertą. 6. W przypadku oferty składanej przez Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienie, wadium może być wystawione na jednego z Oferentów ubiegających się o zamówienie, bądź na więcej niż jednego z Oferentów ubiegających się wspólnie o zamówienie, z tym że łączna wartość wskazana w dokumentach musi być równa co najmniej w określonej wartości. 7. Potwierdzenia wniesienia wadium a. w przypadku wniesienia wadium w gwarancjach lub poręczeniach oryginał gwarancji winien być dostarczony do Zamawiającego przed upływem terminu na złożenie oferty (np. osobiście lub drogą pocztową). Zamawiający dopuszcza by 3

4 oryginał znajdował się w tej samej kopercie co oferta, z zastrzeżeniem, że nie może być on na stałe z ofertą złączony. Do oferty należy dołączyć kserokopię gwarancji potwierdzoną przez Oferenta za zgodność z oryginałem; b. w przypadku wniesienia wadium przelewem bankowym do oferty należy załączyć dowód przelewu 8. Wadium wnoszone w postaci pieniężnej należy wpłacić na konto Zamawiającego w banku: DEUTSCHE BANK PBC S.A tytułem: Wadium w przetargu nr APS / 605 / W przypadku wnoszenia wadium przelewem na rachunek bankowy, o jego wniesieniu w terminie decydować będzie data wpływu środków na rachunek bankowy Zamawiającego. 10. Zamawiający zwraca wadium gdy: a. upłynął termin związania ofertą, b. postępowanie zostało unieważnione, c. zawarto Umowę. 11. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu Zamawiający zwraca wpłaconą kwotę wadium na rachunek bankowy wskazany przez Oferenta. 12. Zamawiający może zatrzymać wadium, w sytuacji, gdy Oferent uchyla się od zawarcia Umowy, odmówił podpisania Umowy albo nie wniósł w terminie zabezpieczenia należytego wykonania Umowy. X. WARUNKI DOTYCZĄCE OFERTY 1. Wszystkie dokumenty składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta lub upoważnionego przedstawiciela Oferenta. 2. Oferta musi być sporządzona czytelnie, napisana w języku polskim, opieczętowana i podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta, zgodnie z aktualnym dokumentem rejestrowym. 3. Cena oferty musi zawierać całość kosztów składających się na realizację przedmiotu zamówienia i musi być wyrażona w PLN. 4. Oferent winien umieścić ofertę w trwale zamkniętym, nienaruszonym opakowaniu (kopercie) uniemożliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu otwarcia ofert. 5. Zaleca się, aby koperta była zaadresowana według poniższego wzoru: Automatyka - Pomiary - Sterowanie S.A. ul. A. Mickiewicza 95F Białystok 4

5 Oferta w postępowaniu na : Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów oraz zarządzania przepływami pracy (Workflow) oraz systemu Forte stanowiącego bazę transakcyjną nowego systemu informatycznego Znak Sprawy : APS / 605 / Termin związania ofertą nie krótszy niż 30dni. 7. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 8. Strony Oferty muszą być ponumerowane, zaparafowane oraz spięte w sposób uniemożliwiający dekompletację. 9. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną Ofertę. 10. Oferent zobowiązany jest podać w ofercie, które części zamówienia zamierza powierzyć do wykonania podwykonawcom. 11. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 12. Koszty przygotowania Oferty ponosi Oferent bez względu na wynik postępowania. XI. ELEMENTY SKŁADOWE OFERTY 1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy 2. Załącznik nr 2 -Wykaz zrealizowanych zamówień w przedmiocie zamówienia wykonanych przez Oferenta w ciągu ostatnich trzech lat, licząc od dnia wyznaczonego na złożenie oferty z podaniem ich wartości, zakresu, daty i miejsca wykonania, oraz danych kontaktowych osoby ze strony Zlecającego mogącej potwierdzić przedstawione informacje. Należy załączyć dokumenty potwierdzające właściwe wykonanie prac wykazanych w załączniku nr.2 3. Załącznik nr. 3 Oświadczenia Oferenta 4. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 5. Pełnomocnictwo w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika, w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, przy czym dotyczy to również przypadków składania ofert przez podmioty występujące wspólnie, czyli uczestników konsorcjum. 6. Szczegółowy opis techniczny oferowanego sprzętu, nazwę wraz z wersją oferowanego oprogramowania/licencji oraz jego numery katalogowe, oraz opis oferowanych usług realizowanych w ramach przedmiotu zamówienia, dane pozwalające na ocenę zgodności oferowanych rozwiązań z wymaganiami SIWZ, ocenę oferowanych systemów pod względem ich funkcjonalności, parametrów i technologii wdrożenia. 5

6 7. Polisa OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. XII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta powinna zostać złożona na piśmie, w Biurze Zarządu Zamawiającego: Automatyka - Pomiary - Sterowanie S.A. ul. A. Mickiewicza 95F Białystok, najpóźniej do dnia r., do godz XIII. OCENA OFERT 1. Zamawiający przy ocenie ofert i wyborze najkorzystniejszej oferty zastosuje następujące kryteria, przyjmując następującą możliwą ilość punktów : Lp Kryterium Maksymalna możliwa ilość punktów 1 Cena Ocena zaoferowanych rozwiązań technicznych i technologii realizacji systemu Dostępność serwisu gwarancyjnego (maksymalny czas przystąpienia do usuwania usterki- wg. zał.1) Doświadczenie Oferenta ( ilość wykonanych robót w zakresie przedmiotu Umowy w ostatnich 3 latach wg. zał.2) 5 Razem Zamówienie zostanie udzielone Oferentowi, którego oferta będzie przedstawiała najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą sumę punktów w podanych kryteriach. 3. Zamawiający dokona obliczeń ilości punktów wg poniższych wzorów z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. 4. Sposób oceny ofert: Zamawiający wyznaczył następującą wagę kryteriów: Kryterium nr 1 Cena oferty waga 80%. Kryterium nr 2 Rozwiązania techniczne i technologia realizacji systemu - waga 10%, Kryterium nr 3 Czas reakcji na usterki - waga 5%, Kryterium nr 4 Doświadczenie - waga 5% Zostaną zastosowane następujące wzory do wyznaczenia ilości przyznanych punktów w poszczególnych kryteriach: 6

7 4.1. Kryterium nr 1 - Cena wg wzoru: najniższa cena brutto z badanych ofert K1 = x 80 pkt cena brutto oferty badanej 4.2. Kryterium nr 2 Rozwiązania techniczne i technologia realizacji systemu wg wzoru: punkty za ocenę rozwiązań tech. i technologii realizacji systemu badanej oferty K2 = x 10pkt maksymalna możliwa ilość punktów za rozwiązania tech. i technologię realizacji systemu 4.3. Kryterium nr 3 Dostępność serwisu gwarancyjnego - czas reakcji na usterki wg wzoru: najniższy czas reakcji z badanych ofert K3 = x 5 pkt czas reakcji oferty badanej 4.4. Kryterium nr 4 - Doświadczenie oferenta wg wzoru: punkty za doświadczenie badanej oferty K4 = x 5 pkt maksymalna możliwa ilość punktów za doświadczenie 5. Ilość punktów w zakresie oferowanych rozwiązań technicznych oraz zaoferowanej technologii realizacji systemu zostanie przyznana przez Komisję Przetargową poszczególnym ofertom na podstawie oceny przedstawionych w ofercie informacji. Wynik oceny oferty ( całkowita ilość przyznanych punktów) : K=K1+K2+K3+K4 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty częściowej. 7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej. 8. Wynik postępowania zostanie opublikowany na stronie internetowej Zamawiającego 7

8 XIV. AUKCJA ELEKTRONICZNA Zamawiający nie przewiduje prowadzenia aukcji elektronicznej. XV. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ 1. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oraz może zgłaszać wszystkie wątpliwości i sugestie. Przy realizacji zamówienia Oferent nie będzie mógł zgłaszać skutecznie problemów, które były do przewidzenia na etapie składania ofert. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w formie pisemnej. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się za pomocą faxu lub drogą elektroniczną. 3. Wszelką korespondencję do zamawiającego związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować pod adres: Automatyka - Pomiary - Sterowanie S.A. ul. A. Mickiewicza 95F, Białystok, faks ; przetarg@aps.pl. 4. Osobami upoważnionymi do porozumiewania się z Oferentami są: a. w zakresie merytorycznym: Andrzej Karaszewski, tel.: (85) , andrzej.karaszewski@aps.pl b. w zakresie proceduralnym: Jerzy Busłowski, tel.: (85) , jerzy.buslowski@aps.pl 5. Zamawiający dopuszcza możliwość nie udzielania odpowiedzi na pytania Wykonawców które wpłyną do Zamawiającego w terminie krótszym niż 3 dni robocze licząc od dnia wyznaczonego na składanie ofert. XVI. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. Najpóźniej do dnia podpisania umowy Oferent którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza winien wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości określonej we wzorze Umowy. 2. Zabezpieczenie może być wniesione: a. w pieniądzu, b. w poręczeniach lub gwarancjach bankowych, c. w gwarancjach ubezpieczeniowych, d. weksla in blanco z uzgodnioną z Zamawiającym deklaracją wekslową. 3. Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa musi być: nieodwołalna, bezwarunkowa, płatna na pierwsze żądanie beneficjenta. Okres ważności gwarancji określa umowa. 8

9 XVII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający nie pokrywa żadnych kosztów związanych z przygotowaniem oferty. Wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi Oferent. 2. Oferty nie odpowiadające wymaganiom niniejszego postępowania nie będą rozpatrywane. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści ogłoszenia albo warunków przetargu, odwołania ogłoszenia albo warunków przetargu bez podania przyczyn, a także zamknięcia przetargu bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferenta do złożenia dodatkowych wyjaśnień i oświadczeń lub udzielenia dodatkowych informacji odnośnie złożonej oferty. Oferent złoży wyjaśnienia i oświadczenia nie później niż w terminie trzech dni od daty wezwania pod rygorem odrzucenia oferty. 5. W przypadku zmiany warunków przetargu, treści ogłoszenia, odwołania ogłoszenia albo warunków przetargu lub zamknięcia przetargu bez dokonywania wyboru bez podawania przyczyn lub odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Załączniki : Zał. nr 1 Formularz ofertowy, Zał. nr 2 Wykaz wykonanych robót, Zał. nr 3 Oświadczenia Oferenta Zał. nr 4 - Specyfikacja funkcjonalna systemu elektronicznego obiegu dokumentów, zarządzania przepływami pracy (Workflow), oraz systemu FORTE stanowiącego bazę transakcyjną nowego systemu informatycznego w ramach projektu Dostawa i wdrożenie systemów B2B w firmie Automatyka-Pomiary-Sterowanie S.A. do obsługi procesu realizacji zamówienia i nadzoru serwisowego. Zał. nr 5 Specyfikacja techniczna sprzętu i oprogramowania systemu elektronicznego obiegu dokumentów, zarządzania przepływami pracy (Workflow), oraz systemu FORTE stanowiącego bazę transakcyjną nowego systemu informatycznego w \ ramach projektu Dostawa i wdrożenie systemów B2B w firmie Automatyka- Pomiary-Sterowanie S.A. do obsługi procesu realizacji zamówienia i nadzoru serwisowego. Specyfikacja sprzętowo wdrożeniowa Zał. nr 6 Wzór Umowy Przygotował Sprawdził Zatwierdził 9